Ineffective Information  Memo  

Date:  May 1, 200x

To:  Department Managers

From:  Waldo Hightower

Subject:  Hiring 

As  summer approaches, we  have been thinking about  hiring new employees.  This is to inform  you that we have  scheduled three employment  interviewing sessions. Your  presence is required  at these sessions to  help us avoid making  poor selections.

 

Please  mark your calendar for  the three times. The  first meeting is May  3 in the conference  room. The second meeting  is May 9 in Office  22 (the conference room  was scheduled). On May  15 we can finish  up in the conference  room.  In view  of the fact that  your projects need talented  new team members, I  should not have to  urge you to attend  and be well prepared. 

Please  examine all the candidates'  résumés and send me  your ranking lists

Faults: 

1. Starts  indirectly with an explanation instead of  the main idea.

2. Does not  provide helpful subject line.

3. Fails to  develop reader benefits.

4. Sounds  negative ("avoid making poor selections";  "your   

     presence required"; "should not have to urge you")

5. Fails to  list dates for improved readability.

6. Does not  include end date for returning lists.

7. Includes  wordy phrases ("This is to inform  you," "In view of the fact that").

Improved Information  Memo  

Date:  May 1, 200x

To:  Department Managers

From:  Waldo Hightower

Subject:     Schedule for  Employment Interviews  

To  help you find talented  new team members for  your projects, we have  scheduled the following  three employment interviewing  sessions:

 

May  3 Conference Room

May  9 Office 22

May  15 Conference Room 

Before  the meetings, please  examine all the candidates’  résumés. Send me your  ranking lists before  May 1 so that we  can work together to  hire the top people  you select.   

Improvements:

1. Includes  subject line that accurately summarizes memo  topic.

2. Opens directly  with main idea.

3. Looks at  subject from reader's perspective.

4. Eliminates  wordy expressions.

5. Lists dates  in columns for improved readability.

6. Avoids  negativity; achieves positive tone throughout.

7. Concludes  with end date and reason.

8. Emphasizes  reader's benefits.