Lotusday 2009Hagen, 8. September 2009 - Arcadeon

TimeFleX Gruppenkalender

Referent: René AnstötzSDFE

D2

Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 2

TimeFleX

Gruppenkalender für Lotus Notes

• Die Kalenderfunktionen können als vollständiges Zeitmanagement für einzelne Personen eingesetzt werden.

• Der Kalender ist Bestandteil der Mail Datenbank.

• Folgende Funktionen stehen im Lotus Notes Kalender zur Verfügung:

- Termine- Ganztageseinträge- Erinnerung- Besprechungen - Jahrestage

Alle Kalendereinträge können mit Alarm- und Wiederholungs-funktionen versehen und als privat markiert werden.

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Was bietet Lotus Notes für den einzelnen Mitarbeiter?

• Durch die Freigabe einer Delegierung können andere Mitarbeiter auf die Kalenderdaten schreibend/lesend zugreifen

• Einen integrierten Gruppenkalender (Zugriff BusyTime)

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Was bietet Lotus Notes für die Gruppenterminplanung?

Informativ / Übersichtlich ?

• Lotus Notes Datenbanken mit zeitbasierten Agenten oderAddIn Server Task

• Kontinuierlicher Abgleich der Kalenderdaten • Pro Gruppenkalender eine Lotus Notes Datenbank

Was bedeutet dies für die Praxis ?

1000 Mitarbeiter mit 20 Mitarbeitern / Abteilung50 Gruppenkalender (Datenbanken)

Angenommen jeder Mitarbeiter hat im Durchschnitt 2 Termine pro Tag an 200 Arbeitstagen im Jahr.

1000 x 2 x 200 = 400.000 Termine

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Welche Lösungen gibt es für die Gruppenterminplanung unter Lotus Notes?

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Was bietet TimeFleX

• Direktzugriff• Stets aktuelle Daten (keine „time lags“)• Keine redundanten Daten• Abbildung aller Gruppenkalender innerhalb einer Datenbank• Cluster Failover• Offline-Betrieb (optional)• Zentrale Nutzerverwaltung (optional einzustellen)• Kurze Implementierungszeiten• Sprachmodul• Schnellauswahl anzuzeigender Personen• ...

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Anforderungen aus der Praxis

Notes User01 möchte seine Kalender seinem Team A, in einem Gruppenkalender zur Verfügung stellen

Team A von Notes User01

Durch ein weiteres Projekt wird Notes User01 bei einem weiteren Team eingesetzt

Team B von Notes User01

An der Zentrale, soll eine Auskunft über die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter möglich sein

Kalender von Notes User01

Zentrale

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Wie arbeitet TimeFlex?

TimeFleX.nsf (backend)

Lotus Notes / TimeFleX Client

Mail Datenbanken BusyTime

- ACL der Maildatenbank- Zugriffsrechte TimeFleX- Lese-/Schreibzugriff

- Zugriffsrechte belegte Zeit- Lesezugriff

Optional zur ACL, Zugriffssteuerung auf Kalenderdaten durch TimeFleX

Optionale Vorgabe von Gruppenkalendern

Zahlen aus der Praxis (Beispiel einer Installation):• 15.000 Benutzer• 18.000 Gruppenkalender• Eine TimeFleX Datenbank ca. 200 MB

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Optionale Zugriffssteuerung und Vorgaben?

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Jahresansicht/Monatsansicht (bis zu 14 Monate)

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Tagesansicht mit komprimierter Wochenansicht

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Wochenansicht

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TimeFleX Eingabe-/ Bearbeitungsdialog

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TimeFleX im Einsatz

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Auszug TimeFleX Referenzen

Deutscher Bundeswehrverband

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TimeFleX Gruppenkalender / Meilensteine

Ein Blick auf die Composite Application von TimeFleX

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TimeFleX Gruppenkalender

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