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ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PROVEEDORES PARA CONTRATO DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO Y SUMINISTRO DE

REPUESTOS DE SISTEMAS DE BOMBEO.

PARTE 1: CONDICIONES GENERALES:

• INFORMACION BÁSICA:

• El objetivo de estas especificaciones es definir los requerimientos técnicos para el mantenimiento a los sistemas de bombeo de las sedes compensar.

• Los objetivos primarios de este contrato son:

2.1 Garantizar los equipos en correcto funcionamiento, minimizando las paradas del equipo que pueden afectar seriamente los servicios y procesos que operan en las diferentes sedes compensar.

2.2 Tener soporte las 24 Hrs para atenciones de emergencia en caso de requerirse o previa coordinación con el personal encargado de compensar.

PARTE 2: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:

1. CALIFICACIÓN TÉCNICA

La oferta debe estar basada en las condiciones de prestación del servicio que

aseguren la correcta operación de los equipos, donde se evaluaran principalmente

los siguientes aspectos:

a. Cumplimiento normativo. b. Competencia del personal. c. Herramientas y Procedimientos d. Abastecimiento insumos y repuestos e. Oportunidad atención contingencias f. Tecnología y canales comunicación

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2. EVALUACIÓN COMERCIAL

El oferente deberá presentar información sobre su experiencia, idoneidad y

conocimiento en contratos similares, relacionando 5 clientes principales del servicio

de mantenimiento de sistemas de bombeo durante el periodo comprendido entre el

01 de enero de 2017 y el 01 de junio de 2018.

Cumplimiento normativo: se estudiarán y analizarán los requisitos normativos

propios de la actividad, verificando su estricto cumplimiento.

El proponente debe adjuntar los certificados y documentos que considere para este

aspecto.

3. HERRAMIENTAS Y PROCEDIMIENTOS

Se determinará con base en los soportes que el proponente adjunte sobre

procedimiento y herramienta que posee para realizar los mantenimientos de los

equipos en Compensar, entre ellos los protocolos de seguridad industrial y

certificado de calibración vigente. Debe señalar que herramientas especiales tiene

además de las básicas:

a. herramienta de mano, ponchadora, taladro, sopladora, KIT de derrames

etc.

b. multímetro.

c. pinza Voltiamperimétrica.

d. dobladora de tubos

e. Telurómetro.

f. Cámara termográfica,

g. Analizador de Calidad de Energía

h. Detector de fases

i. Alineador Laser de ejes

j. Analizador de vibraciones

k. Medidor de vibraciones

4. ABASTECIMIENTO INSUMOS Y REPUESTOS

Las intervenciones sobre las instalaciones eléctricas deben llevarse a cabo con

partes y repuestos de marcas reconocidas con excelentes calidades, que cumplan

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las normas y legislación pertinente como el RETIE. Las marcas cotizadas a

suministrar son:

a. Conductores eléctricos: Centelsa o procables

b. Aparatos eléctricos: Levitón o Legrand

c. Protección y control eléctrico: General Eléctrica, Levitón, ABB, Siemens.

d. Iluminación: Phillips, Osram y General Eléctric.

e. Marcación y Señalización: Schneider

f. Ductería: Pavco y Colmena

g. Tableros: Luminex o Schneider

h. Los demás elementos que hacen parte integral de los sistemas de

bombeo (Valvuleria, registros, sellos, tubería, debe utilizar los

recomendados por el fabricante del equipo).

i. Para los aceites y demás productos químicos deben entregar las fichas

tecnicas y el certificado de residuos y la cadena de custodia de los

mismos.

j. Los consumibles como cintas, amarres, estopas, productos de limpieza y

elementos básicos como tornillos, tuercas, arandelas y demás elementos

que sean básicos se deben garantizar por el proveedor sin costo alguno.

Se debe garantizar la entrega de repuestos recurrentes en un tiempo no mayor a

(1) día

5. OPORTUNIDAD ATENCIÓN CONTINGENCIAS

El proponente debe remitir los protocolos para atención de contingencias para

atención en horario diferente al laboral. Se manejará tiempos de 2 Horas 7 X 24 X

365 Días.

6. TECNOLOGÍA Y CANALES COMUNICACIÓN

El proponente debe adjuntar los teléfonos de atención. Debe asegurar la

comunicación las 24 horas que permita tener servicio de urgencia y que no haya

interrupciones o entorpecimientos en el servicio. Los requerimientos son recibidos

por el proveedor por la MIS que será el canal para recibo y ejecución de

requerimientos de mantenimiento preventivo y correctivo.

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La oferta debe estar basada en las condiciones de prestación del servicio que

aseguren la correcta operación de los equipos, instalaciones y red eléctrica.

7. MANTENIMIENTO PREVENTIVO:

Tiene como finalidad realizar intervenciones de los sistemas de bombeo de las

sedes compensar

Se deben hacer dos visitas al año:

1. Mantenimiento Overhaul.

2. Rutina de Inspección:

• Inspección visual del correcto estado general de conexiones eléctricas

• Inspección termografía 1 vez al año

• Análisis de Vibraciones 1 Vez al año

• Estado de Cuarto técnico (humedades, residuos, almacenamiento, etc.)

Motor:

• Medición de voltaje entre fases y entre fase y neutro si aplica.

• Medición de amperajes

• Verificación de ajuste en la bornera

• Inspección visual y auditiva de los rodamientos

• Revisión estado y operación del ventilador

• Revisión en búsqueda de vibraciones

• Revisión base del motor

• Revisión de acoples, si aplica

• Revisión de alineación, si aplica

• Revisión estado pintura

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Tablero de control:

• Revisión y retorque de borneras de contactores

• Revisión de guardamotores

• Revisión de perillas, pulsadores, pilotos.

• Revisión y retorque de borneras en equipos de automatización (variadores, PLC, etc.)

• Revisión de manómetros. (si aplica)

• Revisión y ajuste de presostatos.

• Verificación estado de cableado, organización de cableado y regletas, aspirado de polvo

Bomba:

• Revisión estado sellos mecánicos.

• Revisión carcaza bomba

• Revisión acople motor a bomba.

• Revisión acoples de succión y descarga.

• Revisión estado pintura

Hidro acumulador:

• Verificación de presión del tanque

• Revisión manómetros.

• Revisión base tanque y anclaje a piso.

• Revisión en búsqueda de corrosión.

Tubería:

• Revisión manómetros.

• Revisión válvulas de corte y cheques

• Revisión válvulas de pie

• Revisión de amortiguadores de golpe de ariete.

• Revisión anclajes de tubería en cuarto de bombas

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• Revisión estado pintura.

• Verificación de fugas

Tanques:

• Revisión flotadores mecánicos

• Revisión flotadores eléctricos.

o Hacer la planeación del mantenimiento cumpliendo RETIE, que incluya Rutinas, atención a solicitudes, atención de solicitudes urgentes, Mantenimiento preventivo, Correctivo y predictivo.

o Generar iniciativas de solución a problemas recurrentes

o Apoyo a actividades desarrolladas por Compensar en las que se requieran actividades al objeto del contrato

o Hacer hojas de vida de los equipos y sistemas a intervenir.

o Atender las solicitudes o requerimientos durante el servicio, garantizando solución efectiva cumpliendo con todas las normas y en especial el RETIE.

Nota: El proponente puede especificar las herramientas tecnológicas que posee

para la atención y gestión del servicio de mantenimiento, pero debe cumplir como

mínimo con las establecidas en el ÍTEM # 3, así como las opciones de acceso a la

misma por parte de Compensar

8. CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO:

Describir los tipos de mantenimiento preventivo, así como las actividades que

contempla cada intervención. El tipo de intervención se definirá en conjunto con el

proveedor y Compensar por medio de la elaboración de un cronograma. Toda

intervención debe ser coordinada con el gestor de Mantenimiento de la sede o con

el tecnólogo de la respectiva sede.

El proponente debe anexar las listas de checheo con las cuáles llevará acabo cada

intervención para los sistemas de bombeo.

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9. MANTENIMIENTO CORRECTIVO:

Son aquellas intervenciones que requieren mano de obra y repuestos adicionales

por fallas no previstas, realizadas a través de cotización respectiva y previa

aprobación del Supervisor técnico del contrato o Ingeniero de sede, o en su defecto

por solicitud directa del ingeniero de sede o el supervisor técnico del contrato

designado por Compensar CCF.

10. REPORTES DE MANTENIMIENTO: Se debe entregar un informe mensual

de mantenimiento al Supervisor técnico del contrato en el que se consigne la

siguiente información:

• Trabajos realizados indicando calificación de estos por los gestores o

tecnólogos de las sedes atendidas.

• Registro fotográfico de las labores realizadas.

• Conceptos técnicos cuando se genere un correctivo en el formato

suministrado por compensar

• Recomendaciones pertinentes

• Presupuesto del contrato según el gasto del mes reportado

• Comprobación de suministro de los EPPS.

• Comprobante de pago ARL.

• Observaciones que tenga el proveedor sobre los trabajos o las sedes.

• Indicador de cumplimiento a requerimientos, incidentes, repuestos y

presupuesto.

• Reporte de seguimiento del proveedor en sede calificado por el gestor de

sede.

Se debe asistir a una reunión mensual con el supervisor técnico del contrato y a las

reuniones que el gestor de sede coordine con el proveedor para revisar como se

está desarrollando el contrato.

Nota: Para radicar factura se debe anexar orden de compra y recibido a satisfacción

generado por el ingeniero de sede y/o Supervisor técnico solicitante del servicio y

demás documentos que se requieran desde la supervisión técnica del contrato.

Parágrafo. Compensar CCF retendrá las sumas correspondientes a los porcentajes

señalados por la ley. El valor del impuesto de timbre (si el tipo de servicio lo requiere)

será asumido en su totalidad por el CONTRATISTA.

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11. PROTOCOLO DE SEGURIDAD INDUSTRIAL:

El proveedor debe cumplir con todos los lineamientos y normas de seguridad

industrial que del SST de Compensar. El proveedor debe estar enterado de los

lineamientos de seguridad y salud en el trabajo de Compensar que se describen en

la dirección.

https://www.compensar.com/compras/documents/PRG-PNA-001.pdf

PARTE 3 – PROVEEDOR

1. REQUISITOS TÉCNICOS PROVEEDOR:

1.1 El proveedor debe contar con personal idóneo para prestar el servicio de

mantenimiento (Eléctrico, electromecánico y/o afines) en las sedes de

Compensar con certificación CONTE, trabajo en alturas y ser competente para

realizar trabajos eléctricos cumpliendo RETIE. Para esto debe enviar las

hojas de vida y certificaciones al supervisor técnico del contrato y de esta

manera tener una revisión del personal y sus capacitaciones pertinentes.

Para realizar la labor a contratar se debe contar con el siguiente personal para cada

sede:

1. Supervisor del contrato – Ingeniero Eléctrico, Electromecánico y/o afines

2. Técnicos Eléctricos y/o Electromecánico.

3. Técnico en Hidráulica.

1.2 Referencias verificables mayor a 2 años.

1.3 Debe contar con oficina y taller en el área de ejecución o de fácil respuesta en caso de necesitar alguna atención de emergencia.

1.4 La atención de emergencia no debe ser mayor a 2 horas (7X24x365). 1.5 El proveedor debe tener representación de la marca o del fabricante en

Colombia, en las diferentes especialidades a contratar.

1.6 Si se requiere por temas de operación se debe contar con disponibilidad de

personal para trabajo en horario Nocturno y en días dominicales o festivos.

1.7 Preferiblemente que la empresa tenga certificaciones ISO 9001, 14001, 45001.

1.8 El contratista debe contar con la herramienta idónea para realizar la actividad

en cada especialidad a contratar.

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1.9 Proporcionar mano de obra calificada para lo cual debe entregar al inicio del

contrato las certificaciones vigentes que soporten la calificacion del personal

que va adelantar las labores de manteniento preventivo y correctivo. Conforme

a las leyes que regulan como el RETIE.

1.10 El proveedor estará alineado con Compensar en la aplicación de la

normatividad relativa a SISOMA, cultura organizacional y todas las normas y

cumplimientos de entes gubernamentales y organizacionales que sean de

vigencia para la labor contratada.

1.11 El proveedor debe consultar con el proceso PSI (Proceso de servicios

administrativos e infraestructura) y tener aprobación, antes de ingresar un

equipo y/o herramienta, en el evento en que por el tamaño y manejo se pueda

ver afectada la infraestructura física de las sedes de Compensar, y sea

requerido para desarrollar las actividades.

1.12 Según la evaluación que se haga del proveedor durante la vigencia del

contrato, se revisarán adiciones en el alcance, ya sea ingreso de nuevas sedes

al portafolio por crecimiento de la prestación de servicios de Compensar,

ampliaciones del tiempo de ejecución y demás.

1.13 Se reitera que el contrato debe incluir que el proveedor asuma la entrega y

administración de todos los recursos humanos y materiales que le demanden la

actividad a realizar; manejo de insumos requeridos para operar, la herramienta

necesaria para la gestión, la dotación de su personal y demás

responsabilidades que por ley deba asumir.

1.14 Perfiles del personal tecnico

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Educacion Ingeniero Electrico, Electromecanico o mecanico titulado, Matricula profesional

vigente

Experiencia de 2 años en instalaciones Electricas, manejo de sistemas

hidraulicos

Conocimiento Electricidad industrial, instalaciones electricas en BT, conocimientos en contror

y automatizacion, conocimiento en programacion de sistemas

electricos,conocimiento en vareadores de frecuencia, conocimientos en sistemas

hidraulicos y presion, normas tecnicas nacionales e internacionales, manejo de

equipos especializados de medicion,

Requisitos Matricula profesional vigente, curso de trabajo en alturas y espacios confinados,

Ingeniero Electrico, Electromecanico o Mecanico

Educacion Tecnico profesional en electricidad industrial o en instalaciones electricas,

interpretacion de diagrames y esquemas unifilares, motores electricos, control

electrico , Matricula CONTE clase TE-2, TE-3,TE-4

Experiencia 2 años de experiencia enelectricidad industrial, trabajo con motores, control electrico

Conocimientos Electricidad industrial, instalaciones electricas, conocimientos en control y

automatizacion, cableado de control, motores electricos industriales, conocimiento

de enbobinados, elementos mecanicos de torsion, conocimientos basicos en

vareadores de frecuencia, sistemas hidraulicos, codigo RETIE y NTC

Requisitos Tarjeta de CONTE vigente, Certificados de estudios culminados del nivel educativo

solicitado, curso vigente de trabajo en alturas y espacios confinados.

Tecnico Electricista o Electromecanico

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PARTE 4 – ANS, INDICADORES Y GESTIÓN DE CONSECUENCIAS O

PENALIZACIONES:

2. INDICADORES

1. Se manejan acuerdos de nivel de servicio tendientes a garantizar

cumplimiento en los servicios que se prestan, satisfacción en el cliente que

solicita los requerimientos y la oportuna atención a emergencias.

Educacion Tecnico profesional en sistemas hidraulicos

Experiencia 2 años de experiencia en trabajo de sistemas hidraulicos

industriales

ConocimientoSistemas hidraulicos, sistemas de presion, manejo de tuberias

industriales, elementos de corte, restriccion y control de sistemas

hidraulicos, conocimiento en bombas de agua, conocimientos

basicos en motores y tableros de control.

Requisitos Certificados de estudios culminados del nivel educativo solicitado,

curso vigente de trabajo en alturas y espacios confinados.

Tecnico Hidraulico

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Los ANS de desempeño:

2. Para la gestión del contrato se llevan unos indicadores respecto de la

información reportada por el proveedor y la calificación que resulta de los

ANS´s mencionados. Estos indicadores son:

Item Nombre del Indicador Formula de CalculoMeta a

Lograr

Frecuencia de

MedicionEntregable Ponderacion

Fecha De Entrega

Maxima

1Cumplimiento Entrega de

Informacion solicitada

(Informacion Entregada en las

fechas solicitadas /

Informacion Solicitada)

95%

Mensual o

dependiendo

frecuencia de

mantenimiento

1. Preventivos firmados

2. Correctivos Firmados con informe

3. Matriz de costos

4. Planillas de Pago

5. Formato de calificacion mensual (firmado

gestor de sede)

40%Los 5 primeros dias de

cada mes

2 Facturacion

Facturacion en las fechas

estipuladas / Maximo al 24 de

cada mes

98%

Mensual o

dependiendo

frecuencia de

mantenimiento

Factura Con sello de radicado 20%

Se revisara en SAP

por la transaccion

MIR5

3 Calificacion en sedesSegún promedio de formato

entregado en cada sede95%

Mensual o

dependiendo

frecuencia de

mantenimiento

Formato de calificacion Mensual Que se

compone de:

1. Cumplimiento en entrega.

2. Calidad de servicio.

3. Asesoria Tecnica.

4. Oportunidad en la atencion.

5. Cumplimiento de Normas de SST

40%Debe venir con la

informacion mensual

INDICADORES PROVEEDORES

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3. También se tiene contempladas penalizaciones por incumplimiento a lo

estipulado en los ANS´s e incumplimientos recurrentes de los indicadores.

En el acta de inicio se les explicara claramente la metodología de medición del

servicio.

Para la evaluación técnica, el proveedor este deberá responder el siguiente

cuestionario adjuntando las evidencias de las preguntas que responda en forma

afirmativa:

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1.1

Soporte al proyecto: ¿Posee Herramientas especializadas acordes con

las labores a ejecutar en la(s) línea(s) ofertada(s), de acuerdo al RFP

enviado?

1.2El personal solicitado cumple tecnicamente para la actividad a

ejecutar según las condiciones solicitadas en el RFP

1.3Adjunta las certificaciones vigentes solicitadas en el RPF de la

empresa y de cada personal va a utilizar en la actividad a contratar

1.4Soporte al proyecto: ¿Posee software de control y gestión de

Solicitudes?

1.5

¿Tiene establecidos protocolos de seguridad para acceso a áreas

especiales como áreas de alimentos o de salud o los que sean

solicitados en el RFP

1.6¿Sus Canales de comunicación, son: celulares, radios, avanteles,

página web, e-mail y atención al cliente: Call Center?

1.7¿Incluye procedimientos para disposición y manejo de residuos

sólidos, liquidos, Escombros y factor de riesgos?

2 EXPERIENCIA y OPROTUNIDAD

2.1Trayectoria del proponente (Proyectos similares durante los

últimos 5 años)

2.1.1 Presenta referencias de proyectos similares ejecutados

2.1.2 Experiencia en mantenimiento de edificios de salud

2.1.3 Experiencia en mantenimiento de edificios administrativos

2.1.4 Experiencia en mantenimiento de escenarios deportivos y de eventos

2.2 Oportunidad

2.2.1¿En el Producto o servicio ofertado: ¿Presenta, describe innovación,

propone garantía de acuerdo a RFP?

2.2.2

El compromiso para atender solicitudes inmediatas, o tiempo de

respuesta ante emergencias, dado en horas, ¿de cuántas horas es si

es dentro del perímetro urbano?,¿y fuera del perímetro urbano en las

poblaciones cercanas a la ciudad?

2.2.3

Evaluación de desempeño del proveedor contratos anteriores o

Servicios con Compensar o con otras empresas (En empresas que no

han trabajado en Compensar se hará verificación telefónica según

recomendaciones entregadas por el proveedor)

2.2.4

Para la marca ofertada el proveedor presenta certificación del

fabricante, donde se observe el respaldo y se evidencie que es

representante de la marca

4 GESTION, INFORMES Y REPORTES

4.1¿Presenta Fichas Técnicas y hojas de seguridad de los productos

utilizados en sus labores ofertadas?

4.2 ¿Posee Indicadores que permiten evaluar el servicio prestado?

4.4Soporte al proyecto: ¿describe o anexa modelos de presentación de

informes, actas de inicio, cierre, remisiones de entrega, etc.?

5 INFRAESTRUCTURA

5.1La empresa cuenta con la infraestructura Tecnica y administrativa

suficiente para la ejecución del contrato

5.2El proveedor realizo visita de reconocimiento en las instalaciones de

compensar para el objeto a contratar

5.3 Visita Instalaciones Proveedor

5.4 ¿Posee departamento de mantenimiento con recurso propio?

5.5¿Cuenta con programas de mantenimiento para su maquinaria y

equipo?

5.6

¿Tiene los EPP y elementos para trabajo en alturas, espacios

confinados y trabajos especiales, relacionados en el anexo tecnico

RFP?

6 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y CERTIFICACIONES

6.1¿Posee Certificaciones del sistema de Gestión de calidad? ¿Qué

versión?, ¿cuál es la fecha de vigencia?

6.2

¿Cuenta con el Programa SST?: Incluye en su programa los siguientes

aspectos: Riesgo electico, manejo de químicos, certificaciones de

trabajo en alturas y espacios confinados

6.3¿Presenta descriptivos, instructivos, procedimientos, políticas para la

ejecución de los planes de mantenimiento?

6.4

En cuanto al Factor adicional o valor agregado: ¿Facilita

equipos/herramientas en prestamo, brinda capacitaciones en las

áreas de su especialidad?

6.5¿Cuenta con estadísticas de accidentalidad tenida por sus

trabajadores a través del tiempo?

6.6 ¿Está publicado el reglamento de higiene y seguridad de la empresa?

6.7 ¿Presenta Afiliación a Caja de Compensación familiar?

6.8 ¿Cuenta con Panorama de riesgos elaborado y actualizado?

6.9En cuanto al Recurso humano: ¿Describe el Proceso de selección y

validación de la experiencia del candidato o trabajador?

6.10¿Cuenta con programa de capacitación, formación y reentrenamiento

para el personal a su cargo?

FORMULARIO EVALUACION TECNICA PROVEEDORES

EN LAS PREGUNTAS DONDE RESPONDA AFIRMATIVAMENTE POR FAVOR ADJUNTAR EVIDENCIA DE LO SOLICITADO

1 COMPETENCIA TECNICA CUMPLE