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CIRCULAR NUMERO 001 DE 2003

(junio 17)

De: Direccin Genera !e Rie"#o" $ro%e"ionae"&

Para: Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales y Empresas del Sector Pblicoy Privado.

Asunto: Vigilancia y control para la afiliacin, promocin y prevencin en riesgosprofesionales.

ec!a: "# de $unio de %&&'.

(a )ireccin *eneral de Riesgos Profesionales del +inisterio de la Proteccin Social, en uso desus facultades legales y conforme a lo dispuesto en los artculos -, -#, -/, -0, &, %, /1 y 0"del )ecreto (ey "%0- de "0012 artculos 13 del )ecreto "-'& de "00 y %- del )ecreto %&- de%&&', con el ob$eto de velar por el buen funcionamiento y desarrollo del Sistema *eneral deRiesgos Profesionales, teniendo en cuenta:

4ue los empleadores est5n obligados a procurar el cuidado integral de la salud de lostraba$adores y de los ambientes de traba$o y son los responsables directos de la saludocupacional, debiendo suministrar y acondicionar locales y e6uipos de traba$o 6ue garanticen laseguridad y salud de los traba$adores, adoptando las medidas de !igiene y seguridadindispensables para la proteccin de la vida, la salud y la moralidad de los traba$adores a suservicio.

4ue en tal sentido, el empleador es responsable del control de los diferentes factores de riesgo,de la compra de !erramientas y elementos de proteccin personal y de garanti7ar lascondiciones de traba$o y salud de sus traba$adores.

4ue las Administradoras de Riesgos Profesionales son entidades asesoras y consultoras de losempleadores y traba$adores conforme a lo establecido en los artculos "0, '- y /& del )ecreto8ley "%0- de "001. Por lo tanto, su actividad en salud ocupacional, !igiene y seguridad industrialen control del riesgo, llega !asta el dise9o de sistemas de control de los factores de riesgos,creando, implementando y desarrollando sistemas de vigilancia epidemiolgica, inclusodise9ando ma6uinaria, !erramientas y e6uipos 6ue garanticen la vida y salud de lostraba$adores, pero no pueden reali7ar actividades del control del riesgo 6ue por ley le

corresponden al empleador.

on base en lo anterior, se imparten las siguientes instrucciones determinaciones de obligatoriocumplimiento.

". Afiliacin de pe6ue9as empresas

Para efectos de darle cumplimiento al artculo /- del )ecreto8 ley "%0- de "001, las entidadesAdministradoras de Riesgos Profesionales no podr5n rec!a7ar, dilatar, dificultar o negar la

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afiliacin de las pe6ue9as empresas, ni a los traba$adores de estas. ;ncurrir en est as conductasgenera multas sucesivas de !asta mil

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El no pago de dos o m5s coti7aciones peridicas , ciudad,tel?fono, direccin y todos los datos 6ue permitan una correcta y plena identificacin del nombrey nmero de traba$adores 6ue 6uedan sin cobertura del Sistema *eneral de RiesgosProfesionales y el monto de la deuda por las coti7aciones en mora y sus respectivos intereses.

'. Efectuar los re6uerimientos y cuentas de cobro. El re6uerimiento se efectuar5 medianteescrito 6ue deber5 contener como mnimo:

a= (a advertencia de las consecuencias de la mora en el pago de las coti7aciones:

Esto es, la desafiliacin autom5tica 6ue se producir5 a partir del segundo mes de mora y laconsecuente responsabilidad del empleador de asumir el pago de las prestaciones econmicasy asistenciales 6ue se deriven de un accidente de traba$o durante el perodo de desproteccindel traba$ador, as como el pago de intereses y de las sanciones pecuniarias a 6ue !ubiere lugarpor el incumplimiento de sus obligaciones legales2

b= (a advertencia de no poderse trasladar de administradora !asta no estar al da en los

aportes y pago de intereses2

c= (a fec!a eacta en la cual la empresa 6uedar5 desafiliada autom5ticamente.

1. Al segundo mes de mora, se deber5 reali7ar un segundo re6uerimiento al empleadorconforme a las previsiones enunciadas en el numeral 1, con la advertencia al empleador 6ue la

Administradora de Riesgos Profesionales, est5 obligada a informar y remitir copia de ladocumentacin del empleador moroso a la )ireccin >erritorial del +inisterio de le ProteccinSocial, para 6ue esta inicie la investigacin administrativa correspondiente.

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En todo caso, las Administradoras de Riesgos Profesionales deber5n iniciar el proceso de cobrocoactivo al segundo mes de mora en el pago de las coti7aciones, segn lo dispuesto en losartculos %' del )ecreto8ley "%0- de "001 y "# del )ecreto "##% de "001.

. )evolucin en dinero, bienes y servicios a las empresas

(as Administradoras de Riesgos Profesionales no pueden reempla7ar las obligaciones ydeberes 6ue en materia de salud ocupacional tienen los empleadores2 tampoco puedendevolver o dar tasa o cuota de retorno a los empleadores, ya sea en dinero, bienes o serviciosfuera de los ob$etivos de la salud ocupacional, por6ue los aportes al Sistema *eneral deRiesgos Profesionales, segn el )ecreto8ley "%0- de "001, son dineros pblicos y tienen unadestinacin especfica y concreta.

En consecuencia, las Administradoras de Riesgos Profesionales no pueden efectuarreparaciones locativas en las empresas afiliadas, ni darles bienes y servicios, tales comocomputadores, e6uipos m?dicos, salas de enfermera, elementos de se9ali7acin, e6uipos demedicin ambiental y televisores, ni suministrarles pasa$es para via$es nacionales einternacionales, salvo 6ue estos via$es est?n relacionados con capacitacin en saludocupacional y Riesgos Profesionales debidamente $ustificados y documentados.

(as personas interesadas o 6ue tengan conocimiento de la reali7acin de estas conductaspueden presentar la 6ue$a ante las )irecciones >erritoriales a nivel departamental, para 6ueinicien la investigacin administrativa laboral conforme a los artculos /1 y 0" del )ecreto8ley"%0- de "001.

#. Eamen m?dico para efectos de salud ocupacional

En materia de salud ocupacional y para efecto de establecer el estado de salud de lostraba$adores al iniciar una labor, desempe9ar un cargo o funcin determinada, se !acenecesario en el desarrollo de la gestin para identificacin y control del riesgo, practicar lose5menes m?dicos ocupacionales de ingreso, peridicos y de retiro, los cuales son a cargo ypor cuenta del empleador, conforme al artculo '1/ del digo Sustantivo de >raba$o, el literal b=del artculo '& del )ecreto "1 de "0/1 y el numeral " del artculo "& de la Resolucin "&" de"0/0.

Adicionalmente, las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales podr5n reali7are5menes relacionados con los sistemas de vigilancia epidemiolgica, los cuales no puedenreempla7ar la obligacin del empleador de reali7ar e5menes peridicos para la poblacin

traba$adora a su cargo.

/. Suministro de personal, dependencias o departamentos de salud ocupacional

(as Administradoras de Riesgos Profesionales no pueden suministrar personal en formapermanente, ellas mismas o por intermedio de empresas de servicio temporal, intermediarios deseguros, cooperativas, empresas asociativas de traba$o o empresas proveedoras en saludocupacional, para 6ue laboren o presten sus servicios en las empresas para desarrollaractividades en salud ocupacional 6ue por ley le corresponden al empleador y ba$o ninguna

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circunstancia la Administradora de Riesgos Profesionales puede sustituir, directa oindirectamente al personal contratado o pagado por la empresa dedicado a las actividades ensalud ocupacional.

;gualmente, no es permitido crear, formar, patrocinar y financiar oficinas o dependenciasm?dicas o en salud ocupacional por parte de las Administradoras de Riesgos Profesionales ensus empresas afiliadas.

(as personas interesadas y en especial a6uellos profesionales 6ue !ayan sido despla7ados odespedidos para ser reempla7ados por personal pagado o patrocinado por las Administradorasde Riesgos Profesionales, podr5n presentar la respectiva 6ue$a ante las )irecciones>erritoriales en el nivel departamental, donde se iniciar5 la investigacin administrativa laboralconforme a los artculos /1 y 0" del )ecreto "%0- de "001.

0. Vigilancia, control y asesora a los programas de salud ocupacional

onforme al artculo - del )ecreto8ley "%0- de "001, las Administradoras de RiesgosProfesionales, por delegacin del Estado, e$ercen la vigilancia y control en la prevencin de losRiesgos Profesionales de las empresas 6ue tengan afiliadas, a las cuales deber5n asesorar enel programa de salud ocupacional.

En desarrollo de esta funcin, las Administradoras de Riesgos Profesionales deber5n verificaren sus empresas afiliadas la eistencia y funcionamiento del programa de salud ocupacionalpara lo cual podr5n reali7ar visitas peridicas y actividades de supervisin.

En las actividades de asesora, las Administradoras de Riesgos Profesionales no puedenestablecer modelos de programas de salud ocupacional, sino 6ue deben capacitar y asistir a los

empleadores para 6ue implementen y e$ecuten un programa acorde con los riesgos ynecesidades de las empresas.

)e las actividades y programas de vigilancia y control 6ue adelanten las Administradoras deRiesgos Profesionales para la e$ecucin y desarrollo de los programas de salud ocupacional delas empresas afiliadas, se presentar5 un informe nacional a la @nidad Especial de ;nspeccin,Vigilancia y ontrol del +inisterio de la Proteccin Social, el ltimo da del mes de $ulio de cadaa9o.

"&. )erec!o de las empresas a solicitar asesora en salud ocupacional

(as Administradoras de Riesgos Profesionales deber5n garanti7ar y proporcionar a las

pe6ue9as, medianas y grandes empresas afiliadas, capacitacin y asistencia t?cnica para eldesarrollo de los programas de salud ocupacional, sin importar el nmero de traba$adores ycoti7acin de la empresa.

Se debe capacitar y dar asistencia t?cnica en lo relacionado con los programas regulares deprevencin y control de riesgos profesionales, dise9o, monta$e y operacin de los sistemas devigilancia epidemiolgica, conforme a la actividad econmica de la empresa, sin importar elnmero de traba$adores.

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(as Administradoras de Riesgos Profesionales deben desarrollar !acia sus empresas afiliadas,como mnimo, las actividades b5sicas para la proteccin de la salud de los traba$adoresestablecidas en los artculos "0, '- y /& del )ecreto8ley "%0- de "001.

"". Crigadas de emergencia, planes de emergencia y evacuacin

(as Administradoras de Riesgos Profesionales deben asesorar a sus empresas afiliadas en laconformacin, adiestramiento y capacitacin de las Crigadas de Emergencia

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entenderse referidas al +inisterio de la Proteccin Social, conforme lo dispone el artculo 1# del)ecreto %&- de %&&'.

El )irector *eneral de Riesgos Profesionales,

uan arlos (lano Rondn.