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COLEGIO DE POSTGRADUADOS SECRETARIA GENERAL

SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO

TERCERA EDICION MONTECILLO, EDO. DE MEXICO

SEPTIEMBRE DEL 2000.

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCION DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO

OFICIO DE AUTORIZACION CON FUNDAMENTO EN EL ARTICULO 59 FRACCION IX DE LA LEY DE ENTIDADES PARAESTATALES Y EL PROPIO ARTICULO 34 FRACCION XIII DEL REGLAMENTO GENERAL DEL COLEGIO DE POSGRADUADOS, SE AUTORIZA EL PRESENTE MANUAL, DENOMINADO “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCION DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO”. EL PRESENTE MANUAL TIENE LA FINALIDAD DE LOGRAR LA CONGRUENCIA DE SU ORGANIZACION INTERNA, PARA MANTENER LA EFICIENCIA Y EFICACIA EN EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBJETIVOS.

MONTECILLO, MPIO. DE TEXCOCO, MEXICO A 14 DE SEPTIEMBRE DEL 2000.

A T E N T A M E N T E

___________________________________ DR. BENJAMIN FIGUEROA SANDOVAL DIRECTOR GENERAL

Vo. Bo.

_______________________________ DR. FELIX V. GONZALEZ COSSIO

SECRETARIO GENERAL

Vo. Bo.

____________________________________ DR. ALEJANDRO VELAZQUEZ MARTINEZ

SECRETARIO ADMINISTRATIVO


INDICE


1.-. INTRODUCCION 7

2.- OBJETIVO 8

3.- SIMBOLOGIA UTILIZADA 9

4.- U.B.P.P. QUE INTERVIENEN 10

5.- DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS 11

5.1.- ELABORACION DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO EN MATERIA DE INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES

12

5.1.1.- POLITICAS 13

5.1.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 14

5.1.3.- DIAGRAMA DE FLUJO 16

5.2.- PARTICIPACION EN LA ADQUISICION DE BIENES Y/O SERVICIOS INFORMATICOS

17




5.3.- PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS 24




5.4.- SERVICIO DE ASESORIA Y SOPORTE TECNICO A USUARIOS EN LOS SISTEMAS OPERATIVOS, NETWARE 3.12 Y WINDOWS

28


5.4.2.- DESCRRRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 30



5.5.- SERVICIO ESPECIALIZADO DE CAPTURA DE DATOS Y DISEÑO DE PRESENTACIONES POR MICROCOMPUTADORA

32




5.6.- ASESORIA Y SOPORTE TECNICO EN TELECOMUNICACIONES A LAS AREAS ADMINISTRATIVAS DE LA INSTITUCION

38




5.7.- DESARROLLO DE LOS SISTEMAS INTERNOS 42




5.8.- ATENCION A REPORTES DE FALLAS DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO

48




5.9.- ELABORACION Y/O ACTUALIZACION DE LOS MANUALES DE ORGANIZACION Y DE PROCEDIMIENTOS

52




5.10.- GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTENIDO DE LOS MANUALES 59


DE ORGANIZACION Y DE PROCEDIMIENTOS

5.10.1.- INTRODUCCION 60

5.10.2.- OBJETIVO 61

5.10.3.- METODOLOGIA 62

5.10.4.- MANUAL DE ORGANIZACION 67

6.11.5.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 78

6.- FORMATOS 92

6.1.- SOLICITUD DE SERVICIO FUERA DE LABORES (HORARIO ESPECIAL)

93

6.1.1.- INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO 94

6.1.2.- INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO 95

6.2.- HOJA DE CONTROL DE SERVICIO ESPECIALIZADO DE CAPTURA DE DATOS, DISEÑO DE PRESENTACIONES POR COMPUTADORA E INSTALACION DE PAQUETERIA

96

6.2.1.- INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO 97

6.2.2.- INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO 98

7.- ANEXOS 99

7.1.- RECOMENDACIONES GENERALES 100

7.2.- BIBLIOGRAFIA 101

8.- UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACION Y/O AUTORIZACION DEL MANUAL

102

9.- GLOSARIO DE TERMINOS 103

1.- INTRODUCCION


En este documento se encontrarán los procedimientos precisos a seguir para lograr el trabajo de todo el personal que desempeña responsabilidades específicas en la Subdirección de Organización y Cómputo. Describe en su secuencia lógica las distintas operaciones ya que los procedimientos son uno de los instrumentos más eficaces de las técnicas elementales de organización administrativa. Además contiene las políticas y los procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo con ilustraciones basándose en diagramas de flujo y la simbología utilizada, formatos que se utilizan con su respectivo instructivo de uso manejo y llenado. El valor de este Manual de Procedimientos, radica en la veracidad y actualidad de su información; por lo que se requiere de revisiones periódicas para mantenerlo al día.


2.- O B J E T I VO Tener una herramienta completa de consulta que establezca debidamente un método estándar para ejecutar un trabajo (con ilustraciones basándose en diagramas y formatos con sus respectivos instructivos de llenado, su uso y manejo de estos mismos) para así operar con una máxima eficacia.


3.- SIMBOLOGIA UTILIZADA INICIO O TERMINO Indica el principio o fin del procedimiento. ACTIVIDAD

Representa las actividades que se desarrollan en el procedimiento. DOCUMENTO

Representa un documento que se utiliza o se genera en el procedimiento.

DECISION

Indica un punto del procedimiento en donde hay que tomar una decisión entre dos opciones.

CONSULTAS Y PROCESOS EN PANTALLA

Indica la captura, proceso y consultas de información en un sistema informático establecido.

DISCO MAGNETICO

Representa el archivo de información o base de datos en disco magnético.

ARCHIVO PERMANENTE

Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo.

ARCHIVO TEMPORAL Indica la guarda de un documento por un período determinado. CONECTOR FUERA DE PAGINA

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el procedimiento.

CONECTOR DENTRO DE PAGINA

Representa una conexión o enlace en la misma hoja, de una parte del diagrama con otra lejana del mismo.

DIRECCION DE FLUJO Conecta los símbolos, señalando el orden en que se realizan las distintas actividades.

4.- U. B. P. P. QUE INTERVIENEN


TODOS Y CADA UNO DE LOS INSTITUTOS

TODOS Y CADA UNO DE LOS CAMPUS

TODAS Y CADA UNA DE LAS U.B.P.P. DE LA ADMINISTRACION CENTRAL


5.- DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS


5.1.- ELABORACION DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO EN MATERIA DE INFORMATICA Y

TELECOMUNICACIONES


5.1.1.- P O L I T I C A S • Los proyectos de adquisiciones por compra o arrendamiento de Bienes Informáticos

(equipos de cómputo, equipo para la transmisión-recepción de datos, programas operativos y de aplicación específica), consumibles (cartuchos de toner, diskettes, papel, etc.) y servicios (desarrollo de sistemas, procesamiento de datos y captura), deberán sujetarse a los estrictamente indispensables para el cumplimiento de sus objetivos y contar con el oficio de dictamen técnico favorable del Comité de Informática del Colegio de Postgraduados, previo a la solicitud de compra de bienes y contratación de servicios que se hace a los Departamentos de Adquisiciones y de Contratos del C. P. respectivamente.


5.1.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE N0. ACT. ACTIVIDADES

SUBDIRECCION DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO (SOC)

01 Elabora oficio con copia, para elaboración de anteproyecto de presupuesto de informática y telecomunicaciones.

02 Envía a los integrantes del Comité de

Informática mediante oficio y copia, anteproyecto de presupuesto, en materia de Informática y Telecomunicaciones.

COMITE DE INFORMATICA

03 Recibe concilia y depura proyectos de inversión en la materia.

3.1 Si está correcta la información continúa en la

actividad No.- 06. 3.2 No está correcto se devuelve para su corrección

haciendo la observación y continúa en la siguiente actividad.

SUBDIRECCION DE ORG.Y COMPUTO (SOC)

04 Envía información corregida y/o complementaria del anteproyecto de presupuesto al Comité de Informática (paso 02).


05 Recibe información complementaria.

06 Analiza controles internos (inventarios de

equipos, sistemas y software); así como Programa Institucional de Desarrollo Informático.

07 Elabora anteproyecto de presupuesto y lo envía a

la Secretaría General, para su aprobación. SECRETARIA GENERAL 08 Recibe anteproyecto de presupuesto, revisa

aprueba y turna.



09 Recibe anteproyecto aprobado y lo envía a la Coordinación Financiera para incorporar a la solicitud del C.P. en el global de presupuesto.

COORDINACION FINANCIERA

10 Recibe e informa mediante aprobación de proyecto y presupuesto asignado al Comité de Informática.


11 Recibe proyecto autorizado y turna a la Subdirección de Organización y Cómputo para su ejecución.

SUBDIRECCION DE. ORGANIZACION Y COMPUTO (SOC)

12 Recibe proyecto autorizado.

13 Fin del Procedimiento.

5.1.3.- DIAGRAMA DE FLUJO SUBDIRECCION

DE ORG.ANIZACION Y

COMPUTO


SECRETARIA GENERAL.



¿ESTA CORRECTA

LA INFORMACION?

SI

NO

1

INICIO

FIN

1

DEVUELVE PARA SU CORRECCION

HACIENDO OBSERVACION

ENVIAN INFORMACION

CORREGIDA Y/O COMPLEMENTARIA

DEL ANTEPROYECTO

2

2

COORDINACION FINANCIERA

SUBDIRECCION DE ORGANIZACIÓN Y

COMPUTO

ELABORA OFICIO PARA LA

ELABORACION DE ANTEPROYECTO

DE PRESUPUESTO

ENVIA OFICIO Y COPIA

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

RECIBE CONCILIA Y DEPURA

PROYRECTOS DE INVERSION

ANALIZA CONTROLES INTERNOS

RECIBE PROYECTO

AUTORIZADO

ELABORA ANTEPROYECTO

DE PRESUPUESTO Y TURNA

RECIBE ANTEPROYECTO

APROBADO Y ENVIA A C. FINANCIERA

RECIBE PROYECTO AUTORIZADO Y

TURNA A LA SOC PARA SU

EJECUCION

RECIBE E INFORMA MEDIANTE

APROBACION DE PROYECTO Y

PRESUPUESTO

RECIBE, REVISA, PRUEBA Y DEVUELVE


5.2.- PARTICIPACION EN LA ADQUISICION DE BIENES Y/O SERVICIOS INFORMATICOS


5.2.1.- P O L I T I C A S • En todas las intervenciones de bienes y servicios en materia de informática, quedan

sujetas al procedimiento previsto por la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público, previa autorización del Comité de Informática del Colegio de Postgraduados mediante los oficios de dictamen técnico.


5.2.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE No. ACT. ACTIVIDADES SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO (SOC)

01 Detecta necesidades de procesamiento automático de datos, por lo que requiere adquirir, sustituir o ampliar su infraestructura informática actualmente instalada.

02 Corrobora la existencia de sus inventarios en

materia de informática (equipo, sistemas y/o paquetes), de ser necesario los elabora o en su caso los actualiza.

03 Elabora justificación de los bienes requeridos y

turna al Comité de Informática indicando entre otras cosas: a) Características técnicas del bien, tales como

capacidad de procesador y memoria RAM, capacidad del disco duro, tipo de monitor, discos flexibles, tipo de impresora, velocidad de impresión, ancho de carro, etc.

b) Sistema operativo, paquetes de aplicación

específica y sistemas de información a procesar, mencionando para cada uno de ellos volúmenes aproximados de información, frecuencia de proceso y en general toda aquella que apoye su requerimiento.


04 Recibe justificación y analiza, si está correcta lo envía al Departamento de Adquisiciones (punto 10) en caso contrario pasa al siguiente punto.

05 En caso de que la Subdirección de Organización

y Cómputo no tenga claramente definidas las características técnicas de los bienes requeridos nos envíe oficio para una opinión técnica, a fin de que lo asesore en su requerimiento remitiendo a su vez la solicitud.

06 Recibe solicitud, registra, actualiza y emite la


opinión técnica correspondiente de ser necesario sé reúne con los responsables técnicos de la SOC y orienta en la definición de las características técnicas más adecuadas que les permitan solventar sus necesidades.

07 Elabora oficio de opinión técnica

correspondiente obtiene firma del Presidente del Comité de Informática y turna.


08 Recibe oficio de opinión técnica; si es negativa se archiva.

09 Si es positiva la opinión técnica se continúa

realizando los trámites necesarios para llevar a cabo la adquisición y turna al Departamento de Adquisiciones.

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

10 Verifica los lineamientos establecidos y de acuerdo a su necesidad realiza la adquisición.

11 Remite a la Secretaría General (Presidente del

Comité), oficio de la solicitud de dictamen técnico el cual deberá estar acompañado de: Inventarios o copias del oficio por medio del

cual fueron remitidos. Justificación del bien requerido. Evaluación técnica y económica que

determino al proveedor seleccionado. Copia del anteproyecto del contrato. Copia del documento por medio del cual el

área de Adquisiciones avala el procedimiento de selección.

PRESIDENCIA DEL COMITE DE INFORMATICA

12 Recibe documentación enviada por el Departamento de Adquisiciones, analiza requerimiento y lo turna al Comité de Informática para su análisis y dictaminación.


13 Recibe, registra solicitud, asignándole número para su seguimiento.


14 Corrobora que la solicitud este bien requisitada en caso contrario, solicita el o los documentos faltantes al departamento de Adquisiciones.

15 Analiza y determina técnicamente la viabilidad

del requerimiento tomando como base la justificación; así como la infraestructura informática actualmente instalada en el área solicitante.

16 Elabora oficio del dictamen técnico, requisita

firma del Presidente del Comité y lo remite a la SOC. para su conocimiento.

SUBDIRECCION DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO (SOC).

17 Recibe oficio del dictamen técnico.

18 Fin del Procedimiento.

5.2.3.- DIAGRAMA D E FLUJO

SUBDIRECCION DE

ORGANIZACIÓN Y COMPUTO


SUBDIRECCION DE


DEPARTAMENTO DE

ADQUISICIONES


¿ESTA CORRECTA?

1

S I

NO

1

A

23

DEPARTAMENTO DE

ADQUISICIONES


SUBDIRECCION DE


INICIO

¿ES

POSITIVA?

S I

CORROBORA EXISTENCIA DE

SUS INVENTARIOS EN MATERIA DE INFORMATICA

NO

DE SER NECESARIO SE REUNE CON LOS

RESPONSABLES TECNICOS DE LA

SOC

PRESIDENCIA DEL COMITE DE INFORMATICA

REQUIERE ADQUIRIR, SUSTITUIR O AMPLIAR

INFRAESTRUCTURA INFORMATICA

ELABORA JUSTIFICACION DE

LOS BIENES Y TURNA

RECIBE JUSTIFICACION Y

ANALIZA

CORRIGE Y DE SER NECESARIO ENVIA OFICIO PARA UNA OPINION TECNICA

RECIBE SOLICITUD, REGISTRA

ACTUALIZA Y EMITE OPINION TECNICA

ELABORA OFICIO DE OPINION TECNICA

OBTIENE FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ Y TURNA

RECIBE OFICIO DE OPINION TECNICA

TURNA AL DEPARTAMENTO

DE ADQUISICIONES

VERIFICA LINEAMIENTOS DE

ACUERDO A SU NECESIDAD, REALIZA LA

ADQUISICION


¿ESTA BIEN REQUISITADA

LA SOLICITUD?

FIN

2

2

ANALIZA Y DETERMINA TECNICAMENTE

TOMANDO COMO BASE LA JUSTIFICACION Y

LA INFRAESTRUCTURA INFORMATICA

A

22

SI

NO

3 3

REMITE OFICIO DE SOL. DE

DICTAMEN TEC. ACOMPAÑADO

DE:

RECIBE DCTOS. ANALIZA Y TURNA AL

COMITÉ DE INFORMATICA

RECIBE DCTOS. REGISTRA

SOLICITUD

ELABORA OFICIO DEL DICTAMEN,

RERQUISITA FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ Y LO REMITE

A LA SOC

RECIBE OFICIO DEL DICTAMEN

TECNICO

SOLICITA EL O LOS DCTOS.

FALTANTES A ADQUISICIONES

INVENTARIOS O COPIAS DEL OFICIO POR MEDIO DEL CUAL FUERON REMITIDOS.

JUSTIFICACION DEL BIEN REQUERIDO.

EVALUACION TECNICA Y ECONOMICA QUE DETERMINO AL PROVEEDOR SELECCIONADO

COPIA DEL ANTEPROYECTO DEL CONTRATO

COPIA DEL DCTO. POR EL CUAL EL AREA DE ADQUISICIONES AVALA EL PROCEDIMIENTO DE SELECCION


5.3.- PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS


5.3.1.- P O L I T I C A S • Solo se dará servicio de procesamiento electrónico de datos a la Administración

Central que presenten una solicitud de servicio, y que este autorizada por la Secretaría General y por la Subdirección de Organización y Cómputo (SOC).


5.3.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE N0.-ACT. ACTIVIDADES

AREA ADMINISTRATIVA 01 Solicita a la Subdirección de la SOC. mediante

oficio, el servicio de acceso al Centro de Cómputo Administrativo para procesar datos, a través de los servidores.


02 Otorga Vo. Bo. y requiere al usuario de la cédula de instalación de sistemas.

AREA ADMINISTRATIVA 03 Elabora debidamente cédula de instalación y la

envía a la Subdirección de Organización y Cómputo.

SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO (SOC)

04 Recibe cédula de evaluación de sistemas y dictamina.

4.1 Si no procede, envía documentación al usuario

para conocimiento. 4.2 Si procede, envía oficio, con copia al Secretario

General mediante el cual comunica al área solicitante de su aceptación.

DEPTO. DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO ACADEMICO

05 Asigna la (PASSWORD) la clave confidencial de acceso a los servidores de procesamiento electrónico de datos.


06 Elabora oficio original y copia comunicando en sobre cerrado al área solicitante la asignación de clave confidencial PASSWORD y turna.

07 Distribuye como sigue:

• Original al Area Administrativa (solicitante). • Centro de Cómputo Administrativo de la SOC.

para dar de alta. 08 Fin del procedimiento.

5.3.3.- DIAGRAMA DE FLUJO


¿PROCEDE?

ASIGNA AL USUARIO LA

CLAVE CONFIDENCIAL DE

ACCESO

SI

AREA ADMINISTRATIVA

(SOLICITANTE)

SUBDIRECCION DE

ORGANIZACION Y COMPUTO

DEPTO DE ORG. Y COMPUTO

ACADEMICO DE LA SOC.

SUBDIRECCION DE


NO

FIN

INICIO

2

SOLICITA MEDIANTE OFICIO

EL SERVICIO DE ACCESO AL CENTRO DE

COMPUTO ADMVO

DA VO. BO. Y REQUIERE AL

USUARIO DE LA CEDULA DE

INSTALACION DE SISTEMAS

ENVIA OFICIO AL SECRETARIO GRAL. MEDIANTE EL CUAL COMUNICA AL AREA

SOLICITANTE SU ACEPTACION

RECIBE Y DICTAMINA CEDULA

DE INSTALACION DISTRIBUYE COMO

SIGUE:

2

ELABORA CEDULA DE INSTALACION Y

ENVIA A LA SOC

ENVIA DCTOS. AL USUARIO

ELABORA OFICIO, ORIGINAL Y COPIA

COMUNICANDO EN SOBRE

CERRADO SU CLAVE Y TURNA

1

1

ORIGINAL PARA EL AREA SOLICITANTE

COPIA AL DEPARTAMENTO DE COMPUTO ADMVO.


5.4.- SERVICIO DE ASESORIA Y SOPORTE TECNICO

A USUARIOS EN LOS SISTEMAS OPERATIVOS, NETWARE 3.12, WINDOWS

5.4.1.- P O L I T I C A S


• Los titulares de las U.B.P.P. que soliciten servicio de asesoría y soporte técnico

deberán dar todas las facilidades al personal del Departamento de Organización y Cómputo Académico para realizar el trabajo.

• El Departamento de Organización y Cómputo Académico brindará asesoría de

Informática y/o soporte técnico a todas las áreas de la Administración Central.


5.4.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE NO.- ACT. ACTIVIDADES

AREA ADMINISTRATIVA 01 Solicita mediante oficio el servicio de asesoría

a la Subdirección de Organización y Cómputo. SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO (SOC)

02 Recibe solicitud, analiza y turna al Departamento de Organización y Cómputo Académico.

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO ACADEMICO (DOCA)

03 Recibe solicitud y elabora dictamen correspondiente.

3.1 Si no procede informa a la Subdirección de la SOC para que está le comunique al área solicitante el motivo.

3.2 Si procede asigna un asesor al Area

Administrativa para darle el soporte técnico al usuario.

AREA ADMINISTRATIVA (Solicitante)

04 Recibe asesoría.

05 Fin del procedimiento.



¿PROCEDE?

SI

AREA ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCION DE


DEPARTAMENTO DE


ACADEMICO

DEPARTAMENTO DE


ACADEMICO

NO

FIN

INICIO

2

RECIBE, ANALIZA Y TURNA SOLICITUD

RECIBE SOLICITUD

RECIBE ASESORIA

1

1

SOLICITA MEDIANTE OFICIO

SERVICIO DE ASESORIA

INFORMA AL AREA SOLICITANTE EL

MOTIVO DEL RECHAZO

ELABORA

DICTAMEN

ASIGNA ASESOR PARA DARLE

SOPORTE TECNICO AL USUARIO

2


5.5.- SERVICIO ESPECIALIZADO DE CAPTURA DE DATOS Y DISEÑO DE PRESENTACIONES POR

MICROCOMPUTADORA


5.5.1.- P O L I T I C A S • Toda solicitud que envíen las U.B.P.P. de la Administración Central estarán sujetas a

aprobación por parte de la Secretaría General y/o de la Subdirección de Organización y Cómputo (SOC).


5.5.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE NO.- ACT. ACTIVIDADES

USUARIO 01 Solicita servicio mediante oficio dirigido a la

Secretaría General y/o a la Subdirección de Organización y Cómputo.

SECRETARIA GENERAL 02 Turna la solicitud a la SOC o en su caso. SUBDIRECCION DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO (SOC)

03 Recibe y revisa en coordinación con el Departamento de Organización y Cómputo Académico y notifica al usuario solicitándole especificaciones.

USUARIO 04 Entrega al departamento de Organización y

Cómputo Académico la documentación referente a: • Establecer captura especializada. • La paquetería a ser instalada. • El texto para el desarrollo de las gráficas. • Gráficas para el armado de la presentación. • Fecha y domicilio en donde se efectuará la

presentación. • Documentación a ser editado.

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO ACADEMICO

05 Llena la hoja de control de trabajos (clave del formato SOC-02).

06 Para el caso de captura especializada:

• Establecer los formatos. • Determina el paquete de la captura. • Establece el programa de trabajo. • Desarrolla la captura especializada. • Verifica los resultados. • Notifica al usuario la finalización del trabajo.


USUARIO 07 Revisa la información y firma de conformidad la hoja de trabajo (SOC-02) y pasa al punto 13.

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO ACADEMICO

08 Para el caso de instalación de paquetería: • Instala la paquetería solicitada por el usuario

en sus propias instalaciones.

USUARIO 09 Revisa la información y firma de conformidad en

la hoja de control (SOC-02) y pasa al punto 13. DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO ACADEMICO

10 Para el caso de desarrollo de presentaciones por PC: • Analiza la información presentada. • Diseña las gráficas. • Determina la paquetería a ser utilizada. • Elabora en base al texto y a las gráficas

diseñadas la historia de la presentación. • Notifica al usuario.

USUARIO 11 Revisan y ajustan los tiempos en la proyección de

la historia establecen el número de cuadernillos de impresión.

12 Firma de conformidad en la hoja de control

(SOC-02). 13 Fin del procedimiento.



DEPARTAMENTO DE ORG. Y COMPUTO

ACADEMICO


ACADEMICO

PARA EL CASO DE CAPTURA

ESPECIALIZADA SE DEBERA:

USUARIO

SECRETARIA GENERAL

SUBDIRECCION DE


INICIO

1

1

A

37

USUARIO

USUARIO

DEPARTAMENTO DE


ACADEMICO

ESTABLECER LOS FORMATOS

DETERMINAR EL PAQUETE DE LA

CAPTURA

DESARROLLA LA CAPTURA

ESPECIALIZADA

ESTABLECE EL PROGRAMA DE

TRABAJO

ESTABLECER CAPTURA ESPECIALIZADA

O LA PAQUETERIA A SER INSTALADA

O EL TEXTO PARA EL DESARROLLO DE LAS GRAFICAS

GRAFICAS PARA EL ARMADO DE LA PRESENTACION

FECHA Y DOMICILIO EN DONDE SE EFECTUARA LA PRESENTACION

DOCUMENTACION A SER EDITADO

ENTREGA AL DEPTO. DE ORG. Y COMPUTO

ACADEMICO, DOCUMENTACION

REFERENTE A: NOTIFICA AL USUARIO

SOLICITANDOLE ESPECIFICACIONES

SOLICITA SERVICIO

MEDIANTE OFICIO A LA SECRETARIA GRAL. O A LA SOC

RECIBE SOLICITUD Y

TURNA A LA SOC

RECIBE Y REVISA EN COORDINACION CON

EL DEPTO. DE ORGANIZACION Y

COMPUTO ACADEMICO

LLENA FORMATO SOC-02 (HOJA DE

CONTROL DE TRABAJOS)


INSTALA PAQUTERIA EN SUS PROPIAS

INSTALACIONES DEL USUARIO

NO

PARA EL CASO DE DESARROLLO DE PRESENTACIONES POR PC ANALIZA INFORMACION PRESENTADA

DISEÑA LAS GRAFICAS

FIN

DETERMINA LA PAQUETERIA A SER

UTILIZADA

NOTIFICA AL USUARIO

REVISAN Y AJUSTAN TIEMPOS EN

PROYECCION, NÚM. DE CUADERNILLOS DE

IMPRESION

A

36

PARA EL CASO DE INSTALACION DE

PAQUETERIA

VERIFICA LOS RESULTADOS

NOTIFICA AL USUARIO LA

FINALIZACION DEL TRABAJO

2

2

REVISA Y FIRMA EN FORMATO

SOC-02 , PASA AL PUNTO 13

REVISA Y FIRMA

EN FORMATO SOC-02

ELABORA EN

BASE AL TEXTO Y LAS GRAFICAS

FIRMA DE

CONFORMIDAD FORMATO SOC-02


5.6.- ASESORIA Y SOPORTE TECNICO EN TELECOMUNICACIONES A LAS U.B.P.P.DE LA

ADMINISTRACION CENTRAL DE LA INSTITUCION


5.6.1.- P O L I T I C A S • Toda solicitud que enviada por las U.B.P.P. estará sujeta a aprobación por parte de la

Secretaría General y/o de la Subdirección de Organización y Cómputo (SOC).


5.6.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE NO.-ACT. ACTIVIDADES

USUARIOS 01 Formulan solicitud de asesoría y soporte

técnico en telecomunicaciones por vía telefónica o escrito y envían a la SOC.


02 Recibe solicitud y aplica cuestionamientos para identificar el problema.

03 Otorga las directrices a seguir para la

inmediata solución del problema. 04 Asienta en bitácora la asesoría brindada al

usuario y formula la estadística de asesoría. 05 Remite al Departamento de Organización y

Cómputo Académico. DEPTO. DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO ACADEMICO

06 Contacta con el usuario a fin de conocer con precisión las características del servicio de asesoría y soporte técnico.

07 Analiza y/o realiza las pruebas

correspondientes y brinda la asesoría.


08 Emite documento con respuesta a la solicitud de servicio de asesoría.

USUARIOS 09 Reciben respuesta. 10 Fin del procedimiento.



USUARIOS

SUBDIRECCION DE


DEPTO. DE ORGANIZACIÓN Y

COMPUTO ACADEMICO

SUBDIRECCION DE ORGANIZACIO

Y COMPUTO

1

1

CONTACTA CON USUARIO PARA CONOCER LAS

CARACTERISTICAS DEL SERVICIO

INICIO

OTORGA LAS DIRECTRICES A

SEGUIR PARA LA SOLUCION AL

PROBLEMA

ANALIZA Y/O REALIZA LAS PRUEBAS Y

BRINDA ASESORIA

FIN

2

2

FORMULAN SOLIC. DE ASESORIA Y SOPORTE

TECNICO POR VIA TELEFONICA O

ESCRITO Y ENVIAN A LA SOC

ASIENTA EN BITACORA LA ASESORIA Y

FORMULA ESTADISTICA DE

ASESORIA Y REMITE

RECIBEN RESPUESTA

EMITE DOC. CON RESPUESTA A LA SOLICITUD DE SERVICIO DE

ASESORIA

RECIBE SOLICITUD APLICA

CUESTIONAMIENTOS


5.7.- DESARROLLO DE LOS SISTEMAS INTERNOS


5.7.1.- P O L I T I C A S • Toda solicitud para desarrollo de sistemas con recursos propios a través de terceros,

será sancionada por el Comité de Informática, debiendo contar con la autorización del área normativa correspondiente respecto a la información que se pretenda manejar.

• Toda solicitud que envíen las U.B.P.P. de la Administración Central estará sujeta a

aprobación por parte de la Secretaría General y/o de la Subdirección de Organización y Cómputo.

• Nada mas se podrán aceptar solicitudes de nuevos sistemas las que estén autorizadas

por el Jefe de Departamento y Visto Bueno del Subdirector de la SOC. • Para cuando se requiera hacer cualquier cambio o actualización a un sistema se hará

únicamente con documentos que lo sustenten y previo análisis.


5.7.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE No.- ACT. ACTIVIDADES

USUARIO 01 Elabora requisición inicial para el desarrollo,

mantenimiento y actualización de sistemas o programas informáticos previa confirmación de que no existe alguno semejante en la Institución.

02 Solicita Visto Bueno de su Coordinador u Homólogo.

COORDINADOR U HOMOLOGO

03 Otorga Vo. Bo. a la requisición y entrega.

USUARIO 04 Solicita mediante oficio, incluyendo requisición inicial el desarrollo, mantenimiento o actualización del sistemas informático o programa (s) a la SOC.


05 Recibe y turna al Departamento de Organización y Cómputo Académico (DOCA).

DEPTO. DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO ACADEMICO (DOCA)

06 Recibe formula dictamen de procedencia.

07 Si no es procedente le envía al usuario

requisición indicando el motivo por el cual no procede.

08 En caso de ser procedente, turna documentación para su ejecución a la Sección de Análisis y Programación (SAP).

SECCION DE ANALISIS Y PROGRAMACION (SAP)

09 Elabora programa de trabajo • Definición de requerimientos del Sistema. • Análisis. • Diseño. • Programación.


• Pruebas y ajustes. • Capacitación al usuario. • Implantación.

10 Realiza tareas e integra la documentación del

sistema de acuerdo al manual de estándares de documentación de sistemas de la Dirección General de Política Informática – INEGI.


11 Envía oficio en original y cuatro copias para comunicar la terminación del sistema. • Original al usuario. • Copia al Comité de Informática. • Copia al departamento de Organización y

Cómputo Académico. • Copia a la Secretaría General. • Copia al Coordinador correspondiente.




USUARIO


SUBDIRECCION DE

ORGANIZACIÓN Y COMPUTO (SOC)

DEPTO. DE ORG. Y COMPUTO

ACADEMICO (DOCA)

INICIO

1

2

SOLICITA VISTO BUENO DE SU


¿ES PROCE-DENTE?

SI

NO

DEPTO. DE ORG. Y COMPUTO

ACADEMICO (DOCA

SECCION DE ANALISIS Y

PROGRAMACION

SUBDIRECCION DE

ORGANIZACIÓN Y COMPUTO (SOC)

1

2

A

47

TURNA REQUISICION AL USUARIO

INDICANDO EL MOTIVO POR QUE

NO PROCEDE

SECCION DE ANALISIS Y

PROGRAMACION

ELABORA REQUESICION

INICIAL Y QUE NO EXISTA EN LA INSTITUCION

OTORGA VO. BO. Y ENTREGA

SOLICITA POR OFICIO

REQUISICION INICIAL EL MTO.

ACTUALIZACION O PROGRAMAS

RECIBE Y TURNA

RECIBE Y FORMULA

DICTAMEN DE PROCEDENCIA

TURNA DCTOS. PARA SU

EJECUCION


4

FIN

4

A

46

DEFINICION DE REQUERIMIENTOS

DEL SISTEMA

ANALISIS

PRUEBAS Y

AJUSTES

DISEÑO

PROGRMACION

IMPLANTACION

CAPACITACION AL

USUARIO

3

3

ENVIA OFICIO COMUNICANDO

LA TERMINACION DEL SISTEMA

REALIZA TAREAS E INTEGRA LA

DOCUMENTACION DEL SISTEMA

ELABORA PROGRAMA DE

TRABAJO

ORIGINAL AL USUARIO

COPIA AL COMITÉ DE INFORMATICA

COPIA A LA SECRETARIA GENERAL

COPIA AL COORDINADOR CORRESPONDIENTE

COPIA AL DEPTO. DE ORG. Y COMPUTO ACADEMICO


5.8.- ATENCION A REPORTES DE FALLAS DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO


5.8.1.- P O L I T I C A S • No se podrá autorizar la contratación de mantenimiento preventivo y correctivo de los

equipos de cómputo que no sean de la propiedad del Colegio de Postgraduados. • Tampoco se podrán autorizar los que aún sean propiedad de la Institución y no estén

registrados en los inventarios de bienes informáticos reportados al Comité de Informática del Colegio de Postgraduados.


5.8.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE No.- ACT. ACTIVIDADES USUARIO 01 Verifica fallas en su equipo de cómputo y lo

comunica al proveedor encargado de las reparaciones.

PROVEEDOR 02 Acude, revisa el equipo de cómputo y detecta

fallas. 03 Elabora el reporte de servicio y lo entrega al

usuario. USUARIO 04 Notifica por correo electrónico o algún otro

medio al Departamento de Contratos acerca del reporte levantado.

PROVEEDOR 05 Envía por correo electrónico o algún otro medio,

la relación de fallas encontradas al equipo y reporte de servicio.

DEPARTAMENTO DE CONTRATOS

06 Recibe documentación y establece contacto con el proveedor para verificar el reporte y coordina la reparación con el departamento de Organización y Cómputo Académico.

DEPTO. DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO ACADEMICO

07 Establece contacto con el usuario hasta que se repare totalmente la falla del equipo.




USUARIO

PROVEEDOR

FIN

1

VERIFICA FALLAS EN EQUIPO DE COMPUTO

Y LO COMUNICA AL PROVEEDOR ENCARGADO

ACUDE, REVISA EQUIPO, Y DETECTA

FALLAS

1

DEPARTAMENTO DE CONTRATOS


ACADEMICO

CONTACTA CON EL USUARIO HASTA QUE

SE REPARE TOTALMENTE LA

FALLA DEL EQUIPO

INICIO

NOTIFICA POR CORREO

ELECTRONICO O ALGUN OTRO MEDIO

AL DEPTO. DE CONTRATOS

0

ELABORA REPORTE DE SERVICIO Y TURNA AL

USUARIO

ENVIA POR CORREO ELECTRONICO O

POR OTRO MEDIO RELACION DE

FALLAS Y REPORTE DE SERVICIO

RECIBE DCTOS. Y ESTABLECE

CONTACTO PARA VERIFICAR REPORTE

COORDINA LA REPARACION CON EL

DEPTO. DE ORGANIZACIÓN Y

COMPUTO ACADEMICO


5.9.- ELABORACION Y/O ACTUALIZACION DE LOS MANUALES DE ORGANIZACION Y DE

PROCEDIMIENTOS


5.9.1.- P O L I T I C A S • Para la elaboración de los manuales de Organización y de Procedimientos que

demanden las diferentes U.B.P.P. de la Administración Central serán sujetos a la aprobación de la Secretaría General y/o de la Subdirección de Organización y Cómputo.

• Los titulares de las U.B.P.P. en estudio deberán dar todas las facilidades al personal

del Departamento de Organización y Cómputo Administrativo para la elaboración de los Manuales de Organización y de Procedimientos.

• Unicamente el personal del Departamento de Organización y Cómputo Administrativo

será quien aplicara los cuestionarios y las entrevistas al área en estudio y se realizara con los formatos ya establecidos para tal fin.

5.9.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE No.- ACT. ACTIVIDADADES

U.B.P.P. SOLICITANTE 01 Solicita la elaboración y/o actualización de los

Manuales de Organización y de Procedimientos a la Secretaría General y/o a la Subdirección de Organización y Cómputo(SOC)

SECRETARIA GENERAL O SUBDIRECCION DE ORG. Y COMPUTO

02 Recibe solicitud de las diferentes U.B.P.P. con su respectiva firma del responsable, revisa y turna.

PERSONAL SECRETARIAL DE LA SOC

03 Recibe solicitud revisa que este correcta si no lo esta se devuelve al usuario sin sellar para su corrección.

04 Si está correcta la solicitud se sella con fecha

en que es recibida, firma de recibido en la copia y turna al usuario, el original al Subdirector de Organización y Cómputo.


05 Recibe, revisa y turna al Departamento de Organización y Cómputo Administrativo.

JEFE DE DEPTO.DE ORGANIZACION Y COMPUTO ADMVO.

06 Recibe revisa y turna al Jefe de Analistas de Sistemas (Analista de Métodos).

JEFE DE ANALISTAS DE SISTEMAS (Analista de Métodos)

07 Recibe, revisa y turna a la Secretaria para su archivo.

08 Realiza calendario de actividades y lo turna al

Jefe de Departamento de Organización y Cómputo Administrativo.

JEFE DE DEPARTAMENTO (Organización y Cómputo Admvo.)

09 Revisa, y si está correcto turna al Subdirector de la SOC en caso contrario devuelve al Jefe de Analistas de Sistemas (Analista de Métodos) para su corrección.

SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO DE LA SOC.

10 Revisa y da Visto Bueno y turna a la Secretaria para que la envíe a la U.B.P.P. solicitante.


JEFE DE ANALISTAS DE S. (Analista de Métodos)

11 Elabora y/o actualiza e imprime Manual de Organización y de Procedimientos.

JEFE DEL DEPTO. DE ORGANIZACION Y COMPUTO ADMVO.

12 Supervisa y aprueba Manuales de Organización y de Procedimientos.

SUBDIRECTOR DE LA SOC.

13 Revisa, da Vo. Bo. al Manual de Organización y de Procedimientos.

TITULAR DE LA U.B.P.P. SOLICITANTE

14 Aprueba firmando al margen y al calce los Manuales de Organización y Procedimientos.

COORDINADOR DEL AREA SOLICITANTE

15 Recibe original da Vo. Bo; firma al margen y al calce los Manuales y turna a la SOC.

SUBDIRECCION DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO

16 El Jefe de Analistas (Analista de Métodos), Jefe del departamento de Organización y Cómputo Administrativo y el Subdirector de la SOC. firman al margen y al calce los Manuales.

17 Elabora comunicado para su autorización.

SECRETARIA GENERAL 18 Recibe, da Vo. Bo. y firma al margen y al calce los Manuales y turna a la Dirección General.

DIRECCION GENERAL 19 Recibe, autoriza y turna.

SECRETARIA GENERAL 20 Recibe y turna a la SOC.

SUBDIRECION DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO (SOC)

21 Recibe, fotocopia y distribuye los Manuales de Organización y de Procedimientos de la siguiente manera: • Original Coordinación de la U.B.P.P.

solicitante, Jefe inmediato según sea el caso.

• Fotocopia a la U.B.P.P. usuaria. • Fotocopia a la Secretaría General y/o

Administrativa según sea el caso. • Fotocopia a la SOC.



U.B.P.P. SOLICITANTE

SECRETARIA GENERAL O

SUBDIRECCION DE ORG. Y COMP.

PERSONAL SECRETARIAL

(SOC)

SUBDIRECTOR DE LA SOC


INICIO

A

57

¿ESTA CORREC-

TA?

SI

NO

JEFE DE DEPTO. DE ORG. Y COMPUTO

ADMVO.

JEFE DE ANALISTAS DE

SISTEMAS (Analista de métodos)

JEFE DE DEPTO. DE

ORGANIZACION Y SISTEMAS

SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y

COMPUTO

TITULAR DE LA U.B.P.P.

2

JEFE DE ANALISTAS DE

SISTEMAS (Analista de Métodos)

2

SOLICITA LA ELABORACION Y/O

ACTUALIZACION DE M. DE ORG. Y DE

PROCEDIMIENTOS

SELLA, FIRMA DE RECIBIDO Y TURNA

1

1

DEVUELE AL USUARIO SIN

SELLAR PARA SU CORRECCION

RECIBE, REVISA Y TURNA SOLICITUD

FIRMADAS POR LOS RESPONSABLES





AL PERSONAL SECRETARIAL

ORIGINAL AL SUBDIRECTOR DE ORG. Y COMPUTO

COPIA AL USUARIO


A 56

¿ESTA CORRECTO?

SI

NO

4

B

58

5


COMPUTO

SECRETARIA GENERAL

B 57

DIRECCION GENERAL


COMPUTO

REALIZA CALENDARIO DE ACTIVIDADES Y

LO TURNA

RECIBE Y REVISA

DEVUELVE AL ANALISTA PARA SU

CORRECCION

RECIBE DA VO. BO. Y TURNA A

LA U.B.P.P. SOLICITANTE

4

SUPERVISA Y APRUEBA

MANUALES

REVISA DA VISTO BUENO

RECIBE APRUEBA FIRMANDO AL MARGEN Y AL

CALCE


RECIBE ORIGINAL DA VO. BO. FIRMA AL MARGEN Y AL CALCE Y TURNA

6

3

ELABORA Y/O ACTUALIZA E

IMPRIME MANUAL DE ORG. Y DE

PROCEDIMIENTOS

3

5


FIN

6

ANALISTA, JEFE DE DEPTO. DE ORG. Y

COMPUTO ADMVO., SUBDIRECTOR DE LA

SOC FIRMAN AL CALCE DEL MANUAL

RECIBE DA VISTO BUENO Y FIRMA AL

CALCE DEL MANUAL

RECIBE, AUTORIZA Y TURNA

RECIBE Y TURNA A LA SOC

RECIBE Y DISTRIBUYE MANUALES

ELABORA COMUNICADO

PARA SU AUTORIZACION FOTOCOPIA A LA

U.B.P.P. USUARIA

FOTOCOPIA A SECRETARIA GRAL. O ADMINISTRATIVA SEGÚN SEA EL CASO

FOTOCOPIA A LA SUBDIRECCION DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO (SOC)

ORIGINAL A COORDINACION DE LA U.B.P.P. SOLICITANTE O JEFE INMEDIATO SEGÚN SEA EL CASO


5.10.- GUIA PARA LA ELABORACION Y CONTENIDO

DE LOS MANUALES DE ORGANIZACION Y PROCEDIMIENTOS DEL COLEGIO DE

POSTGRADUADOS.


5.10.1.- I N T R O D U C C I O N El Departamento de Organización y Cómputo Administrativo Con el propósito de contribuir en el logro de los objetivos administrativos del Colegio de Postgraduados, procedió a elaborar la presente guía técnica para la elaboración y contenido de Manuales de Organización y Procedimientos, unificando criterios, lineamientos y metodología. Las indicaciones que contiene esta guía, describen con precisión el contenido y la estructura de dichos manuales; todo ello, con la finalidad de dar cumplimiento a los objetivos del Departamento.


5.10.2.- O B J E T I V O Uniformar criterios en cuanto al manejo de los elementos técnicos que se utilizan en la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos del Colegio de Postgraduados y evitar la disparidad en presentación y contenido.

5.10.3.- M E T O D O L O G I A


La metodología que se presenta, es propiamente una guía auxiliar para cuando se inicia la elaboración de un Manual de Organización y/o Procedimientos, y se abordan como puntos fundamentales los siguientes:

1.- DETERMINACION DEL OBJETIVO.

Como primer paso para realizar el análisis, es necesario definir el objetivo que se pretende alcanzar con el estudio. Para ello, es conveniente determinar con el titular de la U.B.P.P. las causas que originan o motivan el estudio, así como delimitar cuales son las necesidades reales de la U.B.P.P.

2.- PROGRAMA DE ELABORACION. Una vez definido el objetivo se deberá elaborar un calendario de recopilación de la información, este calendario se pondrá a consideración del titular de la U.B.P.P. en estudio para que facilite la recopilación de datos.

3.- RECOPILACION DE DATOS. Esta fase consiste en recabar la información básica sobre las actividades y especificaciones de los puestos, para ello, se requiere determinar: la amplitud o grado de especificidad de la información a que se requiere llegar, conforme al objetivo establecido. Para recopilar los datos y precisar la información, se utilizan las siguientes técnicas:

- Investigación Documental. - Investigación de Campo.

3.1. - INVESTIGACION DOCUMENTAL.

Consistirá en allegarse aquellos documentos que puedan auxiliar en la elaboración de los manuales. Entre los documentos de los que se puede valer el Analista, se encuentran: - Decretos. - Acuerdos. - Plantillas de personal. - Contrato Colectivo de Trabajo. - Reglamento de escalafón. - Catálogo de Puestos (en caso de que exista).

- Otros.


3.2.- INVESTIGACION DE CAMPO

Esta se realizara a través de las técnicas de entrevista, cuestionario y/o observación directa. 3.2.1.- ENTREVISTA.

Es una conversación entre dos personas o más, de las cuales una es la entrevistadora y las otras son las entrevistadas, su finalidad es obtener información.

3.2.2.- CUESTIONARIO.

Se aplicara el cuestionario “Descripción de Puesto” y/o “Análisis de la Descripción Personal de Labores”, dependiendo del manual en cuestión. Los cuestionarios deben ser aplicados por el Analista, salvo en casos de trabajadores, que cubran horarios especiales. Es conveniente que en todos los casos el cuestionario sea ratificado por el jefe inmediato de cada trabajador, manifestando así que la información que contiene es completa y veraz.

3.2.3.- OBSERVACION DIRECTA. Se acudirá al lugar donde se desenvuelve el ocupante del puesto para conocer las labores que ejecuta, la forma, la técnica y/o el método que utiliza para realizarlos.

Cualquiera que sea el método o los métodos utilizados para recabar la información, es necesario cubrir todos los puestos, niveles jerárquicos, documentos y personas que permiten captarla.

4.- ANALISIS DE LA INFORMACION. Una vez que se haya concluido la etapa de la recopilación de datos, se procederá a ordenar y agrupar la información, a fin de analizarla, con el propósito de conocer con precisión los elementos que integran el puesto.


Técnicas Administrativas que se aplican en la elaboración de Manuales de Organización, para el análisis y diseño de la estructura orgánica: - División del Trabajo. - Delegación de Tareas. - Elaboración de los Organigramas. - Tipos de Organización. - Relaciones Organizacionales. Técnicas administrativas que se aplican en la elaboración de los Manuales de Procedimientos: - Simplificación de Operaciones. - Elaboración de Organigramas de Flujo. - Análisis y Diseño de Formas.

5.- UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPAN EN LA ELABORACION

Y/O ACTUALIZACION DE LOS MANUALES DE ORGANIZACION. SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO ELABORA: Jefe de Analistas de Sistemas (Analista de métodos).

SUPERVISA Y APRUEBA: Jefe de Departamento de Organización y Cómputo Administrativo. VISTO BUENO: Subdirector de Organización y Cómputo.

U.B.P.P. SOLICITANTE APRUEBA: Titular del área solicitante. COORDINADOR DE LA AREA SOLICITANTE VISTO BUENO: COORDINADOR

SECRETARIA GENERAL VISTO BUENO: Secretario General (según sea el caso) SECRETARIA ADMINISTRATIVA VISTO BUENO: Secretario Administrativo.


DIRECCION GENERAL AUTORIZA: Director General. 6.- PASOS A SEGUIR PARA LA OFICIALIZACION DE LOS MANUALES DE

ORGANIZACION Y DE PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE N.-ACT. ACTIVIDADES JEFE DE ANALISTAS DE SISTEMAS (Analista de Métodos)

01 Elabora o actualiza e imprime Manual de Organización y de Procedimientos.

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ORGANIZACION Y COMPUTO ADMVO.


SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO

03 Revisa, da Vo. Bo. al Manual de Organización y de Procedimientos.


04 Aprueba firmando al margen y al calce los Manuales de Organización y Procedimientos.


05 Recibe original da Vo. Bo; firma al margen y al calce los Manuales y turna a la SOC.


06 El Jefe de Analistas de Sistemas (Analista de Métodos), el Jefe del departamento de Organización y Cómputo y el Subdirector de la SOC firman al margen y al calce los Manuales.

07 Elabora comunicado para su autorización. SECRETARIA GENERAL 08 Recibe, da Vo. Bo. y firma al margen y al calce

los Manuales y turna a la Secretaría Administrativa.

SECRETARIA ADMINISTRATIVA

09 Recibe, da Vo. Bo. y firma al margen y al calce los Manuales y turna a la Dirección General.


DIRECCION GENERAL 10 Recibe, autoriza y turna. SECRETARIA ADMINISTRATIVA

11 Recibe y turna a la SOC..

SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO.

12 Recibe, fotocopia y distribuye los Manuales de Organización y de Procedimientos de la siguiente manera: • Original Coordinación de la U.B.P.P.

solicitante, Jefe inmediato según sea el caso. • Fotocopia a la U.B.P.P. usuaria. • Fotocopia a la Secretaría Gral. o

Administrativa (según sea el caso). • Fotocopia a la SOC.


5.10.4.- MANUAL DE ORGANIZACION CARATULA: Es la primera hoja del documento, en donde se señalara él título del manual y el nombre de la Unidad Básica de Programación y Presupuestación de que se trate. Ejemplo:


MANUAL DE ORGANIZACION DE _________________________ _______________________________________________________ (NOMBRE DE LA U.B.P.P. DE QUE SE TRATE)

INDICE Lista estructurada que especificara los capítulos que integran el manual de

organización y su número de páginas en forma secuencial.

INDICE

Pág. 1.- INTRODUCCION 3

1.- INTRODUCCION. Deberá contener una explicación dirigida al lector acerca del contenido del

documento, de los fines y propósitos básicos que motivaron su elaboración, su ámbito de aplicación y los destinatarios del mismo.

2.- ANTECEDENTES HISTORICOS.

Este capítulo mencionara las necesidades administrativas que motivaron la creación de la U.B.P.P. así como los aspectos sobresalientes de su desarrollo histórico.

3.- MARCO NORMATIVO.

Deberán relacionarse los ordenamientos jurídicos constitucionales y las disposiciones legales y administrativas externas vigentes en que sustenta su funcionamiento. Esta relación deberá seguir el ordenamiento jerárquico que a continuación se señala: Constitución, Leyes, Reglamento, Convenios, Decretos, Acuerdos, Circulares y documentos normativos Administrativos debiéndose seguir en cada disposición.


4.- ESTRUCTURA ORGANICA.

Deberán relacionarse los puestos que integran la U.B.P.P. de acuerdo a su nivel jerárquico y deben corresponder con la representación gráfica en el organigrama.

5.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.

Con objeto de homogeneizar la representación a continuación se exponen las siguientes bases para la diagramación de organigramas, las cuales permitirán utilizar un método sencillo y práctico para representar gráficamente las estructuras, así como su división por unidades organizacionales y las relaciones que guardan entre sí. Para la presentación de las estructuras de organización se utilizaran los organigramas de tipo vertical y mixto de acuerdo a las necesidades específicas de cada U.B.P.P. El organigrama deberá identificar claramente los niveles jerárquicos existentes, las relaciones de dependencia, los canales formales de comunicación y las líneas de autoridad y responsabilidad. Tratándose del manual de Organización del Colegio de Postgraduados, se conformara un organigrama integral, el cual contendrá hasta el nivel jerárquico departamental, y cuando se trate de una U.B.P.P; se utilizaran organigramas específicos, los cuales contendrán hasta él último nivel organizacional. Se utilizará un solo tipo de figura para simbolizar a cada uno de los elementos del organigrama, los cuales serán rectángulos de iguales dimensiones. En el margen inferior derecho de cada rectángulo del organigrama se anotará el número de personas que ocupan el puesto.

Ejemplo de un Organigrama Organizacional.

VERTICAL


MIXTO

6.- OBJETIVO. Definirá el fin que se pretende alcanzar, el cual será general, que englobe todo el

funcionamiento de la U.B.P.P. y particular, que defina una actividad concreta. 7.- POLITICAS GENERALES

Se establecerán las normas de acción que se deberán seguir en el desarrollo de las actividades para el cumplimiento de los objetivos.

8.- FUNCIONES.

Este capítulo describirá las principales actividades, de tal manera que permitan alcanzar los objetivos de la U.B.P.P.

9.- DESCRIPCION DE PUESTOS.


Contendrá los datos que definen al puesto, los cuales se clasifican en el siguiente orden:

1.- JEFE INMEDIATO SUPERIOR

2.- PUESTO (S) BAJO SU MANDO

3.- RELACIONES INTERNAS

4.- RELACIONES EXTERNAS

5.- ACTIVIDAD GENERICA

6.- ACTIVIDADES ESPECIFICAS

6.1.- ACTIVIDADES DIARIAS 6.2.- ACTIVIDADES PERIODICAS 6.3.- ACTIVIDADES EVENTUALES

7.- REQUERIMIENTOS TEORICO-PRACTICOS

7.1.- ESCOLARIDAD 7.2.- CONOCIMIENTOS REQUERIDOS 7.3.- EXPERIENCIA

8.- NUMERO DE EMPLEADOS EN EL PUESTO

9.- HORARIO NORMAL DE TRABAJO


10.- UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACION Y/O AUTORIZACION DEL MANUAL

11.- GLOSARIO DE TERMINOS

Se presenta la definición que para los efectos del Manual se da los términos empleados.

CUESTIONARIO DESCRIPCION DE PUESTO


SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO (DEPTO. DE ORG. Y COMPUTO ADMINISTRATIVO)

DESCRIPCION DE PUESTO

I.- IDENTIFICACION

1.- NOMBRE DEL EMPLEADO:

2.- NOMBRE DEL PUESTO:

3.- SECCION:

4.- OFICINA:


5.- U. B. P. P. DE ADSCRIPCION: JEFE INMEDIATO:

6.- NOMBRE: 7.- PUESTO: SUBORDINADO (S) INMEDIATOS (S): 8.- NOMBRE: 9.- PUESTO: 10.- RELACIONES DE COORDINACION INTERNA: CON: PARA:


SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO (DEPTO. DE ORG.Y ACOMPUTO ADMINISTRATIVO)

II.- DESCRIPCION

11.- RELACIONES DE COORDINACION EXTERNA: CON: PARA:

12.- ACTIVIDAD GENERICA:


13.- ACTIVIDADES ESPECIFICAS:

CONTINUACION DEL PUNT0 NÚM. 13






III.- ESPECIFICACION DEL PUESTO

14.- ESCOLARIDAD:

15.- CONOCIMIENTOS:

16.- EXPERIENCIA QUE CONSIDERA UD. PARA OCUPAR EL PUESTO Y LOS AÑOS TRABAJADOS EN EL COLEGIO DE POSTGRADUADOS:

17.- HORARIO NORMAL DE TRABAJO:


18.- 19.- 20.-

FIRMA DEL APROBO FECHA (DIA / MES / AÑO) ENTREVISTADO

IV.- OBSERVACIONES

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL CUESTIONARIO DENOMINACION DEL APARTADO FORMA DE LLENADO 1.- NOMBRE DEL EMPLEADO Se anotará el apellido paterno, materno y nombre (s)

del trabajador.

2.- NOMBRE DEL PUESTO Se anotará el nombre del puesto contenido en la credencial de identificación del trabajador.

3.- SECCION Se anotará el nombre de la sección en donde

desempeñe sus labores. 4.- OFICINA Se anotará el nombre de la oficina en donde

desempeñe sus labores. 5.- U.B.P.P. DE ADSCRIPCION Se anotará el nombre del Instituto o Departamento

contenido en la credencial de identificación del trabajador.

JEFE INMEDIATO: 6.- NOMBRE Se anotará el apellido paterno, materno y nombre del

jefe que ocupa el puesto inmediato con relación al del trabajador.

7.- PUESTO Se anotará el nombre del puesto que ocupa el jefe


inmediato. SUBORDINADOS: 8.- NOMBRE (S) Se anotará el apellido paterno, materno y nombre (s)

de la (s) persona (s) que estén bajo su mando. 9.- PUESTOS (S) Se anotará (n) él (los) nombre (s) del (os) puestos (s)

que ocupa (n) las persona (s) que este (n) bajo su mando.

10.-RELACIONES DE COORDINACION

INTERNA CON: PARA:

Se anotará el nombre del puesto, área y de la U.B.P.P. con las que se tenga relaciones de trabajo. Se anotará la relación que guarda su trabajo con otros trabajos dentro de la Institución.

11.-RELACIONES DE COORDINACION EXTERNA:

CON: PARA:

Se anotará el nombre de las Instituciones Públicas y/o privadas, y personas con las que se tenga relaciones de trabajo. Se anotará la relación de trabajo que mantiene el Colegio de Postgraduados con otras Instituciones Públicas y/o Privadas.

12.-ACTIVIDAD GENERICA Se describirá en forma general la actividad que

caracteriza al puesto. 13.-ACTIVIDADES ESPECIFICAS Se anotarán las actividades diarias, periódicas y

eventuales que realiza el trabajador. 14.-ESCOLARIDAD Se anotará el último grado de estudio que tenga el

trabajador. 15.-CONOCIMIENTOS Se anotarán los conocimientos teorico-prácticos que el

trabajador considere necesario para el desarrollo de sus actividades.

16.-EXPERIENCIA QUE CONSIDERA UD. PARA OCUPAR EL PUESTO Y CUANTOS AÑOS TIENE TRABAJANDO EN EL C.P.

Se anotará el tiempo que el trabajador considere necesario para el desarrollo de sus actividades y el tiempo de años trabajados en el Colegio.


17.-HORARIO NORMAL DE TRABAJO Se anotará con números arábigos, el horario normal de

labores del trabajador. 18.-FIRMA DEL ENTREVISTADO El entrevistado plasmara su firma. 19.-APROBO El responsable de la U.B.P.P. plasmara su firma. 20.-FECHA (DIA / MES / AÑO) Se anotará con números arábigos la fecha de la

entrevista, en el orden que se indica, anotando las cuatro cifras del año.

21.-OBSERVACIONES Se anotará cualquier tipo de observación que halla.

5.10.5.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CARATULA: Es la primera hoja del documento en donde se señalará el título del Manual y el nombre de la Unidad Básica de Programación y Presupuestación de que se trate. Ejemplo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE __________________________ __________________________________________________________ (NOMBRE DE LA U. B. P. P. DE QUE SE TRATE) INDICE: Lista estructurada que especificará los capítulos que integrarán el Manual de Procedimientos y su número de página en forma secuencial. Ejemplo: INDICE Pag.

1.- INTRODUCCION 3


1.- INTRODUCCION

Deberá contener una explicación dirigida al lector, acerca del contenido del documento, de los fines y propósitos básicos que motivaron su elaboración, ámbito de aplicación y los destinatarios del mismo.

2.- OBJETIVO

Se anotará el propósito que se pretende cumplir con los procedimientos señalados. 3.- SIMBOLOGIA UTILIZADA

Este capítulo contendrá la representación gráfica de la sismología utilizada en la elaboración de los diagramas de flujo de los procedimientos.

4.- U. B. P. P. QUE INTERVIENEN

Este capítulo contendrá la relación de las U.B.P.P. que intervienen en los procedimientos.

5.- DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS

5.1.- POLITICAS Se establecerán las guías de acción que se deberán seguir en el desarrollo de las actividades de cada procedimiento. 5.2.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Este punto contendrá la presentación de los procedimientos, y representa la parte sustancial del Manual, ya que en el se describen los pasos a seguir de las actividades que se desarrollan en la U.B.P.P. 5.3.- DIAGRAMAS DE FLUJO Se representará gráficamente la secuencia en que deben realizarse las operaciones de un procedimiento determinado.


5.3.1.- RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACION DE SIMBOLOS:

5.3.2.- EN CUANTO A DIBUJO.

• Es necesario no mezclar en un mismo lado del símbolo

varias líneas de entrada y salida.

• Por claridad, no debe haber mas de una línea de unión entre dos símbolos.

• El símbolo de decisión es el único que puede tener dos líneas de salida.

• Las líneas de unión se deben representar mediante líneas

rectas y, en caso necesario, utilizar ángulos rectos.

• Para efectos de representación, es recomendable que los símbolos mantengan uniformidad en su tamaño.

5.3.3.- EN CUANTO A SU CONTENIDO Y/O USO

• La relación del contenido de la actividad debe ser

mediante frases breves y sencillas, de tal forma que su comprensión sea exacta.

• El símbolo documento debe contener el nombre y clave

original de la forma o informe en cuestión cuando se genere y en la secuencia del procedimiento se anotará únicamente la clave de identificación del formato.

• Cuando se presenten varios tantos de un documento, el

original se identificará con el dígito “O” y las copias mediante los dígitos subsecuentes (“1”, “2”, “3”, etc.), se recomienda anotar esta identificación en el extremo inferior derecho del símbolo.

• Se deberá tener presente que los contenidos de los

conectores de entrada deben ser iguales en forma y contenido, así mismo, los conectores de salida, tomando en cuenta que cuando se trate de conector dentro de la


misma hoja, el contenido del símbolo conector será numérico y cuando se trate de conector fuera de la hoja, el contenido del símbolo será alfabético-numérico.

6.- FORMATOS

Se presentará la relación de los formatos que se utilizan en la U.B.P.P. correspondiente, conteniendo la clave y el nombre del formato. Es necesario, que inmediatamente después del desarrollo del procedimiento, se incluyan los formatos, así como sus respectivas guías de llenado.

6.1.- INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DE FORMATOS

Este punto describirá los formatos utilizados en la U.B.P.P; con el siguiente orden: 6.1.1.- IDENTIFICACION

6.1.2.- NOMBRE

Se anotará el nombre contenido en la parte central superior del formato.

6.1.3.- CLAVE

Se anotará la clave contenida en el margen superior izquierdo del formato, integrada por las primeras letras del nombre de la U.B.P.P. y el número arábigo progresivo correspondiente. Ejemplo: Clave de un formato del Departamento de Organización y Computo Administrativo: DOCA - 04.

6.1.4.- OBJETIVO

Se anotará la finalidad del formato.

6.2.- FUENTE DE INFORMACION

6.2.1.- DOCUMENTO (S) FUENTE

Se anotará el nombre de los documentos que se deriven con la elaboración del formato.


6.2.2.- DOCUMENTO (S) QUE GENERA

Se anotará el nombre de los documentos que se deriven con la elaboración del formato.

6.3.- ELABORACION Y AUTORIZACION DEL FORMATO

6.3.1.- MEDIO DE ELABORACION

Se especificará el medio de elaboración del formato: Manual, máquina de escribir, computadora, etc.

6.3.2.- ELABORA

Se anotará el nombre de la persona que elabora el formato.

6.3.3.- REVISA

Se anotará el nombre de la persona que revisa el formato.

6.3.4.- AUTORIZA

Se anotará el nombre de la persona que autoriza el formato.

6.4.- DISTRIBUCION DE EJEMPLARES

6.4.1.- 5.4.1.- ORDEN

Se tomará el siguiente: Original 1ra. Copia. 2da. Copia. Etc.

6.4.2.- COLOR

El color del formato original y de las copias, se clasificará en el siguiente orden:


TANTO COLOR

Original Blanco 1ª copia Blanco 2ª copia Azul 3ª copia Rosa 4ª copia Amarilla 5ª copia Verde 6ª copia Azul 7ª copia Rosa 8ª copia Amarilla 9ª copia Verde

6.4.3.- DESTINO

Se anotará el nombre de la U.B.P.P. o Sección a la que va dirigido el original y las copias del formato.

6.4.4.- USO

Se anotará el indicado por la U.B.P.P.

NOTA:

Los puntos anteriores (del 5.4.1 al 5.4.4) se distribuirán de la siguiente forma:

ORDEN COLOR DESTINO USO

6.5.- INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE FORMATOS

Corresponderá al número de campos contenidos en los formatos utilizados por la U.B.P.P.

7.- ANEXOS 8.- UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPAN EN LA ELABORACION

Y/O AUTORIZACION DE LOS MANUALES DEL MANUAL SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO. ELABORA: Jefe de Analistas de Métodos (Analista de Métodos.


SUPERVISA/APRUEBA: Jefe de Departamento de Organización y

Cómputo Administrativo.

VISTO BUENO: Subdirector de Organización y Cómputo. U.B.P.P. SOLICITANTE. APRUEBA: Titular del área solicitante. INSTITUTO, COORDINACION DIRECCION DE AREA O SUBDIRECCION DE AREA.

APRUEBA: Director de Instituto, Coordinador Director de Area o Subdirector de Area.

SECRETARIA GENERAL, ADMINISTRATIVA O ACADEMICA (Según sea

el caso) VISTO BUENO: Secretario General, Administrativo o Académico. DIRECCION GENERAL. AUTORIZA: Director General. 9.- GLOSARIO DE TERMINOS: Definiciones que para los efectos de los manuales se

da a los términos empleados. 10.-PASOS A SEGUIR PARA LA OFICIALIZACION DE LOS MANUALES DE ORGANIZACION Y DE PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE N.-ACT. ACTIVIDADES JEFE DE ANALISTAS DE SISTEMAS (Analista de Métodos)

01 Elabora o actualiza e imprime Manual de Organización y de Procedimientos.

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ORGANIZACION Y COMPUTO ADMINISTRATIVO.


SUBDIRECTOR DE 03 Revisa, da Visto Bueno al Manual de Organización y



de Procedimientos.


04 Aprueba y firmando al margen y al calce los Manuales de Organización y de Procedimientos.


05 Recibe original da Visto Bueno y firma al margen y al calce los Manuales y turna a la SOC.

SUBDIRECCION DE ORG. COMPUTO (SOC)

06 El Jefe de Analistas de Sistemas(Analista de Métodos), el Jefe del Departamento de Organización y Cómputo Administrativo y el Subdirector de la SOC. firman al margen y al calce los Manuales.

07 Elabora comunicado para su autorización. SECRETARIA GENERAL O ACADEMICA (Según sea el caso)

08 Recibe, da el Visto Bueno firma al margen y al calce los Manuales y turna a la Secretaría Administrativa o Académica (según sea el caso).

SECRETARIA ADMINISTRATIVA

08 Recibe, da el Visto Bueno firma al margen y al calce los Manuales y turna a la Dirección General.

DIRECCION GENERAL 09 Recibe, autoriza y turna. SECRETARIA ADMINISTRATIVA

10 Recibe y turna a la SOC.


11 • Recibe, fotocopia y distribuye los Manuales de Organización y Procedimientos de la siguiente manera:

• Original Coordinación de la U.B.P.P. solicitante,

Jefe inmediato según sea el caso. • Fotocopia a la U.B.P.P. usuaria. • Fotocopia a la Secretaría Administrativa, Gral. o

Académica (según sea el caso). • Fotocopia a la SOC.



FORMATOS DE LA GUIA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL ORGANIZACION Y DE

PROCEDIMIENTOS


CUESTIONARIO “ANALISIS DE LA DESCRIPCION PERSONAL DE LABORES”

COLEGIO DE POSTGRADUADOS

SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO (DEPTO. DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO ADMINISTRATIVO)

ANALISIS DE LA DESCRIPCION PERSONAL DE LABORES

I -IDENTIFICACION

1.- NOMBRE 2.- PUESTO 3.-OFICINA 4.- SECCION 5.- ADSCRIPCION 6.- DEPARTAMENTO

II DESCRIPCION 7.-INTERVENCION 8.-No. 9.-DESCRIPCION DE LABORES 10.-OBSERVACIONES


CONTINUACION DEL PUNTO II

COLEGIO DE POSTGRADUADOS

SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO (DEPTO. DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO ADMINISTRATIVO)

INTERVENCION No.- DESCRIPCION DE LABORES OBSERVACIONES


INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL CUESTIONARIO “ANALISIS DE LA DESCRIPCION PERSONAL DE LABORES”

DENOMINACION DEL APARTADO FORMA DE LLENADO

1.- NOMBRE Se anotará el apellido paterno, materno y

nombre (s) del trabajador. 2.- PUESTO Se anotará el nombre del puesto contenido

en la credencial de identificación del trabajador.

3.- OFICINA Se anotará el nombre de la oficina en

donde desempeñe sus labores. 4.- SECCION Se anotará el nombre de la sección en

donde desempeñe sus labores. 5.- ADSCRIPCION Se anotará el nombre de la Unidad

Administrativa contenida en la credencial de identificación del trabajador.

6.- DEPARTAMENTO Se anotará el nombre del departamento en

donde desempeñe sus labores. 7.- INTERVENCION Se anotará el nombre de los puestos y

U.B.P.P. que intervienen de acuerdo al orden en que participan en el procedimiento.

8.- No. DE ACTIVIDAD Se anotará el número correspondiente a

cada actividad con números arábigos y en forma progresiva.

9.- DESCRIPCION DE LABORES Se anotará en forma detallada y ordenada

cada actividad que se desarrolla en el procedimiento.

10.-OBSERVACIONES Se anotará cualquier tipo de observación a

que halla lugar, ya sea por el entrevistado o por el entrevistador.

CUESTIONARIO


“ REVISION DE PROCEDIMIENTOS “


SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO (DEPTO. DE ORGANIZACIÓN Y COMPUTO ADMINISTRATIVO)

REVISION DE PROCEDIMIENTOS

I -IDENTIFICACION

1.-U.B.P.P. 2.-SECCION 3.-PROCEDIMIENTO

II DESCRIPCION 4.-RESPONSABLE 5.-OBSERVACIONES 6.-FIRMA

7.-JEFE INMEDIATO 8.-Vo. Bo.

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL CUESTIONARIO “REVISION

DE PROCEDIMIENTO”


DENOMINACION DEL APARTADO FORMA DE LLENADO

1.- U.B.P.P. Anotar el nombre del Instituto o Area Administrativa en estudio.

2.- SECCION: Anotar el nombre de la Sección en donde se

desarrolla el procedimiento en análisis. 3.- PROCEDIMIENTO: Anotar el nombre del procedimiento que se esta

revisando. 4.- RESPONSABLE: Anotar el nombre de los puestos que ocupan las

personas que intervienen en el procedimiento en estudio.

5.- OBSERVACIONES: Anotar las observaciones inherentes a la parte

correspondiente de la intervención del puesto en procedimiento.

6.- FIRMA: Anotar el nombre y firma de la persona que

ocupa el puesto que interviene en el procedimiento que se está revisando.

7.- JEFE INMEDIATO: Anotar nombre y firma del Jefe de Sección. 8.- Vo. Bo.: Anotar nombre y firma del responsable de la

U.B.P.P. en estudio.


6.- FORMATOS 6.1.- SOLICITUD DE SERVICIO FUERA DE LABORES

(HORARIO ESPECIAL)


FECHA 1

día mes año

CLAVE DEL FORMATO

SOC-01

COLEGIO DE POSTGRADUADOS INSTITUCION DE ENSEÑANZA E INVESTIGACION EN CIENCIAS AGRICOLAS

SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO

(DEPTO DE ORGANIZACION Y COMPUTO ACADEMICO)

SOLICITUD DE SERVICIO FUERA DE LABORES (HORARIO ESPECIAL)

FOLIO NUMERO

2

UNIDAD BASICA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION 3

CLAVE U.B.P.P. 4

DENOMINACION:

5

PROG:

6

SUBPROG:

7

PROY:

8

FAVOR DE MARCAR EL DIA Y LA HORA SEGUN SUS NECESIDADES

9 SABADO DE: A: DOMINGO DE: A: DIA FESTIVO DE: A:

DESPUES DE LAS 6:00 P.M.

10

LUNES HASTA: MARTES HASTA: MIERCOLES HASTA:

JUEVES HASTA: VIERNES HASTA:

SOLICITADO POR: 11

RESPONSABLE DE LA U.B.P.P. NOMBRE Y FIRMA

VO. BO. COORDINADORES (JEFES INMEDIATOS SUP.) 12

NOMBRE Y FIRMA

AUTORIZADO POR: 13

SUBDIRECTO DE LA SOC.

6.1.1.- INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO

IDENTIFICACION


NOMBRE: Solicitud de servicio fuera de labores (horario especial).

CLAVE: SOC-01. OBJETIVO: Satisfacer las necesidades de la solicitud de

horario especial que solicitan las U.B.P.P. del C.P.

FUENTE DE INFORMACION DOCUMENTO (S) FUENTE: Ninguno. DOCUMENTOS QUE GENERA: Ninguno. ELABORACION Y AUTORIZACION DEL FORMATO

MEDIO DE ELABORACION: Máquina de escribir. ELABORA: U.B.P.P. (usuario). REVISA: Titular del Depto. de Organización y Cómputo

Académico. AUTORIZA: Subdirector de Organización y Cómputo.

DISTRIBUCION DE EJEMPLARES ORDEN COLOR DESTINO USO Original Blanco Archivo (SOC). Como referencia. Copia Blanco U.B.P.P. (usuario). Acuse de recibo de su

solicitud de servicio fuera de labores (horario especial).

6.1.2.- INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DENOMINACION DEL APARTADO FORMA DE LLENADO 1.- FECHA: Se anotará el día, mes y año en que la


U.B.P.P. elabora la solicitud de servicio fuera de labores (horario especial).

2.- FOLIO: El Departamento de la Subdirección de

Organización y Cómputo anotará el consecutivo numérico que le corresponda a la solicitud de servicio fuera de labores (horario especial).

3, 4, 5, 6, 7, y 8.-UNIDAD BASICA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION, CLAVE, DENOMINACION, PROGRAMA, SUBPROGRAMA Y PROYECTO:

El usuario indicará la clave y nombre del área solicitante, así como las claves presupuestales.

9.- SABADO DE: A: DOMINGO DE: ______A: Y DIA FESTIVO DE: ______A:

Marcar en las líneas el día y la hora según sus necesidades.

10.- LUNES HASTA: MARTES HASTA: MIERCOLES HASTA: JUEVES HASTA: Y VIERNES HASTA:

Anotar en las líneas la hora según sus necesidades (después de las 6:00 p.m.)

11.- SOLICITADO POR: Anotar el nombre y la firma del responsable

de la U.B.P.P. 12.- VO. BO. COORDINADORES O (Jefes de Departamento):

Anote nombre y firma.

13.- AUTORIZADO POR: Anotar la firma del Subdirector de la SOC.

6.2.- HOJA DE CONTROL DE SERVICIO ESPECIALIZADO DE CAPTURA DE DATOS, DISEÑO DE PRESENTACIONES POR MICROCOMPUTADORA E INSTALACION DE PAQUETERIA

F E C H A 1

CLAVE DEL

FORMATO

COLEGIO DE POSTGRADUADOS INSTITUCION DE ENSEÑANZA E INVESTIGACION EN CIENCIAS AGRICOLAS Día Mes Año

FOLIO NUMERO

2 SECRETARIA GENERAL

SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO (DEPTO DE ORGANIZACION Y COMPUTO ACADEMICO.)


SOC-02 HOJA DE CONTROL DE SERVICIO ESPECIALIZADO DE CAPTURA DE DATOS, DISEÑO DE PRESENTACIONES POR MICROCOMPUTADORA E INSTALACION DE PAQUETERIA

UNIDAD BASICA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION 3

CLAVE: 4

DENOMINACION 5

PROGRAMA: 6

SUBPROGRAMA: 7

PROYECTO: 8

DOCUMENTACION ENTREGADA AL DEPTO. DE COMPUTO ADMINISTRATIVO: 9

DISEÑO DE PRESENTACIONES POR MICROCOMPUTADORA O T R O S: 10 ESTABLECER CAPTURA ESPECIALIZADA.

PAQUETERIA A SER INSTALADA.

TEXTO PARA EL DESARROLLO DE LAS GRAFICAS.

GRAFICAS PARA EL ARMADO DE LA PRESENTACION.

FECHA Y DOMICILIO DONDE SE EFECTUARA LA PRESENTACION.

DOCUMENTACION A SER EDITADO.

CAPTURA ESPECIALIZADA:

ESTABLECER LOS FORMATOS.

DETERMINACION DEL PAQUETE DE LA CAPTURA.

PROGRAMA DE TRABAJO

DESARROLLO DE LA CAPTURA ESPECIALIZADA.

VERIFICACION DE LOS RESULTADOS.

NOTIFICA AL USUARIO LA FINALIZACION DEL TRABAJO.

INSTALACION DE PAQUETERIA:

PAQUETERIA A INSTALAR (EN SUS PROPIAS INSTALACIONES DEL USUARIO).

SOLICITADO POR: VO. BO. POR: 11 12

NOMBRE Y FIRMA TITULAR DEL DEPTO. DE ORGANIZACIÓN Y

COMPUTO ACADEMICO

FECHA: 14

Día Mes Año

OBSERVACIONES: 15

RECIBIO DE CONFORMIDAD: 13

NOMBRE Y FIRMA

6.2.1.- INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO

IDENTIFICACION. NOMBRE: Hoja de control de servicio especializado de

captura de datos, diseño de presentaciones por microcomputadora e instalación de paquetería.


CLAVE: SOC-02. OBJETIVO: Controlar el servicio especializado de captura de

datos, diseño de presentaciones por microcomputadora e instalación de paquetería que presta el Departamento de Organización y Cómputo (SOC).

DOCUMENTO (S) FUENTE DOCUMENTOS QUE GENERA: Ninguno. ELABORACION Y AUTORIZACION DEL FORMATO

MEDIO DE ELABORACION: Máquina de escribir. ELABORA: U.B.P.P. (usuario). REVISA: Titular del Departamento de Organización y

Cómputo Académico. AUTORIZA: Subdirector de Organización y Cómputo.

DISTRIBUCION DE EJEMPLARES ORDEN COLOR DESTINO USO Original Blanco Archivo (SOC). Como referencia. Copia Blanco U.B.P.P. (usuario). Acuse de recibo de la hoja

de servicio. 6.2.2.- INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO

DENOMINACION DEL APARTADO FORMA DE LLENADO 1.- FECHA: Se anotará el día, mes y año en que la

U.B.P.P. elabora la hoja de servicio especializado de captura de datos, diseño de presentaciones por microcomputadora e instalación de paquetería.


2.- FOLIO: El Departamento de la Subdirección de Organización y Cómputo anotará el consecutivo numérico que le corresponda a la hoja de servicio.

3, 4, 5, 6, 7, y 8.-UNIDAD BASICA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION, CLAVE, DENOMINACION, PROGRAMA, SUBPROGRAMA Y PROYECTO:

El usuario indicará la clave y nombre del área solicitante, así como las claves presupuestales.

9.- DOCUMENTACION ENTREGADA AL DEPTO. DE COMPUTO ADMINISTRATIVO:

Indicar con una x en el cuadro la documentación que sea entregada según sean sus necesidades.

10.- OTROS: Anotar en las líneas alguna otra

documentación que no este especificado en el formato.

11.- SOLICITADO POR: Anotar el nombre y la firma del responsable

de la U.B.P.P. 12.- VO. BO. POR: Anote nombre y firma del titular del

Departamento de Organización y Cómputo Académico.

13.- RECIBIO DE CONFORMIDAD: En este espacio anotará su nombre y firma de la persona que recibió el servicio.

14.- FECHA: Anotar el día, mes y año en que es recibido el servicio.

15.- OBSERVACIONES: Anotar las observaciones que juzgue convenientes la persona que recibió el servicio.


7.- ANEXOS

7.1.- RECOMENDACIONES GENERALES


• Terminado el manual de organización y/o de procedimientos, deberá contarse el número de páginas, incluyendo diagramas, descripciones, formas, guías de llenado y la información documental necesaria y numerara cada página.

• Una vez que se cuenta con el proyecto del Manual, se requiere someterlo a una

revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, que este completa y que corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.

• Después de efectuar esta revisión, se someterá el proyecto Manual a la aprobación de

las autoridades correspondientes, a fin de que sea expedido.

7.2.- BIBLIOGRAFIA • GUIA TECNICA PARA ESTUDIOS Y PROCEDIMIENTOS

(CRITERIOS NORMATIVOS). SECRETARIA DE HACIENDA, DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION.

• LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS EN LAS OFICINAS PUBLICAS.

MIGUEL DUALT, KRAUSS, UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO, FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS Y SOCIALES.


• MANUAL DE METODOS DE TRABAJO.

RALPH M. BARNES, AGUILAR. • PLANEACION Y ORGANIZACION DE EMPRESAS

GUILLERMO GOMEZ CEJA, EDI, COL, MEXICO.

• SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. LAZARO VICTOR EDITORIAL DIANA, MEXICO.

• GUIA PRELIMINAR PARA EL DESARROLLO Y DOCUMENTACION DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE INFORMACION VOLUMEN 1 Y 2

• DISEÑO RELACIONAL DE BASE DE DATOS • ESTANDARES DE DOCUMENTACION DE SISTEMAS DE INFORMACION

- MANUAL DEL SISTEMA

- MANUAL DEL USUARIO Y OPERACION

8.- UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACION Y/O

ACTUALIZACION DEL MANUAL

SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y. COMPUTO ELABORO: ROSA MARIA CORNEJO CRUZ SUPERVISO Y APROBO: ENRIQUE ORTEGA VARGAS


SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO VISTO BUENO: M.C.MARTINIANO CASTRO POPOCA SECRETARIA GENERAL VISTO BUENO: DR. FELIX V. GONZALEZ COSSIO SECRETARIA ADMINISTRATIVA VISTO BUENO: DR. ALEJANDRO VELAZQUEZ MARTINEZ DIRECCION GENERAL AUTORIZO: DR. BENJAMIN FIGUEROA SANDOVAL Con fundamento en el artículo No. 59 Fracción No. IX de la Ley de Entidades Paraestatales y el propio Artículo No. 34 Fracción XIII del Reglamento General del Colegio de Postgraduados, aprobado por el Consejo Técnico el 18 de marzo de 1998.

9.- GLOSARIO DE TERMINOS AREA SOLICITANTE O AREA USUARIA

A las diferentes U.B.P.P. del C.P. que usan los servicios de la Subdirección de Organización y Cómputo (Departamento de Organización y Cómputo Académico y el de Organización y Cómputo Administrativo) con regularidad o periódicamente.

U.B.P.P. (Unidad Básica de Programación y Presupuestación)

a las diferentes Direcciones, Institutos, Campus y Unidades Administrativas que integran la estructura Programática de la Institución.

SOC Departamento de Organización y Cómputo.


DOCA Departamento de Organización y Cómputo Administrativo.

DOCA Departamento de Organización y Cómputo

Académico. SAP Sección de Análisis y Programación. SP Sección de Producción. SST Sección de Soporte Técnico. ALMACENAR Retener datos en un dispositivo del que pueden obtenerse

posteriormente. APLICACION Es una función en particular dentro de un sistema,

ejemplo: catalogar, actualizar. ARCHIVO Colección organizada de información dirigida hacia

algún fin. (Los registros de un archivo pueden o no colocarse en secuencia, de acuerdo con una clave establecida de cada registro).

ARCHIVO MAESTRO Archivo de información semipermanente, que

generalmente se actualiza periódicamente. BACK UP Es un archivo de respaldo de información, grabada

de un disco a una cinta (cartucho) magnética. BITACORA Registro cronológico de los sucesos que influyen o

repercuten en el funcionamiento del equipo correspondiente.

BOCETO Representación de una idea en borrador, la cual se va

a afinar para producir un original. CIFRA DE CONTROL Cifra de números en un dato específico de un registro,

que se utiliza para efectos de verificación y control. CINTA MAGNETICA Cinta de material impregnado o cubierto con

sustancias magnéticas y en el cual se coloca información en forma de puntos magnéticamente polarizable.


CODIGO Conjunto de reglas que se utilizan para convertir datos de una representación a otra y que determinan las operaciones a ejecutarse.

COMANDO Porción de una palabra de instrucción, que específica

la operación que debe ser ejecutada. CONFIGURACION Grupo de máquinas interconectadas y programas

para funcionar como un sistema. CORRESPONDENCIA Conjunto de documentos y comunicaciones que

expide y recibe una Dependencia o Institución. CORRIDA Ejecución de un programa en una computadora. DATO Elemento de información representado

simbólicamente en un medio físico. DIAGRAMA DE BLOQUE Representación de la lógica que se utiliza para

obtener los resultados de un programa determinado. DIAGRAMA DE FLUJO Representación gráfica de la secuencia de las

acciones u operaciones que se requieren para llevar a cabo un procedimiento determinado.

DISCO MAGNETICO Disco de metal delgado, recubierto por ambos lados

con un material registrador magnético; los datos se almacenan como puntos magnetizados que se arreglan en forma de pistas concéntricas en cada cara del disco.

DISKETTE Dispositivo de almacenamiento de información en el

cual se pueden grabar datos y transferirlos al computador.

DISPOSITIVO MAGNETICO Medio masivo de almacenamiento de información. DOCUMENTACION Un medio de comunicación que se refiere a un

registro escrito de una fase o fases de un proyecto específico y que establece criterios de diseños y actuación para varias fases del proyecto.

ESTADISTICA Resumen, interpretación y ordenamiento de grandes

volúmenes de datos, obteniendo indicadores representativos de los mismos.


ESTANDAR Plan esencial en la programación cronológica en la

determinación de los requisitos y para lograr el equilibrio adecuado y la interpelación entre los recursos básicos de la Institución. La estandarización ofrece patrones y niveles predeterminados para las actividades, lo cual contribuye a hacer más eficiente y expeditó el control.

EXPEDIENTE Conjunto de documentos referentes a un asunto. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD Fase de iniciación de un proyecto, o sea, una

proposición que descubre los problemas del usuario (factores variables de los mismos) y un enfoque tentativo para lograr su solución.

ESTUDIO DE VIABILIDAD Conjunto de investigaciones para determinar la

conveniencia de la utilización de equipos de computación electrónica en el mejoramiento de los sistemas de información.

FUNCIONARIOS EN LINEA Personal que tiene una relación de autoridad directa

entre el superior y el subordinado. HARDWARE Designación que se le da a todos los elementos físicos

de trabajo, que ocupan un volumen; ya sean partes mecánicas o electrónicas de un sistema de procesamiento de información.

IMPLANTAR Establecimiento de las mejoras administrativas y

técnicas que permitan optimar el desarrollo integral. IMPLEMENTACION Proveerse de los elementos que permitan optimar la

implantación de lo requerido. INDICE DE PRODUCTIVIDAD Indicador de calidad de producción obtenida, con

relación a la cantidad producida y los recursos utilizados para lograrla.

INSTRUCTIVO Libro que instruye o enseña alguna operación o

actividad. INSTRUCTIVO DE FORMAS Descripción detallada de los pasos que se deben de

seguir para el asentamiento rápido y correcto de los datos variables que debe contener una forma administrativa.


LENGUAJE DE PROGRAMACION

Serie de instrucciones para desarrollar un programa y que sea accesible para la computadora.

MANUAL Medio de comunicación, en donde se registra y

transmite información referente a la organización y su funcionamiento.

METODO Modo o manera prescrita de ejecutar o realizar un

trabajo determinado y respetando el objetivo establecido, aprovechando al máximo los recursos existentes.

MINUTA Registro de los documentos realizados en la

Subdirección, así como las llamadas telefónicas efectuadas y/o recibidas.

MODELO Representación cuantitativa o cualitativa de un

sistema que muestra las relaciones entre los diversos factores que son de interés para el análisis que sé este llevando a cabo.

NO BREAKE Sistema conectado a la computadora, que entra en funcionamiento en el momento en que la energía eléctrica que la alimenta, se interrumpe.

NORMA Lineamientos específicos de acción, que persiguen un

fin determinado. Tienen la característica de ser rígidas en su aplicación.

PAQUETE Conjunto de programas destinados a un fin

particular. PROCEDIMIENTO Conjunto de acciones o tareas relacionadas entre si

por una secuencia lógica de pasos, que tienen un fin determinado. Representa la mejor forma de hacer las cosas desde un punto de vista tiempo, esfuerzo y gastos.

PROCESO Ejecución repetitiva realizada y programada por el

computador con datos reales, produciéndose información de utilidad para los usuarios del área de cómputo.

PRODUCTIVIDAD a) Es la eficiencia con que una organización lleva a

cabo sus responsabilidades.


b) Es el óptimo aprovechamiento de los recursos con

que cuenta una organización, para cumplir con su objetivo establecido.

PROGRAMA Secuencia de instrucciones enfocadas para hacer un

trabajo o solucionar un problema. PROGRAMA OBJETO El programa que constituye la salida de un sistema

automático de puesta en clave. A menudo el programa objeto es un programa en lenguaje de máquina, listo para su ejecución.

PROGRAMA DE ORIGEN Los programas escritos en un lenguaje origen o un

lenguaje que constituye una entrada en un proceso dado de traducción.

PRUEBA LOGICA Ejecución de un programa por la computadora,

empleando datos ficticios para verificar su lógica. REGISTRO Grupo de partículas de información, tratado como

unidad. REPORTE Comunicación escrita de la situación que ofrece un

trabajo determinado. REPRESENTACION GRAFICA Plasmar una idea bien definida en el material

requerido para el desarrollo del trabajo. SIMULACION Técnica que nos permite conocer el funcionamiento

de un sistema, sin tener que construirlo, a la vez que nos da oportunidad de probar diferentes soluciones y adoptar la más conveniente, en caso de sistemas ya existentes; nos permite entenderlos mejor y proponer cambios a los mismos, sin necesidad de experimentar directamente en ellos lo cual es molesto, costoso e inseguro.

SIMPLIFICACION DEL TRABAJO

Es la aplicación del sentido común para encontrar la forma más económica de usar el esfuerzo humano, materiales, máquinas, tiempo y espacio, de manera que puedan emplearse formas más sencillas de hacer el trabajo.

SISTEMA a) Elementos relacionados recíprocamente con un


fin. b) Conjunto de procedimientos, procesos, métodos,

rutinas, técnicas o máquinas y equipos unidos por alguna forma de interacción regulada, para constituir un todo organizado.

SISTEMA OPERATIVO Conjunto integrado de programas de proceso y un

programa de control, creado para mejorar la eficiencia total de operación de un computador.

SOFTWARE Totalidad de programas y rutinas que se utilizan para

ampliar las capacidades de las computadoras, tales como compiladores, ensambladores narradores, rutinas y subrutinas.

SOPORTE TECNICO Conjunto de recursos humanos y materiales,

especializados y con características similares a la instalación.

STOCK (PAPEL) Papel especial, usado generalmente para impresión

del producto de la computadora. SUBPROGRAMA Representa una parte lógica de un proyecto; pueden

ser independientes o interconectados. TAREA Fracción del trabajo que debe ser realizado por una

actividad. Permite expresar en forma precisa la utilización de los recursos.

TECNICA Conjunto de procedimientos de un arte o ciencia. TELEPROCESO Proceso de datos que son recibidos desde o enviados

a lugares remotos, por medio de circuitos de telecomunicación.

TERMINALES DE TELEPROCESO

Unidades de entrada y salida, que no se encuentran en el mismo sitio que el sistema de cómputo; para poder transmitir datos a la computadora. Es necesario circuito de transmisiones, que permita comunicación directa entre el procesador y la unidad remota de Imput/Output.

TIEMPO DE RESPUESTA Intervalo entre el momento en que el dispositivo

recibe instrucción de leer o escribir y el instante en


que la entrega de datos se inicia. TIEMPO TIPO Definición del tiempo que se necesita para ejecución

específica. VALIDAR Asegurar la veracidad de integridad de un

determinado conjunto de datos, como también el de proporcionar un medio para detectar y corregir aquellos datos del conjunto que presentan aparentes errores e inexactitudes.

VERSION DEL SISTEMA OPERATIVO

Actualización del sistema operativo, autorizada por el desarrollador.

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