Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Ciclo de vida -

Estructuras organizacionales

Fuentes:

• Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management,

Seventh Edition,

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge

(PMBOK Guide), Fifth Edition

Objetivos

Ciclo de vida del Proyecto

Ciclo de vida del Producto

Estructuras organizacionales

Ciclo de vida del proyecto

“El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo,

generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo

nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y

control de la organización u organizaciones que participan en el

proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación”, Pmbok, quinta edición

Proyecto

Fase Fase Fase

Fase

Tamaño

Complejidad

Necesidades de Control

Proyecto

Fase Fase Fase

Fase

Número

Grado de control

Fases del Proyecto

Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto,

donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar

eficazmente la conclusión de un entregable mayor. Las fases del

proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en

determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse,

Pmbok, quinta edición.

Ciclo de vida del proyecto

Niveles típicos de costos y personal

Impacto de la variable en función del tiempo

Características • Nivel de costo • Dotación de personal

• Influencia de los interesados

• Riesgos

• Incertidumbres

• Costo de los cambios

Inicio del

proyecto

Organización

y preparación Llevando a cabo el trabajo Cierre del

proyecto

Acta de

constitución

del proyecto

Plan para la

dirección

del proyecto

Entregables

aceptados

Documentos

del proyecto

archivados

Niv

el d

e co

stos

y p

erso

nal

Tiempo

Alto

Bajo Tiempo

Gra

do

Salidas de la gerencia del proyecto

Estructura del ciclo de vida

Ciclo de vida del Producto*

Los productos también tienen su ciclo de vida

Ciclo de vida del Producto: “Un conjunto de fases del producto que,

generalmente, son secuenciales y sin superposición, cuyos nombres

y números son determinados por las necesidades de fabricación y

control de la organización”, Pmbok quinta edición

* Producto : “Un artículo producido que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente”, Pmbok quinta edición

Ciclo de vida del Producto

Fase Fase Fase

Relaciones Ciclo de vida del Producto y del Proyecto

Organización

Operación 1

Fase Fase Fase Operación 2 Operación 3 Operación 4 Operación m

Proyecto 1

Fase Fase Fase

Fase

Proyecto 3

Proyecto n

Proyecto 2 Proyecto 4

Producto

Ciclo de vida y Fases del Proyecto

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases que definen:

Qué trabajos se llevan a cabo en cada fase

Qué entregables se producen y cuándo

Quién está involucrado en cada fase

Cómo será el control y aprobación del trabajo realizado en cada fase

Relaciones básicas entre fases

Relación secuencial:

Una fase comienza una vez se termina la anterior

Relación de superposición:

Una fase se inicia antes de que finalice la anterior

Relación iterativa:

Una fase se planifica, y la planificación de la siguiente se efectúa

conforme avanzan el trabajo y los trabajos de la fase actual

Ejemplo de Proyecto en una sola Fase

Ejemplo de Proyecto de tres Fases

Ejemplo de Proyecto con Fases superpuestas

Proyectos no pueden ejecutarse aislados

Los proyectos deben operar en un entorno amplio de organización

Los altos directivos deben asegurarse que los proyectos siguen apoyando las necesidades actuales de la Empresa

Los gerentes de proyecto necesitan utilizar el enfoque sistémico

Los gerentes debe tener una visión holística para la realización de proyectos en el contexto de la organización

Proyectos no pueden ejecutarse aislados

Estructuras organizacionales

Tres estructuras básicas de las organizaciones

Funcional: Gerentes Funcionales informan al CEO

Por Proyectos: Gerentes de programa informan al CEO

Matricial: término medio entre estructuras funcionales y estructuras por proyectos; el personal generalmente informa a dos o más jefes; la estructura puede ser de matriz débil, equilibrada o fuerte

CEO: chief executive officer

Estructura organizacional funcional

Director

ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Personal con

actividades en el

proyecto

Organización Funcional

VENTAJAS

Estructura orientada a la

operación

Fácil control

Responsabilidad y

autoridad

Canales de comunicaciones

y control definidos

Adaptación a producción en

masa

Mejor control a presupuesto

y personal

DESVENTAJAS

No hay autoridad sobre el

proyecto

Dificultas para el trabajo

interdisciplinario

Mayor interacción entre

directivos

Jerarquización de la

información

Se repiten recursos

Se compite entre

departamentos

Diferentes metas

Estructura organizacional orientada a proyectos

Director

ejecutivo

Gerente de

Proyecto A

Gerente de

Proyecto B

Gerente de

Proyecto C

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Personal con

actividades en el

proyecto

Organización orientada a Proyectos

VENTAJAS

No se comparten recursos

con otras divisiones

Más fácil la toma de

decisiones

La alta gerencia controla los

proyectos

Comunicación más eficiente

Fidelidad al proyecto

DESVENTAJAS

Duplicación de recursos y

sobrecostos para la

empresa

Riesgo de suboptimización

de recursos

Debilidad para la

organización si no se

gestiona aprendizaje

Organización Matricial

VENTAJAS

Facilidad para conformar un

equipo de proyecto

Flexibilidad para elegir

recursos

Los proyectos son un

estándar y no una

excepción

Fomenta los equipos

interdisciplinarios

Crea carrera de Gerencia

de Proyectos

DESVENTAJAS

Hay dos jefes para el staff

Negociación entre gerentes

de proyectos y gerentes

funcionales

Antes de cada proyecto se

requiere un proceso de

armado de equipos

Estructura organizacional matricial débil

Director

ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Personal con

actividades en el

proyecto

Estructura organizacional matricial fuerte

Director

ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Personal con

actividades en el

proyecto

Gerente de

Gerentes de

Proyectos

Gerente de Proyecto

Gerente de Proyecto

Gerente de Proyecto

Estructura organizacional matricial equilibrada

Director

ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Staff

Staff

Gerente de Proyecto

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Personal con

actividades en el

proyecto

Estructura organizacional combinada

Director

ejecutivo

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Personal con

actividades en el

proyecto

Gerente de

Gerentes de

Proyectos

Gerente de Proyecto

Gerente de Proyecto

Gerente de Proyecto

Coordinación del proyecto B

Influencia de la estructura organizacional en los proyectos

Funcional

Matricial Orientada a

Proyectos Matricial débil Matricial

equilibrada

Matricial

fuerte

Autoridad del gerente

del proyecto

Poca o

ninguna Limitada

Baja a

moderada

Moderada a

alta

Alta a casi

total

Disponibilidad de

recursos

Poca o

ninguna Limitada

Baja a

moderada

Moderada a

alta

Alta a casi

total

Quien controla el

presupuesto del

proyecto

Gerente

funcional

Gerente

funcional Combinado

Director del

proyecto

Director del

proyecto

Rol del director del

proyecto

Dedicación

parcial

Dedicación

parcial

Dedicación

completa

Dedicación

completa

Dedicación

completa

Personal

administrativo en la

dirección de

proyectos

Dedicación

parcial

Dedicación

parcial

Dedicación

parcial

Dedicación

completa

Dedicación

completa

Estructura de la organización

Características del proyecto