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itelligence World 2019 – Let‘s transform! Design your future.

24. Oktober 2019

Urs Ender, Senior Director BI & ECM, itelligence AG

Michael Rollik, SAP Expert Consultant ECM, itelligence AG

C6: Business Transformation mit Enterprise Content Management –Prozessbasierte Kollaboration ohne Barrieren

Agenda

24.1

0.2

019

© 2

019 ite

llig

ence -

itellig

ence W

orld 2

019

2

OpenText und SAP

The Future of ECM

xECM Überblick und Funktionen

Integrationskonzept

Konzept der Business Workspaces

Lösungsbeispiele mit xECM for SAP Solutions

Kundenbeispiele xECM

Funktionsbeispiel einer anspruchsvollen Workflow-Lösungmit elektronischer Signatur mit DocuSign

FYI: Informationssammlung zur Integration von Applikationen

xECM for SAP Solutions

xECM for Microsoft Solutions

xECM for Salesforce

Zusammenfassung & Fragen

Business Transformation mit Enterprise Content Management –Prozessbasierte Kollaboration ohne Barrieren

24.1

0.2

019

© 2

019 ite

llig

ence

-itellig

ence

World 2

019

3

OpenText Confidential. ©2019 All Rights Reserved. 4

OpenText

The Information Company


The EIM market leader for enterprise software and cloud solutions enabling organizations to create connected and intelligent organizations

NASDAQ, TSX: OTEX

EIMCloud and Off-Cloud

#

1

#

1BusinessNetwork

CloudOff-Cloud Hybrid

#

1CCM

#

1DAM

#

1ECM

12,000

+Employees

$2.8BFY18 revenue

1,200Partners

90% of

Fortune 1000

companies

27 years

of innovation

120,000Customers

104Worldwide

office locations

40Countries

A TSX-60 Company


OpenText scored high in all use cases on the Gartner Critical Capabilities

for Content Services Platforms 2018

Gartner Magic Quadrant for

Content Services Platforms

The Voice of Analysts

Gartner Magic Quadrant for Content Services Platforms,

October 2018

Gartner Product of Service Scores Business Process

Applications Use Case Oct 2018

Gartner Product of Service Scores for Document

Management Oct 2018


Forrester ECM Business Content Services Wave Forrester ECM Transactional Content Services Wave

The Voice of Analysts

Leader (OT Content Suite)

Leader (OT Documentum)

Source: Forrester (Q2´17)

Leader (OT Content Suite)

Leader (OT Documentum)

Forrester Wave™: Enterprise Content Management — Transactional Content Services, Q2 2017, 5 April 2017Forrester Wave™: Enterprise Content Management — Business Content Services, Q2 2017, 5 April 2017


SAP & OpenText

A Unique Partnership


The unique SAP-OpenText Partnership

SAP Archiving by OpenText

SAP Content Management for SharePoint

SAP Document Access and Archiving by OpenText

SAP Digital Asset Management by OpenText

SAP Document Presentment / Business Correspondence by OpenText

SAP Digital Content Processing by OpenText

SAP Extended ECM by OpenText

SAP Extended ECM For SuccessFactors by OpenText

SAP SuccessFactors Document Management by OpenText

SAP Extended ECM For Government by OpenText

SAP Extended ECM Add-on for Capital Projects and Operations

SAP Extended ECM Add-on for Microsoft Office 365

SAP Invoice Management by OpenText

SAP Information Extraction Service by OpenText

SAP Solution Certified

(not SAP Partner)

PartnerEdge Partner

ECOHUB Referral

Endorsed Business Solutions

Solution Extension

OpenText has received the SAP Pinnacle Award

for 12 consecutive years (2008-2019)This award recognizes OpenText for its outstanding

achievement in delivering strong value to our mutual

customers and for its commitment to partnering with SAP.


OpenText fully supports HANA and S/4HANA

Doc. Access, Invoice Mgt., Business

Center, Extended ECM, Document

Presentment, Digital Asset Management

– including support for Fiori 2.0

(e.g. Smart Links)

100% running in

SAP Fiori®

Complete SAP

OpenText ECM portfolio

proven and tested to work

with S/4HANA

100%qualified for

SAP S/4HANA

• Support latest S/4HANA releases

typically 3 month after SAP release

• Cloud & On-Premise

• End-to-End Fiori® and Mobile-ready

• Integrated with SAP Cloud Platform

• Powerful Content Management Services

Archiving, Doc. Access,

Invoice Mgt., Business Center, Extended

ECM SAP, Document Presentment,

Digital Asset Management

100% powered

by HANA


SAP Fiori® Enabled & Mobile-Ready

Business Center

Digital Asset

Management

Extended ECM &

ADA

Vendor Invoice

Management & ICC

Document

Presentment


The Future of ECM

Putting Content in Business Context


Disconnected from the “real world”

Manual Metadata Management

Inconsistencies – no templates

Complex & deep folder structures

ECM Shortcomings Users Perception

I hate to enter metadata – don’t see the benefit

I spend lots of time setting up new work areas

manually – and everybody does it differently

Content is not in my work context –

I have to switch between multiple applications

I waste time searching stuff / don’t understand the

structure / it’s not personalized for me

Still multiple content silosI cannot find stuff from other people that are

working in different applications

Enable the Digital Transformation

It’s Time to Re-think ECM


ECM

IS NOT

THE LEAD APPLICATION


DIGITALWORKPLACE

DIGITALBUSINESSConnects content to

your digital business


Extended ECM Platform

OpenText Extended ECM serves your Business

Extended ECM Platform | Integration Services

Open Business Application

API + SDK

Web Reports + WR

Workflow Extensions

CMIS InterfaceUI Integration

Widgets

Remote Cache &

Object ImporterBusiness References

Business Application

ConnectivityBusiness Object Types

Extended

ECM for

Engineering

Extended

ECM for

AppWorks

Extended

ECM for

….

Any Lead

Application

Extended

ECM for

Salesforce®

Extended

ECM for

Microsoft®

Office 365

Extended

ECM for

SAP®

Solutions

Extended

ECM for

Oracle®

EBS

Extended

ECM for

SAP®

Success-

Factors®

Extended

ECM for

Government

Extended

ECM for

Microsoft®

Dynamics

* Integration with OpenText

Core

Content Suite Platform | Basic-Services

Records

Management

Business

Users & Roles

Connected

WorkspacesSmart View Collaboration

Scanning &

Document Viewing Archiving

Document

Management

Workflow

External File Sharing*

Solution Services



Manage Content in Context of Business Processes

Old Paradigm

Content Managed Separately from

Core Business Processes


Content

Create/Capture

Review/

Collaborate

Access/Distribute

Preserve/Destroy

Store/

Secure

New Paradigm

Content Integrated With


(e.g. S/4HANA, ECC, C4C, SuccessFactors)

Content –enrichedBusiness Processes

Create/Capture

Review/

Collaborate

Access/Distribute

Preserve/Destroy

Store/

Secure


Information Flows

Supporting Processes end-to-end across Applications

Opportunity

& Quote

Campaign &

Lead GenSales Order

Engineering

(Project)

Production &

DeliveryService

CAMPAIGNWORKSPACE

CUSTOMERWORKSPACE

SALES ORDER WORKSPACE

PRODUCT WORKSPACE

SERVICE CASE WORKSPACE

ServiceProject

ManagementLegal ProductionSales FinanceMarketing



Concept of a Business Workspace

A Business Workspace is a Digital Twin to a real-world object like a customer, an employee,

or a sales order, which is managed in a business application.

CUSTOMERWORKSPACE



Network of Business Workspaces

OPPORTUNITYWORKSPACE

CUSTOMERWORKSPACE

PROJECTWORKSPACE

PURCHASEORDER

VENDORWORKSPACE



Anatomy of the Integration

Business Object

Lead Application

Data,

Roles,

Structure,

Relations,

Classifications

Content

in Context

Embedded Workspace User Interface

Trigger

Event

WORKSPACETEMPLATE

Template based CreationBUSINESS

WORKSPACE


Process & Event

Integration

ERP constantly create or

update business objects

and its data with transactions

or workflows. Extended ECM

capabilities need to be

accessible in these ERP

processes. Vice versa

Extended ECM need to know

when business events

happen to react accordingly.

Roles & Permission

Integration

ERP systems have a very

detailed and powerful role

and permission concept to

define access to crucial

business data. Extended

ECM leverages these ERP

roles to assign role-based

access to Business

Workspaces and documents

accordingly.

User Interface

Integration

User Interface integration

allows users to interact

directly within content and

ECM capabilities from within

the ERP system. It is crucial

for adoption to keep users

working in the work context

they are familiar with.

Data

Integration

Relevant data of ERP

business objects (such as

employee, customer, sales

order) is automatically

replicated to corresponding

Extended ECM Business

Workspaces. This ERP data

can then be leveraged for

navigation, classification and

searching of documents &

workspaces.

Repository

Integration

Documents created or

updated in the ERP system

are automatically

transferred into Extended

ECM – ideally together with

important business metadata.

These ERP documents must

remain accessible in the ERP

system. ERP documents can

be put under RM control

automatically.


Integration Dimensions & Requirements

Repository Data User Interface Roles Processes



Smart View | On all Devices

Pad



Role-based Landing Page | Ex. from xECM for Government



Role-based Landing Page | Ex. from xECM for Engineering



Business Workspaces manage Roles and Metadata

Metadata

synchronized with

ERP, CRM or HR

Flexible Role

Model to organize

responsibilities and

permissions

Activity Feed with

all updates

(Content and Data)



Business Workspaces manage Content in Context

Documents

managed in a

business workspace.

Collaboration on

Content



Business Workspaces integrate Information Sources

Syndicated

information (e.g. Maps

or external content)



Business Relationships connect Workspaces

A business

relationship visualizes

relationships between

business workspaces.



Dossier View for Workspaces Documents

Document Counter

Add to Favorite

List

Group by

Classification or

Creation Date



Integrated Workflow for Document Processing

Quick action to start

workflow, available

based on rules

Smart View Form

configured for Start

StepDocument

automatically attached

using Shortcut

Optional workflow selection,

only shown if multiple

workflow filters match



User Interface Integration delivers Content in Context

Account

Executive

Solution

Consultant

Customer

SupportFinance

Procurement

Human

Resources


Extended ECM for SAP Solutions

Example: Material Workspace in SAP GUI

Extended ECM Material

Workspace attached to SAP

Material / Product

SAP Structures – such as Bill

of Materials – can be used as

a folder structure


Extended ECM & Document Access for SAP Solutions

Work with Extended ECM in SAP Fiori®

Extended ECM

Workspace embedded

in Fiori® App

Browse Between

Business Objects


Extended ECM for Microsoft Office 365

Accelerate Workspace E-Mail Filing in Outlook

2. Select Workspace

folder to store the

Mail and click save

icon

1. Search Workspace

by Business Object

Type and Type-Ahead

Search

OpenText und SAP

The Future of ECM


Integrationskonzept








xECM for Salesforce



24.1

0.2

019

© 2

019 ite

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Kundenbeispiel xECM bei Emch Aufzüge AG | Digitalisierung der Prozesse und Dokumente bei der EMCH Aufzüge AG | SAP Forum 2016

28.1

0.2

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G

37

Wir durften schon verschiedenste, erfolgreiche xECM-Projekte gemeinsam mit unseren Kunden vorstellen (Auszug):

Kundenbeispiel xECM bei PostFinance| Das neue elektronische Dossiermanagement - Ein Meilenstein in der Digitalisierung für die Rechtsabteilung | SAP PublicServicesForum 2017

28.1

0.2

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G

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Kundenbeispiel xECM bei Emmi Schweiz AG | Kuhglockenromantik trifft auf Digitalisierung | itelligence world 2018

28.1

0.2

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© ite

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G

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OpenText und SAP

The Future of ECM


Integrationskonzept








xECM for Salesforce



24.1

0.2

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World 2

019

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BISHER:

Mehrere Workflows im Einsatz

Keine Verbindung zu anderen Tools (manuelle SAP-Anbindung)

Sehr komplexe und zeitaufwändige Wartung

NEU:

Hohes Integrationsniveau zwischen den Workflows und mit SAP

Formulare als zentrale Elemente im Workflow

Umsetzung mit «SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText» und «AnswerModules Module Suite» mit «DocuSign» Integration

Funktionsbeispiel: Komplexer Workflow im Extended ECM

28.1

0.2

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017 ite

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Start: Der Benutzer kann bei einem neuen Workflow-Objekt die Daten aus einem historischen Workflow-Objekt als Vorlage übernehmen

In jedem Schritt des Workflows ist eine Anleitung für den Benutzer hinterlegt sein

In Formular sind mehr als 200 einzelne Felder enthalten, daher ist eine hohe Benutzerfreundlichkeit bei der Datenerfassung wichtig

Die Felder können nach Bedarf mit Daten aus historischen Workflows initial befüllt sein, die auch geändert werden können

Definierte Felder sind mit live Daten aus dem SAP-System gefüllt

Die Editierbarkeit der Felder ändert sich abhängig von der Rolle des Benutzers und dem aktuellen Fortschritt des Workflows

Kommentare können in den einzelnen Schritten erstellt werden

Dokumente, wie Zeichnungen und Offerten, können den individuellen Instanzen der Workflows angehängt werden

Funktionsbeispiel: Formular im Workflow

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Berechtigungen und Konfiguration für die Felder der Workflow-Formulare werden über eine Excel-Datei konfiguriert

Auch die Ablaufsteuerung des Workflows erfolgt über diese Excel-Datei

65 Prozess-Schritte, aktivierbar für 11 Varianten des WorkflowsNur die voll ausgeprägte Variante enthält alle Prozess-Schritte.

Der Benutzer hat grundsätzlich die Möglichkeit, bei Bedarf einen zusätzlichen Review–Schritt zu starten

Die Workflow-Verantwortlichen können somit selbst die Datei bearbeiten und eine neue Version hochladen, um ein bestimmtes Verhalten umzukonfigurieren

Ca. 160 Berechtigungs-Rollen für 9 Standorte

Einfache Status-Verfolgung und Monitoring der einzelnen Workflows in Übersichten (Reports)

Durchgehend digitalisierter Prozess bis hin zur elektronischer Unterschrift

Funktionsbeispiel: Konfiguration der Formulare & Workflows über Excel-Datei

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43

Verträge elektronisch signieren, vorbereiten, ausführen und verwalten intern und extern, weltweit

Ist eine Cloud-Plattform / Lizenzmodell pro zu signierende Dokumentenakte (Envelope)

Integration in SAP und die AnswerModules Module Suite im xECM

Mobilität dank Unterstützungvon iOS-, Android- undWindows-Mobile-Plattformen

Sichtbarkeit des Dokumentenstatuszu jeder Zeit

Workflow DocuSign Integration

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G

44

DocuSign Integration

28.1

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10


Success Factors mit xECM:

Mitarbeitervertrag generieren und

elektronisch unterzeichnen

Die HR-Mitarbeiterin Tessa generiert einen Arbeitsvertrag für Pauline aus dem Personenprofil von SuccessFactors.

SuccessFactors mit Extended ECM: Document Generation - DocuSign

Tessa Walker leitet den Prozess der Dokumentenerstellung ein.


2. ClicktCreate.

1. Tessa wählt die Vorlage für den Arbeitsvertrag aus


Tessa verifiziert die übernommenenDaten ausSuccessFactors undklickt E-Mail.


Tessa prüft die E-Mail Konfigurationund klickt OK.


klickt DocuSignum das E-Mail zuversenden.


klickt Review Document.

Pauline erhält die E-Mail, prüft den neuen Vertrag und unterzeichnet ihn.


klickt Sign.


klickt Adopt and Sign um das Dokument tatsächlich zu signieren


klickt Finish.

Die Signaturwurde eingefügt.


Pauline erhält eine E-Mail mit einer Kopie des unterschriebenen Dokuments.

Eine integrierte Lösung mit Anbindung an SAP

Sehr hohe Benutzerfreundlichkeit trotz der hohen Komplexität der Prozesse

Durchgehend digitalisierter Prozess bis hin zur elektronischer Unterschrift

Sehr hohe Flexibilität der Lösung durch einfache Konfiguration

Einfache und effiziente Wartung der einzelnen Workflows mit den Übersichten im Monitoring

Wiederverwendbarkeit der Daten aus historischen Workflows

Extended ECM Workflow: Vorteile der Lösung

OpenText und SAP

The Future of ECM


Integrationskonzept


Lösungsbeispiel mit xECM for SAP Solutions


Beispielfunktionalität einer anspruchsvollen Workflow-Lösungmit elektronischer Signatur mit DocuSign




xECM for Salesforce



24.1

0.2

019

© 2

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019

60


Put Content in Context of SAP Business Applications




Open Business Application

API + SDK

Web Reports + WR

Workflow Extensions

CMIS InterfaceUI Integration

Widgets

Remote Cache &

Object ImporterBusiness References

Business Application

ConnectivityBusiness Object Types

Content Suite Platform

Records

Management

Business

Users & Roles

Connected

WorkspacesSmart View Collaboration

Scanning &

Document Viewing Archiving

Document

Management

Workflow

External File Sharing*

* Integration with OpenText

Core


Workspaces for all SAP

Business Objects

SAP GUI &

Fiori Integration

RM & Content

Archiving for SAP

Data Archiving and ILM

for SAP

Data & Roles

Synchronization

SAP ECC, Integration

SAP Cloud Platform

Integration

SAP S/4HANA

Integration

SAP Hybris C/4HANA

Integration

SAP S/4HANA Cloud

Integration



Extended ECM fully supports SAP S/4HANA

• Extended ECM is designed to run on-prem and cloud

• Supports SAP S/4HANA on-prem and cloud*

• Supports SAP HANA® Database and HANA® Search

• Integrate content in SAP Fiori Apps

• Premium Qualified for latestSAP S/4HANA versions

• Integrated with SAP HANA Cloud Platform (Cloud Content Bridge)

• Integrated in SAP DMS*Integration into S/4HANA Cloud currently has some limitations wrt. supported SAP business objects

and SAP Fiori integration


Extended ECM & Document Access for SAP Solutions

Work with Extended ECM in SAP Fiori®

Extended ECM

Workspace embedded

in Fiori® App

Browse Between

Business Objects



Integrate Extended ECM with SAP Document Center

Extended ECM Content is exposed in SAP

Document Center and Document Center can

add Documents to Extended ECM Workspaces


Extended ECM forSAP Hybris C4C*

Information-fuel your HR Processes

* This is part of the OpenText Extended ECM for SAP

Solutions product



Integration in SAP Hybris Sales Cloud (C4C)

• Business Object Types

◦ Lead

◦ Opportunity

◦ Account

◦ (more to follow)

• Functionality

◦ Business Workspaces

◦ C4C UI integration

◦ Meta Data Transfer

◦ Business Relationship Transfer

◦ Single-Sign-On

◦ Bulk Workspace Creation/Update

Extended ECM

Workspace in C4C

User Interface


Extended ECM forSAP SuccessFactors

Information-fuel your HR Processes


Extended ECM for SAP SuccessFactors

Centralized HR Document Management Solution

SAP SuccessFactors Extended ECM

Provides a centralized and secure location

for the storage and management of employee files

HR Business

PartnerReduce admin

time and cost

Shared Services Quickly locate employee

documents

ComplianceMonitor files across all

employees

Employees and

ManagersAccess/update documents

quickly and securely

Onboarding

Recruiting

Employee

Central

Other talent

solutions


Extended ECM forMicrosoft Office365

Connecting Personal Productivity and Process Productivity



Integrate SharePoint with Extended ECM

• Support for modern SharePoint experience

• Web Part configuration by business users

• Central configuration from within Content Server

• Efficient, non-touch update process

• Built on latest SharePoint Framework (SPFx) technology

• Supports SharePoint Online, 2016 and 2019



Seamlessly Work with ECM in SharePoint Online

• Associate SharePoint sites with Extended ECM Workspaces

• Control lifecycle of SharePoint Sites (e.g. auto-create sites)

• Search, browse and access Extended ECM content in SharePoint

• Access SharePoint content in Extended ECM (and in SAP and other ecosystems)



Records Management & Archiving for SharePoint

• Powered by OpenText Records Management

• Covers individual documents, folders, document sets, sites and lists of SharePoint

• Captures everything

◦ Versions, metadata, audit trail, permissions

• Supports different approaches

◦ Move, copy, stub, incremental

◦ Manually or fully automated



Archiving for OneDrive for Business

• Keep tabs on OneDrive for business

◦ eDiscovery purposes

◦ High-risk individuals or groups

◦ Employees leaving organization

• Fully automated

◦ Configured for individual user or AD group or everyone

◦ Incremental archiving of new versions

◦ Replicates folder structures, maps metadata



Accelerate Workspace E-Mail Filing in Outlook

2. Select Workspace

folder to store the

Mail and click save

icon

1. Search Workspace

by Business Object

Type and Type-Ahead

Search



Integrate Office 365 Groups with Extended ECM

• Office 365 Groups are integrated in Extended ECM Smart View

• Office 365 Groups are created and associated to an Extended ECM Workspace automatically or manually

• End user can create a new Office 365 Group or use existing group.

Open Group

Conversation, Calendar

or Notebook



Seamless Integration with Microsoft Office 365 Teams

• Connect business processes to informal collaboration and communication tools◦ Access Business Workspace from Microsoft

Team website and app

◦ Access Microsoft Teams from within Extended ECM Smart View

◦ Add results of collaboration to Extended ECM Business Workspace

• Benefits:◦ Structured use of Office 365 collaboration

tools

◦ Full visibility into business process and associated content

◦ Frictionless flow of information and documents between Office 365 and Extended ECM

Open Microsoft

Team connected

to workspace



Co-Authoring with Microsoft Office Online clients!

Word, Excel, PowerPoint in the browser

Works cross-platform (Windows, Mac, mobile, etc.)

View and edit, Co-Authoring(multiple people working on the same document in real-time)

No installation on client machine

Requires Office 365 user license

Requires add-on license to CSP


MSFT O365

Subscription

Customer A


How does Office Online Support Work?

Web editing and co-authoring of documents in a hybrid cloud deployment, where the OpenText Cloud manages the integration and secured data transfer between Office 365 and Content Suite Platform / Extended ECM.

Customer A

Office Online

Add-on Service

Subscription

Content Suite

Platform


Extended ECM forSalesforce

Information-fuel your CRM Processes


Capture Document generation

The Intelligent and Connected Enterprise: Salesforce®

Adding Capture and Document Generation

Exstream for SalesforceCapture for Salesforce (Lab Preview)

Extended ECM for Salesforce

OpenText und SAP

The Future of ECM


Integrationskonzept




Beispielfunktionalität einer anspruchsvollen Workflow-Lösungmit elektronischer Signatur mit DocuSign

Informationssammlung zur Integration von Applikationen



xECM for Salesforce



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Disconnected from the “real world”

Manual Metadata Management

Inconsistencies – no templates

Complex & deep folder structures

ECM Shortcomings Extended ECM

Metadata is automatically synchronized from

business data in ERP, CRM, HR Applications

Everything is based on Templates –

Automatically instantiated

Business Workspaces are the Digital Twins of

Real World Objects in ERP, CRM, HR

Flat Structures – Connected Business Workspaces

& Role-based Landing Pages

Still multiple content silosBusiness Workspaces combine Data, Content,

People and Tasks

Summary

Extended ECM removes all ECM Shortcomings

Wir machen mehr aus SAP-Lösungen!

Althardstrasse 80, CH-8105 Regensdorf / ZH Tel.: +41 44 735 85 55Fax: +41 44 735 85 50

Bogenschützenstrasse 9A, CH-3008 BernTel.: +41 31 340 32 32Fax: +41 31 340 32 30

E-Mail: [email protected] Internet: www.itelligence.ch

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Copyright itelligence AG - All rights reserved

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Die Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch itelligence AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden.

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