Welke speld zoek ik,

en in welke hooiberg?Over digitaal werken en archiveren

Frans Smit, 23 april 2015

Overheid 360, Utrecht

Wat is “archief”?

Een specifiek soort data

Data die worden verwerkt en gefixeerd tijdens de uitvoering van taken

Data die gebruikt kunnen worden bij reconstructie van die taak

Data over die data (“metadata”)

Ongeacht de vorm

Ieder denkbaar bestandsformaat

Iedere denkbare analoge vorm

De kwaliteit van een archief

Toegankelijk

Beschikbaar

Vindbaar

Bruikbaar

Authentiek

Geordend

Beveiligd

Openbaar waar mogelijk

Archief in de digitale wereld

Digitaal werken is digitaal archiveren

Je bent kansloos als je niet direct archiveert

Bij ketens kunnen archiefdata zich overal (en nergens) bevinden

Specifieke thema’s

Een architectuur (van RA tot TA) zonder archiefrichtlijnen is … onvolledig

Digitaliseren en vervangen

Cloud en Saas

E-mail

Webarchivering en archivering social media

Big Data

Open Data

Open Overheid

Overheid als ketenpartner

Een stortvloed aan standaarden en richtlijnen

i-verzor-ging

i-voorziening

i-Thema’s i-deling

i-infrastructuur

i-governance

Governance

Architectuur

Procesgerichte risicoanalyse

Kwaliteitssysteem

Toezicht

De CIO en de Archivaris

Wat kan je helpen?

De Baseline Informatiehuishouding Gemeenten

Verder bouwen op NORA en GEMMA: zaakgericht werken

Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN)

Diverse checklists via BRAIN Procesmodel Archieftoezicht

Forum Standaardisatie

Maar vooral ISO normen:

NEN ISO 15489 en 30300/1 (archivering)

NEN ISO 23081 (metadata)

NEN ISO 16175 (functionaliteiten archiefsysteem)

ISO 16363 (eisen aan digitale bewaaromgeving)

Taktische tips

Gebruik de informatieramp!

Gebruik het momentum van bestuurlijke aandacht!

“Leading Quietly”: stap voor stap verbinden en integreren

Laat zien wat je archief kan betekenen voor big data-toepassingen, open

data, social, mobile

Maak eens een business case voor eenmalige opslag meervoudig gebruik

(=goed archiveren)