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Guichet Unique Intégral du Commerce Extérieur
DEFINITION DU GUICE
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Sommaire
Lexique ............................................................................................................................. 6
Introduction ...................................................................................................................... 9
Partie I : Le Guichet Unique Intégral ................................................................................ 12
1. Définition & Périmètres ............................................................................................ 13
1.1. Définition .................................................................................................................... 13
1.2. Objectif ....................................................................................................................... 13
1.3. Périmètre fonctionnel .................................................................................................. 14
1.3.1. Le dossier du chargeur ................................................................................................................ 17
1.3.2. Le dossier d’expédition ............................................................................................................... 17
1.3.3. L’annonce des voyages ............................................................................................................... 17
1.3.4. L’annonce de la marchandise ..................................................................................................... 17
1.3.5. Les autorisations ......................................................................................................................... 18
1.3.6. Les constats ................................................................................................................................. 18
1.3.7. Les instructions ........................................................................................................................... 18
1.3.8. Le dossier du transitaire.............................................................................................................. 19
1.3.9. Le Bordereau de Frais Unique ..................................................................................................... 19
1.3.10. La restitution et les statistiques .................................................................................................. 20
2. Les voyages .............................................................................................................. 21
2.1. Voyages maritimes ...................................................................................................... 22
2.1.1. Fichier Navires ............................................................................................................................ 23
2.1.2. Lignes Maritimes ......................................................................................................................... 24
2.1.3. Horaires ....................................................................................................................................... 25
2.1.4. Voyages ....................................................................................................................................... 26
2.1.5. Mouvements de navires ............................................................................................................. 28
2.2. Voyages fluviaux & lacustres ........................................................................................ 29
2.2.1. Horaires ....................................................................................................................................... 30
2.2.2. Voyages ....................................................................................................................................... 31
2.2.3. Mouvements des navires ............................................................................................................ 32
2.3. Voyages aériens........................................................................................................... 33
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2.3.1. Horaires ....................................................................................................................................... 34
2.3.2. Voyages ....................................................................................................................................... 35
2.3.3. Mouvements des avions ............................................................................................................. 36
2.4. Voyages ferroviaires .................................................................................................... 37
2.4.1. Horaires ....................................................................................................................................... 38
2.4.2. Voyages ....................................................................................................................................... 39
2.4.3. Mouvements ............................................................................................................................... 40
2.5. Voyages agents ............................................................................................................ 41
2.5.1. Description .................................................................................................................................. 41
2.5.2. Spécificité route .......................................................................................................................... 42
2.5.3. Spécificité ferroviaire .................................................................................................................. 42
2.5.4. Bénéfices ..................................................................................................................................... 42
3. L’importation ........................................................................................................... 43
3.1. Le pré-dédouanement import ...................................................................................... 43
3.1.1. Description générale du dossier de l’importateur ...................................................................... 43
3.1.2. Description générale du dossier d’expédition import ................................................................ 44
3.1.3. Constitution du dossier de l’importateur ................................................................................... 45
3.1.4. Souscription des demandes d’autorisation ................................................................................ 47
3.1.5. Souscription de la Déclaration d’Importation de Biens .............................................................. 52
3.1.6. Création du dossier d’expédition import .................................................................................... 57
3.2. La logistique import (pré et post-dédouanement) ......................................................... 61
3.2.1. Procédures liées au manifeste .................................................................................................... 62
3.2.2. Procédures liées au déchargement ............................................................................................ 66
3.2.3. Obtention de l’autorisation de sortie d’un lieu .......................................................................... 71
3.2.4. Procédures de sortie ................................................................................................................... 80
3.2.5. Autres procédures ...................................................................................................................... 83
4. L’exportation ........................................................................................................... 92
4.1. Le pré-dédouanement export ...................................................................................... 92
4.1.1. Description générale du dossier de l’exportateur ...................................................................... 92
4.1.2. Description générale du dossier d’expédition export ................................................................. 93
4.1.3. Constitution du dossier de l’exportateur .................................................................................... 94
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4.1.4. Souscription des demandes d’autorisation ................................................................................ 96
4.1.5. Souscription de la demande d’inspection des lots prêts .......................................................... 101
4.1.6. Souscription de la Déclaration d’Exportation de Biens ............................................................. 104
4.1.7. Création du dossier d’expédition export .................................................................................. 109
4.2. La logistique export (pré et post-dédouanement) ........................................................ 115
4.2.1. Procédures liées à l’annonce de la marchandise ...................................................................... 116
4.2.2. Obtention de l’autorisation d’entrée ........................................................................................ 121
4.2.3. Procédures de réception ........................................................................................................... 125
4.2.4. Obtention de l’autorisation de charger .................................................................................... 127
4.2.5. Procédures de chargement ....................................................................................................... 132
4.2.6. Autres procédures .................................................................................................................... 136
5. Facturation ............................................................................................................. 140
5.1. Introduction ............................................................................................................... 140
5.2. Les structures émettrices ............................................................................................ 140
5.3. Les banques ................................................................................................................ 140
5.4. Les redevables ............................................................................................................ 140
5.5. Les factures ................................................................................................................ 141
5.6. Le Bordereau de Frais Unique ..................................................................................... 142
5.7. Le document de recouvrement ................................................................................... 142
5.8. Le processus de facturation ......................................................................................... 144
5.8.1. Calcul des factures .................................................................................................................... 145
5.8.2. Emission d’une facture ............................................................................................................. 145
5.8.3. Paiement des factures .............................................................................................................. 146
5.8.4. Dépassement du délai de paiement ......................................................................................... 147
6. Restitution des données et statistiques .................................................................... 148
6.1. Restitution des données ............................................................................................. 148
6.2. Statistiques ................................................................................................................ 148
6.2.1. Indicateurs de performance du pré-dédouanement ................................................................ 148
6.2.2. Statistiques logistiques ............................................................................................................. 149
7. Interfaces du GUICE ................................................................................................ 150
Partie II : Implémentation du GUICE ............................................................................... 155
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8. Définition de l’architecture du circuit d’information ................................................. 156
8.1. Accès Internet ............................................................................................................ 156
8.2. Réseau privé ............................................................................................................... 156
8.3. Site de secours ........................................................................................................... 157
9. Bénéfices du GUICE ................................................................................................. 158
9.1. Simplification et modernisation des procédures .......................................................... 158
9.2. Clarification des prérogatives de chaque structure ...................................................... 161
9.3. Valeur de la marchandise ............................................................................................ 161
9.4. Facturation ................................................................................................................. 161
9.5. Disparition des contrôles illégaux ................................................................................ 162
9.6. Sécurisation des échanges .......................................................................................... 162
9.7. Transparence du système ........................................................................................... 163
9.8. Déploiement sur le territoire de RDC ........................................................................... 163
9.9. Maîtrise des statistiques du commerce extérieur ......................................................... 164
9.10. Sécurisation des recettes de l’Etat ........................................................................... 165
9.11. Attractivité du commerce en RDC ............................................................................ 165
9.12. Conformité au Cadre des Normes SAFE de l’OMD .................................................... 165
9.13. Bénéfices par acteurs clés ....................................................................................... 166
9.14. Récapitulatif des bénéfices ...................................................................................... 169
10. Les challenges à relever ....................................................................................... 172
11. Concordance entre l’étude et les termes de référence ........................................... 175
12. Conclusion ........................................................................................................... 176
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Lexique
AAC Autorité de l’Aviation Civile
AD Attestation de Destination
ANAPI Agence NAtionale de Promotion des Investissements
ANR Agence Nationale de Renseignements
ARA Avis de Refus d’Attestation
AV Attestation de Vérification
BAD Bon A Délivrer
BAE Bon A Enlever
BCC Banque Centrale du Congo
BL Bill of Lading
CEEC Centre d’Evaluation, d’Expertise et de Certification
CIF Cost Insurance & Freight (INCOTERM)
CNUCED Conférence des Nations Unies sur le commerce et le développement
COPEMECO COnfédération des Petites Et Moyennes Entreprises du Congo
CVEE Certification de Vérification d’Exportation et d’Embarquement
CVM Congolaise des Voies Maritimes
DEB Déclaration d’Exportation de Biens
DGDA Direction Générale des Douanes et Accises
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DGI Direction Générale des Impôts
DGRAD Direction Générale des Recettes Administratives, Judiciaires, Domaniales et
de Participations
DIB Déclaration d’Importation de Biens
DSI Direction des Systèmes d’Informations
EIR Equipment Interchange Receipt
ETA Estimated Time of Arrival
ETD Estimated Time of Departure
FEC Fédération des Entreprises du Congo
FENAPEC FEdération Nationale des Artisans, Petites et moyennes Entreprises du
Congo
FERE Fiche Electronique de Renseignement à l’Exportation
FERI Fiche Electronique de Renseignement à l’Importation
FOB Free On Board (INCOTERM)
FPI Fonds de Promotion de l’Industrie
GUICE Guichet Unique Intégral du Commerce Extérieur
HAWB House AirWayBill
INCOTERM INternational COmmercial TERMS
LEB Licence d’Exportation de Biens, nommé maintenant Déclaration
d’Exportation de Biens
LIB Licence d’Importation de Biens, nommée maintenant Déclaration
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d’Importation de Biens
LMC Lignes Maritimes Congolaises
LT Lettre de Transport
LTA Lettre de Transport Aérien
NIF Nouvel Identifiant Fiscal
OCC Office Congolais de Contrôle
OGEFREM Office de GEstion du FREt Multimodal
RDC République Démocratique du Congo
RORO Roll on – Roll off, se dit d’une marchandise roulante (trafic roulier)
RVA Régie des Voies Aériennes
RMS Risk Management System
RVF Régie des Voies Fluviales
SCTP Société Commerciale des Transports et des Ports
SNCC Société Nationale des Chemins de fer du Congo
SPI Single Passage Identifier – Identifiant unique donné par le GUICE aux
Unités de Manutention
UM Unité de Manutention – Unité manipulable : Conteneur, véhicule, lot
conventionnel, …
SYDONIA SYstème DOuaNIer Automatisé
USD United States Dollar
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Introduction
Rappel des termes de référence
La phase 2 vise à établir, avec les différents intervenants concernés, la définition du guichet
unique à mettre en place, en tenant compte de la situation existante, des possibilités
d'évolution des systèmes d'informations et des objectifs retenus.
Cette phase participative doit notamment comprendre la réalisation des tâches suivantes :
Organisation des réunions de présentation et discussion sur la situation existante ;
Proposition de l'organisation physique du guichet unique, des modalités et des
moyens de sa mise en œuvre;
Définition de l’architecture du circuit d'informations du guichet unique et des actions
retenues en matière de facilitation du commerce extérieur;
Indication des relations du Guichet Unique avec les systèmes informatiques existants
;
Proposition des moyens nécessaires en équipements et en personnel ;
Dans le cas où l'architecture du guichet unique retenu avec les acteurs ne sera pas
conforme au système de base proposé par l’opérateur, ce dernier est tenu de
l’adapter à l’architecture retenue.
Ainsi, suite à l’analyse de l’existant, le présent rapport de définition du Guichet Unique
Intégral du Commerce Extérieur (GUICE) de la République Démocratique du Congo permet
de valider l’architecture technique, le périmètre fonctionnel et les fonctionnalités du GUICE
ainsi que son interfaçage avec les systèmes existants. Les travaux, menés sur le GUICE par
le Concessionnaire, seront donc basés avant tout sur le présent rapport.
Nous avons pu lister lors de la première phase les différentes problématiques remontées par
les acteurs du commerce extérieur ainsi que leurs attentes. Parmi elles, nous pouvons citer
la lourdeur des procédures, les problèmes de facturation complémentaires et le manque de
transparence et d’accessibilité de l’information. A la fin de ce rapport, il sera rappelé ces
différents éléments en indiquant comment la mise en place du GUICE y répond point par
point.
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La phase 2 permet, à travers des réunions organisées par la coordination et l’opérateur,
de mener les actions suivantes en collaboration avec chacun des acteurs impliqués dans la
mise en œuvre du GUICE :
Validation des procédures à mettre en œuvre ;
Définition de l’architecture du circuit d'informations du guichet unique et des actions
retenues en matière de facilitation du commerce extérieur
Définition des messages et formats d’échanges avec les systèmes informatiques
existants ;
Identification des moyens en équipement et personnel ;
Ce document s’appuie donc d’une part sur les différents entretiens qui se sont tenus avec
des représentants des différentes professions durant la phase d’étude de l’existant et sur
une synthèse des ateliers participatifs d’autre part.
De plus, le modèle de Guichet Unique Intégral proposé s’appuie sur le savoir-faire de
l’opérateur dans le monde en matière de Guichets Uniques du Commerce Extérieur, ainsi
que sur les bonnes pratiques et standards internationaux en termes de recommandations et
de facilitation du commerce international.
Ce document est découpé en 2 grandes parties :
La première partie constitue la présentation du Guichet Unique Intégral qui sera mis
en œuvre en RDC. Cette partie comporte tout d’abord une définition générale du
Guichet Unique Intégral et des notions importantes pour la compréhension du
document.
Les procédures d’importation sont présentées en commençant par les formalités de
pré-dédouanement (préparation de l’importation). La procédure logistique
d’importation est développée par grands processus, qui sont ensuite détaillés. La
proposition présentée permet une harmonisation et une simplification des
procédures d’importation tout en tenant compte, lorsque nécessaire, des différentes
spécificités propres à chaque mode de transport. Les différentes procédures
logistiques liées au transit, aux transferts sont également développés dans cette
partie.
La procédure d’exportation est présentée selon le même principe.
Les principes de fonctionnement de la facturation des structures via le GUICE sont
ensuite détaillés.
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Enfin, les interfaces proposées par le GUICE sont développées à la fin de la première
partie.
La seconde partie du document dresse la description de l’implémentation du GUICE
en RDC. Cette partie contient donc la définition de l’architecture du GUICE. Enfin, il
sera dressé un récapitulatif des bénéfices et solutions qu’apporte l’implémentation du
Guichet Unique Intégral sur tout le territoire de la République.
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Partie I : Le Guichet Unique Inte gral
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1. Définition & Périmètres
L’ensemble des schémas de flux présentés dans ce document mentionnent le système du
GUICE comme l’outil/plateforme d’échange et non comme un acteur du commerce extérieur.
Les schémas présentent donc les informations qui sont réceptionnées par le GUICE et
relayées aux acteurs.
1.1. Définition
Le Guichet Unique est une facilité permettant aux parties impliquées dans le commerce et le
transport de disposer des informations et les documents normalisés auprès d’un point
d’entrée unique afin de remplir toutes les formalités officielles liées à l’importation, à
l’exportation et au transit.1
Le Guichet Unique Intégral de la République Démocratique du Congo est défini comme un
Guichet Unique électronique, dématérialisé et virtuel devant fonctionner dans le cadre d’un
partenariat public-privé avec trois composantes des opérations du commerce extérieur à
savoir : pré-dédouanement, dédouanement et post-dédouanement. Il fonctionnera comme
une structure ou entité de coordination des flux d’informations entre les différents
intervenants au commerce extérieur.2
Le GUICE est l’outil permettant l’échange dématérialisé des données entre les acteurs.
1.2. Objectif
Le Guichet Unique est une plate-forme électronique neutre et ouverte permettant l'échange
intelligent et sécurisé d’informations entre les acteurs privés et publics, afin d'améliorer le
positionnement concurrentiel des ports, aéroports et postes frontières de la République
Démocratique du Congo.
Il optimise, orchestre et automatise les processus efficaces portuaires, aéroportuaires et
logistiques à travers un point d'entrée unique pour les données en connectant les maillons
des chaînes logistiques.
1 Définition de la Recommandation 33 des Nations Unies.
2 Article 1
er (H) du contrat de concession pour la conception, la mise en œuvre et la gestion du
Guichet Unique Intégral du Commerce Extérieur en République Démocratique du Congo.
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1.3. Périmètre fonctionnel
Les principales fonctions du GUICE :
Constituer la liasse documentaire électronique de pré-dédouanement à l’importation
et à l’exportation
Annoncer et identifier les moyens de transport (principaux et de pré-post
acheminement)
Annoncer la marchandise
Agréger des autorisations de mouvements
Emettre les factures des structures impliquées dans les phases de pré-
dédouanement et post-dédouanement
Relayer des instructions venant des partenaires
Enregistrer les mouvements réels
Restituer efficacement les informations
Les acteurs du GUICE :
Douane
Organismes de contrôle
Agences gouvernementale
Banques
Chargeurs (importateurs et exportateurs)
Compagnies de transport
o Compagnies maritimes
o Compagnies aériennes
o Compagnies de navigation fluviale
o Compagnies de navigation lacustre
o Compagnies ferroviaires
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o Compagnies de transport routier
Agents Fret
Manutentionnaires
o Terminal
o Entrepôt
o Dépôt de conteneurs vides
Chargeurs
o Importateurs
o Exportateurs
Transitaires
Commissionnaires en douane
Qui réalise les principales fonctions ?
Fonctionnalité Acteur
Constituer les liasses documentaires import
et export
Importateurs / Exportateurs
Annoncer les moyens de transport Compagnie de transport
Autorité en charge du suivi des moyens de
transport
Annoncer la marchandise Agents fret / Transitaire
Donner les autorisations de mouvement Tous les acteurs concernés par le passage
de la marchandise
Le système donne l’autorisation de
mouvement une fois que tous les acteurs
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ont donné leurs propres autorisations
Emettre les factures Structures
Donner des instructions Agents fret, transitaires, douane
Enregistrer les mouvements réels Manutentionnaires
Restituer efficacement les informations Tous les acteurs selon leur profil
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1.3.1. Le dossier du chargeur
Le dossier du chargeur contient toutes les informations nécessaires à la préparation de
l’importation ou de l’exportation et permet de réaliser toutes les opérations requises avant la
réalisation effective de l’importation ou de l’exportation :
Gestion des permis à obtenir
Gestion des déclarations d’importation et d’exportation de biens
Identification des expéditions (une opération d’importation ou d’exportation peut
donner lieu à plusieurs expéditions).
Le chargeur doit créer un dossier par opération d’importation ou d’exportation.
Il existe un dossier d’importation et un dossier pour l’exportation.
1.3.2. Le dossier d’expédition
Le dossier d’expédition est créé par le chargeur quand l’expédition va être réalisée.
Il lui permet de désigner le transitaire chargé de l’expédition et sécurise ainsi les opérations.
Seul le transitaire nommé a accès aux informations du dossier du chargeur.
1.3.3. L’annonce des voyages
L’annonce des moyens de transport permet aux transporteurs maritimes, aériens, fluviaux,
routiers, lacustres ou ferroviaires d’annoncer le passage d’un moyen de transport.
Chaque voyage est identifié de manière unique par le GUICE.
Les lignes et les horaires permettent d’avoir une meilleure visibilité de l’offre globale de
transport.
1.3.4. L’annonce de la marchandise
Avant leur arrivée, les marchandises doivent être annoncées par les agents fret.
A l’import, les marchandises et les conteneurs sont annoncés par le manifeste.
A l’export la confirmation de booking est le support de l’annonce.
De même, les groupeurs et les dégroupeurs annoncent leur house-manifest via le GUICE.
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1.3.5. Les autorisations
Pour pouvoir entrer ou sortir d’un lieu, une marchandise ou un conteneur doit obtenir un
ensemble d’autorisations de la part de différents acteurs (ex : ou laisser suivre, Bon à
enlever douane, Autorisation d’enlèvement du lieu de stockage, …).
Lorsque toutes les autorisations nécessaires ont été données à une marchandise ou un
conteneur par les partenaires respectifs, le GUICE transmet l’autorisation l’entrée ou la sortie
des marchandises.
Les autorisations à obtenir n’ont pas de chronologie préétablie.
Les autorisations peuvent avoir une date (et heure) de validité. Si la date est dépassée, alors
l’autorisation est supprimée.
1.3.6. Les constats
Le GUICE enregistre tous les mouvements des marchandises ou des conteneurs. Ce sont
les lieux de stockage qui transmettent ou saisissent les constats d’entrée ou de sortie. Le
GUICE est ainsi prévenu de tout mouvement.
Principaux constats :
Entrée (réception)
Sortie (enlèvement)
Chargement
Déchargement
Empotage
Dépotage
Les lieux de stockage sont typés pour indiquer s’ils sont terminaux, entrepôts, dépôts de
conteneurs vides, …
1.3.7. Les instructions
Les acteurs peuvent transmettre des instructions à d’autres acteurs à travers le GUICE. Le
réceptionnaire de l’instruction indique au GUICE quand l’instruction a été exécutée.
Exemples d’instructions :
Instruction de mise à disposition
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Instruction de retour de conteneur vide
Instruction de lavage
…
1.3.8. Le dossier du transitaire
Le dossier du transitaire permet d’organiser le passage de la marchandise dans le port,
aéroport ou poste frontière.
Il permet au transitaire de regrouper l’accès aux informations et aux fonctions du GUICE.
Il existe un dossier pour l’importation et un dossier pour l’exportation.
Le dossier du transitaire est lié au dossier d’expédition géré par le chargeur.
Le dossier de dégroupage et le dossier de groupage permettent de gérer les opérations
spécifiques du groupage et de dégroupage.
1.3.9. Le Bordereau de Frais Unique
Le GUICE offre la possibilité de regrouper dans un dossier, le Dossier de Facturation ou
bordereau de frais unique, toutes les factures des structures émettrices impliquées dans le
pré dédouanement ou le passage de la marchandise au niveau d’un poste frontalier, à
l’exception de celles déjà prises en charge par le système douanier.
La liste des structures émettrices sera définie dans le cadre des organes de suivi du projet.
Le calcul de factures peut être réalisé par le GUICE (lorsqu’il s’agit d’une facturation de type
forfait et simple à mettre en œuvre) ou par la structure émettrice.
L’émission de la facture est à la charge de la structure émettrice.
Dans le cas du calcul manuel, le caissier de la structure émettrice, qui est connectée au
Guichet Unique, reçoit la notification du BFU, consulte les données nécessaires dans le
système, établit sa facture et l’envoie dans le GUICE. Toute erreur éventuelle du caissier
peut ainsi être retracée et corrigée ultérieurement, sans enfreindre la fluidité des opérations.
L’émission de la facture est donc à la charge de la structure émettrice.
Le BFU et son suivi permet de savoir si toutes les factures nécessaires au pré
dédouanement et au passage logistique ont bien été réglées.
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1.3.10. La restitution et les statistiques
La restitution comprend tous les modules qui permettent aux utilisateurs de retrouver,
d’agréger, et de suivre les conteneurs et marchandises.
Le tracing permet à un utilisateur autorisé de consulter tous les évènements (autorisations
obtenues, constats de mouvements…) liés au passage d’une unité de manutention. Les
critères de recherche de l’unité de manutention peuvent être son SPI, sa référence, les
informations du moyen de transport.
Le tracking permet à un utilisateur autorisé de paramétrer des alertes sur les évènements
d’une unité de manutention donnée afin d’être informé en temps réel de ces évènements.
Des outils statistiques ou de Business Intelligence peuvent être utilisés pour générer des
états statistiques ou des rapports divers et variés.
Des tableaux de bord de performance peuvent être générés à partir des informations du
GUICE tels que temps de passage, temps d’attente, temps de traitement du passage,
capacités de traitement, …
Ainsi, le GUICE selon la demande pourra émettre les statistiques nécessaires pour
l’établissement d’une balance commerciale avec des données fiables.
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2. Les voyages
Les voyages permettent d’annoncer le passage des moyens de transport maritimes, fluviaux,
lacustres, ferroviaires, routiers ou aériens.
Les voyages sont créés par le transporteur ou son agent.
Pour le mode terrestre, le voyage n’est pas requis. Seul le Voyage Agent est nécessaire
pour permettre l’annonce de la marchandise et donner les informations sur le transport.
Dans le GUICE, les voyages existent pour les moyens de transport suivant :
Maritime
Aérien
Fluvial
Lacustre
Ferroviaire
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2.1. Voyages maritimes
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Voyages Maritimes
Agent Maritime Agent Fret Autorité portuaire Système GUICE
Ges
tio
n d
es v
oya
ges
agen
tG
esti
on
du
fic
hie
r n
avir
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nav
ires
Gère son fichier navires
Fichier navires
Gère ses lignesLignes
Maritimes
Gères ses Schedules Schedules
Gère ses voyages Voyages
Enregistre les mouvements des
navires
Mouvements des navires
Gère ses voyages agent
Voyages agents
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 23/176
2.1.1. Fichier Navires
2.1.1.1 Description
Chaque agent maritime peut gérer son propre fichier Navires. Le fichier Navires lui permet
de simplifier la saisie des fonctions ultérieures, il n’a pas à répéter les informations générales
des navires.
L’autorité portuaire peut également gérer un fichier Navires pour les compagnies
Données principales :
Nom du Navire
N° IMO
Call Sign
Longueur, largeur, tirant d’eau maximal, …
2.1.1.2 Bénéfices
Ce fichier permet à l’agent maritime de gérer son propre fichier navire et ainsi d’optimiser les
saisies d’informations dans le GUICE.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Fichier Navires
Système GUICECompagnie Autorité portuaire
Ges
tio
n d
u f
ich
ier
Nav
ires
Gère son fichier navire
Fichier navires
Gère le fichier navire
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 24/176
2.1.2. Lignes Maritimes
2.1.2.1 Description
Une ligne est une offre de transport émise par une compagnie pour un certain type de
moyen de transport (conteneur, roulier, vraquier…) et une liste de ports desservis avec un
temps de trajet précisé (transit times).
Les lignes maritimes ont une référence attribuée par la compagnie maritime. La ligne peut
servir de base à la création d’un horaire (schedule) et d’un voyage mais peut aussi être
utilisée en tant qu’information commerciale.
Les informations pour créer la ligne peuvent être récupérées par interface avec les systèmes
privatifs des compagnies de transport.
Données principales :
Référence de la ligne
Nom de la ligne
Ports desservis
Transit times
2.1.2.2 Bénéfices
Tous les acteurs peuvent consulter les lignes desservant les différents ports. Les
compagnies maritimes peuvent ainsi diffuser efficacement ces informations.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Lignes maritimes
Système GUICEAgent Maritime Utilisateurs du GUICE
Ges
tio
n d
es li
gnes
Rec
her
cher
des
lign
es
Gère ses lignes Lignes
Rechercher et afficher
Lignes
Document confidentiel BIVAC BV / SOGET – Toute reproduction interdite sans autorisation GUI RDC
DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 25/176
2.1.3. Horaires
2.1.3.1 Description
Un horaire ou schedule est émis par la compagnie maritime et correspond au planning
prévisionnel d’une ligne maritime à laquelle ont été affectés un navire et des dates d’escale.
Le schedule est identifié par une référence interne à la compagnie de transport (encore
appelée « référence voyage »). Il pourra servir de base à la création d’un voyage mais
pourra aussi être utilisé en tant qu’information commerciale.
Données principales :
Référence du schedule
Nom et caractéristiques du navire
Port desservis
Dates de dessertes
2.1.3.2 Bénéfices
Tous les acteurs du passage portuaire connaissent en temps réel les horaires d’arrivée et de
départ des navires ce qui leur permet d’anticiper les tâches à réaliser
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Horaires (schedules)
Système GUICEAgent maritime Utilisateurs du GUICE
Ges
tio
n d
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ched
ule
sR
ech
erch
e d
es s
ched
ule
s
Gère ses schedules Schedules
Rechercher / Afficher
Schedules
Lignes
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 26/176
2.1.4. Voyages
2.1.4.1 Description
Le voyage est l’annonce d’escale d’un navire pour une place donnée et une date donnée. Le
voyage est créé dans le GUICE.
Le Guichet Unique attribue au voyage un identifiant fonctionnel unique.
Cet identifiant est la référence commune à tous les acteurs de la place qui vont interagir sur
l’escale et sur la marchandise destinée à être chargée à bord et à en être déchargée.
Données principales :
Référence du voyage
Nom et caractéristiques sur navire
ETA et ETD
Ports précédents
Ports suivants
Lieux de chargement / déchargement
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Voyages
Système GUICEAgent Maritime Utilisateurs du GUICEAgent Fret Autorité portuaire
Ges
tio
n d
es v
oya
ges
Rec
her
che
Crée le voyage Voyage
Rechercher et afficher
Voyages
Notification Notification Notification
Schedules
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 27/176
2.1.4.2 Bénéfices
Tous les acteurs du passage portuaire connaissent en temps réel les arrivées
prévisionnelles de navires ce qui leur permet d’anticiper les tâches à réaliser.
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2.1.5. Mouvements de navires
2.1.5.1 Description
L’autorité portuaire enregistre les différents mouvements de navire :
Arrivée
Départ
Données principales :
Type du mouvement
Horodatage du mouvement
Les opérateurs peuvent consulter les informations arrivée et départ des navires.
2.1.5.2 Bénéfices
Tous les acteurs ont accès aux événements sur les navires, principalement les arrivées et
les départs.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Mouvement des navires
Système GUICEAutorité Portuaire Utilisateurs du GUICE
Mo
uve
men
ts :
Arr
ivée
s, d
épar
ts, .
..
Evénements sur le Navire
Voyage
Notification
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2.2. Voyages fluviaux & lacustres
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Voyages fluviaux et lacustres
Compagnie de navigation
Agent Fret Autorité portuaire Système GUICE
Ges
tio
n d
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oya
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agen
tG
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on
des
ho
rair
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esti
on
des
vo
yage
sM
ou
vem
ent
des
nav
ires
Gère ses horaires Horaires
VoyagesGère ses voyages
Enregistre les mouvements
Mouvements
Gère ses voyages agent
Voyage agent
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2.2.1. Horaires
2.2.1.1 Description
Un horaire ou schedule est émis par la compagnie de navigation et correspond au planning
prévisionnel d’une ligne fluviale à laquelle ont été affectés un navire ou une barge et des
dates d’escale. Le schedule est identifié par une référence interne à la compagnie de
transport (encore appelée « référence voyage »). Il pourra servir de base à la création d’un
voyage mais pourra aussi être utilisé en tant qu’information commerciale.
Données principales :
Référence du schedule
Nom et caractéristiques du navire
Port desservis
Dates de dessertes
2.2.1.2 Bénéfices
Tous les acteurs du passage portuaire connaissent en temps réel les horaires prévisionnels
des navires ce qui leur permet d’anticiper les tâches à réaliser.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Horaires (schedules)
Système GUICECompagnie de
navigationUtilisateurs du GUICE
Ges
tio
n d
es s
ched
ule
sR
ech
erch
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es s
ched
ule
s
Gestion des schédules
Schedules
Rechercher / Afficher
Schedules
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 31/176
2.2.2. Voyages
2.2.2.1 Description
Le voyage est l’annonce d’escale d’une barge ou d’un navire pour une place donnée et une
date donnée. Le voyage est créé dans le Guichet unique.
Le Guichet Unique attribue au voyage un identifiant fonctionnel unique.
Cet identifiant est la référence commune à tous les acteurs de la place qui vont interagir sur
l’escale et sur la marchandise destinée à être chargée à bord et à en être déchargée.
Données principales :
Référence du voyage
Nom et caractéristiques sur navire
ETA et ETD
Ports précédents
Ports suivants
Lieux de chargement / déchargement
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Voyages
Système GUICECompagnie de
navigationUtilisateurs du GUICEAgent Fret Autorité portuaire
Ges
tio
n d
es v
oya
ges
Rec
her
che
Voyages Voyages
Rechercher et afficher
Voyages
Notification Notification Notification
Schedules
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 32/176
2.2.2.2 Bénéfices
Tous les acteurs du passage portuaire connaissent en temps réel les arrivées
prévisionnelles de navires ce qui leur permet d’anticiper les tâches à réaliser
2.2.3. Mouvements des navires
2.2.3.1 Description
La compagnie de navigation enregistre les différents mouvements de barge ou de navire :
Arrivée
Départ
Déhalage
…
Données principales :
Type du mouvement
Horodatage du mouvement
2.2.3.2 Bénéfices
Tous les acteurs ont accès aux événements sur les navires, principalement les arrivées et
les départs.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Mouvement des navires
Système GUICECompagnie de
navigationUtilisateurs du GUICE
Mo
uve
men
ts :
Arr
ivée
s, d
épar
ts, .
..
Mouvements de navires
Voyage
Notification
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2.3. Voyages aériens
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Voyages Aériens
Compagnie Aérienne Agent Fret Autorité aéroportuaire Système GUICE
Ges
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oya
ges
agen
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on
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vo
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ou
vem
ent
des
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Gère ses horaires Horaires
VoyagesGère ses voyages
Enregistre les mouvements
Mouvements
Gère ses voyages agent
Voyage agent
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2.3.1. Horaires
2.3.1.1 Description
Un horaire ou schedule est émis par la compagnie aérienne et correspond au planning
prévisionnel d’une ligne aérienne à laquelle ont été affectés un avion et des dates d’escale.
Le schedule est identifié par une référence interne à la compagnie aérienne (encore appelée
« référence voyage »). Il pourra servir de base à la création d’un voyage mais pourra aussi
être utilisé en tant qu’information commerciale.
Données principales :
Référence du schedule
Nom et caractéristiques de l’avion
Aéroports desservis
Dates et heures de desserte
2.3.1.2 Bénéfices
Tous les acteurs du passage aéroportuaire connaissent en temps réel les horaires
prévisionnels des avions ce qui leur permet d’anticiper les tâches à réaliser.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Horaires (schedules)
Système GUICECompagnie aérienne Utilisateurs du GUICE
Ges
tio
n d
es s
ched
ule
sR
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erch
e d
es s
ched
ule
s
Gestion des schédules
Schedules
Rechercher / Afficher
Schedules
Lignes
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2.3.2. Voyages
2.3.2.1 Description
Le voyage est l’annonce d’escale d’un avion pour une place donnée et une date donnée. Le
voyage est créé dans le GUICE.
Le Guichet Unique attribue au voyage un identifiant fonctionnel unique.
Cet identifiant est la référence commune à tous les acteurs de la place qui vont interagir sur
l’escale et sur la marchandise destinée à être chargée à bord et à en être déchargée.
Données principales :
Référence du voyage
Nom et caractéristiques de l’avion
ETA et ETD
Aéroports précédents
Aéroports suivants
Lieux de chargement / déchargement
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Voyages
Système GUICECompagnie aérienne Utilisateurs du GUICEAgent Fret Autorité aéroportuaire
Ges
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Rec
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che
Crée le Voyage Voyages
Rechercher et afficher
Voyages
Notification Notification Notification
Schedules
Génère
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2.3.2.2 Bénéfices
Tous les acteurs ont accès aux événements sur les avions, principalement les arrivées et les
départs.
2.3.3. Mouvements des avions
2.3.3.1 Description
L’autorité aéroportuaire enregistre les différents mouvements des avions :
Atterrissage
Décollage
…
Données principales :
Type du mouvement
Horodatage du mouvement
2.3.3.2 Bénéfices
Tous les acteurs ont accès aux événements sur les avions, principalement les arrivées et les
départs.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Mouvement des avions
Système GUICEAutorité aéroportuaire Utilisateurs du GUICE
Mo
uve
men
ts :
Arr
ivée
s, d
épar
ts, .
..
Mouvements de avions
VoyageNotification
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2.4. Voyages ferroviaires
Aujourd’hui, la SNCC est la seule compagnie ferroviaire à réaliser du transport international.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Voyages Ferroviaires
Compagnie Ferroviaire Agent Fret Système GUICE
Ges
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esti
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des
vo
yage
sM
ou
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tra
ins
Gère ses horaires Horaires
VoyagesGère ses voyages
Enregistre les mouvements
Mouvements
Gère ses voyages agent
Voyage agent
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2.4.1. Horaires
2.4.1.1 Description
Un horaire ou schedule est émis par la compagnie ferroviaire et correspond au planning
prévisionnel. Le schedule est identifié par une référence interne à la compagnie de transport
(encore appelée « référence voyage »). Il pourra servir de base à la création d’un voyage
mais pourra aussi être utilisé en tant qu’information commerciale.
Données principales :
Référence du schedule
Nom et caractéristiques du train
Lieux desservis
Dates de dessertes
Agents fret
2.4.1.2 Bénéfices
Tous les acteurs connaissent en temps réel les horaires prévisionnels des trains ce qui leur
permet d’anticiper les tâches à réaliser.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Horaires (schedules)
Système GUICECompagnie ferroviaire Utilisateurs du GUICE
Ges
tio
n d
es s
ched
ule
sR
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erch
e d
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ched
ule
s
Gestion des schédules
Schedules
Rechercher / Afficher
Schedules
Lignes
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 39/176
2.4.2. Voyages
2.4.2.1 Description
Le voyage est l’annonce de passage d’un train pour une place donnée et une date donnée.
Le voyage est créé dans le Guichet unique.
Le Guichet Unique attribue au voyage un identifiant fonctionnel unique.
Cet identifiant est la référence commune à tous les acteurs de la place qui vont interagir sur
le train et sur la marchandise destinée à être chargée à bord et à en être déchargée.
Données principales :
Référence du voyage
Nom et caractéristiques du train
ETA et ETD
Lieux précédents
Lieux suivants
Lieux de chargement / déchargement
2.4.2.2 Bénéfices
Tous les acteurs connaissent en temps réel les horaires prévisionnels des trains ce qui leur
permet d’anticiper les tâches à réaliser.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Voyages
Système GUICECompagnie ferroviaire Utilisateurs du GUICEAgent Fret Autorité portuaire
Ges
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Rec
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che
Crée le Voyage Voyages
Rechercher et afficher
Voyages
Notification Notification Notification
Schedules
Génère
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2.4.3. Mouvements
2.4.3.1 Description
La compagnie ferroviaire enregistre les différents mouvements de train :
Arrivée
Départ
…
Données principales :
Type du mouvement
Horodatage du mouvement
2.4.3.2 Bénéfices
Tous les acteurs du passage portuaire connaissent en temps réel les mouvements des trains
ce qui leur permet d’anticiper les tâches à réaliser.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Mouvement des trains
Système GUICECompagnie ferroviaire Utilisateurs du GUICE
Mo
uve
men
ts :
Arr
ivée
s, d
épar
ts, .
..
Mouvements des trains
VoyageNotification
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2.5. Voyages agents
2.5.1. Description
Le voyage agent est indépendant du mode de transport, il fait le lien entre le moyen de
transport et les annonces de marchandises (manifeste et booking).
Le voyage agent représente le voyage commercial géré par l’agent fret. Un voyage agent est
réalisé par un voyage.
Chaque agent fret responsable de marchandises sur le voyage doit créer un voyage agent.
Données principales :
Référence du voyage
Lieux de chargement / déchargement
L’agent fret peut préciser des dates de clôture à l’export. Tous les acteurs impliqués peuvent
ainsi connaître les dates limite appliquées par l’agent fret. Il est possible de préciser les
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Voyage agent
Système GUICEAgent Fret Utilisateurs du GUICE
Ges
tio
n d
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oya
ges
agen
tsre
cher
che
Gère le Voyage Agent
Voyage Agent
Rechercher et afficher
Voyage agent
Notification
Voyage
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 42/176
dates de clôture pour la livraison sur le lieu, pour la livraison des marchandises dangereuses
et pour l’accomplissement des formalités en douane.
2.5.2. Spécificité route
Un voyage agent est créé par camion et peut ne pas contenir les informations détaillées du
véhicule.
2.5.3. Spécificité ferroviaire
Un voyage agent est créé par wagon pour faire le lien avec la déclaration de chargement.
2.5.4. Bénéfices
Les voyages agents sont consultables par l’ensemble des acteurs, ceux-ci peuvent anticiper
les actions à réaliser.
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 43/176
3. L’importation
3.1. Le pré-dédouanement import
L’ensemble des documents constitutifs de la liasse documentaire nécessaire à la préparation
d’une importation sont disponibles et accessibles par l’Administration des Douanes au
travers du GUICE.
3.1.1. Description générale du dossier de l’importateur
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
La préparation de l’importation – Le dossier de l’importateur
Importateur Système GUICE Ministère compétent Banque Commerciale
Au
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Crée le dossier de l’importateur
Dossier de l’Importateur
Saisit la demande d’autorisation
ministère
Dossier de l’importateur
Autorisation ministère
Traite la demande d’autorisation
Saisit la Déclaration d’Importation
Dossier de l’importateur
Déclaration d’Importation
de Biens
Traite la Déclaration d’Importation
BFU
Mise à jour BFU
Mise à jour BFU
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 44/176
L’importateur ouvre un dossier d’importation, formalisant son intention
d’importer. Un BFU est créé pour y ajouter les factures liées au pré-
dédouanement
Fonction de la nature du produit importé, l’importateur réalise les demandes
d’autorisation d’importation via le GUICE
L’importateur initialise dans le GUICE la Déclaration d’Importation de Biens
requise auprès de la banque commerciale de son choix
3.1.2. Description générale du dossier d’expédition import
Le transitaire en charge de l’expédition, ouvre un dossier d’expédition
L’OCC envoie l’ordre de contrôle au travers du GUICE. L’AV est rattachée au dossier
d’expédition
Les FERI et AD éventuelles sont rattachées au dossier d’expédition correspondant
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
La préparation de l’importation – Le dossier d’expédition import
Système GUICEImportateur ou son
représentantSociété d’Inspection OGEFREMOCC
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ion
Crée le dossier d’expédition import
Dossier d’expédition
import
Dossier d’expédition
import
AV / ARA
Effectue l’inspection avant
embarquement
Dossier de l’importateur
FERI
Dossier d’expédition
importAD
Contrôle et valide FERI et AD
Envoie l’ordre de contrôle
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3.1.3. Constitution du dossier de l’importateur
3.1.3.1 Description
L’importateur crée son dossier, il est nommé « dossier de l’importateur ».
Données Commentaires
Coordonnées du
fournisseur
L’importateur gère un référentiel de ses propres fournisseurs ce
qui lui permet d’optimiser la saisie du dossier pour les trafics
réguliers
Références de
l’importateur
Les références du dossier internes à l’importateur
Pays fournisseur Le pays d’exportation
Valeur CIF de
l’importation
Montant et code devise ISO
Valeur FOB de
l’importation
Montant et code devise ISO
Tiers mandaté au
dossier
Transitaire que l’importateur peut mandater pour réaliser les
opérations. Basé sur le référentiel des transitaires utilisateurs du
GUICE.
Pièces jointes Documents pouvant être téléchargés par l’importateur
Chaque document doit être typé
Ex : Facture pro forma, certificat d’origine, certificat CITES,
d’une manière générale : certificats ou permis liés à la
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Initialisation du dossier de l’importateur
Importateur Système GUICE Transitaire
Init
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po
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Initialise le dossier
Dossier de l’importateurDonnées :- Référence de l’importateur- Fournisseur - Provenance- Description Marchandise(s) - Tiers mandaté au dossier- Valeur de l’importation CIF & FOB
Pièces jointes :- Documents téléchargés
Notification
BFU
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 46/176
marchandise ou à l’exportateur obtenus dans le pays
d’exportation, …
Description de la
marchandise
(de 1 à n
marchandises)
HS Code – Nécessité d’un référentiel des HS Code
Description complémentaire
Quantités (poids, volume, nombre) et les unités correspondantes
Pays d’origine
Valeurs FOB de chaque marchandise et devise (code devise de
la BCC)
Les statuts possibles du dossier sont : Brouillon, Valide, Invalide, Archivé.
A l’enregistrement du dossier, même si le statut du dossier est « Brouillon », le
système détermine à partir de son paramétrage la liste des permis et autorisations à
obtenir auprès des autorités compétentes, conformément aux dispositions légales et
réglementaires en la matière.
Le GUICE vérifie la liste des demandes de permis et déclaration à souscrire en
fonction de la valeur du dossier et des HS codes.
Le dossier de l’importateur contient un BFU qui centralise l’ensemble des factures
liées à ce dossier.
Une facture SEGUCE est automatiquement créée dans le BFU.
Si un transitaire est mandaté par l’importateur, ce dernier est notifié.
3.1.3.2 Bénéfices
Réduction du nombre de déplacements physiques des acteurs
Meilleure visibilité concernant le suivi des opérations
Meilleur partage de l’information entre les acteurs, dans le respect des règles de
confidentialité
Identification claire des responsabilités
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3.1.4. Souscription des demandes d’autorisation
Les permis concernés sont (voir décret N° 011/18 du 11 avril 2011 portant manuel des
procédures harmonisées transitoires applicables au guichet unique à l’importation et à
l’exportation des marchandises) :
Permis Délivré par
Autorisation d’importation
des animaux sauvages
Ministère de l’agriculture – Inspection provinciale de
l’agriculture Pêche et Elevage Arrêté N° 014/CAB/MIN/ENV/2004 du 29/04/2004 relatif aux mesures
d’exécution de la loi N° 82-002 du 28 mai 1982 portant réglementation
de la chasse
Autorisation d’importer des
produits alimentaires, ou
autres produits végétaux et
minérales
Ministère de l’agriculture – Inspection provinciale de
l’agriculture Pêche et Elevage Décret N° 05/162 du 18/11/2005 portant réglementation phytosanitaire
en RDC
Autorisation d’importer des
armes et munitions
Administration de la défense Ordonnance N° 85/212 du 03/09/1985 portant mesures d’exécution de
l’ordonnance-loi N° 85-035 du 03/09/1985 portant régime des armes et
munitions
Autorisation d’importer des
médicaments et assimilés
Ministère de la santé – Direction des laboratoires de santé Ordonnance N° 27bis/HYG du 15/03/1933 relative à l’exercice de la
pharmacie, au trafic des substances toxiques, soporifiques, stupéfiants,
désinfectantes ou antiseptiques, des sérums, vaccins et produits
biologiques et à la culture des plantes à usage pharmaceutique, telle
qu’elle a été modifiée jusqu’à ce jour.
Autorisation d’importer des
aéronefs et bâtiments de
navigation maritime, fluviale
et lacustre
Administration des transports N° 409/CAB/MIN/TC/0011/95 du 30/03/1995, portant réglementation des
conditions d'importation d'un aéronef
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3.1.4.1 Constitution de la demande d’autorisation d’importation
3.1.4.1.1 Description
L’importateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’importateur)
constitue sa demande d’autorisation, cette dernière est constituée :
D’un formulaire de demande pré rempli par les données du dossier
Les données supplémentaires doivent être complétées par le demandeur. Elles
peuvent provenir d’une aide à la saisie (lieux, tiers tels que les pharmaciens, …).
De 0 à N pièces jointes attachées à la demande d’autorisation d’importation
La liste des pièces jointes demandée par type de demande est pré initialisée. Le
demandeur peut ajouter des pièces jointes s’il le désire.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Constitution de la demande d’autorisation d’importation
Importateur ou son
représentantSystème GUICE
Co
nst
itu
tio
n d
e la
dem
and
e d
’au
tori
sati
on
d’im
po
rtat
ion
Transmet la demande
d’autorisation d’importation
ministère
Demande autorisation importation
Données : - Données générales du dossier de l’importateur- Données supplémentaires saisiesPièces jointes
Dossier de l’importateur
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 49/176
3.1.4.2 Soumission de la demande d’autorisation d’importation
3.1.4.2.1 Description
L’importateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’importateur)
soumet la demande au ministère chargé de l’instruction de la demande.
La demande est dans un statut « soumis », elle n’est plus modifiable.
Le ministère accède au GUICE pour consulter la demande et à tous les éléments constitutifs.
Le ministère évalue la recevabilité de la demande et peut ainsi :
Refuser la demande d’autorisation :
o si la demande nécessite des informations complémentaires pour sa prise en
compte, le ministère l’indique au demandeur en ajoutant des commentaires
obligatoires. La demande prend alors le statut « En attente d’informations
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Soumission de la demande d’autorisation d’importation
Importateur ou son
représentantMinistère compétentSystème GUICE
Sou
mis
sio
n d
e la
Dem
and
e d
’au
tori
sati
on
d’im
po
rtat
ion
Soumet la demande d’autorisation d’importation
ministère
Demande autorisation importation
Données : - Données générales du dossier de l’importateur- Données supplémentaires saisiesPièces jointes
Demande autorisation importation
Evalue la demande
Si non OK, motif ou info sup
OK
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 50/176
complémentaires ». Elle est alors modifiable par le demandeur qui pourra la
soumettre à nouveau après remise en conformité.
o si la demande ne répond pas aux critères fixés par le ministère compétent, le
ministère l’indique au demandeur en la refusant et en mentionnant les motifs
du rejet dans la zone de commentaires obligatoires. La demande prend alors
le statut « Refusé ». Elle est alors non modifiable par le demandeur.
Prendre en compte la demande :
o si la demande répond aux exigences, elle prend alors le statut en « cours de
traitement » en vue de la délivrance de l’autorisation d’importation.
3.1.4.3 Délivrance de l’autorisation d’importation
3.1.4.3.1 Description
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Délivrance de l’autorisation d’importation
Importateur ou son
représentantMinistère compétent Banque commercialeSystème GUICE DGRAD
Dél
ivra
nce
de
la d
eman
de
d’a
uto
risa
tio
n d
’imp
ort
atio
n
Accorde autorisation
d’importation
Emet la facture
Si pas de paiement
Si soumis à paiementAutorisation
d’importation délivrée
NotificationAutorisation importation
accordée
Facture émise
Notification
Réalise le paiementEnregistre
l’acquittement de la facture
NotificationAutorisation importation
accordée
NotificationAutorisation importation
accordée
Avis de paiement
Autorisation d’importation
délivrée
Liasse documentaire
Avis de paiement
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 51/176
Concernant les autorisations d’importation ministère, deux cas peuvent se présentent :
La délivrance de l’autorisation est soumise à un paiement
La délivrance de l’autorisation n’est pas soumise à paiement
Si un paiement est attendu,
Le ministère saisit le montant à recouvrer
Une facture est générée par le GUICE et stockée dans le BFU lié au dossier de
l’importateur
La demande passe au statut « En attente de paiement »
Une fois que le paiement de la facture est validé, la DGRAD est notifiée puis
l’autorisation est délivrée.
La demande passe au statut « Clôturé » et n’est plus modifiable
L’autorisation d’importation est mise à disposition de l’importateur au travers de la
liasse documentaire et le ministère est notifié
Si aucun paiement n’est attendu
Le ministère indique qu’aucun paiement n’est attendu
Le ministère délivre l’autorisation d’importation ministère
La demande passe au statut « Clôturé » et n’est plus modifiable
L’autorisation d’importation est mise à disposition de l’importateur au travers de la
liasse documentaire et le ministère est notifié
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 52/176
3.1.5. Souscription de la Déclaration d’Importation de Biens
La Déclaration d’Importation de Biens est une demande d’autorisation faite à la Banque
Centrale par l’intermédiaire d’une banque commerciale.
Elle est typée, elle peut être :
Déclaration d’Importation Permanente de Biens (DIB)
Déclaration d’Importation Temporaire de Biens (IBT)
C’est l’importateur qui choisit quel type de déclaration il veut souscrire.
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 53/176
3.1.5.1 Constitution de la demande de la Déclaration d’Importation de Biens
3.1.5.1.1 Description
L’importateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’importateur)
constitue sa demande de Déclaration d’Importation de Biens, cette dernière est constituée :
D’un formulaire de déclaration pré-rempli par les données du dossier
Les données supplémentaires doivent être saisies par le demandeur. Elles peuvent
provenir d’un référentiel (codes, …)
De 0 à N pièces jointes attachées à la demande de déclaration d’importation de Biens
La liste des pièces jointes demandée par type de demande est pré initialisée. Le
demandeur peut ajouter des pièces jointes s’il le désire.
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Constitution de la demande de Déclaration d’Importation de Biens (DIB)
Importateur ou son
représentantSystème GUICE
Co
nst
itu
tio
n d
e la
dem
and
e d
e D
écla
rati
on
d’I
mp
ort
atio
n d
e B
ien
s (D
IB)
Saisit la demande de DIB
Demande de Déclaration d’Importation de Biens
Données : - Données générales du dossier de l’importateur- Données supplémentaires saisiesPièces jointes
Dossier de l’importateur
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 54/176
3.1.5.2 Soumission de la demande de Déclaration d’Importation de Biens
3.1.5.2.1 Description
L’importateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’importateur)
soumet la demande à la banque commerciale chargée de l’instruction de la demande.
La demande est dans un statut « soumis », elle n’est plus modifiable.
La banque commerciale accède au GUICE pour consulter la demande et à tous les éléments
constitutifs.
La banque commerciale évalue la recevabilité de la demande et peut ainsi :
Refuser la demande de Déclaration d’Importation de Biens :
o si la demande nécessite des informations complémentaires pour sa prise en
compte, la banque commerciale l’indique au demandeur en ajoutant des
commentaires obligatoires. La demande prend alors le statut « En attente
d’informations complémentaires ». Elle est alors modifiable par le demandeur
qui pourra la soumettre à nouveau après remise en conformité.
o si la demande ne répond pas aux critères fixés par la Banque Centrale du
Congo, la banque commerciale l’indique au demandeur en la refusant et en
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Soumission de la demande de Déclaration d’Importation de Biens (DIB)
Importateur ou son
représentantBanque commercialeSystème GUICE
Sou
mis
sio
n d
e la
dem
and
e d
e D
écla
rati
on
d’I
mp
ort
atio
n d
e B
ien
s (D
IB)
Transmet la demande de DIB
Demande de Déclaration d’Importation de Biens
Données : - Données générales du dossier de l’importateur- Données supplémentaires saisiesPièces jointes
Demande Déclaration
d’Importation de Biens
Evalue la demande
Si non OK, motif ou info sup
OK
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 55/176
mentionnant les motifs du rejet dans la zone de commentaires obligatoires. La
demande prend alors le statut « Refusé ». Elle est alors non modifiable par le
demandeur.
Prendre en compte la demande :
o si la demande répond aux exigences, elle prend alors le statut en « cours de
traitement » en vue de la délivrance de la Déclaration d’Importation de Biens.
3.1.5.3 Délivrance de la Déclaration d’Importation de Biens
3.1.5.3.1 Description
La Déclaration d’Importation de Biens est toujours soumise à paiement.
La facture est générée par le GUICE et stockée dans le BFU lié au dossier de
l’importateur
La demande passe au statut « En attente de paiement »
Une fois que le paiement de la facture est validé, la banque commerciale initialise la
Déclaration d’Importation de Biens.
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Délivrance de la Déclaration d’Importation de Biens (DIB)
Importateur ou son
représentantBanque commerciale
OCC Office Congolais de
Contrôle
BCC Banque Centrale du
CongoSystème GUICE
Dél
ivra
nce
de
la D
écla
rati
on
d’I
mp
ort
atio
n d
e B
ien
s (D
IB)
Enregistre paiement
Saisit la Déclaration d’importation de
Biens
Paie la DIB
Déclaration d’Importation
de Biens accordée
NotificationDIB accordée
ISYS
Liasse documentaire
Facture émise
Facture acquittée
NotificationDIB accordée
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 56/176
La demande passe au statut « Clôturé » et n’est plus modifiable
La Déclaration d’Importation de Biens accordée est mise à disposition de
l’importateur au travers du GUICE et intégrée à sa liasse documentaire
L’OCC est notifié de l’émission de la DIB
3.1.5.4 Ordre de contrôle de l’OCC
3.1.5.4.1 Description
Au travers du GUICE, l’OCC indique les DIB qui devront être soumises à un contrôle avant
embarquement.
La société d’inspection et l’importateur concerné sont notifiés des DIB soumises à cet ordre
de contrôle.
Les certificats l’ARA seront ensuite émises par la société d’inspection (voir § Réalisation de
l’inspection avant embarquement).
3.1.5.4.2 Bénéfices
L’information de la sélection des DIB à contrôler est automatiquement disponible pour
l’importateur.
Ordre de contrôle de l’OCC
Société d’inspection mandatéeSystème GUICEOCC Importateur
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalableSou
mis
sio
n d
e l’o
rdre
de
con
trô
le
Indique les DIB soumises à contrôle
avant embarquement
DIBOrdre de contrôle
Notification Notification
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 57/176
3.1.6. Création du dossier d’expédition import
Pour une importation donnée, l’importateur peut procéder à l’envoi de sa marchandise en
RDC en plusieurs fois. Chacun de ces envois est matérialisé par un dossier d’expédition.
3.1.6.1.1 Description
L’importateur ou son représentant initialise le dossier d’expédition import, reprenant
les données générales du dossier de l’importateur telles que : le fournisseur, la
marchandise, le pays d’origine, etc.
Le dossier de l’importateur référence de 1 à n dossiers d’expéditions
Si un importateur initialise le dossier d’expédition et y donne accès à un transitaire, ce
dernier pourra ainsi par la suite lier au dossier d’expédition le dossier du passage.
Données Commentaires
Référence de
l’expédition
Référence interne de l’expédition donnée par l’importateur
Mode de transport
principal
Mer, Air, Route, Fer, Lacustre, Fluvial
Transporteur Le code de la compagnie de transport : Compagnie maritime,
aérienne, ferroviaire, routière, lacustre ou fluvial
Doit exister dans le référentiel des transporteurs
Peut-être inconnue (non renseignée cas de la route
principalement)
Référence transporteur Selon les, référence B/L, N° de LTA, référence lettre de
transport, …
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Initialisation du dossier d’expédition import
Importateur ou son
représentantSystème GUICE Transitaire
Init
ialis
atio
n d
u d
oss
ier
d’e
xpéd
itio
n
Initialise le dossier
Dossier d’expéditionDonnées :- Données générales du dossier de l’importateur- Données de l’expédition
Pièces jointes :- Documents téléchargés
Notification Lien vers le dossier
d’expédition import
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 58/176
Tiers mandaté au
dossier
Transitaire que l’importateur peut mandater pour réaliser les
opérations
Description de la
marchandise
(de 1 à n
marchandises)
On ne peut reprendre que les marchandises citées dans le
dossier de l’importateur lié.
HS Code
Description complémentaire
Quantités (poids, volume, nombre) et les unités correspondantes
Pays d’origine
Valeurs FOB de chaque marchandise et devise (code devise de
la BCC)
Les statuts possibles du dossier sont : Brouillon, Valide, Invalide, Archivé.
A l’enregistrement du dossier, même si le statut du dossier est « Brouillon », le
système détermine à partir de son paramétrage la liste des documents à obtenir
auprès des autorités comme la Fiche Electronique de Renseignements à l’Import de
l’OGEFREM.
3.1.6.1.2 Bénéfices
Réduction du nombre de déplacements physiques des acteurs
Meilleure visibilité concernant le suivi des opérations
Meilleur partage de l’information entre les acteurs, dans le respect des règles de
confidentialité
Identification claire des responsabilités
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3.1.6.2 Echanges de données dans le cadre de l’inspection avant embarquement
3.1.6.2.1 Description
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Echanges de données dans le cadre de l’inspection avant embarquement
Société d’inspection mandatée ImportateurSystème GUICE OCC
Réa
lisat
ion
de
l’in
spec
tio
n a
van
t em
bar
qu
emen
t
Réalise contrôle dans pays d’origine
NotificationAV
NotificationARA
Instruit le dossier de contrôle
Refus
Acceptation
ou
ARA
AV
Remise en conformité
NotificationARA
NotificationAV
Dans le pays de provenance, les contrôles sont effectués
Si le résultat du contrôle est validé, une Attestation de Vérification est générée
o L’AV généré est mis à disposition de l’importateur au travers du GUICE et
intégré à la liasse documentaire.
o L’OCC est notifié de l’émission du document.
Si le résultat du contrôle n’est pas validé, un Avis de Refus d’Attestation est généré
en attente d’une mise en conformité
o L’ARA généré est mis à disposition de l’importateur au travers du GUICE et
intégré au dossier d’expédition
o L’OCC est notifié de l’émission du document.
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3.1.6.3 Etablissement de la Fiche Electronique de Renseignements à l’Importation
(FERI)
3.1.6.3.1 Description
Le Chargeur dans le pays de provenance souscrit à la FERI dans le système de
l’OGEFREM
L’OGEFREM évalue, contrôle et valide la FERI et l’AD si nécessaire
La FERI et l’AD sont intégrées dans le GUICE
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Pré-dédouanement import
ImportateurOGEFREM Système GUICE
Etab
lisse
men
t d
e l’A
DEt
ablis
sem
ent
de
la F
ERI
FERI
Lie la FERI à son dossier
Liasse documentaire
Attestation de
destination
Lie l’AD à son dossier
Liasse documentaire
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3.2. La logistique import (pré et post-dédouanement)
Le schéma ci-dessous présente la procédure d’importation dans sa globalité. Le détail des
processus est ensuite détaillé dans les paragraphes suivants.
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Import - Procédures d’importation
Agent Fret TerminalAutres structures
habilitéesDouane Système GUICETransitaire Banques
Pro
céd
ure
de
sort
ieP
rocé
du
re li
ée a
u m
anif
este
Pro
céd
ure
s lié
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men
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rocé
du
res
liées
à l’
auto
risa
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n d
e so
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co
nce
ssio
nn
aire
Enregistre et soumet le manifeste
convertisseur
Valide le manifeste valant autorisation de déchargement
Manifeste validé
Manifeste transmis
Manifeste transmis
Autorisation de déchargement
Constate le déchargement et la
fin du déchargement
Constat de déchargement
et fin
déduit les différences
Etat des différences Etat des différences
Modifie l’annonceAnnonce modifiée
Valide la modification
Annonce modifiée
Annonce modifiée
Annonce modifiée
Donne son autorisation
Donne son autorisation
(concessionnaire)
Donne son autorisation
Paie le dossier de facturation
Enregistre l’acquittement
Autorisation des
structures délégatrices
Autorisation des
structures non
délégatrices
transmet l’autorisation de
sortie
Autorisation de sortie
Enregistre les factures des structures
délégatrices
Factures acquittées
Constate la sortie de la marchandise
Constat d’enlèvement
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3.2.1. Procédures liées au manifeste
3.2.1.1 Création du dossier de l’agent fret
3.2.1.1.1 Description
Le dossier de l’agent fret est créé automatiquement dans le système à la création du voyage
agent.
Le dossier agent regroupe toutes les marchandises de l’annonce.
L’agent fret effectue les différentes actions du passage à travers ce dossier.
3.2.1.1.2 Spécificité route
L’agent fret peut référencer l’Attestation de Destination dans son dossier.
3.2.1.1.3 Bénéfices
Le dossier constitue pour l’agent fret un outil de travail lui permettant d’effectuer les actions
du passage sur tout ou partie des marchandises.
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Dossier de l’agent fret
Agent Fret Système GUICE
Réf
éren
cem
ent
des
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cum
ents
de
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réat
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du
do
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gen
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et
Voyage agent créé
Création du dossier de l’agent fret
Dossier de l’agent fret
Notification
Ajout / suppression d’un document de transport sur
un voyage agent
Mise à jour du dossier de l’agent
Le dossier référence les documents
de transport
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3.2.1.2 Enregistrement et soumission des manifestes
3.2.1.2.1 Description
L’agent fret saisit ou transmet son manifeste au GUICE.
Le manifeste concerne un voyage agent. Lors de l’intégration du manifeste, ce dernier est lié
au voyage agent préalablement créé.
Chaque document de transport et unité de manutention se voit attribuer un identifiant unique.
L’agent fret demande la validation du manifeste au travers du GUICE.
La Douane procède alors au traitement et à l’enregistrement de ce manifeste.
Une fois le manifeste enregistré par la douane, il est transmis à l’agent fret et à l’ensemble
des structures habilitées à la recevoir.
Le manifeste est généralement transmis dans un format pouvant être intégré directement
dans un système d’information.
Enregistrement et soumission des manifestes
Agent Fret Structures habilitées DouaneSystème GUICE
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Sou
mis
sio
n d
u m
anif
este
Dif
fusi
on
du
man
ifes
te
Soumet le manifeste
Manifeste enregistré
Manifeste
Traite le manifeste
Enregistre le manifeste
Convertisseur
Convertisseur
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3.2.1.2.2 Spécificité maritime
Le document de transport en mode maritime correspond au BL.
3.2.1.2.3 Spécificité aérien
Le document de transport en mode aérien correspond à la LTA.
3.2.1.2.4 Spécificité route
Le transitaire responsable de la marchandise agit en tant qu’agent fret dans le GUICE. Il
saisit ou transmet la déclaration de chargement au GUICE. Cette déclaration de chargement
correspond à la cargaison de chaque camion. Elle peut couvrir plusieurs BL ou une partie de
BL en cas de marchandises préalablement déchargées d’un navire dans un port étranger et
acheminées par route.
3.2.1.2.5 Spécificité ferroviaire
L’opérateur ferroviaireagit en tant que responsable de la marchandise (agent fret) dans le
GUICE et saisit ou transmet la déclaration de chargement au GUICE. La déclaration de
chargement correspond à la cargaison de chaque wagon. Elle peut couvrir plusieurs lettres
de transport.
3.2.1.2.6 Bénéfices
La transmission électronique du manifeste depuis le système privatif de l’agent fret évite les
erreurs dues à la ressaisie des informations et permet d’avoir l’exhaustivité des données.
La mise à disposition du manifeste dans le GUICE permet d’anticiper les informations à
disposition des opérateurs.
La diffusion du manifeste par le biais du GUICE évite la ressaisie par les structures, gains
indéniables de temps et de fiabilité.
La diffusion des données par le biais du GUICE garantit le niveau de confidentialité par acteur.
Enfin, la dématérialisation du manifeste réduit considérablement les copies papier.
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3.2.1.3 Obtention de l’autorisation de déchargement
3.2.1.3.1 Description
L’enregistrement du manifeste vaut alors pour autorisation de déchargement du moyen de
transport ou autorisation de passage au poste frontière dans le cas du transport terrestre.
L’autorisation logistique de déchargement est transmise par le GUICE aux lieux de stockage
concernés.
Il y a une autorisation de déchargement par UM.
3.2.1.3.2 Spécificité maritime et aérienne
Seule l’autorisation de la douane est requise pour le déchargement.
3.2.1.3.3 Spécificité route et ferroviaire
Seule la validation de la déclaration de chargement par la douane est prise en compte pour
le calcul de l’autorisation de passage frontière (entrée et sortie du poste frontière).
3.2.1.3.4 Bénéfices
Tous les acteurs concernés par la marchandise peuvent consulter directement l’information
dans le GUICE.
Il n’est pas nécessaire de présenter des documents aux lieux de stockage (terminal de
déchargement).
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Logistique import
Manutentionnaire Douane Système GUICE
Au
tori
sati
on
de
pas
sage
Enregistre le manifeste
Autorisation de
déchargement
Notification
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3.2.2. Procédures liées au déchargement
3.2.2.1 Déchargement
3.2.2.1.1 Description
Le gestionnaire du lieu de stockage indique le début des opérations de déchargement dans
le GUICE. Le déchargement a lieu selon les instructions de la compagnie de transport.
Les constats de déchargement sont soit saisis soit transmis au GUICE depuis le système
d’information du gestionnaire du lieu.
Le gestionnaire du lieu de stockage indique la fin des opérations de déchargement dans le
GUICE. Cette donnée déclenche le traitement de l’état des différences.
3.2.2.1.2 Spécificité aérienne
Cas particulier Kinshasa : le déchargement est réalisé dans un magasin de déchargement
(sas). Le gestionnaire de cet entrepôt devra constater le déchargement des marchandises.
3.2.2.1.3 Spécificité route et ferroviaire
Au passage poste frontière, il n’y a pas systématiquement de déchargement à proprement
parler. C’est le concessionnaire qui effectue le constat le cas échéant.
La marchandise est ensuite réceptionnée par l’entrepôt où s’effectueront les différentes
formalités.
Import - Procédures liées au déchargement
Manutentionnaire Système GUICEDouane
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Déc
har
gem
ent
Fin
de
déc
har
gem
ent
Déb
ut
de
déc
har
gem
ent
Constate le déchargement
Constat de déchargement
Constate la fin de
déchargement
Fin de déchargement
Constate le début de
déchargement
Début de déchargement
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3.2.2.1.4 Bénéfices
Comme le GUICE est informé en temps réel des déchargements, les utilisateurs du GUICE
peuvent consulter les mouvements de marchandises dans le GUICE sans avoir à contacter
l’agent fret ou le terminal.
Le suivi des opérations de déchargement à travers le GUICE dispense les acteurs d’être
présents physiquement sur le lieu.
L’agent fret et le terminal de déchargement ne sont plus appelés par les transitaires ou les
importateurs désireux de savoir si leur marchandise a été débarquée.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Logistique import
Gestionnaire poste frontière
Système GUICEEntrepôt
Réc
epti
on
en
trep
ot
Entr
éeV
érif
icat
ion
au
tori
sati
on
Sort
ie
Constate la sortie du poste
frontière
Constat d’enlèvement
Constate l’entrée au
poste frontière
Constat de réception
Constate l’entrée
Constat de réception
Vérifie que la marchandise est autorisé
Autorisation de passage
vérificationds GUICE
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3.2.2.2 Etat des différences
3.2.2.2.1 Description
Suite à l’évènement de fin de déchargement, le GUICE établit l’état des différences.
L’agent fret et la Douane peuvent également demander l’établissement d’un état des
différences au GUICE autant de fois qu’ils le désirent.
Le GUICE fait un état sur les différences entre le manifeste et le déchargement :
En plus : la marchandise a été déchargée et n’est pas connue du manifeste
En moins : la marchandise est connue du manifeste et n’a pas été déchargée
Différence : il existe des différences significatives entre les marchandises déchargées
et les marchandises manifestées.
L’état des différences est transmis à l’agent fret et à la Douane.
Les différences peuvent être corrigées de deux façons :
1. Correction du constat de déchargement si ce dernier contient des erreurs
2. Amendement du manifeste si ce dernier contient des erreurs
Import - Procédures liées au déchargement
Agent Fret Système GUICEDouaneManutentionnaire
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalableEtat
des
dif
fére
nce
s
Fin de déchargement
Génère état des différences
Etat des différences
Etat des différences
Etat des différences
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3.2.2.2.2 Bénéfices
L’agent fret et la douane connaissent immédiatement les différences entre le manifeste et le
déchargement et peuvent agir en conséquence le plus rapidement possible.
Le suivi des opérations de déchargement à travers le GUICE dispense les acteurs d’être
présents physiquement sur le lieu.
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3.2.2.3 Amendement du manifeste
3.2.2.3.1 Description
Un amendement du manifeste est nécessaire lorsque le manifeste validé par la douane
avant le déchargement doit refléter le déchargement effectif.
Cette demande est traitée par la Douane. Lorsque les amendements sont validés, ces
derniers sont ensuite diffusés aux mêmes structures ayant reçus le manifeste.
3.2.2.3.2 Bénéfices
L’agent saisit directement la demande de modification, il n’y a pas de déplacement physique
pour faire enregistrer la modification.
Les documents d’annonce amendés par la douane étant automatiquement transmis au
GUICE, les manifestes connus de Sydonia et du GUICE sont en phase.
Amendements du manifeste
Agent Fret Structures habilitées DouaneSystème GUICE
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Sou
mis
sio
n d
u m
anif
este
Dif
fusi
on
du
man
ifes
te
Soumet les amendements
Manifeste amendé
Manifeste amendé
Traite les amendements
valide les amendements
Convertisseur
Convertisseur
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3.2.3. Obtention de l’autorisation de sortie d’un lieu
Pour obtenir l’autorisation de sortie d’un lieu, la marchandise doit obtenir un ensemble
d’autorisations des différents acteurs, par exemple (liste non exhaustive) :
DGDA : Bon à enlever douane
Agent Fret : Bon à délivrer commercial
Transitaire : Identification du transporteur
Lieu de stockage : Autorisation de sortie suite paiement
SEGUCE : Autorisation de sortie suite paiement
Autorisation « autre structure »
Une fois que l’ensemble des acteurs impliqués ont donné leur propre autorisation, le GUICE
transmet l’autorisation de sortie.
Dans le GUICE, la liste des autorisations est paramétrable en fonction du lieu de stockage,
du type de marchandise et du type de passage portuaire.
Une autorisation est soit associée à un paiement (émission d’une facture gérée dans le
GUICE), soit donnée directement par la structure sans gestion du paiement.
Chaque structure impliquée dans l’autorisation de sortie devra indiquer pour chaque
autorisation si elle désire que le paiement associé soit géré ou non par le GUICE.
Si une structure impliquée dans l’autorisation de sortie des marchandises désire que
son autorisation soit traitée par le biais du GUICE, le GUICE peut traiter cette
autorisation (que cette dernière soit liée à un paiement ou non).
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3.2.3.1 Bon à délivrer commercial (ou laissé-suivre)
3.2.3.1.1 Description
Lorsque le transitaire a en main l’ensemble des documents requis, il se présente chez
l’agent fret pour se porter réclamateur de la marchandise.
Le bon à délivrer correspond au transfert de responsabilité de l’agent fret vers le transitaire
responsable de l’expédition. Dans le GUICE, le bon à délivrer est une autorisation à part
entière dans le passage logistique.
Le bon à délivrer permet en outre de déclencher la génération automatique des factures du
dossier de facturation pour les structures qui le désirent et dont la facturation est liée à
l’annonce.
3.2.3.1.2 Bénéfices
Tous les opérateurs sont informés du transfert de responsabilité.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Bon à délivrer
Agent FretTransitaire Système GUICE
Bo
n à
dél
ivre
r
Présente les Documents de
transport et paie les frais
Accorde le BAD
Bon à délivrer
Autorisation Agent Fret
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3.2.3.2 Identification du transporteur
3.2.3.2.1 Description
Lorsque le transitaire est nommé pour la marchandise, ce dernier indique dans le GUICE
l’identité du transporteur post-acheminement qui sera chargé de récupérer la marchandise
au lieu de stockage.
Cette action constitue l’une des autorisations nécessaires à l’obtention de l’autorisation de
sortie finale.
3.2.3.2.2 Bénéfices
Identifier le transporteur permet de sécuriser l’accès au port et de limiter l’accès aux seuls
transporteurs habilités à prendre livraison de la marchandise.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Identification transporteur post acheminement
TransporteurTransitaire Système GUICE
Iden
tifi
cati
on
tra
nsp
ort
eur
pré
po
st a
chem
inem
ent
Identification transporteur post
acheminement (pour chaque
conteneur)
Information
Identification transporteur
post acheminement
Génération Autorisation
post Acheminement
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3.2.3.3 Autorisation douane
La déclaration en détail est réalisée dans Sydonia qui est le seul système qui donne un
statut douanier à la marchandise.
3.2.3.3.1 Description
La procédure de dédouanement entre la Douane et le déclarant n’est pas modifiée.
La liasse documentaire du GUICE est jointe à la déclaration ; le déclarant n’a pas à
présenter les documents papier à la douane.3
Lors de son enregistrement, les données de la déclaration sont envoyées au GUICE. Les
éléments du bulletin de liquidation sont intégrés au BFU à titre informatif.
Il n’existe qu’une seule déclaration de douane par document d’annonce.
3.2.3.3.2 Bénéfices
Le déclarant n’a plus à présenter les documents à la douane.
3 Sauf pour les besoins de contrôles douaniers.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Logistique import
Système GUICEDéclarant Douane
Pro
céd
ure
s lié
es à
l’au
tori
sati
on
de
sort
ie
Traite la déclaration
Saisit la déclaration en douane et joint
la liasse
Données Déclaration
Envoie
Liasse documentaire
Eléments bulletin de liquidation
intégrés au BFU à titre informatif
Transmission de la main
levée
Autorisation Douane
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Les acteurs autorisés ont accès à l’information.
3.2.3.4 Structure donnant son autorisation via le GUICE avec établissement d’une
facture
3.2.3.4.1 Description
Une facture peut être émise pour accorder une autorisation à la marchandise.
L’enregistrement du paiement d’une facture génère l’autorisation correspondante pour la ou
les marchandises concernées.
Si une structure désire donner son autorisation pour la sortie d’une marchandise suite à
l’établissement d’une facture, celle-ci peut le faire via le GUICE.
Lors de l’événement déclencheur (BAD ou déclaration en douane), le GUICE établit si des
factures doivent être générées automatiquement.
Les lignes de factures générées par le GUICE sont soit des montants forfaitaires soit des
montants connus du GUICE multipliés par un taux fixe.
Ces factures sont stockées dans le BFU du transitaire.
Le transitaire peut consulter son BFU et ainsi connaître les factures à régler.
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Autorisations soumises à facturation
Structures Système GUICETransitaire Banques
Pro
céd
ure
s lié
es à
l’au
tori
sati
on
de
sort
ie
Paie le BFU
Enregistre l’acquittement
Autorisation des
structures
Factures acquittées
Emet sa factureFactures émises
Bordereau de frais unique
transmet
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La gestion du BFU du transitaire est détaillée dans le § 5 - Facturation.
Paiement des factures et génération des autorisations :
Le transitaire règle à la banque les factures dues aux différents prestataires et dont les
montants sont repris dans le BFU.
La banque enregistre le paiement et transmet l’information de paiement au GUICE. Elle peut
la transmettre en EDI ou la saisir dans le GUICE.
Sur réception de l’information de paiement de la facture, le GUICE génère l’autorisation
associée à la facture pour la ou les Unités de Manutention concernées par la facture.
3.2.3.4.1 Bénéfices
La génération de la facture et son traitement sont complètement dématérialisés, il n’est plus
nécessaire de se déplacer.
L’enregistrement du paiement d’une facture crée automatiquement l’autorisation
dématérialisée de la structure qui a émis la facture.
Le paiement à la banque du BFU permet de donner toutes les autorisations adossées à des
factures.
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3.2.3.5 Structure donnant son autorisation via le GUICE sans établissement d’une
facture
3.2.3.5.1 Description
Si une structure doit donner son autorisation à la sortie de la marchandise sans que cette
autorisation soit soumise au paiement d’une facture, celle-ci doit donner son autorisation aux
marchandises concernées.
3.2.3.5.2 Bénéfices
Les structures donnant leur autorisation le feront dorénavant via le GUICE, supprimant par la
même tous les documents papier.
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Autorisation d’une structure sans établissement d’une facture
Structure Système GUICE
Au
tori
sati
on
Donne son autorisation
Autorisation
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3.2.3.6 Obtention de l’autorisation de sortie d’un lieu
3.2.3.6.1 Description
Une fois toutes les autorisations accordées :
Bon à délivrer
Identification du transporteur
Dédouanement
Autorisation SEGUCE
Autorisation des autres structures
Le GUICE envoie l’autorisation de sortie au lieu de stockage. Cela signifie que chaque
membre de la communauté logistique/portuaire a donné sa propre autorisation.
L’enlèvement de la marchandise peut être effectué.
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Autorisation de sortie
Système GUICELieu de stockage
(2)
An
nu
lati
on
de
l’au
tori
sati
on
de
sort
ie(1
) A
uto
risa
tio
n d
e so
rtie
Toutes les autorisations sont
accordées
Autorisation de sortie
Annulation de l’autorisation de
sortie
Annulation de l’autorisation
de sortie
Autorisation de sortie
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L’autorisation de sortie GUICE a une durée de vie égale à la plus petite durée de vie des
autorisations unitaires si une durée de vie a été précisée.
Si la date de validité de l’une des autorisations est dépassée, l’autorisation correspondante
est supprimée.
En conséquence l’autorisation de sortie donnée par le GUICE est annulée et le lieu de
stockage est notifié.
3.2.3.6.2 Bénéfices
L’autorisation de sortie GUICE garantit que les autorisations fournies par chaque partie
impliquée existent.
Les différentes structures n’ont pas à recontrôler que les autorisations de sortie sont valides.
C’est le GUICE qui assure la fiabilité des informations.
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3.2.4. Procédures de sortie
3.2.4.1 Enlèvement
3.2.4.1.1 Description
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Logistique import
ConcessionnaireTransporteur Système GUICEMagasin
Enlè
vem
ent
Autorise l’accès au terminal
Se rend au lieu de stockage sans
document, seule la réf. du dossier, de la
marchandise peut être donnée
Vérifie que la marchandise est autorisée
Autorisation de sortie
vérificationds GUICE
Constats d’enlèvement
Charge la marchandise
Constate la sortie de la
marchandise
Constat de sortie
Comme le GUICE a transmis au lieu de stockage l’autorisation de sortie, le transporteur n’a
pas besoin de présenter des documents papier à l’entrée du terminal.
Le transporteur donne au manutentionnaire le numéro du conteneur, la référence de la
marchandise ou l’identifiant attribué par le GUICE.
Le manutentionnaire vérifie dans son propre système ou dans le GUICE que la marchandise
ou le conteneur est autorisé à sortir.
Si oui, la marchandise ou le conteneur est livré au transporteur, le manutentionnaire
enregistre l’information dans le GUICE.
Si non, le transporteur ne prend pas livraison du conteneur/marchandise.
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3.2.4.1.2 Spécificité maritime
L’autorité portuaire n’autorise l’accès dans le port au transporteur que si la marchandise est
autorisée à sortir et si ce dernier a été identifié par le transitaire. Le transporteur peut alors
prendre livraison de la marchandise chez le manutentionnaire.
Lorsque le transporteur quitte le port avec la marchandise, l’autorité portuaire enregistre
également dans le GUICE un constat de sortie du port.
3.2.4.1.3 Bénéfices
Les différentes structures n’ont pas à recontrôler que les autorisations de sortie sont valides,
les informations disponibles dans le GUICE assurent que tous les acteurs concernés ont
effectivement donné leur autorisation pour libérer la marchandise.
Les litiges sur les surestaries diminuent, les différents intervenants disposant de la date
réelle de départ du conteneur sur le dépôt.
La traçabilité totale des flux est assurée.
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3.2.4.2 Livraison chez le destinataire
3.2.4.2.1 Description
La marchandise est livrée chez le destinataire.
Le transporteur ou destinataire peut enregistrer dans le GUICE la livraison de la
marchandise.
3.2.4.2.2 Bénéfices
Avec le GUICE, il est possible de suivre les marchandises jusqu’à leur livraison finale.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Livraison au destinataire
DestinataireTransporteur Système GUICE
(1)
réce
pti
on
de
la m
arch
and
ise
Se rend chez le destinataire pour
livraison
Réceptionne la marchandise
Constat de réception
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3.2.5. Autres procédures
3.2.5.1 Procédures de relocalisation physique sans procédure douanière
3.2.5.1.1 Description
Le transitaire peut être amené à effectuer une relocalisation physique. Cette procédure se
matérialise dans le GUICE par une demande de relocalisation envoyée à la douane qui
pourra être accompagnée de documents nécessaires au traitement de la demande. La
demande précise le lieu de départ et d’arrivée.
La douane traite cette demande.
L’acceptation de la douane vaudra autorisation de sortie du lieu de départ et une autorisation
d’entrée sur le lieu d’arrivée.
3.2.5.1.2 Bénéfices
La procédure de transfert effectuée dans le GUICE limite les déplacements, les échanges
papier et assure la traçabilité de l’opération.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Relocalisation physique sans procédure douanière
Représentant Cie / Transitaire
Douane Système GUICELieu de départ Lieu de réception
Tran
sfer
tD
eman
de
de
tran
sfer
t
Saisie la demande de relocalisation
Notification
Enregistre Autorisation
Douane
Traite la demande
Valide la demande
Enregistre et transmet la demande
Constate l’enlèvement de la
marchandise
Constat d’enlèvement
Constate la réception de la marchandise
Constat de réception
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3.2.5.2 Procédures de relocalisation physique avec procédure douanière
3.2.5.2.1 Description
Le transitaire indique dans le GUICE les données logistiques liées à la relocalisation de sa
marchandise.
En parallèle, il procède aux opérations douanières nécessaires à l’obtention de la main
levée. Les données de la déclaration puis les éléments du bulletin de liquidation sont reçus
par le GUICE.
La marchandise est ensuite autorisée à sortir du lieu de départ.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Relocalisation physique avec procédure douanière
Transitaire Douane Système GUICELieu de départ Lieu de réception
Tran
sfer
tD
eman
de
de
tran
sfer
t
Saisie la relocalisation
Enregistre les informations
logistiques de la relocalisation
Constate l’enlèvement de la
marchandise
Constat d’enlèvement
Constate la réception de la marchandise
Constat de réception
Traite la déclaration
Saisit la déclaration en
douane et joint la liasse
Données Déclaration
Envoie
Liasse documentaire
Eléments bulletin de liquidation
intégrés au BFU à titre informatif
Transmission de la main levée
Autorisation Douane
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3.2.5.3 Procédure douanière sans relocalisation
3.2.5.3.1 Description
Lorsque le déclarant effectue les formalités en douane, les informations relatives à la
déclaration et aux éléments du bulletin de liquidation sont envoyées au GUICE pour
intégration à titre d’information.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Procédure douanière sans relocalisation
Système GUICEDéclarant Douane
Pro
céd
ure
s lié
es à
l’au
tori
sati
on
d’e
mb
arq
uer
Traite la déclaration
Saisit la déclaration en douane et joint
la liasse
Données Déclaration
Envoie
Liasse documentaire
Eléments bulletin de liquidation
intégrés au BFU à titre informatif
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3.2.5.4 Procédures de transit
3.2.5.4.1 Description
Le transitaire peut être amené à effectuer un transit (déplacement sous douane entre deux
lieux rattachés à des bureaux de douane différents). Cette procédure se matérialise dans le
GUICE par la réception d’une déclaration de transit (TR8).
La déclaration vaut autorisation de sortie du lieu de départ et une autorisation d’entrée sur le
lieu d’arrivée si celui-ci est connu.
La sortie de la marchandise peut également être conditionnée par le paiement des factures
des structures devant être payées avant l’enlèvement.
La marchandise qui arrive dans le lieu de destination est connue dans le GUICE avec les
mêmes références que celles d’origine.
3.2.5.4.2 Bénéfices
Le GUICE permet la traçabilité des marchandises tout au long du processus d’importation.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Déclaration douanes transit
Transitaire Douanes Système GUICELieu de réceptionLieu de départ
Enlè
vem
ent
et r
écep
tio
nTr
ansi
t
DéclarationTR8
Données Déclaration
Saisit la déclaration de transit
Eléments bulletin de liquidation
intégrés au BFU à titre
informatif
Constate l’enlèvement de la
marchandise
Constat d’enlèvement
Constate la réception de la marchandise
Constat de réception
Autorisation Douane
Transmet la main levée
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3.2.5.5 Evacuation d’office
3.2.5.5.1 Description
La douane donne une autorisation d’évacuation d’office à la marchandise.
La douane précise le lieu de destination de la marchandise.
3.2.5.5.2 Bénéfices
Cette procédure permet d’avoir la traçabilité des enlèvements effectués pour désengorger le
port.
Le transitaire et/ou l’agent fret sont prévenus et savent ainsi que leur marchandise est
soumise à un enlèvement d’office vers le lieu indiqué.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Enlèvement d’office
Représentant Cie / Transitaire
Système GUICEDouane Lieu de destinationLieu de départAutres structures
Enlè
vem
ent
d’o
ffic
eP
has
e
Notification
Autorisation Douane de
sortie
Indique l’enlèvement
d’office
Constate l’enlèvement de la
marchandise
Constat d’enlèvement
Constate la réception de la marchandise
Constat de réception
Notification
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3.2.5.6 Procédures de changement de moyen de transport
3.2.5.6.1 Description
L’opérateur ferroviaire pourra effectuer dans le GUICE une demande de transbordement à
travers un dossier de transbordement si une rupture de charge est nécessaire. La demande
peut porter sur un wagon ou le convoi ferroviaire en entier. La demande mentionne le moyen
de transport de transbordement qui aura été créé au préalable. La douane traite cette
demande.
L’acceptation de la douane vaudra autorisation de transbordement sur le moyen de transport
mentionné dans la demande.
Le GUICE est en mesure d’établir la liste de tous les titres de transport chargés en
transbordement.
3.2.5.6.2 Bénéfices
La procédure de transbordement effectuée dans le GUICE assure la traçabilité de l’opération
tout au long du processus import malgré les différentes ruptures de charge.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Demande de transbordement
SNCC Douanes Système GUICE
Tran
sbo
rdem
ent
Demande de transbordement
Notification
Autorisation transbordement
accordée
Traite la demande
Valide la demande
Reçoit et transmet la demande
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3.2.5.7 Procédure de dégroupage marchandises et dépotage
3.2.5.7.1 Description
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Annonce dégroupage marchandise
Responsable marchandise
Système GUICEEntrepôt Douane
Dép
ota
geSo
um
issi
on
man
ifes
te d
e d
égro
up
age
Notification
Valide le dégroupage
Liste logistique
dégroupage
Traite la demande de dégroupage
Manifeste dégroupage
validé
Procède au dépotage et transmet les constats de dépotage
Constats de dépotage
Notification
Envoie la demande de dégroupage
Convertisseur
Notification
Le transitaire procède à l’annonce de dégroupage et crée son dossier.
Le dossier de dégroupage mentionne le document d’annonce dégroupé. Dans les échanges
avec la douane, le document d’annonce qui va être dégroupé doit être mentionné comme tel.
La procédure de dégroupage se matérialise dans le GUICE par une demande de
dégroupage à la douane qui reprend le manifeste de dégroupage éventuellement
accompagné de documents nécessaires au traitement de la demande.
La douane traite cette demande.
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La douane valide le manifeste de dégroupage.
Les documents d’annonce qui naissent de ce dégroupage sont traités comme les documents
d’annonce initiaux et peuvent faire l’objet d’amendement, …
Les unités de manutention qui naissent du dégroupage marchandises sont traitées dans le
GUICE comme toute marchandise entrant dans un lieu.
Les UM de dégroupage doivent obtenir des autorisations pour sortir.
Une fois que toutes les autorisations nécessaires à la sortie des UM de dégroupage ont été
obtenues, elles obtiennent l’autorisation de sortie du lieu de stockage. Cette autorisation est
notifiée au gestionnaire du lieu.
Le gestionnaire du lieu saisit ou transmet les constats d’enlèvement.
3.2.5.7.2 Spécificité conteneur
En cas de transport conteneurisé, la validation du manifeste vaut autorisation de dépotage.
Cette autorisation est notifiée au gestionnaire du lieu.
Le transitaire peut établir une liste de dépotage pour le gestionnaire du lieu à travers son
dossier de dégroupage.
Le dépotage du conteneur fait l’objet de constats de dépotage transmis par le gestionnaire
du lieu ou saisis directement dans le GUICE.
Un état des différences peut être établi entre le manifeste de dégroupage et les constats de
dépotage.
3.2.5.7.3 Bénéfices
Les informations disponibles par anticipation dans le système de la douane lui permettent
des actions de ciblage.
La diffusion du manifeste par le biais du GUICE évite la ressaisie par les structures, gains
indéniables de temps et de fiabilité.
La diffusion des données par le biais du GUICE garantit le niveau de confidentialité par acteur.
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3.2.5.8 Document de regroupement
3.2.5.8.1 Description
Certaines expéditions peuvent être acheminées par des moyens de transport différents. Une
expédition couverte par une LTA peut par exemple arriver par des vols successifs.
Le document de regroupement permet au transitaire en charge de l’expédition de grouper
des documents d’annonce et transmettre cette information à la douane pour traitement et
validation.
Lorsque la douane valide le groupage, l’information est renvoyée au GUICE afin de s’assurer
que la référence commune est bien partagée.
3.2.5.8.2 Bénéfices
Il est possible de dédouaner en une fois une expédition arrivée par plusieurs moyens de
transport.
Document regroupement du transitaire
Transitaire Système GUICEDouane
Cré
atio
n d
u D
ocu
men
t d
e re
gro
up
emen
t
Regroupe les différents titres de
transport
Diffuse l’information aux
acteurs
Traite le groupage des titres de
transport
Référence commune
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4. L’exportation
4.1. Le pré-dédouanement export
L’ensemble des documents constitutifs de la liasse documentaire nécessaire à la préparation
d’une exportation sont disponibles et accessibles par l’Administration des Douanes au
travers du GUICE.
4.1.1. Description générale du dossier de l’exportateur
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
La préparation de l’exportation – Le dossier de l’exportateur
Exportateur Système GUICE Ministère compétent Banque Commerciale OCC
Au
tori
sati
on
min
istè
reD
écla
rati
on
d’E
xpo
rtat
ion
de
Bie
ns
Cré
atio
n d
u d
oss
ier
de
l’exp
ort
ateu
rIn
spec
tio
n d
es lo
ts p
rêts
Crée le dossier de l’exportateur
Dossier de l’exportateur
Saisit la demande d’autorisation
ministère
Dossier de l’exportateur
Autorisation ministère
Traite la demande d’autorisation
Saisit la Déclaration d’Exportation de
Biens
Dossier de l’exportateur
Déclaration d’Exportation de
Biens
Traite la Déclaration d’Exportation de
Biens
BFU
BFU
BFU
Saisit la demande de lots prêts
Dossier de l’exportateurRapport de lots
prêts
Traite la demande et réalise le contrôle
BFU
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L’exportateur ouvre un dossier d’exportation, formalisant son intention
d’exporter
Fonction de la nature du produit exporté, l’exportateur réalise les demandes
d’autorisation d’exportation auprès des ministères compétents
L’exportateur initialise dans le GUICE une demande d’Inspection de lots prêts
L’exportateur initialise dans le GUICE la Déclaration d’Exportation de Biens
requise auprès de la banque commerciale de son choix
4.1.2. Description générale du dossier d’expédition export
Le transitaire en charge de l’expédition, ouvre un dossier d’expédition
Le transitaire fait une demande de Certificat de Vérification à l’Exportation et à
l’Embarquement (CVEE) au travers du GUICE
L’autorisation de chargement de l’OGEFREM (équivalent de la FERI à
l’import) est rattachée au dossier d’expédition correspondant.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
La préparation de l’exportation – Le dossier d’expédition export
Système GUICETransitaire OCC OGEFREM
Au
tori
sati
on
de
char
gem
ent
Cré
atio
n d
u d
oss
ier
d’e
xpéd
itio
nC
VEE
Crée le dossier d’expédition export
Dossier d’expédition
export
Saisit demande de CVEE
Dossier d’expédition
exportCVEE
Traite la demande et réalise le contrôle
Dossier d’expédition
exportAutorisation de
chargement
Joint l’autorisation de chargement
Fournit l’autorisation de
chargement
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 94/176
4.1.3. Constitution du dossier de l’exportateur
4.1.3.1 Schéma fonctionnel
4.1.3.2 Description
L’exportateur crée son dossier, il est nommé « dossier de l’exportateur ».
Données Commentaires
Coordonnées du client L’exportateur gère un référentiel de ses propres clients ce qui lui
permet d’optimiser la saisie du dossier pour les trafics réguliers
Références de
l’exportateur
Les références du dossier internes à l’exportateur
Pays destinataire Le pays d’importation
Valeur CIF de
l’exportation
Montant et code devise ISO
Valeur FOB de
l’exportation
Montant et code devise ISO
Tiers mandaté au
dossier
Transitaire que l’exportateur peut mandater pour réaliser les
opérations. Basé sur le référentiel des transitaires utilisateurs du
GUICE.
Pièces jointes Documents pouvant être téléchargés par l’exportateur
Chaque document doit être typé
Ex : Facture pro forma, contrat de vente, etc.
Description de la
marchandise
(de 1 à n
HS Code – Nécessité d’un référentiel des HS Code
Description complémentaire
Quantités (poids, volume, nombre) et les unités correspondantes
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Initialisation du dossier de l’exportateur
Exportateur Système GUICE Transitaire
Init
ialis
atio
n d
u d
oss
ier
de
l’exp
ort
ateu
r
Initialise le dossier
Dossier de l’exportateurDonnées :- Référence de l’exportateur- Client - Destination finale- Description Marchandise(s) - Tiers mandaté au dossier- Valeur de l’exportation
Pièces jointes :- Documents téléchargés
Notification est nommé au dossier
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marchandises) Pays d’origine
Valeurs FOB de chaque marchandise et devise (code devise de
la BCC)
Les statuts possibles du dossier sont : Brouillon, Valide, Invalide, Archivé.
A l’enregistrement du dossier, même si le statut du dossier est « Brouillon », le
système détermine à partir de son paramétrage la liste des permis et autorisations à
obtenir auprès des autorités.
Le GUICE vérifie la liste des demandes de permis et déclaration à souscrire en
fonction de la valeur du dossier et des HS codes.
Par exemple, pour tout dossier dont la valeur CIF est supérieure ou égale à 2500
USD, l’exportateur doit souscrire une Déclaration d’Exportation de Biens.
Le dossier de l’exportateur contient un BFU qui centralise l’ensemble des factures
liées à ce dossier.
Si un transitaire est mandaté, ce dernier est notifié.
4.1.3.3 Bénéfices
Réduction du nombre de déplacements physiques des acteurs
Meilleure visibilité concernant le suivi des opérations
Meilleur partage de l’information entre les acteurs, dans le respect des règles de
confidentialité
Identification claire des responsabilités
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 96/176
4.1.4. Souscription des demandes d’autorisation
Les permis concernés sont :(voir décret N° 011/18 du 11 avril 2011 portant manuel des
procédures harmonisées transitoires applicables au guichet unique à l’importation et à
l’exportation des marchandises)
Permis Délivré par
Autorisation d’exporter des
produits spécifiques
(mitrailles, huiles, etc.)
Administration de l’économie nationale et des petites et
moyennes entreprises
Autorisation d’exporter des
produits agricoles
Administration de l’agriculture pêche et élevage service
quarantaine et animale et végétale
Autorisation d’exporter des
objets d’arts
Administration de la culture et des arts
Autorisation d’exporter du
bois
Administration de l’environnement et conservation de la
nature
Autorisation d’exporter des
produits cosmétiques,
pharmaceutiques,
stupéfiants et soporifiques
Administration de la santé service quarantaine
internationale
Autorisation d’exporter des
produits miniers
Administration des mines
Autorisation d’exporter des
hydrocarbures
Administration des hydrocarbures
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 97/176
4.1.4.1 Constitution de la demande d’autorisation d’exportation
4.1.4.1.1 Description
L’exportateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’exportateur)
constitue sa demande d’autorisation, cette dernière est constituée :
D’un formulaire de demande pré initialisé par les données du dossier
Les données supplémentaires doivent être saisies par le demandeur. Elles peuvent
provenir d’un référentiel (lieux, tiers, …).
De 0 à N pièces jointes, attachées à la demande d’autorisation d’exportation
La liste des pièces jointes demandée par type de demande est pré initialisée. Le
demandeur peut ajouter des pièces jointes s’il le désire.
Constitution de la Demande d’autorisation d’exportation
Exportateur ou son
représentantSystème GUICE
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalableCo
nst
itu
tio
n d
e la
Dem
and
e d
’au
tori
sati
on
d’e
xpo
rtat
ion
Saisit la demande d’autorisation
ministère
Demande autorisation exportation
Données : - Données générales du dossier de l’exportateurPièces jointes
Dossier de l’exportateur
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4.1.4.2 Soumission de la demande d’autorisation d’exportation
4.1.4.2.1 Description
L’exportateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’exportateur)
soumet la demande au ministère chargé de l’instruction de la demande.
La demande est dans un statut « soumis », elle n’est plus modifiable.
Le ministère accède au GUICE pour consulter la demande et à tous les éléments constitutifs.
Le ministère évalue la recevabilité de la demande et peut ainsi :
Refuser la demande d’autorisation :
o si la demande nécessite des informations complémentaires pour sa prise en
compte, le ministère l’indique au demandeur en ajoutant des commentaires
obligatoires. La demande prend alors le statut « En attente d’informations
complémentaires ». Elle est alors modifiable par le demandeur qui pourra la
soumettre à nouveau après remise en conformité.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Soumission de la demande d’autorisation d’exportation
Exportateur ou son
représentantMinistère compétentSystème GUICE
Sou
mis
sio
n d
e la
Dem
and
e d
’au
tori
sati
on
d’e
xpo
rtat
ion
Soumet la demande d’autorisation d’exportation
ministère
Demande autorisation exportation
Données : - Données générales du dossier de l’exportateur- Données supplémentaires saisiesPièces jointes Demande
autorisation exportation
Evalue la demande
Si non OK, motif ou info sup
OK
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 99/176
o si la demande ne répond pas aux critères fixés par le ministère compétent, le
ministère l’indique au demandeur en la refusant et en mentionnant les motifs
du rejet dans la zone de commentaires obligatoires. La demande prend alors
le statut « Refusé ». Elle est alors non modifiable par le demandeur.
Prendre en compte la demande :
o si la demande répond aux exigences, elle prend alors le statut en « cours de
traitement » en vue de la délivrance de l’autorisation d’exportation.
4.1.4.3 Délivrance de l’autorisation d’exportation
4.1.4.3.1 Description
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Délivrance de l’autorisation d’importation
Exportateur ou son
représentantMinistère compétent Banque commercialeSystème GUICE
Dél
ivra
nce
de
la d
eman
de
d’a
uto
risa
tio
n d
’imp
ort
atio
n
Accorde autorisation
d’exportation
Emet la facture
Si pas de paiement
Si soumis à paiementAutorisation
d’exportation accordée
NotificationAutorisation exportation
accordée
Facture émise
Notification
Réalise le paiementEnregistre
l’acquittement de la facture
NotificationAutorisation exportation
accordée
NotificationAutorisation exportation
accordée
Avis de paiement
Autorisation d’exportation
accordée
Liasse documentaire
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 100/176
Concernant les autorisations d’exportation ministère, deux cas peuvent se présentent :
La délivrance de l’autorisation est soumise à un paiement
La délivrance de l’autorisation n’est pas soumise à paiement
Si un paiement est attendu,
Le ministère saisit le montant à recouvrer
Une facture est générée par le GUICE et stockée dans le BFU lié au dossier de
l’importateur
La demande passe au statut « En attente de paiement »
Une fois que le paiement de la facture est validé, l’autorisation est accordée.
La demande passe au statut « Clôturé » et n’est plus modifiable
L’autorisation d’exportation est mise à disposition de l’exportateur et du ministère
compétent au travers de la liasse documentaire
Si aucun paiement n’est attendu
Le ministère indique qu’aucun paiement n’est attendu
Le ministère accorde l’autorisation d’exportation ministère
La demande passe au statut « Clôturé » et n’est plus modifiable
L’autorisation d’exportation est mise à disposition de l’exportateur et du ministère
compétent au travers de la liasse documentaire
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 101/176
4.1.5. Souscription de la demande d’inspection des lots prêts
4.1.5.1 Constitution de la demande d’inspection des lots prêts
4.1.5.1.1 Description
L’exportateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’exportateur)
constitue sa demande d’inspection des lots prêts, cette dernière est constituée :
D’un formulaire de demande pré initialisé par les données du dossier de l’exportateur
Les données supplémentaires telles que la proposition de date et lieu de rendez-vous
doivent être saisies par le demandeur.
De 0 à N pièces jointes, attachées à la demande d’inspection de lots prêts
La liste des pièces jointes demandée par type de demande est pré initialisée. Le
demandeur peut ajouter des pièces jointes s’il le désire.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Constitution de la demande d’inspection de lots prêts
Exportateur ou son
représentantSystème GUICE
Co
nst
itu
tio
n d
e la
dem
and
e d
’insp
ecti
on
de
lots
prê
ts
Saisit la demande de lots prêts
Demande d’inspection des lots prêts
Données :- Données générales du dossier de l’exportateur- Proposition date & lieu RDVPièces jointes
Dossier de l’exportateur
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4.1.5.2 Soumission de la demande d’inspection des lots prêts
4.1.5.2.1 Description
L’exportateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’exportateur)
envoie la demande à l’OCC chargé de l’instruction de la demande.
La demande est dans un statut « soumis », elle n’est plus modifiable.
L’OCC accède au GUICE pour consulter la demande et à tous les éléments constitutifs.
L’OCC évalue la recevabilité de la demande et peut ainsi :
Refuser la demande d’inspection de lots prêts :
o si la demande nécessite des informations complémentaires pour sa prise en
compte, l’OCC l’indique au demandeur en ajoutant des commentaires
obligatoires. La demande prend alors le statut « En attente d’informations
complémentaires ». Elle est alors modifiable par le demandeur qui pourra la
soumettre à nouveau après remise en conformité.
o si la demande ne répond pas aux critères fixés par l’OCC, l’OCC l’indique au
demandeur en la refusant et en mentionnant les motifs du rejet dans la zone
de commentaires obligatoires. La demande prend alors le statut « Refusé ».
Elle est alors non modifiable par le demandeur.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Soumission de la demande d’inspection de lots prêts
Exportateur ou son
représentantOCC Office Congolais de ContrôleSystème GUICE Douane
Sou
mis
sio
n d
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dem
and
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’insp
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on
de
lots
prê
ts
Soumet la demande d’inspection de lots
prêts
Demande d’inspection de lots prêts & demande
échantillonnage éventuelleDonnées :Données générales du dossier de l’exportateur- Proposition date & lieu RDVPièces jointes
Evalue la demande
Si non OK, motif ou info sup
Demande d’inspection de lots
prêts & échantillonnage
éventuelle
OK
Notification
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 103/176
Prendre en compte la demande :
o si la demande répond aux exigences, elle prend alors le statut en « cours de
traitement » en vue de la réalisation de l’inspection.
4.1.5.3 Réalisation de l’inspection des lots prêts
4.1.5.3.1 Description
L’OCC réalise les contrôles de lots prêts sur le terrain.
Si tout est en ordre, l’OCC rédige le rapport de lots prêts et le met à disposition de
l’exportateur ou son représentant. La demande passe au statut « Clôturé » et n’est plus
modifiable
Le rapport de lots prêts vient ainsi compléter la liasse documentaire de l’exportateur
En cas de non-conformité, l’OCC ne délivre pas de rapport de lots prêts et attend la mise en
conformité.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Réalisation de l’inspection de lots prêts
Exportateur ou son
représentantOCC Office Congolais de ContrôleSystème GUICE
Réa
lisat
ion
de
l’in
spec
tio
n d
e lo
ts p
rêts
Réalise le contrôle sur le terrain
Rapport de lots prêts
Données :- ref dossier exportateur- ref demande d’inspection lots prêtsPièces jointes
NotificationRapport de lots
prêts
Quand contrôle OK
Rédige le rapport de lots prêts
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 104/176
4.1.6. Souscription de la Déclaration d’Exportation de Biens
La Déclaration d’Exportation de Biens est une demande d’autorisation faite à la Banque
Centrale par l’intermédiaire d’une banque commerciale.
Elle est typée, elle peut être :
Déclaration d’Exportation Permanente de Biens (EB)
Déclaration d’Exportation Temporaire de Biens (EBT)
C’est l’exportateur qui choisit quel type de déclaration qu’il veut souscrire.
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 105/176
4.1.6.1 Constitution de la demande de Déclaration d’Exportation de Biens
4.1.6.1.1 Description
L’exportateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’exportateur)
constitue sa demande de Déclaration d’Exportation de Biens, cette dernière est constituée :
D’un formulaire de déclaration pré-initialisé par les données du dossier
Les données supplémentaires doivent être saisies par le demandeur. Elles peuvent
provenir d’un référentiel (codes, …)
De 0 à N pièces jointes attachées à la demande de Déclaration d’Exportation de
Biens
La liste des pièces jointes demandée par type de demande est pré initialisée. Le
demandeur peut ajouter des pièces jointes s’il le désire.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Constitution de la demande de Déclaration d’Exportation de Biens (DEB)
Exportateur ou son
représentantSystème GUICE
Co
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itu
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n d
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xpo
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de
Bie
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(DEB
)
Saisit la demande de DEB
Demande de Déclaration d’Exportation de Biens
Données : - Données générales du dossier de l’exportateur- Données supplémentaires saisiesPièces jointes
Dossier de l’exportateur
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 106/176
4.1.6.2 Soumission de la Demande de Déclaration d’Exportation de Biens
4.1.6.2.1 Description
L’exportateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’exportateur)
soumet la demande à la banque commerciale chargée de l’instruction de la demande.
La demande est dans un statut « soumis », elle n’est plus modifiable.
La banque commerciale accède au GUICE pour consulter la demande et à tous les éléments
constitutifs.
La banque commerciale évalue la recevabilité de la demande et peut ainsi :
Refuser la demande de Déclaration d’Exportation de Biens :
o si la demande nécessite des informations complémentaires pour sa prise en
compte, la banque commerciale l’indique au demandeur en ajoutant des
commentaires obligatoires. La demande prend alors le statut « En attente
d’informations complémentaires ». Elle est alors modifiable par le demandeur
qui pourra la soumettre à nouveau après remise en conformité.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Soumission de la demande de Déclaration d’Exportation de Biens (DEB)
Exportateur ou son
représentantBanque commercialeSystème GUICE
Sou
mis
sio
n d
e la
dem
and
e d
e D
écla
rati
on
d’E
xpo
rtat
ion
de
Bie
ns
(DEB
)
Soumet la demande de DEB
Demande de Déclaration d’Exportation de Biens
Données : - Données générales du dossier de l’exportateur- Données supplémentaires saisiesPièces jointes
Demande Déclaration
d’Exportation de Biens
Evalue la demande
Si non OK, motif ou info sup
OK
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 107/176
o si la demande ne répond pas aux critères fixés par la Banque Centrale du
Congo, la banque commerciale l’indique au demandeur en la refusant et en
mentionnant les motifs du rejet dans la zone de commentaires obligatoires. La
demande prend alors le statut « Refusé ». Elle est alors non modifiable par le
demandeur.
Prendre en compte la demande :
o si la demande répond aux exigences, elle prend alors le statut en « cours de
traitement » en vue de la délivrance de la Déclaration d’Exportation de Biens.
4.1.6.3 Délivrance de la Déclaration d’Exportation de Biens
4.1.6.3.1 Description
La Déclaration d’Exportation de Biens est toujours soumise à paiement.
La facture est générée par le GUICE et stockée dans le BFU du dossier de
l’exportateur
La demande passe au statut « En attente de paiement »
Une fois que le paiement de la facture est validé, la banque commerciale initialise la
Déclaration d’Exportation de Biens.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Délivrance de la Déclaration d’Exportation de Biens (DEB)
Exportateur ou son
représentantBanque commerciale
OCC Office Congolais de
Contrôle
BCC Banque Centrale du
CongoSystème GUICE
Dél
ivra
nce
de
la D
écla
rati
on
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mp
ort
atio
n d
e B
ien
s (D
IB)
Enregistre paiement
Saisit la Déclaration d’exportation de
Biens
Paie la DEB
Déclaration d’Exportation
de Biens accordée
NotificationDEB accordée
ISYS
Liasse documentaire
Facture émise
Facture acquittée
NotificationDEB accordée
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 108/176
La demande passe au statut « Clôturé » et n’est plus modifiable
La Déclaration d’Exportation de Biens accordée est mise à disposition de
l’exportateur au travers du GUICE et intégrée à sa liasse documentaire
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 109/176
4.1.7. Création du dossier d’expédition export
Pour une exportation donnée, l’exportateur peut procéder à l’envoi de sa marchandise
depuis la RDC en plusieurs fois. Chacun de ces envois est matérialisé par un dossier
d’expédition.
4.1.7.1.1 Description
L’exportateur ou son représentant initialise le dossier d’expédition export, reprenant
les données générales du dossier de l’exportateur telles que : le client, la
marchandise, le pays de destination, etc.
Le dossier de l’exportateur référence de 1 à n dossiers d’expéditions
Si un exportateur initialise le dossier d’expédition et y donne accès à un transitaire, ce
dernier pourra ainsi par la suite lier au dossier d’expédition le dossier du passage.
Données Commentaires
Référence de
l’expédition
Référence interne de l’expédition donnée par l’exportateur
Mode de transport
principal
Mer, Air, Route, Ferroviaire
Transporteur Le code de la compagnie de transport : Compagnie maritime,
aérienne, ferroviaire, fluviale, lacustre ou routière
Doit exister dans le référentiel des transporteurs
Peut-être inconnue (non renseignée cas de la route
principalement)
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Initialisation du dossier d’expédition export
Exportateur Système GUICE Transitaire
Init
ialis
atio
n d
u d
oss
ier
d’e
xpéd
itio
n
Initialise le dossier
Dossier d’expéditionDonnées :- Données générales du dossier de l’exportateur- Données de l’expédition
Pièces jointes :- Documents téléchargés
Notification
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Référence transporteur Selon les, référence B/L, N° de LTA, référence lettre de
transport, …peut être complétée par la suite
Tiers mandaté au
dossier
Transitaire que l’exportateur peut mandater pour réaliser les
opérations
Description de la
marchandise
(de 1 à n
marchandises)
On ne peut reprendre que les marchandises citées dans le
dossier de l’exportateur lié.
HS Code
Description complémentaire
Quantités (poids, volume, nombre) et les unités correspondantes
Pays d’origine
Valeurs FOB de chaque marchandise et devise (code devise de
la BCC)
Les statuts possibles du dossier sont : Brouillon, Valide, Invalide, Archivé.
A l’enregistrement du dossier, même si le statut du dossier est « Brouillon », le
système détermine à partir de son paramétrage la liste des documents à obtenir
auprès des autorités comme le Certificat de Vérification à l’exportation et à
l’embarquement de l’OCC et l’autorisation de chargement de l’OGEFREM.
4.1.7.1.2 Bénéfices
Réduction du nombre de déplacements physiques des acteurs
Meilleure visibilité concernant le suivi des opérations
Meilleur partage de l’information entre les acteurs, dans le respect des règles de
confidentialité
Identification claire des responsabilités
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4.1.7.2 Constitution de la demande de Certificat de Vérification à l’Exportation et à
l’Embarquement
4.1.7.2.1 Description
L’exportateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’exportateur ou
d’expédition) constitue sa demande de CVEE, cette dernière est constituée :
D’un formulaire de demande pré-initialisé par les données du dossier de l’exportateur
et du dossier d’expédition
Les données supplémentaires telles que le numéro de Déclaration d’Exportation de
Biens ainsi que la valeur transactionnelle en référence à l’expédition doivent être
saisies par le demandeur.
De 0 à N pièces jointes attachée à la demande de CVEE
La liste des pièces jointes demandée par type de demande est pré-initialisée. Le
demandeur peut ajouter des pièces jointes s’il le désire.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Constitution de la demande de Certificat de Vérification à l’Exportation et à l’Embarquement (CVEE)
Exportateur ou son
représentantSystème GUICE
Co
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itu
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n d
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and
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VEE
Saisit la demande de CVEE
Demande de CVEEDonnées : - Données générales du dossier d’expédition- Données supplémentaires saisiesPièces jointes
Document confidentiel BIVAC BV / SOGET – Toute reproduction interdite sans autorisation GUI RDC
DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 112/176
4.1.7.3 Soumission de la demande de Certificat de Vérification à l’Exportation et à
l’Embarquement
4.1.7.3.1 Description
L’exportateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’importateur ou d’expédition) soumet la demande à l’OCC chargé de l’instruction de la demande.
La demande est dans un statut « soumis », elle n’est plus modifiable.
L’OCC accède au GUICE pour consulter la demande et à tous les éléments constitutifs.
L’OCC évalue la recevabilité de la demande et peut ainsi :
Refuser la demande d’inspection avant embarquement :
o si la demande nécessite des informations complémentaires pour sa prise en
compte, l’OCC l’indique au demandeur en ajoutant des commentaires
obligatoires. La demande prend alors le statut « En attente d’informations
complémentaires ». Elle est alors modifiable par le demandeur qui pourra la
soumettre à nouveau après remise en conformité.
o si la demande ne répond pas aux critères fixés par l’OCC, l’OCC l’indique au
demandeur en la refusant et en mentionnant les motifs du rejet dans la zone
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Soumission de la demande de Certificat de Vérification à l’Exportation et à l’Embarquement (CVEE)
Exportateur ou son
représentantSystème GUICE
OCC Office Congolais de
Contrôle
Sou
mis
sio
n d
e la
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and
e d
e C
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Soumet la demande de CVEE
Demande de CVEEDonnées : - Données générales du dossier d’expédition- Données supplémentaires saisiesPièces jointes
Demande de CVEE
Evalue la demande
Si non OK, motif ou info sup
OK
Document confidentiel BIVAC BV / SOGET – Toute reproduction interdite sans autorisation GUI RDC
DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 113/176
de commentaires obligatoires. La demande prend alors le statut « Refusé ».
Elle est alors non modifiable par le demandeur.
Prendre en compte la demande :
o si la demande répond aux exigences, elle prend alors le statut en « cours de
traitement » en vue de l’établissement du CVEE. OCC instruit alors le
contrôle.
4.1.7.4 Etablissement du Certificat de Vérification à l’Exportation et à
l’Embarquement
4.1.7.4.1 Description
L’OCC réalise les contrôles usuels, et si tout est en ordre, rédige le CVEE et le met à
disposition de l’exportateur ou son représentant. La demande passe au statut « Clôturé » et
n’est plus modifiable
Le CVEE vient ainsi compléter la liasse documentaire.
En cas de non-conformité, l’OCC ne délivre pas de CVEE et attend la mise en conformité.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Etablissement du Certificat de Vérification à l’Exportation et à l’Embarquement (CVEE)
Exportateur ou son
représentantSystème GUICE
OCC Office Congolais de
Contrôle
Etab
lisse
men
t d
u C
VEE
Délivre CVEE
CVEEDonnées :- réf. Dossier expédition- réf. Demande de CVEEPièces jointes
NotificationCVEE
Document confidentiel BIVAC BV / SOGET – Toute reproduction interdite sans autorisation GUI RDC
DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 114/176
4.1.7.5 Etablissement de l’autorisation de chargement de l’OGEFREM à l’Exportation
4.1.7.5.1 Description
A ce jour, ce formulaire n’est pas encore implémenté dans le système de
l’OGEFREM, seul un formulaire physique existe.
L’OGEFREM évalue, contrôle et valide l’autorisation de chargement de l’OGEFREM
En attendant une dématérialisation de ce formulaire par l’OGEFREM, nous pouvons
proposer au chargeur ou son représentant de joindre à sa liasse documentaire un
scan du document validé par l’OGEFREM.
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Pré-dédouanement export
Exportateur Système GUICE
Etab
lisse
men
t d
e la
FER
I
Joint l’autorisation de l’OGEFREM au
dossier
Autorisation de
chargement
Liasse documentaire
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 115/176
4.2. La logistique export (pré et post-dédouanement)
Le schéma ci-dessous présente la procédure d’exportation dans sa globalité. Le détail des
processus est ensuite détaillé dans les paragraphes suivants.
Export – Procédures d’exportation
Agent Fret TransitaireStructure donnant
autorisationLieu de stockage Système GUICEDouane Banques
Pro
céd
ure
s lié
es a
u c
har
gem
ent
Pro
céd
ure
de
l’an
no
nce
Pro
céd
ure
s d
’en
trée
su
r le
lieu
Pro
céd
ure
s lié
es à
l’au
tori
sati
on
de
char
ger
Enregistre l’annonce de la marchandise
Annonce de la
marchandise
Donne son autorisation
Donne son autorisation
Autorisation des
structures
Autorisation d’entrée
Autorisation d’entrée
Constate l’entrée de la marchandise
Constat d’entrée
Donne son autorisation
Donne son autorisation
Paie le dossier de facturation
Enregistre l’acquittement
Autorisation des
structures délégatrices
Autorisation des
structures non
délégatrices
Donne l’autorisation de charger
Autorisation de charger
Enregistre les factures des structures
délégatrices
Factures acquittées
Constate le chargement et la fin
de chargement
Constat de chargement
et fin
Calcule les différences
Crée la liste prévisionnelle de
chargement
Liste prévisionnell
e de chargement
Liste prévisionnelle de chargement
Liste de chargement
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4.2.1. Procédures liées à l’annonce de la marchandise
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Export - Procédures d’annonce de la marchandise
Agent Fret Transitaire Système GUICE
Iden
tifi
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co
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neu
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nn
on
ce d
e la
mar
chan
dis
eC
réat
ion
du
do
ssie
r d
e l’a
gen
t fr
et
Enregistre l’annonceAnnonce de
la marchandise
Annonce de la
marchandise
Identifie le conteneur
Création du dossier de l’agent fret
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4.2.1.1 Création du dossier de l’agent fret
4.2.1.1.1 Description
Le dossier de l’agent fret est créé automatiquement dans le système à la création du voyage
agent.
Le dossier agent regroupe toutes les marchandises de l’annonce.
L’agent fret effectue les différentes actions du passage à travers ce dossier.
4.2.1.1.2 Spécificité route et ferroviaire
Pour les expéditions par voie terrestre, le dossier de l’agent n’est pas obligatoire.
4.2.1.1.3 Bénéfices
Le dossier constitue pour l’agent fret un outil de travail lui permettant d’effectuer les actions
du passage sur tout ou partie des marchandises.
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Dossier de l’agent fret
Agent Fret Système GUICE
Réf
éren
cem
ent
des
do
cum
ents
de
tran
spo
rtC
réat
ion
du
do
ssie
r d
e l’a
gen
t fr
et
Voyage agent créé
Création du dossier de l’agent fret
Dossier de l’agent fret
Notification
Ajout / suppression d’un document d’annonce sur un
voyage agent
Mise à jour du dossier de l’agent
Le dossier référence les documents d’annonce
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4.2.1.2 Annonce de la marchandise
4.2.1.2.1 Description
L’agent fret annonce dans le GUICE la marchandise qui va être exportée.
L’annonce de la marchandise est liée au voyage agent.
L’annonce de la marchandise ne contient aucune donnée commerciale sensible, les
données principales sont :
Référence de l’annonce
Dates
Destination
Description des marchandises
Lieu de l’exportation
Transitaire en charge de l’expédition
La désignation du transitaire dans l’annonce correspond à une autorisation lui permettant
d’être reconnu dans le système pour effectuer les actions sur la marchandise.
Le GUICE transmet l’annonce de la marchandise au lieu de stockage (embarquement) de la
marchandise.
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Annonce de la marchandise
Agent Fret Lieu de stockage Transitaire Système GUICE
Tran
smis
sio
n d
u b
oo
kin
g au
GU
ICE Annonce de
la marchandise
Annonce de la
marchandise
Annonce de la
marchandise
Voyage Agent
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 119/176
4.2.1.2.2 Spécificité maritime
En mode maritime, l’annonce correspond au booking confirmé par l’agent fret auprès du
transitaire.
En cas de fret maritime conteneurisé, la référence du conteneur peut ne pas être connue au
moment de la création du booking dans le GUICE.
4.2.1.2.3 Spécificité aérien
En mode aérien, l’annonce correspond à la LTA confirmée par la compagnie aérienne
auprès du transitaire.
4.2.1.2.4 Spécificité route
Par route, l’annonce est réalisée par l’exportateur ou le transitaire agissant en tant qu’agent
fret dans le GUICE. La cargaison du camion quittant le lieu d’exportation peut concerner
plusieurs annonces.
4.2.1.2.5 Bénéfices
Tous les acteurs concernés peuvent accéder aux informations.
Les lieux de stockage ont une meilleure visibilité des réceptions à venir.
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4.2.1.3 Identification du conteneur sur l’expédition
4.2.1.3.1 Description
Si la référence conteneur a été indiquée dans le booking par l’agent fret, l’association est
déjà réalisée.
Dans le cas contraire, après empotage de la marchandise dans le conteneur chez
l’exportateur, la référence du conteneur est associée au booking par le transitaire avant
d’être reçu par le lieu d’embarquement.
4.2.1.3.2 Bénéfices
L’association de la référence conteneur au booking permet d’identifier de manière sûre le
conteneur sur l’expédition.
Le lieu de stockage (embarquement) est informé de la référence conteneur.
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Identification du conteneur sur l’expédition
Transitaire Système GUICELieu de stockage
Tran
smis
sio
n d
u b
oo
kin
g au
GU
ICE
Conteneur identifié
Notification
Document d’annonce
Identifie le conteneur
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4.2.2. Obtention de l’autorisation d’entrée
Pour être autorisée à entrer sur un lieu, la marchandise doit obtenir un ensemble
d’autorisations, chacune étant donnée par un acteur du système.
La liste des autorisations à obtenir est définie par lieu et par type de marchandise.
Dans le cas d’exportations par voie terrestre (route, ferroviaire) depuis chez l’exportateur, le
lieu de stockage correspond au lieu d’exportation. Les marchandises ne nécessitent pas
d’autorisation d’entrée.
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Export – Obtention de l’autorisation d’entrée sur le lieu de stockage
Structure donnant autorisation
Lieu de stockage Système GUICE
Au
tre
stru
ctu
re c
on
cern
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uto
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n li
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ion
Ob
ten
tio
n a
uto
risa
tio
n d
e ch
arge
men
t
Donne son autorisarion
Autorisation
Transmet l’autorisation
d’entrée
Autorisation d’entrée
Donne son autorisarion
Autorisation
Autorisation d’entrée
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 122/176
4.2.2.1 Le bon à entrer lieu
4.2.2.1.1 Description
La demande d’entrée au lieu de stockage réalisée par le transitaire correspond à l’instruction
d’entrée. Cette demande est réalisée à travers son dossier.
4.2.2.1.2 Spécificités maritime
Pour le maritime, cette fonction correspond à la demande d’entrée sur le terminal de la
SCTP.
4.2.2.1.3 Bénéfices
Le terminal confirme explicitement que le conteneur ou la marchandise est attendu.
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Autorisation du lieu de stockage
Lieu de stockage Système GUICETransitaire
Pro
céd
ure
s lié
es à
l’au
tori
sati
on
d’e
ntr
ée
Autorisation d’entrée du
lieu
Demande d’entréeDemande d’entrée
Traite la demande
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4.2.2.2 Structure donnant son autorisation via le GUICE sans établissement d’une
facture
4.2.2.2.1 Description
Si une structure doit donner son autorisation à l’entrée marchandise sans que cette
autorisation soit soumise au paiement d’une facture, la structure donne directement son
autorisation aux marchandises concernées à travers le GUICE.
4.2.2.2.2 Bénéfices
Les structures donnant leur autorisation le feront dorénavant via le GUICE, supprimant par la
même tous les documents papiers.
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Autorisation d’une structure sans établissement d’une facture
Structure Système GUICE
Au
tori
sati
on
Donne son autorisation
Autorisation
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 124/176
4.2.2.3 Obtention de l’autorisation d’entrée
4.2.2.3.1 Description
Une fois que toutes les autorisations ont été données :
Autorisation lieu de stockage
Autorisation des autres structures concernées
Le GUICE envoie l’autorisation d’entrée au lieu de stockage. Cela signifie que chaque
membre a donné sa propre autorisation. Le lieu de stockage peut alors autoriser la
marchandise à entrer.
4.2.2.3.2 Spécificité route et ferroviaire
Dans le cas d’exportations par voie terrestre (route, ferroviaire) depuis chez l’exportateur, le
lieu de stockage correspond au lieu d’exportation. Les marchandises ne nécessitent pas
d’autorisation d’entrée.
4.2.2.3.3 Bénéfices
L’autorisation finale est transmise par le GUICE en contrôlant les documents/autorisations
fournis par chaque partie impliquée.
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Autorisation d’entrée
Système GUICELieu de stockage
Au
tori
sati
on
d’e
ntr
ée
Toutes les autorisations sont
accordées
Autorisation d’entrée
Autorisation d’entrée
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 125/176
4.2.3. Procédures de réception
4.2.3.1 Réception
4.2.3.1.1 Description
Comme le GUICE a transmis au lieu de stockage l’autorisation d’entrée, le transporteur est
dispensé de présenter des documents papier à l’entrée sur le lieu.
Le manutentionnaire vérifie que la marchandise ou le conteneur est autorisé à entrer.
Si non, le stockage ne réceptionne pas le conteneur ou la marchandise.
Si oui, la marchandise ou le conteneur peut rentrer sur le lieu de stockage et le
manutentionnaire enregistre alors le constat de réception de la marchandise dans le GUICE.
Les données principales sont :
Réf. conteneur/marchandise conventionnelle,
Scellés,
Poids,
Dommages
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Logistique export
Autorité portuaireTransporteur Système GUICEmanutentionnaire
Réc
epti
on
Autorise l’accès au terminal
Se rend sur le lieu d’export sans
document, seule la réf. Dossier, de la
marchandise est fournie
Vérifie que la marchandise est autorisé
Autorisation d’entrée
vérificationds GUICE
Constats d’entrée
Constate la réception de la marchandise
Constats de
réception
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 126/176
Informations de préacheminement
…
4.2.3.1.2 Spécificité maritime
Le GUICE ne traite que la réception des marchandises identifiées comme devant être
exportées. Ainsi, les grumes réceptionnées et stockées dans les parcs ne seront
prises en compte dans le GUICE qu’à partir du moment où elles sont identifiées
comme devant être exportées et qu’elles feront l’objet d’une déclaration en douane et
d’un booking dans le système.
L’autorité portuaire n’autorise l’accès dans le port au transporteur que si la
marchandise est autorisée à entrer.
Lorsque le transporteur entre dans le port avec la marchandise, l’autorité portuaire
enregistre dans le GUICE le constat d’entrée du port. La marchandise est ensuite
réceptionnée par le manutentionnaire.
4.2.3.1.3 Spécificité aérien
L’arrivée dans l’enceinte de l’aéroport est enregistrée par le concessionnaire du magasin.
4.2.3.1.4 Spécificité route et ferroviaire
Dans le cas d’exportations par voie terrestre (route, ferroviaire) depuis chez l’exportateur, les
marchandises sont déjà présentes sur le lieu d’exportation. Il n’y a pas de constat de
réception à proprement parler.
4.2.3.1.5 Bénéfices
Le transporteur n’a pas à présenter de documents papier.
Les acteurs impliqués dans le passage portuaire n’ont pas à être présents à la porte pour
contrôler les entrées, le GUICE ayant donné l’autorisation d’entrée lorsque tous les acteurs
ont donné leur propre autorisation.
Le lieu de stockage n’a pas à vérifier les documents, les autorisations sont fournies par le
GUICE.
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4.2.4. Obtention de l’autorisation de charger
Pour être autorisée à être chargée (ou quitter le lieu), la marchandise doit obtenir un
ensemble d’autorisations, chacune étant donnée par un acteur du système.
La liste des autorisations à obtenir est définie par lieu et par type de marchandise.
4.2.4.1 Le bon à exporter douane
4.2.4.1.1 Description
La procédure de dédouanement n’est pas modifiée. La liasse documentaire est jointe à la
déclaration ; le déclarant n’a pas à présenter les documents papier à la douane.4 Lors de son
enregistrement, les données de la déclaration sont envoyées au GUICE. Les éléments du
bulletin de liquidation sont intégrés au BFU à titre informatif.
La déclaration de douane doit permettre de faire le rapprochement automatique entre les
marchandises déclarées et les unités de manutention du GUICE. La déclaration en douane
mentionne une référence logistique : identifiant d’unité de manutention, de document
d’annonce ou de dossier transitaire.
4 Sauf pour des besoins de contrôles douaniers.
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Logistique export
Système GUICEDéclarant Douane
Pro
céd
ure
s lié
es à
l’au
tori
sati
on
d’e
mb
arq
uer
Traite la déclaration
Saisit la déclaration en douane et joint
la liasse
Données Déclaration
Envoie
Liasse documentaire
Eléments bulletin de liquidation
intégrés au BFU à titre informatif
Transmission de la main
levée
Autorisation Douane
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 128/176
4.2.4.1.2 Bénéfices
Le GUICE est avisé du dédouanement des marchandises nécessaire aux contrôles
d’exportation.
4.2.4.2 Structure donnant son autorisation via le GUICE avec établissement d’une
facture
4.2.4.2.1 Description
Génération des factures :
D’autres structures sont amenées à donner leur autorisation de chargement sur le lieu
d’exportation.
Une facture peut être émise pour accorder une autorisation de chargement.
L’enregistrement du paiement d’une facture génère l’autorisation correspondante pour la ou
les marchandises concernées.
Si une structure désire donner son autorisation pour le chargement d’une marchandise suite
à l’établissement d’une facture, celle-ci peut le faire via le GUICE.
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Logistique export
Structures Système GUICETransitaire Banques
Pro
céd
ure
s lié
es à
l’au
tori
sati
on
de
char
ger
Paie le BFU
Enregistre l’acquittement
Autorisation des
structures délégatrices
Factures acquittées
Emet sa factureFactures émises
Bordereau de frais unique
transmet
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 129/176
Lors de l’événement déclencheur, le GUICE établit si des factures doivent être générées
automatiquement.
Les lignes de factures générées par le GUICE sont soit des montants forfaitaires soit des
montants connus du GUICE multipliés par un taux fixe.
Ces factures sont stockées dans le BFU du transitaire.
Si une facture peut être directement émise pour la structure, le GUICE émet la facture.
Le transitaire peut consulter son BFU et ainsi connaître les factures à régler.
La gestion du BFU du transitaire est détaillée dans le § 5 - Facturation.
Paiement des factures et génération des autorisations :
Le paiement des factures des structures est une des conditions de chargement de la
marchandise à l’export.
Le transitaire règle les factures dues à la banque par l’intermédiaire du BFU
La banque enregistre le paiement et transmet l’information de paiement au GUICE. Elle peut
la transmettre en EDI ou la saisir dans le GUICE.
Sur réception de l’information de paiement de la facture, le GUICE génère l’autorisation
associée à la facture pour la ou les Unités de Manutention concernées par la facture.
Le traitement détaillé des factures est précisé au § 5-Facturation.
4.2.4.2.2 Spécificité maritime
En cas de pesage du conteneur avant chargement sur le navire, la SCTP peut émettre une
facture dont l’acquittement vaudrait autorisation du lieu à charger.
4.2.4.2.3 Bénéfices
Les structures donnant leur autorisation le feront dorénavant via le GUICE, supprimant par la
même tous les documents papier et tampons.
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4.2.4.3 Structure donnant son autorisation via le GUICE sans établissement d’une
facture
4.2.4.3.1 Description
Si une structure doit donner son autorisation de charger à la marchandise sans que cette
autorisation soit soumise au paiement d’une facture, la structure doit donner son autorisation
aux marchandises concernées.
4.2.4.3.2 Bénéfices
Les structures donnant leur autorisation le feront dorénavant via le GUICE, supprimant par la
même tous les documents papier et tampons.
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Autorisation d’une structure sans établissement d’une facture
Structure Système GUICE
Au
tori
sati
on
Donne son autorisation
Autorisation
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4.2.4.4 Obtention de l’autorisation de chargement
4.2.4.4.1 Description
Une fois que toutes les autorisations ont été données par les acteurs concernés :
Bon à Exporter Douane
Bon à charger lieu de stockage
Autorisation des autres structures concernées,
Alors le GUICE transmet l’autorisation de chargement.
Cette dernière est envoyée au lieu qui sait ainsi quelles marchandises peuvent être
chargées.
4.2.4.4.2 Spécificité route et ferroviaire
L’autorisation de chargement correspond à une autorisation de départ du lieu d’exportation à
destination de la frontière.
4.2.4.4.3 Bénéfices
Le lieu de chargement est informé automatiquement des autorisations de chargement.
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Autorisation de chargement
Système GUICELieu de stockage
Au
tori
sati
on
de
char
gem
ent
Toutes les autorisations sont
accordées
Autorisation de
chargement
Autorisation de
chargement
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4.2.5. Procédures de chargement
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Logistique export
Agent Fret Manutentionnaire Système GUICE
List
e d
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pré
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nel
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e ch
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men
tFi
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e c
har
gem
en
tC
har
gem
en
t
Demande l’établissement
de la liste prévisionnelle de chargement
Liste prévisionnelle
de chargement
Génère la liste prévisionnelle de chargement
Constate les chargements
Constats de chargement
Génère la liste de chargement / laissés à quai
Listes de chargement
Indique la fin de chargement
Fin de chargement
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4.2.5.1 Préparation de la liste prévisionnelle de chargement
4.2.5.1.1 Description
L’agent fret, à travers son dossier, prépare la liste de chargement pour le gestionnaire du
lieu. Cette liste de chargement ne contient pas d’informations commerciales ou sensibles sur
la marchandise. L’agent fret peut préciser des instructions de chargement.
4.2.5.1.2 Spécificité route et ferroviaire
Il n’existe pas de liste de chargement pour les exportations par voie terrestre.
4.2.5.1.3 Bénéfices
La gestion des listes de chargement dans le GUICE permet de travailler en collaboration
avec le lieu de chargement puisque le lieu dispose de l’information plus tôt. Cette procédure
garantit la confidentialité des données puisque le lieu de chargement ne dispose pas des
informations sensibles sur la marchandise.
Les marchandises qui embarquent sont celles ayant obtenu l’autorisation de chargement.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Export – Liste prévisionnelle de chargement
Agent Fret Lieu de stockage Système GUICE
List
e p
révi
sio
nn
elle
de
char
gem
ent
Demande l’établissement de
la liste prévisionnelle de
chargement
Liste prévisionnelle de chargement
Génère la liste prévisionnelle de
chargement
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 134/176
4.2.5.2 Le chargement
4.2.5.2.1 Description
Le gestionnaire du lieu de stockage indique le début des opérations de chargement dans le
GUICE. Le chargement a lieu selon les instructions de la compagnie de transport.
Les constats de chargement sont soit saisis soit transmis au GUICE depuis le système
d’information du gestionnaire du lieu.
Le gestionnaire du lieu de stockage indique la fin des opérations de chargement dans le
GUICE.
Les conteneurs sont identifiés par leur numéro.
Les marchandises conventionnelles sont identifiées par le numéro de référence donné par le
GUICE.
Les données principales sont :
Réf. conteneur/marchandise conventionnelle,
Statut du conteneur,
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Logistique export
Agent Fret Manutentionnaire Système GUICE
List
e d
e c
har
gem
en
tD
ébu
t ch
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n d
e c
har
gem
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tC
har
gem
en
t
Constate les chargements
Constats de chargement
Génère la liste de chargement / laissés à quai
Listes de chargement
Indique la fin de chargement
Fin de chargement
Indique le début de
chargement
Début de chargement
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 135/176
Scellés,
Poids,
Dommages
…
Suite au constat de chargement, le GUICE permet la génération de la liste de chargement et
des laissés à quai.
Cette liste est transmise à l’agent fret.
4.2.5.2.2 Spécificité route et ferroviaire
Pour les exportations par voie terrestre, il n’y a pas de constat de chargement à proprement
parler. Le gestionnaire du lieu d’exportation saisit un constat d’enlèvement quand le camion
quitte le lieu d’exportation.
4.2.5.2.3 Bénéfices
Les acteurs n’ont plus à être présents lors du chargement. Le GUICE a donné l’autorisation
de charger lorsque tous les acteurs ont donné leur propre autorisation.
Tous les acteurs sont informés immédiatement du chargement des marchandises.
Les acteurs sont dispensés d’appeler les gestionnaires des lieux de chargement ou les
compagnies de transport pour savoir si les marchandises ont bien chargé.
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 136/176
4.2.6. Autres procédures
4.2.6.1 Procédure des laissés à quai
4.2.6.1.1 Description
Le GUICE permet de gérer la marchandise laissée à quai. Deux cas sont possibles :
1. La marchandise est expédiée par le même agent fret
2. La marchandise est expédiée par un autre agent fret
Changement d’annonce – Même agent
Si tout ou partie de la marchandise d’une annonce n’a pas chargé, l’agent fret peut affecter
la marchandise ou la partie restante sur un de ses nouveaux voyages agent. La référence du
document d’annonce est conservée.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Changement d’annonce – Même agent
Agent Fret Système GUICE
Aff
ecta
tio
n d
es u
nit
és d
e m
anu
ten
tio
n s
ur
un
au
tre
voya
ge
Annonce le nouveau voyage
Affecte les unités de manutention au
nouveau voyage
Unités de manutention
Voyage agent
Annoncées sur le voyage
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Changement d’annonce – Autre agent
Si l’agent fret n’est pas en mesure de proposer un départ sur un nouveau voyage, il
engagera les procédures nécessaires (affectation de la marchandise sur un nouveau
document d’annonce) auprès d’un autre agent fret.
Ces fonctions sont disponibles pour l’agent fret à travers son dossier.
4.2.6.1.2 Bénéfices
La gestion des laissés à quai à travers le GUICE assure la traçabilité des opérations.
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Changement d’annonce – Autre agent
Agent Fret Origine Système GUICENouvel agent fret
Aff
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’an
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Cré
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on
ceA
uto
risa
tio
n a
gen
t
Associe les Unités de Manutention à
son annonce
Document d’annonce
Unités de manutention
Crée son booking Booking
Autorise le nouvel agent à agir sur les
Unités de manutention
Autorisation sur les Unités
de manutention
Notification
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4.2.6.2 Procédure d’empotage
4.2.6.2.1 Description
Le transitaire crée son dossier de groupage. Il indique la référence du booking créé par
l’agent fret. Il indique également dans le dossier les UM dédouanées qui vont être empotées.
Seules les UM dédouanées peuvent être mentionnées dans le dossier de groupage.
Le transitaire devra associer la référence conteneur au booking avant d’adresser la demande
d’empotage à la douane. Après autorisation d’empotage par la douane, les parties
impliquées peuvent être notifiées.
Le gestionnaire du lieu de stockage indique le début des opérations d’empotage dans le
GUICE. L’empotage a lieu selon les instructions du transitaire groupeur.
Les constats d’empotage sont soit saisis soit transmis au GUICE depuis le système
d’information du gestionnaire du lieu.
Procédure d’empotage
Transitaire Système GUICELieu de stockage Douane
SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable
Séle
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Sélection des marchandises à grouper et du
conteneur
Dossier de groupage
Demande de l’autorisation d’empotage
Autorisation d’empotage
Constate l’empotage
Constats d’empotage
Constate la fin d’empotage
Fin d’empotage
Traite la demande
Transmet la demande
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 139/176
Le gestionnaire du lieu de stockage indique la fin des opérations d’empotage dans le GUICE.
Suite à cette action et les UM empotées étant dédouanées, le conteneur le devient
également.
4.2.6.2.2 Spécificités route, ferroviaire
L’empotage chez l’exportateur n’est pas traité comme un empotage sous douane. Seule
l’information de départ d’un conteneur plein de chez l’exportateur pourra être indiquée dans
le GUICE.
4.2.6.2.3 Bénéfices
L’empotage dans le GUICE permet d’avoir la traçabilité complète des marchandises
contenues dans un conteneur depuis l’annonce jusqu’au départ du moyen de transport.
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5. Facturation
5.1. Introduction
La facturation réalisée dans le GUICE permet de regrouper dans un dossier, le Bordereau de
Frais Unique, toutes les factures des structures émettrices impliquées dans le pré
dédouanement et le passage de la marchandise.
Le calcul de factures peut être réalisé par le GUICE ou par la structure émettrice.
Le BFU et son suivi permettent de savoir si toutes les factures nécessaires au pré
dédouanement et aux points de passage frontière ont bien été émises et acquittées.
5.2. Les structures émettrices
Les structures émettrices sont les administrations, les organisations ou les entreprises qui
émettent des factures qui doivent être réglées par des acteurs du GUICE.
Certaines structures émettrices donnent des autorisations aux marchandises et désirent que
l’obtention (ou la suppression) de ces autorisations soit subordonnée au paiement de cette
facture.
Les factures peuvent être émises pour le dossier de pré dédouanement, le dossier
d’importation (dossier de passage et dossier de dégroupage) et le dossier d’exportation
(dossier de passage et dossier de groupage).
La liste exhaustive des structures émettrices des factures sera établie lors des différents
ateliers et commissions.
Une structure peut déléguer le calcul de sa facture au GUICE.
5.3. Les banques
Les banques reçoivent les documents de recouvrement transmis par le GUICE, enregistrent
les paiements effectués et en informent le GUICE.
5.4. Les redevables
Les redevables sont les acteurs du GUICE qui doivent régler les factures des structures
émettrices. Ils ont chacun leur BFU.
Les transitaires
Les chargeurs
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 141/176
5.5. Les factures
Une facture est un document émis par une structure émettrice et contenant l’identification du
redevable, une ou des lignes de facturation, le montant total à régler et la date limite de
paiement. Une ligne de facturation peut avoir un montant égal à zéro (cas des exonérations).
Selon la structure émettrice, la facture est soit calculée par le GUICE, soit transmise par la
structure émettrice. La facture peut éventuellement être complétée manuellement par la
structure émettrice.
La facturation liée au passage frontalier de la marchandise se rapporte à un lieu ou un
regroupement de lieux. Lorsque la facture change de statut, une autorisation peut être
accordée (ou perdue).
Chaque facture a un statut qui peut prendre l’une des valeurs suivantes :
Les statuts de la facture
Pro Forma Facture en cours de traitement.
Emise La structure a émis sa facture.
Transmise La facture a été reprise dans un document de recouvrement qui a
été transmis à la Banque pour paiement.
Acquittée La facture a été réglée, le paiement est confirmé.
L’autorisation associée est donnée aux entités liées
Annulée La facture a été annulée par la structure émettrice ou par la
survenance d’un événement géré (ex : annulation de la
déclaration en douane ayant permis de générer la facture).
Les autorisations éventuellement données grâce à cette facture
sont annulées.
Une facture au statut « acquittée » ne peut pas être annulée.
Différée Le règlement de la facture est différé.
Les entités liées à la facture obtiennent les autorisations dès que
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la facture obtient ce statut.
Elle passe au statut « Acquittée » lorsque les informations de
paiement auront été reçues.
Les factures ont un horodatage de validité, dès que la date (et l’heure) de validité est
dépassée, la facture ne peut plus être recouvrée.
5.6. Le Bordereau de Frais Unique
Le BFU regroupe l’ensemble des factures des acteurs et des administrations. Les
informations liées au bulletin de liquidation de la Douane sont reprises à titre informatif.
Il est créé automatiquement par le GUICE suite à la création du dossier (chargeur et
transitaire).
5.7. Le document de recouvrement
Lorsque le redevable veut régler un ensemble de factures, il crée alors un document de
recouvrement.
Un BFU peut contenir plusieurs documents de recouvrement si le paiement le nécessite (par
exemple dans le cas de factures complémentaires).
Ce dernier contient les références et les données essentielles de toutes les factures
concernées et la banque auprès de laquelle le paiement va être réalisé.
Pour être transmis à la banque, toutes les factures référencées dans un document de
recouvrement doivent avoir le statut « Emise ».
Le redevable peut régler les factures auprès d’un Guichet de la dite banque.
Le document de recouvrement doit être réglé en totalité par le redevable auprès de cette
banque.
Si l’une des factures est annulée, le document de recouvrement perd son statut « Transmis »
pour repasser au statut « Pro Forma ».
Les statuts du document de recouvrement
Pro Forma Document de recouvrement en cours de traitement. Il n’a pas
encore été transmis à la banque.
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Transmis Le document a été transmis à la banque.
Le document ne peut être qu’invalidé.
OK Toutes les factures ont le statut « Acquittée »
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5.8. Le processus de facturation
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Processus global
Structure émettrice Banque Redevable Système GUICE
Cré
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de
reco
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aiem
ent
des
fac
ture
s
Evénement déclencheur
Facture
Evénement déclencheur
Dossier de facturation
Emet sa facture
Facture « Emise »
Informe du paiement
Informations de paiement
Génère les autorisations
Document de recouvrement
Document de recouvrement
Crée le document de recouvrement
Notification
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 145/176
5.8.1. Calcul des factures
5.8.1.1 Structures déléguant le calcul
Un événement lance le calcul des factures pour les structures délégatrices du calcul.
Le moteur de calcul ne prend en charge que les calculs simples :
1. Montant fixe (forfait)
2. Montant préalablement connu du GUICE multiplié par un taux fixe.
La facture est créée au statut « Pro Forma ».
5.8.1.2 Structure ne déléguant pas le calcul
Les structures ne déléguant pas le calcul de leurs factures au GUICE doivent renseigner
elles-mêmes les lignes de facturation avant de pouvoir émettre la facture.
5.8.2. Emission d’une facture
Dans le cas d’un calcul délégué au GUICE, avant d’émettre sa facture, la structure émettrice
peut :
Consulter et vérifier la facture
Modifier la facture
A la validation de la facture, celle-ci passe au statut défini par la structure émettrice et n’est
plus modifiable :
« Emise » si la facture doit être réglée,
« Différée » si le paiement doit être réalisé plus tard,
« Annulée » si la facture n’a pas lieu d’exister.
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5.8.3. Paiement des factures
5.8.3.1 Création du document de recouvrement
Le redevable crée le document de recouvrement, il contient la liste des factures dues
Seules des factures au statut « Emise » ou « Pro Forma » peuvent être citées dans un
document de recouvrement.
Ce dernier est transmis aux banques lorsque toutes les factures ont le statut « Emise ».
Le redevable peut modifier un document de recouvrement si ce dernier n’a pas encore été
transmis. Il peut :
Ajouter une facture
Enlever une facture
Valider le document de recouvrement
Annuler (invalider) le document de recouvrement
5.8.3.2 Paiement des factures
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Paiement des factures pour les structures ayant délégué le paiement
Structure émettrice Banque Redevable Système GUICE
Procède au paiement en totalité
de la somme due sur la base du document de recouvrement
Enregistre le paiement
Notifie le GUICE du paiement
Toutes les factures des structures délégatrices du paiement
passent au statut « Acquittée »
Evénement « Facture a changé
de statut »
Notification du paiement
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Le paiement des factures est réalisé à la banque par le redevable sur la base du document
de recouvrement.
Le redevable se présente à la banque avec la référence de son dossier.
Le paiement ne peut pas être partiel, seuls les paiements en totalité sont autorisés.
Une fois le paiement validé, la banque prévient le GUICE.
Les autorisations correspondantes aux factures acquittées sont données aux entités
liées concernées.
5.8.4. Dépassement du délai de paiement
Lorsque la date limite de recouvrement d’une facture « Emise » est dépassée, cela signifie
que le paiement attendu n’a pas été réalisé en temps et en heure.
La facture passe au statut « Annulée » en indiquant éventuellement la raison de l’annulation.
Une facture « Acquittée » n’a plus de date limite de recouvrement.
Il est à noter que des factures peuvent ne pas avoir de délai de validité, seules les factures
liées à des opérations de stockage ont généralement une durée de validité.
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6. Restitution des données et statistiques
6.1. Restitution des données
Le GUICE enregistre l’ensemble des événements relatifs à la circulation des marchandises.
Un utilisateur habilité peut ainsi visualiser à travers la fonction tracing l’ensemble de ces
évènements :
Annonce de la marchandise
Autorisations données à la marchandise
Mouvements constatés et position actuelle
Informations générales concernant le moyen de transport principal
Un utilisateur peut tracer une unité de manutention en saisissant son SPI, la référence du
conteneur ou de la marchandise, la référence du BL ou du booking…
Un utilisateur habilité peut également traquer les évènements d’une unité de manutention
(fonction tracking) et être informé en temps réel par des notifications ou directement dans le
GUICE.
6.2. Statistiques
6.2.1. Indicateurs de performance du pré-dédouanement
Le module de pré-dédouanement possède un outil spécifique d’élaboration de rapport sur les
indicateurs clés de performances (Key Performance Indicator - KPI) des différents
organismes intervenant dans le pré-dédouanement.
Ces indicateurs de performances couvrent, sans être limitatif, les aspects suivants :
Les délais de traitement d’un dossier : différence de temps entre la date de
transmission du dossier à l’organisme concerné et le date de réponse de cet
organisme. Ce délai est exprimé en jours, heure et minutes.
Le nombre de dossiers traités : c’est le nombre de dossiers traités par un organisme
dans le module pré-dédouanement.
La qualité de dossier renvoyé par le client final pour cause d’erreur de traitement : cet
indicateur indique si l’organisme concerné valide des dossiers avec des erreurs.
Indicateur du retard dans le traitement des dossiers : Si l’organisme concerné a signé
un protocole de qualité de service ou il s’engage à traiter un dossier dans un délai
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spécifié, cet indicateur permettra d’identifier si le niveau de qualité de service est
respecté.
6.2.2. Statistiques logistiques
Le module logistique du GUICE enregistre l’ensemble des événements relatifs à la
circulation des marchandises et moyens de transport dans tous les lieux de stockage dont il
supporte la gestion. Par conséquent, le GUICE constitue une base de données très
intéressante pour élaborer des statistiques.
On distingue deux familles de statistiques, les statistiques dites « utilisateurs », et les
statistiques dites « commerciales ».
Les statistiques permettent aux acteurs d’obtenir des informations sur leurs trafics selon
divers critères de sélection, et de se positionner par rapport au trafic global enregistré dans
le GUICE.
Le gestionnaire du système a accès à toutes les informations des statistiques commerciales,
trafic global dans le GUICE et trafic de tous les acteurs sans règles de confidentialité.
L’Autorité Portuaire a accès à toutes les informations des statistiques commerciales, trafic
global du GUICE et trafic de tous les tiers/profession sans règles de confidentialité.
Les utilisateurs ont accès au trafic global du GUICE, et uniquement aux informations des
statistiques commerciales concernant leur acteur.
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7. Interfaces du GUICE
Dans le cadre de l’implémentation du Guichet Unique Intégral, l’un des volets essentiels est
l’interconnexion des différents systèmes d’informations au Guichet Unique Intégral. Cette
intégration par EDI permet notamment d’éviter la redondance des saisies chez les
opérateurs.
Des ateliers techniques lors de la phase 3 permettront de préciser avec chaque acteur et
leur DSI le format d’échange qui sera utilisé (EDIFACT, XML, IATA, autres) et le protocole
d’échange des données (FTP, mail, Webservice). La mise en place des interfaces se fera
sur la base d’un guide d’implémentation qui formalisera le contrat de service entre le
système d’information d’un acteur donné et le GUICE. A cet effet, l’opérateur proposera des
guides d’implémentation des différentes interfaces aux acteurs concernés.
Les interfaces avec le système douanier se feront sur la version de Sydonia en vigueur en
RDC, à savoir Sydonia World.
Le GUICE prévoit également un système de notification permettant aux utilisateurs de
recevoir en temps réel des informations sur les différents évènements survenant dans le
système.
La liste suivante présente un récapitulatif des interfaces possibles avec, pour chacune d’elle,
l’acteur concerné par cette interface :
Interfaces Flux Acteurs concernés
Autorisation ministérielles d’importer /
d’exporter : envoi de la demande et réception
de la réponse
Import
Export
Ministères
DIB / DEB : envoi de la demande de
déclaration d’importation / d’exportation de
biens
Import
Export
Banques commerciales
DIB / DEB : réception du document Import
Export
Banques commerciales
DIB / DEB : envoi des DIB / DEB émises et
réception de l’authentification
Import OCC
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Export
FERI : réception de la FERI dans le dossier de
l’importateur
Import OGEFREM
AD : réception de l’AD dans le dossier
d’expédition
Import OGEFREM
AV et ARA : réception des documents dans le
dossier de l’importateur
Import BIVAC
Demande de lot prêt : envoi de la demande
d’inspection pour établissement du rapport de
lot prêt
Export OCC
Rapport de lot prêt : réception du document Export OCC
Fiche navire : réception du référentiel des
navires
N/A Compagnies maritimes
Autorité portuaire
Schedule et Voyage : réception Import
Export
Compagnies maritimes,
aériennes, fluviales,
lacustres et ferroviaires
Mouvements des navires, avions, barges et
trains
Import
Export
Autorité portuaire,
aéroportuaire
compagnies de transport
désignées
Voyage agent : réception des voyages
commerciaux
Import
Export
Agents fret
Manifestes : réception des manifestes pour
tout type de transport et des amendements /
Import Agents fret
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dégroupages Transitaires
Manifestes : envoi au système d’information
de la Douane y compris des amendements et
des dégroupages
Import Douane
Manifestes : envoi du manifeste aux structures
habilitées
Import Structures habilitées à
recevoir le manifeste
Liste prévisionnelle de déchargement : envoi
de la liste de déchargement
Import Manutentionnaire
Autorisation de déchargement : réception de
l’autorisation douanière de décharger le
moyen de transport
Import Douane
Début et fin de déchargement / chargement :
réception de l’information sur ces évènements
Import
Export
Manutentionnaire
Constats : réception des constats de
mouvements de marchandise ou de
conteneurs sur un lieu. Peuvent concerner les
constats de :
Déchargement
Chargement
Enlèvement
Réception
Import
Export
Manutentionnaire
Lieu de stockage
Bon à délivrer : réception du BAD Import Agents fret
Bon à enlever Douane : réception de
l’autorisation douanière (pour la sortie à
l’import et l’embarquement à l’export)
Import
Export
Douane
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Autorisation de sortie ou d’entrée : réception
de l’autorisation accordée par une structure
sans émission de facture
Import
Export
Structures habilitées
Autorisation de sortie / d’entrée / de charger /
d’embarquer : envoi par le GUICE de
l’autorisation finale accordée lorsque la
marchandise peut être déplacée. Concerne les
autorisations de :
Déchargement
Chargement
Entrée
Sortie
Import
Export
Manutentionnaire
Lieu de stockage
Constat de dépotage / empotage : réception
des constats d’empotage ou de dépotage de
la marchandise d’un conteneur.
Import
Export
Manutentionnaire
Centre de dépotage /
empotage
Fin d’empotage / dépotage : réception de
l’évènement
Import
Export
Manutentionnaire
Centre de dépotage /
empotage
Confirmation de booking / LTA : réception des
documents à l’export
Export Agents fret
Instruction de mise à disposition : d’un
conteneur. Réception du message à l’export
Export Agents fret
Liste prévisionnelle de chargement : envoi de
la liste de chargement
Export Manutentionnaire
Facture émise : réception d’une facture pour le Import Structures émettrices de
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compte d’une structure Export factures
Recouvrement de factures : envoi des factures
devant être recouvrées
Import
Export
Banques commerciales
Acquittement des factures : réception de
l’acquittement des factures
Import
Export
Banques commerciales
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Partie II : Imple mentation du GUICE
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8. Définition de l’architecture du circuit d’information
Le système informatique du GUICE est hébergé dans un Datacenter inspiré des meilleures
pratiques (ANSI/BICSI 002-2011, Uptime Institute) et répond aux normes Européennes en
vigueur. L’ensemble des équipements d’infrastructure (générateurs, onduleurs,
climatiseurs…) sont redondés afin de permettre une disponibilité 24h/24, 7j/7. En cas
d’indisponibilité du site principal du Datacenter, le site secours prendra le relais.
Le site principal et le site de secours sont connectés au réseau public Internet. Ce réseau
permet à l’ensemble des clients de se connecter au GUICE par l’intermédiaire de leurs
propres accès Internet.
Un réseau privé est également mis en place. Il permet une connexion au GUICE
indépendante du réseau Internet.
8.1. Accès Internet
Deux accès Internet permettent à l’ensemble des clients d’accéder au système GUICE
depuis Internet au travers de protocoles sécurisés HTTPS, FTPS ou par messagerie. Ces
deux accès sont utilisés en mode équilibrage de charge, chaque accès sert de secours à
l’autre.
Afin de ne pas dépendre d’un seul opérateur, chacun des accès est porté par un opérateur
différent.
8.2. Réseau privé
Les partenaires peuvent utiliser un réseau privé qui offre un accès robuste et sécurisé au
système. Ce réseau bénéficie de qualités, listées ci-dessous, que le réseau internet ne peut
pas offrir :
Le réseau privé est cloisonné, il ne passe donc pas par Internet. En optant pour une solution
indépendante d’internet nous réalisons trois objectifs simultanément.
Nous renforçons l’aspect sécurité de notre réseau. En effet, le réseau étant
accessible exclusivement par les partenaires du GUICE, nous apportons une
première garantie à la protection des données.
Nous assurons un accès sans coupure au système. En optant pour un réseau
cloisonné, nous garantissons la disponibilité de l’accès.
Nous améliorons la qualité de service. Les flux échangés sur le réseau étant
exclusivement ceux du GUICE, la bande passante reste disponible pour les
partenaires.
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D’autres outils de sécurisation sont mis en œuvre afin de tenir l’exigence en matière de
sécurité que requièrent les informations qui sont échangées dans le cadre du Guichet
Unique Intégral. Les acteurs qui intègrent au réseau privé participent à une solution de
Réseaux Privé Virtuel avec un adressage d’IP privé, ainsi chaque acteur se connecte avec
un paramétrage spécifique et dédié.
Afin de tenir compte de la sensibilité de l’accès des acteurs du GUICE, nous ajoutons une
couche de robustesse au réseau privé. Une connexion de secours est mise en place en cas
d’indisponibilité de l’accès principal au GUICE. La technologie pour cet accès de secours est
différente de celle utilisée pour l’accès principal, et ainsi, ne supporte pas le même risque; ce
qui constitue une garantie supplémentaire.
8.3. Site de secours
Le site de secours répond aux mêmes normes de sécurité que le site principal. Il est relié au
site principal par une connexion très haut débit qui permet une réplication des données. En
cas d’indisponibilité du site principal du Datacenter, le site de secours prendra le relais afin
d’assurer une continuité de service aux acteurs du Commerce Extérieur.
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9. Bénéfices du GUICE
La mise en œuvre du GUICE en RDC permet de répondre aux différentes problématiques et
attentes soulevées durant la phase d’analyse de l’existant qui sont en lien avec son champs
d’action direct. Nous développerons donc ici les bénéfices du GUICE apportant une solution
à ces problématiques :
Simplification et modernisation des procédures
Clarification des prérogatives de chaque structure
Valeur de la marchandise
Facturation
Disparition des contrôles illégaux
Sécurisation des échanges
Transparence du système
Déploiement sur l’ensemble du territoire de la RDC
Maîtrise des statistiques du commerce extérieur
Sécurisation des recettes de l’Etat
Attractivité du commerce en RDC
Conformité au Cadre des Normes SAFE de l’OMD
9.1. Simplification et modernisation des procédures
Les améliorations principales apportées par le Guichet Unique Intégral sont l’harmonisation
des processus, la simplification des procédures, la centralisation des informations
disponibles, la dématérialisation des données et l’optimisation des échanges d’information.
Tous ces points concourent à la modernisation de la pratique du commerce extérieur en
RDC.
Optimisation des procédures et des échanges
Actuellement, de multiples acteurs échangent de multiples données avec de multiples
d’autres acteurs, ce mode de fonctionnement crée un système complexe, la moindre
modification ayant des conséquences imprévisibles sur le système global.
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Les procédures en vigueur sont encore pour certaines manuelles, lourdes et complexes.
L’optimisation des procédures est fondamentale pour améliorer la réactivité et la fluidité de la
chaîne logistique.
En effet, dans toute chaîne logistique, la circulation des biens est subordonnée aux flux
d’informations. Si ces derniers ne sont pas optimisés ou disponibles aux différents acteurs
qui le nécessitent, c’est le flux physique qui s’en trouve ralenti.
Les différentes procédures proposées dans le cadre de la mise en place du GUICE sont
simplifiées et les échanges informatisés participent grandement à l’accélération des flux
d’information et donc des flux de marchandises.
Le processus proposé permet une plus grande parallélisassions des tâches offrant ainsi une
meilleure anticipation des procédures d’importation/exportation. C’est notamment le cas des
autorisations qui ne dépendent plus de la réalisation au préalable d’une autre action sans
rapport.
L’automatisation de certaines procédures est également un levier important de l’optimisation
des procédures. Par exemple, lorsque tous les acteurs auront donné leur accord en vue de
la sortie d’une marchandise, le GUICE enverra un message électronique automatique au
gestionnaire du lieu pour l’informer que la marchandise peut effectivement sortir. Le
transitaire est également avisé. Un autre exemple significatif est la génération automatique
par le Guichet Unique des factures pour le compte des structures qui en feront la demande.
Dématérialisation des documents
La grande majorité des documents seront dématérialisés, cela signifie que seule la version
électronique stockée dans le Guichet Unique fera foi. Si des copies physiques (papier)
subsistent à des fins de contrôles, elles pourront toujours être comparées avec leur version
électronique.
Cette dématérialisation va permettre de réaliser des économies importantes en copies,
archivage, déplacements et améliorera la productivité des acteurs. La réduction des temps
de traitement s’en trouvera donc fortement améliorée
Cette centralisation des documents permettra aux autorités compétentes et aux structures
impliquées de consulter les documents ou d’en recevoir une copie électronique sans avoir à
requérir une copie papier.
Ainsi les envois de documents vers des acteurs pourront être supprimés et remplacés par
l’interrogation des informations du GUICE ou par un envoi électronique de l’information.
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Centralisation des données
La centralisation des données dans un système d’information communautaire va permettre à
toute personne autorisée de contrôler que les procédures ont été suivies et les visas donnés
par les opérateurs, ce qui évitera tous les contrôles redondants.
Ce ne sera plus le visa de N documents, la présentation physique de quittance, de copies de
déclarations en douane ou de connaissement qui permettront de laisser sortir ou entrer une
marchandise mais le GUICE qui aura trace dans sa base de données que tous les acteurs
ont donné leur accord.
Les contrôles pour l’entrée et la sortie des marchandises du lieu de stockage se feront
depuis le GUICE. En effet, seules les marchandises ayant obtenu les différentes
autorisations de sortie dans le GUICE pourront quitter les lieux de stockage.
De plus, le système permet une traçabilité de bout en bout de la chaîne logistique, de sorte
que l’opérateur économique peut suivre la marchandise depuis le GUICE car toutes les
informations y sont centralisées. Comme nous l’expliqueront ensuite, le Bordereau de Frais
Unique, permettant de payer tous les frais relatifs au pré et post-dédouanement avec une
seule référence, apporte également un bénéfice important pour l’opérateur.
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9.2. Clarification des prérogatives de chaque structure
Au travers des différents organes du projet et des différentes commissions mises en place, le
projet de Guichet Unique Intégral constitue également un canal important d’échanges et de
concertation entre les acteurs.
L’étude de l’existant a mis en exergue certains problèmes qui ne sont pas liés aux systèmes
d’information telle que certains contrôles redondants pouvant occasionner des coûts et
délais supplémentaires dans la chaîne logistiques. L’harmonisation de ces contrôles avait
donc été évoquée.
Ces différents problèmes pourront donc être portés à l’attention des Autorités pour
discussion et résolution.
De plus, la mise en place de procédures alignées avec les meilleures pratiques
internationales permet de redonner à chacun ses prérogatives. Par exemple, le transporteur
reste responsable du manifeste, le manutentionnaire porte la responsabilité des informations
relatives aux marchandises qu’il indique avoir débarquées, le concessionnaire signale la
sortie effective d’une marchandise de son lieu de stockage, etc.
9.3. Valeur de la marchandise
Il convient ici de noter que cette problématique est hors du périmètre du Guichet Unique
Intégral.
Néanmoins, nous pensons qu’une concertation des différentes partie prenantes et un
alignement stricte sur les meilleures pratiques internationales permettraient de répondre aux
efficacement aux problèmes soulevés par cette question.
9.4. Facturation
Les difficultés actuelles liées à la facturation seront traitées en 2 points :
La centralisation des factures et du recouvrement. Ce bénéfice pour l’opérateur
économique est l’une des améliorations apportées par la centralisation des factures
dans le bordereau de frais unique. Ce dernier permet à l’opérateur de suivre dans le
système d’information l’ensemble des factures qu’il doit régler. Sa gestion s’en trouve
simplifiée et plus claire.
La réduction des factures complémentaires et la maîtrise de la facturation. Cet
élément bénéficie avant tout aux structures émettrices de factures qui peuvent établir
leur facture au moment opportun et garder le contrôle du contenu de cette facture. Le
GUICE n’assurant que la diffusion et le recouvrement des factures, chaque structure
conserve la maîtrise de sa facturation tout en assurant une plus grande transparence
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 162/176
vis-à-vis de l’opérateur. La réduction des factures complémentaires sera donc une
conséquence directe de cette maîtrise.
9.5. Disparition des contrôles illégaux
La disparition des contrôles illégaux sera une conséquence à court/moyen terme de la
dématérialisation. En effet, à terme, le transporteur ne transportera plus de documents mais
uniquement la marchandise et une référence unique de passage.
Les autorités compétentes pourront contrôler dans le GUICE le transporteur sans avoir à
présenter systématiquement l’ensemble des documents papiers.
Les autres autorités ne pourront pas accéder aux documents et les contrôles qu’elles
réalisent aujourd’hui apparaîtront clairement et rapidement comme inutiles et couteux en
termes de temps et d’argent.
Comme cité auparavant, les différents comités et commissions du projet permettront
d’échanger et de suivre l’évolution de ces points auprès des différents intervenants.
9.6. Sécurisation des échanges
En supprimant des échanges de données papier, des multiples copies distribuées, le
Guichet Unique Intégral améliorera la sécurité et la confidentialité des données.
Seuls les acteurs dûment autorisés et identifiés auront accès aux informations qui les
concernent.
La sécurité des opérations est assurée par le système d’information du GUICE qui s’assure
que les informations proviennent bien de l’opérateur économique concerné, toutes les
transactions étant par ailleurs journalisées. L’identification forte de l’utilisateur dans le
système est un élément déterminant si ce dernier est autorisé ou non à effectuer une action
ou à consulter une information.
De plus, la mise en place d’EDI est également un facteur important de la sécurisation des
échanges. A l’heure de l’utilisation de plus en plus prépondérante des technologies de
l’information et de la communication, les échanges de données informatisées de système à
système sont clé pour le développement économique.
Le GUICE en proposant un système performant d’échange de données informatisées entre
tous les acteurs permettra d’améliorer les échanges, de les fluidifier et de les sécuriser.
La sécurisation intervient également sur le domaine de la fraude qui sera bien plus difficile.
La fraude consiste majoritairement en la falsification de documents commerciaux
(connaissement, bon à délivrer), douaniers (bon à enlever, quittance, déclaration) ou
administratifs (quittance, facture, bon de livraison, bon de sortie).
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 163/176
Avec la dématérialisation des procédures et des documents, il ne sera plus possible de les
falsifier.
Les données constituant les documents qui continueront à circuler seront présentes dans le
GUICE, il sera très facile de vérifier l’authenticité d’un document en interrogeant le système
pour savoir si les informations imprimées ne sont pas frauduleuses.
9.7. Transparence du système
Cette transparence est apportée de plusieurs façons :
Intégration de la facturation. En intégrant les factures complémentaires et les
structures désirant déléguées leur recouvrement au GUICE, l’opérateur économique
sera en mesure de visualiser et mesurer l’ensemble des paiements qu’il doit réaliser
dans le cadre de son importation ou exportation.
Accès et restitution de l’information à tous les acteurs. En accédant à l’ensemble des
données logistiques de la marchandise, l’opérateur économique est en mesure de
suivre à tout moment l’avancement des formalités. Cet accès centralisé à
l’information constitue donc une forte avancée sur la transparence des données.
Production et diffusion des statistiques. En permettant la mesure de la performance,
les acteurs sont en mesure de visualiser les éventuels points de blocage et les
processus performants, tout en suivant leur propre activité.
Toutes les opérations effectuées dans le Guichet Unique sont tracées
électroniquement, il n’est pas possible de modifier une donnée dans le Guichet
Unique sans que l’utilisateur ayant réalisé cette modification, la date et l’heure à
laquelle cette modification a été effectuée, le moyen utilisé pour la réaliser, ne soient
enregistrés.
9.8. Déploiement sur le territoire de RDC
Le déploiement sur le territoire assurera une maîtrise des flux import/export dans un cadre
de procédures harmonisées et simplifiées.
Pour assurer une bonne qualité de service, ce déploiement est appuyé par la présence
physique de l’opérateur du GUICE au travers des centres de facilitation. Ces centres
permettront de disposer de bons relais sur le territoire afin d’aider et d’accompagner les
différents acteurs dans leurs démarches. Le plan de formation, de conduite du changement
et de communication sont autant de leviers garantissant que le système sera correctement
utilisé en RDC.
Le tableau suivant présente les différents sites déployés et la localisation des centres de
facilitation.
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 164/176
Sites Po
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Kinshasa 1 1 1 3 1
10
Lubumbashi 1 1 2 1
Matadi 1 1 1
Boma 1 1 1
Goma 1 1 2 1
Kisangani 1 1 1
Sakania 1 1 1
Kasumbalesa 1 1
Kasindi 1 1
Mahagy 1 1
Total 14 2 5 10
9.9. Maîtrise des statistiques du commerce extérieur
Cette maîtrise est une autre conséquence des différentes améliorations apportées par le
GUICE. En traitant tous les trafics de RDC sur l’ensemble du territoire dans un système
unique, le GUICE sera en mesure de capter l’ensemble des données nécessaires à
l’établissement de statistiques fiables pour le commerce extérieur.
Les fonctionnalités du GUICE décrites précédemment offriront la possibilité aux Autorités de
disposer de données complètes et cohérentes sur les passages de marchandises aux
frontières de la RDC.
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 165/176
9.10. Sécurisation des recettes de l’Etat
Nous avons vu précédemment que les procédures manuelles, l’absence de transparence
des informations constituaient un environnement défavorable à la bonne collecte des
recettes par tous les organismes de l’Etat.
L’amélioration de ces éléments ainsi que la fourniture de statistiques permettront à l’Etat
congolais de sécuriser ses recettes mais également d’identifier les processus sur lesquels
des pertes de perception des droits et taxes sont observées.
Les nombres de litiges dus aux actuels problèmes de recouvrement seront également
diminués grâce à une plus grande centralisation et accessibilité de l’information.
9.11. Attractivité du commerce en RDC
Comme nous avons pu le voir dans l’étude de l’existant, de par la situation actuelle des
temps et des coûts de passage de la marchandise sur les frontières de la RDC, le commerce
extérieur souffre d’un problème d’attractivité auprès des importateurs, exportateurs et
investisseurs.
Dans un contexte très concurrentiel, cette attractivité est un facteur majeur pour le
développement du pays et de son commerce à l’international.
Au travers des processus et procédures du commerce extérieur, chaque acteur concourt à
l’amélioration de cette attractivité. C’est pourquoi, la mise en place du GUICE et des
nouvelles procédures vont favoriser le développement du commerce extérieur de RDC.
Ce bénéfice est donc une conséquence directe des différentes améliorations citées
précédemment dans cette partie. La dématérialisation des échanges, la sécurisation et la
transparence du système sont autant de facteurs contribuant à améliorer les conditions de
passage de la marchandise et donc l’attractivité du commerce en République Démocratique
du Congo.
La mise en œuvre du Guichet Unique Intégral permettra de réduire voire de supprimer les
freins à la compétitivité.
9.12. Conformité au Cadre des Normes SAFE de l’OMD
Le Guichet Unique Intégral permettra à la République Démocratique du Congo de se
conformer au Cadre des Normes de l’Organisation Mondiale des Douanes. Le Guichet
Unique Intégral est l’outil qui permettra à la Douane d’implémenter les différents standards
du Pilier 1 (douanes – douanes) et Pilier 2 (douanes – entreprise) du Cadre de Normes.
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 166/176
Le Cargo Community System (un des composants du Guichet Unique Intégral) est
également l’outil indiqué par le standard 6.3 et permet de récupérer les données sur la
marchandise et le transport pour intégrer dans le système douanier.
9.13. Bénéfices par acteurs clés
Cette dernière partie des bénéfices de l’implémentation du GUICE permet de décliner pour
chaque acteur clé, les gains qu’apportera le GUICE à l’activité de cet acteur.
Bénéfices clés pour la Douane :
Mise à disposition de la liasse documentaire
Réception électronique sécurisée dans un format unique de tous les manifestes pour
tout mode de transport
Visibilité sur la traçabilité de la marchandise
Anticipation de ses actions grâce à une mise à disposition des différentes
informations en temps réel.
Bénéfices clés pour l’OCC :
Facilitation sur les démarches de pré-dédouanement
Réception électronique sécurisée dans un format unique de tous les manifestes pour
tout mode de transport
Visibilité sur la traçabilité de la marchandise
Anticipation de ses actions grâce à une mise à disposition des différentes
informations en temps réel.
Bénéfices clés pour l’OGEFREM :
Facilitation sur les démarches de pré-dédouanement
Réception électronique sécurisée dans un format unique de tous les manifestes pour
tout mode de transport
Visibilité sur la traçabilité de la marchandise
Anticipation de ses actions grâce à une mise à disposition des différentes
informations en temps réel.
Bénéfices clés pour les manutentionnaires et lieux de stockage
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 167/176
Réception automatique et centralisé de toutes les autorisations de mouvements :
chargement, déchargement, entrée et sortie
Réception électronique des manifestes si requis
Optimisation de l’espace grâce à une fluidité accrue de la marchandise
Réduction, voir suppression des factures complémentaires
Anticipation de ses actions grâce à une mise à disposition des différentes
informations en temps réel
Bénéfices clés pour les agents fret et les compagnies de transport
Envoi ou saisie unique du manifeste, supprimant ainsi les multiples copies papiers
Centralisation et consultation en temps réel des informations relatives aux voyages et
aux marchandises
Bénéfices clés pour les transitaires
Simplification et centralisation des procédures dans le GUICE
Réduction des déplacements physiques et des traitements papiers / manuels
Diminution des temps de passage de la marchandise sur les frontières
Réduction des coûts logistiques
Sécurisation des échanges avec les différents acteurs
Transparence des informations relatives à la facturation
Suivi et traçabilité de la marchandise
Anticipation de ses actions grâce à une mise à disposition des différentes
informations en temps réel
Bénéfices clés pour les importateurs et exportateurs :
Dématérialisation et centralisation de toutes les démarches relatives au pré-
dédouanement
Suivi logistique de la marchandise
Reporting sur les coûts des importations / exportations
Anticipation de ses actions grâce à une mise à disposition des différentes
informations en temps réel
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 168/176
Bénéfices clés pour les autres organisations gouvernementales :
Facilitation et dématérialisation des procédures et des échanges
Meilleur accès à l’information et aux statistiques
Anticipation de ses actions grâce à une mise à disposition des différentes
informations en temps réel
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9.14. Récapitulatif des bénéfices
Le tableau suivant reprend les attentes des acteurs identifiées au cours de l’analyse de l’existant. Celui-ci est complété avec les diverses
actions menées par la réforme de Guichet Unique Intégral et permettant de répondre à ces problèmes.
attente identifié Solution Acteur Echéance
Simplification et modernisation des
procédures
Optimisation des procédures
Dématérialisation des documents
Centralisation des données
GUICE Go-live du système
Clarification des prérogatives de
chaque structure
Comités et commissions de changement GUICE Go-live du système
Valeurs de la marchandise Comités et commissions de changement
Transparence du système
Autorités
Facturation Centralisation des factures et recouvrement unique
Réduction des factures complémentaires et maîtrise de
GUICE Go-live du système
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la facturation
Disparition des contrôles illégaux Comités et commissions de changement
Dématérialisation des informations
GUICE Go-live du système
Sécurisation des échanges Echanges par EDI
Identification des utilisateurs et confidentialité des
données
Dématérialisation des documents
GUICE Go-live du système
Transparence du système Intégration de toutes les factures
Restitution des données logistiques
Accès aux statistiques
Journalisation des actions
GUICE Go-live du système
Déploiement sur le territoire Stratégie de déploiement du GUICE GUICE Go-live du système
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 171/176
Maîtrise des statistiques du
commerce extérieur
Accès aux statistiques GUICE Go-live du système
Sécurisation des recettes de l’état Centralisation de la facturation
Dématérialisation des procédures
Transparence du système
Optimisation des procédures
GUICE Go-live du système
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10. Les challenges à relever
Pour mener à bien le projet de Guichet Unique Intégral, de nombreux défis seront à relever
mais parmi eux, nous pouvons citer les 4 challenges majeurs suivants :
La réforme des procédures et l’adaptation du cadre légal, nécessaires à
l’implémentation du Guichet Unique Intégral.
La participation et l’adhésion de tous les acteurs aux nouvelles procédures
harmonisées du commerce extérieur : création de la communauté du Commerce
Extérieur.
La gestion du changement.
La mise en place d’un système et d’un réseau sécurisé.
La modernisation des infrastructures et équipements
La réforme des procédures
La mise en place d’un cadre légal favorable à la mise en place du GUICE est un autre
facteur import participant à la réussite du projet.
Le support de l’Etat Congolais sera prépondérant pour réussir ces réformes. Celles-ci
permettent en effet d’assoir la légitimité et l’utilisation du GUICE auprès de tous les acteurs
concernés.
En effet, l’émission des documents et informations au travers du GUICE doit être reconnue
et respectée pour que la mise en place des nouvelles procédures se déroule de la meilleure
des façons.
L’adhésion des acteurs aux procédures
Le passage de la marchandise ne peut se passer correctement que par la participation de
tous les acteurs impliqués dans ce processus et la bonne coordination des opérations.
Ce n’est qu’en créant une réelle communauté d’intérêt, composée de tous les acteurs
publics et privés regroupés dans l’objectif commun de mise en œuvre du Guichet Unique
Intégral. Chacun doit pouvoir s’approprier l’outil. Il est donc capital que ces acteurs puisse
comprendre que le GUICE rendra des services communs, permettra de réaliser des
économies, orchestrera et accélèrera le passage portuaire et sécurisera les recettes des
différents acteurs.
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 173/176
Cette communauté d’acteurs, fédérés au travers des différents comités et commission du
projet, trouvera dans le Guichet Unique une structure où échanger, s’informer, se former,
optimiser et faire évoluer la pratique du commerce extérieur.
La résistance changement
Au-delà de l’adhésion des acteurs et de leur fédération au sein d’une communauté active,
les freins au changement et l’opposition à la mise en œuvre du Guichet Unique Intégral vont
être les principaux challenges à relever.
La modification du cadre habituel de travail des acteurs apporte un changement non
négligeable qui peut ne pas être bien accueilli. Il faudra donc accompagner ces
changements par tous les moyens possibles (formation, information, communication) pour
que l’installation du GUICE soit un succès. Ces actions sont à mener sur le territoire afin que
toutes les provinces puissent correctement s’intégrer dans le Guichet Unique Intégral.
L’optimisation des procédures, la dématérialisation, la suppression de documents, …
limiteront les interactions humaines entre des acteurs et supprimeront ainsi les procédures
manuelles et autres paiements indus. Cet état de fait peut conduire des acteurs à opposer
une vive réaction à la mise en place du nouveau système.
Le support et les actions des comités de supervision et de suivi seront alors décisifs pour
faire face aux obstacles.
Par ailleurs, la force de l’habitude engendre une situation où les acteurs ne perçoivent pas
toujours l’intérêt ou les bénéfices que peuvent apporter la mise en place du GUICE et donc
ne s’impliquent pas dans la mise en place du système. Or la réussite de ce projet nécessite
le concours et la participation de tous les acteurs pour réussir.
La gestion du changement sous toutes ses facettes sera le principal sujet de la mise en
œuvre du Guichet Unique.
La création d’un réseau performant entre les systèmes
Pour que chaque structure impliquée dans le Guichet Unique Intégral puisse l’utiliser, elle
doit avoir la possibilité de s’y connecter. Il faudra donc que chaque acteur se dote de
moyens techniques (ordinateurs, réseau) pour utiliser le Guichet Unique Intégral.
Les acteurs n’ayant pas les capacités de se doter des équipements nécessaires auront
également la possibilité de se rendre aux locaux du Guichet Unique Intégral qui mettra à
disposition des postes de travail pour les opérateurs économiques.
Les systèmes existants sont nombreux et variés. Le Guichet Unique Intégral devra échanger
de nombreuses informations avec ces systèmes pour pouvoir fonctionner correctement et
pour que chaque acteur en tire des bénéfices.
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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE Page 174/176
Bien que le Guichet Unique Intégral s’interface avec tout type de système, il sera néanmoins
nécessaire d’apporter les évolutions adéquates au sein de chaque système pour générer
des messages à destination du GUICE ou pour intégrer les messages en provenance du
GUICE. Il est donc important que les acteurs fassent évoluer leurs systèmes en même
temps que le GUICE.
La mise en place d’un réseau fiable, sécurisé et performant constitue un axe majeur de la
mise en place du GUICE.
La modernisation des infrastructures et équipements
Outre les aspects informatiques et conduite du changement de la réforme du Guichet Unique
Intégral, il est important de noter que cette modernisation des procédures doit
impérativement être accompagnée des infrastructures et équipements physiques d’accueil et
de traitement des marchandises appropriés.
En effet, la bonne fluidité du passage des marchandises repose également sur les flux
physiques des marchandises. L’accélération des flux logistiques induite par la mise en place
du GUICE souligne le besoin d’une infrastructure matérielle performante et ce, afin de ne
pas ralentir la bonne circulation des biens.
Les infrastructures doivent donc permettre : la bonne circulation des moyens de transport
dans les installations, l’accueil rapide des acteurs notamment les transporteurs, la
manutention efficace des marchandises et l’espace nécessaire pour le stockage des biens et
le stationnement des moyens de transport.
Ce challenge s’applique à tous les lieux et modes de transport, qu’ils soient terrestres aux
frontières, maritimes, aériens, ferroviaires, fluviaux et lacustres.
Il convient en outre de noter qu’une modernisation des engins de manutention au niveau des
différents ports, des plans de circulation appropriés au sein de chaque installation portuaire
et aéroportuaire, une voirie adaptée aux enjeux du commerce international, un parc
automobile rénové et conforme aux exigences en matière de sécurité (twist-lock) sont autant
d’éléments indispensables qui soutiendront de façon durable les améliorations apportées par
la mise en place du Guichet Unique Intégral.
De même, la hausse du taux de pénétration de l’informatique dans les administrations
publiques ainsi qu’une informatisation des procédures d’obtention des permis et
autorisations permettraient d’accroître les bénéfices escomptés de la mise en place du
GUICE.
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11. Concordance entre l’étude et les termes de référence
Le tableau suivant présente les différents points des termes de référence sur la définition du
GUICE. Il est ici indiqué les différentes parties du rapport répondant aux préoccupations
exprimées dans ces termes de référence :
Terme de référence Partie du rapport
Organisation des réunions de présentation
et discussion sur la situation existante
Phase d’ateliers participatifs
Proposition de l'organisation physique du
guichet unique, des modalités et des
moyens de sa mise en œuvre
§ 8 Définition de l’architecture du circuit
d’information
Définition de l’architecture du circuit
d'informations du guichet unique et des
actions retenues en matière de facilitation
du commerce extérieur;
Partie 1 : le Guichet Unique Intégral
Indication des relations du Guichet Unique
avec les systèmes informatiques existants
§ 7 Interfaces du GUICE
Proposition des moyens nécessaires en
équipements et en personnel
§ 9.8 Déploiement sur le territoire de RDC
Dans le cas où l'architecture du guichet
unique retenu avec les acteurs ne sera pas
conforme au système de base proposé par
l’opérateur, ce dernier est tenu de l’adapter
à l’architecture retenue
Partie 1 : le Guichet Unique Intégral
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12. Conclusion
Suite à l’analyse de l’existant mené dans la phase 1, la définition du GUICE proposée
permet de répondre aux diverses préoccupations des divers acteurs en proposant à tous des
procédures simplifiées et dématérialisées qui participeront au développement et à la fluidité
du commerce extérieur.
De plus, les procédures ainsi proposées s’inscrivent dans la droite lignée des meilleures
pratiques internationalement reconnues, notamment celles du cade des normes SAFE de
l’OMD.
Nous avons pu voir que l’implémentation du Guichet Unique Intégral apportera un grand
nombre de changements propices au bon développement du climat des affaires dans les
importations et exportations du pays. Ces bénéfices comprennent :
Une modification des procédures, apportant un meilleur échange dématérialisé des
informations et une centralisation des données,
Une réduction des temps de passage et donc des coûts logistiques pour les
opérateurs,
Une plus grand transparence du système grâce à un tracking complet des flux
imports et exports,
Une sécurisation des recettes au travers d’une meilleure maîtrise et suivi de la
facturation,
La mise à disposition de statistiques fiables
Pour réussir, le projet s’appuie sur une solide méthodologie de mise en œuvre découpée en
plusieurs phases comportant à chaque fois un accompagnement et une formation intensive
des utilisateurs du GUICE. Ce déploiement sur l’ensemble du territoire de RDC garantit une
couverture globale de toutes les frontières et de tous les modes de transport.
Les différents comités et commissions qui seront mis en place concourront à la bonne
marche du projet. La gestion du changement, qui est l’un des défis et composantes les plus
essentiels du Guichet Unique Intégral, sera le moteur d’une meilleure fluidité des
marchandises en RDC.
Cette méthodologie de mise en œuvre, à la fois participative et graduelle, a d’ailleurs fait ses
preuves dans les pays où nous avons installé le Guichet Unique.
La gestion du changement, qui est l’un des défis et composantes les plus essentiels du
Guichet Unique Intégral, sera le moteur d’une meilleure fluidité des marchandises en RDC.