core scm ds ds080 dis func scm002 v2 febrero2014
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DS.080 Diseo Funcional Extensiones e Interfaces15 de marzo de 2014
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OUM
DS.080DISEO FUNCIONALEXTENSIONES E INTERFACESSCM002-WORKFLOW DEAPROBACIONESDESOLICITUDESINTERNASYSOLICITUDESINTERNASDECOMPRA
Cadena de Suministro
Autor: Oracle Consulting
Fecha de Creacin: octubre 7, 2013ltima Modificacin: Febrero 3, 2014
Documento Ref: DS080
Versin: 2.0
Aprobadores:
Jorge EspinosaLder Funcional Abastecimiento
Rodrigo DazLder Funcional Oracle
Alma GarcaGerente de Proyecto
Hugo TinocoGerente de Proyecto
Alejandro BritoGerente de TI
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Doc Ref: DS080
1 CONTROL DEL DOCUMENTO
1.1 Registro de Cambios10
Fecha Autor Versin Referencia del Cambio
01/10/13 Azucena Rodrguez 1.0 Sin documento previo
03/02/14 Azucena Rodrguez 2.0 Se agrega la condicin D.19, para las solicitudesinternas de almacn, que discrimina las solicitudesinternas provenientes de SAB
1.2 Revisores
Nombre Puesto
Jorge Espinosa Lder de ciclo de Abastecimiento Aeromxico
Hugo Tinoco Gerente de proyecto Aeromxico
Aarn Alamilla PMO de Abastecimiento Aeromxico
Gustavo Oran QA-KPMG
Rodrigo Daz Lder de ciclo de Abastecimiento Oracle
Alma Garca Gerente de proyecto Oracle
Yuri Forno PMO Oracle
Alejandro Brito Gerente TI Aeromxico
1.3 Distribucin
Nombre
Carpeta de proyecto Carpeta del Proyecto, Original Firmada
Jorge Espinosa Va mail Copia Electrnica
Hugo Tinoco Va mail Copia Electrnica
Aarn Alamilla Va mail Copia Electrnica
Gustavo Oran Va mail Copia Electrnica
Rodrigo Daz Va mail Copia Electrnica
Alma Garca Va mail Copia Electrnica
Yuri Forno Va mail Copia Electrnica
Alejandro Brito Va mail Copia Electrnica
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Doc Ref: DS080
Contenido
1 Control del Documento .............................................................................................. 21.1 Registro de Cambios .................................................................................................... 21.2 Revisores ...................................................................................................................... 21.3 Distribucin ................................................................................................................... 22 Introduccin ................................................................................................................ 42.1 Necesidades Bsicas del Negocio ............................................................................... 42.2 Caractersticas Principales ........................................................................................... 42.3 Supuestos ..................................................................................................................... 52.4 Definiciones .................................................................................................................. 52.5 Descripcin del Desarrollo ......................................................................................... 112.6 Reglas del Negocio .................................................................................................... 173 Descripcin de Programa ........................................................................................ 183.1 Pre-requisitos ............................................................................................................. 183.2 Cuando ejecutar el programa ..................................................................................... 183.3 Parmetros del Programa .......................................................................................... 18
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Doc Ref: DS080
2 INTRODUCCIN
El presente documento tiene por objetivo definir el proceso en Grupo Aeromxico que se seguirpara el flujo de aprobaciones que se llevaran a cabo para los cargos directos, servicios yrequerimientos de almacn para el consumo interno.
Estos cargos se crean por medio de documentos definidos en Oracle como Solicitudes Internas de
Compra(SIC) y Solicitudes Internas (SI). En Oracle Compras (PO) es necesario utilizar el WorkflowEstndar. Por lo tanto, es necesario modificar el WF estndar que viene por defecto para queconstruir la secuencia de aprobacin de los documentos antes mencionados.
2.1 Necesidades Bsicas del Negocio
Los siguientes conceptos requieren pasar por un flujo de aprobacin personalizado.
Requerimiento de compra de Cargo Directo y Servicios.
Requerimientos Internos al almacnEs necesario que los requerimientos provenientes de la pagina Web-SAB y de planeacinmantengan la funcionalidad natural de la aplicacin, y no se vean afectados por esta modificacin
Se requiere incluir la aprobacin de personal de Sistemas y Obras y Servicios cuando as lo indiquenlos tems.
Cuando se trate el penltimo nivel de aprobacin de la jerarqua (Direccin ejecutivas, etc.), esta nodeber pasar de forma inmediata al ltimo aprobador (Director General) deber pasar previamentepro las autorizaciones correspondientes de finanzas, sistemas y Obras segn corresponda antes depasar a la ultima autorizacin.
Es necesario que el WF que se personalice mantenga la misma funcionalidad que el WF estndar,permitiendo aprobar, rechazar, reenviar, reglas de vacaciones, visualizacin en las pantallas de
Compras y iProcurement.Para el caso de los usuarios de finanzas no deben de enviarse dos veces la misma aprobacin.
2.2 Caractersticas Principales
Los requerimientos de compra (SIC) o internos (SI) generados por la pagina SAB web quedaranaprobados de forma inmediata
nicamente las requisiciones de compra (SIC) de Cargo directo y servicios, pasaran por laaprobacin del rea financiera.
nicamente las requisiciones al almacn para consumo interno pasaran por la aprobacin del reafinanciera.
La validacin y aprobacin de Finanzas, estar en funcin a la jerarqua funcional definida en cadadocumento.
Dependiendo del monto definido, las aprobaciones de finanzas pueden variar de una a dos personasque validaran
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Doc Ref: DS080
2.3 Supuestos
Los requerimientos de compra (SIC) o internos (SI) generados por la pagina SAB web quedaranaprobados de forma inmediata (Attribute1 del cabecero de la requisicin)
Aplica para todas las empresa de Grupo Aeromxico.
Slo existir un responsable por cada nivel de aprobacin.
Los montos y usuarios debern estar activos.
nicamente las requisiciones de compra (SIC) de Cargo directo y servicios, pasaran por laaprobacin del rea financiera.
nicamente las requisiciones al almacn para consumo interno pasaran por la aprobacin del reafinanciera.
La validacin y aprobacin de Finanzas, estar en funcin a la jerarqua funcional definida en cadadocumento.
La aprobacin financiera empezara cuando el WF estndar determine que el ultimo aprobador hadado su autorizacin para aprobar y reservar el documento, sin embargo la excepcin correspondeal ltimo nivel de aprobacin, antes de llegar al nivel " Director General" deber pasar previamentepor la aprobacin de finanzas antes de continuar al " Director General"
Esta modificacin afectara a:
Documento Approval Workflow Item Type Workflow Start Process
Solicitud Interna de Compra
(Purchase Requisition)
Requisition REQAPPRV Main Requisition Approval
Solicitud Interna
(Internal Requisition)
Requisition REQAPPRV Main Requisition Approval
Todas las notificaciones que se envi desde esta modificacin, debern comportarse de igualmanera que el WF estndar
Todas las notificaciones que se envi debern tener las opciones de aprobar y rechazar.
2.4 DefinicionesJerarqua funcional
La jerarqua funcional que se tomara de lo definido en cada documento:
Solicitud Interna
PO > Configuracin > Organizaciones > Tipo de documento >Solicitud Interna
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1. Cdigo: Cdigo correspondiente
2. Descripcin: Corresponder al monto mnimo de aprobacin
3. Etiqueta: Corresponde al monto mximo de aprobacin, cuando sea nulo es monto mayor.
NOTAS: Nomenclatura definida
SIC = Solicitud Interna de Compra
SI = Solicitud Interna
Responsables de aprobacin finanzas
Para cada nivel se asignara un responsable de aprobacin a travs de un look up llamadoXXGAM_PO_APROBADORES
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Doc Ref: DS080
1. Cdigo: corresponder al nivel de aprobacin (Niveles de aprobacin finanzas)
2. Significado: Corresponder al usuario (clave) que esta como responsable de ese nivel deaprobacin
3. Descripcin: Nombre del empleado que esta como responsable de ese nivel de aprobacin
Tipo de documento
Definido en el campo Tipo
Requerimientos que no debe afectar
Todos aquellos requerimientos que tengan indicado en el Attribute1 o Attribute4 los valores SAB y/oS respectivamente no debern considerarse
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Doc Ref: DS080
Cuando en el attribute1 aparezcan valores como
SAB COMPRAS DE INVENTARIO SAB
UNI COMPRAS DE INVENTARIO UNI
PAP COMPRAS DE INVENTARIO PAPELERIA
SGE COMPRAS DE INVENTARIO SERVICIOS GENERALES
MKT COMPRAS DE INVENTARIO MKT
IMG COMPRAS DE INVENTARIO IMAGEN
TEC COMPRAS TECNICAS
TEG COMPRAS GENERALES PARA INVENTARIO TECNICO
BFE COMPRAS TECNICAS BFE (BUYER FURNITURE EQUIPMENT)
Se deber utilizar el WF estndar de la aplicacin definido en los tipos de documento
Aprobadores Ejecutivos
Se definir un look up donde se ingresara el listado de usuarios - empleados, que debern ingresaruna vez que aprueben al flujo de aprobacin de finanzas, ya que ninguna aprobacin puede pasar aldirector ejecutivo sin la aprobacin previa de finanzas
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1. Cdigo: Clave de usuario
2. Descripcin: Nombre del empleado
Flag de tems
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2.5 Descripcin del Desarrollo
Pag. 1 de 2
WF de Aprobacin de Solicitudes Internas y Solicitudes Internas de Compra en Oracle
WF
Usuario
SIC
SAB/UNI/PAP
SGE/MKT/IMG
OAS/BFE/SER No
Si
Si
No
No
Si
Si
No
Sis / O&S
Ninguno
SI No Si Si
Si
No
Si
Attribure1 =
SAB
Attribure1 =
D.16D.01
Usuario en
Lookup
Iniciar WF
Estandar
WF.14
Generar
requisicin
WF.01
D.15
Iniciar WF
Estandar
D.16
WF.02
6
Ultima
aprobacin
WF.03
D.13
D.04
2
1
Enviar a siguiente
aprobador
WF.13
Fin
Iniciar WF
Estandar
6
1
Ultima
aprobacin
D.02
WF.12
D.05
D.06
Enviar a siguiente
aprobador
Aprobada
Aprobada
5
WF.11
Usuario en
Lookup
3
4
4
WF.15
Tipo de
Solicitud
Atributo de
item=Aprobada
Notificar usuario y
estaus de
Rechazada
D.4
Inicio
1
Iniciar flujo de
aprobacin
Estandar
4
D.03
1
D.19
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Doc Ref: DS080
Pg. 2 de 2
WF de Aprobacin de Solicitudes Internas y Solicitudes Internas de Compra en Oracle
WF
2
1
LocalizarAprobador en
lookup
ApruebaIniciar Aprobacin
de finanzas
Monto SIC1/SI1Nivel de aprobacin
maxSi
3
No
3
Enviar a siguienteresponsable de
aprobacionSi
Monto > a nivel
max deaprobacion
Aprueba
Si
2 No
3 Si
Verificar si usuario
es ultimoaprobador
ltimo
aprobadorSi No
Enviar a ultimoaprobador de WF
Estandar
No
4
Iniciar WFEstandar
Aprobada5
2
Si
No
WF.16
WF.04
WF.06
WF.10
WF.07WF.08
WF.09
WF.10
D.07 D.09 D.10
D.12
D.13D.14
D.11
D.17
Validar que elusuario no este en
jerarquia deFinanzas
Jerarquia definanzas
Si
No
5
5
3
Si
WF.05
D.08
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El proceso inicia cuando el usuario captura una requisicin interna de compra o una requisicininterna.
Sec Responsable Actividad Descripcin
WF.01 Usuario Generar
requisicin
Captura e inicia el proceso de aprobacin de la SIC o de
la SI segn correspondaD.01 WF Tipo de Solicitud El WF validar conforme al tipo de documento
Si es Solicitud Interna de CompraIr a D.02
Si es Solicitud Interna Ir a D.14
D.02 WF Attribure1 Si el atributo 1 del cabecero de la Solicitud Interna deCompra es
Si es OAS/BFE/SERIr a D.03
Si es SAB/UNI/PAP/SGE/MKT/IMG Ir a WF.12
D.03 WFUsuario en Lookup
Validar que el usuario que en ese momento es dueo dela aprobacin se encuentre dentro del lookup de"XXGAM_PO_APROBADORES_EJEC
Sies usuario ir a WF.13
Noes usuario ir a WF.02
WF.02 WFIniciar WFEstndar
WF ejecutara el WF estndar (natural) para este nivel deaprobacin
D.04 WFAprobada
El usuario responsable del WF aprueba la SolicitudInterna de Compra
Siir a D.04
Noir a WF.13
D.05 WFUltima aprobacin
Si el aprobador opta por la opcin de aprobar, el WFdeber validar si es el ltimo aprobador de la cadena deaprobacin
Siir a actividad D.06
Noir a actividad WF.03
WF.03 WF Enviar a siguienteaprobador
Enviar al siguiente aprobador conforme a la JerarquaFuncional
Ira D.03
D.06 WF Atributo de tem= El WF deber validar si algn tem (cdigo de articulo)definido en esa aprobacin cuenta con la indicacin deSistemas y/u Obras&Servicios
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Doc Ref: DS080
Sistemas y/u Obras&Serviciosir a WF.04
No indicadoir a WF.05
WF.04 WFLocalizar
Aprobador enlookup
Se inicial el WF custodiado para la aprobacin deIndicando en el Lookup deXXGAM_PO_APROBADORES_ADD
D.07 WFAprueba
El usuario responsable del WF aprueba la Solicitud
Siir a WF.05
Noir a WF.13
WF.05 WFValidar que elusuario no est en
jerarqua deFinanzas
EL WF validara si el usuario aprobador aparece en lajerarquia de finanzas
D.08 WFJerarqua definanzas Siir a WF.10
Noir a WF.06
WF.06 WFIniciar Aprobacinde finanzas
Se inicial el WF customizado para la aprobacin definanzas
D.09 WFMonto
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Doc Ref: DS080
Siir a D.11
Noir a WF.14
D.11 WFMonto > SIC1/SI1Nivel deaprobacin Max
El WF validara si el monto de la Solicitud Interna deCompra y/o Solicitud Interna es menor o igual al montoMximo de aprobacin definido para el grupo deaprobacin
SI1 para Solicitudes internasSIC1 para Solicitudes internas de Compra
Definido en el lookupXXGAM_PO_NIVEL_APROBACION
En la columna de Etiqueta
Si es >al monto mnimo ir a WF.08
No es >al monto mnimo ir a WF.11
WF.08 WF Enviar a siguiente
responsable deaprobacin
Enva notificacin de aprobacin al siguiente usuario
definido en Responsables de aprobacin finanzas dellook up XXGAM_PO_APROBADORES
D.12 WFAprueba
El usuario responsable del WF aprueba la Solicitud
Siir a D.13
Noir a WF.14
D.13 WF Monto > a nivelMax deaprobacin
El WF validara si el monto de la Solicitud Interna deCompra y/o Solicitud Interna es menor o igual al montoMximo de aprobacin definido para el grupo deaprobacin
XXGAM_PO_NIVEL_APROBACION
En la columna de Etiqueta
Si es >al monto mnimo ir a WF.08
No es >al monto mnimo ir a WF.09
WF.09 WF Verificar si usuarioes ultimoaprobador
Deber verificar conforme al WF estndar si el usuariofuncional que aprob en la actividad es el ultimoaprobador
D.14 WF ltimo aprobador Sies el ultimo aprobador ir a actividad WF.10Noes el ultimo aprobador ir a actividad WF.11
WF.10 WFEnviar a ultimoaprobador de WFEstndar
Enva notificacin de aprobacin al usuario definido comoel ultimo aprobador de la solicitud interna de compra parafinalizar el proceso de aprobacin estndar.
Fin de actividad
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WF.11 WFFinalizar procesoSIC /SI Aprobada
Finaliza proceso de aprobacin con estatus de aprobaday reservada.
Fin de actividad
WF.12 WFIniciar flujo de
aprobacin Estndar Continua flujo estndar de aprobacin
Fin de actividad
WF.13 WFIniciar WF Estndar
WF ejecutara el WF estndar (natural) para este nivel deaprobacin
D.14 WFAprobada
El usuario responsable del WF aprueba la Solicitud
Siir a D.06
Noir a WF.10
WF.14 WFNotificar usuario y
estas de Rechazada Enviar notificacin de de rechazo y dejar en estatus derechazado.
Fin de actividad
D.19 WFAttribute1 = SAB
La solicitud interna en el attribute1 = SAB
Siir a WF.11
NOir a D.15
D.15 WFUsuario en Lookup
Validar que el usuario que en ese momento es dueo dela aprobacin se encuentre dentro del lookup de"XXGAM_PO_APROBADORES_EJEC
Sies usuario ir a
Noes usuario ir a WF.02
WF.15 WFIniciar WFEstndar
WF ejecutara el WF estndar (natural) para este nivel deaprobacin
D.16 WFAprobada
El usuario responsable del WF aprueba la Solicitud
Siir a D.17
Noir a WF.14
D.17 WFltimo aprobador
Sies el ultimo aprobador ir a actividad WF.06
Noes el ultimo aprobador ir a actividad WF.16
WF.16 WFEnviar a siguienteaprobador
Enva notificacin de aprobacin al usuario definido comoel siguiente aprobador de la solicitud interna de compradel proceso de aprobacin estndar.
Ir a D.15
WF.17 WFIniciar WFEstndar
WF ejecutara el WF estndar (natural) para este nivel deaprobacin
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Doc Ref: DS080
D.18 WFAprobada
Sies el ultimo aprobador ir a actividad WF.06
Noes el ultimo aprobador ir a actividad WF.14
2.6 Reglas del Negocio
Aplicara a todas las empresas que tengan asignado en el tipo de documento:
Documento Aprobar Workflow tem Type Workflow Start Process
Solicitud Interna de Compra
(Purchase Requisition)
Requisition REQAPPRV Main Requisition Approval
Solicitud Interna
(Internal Requisition)
Requisition REQAPPRV Main Requisition Approval
Existir un solo responsable por cada grupo de Aprobacin de finanzas.
Los usuarios y/o empleados debern estar activos
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