8/17/2019 Curs Access 2

1/8

Identificarea formularelor 

Formularele sunt instrumente specializate puse la dispoziţia utilizatorului ca ointerfaţă între acesta şi Access  pentru introducerea, modificarea şi ştergerea datelor dintabele precum şi efectuarea de diferite calcule.

Formularele sunt compuse dintr-o colecţie de elemente constructive individualedenumite controale sau obiecte de control. Un formular este format dintr-o fereastră încare sunt introduse două tipuri de controale: controale dinamice (care afişează datele dintabele şi controale statice (pentru etic!ete şi sigle (elemente grafice.

"entru lucrul cu formulare, în fereastra de prezentare a bazei de date este prevăzutun buton Forms care ne aduce pe ecran toate obiectele de acest tip e#istente în baza dedate. $n afara acestora, mai e#istă două intrări corespunzătoare celor două modalităţi decreare a formelor: cu a%utorul &vră%itorului' (wizard -ului specializat sau varianta de proiectare directă (design.

tunci c)nd obiectele de tip formular ( forms sunt active, observăm că în parteade sus a ferestrei de prezentare a bazei de date apar în stare validă o serie de butoane cu

funcţii specifice.*uton +enumire +escriere

Open desc!ide pentru vizualizare şi e#ecuţie un formular e#istent

 Design intră în modul proiectare pentru a modifica un formular 

 New  permite crearea unui formular nou aleg)nd modalitatea decreare şi un anumit tip de formular 

 Delete  permite ştergerea din baza de date a formularului selectat

elelalte butoane permit vizualizarea în diferite moduri a formularelor din bazade date curentă: cu iconiţe mari sau mici, sub formă de listă simplă sau detaliată (similar Windows Explorer .

ea mai simplă metodă de creare a unui formular şi prima care trebuie încercatăeste aceea în care suntem asistaţi de un &vră%itor'. $n acest scop apăsăm butonul New caredesc!ide o fereastră de dialog în care alegem una din modalităţii de creare a formularului:

-  Design View  crearea formularului se face în mod proiectare directă-  Form Wizard    crearea formularului se va face în mod asistat de către un

&vră%itor' specializat-  AutoForm;- Chart Wizard;-  i!ot "a#le Wizard$"rimele două variante nu necesită alegerea unui tabel sau a unei interogări ( Choose

the ta#le or %uer& where the o#'iect(s data comes from din lista prezentă în partea de %osa ferestrei, acest lucru fiind opţional iar următoarele variante permit selectarea unuianumit tip de formular, cu format prestabilit, care va fi creat automat de  Access. "entrufiecare din aceste opţiuni este obligatorie alegerea din listă a unui tabel sau a uneiinterogări pentru a cărei editare este conceput formularul:

-  AutoForm) Columnar *pe coloane+   se creează automat un formular de editare adatelor care va cuprinde c)mpurile tabelului (interogării precedate de denumirile

8/17/2019 Curs Access 2

2/8

acestora. cestea vor fi aran%ate succesiv de sus în %os pe coloană. /a un momentdat, formularul va afişa doar o singură înregistrare

-  AutoForm) "a#ular*su# form, de ta#el+  - se creează automat un formular deeditare a datelor care va cuprinde mai multe înregistrări afişate simultan pe ecran.)mpurile tabelului (interogării şi denumirile acestora vor fi aran%ate optim,

astfel înc)t să fie vizibile simultan c)t mai multe informaţii-  AutoForm) Datasheet *set de foi+  - se creează automat un formular de editare adatelor care va cuprinde mai multe înregistrări afişate simultan pe ecran.)mpurile tabelului (interogării şi denumirile acestora vor fi aran%ate într-unformat similar foilor de calcul Excel 

- Chart Wizard   - se creează în mod asistat un formular care prezintă datele dinc)mpurile tabelului (interogării sub formă de diagramă

-  i!ot "a#le Wizard - se creează în mod asistat un formular care permiteactualizarea datelor dintr-o tabelă pivot creată cu a%utorul produsului Excel$

Utilizarea Form Wizard pentru crearea unui formular 

ea mai frecventă alegere dintre cele enumerate mai sus este  Form Wizard$ceastă opţiune permite crearea formularelor (cu sau fără subformulare  care conţinc)mpuri din unul sau din mai multe tabele sau interogări.  Form Wizard  creează structuragenerală a formularului şi adaugă controale de tip casetă de te#t pentru afişarea şi editareavalorilor datelor din tabele. "entru a crea un formular efectuaţi următorii paşi:

- alegeti tabela sau interogarea care va sta la baza formularului care va fi creat.0dată ales, în lista de %os vor fi accesibile toate c)mpurile tabelei sau interogării.Unele dintre ele (sau toate vor fi selectate pentru a fi afişate în formular. eleselectate (cu a%utorul butoanelor > sau >> vor apărea în lista din partea dreaptă.+acă ne răzg)ndim şi dorim să renunţăm la unul sau la toate c)mpurile selectate

vom folosi butoanele<

respectiv

8/17/2019 Curs Access 2

3/8

 putem continua (prin apăsarea butonului  Next  sau terminăm procesul de creare aformularului (prin apăsarea butonului Finish.

 Form Wizard a generat în mod automat o linie de stare (Figura 45 care cuprindenumărul înregistrării curente, numărul total de înregistrări din tabelă si butoane care fac posibilă navigarea printre înregistrările tabelei.

Figura 45 *ara de stare a formularului generat

"e formular mai observăm o bară verticală de selecţie înregistrare . 0dată selectatăînregistrarea, cu toate c)mpurile ei, aceasta va putea fi supusă operaţiilor deştergere,copiere sau înlocuire. $n acest sens, bara de selecţie înregistrare (bara verticalăoferă un meniu conte#tual propriu

Formular creat de  Form Wizard  poate fi utilizat imediat, dar s-ar putea să fie nevoiede unele modificări de cosmetizare pentru configuraţia formularului principal. "entru amodifica structura noului formular, e#ecutaţi clic pe butonul  Design View  pentru adesc!ide fereastra Form Design$

Folosirea formularelor pentru procesarea tranzacţiilor 

6copul formularului pentru procesarea tranzacţiilor este acela de a adăuga noiînregistrări, de a şterge înregistrări şi de a edita datele din unul sau mai multe tabele carestau la baza formularului.

Formularele pe care le creaţi cu  Form Wizard   folosesc butoanele standard dedeplasare printre înregistrări, aflate în partea de %os a formularului. *utoanele pentrudeplasarea printre înregistrări îndeplinesc aceeaşi funcţie ca şi în cazul tabelelor şiinterogărilor. "uteti să selectaţi prima sau ultima înregistrare din tabelul sau interogareafolosite ca sursă pentru datele din formularul principal sau puteţi să selectaţi înregistrarea

următoare sau pe cea anterioară. 6ubformularele au intotdeauna un set propriu de butoane pentru selectarea înregistrărilor, care funcţionează independent de setul pentru formularul principal.

+eplasarea printre casetele de te#t folosite pentru introducerea şi editarea datelor din formular se face într-un mod asemănător cu deplasarea în interogările şi tabelele dinmodul de afişare Datasheet , cu e#cepţia faptului că tastele cu săgeata în sus şi cu săgeatăîn %os determină deplasarea cursorului între c)mpuri, nu între înregistrări. cceptaţivalorile pe care le-aţi introdus, e#ecut)nd clic pe 7nter sau 8ab.

$n modul de afişare al unui formular, ultima înregistrare din foaia de date este olinie pentru o e!entual, 4nregistrare ulterioar, ( , dacă nu alegeţi valoarea No pentru proprietatea Allow  Additions. +acă apăsaţi acest buton Access desc!ide un nformular cu

c)mpurile necompletate permiţ)nd introducerea de noi date."entru a edita datele e#istente, selectaţi înregistarea pe care o modificaţi şi operaţimodifcările în acelaţi fel cu cel utilizat în modul  Datasheet View.  Access  nu aplicămodificările aduse înregistrărilor în tabelul de origine dec)t după ce mutaţi indicatorul pentru înregistrări folosind butoanele de selectare a înregistrărilor (sau după ce alegeţi 5ecords6 7a!e 5ecord .

9ntrările pe care le-aţi adăugat şi editat v-au oferit condiţiile pentru testareaformularului. 8estarea unui formular pentru a avea garanţia că reuşeşte să îndeplinească

8/17/2019 Curs Access 2

4/8

obiectivele urmărite de dumneavoastră durează, de regulă, mult mai mult dec)t timpulnecesar creării formularului şi a interogării care stă la baza lui. $n timpul procesului detestare, s-ar putea să observaţi că ordinea c)mpurilor nu este aceea dorită sau caînregistrările din subformular nu sunt afişate în succesiunea dorită.

0rdinea în care este mutat cursorul de editare dintr-un c)mp în altul este determinată

de proprietatea "a# Order  a fiecărui control. Form Wizard  a stabilit ordinea tabulatoarelor asociate controalelor c)nd aţi creat formularul. "roprietatea prestabilită "a# Order   afiecărui c)mp este atribuită, încep)nd cu valoarea , în ordinea în care adăugaţic)mpurile.

"entru a sc!imba succesiunea intrarilor, de e#emplu, pentru a respecta modelulintrarilor dintr-un formular tipărit pe !)rtie, efectuaţi paşii următori:

- în modul Design View6 alegeţi View, "a# Order  pentru a afişa caseta de dialog "a#Order (Figura de mai %os

Fereastra "a# Order 

- ordinea intrărilor este reprezentată de succesiunea denumirilor c)mpurilor dinlista Custom Order 

- e#ecutati clic pe butonul  Auto Order , dacă doriţi să reordonaţi succesiuneaintrărilor de la st)nga la dreapta pe fiecare linie de c)mp, apoi de sus în %os

- trageţi orice control doriţi într-o nouă poziţie, e#ecut)nd clic pe butonul din stangadenumirii lui şi plas)ndu-l oriunde doriţi să apară în succesiunea intrărilor

- e#ecutaţi c lic pe O8  pentru a determina aplicarea modificărilor pe care le-aţie#ecutat

- e#ecutati clic pe Cancel  pentru a menţine succesiunea iniţială a intrărilor.ontroalele pe care Form Wizard le adaugă în formulare sunt numai un e#emplu alobiectelor de control oferite de Access. ;utina Form Wizard  a fost folosită pentru a creacontroale de tip etic!etă şi casetă de te#t pentru afişarea şi editarea datelor. cestea suntsuficiente pentru crearea unui formular convenţional de procesare a tranzacţiilor.

8/17/2019 Curs Access 2

5/8

6ituaţiile finale pun cel mai bine în valoare informaţiile conţinute într-o bază dedate.  Rapoartele  se constituie ca obiecte ale bazelor de date  Access$ "rin intermediulrapoartelor datele din tabele şi cele rezultate în urma interogărilor pot fi consultate şilistate într-un mod superior.

"rincipalele deosebiri dintre rapoarte şi formulare sunt:

- rapoartele sunt generate e#clusiv în vederea tipăririi şi, spre deosebire deformulare, sunt concepute pentru afişarea într-o fereastră- nu puteţi să modificaţi valoarea datelor folosite pentru un raport cu a%utorul

unui obiect de control din caseta cu instrumente, cum puteţi în cazul formularelor. $ncazul rapoartelor.  Access  ignoră comenzile utilizatorului specificate în casetelecombinate, prin butoanele de opţiune, casetele de validare şi alte elemente de acestgen. "uteţi însă să folosiţi aceste controale pentru a afişa valorile de căutare şi pentrua indica starea butoanelor de opţiune, casetelor de validare şi c)mpurilor 9es.No cuvalori derivate din liste cu mai multe opţiuni

- rapoartele nu au o vedere Datasheet , ci numai rint re!iew şi 5eport Design- puteţi să creaţi un raport nelegat care să nu fie legat de o sursa de date.

;apoartele nelegate sunt folosite drept ,,containere< pentru subrapoarte individualecare sunt legate de surse de date neînrudite- caseta de dialog  rinter 7etup  controlează marginile minime din st)nga,

dreapta, de sus şi de %os pentru raportul tipărit. +acă un raport este mai mic dec)tlăţimea ,,tipăribilă' a paginii, marginea din dreapta va fi determinată de configuraţiaraportului

- în rapoarte pe mai multe coloane, numărul coloanelor, lăţimea coloanelor şispaţierea lor sunt determinate de valorile din caseta de dialog rinter 7etup, nu decontroalele pe care le introduceţi dumneavoastră sau de proprietăţile pe care ledefiniţi în modul Design.

;apoartele create în  Access  au şi multe caracteristici comune cu formularele,

 printre care:-  su#rutinele 5eport Wizard   creează trei tipuri generice de rapoarte: cu osingura coloană, cu grupuri=totaluri şi cu etic!ete pentru adrese. "uteti sa modificatirapoartele create de 5eport Wizard  în funcţie de necesităţi. Funcţia subrutinei 5eport Wizard  este similară celei a subrutinei Form Wizard 

-  sec:iunile  conţin antetele şi subsolurile rapoartelor, care apar o dată laînceputul şi la sf)rşitul raportului, precum şi antetele şi subsolurile paginii, care sunttipărite la începutul şi la sf)rşitul fiecărei pagini

-  sec:iunile de grup din rapoarte, ca întreg, reprezintă ec!ivalentul secţiunii Detail  din formulare. >rupurile sunt adesea denumite #enzi6 iar procesul de grupare aînregistrărilor este denumit di!izare 4n #enzi$ "uteţi să adăugaţi antete de grup care

includ titlul fiecărui grup şi subsoluri de grup pentru tipărirea totalurilor parţiale alegrupurilor- controalele sunt incluse în rapoarte din caseta cu instrumente a programului

 Access, apoi sunt mutate şi redimensionate cu a%utorul marca%elor respective-  su#rapoartele pot fi înglobate în rapoarte în acelaşi mod în care sunt incluse

controalele de tip subformular în formularele principale.

;apoartele create în ccess pot fi clasificate în şase tipuri principale, numite şiconfigura:ii6 care sunt prezentate detaliat în lista următoare:

8/17/2019 Curs Access 2

6/8

- rapoartele cu o singur, coloan,  prezintă într-o singură coloană lungă decasete de te#t valorile fiecărui c)mp din fiecare înregistrare dintr-un tabel sau dintr-ointerogare. 0 etic!etă indică denumirea unui c)mp, iar o caseta de te#t din dreaptaetic!etei contine valorile

- rapoartele ta#elare au o coloană pentru fiecare c)mp din tabel sau interogare

şi tipăresc valorile fiecărui c)mp din înregistrări $n r)ndurile de sub antetul coloanei.+acă aveţi mai multe coloane dec)t încap într-o pagină, toate coloanele vor fi tipăriteîn ordine în paginile următoare, după care sunt tipărite următoarele grupuri deînregistrări

- rapoartele pe mai multe coloane sunt create din rapoarte cu o singură coloană,folosind tipul ,,coloana de ziar< sau ,,şerpuită' din editarea computerizată şi dinaplicaţiile pentru procesarea de te#t. 9nformaţiile care nu încap în prima coloană sunttrecute la începutul celei de a doua coloane şi aşa mai departe

- rapoartele cu grupuri.totaluri reprezintă tipul de raport cel mai des folosit.;apoartele cu grupuri=totaluri sintetizează datele pentru grupuri de înregistrări, apoicalculează totalurile generale la sf)rşitul raportului

- etichetele de adrese reprezintă un tip deosebit de raport pe mai multe coloane,care determină tipărirea numelor şi adreselor (sau a altor date multic)mp în grupuri.Fiecare grup de c)mpuri reprezintă o celulă într-o reţea. onfiguraţia etic!eteiautocolante pe care tipăriţi determină numărul de linii şi de coloane care încap într-o pagină

- rapoartele nelegate  conţin subrapoarte create pe baza unor surse de dateneînrudite, de genul tabelelor şi interogărilor.

 Access oferă instrumente evoluate de proiectare a rapoartelor, uşur)nd astfelfoarte mult munca utilizatorilor care doresc să pună în valoare rezultatele interogărilor lor. ?i aici este posibil lucrul cu &vră%itori' iar setul de obiecte oferit proiectanţilor înmodul Design View este similar celor de la formulare. "entru proiectarea rapoartelor sunt

disponibile o multitudine de controale: c)mpuriletext #ox

ce pot fi formatate pentruafişarea datelor, etic!etele (la#els, subrapoartele, obiectele image, obiectele tip figurigeometrice, etc v)nd la dispoziţie aceste tipuri de controale, prin îmbinarea lor, proiectarea rapoartelor devine accesibilă şi celor fără o pregătire informatică superioarăîn acest domeniu.

tunci c)nd vom comuta în fereastra de prezentare a bazei de date în secţiuneaobiectelor de tip raport, pe ecran vor apărea, aşa cum am văzut şi la celelalte tipuri deobiecte, cele două modalităţi de creare a obiectelor de tip raport (Figura @A@:

- Create report in Design View;- Create report #& using wizard  .

0pţiunile sunt similare celor de la formularele şi oferă aceleaşi posibilităţi de proiectareîn modul Design View sau în lucrul cu wizard -ul. 3ac!eta de proiectare vizuală şi caseta"ool#ox a unui raport, obţinute în urma selectării opţiunii Create report in Design View .8itlul raportului şi data listării se scriu de obicei în secţiunea 5eport eader , capul detabel al raportului (ce va trebui să fie prezent pe fiecare pagină în  age eader , liniiletabelului în  Detail , numărul de pagină în  age  Footer , locurile pentru semnături şi probabil totalurile generale în 5eport   Footer$

8/17/2019 Curs Access 2

7/8

"entru a crea acest raport selectaţi opţiunea Create report #& using wizard :e#ecutaţi clic pe comanda rapida  5eports  din fereastra  Data#ase  şi e#ecutaţi clic pe butonul New. ccess va afişa caseta de dialog New 5eport)

- ca şi formularele, rapoartele au nevoie de o sursa de date, care poate fi un tabelsau o interogare. 6electaţi 5eport Wizard6 apoi "a#el date asigurat  dintre opţiunile oferite

în lista derulantă. 7#ecutaţi clic pe O8 - prima casetă de dialog vă permite să selecaţi c)mpurile pe care doriţi să le afişaţiîn cadrul raportului (e# :Contract6 Datas incheierii contractului6 Nume6 renume6

8/17/2019 Curs Access 2

8/8

$n modul Design se poate observa:- titlul raportului "a#el date asigurat  scris într-un control "ext #ox în secţiunea

 5eport eader - conţinutul tabelului în secţiunea Detail data ( >Now* +  şi numărul de pagină age C(dacă derulaţi raportul pentru a face

vizibilă partea din dreapta %os a raportului în age Foote$r "rimul pas în modificarea raportului creat de wizard  este modificarea controalelor e#istente în raport. 8oate operaţiunile care le puteţi efectua cu controalele disponibile înmodul Design (ştergere, repoziţionare, editare se realizează în mod similar modului deutilizare în cazul formularelor ( Form Design. "entru a efectua o operaţie asupra unuiobiect de control, selectaţi obiectul asupra căruia doriţi să îi sc!imbaţi proprităţile, apoiaplicaţi acţiunea dorită. ;edimensionaţi şi redenumiţi c)mpurile, sc!imbaţi culoareafontului şi proprietăţile raportului generat în mod automat, repoziţionaţi etic!etele înscopul de a face mai mult loc pentru coloanele mai mari pentru a obţine un raport inconfiguraţie finală. "entru a vedea modul în care se refletă acţiunile pe care le efectuaţi înconfiguraţia raportului, e#ecutaţi clic periodic pe  rint    re!iew  de pe bara cu

instrumente.$n caseta de dialog  rint 7etup, puteţi să modificaţi valorile pentru variantatipărită a raportului. "rocedura pentru tipărirea unui raport include tipărirea datelor conţinute în tabele şi în interogări, precum şi în formularele singulare sau continue.

"entru a modifica marginile de tipărire pentru un raport alegeţi  File6 age 7etup pentru a desc!ide caseta de dialog age 7etup . aseta de dialog age 7etup seamănă cucasetele de dialog rint   şi  age 7etup din alte aplicaţii sub Windows, av)nd o secţiune pentru marginile de tipărire. "entru a mări cantitatea de informaţii dintr-o pagină, trebuiesă reduceţi marginile de sus şi de %os. 6elect)nd caseta de validare  rint Data Onl&, puteţisă determinaţi tipărirea numai a datelor din raport secţiunile antetelor şi subsolurilor raportului şi paginilor nu vor fi tipărite.