Department of Financial Services

AgendaProject Update

Project TimelineJuly 1, 2012 ChangesContract Summary Form

C t t I i   T h i l IContract Imaging – Technical IssuesContract Imaging – Legal IssuesNext StepsNext Steps

Project Timeline

July 1st ChangesExpenditure data will be displayed in FACTSContract ID is required on all contract disbursement 

i  i  FLAIRtransactions in FLAIRContract‐to‐Account Code correlation will be sent to FLAIRFLAIR

Contract Summary FormAgencies will be given inquiry access for printing the formA  M ’   ifi i  h  b   dAgency Management’s certification has been removedInvoice Number, Invoice Date, and Contract Manager’s certification still need to be completed manuallycertification still need to be completed manuallyMost of the responses to impact statements have been posted on the website pRevised CFO Memo will be issued with an effective date of August 1st

Contract Imaging – Technical IssuesRedaction Tools – DFS recommends the use of Acrobat Professional X 

Below is a link to Adobe’s redaction instructions:htt // d b / d t / b t / dfhttp://www.adobe.com/products/acrobatpro/pdf‐redaction.html

Contract Imaging – Technical IssuesQuick Tip ‐When saving a redacted document for submission to 

FACTS the document must be sanitized in order to ensure the following are removed:

Document MetadataDocument MetadataEmbedded content and filesScriptsHidden LayersHidden LayersEmbedded search indexesStored form dataReview and comment dataHidden data from previous savesObscured imagesHidden commentsLinks and javascripts

Contract Imaging – Technical IssuesMinimum requirements for images

Tagged Image File Format (TIFFs) or Portable D t F t (PDF )Document Format (PDFs)Limited to One file per contract change (i.e., original, amendment, renewal), )DFS will publish the file naming convention next month for Agencies submitting files in batch

Transparency Florida ActSection 215.985(16), Florida Statutes, requires the Chief Financial Officer to provide public access to a state contract management system that provides:state contract management system that provides:

information; andinformation; and,documentation

relating to contracts procured by governmental agencies.

Public Record Requests vs.Public Record Requests vs. Transparency 

Public Record Requests Transparency From the Public to G

From Government to the P bliGovernment

Statutory and Constitutional Right

PublicStatutory Authority Not Constitutional Rightg

Redact what is exempt or confidentialProvide rest of record

gRedact what is exempt or confidential May not post all informationProvide rest of record

Limited DistributionMay not post all informationExpansive – World Wide Web

Image Posting Issues OverviewExempt or Confidential Information

Trade Secrets“Sensitive” Information

What is it?P  T  S li i i   d CProcurement Types, Solicitations and Contracts

Existing ContractsFuture Solicitations and ContractsFuture Solicitations and Contracts

Exempt or Confidential InformationStatutory Exemptions Trade Secret Information

Chapter 119, Florida Statutes Agency specific exemptions for proprietary  confidential Remainder of Florida Statutes

Over 1,100 exemptionsSocial Security Numbers

for proprietary, confidential business informationSection 815.045, Florida Statutes  and Sepro CaseSocial Security Numbers

Financial Account NumbersMedical RecordsS i  S  Pl

Statutes, and Sepro CaseTwo trade secret definitions

S. 812.081, Florida StatutesS  688  Fl id  SSecurity System Plans

Agency Building PlansEtc., etc., etc….

S. 688.oo2, Florida StatutesTrade secret owner must take measures to protect.Potential Felony for Release

Potential Trade Secret InformationClient ListsReferencesO i ti l L t

Access and Control of Information ProtocolsWhere data is locatedOrganizational Layout

Basis of Price EstimatePricing

Where data is locatedServer link descriptionsTransition services Pricing

IT Hardware Descriptions

processesPortions of Presentation I f ti   d Technology Solutions

Data Security Risks and Solutions

Information and PowerPoints

Solutions

Additional Trade SecretAdditional Trade Secret Complications 

Some Procurement Types More Likely to Include Trade Secrets Than Others (ITNs)Trade Secrets May Be in Some ContractsT d  S  Of  i  I d D  R  Trades Secrets Often in Incorporated Documents, Responses and AttachmentsDifferent Requirements in Existing Contracts for Trade Secrets:

If T d  S t  P id d  W i  P t tiIf Trade Secrets Provided, Waive ProtectionRequire Vendor to Provide Redacted CopyAgency Required to Provide Notice of Public Record Requests for Trade Secret Information

Internet Posting Not Contemplated and Notice Not ProvidedContract Form – Potentially Large Redacted Areas on Posted Documents

“Sensitive” InformationNot Exempt or ConfidentialWould Likely Be Released Pursuant to a Public R d  RRecords RequestInformation that could be used to:

F ilit t  Id tit  Th ftFacilitate Identity TheftFraudDamage VendorDamage Vendor

May Not Be Appropriate for Posting on Internet

“Sensitive” InformationCompany’s & Sub‐Contractor’s Financial Statements

Staff ResumesInformation related to COOP in LeasesStatements

Company’s Client ListsCompany’s References

COOP in LeasesTerminations for Past Performance

Company’s Organization LayoutC ’  St ffi  

Relevant Litigation Brought Against CompanyCompany s Staffing 

InformationSignatures

CompanyS. 817.568, Florida Statutesg

What DFS is Doing to Get ReadyExisting Contracts Future Contracts

No prior notice of postingC t ti   t  d  t

Reviewing solicitation and contracts formats to:Contacting current vendors to:

Provide notice of postingObtain contract copy with trade secrets redacted

contracts formats to:Provide notice of postingProvide notice of temporary exemption for solicitationstrade secrets redacted

Obtain information about “sensitive” information not to post from vendor perspective

exemption for solicitationsRequire responses to include copy with trade secrets redacted

Considering what types of information are “sensitive” and should not be posted and redacting

Re0rganizing formats and order of attachments 

Continuous process of review redacting. pand modification

Next StepsLetters being sent out requesting “Top 5 Contracts”CFO Memorandums will be issued on:

C  S  FContract Summary FormRecording of FLAIR Contract ID on all Contract paymentsLowering the dollar threshold for contract reviews

Do we need another workshop on contract documents?