bitrix24 - tasks and projects
TRANSCRIPT
![Page 1: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/1.jpg)
Управление проектами: как успеть в срок,не упуская мелочей
![Page 2: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/2.jpg)
Сколько раз в день вы слышите?
«Не сейчас»
«У меня нет времени»
«Перезвоните позже»
Мы перегружены задачами –угнаться за современным ритмом бизнеса все сложнее.
![Page 3: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/3.jpg)
![Page 4: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/4.jpg)
Задачи и проекты в «Битрикс24»
• Совместная работа над задачами и проектами
• Диаграмма Ганта
• Делегирование
• Счетчики просроченных задач
• Распределение ролей: ответственный, руководитель, соисполнитель, наблюдатель
• Чек-лист
• Напоминания
• Шаблоны для быстрого создания задач
• Отчеты об эффективности и многое другое
![Page 5: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/5.jpg)
Сценарии работы с задачами
![Page 6: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/6.jpg)
Сценарий 1: Задача
Начальник > Сотруднику «Купить слона»
![Page 7: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/7.jpg)
Ставим задачу в «один клик»
![Page 8: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/8.jpg)
Не пропустить ни одной задачи!
![Page 9: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/9.jpg)
Не пропустить ни одной задачи!
Даже в море информации в Битрикс24 вы не упустите задачу.
• Вам придет уведомление в бизнес-чат
• Вы увидите сообщение о задаче в живой ленте
• Если вы не в офисе, с вами нет ноутбука, вы получите уведомление в мобильное приложение
![Page 10: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/10.jpg)
Исключаем закон Мерфи
«Если существует вероятность хотя бы в один процент, что вас поймут неправильно, вас поймут неправильно»
Предоставьте исполнителям все необходимые материалы:
• Приложите файлы
• Участвуйте в обсуждении задачи в комментариях
• Давайте быструю обратную связь - ставьте лайки :)
![Page 11: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/11.jpg)
Чек-листы для сложных задач
Если задача включает несколько шагов или необходимо подготовить комплект (документов, макетов…), используйте чек-лист.
Это наглядно, удобно и прозрачно для всех участников: сразу видно, как двигается процесс.
Пункты из чек-листа можно менять местами, редактировать и вычеркивать.
![Page 12: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/12.jpg)
Контроль сроков
![Page 13: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/13.jpg)
Сценарий 2: Проект
Начальник > Сотруднику > Рабочей группе «Покрасить слона»
![Page 14: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/14.jpg)
Подзадачи и группы задач
Сложные задачи для удобства можно разбивать на подзадачи.
• У каждой подзадачи –свой ответственный, свои сроки
• Сотрудник видит только те подзадачи, в которых участвует
• В списке задач подзадачи удобно просматривать
![Page 15: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/15.jpg)
Делегируй или …
• Распределяйте задачи между сотрудниками
• Вы останетесь «наблюдателем» в задаче и будете следить за работой
• Руководитель может сам себе делегировать (забрать) задачи своих подчиненных
![Page 16: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/16.jpg)
Распределяем «роли»
Задачи бывают разные… Нередко над одной задачей работает группа сотрудников.
Укажите, какую «роль» играет каждый:
• Ответственный полностью отвечает за результат
• Соисполнителипомогают в работе
• Наблюдателиследят за ходом работы, советуют
• Постановщикесли вы ставите задачу себе, можете указать постановщиком своего руководителя
![Page 17: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/17.jpg)
Диаграмма Ганта
Задачи над проектом можно представить в виде диаграммы Ганта.
Классический вид списка задач, который наглядно отображает временные рамки, причем, в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта.
И это не просто «вид» –передвигая «ленту», вы сдвигаете срок самой задачи.
![Page 18: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/18.jpg)
Роли в задачах
Какие задачи требуют вашего внимания?
Просмотрите разделы: «Делаю», «Помогаю», «Поручил», «Наблюдаю», «Руковожу».
Вы сразу увидите, какие задачи просрочены, а по каким - нужно выяснить у ответственных, с чем связана задержка по срокам.
![Page 19: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/19.jpg)
Рабочие группы
• Объедините сотрудников в рабочие группы и организуйте совместную работу над проектами
• Обсуждайте рабочие вопросы, как в социальных сетях
• Храните документы по проекту на Диске группы
• Ведите общий календарь встреч и событий
![Page 20: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/20.jpg)
Экстранет
• Подключите к работе над задачами внешних сотрудников (например, ваших подрядчиков)
• Они увидят только ту информацию, к которой вы откроете им доступ
![Page 21: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/21.jpg)
Учет времени
• Включите подсчет времени
• Установите «лимит»
• Таймер задачи можно ставить на паузу
• Если вы переходите к другой задаче, пауза ставится автоматически
• При завершении рабочего дня таймер автоматически останавливается
Добавьте задачи в план рабочего дня, чтобы видеть список дел и не пропустить важное.
![Page 22: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/22.jpg)
![Page 23: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/23.jpg)
Мобильные задачи
Если рядом нет ноутбука, это не повод останавливать задачи :)
• Поставьте мобильное приложение «Битрикс24»
• Следите за сроками в задачах
• Создавайте новые и работайте с текущими
![Page 24: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/24.jpg)
Сценарий 3: Задачи с повтором
Начальник > Сотруднику «Красить слона раз в неделю»
![Page 25: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/25.jpg)
Автоматизируем рутину
Сколько раз в месяц вы собираете данные для отчета?
Часто ставите задачу юристу для согласования договора по сложному шаблону?
Упростите работу с однотипными задачами.
• подготовьте шаблон «задания»
• назначьте ответственного, наблюдателей
• поставьте дату крайнего срока (например, через сутки после начала)
• укажите, как часто повторять задачу и по какому расписанию
![Page 26: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/26.jpg)
Отчеты для руководителя
![Page 27: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/27.jpg)
Типовые отчеты
Следите за эффективностью работы сотрудников и всей компании.
В «Битрикс24» 7 типовых отчетов:
• Общий отчет• Занятость по проектам• Задачи на месяц• Отчет по эффективности• Задачи за прошлый месяц• Ресурсный учёт по задачам
• Ресурсный учёт по исполнителям
![Page 28: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/28.jpg)
Конструктор отчетов
У каждой компании – своя специфика.
Иногда типового отчета недостаточно для оценки эффективности сотрудников.
Универсальный конструктор отчетов позволяет быстро сформировать нужный отчет и оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам так, как нужно именно вам.
![Page 29: Bitrix24 - Tasks and projects](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022042506/55a909881a28abe5178b4581/html5/thumbnails/29.jpg)