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SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA FERRETERIAS

DE BARRANCABERMEJA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

2013

MARÍA FERNANDA ARAUJO RENDÓN

PAOLA CAROLINA CALA MARTÍNEZ

JENNY ORTIZ ARDILA

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CONTENIDO

Pág.

1. CONTROL INTERNO ...................................................................................................... 2

2. SISTEMAS DE CONTROL INTERNO ................................................................................. 2

3. CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS ........................................................................... 2

4. INVENTARIOS ............................................................................................................... 3

5. CONTROL INTERNO SEGÚN METODOLOGIA COSO ........................................................ 4

5.1 El ambiente de control ............................................................................................... 6

5.2 Evaluación de Riesgos ................................................................................................. 9

5.3 Actividades de Control .............................................................................................. 11

5.5 Supervisión y Monitoreo........................................................................................... 18

6. INSTRUCCIONES PARA UN ÓPTIMO CONTROL INTERNO EN INVETARIOS .................... 21

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SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA FERRETERIAS DE BARRANCABERMEJA

1. CONTROL INTERNO

El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada son adoptados por una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y la confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa operacional.

El control interno es un proceso efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: * Eficacia y eficiencia de las operaciones * Confiabilidad de la información financiera * Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables

2. SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

Conjunto ordenado, concatenado e interactuante de los objetivos que persigue el control interno para el logro de la misión y objetivos de la entidad1

3. CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

Plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, salvo guardar las mercancías, materia prima, productos en proceso y productos terminados propios, en existencia y disponibilidad inmediata, que en el curso normal de operaciones

1 SANTILLANA GONZALEZ, Juan Ramón. Establecimiento de sistemas de control interno / Establishment of Internal Control Systems: Función De Contraloría. 2003. Cengage Learning Editores, Edición 2. Página 3.

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están destinados a la venta ya sea en su estado original de compra después de transformarlos.

4. INVENTARIOS

Conjunto de bines corpóreo, tangibles y existencias, propias y de disponibilidad inmediata para su consumo, transformación y venta.

PRINCIPIOS

Separación de funciones de adquisición, custodia y registro contable. Ninguna persona que interviene en inventarios deberá tener acceso a los registros

contables que controlen la actividad. El trabajo de empleados de almacén de inventarios será de complemento y de

revisión. La base de evaluación de inventarios será constante y consistente.

OBJETIVOS

Prevenir fraudes de inventarios. Descubrir robos y sustracciones de inventarios Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de inventarios. Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador. Proteger y salvaguardar los inventarios Promover la eficacia del personal de almacena de inventarios. Detectar desperdicios y filtraciones de inventarios.2

2 Tomado de Control Interno. Recuperado en http://www.buenastareas.com/ensayos/Control-Interno, diciembre 05 e 2012

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5. CONTROL INTERNO SEGÚN METODOLOGIA COSO

El control interno según la metodología COSO consta de cinco componentes los cuales se pueden establecer en cualquier organización para ayudar a ejercer un control interno adecuado.

Ilustración I Componentes del control interno COSO

Fuente: Las Autoras

AMBIENTE DE CONTROL

• Es el fundamento de todos los demas componentes, proporciona disciplina y estructura

EVALUACIÓN DE RIESGO

• Es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos.

ACTIVIDADES DE CONTROL

• Son las politicas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directrices administrativas.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

• Es la forma de como se transmite la información a todos los demás componentes y a la organización la cual debe facilitar a la gente cumplir sus responsabilidades.

MONITOREO

• Proceso que valora el desempeño de sistema en el tiempo

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El informe COSO3 plantea la siguiente estructura de control interno:

Ilustración II Sistema de Control Interno COSO

Fuente: Las autoras

Para cumplir con un sistema con control interno en ferreterías se propone:

3 Organización voluntaria del sector privado, dedicada a proporcionar orientación a la gestión ejecutiva y las entidades de gobierno sobre los aspectos fundamentales de organización de este, la ética empresarial, control interno, gestión del riesgo empresarial, el fraude, y la presentación de informes financieros

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5.1 El ambiente de control Los factores a considerar dentro del entorno de control serán la integridad y los valores éticos, la capacidad de los funcionarios de la Unidad, el estilo de dirección y de gestión, la manera en que la Dirección asigna autoridad y responsabilidad, la estructura organizacional vigente y las políticas y prácticas de personal utilizadas. Debe considerarse en la evaluación que los procedimientos existan, que hayan sido apropiadamente notificados, que sean conocidos, que sean adecuadamente comprendidos y que exista evidencia de que se aplican. Ilustración III Estructura de control

Fuente: Las autoras

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Integridad y valores éticos Ilustración IV Integridad de valores éticos

Los funcionarios conocen la normatibidad vigente que regula su conducta

Se enfatiza en la importancia de la integridad y el comportamiento ético, respetando ciertos códigos de

conducta aún cuando no estén escritos.

Existe algún documento que recoja los valores y principios éticos que promueve la Organización, por

ejemplo a través de un código de conducta que determine la política de la misma respecto de asuntos

críticos donde puedan verificarse conflicto de intereses

Se ha dado a conocer a todos los funcionarios involucrados y se ha verificado su comprensión.

Se ponen en conocimiento de terceros ajenos a la Organización pero vinculados a la misma como ser

Usuarios o Proveedores

Los funcionarios se comportan de acuerdo a las reglas de conducta definidas por la Dirección.

Se asignan periódicamente los premios y castigos a que da lugar el acatamiento o no de las reglas y normas de

conducta.

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Competencia de los funcionarios Tanto los jerarcas como los funcionarios en general, deben caracterizarse por poseer un nivel de competencia acorde a las responsabilidades asumidas. Esto permitirá comprender de mejor manera la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento de un buen sistema de control interno. Ilustración V Competencias de los funcionarios

Fuente: Las autoras

Se han analizado formal o informalmente las funciones principales a desarrollar.

Se ha efectuado un análisis de las competencias requeridas por los funcionarios para desempeñar

adecuadamente dichas funciones

Existe un plan de capacitación anual que contribuya al mantenimiento y

mejoramiento de las competencias de los funcionarios.

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Estilo de dirección y gestión La Dirección debe transmitir a todos los niveles de la estructura organizacional, de forma contundente y permanente, su compromiso y liderazgo con los controles implementados y con los valores éticos. Será la autoridad superior del organismo la encargada de hacer comprender a todos los funcionarios el papel que cada uno deberá cumplir dentro del sistema de control interno.

5.2 Evaluación de Riesgos Cada Unidad se enfrenta a diversos riesgos internos y externos que deben ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, los cuales deberán estar vinculados entre sí. La evaluación de riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados. A su vez, dados los cambios permanentes del entorno, será necesario que la Unidad disponga de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados al cambio. En la evaluación se deberá analizar que los objetivos hayan sido apropiadamente definidos, que los mismos sean consistentes con los objetivos institucionales, que hayan sido oportunamente comunicados, que se hayan detectado y analizado adecuadamente los riesgos, que se los haya clasificado de acuerdo a la relevancia y probabilidad de ocurrencia.

Se percibe de parte de la Dirección del Organismo un

compromiso permanente con el sistema de control interno y con los valores éticos del mismo. El

compromiso puede manifestarse a través de reuniones, exposiciones, cursos.

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Misión, Objetivos y Políticas

Los objetivos y políticas de una determinada Unidad deberán estar alineados y ser

consistentes con la misión de la misma, la cual es desarrollada a nivel del Inciso.

Es importante que los mismos se encuentren documentados y difundidos no solo a toda la

Organización, sino que también es importante su difusión a nivel de la sociedad en general.

Esto será importante a la hora de rendir cuentas de la gestión del Organismo.

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Ilustración VI Pautas para evaluación del riesgo

Fuente: Las autoras

5.3 Actividades de Control Las actividades de control son las políticas, procedimientos, técnicas, prácticas y mecanismos que permiten a la Dirección administrar (mitigar) los riesgos identificados durante el proceso de Evaluación de Riesgos y asegurar que se llevan a cabo los lineamientos establecidos por ella. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la Unidad y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos, de acuerdo a lo señalado en el punto anterior (Evaluación de Riesgos), lo cual se representa en el siguiente diagrama:

Misión: Expresa lo que es la Organización, para qué está, qué necesidades cubre.

Objetivos: Expresan los propósitos de la Organización, mostrando hacia dónde va la

misma.

Políticas: Expresan los medios que utiliza la Organización para conseguir los objetivos. Dado el ambiente dinámico en donde interactúa la Unidad,

los objetivos deberán adecuarse a esos cambios.* La misión de la Organización es conocida y

comprendida por la Dirección y los funcionarios de la Unidad.

* Los objetivos definidos para la Unidad son concordantes con la misión definida.

* Existe un compromiso por parte de la Dirección de que los objetivos sean conocidos y

comprendidos por todos los funcionarios.* Se han determinado los beneficiarios de las acciones desarrolladas por la Organización.

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En la evaluación del sistema de control interno no solo debe considerarse si fueron establecidas las actividades relevantes para los riesgos identificados, sino también si las mismas son aplicadas en la realidad y si los resultados conseguidos son los esperados. Identificación de procedimientos de control Luego de identificar, estimar y cuantificar los riesgos, la Dirección debe determinar los objetivos de control, y en base a ello debe establecer las actividades de control más convenientes a implementar. La conveniencia estará dada por la efectividad de las mismas y el costo a incurrir en su implantación.

OBJETIVOS

RIESGOS ACTIVIDDES DE CONTROL

RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL

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Posición de intereses Se debe asignar a personas diferentes las tareas y responsabilidades relativas a la autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos económicos de la Organización. Esto disminuye considerablemente la posibilidad de cometer actos ilícitos y en caso que se cometan, es más fácil su detección.

Existen procedimientos de control para mitigar todos los riesgos identificados y

considerados significativos

Los mismos se aplican apropiadamente.

Dichos procedimientos son comprendidos por todos los funcionarios

involucrados.

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Coordinación entre áreas Las áreas que componen una Organización deben actuar coordinadamente entre ellas. Esto redundará en la consecución de los objetivos generales de la Organización y no solo en la consecución de objetivos a nivel de Unidad independiente.

Las tareas y responsabilidades vinculadas a la autorización, aprobación, procesamiento

y registración, pagos o recepción de fondos, auditoría y custodia de fondos,

valores o bienes de la Organización están asignadas

a personas diferentes.

Los despachos de mercancia los realiza una persona diferente al departamento

comercial .

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Documentación La estructura de control interno y todas las transacciones y hecho significativos de la Unidad deben estar claramente documentados y disponibles para su control.

Existe un flujo de información adecuado

entre las distintas áreas de la Unidad.

Los funcionarios son conscientes de cómo

impactan sus acciones en la Organización en su

conjunto.

Existen documentos escritos acerca de la estructura de control interno

de la unidad de invetnarios

Los mismos se encuentran disponibles y al alcance de todos los

funcionarios

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Niveles definidos de autorización Los hechos significativos de una Organización deben ser autorizados y realizados por funcionarios que actúen dentro el ámbito de su competencia. La Dirección deberá autorizar los hechos significativos a realizar y los funcionarios deberán ejecutar las tareas que les han sido asignadas, de acuerdo a los lineamientos establecidos.

5.4 Información y Comunicación

Hay que identificar, recopilar y comunicar información pertinente en tiempo y forma que permitan cumplir a cada funcionario con sus responsabilidades. También deberá existir una comunicación eficaz en un sentido amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la Unidad, de arriba hacia abajo y a la inversa. La Dirección debe comunicar en forma clara las responsabilidades de cada funcionario dentro del sistema de control interno implementado en inventarios. Los funcionarios tienen que comprender cuál es su papel en el sistema de control interno y cómo las actividades individuales están relacionadas con el trabajo del resto. Asimismo, deben contar con los medios para comunicarla información significativa a los niveles superiores. Información y responsabilidad Los datos de una Organización deben ser identificados, captados, registrados, procesados en información y comunicados en tiempo y forma a los funcionarios, para que estos puedan tomar decisiones acertadas y cumplir con sus responsabilidades.

Los procedimientos de control aseguran que las tareas son

realizadas exclusivamente por los funcionarios que tienen asignada

la tarea.

La delegación de tareas se encuentra dentro de los

lineamientos establecidos por la Dirección.

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Flujos de información El flujo de información debe circular en todos los sentidos dentro de la Organización:

Sistemas de información integrado Los sistemas de información dentro de una Organización deben estar integrados. Los funcionarios de una unidad organizacional deben saber cómo se vincula la información elaborada por el área donde se desempeñan, con la información elaborada por el resto de las unidades de la estructura A su vez, el sistema de información debe estar condicionado a la Estrategia de la Organización. El sistema de información debe servir para:

La toma de decisiones a todos los niveles Evaluar el desempeño del organismo

Están definidos los distintos reportes que deben remitirse a los distintos niveles internos

para la toma de decisiones.

La información es apropiada de acuerdo a los niveles de autoridad y responsabilidad

asignados.

La información circula en todos los sentidos dentro de la Organización

(ascendente, descendente, horizontal y transversal) y está disponible para quienes deben disponer de ella.

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Rendir cuentas Los funcionarios saben cómo se vincula la información elaborada por el área donde

se desempeñan, con la información elaborada por el resto de las unidades de la estructura.

5.5 Supervisión y Monitoreo Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que verifique la vigencia del sistema de control interno a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. Evaluación del sistema de control interno La eficacia del sistema de control interno de toda Organización, debe ser periódicamente evaluada por la Dirección y los mandos medios. Los resultados de la evaluación deben ser comunicados a aquel ante quién se es responsable.

El sistema de control interno es evaluado periódicamente por la Dirección y los

mandos medios a los efectos de corroborar su vigencia.

Existen herramientas definidas de autoevaluación que permiten evaluar el

sistema de control interno implementado.

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Eficacia del sistema de control interno Un sistema de control interno se considera eficaz si la dirección de la Unidad tiene la seguridad razonable de que:

Dispone de la información adecuada sobre hasta qué punto se están logrando los objetivos operacionales de la Unidad.

Se prepara de forma fiable la información financiera de la misma

Se prepara de forma fiable la información financiera de la misma

Se evalúa periódicamente la eficacia del sistema de control interno, teniendo en cuenta si la Dirección de la Unidad tiene seguridad razonable de

que:

Dispone de la información adecuada sobre hasta qué punto se están logrando los objetivos operacionales de la Unidad.

Se prepara de forma fiable la información financiera de la misma.

Se cumplen las leyes y normativa a las que se encuentra sujeta

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Eficacia del sistema de control interno Se deben validar periódicamente los supuestos que sustentan los objetivos de una Organización. Deficiencias detectadas Se deben establecer procedimientos que aseguren que toda deficiencia detectada, que afecte al Sistema de Control Interno o pueda llegar a afectarlo, pueda ser oportunamente informada.4

4 Informe COSO, Coopers & Lybrand e Instituto de Auditores Internos de España. Ediciones Diaz de Santos S.A., Madrid, 1997 Informe COSO, Samuel Alberto Mantilla.

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6. INSTRUCCIONES PARA UN ÓPTIMO CONTROL INTERNO EN INVETARIOS

PARA COMPRAS

PROCEDIMIENTO

Realizar cotización mínimo a tres proveedores diferentes, para establecer cuál es el mejor oferente del producto que se requiere.

Escoger de acuerdo al precio, calidad y tiempo de entrega el mejor oferente. Los vendedores deben entregar a la persona encargada del departamento de

compras la solicitud la cual debe contener (fecha, proveedor, descripción del material, cantidad, rentabilidad, precio de compra, precio de venta)

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El departamento de compras emite la orden de compra y la pasa a la

administración o gerencia según el caso, para que sea autorizada. El departamento de compras se encarga de enviar la orden de compra al proveedor

y realizar el seguimiento hasta que la mercancía sea recibida. Al recibir la mercancía, el departamento de bodega o almacén debe verificar que lo

relacionado en la orden de compra concuerde con el documento entregado por el proveedor (cantidad, descripción, precio). El documento (factura o remisión) debe ser firmado por la persona que recibe el material en señal de verificación y aceptación, sin esta firma no se podrá realizar entrada de la mercancía.

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INGRESO DEL MATERIAL

PROCEDIMIENTO

Revisar la factura emitida por el proveedor (cantidades, descripción, precios) de acuerdo con la orden de compra emitida, que este vigente la resolución de la facturación y demás información contemplada en el Art. 617 del Estatuto Tributario Colombiano.

Verificar que el vencimiento de la factura, los porcentajes de descuentos y valores de descuento tales como RETEFUENTE, IVA, RETEIVA, RETEICA, de acuerdo al régimen que pertenezca el proveedor.

Realizar entrada del material al sistema (ya sea computarizado o manual). Se debe dejar dos copias de la entrada, una para el departamento de contabilidad la

cual debe tener adjunto la orden de compra y la factura, la otra copia debe reposar en el archivo de la bodega o el almacén.

Informar al departamento de ventas, el ingreso del material. La programación de pago de la facturación se realiza de acuerdo al vencimiento de

las facturas y las políticas establecidas para el pago a proveedores. En el caso de entradas con remisión se debe verificar (cantidades, descripción,

precios) de acuerdo con la orden de compra emitida, así como demás datos generales de la empresa.

Realizar ingreso del material al sistema o manualmente, realizando constante seguimiento sin que exceda el mes para que el proveedor emita la factura del material despachado con remisión.

Después de realizar los respectivos ingresos se debe verificar que la imputación contable se haya realizado correctamente.

Si aún no cuenta con sistema de información se debe realizar los mismos pasos ya sea en forma manual o utilizando archivos alternos en Excel.

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PARA VENTAS

COTIZACION

PROCEDIMIENTO

Recepción de la solicitud del cliente. Emisión de la cotización indicando disponibilidad, lugar de entrega, forma de pago y

descuentos a otorgar. Realizar el seguimiento a la propuesta presentada. Esperar la solicitud de despacho por parte del cliente (orden de compra o pedido). Una vez emitida la orden de compra, se procede a Remisionar o facturar la

mercancía.

Brindar asistencia técnica a los clientes que lo requieren.

REMISIÓN

El vendedor entrega el formato, donde se especifica: lugar de entrega, cantidad, descripción, precio, forma de despacho (factura, remisión) para que la persona a cargo realice el respectivo documento.

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Se le carga al cliente el material que se va a despachar Se solicita autorización a quien maneje la cartera, para despachar el material. Si el cliente requiere la factura de una vez se procede a realizarla. Se envía el documento a bodega para ser despachado. En caso de tener que enviar un material a otra ciudad, se debe realizar cotización de

fletes para envíos de mercancías por transportadoras y a su vez solicita autorización a Gerencia administrativa o Administración y se procede al despacho.

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FACTURACIÓN

CRÉDITO

PROCEDIMIENTO

Se reciben la(s) remisión(es) del cliente y se procede a facturar.

Se registra la información de acuerdo a la orden de compra y al material despachado.

Se anexa la(s) remisión(es) a la factura. Se anexan otros documentos como entradas de almacén dependiendo del cliente y

las órdenes de compra. Después de realizadas las facturas, se diligencia un formato que lleva (Factura No,

Cliente, Fecha de entrega, recibe, fecha de devolución firmada por el cliente y recibe facturación cliente) en donde se relacionan las facturas y a quien se entregan .

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Al recibir la factura, se debe revisar que los documentos vengan sellados y firmados con nombre legible y cedula.

Por último, se procede a archivar en el consecutivo de facturas del mes y en la carpeta del cliente.

CONTADO

El vendedor entrega formato para realizar la factura de contado, si el cliente está por mostrador inmediatamente se recibe el dinero y bodega despacha el material, sin embargo cuando la mercancía debe ser entregada en otro lugar, el conductor recibe el dinero, realiza entrega del material y cuando termina su recorrido procede a realizar la entrega del dinero a la persona encargada.

Diariamente esta persona entregar el reporte de facturas de contado junto con el dinero a la Administración para su custodia.

Finalmente este dinero es estregado para realizar la respectiva consignación.

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LOGÍSTICA DE DESPACHOS

Procedimiento

Los despachos deben asegurar a la compañía, que las salidas de mercancía sea la prevista y que estén autorizados por los funcionarios competentes

Verificación del material que se va a despachar al cliente. Tomar los números de coladas del material para respaldar con certificados de

calidad, el envío dependiendo del cliente. Organizar las rutas de los vehículos, de acuerdo a las zonas de distribución El material cargado en los vehículos debe estar bien asegurado. Los vehículos deben contar con una revisión técnico-mecánica y toda la demás

documentación legal en regla. Al entregar el material al cliente, se hace el conteo y la revisión del mismo, la

persona que recibe debe firmar el documento con nombre legible y numero de cedula

DEVOLUCIÓN Procedimiento

La mercancía en devolución no debe superar los ocho días de despachada. Se recibe la mercancía verificando estado (no maquinada, no usada), además fecha

de entrega, cantidad, descripción. El departamento de bodega procede a realizar la recepción de la mercancía,

realizando la respectiva inspección del material y bajo autorización de la administración, para esto deben informar bajo el siguiente formato:

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Recibido el formato totalmente diligenciado se procede a realizar la devolución.

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES

NOTAS CRÉDITO CLIENTES

Las notas crédito cliente se generan por: Mayor valor cobrado en las facturas a cliente para esto:

Se solicita al departamento de ventas cotización u orden de compra en donde se verifica que el valor facturado está errado; si es error de digitación se solicita el pedido que dio lugar a la salida del material.

Luego se procede a realizar la respectiva nota crédito cliente para disminuir el valor a cobrar.

Verificar la nota crédito contable realizada. Realizar el cruce con la factura que da lugar al mayor valor cobrado. Enviar la nota crédito generada para que el cliente pueda aplicar la respectiva

nota. Archivar la nota crédito con una copia de la respectiva factura, después de ser

firmada por el cliente.

NOTAS DEBITO PROVEEDORES

Se realiza notas debito cuando se requiere disminuir la cuenta por pagar.

Una vez verificado que faltó realizar algún tipo de descuento: Reteiva, Rete Fuente, Reteica al proveedor o cuando un material que se compro llegó en malas condiciones se procede a generar una nota débito proveedor para disminuir el valor a pagar.

Registrar el valor a disminuir, generando así la nota débito. Cruzar la nota débito con la causación o factura a pagar. Verificar la imputación contable del documento generado y el informe de cuentas

por pagar que coincidan en el mismo valor a pagar. Imprimir el documento generado. Tomar copia de la factura del proveedor para anexarlo a la nota débito. Archivar la nota débito proveedor en su respectiva AZ, de acuerdo al consecutivo. Girar el cheque si es el caso.

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REVISION DE CUENTAS AUXLIARES

Realizar mensualmente la verificación de las cuentas auxiliares. Imprimir de libros los auxiliares de las cuentas que intervienen en inventario: Caja,

Clientes, Proveedores, IVA, Impuestos a pagar Reteica, anticipos, cheques posfechados y compararlos con los respectivos informes para tener un mayor control.

Se remite esta información al Contador. Dejar copia de la revisión realizada y archivada en el respectivo folder.

SEGURIDAD

Protección física: las áreas de almacenaje deben estar bien cercadas y protegidas de tal manera que restrinja la entrada de personas no autorizadas.

Las áreas de depósito deben contar con buena iluminación. Contar con equipos de seguridad adecuados en el área.

ELEMENTOS DE UN BUEN CONTROL INTERNO SOBRE LOS INVENTARIOS Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, sin importar el sistema

que se use. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.

Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas

computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén,

informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa.

Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros

físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.

Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de

mercancías deterioradas. .

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Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó

descomposición. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los

registros contables. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo

unitario. Comprar el inventario en cantidades económicas.

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo

cual conduce a pérdidas en ventas. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el

gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y

concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios.

Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.

Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se

eviten los robos. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.

Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no esté integrado

computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por contabilidad.

Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad

material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por negligencia.

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El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.

Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por

la persona que entrega y por la que recibe. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos,

tener acceso a los mismos.