Collaboration: Beyond the Inbox

Deborah WellHarbor Capital Advisors, Inc.

Email is not Effective for Collaboration What We Need to Collaborate Effectively Example: Microsoft SharePoint Example: Asana Example: Basecamp Example: Slack More Resources

“Email was not designed to be used the way we use it now. Email is not a messaging protocol.  It’s a to‐do list. Or, rather, my inbox is a to‐do list, and email is the way things get onto it. But it is a disastrously bad to‐do list.”

Paul Graham, 7 Frighteningly Ambitious Startup Ideas, March 2012.

Email ‐ not an Effective To‐Do list

Better version control for collaborative documents Conversations surrounding tasks that are easy to navigate

More effective ways to keep the Group updated on the status of project steps

Customized options for prioritizing and notifying task deadlines

Centralized source of information

What do we need?

Very easy to customize Used by many organizations as their intra‐net Lots of vendors out there to help with enhancements Literally thousands of plug‐in widgets  ‐many free or cheap 

– to enhance your site Great at notifications Can be used for simple task listing or as complex as a 

home‐grown CRM Integrates with Microsoft Project

Microsoft SharePoint

Created by Dustin Moskovitz and Justin Rosenstein  Started out as Project/Task tracker/collaborator –now has expanded with Dashboards and a “smarter inbox”

Can attach files from your computer, DropBox, Box or Google Drive to any task or conversation

Use Less Email – Have a Conversation in Asana that can be tied to any task or project

Asana

Project Management Tool – management of discussions, to‐do lists and files for projects

Project Calendar for easy view of upcoming meetings and events (which you can sync with Outlook, iCal or Google Calendar) 

Founded in 1999.  First project is free – licensing is not user based, but monthly (or yearly), and based on internal only or internal and external (client‐based) model

Basecamp

Slack

Uses Bots to help with setup New bot “Howdy” can help automate meetings Powerful Search Can sync with different drop drives (DropBox, Google Drive, or Box)

Uses hashtags, mentions and favorites as navigation/notification/search tools

Desktop and App

Mark Hurst – Good to Do App ‐ https://goodtodo.com/ David Allen – Getting Things Done ‐http://gettingthingsdone.com/

Paul Graham article ‐http://www.paulgraham.com/ambitious.html

Info on Handle ‐http://www.handle.com/ Info on Google Apps ‐https://www.google.com/work/apps/business/

More Resources