database stock location untuk optimalisasi stock accuracy

117

Industria: Jurnal Teknologi dan Manajemen Agroindustri

Volume 8 Nomor 2: 117-132 (2019)

Industria: Jurnal Teknologi dan Manajemen Agroindustri

http://www.industria.ub.ac.id

ISSN 2252-7877 (Print) ISSN 2548-3582 (Online)

https://doi.org/10.21776/ub.industria.2019.008.02.5

Perancangan Sistem Database Stock Location untuk Optimalisasi Stock Accuracy

pada Gudang Pengemasan Suatu Perusahaan Minuman

Design of Stock Location Database System for Optimizing the Stock Accuracy

of Beverage Company Packaging Warehouse

Rizki Alfi, Wulan Triyani* Department of Agro-Industry Engineering, Polytechnic of ATI Padang,

Jl. Bungo Pasang Tabing, Padang 25171, Indonesia

*[email protected] Received: 08th October, 2018; 1st Revision: 08th April, 2019; 2nd Revision: 05th July, 2019; Accepted: 22nd July, 2019

Abstrak

PT Suntory Garuda Beverage merupakan perusahaan Joint Venture antara perusahaan manufaktur Indonesia

dengan perusahaan minuman dari Jepang. Perusahaan ini telah menjadikan gudang sebagai faktor penggerak

untuk memperlancar kegiatan produksi, terutama gudang material. Nilai stock accuracy gudang pada saat ini

belum optimal dengan standar KPI adalah 99,95%. Penelitian ini bertujuan untuk menemukan akar penyebab

masalah sehingga stock accuracy packaging material menjadi lebih optimal serta memberikan upaya perbaikan

yang dapat digunakan untuk meningkatkan nilai stock accuracy gudang packaging material. Jenis penelitian yang

dikembangkan adalah penelitian ex-post facto yaitu pengumpulan data dilakukan melalui wawancara serta

observasi langsung untuk mengamati proses yang tidak sesuai dengan SOP terkait alur dan proses pergudangan.

Hasil penelitian menggunakan fishbone diagram menunjukkan penyebab utama adalah kurang pengontrolan

pergerakkan material pada saat berada di ruang penyimpanan melalui stock opname harian karena jumlah tenaga

operasional gudang yang berkurang. Rekomendasi perbaikan berupa sistem database stock location menggunakan

Microsoft Access 2007 yang dapat digunakan sebagai pusat monitoring harian. Database ini merupakan rancangan

dalam upaya meningkatkan akurasi stok gudang pengemasan. Uji coba bersama berbagai pihak yang telah

direncanakan di gudang pengemasan PT Suntory Garuda Beverage perlu dilakukan untuk mengetahui apakah

database ini dapat meningkatkan akurasi stok gudang.

Kata Kunci: database lokasi stok, diagram tulang-ikan, keakuratan stok

Abstract

PT Suntory Garuda Beverage is a joint venture between an Indonesian manufacturing company and a

beverage company from Japan. This company has made warehouses as a driving factor to facilitate production

activities, especially warehouse material. The accuracy of the warehouse stock is still not optimal with the KPI

standard is 99.95%. This study aims to find the root cause of the problem so that stock accuracy packaging

material becomes more optimal and provides improvement that can be used to increase the stock accuracy of

packaging materials warehouse. The type of this research is ex-post facto research where data collection is done

through interviews and direct observation for any installation process that is not in accordance with the SOP

regarding the flow and warehousing process. The results of the study using fishbone diagram show that the main

cause is less control of material moving in the warehouse using daily stock record due to the lack of operational

worker. Recommendations for improving the stock accuracy database system using Microsoft Access 2007, which

can be used as a daily monitoring center. This database is a design to increase stock accuracy of packaging

material warehouse. Verification by stakeholders should be carried out at the PT Suntory Garuda Beverage

packaging material warehouse to verified the improvement of stock accuracy.

Keywords: fishbone diagram, stock accuracy, stock location database

PENDAHULUAN

Gudang merupakan sebuah fasilitas yang

berfungsi untuk menyimpan barang yang akan di-

gunakan dalam proses produksi maupun penju-

alan. Namun, pada perkembangannya gudang saat

ini bukan lagi sekedar ruangan untuk menyimpan

saja melainkan sebagai komponen yang terinte-

grasi dan selalu berupaya memperoleh kemajuan,

dan tidak pernah puas dengan cara yang dipakai

118

Perancangan Sistem Database Stock...

Industria: Jurnal Teknologi dan Manajemen Agroindustri 8(2): 117-132 (2019)

saat ini (Warman, 2010). Salah satu cara yang te-

pat dalam mengukur performa kerja adalah de-

ngan menilai standar Key Performance Indicator

(KPI) yang telah ditetapkan. Penilaian KPI peru-

sahaan atau divisi terkait dapat digunakan untuk

menindaklanjuti aktivitas pendukung yang telah

dilakukan sebuah divisi (Richards, 2014). KPI

merupakan indikator kunci yang digunakan untuk

mengukur hasil kemajuan kerja dibandingkan

dengan target yang telah ditentukan (Parmenter,

2007).

Stock accuracy juga merupakan salah satu

indikator penting dalam mengukur kinerja gu-

dang. Indikator kinerja menggambarkan beberapa

aspek kinerja yang sangat kritis dari sebuah peru-

sahaan yang akan menentukan sukses tidaknya

perusahaan tersebut pada masa kini maupun pada

masa depan (Wibisono, 2011). PT Suntory Garu-

da Beverage dalam perkembangannya telah men-

jadikan gudang material sebagai roda penggerak

agar mampu memenuhi kebutuhan proses pro-

duksi sehingga proses produksi dapat berjalan

lancar. Selama ini, ketidakakuratan pencatatan

pada gudang material PT Suntory Garuda Beve-

rage masih menjadi masalah yang belum dapat

dipecahkan dan dianggap sebagai bentuk penyim-

pangan atas ketentuan yang telah ditetapkan. Pada

gudang material PT Suntory Garuda Beverage

telah ditetapkan untuk target stock accuracy yang

harus dicapai pada tahun 2017 adalah sebesar

99,95%. Artinya tingkat kesalahan yang boleh

terjadi hanya 0,05%. Target ini lebih tinggi diban-

dingkan pada target KPI pada tahun 2016 yaitu

99,80%. Gambar 1 menunjukkan data hasil stock

accuracy gudang material yang terdiri dari dua

jenis material yaitu raw material dan packaging

material.

Berdasarkan Gambar 1, dapat disimpulkan

bahwa selama enam bulan pertama tahun 2017,

frekuensi nilai stock accuracy mengalami per-

ubahan yang signifikan. Hanya selama dua bulan

saja nilai stock accuracy tersebut mencapai target

KPI dan packaging material menjadi jenis ma-

terial yang sering mengalami ketidakakuratan ter-

sebut. Langkah pertama yang harus dilakukan un-

tuk mendapatkan solusi terbaik dalam mengopti-

malkan stock accuracy adalah menemukan akar

penyebab masalah dengan melakukan analisa ter-

hadap semua aktivitas utama pergudangan baik

itu aktivitas penerimaan, penyimpanan dan pengi-

riman. Kemudian menemukan alternatif solusi

yang paling layak untuk mengendalikan pergerak-

an material pada saat berada diruang penyimpa-

nan. Semakin kita menyadari bahwa gerak ba-

rang adalah masalah ilmiah, semakin tanggap kita

untuk tugas tersebut memerlukan tenaga ahli

(Warman, 2010).

Dalam penelitian ini, penulis mengembang-

kan metode fishbone diagram untuk menemukan

faktor penyebab stock accuracy yang belum opti-

mal. Kemudian merancang sistem informasi seba-

gai bentuk adaptasi dari papan monitoring yang

sebelumnya tidak dikelola dengan baik. Papan

monitoring berguna untuk melacak dan memo-

nitor lokasi serta pergerakan material terutama

untuk packaging material sehingga stock accura-

cy dapat mencapai nilai yang optimal. Metode

fishbone diagram digunakan untuk menemukan

faktor penyebab stock accuracy yang belum opti-

mal melalui pendekatan five whys, kemudian sete-

lah masalah utama didapatkan maka dirancanglah

sebuah sistem informasi sebagai bentuk adaptasi

dari papan monitoring yang sebelumnya tidak

dikelola dengan baik yang berguna untuk melacak

dan memonitor lokasi serta pergerakan material.

Selain itu, apabila sebuah sistem dapat dilaksana-

kan dengan terstruktur maka dapat meningkatkan

efektifitas waktu kerja menjadi lebih baik.

Gambar 1. Nilai Stock Accuracy RM-PM Periode Januari-Juli 2017

98,60%

98,80%

99,00%

99,20%

99,40%

99,60%

99,80%

100,00%

100,20%

100,40%

100,60%

Januari Februari Maret April Mei Juli

Nil

ai

Sto

ck A

ku

rasi

Bulan

Stock Accuracy RMPM Bulan Januari-Juli 2017

Stock Accuracy PM

Stock Accuracy

RMBB

BA

119



Penerapan sistem informasi pernah diguna-

kan dalam penelitian oleh Bassil (2012) dalam

mendesain data gudang. Sistem informasi dapat

membantu para pengambil keputusan dalam me-

ninjau performa gudang serta dalam menganalisis

data yang ada dalam gudang tersebut terutama

data tentang barang apa saja yang sedang berada

dalam ruang penyimpanan. Penelitian Arif &

Purwoko (2018) tentang sistem informasi di gu-

dang rumah sakit menggunakan Microsoft Access

menghasilkan kesimpulan bahwa Microsoft Ac-

cess mampu mengakomodir kinerja staf dalam

menyediakan informasi stok serta penurunan

waktu dalam pembuatan laporan transaksi. Hasil

penelitian oleh Prasetyo, Priyambadha, & Arwan

(2018) perancangan sistem informsai di rumah sa-

kit dapat mengatasi permasalahan sistem manual

di rumah sakit seperti pencatatan, penyimpanan

dan pengolahan laporan barang. Kemudian pene-

litian oleh Adiguna, Saputra, & Pradana (2018)

membuktikan bahwa kebutuhan sistem dengan

perancangan sistem bersifat konsisten dan benar

untuk digunakan pada sistem informasi gudang

dengan persentase 100% dari hasil uji correct-

ness. Penelitian lain oleh Santoso, Maryani, &

Rosmana (2017) usulan perancangan sistem in-

formasi gudang sangat bermanfaat untuk para pe-

kerja dalam menghitung jumlah barang yang ada

di gudang perusahaan non inventory. Penelitian

oleh Iryaning (2008) sistem informasi gudang sa-

ngat bermanfaat dalam mengakses inventory gu-

dang, memudahkan manajerial dalam mengambil

keputusan serta permintaan terhadap barang dapat

dilakukan dengan cepat dan mudah dengan mem-

perhatikan jumlah persediaan yang ada.

Berdasarkan latar belakang masalah yang

telah disampaikan, tujuan penelitian ini adalah

untuk mengetahui faktor penyebab ketidakakurat-

an stock accuracy untuk packaging material serta

untuk mengetahui bentuk rancangan sistem data-

base stock location yang digunakan sebagai pusat

monitoring sebagai upaya pengoptimalan stock

accuracy kedepannya.

METODE PENELITIAN

Penelitian ini dilaksanakan di PT Suntory Ga-

ruda Beverage pada divisi gudang material untuk

jenis packaging material. Penelitian yang dikem-

bangkan adalah penelitian deskriptif ex-post facto

yaitu penelitian yang dilakukan setelah kejadian

itu terjadi. Bertujuan untuk menemukan penyebab

yang memungkinkan perubahan fenomena dise-

babkan oleh suatu peristiwa tertentu. Pengum-

pulan data dilakukan melalui observasi dengan

mengamati secara langsung semua aktivitas per-

gudangan mulai dari penerimaan, penyimpanan

dan pengiriman yang kemudian dilakukan wa-

wancara kepada tenaga kerja yang terlibat lang-

sung pada proses pergudangan. Setelah semua

data didapatkan, langkah selanjutnya adalah de-

ngan melakukan analisa akar masalah penyebab

stock accuracy belum optimal menggunakan pen-

dekatan five whys yang kemudian digambarkan

dalam diagram tulang ikan. Kemudian dilakukan

perancangan database sebagai bentuk perbaikan

mengoptimalkan nilai stock accuracy. Dalam me-

lakukan perancangan database stock location pe-

nulis menggunakan metode terstruktur berupa:

a. Aliran sistem informasi mengenai stock loca-

tion

Bagan alir sistem informasi digunakan untuk

menggambarkan aliran dari dokumen-doku-

men yang berada dalam sebuah database.

Pada database stock location, aliran dokumen

tersebut dimulai dari kedatangan material

sampai dengan permintaan oleh bagian pro-

duksi. Aliran informasi yang terbentuk dari

sistem ini nantinya akan memiliki perbedaan

pada sistem lama yang telah berjalan. Sistem

ini menghasilkan kegiatan pengontrolan yang

lebih disiplin dibandingkan dengan sistem

yang lama dalam hal penentuan lokasi pe-

nyimpanan, baik pada saat penerimaan mau-

pun pada saat pengiriman material.

b. Diagram konteks (Context Diagram)

Diagram konteks merupakan gambaran me-

nyeluruh dari data flow diagram yang digam-

barkan secara umum. Diagram konteks ini

menggambarkan pihak-pihak mana saja yang

akan berhubungan dengan sistem yang akan

dirancang serta output dan peran yang akan

menjadi tanggung jawabnya ketika sistem ini

dioperasikan.

c. Diagram arus data (Data Flow Diagram)

Diagram arus data digunakan dalam meng-

gambarkan arus data di dalam sistem secara

terstuktur dan jelas serta dapat menggambar-

kan arus data dari suatu sistem yang telah ada

atau sistem baru yang akan dikembangkan.

Dalam sistem yang akan dirancang ini terdiri

dari tiga arus data, yaitu untuk proses pene-

rimaan, penyimpanan atau akan lebih dikenal

dengan lokasi material serta proses pengi-

riman material.

120



d. Hubungan antar tabel pada rancangan data-

base

Hubungan antar tabel atau entity relationship

diagram akan menggambarkan hubungan

yang terjadi antar setiap tabel yang ada dalam

database stock location ini, terdiri dari tabel

material, penerimaan, lokasi stok dan pengi-

riman. Pada database stock location ini tabel

material akan menjadi master data. Tabel-

tabel seperti penerimaan, pengiriman dan lo-

kasi material akan mengacu pada tabel mate-

rial untuk nomor, nama dan satuan material.

Adapun software database yang digunakan

adalah Microsft Access 2007 karena software ini

merupakan aplikasi yang terdapat pada Micro-oft

Office sehingga tidak memerlukan biaya tambah-

an untuk instalasi software, tampilannya seder-

hana dan mudah dimodifikasi. Microsoft Access

juga dapat mengeksekusi perintah yang diingin-

kan. Alur dari metodologi penelitian dapat dilihat

pada Gambar 2.

Gambar 2. Alur Metodologi Penelitian

MULAI

Identifikasi Masalah

Stock accuracy gudang belum optimal

Studi Kepustakaan

a. Konsep gudang dan pergudangan

b. Ukuran kinerja gudang

c. Database stock location dalam gudang

d. Five whys analysis

e. Fish-bone diagram

Observasi dan Wawancara

a. Kondisi mengenai aktivitas pergudangan material

b. Proses dalam pergudangan (penerimaan, penyimpanan,

pengiriman), stock opname harian dan QC Incoming

c. Data hasil stock opname bulanan periode Januari-Juni

2016

Pengumpulan Data:

a. Proses pergudangan (penerimaan, penyimpanan, pengiriman material)

b. Flow process QC Incoming dan Stock opname harian

Pengolahan Data:

a. Identifikasi penyebab ketidakakuratan dengan five whys

b. Klasifikasi faktor penyebab dengan fish-bone diagram

Analisa Penentuan Usulan Rekomendasi Perbaikan dengan Database Stock Location

Penarikan Kesimpulan dan Saran

Perumusan Tujuan

1. Faktor stock accuracy gudang belum optimal

2. Rancangan perbaikan pengoptimalan stock accuracy

SELESAI

121



HASIL DAN PEMBAHASAN

Keakuratan pencatatan dalam pergudangan

sangat menentukan kinerja pergudangan dalam

mengelola sistem pergudangan dengan tujuan ma-

terial yang tersimpan di dalam gudang selalu da-

lam keadaan baik dan sesuai dengan sistem yang

diterapkan. PT Suntory Garuda Beverage dalam

melakukan monitor jumlah persediaan barang di

gudang telah menggunakan System Application

and Product in Data Processing (SAP). Sistem

ini hanya mempresentasikan jumlah barang yang

ada di gudang, namun tidak memberikan penje-

lasan di mana barang itu tersimpan. PT Suntory

Garuda Beverage memiliki papan monitoring

untuk mengetahui lokasi barang, namun papan

monitoring ini tidak diperbarui setiap saat padahal

barang yang tersimpan merupakan barang fast

moving, sehingga informasi mengenai lokasi pe-

nyimpanan barang tidak dapat diketahui dengan

baik.

Analisa Faktor Penyebab Stock Accuracy Be-

lum Optimal

Analisa faktor penyebab stock accuracy de-

ngan diagram sebab akibat dimulai dengan mela-

kukan brainstorming melalui pendekatan 5 whys

analysis yang melibatkan beberapa operasional

gudang dan berdasarkan diskusi serta keadaan

aktual yang terjadi pada proses pergudangan PT

Suntory Garuda Beverage.

1. Aktivitas penerimaan

Pada aktivitas penerimaan material, sebelum

akhirnya material tersebut melalui proses pene-

rimaan harus melalui tahapan QC Incoming. Ta-

hap ini merupakan serangkaian aktivitas peneri-

maan material dalam memeriksa kualitas dan ku-

antitas material yang akan diterima berdasarkan

rencana kedatangan harian dengan memeriksa su-

rat jalan yang datang.

Dalam proses penerimaan ini seharusnya pi-

hak QC Incoming akan menempel status mutu

“Release” pada setiap palet yang diterima untuk

menandakan bahwa material yang diterima telah

melalui rangkaian pemeriksaan incoming dan

juga memberikan informasi kedatangan material

tersebut. Namun, apabila jumlah kedatangan da-

lam jumlah yang besar dan waktu yang hampir

bersamaan, penempelan status mutu sering tertun-

da atau bahkan tidak dilakukan dan mengaki-

batkan operator gudang tidak mengetahui secara

pasti material yang datang terlebih dahulu.

2. Aktivitas penyimpanan

Dalam aktivitas penyimpanan dilakukan

stock opname harian dengan tujuan dapat menja-

ga keakuratan stock yang telah atau akan dicapai

pada stock opname (SO) bulanan. Hasil dari SO

harian untuk gudang material sendiri berguna un-

Tabel 1. Rincian material yang mengalami ketidakakuratan pencatatan

Bulan Nama Material Satuan Sistem Fisik Selisih

Januari FBC 17 KG 150 175 25

Stiker JDO3 Eksport Infinite Malaysia PCS 73.200 38.200 -35.000

Stiker JDO7 Eksport Infinite Malaysia PCS 18.814 53.814 35.000

Straw JDO & JBC 0,275 gr

5.834.400 6.007.200 172.800

Roll JDO3 150ml 50 µm Roll 835.500 710.175 -125.325

Roll JDO7 150ml 50 µm Roll 668.400 835.500 167.100

DUS JDO3 EXPORT PCS 4.775 1.675 -3.100

Februari Dus JDO3 150ml PCS 80.650 80.250 -400


4.720.800 4.790.400 69.600

Lakban 36 mm x 100 M 40 Micron

761.000 384.000 -377.000

Maret Dus JDO1 150ml PCS 111.850 110.925 -925

April Roll JDO7 150ml Roll 31.825 0 -31.825

Roll JDO7 150ml Roll 1.044.375 0 -1.044.375

Dus JDO9 150ml PCS 50.250 50.850 600

Roll JDO7 150ml 50 µm Roll 710.175 1.796.325 1.086.150

Mei Dus JDO1 150ml PCS 104.850 104.725 -125

Dus JDO9 150ml PCS 79.175 78.475 -700


5.325.600 5.685.600 360.000

Dus JDO2 150ml PCS 6.775 7.475 700

Juni Straw JDO & JBC 0,275 gr

8.685.600 8.784.000 98.400

Roll JDO7 150ml 12 mold New Logo Roll 1 0 -1

Roll JDO3 150ml 50 µm Roll 1,550 0 -1,550

122



tuk mengisi papan monitoring lokasi stock dan

ED produk yang dapat memperlihatkan kondisi-

kondisi terkini dari ruang penyimpanan. Namun,

karena jumlah operator gudang yang semakin

berkurang, kegiatan SO harian ini hanya dilaku-

kan sampai penyesuaian stok saja. Hal ini meng-

akibatkan informasi mengenai kondisi-kondisi

terkini dari ruang penyimpanan tidak dapat diper-

lihatkan melalui papan monitoring padahal kegi-

atan monitoring ini sangat membantu dalam me-

ngontrol material yang bersifat fast moving. Sela-

in itu, pada penyimpanan sering ditemukan mate-

rial tidak berkelompok dalam satu palet yang

disebabkan tidak adanya respon ketika ditemukan

material yang tidak berkelompok serta tidak ter-

sedianya ruang untuk mengantisipasi ketika terja-

di perubahan rencana produksi harian, sehingga

material yang telah dipersiapkan harus dipindah-

kan ke ruang yang memungkinkan.

3. Aktivitas pengiriman

Kendala yang ditemukan pada aktivitas pe-

ngiriman adalah sering ditemukan area racking

dan gangway terisi oleh material yang dikirim ke

bagian produksi, yang disebabkan area transit ku-

rang memadai untuk menampung semua material

yang akan dikirimkan. Selain itu tidak adanya ad-

min yang bertugas pada malam hari terutama shift

3 mengakibatkan terjadinya penundaan FPB

sehingga material yang secara fisiknya telah ber-

kurang, namun secara sistem masih ada. Hasil

analisa hubungan sebab-akibat berdasarkan hasil

brainstorming melalui pendekatan five whys di

atas dapat digambarkan pada diagram tulang ikan

(Gambar 3). Analisa fishbone diagram dilakukan

untuk melihat hubungan sebab-akibat yang terjadi

diantara faktor-faktor penyebab stock accuracy

belum optimal yang telah dilakukan melalui pen-

dekatan five whys, yang terdiri atas:

1. Faktor Manusia

Kesalahan pada faktor manusia terlihat dari

jumlah operasional gudang yang tidak seimbang

dengan beban pekerjaan yang ada sebagai dam-

pak dari pengurangan tenaga kerja yang kemu-

dian berdampak pada aktivitas pergudangan yaitu

tidak berjalannya dengan baik standar operatio-

nal procedure (SOP) dan work instruction (WI)

serta human error saat melakukan penginputan

pada sistem dan tidak beroperasinya sistem pada

saat shift 3 yang disebabkan karena tidak adanya

admin yang bertugas.

Gambar 3. Fish bone stock accuracy belum optimal

Jobdesc luas,

operasional

terbatas

Tidak

sesuai SOP

dan WI

MANUSIA

Human error

saat

penginputan

Kurang teliti

MATERIAL

Material tidak

berkelompok saat penyimpanan

Respon operator yang kurang saat melakukan

Genba

Kekurangan tenaga

operasional gudang

Material fast

moving namun

sistem monitoring tidak berjalan

Area transit PM tidak

dapat menampung semua material yang akan

dikirim

Gangway dan Racking

sering terpakai pada

saat pengiriman cup

LINGKUNGAN METODE

Kekurangan tenaga

operasional gudang

Tertundanya atau tidak

ditempelnya status mutu

oleh QC Incoming

Sistem

monitoring

SO tidak berjalan

Jumlah QC yang

terbatas dalam

menangani kedatangan

yang beragam

Sulit melacak

lokasi material

pada penyimpanan Tidak berjalannya

sistem monitoring

pada SO harian

Stock Accuracy

Packaging Material

belum optimal

123



2. Faktor Metode

Faktor metode yang terjadi yaitu tertunda

atau tidak dilakukan penempelan status mutu oleh

bagian QC Incoming yang membuat tidak ada in-

formasi mengenai material di dalam penyimpanan

pada penerimaan. Tidak diisinya papan monitor-

ing pada saat melakukan stock opname harian,

yang menyebabkan operator tidak memiliki gam-

baran informasi mengenai ruang penyimpanan

yang sebenarnya. Sering ditemukan material yang

tidak berkelompok pada saat penyimpanan yang

disebabkan oleh kurangnya melakukan monitor-

ing terhadap material saat penyimpanan.

3. Faktor Material

Adanya material yang tidak sejenis di dalam

satu palet yang disebabkan oleh kurangnya respon

operator pada saat melakukan Genba, serta sifat

material yang fast moving tidak didukung oleh

sistem monitoring yang akurat mengenai perge-

rakan material.

4. Faktor Lingkungan

Faktor lingkungan yang dimaksud terjadi pa-

da aktivitas pengiriman cup yaitu gangway dan

area racking yang sering terpakai pada pengi-

riman yang disebabkan oleh area transit yang ti-

dak dapat menampung semua pengiriman pack-

aging material di gudang utama.

Berdasarkan analisa faktor penyebab yang

tergambarkan pada fishbone diagram dapat di-

simpulkan bahwa akar penyebab yang membuat

stock accuracy gudang belum optimal terjadi ka-

rena kurangnya melakukan pengontrolan perge-

rakan material pada saat berada di ruang penyim-

panan melalui kegiatan stock opname harian yang

seharusnya dapat memberikan output pada gu-

dang material untuk mengetahui informasi seperti

lokasi material dan kedatangan serta masa keda-

luwarsa material. Selain itu juga akan memberi-

kan manfaat bagi operasional gudang dengan

waktu kerja yang dapat lebih efisien dalam penca-

rian material.

Keputusan perusahaan dalam melakukan pe-

ngurangan tenaga kerja sangat berdampak kepada

aktivitas pergudangan. Sering terjadi proses per-

gudangan yang tidak sesuai standar yang telah

ditetapkan. Upaya perbaikan yang dapat dilaku-

kan adalah upaya yang dapat mendukung proses

monitoring material gudang, juga tidak memer-

lukan banyak tenaga operasional dalam pelaksa-

naannya, yaitu dengan melaksanakan sistem mo-

nitoring yang terkomputerisasi menggunakan Mi-

crosoft Access 2007 dapat dilaksanakan oleh ad-

min gudang material berdasarkan laporan stock

opname harian dari team leader.

Tabel 2. Rencana perbaikan pengoptimalan stock accuracy

No Faktor Penyebab Rancana Perbaikan Siapa Tempat

1. Manusia Kurang teliti.

Jobdesc luas, operator

terbatas.

Pelaksanaan OJT (On the Job

Training) yang lebih baik

Pelaksanaan sistem

monitoring terkomputerisasi

yang dapat dikelola oleh

seorang operator

Admin

gudang

material

Admin

gudang

material

Office gudang

material

Office gudang

material

2. Metode a. Jumlah QC yang terbatas

dalam menangani

kedatangan.

b. Tidak diisinya papan

monitoring pada

pelaksanaan stock opname

harian

c. Kekurangan tenaga

operasional gudang.

Pelaksanaan sistem



seorang operator

Admin

gudang

material

Office gudang

material

3. Material a. Respon operator yang

kurang saat Genba.

b. Kekurangan tenaga

operasional dalam

melaksanakan sistem

monitoring.

Pelaksanaan sistem



seorang operator

Admin

gudang

material

Office gudang

material

4. Lingkungan Area transit packaging

material di gudang utama

belum memadai.

Perluasan area transit PM

pada gudang utama

Team leader

packaging

material

Area transit

packaging

material

124



Rancangan Database Stock Location

Aliran Sistem Informasi

Rancangan database stock location yang di-

kembangkan adalah bentuk upaya perbaikan dari

sistem monitoring manual yang tidak berjalan lan-

car. Database stock location ini akan memberikan

informasi mengenai material pada saat berada di

ruang gudang. Aliran informasi yang terbentuk

adalah pada saat material itu diterima dan sudah

menempati area penyimpanan di gudang dan alir-

an informasi yang terbentuk hanya pada depar-

temen gudang material saja. Gambar 4 menunjuk-

kan aliran informasi penerimaan yang sedang ber-

jalan sedangkan Gambar 5 menunjukkan aliran

informasi penerimaan material yang diusulkan

a. Aliran Informasi Penerimaan Material

Supplier Admin QC Incoming PPIC Operator

Gambar 4. Aliran Informasi Penerimaan Material yang Sedang Berjalan

Supplier Admin QC Incoming PPIC Operator

Gambar 5. Aliran Informasi Penerimaan Material yang Diusulkan

Surat jalan Surat jalan Surat jalan Surat jalan

diproses

Cek surat

jalan

(jumlah)

Jumlah

sesuai?

Cek

kualitas

material

Kualitas

sesuai/

tidak?

Ya

Tidak

Complaint

Lletter

Kualitas tidak

sesuai

Cetak dokumen

terima (GR)

pada SAP

Terima

dokumen GR

Surat jalan Surat jalan Surat jalan Surat jalan

diproses

Cek surat

jalan

(jumlah)

Jumlah

sesuai?

Cek

kualitas

material

Kualitas

sesuai/

tidak?

Ya

Tidak

Complain letter

Cetak dokumen

terima (GR)

pada SAP

Kualitas tidak

sesuai

Update database

stock location

Terima

dokumen GR

125



b. Aliran Informasi Pengeluaran Material

Formula/

Produksi Operator Admin

Gambar 6. Aliran Informasi Pengeluaran Material yang

sedang Berjalan

Gambar 7. Aliran Informasi Pengeluaran Material

yang Diusulkan

Gambar 8. Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan

Data Flow Diagram (DFD)

1. Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan

tampak pada Gambar 8. Terdapat empat eksternal

entity di dalam diagram konteks yaitu kepala gu-

dang, operator, admin dan team leader gudang.

Dalam hal ini operator gudang akan menerima

laporan lokasi material dan kepala gudang akan

menerima laporan material masuk keluar.

2. Data Flow Diagram

Penurunan proses dari diagram konteks data-

base stock location akan diturunkan pada DFD

yang berguna untuk menggambarkan arus data di

dalam sistem secara terstruktur dan jelas. DFD le-

vel 0 (Gambar 9) dapat diturunkan lagi pada DFD

level 1. DFD level 1 (Gambar 10) menggam-

barkan alur semua proses yang ada. Proses terse-

but terbagi menjadi tiga, yaitu proses penerimaan,

pengeluaran dan lokasi material.

Rancangan Database Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan suatu model untuk menje-

laskan hubungan antar data dalam basis data ber-

dasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai

hubungan antar relasi. Pada database stock loca-

tion ini terdiri dari empat tabel yaitu tabel materi-

al yang berisi nomor, nama serta kemasan mate-

rial. Selanjutnya ada tabel penerimaan dan penge-

luaran yang digunakan untuk menjalankan kegia-

tan penerimaan dan pengeluaran material. Tabel

lokasi stok digunakan untuk mengoperasikan ke-

giatan harian material mulai dari material itu me-

masuki area penyimpanan (proses penerimaan)

sampai dengan material tersebut siap untuk diki-

rimkan. Gambar 11 menunjukkan Entity relation

-ship diagram

Formula/

Produksi Operator Admin

Database stock location

Operator gudang

Kepala gudang

Team leader

Laporan penerimaan material

Laporan pengeluaran material

Laporan lokasi material


Data lokasi material

Data pengeluaran material

Data penerimaan material

Admin Gudang




Formulir

permintaan

barang

Terima BBK

Pengam-

bilan material

Cetak BBK

(SAP) Formulir

permintaan

barang

Report lokasi

material

Pengam-bilan

material

Cetak BBK

(SAP)

Update lokasi

material

Terima BBK

126



Gambar 9. Data Flow Diagram Level 0

Gambar 10. Data Flow Diagram Level 1

Sistem

Database

Stock Location

Kepala Gudang

Admin Operator

Laporan penerimaan,

pengeluaran

Team Leader

Laporan lokasi

material

Laporan penerimaan,

pengeluaran dan lokasi material

Data penerimaan, pengeluaran

dan lokasi material

Admin/

Team

Leader

Kepala

gudang

Admin/

Team

leader

Team

leader

Kepala

gudang

Team

leader







Admin/

Team

leader

Operator

gudang

Team

leader




Penerimaan

material

(1)

Pengeluaran

material

(2)

Lokasi

material

(3)

Material

Simpan

Ubah

Lokasi

Material

Ubah

Simpan

Simpan

Ubah

Simpan

127



Gambar 11. Entity Relationship Diagram

Gambar 12. Struktur Tabel Material

Gambar 13. Struktur Tabel Penerimaan

Gambar 14. Struktur Tabel Pengiriman

Struktur File

1. Tabel Material

Tabel material (Gambar 12) terdiri dari tiga

buah field yaitu, nomor material, nama material

dan kemasan. Tabel material ini nantinya akan di-

gunakan sebagai master material yang akan dihu-

bungakan untuk tabel yang lainnya.

2. Tabel Penerimaan

Tabel penerimaan (Gambar 13) berhubungan

dengan segala aktivitas yang terkait pada peneri-

maan material. Tabel penerimaan ini untuk field

nomor dan nama material akan berhubungan de-

ngan tabel material.

3. Tabel Pengiriman

Tabel pengiriman (Gambar 14) juga berhu-

bungan dengan segala aktivitas yang terkait pada

pengiriman material. Sama dengan tabel peneri-

maan, pada tabel pengiriman ini untuk field no-

mor dan nama material akan berhubungan dengan

tabel material.

4. Tabel Lokasi Material

Tabel lokasi stok (Gambar 15) digunakan

untuk mengoperasikan kegiatan harian material

mulai dari material itu memasuki area penyimpa-

nan (proses penerimaan) sampai dengan material

tersebut siap untuk dikirimkan.

Rancangan Interface

Menu Utama

Tampilan menu utama (Gambar 16) memuat

informasi mengenai menu-menu pilihan yang da-

pat dipilih pengguna nantinya, setiap pilihan akan

mengarah kepada menu-menu perintah yang di-

inginkan, yang terdiri dari menu formulir menu

laporan lokasi material, menu laporan penerimaan

material dan menu laporan pengiriman material,

menu about program untuk menampilkan infor-

masi terkait formulir dan laporan yang ada dalam

database. Tombol “Keluar” merupakan pilihan

untuk menutup database stock location.

Form Penerimaan Material

Form penerimaan material (Gambar 17) me-

nyediakan isian formulir untuk penerimaan mate-

rial dan juga menyediakan beberapa tombol

pilihan yang dapat digunakan, seperti tombol

“Add” untuk menambah data baru, “Save” untuk

menyimpan data penerimaan baru, “Find” untuk

mencari data material yang telah diterima,

“Delete” untuk menghapus data penerimaan, serta

“Close” untuk menutup form penerimaan material

dan kembali ke menu sebelumnya.

128



Gambar 15. Struktur Tabel Lokasi Material Gambar 16. Tampilan Menu Utama

Gambar 17. Tampilan Form Penerimaan Material Gambar 18. Tampilan Form Pengiriman Material

Gambar 19. Tampilan Form Lokasi Material Gambar 20. Tampilan Form Material

Form Pengiriman Material

Sama seperti form penerimaan material, pada

form pengiriman material (Gambar 18) menyedi-

akan isian formulir untuk pengiriman material

dan juga menyediakan beberapa tombol pilihan

yang dapat digunakan, seperti tombol “Add” un-

tuk menambah data baru, “Save” untuk menyim-

pan data pengiriman baru, “Find” untuk mencari

data material yang telah dikirimkan, “Delete” un-

tuk menghapus data pengiriman, serta “Close”

untuk menutup form pengiriman material dan

kembali ke menu sebelumnya.

Form Lokasi Material

Pada form ini terdapat beberapa tombol se-

perti: “Add” digunakan untuk menambah data ba-

ru, “Save” digunakan untuk menyimpan data ba-

ru, “Open Report” digunakan untuk melihat la-

poran penyimpanan terakhir, “Find” digunakan

untuk mencari material yang ada dalam area pe-

nyimpanan, “Delete” untuk menghapus riwayat

penyimpanan material, serta “Close” digunakan

untuk menutup tampilan Form. Tampilan form

lokasi material tampak pada Gambar 19.

129



Form Material

Form material (Gambar 20) digunakan untuk

memodifikasi material apa saja yang akan di-

inputkan dalam sistem database ini. Form mate-

rial terdiri dari beberapa tombol seperti: “Add” di-

gunakan untuk menambah data baru, “Save” di-

gunakan untuk menyimpan data baru, “Delete”

untuk menghapus material, serta “Close” diguna-

kan untuk menutup tampilan Form.

Report Penerimaan Material Keseluruhan

Laporan penerimaan material keseluruhan

(Gambar 21) akan menampilkan riwayat peneri-

maan material secara keseluruhan yang dikelom-

pokkan berdasarkan periode bulanan untuk me-

mudahkan pengguna dalam menelusuri riwayat

material yang telah terjadi. Menu pencarian mate-

rial (Gambar 22) digunakan untuk mengeksekusi

material apa yang akan ditampilkan. Dalam menu

tersebut tersedia tombol “Report” untuk melihat

laporan penerimaan berdasarkan material (Gam-

bar 23) yang diinginkan, “Print” untuk mencetak

laporan penerimaan.

Gambar 21. Tampilan Report Penerimaan Material Keseluruhan

Gambar 22. Tampilan Menu Pencarian Pe-

nerimaan Berdasarkan Nomor Material

Gambar 23. Tampilan Laporan Penerimaan Berdasarkan No-

mor Material

Gambar 24. Tampilan Report Pengiriman Material

Gambar 25. Tampilan Menu Pencarian Pe-

ngiriman Berdasarkan Nomor Material

Gambar 26. Tampilan Laporan Pengiriman Berdasarkan No-

mor Material

130



Report Pengiriman Material

Report Pengiriman Keseluruhan

Laporan pengiriman material (Gambar 24)

ini menampilkan riwayat pengiriman material se-

suai dengan data material apa yang ingin ditam-

pilkan. Tidak jauh berbeda dengan laporan pene-

rimaan material, pada laporan pengiriman mate-

rial secara keseluruhan juga akan menampilkan

riwayat pengiriman material yang dikelompok-

kan berdasarkan periode bulanan untuk memu-

dahkan pengguna dalam menelususri riwayat pe-

ngiriman material yang telah terjadi.

Report Pengiriman Berdasarkan Nomor Material

Menu pencarian material (Gambar 25) digu-

nakan untuk mengeksekusi material apa yang a-

kan ditampilkan. Dalam menu tersebut tersedia

tombol “Report” untuk melihat laporan pengi-

riman berdasarkan material yang diinginkan,

“Print” untuk mencetak laporan pengiriman dan

“Kembali” untuk kembali pada menu sebelum-

nya. Laporan pengiriman material (Gambar 26)

ini menampilkan riwayat pengiriman material se-

suai dengan data material apa yang ingin ditam-

pilkan.

Report Lokasi Material

Report lokasi material keseluruhan

Berbeda dengan laporan penerimaan mau-

pun pengeluaran material, pada laporan lokasi

material (Gambar 29), material yang ditampilkan

sesuai dengan pergerakkan material di dalam gu-

dang. Pada laporan lokasi material, material akan

dipisahkan kelompoknya berdasarkan nama dan

tingkatan rak. Masing-masing rak terdiri dari

empat tingkatan dan setiap tingkatannya terdiri

lagi 36 area penyimpanan.

Report Lokasi Material berdasarkan Racking Menu pencarian material (Gambar 30) digu-

nakan untuk mengeksekusi material apa yang akan ditampilkan berdasarkan racking penyim-panannya. Dalam menu tersebut tersedia tombol “Report” untuk melihat laporan pengiriman ber-dasarkan material yang diinginkan, “Print” untuk mencetak laporan lokasi material dan “Kembali” untuk kembali pada menu sebelumnya. Laporan lokasi material berdasarkan racking penyimpanan ini hanya akan menampilkan lokasi material yang

diminta yang dikelompokkan berdasarkan rack-ing penyimpanannya.

Gambar 29. Tampilan Report Lokasi Material Keseluruhan

Gambar 30. Tampilan Menu Pencarian Lokasi

Material Berdasarkan Racking

Gambar 31. Tampilan Report Lokasi Material Berda-

sarkan Racking

131



Gambar 32. Tampilan Menu Pencarian Lo-

kasi Material Berdasarkan Nomor Material

Gambar 33. Tampilan Report Lokasi Material Berdasarkan No-

mor Material

Report Lokasi Material berdasarkan Nomor Ma-

terial Menu pencarian material (Gambar 32) digu-

nakan untuk mengeksekusi material apa yang

akan ditampilkan berdasarkan nomor material.

Dalam menu tersebut tersedia tombol “Report”

untuk melihat laporan pengiriman berdasarkan

material yang diinginkan, “Print” untuk mence-

tak laporan lokasi material dan “Kembali” untuk

kembali pada menu sebelumnya. Laporan lokasi

material berdasarkan nomor material ini hanya

akan menampilkan lokasi material berdasarkan

nomor material yang diinginkan.

Pada implementasinya terhadap fungsi-fungsi

manajemen, penerapan database ini harus dite-

rapkan berdasarkan fungsi-fungsi manajemen, di-

antaranya:

a. Perencanaan: pembuatan rencana perbaikan

dengan menentukan siapa pihak yang terlibat da-

lam proses pengimplementasian, jadwal pelaksa-

naan dan hasil yang ingin diperoleh.

b. Pengorganisasian: aliran informasi gudang ba-

ik penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran ba-

rang yang diusulkan diterapkan dengan membuat

sebuah tim atau personel khusus yang ditugaskan

dalam mengatur lokasi barang.

c. Pelaksanaan: program perencanaan dilaksana-

kan dengan semestinya, sesuai dengan periode

perencanaan, dilaksanakan oleh tim atau personel

yang ditugaskan langsung dan dalam pelaksana-

annya sesuai dengan tanggung jawab.

d. Pengevaluasian: menilai apakah dengan pene-

rapan database ini dapat membuat nilai stock ac-

curacy menjadi optimal sesuai dengan target yang

telah direncanakan.

KESIMPULAN

Berdasarkan analisa faktor penyebab yang ter-

gambarkan pada fishbone diagram dapat disim-

pulkan bahwa akar penyebab yang membuat stock

accuracy gudang belum optimal terjadi karena

kurangnya pengontrolan pergerakkan material pa-

da saat berada di ruang penyimpanan. Melalui

kegiatan stock opname harian yang seharusnya

dapat memberikan output pada gudang material

untuk mengetahui informasi seperti lokasi mate-

rial dan kedatangan serta masa kadarluwarsa ma-

terial. Selain itu juga akan memberikan manfaat

bagi operasional gudang dengan waktu kerja yang

dapat lebih efisien dalam pencarian material. Se-

lain itu, keputusan perusahaan dalam melakukan

pengurangan tenaga kerja sangat berdampak ke-

pada aktivitas pergudangan. Sering terjadi proses

pergudangan yang tidak sesuai standar yang telah

ditetapkan. Upaya perbaikan yang dapat dilaku-

kan adalah upaya yang dapat mendukung proses

monitoring material gudang, juga tidak memerlu-

kan banyak tenaga operasional dalam pelaksana-

annya, yaitu dengan melaksanakan sistem moni-

toring yang terkomputerisasi menggunakan Mi-

crosoft Access 2007 dan dapat dilaksanakan oleh

admin gudang material berdasarkan laporan stock

opname harian dari team leader.

Daftar Pustaka

Adiguna, A. R., Saputra, M. C., & Pradana, F. (2018).

Analisis dan perancangan sistem informasi

manajemen gudang pada PT Mitra Pinasthika

Mulia Surabaya. JPTIIK (Jurnal Pengembangan

Teknologi Informasi Dan Ilmu Komputer), 2(2),

612–621.

Arif, S. M., & Purwoko, H. (2018). Perancangan

sistem informasi gudang obat pada Rumah Sakit

Umum Islam Madinah Kasembon Malang. CESS

(Journal of Computer Engineering, System and

Science), 3(1), 23–27.

Bassil, Y. (2012). A data warehouse design for a

typical university information system. Journal of

Computer Science & Research (JCSCR), 1(6), 12–

17.

Iryaning, D. (2008). Perancangan sistem informasi

inventori gudang berbasis intranet. Jurnal Teknik

Industri, 9(2), 147–154.

132



Parmenter, D. (2007). Key Performance Indicators:

Developing, Implementing, and Using Winning

KPIs. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.

Prasetyo, H. A., Priyambadha, B., & Arwan, A.

(2018). Pembangunan aplikasi sistem informasi

pergudangan pada Rumah Sakit Umum Daerah Dr.

Murjani Sampit Kabupaten Kotawaringin Timur.

JPTIIK (Jurnal Pengembangan Teknologi

Informasi Dan Ilmu Komputer), 2(7), 2789–2800.

Richards, G. (2014). Warehouse Management: A

Complete Guide to Improving Efficiency and

Minimizing Costs in the Modern Warehouse (2nd

ed.). London: Kogan Page Ltd.

Santoso, S., Maryani, T., & Rosmana, D. P. (2017).

Perancangan sistem informasi persediaan barang

untuk mengetahui jumlah stok barang pada

warehouse fitting PT. Suryo Toto Indonesia Tbk

Tangerang Selatan. In Prosiding SNMDI (Seminar

Nasional Multi Disiplin Ilmu) (pp. 149–158).

Warman, J. (2010). Manajemen Pergudangan.

Surabaya: Pustaka Sinar Harapan.

Wibisono, D. (2011). Manajemen Kinerja Korporasi

& Organisasi Panduan Penyusunan Indikator.

Jakarta: Erlangga.

database stock location untuk optimalisasi stock accuracy

Documents