Designing a “bursary” schemeDesigning a  bursary  scheme the University of Sheffield experience

Catherine McKeownCatherine McKeown

Head of Financial Support

U i it f Sh ffi ldUniversity of Sheffield

Aims of the workshopAims of the workshop

• Consider purpose of a bursary schemeConsider purpose of a bursary scheme‐ recruitment ‐ retentionretention‐ supporting student success

• To share recent evaluation• To share recent evaluation‐ Y13 and current Yrs 1 & 2 at Sheffield

Sh i f d i i b• Share our experience of designing a bursary scheme for home UG’s.

WorkshopWorkshop

• This is an interactiveinteractive session You will beThis is an interactiveinteractive session. You will be expected to contribute and work together.

• The notes will give you key background• The notes will give you key background information and things to think about.

D i h i b d d i• During the session be prepared to design a “bursary” scheme for full time home 

d d d ki iundergraduate students, taking into account restrictions, influences and opportunities.

Meet your neighbourMeet your neighbour

• Your nameYour name

• Job title

l• Employer

• Agree on what a bursary is

• What is your role and experience of working with bursaries or financial support for ppstudents.

What is a bursary?What is a bursary?

Collins Compact Dictionary

• Bursary, noun burssaree “a scholarship awarded especially in Scottish and New Zealand schools and universities” 

Oxford DictionaryOxford Dictionary

• Bursary, “a grant, especially one awarded to someone to enable them to study at university or college” 

Wikipedia

• Bursary, “ monetary awards made by some institutions to individuals or groups of people who cannot afford to pay full fees”individuals or groups of people who cannot afford to pay full fees  

IAG ALERT!Nowhere does it state a bursary does not have to be repaid – do we think students understand that?think students understand that?

ContextContext• More than £400 million was spent on bursaries, scholarships and 

fee waivers by institutions in 2012, the Office for Fair Access (OFFA) estimated in its annual report.estimated in its annual report.

• Annually we review and update our Access Agreements (AA) which includes financial support schemes.

• We are experiencing a time of frequent policy change; because of p g q p y g ;this, it is difficult to monitor impact, purpose and benefit of financial support.

• The Strategy for Access and Student Success (SASS) will incorporate AA’ d ith th NSP hifti t t t d t four AA’s and with the NSP shifting to support postgraduates from 

2015, we have an opportunity to rebalance bursary provision and potentially develop a new suite of support.

• Within our SASS Hefce/OFFA expect us to show how we are:Within our SASS Hefce/OFFA expect us to show how we are:1. “contributing to national as well as local priorities…..2. considering fully the whole student lifecycle.”• Research suggests that the people they are designed to help haveResearch suggests that the people they are designed to help have 

almost no idea what the word “bursary” means.

What the papers sayWhat the papers say

• “University access: Cable urges more outreach work”

• “University bursaries: good, bad or indifferent?” 

• “We've got money to give away but can't find the students to take it:

BBC News

The Guardian

• “We've got money to give away but can't find the students to take it: Thousands are missing out”

• “University bursaries and scholarships: student incentives – or not?”Daily Mail

y p

• “Bursary means nothing to disadvantaged pupils “The Guardian

Times Higher• “If you are a tall left handed Star Trek fan you are in luck!”

• “What is the best way to bag the best students” Mail on Sunday

The Telegraph

Where to start? I wishWhere to start? I wish

• Director of Finance says I have £X to spend.y p• All the faculty directors agree on the same WP criteria.

• Director of Recruitment & Admissions tells me X no of new WP students will register.

• No unknowns• No unknowns • Easy maths!

h i fl b d i ?What influences bursary design?• Government policyp y• University policy• Money available• Systems capability• Time• StudentsThe University of Sheffield is currently carrying out two sets of evaluation initial outcomes are detailed in thesets of evaluation, initial outcomes are detailed in the notes. NB: this work is ongoing.

Evaluation 1Evaluation 1

• Pre arrival survey of students due to start their studies at the University of Sheffield in 2013

• 1353 respondents to the survey students with international status were not covered in the survey.status were not covered in the survey. 

• Females were overrepresented in the survey population at 55.8%. O l ll t (5 8%) f th d t• Only a small percentage (5.8%) of the respondents were mature students. 

• The survey targeted UK domiciled first year students; one of the questions covered the origin of the students. 6% of the respondents were born outside of the UK but were UK domiciled at the time of the survey. 

•• Evaluation focussed on expectationsEvaluation focussed on expectations

Evaluation 1Evaluation 1

Financing their studies

• The vast majority of the respondents have considered student loans to fund their studies. 

• 2/3rd of the respondents have considered using their own money and similar levels d di f ilare reported regarding family support. 

• Nearly a third have considered university bursaries, • a fifth considered university scholarships, • every tenth respondent considered other scholarships to finance their studies. y p p• The majority of the respondents had already secured their student loan and their 

own money and family support. A considerably lower percentage was sure that they would receive scholarships or bursaries.  IAG ALERT.

• ‘Older’ students seemed to be more likely to have researched and secured both yscholarships and bursaries. 

• Males seem to be more likely to consider “other” scholarships.  • Females are less likely to have secured their own money

Evaluation 1Evaluation 1

Expenses and budgeting 

• The majority of the respondents suggested that their greatest expense during their studies will be cost of accommodation. The ‘next’ highest expense expected is food social life and learningnext  highest expense expected is food, social life and learning resources. 

• Only a minority 2/5th of the students have calculated a budget for• Only a minority, 2/5 of the students have calculated a budget for their studies. Mature students are more likely to calculate a budget, and female only slightly more so than males. 

• To calculate a budget, a quarter of the respondents used the help of their family. Only  14.4% said that they used the University of Sheffield money tools to calculate their budget for their university years IAG ALERTyears. IAG ALERT

Evaluation 1Evaluation 1

Information on funding studies

• The most effective sources of information regarding finances during the university years are websites like Student Finance England and UCASUCAS.

• Gaining information from family and friends seems to be effective as well. IAG ALERT

• Regarding communication the open days seem to be the most• Regarding communication, the open days seem to be the most effective, followed by the website and target emails. IAG ALERT

• More than 2/5th of the respondents suggested that it was hard to find information about the general living expenses during the d o at o about t e ge e a g e pe ses du g t euniversity years.

• Nearly 1/5th of the respondents suggested that it was hard to find information on financial support available to them and the costs of t d istudying. 

Evaluation 2Evaluation 2

• Evaluation began in October 2013; some outcomes; further research continues with Y13 students in specific areaswith Y13 students in specific areas.

• 180 students took part in the evaluation ‐ 45 were Y13 students from a local high achieving state school and 135 are current students who received NSP awards in the form of a fee waiver; they also received the maximum bursary availableavailable.

• The evaluation consisted of a questionnaire to all; some of the Y13’s also took part in focus groups.

Aims• To gain an insight into how students perceive and understand financial support 

offered by universities generally and the University of Sheffield specifically.• To understand how the University of Sheffield’s financial support should be 

structured and presented to encourage participation encourage participation from those students p g p pg p pmost likely to benefit.

• To understand how the University of Sheffield’s financial support should be structured and presented to best supportsupport retention and student successretention and student success.

Evaluation 2   Current Students

The Impact of Financial Support on HE Progressione pac o a c a Suppo o og ess o

• The availability of financial support appears to have an impact on HE progression choices for a quarter of UoSstudents surveyed: Nearly a quarter of fee waiver students reported that the fee waiver had helped to persuade them to start their degree course Howeverpersuade them to start their degree course. However, only a quarter of these students felt they would not have started their course without a fee waiver.

• NB this is only based on the opinions of the group surveyed.

Evaluation 2  Current Students

The Impact of Financial Support on Application Choices

• There is substantial variation in how much students felt that the availability of financial support had influenced their HE application decisions: When deciding which university to apply to, around a quarter of respondents “very much” considered the financial support package that each was offering In contrast justconsidered the financial support package that each was offering. In contrast, just under a fifth of respondents reported that this was “not at all” a consideration.

• The majority of UoS students receiving a fee waiver did not expect to receive this support before starting university: Less than a third of students who received a feesupport before starting university: Less than a third of students who received a fee waiver expected to receive financial support in this format prior to university. IAG ALERT

• There is substantial reported variation in how easy students found it to compare• There is substantial reported variation in how easy students found it to compare different university support packages: Over a third of students reported that comparing university financial support packages was “easy” or “very easy” to do, whilst a quarter found comparing support packages “difficult” or “very difficult”.IAG ALERT

Evaluation 2   C S dCurrent Students

Preferences for Structure of Financial Support –we asked students to design their own scheme worth £6,000

• There is also substantial variation in how students prefer to receive their support in terms of the balance between fee waiver and cash: The benefits of fee waivers appear to be clear to three quarters of recipients who reported that they were “happy” to receive the Fee Waiver, but nearly a third of respondents also indicated that would have preferred cash support i d li i h lf f d li d h b i b iinstead. In qualitative responses, over half of respondents listed cash bursaries as being an important financial support option when making application choices.

• There is a marked preference for spreading financial support over the three years of a typical course rather than receiving a single payment in the first year:We asked respondents tocourse rather than receiving a single payment in the first year: We asked respondents to indicate how they would have spread the allocation of support between one and three years. Over two thirds of respondents chose to receive their financial support equally over the three years of their course, rather than being concentrated in their first year.

R d f d i i h f i h l i “i• Respondents preferred receiving cash or fee waiver support to any other alternative or “in kind” support. Although a quarter of respondents felt positive about receiving support in the form of an accommodation discount  or a free laptop, many respondents also made a case for receiving cash and choosing how this should be spent.

• The majority of respondents indicated that they were content with receiving the cash bursary element of their financial support in two payments (one per semester), as is currently the case, rather than opting for other payment schedules: Over two thirds of respondents chose two payments as their most preferred option.

Evaluation 2  Y13 Students

Knowledge of HE Financial Support• The Year 13 sample had some knowledge about HE 

financial support: All surveyed students knew that loans were available to students and three quarters were aware that not all students were eligible for fee waivers and grants.

• However, the terminology of financial support and the available options appears to be opaque to some of the Year 13 students we surveyed. Questions asked of researchers by y yparticipants, suggested that the terminology was not clear to them, and particularly the term “fee waiver”.

Evaluation 2  Y13 Students

Communication About Financial Support

• Access to sources of information about student finance is variable and relevant websites were not always accessed by potential students: Two fifths of Y13 respondents for example indicated thatstudents: Two fifths of Y13 respondents, for example, indicated that they had never used Student Finance England’s website.

• The sample group expresses a preference for receiving communication about HE finance via printed materials, but onlinecommunication about HE finance via printed materials, but online resources and mobile apps are also regarded positively: Nearly all respondents wanted financial guidance with a strong preference (three quarters) for printed media. Nearly four fifths of respondents expressed a strong preference for accessing bursary calculator inexpressed a strong preference for accessing bursary calculator in the form of a mobile app.

• Over half had reported never using the UoS website, but it is not clear whether UoS was an option they were considering anyway.p y g y y

Evaluation 2  Y13 Students

Preferences for Receiving Potential Financial Supportg pp

• A majority of Year 13 students expressed a preference for receiving financial support as a mixture of fee waiver and cash bursary and to receive this spread over three years:We asked respondents to indicate howthree years: We asked respondents to indicate how they would like to spread the allocation of £6000 of hypothetical financial support across one to three years As with UoS current students response wasyears. As with UoS current students, response was mixed with three quarters indicating a preference for a mixture of fee waiver and cash.

Evaluation 2Evaluation 2

RECOMMENDATIONS:

•• RECOMMENDATION 1 RECOMMENDATION 1 – Consideration should be given to how best to confirm an individual applicant’s financial support entitlement as early as possible in the application process. 

•• RECOMMENDATION 2 RECOMMENDATION 2 – Given the apparently wide range of student preferences for how financial d d h ld b h h fl b l b ff dsupport is received, consideration should be given to how much flexibility can be offered. In 

particular, consideration should focus on the balance between fee waiver and cash support and options for this support between different years of study.

•• RECOMMENDATION 3 RECOMMENDATION 3 – Financial support should continue to be offered financially through cash pp y gbursaries and fee waivers rather than through “in kind” support.

•• RECOMMENDATION 4 RECOMMENDATION 4 – Consideration should be given to paying cash‐based financial support in more than one payment across the year to help with budgeting.

•• RECOMMENDATION 5 RECOMMENDATION 5 – Further research should be carried out on how Year 12 and 13 students prefer to conceptualise HE financial arrangements and the most effective terminology and media for communicating with them.

Referencese e e ces

• Burns, N. and Mercer, P. (2012): Mapping the Evidence A Review of the Literature: Student Financial Support in Further and Higher Education.  NUS

• Burns, N. and Mercer, P. (2012): The Pound in Your Pocket.  NUS.

• Callender, C and Wilkinson, D. (2013): Student Perceptions of the Impact of Bursaries and Institutional Aid on their Higher Education: Choices and the Implications for the National S h l hi i l d l f S i l li 2 2 281 308Scholarship Programme in England. Journal of Social Policy 42:2, pp.281‐308

• Chowdry, H. et al (2013): Widening participation in higher education: analysis using linked administrative data. Journal of the Royal Statistical Society 176:2, pp. 431‐457. 

• Corver, M. (2010): Have bursaries Influenced Choices Between Universities? OFFA

• Diamond, A. et al (2012): Behavioural Approaches to Understanding Student Choice. HEA and NUS.

• Independent Commission on Fees (2013): Analysis of university applications for 2013/2014 Admissions. ICOF.

• GOV.UK (2013) Student finance [online] GOV.UK Available at: <https://www.gov.uk/student‐finance/loans‐and‐grants> [Accessed 23 January 2014]finance/loans and grants> [Accessed 23 January 2014]

Your turnYour turn

With your neighbour design a bursary schemeWith your neighbour, design a bursary scheme keeping in mind:

• influences/restrictionsinfluences/restrictions 

• who are your WP groups

t d t ’ t ti• students’ expectations

• opportunities for student success

• how you would explain your scheme to potential students, their advisers and key stakeholders?

STOP!STOP! PRESS RELEASE ‐ Students encouraged to spread their wings as UK Strategy for Outward Mobility is launched• “With support from each of the nation governments and 

HEFCE and BIS, the Outward Mobility Programme will work closely with UK higher education institutions, employers d d b di i f h l fand student bodies to raise awareness of the value of 

international experience to students across the UK.”A sector wide consultation exploring the barriers to outward mobility highlighted challenges including:• “Widening access to and participation in study and work 

abroad opportunities; and • Financial barriers …….”

How can you include this strategy in your bursary design?How can you include this strategy in your bursary design?

ConclusionConclusion

• A bursary scheme is not necessarily a payment to students and isn’t always called a “bursary”.

• A bursary scheme can be fit for many purposes.  • We are restricted by external and internal policy and of• We are restricted by external and internal policy and of course budgets.  

• We must not lose sight of the real purpose of a h t t d t k th t fscheme; to ensure our students make the most of 

opportunities at university.• We need to communicate effectively with potential y pand current students.

• Simplicity is key.