compliance function and strructure 29 9-2015

Jose Manuel Garcelan 1

PROGRAMA DE COMPLIANCE

Madrid, 27 Abril de 2015Practical Discussion on The Compliance Function under the Spanish Criminal Code: What is the Optimal Compliance Structure?

Bio IntroductionAn experienced Ethics & Compliance Director, supported by a wide background occupying positions of increasing responsibility in Compliance, Ethics, Privacy and Finance and in other functions in the Internal Control and optimization of

resources. Experience in successful implementation and management of robust integrated customized compliance programs across various countries.

Jose Manuel Garcelanes.linkedin.com/in/JoseManuelGarcelan


Madrid, 27 Abril de 2015

AGENDA

Compliance Function under the Spanish Criminal Code

• COMPLIANCE MANAGEMENT SYSTEM

• COMPLIANCE STRUCTURE

• COMPLIANCE COMPONENTS• Function • Committee• CECO Role

What is the Optimal Compliance Structure?




Compliance Function under the Spanish Criminal Code

COMPLIANCE MANAGEMENT

SYSTEM


INTRODUCCIÓN A LA CONVERGENCIA


ISO 19600




COMPLIANCE STRUCTURE

Jose Manuel Garcelan 1127/04/2015




COMPLIANCE COMPONENTS(Definitions, roles, and responsibilities)


Función de cumplimientoLa función de Compliance, trabajando conjuntamente con la dirección, debe ser responsable de:

• Identificar las obligaciones de compliance, con el apoyo de los recursos necesarios, y traducir esas obligaciones en políticas, procedimientos y procesos viables.

• Integrar las obligaciones de compliance en las políticas , procedimientos y procesos existentes.• Proporcionar u organizar apoyo formativo continuo a la plantilla para garantizar que todos los

empleados relevantes son formados con regularidad.• Promover la inclusión de responsabilidades de compliance en las descripciones de puestos de trabajo

y en los procesos de gestión del desempeño de los empleados;• Poner en marcha un sistema de información y documentación de Compliance• Desarrollar e implementar procesos para gestionar la información, tales como las reclamaciones y/o

comentarios recibidos de líneas directas, un canal de denuncias u otros mecanismos.• Establecer indicadores de desempeño de Compliance y supervisar y medir el desempeño de la función• Analizar el desempeño para identificar la necesidad de acciones correctoras• Identificar riesgos de Compliance y gestionar aquellos riesgos que relacionados con terceras partes,

tales como proveedores, agentes, distribuidores, consultores y contratistas• Asegurar que el sistema de gestión de compliance se revisa a intervalos planificados• Asegurar que hay acceso a un asesoramiento profesional adecuado para el establecimiento,

implementación y mantenimiento del sistema de gestión de compliance• Proporcionar a los empleados acceso a los recursos de los procedimientos y referencias de compliance• Proporcionar asesoramiento objetivo a la organización en materias relacionadas con Compliance.


Cuando se asigne la responsabilidad de gestión de compliance, se debe considerar la forma de asegurar que la función de compliance no tiene conflictos de interés y que ha demostrado:

• Integridad y compromiso con Compliance• Habilidades de comunicación eficaz y de capacidad de influencia• Capacidad y prestigio para que sus consejos y directrices tengan aceptación• Competencia necesaria. Los principios rectores de la función de Cumplimiento son:

Independencia: (con lo que ello conlleva: acceso a máximo nivel, distanciamiento de las funciones de negocio, acceso directo a toda la información que precise, etc).Autonomía: (Exige: establecimiento, gestión y seguimiento de los procesos definidos en el CMS, etc).Proporcionalidad:

Función de cumplimiento


Comité de Compliance• Cumple una función visible en promover el Compliance• Alineados con los objetivos de Compliance Globales, aprueba e implementa los objetivos y las

métricas anuales de las operaciones.• Identifica áreas de alto riesgo y establece planes de acción para afrontarlas adecuadamente. • Revisa el desarrollo de las prácticas de negocio nuevas en la subsidiaria para asegurarse un

comportamiento adecuado, una formación correcta y unos controles pertinentes.• Se reúne con regularidad, para controlar la evaluación del riesgo, los programas de

Compliance y la evolución con respecto a los objetivos, así como justificar planes de acción para abordar los temas y necesidades de Compliance.

• Implementa iniciativas de formación y programas de Compliance obligatorios.• Define iniciativas y acciones disciplinarias como apoyo a un programa de Compliance

eficiente.• Puntualmente, escala problemas relacionados con Compliance.• Asigna recursos adecuados para implementar el programa de Compliance local.• Hace seguimiento del dasboard y métricas de Compliance y de los informes de Compliance .


• Asesora al negocio para implementar satisfactoriamente programas de Compliance, siguiendo los ocho puntos claves del "programa de Compliance efectivo".

• Facilita y supervisa la implementación de planes aprobados de Compliance y su integración en la práctica diaria del negocio.

• Evalúa y propone procesos ágiles orientados al negocio, basados en las necesidades del país y alineados con los requerimientos de Legal.

• Evalúa áreas de riesgo en colaboración con Global Risk Dep., Ventas, Marketing, Medico, Legal,…

• Sirve como contacto inicial con la Dirección de Compliance, elaborando los diferentes informes (Métricas, Dashboard, Risk Assessment,.etc…)

• Comparte buenas prácticas con otros. • Da su opinión según se desarrollan nuevas prácticas de negocio, con el objeto

de asegurarse que se ajustan a Compliance. • Desarrolla, según se necesite, templates de los SOPs locales y hace

seguimiento de su implementación. • Asegura que exista una comunicación apropiada de los planes de

Compliance.

Chief Ethics & Compliance Officer


The greatest protection against corruption isan effective compliance program.

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