Customer Success Story | IT & Telekommunikation | NEC Europe Ltd | ÖFFENTLICHConcur Travel & Expense

NEC Europe standardisiert, vereinfacht und automatisiert das Reisemanagement und die Reisekostenverwaltung mit SAP Concur

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Quick Facts

UnternehmenNEC Europe Ltd

HeadquarterTokio, Japan

Websitewww.nec.com

BrancheIT & Telekommunikation

Produkte und DienstleistungenDienstleistungen & Lösungen

Mitarbeiter 800 Mitarbeiter europaweit

Umsatz n.a.

SAP Concur® ProdukteTravel & Expense

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NEC Europe war auf der Suche nach einer Lösung, um den bis dahin eher komplexen Prozess des Reisemanagements und der Reisekostenverwaltung abzulösen. In SAP Concur fanden sie den idealen Partner, da nicht nur der Prozess vereinfacht werden konnte, sondern zusätzlich erhebliche Kosteneinsparungen mit einem Return­on­Investment innerhalb von nur sechs Monaten realisiert werden konnten.

Mit Concur Travel & Expense hat sich NEC Europe für die Vorteile einer web­basierten, automatisierten und komplett integrierbaren Lösung entschieden, die zusätzlich schnell und unkompliziert zu implementieren ist. Die internen Richtlinien für Geschäftsreisen und Reisekosten­abrechnungen wurden ebenfalls einfach und problemlos integriert.

NEC Europe konnte seine vormals drei separaten Prozesse Autorisierung von Reisen, Reisebuchung und Erstellung der Reisekostenabrechnung durch den Einsatz einer integrierten und automatisierten Lösung, die den Anforderungen aller Bereiche gleichermaßen gerecht wird, konsolidieren.

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DIE HERAUSFORDERUNG NEC Europe hat festgestellt, dass ihr Travel und Expense Prozess ein insgesamt zu hohes und wiederkehrendes Abrechnungsvolumen aufwies – und das ohne sichtbaren Mehrwert. Dies sollteinnerhalb der Organisation europaweit angepasstund verbessert werden.

Der Prozess stellte NEC Europe vor verschiedene Herausforderungen:• Überdurchschnittlich lange Abwicklungszeiten• Manuelle Freigaben von

Reisekostenabrechnungen• Zu viele Schnittstellen, bevor eine

Reisekostenabrechnung genehmigt werdenkonnte

• Dezentrale Vorgaben bezüglich Richtlinienfür Geschäftsreisen und Reisekosten­abrechnungen, sodass jedes Land seineneigenen Prozess etablierte

• Komplizierte und kostenintensiveMehrwertsteuerrückerstattung

• Es gab weder die Möglichkeit, bevorzugteLieferanten auf die Einhaltung der vereinbartenRaten zu überprüfen, noch konnten bevorzugteLieferanten an Mitarbeiter kommuniziertwerden

DIE LÖSUNGNEC hat sich für SAP Concur entschieden, weil sie mit der Travel & Expense Lösung gleich alle Herausforderungen bewältigen konnten. Die Zeit für die Erstellung einer Reisekostenabrechnung wurde reduziert, der Freigabeprozess verschlankt und dadurch schneller. Doch viel wichtiger war, dass NEC Europe nun den gesamten Reisekostenabrechnungsprozess europaweit standardisieren konnte.

DER MEHRWERT:• Ein integriertes System, das alle Richtlinien für

Reisemanagement und Reisekosten imgesamten Unternehmen verwaltet

• Reduzierung der Anzahl der Zahlungsläufe• Zugang zum System 24 Stunden am Tag /

7 Tage die Woche

DIE EINSPARUNGEN:Insgesamt konnte NEC Europe nach dem ersten Jahr – nach Amortisierung aller initialen Kosten – Einsparungen in Höhe von € 113.730verzeichnen.Durch die Einführung und Durchsetzung einheitlicher Reiserichtlinien konnte NEC Europe € 85.969 pro Jahr einsparen.Durch die Einführung und Durchsetzung bevorzugter Lieferanten konnten weitere Einsparungen in Höhe von € 57.313 pro Jahr verzeichnet werden.NEC Europe erwartet in den kommenden Jahren weitere Einsparungen in Höhe von € 158.446 jährlich. Abzüglich der laufenden Kosten entspricht dies einer Einsparungsquote von 5,5% pro Jahr.

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„Wir haben es geschafft, unseren Prozessvon ursprünglich 13 verschiedenenFormularen für die Reisekosten­abrechnung auf einen einzigen,standardisierten und einfachen Prozessumzustellen.”John Dickens – Shared Service Center Manager NEC Europe Ltd.

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Hier erfahren Sie, für welche SAP Concur­Lösungen sich NEC Europe Ltd entschieden hat:

Auf diese Lösungen von SAP Concur setzt NEC Europe Ltd

Concur Travel & Expense Die smarte Komplettlösung für effizientes Geschäftsreisemanagement. Mehr Informationen unter concur.de/travel-and-expense

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ÜBER SAP CONCUR SAP® Concur®, ein SAP­Unternehmen, bietet seit 1993 innovative, integrierte Lösungen für dasGeschäftsreisemanagement. Die cloudbasierten und mobilen Services vereinfachen Planung,Buchung, Abrechnung und Reporting und machen Ausgaben transparent. Der integrierte Ansatz geht über die reine Automatisierung hinaus: SAP Concur konsolidiert Geschäftsreise­, sowie ERP­, Buchhaltungs­ und Kreditkartendaten in einem System. So können sich Unternehmen und Reisende auf das Wesentliche konzentrieren. Erfahren Sie mehr unter www.concur.de

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