dess informatique documentaire rapport de...
TRANSCRIPT
Ecole Nationale Supérieure Universitédes Sciences de l'Information Claude Bernard
et des Bibliothèques Lyon I
DESS Informatique Documentaire
Rapport de stage
Conception de l'intranet de la bibliothèque
du C.N.R.S. de Grenoble
Philippe PEREZ
Sous la direction de
Madame Joanna JANIK
Documentaliste à la bibliothèque centrale
du polygone C.N.R.S. de Grenoble
Année 1999
2
Conception de l'intranet de la bibliothèque
du C.N.R.S. de Grenoble
Philippe PEREZ
Résumé : Afin de faire bénéficier des technologies Web aux
chercheurs, la bibliothèque du C.N.R.S. de Grenoble a
souhaité créer un intranet.
Ce rapport présente toutes les étapes pour sa conception :
migration du parc informatique, solution OPAC Web pour
l'accès à son catalogue, création du site et implémentation.
Descripteurs : BIBLIOTHEQUE - CNRS - INTERNET - INTRANET - OPAC -SITE WEB
Title : Conception of the library of C.N.R.S. Grenoble intranet
Abstract : To give researchers the benefit of the Web technologies, the
library of C.N.R.S. Grenoble wished to create an intranet.
This report presents all the steps in its design : computer
park migration, Web OPAC solution for its catalog access,
creation of the site and implementation.
Keywords : CNRS - INTERNET - INTRANET - LIBRARY - OPAC - WEBSITE
3
A Joanna JANIK,
documentaliste à la bibliothèque du C.N.R.S.,
pour m'avoir permis de faire ce stage,
pour m'avoir fait confiance
et pour m'avoir fait bénéficier de ses compétences de documentaliste.
A Bernard WAKSMANN,
chercheur au laboratoire C.R.T.B.T.,
pour sa précieuse initiation et aide sur Macintosh.
Au C.R.I.C.,
pour m'avoir rendu l'accès au serveur facile
et pour sa collaboration.
A la Commission Bibliothèque
pour son enthousiasme.
A Madame LAINÉ-CRUZEL,
Maître De Conférence à l'U.C.B.L.,
pour sa disponibilité.
4
TABLE DES MATIERES
1. INTRODUCTION GÉNÉRALE ....................................................................................... 6
2. PRÉSENTATION DU STAGE ........................................................................................ 6
2.1. LE C.N.R.S. DÉLÉGATION RHÔNE-ALPES ..................................................................... 62.2. LA BIBLIOTHÈQUE CENTRALE DU C.N.R.S. DE GRENOBLE................................................ 7
2.2.1. Présentation .................................................................................................... 72.2.2. Fonctionnement ............................................................................................... 82.2.3. L'infrastructure ................................................................................................. 82.2.4. Ressources ..................................................................................................... 9
2.2.4.1. Généralités sur le fonds........................................................................................................... 92.2.4.2. Etat des collections.................................................................................................................10
2.2.5. L'activité ........................................................................................................ 102.2.5.1. Les prêts...................................................................................................................................102.2.5.2. Le prêt entre bibliothèques (P.E.B.) .....................................................................................112.2.5.3. La recherche documentaire...................................................................................................112.2.5.4. Enumération des autres tâches de gestion courante........................................................11
2.2.6. Les moyens informatiques .............................................................................. 122.2.6.1. Le matériel................................................................................................................................122.2.6.2. Logiciel documentaire ............................................................................................................13
2.3. DÉFINITION DE LA MISSION........................................................................................ 14
3. PRISE EN COMPTE DE LA MISSION.......................................................................... 15
4. MIGRATION DU PARC INFORMATIQUE .................................................................... 16
4.1. LES ORDINATEURS .................................................................................................. 164.1.1. Le serveur Macintosh 7200/90 ........................................................................ 164.1.2. Le Macintosh 6200/75 du second bureau......................................................... 164.1.3. Le Macintosh 6200/75 de la salle de lecture..................................................... 174.1.4. Le PC DELL PENTIUM 133 MHz .................................................................... 17
4.2. INSTALLATION DES NOUVELLES VERSIONS DE 4D ET DE BIBLIO-TECH .............................. 18
5. MISE EN PLACE DE L'OPAC WEB............................................................................. 19
5.1. CONFIGURATION DU SERVEUR W EB ........................................................................... 195.2. MODIFICATION DE L'OPAC WEB................................................................................ 195.3. PRÉSENTATION DE L'OPAC WEB MODIFIÉ .................................................................. 20
5.3.1. Les informations............................................................................................. 205.3.2. Liste des prêts en cours.................................................................................. 205.3.3. Téléchargement............................................................................................. 215.3.4. Recherche documentaire................................................................................ 21
5.4. CRITIQUES DE L'OPAC WEB .................................................................................... 225.5. MISE À DISPOSITION DE L'OPAC WEB........................................................................ 235.6. DÉFAUT (BUG) DE L'OPAC WEB ............................................................................... 235.7. INSTALLATION ET TEST DE L'OPAC VERSION CORRIGÉE ................................................ 24
6. CONCEPTION DE L'INTRANET.................................................................................. 25
6.1.1. Appel aux chercheurs..................................................................................... 256.1.2. Elaboration du contenu et ergonomie .............................................................. 256.1.3. Conception .................................................................................................... 276.1.4. Présentation du contenu................................................................................. 27
6.1.4.1. La rubrique "Présentation de la bibliothèque" ....................................................................276.1.4.2. La rubrique "Ressources documentaires"...........................................................................286.1.4.3. La rubrique "Recherche documentaire hors site" ..............................................................29
5
6.1.4.4. La rubrique "Demande de document"..................................................................................296.1.4.5. La rubrique "Liens"..................................................................................................................306.1.4.6. La rubrique "Formulaire de correspondance".....................................................................306.1.4.7. La rubrique "Contact"..............................................................................................................306.1.4.8. La rubrique "La bibliothèque vous informe"........................................................................306.1.4.9. La rubrique "Plan du site" ......................................................................................................316.1.4.10. La rubrique "F.A.Q." ................................................................................................................316.1.4.11. La rubrique "Aide" ...................................................................................................................31
6.1.5. Validation ...................................................................................................... 31
7. MISE EN ROUTE DE L'INTRANET.............................................................................. 32
7.1. INTRANET OU SITE INTERNET ? .................................................................................. 327.2. DÉMARRAGE .......................................................................................................... 34
8. FORMATION DE LA DOCUMENTALISTE ................................................................... 35
8.1. MISE À JOUR DES PAGES HTML ................................................................................ 358.2. TRANSFERT DES PAGES SUR LE SERVEUR ................................................................... 368.3. ADMINISTRATION DU SERVEUR W EB........................................................................... 368.4. SAUVEGARDES ET RESTAURATIONS............................................................................ 36
9. GESTION DE LA BIBLIOTHÈQUE .............................................................................. 38
9.1. TÂCHES COURANTES JOURNALIÈRES EFFECTUÉES........................................................ 389.2. RECHERCHE DOCUMENTAIRE .................................................................................... 38
9.2.1. Prise en compte des demandes des chercheurs et recherches ......................... 389.2.1.1. La recherche d'article .............................................................................................................399.2.1.2. La recherche de livre ..............................................................................................................399.2.1.3. Recherche d'un brevet............................................................................................................409.2.1.4. Recherche d'une thèse ..........................................................................................................409.2.1.5. Transmission du document au demandeur ........................................................................40
9.2.2. Prise en compte des demandes des bibliothèques de proximité ........................ 40
10. CONCLUSION......................................................................................................... 41
GLOSSAIRE ......................................................................................................................42
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS ............................................................................47
ANNEXES..........................................................................................................................48
Annexe 1 : architecture physique à la bibliothèque.......................................................49
Annexe 2 : formulaire papier de la demande de document ...........................................50
Annexe 3 : impressions d'écran de l'intranet de la bibliothèque .....................................51
Annexe 4 : OPAC Web...............................................................................................80
6
1. Introduction générale
Devant l'évolution constante des moyens d'accès à l'information, les centres de
documentation et les bibliothèques doivent en permanence avoir un souci
d'adaptation afin que leurs utilisateurs puissent bénéficier des technologies
récentes leur permettant d'accéder le plus rapidement et dans de meilleures
conditions à l'information qu'ils recherchent.
Ainsi, depuis quelques années avec l'apparition des technologies de type web
et leur architecture client/serveur1 , l'accès à l'information peut être fait de
n'importe où et n'importe quand.
La bibliothèque du C.N.R.S.2 (Centre National de la Recherche Scientifique) de
Grenoble, n'ayant pas voulu déroger à cette évolution, a souhaité faire
bénéficier de ces nouvelles technologies à ses utilisateurs. C'est pourquoi, ne
disposant pas d'un service informatique interne, elle a souhaité confier la
conception de son intranet à un étudiant stagiaire préparant un diplôme de 3ème
cycle spécialisé dans le domaine.
2. Présentation du stage
2.1. Le C.N.R.S. délégation Rhône-Alpes
Le C.N.R.S. a été créé en 1939. Présent sur tout le territoire national, il est
divisé en 19 délégations. Celle de Grenoble regroupe les 5 départements de
l'académie et emploie 1500 agents répartis en 70 unités représentant tous les
1 Les mots en italiques figurent dans le glossaire2 Tous les sigles et abréviations du document sont regroupés dans une liste située à la fin
7
grands champs de recherche. Ces unités très liées avec les établissements
d'enseignement supérieur, accueillent des stagiaires et doctorats.
Les laboratoires entretiennent de nombreuses relations avec leurs homologues
étrangers, avec les entreprises et la commission des communautés
européennes.
Le C.N.R.S. de Grenoble abrite les services de la Délégation Alpes :
• 5 Unités de recherche propres au C.N.R.S. :
• le laboratoire de Cristallographie
• L.E.P.E.S. (Laboratoire d'Etudes des Propriétés Electroniques des
Solides)
• le laboratoire de Magnétisme Louis Néel
• C.R.T.B.T. (Centre de Recherches sur les Très Basses Températures)
• le C.R.E.T.A. (Consortium de Recherches pour l'Emergence de
Technologies Avancées)
• 2 Unités de recherche liées au CNRS
• L.E.M.D. (Laboratoire d'Electrostatique et de Matériaux Diélectriques)
• Grenoble High Magnetic Field Laboratory (Laboratoire des Champs
Magnétiques Intenses - L.C.M.I.), laboratoire commun avec le Max
Planck Institut (M.P.I.)
2.2. La bibliothèque centrale du C.N.R.S. de Grenoble3
2.2.1. Présentation
Depuis sa création en 1966, la bibliothèque du C.N.R.S. de Grenoble n'a cessé
d'évoluer. Ses derniers grands changements datent de 1993 avec l'élaboration
d'une nouvelle classification plus adaptée aux besoins des utilisateurs et en
3 Voir aussi les impressions d'écran de l'intranet en annexe 3.
8
1998 date de sa réfection qui fait aujourd'hui d'elle un véritable centre de
recherche de l'information scientifique et technique ayant pour mission de
collecter, traiter et mettre à la disposition quotidienne des utilisateurs de la
documentation scientifique et de l'information de recherche du monde entier.
Ses principaux domaines sont la physique et la science des matériaux, mais
elle couvre aussi les mathématiques, la chimie, les techniques et
instrumentation.
Son budget annuel est d'environ 1,2 millions de francs dont 1 million de francs
pour les abonnements, 40 000 francs pour les ouvrages et 20 000 francs pour
l'informatique.
2.2.2. Fonctionnement
Destinée aux personnels des laboratoires du C.N.R.S. (chercheurs, étudiants
en 3ème cycle), elle est ouverte 24 / 24 h, 7 / 7 jours.
Pendant les heures ouvrables (8h30 - 17h00) une permanence est assurée par
une documentaliste, responsable de la bibliothèque.
Une commission composée d'un chercheur délégué par laboratoire et de la
documentaliste assure la veille de la bibliothèque. Elle se réunie tous les
premiers vendredis du mois.
2.2.3. L'infrastructure
La bibliothèque est située au 1er étage du bâtiment central du C.N.R.S. Elle est
composée de :
• Niveau principal :
q les livres rangés selon les grands thèmes : un plan de classement est
affiché au mur entre les deux rangées du milieu
q une collection de microfilms
9
q une armoire cadenassée dans laquelle sont regroupés la collection
complète des "Techniques de l'ingénieur" et des livres rares ou chers.
q le présentoir des derniers numéros reçus des périodiques dont
l'abonnement est en cours
q la salle de lecture
q 2 micro-ordinateurs pour la recherche informatique
• Entresol :
q les périodiques : abonnements en cours, à partir de 1980
q un salon de consultation des périodiques
q 2 photocopieurs à carte
• La salle ANNEXE
Située dans un autre bâtiment, l'annexe regroupe :
q les abonnements arrêtés et périodiques "morts"
q les années antérieures à 1980 de toutes les collections en cours
q 1 photocopieur à carte
2.2.4. Ressources
2.2.4.1. Généralités sur le fonds
Les ouvrages sont classés par spécialité : physique générale, physique
théorique, physique de la matière condensée, physique atomique et
moléculaire, physique nucléaire, mathématiques et informatique, chimie,
science des matériaux, technologie et méthodes expérimentales, divers
(biologie, astronomie, sociales, documentation, histoire et philosophie des
sciences).
10
2.2.4.2. Etat des collections
• Ouvrages : 5500 monographies
• Périodiques : 220 abonnements dont 90 en cours
• Bases de données :
• INSPEC (depuis 1989 à aujourd'hui) : base de données dans le domaine
de la physique, électronique, ingénierie électronique, informatique
accessible sur un serveur de CD-ROM.
• Current Contents Physical, Chemical & Earth Sciences : base de
données contenant les références bibliographiques de journaux en
physique, chimie et sciences de la terre.
• Autres : Thèses - La collection des Techniques de l'ingénieur - Microfilms -
Kompass
2.2.5. L'activité
2.2.5.1. Les prêts
Seuls les gens des laboratoires du C.N.R.S. peuvent emprunter.
Seuls les livres et les thèses sont soumis aux prêts. Les périodiques sont
exclus du prêt.
La durée du prêt est de 30 jours renouvelable. Le nombre de prêts simultanés
est de 50 documents.
Chaque livre possède une fiche de remplacement placée à l'intérieur que
l'emprunteur doit remplir (nom, prénom, laboratoire, poste de téléphone et date
de prêt) et placer dans une boite à fiche.
La restitution se fait en déposant le livre dans la boite des retours des livres
prévue à cet effet.
11
2.2.5.2. Le prêt entre bibliothèques (P.E.B.)
Si un emprunteur recherche un livre que la bibliothèque ne possède pas, il est
possible de l'emprunter dans une autre. Pour cela, il remplit une fiche de
demande de document4. La documentaliste effectue alors une recherche dans
les bibliothèques de proximités (Commissariat à l'Energie Atomique (C.E.A.) -
Institut Laue Langevin (I.L.L.) - La B.U. des sciences), puis dans les
Bibliothèques Universitaires sur le territoire national ou à la British Library.
Pour les thèses, la demande de prêt se fait à la bibliothèque de l'université où a
été déposée la thèse.
Ces recherches s'effectuent par consultation des bases de données en ligne
sur l'internet.
2.2.5.3. La recherche documentaire
Outre les livres et les thèses, les chercheurs peuvent demander les
photocopies d'un article de périodique, d'un brevet, d'une conférence, ou
autres.
Pour cela, ils doivent aussi remplir une demande de document.
La recherche est semblable à celle pour le P.E.B. Toutefois, pour les articles de
périodiques, il est possible d'effectuer la demande auprès de l'Institut de
l'Information Scientifique et Technique (I.N.I.S.T.) situé à Nancy.
2.2.5.4. Enumération des autres tâches de gestion courante
• Tâches journalières :
• Accueil et renseignement du public
4 Voir annexe 2
12
• Réception du courrier, revues, demandes de document
• Bulletinage
• Rangement
• Rechargement des cartes de photocopies
• Saisie et restitution des prêts (sur le logiciel Biblio-Tech)
• Tâches mensuelles :
• Gestion des retards : édition de l'échéancier sous la forme d'une liste par
le logiciel Biblio-Tech et établissement de la lettre de relance sous le
traitement de texte Winword.
• Tâches annuelles :
• Vérification de la situation du volume (inventaire)
• Tâche sporadiques :
• Mise à jour de la base Current Contents (par disquettes)
• Mise à jour de la collection des Techniques de l'Ingénieur
• Achat et réception des nouveaux livres
En plus de toutes ces activités, il convient de rajouter celles liées à la gestion
financière, comptabilité, gestion des achats, appels d'offres, etc… qui font que
la documentaliste gère absolument tout à la bibliothèque.
2.2.6. Les moyens informatiques
2.2.6.1. Le matériel
13
Emplacement Typed'ordinateur
Caractéristiques techniques Fonctions
Niveau principal PC DELL OptiPlexGxiM5 133
Microprocesseur Pentium cadencéà 133 MHz - Windows 3.11 -Disque 2 Go - 32 Mo mémoire -Ecran 17"
Accès au serveur deCD-ROM de la baseINSPEC (1989 - )
Macintosh PPC6200/75
Microprocesseur PowerPCcadencé à 75 MHz - O.S.Macintosh 7.5.1 - Disque 1.2 Go -16 Mo de mémoire - Ecran 14 "
Accès à la base dedonnées CurrentContents et aucatalogue par un OPACdu logiciel Biblio-Tech
Bureau de ladocumentaliste
Macintosh G3 Microprocesseur G3 cadencé à133 MHz - O.S. Macintosh 8.1 -Disque 4 Go - 96 Mo de mémoire -Ecran 17 "
Partie cliente du logicielBiblio-Tech
Macintosh PPC7200/90
Microprocesseur PowerPCcadencé à 90 MHz - O.S.Macintosh 7.5.1 - Disque 1.2 Go -24 Mo de mémoire - Ecran 14 "
Serveur de données 4D- Logiciel debibliothèque Biblio-Tech
Imprimante Epsoncouleur
Jet d'encre - 4 pages / mn. Partagée en réseau,accessible du secondbureau.
Second bureau Macintosh PPC6200/75
Microprocesseur PowerPCcadencé à 75 MHz - O.S.Macintosh 7.5.1 - Disque 1.2 Go -16 Mo de mémoire - Ecran 14 "
Partie cliente du logicielBiblio-Tech
2.2.6.2. Logiciel documentaire
Depuis 1992, la bibliothèque du C.N.R.S. dispose du logiciel Biblio-Tech pour
sa gestion documentaire. Développé par la société française BNT
Technologies, la version 7.02 du logiciel intègre les fonctions courantes d'un
logiciel de ce type telles que :
• la gestion des livres, des revues, des articles, des documents divers
(mémoires, dossiers, thèses...)
• gestion des prêts et des emprunteurs
• gestion des abonnements et bulletinage
• gestion des fournisseurs et des commandes
14
Biblio-Tech est une version Macintosh tournant sur le système 4D version 1.53.
Développé par la société française ACI., 4D est sur un serveur de données,
plate-forme d'architecture client/serveur, système de gestion de bases de
données et outils de gestion et d'administration.
Pour accéder au logiciel documentaire, une partie cliente de Biblio-Tech doit
être installée sur les postes. La bibliothèque possédant deux licences, ces
parties sont installées sur le micro-ordinateur de la documentaliste et sur celui
du second bureau.
De plus, en 1997, la bibliothèque s'est dotée d'un OPAC (Open Public Access
Catalog) pour la recherche documentaire. N'étant pas d'architecture
client/serveur, cet OPAC est un logiciel qu'il faut installer sur un poste client. La
bibliothèque ne possédant qu'une seule licence, il figure sur le micro-ordinateur
Macintosh 6200/75 pour être mis à la disposition des emprunteurs pour la
recherche des livres dans le catalogue de la bibliothèque.
2.3. Définition de la mission
La mission proposée était ainsi présentée :
- mise en place de site Web à la bibliothèque (liens au catalogue livres)
- participation à la collecte, préparation, mise en forme et actualisation des
informations à diffuser sur le site
- créations de liens HTML nécessaires (journaux électroniques)
- conversion au format HTML du catalogue des périodiques du site Polygone
Scientifique
- migration de la base de données INSPEC (actuellement accessible par CD-
ROM) vers un accès par internet.
15
3. Prise en compte de la mission
Le fait le plus marquant constaté en arrivant est le contraste entre
l'infrastructure et les moyens informatiques (cf. 2.2.6).
Hormis le micro-ordinateur de la documentaliste, voire un PC sous windows
3.11 cadencé à 133 MHz, la bibliothèque possède 3 Macintosh d'ancienne
génération, assez lents et avec peu de mémoire.
Tous ces micro-ordinateurs sont reliés au réseau local du C.N.R.S. administré
par un service appelé le C.R.I.C. (Centre Réseau & Informatique Commun)
situé dans le même bâtiment que la bibliothèque.
Le Macintosh 7200/90 fait office de serveur où est installé le système 4D
version 1.53 et le logiciel documentaire Biblio-Tech version 7.02.5
Conscient du faible budget de 20 000 francs consacré à l'informatique, il
paraissait néanmoins indispensable d'augmenter au minimum la mémoire des
ordinateurs. Mais avant cela, il fallait savoir comment pouvoir accéder à la base
de données du logiciel Biblio-Tech et quel serveur Web utiliser et les
ressources qu'il demanderait.
Le logiciel Biblio-Tech tourne sur le système de gestion de bases de données
4D. Système propriétaire, il ne peut fonctionner avec aucun des serveurs web
courants, dont notamment Apache, le serveur web multi-plateforme utilisé par le
C.R.I.C.
Après s'être documenté et avoir pris contact avec la société de développement
du logiciel documentaire, il s'est avéré que la dernière version 6.06 propose
aujourd'hui (comme tous les logiciels de ce type) un OPAC Web. Pour cela, il
convenait de demander la nouvelle version, gratuite car la bibliothèque a
souscrit un contrat de maintenance auprès de la société BNT Technologies.
16
Par contre, pour pouvoir fonctionner, la nouvelle version de Biblio-Tech doit
impérativement être installée sur une version plus récente de 4D possédant un
serveur web. Il a donc également fallu changer la version 4D 1.53 en version
4D Server 6.06. Cela a coûté 4500 francs H.T.
4. Migration du parc informatique
Les nouvelles versions de 4D Server 6.06 et de Biblio-Tech 7.62 nécessitant
plus de ressources, il était indispensable d'augmenter la mémoire des micro-
ordinateurs.
4.1. Les ordinateurs
4.1.1. Le serveur Macintosh 7200/90
La mémoire initiale était de 24 Mo. Elle a était augmentée à 152 Mo par l'achat
de 128 Mo de R.A.M. et en maintenant la mémoire initiale, le nombre
d'emplacement des barrettes étant de 4 et la compatibilité entre les barrettes le
permettant.
4.1.2. Le Macintosh 6200/75 du second bureau
Afin de pouvoir supporter la nouvelle partie cliente de la dernière version de
Biblio-Tech et de remplacer le navigateur Netscape 2 par une version plus
récente (4.01) permettant notamment de reconnaître le marqueur HTML
<script> , la mémoire initiale de 16 Mo a été augmentée à 64 Mo.
5 Un schéma de l'architecture physique est proposé en annexe 1
17
4.1.3. Le Macintosh 6200/75 de la salle de lecture
Initialement de 16 Mo, la mémoire a été augmentée à 32 Mo plus une barrette
de 8 Mo récupérée par l'autre 6200/75, soient 40 Mo.
La version de Netscape 2 a été également changée au profit de la version 4.01.
Sur cet ordinateur, l'ancien OPAC a été supprimé. Cet ordinateur sera dédié à
la recherche documentaire sur la base de données Current Contents, voire
éventuellement l'accès à l'OPAC Web par le navigateur.
4.1.4. Le PC DELL PENTIUM 133 MHz
Initialement sous Windows 3.11, version 16 bits non compatible avec le
passage à l'an 2000, il convenait de le migrer dans une version 32 bits.
Pour cela, j'ai hésité entre Windows 98 et Windows NT 4 Workstation. Après
avoir demandé conseille auprès de chercheurs travaillant dans leur laboratoire
sur NT4 Workstation et connaissant la mauvaise presse faite à Windows 98, j'ai
opté pour Windows NT4 Workstation réputé comme plus fiable et surtout
intégrant de la sécurité. En effet, NT4 Workstation permet de créer des comptes
avec différentes habilitations. C'est pour cela que j'ai créé un compte
utilisateur ne permettant pas l'accès aux options d'administration autorisées
exclusivement par le compte administrateur. Cela permet d'empêcher à un
utilisateur toute modification, volontaire ou pas, de configuration du système ou
de suppression de fichiers systèmes.
La version achetée de NT4 Workstation comprenait le "service pack 4", rendant
le système d'exploitation compatible avec l'an 2000.
Parce qu'il est plus puissant que le Macintosh 6200/75, qu'il est sécurisé avec
NT4 Workstation et qu'il possède un écran 15 pouces, j'ai dédié cet ordinateur à
l'accès à l'intranet et donc à l'OPAC Web.
18
Cela a toutefois été possible qu'une fois l'intranet suffisamment avancé ;
notamment dès que l'accès à la base de données INSPEC par internet a été
rendu possible et a permis de supprimer l'accès initial de la base par CD-ROM
sur le serveur de CD-ROM.
Entre-temps, l'accès à l'OPAC Web a été donné à partir du Macintosh 6200/75
et de son navigateur Netscape 4.01.
Pour plus de confort, la mémoire initiale de 32 Mo a été augmentée à 64 Mo.
Le navigateur Internet Explorer 4.0 étant d'office installé avec NT4, j'ai jugé
inutile de le remplacer par Netscape.
4.2. Installation des nouvelles versions de 4D et de Biblio-Tech
Cette installation concerne :
• le système 4D Server 6.06 et le serveur web, le logiciel Biblio-Tech 7.62 et
son OPAC Web installés sur le Macintosh 7200/90
• la partie cliente de 4D (4D Client) installée sur les micro-ordinateurs de la
documentaliste et du second bureau, permettant l'accès au logiciel
documentaire
Cette installation s'est fait avec la collaboration de la société BNT Technologies,
en hotline téléphonique.
L'installation terminée et les paramètres configurés, il convenait de relancer le
système. Aucun problème n'est intervenu lors de redémarrage de l'ordinateur.
Par contre, au lancement de 4D Server, une erreur de type réseau intervenait. Il
s'agissait de la version des protocoles de transport qui était en version 1.0. Le
problème provenait de la version de l'O.S.6 Macintosh. 4D Server 6.06 exigeant
une version des protocoles de transport 1.2 ou 1.3, une mise à jour du système
d'exploitation Macintosh a été effectuée. La version initiale MacOS 7.51 a été
changée au profit de la version 8.6. et le problème a été résolu.
19
5. Mise en place de l'OPAC Web
5.1. Configuration du serveur Web
La licence de base de serveur Web de 4D Server 6.06 permet 5 connexions
simultanées. Ce nombre a été jugé suffisant compte tenu que j'ai configuré le
timeout à 5 minutes (minimum requis). Cela signifie qu'une connexion se
libérera automatiquement au bout de 5 minutes de non-utilisation.
En cas de 6ème connexion, le système affiche un message prévenant que le
nombre de connexions en cours maximum est atteint.
Pour information, je me suis renseigné sur le prix des licences pour des
connexions supplémentaires. Ces prix sont chers : 1990 F. H.T. pour 5
connexions supplémentaires, 7990 F. H.T. pour 25 et 12000 F. H.T. pour 50.
L'expérience dira si 5 licences suffisent. Personnellement je pense que oui, car
compte tenu de la fréquence d'utilisation observée à la bibliothèque, il est peu
probable que 6 personnes se connectent au même moment ; et cela même si le
nouveau système permettant de ne plus se déplacer à la bibliothèque
augmentera très certainement le nombre de consultations du catalogue.
D'autre part le timeout ayant été fixé à 5 minutes, la libération d'une connexion
se fera assez rapidement.
5.2. Modification de l'OPAC Web
A la découverte de l'OPAC Web nous avons constaté qu'il ne convenait pas
exactement au Système d'Information de la bibliothèque et qu'il présentait
beaucoup trop d'images fixes et animées au format GIF.
Ainsi, nous avons supprimé les images superflues et enlevé les options de
réservation et d'accès à des types de documents que ne possède pas la
6 O.S. : Operating System = système d'exploitation
20
bibliothèque (son et vidéo). De plus, presque toutes les recherches concernant
les livres, l'option de recherche de livre a été mise par défaut.
Toutes ces modifications ont été effectuées en changeant le code source HTML
des pages de l'OPAC.
5.3. Présentation de l'OPAC Web modifié7
Cette présentation concerne les menus proposés dans la page sommaire de
l'OPAC.
5.3.1. Les informations
Ce menu permet de connaître l'adresse de la bibliothèque, le nom du
responsable, le nombre de documents par type et le nombre d'emprunteurs.
5.3.2. Liste des prêts en cours
Ce menu permet aux emprunteurs de consulter l'encours de leurs prêts. Pour
des raisons de confidentialité, leur code emprunteur leur est demandé. Ce code
est celui qui permet l'enregistrement des prêts dans le logiciel documentaire. Sa
structure avait été définie lors de l'acquisition de la première version en 1992.
Pour des raisons de simplicité, ce code correspond aux trois premières lettres
du nom de famille suivi d'un numéro d'occurrence (exemple : PER1, PER2, …,
PERn).
Parce que la plupart des emprunteurs ne connaissent pas leur code, une liste
des emprunteurs est consultable dans la rubrique "Ressources de la
bibliothèque". Dans cette liste figurent les noms et prénoms des emprunteurs
ainsi que le code en question.
7 L'OPAC Web modifié est présenté dans les impressions d'écran de l'intranet en annexe 4
21
Le fait que le code soit visible par tout le monde pourrait soulever un problème
de confidentialité. Toutefois, compte tenu de la valeur du type d'information
(encours des prêts), cette option a été maintenue. Après expérience et si les
chercheurs expriment le souhait de ne pas voir leur nom et code apparaître
dans une liste où tout le monde peut accéder, cette option sera supprimée ou
un système d'accès par mot de passe personnalisé sera instauré. Ce système
sera à la charge du C.R.I.C.
Dans l'immédiat, une fois le code saisi, les prêts en cours s'affichent dans une
page avec, notamment, la date de retour prévue.
En cas de retard, la mention * RETARD * apparaît.
5.3.3. Téléchargement
Ce menu permet de télécharger des documents. Il s'agit en fait du listage d'un
répertoire nommé TDT et installé sur le serveur. Pour donner la possibilité de
télécharger un document, il suffit de la placer dans ce répertoire.
On pourra y trouver n'importe quel type de document (compte rendu de la
réunion mensuelle de la commission bibliothèque, liste des acquisitions, … )
dans n'importe quel format (TXT, DOC, RTF, PDF, … )
5.3.4. Recherche documentaire
La recherche documentaire permet de rechercher un document situé à la
bibliothèque.
Une zone de cases à cocher permet de sélectionner le ou les types de
documents recherché(s) (livres, revues, thèses, documents divers). La
recherche par défaut est pour un livre.
Une zone de limitation par date (borne inférieure et supérieure) permet de
sélectionner une période.
Il est possible d'effectuer la recherche sur un ou plusieurs champ(s) parmi :
22
• Mots-clefs
• Auteurs
• Titre contient
• Fiche contient
Il est possible d'associer plusieurs termes (ET) en les séparant par le
séparateur / (slash) et/ou d'utiliser la troncature @ (arobas) afin d'effectuer une
recherche sur le préfixe ou d'inclure les pluriels.
Dans le formulaire, des boutons Thesaurus et Auteur permettent de voir la
liste des mots-clés et des auteurs.
Une fois la recherche effectuée, une page affiche le ou les document(s)
retrouvés. Un bouton Voir situé à gauche du document permet de voir la notice
détaillée.
Si la recherche retourne plus de 300 références, une page demandant d'affiner
la recherche apparaît.
5.4. Critiques de l'OPAC Web
Peut être parce qu'il s'agit d'une première version, cet OPAC est très simple.
Parmi ses principales lacunes, j'ai noté :
• Pas de gestion de thesaurus : il n'affiche qu'une liste de mots-clés et ne
permet pas en cliquant sur un mot clé, de retrouver tous les documents
adjacents. Il en va de même pour la liste des auteurs.
• Pas de possibilité de langage naturel (FullText)
• Pas de OU et de SAUF, ni d'opérateur de proximité (NEAR)
23
5.5. Mise à disposition de l'OPAC Web
Utilisant la technologie web, l'accès à l'OPAC a immédiatement pu être réalisé
par simple connexion par un navigateur à l'adresse IP du micro-ordinateur où
est installé le serveur web (Macintosh 7200/90).
Les navigateurs des ordinateurs clients destinés au public (Macintosh 6200/75
et PC DELL) ayant préalablement été installés, et, après s'être assuré que les
protocoles TCP/IP l'étaient aussi, l'OPAC Web a donc été rapidement
opérationnel.
5.6. Défaut (bug) de l'OPAC Web
Après quelques utilisations, je me suis rendu compte que la déconnexion ne se
faisait pas toujours correctement.
Afin de libérer une connexion du nombre limité simultané de 5 maximum
autorisé par notre licence, le système devait prévoir une déconnexion
automatique au bout de 5 minutes de non-utilisation (timeout).
Cela avait des conséquences graves car il convenait de redémarrer 4D Server
toutes les 5 connexions pour pouvoir réinitialiser le serveur web et ainsi
remettre le compteur du nombre de connexion à zéro.
Quelques tests m'ont fait apparaître que le système ne fonctionnait
correctement que si l'on revenait à la page d'accueil (sommaire) de l'OPAC.
Ceci est inacceptable car cela obligerait à imposer aux utilisateurs de revenir
systématiquement au sommaire une fois leur recherche effectuée.
Dans un système à un seul poste cela aurait été, à la limite, concevable, mais
dans un système de type intranet, il est impossible d'imposer cela. Il est évident
qu'une fois leur recherche effectuée, ils ne vont pas revenir et attendre 5
minutes sur la page sommaire de l'OPAC avant d'aller "naviguer" ailleurs.
Devant ce constat, j'ai téléphoné à la société BNT Technologies pour leur
indiquer le problème. Le responsable et concepteur du logiciel m'a assez mal
24
reçu : il mettait en cause notre installation et notre réseau, prétendait qu'il avait
fait tous les tests et qu'il n'y avait aucun problème et qu'aucuns de ses clients
ne s'étaient manifestés. Après maintes discussions, ce n'est que quand je lui ai
dit que cela marchait uniquement si l'on revenait sur la page de sommaire qu'il
s'est rendu compte que je pouvais avoir raison. Il m'a dit alors qu'il allait refaire
un test et me rappeler.
Une demi-heure plus tard, il m'a rappelé en me disant que j'avais raison, que ce
n'était pas de sa faute mais parce que ACI, la société qui a développé le
serveur web ne lui avait pas précisé que le code gérant le timeout devait
prendre en compte les événements de toutes les pages. Il m'a assuré qu'il
corrigerait le défaut et que je recevrai la nouvelle version fin juillet.
Nous avons, en fait, reçu cette version début septembre, après quelques
rappels lui précisant ma situation et mon calendrier.
Pendant ce temps, compte tenu que l'intranet n'était pas terminé et donc que
seul un poste à la bibliothèque pouvait accéder à l'OPAC, j'ai constamment
surveillé le serveur et l'ai relancé dès que le maximum de connexions était
atteint ainsi que systématiquement le soir avant de partir.
5.7. Installation et test de l'OPAC version corrigée
Cette installation s'est fait rapidement et les tests ont démontré que le défaut
avait bien été corrigé.
Les pages modifiées n'ont pas eu à être refaite puisque le code gérant les
événements de connexion/déconnexion n'est pas dans les pages HTML de
l'OPAC.
25
6. Conception de l'intranet
Par rapport à la mission, le lien au catalogue livre de la bibliothèque ayant été
résolu par l'installation de l'OPAC Web, les nouvelles priorités étaient de donner
l'accès au site de la base de données INSPEC et aux catalogues des
bibliothèques de proximité (REseau DOCumentaire Grenoblois (REDOC),
Commissariat de l'Energie Atomique (CEA), Institut Laue Langevin (ILL),
Bibliothèque Universitaire des Sciences de Saint Martin d'Hères).
Pour le reste, aucun cahier des charges n'ayant été défini, la documentaliste,
ayant obtenu carte blanche de la part de son directeur, m'a laissé la liberté
totale de faire ce que je voulais.
Je tiens toutefois à préciser qu'à toutes les étapes de la conception du site,
toutes mes idées ont été soumises à la documentaliste qui me donnait son avis
et validait. C'est donc un travail d'équipe plutôt qu'un travail personnel qui a été
établi et cela même si c'est moi qui ait conçu les pages.
6.1.1. Appel aux chercheurs
L'outil intranet devant être avant tout un outil à la disposition des chercheurs
des laboratoires, j'ai souhaité les impliquer et leur demander leur avis. C'est
pourquoi je leur ai adressé un E-mail leur expliquant ma mission et leur
demandant leur avis et leurs souhaits. Je n'ai reçu que deux réponses dont
l'une qui demandait d'éviter de faire un site avec des FRAME.
6.1.2. Elaboration du contenu et ergonomie
La documentaliste ne souhaitait pas un site trop bariolé ou "flashant" avec des
images animées et des couleurs vives. Elle souhaitait quelque chose de sobre
et d'utile.
26
Une autre des questions principales a été le choix de faire un site sans ou avec
FRAME. Ayant jugé l'avantage qu'a la FRAME de pouvoir accéder en
permanence aux principales options du site en un seul clique de souris, nous
sommes convenus que le site en comporterait une.
En ce qui concerne le contenu, j'ai établi un plan que j'ai soumis à la
documentaliste. Ma principale préoccupation était de faire quelque chose de
convivial et d'incorporer tout ce qui pouvait concerner le système d'information
de la bibliothèque.
C'est ainsi qu'ont été créées les rubriques décrites dans le tableau ci-dessous :
Rubrique Description du contenu
Présentation de labibliothèque
Permet aux personnes ne connaissant pas lefonctionnement de la bibliothèque de trouver toutes lesinformations utiles et nécessaires
Ressourcesdocumentaires
Présente toutes les ressources et permet l'accès auxbases de données disponibles à la bibliothèque (dontl'OPAC Web et INSPEC)
Recherche horssite
Accès aux bases de données d'autres sites : bibliothèquesde proximité, I.N.I.S.T., British Library
Demande dedocument
Par rapport au document papier, le formulaire électroniquepermettra aux utilisateurs d'effectuer leurs demandes deleur poste de travail et ainsi de ne plus se déplacer à labibliothèque
Liens Page de liens à des sites en relation avec la bibliothèqueet le C.N.R.S. ou permettant d'obtenir de l'information dansles domaines concernant l'activité des laboratoires.
Formulaire decorrespondance
Permet l'envoi d'un message à la bibliothèque même si lamessagerie du poste client n'est pas configurée ou estconfigurée sur l'E-mail de quelqu'un d'autre
Aide Aide sur l'OPAC, sur INSPEC et sur les formulaires
F.A.Q. La réponse aux questions les plus courantes
Pour plus de détails ou plus de rubriques, consulter les impressionsd'écran du site en annexes.
27
6.1.3. Conception
Pour le "gros" des pages (tableaux, listes, présentation, etc.), la conception des
pages a été réalisée grâce au générateur HTML Acrobat Pagemill 3.0
(téléchargé en version d'évaluation). Le reste a été développé manuellement
dans le traitement de texte de base de Macintosh : SimpleText.
Concernant l'architecture physique du site, j'ai opté pour les options suivante :
• nom des fichiers (pages HTML et images) ne dépassant pas 8 caractères,
en lettres minuscules, sans espaces, ni accents, ni caractères spéciaux
(ç, %, $, *, +, /, etc.) à l’exception du souligné ( _ )
• nom des fichiers compréhensible : qu'il puisse indiquer l’objet de la page
• étant stockées sur un serveur UNIX, une extension des pages de 4
caractères (.html au lieu de .htm)
• séparation des pages HTML des images en regroupant ces dernières dans
un répertoire nommé IMAGE
6.1.4. Présentation du contenu
6.1.4.1. La rubrique "Présentation de la bibliothèque"
Cette page comporte les thèmes suivant :
• La bibliothèque en image : destinée aux personnes ne connaissant pas la
bibliothèque ou ne sachant pas quoi faire dans telle ou telle circonstance,
cette page montre en images absolument tout de la bibliothèque : les locaux
(bibliothèque et annexe) et les ressources (le fonds des livres, la collection
des Techniques de l'Ingénieur, les périodiques, etc.…). Pour cela, nous
avons pris des photos et les avons numérisées avec un taux de
compression assez élevé pour éviter d'avoir de trop gros fichiers lents à
28
charger dans une page. Chaque image est liée à une autre page expliquant
le détail.
• Les informations générales : on y trouve tous les renseignements utiles
(adresse, téléphone, nom du responsable, publics concernés, horaires, les
collections, les caractéristiques du fonds, etc.).
• Accès à la bibliothèque et à la salle d'annexe : on y trouve des
renseignements du type : emplacement et modalités d'accès.
• Les ressources : liens avec la page des ressources.
• Les prêts : présentation des modalités d'emprunts et de restitution des
documents.
• La demande de document : présentation des modalités de demande de
document papier ou par le formulaire électronique.
• Les photocopies : comment se procurer une carte de photocopie.
• La commission bibliothèque : rôle et membres.
6.1.4.2. La rubrique "Ressources documentaires"
Dans cette page, on trouve toutes les ressources interne de la bibliothèque.
• Accès au catalogue de la bibliothèque : OPAC Web
• La liste des périodiques de la bibliothèque et l'état des collections. Certains
périodiques possèdent un site internet accessible gratuitement. Ils sont
indiqués par une petite image à coté du nom et un lien sur le nom du
périodique permet d'accéder directement au site.
• Les livres : énumération de la classification des livres, cote maison élaborée
en 1993.
• INSPEC : accès à la base de données INSPEC (depuis 1969, alors que
l'ancienne base CD-ROM commençait à partir de 1989).
• Current Contents : présentation de la ressource.
• Les techniques de l'ingénieur : présentation de la ressource et liens sur le
site internet permettant la recherche par index.
29
• Les microfilms : présentation de la ressource.
• Kompass : présentation de la ressource.
6.1.4.3. La rubrique "Recherche documentaire hors site"
Dans cette page, des liens permettent l'accès aux bases de données des
bibliothèques de proximité et au catalogue collectif ainsi qu'aux sites de
l'I.N.I.S.T. et qu'à la British Library.
Cette rubrique permet de chercher un document qui n'est pas à la bibliothèque.
Pour obtenir le document, il convient d'établir une demande de document
auprès de la documentaliste (cf. 2.2.5.3).
6.1.4.4. La rubrique "Demande de document"
Il s'agit d'un formulaire électronique permettant d'établir une demande de
recherche de document : photocopie d'un article, prêt d'un livre, etc. Les
champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
Par rapport au document papier, j'ai rajouté une zone de correspondance. Cela
permettra au demandeur de communiquer avec la bibliothèque. Cette zone
pourra être utilisée pour, par exemple, compléter la demande par des
informations supplémentaires, demander un service particulier, recommencer
une demande en mettant dans la zone : "annule et remplace la demande
précédente", etc.
Des contrôles sur la saisie ainsi que l'envoi du formulaire est assuré par un
script CGI en langage PERL que j'ai pu faire avec la collaboration du C.R.I.C.
L'avantage du script CGI est qu'il permet de mettre en forme le message reçu
mieux que la méthode <form action="mailto:[email protected]"
method="POST" > qui transmet les informations à la chaîne avec comme
séparateur le signe égal (=).
30
Un autre avantage du script CGI est qu'il m'a évité de programmer les contrôles
en langage JavaScript supporté qu'à partir des versions 3 des navigateurs
Netscape et Microsoft Internet Explorer.
Quant elle recevra une demande, la documentaliste retournera un message de
bonne réception au demandeur (REPLY).
6.1.4.5. La rubrique "Liens"
Cette page permet d'accéder à des sites concernant les activités des
laboratoires du C.N.R.S.
6.1.4.6. La rubrique "Formulaire de correspondance"
Fait de la même façon que la demande de document, ce formulaire permet
d'envoyer un message à la bibliothèque de n'importe quel poste et cela même
si la messagerie n'est pas installée, configurée ou configurée sur l'adresse
électronique de quelqu'un d'autre.
6.1.4.7. La rubrique "Contact"
Afin de ne pas surcharger la page d'accueil, une page spéciale reprend
l'adresse, le téléphone, le fax et le nom du responsable de la bibliothèque.
6.1.4.8. La rubrique "La bibliothèque vous informe"
Des informations de tout ordre viennent compléter cette page et les possibilités
de téléchargement (cf. 5.3.3.) y seront indiquées.
31
6.1.4.9. La rubrique "Plan du site"
Un plan du site liste toutes les rubriques et des liens permettent d'accéder
directement aux pages.
6.1.4.10. La rubrique "F.A.Q."
Afin de répondre rapidement aux questions les plus souvent posées, une
F.A.Q. a été mise en place. Ces questions m'ont été inspirées tout au long de
ce stage.
6.1.4.11. La rubrique "Aide"
Une aide en ligne permet de savoir comment utiliser l'OPAC Web, la base de
données INSPEC et les formulaires (demande de document et
correspondance).
L'aide est accessible à partir des pages concernées. Grâce à un script en
langage JavaScript, une nouvelle fenêtre dimensionnée, sans les boutons de
navigation et la barre d'adresse du navigateur s'ouvre.
J'ai souhaité ce type de fenêtre afin de bien dissocier l'aide de la page courante
et ainsi de ne pas être obligé de cliquer maintes fois sur le bouton "retour" du
navigateur pour revenir à la page courante.
6.1.5. Validation
Au début du mois de septembre, j'ai demandé une réunion de la commission
bibliothèque afin que les chercheurs délégués expriment leurs critiques. La
présentation du site a duré environ une heure et demi. A l'issue, tous les
membres ont unanimement validé le site.
32
7. Mise en route de l'intranet
A la bibliothèque, il a suffit de configurer la page de démarrage du navigateur
sur la page d'accueil de l'intranet.
Par contre, pour que les laboratoires puissent y accéder, un lien à partir de la
page d'accueil du site web du C.N.R.S. de Grenoble (http://www.polycnrs-gre.fr)
devra être crée.
7.1. Intranet ou site internet ?
Le site web du C.N.R.S. de Grenoble est ouvert au monde entier. Les pages de
l'intranet de la bibliothèque étant stockées sur le serveur web du C.N.R.S.
(administré par le C.R.I.C.), un accès simple à la page d'accueil de l'intranet le
transforme en site internet, alors également accessible par le monde entier.
Devant ce dilemme il existe plusieurs solutions, résumées dans le tableau ci-
après :
33
Tableau des possibilités d'accès au site de la bibliothèque :
Option Solution Accessibilité Avantages/Inconvénients /
Contraintes
Siteinternet"ouvert"
Installer les pages del'intranet dans unrépertoire du serveurde C.N.R.S. laissétotalement libre endroits de consultation.
Le monde entier Avantage : permet laconsultation du cataloguede la bibliothèque auxbibliothèques de proximitéet aux chercheurs de chezeux.
Inconvénient : augmentele risque de connexionssur l'OPAC, limité à 5connexions simultanées.
Siteinternetà accèslimité
Permettre l'accès parun mot de passe
Connaître le motde passe.
La documentaliste devradonner le mot de passeaux personnes qu'ellesouhaite pouvoir "entrer" :bibliothèques deproximité, autres.
Gérer les droits paradresse IP
Adresse IPautorisée
Gérée par le serveur, lesdemandes d'accèsdevront être validées parla documentaliste etadministrées par leC.R.I.C.
Intranet Gérer les droits parrapport au numéro dedomaine contenudans l'adresse IP
Uniquement lesordinateurs duC.N.R.S.
Inconvénient :accèsimpossible auxbibliothèques de proximitéet aux chercheurs de chezeux
Avantage : limite le risquede connexions surl'OPAC.
34
Pour des raisons de simplicité d'administration, la solution de ne faire aucune
limitation d'accès a été retenue. L'intranet est donc devenu un véritable site
internet.
Toutefois, parce qu'il concerne une activité locale destinée à un public local, je
le considère personnellement comme un intranet, et cela même si la
caractéristique principale de l'intranet, qui est d'appartenir à un réseau
d'entreprise inaccessible de l'extérieur, n'est pas respectée.
C'est pour cette raison que j'ai maintenu la mention intranet sur la page
d'accueil du site.
7.2. Démarrage
Le 13 septembre 1999, l'accès par un lien à partir de la page d'accueil du site
du C.N.R.S. de Grenoble a été créé par le C.R.I.C.
Un message d'information a été envoyé aux chercheurs des laboratoires.
35
8. Formation de la documentaliste
L'intranet terminé, il est évident qu'il doit "vivre", c'est à dire être mis à jour en
cas de besoins. Ce sera le cas, entre autres, de la liste des emprunteurs, de la
liste des périodiques avec les liens sur les sites en ligne, de la rubrique "la
bibliothèque vous informe", voire pour la création de nouvelles rubriques, la
modification des liens parce que le site s'est déplacé ou n'existe plus, etc.
C'est la documentaliste qui aura à sa charge toutes ces modifications.
Pour cela, n'ayant que peu de connaissance dans l'administration de serveur
web et la conception de pages web en langage HTML, j'ai prévu de la former
afin qu'elle n'ait aucun souci pour la mise à jour du site.
8.1. Mise à jour des pages HTML
Pour lui avoir montré assez rapidement comment créer ou modifier une page
HTML, c'est déjà elle qui mettait à jour la liste des emprunteurs.
Pour cela, les nom, prénom et code des emprunteurs étant dans un tableau
(marqueur <TR> pour les lignes et <TD> pour les colonnes), il convient de :
- faire un "copier" d'une ligne (<TR></TR>)
- "coller" à l'endroit ou il faut l'insérer (ordre alphabétique du nom et prénom)
- modifier les données
- sauvegarder et tester
Toutes les modifications s'effectuent sur le micro-ordinateur de la
documentaliste. Une fois la page modifiée, il faut la transférer par FTP sur le
serveur.
36
D'une façon générale, j'ai pu lui montrer toutes les possibilités d'action sur
toutes les de pages de l'intranet et lui apprendre à manipuler les marqueurs les
plus couramment utilisés.
8.2. Transfert des pages sur le serveur
Les pages modifiées ou nouvelles pages doivent être transférées sur le
serveur. Pour cela, on utilise FTP. Il suffit de se connecter au serveur et de
publier les pages. Toutefois, le serveur étant sous UNIX, il convient de donner
les droits qui par défaut ne permettent pas à un utilisateur de lire la page.
Pour cela, une option du logiciel de FTP Fetch 3.0.1 permet par des cases à
cocher de donner les droits de lecture, d'écriture et d'exécution au propriétaire,
groupe et utilisateur.
Les droits d'une page ou d'une image doivent être : -rw-r--r--. Les droits d'un
répertoire doivent être : drwxr-xr-x.
8.3. Administration du serveur Web
En cas de problème, il est possible d'intervenir sur le serveur web (4D Server)
pour tuer un processus ou de le relancer, ou autre.
Comportant une interface graphique, ces manipulations ne nécessite aucune
connaissance du langage de manipulation.
8.4. Sauvegardes et restaurations
Indispensables, les sauvegardes sont une sécurité en cas de panne (disque
dur) ou d'erreur de manipulation (écrasement ou suppression d'un fichier par
erreur). Ainsi, afin d'éviter les disquettes ou les sauvegardes ZIP, les pages
html et images de l'OPAC Web et de l'intranet sont dupliquées sur le micro-
ordinateur de la documentaliste. Il faudrait alors que les deux disques durs,
serveur 4D (Macintosh) et micro-ordinateur de la documentaliste pour les pages
37
de l'OPAC Web ; et serveur du C.R.I.C. et micro-ordinateur de la
documentaliste pour les pages de l'intranet cassent en même temps pour
perdre définitivement les pages. Et encore : le disque du serveur du C.R.I.C. est
sauvegardé sur bande et la bibliothèque possède les pages initiales, avant
modification (cf. 5.2) de l'OPAC Web sur CD-ROM
38
9. Gestion de la bibliothèque
Parallèlement à mon activité de conception de l'intranet, j'ai participé à la
gestion courante de la bibliothèque et remplacé la documentaliste partie en
vacances au mois d'août.
9.1. Tâches courantes journalières effectuées
Ce sont : le traitement du courrier, la réception des périodiques et le
bulletinage, la saisie des emprunts et des réceptions des livres dans le logiciel
Biblio-Tech, le rangement, la mise à jour de la base de données Current
Contents par disquettes, la mise à jour de la collection des Techniques de
l'Ingénieur.
9.2. Recherche documentaire
La recherche documentaire concerne les demandes des chercheurs et les
demandes des bibliothèques de proximité. Toutes les recherches sont
informatisées.
9.2.1. Prise en compte des demandes des chercheurs et recherches
Il s'agit de la recherche d'un document que la bibliothèque de possède pas.
Régulièrement, les chercheurs ou étudiants établissent des demandes de
documents par le biais du formulaire papier disponible à la bibliothèque.
Ces documents peuvent être : des livres, des articles de périodiques, des
brevets ou des thèses.
Pour simplifier, les démarches de recherche sont exposées dans un tableau
classé par ordre d'action. La colonne de gauche indique le numéro d'ordre.
39
9.2.1.1. La recherche d'article
La recherche d'article s'effectue par consultation des catalogues des
périodiques.
Recherche Demande dephotocopie
Délai deréception
1 Catalogue collectif sur le site internetREDOC (I.L.L., C.E.A., I.J.F.,E.N.S.S.E.R.G.)
Par E-mail 24 heures
2 B. U. des sciences de St Martin d'Hères(par Telnet)
Par E-mail 48 heures
3 I.N.I.S.T. (par internet) Demandeélectronique
Env. 5 jours.
4 British Library (internet) Demandeélectronique
Env. 10 jours.
9.2.1.2. La recherche de livre
La recherche d'article s'effectue par consultation des catalogues des livres.
Recherche Demande dephotocopie
Délai deréception
1 Catalogue collectif sur le site internetREDOC (I.L.L., C.E.A., I.J.F.,E.N.S.S.E.R.G.)
Par E-mail 24 heures
2 B. U. des sciences de St Martin d'Hères(par Telnet)
Par E-mail auservice P.E.B.
48 heures
3 British Library (internet) Demandeélectronique
Minimum 10jours.
40
9.2.1.3. Recherche d'un brevet
La recherche de brevets se fait auprès de l'I.N.P.I. (Institut National de la
Propriété Industrielle) situé à Grenoble Europole. La demande se fait par fax.
Le délai de réception des photocopies est de 48 heures.
9.2.1.4. Recherche d'une thèse
La recherche se fait dans le catalogue de la B. U. des sciences de St Martin
d'Hères, par Telnet. Après avoir repéré le lieu de dépôt, c'est la B.U. elle-même
qui se charge de demander le prêt de la thèse et de la transmettre à la
bibliothèque.
9.2.1.5. Transmission du document au demandeur
S'il s'agit de photocopies, elle se fait par le courrier interne. Pour les livres et les
thèses, le demandeur est prévenu par téléphone de la réception du document.
Il lui est demandé de venir le récupérer à la bibliothèque.
9.2.2. Prise en compte des demandes des bibliothèques de proximité
Ce sont des demandes qui proviennent essentiellement de l'Institut Laue
Langevin (I.L.L) et du Commissariat à l'Energie Atomique (C.E.A.) de Grenoble.
La transmission des documents demandés ou des photocopies se fait par le
courrier interne.
41
10. Conclusion
Ce stage m'a permis de mettre en application certains modules du D.E.S.S.I.D.
dont principalement la conception de serveur Web et les modules propres à la
documentation.
L'expérience que j'en tirerai tant au niveau de la conception d'un serveur web
que celui de documentaliste me sera bénéfique au sein de mon entreprise que
je réintégrerai bientôt.
J'ai eu la chance de pouvoir bénéficier de la confiance totale de la
documentaliste qui m'a donné carte blanche pour réaliser le projet. J'avais un
objectif à réaliser en quatre mois et elle m'a laissé le libre choix de m'organiser
comme je le voulais et cela malgré l'absence de cahier des charges. J'ai l'ai
toutefois constamment mis au courant au fur et à mesure de l'avancement de
mes travaux. Cela m'a permis de vérifier que ce que je réalisais lui convenait et
de la mettre au courant sur la façon de concevoir.
J'ai eu la chance qu'elle me fasse confiance dans mes choix pour la migration
des micro-ordinateurs.
J'ai aussi eu la chance de bénéficier de ses compétences et de son expérience
de documentaliste qui m'ont permis de la remplacer ou la suppléer.
Je garderai ces mois de stage en mémoire comme un grand moment car il est
rare qu'un projet se mette en place et aboutisse sur le seul critère de la
confiance totale.
42
Glossaire
Adresse IP
Entier de 32 bits constitué de deux parties : un identificateur de réseau et un
identificateur de la machine pour ce réseau. L'adresse IP sert a identifier une
machine et une connexion à un réseau.
Bit (BInary digiT)
Le plus petit élément d’information en système binaire. Un bit peut donc
valoir un 0 ou un 1. Ne pas confondre avec l’anglais byte qui signifie octet.
CGI (Common Gateway Interface)
Interface Parallèle Commune. Voir script CGI.
Client/serveur, architecture client/serveur
Nom très général donné à la communication asymétrique entre deux
composants (applications) dans laquelle chacun joue un rôle différent. Le
composant serveur offre un service au composant client, sans
nécessairement avoir l'intérêt ou l'utilisation de ce service. De l'autre côté, le
composant client gère un enchaînement logique et fait appel ponctuellement
à des services offerts par le ou les composants serveurs.
Il importe de noter que la conception d'une architecture client/serveur
concerne les spécifications fonctionnelles de l'application.
Le web s'appuie sur l'architecture client/serveur.
Domaine
Ensemble de ressources : éléments de réseau, composants logiciels
constituant un réseau ou un sous-réseau.
43
E-mail (courrier électronique)
Messagerie électronique d'internet permettant d'échanger des messages
entre utilisateurs distants.
FAQ
Fichier questions-réponses. Acronyme anglais de Frequently Asked
Questions désignant des fichiers de texte qui regroupent les questions les
plus courantes sur un sujet donné.
En français, FAQ se traduit Foire Aux Questions.
FRAME
Cadre fixe dans une page HTML.
FTP (File Transfert Protocol)
(Protocole de transfert de fichiers). Protocole servant à déplacer ou
transmettre des fichiers sur le réseau. Le protocole FTP permet d'établir une
connexion à un autre site Internet et de télécharger ou d'envoyer des fichiers.
Certains sites contiennent des fichiers du domaine public accessibles par
FTP en entrant "anonymous" comme nom d'utilisateur et une adresse de
courrier électronique comme mot de passe. Ce type d'accès est appelé FTP
anonyme.
GIGA-octet (Go)
Représente un milliard d'octets ou 1024 Méga Octets
GIF (Graphic Interface Format)
Format de fichier graphique compressé.
HTML (HyperText Markup Language)
Format d'écriture des pages Web.
44
JavaScript
Langage de programmation utilisé dans un script dans une page HTML.
Outre qu'il soit orienté objet, son avantage est d'être reconnu par tous les
navigateurs.
Marqueur HTML
Instruction standard en anglais du langage HTML exprimée entre crochets
(<>). Par exemple, <TABLE> exprime le début d'un tableau, <B> met le texte
en gras. Un marqueur a un début et une fin. La fin est exprimée par le slash
(/) (</TABLE>, </B>).
On parle aussi de balise ou bannière ou étiquette.
MEGA-octet (Mo)
Représente un peu plus d'un million d'octets.
Octet
Groupe de 8 bits.
OPAC
Un OPAC (Open Public Access Catalog) est un logiciel associés aux
systèmes de gestion de bibliothèque (SGB) et aux systèmes de gestion
documentaire (SGD) permettant la consultation du catalogue bibliographique.
Installé sur un poste client, il nécessite généralement l'achat d'une licence
par poste. Voir aussi OPAC Web.
OPAC Web
Un OPAC (Open Public Access Catalog) Web est un serveur web associés
aux systèmes de gestion de bibliothèque (SGB) et aux systèmes de gestion
documentaire (SGD) permettant la consultation du catalogue bibliographique.
Pour accéder à l'OPAC Web, un poste client nécessite uniquement
l'installation d'un navigateur.
45
PERL
Langage de programmation interprété (pas de compilation) proche du
langage C utilisé pour des scripts CGI.
Processus (process)
Tâche en cours d'exécution.
Propriétaire, groupe et utilisateur
Notions couramment utilisées sous UNIX. Le propriétaire et celui qui détient
le fichier ou le répertoire, le groupe est une ou un ensemble de personnes
(propriétaires et/ou utilisateurs) de mêmes caractéristiques, l'utilisateur est
toute autre personne (ni propriétaire et ne faisant partie du groupe).
L'utilisateur est considéré comme un invité.
Protocole
Ensemble de règles destinées à réaliser une communication.
Protocoles de transport
Protocoles pour le transport des données. Voir FTP.
Protocole TCP/IP
Voir protocole et TCP/IP
Script
Programme dans une page HTML (JavaScript, VBScript) ou dans un CGI.
Script CGI
Un script CGI (Common Gateway Interface : Interface Parallèle Commune)
est un programme recevant des commandes d'activation d'une page web
utilisant généralement un formulaire.
46
Serveur Web
Serveur hébergeant des données de type web (pages HTML, images, sons,
scripts, etc…) et les transmettre à la demande des interfaces de navigation.
Système propriétaire
Se dit quand un système (système d'exploitation, base de données, …) n'est
reconnu par aucun autre système d'un autre constructeur. Il n'y a donc
aucune possibilité d'interaction.
TCP/IP
Architecture protocolaire fondée sur les protocoles TCP (Transport Control
Protocol) et IP (InternetWork Protocol).
Telnet
Emulation de terminal. Application Internet qui permet de se connecter à
distance sur une machine UNIX. Il faut posséder un compte utilisateur et un
mot de passe. Ces sessions ce font uniquement en mode texte, par ligne de
commande.
Timeout
Délai d'acquittement : délai de libération d'une connexion réseau.
Unix
Système d'exploitation multi-processus, multi-utilisateurs dont les premières
versions datent de 1969.
ZIP
Format de fichier compressé utilisé pour la sauvegarde ou l'archivage.
47
Liste des sigles et abréviations
B.U. : Bibliothèque Universitaire
CD-ROM : Compact Disk Read Only Memory
C.E.A. : Commissariat à l'Energie Atomique
C.N.R.S. : Centre National de la Recherche Scientifique
C.R.E.T.A. : Consortium de Recherches pour l'Emergence de Technologies
Avancées
C.R.I.C. : Centre Réseau & Informatique Commun : service informatique
administrant les réseaux communs des laboratoires du C.N.R.S.
C.R.T.B.T. : Centre de Recherches sur les Très Basses Températures
F.A.Q. : Frequently Asked Questions
GIF : Graphic Interface Format
Go : Giga Octets
H.T. : Hors Taxe
H.T.M.L. : HyperText Markup Language
I.L.L. : Institut Laue Langevin
I.N.I.S.T. : INstitut de l'Information Scientifique et Technique
L.C.M.I. : Laboratoire des Champs Magnétiques Intenses
L.E.M.D. : Laboratoire d'Electrostatique et de Matériaux Diélectriques
L.E.P.E.S. : Laboratoire d'Etudes des Propriétés Electroniques des Solides
MHz : Méga Hertz
Mo : Méga Octets
M.P.I. : Max Planck Institut
O.S. Operating System : système d'exploitation
P.E.B. : Prêt Entre Bibliothèques
R.A.M. : Random Acces Memory : accès aléatoire à la mémoire : mémoire vive.
REDOC : REseau DOCumentaire Grenoblois. Il a pour but de valoriser et
d'améliorer l'accès à la documentation, abondante mais dispersée du site
grenoblois.
48
ANNEXES
Annexe 1 : architecture physique à la bibliothèque
Annexe 2 : formulaire papier de la demande de document
Annexe 3 : Impressions d'écran de l'intranet de la bibliothèque
Annexe 4 : OPAC Web
49
Annexe 1 : architecture physique à la bibliothèque
BIBLIOTHEQUE
ImprimanteBase de données
BIBLIO-TECH
Macintosh 6200/75
Salle de lectureClient OPAC BIBLIO-TECH
Macintosh 6200/75
BureauClient BIBLIO-TECH
PC Windows 3.11
Accès au serveur de CD-ROM
Macintosh G3Micro documentaliste
Client BIBLIO-TECH
Macintosh 7200/90Bureau documentaliste
SERVEUR 4D
RESEAU LOCAL
Laboratoire
Laboratoire
Laboratoire
C.R.I.C.
50
Annexe 2 : formulaire papier de la demande de document
51
Annexe 3 : impressions d'écran de l'intranet de la bibliothèque
voir http://www.polycnrs-gre.fr/
Annexe 4 : OPAC Web
voir http://www.polycnrs-gre.fr/