d m update data quality

B2B Data Quality DM Update Seminar 12 maart 2010 1

B2B DATA QUALITY

DM Update Seminar

12 maart 2010

Presentation given by Spectron Business Solutions for DM Institute


AGENDA

• Wat is Data Quality?

• B2B markt in België

• Veranderingen in B2B gegevens

• Oplossingen intern en extern


WAT IS DATA QUALITY?

• Algemene definitie

• Oorzaken

• Problemen

• Uitdagingen


Algemene definitieDATA QUALITY

2. The state of completeness, validity, consistency, timelessness and accuracy that makes data appropriate for specific use.


Jur. Vorm Bedrijfsnaam Taal Straat Huisnr Postcode Woonplaats Ond. Nr Tel.

Kellogs Benelux NL Belgicastraat 7/10 1930 Zaventem

SA Delhaize Group FR Rue Osseghem 53 1080 Bruxelles 546.99.99.001

NV Copimex NL Bilkensveld 2 1500 Halle 2899999999

Restaurant Torenhuyze NL Rijkestraat 10 9968 Oost-Eeklo 09/373.43.63

Statu Quo FR rue de Schaerbeek 42 6660 Houffalize +32/61.28.97.23

NV DKV Belgium Bisschofsheimlaan 1-8 1000 Brussel

NV Fortis Bank NL Warandeberg 1000 Brussel 403.199.702

SA AG Insurance NL E.Jacqmainlaan 53 1000 Bruxelles 0404494849

NV KBC Autolease NL Telecomlaan 8 1831 Diegem 02/722.77.77


• Completeness (volledigheid): is alle nodige informatieaanwezig?

Source: The Data Warehousing Institute, 2002


• Validity (validiteit): vallen de data waarden binnen de aanvaardbare normen van uw business/sector?




Kellogs Benelux Belgicastraat 7/10 1930 Zaventem






NV Fortis Bank Warandeberg 1000 Brussel 403.199.702


NV KBC Autolease Telecomlaan 8 1831 Diegem 02/722.77.77


• Consistency (consistentie): worden de data elementenvoortdurend gedefinieerd, onderhouden en begrepen?




Kellogs Benelux Belgicastraat 7/10 1930 Zaventem






NV Fortis Bank Warandeberg 1000 Brussel 403.199.702


NV KBC Autolease Telecomlaan 8 1831 Diegem 02/722.77.77



Kellogs Benelux NL Belgicastraat 7/10 1930 Zaventem



Restaurant Torenhuyze NL straat 10 9968 Oost-Eeklo 09/373.43.63



NV Generale Bank NL Warandeberg 1000 Brussel 403.199.702


NV KBC Autolease NL Telecomlaan 8 1831 Diegem 02/722.77.77

• Accuracy (accuraatheid): reflecteert de data de huidigerealiteit?



Verhuisd => Diestesteenweg, Leuven


• Timeless (tijdloos): is de data beschikbaar indiennodig (en up-to-date)?

• Accessibility (beschikbaarheid): is de data eenvoudig beschikbaar en eenvoudig te gebruiken?




OorzakenDATA QUALITY PROBLEMEN

12%

25%

26%

34%

46%

48%

53%

76%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

other

data entry by customers

system errors

external data

mixed expectations by users

data migration project

changes to source systems

data entry by employees

Source: The Data Warehousing Institute, 2002 + study Capscan Aug. 2008 confirms


ProblemenSLECHTE DATA QUALITY

5%

38%

54%

62%

64%

72%

81%

87%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

other

compliance problems

lost revenu

customer dissatisfaction

delay in deploying a new system

extra costs (dupl., post return)

loss of credibility

take extra time to reconciliate data

Source: The Data Warehousing Institute, 2002 + study Capscan Ltd. Aug. 2008 confirms


Grootste data uitdagingenVANDAAG

Source: Graham Rhind, Capscan Ltd. Aug. 2008, perception versus reality


AGENDA





• Case: fusie 2 bedrijven

• Vragen


B2B MARKT IN BELGIE

• Kenmerken:– KMO’s

– Zelfstandigen

– Vrije beroepen

– VZW’s

– Verenigingen (sport, cultuur, …)

– Overheid

– …


AGENDA






• Vragen


VERANDERINGEN IN B2B DATA

• Bedrijfsnaam• Adres• Ondernemingsnummer• Juridische vorm• Juridische status• Contactgegevens:

– Telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres– Contactpersonen


Bedrijfsnaam

• Naamswijzigingen

• Uithangbord

• Afkortingen

• 2 talen


Adres

• Verhuizingen• Straatnamen in 2 talen• Afkortingen• Maatschappelijke zetel vs vestiging

België:- 140.000 straten in België- 5 Mio adressen


Ondernemingsnummer

• Uniek nummer

• Niet voor iedere entiteit/natuurlijk persoon

• Voordelen en nadelen van ondernemingsnummer?– Hoe gegevens ingebracht?

– Maatschappelijke zetel (= ondernemingsnummer) vs vestiging (geen ondernemingsnummer)


Juridische vorm

• Zelfstandigen

• N.V.

• B.V.B.A.

• C.V.

• VZW

• …


Juridische toestandCode Definitie

A Actief

C Concordaat

F Faillissement

G Geannuleerd dossier

I Intrekking faillissement of concordaat

N Niet actief (natuurlijke personen)

O Opschorting of uitstel van betaling

S Ontbinding of vereffening

U Fusie, splitsing of verzameling van aandelen

V Niet actieve vestiging

Z Stopzetting activiteiten


Contactgegevens

• Telefoonnummer

• Faxnummer

• E-mail adres:– Soft bounces – hard bounces

– Veranderen van e-mailadres

Source: NFO Worldgroup


Contactpersonen

• Job veranderingen:– van bedrijf veranderen– van functie veranderen

• “What’s in a title?”• Grote vs. kleine bedrijven• Wat te doen met post voor een contactpersoon

uit dienst?– doorgeven aan nieuwe contactpersoon?– signaleren?– vuilbak?


AGENDA






• Vragen


OPLOSSINGEN INTERNHoe aanpakken?

1. Preventief: v vermijden dat fouten in systeem komen

2. Behandeling: v analyseren en opkuisen van de bestaande

gegevens in database

3. Schade beperking: v verbeteren op basis van gebruik foute gegevens


1. Preventiefvermijden dat fouten in systeem komen

• bij data entry:v Gebruik masks (bv: )

v Optimaliseer formaten (bv: …………………………@................)

v Gebruik referentie data (bv: straatreferentie bestand)

v Gebruik DQ software (bv: QAS)

v Gebruik ASP-tools

• wanneer externe data wordt toegevoegd aan uw DB:v Gebruik ETL (Extract, Transform and Load)-tools, om compliance met

uw beheersregels te garanderen


2. Behandelinganalyseren en verbeteren bestaande gegevens

• gebruik analyse (statistieken, formules, …) om lege velden, abnormale waarden en inconsistente structuren teidentificeren (bv. SAS)

• gebruik DQ software (in-source)

• gebruik batch opkuis in service bureau (out-source, e.g. WDM Belgium, Spectron, …)


3. Schade beperkingverbeteren door gebruik foutieve gegevens

• Encodering van Mail-ID feedback (De Post)

• Encodering van post retours (bv. De Post)

• Call center (klachten, …)

• Cfr. Data Entry technieken


OPLOSSINGEN EXTERN

1. Hoe kwaliteit van data meten?

2. Data Quality traject

3. ROI en Data Quality


OPLOSSINGEN EXTERNHoe kwaliteit van data meten?

1. Interne audit via externe software (SAS, Siebel, Oracle, …)

2. Externe audit:v Kwaliteit NAW en Ondernemingsnummer

v Actief of niet-actief

v Dubbels

v Consistentie alle gegevens samen


OPLOSSINGEN EXTERNData Quality traject?

ACE principe:

3 stappen om uw datakwaliteit te verbeteren


AUDIT: wat is de huidige datakwaliteit van uwbestand? v structuur van het bestand

v foutieve adressen (adres, naam, BTW, …)

v inactieve bedrijven (faling, stopzetting, …)

v aantal dubbels

v profiel op basis van omzet/WN/activiteit

Data Quality trajectAUDIT


CLEAN: opkuisen van uw bestand?

v herstructureren (alles in het juiste veld)

v standaardiseren (schrijfwijze adres, …)

v opsporen dubbele adressen

v valideren van gegevens op juistheid

Data Quality trajectCLEAN


input bestand

herstructuring

BVBA MolopDhr Jan PetersWetstraat 151000 Brussel

BEDRIJF CONTACT STRAAT WOONPLAATSBVBA Molop Jan Peters Wetstraat 15 1000 Brussel

JURIDISCHE VORM BVBANAAM BEDRIJF MolopVOORNAAM JanNAAM PetersAANSPREKING DhrSTRAAT WetstraatHUISNR 15POSTCODE 1000PLAATS BrusselTAAL NL

Data Quality trajectCLEAN: herstructureren


Data Quality trajectCLEAN: standaardiseren

Bestand =

resultaat data verzameling via

verschillendekanalen

...Wetstr. 10 1070Wetstraat, 123 B 1040 BruxellesWettstraat 123 1040 EtterbeekWet 21 Brux.Wetstr. 10 1040 Rue de loi 54 1040 BruxellesLa loi 89 Bruxellesr. Loi 42 B09 BrusselsRue de la loi 1040 EtterbeekLoi 204 Etterbeek78, r. de la loi Bruxelles (1040)Bruxelles R. de Loi 22...


Data Quality trajectCLEAN: standaardiseren

standaardisatie adressen

...Wetstraat 10 1040 BrusselsWetstraat 123 B 1040 BrusselsWetstraat 123 1040 BrusselsWetstraat 1040 BrusselsWetstraat 10 1040 BrusselsRue de la Loi 54 1040 BruxellesRue de la Loi 89 1040 BruxellesRue de la Loi 42 B09 1040 BruxellesRue de la Loi 1040 BruxellesRue de la Loi 204 1040 BruxellesRue de la Loi 78 1040 BruxellesRue de la Loi 22 1040 Bruxelles...


Data Quality trajectCLEAN: ontdubbelen

• Hoe ontstaan dubbels?1) Bij fusies en overnames

2) Input medewerkers

3) Beperkte visibiliteit en linken tussenverschillende systemen

4) Externe bestanden

Source: Business objects. Data Quality: A survival guide for marketing, 2008



• Ontdubbelen: wat heb ik? wat wil ik?vmeerdere contactpersonen binnen bedrijf?vmeerdere adressen van bedrijf

(leveringsadres, facturatie-adres, exploitatie-adres, …)

vverschillende bedrijfsnamen: afkorting, maatschappelijke naam, commerciële naam, …

vprospecten versus klantenvmarketing campagne versus operationeelvunderkill versus overkill



• Ontdubbelen: hoe?vop niveau van bedrijf-adres

vop niveau van contactpersoon-adres

vop niveau van bedrijf + historieken

vop niveau van ondernemingsnummer

v op niveau van adres

v …


Op basis van gegevens in input: NAW, BTW, telefoon, … => t.o.v. historieken en huidige gegevens

Data Quality trajectCLEAN: valideren

Arvato Services NVSatenrozen 22550 KONTICH

referentiebestand

Spectron Business Solutions NVVerlatstraat 102000 ANTWERPEN

vergelijken


ENRICH: toevoegen van relevante informatieover uw klanten en prospecten aan uw bestand

v contactgegevens (telefoon, fax, URL, e-mailadres, …)

v bedrijfseconomische gegevens (BTW, omzet, faillissement, …)

v geografische gegevens (industriezone, …)

v sector, activiteit

Data Quality trajectENRICH


SILOMATWetstraat 1 1000 Brussel

SILOMAT NVHaachtsesteenweg 2 bus 51210 Brussel

verrijkte gegevens

Data Quality trajectENRICH

referentiebestandVergelijken

Tel 02/241.07.07Zaakvoerder Mevr. Linda De RooverActiviteitscode JuwelierAantal werknemers 1-5Omzet 750.000 euro


ROI en DATA QUALITY

• Kosten die “eenvoudig” te meten zijn:v verbetering klantenbehoudv vermindering mailing kostenv vermindering post retourv verbetering mailing succes ratiov vermindering telemarketing kostenv vluggere verwerking van klantengegevensv churn analysev fraude detectiev …


ROI en DATA QUALITY

• Kosten die “moeilijk” te meten zijn:v accuratere analyse zal beslissingsproces

vergemakkelijken

v verlies van geloofwaardigheid

v klantenontevredenheid

v ontevredenheid werknemers

v imagoverlies

v dalende concurrentiële positie

v…


“For data to be truly pervasive it cannot be limited to a single business domain such as customer, financial, product or asset data but must be applied across the organisation to all areas.”

Philip Howard, Pervasive Data Quality, Bloor Research, Oct. 2009


BESLUIT

• DQ = strategie (LT, gans het bedrijf)

• Goed begonnen, half gewonnen

• Ken uw bestand (objectieven)

• 100% kwaliteit bestaat niet

• Gebruik elk contact de klant om data te controleren


VRAGEN

Spectron Business Solutions

Katie Smekens

[email protected]

www.spectron.be

03/610.33.00

Stratics

Kris Vranken

[email protected]

www.linkedin.com/in/krisvranken

d m update data quality

Devices & Hardware