distribusi penyimpanan
DESCRIPTION
distribusi penyimpanan obatTRANSCRIPT
Manajemen pengelolaan obat (2)Manajemen pengelolaan obat (2)1.Tata cara penyimpanan 1.Tata cara penyimpanan obat yang baik obat yang baik2. Manajemen distribusi obat 2. Manajemen distribusi obat
dan sediaan farmasidan sediaan farmasi
LogistikLogistik
Ilmu dan seni untuk memperoleh
• jumlah yang cukup • dari obat yang tepat • untuk tempat yang tepat • pada waktu yang tepat
Logistics Management Logistics Management Drug:Drug:
• The Six Rights:1.The rigth goods2. In the right quantities3. In the right condition4.To the right place5.At the right time6.At the right cost
PenerimaanPenerimaan Penyimpanan Penyimpanan
Distribusi Obat Distribusi Obat
• masalah kompleks & penting
• biaya tinggi
2. SIKLUS MANAJEMEN OBAT 2. SIKLUS MANAJEMEN OBAT (Dikutip dari managing drug supply, 1997)(Dikutip dari managing drug supply, 1997)
SELECTION
MANAGEMENT SUPPORT:OrganizationFinancing and sustainabilityInformationHuman resource
USE PROCUREMENT
DISTRIBUTION
pengadaan penerimaan
pemeriksaan
penyimpanan
pencatatan
dispensing
distribusi
laporan penggunaan
Tujuan Pengelolaan Inventaris
• Menghindari kekurangan obat• Menghindari stock out• Membatasi penimbunan • Menjaga fluktuasi pemakaian
Manajemen Barang• penerimaan barang• penempatan barang• pencatatan inventaris• pemeliharaan• mencatat distribusi barang• pelaporan• evaluasi
Objectives Of Good Medical Objectives Of Good Medical Stores Management Stores Management
• To guarante a continuous supply of drugs and medical supplies
• To maintan the quality of drugs during the whole distribution process
• To control theft and corruption• To keep accurate inventory records• To provide stock movement information in
order to forecast needs• To use transport means efficiently
Penyimpanan Penyimpanan • Suatu kegiatan menyimpan & memelihara dgn
cara menempatkan obat-obatan yg diterima pd temapt yg dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yg dapat merusak mutu obat.
Tujuan:1. Memelihara mutu obat2. Menghindari penggunaan obat yg tidak
bertanggungjawab.3. Menjaga kelangsungan persediaan4. Memudahkan pencarian & pengawasan
Penyimpanan Obat
• Barang datang s/d digunakan• Spesifik (suhu, pengamanan dll)• Butuh manajemen tersendiri
Masalah Penyimpanan• pemilihan tempat obat• fasilitas pendukung• sistem penanganan material• seleksi stock• pemeliharaan/pengamanan
Efisiensi Gudang Efisiensi Gudang Penyimpanan Obat Penyimpanan Obat
• Penggunaan ruangan yg ada scr optimal untuk penyimpanan & mengurangi penggunaan ruangan untuk barang yg seharusnya tidak disimpan di gudang
• Mengurangi kemungkinan adanya gerakan ataupun arus manusia/barang yg tidak berguna selama proses penyimpanan , pelayanan distribusi atau kegiatan lain
• Mengurangi kegiatan & biaya pemeliharaan yg tidak perlu, mengingat biaya pengelolaan yg tersedia terbatas.
• Meningkatkan kenyamanan karywan selama bekerja di gudang
Indeks efisiensi GudangIndeks efisiensi Gudang
• Untuk memberikan perbandingan dari berbagai sistem penyimpan atau pergudangan
• Membantu menemukan sistem pergudangan yg optimal, untuk meyimpanan sejumlah barang yg ada dgn gambaran perputaran yg telah diketahui & persyaratan yg telah ditentukan
• Diasumsikan barang yg dimasukkan & disimpan digudang dgn alat pengangkut yg sesuai ex; pallet atau wadah.
Definisi dari indeks berikut Definisi dari indeks berikut dibuat untuk pemanfaatan dibuat untuk pemanfaatan
ruangan yaitu:ruangan yaitu:• Penggunaan area ruangan yg dinyatakan
dalam persen(%)• Penggunaan volume ruangan yg
dinyatakan dalam persen(%)• Faktor pemanfatan ruang yg dinyatakan
dalam m3/m2.• Waktu pengambilan barang tercepat yg
dinyatakan dalam menit.• Kemungkinan pengambilan barang dalam
barang 1 jam
Obat harus dilindungi dari:kelembaban,cahaya, panas
kotor (debu), banjir, seranggapencuri
Kegiatan penyimpanan:Kegiatan penyimpanan:
1. Pengaturan tata ruang obat: kemudahan bergerak, sirkulasi udara, rak & pallet, kondisi penyimpanan khusus, pencegah kebakaran
2. Penyusunan stock obat: FIFO, FEFO 3. Pencatatan stock obat; kartu stock4. Pengamatan mutu obat : tablet,
kapsul, tablet salut, cairan, salep, injeksi.
Masalah Penyimpanan Antisipasi
The Context of an Inventory Management System
• Demand: Independent, Dependent
• Logistics: push, pull
Model Pengelolaan Inventaris
• annual purchasing: per tahun• periodic purchasing• perpetual purchasing
Sistem Periodik
• interval pemesanan tertentu• jumlah yang dipesan berubah tergantung stok sisa
Sistem perpetual
• pengadaan dilakukan waktu stok mencapai batas minimal tertentu• jumlah yang dipesan tetap
Ideal Inventory Control ModelIdeal Inventory Control Model
Lead Time
Lead Time
SS
SS+Qo
Qo
OrderPlace Drug
Received
AverageInventory
Time
Sto
ck o
n H
and
Safety Stock
Working Stock
Qo
Periodik
SS
Q1Q2
Q3
Max
Q = Max - Stok Sisa
Waktu
Perpetual
SS
ROL
Q+SS
pesan pesan pesanwaktu
Q Q
Q
Q = tetap SS: Safety Stock ROL: Reordering Level
0 00
Estimating Safety Stock
SS = LT x CA
SS: Safety StockLT: Lead timeCA: Average Consumtion
• Stock Pengaman : Safety Stock (SS)
• Stok Sisa (Stock on Hand, SOH): stok yang ada ditangan • Batas Maksimum Persediaan: Jumlah tertinggi yang bisa diterima
• Jumlah yang dipesan :Order Quantity (Qo)
• Batas pemesanan kembali: Reordering level (ROL)
• Waktu pemesanan ( Lead time): Waktu yang diperlukan
obat dipesan s/d datang
Standard Reordering Formula
• minimum & maximum Stock Level• consumption-based reordering formulas
LT Tetrasiklin capsul : 2 bulanKonsumsi rata-rata /bulan: 1000 capsulAdditional Safety Stock : 2000 capsulProcurement Period : 6 bulan
Minimum Stock= (LT x CA) + SS
Maximum Stock = Smin + (PP x CA)
Smin. = (2 x 1000) + 2000 = 4000 capsul
Smax. = 4000 + (6 x 1000) = 10.000 capsul
Consumption-based Reordering Formula
Qo = CA x (LT + PP) + SS - (S1 + So)
Qo: Order Quantity LT: lead timeCA:Average Consumtion PP: procurement periodeS1 : Stock on Hand SS: safety stockSo: Stock on Order
Economic Order Quantity
U : annual use, in unitO : incremental ordering costH : average holding cost (percentage of average inventory value)C : projected net acquisition cost
EOQ=V(2xUxO) : (HXC)
EOI : V(2xO) : (UxHxC) : 0,08366 tahun
O : ordering costU : annual useH : holding costC : projected net acquisition cost
Pada kejadian epidemik cholera, tidak ada stok untuk tetrasiklin. Telah pesan ke suplier sebanyak 3000 capsul. Lead time adalah 2 bulan, rata-rata pemakaian perbulan 1000 capsul. Periode pengadaan 6 bulan.
Qo = CA x (LT + PP) + SS - (S1 + So)
Qo = 1000 x (2+6) + 2000 – (0 + 3000)
= 7000
Di suatu rumah sakit, memerlukan kapsul ampisilin per bulan sebanyak 100 kaleng @ 1000 kapsul. Saat ini stok yang ada tinggal 2000 capsul.Peraturan rumah sakit mengharuskan pembelian dilakukan setiap 6 bulan sekali.Setiap kali pembelian, barang datang padabulan ke 3. Berapa Safety Stock yang diperlukan?Berapa Stock minimum dan maksimum?Berapa jumlah yang harus dibeli oleh RS tersebut?
Infus dekstrose dibutuhkan 25.000 buahU : 25.000O : Rp 70.000 H : Rp 2.000C : 40%EOQ : V(2x25.000x70.000) : (2.000x0,4) : 2.091,65
Distribusi Obat Distribusi Obat Secara umun dapat diartikan sebagai proses Secara umun dapat diartikan sebagai proses
pemindahan barang dari suatu tempat ke pemindahan barang dari suatu tempat ke tempat lain seperti:tempat lain seperti:
Contoh :1. Pemindahan dari supplier ke gudang pabrik (GP)2. Pemindahan dari GP ke unit produksi atau
pemakai3. Pemindahan produk dari unit produksi ke GP4. Pemindahan dari GP ke gudang cabang
pabrik(GCP)5. Pemindahan GP/GCP ke gudang distributot (GD)6. Pemindahan GD ke gudang cabang distributor 7. Pemindahan GD/GCD kepengencer8. Pemindahan dari pengencer ke konsumen
Distribusi Distribusi • Suatu rangkaian kegiatan dalam rangka
pengeluaran & pengiriman obat dan perbekalan kesehatan yang bermutu, terjamin kebasahannya serta tepat jenis & jumlah dari gudang obat secara merata & teratur untuk memenuhi kebutuhan di sarana pelayanan kesehatan.
• Tujuan :1. Terlaksananya pengiriman obat secara merata dan teratur
sehingga dapat diperoleh pada saat yg dibutuhkan.2. Terjaminnya kecukupan & terpeliharanya penggunaan
obat di sarana pelayanan kesehatan.3. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai
kebutuhan pelayanan & program kesehatan
A well-designed & well-A well-designed & well-managed distribution systemmanaged distribution system
• Mempertahankan suplai obat • Menjaga obat selalu dalam kondisi baik• Meminimalkan obat rusak & kedaluarsa • Rasionalisasi hal-hal penyimpanan obat• Pencatatan barang teratur & benar• Transportasi se efisien mungkin• Mengurangi pencurian & kehilangan• Tersedia informasi rencana kebutuhan
1.PENGERTIAN 1.PENGERTIAN
• Suplai/Penyediaan• Distribusi:
– Penerimaan– Pemeriksaan dalam rangka
penerimaan– Pencatatan– Penyimpanan– Permintaan pada unit pengelola– Pengiriman– Pelayanan pada pasien– Pencatatan penggunaan
4. SIKLUS DISTRIBUSI OBAT4. SIKLUS DISTRIBUSI OBAT
DRUG PROCUREMENT
PORT CLEARING
RECEIPT AND INSPECTION
INVENTORY CONTROL
STORAGEREQUISITON OF SUPPLIES
DELEVERY
DISPENSING TO PATIENT
CONSUMPTION REPORTING
6. MASALAH SUPLAI DAN 6. MASALAH SUPLAI DAN DISTRIBUSI OBAT DISTRIBUSI OBAT
• PERENCANAAN
• PRODUKSI OBAT
• PROSES PENGADAAN
• KETERSEDIAAN OBAT
• PENGIRIMAN OBAT
• PENYIMPANAN
• PENGAWASAN
• PELAYANAN PADA PASIEN
• PENGGUNAAN OBAT YANG TIDAK RASIONAL
• PENCATATAN DAN PELAPORAN OBAT
5. TUJUAN SISTEM 5. TUJUAN SISTEM DISTRIBUSI OBATDISTRIBUSI OBAT
• MENJAMIN SUPLAI YANG KONSTAN• MENJAGA KONDISI OBAT• MINIMALISASI OBAT YANG RUSAK DAN
KADALUWARSA• BATAS PENYIMPANAN OBAT YANG RASIONAL• PENGGUNAAN TRANSPORTASI YANG PALING
EFISIEN• MINIMALISASI OBAT YANG HILANG• PENYEDIAAN INFORMASI UNTUK PRAKIRAAN
KEBUTUHAN YANG AKAN DATANG
3.SUMBER DAYA 3.SUMBER DAYA MANAJEMEN DISTRIBUSIMANAJEMEN DISTRIBUSI
• TIM LOGISTIK– Prioritas yakni keberadaan manajer – Uraian tugas mencakup perencanaan, pelaksanaan dan
pemantauan– Upaya efisiensi biaya dan perbaikan secara terus-
menerus• STAFFING
– Persyaratan staf, jumlah kebutuhan– Rekruitmen staf– Kebutuhan pendidikan dan pelatihan
• SISTEM INFORMASI– Koordinasi dan jaringan distribusi– Format pencatatan dan pelaporan– Kebutuhan dan konsumsi obat, – Sumber beaya
• KOMUNIKASI– Media yang digunakan– Inventarisasi jaringan media komunikasi
• petugas gudang
• penjaga gudang
• transport manajer
• pengemudiTim logistik
Langkah Langkah perencanaan distribusiperencanaan distribusi
• tentukan distribusi untuk siapa
• rencanakan lokasi gudang
• rencanakan jadual distribusi
• rencanakan tenaga yang mengerjakan
4 elemen pokok pada 4 elemen pokok pada sistem distribusisistem distribusi
• sistem desain: geografi/ populasi, push v/s pull, sentralisasi• sistem informasi: inventory control,
pencatatan, laporan, informasi distribusi• penyimpanan: penempatan, desain
gedung, sistem penyimpanan• distribusi: pengiriman, transpor, rute,
jadual, pemeliharaan
Faktor yang menentukanFaktor yang menentukan
• faktor geografi
• populasi
• luas gudang
• staf
• fasilitas transpor
• kendala politik atau sumber daya
7. EMPAT ELEMEN 7. EMPAT ELEMEN DISTRIBUSIDISTRIBUSI
• Rancangan sistem;– Cakupan wilayah maupun populasi– Jumlah unit tingkat administrasi– Sistem pemasukan dan pengeluaran barang
• Sistem informasi;– Kendali inventaris barang– Format-format pencatatan– Laporan konsumsi– Arus informasi
• Penyimpanan;– Lokasi– Rancangan bangunan– Sistem pengelolaan barang
• Pengiriman;– Pengumpulan dan penyerahan barang– Pemilihan transportasi– Route dan skedul
8.RANCANGAN SISTEM 8.RANCANGAN SISTEM DISTRIBUSI DISTRIBUSI
• SENTRALISASI vs DESENTRALISASI• KOLEKSI vs PENGIRIMAN• PERMINTAAN vs PAKET
9. TAHAPAN PERENCANAAN 9. TAHAPAN PERENCANAAN PELAKSANAAN DISTRIBUSI OBATPELAKSANAAN DISTRIBUSI OBAT
• KEJELASAN SASARAN DISTRIBUSI DI SEKTOR PUBLIK ATAU SWASTA
• RENCANA LOKASI GUDANG DAN ALUR PENGIRIMAN– Maping kebutuhan obat– Lokasi suplai– Batas penyimpanan yang rasional– Rencana alur distribusi primer dan gudang
sementara– Rencana alur distribusi sekunder– Ukuran gudang obat
• JADWAL PENGIRIMAN BARANG• MENETAPKAN STAF DI BERBAGAI
TINGKAT
10. PERBANDINGAN 4 SKENARIO JARINGAN 10. PERBANDINGAN 4 SKENARIO JARINGAN DISTRIBUSI OBAT DISTRIBUSI OBAT
S S SS S S
S S SSSS
DS DSDS DS
DSDSDSDS
HC HC
HC
HOSP
HC
HC HC
HC HC
HOSP
HOSP HOSP
RS RS
HCHC
HOSP
HOSPHOSP
CMS
HCHC
CMS
RS RS
HC HC
Distribution networkDistribution network• primary stores
• intermediate stores
• health facility stores
MonitoringMonitoringWhat is Monitoring Why Monitor logistics activities ??What is supervision?? Why supervise logistics personell ??What questions do get asked by the supervisor ??
Tugas 1 : Penyimpanan Obat
Jelaskan bagaimana cara anda untuk: 1.Melihat expire date suatu sediaan obat apa yang
harus anda perhatikan secara umum dan bagaimana anda menangani produk yg rudak dan kadaluarsa ??
2.Jika data manufacturing tercetak pada produk atau pakcaging tetapi no Ed tak dicantumkan,]
3.Tak ada tgl pembuatan yg tertera pada produk sediaan tersebut
Jelaskan secara rinci bagaimana cara anda untuk melalukan penyimpanan obat dgn tujuan perlindungan kualitas sediaan farmasi jika dalam petunjuk penyimpanan yang tertera :
“Clean and maintain store regularly”“Store commodity in a dry , well lit and well
ventiled storeroom- out of direct sunlight”“Secure storeroom from water penetration“Store latex products from electric motors and
fluorescent lights” “Store commodities in a manner accessible for
FEFO distribution ““Store heavy and bulky items are stored on the
shelf ““Follow packaging symbols ex Fragile
commodities”
Sebutkan urutan langkah yang saudara lakukan jika anda menerima barang sediaan obat yang baru datang untuk meyakinkan bahwa obat yang diterima sesuai jenis dan jumlahnya, dan dicatat dn tata cara yg sesuai
Jelaskan bahwa tujuan dari penyimpanan sediaan farmasi adalah sbb (objective of good medical stores management)
To guarantee a continuous supply of drugs and medical supplies
To maintain the quality of drugs during the whole distribution process
To minimize lossses through expiration and deterioration
To control theft and corruption To keep accurate inventory record To provide stock movement information in order to
forecast needs To use transport menas efficiently