docsvision 5 Управление документацией СМК

Docsvision 5Управление документацией СМК

Решение компании Системная Экспертиза по автоматизации системы менеджмента качества (СМК) на базе Docsvision

www.docsvision.comСлайд: 2

Назначение

• Организация единого хранилища документации СМК;• Обеспечение регистрации документов с использованием атрибутов для

однозначной идентификации каждого вида регистрируемой документации СМК;• Инициация процесса создания нового документа, модификации или отмены

действующих документов СМК компании уполномоченными должностными лицами;

• Обеспечение маршрутизации документа между участниками процесса согласования;

• Построение механизмов оперативного мониторинга жизненного цикла документа;

• Реализация механизма уведомлений пользователей об определенных событиях, произошедших в Системе;

• Обеспечение поиска по атрибутам, зарегистрированной в Системе документации;• Построение механизма разграниченного доступа сотрудников к хранилищу

документации;• Обеспечение формирования отчетов и выгрузка их в MS Excel.


Цель внедрения

Целью автоматизации с использованием системы Docsvision является создание единого корпоративного хранилища внутренней нормативной документации СМК компании и автоматизация процесса создания новых или модификации действующих документов СМК.


Роли

• Инициатор • Владелец процесса • Разработчик • Согласующее лицо • Контролер


Модули решения, представленные в презентации

• Справочники системы• Процессы СМК• Документы СМК • Заявки СМК• Анализ со стороны руководства • Внутренние аудиты • Несоответствия продукции• Анализ данных• Улучшения

Примечание: Отсутствующие в презентации модули не имеют принципиальных отличий от рассматриваемых.


Основные условные обозначения

Задача

Документ (карточка решения)

Уведомление(сообщение)

Внешний документ или данные

Внешняя учетнаясистема

Данные, действия

Данные, действия выполняются бизнес-процессом Docsvision

Возможна интеграция с внешней системой на этапе внедрения

Часть логики функционирования элемента реализована через бизнес-процессы

КиПД(задача по улучшениям,

изменениям, корректирующим

и предупреждающим действия)


Справочники системы

• Справочник категорий• Справочник контрагентов• Конструктор справочников• Конструктор правил нумерации


Справочник контрагентовКонтрагенты с

подразделениями

Сотрудники контрагентов


Конструктор справочников

Узлы справочников

Строки справочника


Конструктор правил нумерации

Типы документов

Правила нумерации


Разработанный нумератор

Индекс вида документа (из справочника видов документов)

Назначение документа (из справочника назначений документов)

ААА-ББ-ВВГГ-ДДДД

Номер подразделения разработчика

Привязка к препарату (из справочника препаратов)

Порядковый номер документа внутри типа


Конструктор категорий


Окно навигатора Docsvision с установленным решением


Процессы СМК

Паспорт процесса

Документмониторинга

Периодичностьмониторинга

ВладелецПоказателипроцесса

Владелец Задачи по расчетупоказателей

Исполнители

Результатрасчета

КиПД

Внешняя учетнаясистема


Документы СМК

• Документ СМК• Заявки

заявка на разработку заявка на модификацию заявка на отмену документа заявка на отзыв с согласования


Документ СМК


Заявки. Заявка на разработку


Заявки. Заявка на отмену документа


Заявки. Заявка на модификацию


Заявки. Заявка на отзыв c согласования


Представление СМК


Представление заявок СМК


Поисковые запросы

В системе реализованы поисковые запросы для документов:

• По автору• По дате введения в действие• По дате окончания срока действия• По коду• По названию• По номеру• По подразделению• По состоянию документа


Поисковые запросы

Система позволяет осуществлять отбор документов по виду:

• Инструкции• Инструкции по охране труда• Карты процессов• Перечни инструкций по охране труда• Положения• Стандарты предприятия• Таблицы бизнес-процессов


Поисковые формы

Задание параметров поиска

Отображение результатов


Состав решения

• Настройки системы• Документация:

Общее описание системы Руководство администратора Руководство по настройке и внедрению Руководство пользователя – Владелец процесса СМК Руководство пользователя – Менеджер по качеству Руководство пользователя – Регистратор документов СМК Руководство пользователя – Руководитель высшего звена Руководство пользователя – Исполнитель


Типовой план внедрения

• Анализ СМК предприятия в рамках элементов решения *• Принятие решения о необходимости и возможности

реализации различных элементов в рамках действующей СМК

• Установка и настройка решения• Обучение пользователей по ролям• Опытная эксплуатация

Ориентировочная продолжительность внедрения 2-3 недели (без учета срока опытной эксплуатации)

*) Предполагается, что СМК на предприятии уже есть. При отсутствии СМК типовое решение принимается за основу, анализ не производится.

«ДоксВижн» 199155, Санкт-Петербург,наб. р. Смоленки, д. 33

+7 (812) 335-35-15 +7 (812) 335-35-32www.docsvision.com

docsvision 5 Управление документацией СМК

Business