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Caratula

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

TEMA:

“OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN

CAMPOSANTOS DEL ECUADOR”

AUTORES:

D’stteffano Alava Israel Antonio

Catagua Quiñónez Sandra Carolina

TUTOR DE TESIS:

Econ. Ana Isabel Espinoza Cume, Mca

Guayaquil, Ecuador

Abril-2016

II

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS

TÍTULO “OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN CAMPOSANTOS DEL

ECUADOR”

AUTOR/ES:

SANDRA CAROLINA CATAGUA QUIÑONEZ

ISRAEL ANTONIO D’STTEFFANO ÁLAVA

REVISORES:

INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 107

ÁREA TEMÁTICA: FINANCIERA

PALABRAS CLAVES: Propiedad, Planta y Equipo, Control Interno, Análisis Foda, Políticas Contables, Software.

RESUMEN

El proyecto está basado en un análisis efectuado a los activos que conforman la propiedad, planta y equipo de la empresa

Camposantos del Ecuador, su factibilidad de incluirlos en un sistema contable para tener mejor control sobre ellos. Esta

investigación aborda el marco teórico que muestra una serie de conceptos, teorías sobre los también denominados activos fijos,

que hemos resumido de textos como las Normas Internacionales de Contabilidad – Normas Internacionales de Información

Financiera, las leyes tributarias del Ecuador, entre otros, que nos ayudaran a comprender mejor el desarrollo de este proyecto.

Seguido se expone en el análisis de datos, la presentación de la empresa a la cual estamos estudiando, su misión, visión,

organigrama estructural y se examina más a fondo la situación de los activos que conforman el grupo de propiedad, planta y

equipo, verificamos su monto en el estado financiero, analizamos el detalle que la empresa maneja en hoja electrónica y

también obtuvimos información sobre las políticas y procedimientos que existen en la empresa para su control.

N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:

Nº

DIRECCIÓN URL (tesis en la web):

ADJUNTO PDF

SI

NO

CONTACTO CON AUTORES:

SANDRA CAROLINA CATAGUA QUIÑONEZ

ISRAEL ANTONIO D’STTEFFANO ÁLAVA

Teléfono:

0990056256

0990974954

E-mail:

[email protected]

[email protected]

CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre:

Teléfono:

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

III



ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

Certificado Sistema Anti Plagio

Habiendo sido nombrado, yo, Eco. Ana Isabel Espinoza Cume, certifico que el

presente proyecto de titulación ha sido elaborado por Israel Antonio D’stteffano Álava y

Sandra Carolina Catagua Quiñónez con C.C. 0925792822 y 0925798100, con mi

respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de: Contador

Público Autorizado.

Se informa que el proyecto: OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD,

PLANTA Y EQUIPO EN CAMPOSANTOS DEL ECUADOR, ha sido orientado durante

todo el periodo de ejecución en el programa de URKUND quedando el 9% de coincidencias.

Eco. Isabel Espinoza Cume, Mca.

Tutor De Tesis

IV




Certificación Del Tutor

Yo, Econ. Isabel Espinoza Cume, Mca., habiendo sido nombrado tutor de tesis de

pregrado en la Carrera de Contaduría Pública Autorizada de la Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad de Guayaquil, de los estudiantes:

Israel Antonio D’Stteffano Alava

Sandra Carolina Catagua Quiñonez

Como requisito para optar por el título de Contador Público Autorizado, cuyo tema es:

“Optimización de la Cuenta Propiedad, Planta y Equipo en Camposantos del Ecuador”

Certifico que he revisado y aprobado en todas sus partes el trabajo de titulación,

encontrándose apto para su sustentación.

Econ. Isabel Espinoza Cume, Mca.

TUTOR DE TESIS

V

Renuncia De Derechos De Autor

Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de

absoluta propiedad y responsabilidad de Sandra Carolina Catagua Quiñonez con C. C. #

0925798100 e Israel Antonio D’stteffanoAlava, con C. C. # 0925792822, cuyo tema es:

“Optimización de la cuenta propiedad, planta y equipo en Camposantos del Ecuador”

Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso

como a bien tenga.


C.I. # 0925798100

Israel Antonio D’stteffano Álava

C.I. # 0925792822

Guayaquil 13 de Abril del 2016

VI






Autor: Israel Antonio D’Stteffano Alava,


Tutor: Econ. Isabel Espinoza Cume, Mca.

Agradecimiento

Agradecemos en primer lugar a Dios, ya que sin el nada es posible, nos ha llenado de

muchas bendiciones para poder cumplir con nuestras metas y ser perseverantes para no

rendirnos cuando parece que todo esta perdido, adicionamente, agradecemos a las personas

que participaron en las entrevistas por ayudarnos a tener un punto de vista más amplio del

tema en composición y a nuestra tutora Eco. Ana Isabel Espinoza Cume por guiarnos en este

proyecto.

Israel Antonio D’Stteffano Álava

Sandra Carolina Catagua Quiñónez

VII









Dedicatoria

Dedico este trabajo a mi madre Adelaida Alava Meza, que con sus consejos y fé en mí

me ha dado fuerzas para poder cumplir con mis objetivos, así mismo dedico esta tesis a mi

esposa que a estado apoyándome para seguir adelante y no rendirme jamás.

Israel Antonio D’Stteffano Álava

VIII









A Dios por guiar mis pasos; a mis padres que han sido un pilar fundamental en mi

vida y carrera profesional; a mi esposo que siempre me ha apoyado.

A todas las personas que tengan acceso a leer este trabajo y les sirva como referencia

para trabajos futuros.

Sandra Carolina Catagua Quiñónez

IX









Resumen

El proyecto está basado en un análisis efectuado a los activos que conforman la propiedad,

planta y equipo de la empresa Camposantos del Ecuador, su factibilidad de incluirlos en el

sistema contable para tener un mejor control sobre ellos. Esta investigación aborda el marco

teórico que muestra una serie de conceptos, teorías sobre los también denominados activos

fijos, que hemos resumido de textos como las Normas Internacionales de Contabilidad –

Normas Internacionales de Información Financiera, las leyes tributarias del Ecuador, entre

otros, que nos ayudaran a comprender mejor el desarrollo de este proyecto. Seguido se

expone en el análisis de datos, la presentación de la empresa a la cual estamos estudiando,

verificamos su monto en el estado financiero, analizamos el detalle que la empresa maneja en

hoja electrónica y también obtuvimos información sobre las políticas y procedimientos que

existen en la empresa para su control. Con estos datos realizamos el análisis FODA que

influye de gran manera en la conclusión de este trabajo. Ya en la propuesta del tema

enunciado damos a conocer las ventajas y desventajas, un mejoramiento de la estructura

organizacional para mejorar el control, una propuesta de asignación de responsabilidades al

personal para mejorar el funcionamiento del sistema informático, así como la importancia de

la codificación de los activos, justificación, objetivos general y específico de lo propuesto.

Para finalizar con las conclusiones y recomendaciones que se identificaron en el desarrollo de

la presente investigación.

PALABRAS CLAVES: Propiedad, Planta y Equipo, Control Interno, Análisis Foda,

Políticas Contables, Software

X








Tutor: Econ. Isabel Espinoza Cume, Mca

Abstract

The project is based on an analysis of the assets that make up the property, plant and

equipment of the company Camposantosdel Ecuador S. A., their feasibility for inclusion in

the accounting system to gain better control over them. This research deals with the

theoretical framework that shows a series of concepts, theories about so called fixed assets.

We have summarized the text as International Accounting Standards - International Financial

Reporting Standards, the tax laws of Ecuador, among others, to help to better understand the

development of this project. Followed outlined in data analysis, presentation of the company

to which we are studying. We wish to verify their amount in the financial statements, analyze

the detail that the company operates in spreadsheet and also obtain information on policies

and procedures that exist in the company for its control. With these data we will make SWOT

analysis that shall greatly influence the conclusion of this work. The wording in the proposed

issue we present will have advantages and disadvantages, an improved organizational

structure to improve control, a proposal to add responsibilities to staff to improve the

functioning of the computer system, and the importance of coding assets, justification of

software and software general and specific objectives. To end with conclusions and

recommendations identified in the development of this research project.

KEYWORDS: Property, Plant and Equipment, Internal Control, SWOT analysis,

Accounting Policies, Software

XI








Tutor: Econ. Isabel Espinoza Cume, Mca

Introducción

Para toda empresa sea pequeña, mediana o grande es indispensable tener sus registros

de manera ordenada con su debido respaldo, preferiblemente dentro de un sistema contable,

esto representa un mejor control especialmente cuando tratamos bienes movibles como lo son

la propiedad planta y equipo.

La empresa puede invertir mucho dinero en adquirir estos bienes que sirven de ayuda

a realizar la labor diaria de los trabajadores, el volumen contable de estos activos conforme

pasa el tiempo se puede volver muy pesado como para intentar tener un “control adecuado”

en una hoja de Excel, este intento puede recaer en múltiples errores tanto contables, al

momento de calcular las depreciaciones y dar de baja, como de control interno, al tener un

detalle fácilmente manipulable y muy probablemente con información limitada en cuanto a la

ubicación de dichos bienes.

Dados estos antecedentes se torna fundamental la implementación de un software que

permita incluir de manera detallada cada uno de estos bienes.

XII

Índice General

Caratula ...................................................................................................................................... I

Certificado Sistema Anti Plagio............................................................................................... III

Certificación del Tutor ............................................................................................................. IV

Renuncia De Derechos De Autor .............................................................................................. V

Agradecimiento ........................................................................................................................ VI

Dedicatoria ............................................................................................................................. VII

Resumen ................................................................................................................................... IX

Abstract ..................................................................................................................................... X

Introducción ............................................................................................................................. XI

Índice general ......................................................................................................................... XII

Índice de tablas ...................................................................................................................... XV

Índice figuras ...................................................................................................................... XVII

CAPÍTULO I ............................................................................................................................. 1

PROBLEMA .............................................................................................................................. 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................................... 1

FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ............................................... 2

JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................... 3

OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... 4

HIPÓTESIS GENERAL .......................................................................................................... 5

OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES ........................................................................ 6

CAPÍTULO II ............................................................................................................................ 7

MARCO REFERENCIAL ......................................................................................................... 7

ANTECEDENTES .................................................................................................................. 7

XIII

MARCO TEORICO ............................................................................................................... 8

MARCO CONTEXTUAL ...................................................................................................... 15

MARCO CONCEPTUAL ...................................................................................................... 18

MARCO LEGAL ................................................................................................................. 20

CAPÍTULO III ......................................................................................................................... 33

MARCO MÉTODOLÒGICO .................................................................................................. 33

DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN. ........................................................................................ 33

TIPO DE LA INVESTIGACIÓN. ............................................................................................. 33

POBLACIÓN Y MUESTRA. ................................................................................................. 33

TECNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN. ............................................................. 34

ANALISIS DE LOS RESULTADOS. ....................................................................................... 34

CAPÍTULO IV......................................................................................................................... 65

LA PROPUESTA .................................................................................................................... 65

TEMA ............................................................................................................................... 65

PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO. .............. 65

JUSTIFICACIÓN DE LA OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA DE PROPIEDADES. .......................... 65

OBJETIVOS ....................................................................................................................... 67

FUNDAMENTO DEL TEMA PROPUESTO .............................................................................. 68

PROPUESTA DE POLITICA CONTABLE ............................................................................... 68

ESTRUCTURA DE LOS NIVELES JERÁRQUICOS DE RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN,

REVISIÓN Y APROBACIÓN ................................................................................................ 70

DESCRIPCIÓN DE LAS RESPONSABILIDADES. .................................................................... 71

PROPUESTA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS PROPIEDADES, PLANTA Y

EQUIPO ................................................................................................................................. 74

CREACIÓN DE CÓDIGOS DE LOS ÍTEMS DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO. ................. 77

XIV

CONOCIMIENTO DEL SOFTWARE....................................................................................... 77

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE USO DEL SISTEMA PARA EL USUARIO ........................... 81

CRONOGRAMA ................................................................................................................. 86

COSTO – BENEFICIO DE LA EJECUCIÓN DEL SOFTWARE ................................................... 86

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...................................................................... 89

CONCLUSIONES ................................................................................................................ 89

RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 90

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................. 91

APÉNDICE......................................................................................................................... 94

XV

Índice de Tablas

Tabla 1. Cuadro de Operacionalización de las Variables..................................................... 6

Tabla 2. Proporción de los activos fijos con relación a los activos totales, período 2010-

2014 ....................................................................................................................... 35

Tabla 3. Resumen de los activos totales del Estado Financiero del período 2010 al 2014 35

Tabla 4. Resumen del costo y depreciaciones acumuladas de las cuentas contables de

propiedades del período 2010 al 2014 .................................................................. 36

Tabla 5. Resumen del costo de la propiedad, planta y equipo según detalle en Excel del

2010 al 2014 .......................................................................................................... 42

Tabla 6. Resumen de la depreciación acumulada de la propiedad, planta y equipo según

detalle en Excel del 2010 al 2014 ......................................................................... 43

Tabla 7. Cuestionario de Control Interno ........................................................................... 44

Tabla 8. Matriz de riesgo de control interno bajo componentes ........................................ 48

Tabla 9. Listado de activos intangibles considerados como propiedad, planta y equipo –

equipos de computación ........................................................................................ 54


equipos de oficina ................................................................................................. 55


muebles y enseres.................................................................................................. 55

Tabla 12. Listado de activos con valor inferior a $100 considerados como propiedad,

planta y equipo – muebles y enseres ..................................................................... 56

Tabla 13. Matriz de evaluación de factores internos .......................................................... 62

Tabla 14. Matriz de evaluación de factores externos ......................................................... 63

Tabla 15. Políticas contables de la cuenta Propiedades ..................................................... 69

XVI

Tabla 16. Manual de procedimientos para el control de Propiedades ................................ 74

Tabla 17. Manual de procedimiento para uso del sistema ................................................. 81

Tabla 18. Cronograma de actividades para la ejecución del software ............................... 86

Tabla 19. Presupuesto por adquisición del software .......................................................... 87

XVII

Índice de Figuras

Figura 1. Organigrama estructural ...................................................................................... 16

Figura 2. Política contable Camposantos del Ecuador S.A. ................................................ 50

Figura 3. Matriz de evaluación de factores externos e internos .......................................... 63

Figura 4. Piramide estructural de responsabilidad de control ............................................. 71

Figura 5. Flujograma del proceso de responsabilidad de control ........................................ 74

Figura 6. Flujograma de manual de procedimientos ........................................................... 76

Figura 7. Flujograma de proceso del uso del sistema ......................................................... 85

1

Capítulo I

Problema

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En cualquier empresa nacional o extranjera de naturaleza comercial, industrial o de

servicios es importante tener un adecuado control de los recursos que representan una

inversión, este es el caso de las propiedades, planta y equipo que se vuelven prescindibles ya

que es imposible operar sin ellos.

No obstante, en el Ecuador, existen empresas que, teniendo la capacidad económica

de adquirir una buena herramienta tecnológica, pero que, por no estar correctamente

informados, no son conscientes que sus recursos están siendo expuestos a situaciones que

pueden afectar sus finanzas.

Actualmente hay diversidad de sistemas informáticos que brindan la posibilidad de

llevar la información de manera confiable. Es el caso de la compañía Camposantos del

Ecuador S.A., tiene un problema de registro y control de sus activos fijos que ha generado

incertidumbre sobre la razonabilidad de sus saldos, debido a que la empresa cuenta con un

software contable el cual es usado para el control de otras cuentas que no incluye la

propiedad, planta y equipo cuyo control es llevado en hojas electrónicas de Excel y no existe

manuales que sirvan para llevar un control de la cuenta. Estos valores que salen de esas hojas

de cálculos, no son confiables y pueden causar una representación errónea en los estados

financieros de la empresa. Por lo que le representa mucha dificultad al contador llevar de esta

forma el control de esas partidas y más el tiempo que le lleva detectar los errores y

corregirlos.

2

Estas hojas de cálculo, llevadas períodos tras períodos da ocasión a errores que puede

cometer el usuario como, olvido de depreciar, o formulas mal elaboradas o aplicadas, copias

inadecuadas de celdas, etc. Es decir, no es un instrumento seguro para manejar una cantidad

importante de movimientos de las partidas de propiedad, planta y equipo.

Adicionalmente, en la empresa Camposantos del Ecuador, no se ha dado

cumplimiento fiel a las Normas Internacionales de Información Financiera, pues las políticas

contables de la empresa no se encuentran adecuadamente elaborados y carecen de

información, por lo cual no han sido técnicamente aplicados a los activos fijos que posee la

entidad.

La compañía no tiene manuales de procedimiento de funciones con respecto a la

cuenta de propiedades, planta y equipo y en lo que respecta al control interno, hay una

deficiencia para asegurar a cabalidad el control de estos activos.

El departamento de auditoria interna de Camposantos del Ecuador S. A., en sus

informes ha hecho observaciones de la importancia de la utilización de un software para

hacer eficiente este proceso de análisis de los activos fijos, pues las hojas de Excel son menos

confiables, teniendo que conformarse con los montos que le proporciona el contador a partir

de esa singularidad.

FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

¿Cómo el control interno de la cuenta propiedad, planta y equipo que es llevado en

Excel afecta a los estados financieros de la empresa Camposantos del Ecuador S.A?

¿Cómo se encuentra la situación contable de la propiedad, planta y equipo?

¿Qué manuales, políticas y controles sobre propiedad, planta y equipo existen en la

empresa?

¿Cómo se mejoraría el control interno de la propiedad, planta y equipo?

3

JUSTIFICACIÓN

Justificación teórica.

Este proyecto se apoya en los fundamentos teóricos de las normas contables vigentes,

en las Normas de Auditoría y las guías de autores de libros contables importantes para el

contador.

Las Normas Internacionales de Contabilidad vigentes en el Ecuador busca que las

entidades presenten sus estados financieros con saldos razonables, pero con lo acontecido en

el planteamiento del problema la empresa Camposantos del Ecuador, ha tenido errores

durante el manejo de las propiedades planta y equipo con lo cual se ha invertido tiempo en

buscar las correcciones de dichas cuentas para la presentación de sus propiedades.

Los métodos que existen para salvaguardar los activos fijos, son muchos, pero lo más

importante es tener identificado donde se encuentra funcionando el activo fijo, llevar un

correcto control contable y sustentado con sus facturas, realizar periódicamente observación

física, etc.

Para optimizar el registro, análisis y control de las propiedades, planta y equipo en una

empresa se necesita contar con un manual de procedimiento de funciones, una política

contable, una buena delegación de funciones y de gran importancia el uso de los sistemas

informáticos, el cual permite llevar un correcto control contable, llevar al día su deterioro por

uso o por tiempo, tener identificado el departamento donde se encuentra ubicado dicho bien y

permite codificar los bienes para una posterior observación física, entre muchas cosas más, el

sistema tiene grandes beneficios para la empresa.

Con este estudio podrá comprobar las ventajas de usar la tecnología y así proponer un

punto de vista diferente a la empresa y dé a conocer las bondades del uso tecnológico, la cual

4

disminuye la inversión de tiempo y dinero así como el esfuerzo innecesario para lograr el

resultado buscado.

Justificación metodológica.

Para el logro óptimo de los objetivos de esta investigación, se emplean las entrevistas

como método de obtención de la información relevante con profesionales del área y

conseguir sugerencias. Con esto, se busca descubrir los puntos a mejorar en la organización,

el grado de conocimiento del personal encargado de analizar y revisar la cuenta de propiedad,

planta y equipo, utilizando una investigación de campo, documental y descriptiva.

Justificación práctica.

Este proyecto favorece a la empresa en general, pues le dará tranquilidad a la

gerencia, al recibir información confiable, oportuna y eficaz y así cumplir cabalmente con las

leyes y normas contables.

El uso de un software, los manuales de procedimientos, políticas contables y una

buena delegación de funciones, permitirán al profesional contable responder ágilmente las

necesidades de los usuarios de la entidad, es la combinación idónea para cumplir con las

normas contables siguiendo un proceso establecido y automatizado, facilitando responder a

las necesidades de la empresa.

También se busca que este proyecto sirva al estudiante universitario, como instructivo

educativo para circunstancias similares y estén preparados para saber cómo desenvolverse en

este ámbito de la profesión.

OBJETIVO GENERAL

Proponer la optimización del control interno de la cuenta de propiedad, planta y

equipo para ayudar al registro, análisis y control en la empresa Camposantos del Ecuador.

Objetivos específicos.

5

i. Diagnosticar la situación contable y financiera de los elementos de propiedad, planta y

equipo en los últimos 5 períodos.

ii. Analizar los procedimientos de control, políticas y Normas Internacionales de

Contabilidad que se llevan en la propiedad, planta y equipo y sus debilidades.

iii. Proponer la sistematización de la cuenta, mejorar la política contable y control interno

de la cuenta propiedad, planta y equipo.

Delimitación de la investigación.

Para el desarrollo de este proyecto se tomará como área de estudio la cuenta de

propiedad, planta y equipo de la empresa Camposantos del Ecuador, se analizarán los

mayores contables de los años 2010 – 2014 y el detalle en excel con el que ejecutan los

cálculos de depreciación, así como también la observación de métodos de control interno

existentes sobre estas partidas, para esto se necesitará la colaboración de personal

involucrado en el proceso contable de las propiedades como el gerente financiero, el contador

y su respectivo asistente, también será útil contar con el criterio de quien ejecuta el proceso

de revisión en las áreas de la empresa como es el auditor interno.

HIPÓTESIS GENERAL

Si se mejora el control interno se optimizará el registro, análisis y control de los

elementos de la propiedad, planta y equipo, se facilitará la labor del contador y del auditor en

la revisión y análisis de estas partidas.

1. Variable independiente:

Optimizar el control interno y política.

2. Variable dependiente:

Revisión y análisis de propiedad, planta y equipo.

6

OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES

Tabla 1

Cuadro de Operacionalización de las Variables VARIABLES DEFINICIÓN

CONCEPTUAL

DEFINICIÓN

OPERATIVA

DIMENSIÓN INDICADORES ITEMS O

PREGUNTAS

INSTRUMENTOS TECNICA

INDEPENDIENTE

Optimizar el

control interno y

política.

Comprende control

interno, Política,

manuales y

procedimientos.

Desarrollo de

habilidades

investigativas

como

investigación de

campo y

documental.

Desarrollo de la

cultura investigativa

en el propio sitio

donde se encuentra

el objeto del

estudio.

Conocimiento sobre

el funcionamiento de

la cuenta

propiedades, plantas

y equipo.

¿Cree usted que se

aplica un

procedimiento

correcto, para el

registro y control

de la propiedad?

¿Es adecuado el

manual de

procedimiento que

utiliza la empresa?

Entrevista Cuestionario

Fomento de la

cultura investigativa

se apoya en fuentes

de subtipos de

información,

bibliográfica,

hemerográfica y

archivística.

Número de

actividades y eventos

análisis de políticas,

estados financieron,

manejo de la cuenta,

etc.

¿Se realiza

inspecciones

periódicas de los

Activos Fijos?


DEPENDIENTE

Revisión y análisis

de propiedad,

planta y equipo.

Anàlisis del control,

interno, políticas,

manuales y

procedimientos.

Medir las

competencias de

los controles

internos, políticas

contables y

entrevistas.

Producciòn

intelectual y

científica de área

contable, cuenta

propiedades, planta

y equipo.

1. Matriz de control

interno.

2. FODA.

¿Cuál es el nivel

de riesgo que

afronta la

compañía?


Nota: Tabla elaborada por el autor del proyecto basado en la investigación realizada.

7

Capítulo II

Marco Referencial

ANTECEDENTES

Según Guerrero Parra y Gil Correa (2006) en su trabajo de investigación titulado

“Diseño de un sistema de control interno para la propiedad planta y equipo de la empresa

industria de restaurantes de comidas limitada (I.R.C.C. limitada)”, planteó como objetivo

general diseñar un sistema de control interno sobre la propiedad planta y equipo, de la

empresa Industria de Restaurantes de Comidas Limitada ( I.R.C.C. Limitada), mediante un

análisis de cada uno de los componentes, y de la información suministrada, para mejorar el

control sistemático y físico de los mismos.

Llegando a la conclusión de que el método mas apropiado para realizar la evaluación

del sistema de control interno es el COSO ya que permitió determinar la viabilidad

económica y técnica del proyecto, además detectaron que el mayor riesgo de la empresa es el

manejo de la información y el suministro de esta para las áreas relacionadas con los procesos

para la propiedad, planta y equipo, para esto y otros riesgos detectados sugirieron mejoras en

el control y los procesos, y se relaciona con la presente investigacion, por tanto, el proyecto

se basa en crear un sistema de control interno para las propiedades, planta y equipo y nos

brindó parámetros y lineamientos para el desarrollo de este proyecto.

Según Salazar Guillen Marta Yolanda (2006) en su trabajo de investigación titulado

“Tratamiento contable de la propiedades planta y equipo bajo el enfoque de Normas

8

Internacionales de Información Financiera en las empresas de cementerios privados

del área metropolitana de San Salvador”, planteó como objetivo general proporcionar una

herramienta útil para el tratamiento contable de las propiedades, planta y equipo y su

presentación en los Estados Financieros.

Llegando a la conclusión de que el 80% de los contadores de empresas de cementerios

privados del área Metropolitana de San Salvador están de acuerdo en que se elabore un

trabajo sobre el tratamiento contable de las propiedades planta y Equipo en base a Normas

Internacionales de Información Financiera.

Se relaciona con la presente investigación, por tanto, el proyecto se basa en ofrecer

una herramienta útil al momento de contabilizar las propiedades, planta y equipo.

Según Sarmiento Annabell y Muñoz Ruth (2013), en su trabajo de investigación

titulado “Elaboración de un modelo de sistema de control de activos fijos en el Polimédico

Martínez ubicado en la ciudad de Milagro”, planteó como objetivo general determinar si la

incorrecta ejecución de tratamientos médicos se deben a la falta de un modelo de control de

activos fijos que disminuya extravíos, perdidas físicas y monetarias de los bienes existentes

en la entidad.

Llegando a la conclusión que la implementación de este modelo de control de activos

fijos permitirá comprobar las existencias, faltantes y obsolescencias que tiene este centro de

salud dentro de este rubro, mejorando las actividades administrativas de la entidad,

incrementando ganancias y disminuyendo costos.

Se relaciona con la presente investigacion, por tanto, el proyecto busca implementar

un modelo de control de activos para salvaguardarlos.

MARCO TEORICO

Teoría del control interno.

En su significado más amplio de control interno:

9

Comprende la estructura, las políticas, los procedimientos y las cualidades del

personal de una empresa, con el objetivo de: a) proteger sus activos, b)

asegurar la validez de la información, c) promover la eficiencia en las

operaciones, y d) Estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas y

directrices emanadas de la dirección (Mira Navarros, 2006, pág. 11).

Al interpretar los controles:

El control interno, pueden ser caracterizados bien como contables o como

administrativos: a) los controles contables, comprenden el plan de

organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la

salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables, y b)

los controles administrativos se relacionan con la normativa y los

procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa

y el acatamiento de las políticas de la dirección y normalmente sólo influyen

indirectamente en los registros contables (Mira Navarros, 2006, pág. 11).

Según el auditor independiente debe:

Centrar su trabajo en los controles contables por las repercusiones que éstos

tienen en la preparación de la información financiera y, por consiguiente, a los

efectos de las normas técnicas, el control interno se entiende circunscrito a los

controles contables.

Sin embargo, si el auditor cree que ciertos controles administrativos

pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su

revisión y evaluación (Mira Navarros, 2006, pág. 11).

La función del control interno es:

Desarrollar o proporcionar una seguridad razonable en cuanto a la ejecución

de los objetivos para que cumplan las siguientes características: a) eficacia y

10

eficiencia de las operaciones, b) fiabilidad de la información financiera, y c)

cumplimiento de las leyes y normas aplicables (Coopers & Librand e Instituto

de Auditores Internos, 1997, pág. 16)

Objetivo del control interno.

El primer objetivo del control interno:

De acuerdo a las transacciones y al origen del flujo de actividades, ya sea por

componente básico de la actividad empresarial como ventas, compras, costo,

existencias, etc. Deben cumplir con las cuatro fases que son: a) autorización,

b) ejecución, c) anotación, y d) contabilización (Mira Navarros, 2006, pág.

12).

El segundo objetivo del control interno:

Por definición, todo sistema de control interno va estrechamente relacionado

con el organigrama de la empresa. Este debe reflejar la auténtica distribución

de responsabilidades y líneas de autoridad. Las obligaciones de un conjunto de

empleados deben estar atribuidas de tal forma que uno o varios de estos

empleados, actuando individualmente, comprueben el trabajo de los otros

(Mira Navarros, 2006, pág. 12).

El tercer objetivo del control interno es:

Que toda empresa tenga una clara y bien planteada organización y cada uno de

sus miembros tenga un conocimiento apropiado de su función. El control

interno pretende comprender todos los métodos, procedimientos y

disposiciones organizativas adoptadas por una empresa para asegurar, en la

medida de lo posible; a) la salvaguarda de los activos, b) la exactitud y

fiabilidad de los registros contables, y c) promover la eficiencia operacional y

el seguimiento de las políticas de la dirección (Mira Navarros, 2006, pág. 12).

11

Elementos del control interno.

Para que la administración pueda lograr los objetivos de control interno de la

entidad, es necesario aplicar los siguientes elementos:

Ambiente de control.

El ambiente de control sirve de base para todos los otros componentes de la

gestión de riesgos, proporcionando la disciplina y la estructura.

El ambiente de control tiene la estrategia y los objetivos, de estructurar

las actividades del negocio, identificando, evaluando, e interpretando los

riesgos. Es decir que incide sobre el funcionamiento de las actividades de

control, la información los sistemas de comunicación y las actividades de

supervisión. La dirección debe establecerodeterminar el grado de riesgo que

asumirá la organización. Se entiende como grado de riesgo la cantidad de

riesgo que la organización está dispuesta a aceptar para el logro de su objetivo

(Fernandez Menta, 2003, págs. 1-3).

Ajuste de objetivos.

El ajuste de objetivos debe existir antes de que la dirección pueda identificar

los acontecimientos capaces de impedir su logro. La gestión de riesgos permite

asegurar que la dirección tiene un proceso para cumplir o alinear los objetivos

para el logro de la misión y visión de la organización, y que sean compatibles

con el grado de riesgo aceptado por la dirección (Fernandez Menta, 2003,

págs. 1-3).

Identificación de acontecimientos.

La identificación de los acontecimientos es la posibilidad de ocurrencia:

Son los acontecimientos capaces de afectar a la organización, pudiendo los

mismos tener impactos positivos y negativos.

12

Los acontecimientos potencialmente negativos representan un riesgo, el que

requiere de una evaluación y una respuesta por parte de la dirección, que

deben identificar los factores internos como los externos.

Los factores externos incluyen: a) ambiente económico y de negocio,

b) la naturaleza, y los factores políticos sociales y tecnológicos.

Los factores internos tienen en cuenta aspectos tales como:a) las

opciones de la gestión, b) el personal, y c) los procesos (Fernandez Menta,

2003, págs. 1-3).

Evaluación de riesgos.

Es fundamental para la organización evaluar los riesgos que puedan impedir el logro

de sus objetivos:

La evaluación de riesgos comprende una combinación de técnicas cualitativas

y cuantitativas.

Cuando en las técnicas cuantitativas no se posee suficiente información

para sustentar las evaluaciones cuantitativas se utiliza solo técnicas de

evaluación cualitativa, sin embargo, no debemos olvidar que la cuantificación

nos brinda más precisión en la evaluación de los riesgos.

Debemos tener en cuenta que la evaluación no se la puede realizar de

forma individual, debido a esto debemos abarcar los acontecimientos de forma

general que pueden interactúar para crear los impactos de riesgo sobre la

organización (Fernandez Menta, 2003, págs. 1-3).

Respuesta al riesgo.

Según (Fernandez Menta, 2003, págs. 1-3) “Para cada riesgo significativo la dirección

se ve obligada a generar potenciales respuestas. Siempre existirá un riesgo residual,

13

no solo porque los recursos son limitados, sino también debido a la incertidumbre del

futuro y a limitaciones inherentes a otras actividades.”

Actividades de control.

De acuerdo a (Fernandez Menta, 2003, págs. 1-3) “Las actividades de control son las

políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que la respuesta a los riesgos sea

correctamente efectuada. Las actividades de control ocurren en todos los niveles y

funciones de la organización.”

Información y comunicación.

La información:

Tanto interna como externa, debe ser identificada, captada y comunicada en

tiempo y forma para poder así evaluar los riesgos y establecer la respuesta a

los mismos, la información puede ser cualitativa, cuantitativa y deberá ser

transmitida oportunamente para permitir asumir las responsabilidades

individuales (Fernandez Menta, 2003, págs. 1-3).

Supervisión.

La gestión de riesgos (Fernandez Menta, 2003, págs. 1-3) “debe ser supervisada, y tal

supervisión puede hacerse en tiempo real o posterior, siendo la primera forma la más

eficaz.”

Definición de coso.

De acuerdo a (Instituto de Auditores Internos, 2013) “el COSO Committee of

Sponsoring Organizations of theTreadway, es creado con el objeto de ayudar a las

entidades a evaluar y mejorar sus sistemas de control interno, facilitando un modelo

en base al cual pudieran valorar sus sistemas de control interno.”

Estructura de los cinco componentes del COSO:

Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables:

14

La estructura del estándar (Instituto de Auditores Internos, 2013) “se dividía en cinco

componentes: a) ambiente de control, b) evaluación de riesgos, c) actividades de

control, d) información y comunicación, y e) supervisión.”

Matrices de diagnóstico.

Las matrices de diagnóstico son:

Estructuras de datos cuyo objetivo es obtener información acerca de una

institución o empresa con respecto a si misma en lo que a sus procesos,

estructura organizacional y manejo de información se refiere, y con respecto al

contexto en el que se desenvuelve, analizando fortalezas y debilidades y

determinando su estado con respecto a la competencia.

Tales matrices están compuestas por información extraída del entorno y

de la organización misma, y diseñadas de manera tal que generen un resultado

cuantificable que precise, en términos matemáticos, una estadística acerca de

un aspecto específico. Tales resultados son tabulados y constituyen un

argumento sólido para el análisis posterior de una situación (Martínez, s.f.).

Matriz de evaluación del factor interno.

La matriz de evaluación del factor interno:

De acuerdo a (Lic. López Berzunza, 2013) “Suministra una base para analizar las

relaciones internas entre las áreas de las empresas. Es una herramienta analítica de

formulación de estrategia que resume y evalúa las debilidades y fortalezas de áreas

importantes.”

Matriz de evaluación del factor externo.

De acuerdo a (Lic. López Berzunza, 2013), “el análisis de evaluación de factor

externo permitirá a los estrategas resumir y evaluar toda la información externa, como

15

son: las variables ambientales decisivas, predicciones ambientales determinantes y la

matriz de perfil competitivo.”

MARCO CONTEXTUAL

Conocimiento del negocio.

Camposantos del Ecuador S. A., surge como empresa en 1994, luego que sus

accionistas fundadores con la imagen concebida en sus mentes de diferentes parques,

cementerios alrededor del mundo, deciden tomar lo más adecuado de cada uno de ellos y

levantar lo que ahora conocemos como Parque de La Paz, siendo su objeto social la

prestación de servicios a la comunidad, que comprenden cementerios destinados a la custodia

temporal o perpetua de despojos mortales de seres humanos y a la prestación de otros

servicios complementarios de culto religioso (ceremonias litúrgicas y de velación, entierros,

exhumaciones. entre otros).

El cementerio está ubicado en el Km. 13 ½ de la vía León Febres Cordero, empezó

con una extensión de 60 Ha., de las cuales el 25% se terminó en su totalidad y el restante se

encuentra aún en desarrollo. La parte construida se dividió en 5 zonas donde se distribuirían

los diferentes productos a ofrecer, dejando una de las zonas para la edificación de las salas de

velación, cafetería y oficinas.

Parque de La Paz se mantiene en constante crecimiento, lo que le ha permitido llegar a

otras ciudades, cantones y parroquias como: a) Durán con un cementerio de 3 Has, b)

Pascuales con cementerio de 1.3 Has, y c) Fortín con un cementerio de 4 Has.

Camposanto Parque de la Paz Machala cuyo cementerio es de aproximadamente 6

Has, a) Santa Rosa con una superficie aproximada de 4.3 Has, b) Pasaje con una superficie

aproximada 3.2 Has, c) Camposanto Parque de la Paz Daule, y d) Camposanto Parque de la

Paz Babahoyo.

Su misión.

16

Directorio Presidente

Contralor

Vice presidente

Gerente Sistemas Directorio Comercial

Gerente Financiero

Administrador Parque

Gerente General

Gerente Talento Humano

Auditor Interno

Proveer soluciones exequiales de calidad de manera rentable a toda la comunidad.

Su visión.

Construir, operar y comercializar cementerios en todos los mercados donde haya

capacidad de compra.

Visión por mejorar el servicio propuesta por los tesistas.

En máximo 5 años construir nuevas salas de velación para brindar servicios

exequiales en los sectores norte, sur, este y oeste en las diferentes ciudades que no tengan

dicho servicio, con el fin de satisfacer la comodidad de nuestros clientes.

Visión por mejorar los ingresos propuesta por los tesistas

Incrementar las ventas de las diferentes sucursales de la compañía en un porcentaje de

10% anual.

Organigrama estructural.

Mediante una representación gráfica presentamos el organigrama estructural de la

compañía Camposantos del Ecuador:

Figura 1. Organigrama estructural Imagen obtenida de la empresa Camposantos del Ecuador – departamento de gestión

Conocimiento del software contable.

17

Microsoft Dynamics GP es un sistema de contabilidad financiera para pequeñas y

medianas empresas que se ha expandido para abarcar una gama de funcionalidades cada vez

más consistente con una planificación completa de recursos empresariales (ERP) de la suite.

El producto se ha extendido por una amplia red de socios se centraron en una serie de

mercados verticales. Microsoft Dynamics GP fue desarrollado originalmente por Great Plains

Software basado en Dakota del Norte y fue adquirida por Microsoft en 2001. La última

versión, Microsoft Dynamics GP 2010, fue lanzado en abril de 2010.

Microsoft Dynamics GP tiene aplicaciones para la gestión financiera, gestión de

recursos humanos, la planificación de la fabricación, gestión de la cadena de suministro,

servicios de campo, inteligencia de negocios, colaboración, cumplimiento y gestión de TI. La

edición Advanced Management contiene características adicionales que no se encuentran

dentro de la edición Business Essentials. También hay módulos a la carta que se pueden

comprar por separado, junto con cientos de aplicaciones de terceros de proveedores de

software independientes (ISV), que se pueden añadir al sistema para satisfacer las

necesidades adicionales.

Campoecuador actualmente registra sus transacciones, mediante el sistema Microsoft

Dynamics GP, por el que se paga una cuota anual por concepto de renovación y

mantenimiento de licencias, el cual fue implementado en la empresa a fines del año 2006,

abastecido por una empresa del Grupo Más llamada Métodos Avanzados Industriales y de

Sistemas Cognos Cía Ltda. Cuya matriz se encuentra en Quito, pero también cuenta con

oficinas en Guayaquil.

A pesar que la empresa tiene un departamento de soporte y desarrollo que ayuda a los

usuarios a resolver inconvenientes que se presentan con los distintos hardware y software, en

ocasiones es necesaria la intervención de personal de esta empresa externa para solucionar

errores involuntarios que cometen los usuarios en el sistema; o, también en casos de asesorías

18

por implementaciones o modificaciones que debieran realizarse por distinta razones; sean

estas en su mayoría por variaciones en la presentación de información tributaria o mejoras en

los procesos de control.

MARCO CONCEPTUAL

Definición de propiedad, planta y equipo.

Las propiedades, planta y equipos se encuentran constituidos por bienes

tangibles propiedad de la entidad que llenen los siguientes requisitos: a) que

estén destinados a la producción de la renta, b) que se tenga el propósito de

utilizarlos, no de venderlos, y c) que su vida útil sea superior a un año.

Ejemplo de este tipo de activos son terrenos, inmuebles, maquinarias,

equipos, vehículos, instalaciones, muebles y enseres. Sin embargo, si la

empresa es propietaria de este tipo de bienes, pero no los utiliza en la

producción de la renta, no se clasifican dentro de este rubro, sino como, otros

activos (Bernal Niño, 2004)..

Cuestionario.

De acuerdo a (Contraloría General del Estado Bolivia, 2008), “los cuestionarios

constituyen los programas de trabajo debido a que establecen los controles sujetos a

relevamiento mediante indagaciones y pruebas de recorrido. Así mismo, la

comprobación del funcionamiento de los controles se desarrolla a través de

inspecciones.”

Análisis foda.

El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación

actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un

diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los

objetivos y políticas formulados (Glagovsky, 2001).

19

Terminologia.

El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras

fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (en inglés SWOT: strenghts,

weaknesses, oportunities, threats). De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas

como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar

directamente sobre ellas. En cambio, las oportunidades y las amenazas son externas,

por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas (Glagovsky, 2001).

Fortalezas.

Son las capacidades especiales (Glagovsky, 2001). “con que cuenta la empresa, y por

los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se

controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan

positivamente, etc.”

Oportunidades.

Son aquellos factores que (Glagovsky, 2001) “resultan positivos, favorables, explo-

tables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que

permiten obtener ventajas competitivas.”

Debilidades.

Son aquellos factores que (Glagovsky, 2001), “provocan una posición desfavorable

frente a la competencia. Recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen,

actividades que no se desarrollan positivamente, etc.”

Amenazas.

Son aquellas situaciones que (Glagovsky, 2001), “provienen del entorno y que pueden

llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.”

Políticas contables.

Las políticas contables por definición son:

20

Las convenciones, reglas y acuerdos necesarios para que la empresa pueda

determinar cómo va a reconocer, medir, presentar y revelar sus transacciones;

estas políticas contables definen qué tratamiento darle en los estados

financieros a cada tipo de transacción en un período determinado (NIC 8

Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores., 2012).

MARCO LEGAL

Reconocimiento de propiedades.

Reconocimiento de propiedades bajo normas internacionales.

Para reconocer un activo:

Aplicamos los siguientes conceptos: a) es probable que la entidad obtenga los

beneficios económicos futuros derivados del mismo; y b) el costo del

elemento puede medirse con fiabilidad.

La Norma no establece la unidad de medición para propósitos de

reconocimiento, por ello, se requiere la realización de juicios para aplicar los

criterios de reconocimiento a las circunstancias específicas de la entidad.

Podría ser apropiado agregar partidas que individualmente son poco

significativas, tales como moldes, herramientas y troqueles, y aplicar los

criterios pertinentes a los valores totales de las mismas (IFRS, NIC 16

Propiedades, Planta y Equipo, 2012).

Reconocimiento tributario de un activo.

El reconocimiento de la propiedad, planta y equipo según la norma tributaria

vigente en el Ecuador solo será legítimo si se encuentra respaldado por el

comprobante de venta que cumpla con los requisitos del reglamento de

comprobante de venta y retención (Ley de Regimen Tributario Interno, 2015,

pág. 12).

21

Reconocimiento de un ingreso por venta de un activo fijo.

De acuerdo a la (Ley de Regimen Tributario Interno, 2015, pág. 9), “el

reconocimiento de ingreso por venta de un activo fijo será exonerado de impuestos a

la renta, cuando la empresa realice de forma ocasional la venta de inmuebles y su

actividad económica no se dedique a dicho concepto.”

Clasificación de la propiedad, planta y equipo.

La norma no establece la unidad de medición para propósitos de

reconocimiento, por ejemplo, no dice en qué consiste una partida de

propiedades, planta y equipo. Por ello, se requiere la realización de juicios

para aplicar los criterios de reconocimiento a las circunstancias específicas de

la entidad. La clasificación de las propiedades, planta y equipo se determinan

de la siguiente manera (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012).

Muebles.

Basándonos en términos legales, para la clasificación de la distinción de que

son partidas consideradas como muebles, las que pueden transportarse de un

lugar a otro, sea moviéndose por sí mismas, como los animales (que por eso se

llaman semovientes), sea que sólo se muevan por una fuerza externa, como las

cosas inanimadas (Codigo Civil, 2005).

Inmuebles.

De acuerdo al (popup, 2011), “los activos fijos de una empresa se clasifican como

bienes inmuebles cuando no son trasladables, es decir, que no se pueden mover de un

sitio a otro.”

Depreciables.

22

“La inmensa mayoría de los activos fijos de una empresa son depreciables debido a

que sufren desgaste o deterioro por el uso a que son sometidos o por el simple

transcurso del tiempo.” (popup, 2011).

No depreciables.

Los Activos Fijos tangibles de planta no depreciables, son los bienes de una

organización que se pueden tocar y palpar y que no pierden su valor por su

uso. El activo clásico en esta clasificación son los terrenos. La tierra

regularmente no pierde valor por su uso, puede valorizarse o desvalorizarse; es

decir puede ganar o perder valor en el mercado, pero no se deprecia, por

ejemplo: a) terrenos, y b) construcciones en proceso (Guzmán Vásquez,

Guzmán Vásquez, & Romero Cifuentes, 2005).

Medición de las propiedades.

Mediciòn en el momento del reconocimiento de propiedades, planta y equipo.

“Un elemento de propiedades, planta y equipo, que cumpla las condiciones para ser

reconocido como un activo, se medirá por su costo” (IFRS, NIC 16 Propiedades,

Planta y Equipo, 2012).

Componentes del costo.

El costo de los elementos de propiedades, planta y equipo comprende: a) su

precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos

indirectos no recuperables, b) todos los costos directamente atribuibles para

que pueda operar, c) la estimación inicial de los costos de desmantelamiento y

retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta,

d) son ejemplos de costos atribuibles directamente: a) los costos de beneficios

a los empleados ¨según se definen (IFRS, NIC 19 Beneficios a los Empleados,

2012)” que procedan directamente de la construcción o adquisición de un

23

elemento de Propiedades, planta y equipo;” b) los costos de preparación del

emplazamiento físico; c) los costos de entrega inicial y los de manipulación o

transporte posterior; d) los costos de instalación y montaje; e) los costos de

comprobación de que el activo funciona adecuadamente; y f) los honorarios

profesionales (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012).

Componentes del costo no atribuibles.

Los siguientes costos no se incluirán en el importe en libros de un elemento de

propiedades, planta y equipo: a) costos incurridos cuando un elemento, capaz

de operar de la forma prevista por la gerencia, todavía tiene que ser puesto en

marcha o está operando por debajo de su capacidad plena; b) pérdidas

operativas iníciales, tales como las incurridas mientras se desarrolla la

demanda de los productos que se elaboran con el elemento; y c) costos de

reubicación o reorganización de parte o de la totalidad de las operaciones de la

entidad (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012).

Medición del costo.

El costo de un elemento de propiedades, planta y equipo será el precio

equivalente en efectivo en la fecha de reconocimiento. Si el pago se aplaza

más allá de los términos normales de crédito, la diferencia entre el precio

equivalente al efectivo y el total de los pagos se reconocerá como intereses a

lo largo del período del crédito, a menos que tales intereses se capitalicen de

acuerdo con la NIC 23.

El costo de dicho elemento de propiedades, planta y equipo se medirá

por su valor razonable, a menos que: a) la transacción de intercambio no tenga

carácter comercial, o b) no pueda medirse con fiabilidad el valor razonable del

24

activo recibido ni el del activo entregado (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y

Equipo, 2012).

Medición después del reconocimiento.

De acuerdo a (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012), “la entidad elegirá

como política contable el modelo del costo del párrafo 30 o el modelo de revaluación

del párrafo 31, y aplicará esa política a todos los elementos que compongan una clase

de propiedades, planta y equipo.”

Modelo del costo.

De acuerdo a la (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012), “con

posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de propiedades, planta y

equipo se registrará por su costo menos la depreciación acumulada y el importe

acumulado de las pérdidas por deterioro del valor.”

Modelo de revaluación.

Con posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de propiedades,

planta y equipo:

Se contabilizará por su valor revaluado cuando pueda medirse con fiabilidad,

menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por

deterioro que haya sufrido. Las revaluaciones se harán con suficiente

regularidad, para asegurar que el importe en libros, en todo momento, no

difiera significativamente.

La frecuencia de las revaluaciones dependerá de los cambios que

experimenten los valores razonables de los elementos de propiedades. Cuando

el valor razonable del activo revaluado difiera significativamente, será

necesaria una nueva revaluación. Algunos elementos de propiedades

experimentan cambios significativos y volátiles en su valor razonable, por lo

25

que necesitarán revaluaciones anuales. Para las propiedades que no

experimientan cambios vólatiles éstos, pueden ser suficientes las

revaluaciones hechas cada tres o cinco años (IFRS, NIC 16 Propiedades,


Contabilización de acuerdo a.

El aumento se reconocerá directamente en otro resultado integral y se

acumulará en el patrimonio, bajo el encabezamiento de superávit de

revaluación.

Cuando se reduzca el importe en libros de un activo como

consecuencia de una revaluación, tal disminución se reconocerá en el

resultado del período. Sin embargo, la disminución se reconocerá en otro

resultado integral en la medida en que existiera saldo acreedor en el superávit

de revaluación en relación con ese activo (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y

Equipo, 2012).

Los impuestos sobre las ganancias, por efectos de la revaluación.

Se contabilizarán y revelarán de acuerdo con la NIC 12 Impuesto a las Ganancias.

Depreciación.

Base legal contable.

Es el proceso contable con el cual se registra el gasto de un activo por el uso

dentro de un período. Se depreciará de forma separada cada parte de un

elemento de propiedades que tenga un costo significativo con relación al costo

total del elemento (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012).

Importe depreciable y período de depreciación.

El importe depreciable de un activo se distribuirá de forma sistemática a lo

largo de su vida útil. El valor residual y la vida útil de un activo se revisarán,

26

como mínimo, al término de cada período anual y si las expectativas difirieren

de las estimaciones previas, los cambios se contabilizarán como un cambio en

una estimación contable, de acuerdo con la NIC 8 Políticas Contables,

Cambios en las Estimaciones Contables y Errores. (IFRS, NIC 16

Propiedades, Planta y Equipo, 2012).

Comienzo y conclusión de la depreciación.

La depreciación de un activo comenzará cuando esté disponible para su uso,

esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias

para operar de la forma prevista por la gerencia.

La depreciación de un activo cesará en la fecha más temprana entre

aquélla en que el activo se clasifique como mantenido para la venta, y la fecha

en que se produzca la baja en cuentas del mismo. Por tanto, la depreciación no

cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso activo, a

menos que se encuentre depreciado por completo (IFRS, NIC 16 Propiedades,


Base legal tributaria de la depreciación.

De acuerdo a la (Ley de Regimen Tributario Interno, 2015, pág. 12), “será reconocido

como un gasto deducible o valido para las leyes vigentes en el Ecuador en los

siguientes casos:”

Depreciación de propiedad, con uso ecológico.

Cuando la empresa compre o adquiera una maquinaria y equipos de energía de

fuente renovable con reducción del impacto ambiental de la actividad

productiva, su depreciación será 100% deducible sin que esta exceda el 5% de

los activos totales. El incremento por revalúo de dicha adquisición no será

27

deducible para efectos tributarios (Reglamento de Regimen Tributario Interno,

2015, pág. 54).

Depreciación y adquisición de Vehículo.

Cuando una entidad realice la adquisición de un vehículo que a la fecha de

adquisición no supere los $35,000, la empresa podrá deducir, lo siguiente: a)

intereses por préstamos para la compra del vehículo, b) depreciación o

amortización, y c) tributos a la propiedad del vehículo.

El exceso de dicho valor será considerado no deducible (Ley de

Regimen Tributario Interno, 2015, pág. 18).

Depreciación del resto de propiedades.

De acuerdo a la (Ley de Regimen Tributario Interno, 2015, pág. 18)

La depreciación para el resto de propiedades, planta y equipo solo será

reconocida por las normas vigentes en el Ecuador, cuando: a) no supere los

porcentajes establecidos en la ley tributaria (Reglamento de Regimen

Tributario Interno, 2015, págs. 24-26), b) edificios, naves, aeronaves, barcazas

y similares 5% anuales., c) instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10%

anual, d) vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20%

anual, y e) equipos de cómputo y software 33% anual.

En caso de superar los porcentajes establecidos por dicho reglamento

será considerado como depreciación acelerada.

El método para la depreciación de las propiedades, planta y equipo

autorizado por el Servicio de Rentas Internas es un método que no sea

depreciación acelerada y el único método que no es depreciación acelerada es

el método de línea recta.

28

Para aplicar métodos de depreciación acelerada la entidad previa

deberá pedir autorización al director del SRI.

Cuando un contribuyente haya procedido a la revaluación de activos, la

depreciación correspondiente a dicho revalúo no será deducible, si se asigna

un nuevo valor a activos completamente depreciados, no se podrá volverlos a

depreciar.

Cuando la entidad compre un activo de segunda mano solo se podrá

depreciar los años de vida útil restantes.

Métodos de depreciación.

“El método de depreciación escogido debe representar fielmente el patrón de

consumo o la vida útil de la propiedad, planta y equipo y sus componentes (IFRS,

NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012).”

El método de depreciación aplicado a un activo se revisará, como mínimo, al

término de cada período anual y, si hubiera habido un cambio significativo en

el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos futuros

incorporados al activo, se cambiará para reflejar el nuevo patrón. Dicho

cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de

acuerdo con la (NIC 8 Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones

Contables y Errores., 2012).

Método de línea recta.

La depreciación lineal dará lugar a un cargo constante a lo largo de la vida útil del

activo, siempre que su valor residual no cambie.

El método de la línea recta es el método más sencillo y más utilizado.

Este método supone que la depreciación anual del activo fijo es la misma

durante cada año de su vida útil. Designado por DT depreciación total sufrida

29

por el activo a lo largo de su vida útil del activo en años, entonces la

depreciación anual viene dada por: D=DT/n

La depreciación total se obtiene de con la siguiente fórmula: DT=C-S

O se puede utilizar una fórmula combinada, donde el costo se le disminuye el

valor residual y se divide para el número de períodos, así: D=C-S/n (Vidaurri

Aguirre, 2008).

El método de depreciación decreciente.

El método de depreciación decreciente en función del saldo del elemento dará lugar a

un cargo que irá disminuyendo a lo largo de su vida útil.

Tenemos dos enfoques de depreciación decreciente, estos son:

La suma de números dígitos.

También conocida como depreciación acelerada, donde la depreciación del

período se lo obtiene, multiplicando el importe depreciable (costo del activo

fijo- valor residual) por el porcentaje de depreciación asignado.

El porcentaje de depreciación asignado es igual al período de

depreciación (de mayor a menor) dividido para la sumatoria de la vida útil

estimada (Charco, 2012).

Doble cuota sobre valor en libros.

Denominada así, porque el valor decreciente coincide con el doble del valor

obtenido mediante el método de la línea recta. En este enfoque de la

depreciación decreciente no se toma en cuenta el valor residual al momento de

determinar la depreciación del período (Charco, 2012).

30

Método de la suma de los dígitos del año.

Este es un método de depreciación acelerado, en el cual la depreciación es

mayor en los primeros años de vida del activo fijo, disminuyendo en los años

subsecuentes.

Si DT es la depreciación total o base a depreciar de un activo fijo,

entonces la depreciación anual viene dada por: D=(DT)(F).

En donde F es una fracción cuyo denominador es la suma de los años

de la vida útil del activo; de ahí el nombre de este método. Por ejemplo, si la

vida útil de un activo es de 5 años, entonces el denominador de la fracción F

es 1 + 2 + 3 + 4 + 5=15.

Si n años es la vida útil de un activo, entonces el numerador de la

fracción para el primer año es n; para el segundo año, el numerador será (n–

1); para el tercer año (n – 2); para el cuarto año (n – 3); y así sucesivamente.

Por ejemplo, para un bien con 5 años de vida útil, las fracciones F serían, a)

5/15 para el primer año, b) 4/15 para el segundo año, c) 3/15 para el tercer

año, d) 2/15 para el cuarto año, y c) 1/15 para el quinto año (Vidaurri Aguirre,

2008).

Doble cuota sobre valor en libro.

Se considera doble cuota sobre el valor en libro, porque el porcentaje

depreciable es multiplicado por 2. Por ejemplo, supongamos que tenemos una

maquinaria que tiene un período de vida útil por 10 años, el porcentaje

depreciable será 100% dividido para los 10 años y multiplicado por 2, este

resultado 20% es aplicado para todos los años por igual. Adicionalmente, el

porcentaje de 20% será aplicado al costo de la maquinaria sin considerar el

valor residual, al final del período de depreciación se aplicará un ajuste para

31

que el valor en libros coincida con el valor residual aplicado por la entidad

(Charco, 2012).

El método de las unidades producidas.

El método de las unidades de producción dará lugar a un cargo basado en la

utilización o producción esperada.

Se utiliza para depreciar la maquinaria y el equipo, los vehículos,

montacargas, etc., ya que es común que estos activos se desgasten en función

de las unidades que producen, es decir, entre más sean las unidades producidas

o las horas de servicio, mayores serán los ingresos generados.

El método de las unidades producidas para depreciar un activo se basa en el

número total de las unidades que puede producir el activo, o el número de

horas que trabajará el activo, o el número de kilómetros que recorrerá, todo

ello de acuerdo con la fórmula.

Este método resulta recomendable para su aplicación en aquellos bienes que

están sujetos a mayor desgaste.

Observamos la fórmula que nos dará la pauta para aplicar el método:(Costo de

adquisición-Valor de desecho)/Unidades Producidas (Rafael, 2010).

Deterioro.

De acuerdo a (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012), “para determinar si

un elemento de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor, la entidad

aplicará la NIC 16 Deterioro del Valor de los Activos.”

En dicha norma se explica cómo debe proceder la entidad para la revisión del importe

en libros de sus activos, cómo ha de determinar el importe recuperable de un activo y cuándo

debe proceder a reconocer, o en su caso, revertir, las pérdidas por deterioro del valor.

Compensación por deterioro del valor.

32

Las compensaciones procedentes de terceros, por elementos de propiedades,

planta y equipo que hayan experimentado un deterioro del valor, se hayan

perdido o se hayan abandonado, se incluirán en el resultado del período

cuando tales compensaciones sean exigibles.

El deterioro del valor o las pérdidas de los elementos de propiedades,

planta y equipo se contabilizarán de forma separada según la NIC 36; la baja

en cuentas de los elementos de propiedades, planta y equipo retirados o de los

que se haya dispuesto por otra vía se contabilizará según lo establecido en esta

Norma; la compensación de terceros por elementos de propiedades, planta y

equipo que hubieran visto deteriorado su valor, se hubieran perdido o se

hubieran abandonado se incluirá en la determinación del resultado del período,

en el momento en que la compensación sea exigible; y el costo de los

elementos de propiedades, planta y equipo rehabilitados, adquiridos o

construidos para reemplazar los perdidos o deteriorados se determinará de

acuerdo con esta Norma (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012).

Baja en cuentas de propiedad, planta y equipo.

De acuerdo a la (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012), “el importe en

libros de un elemento de propiedades, planta y equipo se dará de baja en cuentas: a)

por su disposición; o b) cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros

por su uso o disposición.”

33

Capítulo III

Marco Metodològico

DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN.

Este proyecto aplicará dos tipos de investigación para la obtención de datos, como la

investigación de campo la cual nos permite estudiar las necesidades y problemas en el propio

sitio donde se encuentra el objeto del estudio a efecto de aplicar los conocimientos con fines

prácticos que se pueden manejar con más seguridad y la investigación documental la cual se

apoya en fuentes de subtipos de información, bibliográfica, hemerográfica y archivística, la

primera basándonos en consultas de libros, la segunda en artículos y blogs y la tercera

revisando expedientes, archivos, etcétera.

TIPO DE LA INVESTIGACIÓN.

El tipo de la investigación a emplear en este estudio de factibilidad es no

experimental, ya que se realizará con entrevistas de forma descriptiva y apoyándose en el

criterio de los profesionales para conseguir sugerencias positivas para descubrir los puntos a

mejorar en la organización y alcanzar los objetos positivos en esta investigación.

POBLACIÓN Y MUESTRA.

Limitaciones de la investigación.

Población.

Este proyecto está encaminado al análisis en la empresa Camposantos del Ecuador

S.A.

34

Muestra.

La muestra a analizar son las cuentas que conforman el rubro propiedades, planta y

equipo, se revisará el detalle que contiene los bienes que pertenecen a esta categoría. La

técnica que utilizaremos para seleccionar la muestra será mediante técnicas de auditoría (Mira

Navarros, 2006), “tales como la unidad de muestreo, el cual es el elemento individual de una

población, como, por ejemplo, cada cheque de una relación de cheques depositados en el

banco, cada abono de un extracto bancario, cada factura de ventas o cada saldo de cliente, o

una unidad monetaria.”

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN.

Para el logro óptimo de los objetivos de esta investigación, se emplean las entrevistas

como método de obtención de la información relevante con profesionales del área y

conseguir sugerencias.

También se utilizará cuestionario de control interno, se recopilará la información en

base al método de observación de auditoría.

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS.

Presentación de la situación contable de la propiedad planta y equipo.

Al 31 de diciembre del 2014 el total de sus activos fué de $ 57’480,868.03 dentro de

lo cual se encuentra el rubro de propiedad, planta y equipo sumando $6’912,762.67

equivalente aproximadamente al 12% de los activos totales. Este valor se encuentra reflejado

en 20 cuentas contables atribuibles al costo y 12 cuentas donde se registra la depreciación

acumulada de los mismos.

Hacemos una representación de la magnitud de la partida de propiedad, planta y

equipo con relación al total de activos en los períodos 2010 a 2014:

35

Tabla 2

Proporción de los activos fijos con relación a los activos totales, período 2010-2014

Nota. La tabla presenta las variaciones de las propiedades, planta y equipo con relación a los activos totales, se han

mantenido entre un 12% y 14%, entre todos los períodos analizados

A continuación, presentamos un resumen de los activos totales de la empresa donde

mostramos los saldos según el Estado de Situación Financiera de estas cuentas al cierre de

cada año:

Tabla 3

Resumen de los activos totales del Estado Financiero del período 2010 al 2014

Nota. Se observa que las propiedades, planta y equipo ocupan el segundo lugar de importancia dentro del total de los

activos, siendo los inventarios el rubro de mayor cuantía.

CONCEPTO

2010 2011 2012 2013 2014

Representación porcentual de Propiedad, Planta y Equipo 13% 13% 14% 13% 12%

PERIODOS

CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA

2010 2011 2012 2013 2014

111 CAJA - BANCOS 1.019.273,27 448.459,44 1.106.975,72 2.102.555,58 903.987,16

112 INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES 4.000,00 4.000,00 4.000,00 600.000,00 -

113 CUENTAS Y DOCS. POR COBRAR 3.627.628,91 4.482.054,94 2.160.503,94 8.449.203,23 4.728.173,51

114 INVENTARIO 36.945.828,04 37.610.941,62 38.704.984,35 37.390.823,37 38.213.458,53

115 GASTOS ANTICIPADOS 5.495,25 - - - 5.060,00

12 ACTIVO NO CORRIENTE - - - - -

121 CUENTAS Y DOCS.POR COBRAR A LARGO PLAZO 2.180.504,78 2.207.821,53 43.509,94 - -

122 INVERSIONES PERMANENTES 1.011.616,56 1.011.616,56 1.011.615,56 - 6.615.844,01

123 ACTIVO FIJO TANGIBLE 6.986.099,31 6.978.443,23 6.741.013,40 6.971.207,04 6.912.762,67

13 OTROS ACTIVOS - - - - -

131 CARGOS DIFERIDOS 75.689,69 63.590,69 52.112,08 157.464,69 70.128,85

139 ACTIVOS VARIOS 24.768,23 28.052,32 24.751,37 31.453,32 31.453,30

TOTAL ACTIVOS TOTALES 51.880.904,04 52.834.980,33 49.849.466,36 55.702.707,23 57.480.868,03

PERIODO

36

Tabla 4

Resumen del costo y depreciaciones acumuladas de las cuentas contables de propiedades del período 2010 al 2014


2010 2011 2012 2013 2014

1231 NO DEPRECIABLE 4.647.299,60 4.650.109,86 4.650.109,86 4.630.905,64 4.630.282,14

12310001000001 Act. No Deprec. Pinacoteca 17.266,68 17.266,68 17.266,68 17.266,68 17.266,68

12310002000001 Act. No Deprec. Esculturas 15.246,66 15.246,66 15.246,66 15.246,66 15.246,66

12310003000001 Act. No Deprec. Terreno 4.206.257,19 4.206.257,19 4.206.257,19 4.206.257,19 4.206.257,19

12310005000001 Act. No Depreciables Otros Aurora 17.017,46 19.827,72 19.827,72 623,50 -

12310013000001 No Depreciable Terreno Revaloriz. 391.511,61 391.511,61 391.511,61 391.511,61 391.511,61

1232 DEPRECIABLE 3.882.422,07 4.047.386,11 4.123.692,61 4.674.681,31 4.922.725,27

12320001000001 Act.Deprec. Edificio 2.748.406,97 2.748.406,97 2.748.406,97 2.748.406,97 2.851.556,22

12320001000003 Act.Deprec. Edificio - - - 53.370,48 53.370,48

12320002000001 Act.Deprec. Instalaciones 44.128,43 45.248,43 45.546,87 274.393,21 276.384,64

12320003000001 Act.Deprec. Muebles y Enseres 290.367,87 309.568,35 317.370,07 296.069,70 298.030,28

12320003000002 Act.Deprec. Muebles y Enseres 2.128,00 2.128,00 2.648,80 2.648,80 2.648,80

12320003000006 Act.Deprec. Muebles y Enseres - - - - 728,00

12320004000001 Act.Deprec. Equipos de Oficina 114.362,72 106.384,74 128.081,84 152.706,04 229.523,64

12320004000002 Act.Deprec. Equipos de Oficina - - - - 873,60

12320004000003 Act.Deprec. Equipos de Oficina 344,33 344,33 344,33 344,33 344,33

12320004000006 Act.Deprec. Equipos de Oficina Fortin - - - 574,56 574,56

12320005000001 Act.Deprec. Equipos de Computación y Software 168.833,31 185.849,18 195.991,12 300.683,86 361.934,76

12320005000002 Act.Deprec. Equipos de Computación y Software Dura - - 171,92 171,92 171,92

12320006000001 Act.Deprec. Maquinarias y Equipos 234.341,72 255.548,54 278.088,34 353.614,33 380.009,81

12320006000003 Act.Deprec. Maquinarias y Equipos - - - 2.823,26 2.823,26

12320006000006 Act.Deprec. Maquinarias y Equipos Fortin - - - 5.096,00 -

12320007000001 Act.Deprec. Vehiculos 71.409,45 185.808,30 198.943,08 275.678,58 255.651,70

12320011000001 Deprec.Edfic. Revaloriz. 208.099,27 208.099,27 208.099,27 208.099,27 208.099,27

PERIODO

37

Nota. Esta tabla proporciona los valores de cada cuenta que conforma la propiedad, planta y equipo entre el periodo 2010 – 2014


2010 2011 2012 2013 2014

1233 DEPRECIACION ACUMULADA (1.543.622,36) (1.719.052,74) (2.032.789,07) (2.334.379,91) (2.640.244,74)

12330001000001 Deprec.Acum. Edificio (1.074.451,33) (1.211.871,72) (1.459.844,76) (1.623.277,50) (1.784.339,69)

12330001000002 Deprec.Acum. Edificio (6.065,18) (6.065,18) (6.065,18) (6.065,18) (6.065,18)

12330001000003 Deprec.Acum. Edificio - - - (11.118,92) (13.565,10)

12330002000001 Deprec.Acum. Instalaciones (8.488,45) (12.945,73) (16.792,62) (38.730,77) (66.270,79)

12330003000001 Deprec.Acum. Muebles y Enseres (148.114,75) (156.936,78) (170.013,41) (169.431,75) (152.018,63)

12330003000006 Deprec.Acum. Muebles y Enseres - - - - (30,35)

12330004000001 Deprec.Acum. Equipos de Oficina (59.056,79) (48.208,99) (53.991,03) (67.077,11) (79.282,46)

12330004000006 Deprec.Acum. Equipos de Oficina Fortín - - - (33,53) (91,01)

12330005000001 Deprec.Acum. Equipos de Computación y Software (85.129,25) (76.275,28) (96.476,76) (124.202,86) (165.543,76)

12330006000001 Deprec.Acum. Maquinarias y Equipos (129.752,78) (153.193,56) (178.775,77) (193.045,32) (227.396,76)

12330006000003 Deprec.Acum. Maquinarias y Equipos - - - (1.105,91) (1.364,74)

12330006000006 Deprec.Acum. Maquinarias y Equipos - - - (501,35) -

12330007000001 Deprec.Acum. Vehiculos (32.563,83) (53.555,50) (50.829,54) (99.789,71) (144.276,27)

123 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 6.986.099,31 6.978.443,23 6.741.013,40 6.971.207,04 6.912.762,67

PERIODO

38

No se aprecia una cuenta, que revele, si alguno de estos activos ha sufrido deterioro,

debido a que en la política de la compañía especifican que se reconocerá el deterioro siempre

y cuando exista un indicio de aquello; también mencionan que los terrenos y edificios son

valorados en función al avalúo pericial, mientras que los demás grupos de activos se

presentan en función al costo.

Componentes de la propiedad, planta y equipo.

La entidad posee activos en los diferentes grupos de la propiedad, planta y equipo,

como son:

Pinacoteca.

Es un espacio destinado a la exposición de obras artísticas de carácter pictórico. Estas

obras fueron pintadas por diferentes artistas como Mafaldo, Valdez, Lara, Romel Vera; en su

mayoría se encuentran ubicadas en las salas de velación del Camposantos de la Aurora. Este

grupo de activos se encuentra valorado al costo.

Esculturas.

Es una realidad plástica que posee a la vez un contenido mental. La empresa las tiene

ubicadas en las diferentes salas de velación de la Alborada, la Aurora y Durán. Este grupo de

activos se encuentra valorado al costo.

Terrenos.

Representa todos aquellos sitios o espacios de tierra propiedad de la compañía. En

este caso, para efectos contables se encuentran, debidamente identificados como inventarios

los terrenos que son usados para la venta de los diferentes productos; mientras que los

terrenos que son ocupados por edificaciones como por ejemplo las oficinas administrativas,

bodegas están clasificadas dentro de los activos fijos. Los terrenos son valorados por el

modelo de revaluación, su último revalúo fue en el año 2008, posterior a esto no se han

efectuado ajustes por revaluación.

39

Edificios.

La partida de edificios en los activos fijos comprende puntualmente los adquiridos por

la entidad para uso administrativo y almacenes. Esto está diferenciado de las edificaciones

concernientes al negocio fúnebre (destinados a la venta), reconocidas en inventarios. Estos se

encuentran valorados por el modelo de revaluación, su último revalúo fue en el año 2008,

posterior a esto no se han efectuado ajustes por revaluación.

Maquinarias y equipos.

Son todas aquellas maquinarias y equipos que tiene la empresa para la realización de

sus actividades comerciales correspondientes a fabricación, modificación o servicios. La

mayoría de estos son equipos pesados que posee la empresa para los diferentes trabajos de

mantenimiento u obras que se dan en los distintos camposantos. Este grupo de activos se

encuentra valorado al costo.

Mobiliario y equipos de oficina.

Está compuesto por todos aquellos muebles y enseres que sean propiedad de la

empresa y que son utilizados en áreas de producción o servicios, entre ellos se mencionan

anaqueles, escritorios, archivos, sillas, entre otros. Este grupo de activos se encuentra

valorado al costo.

Equipos de computación.

Compuesta por todos los equipos de computación propiedad de la compañía,

computadoras, sistemas informáticos, etc. Este grupo de activos se encuentra valorado al

costo.

Vehículos.

Son los vehículos que tiene la empresa para usos diferentes al reparto de mercancía y

traslados varios.

40

La empresa posee en este grupo motos que mayormente son utilizadas para efectuar

las distintas cobranzas a los clientes, y, vehículos usados para trasladar a los clientes desde

las salas de velación a los distintos camposantos en las prestaciones de los servicios

funerarios. Este grupo de activos se encuentra valorado al costo.

Instalaciones.

Conjuntos de elementos propiedad de la empresa que junto con la maquinaria y el

mobiliario intervienen de forma directa o indirecta en la transformación, distribución o ventas

de las materias primas, producto semi elaborado o elaborados resultantes de la actividad

habitual de la misma. Cuenta de activo que recoge el costo de adquisición de estos elementos

en su debe y en el haber las amortizaciones efectuadas sobre el mismo. Este grupo de activos

se encuentra valorado al costo.

Una vez hecha la introducción a cada uno de los grupos de bienes que posee la

empresa presentamos la manera en que estos son controlados y valorados.

La Empresa controla los bienes que conforman la propiedad, planta y equipo,

mediante una hoja de cálculos electrónica (Excel), este detalle es actualizado mes a mes y es

utilizado al momento de efectuar, las transacciones contables, tales como las cargas al gasto

por depreciaciones; así como también al efectuar bajas de los mismos por culminación de su

vida útil o venta.

El detalle incluye varias columnas, entre las más destacadas tenemos el tipo de activo,

la cuenta contable a la que corresponde, la fecha de adquisición, total de meses depreciados,

características del bien adquirido, área a la que fue asignado, porcentaje de depreciación,

costo, depreciación acumulada y mensual.

Cabe mencionar que este reporte no es evaluado, revisado, ni aprobado,

mensualmente por un personal de mayor jerarquía en el departamento contable, el cual es

41

revisado o chequeado a fin de año por el presupuesto anual de la empresa, por lo cual el

control que lleva la compañía de esta cuenta de propiedad, planta y equipo, es basado en la

confianza hacia el personal encargado de dicho rubro.

Presentamos a continuación un resumen de los períodos anteriores de la hoja de

cálculo electrónica (Excel), que maneja la compañía, con la cual controla dicho rubro y cuyo

saldo al cierre de cada ejercicio económico, es el siguiente:

42

Tabla 5

Resumen del costo de la propiedad, planta y equipo según detalle en Excel del 2010 al 2014

Nota. Con la información proporcionada por el departamento contable de la compañía determinamos los respectivos totales mostrados en la tabla 5, el cual presenta un incremento en la

adquisión de propiedades; en comparación a los períodos anteriores al 2014 muestra un incremento de más del 100%

CUENTAS NOMBRE DE LA CUENTA

2010 2011 2012 2013 2014

12310001000001 Pinacoteca 17.266,68 17.266,68 17.266,68 17.266,68 17.266,68

12310002000001 Escultura 15.246,66 15.246,66 15.246,66 15.246,66 15.246,66

12310003000001 / 0013 Terreno No Depreciable 4.597.768,80 4.597.768,80 4.597.768,80

12310005000001 Act. No Depreciables Otros 19.827,72 2.810,26 2,00

12320001000001 Edificio 2.748.406,97 2.748.406,97 2.748.406,97 2.748.406,97 2.851.556,22

12320001000003 Edificio Pascuales 53.370,48

12320002000001 Instalaciones 44.518,99 45.638,99 46.110,72 274.393,21 276.384,64

12320003000001 Muebles Enseres y Equipos 290.261,33 310.832,41 318.400,45 296.764,10 298.030,28

12320003000002 Muebles Enseres y Equipos Durán 2.128,00 2.128,00 3.343,20 2.648,80 2.648,80

12320003000006 Muebles Enseres y Equipos Fortín 728,00

12320004000001 Equipos de Oficina 102.530,68 108.657,37 115.933,65 152.706,04 229.523,64

12320004000002 Equipos de Oficina Durán 873,60

12320004000003 Equipos de Oficina Pascuales 344,33 344,33 344,33 344,33 344,33

12320004000006 Equipos de Oficina Fortín 574,56 574,56

12320005000001 Equipos de Computación 139.336,39 175.309,85 192.512,94 300.683,86 361.934,76

12320005000002 Equipos de Computación Durán 171,92 171,92 171,92

12320005000003 Equipos de Computación Pascuales 3.328,64

12320006000001 Maquinarias 232.001,95 253.208,77 278.087,37 353.614,33 380.010,81

12320006000003 Maquinarias Pascuales 2.823,26

12320006000006 Maquinarias Fortín 4.420,00 5.096,00

12320007000001 Vehiculo 75.220,66 185.807,30 198.943,08 275.678,58 255.651,70

12320011000001 Revaluo Edificios 208.099,27

TOTAL COSTO ADQUISICIÓN 3.667.262,63 3.862.847,32 8.560.113,12 9.044.175,10 9.553.010,40

PERIODO

43

Tabla 6

Resumen de la depreciación acumulada de la propiedad, planta y equipo según detalle en Excel del 2010 al 2014

Nota. La tabla muestra en resumen la depreciación acumulada, la cual no coincide con la información del Estado de Situación Financiera (Véase Tabla 4).

CUENTAS NOMBRE DE LA CUENTA

2010 2011 2012 2013 2014

12310005000001 Act. No Depreciables Otros - (2.134,30) (2,06)

12330001000001 Edificio (1.080.516,48) (1.217.936,83) (1.355.357,18) (1.492.777,53) (1.630.197,88)

12330001000003 Edificio Pascuales (13.787,37)

12330002000001 Instalaciones (8.581,44) (13.036,67) (16.921,23) (42.003,54) (69.543,57)

12330003000001 Muebles Enseres y Equipos (159.783,98) (168.381,69) (181.317,35) (180.682,36) (162.600,94)

12330003000002 Muebles Enseres y Equipos Durán (635,04) (847,84) (1.082,34) (1.347,22) (1.612,10)

12330003000006 Muebles Enseres y Equipos Fortín (24,27)

12330004000001 Equipos de Oficina (59.598,32) (62.789,09) (52.060,09) (64.955,16) (77.560,78)

12330004000002 Equipos de Oficina Durán (21,84)

12330004000003 Equipos de Oficina Pascuales (25,82) (60,26) (94,69) (129,12) (163,56)

12330004000006 Equipos de Oficina Fortín (33,52) (86,18)

12330005000001 Equipos de Computación (65.815,48) (63.990,78) (95.213,43) (121.552,30) (163.157,14)

12330005000002 Equipos de Computación Durán - (57,30) (114,60)

12330006000001 Maquinarias (129.752,25) (153.210,89) (179.156,53) (193.300,52) (229.255,80)

12330006000003 Maquinarias Pascuales (1.388,10)

12330006000006 Maquinarias Fortín (73,67) (538,20)

12330007000001 Vehiculo (36.194,12) (57.187,75) (55.106,84) (104.067,24) (148.582,73)

12330011000001 Revaluo Edificios (162.577,55)

TOTAL DEPRECIACIÓN ACUMULADA (1.540.902,94) (1.737.441,79) (1.936.383,34) (2.203.578,32) (2.660.676,48)

PERIODO

44

Efecto tributario de las transacciones de propiedad, planta y equipo.

La empresa no ha realizado un revaluó posterior desde su implementación por primera

vez a las NIIF. Los libros contables no presentan activos ni pasivos diferidos que provengan

de los elementos de propiedad planta y equipo.

Análisis del control interno de la propiedad, planta y equipo.

El control interno de la cuenta de propiedad, planta y equipo, busca cumplir con la

eficacia y eficiencia en las operaciones, veracidad de la información financiera y operativa,

proteger los recursos de la entidad, cumplir con leyes y normas, así como prevenir los errores

e irregularidades que se pudieran presentar en dicho proceso.

La empresa no tiene definido por escrito quien es el responsable de revisar y aprobar

los registros que efectúa el asistente contable.

La empresa no cuenta con un manual de políticas contables adaptado a NIIF, tampoco

con un manual de procedimientos de control interno de la propiedad, planta y equipo.

Hemos desarrollado un cuestionario para el análisis del control interno de la

propiedad, planta y equipo en la entidad, las respuestas obtenidas son en base a

conversaciones mantenidas con el personal contable – financiero de la compañía y a las

entrevistas realizadas.

Tabla 7

Cuestionario de Control Interno CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ÁREA: PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

REALIZADO POR: ISRAEL D´STTEFFANO Y SANDRA CATAGUA

PREGUNTA SI NO OBSERVACIONES

1. ¿Llevan registros detallados

que muestran el costo y la

depreciación acumulada de las

distintas partidas de la propiedad,

planta y equipo?

X

2. ¿Se cuadran, al menos

anualmente, con las cuentas de

control del mayor?

X Se ha realizado un cuadre del costo y

no de la depreciación acumulada.

3. ¿Es adecuado el manual de

procedimientos que sigue la empresa

en las compras de Activos?

X No debido a que no existe un manual

de procedimientos por escrito, por lo cual

no se puede evaluar las debilidades sin

antes desarrollarlo.

45


procedimientos que sigue la empresa

en las bajas de estos activos?





5. ¿Se llevan registros detallados

de los bienes totalmente amortizados

X


procedimiento que sigue la empresa

con respecto a los beneficios o

pérdidas producidos en las ventas de

las propiedades, planta y equipo?





7. ¿Autorizan y aprueban

personas o comités designados con tal

fin:

¿La adquisición o sustitución de

elementos de activo fijo?

¿Su puesta fuera de servicio?

¿Su venta?

¿El pago de sumas superiores a

las originalmente autorizadas?

X Todas las compras efectuadas llegan

al área contable con el respectivo visto

bueno de aprobacióndel Jefe de área del

departamento que ha realizado la compra,

así mismo existen aprobaciones para la

venta de dichos bienes

8. ¿Existe un método seguro para

diferenciar entre gastos capitalizables

y gastos corrientes de reparación y

mantenimiento?

X No hay política que especifique

procedimiento de diferenciación de

gastos.

9. ¿Se revisan y modifican

periódicamente las tasas de

amortización para ajustarlas a la

realidad?

X No se analiza las depreciaciones con

normas contables, La compañía se basa

en lo especificado por la ley tributaria

10. ¿Existe un control

presupuestario?

X Cada año se presupuesta el rubro de

propiedad, planta y equipo y el área

financiera se encarga de controlar que

cumplan con el presupuesto

11. ¿Se realiza una inspección

física periódica de los bienes del

activo fijo?

X No se realizan inventarios periódicos

12. ¿Tienen definidas las

responsabilidades del control,

revisión de la propiedad, planta y

equipo?

X No hay un procedimiento donde se le

asigne al funcionario la responsabilidad

de mantener un control de la propiedad,

planta y equipo

13. ¿El control de las

estimaciones contables de la cuenta

propiedad, planta y equipo se

encuentra de forma automática?

X Las propiedades, planta y equipo no

se encuentran en procesos sistematizados,

ya que se utiliza una hoja de cálculo

electrónica, para determinar las

estimaciones o cálculos contables.

14. ¿Las propiedades, planta y

equipo se encuentran codificadas?

X El rubro de las propiedades solo se

encuentra codificado por la cuenta

principal, debido a que los activos no se

encuentran sistematizados.

15.- ¿Los gerentes y personal

tienen un alto grado de

responsabilidad, organización y

honestidad?

X

Nota. Esta tabla fue realizada para analizar el control interno que mantiene la compañía sobre las propiedades, planta y

equipo

46

Evaluando el cuestionario del control interno aplicado a los activos de propiedad,

planta y equipo de la Cía. Camposantos del Ecuador, podemos visualizar que el control

interno aplicado es bajo sobretodo en cuanto a las políticas (En otro subtítulo estaremos

analizando a detalle la política), además de esta deficiencia notamos que:

1. no se han realizado los cuadres de la cuenta depreciación acumulada lo que podría

ocasionar variaciones al momento de cargar al gasto las depreciaciones mensuales y al

momento de dar de baja los activos,

2. no existe una política contable que ofrezca las medidas a tomar al momento de

realizar la compra de un bien que forme parte de la propiedad, planta y equipo; el personal

actual conoce el procedimiento a seguir, pero se corre el riesgo de que en caso de realizar

un cambio del personal se omita capacitar adecuadamente al sucesor,

3. tampoco existe una política o procedimiento a seguir al momento de dar de baja estos

activos,

4. continuando con las deficiencias en las políticas y procedimientos del entorno de la

propiedad, planta y equipo, no encontramos un procedimiento que direccione al momento

de registrar la utilidad o pérdida ocasionada al vender uno de estos bienes,

5. la compañía cuenta con una política de propiedad, planta y equipo que no da las

pautas para identificar los valores que pueden ser atribuidos al activo de los valores que

deben ser cargados directamente al gasto por mantenimientos del mismo,

6. no se revisa que los porcentajes de depreciación vayan en torno a la realidad de la

compañía, se usan los porcentajes que ofrece la ley tributaria,

7. no se realizan inventarios periódicos sobre los activos, por lo cual no sabemos si

realmente todos los activos incluidos en el detalle de excel están en funcionamiento,

47

8. no existe un manual de funciones donde se asignen tareas específicas a cada

colaborador, por lo que hay desconocimiento y confusión sobre quién es el encargado de

llevar el control de la propiedad, planta y equipo,

9. la cuenta de propiedades, planta y equipo no se encuentra sistematizada, por lo cual

los procesos se siguen llevando en una hoja de cálculo electrónica, y

10. no han codificado las propiedades, planta y equipo por lo cual no se puede llevar un

control de los bienes.

Matriz de control interno bajo componentes.

En base a los análisis realizados con el cuestionario de control interno, evaluamos el

riesgo inherente determinando el impacto y probabilidad de ocurrencia; así mismo,

evaluamos la eficacia de los controles que existen en la empresa de forma porcentual.

Después del análisis impartido realizamos la Matriz de Riesgo de Control Interno

agrupándolo por los componentes del COSO, a continuación, detallamos el siguiente cuadro:

48

Tabla 8

Matriz de riesgo de control interno bajo componentes

No. Componente Impacto ProbabilidadNivel de

RiesgoPromedio Riesgos Efectividad Promedio

Riesgo

residual

Discusión de los controles

compensatorios

Medio Medio 31. La empresa no cuenta con un manual de procedimientos en

las compras de activos3

Implementar un manual de

procedimientos de compras detallado en

flujogramas

Alto Bajo 42. La empresa no cuenta con un manual de procedimientos

para las bajas de los activos2

Implementar un manual de

procedimientos de bajas detallado en

flujogramas

Alto Bajo 43. La empresa no cuenta con un manual de procedimiento

respecto a los beneficios o pérdidas producidos en las ventas de

las propiedades, planta y equipo

1Implementar un manual de

procedimientos de ventas detallado en

flujogramas

Alto Bajo 44. No existe un método seguro para diferenciar entre gastos

capitalizables y gastos corrientes de reparación y

mantenimiento

1 Actualizar la política contable

Medio Alto 55. No se revisan y modifican periódicamente las tasas de

amortización para ajustarlas a la realidad2

Evaluar periodicamente las tasas de

depreciación

Alto Alto 56. No tienen definidas las responsabilidades del control,

revisión de la propiedad, planta y equipo1 Crear el manual de responsabilidades

Alto Bajo 47.- Los gerentes y personal son personas con estudios

terminados que tiene alto grado de responsabilidad,

organización y honestidad

3Deben actualizar periodicamente al

personal de acuerdo a los cambios de

normativas legales en el país

1

Am

biente

de co

ntrol

1,86 2,294,14

2 Alto Alto

Eva

luac

ión d

e ri

esgo

s

51. No hay matrices de evaluación de riesgo de la propiedad,

planta y equipo aprobadas por la compañía2 2 3

Aprobar un sistema de gestión de riesgos

de la cuenta propiedad, planta y equipo5

Alto Bajo 11. Llevan registros detallados que muestran el costo y la

depreciación acumulada de las distintas partidas de la propiedad,

planta y equipo

3 Establecer por escrito los procedimientos

Medio Alto 52. Se cuadra anualmente la cuenta del costo mas no la de

depreciación2

Establecer mensualmente la revisión del

costo como la depreciación

Medio Bajo 33. Llevan un registro detallado de los bienes totalmente

amortizados3 Llevar el registro sistematizado

Alto Alto 54. Las propiedades, planta y equipo no se encuentran

codificadas1 Identificar cada bien con un código únicoA

ctiv

idad

es d

e co

ntrol

3 3,50 2,25 1,25

49

Nota. En base a los componentes COSO y el cuestionario de control interno se procedió a elaborar una matriz para determinar el riesgo inherente.

En el análisis de la matriz de riesgo de control interno, se determinó que la empresa tiene un riesgo promedio de 4.06 respecto al impacto

y la probabilidad de ocurrencia del riesgo, y de acuerdo a los controles que aplica para controlar el riesgo tiene una efectividad promedio de

2.29, llegando así a determinar que el riesgo neto inherente que la empresa no está cubriendo con controles es de 1.77.

No. Componente Impacto ProbabilidadNivel de

RiesgoPromedio Riesgos Efectividad Promedio

Riesgo

residual

Discusión de los controles

compensatorios

Alto Bajo 41. El proceso de compra y venta de propiedad, planta y equipo

cuenta con un control de revisión y aprobación4 Revisar periódicamente los procesos

Medio Bajo 3 2. Existe un control presupuestario 4Analizar periodicamente las áreas de

mayor consumo

Alto Alto 53. El registro de las cuentas de propiedad, planta y equipo no se

encuentra de forma sistematizada1

Implementar el sistema de propiedad,

planta y equipoIn

form

ació

n y C

omunic

ación

4 4 3 1

Alto Medio 51. No se realiza una inspección física periódica de los bienes del

activo fijo2

Implementar una observación fisica de

forma periódica y aleatoria

Medio Medio 32. No se realiza una evaluación de los procedimientos de

propiedad, planta y equipo de forma periódica2

Crear procedimientos y evaluarlos de

forma periódica

Medio Medio 33. Se realizan auditorias del control de propiedad, planta y

equipo3

Buscar mecanismos que mantengan

actualizados los controles de auditoria y

sus programas de trabajo, evaluar

periodicamente sus papeles de trabajo

1,77 CUADRO No. 2.8

Supervis

ión y

monito

reo

Perfil de riesgo residual

5 3,67 2,33 1,33

50

La política contable de propiedad, planta y equipo de la entidad.

La Entidad para el registro contable y manejo en base a las Normas Internacionales de

Contabilidad implementó una política contable elaborada por ellos, la cual damos a conocer

en este punto para el análisis posterior de dicha política impartida por la empresa.

Presentación de la política contable elaborada por la compañía con la adopción de niif.

Figura 2. Política contable Camposantos del Ecuador S.A. Imagen obtenida de la empresa Camposantos del Ecuador – departamento de gestión

51

Análisis de las deficiencias de la política contable de propiedad, planta y equipo de la

entidad.

Análisis de la política contable.

La política contable de la compañía Camposantos del Ecuador S. A., observamos que

no cumple con los requerimientos de las Normas Internacionales de Contabilidad (IFRS, NIC

1 Presentación de Estados Financieros), debido a esto la implementación de un programa para

el control de la cuenta, corre el riesgo de ser mal empleado, ya que las políticas contables de

la entidad no sigue los lineamientos de las normas y los parámetros que van a servir como

guía al personal encargado del registro de la cuenta propiedad, planta y equipo no están

correctamente estipulados.

La (IFRS, NIC 1 Presentación de Estados Financieros) “establece que las entidades

podrán seleccionar y aplicar las políticas contables de acuerdo a la NIC 8 Políticas Contables,

Cambios en las Estimaciones Contables y Errores.,” la cual da lineamientos a los

administradores de las entidades para que no utilicen su criterio independientemente de la

norma contable.

Detalle de las debilidades de las políticas contables de la compañía.

Las políticas contables adoptadas por la entidad no pueden oponerse con las Normas

Internacionales de Contabilidad, se revela aquí como debilidades, las omisiones o errores en

la política de la compañía.

Deficiencia 1 en base a la NIC 16 propiedad, planta y equipo.

El reconocimiento inicial según la compañía se registra al costo, pero no ha

establecido los componentes para su reconocimiento, así: a) su precio de adquisición,

incluidos los aranceles, los impuestos indirectos no recuperables, después de deducir

cualquier descuento o rebaja del precio, b) todos los costos directamente atribuibles a la

ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la

52

forma prevista por la gerencia, c) la estimación inicial de los costos de desmantelamiento y

retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, la obligación

en que incurre una entidad cuando adquiere el elemento o como consecuencia de haber

utilizado dicho elemento durante un determinado período, con propósitos distintos al de

producción de inventarios durante tal período.

También falta especificar que no forma parte del costo, como ejemplo: a) los costos

de apertura de una nueva instalación productiva; b) los costos de introducción de un nuevo

producto o servicio incluyendo los costos de actividades publicitarias y promocionales; c) los

costos de apertura del negocio en una nueva localización o de dirigirlo a un nuevo segmento

de clientela incluyendo los costos de formación del personal; y d) los costos de

administración y otros costos indirectos generales.

Cuando terminara el reconocimiento de los costos en el importe en libros cuando el

elemento se encuentre en el lugar y condiciones necesarias para operar. Por ello, los costos

incurridos por reprogramación del uso de un elemento no se incluirán.

Como ejemplo los costos que no se incluirá después de haber sido instalada y

funcionando, serán: a) costos incurridos cuando un elemento, capaz de operar de la forma

prevista por la gerencia, todavía tiene que ser puesto en marcha o está operando por debajo de

su capacidad plena; b) pérdidas operativas iníciales, tales como las incurridas mientras se

desarrolla la demanda de los productos que se elaboran con el elemento; y c) costos de

reubicación o reorganización de parte o de la totalidad de las operaciones de la entidad.


La compañía no ha establecido como será la medición del costo, así:

Cuando el precio es un solo pago:

El costo de un elemento de propiedades, planta y equipo será el precio equivalente en

efectivo en la fecha de reconocimiento.

53

Cuando el pago es aplazado:

Si el pago se aplaza más allá de los términos normales de crédito, la diferencia entre el

precio equivalente al efectivo y el total de los pagos se reconocerá como intereses a lo largo

del período del crédito, a menos que tales intereses se capitalicen de acuerdo con la NIC 23.

Cuando la transacción es por cambio no monetario o una combinación:

Pueden haber sido adquiridos a cambio de uno o varios activos no monetarios, o de

una combinación de activos monetarios y no monetarios. El costo de dicho elemento de

propiedades, planta y equipo se medirá por su valor razonable, a menos que; a) la transacción

de intercambio no tenga carácter comercial, b) no pueda medirse con fiabilidad el valor

razonable del activo recibido ni el del activo entregado.


La compañía no ha establecido el valor residual de los activos, así:

El valor residual y la vida útil de un activo se revisarán, como mínimo, al término de

cada período anual y, si las expectativas difirieren de las estimaciones previas, los cambios se

contabilizarán como un cambio en una estimación contable, de acuerdo con la NIC 8

Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores.

Análisis de los activos que cumplen con las condiciones para ser reconocidos como

propiedad, planta y equipo.

Cumpliendo con el objetivo de establecer los parámetros para el uso del sistema de

propiedades, planta y equipo, verificamos que los activos cumplan con los criterios

establecidos en la política de propiedades, para ser reconocidos como tal, basándonos en los

términos que nos ofrece la Norma Internacional de Contabilidad y la política contable

establecida en la compañía, dicha política menciona lo siguiente:

Para ser reconocidos como activos fijos los bienes deben cumplir las

siguientes condiciones: a) sea probable que la empresa obtenga beneficios

54

económicos futuros derivados de su uso, b) el costo del activo pueda ser

valorado con fiabilidad, c) que sea tangible, d) se espere dure más de un

período. e) sea utilizado en la producción de bienes y servicios, para

arrendamiento o para sede administrativa, y f) que el monto del activo sea

superior a $100 (Camposantos del Ecuador S. A., 2011).

Con referencia a lo antes mencionado encontramos varios activos que difieren con

determinadas condiciones de las Normas Internacionales de Contabilidad y la política, así:

Activos intangibles considerados en la propiedad, planta y equipo.

Cuenta Contable: 1-2-3-2-0005-0000-01

Nombre de Cuenta: Activo depreciable equipo de computación

Tabla 9

Listado de activos intangibles considerados como propiedad, planta y equipo – equipos de

computación FECHA DE

ADQUISIC.

DESCRIPCIÓN COSTO DE

ADQUISIC.

DEPREC.

ACUM.

20-ene-12 Licencias Kapersky 2,594.76 -2,522.43

20-ene-12 Licencias Kapersky 330.12 -320.92

16-mar-12 Software Dpto. médico 800.00 -733.26

05-feb-13 Licencias Software E-volution 30,496.48 -18,634.87

04-mar-13 Software Evolution 1era Cuota 4,323.20 -2,521.61

12-mar-13 Serv. Prestados Feb-2013 594.45 -346.73

27-mar-13 Licencias PHD Virtual Hasts Físico 7,840.00 -4,572.88

03-abr-13 Serv. Implementación Soft. Evolution

2da Cuota

4,323.20 -2,401.54

12-abr-13 Serv. Prestados Mzo-2013 305.49 -169.70

02-may-13 Serv. Implementación Soft. Evolution

3era Cuota

4,323.20 -2,281.46

15-may-13 Serv. Prestados Abril-2013 923.91 -487.57

06-may-13 EQUIPOS Y LICENCIAS 43,781.92 -23,104.81

06-jun-13 Serv. ImplementaciónSoft. Evolution 4ta

Cuota

4,323.20 -2,161.38

05-jul-13 Serv. Prestados Implementación

Software Evolution Abril13

766.37 -361.86

01-jul-13 Serv. Implementación .Software

Evolution Cuota 5

4,323.20 -2,041.31

07-ago-13 Serv. Implementación Software

Evolution Última Cuota

4,323.20 -1,921.23

07-ago-13 Serv. Prestados Implementación

Software Evolution Junio13

728.29 -323.65

07-ago-13 Soporte y Mant. Anual de Software

Evolution

4,144.00 -1,841.59

21-ago-13 Serv. Prestados Implementación

Software Evolution Julio13

627.48 -278.85

12-may-14 Licencia Windows 8/8.1 Pro 64 Bits 184.80 -35.93

12-may-14 Licencia Windows 8/8.1 Pro 64 Bits 369.60 -71.86

01-sep-14 Protector TV SS Zone defender pro 80ka 814.44 -67.86

19-sep-14 Protector TV SS Zone defender pro 80ka 281.85 -23.49

24-oct-14 Módulo Tapi para denwa pro 358.40 -19.91

55

Nota. La información que muestra la tabla 9 fue obtenida del detalle en Excel de las propiedades, planta y equipo que tiene

la compañía.

El cuadro presenta una serie de activos que no cumplen con la condición para ser

considerados como propiedad, planta y equipo ya que no son tangibles, y sin embargo fueron

contabilizados como equipos de computación por lo que están siendo depreciados a 3 años.

Cuenta Contable: 1-2-3-2-0004-0000-01

Nombre de Cuenta: Activo depreciable equipo de oficina

Tabla 10

Listado de activos intangibles considerados como propiedad, planta y equipo – equipos de

oficina FECHA DE

ADQUISIC.

DESCRIPCION COSTO DE

ADQUISIC.

DEPREC.

ACUM.

18-jul-13 GPS Tracker TK 103A Vehículos 6,221.58 -881.39

05-nov-13 Programa Energymsaps-1DaeES3100-

2DaeES3200-1Tablero Control-

7Termostatos

5,080.32 -550.37


la compañía.

El cuadro presenta dos activos que no cumplen con la condición para ser considerados

como propiedad, planta y equipo ya que no son tangibles, y sin embargo fueron

contabilizados como equipos de oficina por lo que están siendo depreciados a 10 años.

Cuenta Contable: 1-2-3-2-0003-0000-01

Nombre de Cuenta: Activo depreciable muebles y enseres

Tabla 11

Listado de activos intangibles considerados como propiedad, planta y equipo – muebles y

enseres FECHA DE

ADQUISIC.

DESCRIPCIÓN COSTO DE

ADQUISIC.

DEPREC.

ACUM.

09-jul-09 Sistema contra robo y asalto 372.96 -202.02

16-jul-09 Sistema circuito cerrado 993.44 -538.11

17-nov-09 Sistema circuito cerrado 1,859.20 -945.09


la compañía.

56

El cuadro presenta un sistema de seguridad que no cumple con la condición para ser

considerado como propiedad, planta y equipo ya que no es tangible, y sin embargo fueron

contabilizados como muebles y enseres por lo que están siendo depreciados a 10 años.

En la (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012) “define a la propiedad

como activos tangibles, que: a) posee una entidad para su uso en la producción o

suministro de bienes y servicios, arrendarlos o para propósitos administrativos; y b) se

esperan usar durante más de un período.”

Mientras que la (NIC 38 Activos Intangibles, 2012), “en su párrafo 4 hace el siguiente

reconocimiento: a) cuando los programas informáticos no constituyan parte integrante

del equipo, serán tratados como activos intangibles.”

Bienes con valor inferior a $100.00 considerados en la propiedad, planta y equipo.

Cuenta Contable: 1-2-3-2-0003-0000-01

Nombre de Cuenta: Activo depreciable muebles y enseres

Tabla 12

Listado de activos con valor inferior a $100 considerados como propiedad, planta y equipo –

muebles y enseres FECHA DE

ADQUISIC.

DESCRIPCION COSTO DE

ADQUISIC.

DEPREC.

ACUM.

14-ene-05 42 Maceteros 1,724.80 -1,710.43


la compañía.

Estos bienes difieren con la política contable actual de la compañía ya que

individualmente poseen un valor inferior a $100.00

Áreas responsables en el control interno de la propiedad, planta y equipo.

Gerencia financiera.

No tienen un proceso establecido por escrito, lo que se realiza es una revisión anual de

los saldos de propiedad, planta y equipo por causa del presupuesto anual y se toma medidas

correctivas si fuera necesario.

Auditoría interna.

57

Departamento de Auditoría Interna no tiene un proceso establecido por escrito para el

control de las propiedades, planta y equipo aprobado por la empresa, para fortalecer al

departamento en sí. El auditor interno ha elaborado un programa de trabajo desarrollado por

técnicas de auditoria interna, el cual no está establecido dentro de la empresa y cuya debilidad

destaca en no haber sido aprobado.

Contabilidad.

El contador general no tiene establecido por escrito, sus funciones de responsabilidad

de revisión, él hace énfasis en que sus dirigidos traten de seguir un proceso de archivo de la

documentación y revisen la aprobación de las facturas que reciben; pero la revisión de la

propiedad, planta y equipo ha sido elaborada por el asistente contable lo cual no es su

principal función.

El asistente contable es responsable de cumplir con los procesos establecidos de forma

verbal y escrito, debido a que los procesos no se encuentran sustentados en su totalidad en un

documento por escrito. Las funciones que realizan son de contabilizar la factura, ingresar los

activos nuevos a la hoja de cálculo electrónica, dar de baja los activos que han cumplido su

vida útil y revisar la depreciación que se formule de forma automática en dicho archivo,

debido a que no cuenta con un software que realice esta función de forma sistemática.

Adicionalmente una vez culminado este trabajo no es revisado, ni aprobado por ningún

personal de mayor jerarquía en la empresa.

Conclusiones de las entrevistas

Objetivo.

Para obtener información y poder evaluar un poco más la situación de la compañía

entrevistamos a cuatro colabores de la empresa que muy gentilmente contestaron a nuestras

preguntas de manera profesional, estos funcionarios son: La gerente financiero cuya

58

entrevista fué personal, el auditor interno entrevistado vía correo eléctronico, el contador

entrevistado personalmente y la asistente contable también con una entrevista personal.

Revisando las respuestas obtenidas podemos ver en la primera pregunta que varios de

los entrevistados coinciden en que gran peso de la responsabilidad por mantener un control

adecuado de los activos que forman parte de la propiedad, planta y equipo recae en el área

contable, la gerencia, y contabilidad.

En la segunda pregunta todos corroboran que la empresa si cuenta con una política

contable a seguir para los activos fijos, la cual está basada según indican en las NIC.

En la tercera pregunta hay diferentes resultados, uno de los entrevistados manifiesta

tener políticas de control interno, otra de las personas menciona tener solo políticas de control

para la depreciación y capitalización, mientras que las otras dos personas nos confirman que

no existe una política por escrito. El personal conoce un procedimiento a seguir, el cual

tampoco está escrito lo que representa claramente una debilidad de control interno en la

compañía.

En la cuarta pregunta varios de los entrevistados creen tener un procedimiento

correcto para el registro y control de la propiedad, planta y equipo a pesar de que este no se

encuentra por escrito, lo cual representa una debilidad y una amenaza para la empresa.

Como respuesta a la quinta pregunta la mayoría de los entrevistados manifestaron que

al menos el personal contable si está capacitado adecuadamente, ya que todos provienen de

carreras contables, lo que faltaría es capacitar a los jefes de las otras áreas para que conozcan

y sepan identificar a este grupo de activos.

En la sexta pregunta se manifiesta cual ha sido el comentario de auditoría externa, con

respecto a este grupo de cuentas, el cual supieron mencionar que nunca ha reportado o

emitido sugerencias respecto al rubro que conforma la propiedad, planta y equipo.

59

La séptima pregunta es sobre la opinión que auditoría interna tiene respecto del

manejo de la cuenta de propiedad, planta y equipo, comenzando por el control interno que es

débil y la falta de inventarios físicos no fortalece los controles de dicho rubro, el control que

se lleva en Excel, no es adecuado porque permite la manipulación de los valores y por último

no utilizar el sistema contable conlleva al riesgo de pérdida de los bienes en especial los que

se encuentran en las agencias lejanas a la matriz.

En la octava pregunta todos concuerdan que el control de la propiedad, planta y

equipo mejoraría ingresando los bienes al sistema contable, asignándoles un código de barras

para que en conjunto con un lector poder efectuar inventarios. Además, alguien propuso la

implementación de formatos para las transferencias, salidas de los activos.

En la última pregunta todos manifiestan que este grupo de activos no está

sistematizado y concuerdan en que esta opción sería de gran ayuda.

Análisis foda.

El análisis FODA es una herramienta que sirve para dar a conocer la situación real en

que se encuentra una entidad o proyecto y poder así tomar una decisión a futuro.

Este estudio lo enfocamos al área de la propiedad, planta y equipo, todo lo que

representa su registro y control. Para efectuar el análisis FODA nos basamos en las

entrevistas realizadas a los colaboradores, además de diálogos mantenidos con el personal.

Fortalezas.

Las fortalezas de la organización que son útiles para lograr los objetivos que existen

actualmente, son:

1. la Empresa cuenta con un departamento de Auditoría Interna,

2. los gerentes y personal tienen un alto grado de responsabilidad, organización y

honestidad,

3. Realiza presupuesto anual,

60

4. tiene personal joven y que ha estudiado carreras contables,

5. todas las compras pasan por un proceso de aprobación por el jefe de área,

6. trabajo en equipo, y

7. la empresa motiva al personal con incentivos por el cumplimiento de sus

objetivos mensuales.

Debilidades.

Las debilidades que existen en la organización actualmente, son:

1. el control que actualmente ejerce la compañía con respecto a la cuenta de

propiedades, planta y equipo no proporciona la información de manera

oportuna y confiable, ya que es de fácil manipulación,

2. la empresa no tiene definido por escrito el procedimiento de aprobación y

revisión de la cuenta propiedad, planta y equipo,

3. la política contable que ha adoptado la compañía se encuentra mal definida

con relación a la Norma Internacional de Contabilidad,

4. los bienes de propiedad, planta y equipo no se encuentran debidamente

codificados,

5. no hay políticas de control interno donde establezca los controles a aplicar a la

cuenta de propiedad, planta y equipo,

6. no hay un manual de funciones donde se dé a conocer las responsabilidades de

cada colaborador,

7. no se ha ejecutado la sistematización informática a la cuenta de propiedad,

planta y equipo para llevar el control y registro de dicho rubro, y

8. no se realiza observación física de las propiedades, plantas y equipos.

61

Oportunidades.

Las oportunidades reales que existen en la empresa y las que implementarlas ayudaría

a mejorar el sistema de control, son:

1. actualizar al personal joven con los cambios que ocurren constantemente en

las normas contables, tributarias,

2. al tener esta información en el sistema facilitaría la tarea de realizar el

presupuesto anual de las depreciaciones,

3. el sistema informático minimizaría la cantidad de errores al momento de

contabilizar especialmente las depreciaciones y bajas,

4. elaborar un manual de responsabilidades donde se establezca la función del

personal,

5. implementar una política de control interno que ayude a ver el cumplimiento

de los objetivos,

6. la ejecución del sistema informático para el control y registro de la cuenta de

propiedad, planta y equipo podría simplificar el trabajo contable, y

7. se obtendría informes oportunos y datos actualizados por lo que se tiene

información precisa al instante.

Amenazas.

Las amenazas de la organización que pueden afectar a la empresa son:

1. que las normas legales sean actualizadas y no se capacite al personal, y

2. las políticas de la empresa no sean actualizadas en base a los cambios o

actualizaciones que sufre la Norma Internacional de Contabilidad.

Matrices de evaluación y diagnóstico.

Con ayuda del FODA evaluaremos los factores internos y externos que afectaría a la

empresa, el no llevar un registro, análisis y control de las propiedades, planta y equipo de

62

forma automatizado, con lo cual nos permitirá determinar fortalezas, debilidades,

oportunidades y posibles amenazas.

Matriz de evaluación del factor interno.

El primer paso será determinar los factores internos, para esto evaluamos las

fortalezas y debilidades de la empresa.

A continuación, presentamos la evaluación de los factores internos, que sirvieron para

realizar el análisis FODA, con lo cual obtuvimos los siguientes resultados:

Tabla 13

Matriz de evaluación de factores internos

Nota. Mediante la tabla 13 se expone el análisis de las fortalezas y debilidades en la empresa

N° FORTALEZAS PESO CALIFICACIÓN

PESO

PONDERADO

1 La Empresa cuenta con un departamento de Auditoria Interna. 0,08 2 0,16

2

Los gerentes y personal tienen un alto grado de responsabilidad, organización y

honestidad. 0,08 20,16

3 Realiza presupuesto anual. 0,06 2 0,12

4 Tiene personal joven y que ha estudiado carreras contables. 0,06 2 0,12

5 Todas las compras pasan por un proceso de aprobación por el jefe de área. 0,08 2 0,16

6 Trabajo en equipo. 0,06 2 0,12

7

La empresa motiva al personal con incentivos por el cumplimiento de sus objetivos

mensuales. 0,05 10,05

N° DEBILIDADES PESO CALIFICACIÓN

PESO

PONDERADO

1

El control que actualmente ejerce la compañía con respecto a la cuenta de

Propiedades, Planta y Equipo no proporciona la información de manera oportuna y

confiable, ya que es de fácil manipulación. 0,07 2 0,14

2

La empresa no tiene definido por escrito el procedimiento de aprobación y revisión

de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo. 0,07 2 0,14

3

La Política contable que ha adoptado la Compañía se encuentra mal definida con

relación a la Norma Internacional de Contabilidad. 0,07 2 0,14

4

Los bienes de Propiedad, planta y equipo no se encuentran debidamente

codificados. 0,06 2 0,12

5

No hay políticas de control interno donde establezca los controles a aplicar a la

cuenta de Propiedad, planta y equipo. 0,06 2 0,12

6

No hay un manual de funciones donde se dé a conocer las responsabilidades de

cada colaborador. 0,06 2 0,12

7

No se ha implementado la sistematización informática a la cuenta de Propiedades,

Plantas y Equipo para llevar el control y registro de dicho rubro. 0,09 3 0,27

8 No se realizan observación física de las Propiedades, Plantas y Equipos. 0,05 1 0,05

TOTAL EVALUACIÓN AMBIENTE INTERNO 1 1,99

N° FORTALEZAS PESO CALIFICACIÓN

PESO

PONDERADO

1 La Empresa cuenta con un departamento de Auditoria Interna. 0,08 2 0,16

2

Los gerentes y personal tienen un alto grado de responsabilidad, organización y

honestidad. 0,08 20,16

3 Realiza presupuesto anual. 0,06 2 0,12

4 Tiene personal joven y que ha estudiado carreras contables. 0,06 2 0,12

5 Todas las compras pasan por un proceso de aprobación por el jefe de área. 0,08 2 0,16

6 Trabajo en equipo. 0,06 2 0,12

7

La empresa motiva al personal con incentivos por el cumplimiento de sus objetivos

mensuales. 0,05 10,05

N° DEBILIDADES PESO CALIFICACIÓN

PESO

PONDERADO

1

El control que actualmente ejerce la compañía con respecto a la cuenta de

Propiedades, Planta y Equipo no proporciona la información de manera oportuna y

confiable, ya que es de fácil manipulación. 0,07 2 0,14

2

La empresa no tiene definido por escrito el procedimiento de aprobación y revisión

de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo. 0,07 2 0,14

3

La Política contable que ha adoptado la Compañía se encuentra mal definida con

relación a la Norma Internacional de Contabilidad. 0,07 2 0,14

4

Los bienes de Propiedad, planta y equipo no se encuentran debidamente

codificados. 0,06 2 0,12

5

No hay políticas de control interno donde establezca los controles a aplicar a la

cuenta de Propiedad, planta y equipo. 0,06 2 0,12

6

No hay un manual de funciones donde se dé a conocer las responsabilidades de

cada colaborador. 0,06 2 0,12

7

No se ha implementado la sistematización informática a la cuenta de Propiedades,

Plantas y Equipo para llevar el control y registro de dicho rubro. 0,09 3 0,27

8 No se realizan observación física de las Propiedades, Plantas y Equipos. 0,05 1 0,05

TOTAL EVALUACIÓN AMBIENTE INTERNO 1 1,99

63

Matriz de evaluación del factor externo.

El segundo paso será determinar los factores externos, para esto evaluamos las

oportunidades y amenazas que puedan afectar a la empresa.

A continuación, presentamos la evaluación de los factores externos, que sirvieron para

realizar el análisis FODA, con lo cual obtuvimos los siguientes resultados:

Tabla 14

Matriz de evaluación de factores externos

Nota. Mediante la tabla 14 se expone el análisis de las oportunidades y amenazas en la empresa

Matriz de evaluación de factores externos e internos.

Figura 3. Matriz de evaluación de factores externos e internos Imagen obtenida del análisis FODA, muestra los resultados del mismo

N° OPORTUNIDADES PESO CALIFICACIÓN

PESO

PONDERADO

1

Actualizar al personal joven con los cambios que ocurren constantemente en las

normas contables, tributarias. 0,12 4 0,48

2

Al tener esta información en el sistema facilitaría la tarea de realizar el presupuesto

anual de las depreciaciones. 0,12 4 0,48

3

El sistema informático minimizaría la cantidad de errores al momento de contabilizar

especialmente las depreciaciones y bajas. 0,10 3 0,30

4

Elaborar un manual de responsabilidades donde se establezca la función del

personal. 0,09 3 0,27

5

Implementar una política de control interno que ayude a ver el cumplimiento de los

objetivos. 0,10 3 0,30

6

La Implementación de un sistema informático para el control y registro de la cuenta

de Propiedad, Planta y Equipo podría simplificar el trabajo contable. 0,10 3 0,30

7

Se obtendría informes oportunos y datos actualizados por lo que se tiene información

precisa al instante. 0,07 2 0,14

N° AMENAZAS PESO CALIFICACIÓN

PESO

PONDERADO

1 Que las normas legales sean actualizadas y no se capacite al personal. 0,15 4 0,60

2

Las políticas de la empresa no sean actualizadas en base a los cambios o

actualizaciones que sufre la Norma Internacional de Contabilidad. 0,15 4 0,60

TOTAL EVALUACIÓN AMBIENTE EXTERNO 1,00 3,47

N° OPORTUNIDADES PESO CALIFICACIÓN

PESO

PONDERADO

1

Actualizar al personal joven con los cambios que ocurren constantemente en las

normas contables, tributarias. 0,12 4 0,48

2

Al tener esta información en el sistema facilitaría la tarea de realizar el presupuesto

anual de las depreciaciones. 0,12 4 0,48

3

El sistema informático minimizaría la cantidad de errores al momento de contabilizar

especialmente las depreciaciones y bajas. 0,10 3 0,30

4

Elaborar un manual de responsabilidades donde se establezca la función del

personal. 0,09 3 0,27

5

Implementar una política de control interno que ayude a ver el cumplimiento de los

objetivos. 0,10 3 0,30

6

La Implementación de un sistema informático para el control y registro de la cuenta

de Propiedad, Planta y Equipo podría simplificar el trabajo contable. 0,10 3 0,30

7

Se obtendría informes oportunos y datos actualizados por lo que se tiene información

precisa al instante. 0,07 2 0,14

N° AMENAZAS PESO CALIFICACIÓN

PESO

PONDERADO

1 Que las normas legales sean actualizadas y no se capacite al personal. 0,15 4 0,60

2

Las políticas de la empresa no sean actualizadas en base a los cambios o

actualizaciones que sufre la Norma Internacional de Contabilidad. 0,15 4 0,60

TOTAL EVALUACIÓN AMBIENTE EXTERNO 1,00 3,47

Sólido Promedio Débil

3 – 4 2 – 2,9 1 – 1,99

Alta

3-4

Media

2 – 2,99

Baja

1 – 1,99

MATRIZ EFI

MA

TR

IZ E

FE

64

Analizando la matriz de evaluación de los factores internos y externos, donde

expusimos información referente a la propiedad, planta y equipo de la compañía, podemos

apreciar, como resultado de la matriz de los factores internos 1.99, ubicándose por debajo del

resultado promedio que equivale a 2.5; es decir que existe debilidad interna en la

organización. Mientras que en la matriz de factores externos el resultado fue de 3.47, lo cual

refiere un resultado positivo para la organización, se puede interpretar como que la empresa

dispone de buenas oportunidades externas.

Verificación de la hipótesis.

Hipótesis general.

Con la utilización de un software para el registro, análisis y control de los elementos

de la propiedad, planta y equipo, se facilitarán la labor del contador, y del auditor en la

revisión y análisis de estas partidas.

Validación.

Basados en los resultados de las entrevistas realizadas, según la octava pregunta

podemos comprobar que el 100% de los entrevistados está totalmente de acuerdo en que se

implemente el software de registro, análisis y control de la cuenta de propiedad, planta y

equipo, el cual facilitará la revisión y análisis de estas partidas.

65

Capítulo IV

La Propuesta

TEMA

“Optimización de la Cuenta Propiedad, Planta y Equipo en Camposantos del Ecuador”

PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

En una compañía grande y en constante crecimiento con sede en varias partes de la

ciudad le es complicado mantener información actualizada, confiable y veraz si sus registros

son llevados en una hoja electrónica, por ello nace la necesidad de llevar estos registros

dentro del sistema contable, mejorar la política contable y fortalecer el control interno de la

cuenta.

El tema propuesto es para satisfacer tanto a las necesidades de la empresa, como

obtener información confiable, cumplir con una presentación razonable según NIIF,

proporcionar un control interno más eficaz que salvaguarde los recursos de la entidad, así

como, optimizar el tiempo en el cumplimiento de los procesos de propiedad, planta y equipo,

y automatizar los análisis contables que pueden brindar una mayor seguridad para la toma de

decisiones.

JUSTIFICACIÓN DE LA OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA DE PROPIEDADES.

Hoy en día vivimos la era de la tecnología, quien no hace uso de la tecnología pierde

competitividad ante los demás.

66

En el ámbito contable, debido a la gran cantidad de datos, transacciones generadas día

a día resulta imposible mantener un control adecuado sin hacer uso de los sistemas

informáticos.

La tecnología se resume en ahorro de recursos, siempre y cuando sea bien utilizada.

Uno de los factores que influye fuertemente para obtener resultados positivos es el factor

humano.

Con estos antecedentes se vuelve primordial la utilización de un sistema contable en

pequeñas, medianas y grandes empresas.

El mercado ofrece gran variedad de sistemas contables que simplifican y aportan de

gran manera al crecimiento institucional.

La propiedad, planta y equipo son un recurso que aporta a que cada colaborador

ejecute su labor en la empresa, las instituciones invierten fuertes sumas de dinero en

adquirirlos, de ahí su importancia a que sean debidamente controlados y se mantenga

información precisa de su existencia en la empresa.

Con la implementación del sistema para el control de propiedades, se logrará que la

empresa tenga un proceso contable de forma sistemática, con lo cual los procesos que antes

se demoraban al realizar, como la contabilización a libro mayor y estimaciones en los

cálculos de depreciación, ahora tendrán un proceso informático, por lo cual se disminuirá el

riesgo a cometer errores en la contabilización y errores de cálculos que pueden ser difíciles de

detectar, y adicionalmente, generar los informes o el detalle de la depreciación mucho más

rápidos para un posterior análisis o toma de decisiones de los directivos de la empresa.

Actualmente existen varias empresas privadas que realizan la implementación de un

sistema contable, el cual permita optimizar las funciones de contabilidad, agilizar las tareas

cotidianas y llegar a los resultados deseados de forma oportuna, tomando esto en cuenta, la

propuesta de optimización de propiedades, planta y equipo en la empresa Camposantos del

67

Ecuador S. A., brindará a sus usuarios las facilidades para que pueda lograr sus objetivos

propuestos.

OBJETIVOS

Objetivo general.

El objetivo general es optimizar la cuenta de propiedades, mediante un cambio en la

política contable, introducción de un manual de procedimientos y sistematizar los procesos

contables y de control de la cuenta de propiedad, planta y equipo, con el fin de lograr una

eficiencia y eficacia en los procesos de registro y control de propiedades en la empresa

Camposantos del Ecuador S.A.

Objetivos específicos.

Los objetivos específicos de optimización de la cuenta de propiedades, planta y

equipo, serán los siguientes:

i. Sistematizar los procedimientos de control de la cuenta propiedad, planta y equipo.

ii. Proponer una actualización de las políticas contables para el control de la cuenta en

mención.

iii. Proponer actividades de los usuarios que interactúan con el sistema.

iv. Proponer un manual de procedimiento de control interno para el correcto

funcionamiento del sistema.

v. Establecer una codificación a todos los ítems que conforman el grupo de propiedad,

planta y equipo.

vi. Proponer un manual de funcionamiento del uso del sistema.

vii. Cronograma.

viii. Evaluar el costo y beneficio del uso del sistema.

68

FUNDAMENTO DEL TEMA PROPUESTO

Con la sistematización de la cuenta propiedad, planta y equipo se busca crear un

control sobre los artículos o bienes que posee la compañía con el fin de satisfacer las medidas

de control y salvaguardar los activos de la empresa. Adicionalmente con este sistema todos

los procesos de la cuenta de propiedad, planta y equipo se realizarán de forma automatizada,

tanto como el registro de compras, ventas, bajas, depreciaciones, y todo esto sea traspasado a

los libros mayores de la base de datos contable.

Esta herramienta informática facilitará el cumplimiento de las Normas Internacionales

de Contabilidad y las Normas Internacionales de Información Financiera, así mismo ayudará

al cumplimiento de las leyes tributarias vigentes en el Ecuador.

Con esto se espera establecer por escrito los procesos de propiedad, planta y equipo, la

responsabilidad de quien elabora, revisa y aprueba lo concerniente al registro de estos bienes,

ver las ventajas y desventajas de utilizar un sistema informático y, lograr fortalecer por

escrito las políticas de control interno, el procedimiento para el control de la cuenta de

propiedad, planta y equipo y mejorar las políticas contables.

Este proyecto favorece a la empresa en general, pues le dará tranquilidad a la

gerencia, al recibir información confiable, oportuna y eficaz. Así mismo, se busca que este

proyecto sirva al estudiante universitario, como instructivo educativo para circunstancias

similares y estén preparados para saber cómo desenvolverse en este ámbito de la profesión.

PROPUESTA DE POLÍTICA CONTABLE

Luego de observar la deficiente política contable en relación a la propiedad, planta y

equipo sugerimos que la misma debe contener mayores especificaciones que sirvan de guía

en el proceso de estos bienes.

69

Tabla 15

Políticas contables de la cuenta Propiedades CONCEPTO DESCRIPCIÓN

Reconocimiento inicial 1) Su precio de adquisición, incluidos los

aranceles, los impuestos indirectos no recuperables,

después de deducir cualquier descuento o rebaja del

precio.

2) Todos los costos directamente atribuibles a la

ubicación del activo en el lugar y en las condiciones

necesarias para que pueda operar de la forma prevista por

la gerencia.

3) La estimación inicial de los costos de

desmantelamiento y retiro del elemento, así como la

rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, la

obligación en que incurre una entidad cuando adquiere el

elemento o como consecuencia de haber utilizado dicho

elemento durante un determinado período, con

propósitos distintos al de producción de inventarios

durante tal período.

No forma parte del reconocimiento inicial 1) Los costos de apertura de una nueva instalación

productiva;

2) Los costos de introducción de un nuevo

producto o servicio (incluyendo los costos de actividades

publicitarias y promocionales);

3) Los costos de apertura del negocio en una nueva

localización o de dirigirlo a un nuevo segmento de

clientela (incluyendo los costos de formación del

personal);

4) Los costos de administración y otros costos

indirectos generales.

NOTA: Se terminará el reconocimiento inicial, cuando

este se encuentre en el lugar y condiciones necesarias

para operar.

Ejemplo de costos que no forman parte de las

propiedades luego de haber sido instaladas.

1) Costos incurridos cuando un elemento, capaz de

operar de la forma prevista por la gerencia, todavía tiene

que ser puesto en marcha o está operando por debajo de

su capacidad plena;

2) Pérdidas operativas iníciales, tales como las

incurridas mientras se desarrolla la demanda de los

productos que se elaboran con el elemento;

3) Costos de reubicación o reorganización de parte

o de la totalidad de las operaciones de la entidad.

Método de medición adoptado por la

compañía.

Cuando el precio es un solo pago El costo de un elemento de propiedades, planta y equipo

será el precio equivalente en efectivo en la fecha de

reconocimiento.

Cuando el pago es aplazado: Si el pago se aplaza más allá de los términos normales de

crédito, la diferencia entre el precio equivalente al

efectivo y el total de los pagos se reconocerá como

intereses a lo largo del período del crédito, a menos que

tales intereses se capitalicen de acuerdo con la NIC 23.

Cuando la transacción es por cambio no

monetario o una combinación:

Pueden haber sido adquiridos a cambio de uno o varios

activos no monetarios, o de una combinación de activos

monetarios y no monetarios. El costo de dicho elemento

de propiedades, planta y equipo se medirá por su valor

razonable, a menos que;

La transacción de intercambio no tenga carácter

comercial.

70

No pueda medirse con fiabilidad el valor

razonable del activo recibido ni el del activo entregado.

Valor residual El valor residual de los bienes que se estima se pueda

recuperar es de un 10% para las propiedades.

El valor residual y la vida útil de un activo se revisarán,

como mínimo, al término de cada período anual y, si las

expectativas difirieren de las estimaciones previas, los

cambios se contabilizarán como un cambio en una

estimación contable, de acuerdo con la (NIC 8 Políticas

Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y

Errores., 2012).

Para ser reconocidos como Propiedades, debe

cumplir las siguientes condiciones

a. Sea probable que la empresa obtenga beneficios

económicos futuros derivados de su uso.

b. El costo del activo pueda ser valorado con fiabilidad.

c. Que sea tangible.

d. Se espere dure más de un periodo.

e. Sea utilizado en la producción de bienes y servicios,

para arrendamiento o para sede administrativa.

f. Que el monto del activo sea superior a $100

Método de Depreciación adoptado por la

compañía

El método lineal considerando su vida útil estimada y de

conformidad a lo que establece el LORTI y su

reglamento.

Baja de Propiedades (a) Cuando se venda; o

(b) Cuando no se espere obtener beneficios económicos

futuros por su uso o disposición.

NOTA: La pérdida o ganancia surgida al dar de baja un

elemento de propiedades, planta y equipo se incluirá en

el resultado del periodo.

Método de Valoración Método de revaluación para terrenos y edificios.

Método del costo para vehículos y maquinarias. Nota. Se muestra la política cotable sugerida para la contabilización de las propiedades, planta y equipo.

ESTRUCTURA DE LOS NIVELES JERÁRQUICOS DE RESPONSABILIDAD EN LA

ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

La estructura jerárquica en la organización es importante porque colabora con las

entidades a establecer un nivel jerárquico que permita establecer la asignación de

responsabilidades de las diferentes funciones y procesos. La empresa podrá cumplir con sus

objetivos y verificar el cumplimiento de las funciones, procesos y políticas que la compañía

haya implementado.

Para mejorar el modelo de control que existe en la entidad presentamos el siguiente

gráfico (véase Figura 4), el cual estará conformado por 3 áreas con sus jefaturas (Gerencia

Financiera, Auditoria Interna y Contabilidad).

71

Aprobar:

Gerente Financiero

Recomendar:

Auditoria Interna

Revisar:

Contador General

Elaborar:

Asistente contable

Figura 4. Piramide estructural de responsabilidad de control Piramide jerárquica elaborada por los autores, graficando la áreas que intervienen directamente en el proceso

contable de las propiedades, planta y equipo

DESCRIPCIÓN DE LAS RESPONSABILIDADES.

Gerente financiero.

El Gerente financiero es el responsable del cumplimiento y mejoras de todas las

funciones, procesos y procedimientos contables – financieros que se realicen en la empresa.

Las principales funciones del gerente financiero, para fortalecer el control interno de

la propiedad, planta y equipo, serán:

1. Revisar periódicamente las políticas, procesos y procedimientos del área contable,

analizar que estén acorde con el trabajo efectuado.

2. Delegar las funciones equitativamente.

3. Establecer objetivos y guiar a su personal al cumplimiento de los mismos.

4. Evaluar que el personal a su cargo de cumplimiento a las políticas y procesos.

5. Incluir al personal contable en programas de capacitación, sobre las actualizaciones de

las Normas Internacionales de Contabilidad.

6. Tomar acciones correctivas para precautelar el buen funcionamiento de los procesos.

72

7. Verificar que los estados financieros se presenten razonablemente.

Auditoría interna.

El auditor interno es responsable de revisar el cumplimiento de las leyes y normas

vigentes en el país, así como de revisar las funciones y procesos que realizan todos los

departamentos de la empresa.

Las principales funciones del auditor interno, para fortalecer el control interno, serán:

1. Revisar periódicamente que sus programas y papeles de trabajo estén actualizados.

2. Crear o actualizar los métodos de revisión de manera que permitan detectar

inconsistencias en la contabilidad y el control interno.

3. Crear lineamientos y políticas de control para mejorar el funcionamiento de las áreas

de mayor riesgo de la empresa y ayudar al cumplimiento de las políticas contables y

tributarias.

4. Revisar que los registros contables se efectúen con base en las Leyes y Normas

vigentes.

5. Revisar que los estados financieros se presenten razonablemente.

6. Recomendar o sugerir acciones correctivas para precautelar el buen funcionamiento

de la empresa.

7. Reportar a los funcionarios de mayor jerarquía las inconsistencias detectadas

mediante las auditorias.

Contador general.

El contador general es responsable del cumplimiento de todos los procesos contables,

informes, mayor, que se realicen en el departamento contable de la empresa.

Las principales funciones del contador general, para fortalecer el control interno,

serán:

73

1. Elaborar los estados financieros bajo las Normas Internacionales de Contabilidad, de

manera que presente saldos razonables.

2. Monitorear que se cumpla con los procesos y procedimientos establecidos.

3. Sugerir mejoras en los procesos.

4. Estar atento a las reformas legales que pudieran afectar a la compañía contablemente.

5. Asistir y enviar a sus dirigidos a cursos de capacitación.

6. Revisar mensualmente las cuadraturas de las cuentas contables.

7. Cumplir con los objetivos del departamento contable.

Asistente contable.

El asistente contable es responsable de cumplir las funciones y procesos, para la

preparación de los mayores e informes contables que se realizan en el departamento contable

de la empresa.

Las principales funciones del asistente contable, para fortalecer el control interno, serán:

1. Cumplimiento de las políticas y procesos para la elaboración de la contabilidad.

2. Realizar mensualmente las cuadraturas de las cuentas contables.

3. Contribuir al cumplimiento de los objetivos.

4. Asistir a cursos de capacitación.

Para mejorar el modelo de control que existe en la entidad presentamos el siguiente

flujograma de proceso (véase Figura No. 5), el cual estará conformado por 4 procesos.

74

Figura 5. Flujograma del proceso de responsabilidad de control Flujograma elaborado por los autores, graficando la función que cumple cada área que interviene directamente

en el proceso contable de las propiedades, planta y equipo

PROPUESTA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS PROPIEDADES, PLANTA

Y EQUIPO

A continuación presentamos un breve resumen de las actividades que guardan

relación con la propiedad, planta y equipo y sus respectivos responsables:

Tabla 16

75

Manual de procedimientos para el control de Propiedades

Paso Descripción Responsable

1 La adquisición de propiedades con costos

superiores a los $ 1000 dolares deben ser aprobadas

Comité

2 La adquisición de propiedades con costos inferiores

a los $ 1,000 dolares puede ser aprobada

Gerente Financiero o jefe

de área

3 Los gastos capitalizables serán aprobados Gerente Financiero

4 Los gastos corrientes por reparaciones deben ser

aprobados

Gerente Financiero o jefe

de área

5 En la venta y baja de propiedades, planta y equipo,

el asiento contable debe ser aprobado

Gerente Financiero

6 Registrar las facturas de compras. Asistente contable

7 Conciliar los costos y depreciaciones

semestralmente

Asistente contable

8 Registro de las ventas y baja de propiedades, planta

y equipo.

Asistente contable

9 La utilidad por venta de propiedades, debe ser

contabilizada como utilidad.

Asistente contable

10 La perdida por venta de propiedades debe ser

contabilidad al gasto

Asistente contable

11 Evaluar una vez al año el manual de procedimientos

de control interno de propiedad, planta y equipo

Contador General

12 Revisar anualmente las tasas de depreciación de

propiedades

Contador General

13 Revisión de las conciliaciones del costo y la

depreciación de propiedades semestralmente

Contador General

14 Observación física de propiedades semestralmente Asistente contable,

Contador General y

Auditoria Interna

15 Revisar los procesos de propiedades referente a

registro, conciliaciones y supervisar la observación

física.

Auditoria Interna

Nota. Esta es la propuesta de implementar un manual de procedimientos en base a las propiedades, planta y equipo.

76

Figura 6. Flujograma de manual de procedimientos Flujograma elaborado por los autores, graficando el proceso de las propiedades, planta y equipo

77

CREACIÓN DE CÓDIGOS DE LOS ÍTEMS DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

La codificación de los ítems de propiedad, planta y equipo es útil porque permite a la

empresa dar seguimiento a los elementos a lo largo del tiempo.

Una de las opciones para mantener un buen control de los activos fijos es

asignándoles una codificación única e individual; esto se puede realizar creando un código de

barras el cual facilitaría tener un seguimiento de cada activo al momento de su ingreso,

salida, mantenimientos, etc. Junto con el codificador existe la opción de los lectores de barra

portátiles que combinados con un buen procedimiento del personal a cargo de estos bienes

permitiría tener un control confiable de estos elementos.

Existen variadas alternativas de empresas en el mercado que ofrecen los impresores de

código de barras, así como otras que ofrecen un servicio completo de auditarlos, generarles su

respectivo código y etiquetarlos; claro está que es decisión de los directivos analizar las

opciones y elegir la más apropiada.

CONOCIMIENTO DEL SOFTWARE

Para mejorar el funcionamiento de la compañía proponemos que utilice las

herramientas del sistema contable – financiero Microsoft Dynamics GP para ayudar o

facilitar el registro análisis y control de propiedad, planta y equipo, entre los múltiples

beneficios que otorga este sistema tenemos:

1. Brinda una funcionalidad de gestión de finanzas integral y flexible para satisfacer

las necesidades clave del negocio.

2. Reduce costos y optimiza operaciones con funcionalidades automatizadas.

3. Ayuda a mejorar el control y la seguridad en la gestión financiera.

4. Conecta a las personas y los procesos para incrementar la eficiencia y ampliar la

información.

78

Para conocer un poco sobre las funciones que contiene exponemos algunos de los

módulos financieros que posee:

Contabilidad analítica.

Analice los datos financieros por el criterio que desee, introduzca una mayor

flexibilidad y capacidad de ampliación en la creación de informes y analice las transacciones

de manera eficiente.

Auditorías.

Rastree y genere informes de los cambios en datos y procesos de negocios clave en el

sistema, incluyendo la capacidad de recrear el historial de transacciones, la información antes

y después, los IDs de Usuario y los relojes selladores de fecha y hora.

Conciliación bancaria.

Administre toda la actividad bancaria a través de una única intersección automatizada

y obtenga acceso sin precedentes a datos financieros críticos para el negocio en tiempo real.

Gestión del flujo de caja.

Mejore el flujo de caja con vistas de información personalizables y capacidades de

creación de pronósticos que le permitan controlar, predecir y manejar entradas y salidas.

Gestión de cobranzas.

Mejore el flujo de caja y reduzca los gastos de deudas incobrables con vistas de

información claras y personalizables y herramientas automatizadas de gestión de incobrables.

Consolidaciones cliente/proveedor.

Defina relaciones con los proveedores y aplique documentos abiertos de débito y

crédito para consolidar los saldos actuales.

79

Conciliación bancaria electrónica.

Automatice la conciliación de transacciones y ajustes con datos bancarios

descargados, utilizando herramientas que funcionan con cualquier banco que soporte

conciliación automática.

Transferencia electrónica de fondos para gestión de cuentas a pagar.

Transmita de manera segura un archivo electrónico de sus cuentas a pagar al banco

para automatizar los pagos de proveedores, eliminar los cheques en papel y reducir el fraude.

Transferencia electrónica de fondos para gestión de cuentas a cobrar.

Transfiera los lotes de ventas con pagos asociados y retire fondos automáticamente de

las cuentas bancarias de sus clientes para ayudar a garantizar los pagos y reducir el ingreso

manual.

Contabilidad.

Reduzca notablemente el tiempo y esfuerzo dedicados a las tareas contables clave

gracias a una automatización integral. Realice un seguimiento y analice su información

financiera en la forma que mejor se ajuste a su negocio, con las herramientas y estructuras

contables que usted diseñe para satisfacer sus necesidades. Las capacidades inteligentes de

contabilidad y análisis lo potencian para administrar mejor las finanzas.

Entre compañías.

Administre las transacciones únicas o recurrentes entre compañías en la organización,

con flexibilidad en la definición de relaciones entre compañías.

Procesamiento de cobranzas.

Importe automáticamente y aplique información de pagos de clientes recibida del

archivo de cobranzas bancarias para las facturas de sus clientes.

80

Gestión de cuentas a pagar.

Mejore el control de gastos y la gestión de proveedores con información actualizada y

cree automatización de ahorro de esfuerzos de varias tareas rutinarias o complejas.

Gestión de cuentas a cobrar.

Mantenga un estricto control sobre las cuentas a cobrar con capacidades que le ayudan

a realizar un seguimiento de facturas, recibos de procesos y a analizar la actividad del cliente,

de forma tal que pueda manejar las ventas realizadas sobre la cuenta de manera más efectiva

y al mismo tiempo mantener costos generales más bajos.

Cheques de reembolso.

Cree memos de débitos automáticamente en Gestión de Cuentas a Cobrar y aplíquelos

para acreditar montos a clientes que requieran reembolsos.

Ingresos/gastos diferidos.

Automatice el aplazamiento de ingresos o gastos clave en el momento del ingreso de

la transacción para reducir los esfuerzos repetitivos y manuales en el futuro.

Pago seguro.

Agregue funcionalidad de pago positivo para reducir el fraude, incluyendo la

exportación diaria de cheques para comparación de parte del banco cuando se presentan los

cheques al pago.

Administración de activos fijos.

Mejore la gestión financiera creando, rastreando, analizando, amortizando y retirando

activos fijos para satisfacer necesidades específicas. Utilice tipos y/o grupos de cuentas para

optimizar operaciones creando valores predeterminados y realizando cambios masivos, como

retiro o depreciación, a grandes cantidades de activos fijos al mismo tiempo.

Entre los beneficios para el control de las propiedades planta y equipo se puede

mencionar lo siguiente:

81

1. Permite la creación de cada artículo considerado como propiedad, planta y equipo.

2. Se puede realizar la consulta del producto, donde se muestra información como el

código del bien, la fecha en la que fue puesto en servicio, última fecha de

depreciación, costo inicial, valor de la depreciación, valor residual, depreciación

acumulada, valor en libros, el método bajo el cual se está depreciando.

3. Calcula de manera automática el valor de la depreciación, la utilidad o pérdida en la

venta de un bien.

4. Calcula de manera automática los impuestos y retenciones de ley.

5. Facilita llevar un control inventariado de estos bienes.

6. Permite identificar el sitio donde se encuentra el activo.

7. Permite realizar transferencias de un lugar a otro.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE USO DEL SISTEMA PARA EL USUARIO

Para esto se realizó un manual del usuario que facilita el uso de la aplicación

A continuación, mencionamos ciertos pasos que efectúa el sistema Microsoft

Dynamics GP referente a los procesos contables que deben ser ejecutados al cierre de cada

año con relación a la propiedad, planta y equipo:

Tabla 17

Manual de procedimiento para uso del sistema Paso Descripción Responsable

01 Realizar todos los procedimientos de cierre de fin de año para

administración de cuentas a pagar en Microsoft Dynamics GP:

Primero cierre administración de cuentas a pagar. Esta acción

garantiza que todas las transacciones de propiedad, planta y

equipo pendientes se capitalizan.

Asistente contable

02 Introducir todas las transacciones de propiedad, planta y equipo para el

año fiscal actual registrar todas las adiciones, los cambios, las

transferencias y retiradas del año fiscal actual.

Nota: Nunca transferencias y deshacer transacciones de retirada

deben realizarse en un año histórico.

Asistente contable

03 Depreciar todos los activos hasta el último día del año fiscal actual. Asistente contable

82

1. En Microsoft Dynamics GP, vaya a Herramientas en el menú

Microsoft Dynamics GP, elija rutinas, seleccione activos fijos y,

a continuación, haga clic en depreciar.

2. En el cuadro fecha de destino de depreciación, escriba la última

fecha del año fiscal actual.

3. Para insertar todos los libros de activos fijos, haga clic en todo.

4. Haga clic en depreciar.

Nota: Es muy importante para depreciar todos los activos hasta el último

día del año fiscal de activos fijos actual. Si no se han depreciado hasta el

último día de la FA año fiscal antes de procesar el año, end, cierre todos

los activos, los montos de depreciación serán incorrectos.

04 Realice el proceso contabilización (interfaz de GL) (este paso es

opcional).

1. En Microsoft Dynamics GP, vaya a herramientas en el

menú Microsoft Dynamics GP, elija rutinas, seleccione

activos fijos y, a continuación, haga clic en contabilización.

2. En el cuadro período inicial, escriba 2014-012.

Nota: El marcador de posición de 2014-012 representa el período 12 del

ejercicio 2014. Si no se está ejecutando en el año fiscal de calendario o si

tiene más de 12 períodos, el período que escribe es diferente.

3. En el cuadro período final, escriba 2014-012.

4. En el cuadro fecha de la transacción, escriba la última fecha

del año fiscal actual o escriba la fecha en que necesita la

contabilización afecte a la contabilidad general.

5. Haga clic en continuar.

6. Cuando reciba un mensaje que se está creando el número de

lote, haga clic en continuar.

7. En la ventana destino del informe, haga clic para activar la

casilla de verificación de la impresora y, a continuación,

haga clic en aceptar.

Nota: Puede que desee conservar este informe como parte de los

registros financieros de fin de año.

Asistente contable

05 Ejecute los informes de fin de año que desea mantener como parte de los

registros financieros de fin de año:

Los montos de depreciación del año actual para los años fiscales

anteriores no se conservan en administración de activos fijos. Por lo

tanto, debe imprimir cualquier informe que contenga esta información

antes de cerrar el año.

Hay varios informes disponibles para activos fijos. Le recomendamos

que imprima los siguientes informes:

• Actividad anual

Para imprimir el informe de actividad anual, seleccione activos fijos en

el menú de informes y, a continuación, haga clic en actividad.

• Adiciones

Para imprimir el informe elementos añadidos, seleccione activos fijos en

el menú de informes y, a continuación, haga clic en transacciones.

• Retiradas

Para imprimir el informe retiradas, seleccione activos fijos en el menú

informes, haga clic en la transacción y, a continuación, en la lista

informes, haga clic en retiradas.

• Transferencias

Para imprimir el informe transferencias, seleccione activos fijos en el

menú informes, haga clic en la transacción y, a continuación, haga clic

en transferencias en la lista de informes.

• Libro de amortizaciones

Asistente contable

83

Para imprimir el informe libro de amortizaciones, seleccione activos fijos

en el menú informes, haga clic en depreciación y, a continuación, haga

clic en Libro de amortizaciones en la lista de informes.

• Libro de propiedad

Para imprimir el informe libro de propiedad, seleccione activos fijos en

el menú informes, haga clic en inventario y haga clic en Libro de

propiedad en la lista de informes.

• "Activos fijos a conciliación de contabilidad"

Para imprimir el informe "Fijo activos a general conciliación contable",

seleccione Activos fijos en el menú informes, haga clic en la actividad y,

a continuación, haga clic en activos fijos a conciliación de contabilidad

general en la lista de informes.

Si tiene más de un libro de activos fijos, se recomienda que también

imprima los informes siguientes:

• "Conciliación de libro a libro"

Para imprimir el informe "conciliación de libro a libro", seleccione

activos fijos en el menú de informes y, a continuación, haga clic en

comparación.

• "Comparación de depreciación de año actual de libro a libro"

Para imprimir el informe de "Libro a libro YTD comparación",

seleccione activos fijos en el menú informes, haga clic en comparación

y, a continuación, haga clic en comparación de depreciación del año

actual de libro a libro en la lista de informes.

06 Garantía que el calendario de activos fijos se ha creado correctamente

(este paso es opcional).


menú Microsoft Dynamics GP, elija utilidades, seleccione

activos fijos y, a continuación, haga clic en crear

calendario.

2. Haga clic en consultar y, a continuación, haga clic en

comprobar. Cuando se le pida para comprobar los períodos,

haga clic en aceptar.

3. En la ventana destino del informe, haga clic en pantalla y, a

continuación, haga clic en aceptar.

Asistente contable

07 Compruebe que los trimestres están configurados correctamente para

todos los años fiscales.


menú Microsoft Dynamics GP, seleccione configuración,

seleccione activos fijos y, a continuación, haga clic en

trimestre.

2. Asegúrese de que las casillas siguientes no están vacías:

• Fecha de inicio

• Fecha de finalización

• Fecha media

Nota: Estos cuadros deben existir para cada trimestre. Si algún

cuadro está vacío, escriba la fecha apropiada en ese cuadro.

Asistente contable

08 Crear una copia de seguridad.

Esta copia de seguridad debe almacenarse fuera de la oficina junto con el

resto de la documentación de fin de año. Esta copia de seguridad le

ofrece un registro permanente de la posición financiera de la compañía al

final del año. Además, esta copia de seguridad puede restaurarse más

tarde si es necesario. Realizar una copia de seguridad garantiza que

puede recuperarse rápidamente si se produce una fluctuación de energía

o cualquier otro problema durante los procedimientos de cierre de fin de

año.

Sistemas – soporte

84

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos

pasos:

1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione mantenimiento en

el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, haga

clic en copia de seguridad.

2. En la lista nombre de la empresa, haga clic en el nombre de

la compañía.

3. Cambiar la ruta de acceso de la copia de seguridad si debe

y, a continuación, haga clic en aceptar.

09 Realizar la rutina de cierre de fin de año de activos fijos.


menú Microsoft Dynamics GP, elija rutinas, seleccione

activos fijos y, a continuación, haga clic en fin de año.

2. Compruebe que el año fiscal que se muestra para cada libro

es el año fiscal actual. (El año fiscal actual es el año que

está cerrando).

Nota: Si el año fiscal que se muestra para un libro no es el año fiscal

actual, consulte la pregunta 1 de la sección "preguntas más frecuentes

(P+F)".

3. Haga clic en un libro que desea cerrar y, a continuación,

haga clic en insertar. Repita este paso hasta que se han

insertado todos los libros que desea cerrar.

Nota: Microsoft Dynamics realiza los siguientes procedimientos durante

la rutina de cierre de fin de año:

• En la ventana información general de activos, el campo cantidad

se copia en el campo cantidad inicial de la ventana ampliar cantidad.

• En la ventana expandir último mantenimiento, el importe de

mantenimiento del año actual se borra.

• En la ventana libro de activos, el importe de la depreciación de

año actual está desactivada.

• Se realizan los siguientes procedimientos:

• El campo base de coste se copia en el campo coste de año

inicial.

• Depreciación total acumulada se copia en el campo reserva

inicial.

• El campo de valor residual se copia en el campo rescate inicial.

• En la ventana configuración de libros, el campo año fiscal

actual se incrementa en uno.

Contador

Nota. Estos son en detalle los pasos que ejecuta el sistema sobre las propiedades, planta y equipo.

85

Figura 7. Flujograma de proceso del uso del sistema Flujograma elaborado por los autores, graficando el proceso sistemático de las propiedades, planta y equipo

86

CRONOGRAMA

Para la implementación del módulo de activos fijos desarrollamos un cronograma

estableciendo las actividades proyectadas semanalmente (véase tabla No. 18), en el cual

presentamos que la ejecución tardaría un mes aproximadamente.

Tabla 18

Cronograma de actividades para la ejecución del software

Nota. La Tabla 18 muestra el tiempo que tomaría poner en ejecución el software

COSTO – BENEFICIO DE LA EJECUCIÓN DEL SOFTWARE

Costo.

Para la sistematización de la propiedad, planta y equipo, la compañía debe considerar

la compra del módulo, el costo de las licencias, las capacitaciones, el soporte técnico y la

habilitación de una base de pruebas; cuyo profesional que imparte las capacitaciones y brinda

soporte técnico, por parte del proveedor del sistema tiene un costo aproximado de $60.00 por

hora. A continuación, detallamos el cuadro del presupuesto (véase Tabla 19):

1 2 3 4

Revisar información de propiedad, planta y equipo x

Creación ambiente de prueba x

Migración información a prueba x

Verificación información x

Detección de errores x

Efectuar correcciones x

Habilitación del módulo activos fijos en ambiente de producción x

Migración información x

Capacitación al personal x

Semana

Actividad

87

Tabla 19

Presupuesto por adquisición del software

Nota. Costo de adquirir el software contable, información obtenida de proveedores de sistemas informáticos

Beneficio.

Luego de la adquisición del módulo para el registro, análisis y control de la propiedad,

planta y equipo la empresa percibirá los beneficios que se verán reflejados de forma

cualitativa en el transcurso del tiempo.

Se podrán convertir en cuantitativos a través de la valoración monetaria, lo cual es un

proceso meramente subjetivo.

1. Presentación de información razonable y confiable con la que se pueden tomar mejores

decisiones.

2. Optimizar el tiempo en la ejecución de los procesos de propiedad, planta y equipo.

ACTIVIDADES HORAS COSTO

Paquete inicial GP (módulo de activos

fijos) 5.000,00

AMBIENTE PILOTO

Establecer ambientes 4 240,00

Instalación de los ambientes 2 120,00

Migración de las bases de datos 3 180,00

Proceso de cierres modulares 2 120,00

Proceso de cierres contables 3 180,00

Revisión de errores 4 240,00

Migración de Dynamicss 2 120,00

Pruebas unitarias 4 240,00

Pruebas integrales 4 240,00

Gestión de reportes 3 180,00

AMBIENTE PRODUCCIÓN

Proceso de corrección errores 5 300,00

Proceso de migración 2 120,00

Gestión de roles y perfiles 2 120,00

TOTAL DE LA INVERSIÓN 40 7.400,00

88

3. Tener codificada la propiedad, planta y equipo permite conocer de forma precisa y

adecuada los bienes que posee la empresa y en qué estado se encuentran, lo cual

facilitará tomar decisiones oportunas.

4. Este proyecto ayudará a que la empresa tenga mejor eficiencia operativa.

5. Fortalecerá los controles y manejo de los elementos de la propiedad, planta y equipo.

6. Al tener sistematizado el control de la propiedad, planta y equipo se podrá conocer los

cambios que estos puedan tener en forma oportuna y ayudará a que tomen medidas

correctivas.

7. El precio por la implementación del software para el control de propiedad, planta y

equipo podría ser menor al que pueda ocasionar un error en el tiempo.

Impacto de la responsabilidad social

Esta propuesta de optimización de las propiedades, planta y equipo, está encaminado a

satisfacer las necesidades de información a la gerencia, directorio, accionistas, y entidades de

control como son el Servicio de Rentas Internas, la Superintendencia de Compañías y cumplir

con los lineamientos de las Normas Internacionales de Contabilidad.

Los Estados Financieros revelarán información oportuna, confiable y de fácil

interpretación.

89

Conclusiones y Recomendaciones

CONCLUSIONES

Con la propuesta de optimización de la cuenta propiedades, planta y equipo de la empresa

Camposantos del Ecuador S. A., se puede llegar a las siguientes conclusiones:

Que existe una política contable con información muy limitada en cuanto a los valores

capitalizables, las ventas y bajas de estos bienes.

Que no poseen un manual de funciones donde se manifieste por escrito las

responsabilidades del personal involucrado en el proceso de las propiedades, planta y equipo.

Que no se controla que el personal conozca las políticas existentes y cumpla con ellas.

Que los custodios de las distintas áreas no han sido respectivamente capacitados sobre

el tratamiento de las propiedades, planta y equipo y tampoco se ha capacitado actualmente al

personal contable.

Que el control de estos activos es llevado en un archivo de Excel de fácil

manipulación y un poco confuso, lo cual absorbe recursos del personal contable.

Que no se efectúan inventarios físicos periódicos a las propiedades, planta y equipo.

90

RECOMENDACIONES

Analizando la propuesta de optimización de la cuenta propiedades, planta y equipo de la

empresa Camposantos del Ecuador S. A., se pueden plantear las siguientes recomendaciones:

Que mejoren las políticas contables, debido a que hay ciertos criterios de las Normas

Internacionales de Contabilidad que no se expresa en dicha política aplicada.

Que la empresa debe establecer por escrito las funciones de aprobación y revisión,

asignándole responsabilidades a su personal de forma escrita.

Que se den a conocer las políticas contables que están manejando en la empresa a

todo el personal financiero y dar seguimiento del fiel cumplimiento de ella.

Que se capacite al personal por los menos 2 veces al año para mantener actualizados

los conocimientos contables.

Que se realicen evaluaciones periódicamente el funcionamiento del sistema para

determinar que no presente errores en su funcionamiento.

Que se proceda a sistematizar el control de los bienes que conforman la cuenta

propiedad, planta y equipo.

91

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APÉNDICE

caratula - repositorio.ug.edu.ecrepositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/19444/1... · isabel espinoza...

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