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Junio 2015Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos AdministrativosSFA/DGA/SCGARA-P-01-A5

MA

NU

AL

DE

PROCEDIMIENTOS

Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones

Subsecretaría de Finanzas y Administración Dirección General de AdministraciónSubdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos

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ÍNDICE

JUNIO 2015

Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos

Manual de Procedimientos

1

3

7

10

16

19

26

29

33

40

44

48

53

56

60

Presentación

Simbología de Diagramas..........................................................................................................................................................

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones

Solicitud Interna de Adquisición de la Subdirección de

Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos .............................................................................

Registro de Procedimientos de Adquisición e Inversión (RPAI) .............................................................................................

Realización de Compras Directas y Licitaciones ......................................................................................................................

Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o Simplificada .................................................................................

Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en Licitaciones

Públicas o Simplificadas ..............................................................................................................................................................

Solicitudes Internas Semanales (Distribución) .......................................................................................................................

Trámite de Pago a Proveedores ..... ...........................................................................................................................................

Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones ..................................................................................................................

Elaboración de los Reportes de Avance de los Indicadores de

Evaluación del Desempeño de la Subdirección.........................................................................................................................

Control de Donativo de Vales de Gasolina y Diesel de PEMEX a las Área Administrativas de la Secretaría. ...................

Registro y Reporte de Donativo de Vales de Gasolina y Diesel de PEMEX

a las Áreas Administrativas de la Secretaría y de las Dependencias y Entidades....................................................................

Informe Trimestral de Seguimiento de Donativo de PEMEX ..................................................................................................

Alta en el Catálogo de Proveedores ...........................................................................................................................................

Firmas de Autorización.............................................................................................................................................................

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PRESENTACIÓN

JUNIO 2015



La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.

Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.

La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.

La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación delas Adquisiciones ofrece una respuesta a las necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describenbrevemente los componentes que lo integran:

• Estructura Orgánica del Departamento: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manualen cuestión.

• Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.

• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.

• Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.

Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.

• Firma de validación del procedimiento.

• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades quedeben llevarse a cabo para operar el proceso.

• Diagrama correspondiente.

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JUNIO 2015

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS


Manual de Organización

1PÁG.

Inicio y fin

Actividad

Documento

Sistema y/o archivo informático

Decisión

Pasa el tiempo

Conector de actividad

Conector de página

Conector de procedimientos

Archivo temporal: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Archivo definitivo: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Efectivo o cheque

Objeto o cosa

Actividades que se realizan demanera continua

Actividades que se realizan demanera simultánea

Indicadores de texto

Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)

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DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS



JUNIO 2015 2PÁG.

DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN,REGISTRO Y EVALUACIÓN DE

ADQUISICIONES

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ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTROY EVALUACIÓN DE ADQUISICIONES LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO ALMISMO.

FIRMA DE VALIDACIÓN

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NORMAS

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

- Anual en el material de limpieza y neumáticos.- Semestral en las partidas de papelería y consumibles.- Diaria para atender los diversos requerimientos de bienes y servicios de la Subdirección.

Solicitud Interna de Adquisición de la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

• Los montos para determinar la modalidad de compra son los establecidos en el artículo 27 de la Ley de Adquisiciones,Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• Sólo se podrá llevar a cabo el procedimiento de Solicitud interna de adquisición de la Subdirección deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos, cuando se cuente con el Dictamen deSuficiencia Presupuestal (DSP) con el Registro de Procedimientos de Adquisición e Inversión (RPAI), emitidospreviamente por la Subdirección de Presupuesto y la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos de esta Secretaría, respectivamente.

• El Analista Administrativo de Bienes y Servicios debe recibir de los proveedores vía Sistema CompraVer, lasCotizaciones.

• El Analista Administrativo de Bienes y Servicios debe elaborar las Solicitudes internas de adquisición de las áreasadministrativas de la Secretaría sólo en situaciones extraordinarias.

• El Analista Administrativo de Bienes y Servicios debe digitalizar los documentos recibidos y elaborados durante laejecución del procedimiento, y respaldarlos en el Expediente de solicitudes internas por ejercicio fiscal en discoduro.

Obtener de los Proveedores las cotizaciones de los bienes que solicita la Subdirección.

- Realización de Compras Directas y Licitaciones.

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ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD

JUNIO 2015 4PÁG.


Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Jefe de Departamento deConsolidación, Registro yEvaluación de Adquisiciones.

Analista Administrativo de Bienesy Servicios.

Informa la necesidad de compra y determinan la modalidad de compraal Subdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.

Notifica de manera verbal, la realización de la Solicitud interna deadquisición al Analista Administrativo de Bienes y Servicios.

Recibe de manera verbal, la notificación de realización de la Solicitudinterna de adquisición del Jefe de Departamento de Consolidación,Registro y Evaluación de Adquisiciones.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera (SIAFEV),elabora la Solicitud interna de adquisición en un tanto, envía víaSistema a la Dirección General de Programación y Presupuesto para suaprobación y finaliza la sesión.

Pasa el tiempo.

Accesa al SIAFEV en la Solicitud interna de adquisición y verifica si fueaprobada.

¿Fue aprobada?

En caso de no haber sido aprobada:

Finaliza la sesión del SIAFEV.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad No. 5.

En caso de haber sido aprobada:

Corrobora que se encuentren los requerimientos de la Solicitudinterna de adquisición en un tanto.

Consulta el Catálogo de Proveedores, verifica a los proveedores conlos que se va a cotizar y finaliza la sesión.

Accesa al Sistema CompraVer, elabora el Expediente de contratacióny envía vía Sistema al Proveedor.

Pasa el tiempo.

1.

2.

3.

4.

5.

5A.

6.

7.

8.


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JUNIO 2015 5PÁG.



Ingresa al Sistema CompraVer, verifica las Cotizaciones de losProveedores, y genera e imprime el Reporte del escenario deanálisis en un tanto.

Elabora el Expediente de solicitudes internas e integra lossiguientes documentos:- Solicitud interna de adquisición en un tanto.- DSP con el RPAI en copia.- Reporte de escenario de análisis en un tanto.

Digitaliza el Expediente de solicitudes internas, respalda en el discoduro y archiva de manera cronológica temporal el Expediente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con los procedimientos:- Realización de Compras Directas.

9.

10.

11.



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SOLICITUD INTERNA DE ADQUISICIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS

DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE ADQUISICIONES

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE ADQUISICIONES ANALISTA ADMINISTRATIVO DE BIENES Y SERVICIOS

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- REALIZACIÓN DE COMPRAS DIRECTAS.

INICIO

JUNIO 2015

SOLICITUD INTERNA DE ADQUISICIÓN

ACCESA, ELABORA Y ENVÍA

SIAFEV: SOLICITUD INTERNA DE

ADQUISICIÓN

1T

( 4 )

ACCESA Y VERIFICA Y SI FUE APROBADA

SIAFEV: SOLICITUD INTERNA DE

ADQUISICIÓN

( 5 )

CONSULTA, VERIFICA Y FINALIZA SESIÓN

CATÁLOGO DE PROVEEDORES

INFORMA Y DETERMINA LA MODALIDAD DE COMPRA

SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS Y ACTIVOS

NOTIFICA LA REALIZACIÓN DE LA SOLICITUD INTERNA

DE ADQUISICIÓN

DE MANERA VERBAL

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE BIENES Y SERVICIOS

RECIBE LA NOTIFICACIÓN DE REALIZACIÓN DE LA


FIN

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 7 )

C

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO

Y EVALUACIÓN DE ADQUISICIONES

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTO

FUE APROBADA NO

SI

FINALIZA

SIAFEV

( 5A )


CORROBORA

( 6 )

1T

1

1

DE MANERA VERBAL

PROVEEDORES

REPORTE DEL ESCENARIODE ANÁLISIS

INGRESA, VERIFICA, GENERA E IMPRIME

SISTEMA COMPRAVER: COTIZADORES, REPORTE

DEL ESCENARIO DE ANÁLISIS

1T

( 9 )

PROVEEDOR

VÍASISTEMA

ACCESA, ELABORA Y ENVÍA

SISTEMA COMPRAVER: EXPEDIENTE DE

CONTRATACIÓN

( 8 )

REPORTE DEL ESCENARIODE ANÁLISIS

1T

DSP CON RPAI

1


EXPEDIENTE DESOLICITUDES INTERNAS

ELABORA E INTEGRA

1T

( 10 )

DISCO DURO:EXPEDIENTE DE

SOLICITUDES INTERNAS

EXPEDIENTE DESOLICITUDES INTERNAS

DIGITALIZA Y RESPALDA

( 11 )

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JUNIO 2015 7PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


• El Registro de Procedimientos de Adquisición e Inversión (RPAI) se otorga con fundamento a los Lineamientospara el Control y la Contención del Gasto Público en el Estado de Veracruz en los artículos 7 y 26 y debe asignarse unaclave y número consecutivo por Dependencia o Entidad.

• Sólo pueden solicitar el Registro de Procedimientos de Adquisición e Inversión (RPAI), las áreas administrativas dela Secretaría, Dependencias y Entidades que cuenten con el Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP) emitidopreviamente por la Subdirección de Programación y Presupuesto de la Subsecretaría de Egresos de esta Secretaría.

• El Analista Administrativo de Consolidación y Evaluación Financiera debe elaborar y respaldar en disco duro, elExpediente de RPAI por ejercicio fiscal.

Eventual.

Registro de Procedimientos de Adquisición e Inversión (RPAI).

Otorgar la clave y número correspondiente a las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo para iniciar el proceso deadquisición de bienes, contratación de servicios y proyectos de inversión.

- Solicitud Interna de Adquisición de la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos

- Realización de Compras Directas.- Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o Simplificada.- Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en Licitaciones Públicas o Simplificadas.- Trámite de Pago a Proveedores.

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JUNIO 2015 8PÁG.



Analista Administrativo para elRegistro de Adquisición einversión.

Recibe el Dictamen de Suficiencia Presupuestal(DSP) en original delárea administrativa de la Secretaría, Dependencia y/o Entidad yverifica que los conceptos sean los correspondientes a los establecidospor la Ley.

¿Los conceptos corresponden a los establecidos por la Ley?

En caso de que los conceptos no correspondan a los establecidos por laLey:

Devuelve el DSP en original al área administrativa de la Secretaría,Dependencia y/o Entidad e informa las inconsistencias.


En caso de que los conceptos correspondan a los establecidos por laLey:

Accesa al disco duro en la base de datos de RPAI, registra la informaciónbásica, asigna el número consecutivo de la Dependencia y/o Entidadcorrespondiente e imprime en el DSP en original, la inscripción ynúmero consecutivo del Registro de Procedimientos de Adquisición eInversión (RPAI).

Recaba visto bueno y firma de autorización en el DSP en original delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administración deRiesgos y Activos, y obtiene una copia.

Notifica vía telefónica que está listo su trámite al área administrativa dela Secretaría, Dependencia y/o Entidad.

Entrega el DSP en original autorizado al área administrativa de laSecretaría, Dependencia y/o Entidad, y recaba acuse de recibo en lacopia.

Escanea el DSP en copia autorizada, respalda en la carpetacorrespondiente del disco duro y desecha la copia.


Conecta con los procedimientos:- Solicitudes Internas de Adquisición.- Realización de Compras Directas.- Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o

Simplificada.- Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en Licitaciones

Públicas o Simplificadas.- Trámite de Pago a Proveedores.- Solicitudes Internas Semanales (Distribución).

1.

1A.

2.

3.

4.

5.

6.

Registro de Procedimientos de Adquisición e Inversión (RPAI).

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REGISTRO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN E INVERSIÓN (RPAI)


ANALISTA ADMINISTRATIVO PARA EL REGISTRO DE ADQUISICIÓN E INVERSIÓN

JUNIO 2015

INICIO

FIN

ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARÍA, DEPENDENCIA O

ENTIDAD

¿LOS CONCEPTOS CORRESPONDEN A LOS

ESTABLECIDOS POR LA LEY?

NO

SI


ENTIDAD

DICTAMEN DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL (DSP)

RECIBE Y VERIFICA

( 1 )

O

DICTAMEN DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL (DSP)

DEVUELVE INFORMANDO LAS INCONSISTENCIAS

( 1A )

O

1

1

DSP

ACCESA, REGISTRA, ASIGNA E IMPRIME EL RPAI

BASE DE DATOS: NÚMERO CONSECUTIVO DE LA DEPENDENCIA Y/

O ENTIDAD

( 2 )

O

DSP

RECABA VISTO BUENO Y FIRMA, Y OBTIENE

O

1

( 3 )



( 4 )

NOTIFICA QUE ESTÁ LISTO SU TRÁMITE


ENTIDAD

VÍA TELEFÓNICA


ENTIDAD

DSP

ENTREGA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

O

1

( 5 )

DSP

ESCANEA, RESPALDA Y DESECHA

CARPETA CORRESPONDIENTE: DSP

( 6 )

1

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- SOLICITUDES INTERNAS DE ADQUISICIÓN.- REALIZACIÓN DE COMPRAS DIRECTAS.- PREPARACIÓN DEL ANEXO TÉCNICO PARA LICITACIÓN PÚBLICA O SIMPLIFICADA.- REALIZACIÓN DE PEDIDOS A LOS LICITADORES ADJUDICADOS EN LICITACIONES PÚBLICAS O

SIMPLIFICADAS.- TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES.- SOLICITUDES INTERNAS SEMANALES (DISTRIBUCIÓN).

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JUNIO 2015 10PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Diaria.

Realización de Compras Directas y Licitaciones.


• Sólo se dará inicio al procedimiento de Realización de compras directas y licitaciones, cuando se cuente con elDictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP) con el Registro de Procedimientos de Adquisición e Inversión(RPAI), emitidos previamente por la Subdirección de Presupuesto y la Subdirección de ContratacionesGubernamentales, Administración de Activos y Riesgos de esta Secretaría, respectivamente.

• La frecuencia de los pedidos de bienes y servicios puede variar dependiendo de las necesidades de las áreasadministrativas.

• Las áreas administrativas deben contar con disponibilidad presupuestal para la adquisición de los bienes querequieren en su Solicitud interna de adquisición.

• El Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones en coordinación con el Departamento deAdministración de Activos, deben realizar las actualizaciones al Catálogo de artículos.

• El Analista Administrativo de Bienes y Servicios debe considerar en el Cuadro comparativo general de cotizaciones,si los productos que el Proveedor ofrece cuentan con buena calidad, rapidez en el tiempo de entrega, y en casonecesario, debe seleccionar otro Proveedor.

• El Analista Administrativo de Bienes y Servicios debe digitalizar los documentos recibidos y elaborados durante laejecución del procedimiento, y respaldarlos en el Expediente de compras directas y licitaciones por ejercicio fiscalen disco duro.

• El Analista Administrativo de Bienes y Servicios debe elegir a los proveedores que cumplen con los requisitos de lasPropuestas técnicas y económicas.

Asignar la compra de los bienes que solicitan las áreas administrativas de la Secretaría de Finanzas y Planeación(SEFIPLAN), a los Proveedores que ofrezcan las mejores condiciones de adquisición.

- Trámite de Pago a Proveedores.

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JUNIO 2015 11PÁG.



Accesa al Sistema CompraVer y elabora el Expediente decontratación.

Ingresa al apartado de procedimientos, especifica los datos técnicosy económicos que se requieren para los bienes a adquirir y elije losproveedores que cumplen con los requisitos.

Pública el Expediente de contratación en el Sistema CompraVer,cierra el sistema y espera la respuesta.

Pasa tiempo.

Accesa al Sistema CompraVer en el Expediente de contratación,revisa las Propuestas y elabora e imprime el Reporte de escenario deanálisis en un tanto.

Elige al Proveedor y adjudica las partidas correspondientes.

Obtiene del archivo cronológico temporal los siguientesdocumentos:- Solicitud interna de adquisición en un tanto.- DSP con el RPAI en copia.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera (SIAFEV), eingresa los precios del Reporte de escenario de análisis en un tanto.

Elabora el Cuadro comparativo general de cotizaciones en original,analiza y firma.

Realiza a través del apartado Creación automática, el Pedido decompra, asigna automáticamente el número de pedido, imprime enoriginal, firma y finaliza la sesión SIAFEV.

Obtiene copia de los siguientes documentos:- Una de la Solicitud interna de adquisición en un tanto.- Dos del DSP con el RPAI en copia.

Turna al Jefe de Departamento de Consolidación, Registro yEvaluación de Adquisiciones, los siguientes documentos:- Solicitud interna de adquisición en un tanto y una copia.- DSP con el RPAI en tres copias.- Reporte de escenario de análisis en un tanto.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en original.- Pedido de compra en original.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.



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JUNIO 2015 12PÁG.



Recibe del Analista Administrativo de Bienes y Servicios, lossiguientes documentos:- Solicitud interna de adquisición en un tanto y una copia.- DSP con el RPAI en tres copias.- Reporte de escenario de análisis en un tanto.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en original.- Pedido de compra en original.

Verifica que estén correctos los datos del Cuadro comparativogeneral de cotizaciones en original y el Pedido de compra enoriginal.

¿Están correctos los datos?

En caso de no estar correctos los datos:

Devuelve el Cuadro comparativo general de cotizaciones enoriginal o en su caso el Pedido de compra en original al AnalistaAdministrativo de Bienes y Servicios y solicita las correccionespertinentes.

Recibe el Cuadro comparativo general de cotizaciones en original oen su caso el Pedido de compra en original del AnalistaAdministrativo de Bienes y Servicios, con las correcciones.


En caso de estar correctos los datos:

Rubrica y recaba firma de visto bueno en el Cuadro comparativogeneral de cotizaciones en original y en el Pedido de compra enoriginal del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Recaba firma en el Pedido de compra en original del DirectorGeneral de Administración.

Turna al Analista Administrativo de Bienes y Servicios, los siguientesdocumentos:- Solicitud interna de adquisición en un tanto y una copia.- DSP con el RPAI en tres copias.- Reporte de escenario de análisis en un tanto.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en original.- Pedido de compra en original.

12.

13.

13A.

13A.1

14.

15.

16.



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JUNIO 2015 13PÁG.



Recibe del Jefe de Departamento de Consolidación, Registro yEvaluación de Adquisiciones los siguientes documentos:- Solicitud interna de adquisición en un tanto y una copia.- DSP con el RPAI en tres fotocopias.- Reporte de escenario de análisis en un tanto.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en original.- Pedido de compra firmado en original.

Escanea el Pedido de compra firmado en original y envía vía correoelectrónico al Proveedor y al Departamento de Administración deActivos.

Accesa al programa de excel y elabora la Nota de salida y envía víacorreo electrónico al Departamento de Administración de Activos.

Pasa el tiempo.

Recibe la Nota de entrada al almacén en copia del Departamento deAdministración de Activos y la Factura en original y copia delProveedor, acusa de recibo la copia y la devuelve al Proveedor.

Obtiene tres copias de la Factura en original y del Pedido de comprafirmado en original.

Turna al Analista Administrativo de Consolidación y EvaluaciónFinanciera, los siguientes documentos:- Solicitud interna de adquisición en un tanto y una copia.- DSP con el RPAI en tres copias.- Reporte de escenario de análisis en un tanto.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en original.- Pedido de compra firmado en original y dos copias.- Nota de entrada al almacén en copia.- Factura en original y tres copias.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Pedido decompra firmado en tercera copia.


Conecta con el procedimiento:- Trámite de Pago a Proveedores.


17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.


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REALIZACIÓN DE COMPRAS DIRECTAS Y LICITACIONES


ANALISTA ADMINISTRATIVO DE BIENES Y SERVICIOS JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE ADQUISICIONES

INICIO

ASIGNA AUTOMÁTICAMENTE EL NÚMERO DE PEDIDO DE

COMPRA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y

EVALUACIÓN DE ADQUISICIONES


PEDIDO DE COMPRA

CUADRO COMPARATIVO GENERAL DECOTIZACIONES

VERIFICA ESTÉN CORRECTOS LOS DATOS

O

O

¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?

NO

SI


O EN SU CASO EL PEDIDO DE

COMPRA


COMPRA

1

1

1

( 8 )

REPORTE DE ESCENARIO DE ANÁLISIS

ACCESA EINGRESA LOS PRECIOS

SIAFEV

1T

( 7 )

C

( 13 )

PEDIDO DE COMPRA


RUBRICA Y RECABA FIRMA DE VISTO BUENO

O

O

( 14 )


RECIBE

O

( 13A.1 )


DEVUELVE Y SOLICITA LAS CORRECIONES PERTINENTES

O

( 13A. )

JUNIO 2015

REPORTE DE ESCENARIO DE ANÁLISIS

ACCESA, REVISA, ELABORAE IMPRIME

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN:

PROPUESTAS

1T


ELABORA, ANALIZA Y FIRMA

O

DSP CON EL RPAI

SOLICITUDES INTERNAS DE ADQUISICIÓN

OBTIENE

1T

1

1

1-2

( 10 )

( 11 )

PEDIDO DE COMPRA


REPORTE DE ESCENARIODE ANÁLISIS

DSP CON EL RPAI


TURNA

1T

1

1-3

1T

O

O

( 12 )

PEDIDO DE COMPRA



DSP CON EL RPAI


RECIBE

1T

1

1-3

1T

O

O

SUBDIRECTOR DE CONTRATACONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN


( 4 )

DSP CON EL RPAI


OBTIENE

1T

1

( 6 )

ACCESA Y ELABORA


CONTRATACIÓN

( 1 )

INGRESA, ESPECIFICA Y ELIJE A LOS PROVEEDORES

SISTEMA COMPRAVER: PROCEDIMIENTOS

( 2 )

PUBLICA, CIERRA EL SISTEMA Y ESPERA LA RESPUESTA


CONTRATACIÓN

( 3 )

PEDIDO DE COMPRA

REALIZA, ASIGNA, FIRMA Y FINALIZA SESIÓN

CREACIÓN AUTOMÁTICA: PEDIDO

DE COMPRA

( 9 )

O

ELIJE AL PROVEEDOR Y ADJUDICA LAS PARTIDAS

CORRESPONDIENTES

( 5 )

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REALIZACIÓN DE COMPRAS DIRECTAS Y LICITACIONES

DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE LAS ADQUISICIONES


JUNIO 2015

1

PEDIDO DE COMPRA

RECABA FIRMA

O

DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

VÍA CORREO ELECTRÓNICO

PROVEEDOR Y DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

ACTIVOS


DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

DE ACTIVOS

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE CONSOLIDACIÓN Y

EVALUACIÓN FINANCIERA

FIN

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓNDE ADQUISICIONES

( 15 )


EVALUACIÓN DEADQUISICIONES

( 17 )

ACCESA, ELABORAY ENVÍA

EXCEL: NOTA DE SALIDA( 19 )

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES


PEDIDO DE COMPRA



DSP CON EL RPAI


RECIBE

1T

1

1-3

1T

O

O


DE ACTIVOS Y PROVEEDOR

PEDIDO DE COMPRA

ORDENA

C

3

( 23 )

( 16 )

PEDIDO DE COMPRA



DSP CON EL RPAI


TURNA

1T

1

1-3

1T

O

O

( 21 )

PEDIDO DE COMPRA

FACTURA

OBTIENE

O

1-3

1-3

O

FACTURA

NOTA DE ENTRADA AL ALMACÉN

1

O

RECIBE Y DEVUELVE

( 20 )

1

PROVEEDOR

PEDIDO DE COMPRA

PEDIDO DE COMPRA

ESCANEA Y ENVÍA

( 18 )

O

FACTURA


O

1-3

PEDIDO DE COMPRA

O

1-2

1

( 22 )



DSP CON EL RPAI


TURNA

1T

1

1-3

1T

O

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JUNIO 2015 16PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Diaria.

Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o Simplificada.


• Sólo pueden llevar a cabo el procedimiento de preparación de anexo técnico para licitación pública o simplificada,cuando se cuente con el Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP) con el Registro de Procedimientos deAdquisición e Inversión (RPAI), emitidos previamente por la Subdirección de Presupuesto y la Subdirección deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos de esta Secretaría, respectivamente.

• Las áreas administrativas deben contar con disponibilidad presupuestal para la adquisición de los bienes querequieren en su Solicitud interna de adquisición.

• En el caso de Licitación simplificada se debe integrar al Anexo técnico una Relación de proveedores a invitar.

• Para la Preparación del anexo técnico para Licitación Pública o Simplificada, el Analista Administrativo de Bienes yServicios debe solicitar la cotización directa vía correo electrónico al proveedor.

• El Analista Administrativo de Bienes y Servicios debe digitalizar los documentos recibidos y elaborados durante laejecución del procedimiento, y respaldarlos en el Expediente de anexo técnico para licitación pública o simplificadapor ejercicio fiscal en disco duro.

Proporcionar al Departamento de Procedimientos de Contratación, el antecedente documental para la realización de lasadjudicaciones a través de licitación.

- Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en Licitaciones Públicas o Simplificadas.

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JUNIO 2015 17PÁG.



Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o Simplificada.



Recibe la Solicitud interna de adquisición en original y copia y el DSPcon el RPAI en copia de las áreas administrativas de la Secretaría,acusa de recibo la Solicitud en copia y la devuelve.

Elabora el Anexo técnico en un tanto, en el cual se incluyen lasespecificaciones técnicas de lo solicitado.

Obtiene una copia de los siguientes documentos:- Solicitud interna de adquisición en original.- DSP con el RPAI en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal:- Solicitud interna de adquisición en copia.- DSP con el RPAI en copia.- Anexo técnico en un tanto.

Turna al Jefe de Departamento de Consolidación, Registro yEvaluación de Adquisiciones, los siguientes documentos:- Solicitud interna de adquisición en original.- DSP con el RPAI en copia.- Anexo técnico vía correo electrónico.

Recibe del Analista Administrativo de Bienes y Servicios, lossiguientes documentos para su revisión:- Solicitud interna de adquisición en original.- DSP con el RPAI en copia.- Anexo técnico vía correo electrónico.

Turna al Departamento de Procedimientos de Contratación, lossiguientes documentos:- Solicitud interna de adquisición en original.- DSP con el RPAI en copia.- Anexo técnico vía correo electrónico.


Conecta con el procedimiento:- Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en

Licitaciones Públicas o Simplificadas.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

COPIA N

O CONTROLA

DA

PREPARACIÓN DEL ANEXO TÉCNICO PARA LICITACIÓN PÚBLICA O SIMPLIFICADA


JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE ADQUISICIONESANALISTA ADMINISTRATIVO DE BIENES Y SERVICIOS

INICIO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- REALIZACIÓN DE PEDIDOS A LOS LICITADORES ADJUDICADOS EN

LICITACIONES PÚBLICAS O SIMPLIFICADAS.

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE

CONTRATACIÓN

FIN

JEFE DEDEPARTAMENTO DE

CONSOLIDACIÓN, REGISTROY EVALUACIÓN DE

ADQUISICIONES

JUNIO 2015

C

ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE

LA SECRETARÍA

DSP CON EL RPAI


RECIBE Y DEVUELVE

O

1

1

( 1 )

ANEXO TÉCNICO

ELABORA

( 2 )

1T

ANEXO TÉCNICO

DSP CON EL RPAI


ORDENA

1

1

1T

( 4 )

ANEXO TÉCNICO

DSP CON EL RPAI

SOLICITUD INTERNA DE ADQUISCIÓN

TURNA

O

1

( 5 )

ANEXO TÉCNICO

DSP CON EL RPAI


RECIBE PARA SU REVISIÓN

O

1F

( 6 )




ANEXO TÉCNICO

DSP CON EL RPAI


TURNA

O

1

( 7 )


ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE

LA SECRETARÍA

DSP CON EL RPAI


OBTIENE

O

1

1

1

( 3 )

EN EL CUAL SE INCLUYEN LAS

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LO

SOLICITADO

COPIA N

O CONTROLA

DA



JUNIO 2015 19PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Diaria.

Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en Licitaciones Públicas o Simplificadas.

Realizar el pedido a los proveedores o prestadores de servicio a los que se les adjudicó una licitación.

- Trámite de Pago a Proveedores.

• Las Órdenes de compra para los licitadores adjudicados se deben elaborar conforme al Pedido de compra derivadodel Dictamen técnico - económico que sirvió de base para el fallo en la licitación.

• En caso de papelería y consumibles de cómputo de existencia de almacén, las Notas de salida se deben realizarmediante el Sistema de Almacén.

• En caso de realizar licitaciones con excepción de papelería y consumibles de cómputo, las Notas de salida se debenrealizar a través del programa de Excel.

• El Analista Administrativo de Bienes y Servicios debe digitalizar los documentos recibidos y elaborados durante laejecución del procedimiento, y respaldarlos en el Expediente de realización de pedidos por ejercicio fiscal en discoduro.

COPIA N

O CONTROLA

DA


JUNIO 2015 20PÁG.





Analista Administrativo deBienes y Servicios.

Recibe las Propuestas técnicas en original y las Propuestaseconómicas en original del Jefe de Departamento deProcedimientos de Contratación.

Analiza las Propuestas técnicas en original y las Propuestaseconómicas en original, y en coordinación con el AnalistaAdministrativo de Bienes y Servicios y el área solicitante, elaborael Dictamen técnico en un tanto y el Dictamen económico en untanto.

Turna al Jefe de Departamento de Procedimientos deContratación, los siguientes documentos:- Propuestas técnicas en original.- Propuestas económicas en original.- Dictamen técnico en un tanto.- Dictamen económico en un tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe el Dictamen técnico-económico en copia del Jefe deDepartamento de Procedimientos de Contratación y lo turna alAnalista Administrativo de Bienes y Servicios.

Recibe el Dictamen técnico-económico en copia del Jefe deDepartamento de Consolidación, Registro y Evaluación deAdquisiciones.

Obtiene del archivo cronológico temporal los siguientesdocumentos:- Solicitud interna de adquisición en copia.- Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP) con el Registro

de Procedimientos de Adquisición e Inversión (RPAI) encopia.

Obtiene copia de los siguientes documentos:- Una de la Solicitud interna de adquisición en copia.- Tres del DSP con el RPAI en copia.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera(SIAFEV), y captura los precios en el apartado Cotizaciones conbase en el Dictamen técnico-económico en copia e imprime elCuadro comparativo general de cotizaciones en original.

Elabora el Pedido de compra en original y firma de elaborado.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

COPIA N

O CONTROLA

DA


JUNIO 2015 21PÁG.



Analista Administrativo deBienes y Servicios.


10.

11.

12.

12A.

12A.1.

13.

14.

Turna al Jefe de Departamento de Consolidación, Registro yEvaluación de Adquisiciones, los siguientes documentos:- Solicitud interna de adquisición en dos copias.- DSP con el RPAI en tres copias.- Dictamen técnico-económico en copia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en original.- Pedido de compra en original.

Recibe del Analista Administrativo de Bienes y Servicios, lossiguientes documentos:- Solicitud interna de adquisición en dos copias.- DSP con el RPAI en tres copias.- Dictamen técnico-económico en copia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en original.- Pedido de compra en original.

Verifica que estén correctos los datos del Cuadro comparativogeneral de cotizaciones en original y el Pedido de compra enoriginal.

¿Están correctos los datos?

En caso de no estar correctos los datos:

Devuelve el Cuadro comparativo general de cotizaciones enoriginal y/o en su caso en el Pedido de compra en original alAnalista Administrativo de Bienes y Servicios, y le solicita lascorrecciones pertinentes.

Recibe el Cuadro comparativo general de cotizaciones enoriginal y/o en su caso en el Pedido de compra en original delAnalista Administrativo de Bienes y Servicios.


En caso de estar correctos los datos:

Firma de revisado, recaba firma de visto bueno en el Cuadrocomparativo general de cotizaciones en original y en el Pedidode compra en original del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Recaba firma en el Pedido de compra en original del DirectorGeneral de Administración.


COPIA N

O CONTROLA

DA


JUNIO 2015 22PÁG.




Analista Administrativo deBienes y Servicios

Turna al Analista Administrativo de Bienes y Servicios, lossiguientes documentos:- Solicitud interna de adquisición en dos copias.- DSP con el RPAI en tres copias.- Dictamen técnico-económico en copia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en original.- Pedido de compra firmado en original.

Recibe del Jefe de Departamento de Consolidación, Registro yEvaluación de Adquisiciones, los siguientes documentos:- Solicitud interna de adquisición en dos copias.- DSP con el RPAI en tres copias.- Dictamen técnico-económico en copia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en original.- Pedido de compra firmado en original.

Digitaliza el Pedido de compra firmado en original y lo envía víacorreo electrónico al Proveedor y al Departamento deAdministración de Activos.

Accesa al programa de excel y elabora la Nota de salida y la envíavía correo electrónico al Departamento de Administración deActivos.

Pasa el tiempo.

Recibe la Nota de entrada de almacén en copia delDepartamento de Administración de Activos y la Factura enoriginal y copia del Proveedor, acusa de recibo y le devuelve laFactura en copia.

Obtiene tres copias de la Factura en original y dos copias delPedido de compra firmado en original.

Turna al Analista Administrativo de Consolidación y EvaluaciónFinanciera, los siguientes documentos:- Solicitud interna de adquisición en dos copias.- DSP con el RPAI en tres copias.- Dictamen técnico-económico en copia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en original.- Pedido de compra firmado en original y una copia.- Nota de entrada de almacén en copia.- Factura en original y tres copias.


15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

COPIA N

O CONTROLA

DA


JUNIO 2015 23PÁG.




22.Analista Administrativo deBienes y Servicios

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Pedido decompra firmado en segunda copia.


Conecta con el procedimiento:- Trámite de Pago a Proveedores.

COPIA N

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DA

REALIZACIÓN DE PEDIDOS A LOS LICITADORES ADJUDICADOS EN LICITACIONES PÚBLICAS O SIMPLIFICADAS


ANALISTA ADMINISTRATIVO DE BIENES Y SERVICIOSJEFE DE DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE ADQUISICIONES

INICIO

JEFE DE DEPARTAMENTODE PROCEDIMIENTOS DE

CONTRATACIÓN


CONTRATACIÓN

¿ESTÁNCORRECTOS LOS

DATOS?


SUBDIRECTOR DECONTRATACIONES GUEBRNAMENTALES,

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS

SI

1

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE AQUISICIONES

1

JEFE DEDEPARTAMENTO

DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN

DE AQUISICIONES

1


CONTRATACIÓN

ANALISTA ADMINISTRATIVO

DE BIENES Y SERVICIOS

PROPUESTASECONÓMICAS

PROPUESTASTÉCNICAS

RECIBE

O

O

DICTAMEN ECONÓMICO

DICTAMEN TÉCNICO

ANALIZA LAS PROPUESTASY ELABORA

1T

1T

EN COORDINACIÓNCON EL ANALISTA

ADMINISTRATIVO DE BIENES Y SERVICIOS Y EL

ÁREA SOLICITANTE

DICTAMEN ECONÓMICO

DICTAMEN TÉCNICO

PROPUESTASECONÓMICAS

PROPUESTASTÉCNICAS

TURNA

O

O

1T

1T

DICTAMENTÉCNICO-ECONÓMICO

RECIBE Y TURNA

1

DICTAMENTÉCNICO-ECONÓMICO

RECIBE

1

C

PEDIDO DE COMPRA

ELABORA Y FIRMA DE ELABORADO

O

PEDIDO DE COMPRA


DICTAMEN TÉCNICO-ECONÓMICO

DSP CON EL RPAI


TURNA

1-2

1-3

1

O

O

PEDIDO DE COMPRA



DSP CON EL RPAI


RECIBE

1-2

1-3

1

O

O


PEDIDO DE COMPRA

CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES

VERIFICA QUE ESTÉNCORRECTOS LOS DATOS

O

O


DEVUELVE Y SOLICITA CORRECCIONES

O


RECIBE

O


COMPRA


COMPRA


( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 4 )

( 5 ) ( 9 )

( 10 )

( 11 )

( 12 )

( 12A. )

( 12A.1 )

PEDIDO DE COMPRA

CUADRO COMPARATIVOGENERAL DE COTIZACIONES

FIRMA, RECABAFIRMA DE VO. BO.

( 13 )

O

JUNIO 2015

DSP CON EL RPAI


OBTIENE

1

1

1

1-3

( 7 )

CUADRO COMPARATIVO GENERAL DE COTIZACIONES

O


ACCESA, CAPTURA LOS PRECIOS E IMPRIME

SIAFEV: COTIZACIONES

( 8 )

1

O

DSP CON EL RPAI


OBTIENE

( 6 )

1

1

COPIA N

O CONTROLA

DA

REALIZACIÓN DE PEDIDOS A LOS LICITADORES ADJUDICADOS EN LICITACIONES PÚBLICAS O SIMPLIFICADAS


FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES.

JUNIO 2015


1



PEDIDO DE COMPRA

RECABA FIRMA

O

PEDIDO DE COMPRA



DSP CON EL RPAI


RECIBE

1-2

1-3

1

O

O



( 16 )


PROVEEDOR Y AL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE CONSOLIDACIÓN Y

EVALUACIÓN FINANCIERA

( 14 )

PEDIDO DE COMPRA



DSP CON EL RPAI


TURNA

1-2

1-3

1

O

O

( 15 )



DE ACTIVOS

ACCESA, ELABORAY ENVÍA

EXCEL: NOTA DE SALIDA

( 18 )

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

ACTIVOS Y DEL PROVEEDOR

( 19 )

PEDIDO DE COMPRA

FACTURA

OBTIENE

O

1-2

1-3

O

PEDIDO DE COMPRA

ORDENA

( 21 )

2

PEDIDO DE COMPRA

PEDIDO DE COMPRA

DIGITALIZA Y ENVÍA

( 17 )

O

FACTURA


1

O

RECIBE, ACUSA DE RECIBO Y DEVUELVE

( 19 )

1

PROVEEDOR

FACTURA

NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN

1-3

1

O

PEDIDO DE COMPRA

O

1



DSP CON EL RPAI


TURNA

1-2

1-3

1

O

( 20 )

COPIA N

O CONTROLA

DA



JUNIO 2015 26PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Variable con base en el calendario establecido.

Solicitudes Internas Semanales(Distribución).

• Las áreas administrativas deben entregar su Solicitud interna semanal, un día hábil antes del día establecido en elcalendario semanal.

• La cantidad solicitada por semana debe realizarse hasta por el 5% del total en existencia de almacén de acuerdo a laSolicitud interna (compra), con excepción de los materiales destinados para una actividad específica, kits delimpieza, equipos o unidades mínimas para entrega.

• En los casos en que las áreas administrativas requieran más del 5% del total mencionado en el punto anterior, debencumplir con lo siguiente:- Presentar justificación.- Contar con el visto bueno de la Dirección General correspondiente.- Establecer si habrá futuras entregas del mismo volumen y el período en que se necesitará.

• Los materiales incluidos en la Solicitud interna semanal que no hayan sido requeridos en la Solicitud interna(compra), y aquellos que el Almacén no cuente con cantidad suficiente, deben incluirse por separado en un trámitenuevo de Solicitud interna (compra) para su respectiva cotización.

• El Analista Administrativo de Bienes y Servicios debe digitalizar la Solicitud interna semanal de distribución enoriginal y el Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP) con el Registro de Procedimientos de Adquisición eInversión (RPAI) en copia, y respaldarlos en el Expediente de solicitudes internas semanales por ejercicio fiscal endisco duro.

Recibir de las áreas administrativas de la Secretaría, las solicitudes para la distribución de papelería y consumibles decómputo, y atenderlas de acuerdo a su consumo y existencias.

- Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas de la Secretaría del Departamento deAdministración de Activos.

COPIA N

O CONTROLA

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JUNIO 2015 27PÁG.



Jefe de Departamento deConsolidación, Registro yevaluación de Adquisiciones.


Recibe la Solicitud interna semanal de distribución en original y copiay el DSP con RPAI en copia del área administrativa de la Secretaría, sellay le devuelve la Solicitud en copia.

Accesa y corrobora que en el Sistema Integral de AdministraciónFinanciera (SIAFEV), se encuentren los requerimientos de la Solicitudinterna semanal de distribución en original y envía a través del SIAFEVal Analista Administrativo de Bienes y Servicios.

Turna la Solicitud interna semanal de distribución en original y el DSPcon el RPAI en copia al Analista Administrativo de Bienes y Servicios.

Recibe la Solicitud interna semanal de distribución en original y através del SIAFEV, y el DSP con el RPAI en copia del Jefe deDepartamento de Consolidación, Registro y Evaluación deAdquisiciones.

Analiza la Solicitud interna semanal de distribución en original, accesaal Sistema de Almacén y elabora las Notas de salida de almacén.

Turna vía correo electrónico, las Notas de salida de almacén alDepartamento de Administración de Activos, para la entrega delmaterial al área solicitante y archiva de manera cronológica temporalla Solicitud interna semanal de distribución en original.


Conecta con el Procedimiento:- Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas

Administrativas de la Secretaría del Departamento deAdministración de Activos.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Solicitudes Internas Semanales(Distribución).

COPIA N

O CONTROLA

DA

SOLICITUDES INTERNAS SEMANALES (DISTRIBUCIÓN)



JUNIO 2015

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- ENTREGA DE PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO A LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE

LA SECRETARÍA INHERENTES AL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS

INICIO


SOLICITUD INTERNA SEMANAL DE DISTRIBUCIÓN

ACCESA, CORROBORA Y ENVÍA

SISTEMA INTEGRALDE ADMINISTRACIÓNFINANCIERA (SIAFEV)

O

( 2 )

DSP CON EL RPAI


TURNA

O

1

( 3 )




DSP CON EL RPAI


RECIBE

SIAFEV: SOLICITUD INTERNA SEMANAL DE

ADQUISICIÓN

( 4 )

O

1

C


DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

ACTIVOS

ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARÍA

DSP CON EL RPAI


RECIBE, SELLA Y DEVUELVE

( 1 )

O

1

1


SISTEMA DE ALMACÉN: NOTAS DE SALIDA DE

ALMACÉN


ANALIZA, ACCESA Y ELABORA

( 5 )

O


TURNA

NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN

( 6 )

O

COPIA N

O CONTROLA

DA



JUNIO 2015 29PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


• Las Facturas deben contar con los requisitos fiscales establecidos en el Código Fiscal de la Federación en el Artículo29-A.

• Sólo se debe llevar a cabo el procedimiento de trámite de pago a proveedores, cuando se cuente con el Dictamen deSuficiencia Presupuestal (DSP) con el Registro de Procedimientos de Adquisición e Inversión (RPAI), emitidopreviamente por la Subdirección de Presupuesto y la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos de esta Secretaría.

• Las Facturas que presenten tachaduras o enmendaduras deben rechazarse; si la Factura tiene más de 15 días deexpedición o tiene diferencia de monto, el Analista Administrativo de Consolidación y Evaluación Financiera debeelaborar una Tarjeta dirigida al Departamento de Órdenes de Pago.

• El Analista Administrativo de Consolidación y Evaluación Financiera puede recibir del Analista Administrativo deBienes y Servicios, como antecedente, Tarjetas u Oficios de solicitud en lugar de las Solicitudes internas deadquisición.

• El Pedido de compra debe contener la firma autógrafa del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y del Director General de Administración.

• En la Solicitud-comprobación de recursos se debe recabar firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos y el visto bueno del Director General de Administración.

• Las Solicitudes internas de adquisición deben comprender alguna de las partidas del Capítulo 2000 al 5000 delClasificador por Objeto del Gasto vigente.

• El Analista Administrativo de Consolidación y Evaluación Financiera debe elaborar y respaldar en disco duro, elExpediente de trámite de pago a proveedores por ejercicio fiscal.

Diaria.

Trámite de Pago a Proveedores.

Realizar los trámites para el pago de los bienes y servicios recibidos de los Proveedores o Prestadores de servicios,adquiridos en su modalidad de adjudicación directa y de licitaciones simplificadas y públicas.

Ninguno.

COPIA N

O CONTROLA

DA


JUNIO 2015 30PÁG.



Analista Administrativo deConsolidación y EvaluaciónFinanciera.

Recibe del Analista Administrativo de Bienes y Servicios, lossiguientes documentos:- Solicitud interna de adquisición en original y copia.- DSP con el RPAI en tres copias.- Reporte de escenario de análisis (Sistema CompraVer) en un

tanto.- Cuadro comparativo general de cotizaciones (Sistema Integral

de Administración Financiera (SIAFEV)) en original- Pedido de compra en original y copia.- Nota de entrada al almacén en copia.- Factura en original y tres copias.

Accesa al SIAFEV y recepciona el Pedido de compra, especificando elmonto y número de factura con base en la Factura en original.

Elabora a través del SIAFEV, el Detalle de orden de compra y en laSolicitud-comprobación de recursos, los imprime en original yfirma.

Recaba firma en la Solicitud-comprobación de recursos en original yen el Detalle de la orden de compra en original del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, y obtiene cuatro copias del Detalle en original.

Ordena y turna al Departamento de Control Presupuestal, lossiguientes documentos:- Solicitud-comprobación de recursos en original.- Solicitud interna de adquisición en original.- DSP con el RPAI en primera y segunda copia.- Detalle de la orden de compra en un tanto y tres copias.- Pedido de compra en original.- Factura en original y dos copias.

Recibe la Solicitud-comprobación de recursos en copia delDepartamento de Control Presupuestal.

1.

2.

3.

4.

5.

6.


COPIA N

O CONTROLA

DA


JUNIO 2015 31PÁG.



Elabora el Expediente de trámite de pago a proveedores e integra lossiguientes documentos:- Solicitud-comprobación de recursos en copia.- Solicitud interna de adquisición en copia.- DSP con el RPAI en tercera copia.- Reporte de escenario de análisis (Sistema CompraVer) en un

tanto.- Cuadro comparativo general de cotizaciones (SIAFEV) en un

tanto.- Detalle de la orden de compra en cuarta copia.- Pedido de compra en copia.- Factura en tercera copia.- Nota de entrada al almacén en copia.

Digitaliza el Expediente de trámite de pago a proveedores, respaldaen disco duro y archiva de manera cronológica temporal el Expediente.


Analista Administrativo deConsolidación y EvaluaciónFinanciera.


7.

8.

COPIA N

O CONTROLA

DA

TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE ADQUISCIONES

ANALISTA FINANCIERO DE PAGO A PROVEEDORES

INICIO

FIN

JUNIO 2015


FACTURA

ACCESA, RECEPCIONA Y ESPECIFÍCA

SIAFEV:PEDIDO DE COMPRA

( 2 )

O

SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS

O

DETALLE DE ORDEN DE COMPRA

ELABORA, IMPRIME Y FIRMA

SIAFEV:DETALLE DE ORDEN DE COMPRA Y

SOLICITUD COMPROBACIÓN DE

RECURSOS

( 3 )

O

SUBDIRECTOR DE COMTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN


DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS

RECIBE

( 6 )

1

DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL


1

FACTURA

3

PEDIDO DE COMPRA

1

DETALLE DE ORDEN DE COMPRA

4

CUADRO COMPARATIVO GENERAL DE COTIZACIONES

1T

REPORTE DE ESCENARIO DE ANÁLISIS (SISTEMA COMPRAVER)

1T

DSP CON EL RPAI

3



ELABORA EL EXPEDIENTE DE TRÁMITE DE PAGO A

PROVEEDORES E INTEGRA

1

1

( 7 )

C

FACTURA

O

1-3

( 1 )

PEDIDO DE COMPRA

CUADRO COMPARATIVO GENERAL DECOTIZACIONES (SIAFEV)

REPORTE DE ESCENARIO DE ANÁLISIS (SISTEMA COMPRAVER)

DSP CON EL RPAI


RECIBE

O-1

1-3

1T

O

O-1

FACTURA

O

1-2

PEDIDO DE COMPRA

DETALLE DE ORDEN DE PAGO

1T

1-3

O

DSP CON EL RPAI

1-2



ORDENA Y TURNA

O

O

( 5 )

DETALLE DE ORDEN DE PAGO

1-4

O

O


RECABA FIRMA Y OBTIENE

( 4 )

1T

EXPEDIENTE DE TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES


DISCO DURO:EXPEDIENTE DE TRÁMITE DE PAGO A

PROVEEDORES

( 8 )

COPIA N

O CONTROLA

DA



JUNIO 2015 33PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


• Las Dependencias y Organismos Públicos Descentralizados (OPD´s) deben entregar a la Subdirección deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos, el Programa Anual de Adquisicionesautorizado y detallado previamente autorizado por el Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios yEnajenación de Bienes Muebles correspondiente a más tardar la primera semana del mes de febrero.

• El Analista Administrativo de Registro, Presupuesto y Gestión Administrativa debe elaborar y respaldar en el discoduro, el Expediente de programa anual de adquisiciones por ejercicio fiscal.

Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones.

Elaborar la base para planear, programar y licitar públicamente las compras y la contratación de servicios en formaconsolidada.

Ninguno.

Anual.

COPIA N

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DA


JUNIO 2015 34PÁG.



Analista Administrativo deRegistro, Presupuesto y GestiónAdministrativa.

Jefe de Departamento deConsolidación, Registro yEvaluación de Adquisiciones


Elabora la Tarjeta de solicitud de presupuesto autorizado de lasDependencias y Organismos Públicos Descentralizados (OPD´s) enoriginal y copia, y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a través del Jefede Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación deAdquisiciones.

Turna la Tarjeta de solicitud de presupuesto autorizado de lasDependencias y Organismos Públicos Descentralizados (OPD´s) enoriginal a la Dirección General de Programación y Presupuesto yrecaba acuse de recibo en la Tarjeta en copia.

Recibe vía correo electrónico, el Presupuesto autorizado de lasDependencias y Organismos Públicos Descentralizados (OPD´s) enformato PDF de la Dirección General de Programación y Presupuesto através del Jefe de Departamento de Consolidación, Registro yEvaluación de las Adquisiciones, para cotejo.

Elabora en el programa excel, el Programa anual de adquisiciones dela Secretaría en original, detallado por unidad presupuestal y partida,y turna al Jefe de Departamento de Consolidación, Registro yEvaluación de Adquisiciones, para visto bueno del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Recibe el Programa anual de adquisiciones de la Secretaría enoriginal del Analista Administrativo de Registro, Presupuesto y GestiónAdministrativa, recaba visto bueno del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos y turna alSubcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciónde Bienes Muebles de la Secretaría de Finanzas y Planeación, para suautorización.

Recibe el Programa anual de adquisiciones de la Secretaríaautorizado en original del Subcomité de Adquisiciones,Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles de laSecretaría de Finanzas y Planeación y turna al Analista Administrativode Registro, Presupuesto y Gestión Administrativa.

Recibe el Programa anual de adquisiciones de la Secretaríaautorizado en original del Jefe de Departamento de Consolidación,Registro y Evaluación de Adquisiciones.

Elabora el Oficio de solicitud del programa anual de adquisiciones enoriginal y copias necesarias, y el Listado de las Dependencias yOrganismos Públicos Descentralizados (OPD´s) en un tanto.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


COPIA N

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JUNIO 2015 35PÁG.





Recaba rúbrica en el Oficio de solicitud del programa anual deadquisiciones en original y copias necesarias del Jefe deDepartamento de Consolidación, Registro y Evaluación deAdquisiciones y firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Distribuye el Oficio de solicitud del programa anual deadquisiciones en copia a las Dependencias y Entidades, y recabaacuse de recibo en el Listado de las Dependencias y OrganismosPúblicos Descentralizados (OPD´s) en un tanto.

Pasa tiempo.

Recibe el Programa Anual de Adquisiciones autorizado y detalladoen original de las Dependencias y Entidades a través del Jefe deDepartamento de Consolidación, Registro y Evaluación deAdquisiciones.

Elabora en el programa excel, el Programa anual de adquisicionesconsolidado de las Dependencias y Organismos PúblicosDescentralizados (OPD´s) en original con base al clasificador porobjeto del gasto e integra la información del Programa anual deadquisiciones de la Secretaría.

Turna el Programa anual de adquisiciones consolidado en originalpara visto bueno del Jefe del Departamento de Consolidación,Registro y Evaluación de Adquisiciones y del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Recibe el Programa anual de adquisiciones consolidado en originaldel Jefe de Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación deAdquisiciones, y verifica si obtuvo visto bueno.

¿Obtuvo visto bueno?

En caso de no obtener visto bueno:

Desecha el Programa anual de adquisiciones consolidado enoriginal.


9.

10.

11.

12.

13.

14.

14A.

COPIA N

O CONTROLA

DA


JUNIO 2015 36PÁG.



En caso de obtener visto bueno:

Recaba firma en el Programa anual de adquisiciones consolidado enoriginal del Director General de Administración a través delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administración deRiesgos y Activos.

Obtiene tres copias del Programa anual de adquisiciones consolidadoautorizado en original y graba en C.D. en formato PDF.

Elabora el Oficio de solicitud de publicación en original y copia dirigidoa la Editora de Gobierno y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Envía el Oficio de solicitud de publicación en original a la Editora deGobierno, junto con lo siguiente:- Programa anual de adquisiciones consolidado en formato PDF vía

correo electrónico.- Programa anual de adquisiciones consolidado en tres copias.- C.D.Y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.

Elabora el Oficio de publicación en original y copia dirigido a laSubdirección de Gobierno Electrónico y recaba firma del Subdirectorde Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Turna el Oficio de publicación en original a la Subdirección deGobierno Electrónico, vía correo electrónico el Programa anual deadquisiciones consolidado en formato PDF, para su publicación en elportal de transparencia de la Secretaría, recaba acuse de recibo en elOficio en copia.

15.

16.

17.

18.

19.

20.



COPIA N

O CONTROLA

DA


JUNIO 2015 37PÁG.



Elabora el Expediente del programa anual de adquisiciones e integralos siguientes documentos:- Tarjeta de solicitud de presupuesto autorizado de las

Dependencias y Organismos Públicos Descentralizados (OPD´s)en copia.

- Programa anual de adquisiciones de la Secretaría autorizado enoriginal.

- Oficio de solicitud del programa anual de adquisiciones en original.- Listado de las dependencias y organismos públicos

descentralizados (OPD´s) en un tanto.- Programa Anual de adquisiciones autorizado y detallado en

original.- Programa anual de adquisiciones consolidado autorizado en

original.- Oficio de solicitud de publicación en copia.- Oficio de publicación en copia.

Digitaliza el Expediente del programa anual de adquisiciones,respalda en disco duro y archiva de manera cronológica temporal, elExpediente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

21.

22.



COPIA N

O CONTROLA

DA

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES


JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO YEVALUACIÓN DE ADQUISICIONESANALISTA ADMINISTRATIVO DE REGISTRO, PRESUPUESTO Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA

JUNIO 2015

INICIO

PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE LA SECRETARÍA

ELABORA Y TURNA

EXCEL: PROGRAMA ANUAL DE

ADQUISICIONES DE LA SECRETARÍA

( 4 )

O

POR UNIDAD PRESUPUESTAL

Y PARTIDA


Y EVALUCIÓN DEADQUISICIONES

SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES,

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS


RECIBE, RECABA VISTO BUENO Y TURNA

( 5 )

O

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE REGISTRO, PRESUPUESTO Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA,

SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS Y ACTIVOS

SUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, SERVICIOS Y

ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y

PLANEACIÓN


RECIBE Y TURNA

( 6 )

O

SUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, SERVICIOS Y

ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y

PLANEACIÓN

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE REGISTRO, PRESUPUESTO Y GESTIÓN

ADMINISTRATIVA


RECIBE

( 7 )

O


Y EVALUCIÓN DEADQUISICIONES


EVALUACIÓN DE ADQUISICIONES Y SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS

LISTADO DE LAS DEPENDENCIAS Y ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS(OPD´S)

OFICIO DE SOLICITUD DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

DISTRIBUYE Y RECABA ACUSE DE RECIBO

1

1T

( 10 )

DEPENDENCIAS Y ENTIDADES

PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES AUTORIZADO Y DETALLADO

RECIBE

( 11 )

O

DEPENDENCIAS Y ENTIDADES

PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES CONSOLIDADO

TURNA PARA VISTO BUENO

( 13 )

O

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN

DE ADQUISICIONES Y SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS


RECIBE Y VERIFICA SI OBTUVO VISTO BUENO

( 14 )

O




ELABORA E INTEGRA

EXCEL: PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES CONSOLIDADO Y

PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE LA

SECRETARÍA

( 12 )

O

¿OBTUVO VISTO BUENO? NO

SI


DESECHA

( 14A )

O

2

2


RECABA FIRMA

( 15 )

O


A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE

CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS

1

1

1

A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE

CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y

EVALUACIÓN DE ADQUISICIONES

RECIBE

PDF: PRESUPUESTO AUTORIZADO DE LAS

DEPENDENCIAS Y ORGANISMOS PÚBLICOS

DESCENTRALIZADOS (OPD´S)

( 3 )


DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

TARJETA DE SOLICITUD DE PRESUPUESTO AUTORIZADO DE LAS DEPENDENCIAS Y ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS (OPD´S)

ELABORA YRECABA FIRMA

O

1

( 1 )



ELABORA

( 8 )

O

1

1T


TURNA Y RECABAACUSE DE RECIBO

O

1

( 2 )

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO


RECABA RÚBRICA Y FIRMA

O

1

( 9 )

A TRAVÉS DEL JEFEDE DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN,

REGISTRO Y EVALUACIÓN DE ADQUISICIONES

COPIA N

O CONTROLA

DA

1

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES


ANALISTA ADMINISTRATIVO DE REGISTRO, PRESUPUESTO Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA

JUNIO 2015

FIN

1

PROGRAMA ANUALDE ADQUISICIONES

CONSOLIDADO


PDF: PROGRAMA ANUALDE ADQUISICIONES

CONSOLIDADO

OFICIO DE SOLICITUD DE PUBLICACIÓN

ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

( 18 )

O

1

1-3

EDITORA DE GOBIERNO

OFICIO DE PUBLICACIÓN

ELABORA Y RECABA FIRMA

( 19 )

O-1



DIRIGIDO A LA SUBDIRECCIÓNDE GOBIERNO ELECTRÓNICO

PDF: PROGRAMA ANUALDE ADQUISICIONES

CONSOLIDADO


TURNA Y RECABA ACUSEDE RECIBO

( 20 )

O

1


SUBDIRECCIÓN DE GOBIERNO ELECTRÓNICO

C



DIRIGIDO A LA EDITORA DE GOBIERNO

PROGRAMA ANUALDE ADQUISICIONES

CONSOLIDADO


OBTIENE Y GRABA

O

1-3

( 16 )


ELABORA Y RECABA FIRMA

O

1

( 17 )


1


1

PROGRAMA ANUAL DE ADQUISCIONES CONSOLIDADO

O

PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES AUTORIZADO Y DETALLADO

O


1T


O



ELABORA EL EXPEDIENTE DEL PROGRAMA ANUAL DE

ADQUISICONES E INTEGRA

1

O

( 21 )

EXPEDIENTE DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICONES


DISCO DURO: EXPEDIENTE DEL

PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICONES

( 22 )


COPIA N

O CONTROLA

DA

ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE REGISTRO, CONTROL YEVALUACIÓN DE ADQUISICIONES LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO ALMISMO.


JUNIO 2015 40PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Mensual.

Elaboración de los Reportes de Avance de los Indicadores de Evaluación del Desempeño de la Subdirección.

• Los Departamentos que se deben incluir en el Reporte de avance de los indicadores de evaluación deldesempeño de la Subdirección son: el Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones, deProcedimientos de Contratación, de Administración de Activos y de Administración de Riesgos.

• El Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones, debe recibir mensualmente víacorreo electrónico, la siguiente información:- Del Jefe de Departamento de Procedimientos de Contratación, las Licitaciones Públicas, Pública Simplificada,

Pública Nacional o Internacional, y por Excepción de Ley.- Del Jefe de Departamento de Administración de Activos, el levantamiento de inventario realizado.- Del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos, la contratación de seguros realizados.

• El Reporte de avances de los indicadores de evaluación del desempeño debe capturarse en el Sistema deIndicadores para la Evaluación del Desempeño (SIED), los primeros 5 días hábiles posteriores al mes, y en caso deno alcanzar la meta programada se deberá completar el apartado de justificación.

• Las justificaciones que se realicen a los Indicadores de evaluación del desempeño, deben exponer claramente losmotivos del retraso o excedente de las actividades.

• La suma de los porcentajes mensuales debe programarse para que al final del ejercicio se cumpla con el 100% delas metas establecidas en los Indicadores de evaluación del desempeño.

• El Analista Administrativo de Registro, Presupuesto y Gestión Administrativa debe elaborar y respaldar en el discoduro, el Expediente de reportes de avances de indicadores por ejercicio fiscal.

Determinar el avance de las actividades establecidas en los indicadores de evaluación del desempeño de laSubdirección.

Ninguno.

COPIA N

O CONTROLA

DA




JUNIO 2015 41PÁG.



Obtiene del archivo cronológico temporal, el Reportecalendarizado de los indicadores de evaluación del desempeño enoriginal, y determina el avance de las actividades proyectadas acumplir en el periodo a reportar y el área a capturar.

Solicita de manera verbal, la información necesaria para elaborar elReporte de avances de los Indicadores de evaluación deldesempeño de la Subdirección a los Jefes del Departamento que laintegran.

Recibe vía correo electrónico, la Información correspondiente delos Departamentos de la Subdirección, analiza y verifica si se cumpliócon el porcentaje de avance del mes con base en el Reportecalendarizado de los indicadores de evaluación del desempeño enoriginal.

¿Se cumplió con el porcentaje de avance del mes?

En caso de no cumplir con el porcentaje de avance del mes:

Solicita y recibe, la Información complementaria para el apartadode justificación del Reporte de avance de indicadores de evaluacióndel desempeño de los Jefes de Departamento de la Subdirección.


En caso de cumplir con el porcentaje de avance del mes:

Accesa al SIED, captura la Información correspondienteproporcionada por los Departamentos y genera el Reporte deavance de indicadores de evaluación del desempeño en dos tantos.

Turna el Reporte de avance de indicadores de evaluación deldesempeño en dos tantos al Jefe de Departamento de Consolidación,Registro y Evaluación de Adquisiciones, para su visto bueno y firmadel Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Recibe el Reporte de avance de indicadores de evaluación deldesempeño en dos tantos del Jefe de Departamento deConsolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones, y verifica siobtuvo visto bueno.

1.

2.

3.

3A.

4.

5.

6.


COPIA N

O CONTROLA

DA




JUNIO 2015 42PÁG.


¿Obtuvo visto bueno?

En caso de no obtener visto bueno:

Desecha el Reporte de avance de indicadores de evaluación deldesempeño en dos tantos.


En caso de obtener visto bueno:

Turna el Reporte de avance de indicadores de evaluación deldesempeño en un tanto y vía correo electrónico en formato PDF a laSubdirección de Organización y Procesos Administrativos, y recabaacuse de recibo en el Reporte en segundo tanto.

Digitaliza los siguientes documentos y los respalda en el Expedientede reportes de avances de indicadores:- Reporte calendarizado de los indicadores de evaluación del

desempeño en original.- Reporte de avance de indicadores de evaluación del desempeño

en segundo tanto.- Información correspondiente y en su caso la Información

complemetaria.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, los siguientesdocumentos:- Reporte calendarizado de los indicadores de evaluación del

desempeño en original.- Reporte de avance de indicadores de evaluación del desempeño

en segundo tanto.


6A.

7.

8.

9.



COPIA N

O CONTROLA

DA

ELABORACIÓN DE REPORTES DE AVANCE DE LOS INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LA SUBDIRECCIÓN


ANALISTA ADMINISTRATIVO DE REGISTRO, PRESUPUESTO Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA

JUNIO 2015

INICIO

REPORTE CALENDARIZADO DE LOS INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

OBTIENE Y DETERMINA EL AVANCE

( 1 )

O

C

( 2 )

SOLICITA LA INFORMACIÓN NECESARIA

JEFES DE DEPARTAMENTO DE LA SUBDIRECCIÓN

DE MANERA VERBAL

REPORTE DE AVANCE DE INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

RECIBE, ANALIZA Y VERIFICA

INFORMACIÓN CORRESPONDIENTE

( 3 )

O


DEPARTAMENTOS DE LA SUBDIRECCIÓN

¿SE CUMPLIÓ CON EL PORCENTAJE DE AVANCE DEL

MES?

NO

SI


JEFES DE DEPARTAMENTO DE LA SUBDIRECCIÓN

SOLICITA Y RECIBE


( 3A )


1-2T

ACCESA Y CAPTURA

SIED:REPORTE DE AVANCE DE

INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO

( 4 )



TURNA PARA SU VISTO BUENO Y FIRMA

( 5 )

1-2T




RECIBE Y VERIFICA

( 6 )

1-2T


Y EVALUACIÓN DEADQUISICIONES

¿OBTUVO VISTO BUENO? NO

SI


DESECHA

( 6A )

1-2TSUBDIRECCIÓN DE

ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS


1

1


TURNA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

PDF:REPORTE DE AVANCE DE

INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO

( 7 )

2T

1T

REPORTE DE AVANCES DE INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO


ORDENA

O

2T

( 8 )

FIN

C

EXPEDIENTEDE REPORTES DE

AVANCE DE INDICADORES


O




O

2T

( 5 )

Y EN SU CASO INFORMACIÓN

COMPLEMENTARIA

COPIA N

O CONTROLA

DA



JUNIO 2015 44PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


• Previo a la entrega de donativos de gasolina y diésel a las Dependencia y Entidades, el Departamento deConsolidación y Evaluación de Adquisiciones debe recibir de la Oficina de Programa de Gobierno, el Oficio deconstancia de donación y Ficha de donación con los datos del Acuerdo de donación y los Formatos decomprobación de consumo:- Resumen por Departamento.- Parque Vehicular.- Bitácora por Vehículo.

• La Base de datos del acuerdo debe coincidir con el número del Acuerdo de donación de PEMEX y registrar lossiguiente Información:- Fecha.- Número de placa.- Características del vehículo.- Marca y modelo.- Serie del vehículo.- Kilometraje actual.- Usuario o responsable del área.- Cantidad de litros que requiere.- Número de folio del Vale de gasolina o diésel correspondiente.- Mes en que se entrega el Vale de gasolina o diésel.- Tipo de combustible que se entrega (gasolina o diésel).

• El Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación de las Adquisiciones debe recibir de PEMEX, los Talones devales de gasolina o diésel y es la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos quien debe troquelar los Talones de vales de gasolina o diésel con el sello de la Subdirección.

• El Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones debe solicitar al Departamento deControl de Maquinaria y Transporte, la Relación de vehículos oficiales de la Secretaría vigente.

Eventual.

Control de Donativo de Vales de Gasolina y Diésel de PEMEX a las Área Administrativas de la Secretaría.

Llevar el control de la donación de combustible de las áreas administrativas de la Secretaría que tengan a su cargovehículos oficiales.

- Registro y Reporte de Donativo de Vales de Gasolina y Diésel de PEMEX a las Área Administrativas de la Secretaría,Dependencias y Entidades.

COPIA N

O CONTROLA

DA

JUNIO 2015 45PÁG.

Subdirección de Adquisiciones y Control de InventariosManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

NORMAS

• El Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones debe entregar Vales de gasolina o diésela las áreas administrativas que tengan a su cargo vehículos oficiales.

• El Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones debe recibir de las área administrativasde la Secretaría, el Formato de vehículos a su cargo con los siguientes datos:- Fecha.- Beneficiario.- Kilometraje actual.- Cantidad de litros que requiere


COPIA N

O CONTROLA

DA


JUNIO 2015 46PÁG.



Analista Administrativo deCombustibles.

Recibe el Formato de vehículos a su cargo en un tanto del áreaadministrativa de la Secretaría.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Talón de vales degasolina o diésel y consulta el número consecutivo de Vale degasolina o diésel correspondiente.

Anota en el Formato de vehículos a su cargo en un tanto, el númerofolio del Vale de gasolina o diésel correspondiente.

Accesa a excel en la Base de datos del acuerdo y registra datoscorrespondientes.

Registra en el Vale de gasolina o diésel correspondiente, lasiguiente Información de la Base de datos del acuerdo:- Fecha.- Número de placa.- Marca y modelo.

Recaba firma en el Vale de gasolina o diésel correspondiente delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Activos y Riesgos, y coloca el sello de seguridad.

Notifica vía telefónica al área administrativa de la Secretaría queesta listo el Vale de gasolina o diésel.

Entrega el Vale de gasolina o diésel correspondiente y el Formatode vehículos a su cargo en un tanto al área administrativa de laSecretaría, y recaba firma de recibido en el Talón de vales degasolina o diésel.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Talón devales de gasolina o diésel.


Conecta con el procedimiento:- Registro y Reporte de Donativo de Vales de Gasolina y Diesel de

PEMEX a las Áreas Administrativas de la Secretaría, Dependenciasy Entidades.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.


COPIA N

O CONTROLA

DA

CONTROL DE DONATIVOS DE VALES DE GASOLINA Y DIÉSEL DE PEMEX A LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARÍA


ANALISTA ADMINISTRATIVO DE COMBUSTIBLES

JUNIO 2015

INICIO

FIN

FORMATO DE VEHÍCULOS A SU CARGO

RECIBE

( 11 )

1T


TALÓN DE VALES DE GASOLINA O DIÉSEL

OBTIENE Y CONSULTA

( 2 )

CONSULTA EL NÚMERO CONSECUTIVO DE VALEDE GASOLINA O DIÉSEL

CORRESPONDIENTE


ANOTA

( 3 )

1T

EL NÚMERO FOLIO DELVALE DE GASOLINA O DIÉSEL

CORRESPONDIENTE

ACCESA Y REGISTRA

EXCEL: BASE DE DATOS DEL ACUERDO

( 4 )

VALE DE GASOLINA O DIÉSEL

RESGISTRA

( 5 )

LA INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS DEL

ACUERDO:- FECHA

- NO. DE PLACA- MARCA Y MODELO


RECABA FIRMA Y COLOCA EL SELLO DE SEGURIDAD

( 6 )



( 7 )

NOTIFICA QUE ESTÁ LISTO EL VALE DE GASOLINA O DIÉSEL





ENTREGA Y RECABA FIRMA

1T

( 8 )



ORDENA

( 9 )

C

- REGISTRO Y REPORTE DE DONATIVO DE VALES DE GASOLINA Y DIESEL DE PEMEX DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARÍA, DEPENDENCIAS Y ENTIDADES.

COPIA N

O CONTROLA

DA



JUNIO 2015 48PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


• La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de la Dirección General de Administración suscribirá con PEMEX, elConvenio de Suministro, Administración y Aplicación de Donación por PEMEX; asimismo PEMEX debe hacer llegar ala Secretaría, la Constancia de donación.

• Las Dependencias y Entidades deben apegarse al Convenio de Suministro, Administración y Aplicación de Donaciónpor PEMEX.

• Cada Dependencia y Entidad es la responsable de la impresión, administración y entrega del Vale de gasolina odiésel.

• Previo a realizar el registro y reporte de donativo de vales de gasolina y diésel de PEMEX a las áreas administrativasde la Secretaría, el Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones debe capturar losFormatos de comprobación de consumo, los cuales son:- Resumen por Departamento.- Parque Vehicular.- Bitácora por Vehículo.

• Las Dependencias y Entidades deben entregar al Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación deAdquisiciones, para la comprobación mensual del consumo de gasolina o diésel donado por PEMEX, la siguienteinformación:- Formatos de comprobación de consumo de las Dependencias o Entidades en dos originales y una copia.- Talón de vales de gasolina o diésel en original.- C.D. de la Dependencia o Entidad en un tanto con los Formatos de comprobación de consumo.

• Los Formatos de comprobación de consumo recibidos por las Dependencias y Entidades deben contener:- Resumen por Departamento.- Parque Vehicular.- Bitácora por Vehículo.

Mensual y Trimestral.

Registro y Reporte de Donativo de Vales de Gasolina y Diésel de PEMEX a las Áreas Administrativas de la Secretaríay de las Dependencias y Entidades.

Suministrar y administrar el combustible donado por PEMEX a la Secretaría y de las Dependencias y Entidades delGobierno del Estado.

Ninguno.

COPIA N

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DA

JUNIO 2015 49PÁG.

Subdirección de Adquisiciones y Control de InventariosManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

NORMAS

• El Analista Administrativo de Combustibles debe registrar en la Base de datos del acuerdo en la pestaña de laDependencia o Entidad, la siguiente Información:- Cantidad de litros designados y consumidos a la Dependencia o Entidad.- Fecha.- Nombre de la Dependencia o Entidad.- Cantidad de litros.- Tipo.- Modelo.- No. de donativo.- Mes que reporta.

• Cuando la Gasolinera asignada para el suministro de Gasolina y Diésel notifique que necesita suministro decombustible, el Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones debe realizar el Oficio deretiro de combustible y enviarlo a la Terminal encargada a fin de que sea abastecida.


COPIA N

O CONTROLA

DA


JUNIO 2015 50PÁG.




Determina a quién va a realizar el registro de donativo de vales degasolina y diesel.

¿A quién va a realizar el registro y control?

En caso de ser de una Dependencia o Entidad:

Recibe la Documentación soporte de las Dependencias o Entidades.- Formatos de comprobación de consumo de las Dependencias o

Entidades en dos originales y una copia.- Talón de vales de gasolina o diésel en original.- C.D. de la Dependencia o Entidad en un tanto con los Formatos de

comprobación de consumo.

Accesa a excel en la Base de datos del acuerdo y registra laInformación correspondiente de la Dependencia o Entidad.

Continúa con la actividad no. 6.

En caso de ser de la Secretaría:

Accesa a excel en la Base de datos del acuerdo y realiza el filtro del mescorrespondiente.

Registra en los Formatos de comprobación de consumo de laSecretaría, la siguiente información de la Base de datos del acuerdo:- Resumen por Departamento.- Parque Vehicular.- Bitácora por Vehículo.

Imprime los Formatos de comprobación de consumo de la Secretaríaen dos tantos, recaba rúbrica y visto bueno del Jefe de Departamentode Consolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones, y obtieneuna copia.

Genera C.D. de la Secretaría en un tanto con los Formatos decomprobación de consumo de la Secretaría

1.

1A.

1A.1.

2.

3.

4.

5.


COPIA N

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DA


JUNIO 2015 51PÁG.





Integra por Dependencia y Entidad, las siguientes carpetas:Carpeta A:- Formatos de comprobación de consumo de la Dependencia o

Entidad en original.- Formatos de comprobación de consumo de la Secretaría en primer

tanto.- Talón de vales de gasolina o diésel de la Dependencia o Entidad

en original.- Talón de vales de gasolina o diésel de la Secretaría en original.- C.D. de la Dependencia o Entidad en un tanto.- C.D. de la Secretaría en un tanto.Carpeta B:- Formatos de comprobación de consumo de las Dependencias o

Entidades en original.- Formatos de comprobación de consumo de la Secretaría en

segundo tanto.Carpeta C:- Formatos de comprobación de consumo de las Dependencias o

Entidades en copia.- Formatos de comprobación de consumo de la Secretaría en

fotocopia.

Envía la Carpeta B y C a la Oficina de Programa de Gobierno, y archivade manera cronológica temporal la Carpeta A.


6.

7.

COPIA N

O CONTROLA

DA

REGISTRO Y REPORTE DE DONATIVOS DE VALES DE GASOLINA Y DIÉSEL DE PEMEX A LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARÍAY DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES



JUNIO 2015

INICIO

DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD

FIN

C

OFICINA DE PROGRAMA DE GOBIERNO

ACCESA Y REGISTRA

BASE DE DATOS DEL ACUERDO: DATOS

CORRESPONDIENTES

( 1A.1 )

CARPETA A

CARPETA B

CARPETA C

CARPETA A

CARPETA C

CARPETA B

ENVÍA

( 7 )

( 1 )

DETERMINA

¿A QUIÉN VA A REALIZAR EL REGISTRO Y CONTROL?

NO

SI

ACCESA Y REALIZA EL FILTRO DEL MES CORRESPONDIENTE

EXCEL: DBASE DE DATOS DEL ACUERDO

( 2 )

REGISTRA

FORMATOS DE COMPROBACIÓN DE

CONSUMO DE LA SECRETARÍA

( 3 )

INFORMACIÓN DE LA BASE DE

DATOS DEL ACUERDO

FORMATOS DE COMPROBACIÓN DE CONSUMO DE LA SECRETARÍA

IMPRIME, RECABA RÚBRICA, VISTO BUENO Y OBTIENE

FORMATOS DE COMPROBACIÓN DE

CONSUMO DE LA SECRETARÍA

( 4 )

1-2T

1



CON LOS FORMATOS DE

COMPROBACIÓN DE CONSUMO DE LA

SECRETARÍA

FORMATOS DE COMPROBACIÓN DE CONSUMO DE LA SECRETARÍA 1

FORMATOS DE COMPROBACIÓN DE CONSUMO DE LAS DEPENDENCIAS O ENTIDADES

1

FORMATOS DE COMPROBACIÓN DE CONSUMO DE LA SECRETARÍA 2T


CD DE LASECRETARÍA

CD DE LADEPENDENCIA O

ENTIDAD

TALÓN DE VALES DE GASOLINA O DIÉSEL DE LA SECRETARÍA

O

TALÓN DE VALES DE GASOLINA O DIÉSEL DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD

O

FORMATOS DE COMPROBACIÓN DE CONSUMO DE LA SECRETARÍA


INTEGRA POR DEPENDENCIA Y ENTIDAD

O

1T

( 6 )

O

CD DE LASECRETARÍA

GENERA

( 5 )

1

1

CD DE LADEPENDENCIA O

ENTIDAD



RECIBE

( 1A )

1-2T

1

O

COPIA N

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DA



JUNIO 2015 53PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


• Al finalizar el plazo de retiro y aplicación del Contrato de donación PEMEX-Gobierno del Estado, el Departamentode Consolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones debe entregar a la Oficina de Programa de Gobierno, elformato de Informe final de seguimiento de donación requisitada con la información de la Constancia de donacióny de la Base de datos del acuerdo, así como el formato de Informe fotográfico de la aplicación de donación, quedeberá incluir el parque vehicular del Gobierno del Estado.

• El Analista Administrativo de Combustibles debe requisitar el formato de Informe trimestral de seguimiento dedonación, con los siguientes datos de la Constancia de donación:- Número de Convenio de Suministro, Administración y Aplicación de Donación por PEMEX.- Número de Constancia de donación.- Fecha en que se firma el Convenio de Suministro, Administración y Aplicación de Donación por PEMEX.

• El Analista Administrativo de Combustibles debe elaborar y respaldar en el disco duro, el Expediente del informetrimestral de seguimiento de donativo por ejercicio fiscal.

Trimestral.

Informe Trimestral de Seguimiento de Donativo de PEMEX.

Reportar a la Oficina de Programa de Gobierno el consumo del combustible donado por PEMEX.

Ninguno.

COPIA N

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JUNIO 2015 54PÁG.




Obtiene del archivo cronológico temporal, la Constancia de donaciónen original.

Accesa al disco duro y requisita el formato de Informe trimestral deseguimiento de donación, con los datos de la Constancia de donaciónen original.

Accesa a la Base de datos del acuerdo y realiza el filtro del trimestrecorrespondiente.

Obtiene del archivo cronológico temporal, los Oficios de retiro deGasolina y Diésel de PEMEX en un tanto.

Realiza la sumatoria de los Oficios de retiro de Gasolina y Diesel dePEMEX en un tanto y obtienen el número de litros que se retiró de laterminal de almacenamiento y número de litros que trasladó hacia laestación de servicio de gasolina.

Imprime el Informe trimestral de seguimiento de donación en dostantos, recaba rúbrica del Jefe de Departamento de Consolidación,Registro y Evaluación de Adquisiciones y firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Envía el Informe trimestral de seguimiento de donación en dos tantosa la Oficina de Programa de Gobierno, y recaba acuse de recibo en elsegundo tanto.

Digitaliza la Constancia de donación en un tanto y el Informetrimestral de seguimiento de donación en segundo tanto, y respaldaen el disco duro en el Expediente del informe trimestral deseguimiento de donativo.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Constancia dedonación en un tanto y el Informe trimestral de seguimiento dedonación en segundo tanto.


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Informe Trimestral de Seguimiento de Donativo de PEMEX.

COPIA N

O CONTROLA

DA

INFORME TRIMESTRAL DEL SEGUIMIENTO DE DONATIVOS DE PEMEX



JUNIO 2015

INICIO

COFICINA DE PROGRAMA

DE GOBIERNO

CONSTANCIA DE DONACIÓN

OBTIENE

( 1 )

O

ACCESA Y REALIZA EL FILTRO

BASE DE DATOS DEL ACUERDO

( 3 )

OFICIOS DE RETIRO DE GASOLINA Y DIESEL DE PEMEX

OBTIENE

( 4 )

O

C

INFORME TRIMESTRAL DE SEGUIMIENTO DE DONACIÓN

ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

1T

2T

( 7 )CON LOS DATOS DE LA CONSTANCIA DE DONACIÓN

ACCESA Y REQUISITA

INFORME TRIMESTRAL DE SEGUIMIENTO DE

DONACIÓN

( 2 )


IMPRIME, RECABA RÚBRICA Y FIRMA

INFORME TRIMESTRAL DE SEGUIMIENTO DE

DONACIÓN

( 6 )

1-2T

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE ADQUISICIONES Y

SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS Y ACTIVOS

OFICIOS DE RETIRO DE GASOLINA Y DIESEL DE PEMEX

REALIZA LA SUMATORIA Y OBTIENE EL NÚMERO DE

LITROS

( 5 )

O

FIN



ORDENA

O

2T

( 9 )

C

DISCO DURO:EXPEDIENTE DE INFORME

TRIMESTRAL DE SEGUIMIENTO DE

DONATIVO




O

2T

( 8 )

COPIA N

O CONTROLA

DA



JUNIO 2015 56PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


• Este procedimiento debe regirse por los artículos 22, 23, y 24 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos,Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• El formato Alta al catálogo de proveedores debe presentarse en dos tantos.

• El Proveedor debe entregar la siguiente Documentación de respaldo en original, copia y formato PDF:Persona Física:- Registro Federal de Contribuyentes.- Identificación oficial vigente.- Acta de nacimiento.- Última declaración.

Persona moral:- Acta constitutiva de la sociedad.- Poder del representante legal.- Registro Federal de Contribuyentes.- Última declaración.- Identificación oficial vigente del Representante Legal.

• La Documentación de respaldo en original presentada por los Proveedores, sólo se utiliza para cotejo y debedevolverse en el mismo momento, en caso de no coincidir la Documentación de respaldo con los originales se debenotificar verbalmente al Proveedor los documentos faltantes o la corrección que debe efectuar.

• Los archivos del formato de Alta al catálogo de proveedores, deben estar a disposición del Departamento deProcedimientos de Contratación.

• Al registrarse un Proveedor en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz(SIAFEV),éste le asigna el número consecutivo que le corresponda.

Eventual.

Alta en el Catálogo de Proveedores.

Dar de alta a toda persona física y moral que desee proveer de bienes y/o servicios al Gobierno del Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave.

- Solicitudes Internas de Adquisición.

COPIA N

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JUNIO 2015 57PÁG.



NORMAS

• Cuando se trate de refrendo, el Proveedor debe proporcionar copia simple de la documentación que sufriómodificaciones y acuse de la última declaración.

• El Proveedor adjudicado, debe estar inscrito en el Padrón de Proveedores de la SEFIPLAN.

• Los Proveedores deben informar cualquier modificación en su constitución que afecte los datos proporcionados aesta Secretaría.

• El Analista Administrativo de Registro de Padrón de Proveedores debe informar al proveedor la documentación aentregar al área de Tesorería para el trámite de pago electrónico.

• El Analista Administrativo de Registro de Padrón de Proveedores debe elaborar y respaldar en disco duro, elExpediente del proveedor por ejercicio fiscal.


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Analista Administrativo deRegistro de Padrón deProveedores.

Recibe de la Persona Física o Moral los siguientes documentos:- Formato de Alta al catálogo de proveedores en dos tantos.- Documentación de respaldo en original, copia y formato PDF.Y verifica si está correcta la información.

¿Está correcta la información?

En caso de no estar correcta la información:

Devuelve a la persona física o moral los siguientes documentos:- Formato de Alta al catálogo de proveedores en dos tantos.- Documentación de respaldo en original, copia y formato PDF.

Fin.

En caso de estar correcta la información:

Devuelve la Documentación de respaldo en original a la persona físicao moral.

Elabora el Expediente del proveedor e integra la Documentación derespaldo en copia.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera para el Estadode Veracruz (SIAFEV) en el apartado de Catálogo de Proveedores ycompleta el registro del Proveedor con base en la informacióncontenida en el Expediente del proveedor.

Genera el número del Proveedor e imprime el Alta al catálogo deproveedores en dos tantos.

Sella y firma de recibido el Alta al catálogo de proveedores en primertanto y lo devuelve al Proveedor, informando la vigencia del registro.

Digitaliza el Alta al catálogo de proveedores en segundo tanto yrespalda en el Expediente del proveedor, junto con la Documentaciónde respaldo en formato PDF.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente delproveedor y el Alta al catálogo de proveedores en segundo tanto.


Conecta con el procedimiento:- Solicitud Interna de Adquisición.

1.

1A.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


COPIA N

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DA

ALTA EN EL CATÁLOGO DE PROVEEDORES


ANALISTA ADMINISTRATIVO DE REGISTRO DE PADRÓN DE PROVEEDORES

JUNIO 2015

INICIO

PERSONA FÍSICAO MORAL

¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?

NO

SI


DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO

DEVUELVE

( 2 )

O


EXPEDIENTE DEL PROVEEDOR

ACCESA Y COMPLETA EL REGISTRO

SIAFEV: CATÁLOGO DE PROVEEDORES

( 4 )

PDF:DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO


ALTA AL CATÁLOGO DE PROOVEEDORES

RECIBE Y VERIFICA

1-2T

O-1

( 1 )

FIN

PDF:DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO


ALTA AL CATÁLOGO DE PROOVEEDORES

DEVUELVE

1-2T

O-1

( 1A )


ELABORA EL EXPEDIENTE DEL PROVEEDOR E INTEGRA

1

( 3 )

ALTA AL CATÁLOGO DE PROVEEDORES

GENERA E IMPRIME

NÚMERO DE PROVEEDOR

( 5 )

1-2T

PROVEEDOR


SELLA, FIRMA DE RECIBIDO, DEVUELVE E INFORMA LA

VIGENCIA

1T

( 6 )

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- SOLICITUD INTERNA DE ADQUISICIÓN

PDF:DOCUMENTACIÓN DE

RESPALDO


DIGITALIZA Y RESPALDA EN EL EXPEDIENTE DEL

PROVEEDOR

( 7 )

1T


EXPEDIENTE DEL PROVEEDOR

ORDENA

2T

( 8 )

C

COPIA N

O CONTROLA

DA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN



JUNIO 2015 60PÁG.

ANTONIO GÓMEZ PELEGRÍNSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

JUAN MANUEL DEL CASTILLO GONZÁLEZSUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

COPIA N

O CONTROLA

DA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN



JUNIO 2015 61PÁG.

IGNACIO GARCÍA LEYVASUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS

VERÓNICA ADRIANA REYNAUD ORNELASSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

TERESA MACHORRO LÓPEZJEFA DE DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN,REGISTRO Y EVALUACIÓN DE ADQUISICIONES

Elaborado y autorizado en junio de 2015Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave

de manual...copia no controlada Índice junio 2015 subdirección de contrataciones gubernamentales,...

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