cur so access

5/21/2018 Cur So Access

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Microsoft Access Avanzado

Corpus Ruiz Fernndez

Coordinacin de Informtica

DIRECCIN PROVINCIAL DE LA TGSS DE CIUDAD REAL

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Curso del 4 al 5 de julio de 2007


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AccessAvanzado2003

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CorpusRuizFernndez

ndice

Introduccin................................................................................................................................... 7

Access es un Sistema Gestor de Base de Datos (SGBD) ........................................................9

Concepto de tablas, campos y registros ................................................................................. 10

Tipos de datos y su aplicacin................................................................................................. 10

Campo clave............................................................................................................................ 11

Estructura de un fichero Access.............................................................................................. 12

Diseo del proyecto de Base de Datos....................................................................................... 13

Mi primera base de datos ........................................................................................................ 15

Ventana de Localidad.mdb .................................................................................................. 16

Breve descripcin de cada uno de los objetos ....................................................................17

Crear la tabla Localidad ....................................................................................................... 18

Establecer la clave principal.................................................................................................19

Guardar la tabla ................................................................................................................... 19

Estudio previo de la informacin a introducir........................................................................... 19

Tablas y campos necesarios................................................................................................ 20

Tipo de relaciones................................................................................................................ 20

Relacin entre la tabla Localidad y la tabla Funcionario ..................................................... 22

Relacin entre la tabla Funcionario y la tabla Curso ........................................................... 22

Resumen de nuestro supuesto............................................................................................ 22

Vincular tablas de otra base de datos.................................................................................. 23

Crear la tabla Funcionario....................................................................................................24

Relacionar las tablas Funcionario y Localidad..................................................................... 25

Integridad referencial ........................................................................................................... 28

Ejercicios.................................................................................................................................. 30

Consultas..................................................................................................................................... 32

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AccessAvanzado2003

Introduccin ............................................................................................................................. 34

Tipos de consultas...................................................................................................................34

Creacin de mi primera consulta............................................................................................. 34

Consulta en ms de una tabla................................................................................................. 37

Crea un campo calculado con una consulta............................................................................ 39

Formularios.................................................................................................................................. 42

Introduccin ............................................................................................................................. 44

Cmo se construyen?............................................................................................................ 44

Los controles............................................................................................................................ 45

Formas de crear formularios....................................................................................................46

Nombre que se le van a dar a los formularios......................................................................... 46

Creacin de formularios mediante el asistente .......................................................................47

El formulario GestionSolicitud..................................................................................................47

El formulario Solicitud.............................................................................................................. 51

Agregar un campo a un formulario ...................................................................................... 52

Orden de tabulacin............................................................................................................. 53

Establecer controles como de slo lectura ..........................................................................53

Evitar aprender cdigos ....................................................................................................... 54

Propiedades de un formulario.............................................................................................. 58

Hacer referencia a los controles de un formulario o informe................................................... 59

Exportar registros utilizando el Filtro por formulario................................................................ 60

Ejercicios.................................................................................................................................. 63

Subformularios ............................................................................................................................ 65

Introduccin ............................................................................................................................. 67

Repaso de lo hecho hasta ahora............................................................................................. 67

Crear formulario y subformulario al mismo tiempo.................................................................. 68

Crear subformularios basado en consultas .............................................................................70

Consulta del formulario principal: ConFuncionario.................................................................. 70

Consulta del subformulario: ConSubCurso .............................................................................71

El formulario principal Funcionario .......................................................................................... 72

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CorpusRuizFernndez

El subformulario SubCurso...................................................................................................... 73

Insertar el subformulario en el formulario principal.................................................................. 75

Funcin de nuestros formularios en el proyecto...................................................................... 76

Ejercicios.................................................................................................................................. 79

Macros......................................................................................................................................... 81

Introduccin ............................................................................................................................. 83

Crear botones en Funcionario..............................................................................................83

Crear un macro........................................................................................................................ 85

Grupo de macros..................................................................................................................... 86

El grupo Funcionario................................................................................................................ 86

Macro Aadir........................................................................................................................ 87

Macro Modificar.................................................................................................................... 87

Macro Buscar ....................................................................................................................... 88

Resumen.............................................................................................................................. 90

El grupo Curso......................................................................................................................... 90

El grupo Solicitud..................................................................................................................... 90

Macro Exportar..................................................................................................................... 91

Macro Imprimir ..................................................................................................................... 92

Resumen.............................................................................................................................. 94

El grupo Comun....................................................................................................................... 94

Macro Funcionario ............................................................................................................... 94

Macro Curso......................................................................................................................... 94

Macro Solicitud..................................................................................................................... 95

Macro Aceptar...................................................................................................................... 95

Formulario Curso ..................................................................................................................... 97

Formulario Funcionario............................................................................................................ 98

Formulario Solicitud................................................................................................................. 99

Formulario GestionCurso.......................................................................................................100

Formulario GestionFuncionario ............................................................................................. 101

Formulario GestionSolicitud...................................................................................................102

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Formulario SubCurso.............................................................................................................103

Formulario SubFuncionario ................................................................................................... 104

ANEXO DE LAS ACCIONES MS UTILIZADAS.................................................................. 105

Ejercicios................................................................................................................................ 107

INFORMES................................................................................................................................ 109

Introduccin ........................................................................................................................... 111

Formas de crear un informe .................................................................................................. 111

Crear informe con ayuda del asistente.................................................................................. 111

Elementos de un informe.......................................................................................................114

Secciones principales ........................................................................................................ 114

Opciones en un informe..................................................................................................... 115

Agregar campos u otros controles a un informe existente ....................................................115

Agregar campos a un informe existente ............................................................................ 115

Agregar o modificar el agrupamiento y la ordenacin........................................................... 116

El informe Listado Cursos...................................................................................................... 116

Filtrado de datos en un informe............................................................................................. 118

El informe Listado funcionarios ............................................................................................. 120

Forzar nueva pgina en cada encabezado de grupo ........................................................ 121

Filtrar los datos del informe desde el formulario Solicitud ................................................. 122

Creacin de etiquetas postales ............................................................................................. 122

Creacin de un formulario desde el panel Impresoras y faxes.......................................... 123

Acuses de recibo para impresoras matriciales ..................................................................123

Acuses de recibo para impresoras lser............................................................................ 126

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Introduccin

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AccessAvanzado2003

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CorpusRuizFernndez

Microsoft Accesses un programa para la gestin de informacin que disea las estructuras

para almacenar la informacin y los medios para su introduccin y explotacin. Para explicar

este propsito general de Access, se introducen primero los conceptos principales de las

bases de datos, comenzando por el mismo concepto de base de datos. Se comienza con el

concepto de base de datos compuesta de tablas con estructura plana (todos los datos se

encuentran en una tabla y son ms difciles de gestionar) para pasar a disear bases de datos

compuestas de varias tablas entre las que existe una relacin (estructura relacional).

La versin deAccessque se va a presentar es la 2003 para Windows y el alumno, al finalizar

el curso, ser capaz de realizar aplicaciones de bases de datos que relacionen varias tablas,

generando formularios e informes enlazados mediante macros para, as, generar una interfaz

de usuario sencilla y completa.

A la vez que se da la teora iremos creando una aplicacin que al final sea capaz de gestionar

las solicitudes de los Cursos de Formacin.

El curso est dirigido a todos los trabajadores de la Direccin Provincial del INSS TGSS que,

conociendo el Gestor de Base de Datos Microsoft Access a partir de ahora Access- desea

profundizar en el programa hasta un nivel ms alto.

Access es un Sistema Gestor de Base de Datos (SGBD)

Un software especfico dedicado a servir de intermediario entre la base de datos, el usuario y

las aplicaciones que la utilizan y gestiona informacin se denomina un sistema de gestin de

bases de datos SGBD DBMS (Data Base Management System). La estructura bsica de esta

informacin son tablas.

Para una mejor gestin de la informacin y para reducir el nmero de datos, las tablas se

relacionan. Por ejemplo, si se desean tener un listado de los cursos solicitador por los

funcionarios, en vez de incluir el nombre y apellidos en cada una de las solicitudes, bastar

con almacenar los nmeros del DNI en cada curso. El nmero de DNI sirve para establecer una

relacin con la tabla que contiene el nombre y los apellidos. Debido a este carcter relacional,

Accesses un sistema de gestin de bases de datos relacional SGBDR RDBMS (Relational

Data Base Management System).

Si se hubiese utilizado slo una tabla, al aadir los registros hubiera sido necesario introducir

varias veces el nombre y apellido de la persona que lo ha solicitado, almacenndoseinformacin redundante, pudiendo cometerse errores como se muestra en la siguiente tabla.

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Concepto de tablas, campos y registros

La informacin se almacena en tablas. Cada una de ellas tiene que tener un nombre nico en

la Base de Datos y estn compuestas por filas (llamadas registros) y columnas (llamadas

campos).

En el ejemplo anterior, la base de datos est formada por dos tablas:

Funcionario: Contiene informacin sobre los funcionarios, consta de 2 campos (DNI y

Nombre y apellidos) y 1 registro.

Curso: Contiene informacin sobre los cursos, consta de 3 campos (Cdigo curso,

nombre curso y DNI) y 3 registros.

Por tanto, una base de datos contiene tablas que se utilizan para gestionar un determinado tipo

de informacin. Ejemplos de base de datos son:

Base de datos para la gestin de los cursos de nuestra Direccin Provincial.

Base de datos que gestionan los ingresos en un hospital.

Base de datos que gestionan los pedidos de una empresa.

Tipos de datos y su aplicacin

En Access se usa la propiedad Tipos de datos para especificar el tipo de datos almacenado en

un campo de una tabla. Cada campo slo puede contener datos de un tipo. Dicha propiedad

puede tener los valores siguientes:

Tipo Pueden contener Tamao

Texto Caracteres alfanumricos cualquier carcter delteclado. Los nmeros no pueden usarse enoperaciones aritmticas.

El tamao por defecto es 50 y elmximo 255

Memo Cualquier carcter del teclado y se usa para almacenargrandes cantidades de informacin. Un ejemplo de estetipo de campo sera un campo de sugerencias ocomentarios.

Hasta 65.534 caracteres.

Numrico Datos numricos utilizados para clculos matemticos.Pueden ser enteros o reales.

De diferentes longitudes

Fecha/hora Valores de fecha y hora para los aos 100 al 9999. 8 bytes

Moneda Nmeros enteros o fraccionarios (como mximo de 4

decimales).

8 bytes

Autonumrico Nmero secuencial nico que Access asigna cada vez 4 bytes

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que se aade un registro a una tabla.

Booleano (S/No) Slo dos valores: S o No. 1 bit

Objeto OLE Objeto (como documento Word, imgenes) vinculadoo incrustado en una tabla.

Hasta 1Gb

Hipervnculo Direccin de pgina web, de correo electrnico o de unarchivo en el disco local.

2048 caracteres

Asistente parabsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de otratabla o de una lista de valores mediante un cuadro delista o cuadro combinado.

Igual al campo utilizado para realizarla bsqueda

El campo por omisin es de tipo Texto, ya que en l se puede almacenar cualquier carcter. Si

lo que queremos es almacenar bastante texto, debemos elegir el campo tipo Memo. Por otro

lado, cuando vayamos a introducir datos de tipo numrico elegiremos entre Numricoo Texto,

dependiendo si deseamos realizar operaciones matemticas con ellos o no, respectivamente.

El campo Autonumrico lo podemos utilizar para numerar los registros automticamente

segn los vamos introduciendo en la tabla.

Cuando el campo slo pueda contener una afirmacin o una negacin usaremos el tipo S/No

tipo de datos booleano. Por ltimo, tenemos los campos Fecha/horaque sirven para introducir

fechas y horas en diferentes formatos; el campo Monedaque utiliza un mximo de 4 decimales

y aade el tipo de moneda especificada, y el campo ObjetoOLE que nos puede servir para

insertar cualquier objeto OLE compatible en Windows, como puede ser una hoja de clculo,

una carta, una imagen, un grfico, etc.

Se recomienda especificar el valor ms pequeo posible en la propiedad Tamao del

campo, pues los tamaos ms pequeos pueden procesarse ms rpidamente y

requieren menos memoria.

Precaucin: Si cambia un valor de Tamao del campogrande por otro ms pequeopara un campo que ya contiene datos, es posible que pierda informacin. Por ejemplo,

si un campo de tipo Textotiene el valor 255 en Tamao del campoy lo cambia por50, los datos que se extiendan ms all de los 50 primeros caracteres se perdern.

Si los datos de un campo de tipo Numricono caben con un nuevo valor de Tamaodel campo, los nmeros fraccionarios se pueden redondear, o pueden dar el valorNulo. Por ejemplo, si cambia el tamao de campo de Simple a Entero, los valoresfraccionarios se redondearn al nmero entero ms cercano, y los superiores a 32.767

o inferiores a -32.768 sern reemplazados por valores nulos.

No es posible deshacer los cambios en los datos provocados por una modificacin de la

propiedad Tamao del campo despus de haberlos guardado en la vista Diseo de la

tabla.

Campo clave

En cada una de las tablas de una base de datos relacional debemos de tener al menos un

campo o varios cuyo valor sea nico e identifique unvocamente a cada registro de la tabla.

Por ejemplo, en nuestro caso de la gestin de los cursos, las tablas funcionario y curso tienen

un campo clave (DNIy Cdigo cursorespectivamente).

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AccessAvanzado2003

En el caso de que no podamos encontrar un campo clave se aade a la tabla un campo de tipo

Autonumricoo bien podemos elegir varios campos como la clave de la tabla.

Estructura de un fichero Access

Como se explica ms adelante en este documento, una base de datos consta de distintos

objetos: tablas, consultas, relaciones, informes, formularios, etc . Todos los objetos de una

base de datos se almacenan fsicamente en un slo fichero. Por ello en Access, se identifica

una base de datos con el fichero en el que se almacena. Este fichero tiene la extesin mdb.

Esta estructura de ficheros deAccesses propia de esta aplicacin. Otros formatos de base de

datos utilizan otros criterios. Por ejemplo los ficheros dBase de Lotus Approach utilizan un

fichero para cada tabla con extensin dbf.

Informacin: Siempre que una base de datos mdbse encuentre abierta, en la misma

carpeta de la base de datos se crea como archivo temporal de trabajo otro archivo conel mismo nombre que la base de datos pero extensin ldb. Este archivo es eliminado

de forma automtica al ser cerrada la base de datos. Existe mientras la base de datos

est en uso.

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CorpusRuizFernndez

Diseo del proyecto de Basede Datos

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AccessAvanzado2003

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CorpusRuizFernndez

A partir de aqu vamos a ir desarrollando la teora con un ejercicio prctico Mi proyecto- que

consistir en disear una base de datos que sea capaz de gestionar las solicitudes de los

Cursos de Formacin de la Direccin Provincial.

Empezaremos creando nuestra primera tabla Localidad- para almacenar el cdigo postal y el

pueblo del funcionario que presenta la solicitud. Veremos los distintos tipos de objetos que

aparecen en una base de datos y otros conceptos bsicos como clave principal, clave ajena e

integridad referencial e insistiremos en lo importante que es un buen diseo de una base de

datos y el establecimiento de las relaciones entre las diferentes tablas que componen nuestro

proyecto de Base de Datos.

Al final de cada tema se propone unos ejercicios para evaluar si se ha comprendido todos

estos conceptos.

Mi primera base de datos

Para crear una sencilla base de datos -Localidad.mdbque contenga informacin sobre las

localidades de la provincia de Ciudad Real una vez iniciada una sesin de Access, los pasos a

seguir son:

Hacer clic en Base de datos en blanco , del Panel de tareas.

Nota:Si no aparece el panel de tareas, hacer clic en VerPanel de tareas.

En el cuadro de dilogo que aparece se elige la ubicacin exacta del archivo que se va

a crear y el nombre que va a recibir (en nuestro caso Localidad.mdb). Si bien Access

otorga por defecto el nombre bd1.mdb y lo ubica en la carpeta Mis Documentos.

Finalizar haciendo clic en Crear.

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AccessAvanzado2003

Ventana de Localidad.mdb

La ventana de la base de datosLocalidad.mdbque acabamos de crear es la que se muestra

en la figura siguiente:

y presenta los siguientes elementos:

Barra de ttulos:En la parte superior de la ventana. Muestra el nombre de la base de

datos en la que se est trabajando junto con los botones Minimizar, Restaurar-Maximizar y

Cerrar.

Barra de botones:Situada debajo de la barra de ttulos, permite crear nuevos objetos

y abrir o visualizar los ya creados.

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Panel de objetos: Situado a la izquierda, en l aparece una botonera con los

diferentes objetos que puede tener una base de datos. Para ir de una a otra hacemos clic en

el nombre del objeto.

Ventana del documento: A la derecha del panel de objetos, presenta el nombre de

todos los objetos que han sido creados en nuestro caso ninguno ya que todava la base dedatos est vaca- y los asistentes para crearlos.

Breve descripcin de cada uno de los objetos

Tablas: Principal objeto de la base de datos donde se almacena la informacin,

estructurada en registros y campos.

Consultas: Permite realizar una operacin sobre la base de datos para seleccionar,

modificar, insertar borrar registros segn un criterio. Las consultas se pueden realizar

sobre una o varias tablas.

Formularios: Es una ventana diseada para la introduccin y edicin de datos de una

o varias tablas. Permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o

consulta para la que se ha diseado. La ventaja frente a la presentacin como hoja de datos

es que los campos se presentan de forma ms adecuada al usuario, con un diseo que

ayuda a su comprensin, utilizando los controles ms adecuados a cada tipo de

informacin.

Informes: Si el formulario es idneo para introducir y editar los datos, la mejor forma de

mostrarlos es mediante un informa en una pgina impresa o su presentacin en la pantalla

del ordenador. Access proporciona herramientas para disear informes con gran flexibilidad

y posee funciones para agrupar registros y mostrar totales y subtotales de los campos

deseados.

Macros: Son conjunto de acciones que realizan una operacin determinada, como

abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las

tareas comunes, como imprimir un informe cuando el usuario pulsa un botn.

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AccessAvanzado2003

Mdulos:Conjunto de declaraciones y procedimientos de Visual Basic. No se vern en

el curso ya que est dirigido a los programadores.

Pginas:Para crear pginas Web que se puedan utilizar para ver, agregar, modificar o

borrar datos actuales de una base de datos de Access. Igual que los formularios pero a

travs de navegadores de Internet. Orientado a programadores para presentar los

formularios va Internet o Intranet.

Crear la tabla Localidad

Para crear una tabla tenemos que posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto

Tablasseleccionado y hacer clic en el icono de la barra de botones. Se abrir una

ventana con las distintas formas para crear una tabla:

De ellas, elegiremos Vista Diseoque ser el mtodo que utilizaremos. Otra forma de crearlasera haciendo clic sobre el icono . Aparecer la ventana Diseo de tabla desde la que

se teclea el nombre de los campos, se selecciona el tipo de datos del campo y opcionalmente-

se indica una descripcin para cada campo:

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CorpusRuizFernndez

En la parte inferior de cada campo tenemos la ficha General para definir propiedades del

campo como por ejemplo:

Cdigo CP Nombre

Tamao del campo1 Entero Entero 30

Formato 2 00000 00000

Ttulo 3 Cdigo del pueblo Cdigo Postal Localidad

Lugares decimales 0 0

Requerido 4 S S S

Indexado 5 S (Sin duplicados) Si (Con duplicados) No

Establecer la clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que definir el campo Codigo como clave principal (el

nico que nos sirve para identificar los registros. No podemos elegir como clave principal elcampo CP ya que hay pueblos que tienen el mismo Cdigo Postal) eligindolo y haciendo clic

en el icono clave principal de la barra de herramientas. A la izquierda del nombre del

campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es clave principal de la tabla.

Guardar la tabla

Por ltimo, se guarda la tabla haciendo clic sobre el icono y se escribe el nombre de la tabla

en nuestro ejemplo, Localidad.

Nota:Si no hubiramos asignado clave principal a la tabla, al salir del modo diseo

aparecera un cuadro de dilogo avisndonos de ello y preguntndonos si queremos

que Ac ces s cree una. Si decimos que S, se aade un campo Autonumrico a la

tabla y lo define como clave principal, si decimos No se guarda la tabla sin clave

principal.

Ya podemos empezar a introducir datos haciendo doble clic en la tabla Localidad.

Estudio previo de la informacin a introducir

Antes de crear una base de datos debemos pensar bien el diseo de la misma, pues una vez

creada y con datos introducidos, es ms difcil modificarla.

1Depende del tipo de dato:

Texto: Puede tomar valores entre 0 y 255.

Numrico: Entero, por lo que almacena nmeros del -32768 al 32767.

2Para personalizar la forma en que los nmeros, fechas, horas y texto se muestran e imprimen.

3La etiqueta para el campo cuando se utiliza para un formulario.

4Hacer obligatoria o no la entrada de datos en el campo.

5Un ndice para acelerar las bsquedas y ordenamientos en un campo.

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Lo primero que debemos hacer es determinar la finalidad de la base de datos y las tablas que

va a contener. En segundo lugar, debemos distribuir toda la informacin por campos, de forma

que cada campo corresponda a una tabla y que la informacin no se encuentre duplicada ni

dentro de una tabla ni en tablas diferentes. Por ltimo, determinaremos las relaciones entre las

diferentes tablas.

Cada uno de estos pasos lo vamos a hacer partiendo de un supuesto bsico: Una base de

datos que gestiona los cursos de formacin de la Direccin Provincial:

Tablas y campos necesarios

Desde que el funcionario solicita el curso hasta que salen los listados de los admitidos ha sido

necesario recoger una serie de informacin DNI, nombre y apellidos, nombre de los cursos,

etc Toda esta informacin podemos recogerla en dos tablas:

Tabla Funcionario: Con informacin relativa sobre quienes van a realizar los cursos.

Tabla Curso: Con informacin relativa a los cursos.

Tipo de relaciones

Las relaciones entre tablas se hacen a travs de sus claves principales. La clave principal de la

tabla Funcionarioes el DNIy de la tabla Cursoel Cdigo por ser los campos que identifican a

cada uno de los registros.

Las relaciones posibles entre tablas pueden ser:

Uno a uno:Cada registro de una de las tablas est relacionado con uno y slo un

registro de la otra tabla.Un ejemplosera la relacin entre la tabla Secciny la tabla Jefe,

ya que en una seccin slo puede haber un jefe y cada jefe slo puede serlo de una

seccin.

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Uno a varios:Cada registro de una de las tablas est relacionado con uno o varios

registros de la otra tabla. Un ejemplo sera la relacin entre la tabla Funcionarioy la tabla

Localidad, donde en una localidad pueden vivir uno o ms funcionarios y un funcionario

slo puede vivir en slo una localidad.

Varios a varios:Cada registro de una tabla est relacionado con uno o ms de la otra

tabla y cada registro de sta con uno o varios registros de la otra.

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AccessAvanzado2003

Por tanto, nuestro ejemplo corresponde a una relacin de varios a varios. Vamos a ver que

hay que hacer con las claves de las tablas en cada uno de los tipos de relaciones:

Relacin entre la tabla Localidad y la tabla Funcionario

Esta relacin, como vimos, es de uno a varios. Lo que se hace, en este caso, es aadir a latabla Funcionario la clave de la tabla Localidad El Codigo del pueblo ya que, como

sabemos, el Cdigo Postal se repite en algunos pueblos.

Al campo CodigoPueblo de la tabla Funcionariose le llama clave ajena.

Relacin entre la tabla Funcionario y la tabla Curso

Dicha relacin es de varios a varios. Cuando la relacin es de este tipo, lo que se hace es crear

otra tabla intermedia Solicitud- con las claves de las dos tablas (DNIde la de Funcionarioy

Cdigo de la tabla Curso). Adems, de una solicitud nos interesa, por ejemplo, la fecha de

entrada y la fecha en la que empieza el curso, por lo que podemos aadir dos campos ms a la

tabla Solicitud.

Resumen de nuestro supuesto

Al final, las relaciones que se han establecido en nuestro proyecto quedara as:

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1 Clave principalde la tabla Localidad Localidad.Codigo

2 Clave principalde la tabla Funcionario Funcionario.DNI

3 Clave ajenade la tabla Funcionario Funcionario.CodigoPueblo

4 Clave ajenade la tabla Solicitud Solicitud.DNI5 Clave ajenade la tabla Solicitud Solicitud.CodigoCurso

6 Clave principalde la tabla Curso Curso.Codigo

Laclave principal de la tabla Solicitudsera la combinacin de los campos

DNI, CodigoCursoyFechaCurso.

As que tendremos que crear 4 tablas con sus respectivos campos cada una, indicando de qu

tipo son. Como ya hemos creado la tablaLocalidaden la base de datos Localidad.mdb -que

posiblemente la utilizaremos en otras bases de datos que tengamos o vayamos a crear-, en

vez de crear en nuestro proyecto nuevamente la tabla Localidadoptaremos por vincular la que

ya tenemos a nuestra base de datos.

Vincular tablas de otra base de datos

La vinculacin de tablas es la manera que tiene Access de compartir tablas entre distintos

archivos de bases de datos. As no se necesario abrir otro archivo para conectarse con las

tablas contenidas en l. La vinculacin de tablas funciona con archivos Access mdby de otro

tipo de bases de datos como DBase(la que utilizaLotus Approach).

Las tablas vinculadas pueden ser ledas pero no modificadas. Para poderlo hacerlo se necesita

tener abierto el archivo mdbque las contiene.

Para ejemplificarlo, creamos la base de datos de nuestro proyecto, a la que llamaremos

Cursos de Formacin, y desde all vincular la tabla Localidad de la base de datos

Localidad.mdb:

ArchivoObtener datos externosImportar

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Selecciona el archivo Localidad.mdby pulsa el botn Vincular.

En la ventana Vincular tablasselecciona la tabla Localidad y pulsa el botnAceptar.

Ahora podremos ver que la tabla Localidad est vinculada a nuestra base de datos ya que

aparece con un signo en forma de flecha:

Crear la tabla Funcionario

Seguimos los mismos pasos que cuando se cre la tabla Localidad, aadiendo los campos

siguientes:

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Vamos a comentar algunas propiedades de estos campos:

DNI Tamao del campo:Entero largo, ya que el DNI no contiene decimales y tieneun tamao suficiente para almacenar los DNIs.

Formato: 00000000, para que cuando se introduzca un DNI de 7 o menos cifras

se rellene a la izquierda con ceros.Lugares decimales: 0, ya que no contiene decimales.

Indexado: Sin, sin duplicados. Para acelerar las bsquedas por este campo yno duplicar valores.

Nombre

Primer apellido

Segundo apellido

Tamao del campo: Con 15 caracterestenemos suficiente para los nombresde los funcionarios.

Requerido:S, para hacer obligatoria la entrada de datos en estos campos.

Permitir longitud cero: No, para no permitir cadenas de longitud cero en loscampos.

Indexado: S, si quieres acelerar las bsquedas u ordenacin por estos campos,

en caso contrario No.

Domicilio Tamao del campo:Con 35 caracterestenemos suficiente para el domicilio.Siempre habr tiempo para aumentar el tamao cuando queramos.

Requerido:S, para hacer obligatoria la entrada de datos en ese campo.

Sueldo Formato: Euro.

Lugares decimales:2, ya que el euro contiene 2 decimales.

CodigoPueblo Tamao del campo: Con Entero tenemos una longitud suficiente paraintroducir los posibles valores de este campo.

Formato: 00000, para completar con 0a la izquierda el nmero que se introduzca.

Lugares decimales:0, ya que es un nmero entero por lo que no contienedecimales.

Requerido:S, para hacer obligatoria la introduccin de datos en este campo.

Relacionar las tablas Funcionario y Localidad

Una vez hemos creado las tablas Funcionarioy Localidad, a Accessse le tiene que decir

cmo debe combinar la informacin mediante una relacin. En una relacin, los campos

relacionados deben ser del mismo tipo de datos pero no es necesario que tengan el mismo

nombre.

Para crear una relacin hay que seguir estos pasos:

Hacer clic en Relaciones en la barra de herramientas o Herramientas

Relacionesen la barra de mens.

Como an no se ha definido ninguna relacin, se mostrar automticamente el cuadro

de dilogo Mostrar tabla:

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Hacer doble clic en las tablas que vamos a relacionar -Funcionario y Localidad- y

cerrar el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Aparecern las dos tablas en el cuadro de

Relaciones, donde podemos observar los diferentes campos de las tablas. Los camposclave de cada tabla vienen en negrita.

Arrastrar el campo que deseamos relacionar de una de las tablas al campo relacionado

de la otra. Como vimos anteriormente, los campos a relacionar son Localidad.Codigo y

Funcionario.CodigoPueblo que son la clave principal de la tabla Localidady la clave

ajena de la tabla Funcionario. En el cuadro de dilogo Modificar relacioneshay que

comprobar que los campos mostrados en las dos columnas son correctos y pulsar

Crear.

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En la ventana de relaciones aparecer la relacin que acabamos de crear:

Nota: Las relaciones entre Funcionario-Solicitud y Solicitud-Curso se proponen

como ejercicio. Quedaran as:

Asimismo, cada una de estas tablas contendr estos campos:

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AccessAvanzado2003

Integridad referencial

La integridad referencial es un conjunto de reglas deAccessque garantizan que las relaciones

entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modificanaccidentalmente datos relacionados que satisfacen dicha relacin. Sirve para aumentar la

seguridad en el tratamiento de los datos que coexisten entre dos tablas relacionadas.

Se puede establecer integridad referencial cuando:

El campo que relaciona ambas tablas tiene que ser en la tabla principal un campo

clave (indexado si y sin duplicados) y en la otra tabla clave ajena, tambin indexado (con o

sin duplicados segn proceda). Ejemplo: En la relacin entre las tablas Funcionario y

Solicitud, el campo que las relaciona DNI- es clave principal en la tabla Funcionario y

clave ajena en la tabla Solicitud.

Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos, a excepcin de que la

relacin se establezca entre un campo de tipo Autonumrico y un campo de tipo

Numrico, siempre y cuando este ltimo sea un Entero largo (por lo tanto los dos campos

con la misma longitud: entero largo). No se pueden relacionar un campo de texto con uno de

fecha, uno numrico con uno de texto...

Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos deAccess(estar dentro del

mismo archivo mdb). Por lo tanto, no podr establecerse integridad referencial entre la tabla

Funcionarioy la tabla vinculada Localidadya que pertenecen a distintas bases de datos.

Cuando se establece la integridad referencial entre dos tablas, se van a cumplir las siguientes

reglas:

No podemos introducir un valor para el campo que es clave ajena en la tabla

relacionada si antes no ha sido introducido en el campo que es clave principal de la tabla

principal. Por tanto, no podemos tener solicitudes cuyo DNI no est mecanizado en la tabla

Funcionario.

No se puede eliminar un registro de la tabla principal Funcionario- si existen registros

coincidentes en la tabla relacionada Solicitud-, salvo que se active la casilla Eliminar en

cascada los registros relacionadosen la ventana Modificar relaciones. Esta opcin es

muy arriesgada ya que una vez que Access borra un registro ya no puede volverse a

recuperar si no es desde una copia de seguridad.

No se puede cambiar el valor de laclave principal de la tabla principal Funcionario-

si tiene registros relacionados en la otra tabla Solicitud-, salvo que se active la casilla

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CorpusRuizFernndez

Actualizar en cascada los campos relacionados en la ventana Modificar relaciones.

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AccessAvanzado2003

Ejercicios

Crear la base de datos Cursos de formacincon las tablas Funcionario, Solicitud y

Curso.

Vincular la tabla Localidadde la base de datosLocalidad.mdb. Puede haber integridad

referencial entre la tabla Localidady la tabla Funcionario.?

Relacionar las tablas Funcionario-Solicitud y Solicitud-Curso.

Para probar que las relaciones estn bien hechas, introducir dos o tres registros en cada

una de las tablas siguiendo este orden:

o Aadir datos algunos funcionarios.

o Aadir distintos tipos de cursos.

o Aadir unas cuantas solicitudes de funcionarios que ya estn mecanizados.

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Consultas

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CorpusRuizFernndez

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AccessAvanzado2003

Introduccin

El objeto Consulta de Access nos permite visualizar o imprimir una serie de registros de una o

varias tablas que cumplen unas determinadas condiciones y elegir los campos a visualizar. Los

datos se almacenan en las tablas y no en las consultas por lo que las modificaciones tendrn

efecto sobre las tablas origen de la consulta.

Podemos utilizar una consulta para proporcionar datos a un formulario o informe y presentar

slo los registros que se han obtenido.

Tipos de consultas

Consultas de seleccin: Es la ms habitual y sencilla. Con este tipo de consulta

podemos:

o Obtener los datos de una o ms tablas y mostrarlos en una hoja de datos en la

que poder actualizar los registros.

o Calcular datos a partir de los registros de la tabla:

Campos calculados (para cada registro) y campos resumen (para un

conjunto de registros: total, sumas, promedios, etc.)

Consultas de accin: Realiza operaciones con los datos de una tabla (eliminar, o

actualizar una serie de registros, crear tablas con los datos de otras, importar datos de

tablas a otra datos anexados.

Consulta de tablas de referencias cruzadas:Para resumir los datos de una o varias

tablas en forma tabular.

Creacin de mi primera consulta

Una vez presentadas las solicitudes para los cursos, el personal de Formacin junto con los

sindicatos se renen para elegir a los funcionarios que van a asistir a los cursos. Por tanto,

necesitamos un campo ms en la tabla Solicitud para poder distinguir quin de los que han

solicitado los cursos van a realizarlos y quien no a dicho campo lo llamaremosAceptadoy

ser de tipo booleano ya que contiene valores que pueden ser slo Verdadero o Falso ( S/No):

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CorpusRuizFernndez

Cmo visualizar todas las solicitudes que han sido aceptadas utilizando un objeto consulta?...

Sigamos estos pasos:

Nos situamos en la ventana del objeto Consultas de Access y pulsamos en el icono

Nuevo.

Elegimos Asistente para consultas sencillas y clic enAceptar.

En Tablas/Consultas elegimos la tabla Solicitud y seleccionamos los campos que

queremos visualizar (DNI, CodigoCurso,Fecha Curso yAceptado.) Clic en Siguiente.

La consulta es de detalle ya que se va a presentar todos los registros de la tabla

Solicitudque hayan sido aceptadas y no resmenes de los mismos. Dejamos la opcin

por defecto que presentaAccess. Clic en Siguiente.

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AccessAvanzado2003

Damos un nombre a la consulta Solicitudes aceptadas- y pulsamos Finalizar.

Elegimos la opcin Modificar el diseo de consulta- para que se abra la consulta en

modo diseo desde donde podremos modificarla y aadir las condiciones que debe

cumplir.

El resultado que obtenemos enAccessser similar a ste:

La ventana de diseo de consultas tiene dos reas: La superior -donde aparecen las tablas que

participan en la consulta- y la inferior rejilla que presenta los campos aadidos a la consulta y

donde se especifican los criterios que tiene que cumplir. En nuestro caso, establecer como

criterio en el campo Aceptada el valor S, ya que queremos visualizar slo las solicitudesaceptadas.

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CorpusRuizFernndez

Para ejecutar la consulta hay que seleccionarla y pulsar el botn Abrir. El resultado ser

similar a ste:

Que nos presenta, en una hoja de datos, los registros que cumplen los criterios establecidos en

la consulta.

Consulta en ms de una tabla

Si miramos el resultado de la consulta anterior, no podemos saber cmo se llama el funcionario

ni el curso al que hace referencia los registros que cumplan los criterios. Access permite hacer

una consulta en la que estn implicados campos pertenecientes a ms de una tabla.

Vamos crear otra consulta con los siguientes campos:

Tabla Campos

Solicitud Aceptada yFechaCurso

Funcionario Nombre,Primer apellidoySegundo apellido

Curso Nombre

Borramos la consulta anterior y seguimos los mismos pasos anteriores. La nica

diferencia es que tenemos que elegir la tabla a la que pertenecen los campos que

vamos a aadir.

Para diferenciar los campos con el mismo nombre pero de distintas tablas, Access

antepone al campo el nombre de la tabla a la que pertenece (Funcionario.Nombre y

Curso.Nombre)

Le damos el mismo nombre que a la anterior Solicitudes aceptadas- Si se ha seguido

correctamente los pasos, la consulta quedara as:

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AccessAvanzado2003

En la zona superior aparecen las tablas que participan en la consulta con sus relaciones y en la

inferior los campos a visualizar. Con ayuda del ratn, podemos modificar la posicin de las

tablas para ver mejor la relacin entre las mismas. Asimismo, introducimos el criterio de la

consulta.

Al ejecutarla, su resultado ser:

En la que, ahora s, podemos saber el nombre y apellidos as como el curso de las solicitudes

que han sido aceptadas.

Podramos seguir aadiendo criterios, como:

Criterio Frmula

Obtener solicitudes de un ao en concreto Ao([FechaEntrada])=2007

Obtener solicitudes del ao actual Ao([FechaEntrada])=Ao(Ahora())

Obtener solicitudes del mes actual Ao([FechaEntrada])=Ao(Ahora()) YMes([FechaEntrada])=Mes(Ahora())

Obtener solicitudes presentadas en un intervalo defechas.

>#01/01/2007# Y


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CorpusRuizFernndez

Crea un campo calculado con una consulta

Un campo calculado es el resultado de una operacin con uno o ms campos de las tablas. Por

ejemplo, podemos combinar los campos Nombre, Primer apellido y Segundo apellido y definir

un campo calculado como:

Apell idos y Nombre = Primer Apell ido + + Segundo Apell ido + ; + Nombre

Volvemos a borrar la consulta Solicitudes aceptadas y la crearemos ahora en vista de Diseo:

Aadimos las tablas que necesitamos para la consulta (Funcionario, Solicitud y

Curso) eligindola y pulsandoAceptar.

Aadimos los campos desde las tablas a la rejilla y establecemos el criterio Sal campo

Aceptada.

Definimos el campo calculado (Apell idos y Nombre) como el resultado de la

combinacin de los campos Primerapellido , Segundoapellido y Nombre de la tabla

Funcionario, separados por sus respectivos espacios y coma:

Nombre y Apellidos: [Funcionario.Primerapellido] + " " + [Funcionario.Segundoapellido] + ", " + [Funcionario.Nombre]

Nota:Cada campo va precedido de la tabla al que pertenece separado por un punto.

El resultado de la ejecucin de la consulta ser:

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AccessAvanzado2003

Vamos a utilizar el generador de expresiones para crear la frmula del campo calculado:

Nos situamos en la celda donde vamos a generar el campo calculado. Botn derecho

Generar.

En el generador de expresiones se escribe el nombre del campo calculado seguido de

dos puntos y el signo igual.

El primer campo de la frmula es Funcionario.Nombre. Para elegirlo nos situamos en

la tabla Funcionario, elegimos el campo Nombre y hacemos clic en Pegarpara aadirlo

a la frmula.

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CorpusRuizFernndez

Aadir el espacio en blanco que viene despus del nombre haciendo clic en el smbolo +

del generador de expresiones y escribir . Idem para los espacios siguientes.

Para aadir las campos Primerapellido y Segundoapellido se acta de forma similar a

cuando aadimos el campo Nombre. Finalizar pulsando el botn Aceptar.

Al final la frmula quedara as:

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AccessAvanzado2003

Formularios

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CorpusRuizFernndez

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AccessAvanzado2003

Introduccin

Los formularios son la parte de la aplicacin que va a estar a disposicin de los usuarios,

constituyendo el ncleo de la interfaz aplicacin-usuario. Por eso es necesario tener un

especial cuidado en su diseo y construccin. Los usuarios que manejen los formularios deben

encontrarlos sencillos y eficientes. Aunque es posible utilizar las hojas de datos de tablas y

consultas para realizar muchas de las funciones de los formularios, stos tienen la ventaja de

presentar la informacin de forma clara y ordenada. Un formulario convenientemente diseado

acelera la introduccin de datos y minimiza los errores de los usuarios.

Los formularios son el tipo de objeto ms potente que incorpora Accesspara visualizar y editar

los datos de una tabla o consulta. Permiten mostrar los datos en un formato personalizado que

el usuario podr disear segn sus necesidades.

Nota: Los formularios pueden estar basados en tablas o en consultas. Son ms

eficientes los diseados a travs de consultas.

Cmo se construyen?

Los formularios se construyen partiendo de un conjunto de elementos de diseo

independientes denominados controles u objetos de tipo control. Los controles son los

componentes habituales de las ventanas y dilogos deAccess y otras aplicaciones Windows.

Un formulario consiste en una ventana en la que se sitan varios tipos de controles: los que

muestran los datos de las tablas y los que muestran datos estticos como etiquetas o logotipos,

los que permiten generar acciones, tales como botones que abren otros formularios o imprimen

informes, etc.

Los formularios Access son verstiles: permiten realizar tareas que no son posibles en las

hojas de datos Tabla o Consulta. Es posible validar las entradas en base a informacin

contenida en otras tablas distintas a la editada. Se pueden crear formularios que incorporen

otros formularios (subformularios ). Adems, desde un formulario, es posible realizar clculos

y mostrar totales.

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CorpusRuizFernndez

Los controles

Son los objetos que utilizamos para crear los formularios e informes y distribuyen la informacin

en la pantalla.

Etiqueta : Presenta un texto descriptivo que ayuda al usuario a entender lo que

representan otros controles, como cuadros de texto o cuadro combinado.

Cuadro de texto :

o Dependientes: Se utiliza para presentar, modificar o introducir los registros de

las tablas (cuadro de texto dependiente).

o Independientes: Se utiliza para presentar los resultados de un clculo o para

aceptar la entrada de datos de un usuario. No se almacenan en las tablas sino

en la memoria del ordenador.

Grupo de opciones : Se utiliza junto con las casillas de verificacin, los botones de

opcin o botones de alternar para presentar un conjunto limitado de alternativas que hace

que el usuario slo tenga que hacer clic en el valor que desee slo se puede seleccionar

una opcin del grupo a la vez. Las opciones deben de ser pocas, en caso contrario es mas

aconsejable utilizar un cuadro de lista o cuadro combinado.

Botn alternar, botn de opcin y casilla de verificacin : Se utilizan

para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado o para presentar un campo

booleano (S/No) si el botn o casilla aparece marcado el valor del campo es S.

Cuadro combinado : Se utiliza para seleccionar un valor de una lista, que puede

contener datos de una tabla o valores que hayamos aadido al crearlo. Tambin asegura

que la informacin que se ha introducido en el campo es correcta. Puede tener una o ms

columnas.

Cuadro de lista : Idem que el cuadro combinado a diferencia que los valores

aparecen desplegados en todo momento.

Botn de comando : Permite ejecutar una accin con un simple clic como abrir un

formulario, aadir un registro o ejecutar una macro.

Imagen : Para insertar una imagen que no variar al cambiar de registro, como un

logo.

Marco de objeto independiente : Para insertar controles como un archivo de

sonido, un documento Word, etc. No varan al cambiar de registro.

Marco de objeto dependiente : Idem que el anterior pero que varan en cadaregistro.

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AccessAvanzado2003

Salto de pgina : Slo tiene efecto en la Vista preliminar de un formulario y a la

hora de imprimir.

Control ficha : Sirve para presentar registros con muchos campos que no caben

en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias fichas.

Subformulario/Subinforme : Para insertar un subformulario o un subinforme.

Importante cuando se quiere representar una relacin uno a varios.

Lnea : Para insertar una lnea.

Rectngulo : Para insertar un rectngulo.

Controles ms complejos .

Nota: Para aadir un control a un formulario hay que elegirlo del cuadro deherramientas y hacer clic en el lugar del formulario donde se quiere insertar.

Formas de crear formularios

Utilizando el asistente: Permite disear formularios con un formato estndar de una

forma rpida. Puede contener campos de varias tablas o consultas.

Autoformularios : Elabora un formulario sencillo con campos de una sola tabla sin pedir

ninguna informacin al usuario.

Vista diseo: Para crear formularios desde cero. Slo recomendable para expertos enel caso de que el asistente no satisfaga los requerimientos de los usuarios.

Nombre que se le van a dar a los formularios

GestionFuncionario: Para aadir o modificar registros en la tabla Funcionario. Basado

en la consulta ConGestionFormulario .

GestionCurso : Para aadir o modificar registros en la tabla Curso. Basado en la

consulta ConGestionCurso .

GestionSolicitud: Para aadir o modifcar registros en la tabla Solicitud. Basado en la

consulta ConGestionSolicitud.

Curso: Para visualizar los cursos. Contiene un subformulario que lista los funcionarios

que los han solicitado. Basado en la consulta ConCurso .

Funcionario: Para visualizar los funcionarios. Contiene un subformulario que lista los

cursos que han solicitado. Basado en la consulta ConFuncionario.

Solicitud: Para visualizar las solicitudes. Basado en la consulta ConSolicitud y desde

el que se podr exportar e imprimir los valores de los campos en un documento o plantillade Microsoft Word.

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CorpusRuizFernndez

SubCurso: Subformulario asociado al formulario principal Funcionario. Basado en la

consulta ConSubCurso .

SubFuncionario: Subformulario asociado al formulario principal Curso. Basado en la

consulta ConSubFuncionario.

Nota: Antes de crear un formulario, crearemos la consulta en la que se va a basar.

Creacin de formularios mediante el asistente

Es el que ms se utiliza, ya que no es tan rgido como los autoformularios ni tan laborioso como

el realizado en Vista diseo. Facilita muchos pasos tediosos y permite una posterior

personalizacin. Esta forma de creacin de formularios optimiza y, a su vez, minimiza el acceso

a los datos, sobre todo cuando se trabaja en un sistema de red.

El formulario GestionSolicitudComo todo formulario va a estar basado en una consulta, debemos de empezar por crearla y

que llamaremos ConGestionSolicitud:

Identificar qu campos vamos a utilizar en el formulario.

Tabla Campos

Solicitud Todos(en los formularios que se utilizan para aadir o modificar registros se aaden

todos los campos de la tabla que se va a gestionar.)

Funcionario Nombre, Primerapellido, SegundoapellidoyDomicilio.

Localidad CPyLocalidad

Curso Nombre

Crear la consulta aadiendo los campos y guardarla como ConGestionSolicitud.

Una vez creada la consulta, vamos a crear nuestro primer formulario GestionSolicitud-

utilizando el asistente.

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AccessAvanzado2003

Nota: Si queremos que nuestra base de datos recoja informacin sobre el nmero de

horas de cada curso se tendr que aadir otro campo (Horas) a la tabla Solicitud.

Una vez abierta la base de datos y situados en el objeto Formulario, los pasos a seguir son los

siguientes:

Pulsar el botn para abrir el asistente y seleccionar Asistente para

formulariosy clic enAceptar.

En Tabla/Consultas, seleccionar la consulta antes creada ConGestionSolicitud- y

aadir todos los campos pulsando y Siguiente.

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CorpusRuizFernndez

Elegimos, como forma de distribuir los campos en el formulario, la opcin Justificado.

Cualquiera de los estilos a aplicar, por ejemplo Estndar.

Damos el nombre de GestionSolicitudal formulario y activamos la opcin de Modificar

eldiseodelformulariopara ir al modo diseo. Se termina pulsando Finalizar.

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AccessAvanzado2003

Quizs parezca algo difcil de entender lo que vemos en pantalla en el modo diseo del

formulario, pero no es ms que el esquema. Bsicamente se compone de tres partes:

Encabezado: Representa lo que aparece en la parte superior y se utiliza para insertar

texto o una imagen que proporcione informacin sobre lo que hace el formulario.

Detalle: Zona donde aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros.

Con hacer clic y arrastrar el ratn podrs moverlos a cualquier parte de la zona Detalle y

modificar su posicin en la pantalla.

Pie: Para mostrar informacin como el nmero de pgina o la fecha.

Para aumentar el tamao de la altura de cada una de estas partes hay que situar el puntero del

ratn entre la lnea que las divide hasta que el curso del ratn aparezca como . Pulsar

botn izquierdo del ratn y desplazarlo hacia abajo o hacia arriba para darle para aumentra o

disminuir la altura.

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CorpusRuizFernndez

Por ltimo, vamos eligiendo los diferentes objetos del formulario y situndolos donde mejor

veamos, as como aadiendo nuevos objetos.

El formulario Solicitud

Lo utilizaremos para visualizar las solicitudes presentadas. Tanto la creacin de la consulta

ConSolicitud- como del formulario son similares a los anteriores. Slo vara el modo de

presentacin y distribucin de los campos.

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AccessAvanzado2003

Agregar un campo a un formulario

Puede agregar rpidamente campos a un formulario o informe mediante el panel Lista de

campos.

Para ver u ocultar la lista de campos ir a Ver Lista de campos .

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CorpusRuizFernndez

Slo hay que arrastrar uno de los campos que aparecen en la lista hasta el formulario o

informe y Access crea automticamente el control apropiado para mostrar el campo, como

cuadro de texto o cuadro combinado y despus enlaza el control a ese campo. El tipo de

control creado depende de cual est seleccionado en el cuadro de herramientas.

Si el campo a aadir no est incluido en la lista de campos es porque no se aadi a la

consulta. Para que aparezca, hay que editar la consulta ConGestionSolicitud- y aadirlo.

Orden de tabulacin

El orden de tabulacin define el orden en el que un usuario se mueve por los controles y, por

defecto, es siempre el orden por el que se han aadido al crear la consulta.

Para comprobar si es el correcto, editamos el cuadro de dilogo Orden de tabulacin desde el

modo diseo haciendo clic con el botn derecho del ratn en el formulario y fuera de los

objetos .

Seleccionamos las filas haciendo clic y arrastramos el campo al lugar deseado. Al final tiene

que quedar as:

Establecer controles como de slo lectura

Como se puede observar, los campos con fondo amarillo no pertenecen a la tabla Solicitud

por lo que deberemos de marcarlos como de slo lectura para evitar modificarlos. Para ello,

hay que poner a Sen la propiedad Bloqueado y Noen la propiedadActivado.

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AccessAvanzado2003

Evitar aprender cdigos

Si aadimos un registro directamente desde GestionSolicitud vemos que al introducir el

Cdigo del Cursodebemos escribir el cdigo que tiene asignado en el campo Codigode la

tabla Curso.

Podemos evitar memorizar dichos cdigos y facilitar la introduccin de datos en ese campo

creando un control de cuadro combinado siguiendo los siguientes pasos:

Desde el modo diseo y teniendo activado el asistente para controles del cuadro de

herramientas, seleccionamos el control cuadro combinado y hacemos clic en el

lugar del formulario donde queremos crearlo.

Se abrir el Asistente para cuadros combinados. Pulsamos siguiente una vez

comprobado que hemos elegido la opcin siguiente:

Elegimos la tabla Curso que ser la que proporcione los valores para el cuadro

combinado y clic en Siguiente.

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CorpusRuizFernndez

Seleccionamos los campos Codigoy Nombrede la tabla Cursopara que aparezcan en

el cuadro combinado. El campo Codigo contiene la informacin a almacenar en el

campo CodigoCurso de la tabla Solicitud y el campo Nombre posee informacin del

nombre del curso que nos ayudar a elegir el cdigo.

Ordenamos la lista por el campo Nombre.

Podemos ocultar o no la columna clave (campo Codigo). En nuestro caso no la

ocultaremos.

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Se selecciona el campo Codigocomo el valor a guardar en el campo CodigoCursode

la tabla Solicitud.

Se almacena el valor seleccionado en el campo CodigoCusode la tabla Solicitud.

Se le da un nombre a la etiqueta que acompaa al cuadro combinado Codigo Curso.

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Se borra el cuadro de control Codigo Curso para evitar informacin duplicada, se disea a

gusto el cuadro combinado y se coloca en el lugar adecuado.

Que en elmodo Vistaaparecer as:

Nota: Para aadir un campo que no est en la consulta, habr que editar sta y aadir

dicho campo a la misma. Por ejemplo, si por error no se hubiera aadido a la consulta

el campo Localidad de la tabla Localidad y fuera necesario presentarla en elformulario habra que editar la consulta y aadir dicho campo.

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AccessAvanzado2003

Propiedades de un formulario

Para visualizar las propiedades de cualquier objeto hay que situarse en l. Si no aparece un

cuadro de dilogo con sus propiedades hay que hacer clic en el icono o ir a Ver

Propiedades.

Estn agrupadas en categoras:

Ficha formato:Presenta caractersticas sobre la apariencia del formulario

o Vista predeterminada: Especifica la presentacin inicial del formulario

Un nico formulario: Muestra un solo registro por pantalla

Formularios continuos: Muestra tantos registros como quepan en la

pantalla.

Hoja de datos: Muestra los campos como la vista de hoja de datos.

o Selectores de registros: Pequeo cuadro o barra colocado a la izquierda de

un registro en el que se puede hacer clic para seleccionar todo el registro.

o Botones de desplazamiento: Botones para desplazarse por los registros.

o Separadores de registros: Se suele utilizar cuando la vista predeterminada es

la de formularios continuos.

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CorpusRuizFernndez

Ficha datos: Caractersticas sobre la procedencia de los datos, permisos, filtros y

ordenacin.

o Origen del registro: Indica la tabla o consulta de donde se sacan los datos

que se visualizan en el formulario.

o Filtro: Permite poner una condicin para filtrar registros del origen.

o Permitir filtros: Da la posibilidad o no de poder permitir filtros.

o Permitir ediciones:Se podr o no realizar cambios en los datos que aparecen

en el formulario. Si est establecida a Noslo se podrn visualizar.

o Permitir eliminaciones:Permite o no eliminar registros desde el formulario.

o Permitir agregar:Permite o no agregar registros desde el formulario.

o Entrada de datos: Slo tiene efectos cuando la anterior propiedad est

establecida a S. El formulario se abre presentando slo un registro en blanco.

Ficha otras:

o Emergente: Un formulario es emergente cuando permanece encima de otras

ventanas. Puede ser modal o no.

o Modal:Un formulario abierto como modal debe de cerrarse si se quiere pasar

a otro formulario. Los cuadros de dilogo y los mensajes suelen ser modales.

o Ciclo: Permite establecer qu sucede cuando se pulsa la tecla TAB y el

enfoque se encuentra en el ltimo campo de un formulario.

Todos los registros:Pasaremos al siguiente registro.

Registro activo:Volvemos al primer campo del registro.

Pgina activa:Regresamos al primer campo de la pgina.

Hacer referencia a los controles de un formulario o informe

Para hacer referencia al valor de un control de un formulario se escribe el identificador del

formulario o informe que contiene el control, seguido del operador! y del nombre del control.

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AccessAvanzado2003

Para saber el nombre del control del campo Domicilioedite sus propiedades (clic en el control

y VerPropiedades. La propiedad Nombre de la ficha Otras es el nombre del control:

Como el nombre del formulario es Solicitud, la referencia al control Domicilio sera la siguiente:

Formularios ! [GestionSolicitud] ! [Domicilio]

Exportar registros utilizando el Filtro por formulario

Con frecuencia, se producirn situaciones en las que los datos estn almacenados en Access y

necesitemos utilizarlos desde un archivo Word para combinarlos. En este caso, exporte el

contenido de la base de datos de Access a una hoja de clculo de Excel y despus combine la

correspondencia utilizando el archivo de Excel con los datos exportados.

Los pasos a seguir son los siguientes:

Identificar los datos que se desea exportar: Buscar el objeto formulario que contiene los

datos que se desea exportar. En el ejemplo, el formulario Solicitud basado en laconsulta ConSolicitud.

Abrir el objeto que contiene los datos y realizar una bsqueda utilizando el Filtro por

formulario .

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CorpusRuizFernndez

Un filtro por formulario permite establecer condiciones de filtrado algo ms complejas

utilizando condiciones o criterios de seleccin en cada uno de los controles que contiene el

formulario

Establecer los criterios. Por ejemplo, solicitudes del curso Approach que se han

impartido en el 2002.

Aplicar el filtro haciendo clic en el icono aplicar filtro .

Clic en Archivo Exportar y elegir el tipo de archivo de Excel para exportar los

datos. Darle un nombre a la hoja de clculo.

Nota: La combinacin de correspondencia desde Word se puede utilizar usando como

origen de los datos el archivo Excel anteriormente exportado.

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CorpusRuizFernndez

Ejercicios

Crear un formulario para gestionar los cursos GestionCurso- y los funcionarios GestionFuncionario- que los solicitan basndose en las consultas ConGestionCurso y ConGestionFuncionario. Establecer el orden de tabulacin.

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AccessAvanzado2003

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CorpusRuizFernndez

Subformularios

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AccessAvanzado2003

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CorpusRuizFernndez

Introduccin

Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina

formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una

combinacin formulario/subformulario se denomina a menudo formulario jerrquico, formulario

principal/detalle o formulario principal/secundario.

Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas

con una relacin uno a varios. Por ejemplo, puede crear un formulario con un subformulario

para mostrar los cursos que ha hecho un funcionario. Los datos de la tabla Funcionario es el

lado uno de la relacin y los datos de la tabla Solicitud constituyen el lado varios de la

relacin, ya que cada funcionario puede haber presentado ms de una solicitud.

En la imagen, podemos observar que el funcionario Manuel Ruiz Fernndez ha solicitado los

cursos de Approach y Word.

Nota:Aunque un subformulario, al igual que el formulario principal, pued estar basadoen tablas y en consultas, para aumentar la efectividad en nuestro proyecto se crearn

subformularios basados en consultas, aunque vamos a ver inicialmente cmo crear a

la misma vez formulario y subformulario a partir de tablas.

Repaso de lo hecho hasta ahora

Hasta ahora, hemos diseado tres formularios con sus correspondientes consultas.

Formulario Descripcin Consulta asociada

GestionSolicitud Para aadir o modificar registros de la tabla Solicitud. ConGestionSolicitud

GestionFuncionario Para aadir o modificar registros de la tabla Funcionario. ConGestionFuncionario

GestionCurso Para aadir o modifica registros de la tabla Curso ConGestionCurso

Solicitud Para visualizar registros de la tabla Solicitud ConSolicitud

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AccessAvanzado2003

Crear formulario y subformulario al mismo tiempo

Utilizando el asistente para formularios vamos a crear a la misma vez un formulario y un

subformulario. El formulario contendr informacin sobre los funcionarios y el subformulario

datos sobre los cursos solicitados.

Elegir qu datos vamos a presentar tanto en el formulario como en el subformulario.

Tabla Campos

Funcionario DNI, Nombre, Primer apellido, Segundo apellido, Domicilio yCodigoPueblo

Localidad Cdigo Postal yLocalidad

Solicitud DNI,Fecha del curso, nmero de horas yAceptada

Curso Nombre del curso

Desde el asistente para formularios, aadir todos los campos anteriores.

Hay que seleccionar por Funcionario, ya que queremos visualizar los cursos que ha

hecho un funcionario, y Formulario con subformulario.

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Elegir Tabular como distribucin a aplicar al subformulario para as poderle aadir

tambin controles como botones.

Indicar el ttulo para el formulario Formulario ejemplo- como para el subformulario

Subformulario Ejemplo.

Disear el formulario principal y el subformulario y distribuir los campos a nuestro gusto

y establecer el orden de tabulacin

Establecer como de slo lectura todos los campos del subformulario para evitar

modificarlos. Idem para los campos del formulario principal que no pertenezcan a la

tabla Funcionario -CPy Localidad.

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Crear subformularios basado en consultas

Queremos construir un formulario que sea capaz de presentarnos en cada registro un

funcionario y, relacionado con ste, otro que permita visualizar la relacin de cursos que ha

solicitado.

Por tanto, hay que crear un formulario principal Funcionario- y un subformulario SubCurso-

siguiendo estos pasos:

Crear las consulta en la que se van a basar el formulario principal y el subformulario.

Crear el formulario principal basado en su consulta asociada.

Crear el subformulario basado en la consulta asociada.

Insertar el subformulario en el formulario principal.

Eliminar del subformulario el control DNI ya que esa informacin la tenemos repetida en

el formulario principal.

Consulta del formulario principal: ConFuncionario

A esta consulta la llamaremos ConFuncionario y ser idntica que la consulta

ConGestionFuncionario que ya hemos construido. Por tanto, por no partir desde el inicio,

podemos copiarla y despus darle su nombre siguiendo estos pasos:

Ir al objeto consultas, hacer clic con el botn derecho en ConGestionFuncionario y

elegir copiar.

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Botn derecho Pegar. En el cuadro de dilogo dar el nombre a la consulta:

ConFuncionario.

Consulta del subformulario: ConSubCurso

Merece la pena dedicarle tiempo a este primer paso ya que contendr la informacin que hay

que presentar, en nuestro caso una relacin de los cursos solicitados. Recordemos que las

relaciones entre las tablas del proyecto son las siguientes:

La relacin entre las tablas Funcionarioy Solicitudes de uno a varios. El formulario principal

representa la parte uno y el subformulario la parte varios.

La informacin de la parte varios no tiene por qu ser todos los campos de la tabla Solicitud,

sino la ms representativa para nosotros, como la fecha de realizacin del curso, su duracin osi la solicitud ha sido o no aceptado, y lo principal: Cmo se llama el curso!

Para representar el nombre del curso tenemos dos opciones:

Mediante el campo CodigoCursode la tabla Solicitudo mediante el campo Nombre

de la tabla Curso. El ms representativo y descriptivo es ste ltimo.

Otro campo que hay que aadir es el campo que representa la clave ajena de la tabla

SolicitudDNI- para poder vincular el formulario principal y el subformulario en el ltimo paso.

Resumiendo, la consulta se llamar ConSubCursoy constar de estos campos:

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Tabla Campos

Solicitud DNI, FechaCurso, Horas y Aceptada

Curso Nombre

El formulario principal FuncionarioUna vez abierto el asistente, se seleccionan todos los campos de la consulta

ConFuncionarioen Tablas/Consultas y se pulsa Siguiente.

Se selecciona distribucin justificada y clic en Siguiente.

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Se elije cualquier formato, por ejemplo estndar, y se le da el nombre de Funcionario.

El diseo del formulario se retoca para que quede ms presentable:

El subformulario SubCurso

Abrimos el Asistente para formularios y seguimos estos pasos:

Elegir en Tablas/Consultas la consulta creada anteriormente ConSubCurso-y aadir

todos los campos que contiene. Pulsar Siguiente.

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Como queremos un listado de las solicitudes, elegimos como forma de ver los datos-por Solicitudy clic en Siguiente.

Se elige distribucin tabular para presentar los registros en filas y clic en Siguiente.

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Se le aplica el estilo Estndar y se le da el nombre de SubCurso.

El subformulario tendr un aspecto similar a este, al ser de distribucin tabular. Se utilizar

para visualizar registros por lo que todos sus campos sern de slo lectura.

Insertar el subformulario en el formulario principal

Con el formulario principal abierto en modo Diseo, activar el Asistente para controles

del cuadro de herramientas y el control Subformulario/Subinforme:

Hacer doble clic en el lugar del formulario principal donde queremos insertar el

subformulario. Se abrir el asistente para controles que nos ir guiando para crear el

subformulario.

Elegimos el subformulario creado anteriormente y clic en Siguiente.

Definimos los campos que relacionan las tablas Funcionario y SolicitudDNI en lasdos tablas. Pulsar Siguiente.

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Por ltimo se le da un ttulo, por ejemplo: Cursos Solicitados, y finalizamos haciendo

clic en Finalizar. No hay que confundir el ttulo y el nombre del subformulario.

Para evitar duplicidad de informacin, eliminamos del subformulario el campo DNI.

Establecemos como de slo lectura los dems campos del subformulario. Quedar en

modo Vista as:

Nota: A todos los formularios creados se le pueden aadir botones a travs de los

cuales se podrn realizar acciones sencillas como aadir o modificar registros, ir a

otros formularios, etc. Veremos cmo se hace cuando tratemos las macros.

Funcin de nuestros formularios en el proyecto

Formulario Funcionario:Slo para visualizar los datos de los funcionarios -todos los

campos con la propiedadActivado=Noy la propiedad Bloqueado=Si. Se impedir que

desde l se puedan aadir, modificar o eliminar registros para esas acciones tenemosel formulario GestionFuncionario. Tiene agregado el subformulario SubCurso, que

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lista los cursos pedidos por cada funcionario.

FormularioCurso:Para visualizar datos de los cursos que se han podido solicitar hasta

ahora en la Direccin Provincial idem que el anterior respecto a las propiedades

Activado y Bloqueado . Se impedir que desde l se puedan aadir, modificar o

eliminar registros. Tiene agregado el subformulario SubFuncionario.

SubformularioSubCurso:Todos los campos como slo lectura y slo para visualizar los

cursos solicitados por los funcionarios.

Subformulario SubFuncionario: Todos los campos como slo lectura y slo para

visualizar los funcionarios que han presentado un determinado curso.

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Ejercicios

Crea un formulario -Curso- que visualice informacin sobre los cursos que se pueden

impartir en la Direccin Provincial y un subformulario SubFuncionario- con datos sobre los

funcionarios que han solicitado cada uno de los cursos.

Inserta el subformulario en el formulario principal

Nota: Tanto el formulario principal como el subformulario tienen que estar basados en

consultas.

Nota: Observese que en el subformulario hay un campo calculado: Nombreyapellidos

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Macros

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Introduccin

Las macros son un mtodo sencillo para realizar una o ms tareas bsicas como abrir un

formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes.

Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en

un botn de comando.

Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un

grupo de macros. Tambin se puede usar una expresin condicional para determinar si se

llevar a cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute la macro.

Si guardamos la macro con el nombre deAutoExec, cada vez que se abra la base de datos se

ejecutar automticamente ya queAccessal arrancar comprueba si existe una macro con ese

nombre. Si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro.

Por defecto, slo se visualizan las columnasAcciny Comentario. Para mostrarNombre de

macroy Condicinvaya al men ver.

Nombre de macro: Identifica el nombre de la macro dentro de un grupo de macros.

Condicin:Expresin condicional para determinar la ejecucin o no de una accin.

Accin:Se utiliza para especificar una accin que desea que ejecute una macro. Para

especificar la accin de una macro haga clic en la celda accin y seleccione una accin de

la lista.

Comentario: Texto para describir lo que hace la accin.

Al seleccionar una accin aparece en la parte inferior sus. Por ejemplo, al elegir la accin

AbrirFormulario los argumentos que aparecen son los siguientes:

Crear botones en Funcionario

Abrir, en modo diseo, el formulario Funcionario.

Visualizar Cuadro de herramientas y desactivar asistente para controles .Selecciona el control .

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Clic en el lugar del formulario donde se desea crear el botn.

Darle nombre y tamao al botn.

Mostrar las propiedades del botn y asociar una macro al evento Al hacer clic por ejemplo,

Funcionario.Aadirque aade un registro de la tabla Funcionario.

Crear los dems botones siguiendo los mismos pasos anteriores.

El formulario principal quedara diseado as:

Al pulsa los botones se ejecuta la macro asociada.

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Crear un macro

Podramos definir una macro que abra el formulario GestionFuncionario, para agregar un nuevo

registro, cuando el usuario haga clic en un botn.

Es fcil, tienes que ir al objeto Macro de la base de datos y hacer clic en . Se abrir la

ventana de diseo desde la que se irn seleccionando las acciones que debern ejecutarse de

entre las existentes en la lista desplegable:

En la columna comentario se describe para qu sirve la accin.

Una vez elegida la accin, en la parte inferior aparecen sus opciones:

Donde:

Nombre del formulario es el formulario que queremos abrir. Hay que hacer clic en la fila

y seleccionarlo de la lista que aparece.

Vista especifica el modo en que se abre el formulario (formulario, diseo, vista

preliminar, etc.)

Nombre del filtro a aplicar al abrir el formulario.

Condicin: Expresin SQL que se ejecuta para seleccionar los registros que cumplen la

condicin. Se genera con el generador de expresiones haciendo clic en

Modo de datos, para especificar el modo de entrada de datos:

o Agregar: Abre el formulario para agregar un nuevo registro.

cur so access

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