COLOMBIACOLOMBIA

Cali, Marzo 17 de 2005

PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SGRIPLAN DE IMPLEMENTACION DEL SGRI

Página 2

CPG´s

Certificación

Principios guíasSecurity/VAM

SGRI

GCMP*

Medidas de desempeño

Desarrollo Sostenible Iniciativas de investigación

Requerimientos regulatorios

1. Alcance SGRI1. Alcance SGRI

* Global Chemicals Management Policy

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2. Objetivos2. Objetivos Dar respuesta a la directiva mundial de Responsible

Care Mejorar la implementación de los CPG´s en forma

alineada con otros sistemas de gestión (ISO 9001 y 14001, OHSAS 18001, SA 8000)

Facilitar el proceso de integración con otros sistemas de gestión.

Desarrollar el proceso de certificación voluntaria de las empresas adherentes para mejorar la credibilidad de RI

Convertir la certificación en un proceso simultaneo para otros sistemas por ejemplo RI-ISO14001 ó RI-OHSAS18001

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3. De qué depende el Éxito de la implementación del SGRI

3. De qué depende el Éxito de la implementación del SGRI

Apoyo de las Entidades CoordinadorasGerencia de Responsabilidad IntegralCompromiso gerencial de las empresas Aceptación, compromiso y cooperación de los CoordinadoresApertura al cambio y flexibilidad Estrategias adecuadasDedicación de Tiempo de los involucradosEscuchar la Voz del Cliente (interno & externo)

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4. Resultados Planificación de la implementación del

SGRI durante la Plenaria de Octubre 2004

4. Resultados Planificación de la implementación del

SGRI durante la Plenaria de Octubre 2004

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PLAN DE ACTIVIDADES IMPLEMENTACION SGRI DEL

PROCESO DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL

PLAN DE ACTIVIDADES IMPLEMENTACION SGRI DEL

PROCESO DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL

FASE 1 Establecimiento de metas estrategicas de transicion Politica de la gerencia del proceso ri para la

transicionFASE 2 Coaching a las empresas durante el proceso de

implementacionFASE 3 Redefinicion del sistema de verificacion y auditorias Preparacion y calificacion de auditores Establecer un piloto de acuerdo a la actividad

economica y al sistema de gestion que tenganFASE 4 Establecer un sistema de medicion para la

implementacion y mejoramiento continuo

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PLAN DE ACTIVIDADES IMPLEMENTACION SGRI EN LAS

EMPRESAS (1)

PLAN DE ACTIVIDADES IMPLEMENTACION SGRI EN LAS

EMPRESAS (1)FASE 1 Establecer objetivos de responsabilidad integral,

indicadores y metasFASE 2 Programa de toma de conciencia de todo el personal

Toma de conciencia de la direccionSensibilizacion a toda la organización

– Gerencia– Staff– Lideres– Todos los colaboradores

DiagnosticoPanorama actualQue hace faltaAnalisis de brechas (sistema viejo y nuevo)Control de cambios

Revision de requerimientos legales Revision de documentacion del sistema

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FASE 3 Matriz de impactos Revision de la estructura y organización

LideresEquipos de trabajoDueños de proceso

Difusion a los coordinadores de los codigos, el nuevo sistema

FASE 4 Equipo de facilitadores

Crear grupo de trabajo facilitadoresCapacitacionPlanificacion SGRI

– Conformar nuevo comité de implementacion para el sistema (empresa)

(2)(2)

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FASE 5 Definiciòn del plan de accion

ActividadesFechas objetivosResponsables Definir plan ActividadesComunicación

Plan y metas de implementaciònPlan de capacitaciòn y entrenamientoAsignar responsables para cada una de las 5 seccionesIdentificar las interfases con los sistemas de gestion de las organizacionesSelección de metodologias para los elementos comunes del sistema

Presentar a la alta gerencia sgri (a nivel empresa) Ajustes procesos y dueños

(3)(3)

Página 10

FASE 6 Medición de la implementacion Definir plan de evaluacion y mejormiento continuo (ri -

empresa) Sgri en los procesosFASE 7 Entrenamiento auditores internos Auditorias internas Verificacion Indicadores Acciones correctivas y preventivas Analisis de tendencias Desarrollo y planes de mejora Revision implementacion y verificacionFASE 8 Revision gerencial y mejora continua Mejoramiento

Evaluacion y desempeño Planificacion de mejoras

(4)(4)

Página 11

5. Estructura para la implementación del SGRI y

Código 7

5. Estructura para la implementación del SGRI y

Código 7 COMITÉ CONSULTIVO DE PRESIDENTES

COORDINACION DE LA IMPLEMENTACION DEL SGRI Ana Elvia Pardo de Castro Gerente (10%)Juan Carlos Duque Subgerente (20%)Andrea Acosta Asistente (20%)

Equipo de Implementación E.A.Coordinador

Miembros Procesos HSEQEquipo de Implementación E.A.Coordinador

Miembros Procesos EHSQEquipo de Implementación E.A.Coordinador

Miembros Procesos HSEQ&S&Relaciones Comunidad

COMITÉ PERMANENTE CON LAS ENTIDADES

COORDINADORAS

Apoyo InternacionalAsociaciones

Resposible Care

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6. Diagrama plan de implementación del SGRI y

Código 7

6. Diagrama plan de implementación del SGRI y

Código 7 Implementación Implementación

SGRISGRI

Material traducidoMaterial traducidoRCMSRCMS

Texto SGRITexto SGRI

Sistema de Sistema de AutoevalauciónAutoevalaución

Sistema de Sistema de VerificaciónVerificación

Sistema Sistema AuditoriasAuditorias

Estrategias de Estrategias de ImplementaciónImplementación

Programas de Programas de Sensibilización Sensibilización y Capacitacióny Capacitación

Códigos actualizados Códigos actualizados + Código 7+ Código 7

(Actividades claves)(Actividades claves)

CoachingCoachingA las empresasA las empresas

Sistema deSistema de IndicadoresIndicadores

Lista de ChequeoLista de ChequeoDiagnósticoDiagnóstico

actualactual

Listado requisitosListado requisitosde documentación de documentación

del sistemadel sistema

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7. Cronograma preliminar 2004-2005

7. Cronograma preliminar 2004-2005

11.04 03.05 03.06 10.05

Diseño y Planeación

(DP)

Implementacióny seguimiento

Inicio

Inicio

Fin

aliza

ción

Ap

rob

ació

n

Ap

rob

ació

n

02.05

05.05

Prueba Piloto , evaluación, seguimiento

y ajuste DP

Eva

lua

ción

- seg

uim

ien

to

mensual

Ap

rob

ació

n

12.07.

Página 14

Fase 1. Diseño y Planeación

Fase 1. Diseño y Planeación

Obtener el texto final del sistema SGRI

Actualizar los Códigos de Prácticas Gerenciales (incluido el código 7)

Actualizar el Sistema de auto evaluación incluido los indicadores

Actualizar el sistema de verificación Desarrollar el sistema de auditorías Desarrollar la estrategia de

transición e implementación (incluye plan de implementación piloto)

Dic.2004

Ene.2005

Feb.2005

Mar.2005

May.2005

Feb.2005

Página 15

Fase 2. Prueba Piloto, evaluación, seguimiento y ajuste

DP

Fase 2. Prueba Piloto, evaluación, seguimiento y ajuste

DP Capacitar en las estrategias y herramientas del

SGRIElaborar diagnóstico e Identificar cambiosPlanificar y desarrollar el SGRI en las empresas

piloto. Designar grupos de implementación (GI)Capacitar los GI´sDiseñar planes de acciónAcompañar la implementación de planes de acción

Evaluar resultados empresas pilotoAjustar estrategias de transicion y herramientas

de implementación* RI realizará el seguimiento permante al plan de implementación de cada

empresa piloto y compartira los avances y resultados

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Fase 3. Implementación y Seguimiento

Fase 3. Implementación y Seguimiento

Establecer grupos de empresas y fases de implementación

Ajustar plan de implementación Capacitar en las estrategias y

herramientas del SGRI Implementar planes de acción Acompañar resultados (reuniones

periódicas) Autoevaluación Desarrollar auditoría de certificación

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8. Empresas piloto postuladas

8. Empresas piloto postuladas

ALTE LTDA (Zipaquira) ARTIQUIM LTDA (Bogotá) BARPEN INTERNATIONAL S.A. (Bogotá) BASF QUIMICA COLOMBIANA S.A. (Bogotá) BAYER CROPSCIENSE S.A. (Cartagena) BOEHRINGER INGELHEIM S.A. (Bogotá) BRENNTAG COLOMBIA S.A. (Mosquera) CARBOQUIMICA S.A. (Bogotá) COLJAP S.A. (Madrid) TSE LTDA. (Bogotá)

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9. Plan de Trabajo 2005 (grupo piloto)

9. Plan de Trabajo 2005 (grupo piloto)

EstrategiaTransicion

VerificaciónAuditorías

Sistema deAutoevaluación.

Código 7

ImplementaciónGuías de Implementación

Mar.05Mar.05 Mar.05Mar.05 Mar.05Mar.05 Abr.05Abr.05

Mar.05Mar.05 Jun.05Jun.05

Abr.05Abr.05 Abr.05Abr.05 May.05May.05 Nov.05Nov.05

Jun.05Jun.05 Ene.06Ene.06

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10. Diagrama de Implementación SGRI en las

empresas

10. Diagrama de Implementación SGRI en las

empresas

Implementación Implementación SGRISGRI

DiagnósticoDiagnóstico

Revisión de la Revisión de la documentación documentación de la empresade la empresa

Programa de Programa de capacitacióncapacitación

Desarrollo de Desarrollo de Estrategias e Estrategias e

ImplementaciónImplementación

Capacitación y Capacitación y acompañmiento de acompañmiento de

Responsabilidad IntegralResponsabilidad Integral

Revisión de Revisión de requerimientos requerimientos Del Sistema y Del Sistema y de losLegalesde losLegales

Medición de la Medición de la implementaciónimplementación

Mejoramiento Mejoramiento continuocontinuo

Estructura y Estructura y OrganizaciónOrganización

Matriz de Matriz de impactos impactos Auto-evalaución Auto-evalaución

del Sistema del Sistema e Indicadorese Indicadores

AuditoriasAuditorias InternasInternas

Verificación Verificación del SGRIdel SGRI

Planes de Planes de mejoramejoraPlan de Plan de

implementaciónimplementación

Coaching Coaching ReunionesReuniones

Revisión Revisión GerencialGerencial

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11. Fase de Implementación

11. Fase de Implementación

El plan de implementación se define a partir de:

La brecha entre la situación actual y la situación futura.

Estructura para la implementación del SGRI.

Procesos identificados como críticos

Definición de metas de transición

Indicadores de Desempeño

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12. Cronograma implementación del SGRI y

Código 7 en las empresas

12. Cronograma implementación del SGRI y

Código 7 en las empresas

10.05

04.06

10.06

DiagnósticoMedición y

Auto-evaluación

Inicio

Inicio

Fin

aliza

ción

Fin

aliza

ción

Implementación y seguimiento

Mejoramientocontinuo

02.06

07.06

02.07

10.06

04.07

10.07

12.06

06.07

12.07

Página 22

13. Impacto estimado de la Implementación

13. Impacto estimado de la Implementación

Fase de Implementación

Coordinadores

Dueños de Proceso

Presidentes

Diagnóstico (3 meses)

20%16 h/mes

5%8 h/mes

1 %1,5 h/mes

Implementación y seguimiento

(8 meses)

10 al 40%8 a 32 h/mes

5 al 10%4 a 16 h/mes

1%1,5 h/mes

Medición y Auto-evaluación

(2 meses)

10 %8 h/mes

10 %8 h/mes

2%3,5 h/mes