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BIO-TECH MEDICAL SOFTWARE, INC.
BIOTRACKTHC TRACEABILITY SYSTEM
Manual de Personas Autorizadas –
Dispensario
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BIO-TECH MEDICAL SOFTWARE, INC.
BioTrackTHC Sistema de Rastreo
Manual de Usuario Autorizado Dispensario
© 2014 Bio-Tech Medical Software, Inc.
Fort Lauderdale, FL Phone: 800.797.4711 [email protected]
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Índice
Capítulo 1: Acceso para usuario ............................................................................................................. 5 Agregar nuevos usuarios ................................................................................................................................................................ 5 Modificar un usuario actual ........................................................................................................................................ 7
Capítulo 2: Empleados .............................................................................................................................. 9 Acceder a la pantalla de empleados ............................................................................................................................................ 9 Agregar nuevo empleado ............................................................................................................................................................. 10 Modificar un empleado actual .................................................................................................................................... 11 Eliminar a un empleado actual .................................................................................................................................................. 12
Capítulo 3: Vehículos ................................................................................................................ 13 Acceder a la pantalla de vehículos ............................................................................................................................................ 13 Agregar un Nuevo Vehículo ......................................................................................................................................................... 14 Modificar un vehículo actual ...................................................................................................................................................... 15 Eliminar un vehículo actual ........................................................................................................................................ 16
Capítulo 4: Proveedores ......................................................................................................................... 17 Acceder a la Pantalla de Proveedores ...................................................................................................................................... 17 Ver información de proveedores............................................................................................................................................... 18 Acceder a la Lista de proveedores preferidos ....................................................................................................................... 19 Agregar un proveedor .................................................................................................................................................................. 19 Retirar un proveedor .................................................................................................................................................................... 21
Capítulo 5: Salas de inventario ............................................................................................................. 22 Acceder a la pantalla de salas ..................................................................................................................................................... 22 Crear una nueva sala de inventario .......................................................................................................................................... 23 Modificar una sala de inventario actual .................................................................................................................................. 24 Eliminar una sala de inventario ................................................................................................................................................. 25 Navegar salas de Inventario........................................................................................................................................................ 26
Capítulo 6: Transferencias de inventario y creación de nuevo inventario .............................. 31 Iniciar una transferencia de inventario .................................................................................................................................. 31 Cargamento Entrante .................................................................................................................................................................... 32 Cargamento Saliente ..................................................................................................................................................................... 34 Deseo recibir un cargamento rechazado................................................................................................................................. 36 Deseo ver cargamentos que no han sido recibidos .............................................................................................................. 36 Para recibir o rechazar artículos parcialmente: ................................................................................................................... 37 Para ver resultados de control de calidad en Transferencia de inventario: ................................................................. 39
Capítulo 7: Ingresar nuevo (actual) inventario ............................................................................... 43 Grabar nuevo inventario ............................................................................................................................................................. 44
Capítulo 8: Manejo de inventario ........................................................................................................ 47 Ajustes de inventario .................................................................................................................................................................... 47 Crear un sub-lote ........................................................................................................................................................................... 51
Capítulo 9: Ventas .................................................................................................................................... 54 Verificar elegibilidad de pacientes y límites de venta ......................................................................................................... 54
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Resuma Ventas de Productos ..................................................................................................................................................... 55
Capítulo 10: Informes Forenses de Inventario ................................................................................ 59
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Capítulo 1: Acceso para usuario En este capítulo, usted aprenderá a:
Agregar, modificar y eliminar acceso de usuario al Sistema de rastreo
Además de las credenciales de ingreso que le otorga el Departamento de Salud de Puerto Rico, el Sistema de rastreo le permite a cada Persona Autorizada otorgarle acceso al sistema a usuarios adicionales para que ingresen datos en su nombre. Por favor tenga en mente que esto es distinto de los empleados tal y como se les define en el Capítulo 2: Empleados (Ej.: no es necesario otorgarle acceso de usuario al Sistema de rastreo a todos los empleados), por ende, agregar usuarios no significa lo mismo que agregar empleados.
Agregar nuevos usuarios Para agregar a nuevos usuarios al Sistema, haga clic en el menú administrativo próximo
a la esquina superior izquierda de la pantalla.
Pase el cursor sobre “Usuarios” y luego haga clic en “Agregar nuevo usuario”.
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Esto abrirá la nueva pantalla de usuario.
Dentro de la casilla de correo electrónico (Email), escriba la dirección de correo electrónico del nuevo usuario a quien se le está otorgando acceso.
En la casilla de contraseña, ingrese la contraseña inicial del nuevo usuario.
NOTA: la contraseña debe de tener un mínimo de diez (10) caracteres e incluir una letra mayúscula, una letra minúscula y un número.
Haga clic en el botón de Administrador si el usuario tendrá la capacidad de agregar/modificar/eliminar a otros usuarios.
Al terminar haga clic en el botón de “OK”.
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Modificar un usuario actual Para modificar a usuarios a quienes se les ha dado acceso al sistema, haga clic en el
menú administrativo próximo a la esquina superior izquierda de la pantalla.
Pase el cursor sobre “Usuarios” y haga clic en “Modificar usuario”.
Esto abrirá la pantalla de modificar usuario.
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Seleccione al usuario que será modificado del menú desplegable de usuarios
Puede modificar lo siguiente: o Contraseña. La contraseña del usuario. o Administrador. La casilla marcada (o sin marcar) indica si el usuario tiene la
capacidad (o no) de agregar/modificar/eliminar a otros usuarios. o Activar. La casilla marcada (o sin marcar) indica si el acceso del usuario está
activado o desactivado. Si usted va a revocar el acceso del usuario del Sistema de rastreo, asegúrese que la casilla esté sin marcar.
Haga clic en el botón de “OK” al terminar.
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Capítulo 2: Empleados En este capítulo, usted aprenderá a:
Agregar, modificar y eliminar empleados
Acceder a la pantalla de empleados Para agregar a nuevos empleados, ver o cambiar la información sobre empleados actuales, o eliminar a los empleados que ya no son necesarios, deberá de acceder a la pantalla de Empleados.
Navegue a la pestaña de “Inventario” en la esquina superior izquierda de la pantalla y haga clic en el botón de “Empleados” ubicado del lado derecho de la pantalla de inicio.
Esto abrirá la pantalla de Empleados.
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Agregar nuevo empleado Desde la pantalla de Empleados, haga clic en el botón de “Borrar” para borrar todos
los campos e ingrese la siguiente información: o Nombre: Ingrese el nombre completo del empleado. o Identificación (ID) del empleado: Ingrese un número único de identificación
para el empleado. Se puede usar su número de identificación de planilla, licencia de conducír, o cualquier otro identificador numérico que le sea conveniente siempre y cuando el número del empleado sea único y no pueda ser reutilizado en su organización. Sugerimos utilizar un documento de identificación otorgado por el Estado siendo que esta es la información que se mostrará en los manifiestos de transporte (de ser aplicable).
o Fecha de nacimiento: Ingrese la fecha de nacimiento del empleado. Debe de ser en forma de Mes/Día/Año (en 4 cifras).
o Fecha de contratación: Ingrese la fecha de contratación del empleado. Haga clic en el botón de “Guardar” cuando ya han sido ingresados todos los datos
requeridos.
El nuevo empleado aparecerá ahora dentro del menú desplegable de Empleados Actuales.
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Modificar un empleado actual Desde la pantalla de Empleados, seleccione al empleado que ha ser modificado del
menú desplegable de Empleados actuales
Ya seleccionado, la información del empleado aparecerá automáticamente dentro de sus respectivos campos.
Modifique el/los campo(s) necesarios (en el ejemplo a continuación, Jane Doe cambió su apellido a Jane Smith).
Al terminar, haga clic en el botón de “Guardar”.
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Eliminar a un empleado actual Si se determina que un empleado ya no es necesario (Ej.: el empleado ha sido despedido, el ingreso del empleado fue creado por error, etc.) usted puede eliminar el ingreso del empleado.
NOTA: Retirar a un empleado no borrará ninguno de los datos ya enviados al Sistema de Rastreo
asociado con el ingreso de ese empleado. Simplemente retira el ingreso del empleado de ahí en adelante.
Desde la pantalla de Empleados, seleccione en el menú desplegable de Empleados Actuales el nombre del empleado que será eliminado.
Ya seleccionado, la información del empleado aparecerá automáticamente en sus campos respectivos.
Haga clic en el botón de “Eliminar”.
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Capítulo 3: Vehículos En este capítulo, usted aprenderá a:
Agregar, modificar y retirar vehículos de la empresa.
El Sistema de rastreo requiere que usted grabe información precisa de los vehículos de la empresa en los que se transportará canabis o productos del canabis puesto que esta información será necesaria para completar los Manifiestos de Transporte.
Acceder a la pantalla de vehículos Para agregar nuevos vehículos, ver o cambiar información de vehículos actuales, o borrar vehículos que ya no necesitará, usted debe de acceder a la pantalla de Vehículos.
Navegue hacia la pestaña de “Inventario” que se encuentra en la esquina superior izquierda de la pantalla, y luego haga clic en el botón de “Vehículos” ubicado a la derecha de la pantalla inicial
Esto abrirá la pantalla de Vehículos.
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Agregar un Nuevo Vehículo Desde la pantalla de Vehículo, haga clic en el botón de “Borrar” para borrar la
información en todos los campos e ingresar la siguiente información: o Apodo: Ingrese un apodo único que le permita identificar fácilmente al vehículo
dentro del sistema o Color: Ingrese el color del vehículo o Marca: Ingrese la marca del vehículo o Modelo: Ingrese el modelo del vehículo o Año: Ingrese el año del vehículo o No. de Placa: Ingrese el número de placa del vehículo o Número de identificación vehicular (VIN #): Ingrese el número de
identificación vehicular. Dicho número son los 17 dígitos otorgados a todos los vehículos fabricados después de 1981. Antes de 1981, el número de identificación vehicular consta de 10 a 17 dígitos.
Haga clic en el botón de “Guardar” media vez todos los datos han sido ingresados.
EL nuevo vehículo aparecerá ahora dentro del menú desplegable de Vehículos actuales para su selección.
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Modificar un vehículo actual Desde la pantalla de Vehículo, seleccione el vehículo a ser modificado del menú
desplegable de Vehículos Actuales.
Media vez seleccionado, la información del vehículo aparecerá automáticamente en sus campos respectivos
Modifique los campos necesarios (en el ejemplo a continuación, la van 1 cambió de color de blanco a verde).
Al terminar haga clic en el botón de “Guardar”.
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Eliminar un vehículo actual Si un vehículo ya no es necesario (Ej.: el vehículo ha sido vendido, la información del vehículo se ingresó por error, etc.), usted puede eliminar el ingreso del vehículo.
NOTA: Retirar el vehículo no elimina ninguno de los datos ya ingresados al Sistema de rastreo
asociados al ingreso de este vehículo. Simplemente retira el vehículo del sistema de ahí en adelante.
Desde la pantalla de Vehículo, seleccione el vehículo que será retirado del menú desplegable de Vehículos actuales
Ya seleccionado, la información del vehículo aparecerá automáticamente en sus campos respectivos.
Haga clic en el botón de “Eliminar”.
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Capítulo 4: Proveedores En este capítulo, usted aprenderá a:
Ver la Lista de proveedores preferidos Buscar y agregar a Proveedores preferidos a la Lista de Proveedores Retirar a proveedores de la Lista de proveedores preferidos
En el Sistema de rastreo, los proveedores son personas autorizadas fuera de los suyos propios, a quienes usted puede vender al mayoreo o de quien puede comprar al por mayor. Usted debe de agregar a los proveedores a su Lista de Proveedores Preferidos para poder recibir cargamentos entrantes y para hacer envíos de cargamento. El Sistema de rastreo no puede reconocer transacciones al por mayor de/hacia Personas no-autorizadas.
Acceder a la Pantalla de Proveedores Para ver a todos los proveedores posibles, agregar proveedores a su Lista de Proveedores Preferidos, o retirar proveedores de la Lista de Proveedores Preferidos, usted debe de acceder a la pantalla de Proveedores. .
Navegue a la pestaña de “Inventario” en la esquina superior izquierda de su pantalla, luego haga clic en el botón de “Proveedores” ubicado en la mano derecha dentro de Accesos directos.
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Esto abrirá la pantalla de Información de proveedores
Ver información de proveedores Se puede acceder a la información detallada de Personas Autorizadas listadas en su
Lista de proveedores preferidos (Ej.: aquellas personas con las cuales usted a indicado que hace negocios) por medio del menú desplegable de Proveedores actuales. Tenga en cuenta que el menú desplegable estará inicialmente vacío y usted deberá de agregar proveedores siguiendo las instrucciones a continuación.
Ya seleccionada, la información del proveedor aparecerá automáticamente en sus campos respectivos.
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Acceder a la Lista de proveedores preferidos Desde la pantalla de Proveedores, haga clic en el botón de “Lista de Proveedores
Preferidos” para agregar o retirar Personas autorizadas por el Gobierno con quienes usted hace negocios.
Agregar un proveedor Desde la Lista de proveedores preferidos, ingrese un nombre completo o parcial
en la barra de búsqueda y haga clic en el botón de “Buscar”.
De otra manera, también puede hacer clic en “Ver Todo” para ver la población entera de Personas autorizadas.
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Aparecerá en una ventana de diálogo un listado de todas las Personas autorizadas cuya información coincide con los criterios ingresados en la búsqueda
Haga clic en la(s) casilla(s) de Persona(s) permitida(s) para agregar a su Lista de Proveedores preferidos.
Al terminar haga clic en “OK”.
Su lista de Proveedores preferidos está ya actualizada con sus nuevas selecciones.
Al terminar haga clic “OK” Los proveedores pueden ahora ser seleccionados desde el menú desplegable de
“Proveedores actuales”.
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Retirar un proveedor Si se determina que ya no hará negocios con un proveedor de su lista de Proveedores preferidos, usted puede retirar al proveedor de la lista.
Desde la Lista de proveedores preferidos, quite el cheque o marca de la casilla a la
izquierda del proveedor que será retirado.
Al terminar haga clic en “OK”.
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Capítulo 5: Salas de inventario En este capítulo, usted aprenderá a:
Agregar, modificar y retirar salas de inventario Navegar pantallas y salas de inventario
Las salas de inventario son una manera lógica de segregar artículos de inventario. Usted comienza con una sala llamada “Bulk Inventory”. Esta es su sala predeterminada. Si por cualquier razón la base de datos no tiene certeza de a cual sala asignar un artículo de inventario, lo pondrá en la Sala de Bulk Inventory solo pare estar seguro.
Acceder a la pantalla de salas Para agregar salas de inventario nuevas, cambiar los nombres de salas de inventario actuales, o eliminar salas de inventario que ya no se utilizan, necesitará acceder a la pantalla de Salas.
Navegue a la pestaña de “Inventario” en la esquina superior izquierda de la pantalla, y luego haga clic en el botón de “Salas” ubicada a la derecha de la pantalla inicial.
Esto abrirá la pantalla de Salas.
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Crear una nueva sala de inventario Desde la pantalla de Salas, haga clic en el botón de “Borrar” para borrar todos los campos.
Dentro de la casilla de Nombre, escriba el nombre de la nueva Sala (Ej.: Sala Segura, Sala Adicional, etc.)
Al terminar, haga clic en el botón de “Guardar”.
La nueva sala aparecerá ahora en el menú desplegable de Salas.
Si la sala debe de ser una Sala de cuarentena, asegúrese de hacer clic en la casilla de “Cuarentena” antes de guardarlo. Esto es de utilidad si se desea prevenir que los artículos ahí almacenados sean vendidos o modificados (mientras estén guardados en la Sala de cuarentena).
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Modificar una sala de inventario actual Desde la pantalla de Salas, seleccione la sala ha ser modificada del menú
desplegable de Salas actuales.
Ya seleccionada, el nombre de la sala aparecerá automáticamente dentro del cuadro de nombre.
Dentro del Cuadro de nombre, escriba el nombre de la sala como sea que desee llamarla.
Al terminar, haga clic en “Guardar”. La sala con el nuevo nombre aparecerá dentro del menú desplegable de Salas.
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Eliminar una sala de inventario Se puede eliminar una sala de inventario si se determina que ya no se necesitará.
NOTA: Retirar la sala no elimina ninguna de la información de dicha sala ya enviada al Sistema
de Rastreo. Simplemente elimina esa sala de uso de ahí en adelante.
Desde la pantalla de Salas, seleccione la sala que será retirada del menú desplegable de Salas actuales.
Ya seleccionado, el nombre de la sala aparecerá automáticamente dentro de la caja de texto de Nombre.
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Haga clic en el botón de “Eliminar”. o Si aún existe inventario dentro de la sala, aparecerá lo siguiente:
o Si ya no existe inventario en la sala, el Sistema de rastreo permitirá que se retire la sala del sistema.
Navegar salas de Inventario Cuando se encuentran dentro de la pestaña de “Inventario”, todas las salas están listadas dentro del menú desplegable de Salas en orden alfabético.
Haga clic en sala para ver sus contenidos. La Ventana principal tiene listados los contenidos de la sala seleccionada. Los artículos del Inventario están agrupados de acuerdos a tipo de producto. El número que aparece dentro del paréntesis a la derecha del tipo de producto indica cuantos identificadores de rastreo están agrupados dentro, si es que son más de uno.
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Para ver los artículos de inventario individual contenidos dentro de un grupo, puede hacer una de las siguientes tres acciones:
Haga doble clic en un grupo; Haga un clic en un grupo para realizarlo, y luego haga clic en el botón de “Detalles” que se
encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla;
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Haga un clic en la flecha de Expandir/Colapsar a la izquierda del tipo de producto.
Además de expandir/colapsar a los grupos de manera individual, puede expandir/colapsar todos los grupos a la vez haciendo clic en el botón de “Expandir Todo”/”Colapsar Todo” ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla. El botón cambia de “Expandir Todo” a “Colapsar Todo” y de regreso, con cada clic.
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Si en cualquier momento desempeña alguna acción en el Sistema de rastreo y aparece que el Sistema de rastreo no se actualizó, haga clic en el botón de “Refrescar” que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.
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Capítulo 6: Transferencias de inventario y creación de nuevo inventario
En este capítulo, usted aprenderá a:
Completar una transferencia de inventario entrante Completar una transferencia de inventario saliente Agregar nuevo inventario al Sistema de rastreo
Iniciar una transferencia de inventario Para recibir cargamentos entrantes y enviar cargamentos salientes en el Sistema de rastreo, usted necesitará
Navegar a la pestaña de “Inventario” en la esquina superior izquierda de la pantalla, y hacer clic en el botón de “Transferencia de inventario” ubicado a la derecha de la pantalla.
Aparecerá lo siguiente:
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Cargamento Entrante Para recibir un cargamento entrante de un procesador
Haga clic en “Espero un cargamento entrante”
Aparecerá una lista de todos los manifiestos de cargamento entrante de proveedores, ya procesados pero aún no recibidos
Haga clic en la casilla a la izquierda del manifiesto que se recibe.
Haga clic en “OK”.
Se despliega la Transferencia de inventario para identificación del manifiesto.
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Ingrese la Cantidad recibida por cada artículo o ítem en el manifiesto.
Nota: Haga clic en “Guardar artículo” después de ingresar la Cantidad recibida en cada artículo listado.
Haga clic en “OK” después de ingresadas las cantidades. Se despliega la pantalla de Recibo de confirmación de transferencia de inventario.
El Sistema de rastreo automáticamente transfiere el inventario en el manifiesto a la Sala de Inventario actual.
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Cargamento Saliente Para enviar un cargamento saliente o un artículo rechazado de regreso al procesador,
Haga clic en “Deseo enviar un cargamento saliente”
Aparecerá un listado de todos los manifiestos salientes ya procesados pero aún no enviados a los proveedores.
Haga clic en la casilla a la izquierda del manifiesto que se envía. Haga clic en “OK”.
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Aparecerá la pantalla de Precio de Venta, en la que está listado el inventario notado en el manifiesto.
Ingrese el Precio de venta por cada artículo o ítem en el manifiesto. Al terminar de ingresar todos los precios de venta haga clic en “OK” (el total de
precios de venta se computa automáticamente dentro de la casilla de salida en gris)
El Sistema de rastreo automáticamente transfiere el inventario en el manifiesto fuera de la sala de cuarentena.
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Deseo recibir un cargamento rechazado
Haga clic para recobrar inventario de un cargamento que ha sido aceptado parcialmente o rechazado.
1. Ponga un cheque en la casilla del cargamento rechazado que desea ver. Haga clic en el botón de “OK”.
Nota: Si no hay cargamentos disponibles, la pantalla de “Pregunta” aparecerá. Le dará la opción de ver los cargamentos que aún no han sido aceptados o rechazados.
Deseo ver cargamentos que no han sido recibidos
Haga clic para ver cargamentos que ya se han transferido al recipiente, pero aún no han sido procesados por el mismo.
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Haga clic en el cargamento pendiente de ser recibido que desea ver. Haga clic en el
botón de “OK” para cerrar la pantalla.
Nota: Cargamentos aún no recibidos son considerados como recibos pendientes.
Para recibir o rechazar artículos parcialmente: 1. Desde la pantalla de “Inventario actual”, haga clic en “Transferir Inventario”.
2. Haga clic en el botón de “Espero un cargamento entrante”.
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3. Seleccione el Cargamento entrante y haga clic en el botón de “OK”.
Para aceptar parcialmente un artículo, ingrese la cantidad recibida menor que la cantidad originalmente enviada. En el ejemplo a seguir, la cantidad enviada fue de 5 y la cantidad recibida es de 3.
4. Ingrese cantidad recibida. 5. Haga clic en el botón de “Guardar”. 6. Haga clic en el botón de “OK” ubicado en el extremo inferior izquierdo. Nota: En este punto, ingrese la cantidad de 0 para rechazar un artículo.
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7. Haga clic en el botón de “OK”.
Nota: Los artículos rechazados estarán disponibles en la pantalla de transferencia de
inventario hasta que la Persona autorizada que envió el inventario reciba los artículos rechazados de regreso a su inventario.
Nota: El procesador puede agregar un nuevo precio por artículos aceptados parcialmente.
En la pantalla de “Transferencia de inventario”, el Sistema genera un precio sugerido en base al precio unitario.
Note: Los artículos rechazados mantienen su número original de Identificación de
Inventario. Los artículos recibidos parcialmente recibirán automáticamente un nuevo número de identificación de laboratorio. Estos artículos deben de ser re-etiquetados de inmediato con un nuevo número de identificación de inventario.
Para ver resultados de control de calidad en Transferencia de inventario:
1. Desde la pantalla de “Transferencia de inventario”, haga clic en “Transferir inventario”.
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2. Haga clic en “Espero un cargamento entrante”.
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3. Seleccione el cargamento que desea aceptar. Haga un cheque en la casilla apropiada en
la columna de fecha de salida. Haga clic en el botón de “OK’.
Se abre la pantalla de “Transferencia de Inventario para el No. de Identificación del Manifiesto”.
Seleccione el manifiesto. Haga clic en el botón de “Ver Resultados QA”.
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4. Se abrirá la pantalla de “Resultados de Examen de Control de Calidad (QA)”.
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Capítulo 7: Ingresar nuevo (actual) inventario Para agregar nuevo inventario al Sistema de rastreo, necesitará acceder a la pantalla de Nuevo inventario. Navegue a la pestaña de “Inventario” ubicada en la esquina superior izquierda de la pantalla y haga clic en el botón de “Nuevo inventario” a la derecha de la pantalla.
Se abrirá la pantalla de Nuevo inventario.
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Grabar nuevo inventario Desde la pantalla de Nuevo inventario, ingrese la siguiente información:
o Menú desplegable Proveedor. Aquí seleccionará el Proveedor de quien está comprando.
o Desplegable de variedades. Seleccione la variedad del inventorio que se está agregando. Si la variedad que aplica no aparece en el desplegable, primero necesitará agregar la variedad como se detalla en la sección de “Agregue una nueva variedad”.
o Desplegable de tipos. Seleccione el tipo de nuevo inventario que se agrega. Las únicas opciones disponibles son semillas, clones, plantas maduras y tejidos de plantas.
o Cantidad: ingrese la cantidad de inventario nuevo que se agrega.
Cuando termina de llenar todos los campos, haga clic en el botón de “Agregar”.
El inventario ingresado ahora muestra la lista de artículos o ítems ha ser creados. Usted puede agregar múltiples artículos si lo desea.
NOTA: Hacer clic en el botón de “Agregar” NO enlaza el artículo al Sistema de rastreo, si usted cierra la ventana antes de hacer clic en el botón de “Crear” como se detalla a continuación, usted perderá toda la información ingresada.
Si al revisar usted descubre que la información se ingresó incorrectamente, o Haga clic en el artículo y los campos se auto-llenarán con la información
actual del artículo. Esto también se puede hacer si hay múltiples ítems en la lista.
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o Haga los ajustes necesarios para que la información está correcta (en el
ejemplo, la cantidad ha cambiado de 100 a 200). Al terminar haga clic en “Actualizar”.
Cuando estén completos y corregidos los artículos, haga clic en “Crear”.
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La Ventana ahora se actualiza para mostrar el identificador de rastreo asignado a al inventario recién creado.
Puede ahora encontrar el nuevo inventario bajo la pestaña de “Inventario” y bajo la Sala en “Bulk Inventory”, con su respectivo encabezado.
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Capítulo 8: Manejo de inventario En este capítulo usted aprenderá a:
Ajustar inventario
Ajustes de inventario Esta función notificará al Sistema de rastreo de las deducciones al inventario que no son atribuibles al flujo de trabajo estándar de la empresa (ventas, muestras o destrucción), Los tipos de ajustes son: Auditoría de inventario; Hurto; Embargo por el gobierno federal, estatal, local o tribal; Cumplimiento con la ley; y Error. El siguiente párrafo provee algunos lineamientos con respecto a cuando se debe de usar cada tipo.
Auditoría de inventario. Si tras hacer una auditoría de inventario encuentra que las cantidades actuales del inventario no corresponden con las cantidades reportadas por el Sistema de rastreo, y si no logra determinar la razón por el diferendo. Hurto. Si se determina que la causa de la pérdida de inventario es hurto. Embargo por Gobierno federal, estatal o local. Si la causa de la pérdida de inventario es embargo. Error. Si se determina que los datos anteriores ingresados en el Sistema de rastreo fueron ingresados o tecleados incorrectamente (Este es el único tipo de ajuste que puede resultar en un incremento de inventario).
Aunque los ejemplos ilustran un ajuste debido a hurto, todos los ajustes de inventario se llevan a cabo de la misma manera.
Navegue a la Sala de inventario en la cual se ubica el inventario a ser ajustado (asegúrese de que se encuentran dentro de la pestaña de Inventario y la sub-pestaña Actual)
Haga clic en la casilla de la izquierda con el artículo a ser ajustado. Haga clic en el botón de “Ajustar” al final de la pantalla.
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Esto abrirá la pantalla de Ajuste de Inventario.
Desde la pantalla de Ajuste de Inventario, o Ingrese el Nuevo Peso (el peso actual debe de reflejarse en el Sistema de
rastreo).
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o Seleccione Tipo de Ajuste por medio del menú desplegable.
o Ingrese una explicación detallada por el ajuste a inventario en el cuadro de Comentarios.
Al terminar haga clic en el botón de “OK”.
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El ítem ahora refleja el peso actual y la razón por la discrepancia ha sido enviada al Estado.
51 | P a g e
Crear un sub-lote Esta función notifica al Sistema de rastreo de la creación de un sub-lote de producto. Los sub-lotes pueden ser creados para artículos que fueron retornados. Esto pudiera ser apropiado cuando una cantidad parcial necesita transferirse a un área separada o en preparación de mercadería. A pesar de que las imágenes ilustrativas muestran la creación de un sub-lote de flores, la creación de un sub-lote de canabis utilizable sigue el mismo camino.
Nota: El Sistema generará códigos de barras nuevos para sub-lotes.
Navegue a la Sala de Inventario en donde se encuentra ubicado el Lote. Si los grupos de producto están colapsados, haga clic en la flecha de Expandir para ver
todo el inventario disponible.
Haga clic en la casilla de cheque a la izquierda del Lote que se ha de convertir en Sub-lote.
Haga clic en el botón “Sub Lote/Lote” al final de la pantalla.
52 | P a g e
Aparece la Herramienta de creación de sub-lote. Esta pantalla resume toda la información relevante al sub-lote que se va a crear, incluyendo: el identificador de rastreo para el Lote originario, la cantidad disponible para uso del Lote originario, la cantidad a restarse del Lote originario que se transferirá al Sub-lote y la cantidad total del Sub-lote, la cual será la cantidad final en unidades del Sub-lote.
Ingrese la cantidad apropiada dentro del campo de Cantidad deducible o cantidad a restar.
Al terminar haga clic en “OK”.
53 | P a g e
El recién-creado Sub-lote se encuentra en la misma sala bajo el mismo grupo que el Lote originario.
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Capítulo 9: Ventas En este capítulo, usted aprenderá a:
Verificar la elegibilidad de los pacientes y límites de ventas Grabar Ventas de productos
Verificar elegibilidad de pacientes y límites de venta Bajo la pestaña “Clientes”, haga clic en el botón de “Verificar Identificación de pacientes”.
Se abrirá la pantalla de “Buscar Identificación de Paciente” Ingrese el número de identificación de la tarjeta de identidad en la casilla del buscador y
haga clic en el botón de “OK”.
La proxima pantaya muestra la Información del Paciente y límite de ventas.
55 | P a g e
Resuma Ventas de Productos Esta función le notifica al Sistema de rastreo de las ventas de canabis utilizable y de productos infusionados de canabis a consumidores.
Nota: Se debe de verificar la información del paciente antes de que se efectúe la venta.
Navegue a la pestaña de clientes Seleccione un tipo de inventario bajo el cuadro de Tipo de Inventario en la esquina
inferior izquierda. Seleccione un producto.
Se abre la pantalla de “Cantidad”. Ingrese la Cantidad vendida y el Precio de venta y al finalizar haga clic en “OK”.
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Los datos de la venta se han actualizado dentro de la ventana de Resumen de Venta.
57 | P a g e
Modificar resumen de venta antes de enviar Los botones al lado izquierdo le permiten hacer cambios a los datos dentro de la ventana de Resumen de ventas si acaso encontrara que la información está incorrecta.
El botón de “Retirar artículo”: el botón superior le permite retirar por completo el artículo elegido en la ventana de Resumen de venta.
El botón de “Retirar todos los artículos”: El botón de en medio le permite retirar por completo todos los artículos en la ventana de Resumen de ventas y volver a comenzar desde el principio.
El botón de “Editar artículo”: Le permite editar la cantidad de venta o el precio de venta del artículo seleccionado en la ventana de Resumen de venta.
58 | P a g e
Enviar datos de venta Si los artículos dentro de la ventana de Resumen de venta son correctos, haga clic en el
botón de “Pago” para enviar los datos al Sistema de rastreo.
Revise los datos antes de proceder. Ya revisados los datos, haga clic en el botón de “Proceder”.
Haga clic en el botón de “Finalizado”.
Al completarse el proceso, la ventana de Resumen de venta borra toda actividad anterior y está lista para nuevas transacciones.
59 | P a g e
Capítulo 10: Informes Forenses de Inventario
Para ver Informes forenses de inventario: Diríjase a la pestaña de Informes.
Haga clic en el menú desplegable de Reportes favoritos, >Inventario>Reportes forenses de inventario
60 | P a g e
Se despliega el Menú de Reportes forenses de inventario
Utilice la opción de filtros para ver el informe deseado. Se puede filtrar los informes en base a Fecha, Ubicación, Tipo de variedad, Tipo de producto, Categoría, Número de identificación de inventario, Acción desempeñada, Categoría, Artículo y Tipo de inventario.
El siguiente ejemplo categoriza los informes en base a la fecha y tipo de variedad. Haga clic en el botón de “Ver Informe”.
61 | P a g e
La lista de informes pertinentes a los criterios de búsqueda aparecen en la pantalla.