dokumentasi-proses

Analisis Proses Bisnis

(Bab 3) DOKUMENTASI PROSES


Dokumentasi Proses Parsial atau Semuanya

ProcessDocumentation

PerformanceMeasurement

Self assessment& Performance

Evaluation

ImprovementPlanning

Improvement

• Untuk bisa melakukan improvement perlu dilakukan pembuatan proses bisnis saat ini

• Proses bisnis bisa dibuat dengan cara- Satu persatu setiap fungsi- Keseluruhan pada sebuah bisnis (improvement journey)

• Tujuan pembuatan proses bisnis adalah- Memberikan gambaran umum mengenai proses yang akan

diperbaiki• Aktivitas yang dilakukan, hasil tiap proses, siapa yang melakukan

- Mendefinisikan cakupan proses dan batasannya- Mendefinisikan problem spesifik pada proses utama


Dokumentasi Proses Parsial atau Semuanya

• Tahapan dalam mendokumentasikan proses:1. Definiskan dan deskripsikan proses secara kualitatif, tepatnya

menggunakan ‘relationship mapping’. Sehingga menjawab pertanyaan berikut;- Siapakah customer dari proses dan apa outputnya?- Siapakah supplier dan input dari proses?- Bagaimana aktivitas aliran internal proses?

2. Konstruksikan flowchart dari proses tersebut• Teknik yang dapat digunakan untuk menggambarkan

proses bisnis- Relationship mapping, chart yang menggambarkan seluruh

hubungan antar bagian binis- Flowchart, chart yang menggambarkan bagian dari proses bisnis- Cross-functional flowchart,chart yang menggambarkan seluruh

tahapan dari proses bisnis- Several-leveled flowchart, chart yang didetailkan pada level

berikutnya


Relationship Mapping

Sales Planning

PurchasingManufacturing

Suppliers

Customers

Discussion/Negitiation

Flow of goods

Order

Information


Relationship MappingContoh kasusSebuah perusahaan internasional mengorganisasikan sebuah pusat manufaktur yang melayani permintaan seluruh Eropa dengan lokal dealer yang berada dibebrapa wilayah, masing-masing dealer memiliki persediaan barang jadi untuk melayani kebutuhan konsumen.

Kondisi yang ada saat ini manggambarkan proses suplay yang melibatkan komunikasi dari lokal dealer dan distribusi yang berjalan belum optimal. Manajemen perusahaan memulai proyek untuk meningkatkan aliran material dan informasi yang dimulai dari perusahaan induk.


Relationship MappingRelationship Mapping untuk Supply Process

Suppliers

Centralmanufacturing

site

LocalDealers

Endcustomers

Endcustomers

LocalDealers

Endcustomers

Endcustomers

LocalDealers

Endcustomers

Endcustomers

GoodsNegotiation aboutframe agreements

Goods

Prognoses &orders

GoodsSales

consultations


Flowchart

Simbol yang digunakan untuk membuat flowchart

Start atau finished point

Step atau aktivitas proses

Decision point

Input/output

Document


FlowchartContoh flowchartLanjutan dari relationship mapping, digambarkan bagan untuk proses suply dalam memenuhi permintaan konsumen.

Customer demands

Ordering

Customer order

Production planning

Production plan

Procurement needs

Procurement

Purchased parts

Manufacturing

Products

Delivery

Customer Satisfaction


FlowchartContoh kasus

Sekelompok sekertaris pada bagian public office sebuah perusahaan mengalami kesulitan dalam pendokumentasian dan penyimpanan data material. Sehingga perlu dilakukan filling untuk menghindari kesulitan pengambilan file yang telah disimpan. File yang masuk akan dikelompokan menurut jenisnya. Bagan yang mengambarkan mendokumentasikan file adalah sebagai berikut.


FlowchartFlowchart untuk Proses Filing

Material for filing

Type ofmaterial?

File under“Closedcases”

File under“Cases underprocessing”

File under“Correspond

ence”

Criterionalphabetically

Criterion dateCriterion

case

Updatedocument list

Filed material


Cross-Functional Flowchart

CustomerPlanning

DepartmentProcurement Department

Manufacturing Department

Distribution Department

Customerdemand

OrderingProduction Planning

Procurement

Manufacturing

Delivery Satisfiedcustomer

Digunakan untuk menggambarkan aliran proses lintas fungsi atau departemen


Cross-Functional FlowchartContoh kasus

Sebuah perusahaan besar menghadapi masalah besarnya biaya untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan laporan finansial. Untuk mengambarkan siapa, proses apa, dan dimana biaya terjadi, maka digambarkan cross funtional flowchart. Diharapkan dapat dilakukan pengurangan biaya dengan melakukan redistribusi tanggung jawab dari tugas yang berbeda


Cross-Functional FlowchartCross functional flowchart pada proses pelaporan

Authorities Financial Clerk All department Manager

Report callAssessment of

call

Identification of necessary information

Collection of information

Submission of information

Compiling information

Report generation

Receive report

IncurredCost

0

100

250

600

3900

4300

4800

4800


Several-Leveled FlowchartContoh KasusUntuk menjamin semua departemen menggunakan prosedur yang sama dalam menyimpan informasi mengenai laporan keuangan, maka perusahaan membuat dokumen aliran informasi dengan menggunakan several-leveled flowchart pada departemen


Several-Leveled Flowchart

Satisfiedcustomer

Customerdemand

Ordering 1.0

Production Planning 2.0

Procurement 3.0

Manufacturing 4.0

Delivery 5.0

Manufacturing

Procurementlist

Selecting supplier 3.1

Negotiating price 3.2

Placing an order 3.3

Receivingorder information 3.4

Registeringa delivery order 3.5

Level 0-chart for the process

Level 1-chart for procurement

Monthly registering of; 4.1- Procurement value- Supplier distribution- Country of origin distribution- Delivery times

Quarterly registering of; 4.2- Spent man-hours- Cost of wage

Year-end registering of; 4.3- Total purchasing value- Supplier distribution- Country of origin distribution

All reports are generated and stored in spreadsheet 4.4

Level 1-chart for reporting


Dokumentasi Proses Bisnis di Perpustakaan Pusat ITS

Mulai

Menerimaan Pendaftaran:

-Anggota Biasa-Anggota L B

Menyusun Katalog:

-Manual-On-line

Peletakan & Pengaturan

Koleksi*

Pelayanan Transaksi:

-Peminjaman-Pengembalian-Perpanjangan

Pencatatan Data Statistik

Pengunjung

Pengolahan & Evaluasi Data

Statistik Pengunjung &

Saran

Penyusunan Prog Peningktn

Pelayanan

Penerimaan Saran

Pencarian Inf Kebutuhan

Buku

Pembuatan Anggaran

Pemesanan ke vendor

Penerimaan & Verifikasi

Promosi & Pendisplay-an

1

Perbaikan Fasilitas

1

Proses Penunjang Proses Utama Proses Manajemen

Selesai

Proses Bisnis Perpustakaan ITS

Koleksi:(Buku, Jurnal, Majalah ilmiah,umum,populer, CD, Micro film, Microfiche)


Dokumentasi Proses Bisnis di Perpustakaan Pusat ITS Standard Operational Procedure Penyusunan Katalog Koleksi

Mulai

Pengecekan arsip buku

Bagian Pengolahan

Ada?

Deskripsi Katalog

Penambahan kopi

Ya

Tidak

Pengkodean

Entry Data

Pencetakan Bar Code, Label Buku

Bagian Display

Peletakaan di rak koleksi

Judul Baru?

Peletakaan di rak pameran(2 minggu)

Tidak

Ya

2

2

Klasifikasi Standar- DDC 22- LC SUBJECT HEADING- AACR2

Klasifikasi bedasarkan jenis koleksi

Stock opname

Bagian Sirkulasi

Kondisi koleksi?

Rusak & hilang

Penjilidan ulang

Out of date

Gudang

3

3

Selesai

Baik

dokumentasi-proses

Documents