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SAP New General Ledger

Caractersticas y ventajas en la activacin de la funcionalidad SAP New G/L

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SAP New GL

Introduccin bsica al New G/L

Principales ventajas y tipos de empresas que deberan abordar el proyecto

Nuevas funcionalidades del New G/L

Caso prctico de configuracin bsica del New G/L

Proyecto de Migracin

Riesgos de un proyecto de migracin

Recomendaciones CUVIV

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En los ltimos aos, las empresas necesitan realizar el reporting financiero de manera mucho ms precisa, rpida y fiable.

Adems, las empresas multinacionales deben realizar su reporting financiero de acuerdo a diferentes principios contables, como pueden ser criterios locales, IFRS (International Financial Reporting Standards),

Igualmente, algunas empresas son obligadas a reportar su informacin financiera a un nivel de detalle menor que el de sociedad (lnea de negocio, regin). Esto se solventa de manera mucho ms fiable en el New GL.

New G/L reduce la complejidad de integrar ledgers que se mantenan en Classic GL de manera separada como puede ser Cost of Sales o Profit Center. Todo ello provoca ms transparencia y ahorro de tiempo.

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Introduccin bsica a New GL

New GL en mySAP ERP

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EC-PCAManagement and Segment Reports

Special Purpose LedgerMultidimensionalCustomer-specific

Reconciliation ledgerFunctional area ledger

FI ClassicLegal Requirement

COS Ledger

A general Ledger for

Legal requirementsManagement and segment reportsFast closeParallel accountingInternational accounting standardsComplianceBalance sheet for free dimensionsStrong focus on service industry

R/3 mySAP ERP

SAP New GL








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Ventajas de implantacin

Integracin de la informacin financiera y de gestin. La mayora de los ledgers estn integrados en un nico ledger, lo que conlleva menos tareas de reconciliacin que en versiones anteriores.

Facilidad en la extensibilidad de ampliacin de funcionalidades. New G/L es ms fcil de mantener que Classic G/L. Por ejemplo, se pueden aadir nuevos campos en las tablas e informes estndares de SAP que almacenan informacin financiera.

Cierres ms rpidos. Debido a que desaparecen la mayora de ledgers, las tareas de reconciliacin entre ellos desaparecen.

Document splitting en tiempo real. En el classic GL, por ejemplo, se requeran ejecutar procesos de cierre mensuales para imputar Centros de Beneficio a las posiciones de AP o AR.

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Ventajas de implantacin

Contabilizacin en tiempo real de CO a FI. Ya no es necesario realizarlo a final de mes.

Segment reporting. Es necesario que la mayora de empresas deban reportar por lnea de negocio o por actividad geogrfica. En el New G/L se soluciona con la activacin del campo segmento que permite obtener informacin financiera a nivel de detalle del Segmento.

Informacin financiera segn diferentes principios contables. Es posible obtener balances o cuentas de resultados segn criterios contables diferentes. Por ejemplo, a nivel de grupo (IFRS) y a nivel local (pas).

Ms agilidad y flexibilidad en la obtencin de informacin, ya que la mayora de reports permiten obtener informacin a nivel ms detallado (ledger, segmento, dimensiones,)

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Ventajas frente a la versin clsica

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Empresas tipo

La empresa es una compaa internacional que opera en mltiples pases y continentes.

La empresa debe reportar segn mltiples mtodos contables: IFRS, locales, USGAAP,

La empresa requiere reportar por diferentes reas de negocio o el detalle de los balances por segmento de acuerdo a SEC Guidelines.

La compaa debe realizar balances consolidados segn multiple legal entities.

La reconciliacin entre el Clsico General Ledger en SAP FI con CO es compleja y costosa a nivel de tiempo.

La compaa desea reducir la complejidad de su estructura financiera.

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Nuevas funcionalidades

La implantacin del New General Ledger conlleva la aplicacin de nuevas funcionalidades. Estas nuevas funcionalidades llevan implcitas mejoras en el sistema, pero no son obligatorias de activar. La activacin o no depender de las necesidades de cada empresa y en caso de proyecto de migracin lo har ms o menos complejo.

Las 3 funcionalidades ms importantes son:

Reporting por Segmento.

Document Splitting.

Ledgers Paralelos.

Todos estos cambios implican que el modelo de datos de las tablas de SAP hayan sufrido variaciones.

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Reporting por segmento

Reportar por segmento es un requerimiento obligatorio en muchos pases. IFRS o USGAAP requieren que el segmento sea reportado si las ventas externas del segmento superan el 10% del total de ellas.

El campo Segmento es un nuevo campo que se ha activado en SAP y presente en la mayora de tablas e informes de la Contabilidad Financiera, lo que facilita la explotacin y obtencin de informacin.

Al estar el segmento presente a nivel de posicin en el documento, ello supone poder obtener informacin de l en cualquier momento, sin tener que esperar a ningn proceso de cierre.

La mayora de los informes estndares de SAP contienen el campo Segmento como opcin en la pantalla de seleccin. A continuacin, mostramos un claro ejemplo de ello:

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El campo Segmento es un nuevo campo que se ha activado en SAP y presente en la mayora de tablas e informes de la Contabilidad Financiera, lo que facilita la explotacin y obtencin de informacin.

Si se activa el document splitting (explicado en la siguiente seccin) a nivel de Segmento, ello permitira obtener balances a nivel de segmento.

La lgica de SAP en la imputacin del segmento es la siguiente:

En el caso de que la imputacin de Centros de Beneficio est activa, a cada Centro de Beneficio se le asignar un Segmento a nivel de datos maestros.

Si la contabilizacin se produce en un documento sin imputacin a Centro de Beneficio, hay una BADI especfica que deriva el segmento FAGL_DERIVE_SEGMENT o entrado de manera manual.

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Los pasos bsicos de parametrizacin para reportar por segmento son:

Definicin de Segmentos. Normalmente reas geogrficas o unidades de negocio.

Definir la asignacin de Segmentos a las contabilizaciones. Asociacin de segmentos a los Centros de Beneficio y implementacin de lgica de llenado de segmento para contabilizaciones manuales.

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Document splitting

La funcionalidad de Document Splitting permite a las empresas de obtener un balance detallado a nivel ms bajo que el de la Sociedad (Centros de Beneficio, Segmentos, Divisiones, etc.)

En versiones antiguas de SAP era posible obtener balances a nivel de Centros de Beneficio, pero requera mucho tiempo y no era posible hacerlo en tiempo real, ya que por ejemplo, la contabilizacin en cuentas de balance en AP o AR en Centros de Beneficio se efectuaba a final de mes en los procesos estndares mensuales de cierre.

Document Splitting estaba disponible en SAP R/3, pero slo a nivel de Ledgers Especiales (y a nivel de divisin y Centro de Beneficio).

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Ejemplo de Document Splitting por Centro de Beneficio: Contabilizacin de factura de acreedor a 2 cuentas de Prdidas y Ganancias con Centros de Beneficio diferentes.

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Ledgers paralelos

Debido a la globalizacin, ha surgido la necesidad en la mayora de las organizaciones de presentar sus balances y situacin financiera segn diferentes principios contables.

En las versiones anteriores, existan 2 posibilidades para afrontar esta problemtica:

Cuentas paralelas. Las cuentas se crean y se contabilizan en ellas en funcin del principio contable al que representan. Por ejemplo, los activos fijos suelen tener vidas tiles diferentes en funcin del principio contable, lo que supone crear cuentas diferentes para cada principio.

Ledgers Especiales. Un ledger especial se mantiene para reportar segn un principio contable diferente. Esta aproximacin es til ya que muchos pases tienen su propio plan de cuentas.

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Ledgers paralelos

La funcionalidad de Ledgers Paralelos en SAP ERP mejora ambas aproximaciones.

Se pueden configurar ledgers separados para cada requerimiento de reporting. Las contabilizaciones que se realizan hacia otros componentes de SAP (AP, AR, SD, MM, PP) actualizan todos los ledgers de forma simultnea, mientras que se puede contabilizar a un ledger determinado a travs de las transacciones FB01L / FB50L, programa de valoracin de la moneda extranjera y reas de valoracin de activos fijos.

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Ledgers Paralelos

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FI-ARFI-AP...SDMMPPPM...

All ledgers updated simultaneously

New General Ledger

Non-Leading Ledger

Other Non-Leading Ledger

Only specified ledgers are updated

Postings via new transactions FB01L and FB50L

Foreign currency valuation program FAGL_FC_VALUATION

FI-AA Depreciation areas

Non-Leading Ledger

0L Leading Ledger

IFRS, US GAAP, Local ReportingReports are based on the corresponding ledgerIFRS, US GAAP, Local Reporting

Reports are based on the corresponding ledger

Ledgers paralelos

En la configuracin de los diferentes ledgers, suelen existir 2 tipos de ledgers:

Leading Ledger. Se utiliza normalmente para cubrir la contabilidad estndar de la organizacin y en terminologa sap suele ser 0L. En las multinacionales en Espaa, suele cubrir la funcionalidad de reporting segn criterios IFRS. El leading ledger est integrado con la funcionalidad de Controlling.

Non-leading ledger. Se utiliza para cubrir el resto de los principios contables. Se debe evitar la creacin de non-leading ledgers ya que el volumen de datos puede aumentar considerablemente.

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Ledgers paralelos

Las principales ventajas de esta solucin son:

Se pueden utilizar variantes de periodo diferentes.

Posibilidad de controlar los periodos contables en funcin del criterio contable, por ejemplo, se puede cerrar IFRS y seguir contabilizando en criterios locales.

La mayora de reports estndares se pueden ejecutar en funcin del ledger, lo que facilita al usuario la extraccin de la informacin, al mismo tiempo que la convierte en ms fiable.

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Modelo de datos

Debido a la flexibilidad ofrecida por el New G/L, es muy importante disear el New G/L de manera ptima para cubrir las necesidades de la empresa, al mismo tiempo que se aprovecha toda la potencialidad que ofrece el New G/L.

El hecho de poder decidir las funcionalidades a activar (segment reporting, document splitting,), unido a la previsin del nmero de entradas que se prevn en cada ledger y en la tabla de totales son factores claves para convertir el proyecto en exitoso y sostenible.

Con la activacin de New G/L, ya no es necesario disponer de diversos ledgers paralelos con el objetivo de controlar las tablas de totales GLT0, GLFUNCT y GLPCT. Todas ellas se podrn visualizar desde un nico Ledger en New G/L.

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FAGLFLEXT

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Clasic General Ledger

Totals Table GLT0Fields available

Field ... Description

... ... ...

BUKRS ... Company Code

RYEAR ... Fiscal Year

RACCT ... Account Number

RBUSA ... Business Area

... ... ...

... ... ...

... ... ...

... ... ...

New General Ledger

Totals Table FAGLFLEXTFields available

Field ... Description

... ... ...

RYEAR ... Fiscal Year

RACCT ... Account Number

COST_ELEM ... Cost Element

BUKRS ... Company Code

RCNTR ... Cost Center

RBUSA ... Business Area

SEGMENT ... Segment f. Seg.Report

RFAREA ... Functional Area

Modelo de datos

Las tablas BKPF y BSEG para la cabecera y posicin de documento estn tambin disponibles en New G/L, aunque con ligeras modificaciones. En ellas existen nuevos campos:

BKPF: Incluye el campo Grupo de ledgers.

BSEG: Incluye Segmento + Dimensiones de cliente.

La tabla BSEG contiene todas las contabilizaciones realizadas contra el ledger principal. Para las contabilizaciones contra ledgers adicionales se ha creado la tabla BSEG_ADD.

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Modelo de datos

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BKPF

BSEG

GLT0

BKPF

BSEG

BSEG_ADD

FAGLFLEXA (dynamic)

FAGLFLEXT (dynamic)

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Caso prctico de configuracin

Caractersticas de empresa.

Multinacional que debe reportar por segmento a nivel de balance y debe presentar su balance por lnea de negocio (Alimentos, Bebidas y Productos de Higiene).

Reporting de grupo de todas las empresas a travs de IFRS, adems de la necesidad de que pas realice reporting local.

La compaa tiene presencia en 4 pases: Francia, Grecia, Espaa y Portugal.

Adems, la empresa quiere disponer en los documentos financieros informacin de la regin del cliente y del sector de actividad del cliente para poder extraer informacin adicional.

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Pasos bsicos de configuracin

Creacin de Ledger principal: I1 para reporting IFRS.

Creacin de Ledger no principal: 1 por pas. Francia (F1), Grecia (G1), Espaa (S1) y Portugal (P1).

Definicin de segmentos: Alimentos, Bebidas y Productos de Higiene.

Definicin de campos de cliente Z en las tablas de Finanzas para almacenar regin y sector del cliente.

Definir lgica para derivar imputacin segmento y campos de cliente.

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Pasos bsicos de configuracin

Activar document splitting por segmento.

Creacin de cuentas (Plan de Cuentas Operativo, Local y Grupo).

Creacin de reas de valoracin para Grupo y para cada pas.

Determinacin de cuentas por rea de valoracin de activos fijos.

Creacin de estructuras de balance para adecuarse a los diferentes principios.

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Proyecto de migracin

Si se debe afrontar conjuntamente con un proyecto de migracin de SAP R/3 a mySAP ERP, debe considerarse como proyecto separado debido a la complejidad de la migracin al New G/L.

Las fases con las que se debe afrontar un proyecto de migracin New G/L:

Upgrade completo de R/3 a mySAP ERP (en caso de no haberse realizado).

Proyecto de Implementacin al New G/L. (Business BluePrint de New G/L, Parametrizacin e implementacin del New G/L).

Migracin. Parametrizacin de Migracin, Ejecucin Migracin y Resolucin Incidencias al Post Go-Live.

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Proyecto de migracin

La principal complejidad de un proyecto de migracin es la comprensin de las nuevas funcionalidades del New G/L, olvidndose del funcionamiento del Classic G/L. Es muy importante tener claros los requerimientos de la empresa y plasmarlos desde el instante inicial en el Business BluePrint. Algunos puntos a considerar para definir el escenario de migracin:

Necesidad de usar document splitting o segment reporting.

Definicin de ledgers para adaptarse a las necesidades legales de reporting.

Anterior uso de SPL (Special Purpose Ledgers) y cmo plasmarlos en New G/L.

Volumen de datos a migrar,

Adaptacin de reports / interfases y programas a medida.

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FY 201X + 1 (New GL)FY 201X + 1 (Classic GL)FY 201X (Classic GL)

New G/L is live

Desactivacin de Classic G/LDeteccin y resolucin de incidencias (PGLS).

Testing & Activacin

Customizing de migracinTesting de New G/L y migracin datos.Go-LiveRealizar migracinValidar migracinActivacin New G/L

Planificacin & Customizing

BBP de New G/LCustomizing de New G/LDefinir Escenario de migracinPlanificacin de MigracinAdaptacin de reports a medida

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Classic GL Classic GL New GL

SAP New GL








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Entre los principales riesgos de un proyecto de migracin cabe destacar:

No pensar en trminos de las nuevas funcionalidades de New G/L, siguiendo pensando en las funcionalidades del Classic. Esto nos puede conducir a inconsistencias con los datos o problemas posteriores debidos a una inicial toma de requerimientos ineficiente. Los principales puntos de confusin son los siguientes:

Asegurarse si es necesario usar segmentos y qu tipo de informacin almacenar en este campo.

No entender el concepto del uso de ledgers paralelos y document splitting.

Creacin de demasiados ledgers no principales.

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Riesgos asociados a la migracin

Otro riesgo importante viene derivado del volumen de datos de las nuevas tablas que puede provocar lentitud en la extraccin de informacin y migraciones muy lentas. Por ejemplo, activacin del document splitting puede provocar una migracin ms costosa de tiempo.

Identificar los desarrollos a medida que usan funciones o tablas exclusivas del Classic G/L, ya que deben adaptarse a las nuevas tablas y estructuras de New G/L. Si la instalacin tiene muchos programas a medida, la adaptacin de los programas a medida puede llevar mucho tiempo.

Training al usuario adecuado. Servir para evitar errores y poder analizar la informacin financiera de manera ptima e incrementando su fiabilidad.

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Riesgos asociados a la migracin

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Nuestra recomendacin

El proyecto de migracin al New G/L es un proyecto en s mismo y en caso de que se efecte de manera conjunta con un proyecto de upgrade, debe afrontarse de manera separada.

Desde el primer momento de la toma de requerimientos, se debe tener bien claro las nuevas funcionalidades del New G/L para poder transmitrselas al usuario clave y tomar decisiones sobre qu funcionalidades adoptar: segment reporting / document splitting / definicin de ledgers.

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Nuestra recomendacin

Realizar y adaptar los programas a medida mediante el uso de BAPIs estndares de SAP (intentando evitar en la medida de lo posible el acceso directo a tablas), ya que la adaptacin de programas delante de cualquier cambio de tablas de SAP (como sucede en New G/L) es mucho ms rpida y fiable.

Realizar previsin de nmero de entradas que se van a migrar y que van a existir en el futuro en cada ledger.

Validar profundamente la migracin de datos en entornos de test.

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Preguntas y comentarios

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Datos de contactoDavid Vives SaumellGerente y consultor [email protected]

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