chapter 9 conclusion & suggested...

Chapter | : CONCLUSION & SUGGESTED SOLUTIONS 175

CHAPTER 9 :

CONCLUSION &

SUGGESTED

SOLUTIONS


I N T E R P R E T A T I O N A N D C O N C L U S I O N :

R e s u l t s o f H y p o t h e s e s T e s t i n g :

R e s u l t 1 : M o r e t h a n 5 0 % ( m a j o r i t y ) o f t h e S M E u n i t s

u t i l i z e l e s s t h a n 7 0 % o f t h e i r e s t a b l i s h e d

c a p a c i t y

R e s u l t 2 : M o r e t h a n 5 0 % o f t h e S M E s f a c e t h e f a i l u r e o f

p r o d u c t i o n s c h e d u l e i n m o r e t h a n 1 0 % c a s e s


d e p e n d o n I n t u i t i o n / E x p e r i e n c e f o r D e m a n d

F o r e c a s t i n g


h a v e d e v i a t i o n m o r e t h a n 1 0 % b e t w e e n a c t u a l

a n d f o r e c a s t e d d e m a n d

R e s u l t 5 : L e s s t h a n 5 0 % o f t h e S M E u n i t s e m p l o y B I

t o o l s f o r t h e i r r o u t i n e p r o c e s s e s ( o r m a j o r i t y

o f t h e u n i t s d o n o t u s e B I t o o l s f o r t h e i r

d e c i s i o n s / d a t a p r o c e s s i n g )


O v e r a l l C o n c l u s i o n

O v e r a l l v i e w d e v e l o p s o n t h e b a s i s o f r e s u l t s d e r i v e d ,

t e l l s t h a t m a j o r i t y o f t h e S M E s a r e n o t a l e r t t o a

n e c e s s a r y l e v e l a s f a r a s d e c i s i o n m a k i n g i s c o n c e r n e d .

T h e y a v o i d u s a g e o f s t a t i s t i c a l a n d a n a l y t i c a l t o o l s ,

s o f t w a r e d u e t o t e c h n i c a l a n d f i n a n c i a l i n f e a s i b i l i t y .

M o r e o v e r , t h e r e s e e m s a l a c k o f i n t e r e s t i n t h i s r e g a r d ,

b e c a u s e o f t h e a v a i l a b i l i t y o f r e s o u r c e s f i t f o r t h e i r

l i m i t e d n e e d s f o r a n a r r o w s c o p e . I t f u r t h e r r e s u l t s i n

t h e u n t i d y d a t a m a n a g e m e n t , u n o r g a n i z e d i n f o r m a t i o n

s y s t e m , a n d w e a k e r d e c i s i o n m a k i n g .

T h e r e a r e t h r e e s o l u t i o n s p r o p o s e d .

1 . F O C U S O N C R I T I C A L S U C C E S S F A C T O R ( C S F ) .

I n f o r m a t i o n / d a t a

T h e S M E f a c e s m a n y o f t h e s a m e B I c h a l l e n g e s a s

l a r g e r o r g a n i z a t i o n s , a n d s o m e a d d i t i o n a l o n e s t o

b o o t . T h e s m a l l e r y o u a r e , t h e l e s s d a t a y o u a r e

l i k e l y t o h a v e a c c e s s t o . I n t e r m s o f i n t e r n a l d a t a , a

b a s i c e n t r y - l e v e l a c c o u n t i n g p r o g r a m s t o r e s

s u b s t a n t i a l l y l e s s i n f o r m a t i o n t h a n a h i g h e r - e n d

e n t e r p r i s e r e s o u r c e p l a n n i n g ( E R P ) s y s t e m . A n d

e x t e r n a l l y , i n t h e c o n t e x t o f i n d u s t r y - s p e c i f i c o r


c o m p e t i t o r d a t a , t h e r e ’ s n o t m u c h o u t t h e r e o n

s m a l l b u s i n e s s e s .

M o s t S M E s d o m a n a g e s u p p l e m e n t a r y k e y b u s i n e s s

d a t a , f r e q u e n t l y i n t h e f o r m o f s p r e a d s h e e t s ,

c o n t a c t m a n a g e r d a t a b a s e s , p a y r o l l s y s t e m s a n d

o t h e r h o m e - g r o w n d a t a b a s e s . T h e s e c a n p o t e n t i a l l y

b e h a r n e s s e d t o p r o v i d e t h e B I b a c k b o n e , p r o v i d e d

t h e d a t a i s r e l i a b l e a n d a c c u r a t e . I n m a n y c a s e s ,

d a t a o u t s i d e t h e a c c o u n t i n g o r E R P s y s t e m i s n o t

s u b j e c t t o t h e s a m e c o n t r o l s a n d m a y p r o v i d e m o r e

r e d h e r r i n g s t h a n p e a r l s o f w i s d o m .

T e c h n o l o g y

B I s o f t w a r e t o o l s i n c l u d e s c o r e c a r d s , d a s h b o a r d s ,

a n a l y t i c s , d a t a m i n i n g a n d r e p o r t s w i t h d r i l l

d o w n s . T h e a v a i l a b l e s o f t w a r e s o l u t i o n s d e l i v e r i n g

t h e s e t o o l s e t s u s e d t o b e b e y o n d t h e f i n a n c i a l

r e a c h o f t h e t y p i c a l S M E .

I n r e c e n t y e a r s , h o w e v e r , t h e r e h a v e b e e n a

n u m b e r o f a l t e r - n a t i v e s p r i c e d m o r e a g g r e s s i v e l y ,

b r i n g i n g t h e t e c h n o l o g y f o r a c o m p r e h e n s i v e B I

i m p l e m e n t a t i o n i n t o t h e r e a c h o f t h e S M E . S o m e o f

t h e s e t o o l s a r e a v a i l a b l e o n l i n e , u s i n g t h e s o f t w a r e


a s a s e r v i c e m o d e l . O t h e r s u s e t h e t r a d i t i o n a l

l i c e n s i n g m o d e l .

M i c h a e l B u r n s , a C A a n d C A m a g a z i n e c o l u m n i s t

w r i t e s f r e q u e n t l y a b o u t B I . H e s t a t e s t h a t s o m e

m i d - r a n g e E R P s y s t e m s a r e a d d i n g d a s h b o a r d s t h a t

a r e c o n f i g u r a b l e , w i t h d r i l l d o w n s , f r e q u e n t l y a t

l i t t l e o r n o a d d i t i o n a l c o s t . B u r n s s a y s h e i s s e e i n g

m o r e a f f o r d a b l e o n - l i n e q u e r y a n d b r o w s e r - b a s e d

t o o l s e m e r g i n g .

B u t i s t h i s b e i n g e f f e c t i v e l y c o m m u n i c a t e d ? I f t h e

p e r c e p t i o n a m o n g t h o s e i n t h e I T i n d u s t r y i s t h a t

t h e c o s t o f t e c h n o l o g y i s n o l o n g e r a b a r r i e r t o B I

f o r t h e S M E t h a t v i e w i s n o t n e c e s s a r i l y s h a r e d b y

e n d u s e r s . B e t h C r a w f o r d , C M A , c o n t r o l l e r f o r

T o p p i t s F o o d s L t d . i n V a u g h a n , O n t . , h a s b e e n

w o r k i n g o n a p r o j e c t t o i m p l e m e n t a

c o m p r e h e n s i v e B I s o l u t i o n f o r s o m e t i m e . “ I t ’ s h a r d

t o f i n d a c o s t - e f f e c t i v e p l a t f o r m t h a t i s a f f o r d a b l e

n o w , b u t t h a t y o u c a n g r o w w i t h , ” s h e s a y s .

A n d t h e n , o f c o u r s e , t h e r e i s t h e u b i q u i t o u s

s p r e a d s h e e t . P a c k a g e s s u c h a s E x c e l a r e

u n d o u b t e d l y v a l u a b l e a n d p o w e r f u l t o o l s , a n d m a n y

c o m p a n i e s h a v e m i n e d t h e i r E R P a n d o t h e r d a t a b y


l i v e - l i n k i n g s p r e a d s h e e t s t o d a t a s o u r c e s , u s i n g

p i v o t t a b l e s , c o n d i t i o n a l f o r m a t t i n g , g r a p h s a n d

c h a r t s , a n d o t h e r b u i l t - i n a n a l y s i s t o o l s . B u t i t i s

i m p o r t a n t t o u n d e r s t a n d t h e l i m i t a t i o n s a n d t h e

d a n g e r s . T h e f l e x i b i l i t y o f a s p r e a d s h e e t i s a t t h e

e x p e n s e o f c o n t r o l s , t h u s y o u c a n e n t e r ( o r e d i t )

a n y f o r m u l a a n y w h e r e . W e h a v e a l l s e e n a c o m p l e x

s p r e a d s h e e t w i t h o n e i n c o r r e c t ( b u t u n n o t i c e d )

f o r m u l a o r r e f e r e n c e t h a t m a t e r i a l l y a l t e r s t h e

e n t i r e p i c t u r e . B e c a u s e o f t h e a b s e n c e o f c o n t r o l s

a n d s t r u c t u r e , t h o u g h , h o w w o u l d y o u k n o w ? A n d

t h e s e s p r e a d s h e e t s a r e u s u a l l y b u i l t a n d

m a i n t a i n e d b y o n e p e r s o n . I f t h a t p e r s o n l e a v e s t h e

c o m p a n y , s o m e o n e e l s e w i l l h a v e t o u n r a v e l t h e

l o g i c i n o r d e r t o m a i n t a i n a n d u p d a t e i t . F o r k e y

b u s i n e s s a n a l y s i s , a m o r e s t r u c t u r e d s o f t w a r e t o o l

i s s i m p l y m o r e r e l i a b l e a n d m a i n t a i n a b l e — a n d

n o w a d a y s , a f f o r d a b l e .

I n t e l l i g e n c e

T h e s i n g l e m o s t i m p o r t a n t a s p e c t o f a n y B I p r o j e c t

i s t h e d e t e r m i n a t i o n o f w h a t n e e d s t o b e m e a s u r e d ,

a n d h o w t o m e a s u r e . A B I p r o j e c t h a s t o b e g i n w i t h

a n o r g a n i z a t i o n a c c u r a t e l y d e f i n i n g i t s C S F s , w h i c h

i s d e f i n e d a s “ w h a t t h e o r g a n i z a t i o n m u s t d o t o b e


s u c c e s s f u l . ” F o r e a c h C S F , t h e t r i c k i s t o d e t e r m i n e

t h e m e t r i c s t h a t a r e a p p r o p r i a t e t o m e a s u r e h o w

t h e o r g a n i z a t i o n i s d o i n g a n d a l e r t t h e a p p r o p r i a t e

l e v e l o f m a n a g e m e n t a n d e m p l o y e e s t o e x c e p t i o n s

o r p r o b l e m a r e a s . T h o s e m e t r i c s w i l l t h e n f o r m t h e

u n d e r p i n n i n g o f t h e a r c h i t e c t u r e o f t h e B I s o l u t i o n :

t h e e l e m e n t s t h a t a r e m e a s u r e d a n d d i s p l a y e d o n

d a s h b o a r d s a n d a n a l y t i c s .

O n e m i g h t t h i n k t h e d e f i n i t i o n o f C S F s a n d t h e

c o n s e q u e n t m e t r i c s a r e e a s i e r f o r t h e S M E b e c a u s e :

T h e e n t r e p r e n e u r k n o w s t h e b u s i n e s s i n s i d e

o u t a n d t h e r e f o r e k n o w s w h a t ’ s i m p o r t a n t a n d

T h e r e a r e f e w e r i s s u e s t o w o r r y a b o u t i n a

s m a l l e r b u s i n e s s , s o t h e S M E c a n u s e a

s i m p l e r s e t o f m e t r i c s .

B u t d i g a l i t t l e d e e p e r a n d i t ’ s s o o n a p p a r e n t t h a t

t h e o p p o s i t e i s t r u e . M o s t e n t r e p r e n e u r s a r e

e x p e r t s i n o n e a s p e c t o f t h e b u s i n e s s , n o t a l l . T h e

o w n e r w i t h a s a l e s b e n t m a y c a r r y p e r t i n e n t s a l e s

a n d m a r g i n a n a l y s i s d a t a i n h i s o r h e r h e a d , b u t

w o u l d n o t n e c e s s a r i l y b e a b l e t o f a c t o r i n c a s h -

f l o w c o n s i d e r a t i o n s . C o n v e r s e l y , t h e e n g i n e e r w h o

s t a r t e d a s u c c e s s f u l b u s i n e s s w i l l u n d e r s t a n d


w h a t ’ s c r i t i c a l i n t h e p r o d u c t d e s i g n a n d

p r o d u c t i o n a r e a s , b u t w i l l h e o r s h e k n o w w h a t

s a l e s p e o p l e h a v e t o d o r e a l l y w e l l t o s u c c e e d ?

A n d i n s o m e c a s e s t h e S M E f a c e s t h e s a m e p r o b l e m

a s l a r g e r c o m p a n i e s : t o o m u c h d a t a . C r a w f o r d s a y s

t h e a m o u n t o f d a t a a v a i l a b l e f r o m t h e E R P s y s t e m

i n t h e f o r m o f r e p o r t s a n d d a t a e x t r a c t s s o m e t i m e s

m a k e s i t h a r d t o a v o i d b e i n g o v e r w h e l m e d w i t h

d a t a , m a k i n g i t d i f f i c u l t t o f o c u s o n w h a t ’ s t r u l y

i m p o r t a n t . T h i s h i g h l i g h t s t h e i m p o r t a n c e o f t a k i n g

a s t r a t e g i c v i e w i n d e f i n i n g C S F s . F e w

e n t r e p r e n e u r s h a v e b e e n t r a i n e d t o t h i n k a n d p l a n

i n a t r u l y s t r a t e g i c f a s h i o n , s o t h i s i s a s t r e t c h f o r

t h e a v e r a g e S M E .

S M E s o f t e n h a v e n o o n e t r a i n e d i n f i n a n c i a l

m a t t e r s , b u t t h e y n e e d s o m e o n e w i t h f i n a n c i a l

e x p e r i e n c e t o a s k t h e r i g h t q u e s t i o n s .

E n t r e p r e n e u r s a r e n o t u s e d t o m a n a g i n g ( o r b e i n g

m a n a g e d ) b y m e t r i c s , u n l i k e m a n a g e r s a t l a r g e r

c o m p a n i e s .

C o n s e q u e n t l y , t h e t y p i c a l S M E n e e d s o u t s i d e h e l p

d e f i n i n g C S F s a n d t h e r e l e v a n t m e t r i c s . W h e r e d o

t h e y t u r n ? F r e q u e n t l y t h e v e n d o r o f t h e i r B I


s o l u t i o n ( o r E R P s o l u t i o n ) i s t h e f i r s t r e s o u r c e .

T h e g o o d n e w s a b o u t t h i s a p p r o a c h i s t h a t t h e

v e n d o r w i l l k n o w h o w i t s s o f t w a r e w o r k s , w i l l h a v e

e x p e r i e n c e d o i n g t h i s e x e r c i s e w i t h o t h e r

c u s t o m e r s a n d w i l l l i k e l y k n o w h o w t o i n t e r a c t

w i t h t h e a v a i l a b l e d a t a . T h i s w i l l o n l y b e h e l p f u l ,

h o w e v e r , w h e r e t h e v e n d o r i s e x p e r i e n c e d i n t h e

s a m e i n d u s t r y a s t h e S M E , a n d e v e n t h e n o n l y f o r

C S F s a n d m e t r i c s t h a t c o n f o r m t o b e s t p r a c t i c e s f o r

t h e i n d u s t r y .

A s a f e r o p t i o n m a y b e a n e x p e r i e n c e d B I c o n s u l t a n t

w h o c a n d r a w r e l e v a n t i n f o r m a t i o n o u t o f t h e

e n t r e p r e n e u r , e m p l o y e e s , c o m p e t i t o r s , v e n d o r s a n d

c u s t o m e r s , a n d t h e n d o c u m e n t t h e r e q u i r e m e n t s i n

a n a c t i o n a b l e f o r m a t . I d e a l l y t h i s w o u l d b e

c o m p l e t e d b e f o r e a n y d e c i s i o n i s m a d e o n t h e

a c t u a l s o f t w a r e t o o l s , t o a v o i d a n y b i a s i n t h e

i n t e l l i g e n c e p h a s e b a s e d o n l i m i t a t i o n s o r f e a t u r e s

o f a l r e a d y s e l e c t e d s o f t w a r e . O f c o u r s e , e n g a g i n g

a n o u t s i d e e x p e r t w i l l a d d a l a y e r o f c o s t t o t h e

p r o j e c t , b u t t h i s c o s t d i f f e r e n t i a l s h o u l d b e

e v a l u a t e d a g a i n s t t h e p r o j e c t ’ s s u c c e s s .

A s p e r a n o p i n i o n , “ Y o u w o u l d w a n t t o r e d u c e t h e

r i s k s b y s t a r t i n g w i t h a n u n d e r s t a n d i n g o f t h e C S F s


o f t h e o r g a n i z a t i o n a n d t h e m e t r i c s t h a t m e a s u r e

w h e t h e r o r n o t C S F s a r e b e i n g a c h i e v e d . ”

I m p l e m e n t a t i o n

I m p l e m e n t i n g a B I s o l u t i o n s h o u l d u l t i m a t e l y b e

t h e s i m p l e s t p a r t i f t h e u p f r o n t w o r k o n

i n t e l l i g e n c e a n d t o o l s e l e c t i o n h a s b e e n

s u c c e s s f u l l y c a r r i e d o u t . C r e a t i n g a n d o r m a p p i n g

t h e d a t a s t o r e , d a s h b o a r d d e s i g n , r e p o r t b u i l d i n g ,

d r i l l - d o w n d e f i n i t i o n a n d s o f t w a r e c o n f i g u r a t i o n

a r e o b v i o u s s t e p s i n i m p l e m e n t i n g a B I s o l u t i o n .

T h e k e y s t e p s o m e t i m e s o v e r l o o k e d o r s i d e s t e p p e d

i s t h e d e s i g n a n d d i s s e m i n a t i o n o f a

c o m m u n i c a t i o n s s t r a t e g y .

“ A n e l e m e n t f r e q u e n t l y m i s s i n g i s t h e

c o m m u n i c a t i o n p i e c e , e x p l a i n i n g t o t h e u s e r s w h a t

t h e a n a l y t i c s m e a n , h o w t o i n t e r p r e t t h e m , a n d

w h a t a c t i o n s t o t a k e , f o r e x a m p l e , w h e n a n

i n d i c a t o r i s r e d , y e l l o w o r g r e e n , ” s a y s s o m e

a n a l y s t . F o r t h e S M E t h i s b e c o m e s e v e n m o r e

i m p o r t a n t , s p e c i f i c a l l y i n t e r m s o f d o c u m e n t a t i o n ,

b e c a u s e e m p l o y e e s f r e q u e n t l y w e a r m u l t i p l e h a t s ,

a n d w h e n s o m e o n e l e a v e s , t h e i r r e p l a c e m e n t n e e d s

t o k n o w t h o s e s a m e t h i n g s .


O v e r t h e n e x t s e v e r a l y e a r s w e w i l l s e e a n

i n c r e a s i n g n u m b e r o f S M E s a d o p t B I t e c h n o l o g y

s o l u t i o n s w i t h m i x e d r e s u l t s . T h o s e t h a t f o c u s o n

t h e i n t e l l i g e n c e i n B I w i l l d e r i v e p o s i t i v e a n d

m e a s u r a b l e b e n e f i t s . T h o s e t h a t d o n ’ t r u n t h e r i s k

o f m a k i n g p o o r d e c i s i o n s b a s e d o n a c c u r a t e b u t

i n a p p r o p r i a t e d a t a .

2 . O U T S O U R C I N G O F D A T A S E R V I C E S – M A N A G E D D A T A

S E R V I C E S

T h e S M E s e c t o r i s o p t i n g m o r e f o r I T t h a n e v e r

b e f o r e , i n I n d i a . T h e i r f o c u s i s o n r e d u c i n g c o s t , t o

i n c r e a s e e f f i c i e n c y a n d t o i m p r o v e e m p l o y e e

p r o d u c t i v i t y . A n d a t n a t i o n a l l e v e l t h e p e r c e n t a g e

i s 4 0 % o f t o t a l 7 . 6 m i l l i o n S M E s .

B u t t h e r e a r e t w o p r i m a r y c h a l l e n g e s i n t h e

p r o c e s s o f I T a d o p t i o n .

1 . U p g r a d i n g i n f r a s t r u c t u r e ( F i n a n c i a l a n d

T e c h n o l o g i c a l F e a s i b i l i t y )

2 . F i n d i n g s k i l l e d m a n p o w e r a t a f f o r d a b l e c o s t

H e r e , s i m p l y a d d i n g a n e w a p p l i c a t i o n o r

t e c h n o l o g y i n t h e o r g a n i z a t i o n o n l y a d d s t o t h e

c o s t a n d t h e n e e d f o r t r a i n e d I T s t a f f a n d s e c u r i t y

s p e c i a l i s t s t o m a n a g e t h e I T i n f r a s t r u c t u r e .


I n t h i s c o n t e x t , a s o l u t i o n m a n i f e s t s i s M a n a g e d

D a t a S e r v i c e s ( M D S ) ( S h a r m a , 2 0 1 0 ) .

M D S c o n s u m p t i o n m o d e l o f f e r s o p e r a t i o n a l

e x p e n d i t u r e ( o p e x ) - b a s e d f l e x i b l e p a y m e n t o p t i o n s

t h a t a r e v e r y a t t r a c t i v e t o S M B s , a s t h e y s t r u g g l e

t o o v e r c o m e t h e v e r y t i g h t I T b u d g e t s .

O u t s o u r c i n g t r e n d h a s e v o l v e d a n d g r o w n r a p i d l y

d u r i n g p a s t f e w y e a r s i n A s i a n c o u n t r i e s , i n c l u d i n g

o u r s . A s u c c e s s f u l t r e n d i n t h e I n t e r n a t i o n a l

m a r k e t s t h a t i s g a i n i n g t r a c t i o n i n t h e I n d i a n

M a r k e t i s o u t s o u r c i n g s e r v i c e s t o t e l e c o m s e r v i c e

p r o v i d e r s . T e l e c o m s e r v i c e p r o v i d e r s , w h o h a v e

b e e n m o s t l y p r o v i d i n g b a n d w i d t h t o S M B s , h a v e

a l s o b e g u n t o o f f e r a d d i t i o n a l v a l u e - a d d e d s e r v i c e s

o n t h e i r e x i s t i n g n e t w o r k i n f r a s t r u c t u r e .

T o a d d r e s s t h e u n i q u e n e e d s o f d i f f e r e n t S M B s c o s t

e f f e c t i v e l y , s e r v i c e p r o v i d e r s a r e i n c r e a s i n g l y

o f f e r i n g b u n d l e d m a n a g e d d a t a s e r v i c e s o n a n o p e x

m o d e l .

M D S c a n a d d r e s s t h e c h a n g i n g m a r k e t f a c t o r s a n d

t a c t i c a l c h a l l e n g e s , c r e a t i n g a d e e p l y e m b e d d e d

r e l a t i o n s h i p b e t w e e n S M B s a n d s e r v i c e p r o v i d e r s ,

t h u s , d r i v i n g d o w n o p e r a t i n g c o s t s a n d i n c r e a s i n g

p r o d u c t i v i t y a n d p r o f i t a b i l i t y .


M D S e n s u r e s s m o o t h f l o w o f i n f o r m a t i o n a n d

t h e r e b y t h e e f f e c t i v e n e s s o f t i m e l y d e c i s i o n s .

3 . P L A Z M A T I X :

D u r i n g t h e s e a r c h f o r a s o l u t i o n , o n e m o r e a v e n u e

t u r n e d o u t t o b e e f f e c t i v e i s t o d e s i g n a s o f t w a r e

a p p l i c a t i o n a n d t o o f f e r i t t o S M E s f o r d e c i s i o n -

m a k i n g . P l a z m a t i x i s t h e s o l u t i o n , i . e . s o f t w a r e

a p p l i c a t i o n d e s i g n e d f o r d e c i s i o n - m a k i n g .

A s t h e n a m e s u g g e s t s , P l a z m a t i x d o e s n o t a s s u m e a

f i x e d s h a p e . I t o f f e r s a s o l u t i o n i n t h e m o s t

c u s t o m i z e d w a y t o t h e u s e r .

SALIENT FEATURES

S i n c e t h e S o l u t i o n i s i n P l a s m a ( S e m i L i q u i d s t a t e ) ,

i t d o e s n o t b i n d i t s e l f w i t h a n y r i g i d b o u n d a r y .

I t c a n t a k e a s h a p e a n o r g a n i z a t i o n g i v e s i t .

S t i l l l i k e a n y n o r m a l a p p l i c a t i o n , i t h a s a v e r y g o o d

s c o p e f o r f u t u r e e n h a n c e m e n t a n d i m p r o v i s a t i o n .

I t h a s a p r o f o u n d p r o b a b i l i t y t o d e v e l o p a s a

c o m p l e t e E R P s o l u t i o n , w i t h a l l t h e e l e m e n t s a d d e d

i n a c u s t o m i z e d w a y , a n d o p t i o n s f o r r e l a t i n g


t a b l e s f o r d i f f e r e n t c o n s t r a i n t s c a n a l s o e n h a n c e

t h e f u n c t i o n a l i t y o f t h e a p p l i c a t i o n .

S i n c e t h e b a c k - e n d i s O r a c l e , t h e d a t a c a n s p r e a d

a c r o s s a n e t w o r k a n d i s a c c e s s i b l e t o m u l t i p l e

u s e r s .

DESCRIPTION

HOME SCREEN

O n s t a r t i n g t h e p r o g r a m m e , t h e w e l c o m e s c r e e n a p p e a r s

d e s c r i b i n g t h e u s a g e a n d f e a t u r e s o f P l a z m a t i x . W e c a l l

i t ‘ H o m e ’ s c r e e n .

Figure 9:1 - HOME SCREEN


MODULE DESIGN

S e c o n d b u t t o n o r s y m b o l t a k e s u s t o t h e f r a m e o f

m o d u l e d e s i g n i n g . M o d u l e , t e c h n i c a l l y m e a n s , a c l u s t e r

o f t a b l e s . A m o d u l e r e p r e s e n t s a n y b u s i n e s s a c t i v i t y ,

l i k e , M a t e r i a l M a n a g e m e n t , D e m a n d A n a l y s i s ,

R e c e i v a b l e s ’ & P a y a b l e s ’ M a n a g e m e n t e t c . I n m o d u l e

d e s i g n , t h e r e a r e t w o s t e p s .

A s s h o w n i n f i g u r e 9 . 2 , ‘ M o d u l e D e s i g n ’ h a s t w o p a r t s .

I n f i r s t , i t d i s p l a y s a l l t h e m o d u l e s d e s i g n e d , a n d o n

s e l e c t i n g a n y m o d u l e , i t d i s p l a y s t a b l e s d e f i n e d i n t h a t

m o d u l e .

Figure 9:2 - MODULE DESIGN

FIRST STEP: DEFINING MODULE


H e r e w e d e f i n e t h e m o d u l e b y n a m i n g i t , a n d w r i t i n g a n

a p p r o p r i a t e d e s c r i p t i o n a s p e r t h e o b j e c t i v e o f t h e

m o d u l e .

Figure 9:3 - DEFINING MODULE

SECOND STEP: DESIGN SCHEMA

A f t e r n a m i n g t h e m o d u l e , s e c o n d s t e p i s t o d e s i g n

c o r r e l a t e d t a b l e s i n t h e m o d u l e f o r f u r t h e r a n a l y s i s a n d

p r o c e s s .


Figure 9:4 - DESIGN SCHEMA

RELATIONS

H e r e i t i s a c r u c i a l s t e p t o r e l a t e t h e t a b l e s r e s i d i n g i n a

m o d u l e . T h i s i s i m p o r t a n t b e c a u s e w h i l e e n t e r i n g d a t a

a n d w h i l e p r e s e n t i n g r e p o r t s P l a z m a t i x c a n a r r a n g e d a t a

a c c o r d i n g l y a n d c a n i m p o s e c o n s t r a i n t s f o r d a t a

i n t e g r i t y , i n o r d e r t o p r e v e n t a n y s o r t o f d a t a

c o r r u p t i o n .

A s s h o w n i n f i g u r e 9 : 5 , i t l o o k s s i m i l a r t o ‘ M o d u l e

D e s i g n ’ .


Figure 9:5 - RELATIONS

W e g e t t h e f o l l o w i n g f r a m e w h e n w e c l i c k o n ‘ S e t

R e l a t i o n s ’ b u t t o n , w h i c h l e a d s u s f u r t h e r t o s e t t h e

r e l a t i o n s a m o n g v a r i o u s t a b l e s o f a m o d u l e .

Figure 9:6 - SET RELATIONS


REPORTS

I n t h i s s e c t i o n , t h e u s e r c a n d e s i g n h i s r e p o r t q u e r y ,

j u s t b y c h o o s i n g t h e c o l u m n s / f i e l d s f r o m t a b l e s o f a

m o d u l e , s e t t i n g c r i t e r i a a n d d e s i g n a t i n g a t i t l e t o i t .

Figure 9:7 – REPORTS

H e r e t h e r e a r e f o u r s t e p s .

SELECT MODULE

A s p e r t h e f i g u r e 9 : 7 , f i r s t o f a l l t h e u s e r n e e d s t o s e l e c t

t h e m o d u l e i n o r d e r t o s e l e c t a c l u s t e r o f t a b l e s , s o t h a t

a r e p o r t c a n b e g e n e r a t e d f r o m a t a b l e o r t a b l e s o f t h a t

m o d u l e .


Figure 9:8 - SELECT TABLE(S)

SELECT TABLE(S)

H e r e u s e r g e t s a l l t h e t a b l e s a v a i l a b l e i n t h e s e l e c t

m o d u l e . H e r e q u i r e s s e l e c t i n g t h e t a b l e s n e e d e d f o r t h e

r e p o r t .


Figure 9:9 – SET CRITERIA

SET CRITERIA

T h i s i s t h e m a i n s e g m e n t i n d e s i g n i n g o f a r e p o r t . H e r e

f r o m t h e s e l e c t t a b l e s , u s e r h a s t o s e l e c t t h e f i e l d s f o r

t h e r e p o r t . H e w o u l d m e n t i o n t h e t i t l e o f t h e r e p o r t i n

‘ R e p o r t T i t l e ’ b o x . O n c e t h e f i e l d s a r e s e l e c t e d , u s e r c a n

s e t c o n d i t i o n s o r c r i t e r i a b y c h o o s i n g t h e f i e l d s f r o m

t h e d r o p d o w n b o x . W h e n t h e u s e r c l i c k s ‘ B U I D Q U E R Y ’

b u t t o n a c o m p l e t e c o m m a n d f o r t h e r e p o r t i s g e n e r a t e d ,

w h i c h a p p e a r s i n t h e ‘ Q u e r y D e s i g n ’ b o x a t t h e b o t t o m .


Figure 9:10 - SHOW REPORT

SHOW REPORT

T h i s i s t h e f i n a l s t e p , w h e r e t h e r e p o r t w i l l o r i g i n a t e

f r o m t h e d e f i n e d q u e r y a n d w i l l d i s p l a y h e r e .

STATISTICAL ANALYSIS

S t a t i s t i c a l A n a l y s i s r e q u i r e s a k e e n e f f o r t a n d m o r e

o r g a n i z e d d a t a . T h i s m o d u l e w i l l b e a v a i l a b l e f o r

a d v a n c e u s e r s . A t t h i s l e v e l i t i s k e p t d i s a b l e , s i n c e a

m o r e b r a i n s t o r m i n g a t d e s i g n i n g l e v e l a n d u s e r l e v e l i s

a n t i c i p a t e d .

ENTER DATA

I n t h i s f r a m e u s e r g e t s a p l a c e t o e n t e r d a t a i n t o t h e

t a b l e s c r e a t e d . P l a z m a t i x t a k e s c a r e o f t h e d a t a

i n t e g r i t y a c c o r d i n g t o t h e r e l a t i o n s s e t .


Figure 9:11 - ENTER DATA

DECISION

T h i s s e c t i o n t r u l y e x p l o r e s a s t a t i s t i c a l t e c h n i q u e –

D e c i s i o n T r e e f o r p r o g r a m m e d / n o n - p r o g r a m m e d

d e c i s i o n . A s s h o w n i n t h e f i g u r e 9 : 1 2 , b y g i v i n g

d i f f e r e n t c h o i c e s a v a i l a b l e a n d b y a s s i g n i n g

p r o b a b i l i s t i c v a l u e s , a t r e e i s d e s i g n e d a n d o n t h e c l i c k

o f ‘ C A L C U L A T E ’ b u t t o n , i t s e l e c t s t h e b r a n c h w i t h

h i g h e s t e x p e c t e d v a l u e a s a s u g g e s t i v e d e c i s i o n . 1

1 No software can replace human brain; the decision displayed is just a suggestion.


Figure 9:12 - DECISION

PLAZMATIX - STATUS

I t i s a s o l u t i o n d e s i g n e d a s a n i n i t i a l s t e p t o w a r d s a

w e l l - d e f i n e d a p p l i c a t i o n . I t h a s n o f i x e d s h a p e o r

s t r u c t u r e a n d s o i t l e a d s t o s o m e p i t - f a l l s a t

p r o g r a m m i n g e n d , w h i c h c a n f u r t h e r b e r e c t i f i e d a t

d i f f e r e n t s t a g e s o f b r a i n s t o r m i n g .

PLAZMATIX – FUTURE SCOPE

A t t h i s s t a g e P l a z m a t i x m a j o r l y w o r k s o n s t a n d a l o n e

m a c h i n e s . I f t h e b a c k - e n d O r a c l e i s i n s t a l l e d o n a

n e t w o r k , i t w o r k s w e l l o n m u l t i p l e n o d e s . F u r t h e r , i t

c a n d e v e l o p m o r e n e t - c o m p a t i b l e i n f r o n t e n d t o o .

F r o n t - e n d ( V i s u a l B a s i c 6 . 0 ) a n d b a c k - e n d ( O r a c l e 8 i )

h a v e a c o s t ; i n f u t u r e P l a z m a t i x c a n s w i t c h o v e r o n t o


o p e n s o u r c e p l a t f o r m s l i k e J a v a ( F r o n t - e n d ) a n d

M y S Q l ( b a c k - e n d ) .

M o d u l e D e s i g n w o u l d b e m o r e u s e r - f r i e n d l y a n d m o r e

h e l p w o u l d b e a v a i l a b l e , t o d e s i g n t h e m o d u l e a n d

t a b l e s i n a w a y t h a t i s m o r e c o m p a t i b l e w i t h s e c o n d

l e v e l s t a t i s t i c a l a n a l y s i s l i k e R e g r e s s i o n , T i m e S e r i e s ,

I n t e r p o l a t i o n - E x t r a p o l a t i o n , N e t w o r k T e c h n i q u e s e t c .

G r a p h i c a l A n a l y s i s w o u l d b e a d d e d a s a n e w f e a t u r e

t o a n a l y z e a n d c o m p a r e d e t a i l s i n m o r e c o n v e n i e n t

w a y .

‘ D e c i s i o n ’ m o d u l e w o u l d w o r k i n c o n g r u e n c e w i t h t h e

d e t a i l s e n t e r e d , w h i c h w o r k s i n d e p e n d e n t l y i n t h e

c u r r e n t v e r s i o n .

I n t h e d u e c o u r s e o f e v a l u a t i o n a n d u s a g e , w i t h

e m e r g i n g n e e d s a n d s u g g e s t i o n s i t w i l l k e e p o n

d e v e l o p i n g .

Vivek N Bhatt - Thesis

chapter 9 conclusion & suggested...

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