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}f
/
A
~
-
--
---
a\lORMAS para la
ADMINISTRACION
I
e DOCUMENTOS
~)
Los Sistemas Red
de Archivos del
Gobierno Federa I
3
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I aIBLIOTECA, E. N. B. A.
AOO.oo j o s- 7
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El presente Manual fue preparado por la Dirección de
Administración de Documentos del Gobierno Federal del
Archivo General de la Nación. Participaron en su elabor~
ción las siguientes personas: Profr. Pablo Baéz Rivera,
Lic. Francisco Camargo Vega, Lic. Ricardo Gallardo Taboada,
Lic. Leonardo Gonzá1e2: Rodríguez, Lic. Leticia Peña acampo,
Lic. José Antonio Ramírez De1eón, Lic. Roge1io Rivera
Perea, Lic. Julia Pumarino Vázquez, Profr. Baude1io SoSa
01vera y Profr. Cristéba1 Vázquez Delgado.
La coordinación del grupo, así como la redacción y present~
ción final del proyec:to estuvieron a cargo del Lic. José
Enrique Ampudia Mello.
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El pr~te ,~ de Proced1mientoo de la th1idad
Central de Corres{X>lldencia" S el tercero de una ~e de ocm docmentoo
noI1lRtivoo oobre la org~ón y el f\nlCionamiento de 100 servicioo
ard1iVÍSticos de la Adlninistración Pública, que ~ han publicado en
esta Co1a::ción hao .~ título caIún de Los Sistams Red de Archivos
del G:>biernoFederal.
Los títulos de los f8OCÍculos restantes oon los sigui~
tes:
t-tmual de Políticas y Nonms de los Sistams Red
Ar"d1ivos.
~nual de Organización de los SistEmls Red de
Archivos. .
t-bnual del Procedjmientoo de las Unidades de {X)c\JIreE.
., 'Tl...L...:
teaC10Il en J.J.é3llu.
~nual de Procedimientoode la Unidad de Arcl1i o
de Concen1 :racián.
~ de ProcedjjIri.entose la Unidadde Archivo
lliJ3tóriCO
'iulual de Procedimientos de la Unidad Central
de Microfümrión.
M:irrnal de Proceclimientos de las Unidades Regionales
de Correspondencia y Archivo.
Care E;ubrayar q~ 100 docrnGltoo l:EnCionadoo confOIm3n
en rmlidad tn"E propt1l=sta ntegral , Y que la adecuada canprensión y
aplicación de um uno de elloo exige conocer y utilizar a 100 restantes.
En este sentido, se ra:anienda al lector que, ad6IÉs de analizar cuidad.2
sa erlte el presente 't'arnm de Procedimientos, estudie canpleJentarialIEnte
al nEIlOSel "t-tmual de Políticas y NomBS de 100 Sistems Red de Arcll.:
voo", así caro la ~rte del tv1:mualde Organización corresJX)ndiente
a la Unidad Central de Correspondencia,100 cuales establecen en conjunto
la nonmti vidad téCIJiC;l que dere aplicarse en el ejercicio cotidiano
de esta función arcl1iví..cstica.
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TEMATICO
NDICE
CORRESPONDENCIAE ENTRADA
Revisión de correspondencia de entrada.
Recepción de correspondencia de entrada.
Caracterización de correspondencia de entrada.
Registro y control de correspondencia de entrada.
Distribución de correspondencia.
Devolución de correspondencia de entrada.
CORRESPONDENCIAE SALIDA
Recepción central de correspondencia de salida.
Caracterización central de correspondencia de salida.
Registro de correspondencia de salida.
Tasa y franqueo de correspondencia de salida.
Despacho de correspondencia.
Devolución de correspondencia de salida.
DIAGRAMAS DE FLUJO
FORMATOS
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MANUALe ~n-1I:ENIffi re lA UN:m\D WlRAL DE cmRESFaIJDF1"K;IA
PRC)Q])IMIEt~'TO
O:>rrespondencia de FntradéL
a:>[RACI~
ES~ABLECTIVI~
~JO,
Revisión de corres
pondencia de en~
da.
su de Re::epcióny
Distribución de Co
rrespondencia
1 Tom la coITes{):)ndencia dirigida a la dependenc
y procede su emren, ~ lo establEcido de acue
con el carácter y los conductos e la propia corre8
dencia (Entregaen ventanilla; Intercambio guberr~
tal; Y ~lección):
Examina a correspondercia entregada en ventanilla
.1
1.1.1
Si la correspondencia es entregada sin en~
JX)r el propio interes3do o su representan
(nH1OOjero),verifica:
Q.Jeas piezBS estén dirigidas a la depend
da, a sus entidades internas o a 1
~dores píblicos que laOOra.l en l
misms
QJe el asunto de que trate el dOCrn
ta al destinatario;
(-X1eos dOCUIlEIltos stén finmdos autográ
carente o autorizados con tnJella digit
¡x>r el renitente;
QJe la fedH de 100 doclmEntos ~ actu
QJe los dOClJIffitos citen el danicil
el ~_tente (en caoo ccntrarioco re con
tará a quien entrega la pie?1i Y re arenta
en ella lo conducente);
Q.¡etJi en el dlx.-:ur;-ento:e irencio 1éi a ra." .i
de anexos éstos acaIJI:EJñen fecti ValI
a la pieza, ~ ~dos -t.ratc~-1d~
otros eocritos- o ~ por se~o -tratá:d
se de aneXffi nI.lY \I'a1J.mIino.9)S- en c
cootrarlo, se recl.am3rán a quien entr
la pi~ , ~tándose en el doctm
las aclaraciones pertjnentes de no entre
se los anexos); y
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atRACla~
CTIVlmD
RESPCtSPBtI
~JO,
QJe el dOCUIH1tO 00 contenga expresiones
injuriCSiS o térnIinos inconvenientes.
Si la corres¡xmdencias entregadaen ventanilla
fX)r ~cio (postal, telegráfico, auto~E.
te) en oobre cerrado, 00o cubierta o valija,
verifica:
1.1.2
~ la cantidad de piezas re:ibidas COrTe
lXJI1daon el nÚIrerode piezas facturadas
y que os datos de los ffivases corresponda
con los de las facturas;
~ en 100 ffiYaresde las piezas ~ especifi.
que que están dirigidas a la dependenci
a sus entidades nternas o a 100 ~dores
públicos que laboran en ellas (en cao
cootrario, ~ devolverán imBliatélIEnte
al servicio respectivo, para que se les
dé el caoceadecuado);y
~e los envares de las piezas estén en
buenas condiciones (en caro contrario,
se revisará el contenido y, de encontrars
faltantes -robre todo en el caro de la
va1i a-, se levantará un acta que hag
constar tal anam1ia, asentándolo en la
factura respectiva ~ cualquier aclaración
subsecuente).
~ la correspondencia 6IIitida a la depend
cia por intercanbio gubernanental, y verifica:
1.2
Q.1e a cantidad de piezas rEcibidas co~
¡x>ndacon el nÚIrero de pie?aS facturadas
y que los datos de las piezas corresponda
con los de las facturas;
Q..¡e as piezas correspondan efe::ti valIent
a la deJ:61dencia, sus entidades interna
-
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ACTVI U\D RES~~SABLE
CJtRACIa~o.
o a los ~dores públicos que laOOr
al las misms.
,
Q.Je los dOCUIBltos estén finrndos ¡x>
el remitente; y
QJe si los dOCtIlEIltos Encionan a renisióll
de anexos éstos acaI~ efe:ti VaIIBlt
a las piezas y se encuentral canpletos
(en caro contrario, se consultará a quie
entrega los docUIEntosy, de ser nB:e&lrio,
se harán constar lasanaIBlias en la
factura o listado respectivo, fornulándose
la consiguiente reclaIIECión).
1.3
ExanriJJa la coITes¡x>ndencia ~ la dependencia
que ~ r0c01ecta en 100 ~cioo res¡6:ti vo
51 oobre cerrado, bajo cubierta o valija,
verifica:
Qre los datoo de los en~ coincidan
con los datos de las facturas o :Listados
Q1een los envaresde las piezas se espec
fique que están dirigidas a la depende1ci
a sus unidades nternas o a los servidore
públicos que laboran en las misms ( e
caro contrario, no serán rEcibidas)
y
Ole los en~ de las piezas re ~
tren en ble1 estado ( en Ca9:) contrario,
re revisará el contenido, y, de encootrarre
faltantes o anaIHlías -oobre tcxlo e
el Ca9:) de la valí ja- , re levantará u
acta ~o tales anam1ías, asent1mdol
en la factura ~ti va ~ cualquie
aclaración su~uente).
Ot:orga el ac~ de recibo de las piezas de ffitrada,
a 10 establecido al r~to de acuerd
u de Rece¡:ción y
Distribución de
2
e
-
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PROCEDIMIENTOA ~~~ de fuaE~
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OPERACION
con los condoctos de la correspondencia y las
nff:esidades de la dependencia:
i
Correspondencia
2.1
En ca9) de que re trate de pie2RS entI-egadas
en ventanilla por el propio inteI'e&ldo o su
reprerentante, imprlire en el origirlli y las
copias del docUtBlto en cuestión el reno de
re::ibo de la Unidad Central de OJrresponI1ffible de
la entreo",a el reno de la Unidad Central de
Correspondencia y/o la finm del ra:oloctor
oficial de la dependencia, a nHIlera de ocure
de recibo, procediendo a continuar el trá1lite
de las piezas en el local de la propia Unidad
(~ a 3).
2.2
1Jna ez ingres:ldas a la Unidad las piezas recibidas
de los ~cioo reS¡;6::tivoo (~ que fueren¡
ffi Vffitanilla o que hayan sido re::ole:~..:
(las) o por intercclnbio gubernalIffital. abre en
&'U C8OOel ffiYare cor:respondiente &1l vo cuando
éste tenga la inocripción "Confideoc.i.a1 ." Abralo
el int~o" o "Personal". debiendo entonces
antererre cerrada la pieza y dár~e el tratami~
to que convenga.
,
su de Recepcion
Distribución de CoI
resJX)nI
rres¡x:>ndeocia.
4
Que los documentos estén dirigidos
a la dependencia, a sus entidades in~
O a los ~dores públicos que laboran
ffi las nrisms (en caoo contrario, re
-
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I
PROCEDIMIENTO:
orrespondenciade Entradc3
ACTIVI~
RES~SABLf
atRACm
o,
regregm al renitente);
Q.Ie el asunto de que traten los docmento
c~ta a la dependencia;
~ si 100 docUlEIltoo ndican la renisió
de anexooéstoo ~ adjunten efa::tiVéJIe
(en caso contrario, ~ ~tará 10 proced
te en el propio docmento); y
-
QJe en los docurentos ~ cite la ~ón
del remitente ( en C8g) ccntrario, ~
anexará el robre a la pieza, cuidarx
de no desprender os tjmbres X)Stales
su de Re:e¡:ción y
Distribución de Co
I -
i n-e8 X)ndencia.
5
Impr1nEen todas las piezas de entrada el ~o:
de la Unidé'.d Central de Correspondencia, nRrCan
,
la fErlR y la hora de su recepcion.
ImpriIre en el doclilEIlto de entrada el folio d
registro correspondiente, siguiendo al efect
una ntIIEración sucesiva ¡Era toda la dependenc
en ~es que se iniciarán cada año.
su de Recepción y
i Distribución de CQ-
, .
rresponaenCla
6
: SeIEI'a la corresJX)ndencia de entrada regún la
entidades destinatarias y el carácter del servici
(urgente, ordinario, confidencial, con valore
o riesgos) , procErliendo en lo sucesivo al nBne
I de las piezas regún su naturaleza y desdJlo
I
7
SU de Recepción y
DistribociÓI1 de Co
-
:rrespondencia
de ccI
-
r:responderriR de ~
trada.
Anota en la parte correspondiente del dOClllE
de entrada el símbolo identificador de la entida
destinataria, según 10 previsto en el cuadro
características de la de~dencia. Turna.
8
de RI:.."'Ce¡:cióny
Distribución de Co
rrespondencia -
Recite las piezas de elltrada y elabora ~ ca
1Jffi de ellas un juego de "FidJaS de Control
(~rrespondeocia en Trámite", anotando los da
generales del dOC1J lBlto, seg{m proceda (RR1A
tJrr-l)
Isu Registro y Contro}
I
de CorresJX}ndencia
de Entrada.
.o y control de
, ndencia de en
-
trada.
-
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PROCEDIMIENTOA:
on-espondencia de Fntrada
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
No.
OPERACION
10
Fngra~ a cada dOCrnffito de entrada el juego de
I "FidJaS de ilintrol" corres X)ndiente, debidanent
requisitado.
su Registro y Ü:>E-
trol de Corre8POl .
I dencia de Fntrada.
su Registro y CoQ.
trol de CocresPOQ.
dencia de Entrada.
11
Elabora en origjJJa1 y copia la "Factura de Corres~n
denda de Entrada" según 100 fornatoo direñado
al efecto, asentando en ella 100 datos de las
i piezas recibidas en la de~derx:ia JX}r entidad
tramitadora en un perícxio establecido. los dato
que deberán asen~ S)fl 100 siguientes: lnlCJIIin
ción de la entidad destinataria; fecha de elabora
i ción y nÚlero de folio de la factura (según nurem
-
ción sucesiva rma toda la dependerx:ia, en ~e
que re iniciará con el año); nureración JX}r pieza
facturada; nÚI1Erode registro de entrada de cad
pieza; nanbre y drnricilio del renitente; fech
del docurento nÚllero de anexoo ( deg:ribiéndo10
si re trata de valores, o ~ificando , en s
i caoo, si re trata de sobre cerrado) ; y total d
~piezas facturadas (Frn'1I\TO(I:,-2). Turna.
12
Revis:l las piezRS de entrada por distribuir, ac~
Mdas por sus re81E:ti vas fichas de control
facturas, y verifica:
Jefatura
U. C. C.
QJe cada juego de ficlBs de contro
~ encuentre canpleto y bien adrerido
a la pieza corresponl:tiente así car
que los datos que las ficlBs contiene
coincidan con los del doctJIEIlto respect
vo;
Q.1e os datos de las facturas correSIJ
dan con los datos de las pi~ P
distribuir;
Qle tcxlas as piezas hayansido ~
y registradas; y
QJe los anexos nencionados en las
piezas estén canpletos, bien adheridos
-
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I
PROCEDIMIENTO~ ilicr~OOffidn de fuu~
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
No"
OPERACION
y en buenas condiciones. Turna.
Entrega al nEnSaero las piezas de entrada X)
distri~, acaIJIX1ffidas X)r sus resJH:ti vas ficl1as
Ide control y factura.
13
su ~pción y Di§.
tribtrión de Corres
,pondencia.
Distribución de COrref'
pondencia.
Recibe de confonnidad, previo exaIIEn del caterlal,
finmndo autográficanente el origirel y la copia
la factura ~tiva y asentando en el luga
corresJX)ndiente la feclla Y la hora en que los
dOCUIEIltos e oon entregados ~ su distribución.
14
~ jero .
15
Ca¡rerva provisioI1aJlIffite copia de la factura
ide correspondencia {X)r distribuir , integrándola
caro convenga en su registro de distribución
aEl deberá revisar~ con la fre:::uencia ~I
oora estable:er un control de distribución adecuad
Ique evite daooras, extravíoo o pérdidas.
su Recepción y Dis
tribución de CorresI
ondencia. -
Entrega directa y exclusi vaIEI1te a la Unidad d
IkJCurentaciónen Trámite de la entidad destli:lataria
correspondencia en c~ión, j\mto con la
ficlES de O::>ntrolde TrálTlite Interior y de Registr
i.IJCal de las piezas. Al efecto, ~tará en e
m:JIBlto de la entrega la f~ res¡:e::ti va en la
ficlES de Registro General y en la foctura,
r~ de la Unidad de IX:>cUIEIltaclón n TrállIit
Isello y/o fiInB autorizados por el recioo de la
Diezas que le confían, tanto en las ficlES d
IRegistro General -que ~ desprenderán de los juegos
': aro en la factura.
16
jero.
Ingresa al área pertinente de 1a Unidad Centra
de CorresIXJndencia as facturas de corresponderri
distribuida y las fichas de Registro General d
piezas entregadas (así caro , si es el caro
las piezas de entrada que fueron devueltas justificaI
délrente, IX'1r8 que ~ les turne adecuadalIa1te
17
u1saero
SU Registro Y Co J- 18 Recibe la ficl1a de Registro CB1eral de la Corres¡:
tral de Corresponden ¡dencia distribuida, y la integra, en el ard
; I cia de Entrada. - , establ~da, dentro del "Registro Genern1 de Corre
~~II~I.~~_~
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CORRESPONDENCIAE SALIDA
-
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..
PROCEDIMIENTOA
Qn-espondenciae Salida.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
NOr
OPERACION
1
Rocepcióncentral de
, prresporrlencia de ~
1lida.
Tam las piezas entregadas ~ su despgcho IX>
las Unidades de I})cUIBltación en Tr{mite de la
dependfficia, y verifica:
SURecepcióny~
tribución de Corres
¡x>ndenclli.
QJe la entidad administrativa renitente
y la de¡:8ldencia ~ encuentren debidaIente
identificadas;
Q.¡e los datos del destinatario estffi
eocrltoo en fonIB correcta y canpleta;
Q.Je la fecl1a de
reciente
la canmicación .se
Q.1eel origiMl esté fimado autográfi~
Il51te, Y que ~ asienten clara y canple~
Il51te el nanbre y el cargo del ~dor
¡ilblico rai1itente;
Q.1eas copias dirigidas estén debidalIEnt
nm-cadas, canpletas y fiI11Edas autográfi~
lrente;
Q.¡e re anexen doo copias adicionales
del docmento ¡:x:Iracontrol, con el facsi
mil corr-es X)ndiente;
QJe si en la pieza ~ indica la ranisiÓf
de anexos éstos ~ encuentren canp1eto
y bien adlm.doo, tratánd~ de dOCUlB1t
si ~ trata de expedientes o 1egajo
~ deberá indicar al rrargffi de la ca1lJni~
ción ~tiva el nÚ:Ero de fojas,
y si ~ trata de valores deberán anou-'J
100 datos necesarios ~ su idffitifiC:@
ción;
QJe si ~ nenciona la renisión de objem
volumimoos éstoo vayan debidalIEn
~os , y con la anotación al Iffirge
-
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,
'"~~
'
-
PROCEDIMIENTO.
orrespondenciae ~da.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OPERACION
o.
de la ccriln1icación respectiva
~r ~¡Erado";
"~uete
~ las piezas q~ ~ reclOOnoojo cubief. I
ta lleven ins::ritoo los datoo del reniten
te , la dirección canpleta del destinatariO":
la des::.ripción del contenido y el ~o
oficial de la dependencia; y
Q.Ie si se d~ qre el des¡xriK) de la
pieza se ffiga con alglm carácter es¡6::ial, I
ésta lleve inocrito el nanbre de la
clare del servicio ("urgente", "confi~
cial " "__1':."
t
)
Vé1.LLJa, c.
una vez reviffida la pieza por des¡Edlar no
Drocede la devolución ~ nOOificaciones , ~
b el °rigiMI y las copias del dOCUiEIltoel 9illo'ofi
de la Unidad Central de Correspoxrlerria,
que indica la fErl1a Y la hora de la re:epciÓIl,
~ntregan(lo al reprerentante de la Unidad de DJctlIeIl
tación f; n Trámite ranite1te una copia minuta de
la pie:z4 debidal Hlte ~, lo cual obrará caro I
acure de' rEribo. En caro de que la pieza por d~
,
char ~ un ¡aquete volUIJino,g) ~ otorgara el
~ de, rEribo en la factm"a que al efecto prem1te
la Unidad oolicitante del servicio. Thrna.
17
su Recepción y ~I
tribución de Co~ oondencia.
kEcibe lli COrres{X)ndenciae ffilida y la se¡:ma
el' carácter del servicio (ordinario, urgffite ,
:::onfidencial, Cal V?J.oresy riesgoo) y la víaa
des~ (correo, telegráfo, servicioo de ~
oorte -terrestre o aéreo- (valija), uensajero"
~tarial).
Qu -acterización en
tr8l de correspond~
~ de salida.
su Registro y Col
trol de Corre8PO ..dencia
de &qlida.
Asienta ~ la pieza de salida, IIBliante ~o.L1a
identkicación establecida ~to a la clared
~dio a utilizar ( mtrega irnEdiata, correo
, cEirtificado ordinario, etc. ) , procediendo
10 ~vo al mrejo de la corre5IX'ndenci
.según u I'/é1tura1~ y destiro.
su Registro y ili -
'
1
trol de Correspo .
dencia de Salida.
..
L-
-
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PROCEDIMIENTO.
orre5{X)ndeocia e Salida.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
No.11
OPERACION
;rrnprilie ffi la pieza de ffilida el nÚ1Ero de folio1:
siguiendo al efecto una nU1Erac.ión
sucesiva ¡ma toda la dependencia, ffi .9: ries que
~ jj1iciar{in cada año, ffil vo en el caso de que
:~ trate de circulares ( éstas ~ nurerarán ffi~
es¡8:ia1 y ~ regj-strarán ffi la Unidad Cmtral
:le Correspondencia fi un libro ex-profeoo).
I
su Registro y CoQ.
trol de Cocre8PO .
dencia de Salida.
Registro de COrreBlX IIdencia
de salida. -I
Integra la copia minuta oobrante de la pieza en~
"Registro (o Minutario) CB1eral de Correspond~
::ia de Salida" de la dependencia,seglm el orden
.
su Registro y Co .
trol de Correspo, .I
dacia de Salida.
.6
,7
babora en origim1 y copia la "Factura de Corres~n
'jercia de Salida", ~ los foInBtos ~oo
b1 efa::to. ~tando en ella los datos de las
biezRS de salida re::ibidas en un perícxio dado
tie acuerdo con la vía de des~cl1O-eXceptoa que
~ envía {X)r valija (véase §)-(al res~to re
E
brervará el prircipio de que toda la corresl:x)rlde
::iR que re entregaráa un misoo re::eptor debe actU:-
re junta: así , las piezas que re des X'lci1ar
~r correo re facturan juntas, irKiependientaIEnt
tle la localización de su destinatario. al iooua
ue las que re raniten {X)r os rervicios de traI1S{X
; en cambio, las piezas que re d~chan {X)
.tercanbio gubenurental re facturan {X)r depende
ia destinataria, etc. ) .los da-tos que deberál
tarse son los siguientes: Vía de des~
.si es el caso denaninación de la dependenc
estinataria; f~ de elaboración y nÚIEro de
olio de la factura ( seg{m nureración sucesiva
toda la dependencia n serie que se iniciará
el año); rnJreración X)r pieza facturada; nÚI1E
e registro de salida de cada pieza; cargo y nanbr
el destinatario; nanbre y danicilio de la entidad
l1inistrati va destinataria; ciudad Y entidad
e destjro (y país, en caso de corres{X)ndenc
el extranjero); y núrero de piezas facturadas.
Im.:A1O JT;- )
su Registro y CoQ
trol de CorrespoQ
dencia de &ilida.
Elabora la etiqueta identificadora y, en origirnl
os copias, la "Factura de ~rrespondencia por
lija", según los fomBtos diseñados al efecto,
.tan
en ella los datos de las piezas de ~
SURegistroy~
I trol de Corr~
dencia de ~ida.
1.8-
-
8/15/2019 03. S.R. U.C. de Correspondencia (1).pdf
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PROCEDIMIENTO:Correspondenciae Salida.
OPERACIa~
CTIVI~
RESffiNStBlI
~Jo,
I interior foránei rEcibidas en un perícxio dado,
I
de acuerdo con la entidad fErlerativa en que re
eIx::1.lentra a MegaciÓI1 de la dependencia a la
que re dirige la corres¡xndencia. 100 datos que
I deberán ~tarre 9)Il los siguientes: Entidad
; Froerativa a que re dirige la valija; nanbre oficial
y direrión exacta de la Megación a que re remite
¡la va1i a; Il\Írero de factura (siguiendo al ef~to
una nUlErac.iÓI1sucesi va ~ tOOas las valijas
Ides¡:l:3d1adas or la Unidad en cuestión) ; nÚllero
de ~ (siguiendo al ef~to una nUIEración
1
sucesi va ~ las va1i jas des~hadas por la Unidad
a una Megación detenlIinada); fecha de ~pción
de las pieZas de ffilida; nÚIIEro de registro de
la docurentaciÓI1 que re des¡x'3Cha;nanbre de la
entidad adIrlinistrati va de la depenjencia que envía
:I.a docurentación (y, de ser el C8S), nÚlrerO de
la factura con que la rotregÓ) ; nulEración por
pieza facturada; ntmEro de anexos (deocribiéndolos
si re trata de valores o especificando, en su
C8S), si re trata de robre cerrado) ; total de
piezas facturadas; y, de ser el C8S), obrervaciones
(Frn1A'IOffi4 )
I Si corresponde, ta&i las pi~ de salida, de
acuerdocon la tarifa vigente ¡x>r el nBlio a utili
I
zar, la ~ de servicio y su ~ , procediendo
irlIEdiatalffite a su franqueo; en la COITespondenc
\ que pueda rer desp3cilada tilizando franquicia
~ ~ ~tará la acre:litación pertinente.
19
y franquro de C:2
rrespondencia de Si I
-,llida
.
su Registroy ~
: trol de CoITe8PC I
derK:ia de Salida-:-
Anota en la sección res¡a:ti va de la "FacturaI
de CorTesIX:lfldenciae Salida" elim{X)rte del franque:
de cada pieza. así caro el total de gasto implicado
I
por el des¡ECOOde tOOas las piez¿]S alnparadas
pOr a factura. Turna.
i 10
su Registro Y Con
I
trol de Corr~I
dencia de Wida-:-
Recibe las piezas de oolida, acaIIJEñadas por 31I
~tiva factura, y verifica:
11
Jefatura¡U.
c. c.
~ los datos de las facturas y de la
etiqueta identificadora de la valija
corr~ con los de las piezas por
desrracilar, Y que ~ eocuentre ~tado
correctanEnte, de rer el caro, el importe
-
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PRQCED 11 ENTOA
Correspondenciae Salida.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
No, OPERACION
del ~ti vo franquoo;
Q.Je cxlas las piezas hayan sido ~?adas
y registradas ; y
QJe los anexos nEnCionados ffi las piezas
estén canp1etos bien adheridos y ff
buErnS ondiciones.
O:>loca dentro de la valija las piezas a desr;rdcl'
oor ~ ne:lio, y deposita dffitro de ella tn1acopia
Ide la factura corres¡x>ndiente, fimimrlola previalIP
te a nBnera de visto bueno; ~ lo anterior.
coloca la etiqueta idffitificadora y el candad
de la valija, cerciorándore de que ésta qued
biffi cen-ada. Turna.
12
de cor.."CSpCladencia.
Jefattn-a
.U.
C.C.
REcibe ]as piezas ¡X)r des¡ECOOr aca~ d
\su resJx: Cti a factura (si es necesario , rotula
los ffi~ req~dos ¡Era el d~ de las
piezas, anotando todos los datos de la dependenc
" la ffitidad admiJ1istrativa renitffite, así car
J.os del destinatario), y las entrega al nEnsaero.
13
u Rff:e¡x::ióny Dis
tribución de Corr::es
~dencia.
Ra::ire de confornridad las piezas por des[Jacl
previo exanEn del OBterial , fimBndo autográficane
te el original y la copia de la factura res¡:e::ti v
' ~tando en el lugar correspondiente la fecl1
la hora en que los dOClne1tos e ron entregado
~ su despacho.
14
u1Sa eTO
Q)nrerva provisiona1JIBlte copia de la factur
de correspondencia entregada ¡Era su des~
integrárKlola CaIDconvenga n su registro de distn
ouciÓll, el aIal deberá er revisado con la perialio
1:lad ~ ¡Era evitar daroras, extravíoo
'Dérdidas
15
su Recepción ~I
tribución de Corre§..
l;X)ndencia
\
Fntrega la correspondencia de salida a los r8:ep
res de la 11IÍB1B, ecaOOndoen el nmento de
ffitrega reno y/o finm autorizadas de la li1Stanc
receptora -caro acure de redro- y arentando
16
f-n1Sajero.
-
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CorTe5lX'I1denciae Salida.
PROCEDI~IENTO.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OPERACION
No,
propia factura la fecla y oora de entrega
En el caro de corre5lXJl1dencia llterior 100
d~1ada ¡x>r ne1saero de la propia Unida
Caltra1 de O:>rrespondercia de la dependenc
entrega directa y exclusi VéIIEI1te a la Unida
de D:x:UIffitacióll en Tr{mite de la mtidad admini
rati va destinataria.
I 2:1-
16.21-
En .el C8S) de COITeslX)ndenc1a xterior loca
d~d1acda ¡x>r Irensajero, entrega dirocta
exclusi valIffite a la Unidad Central de Co~l:
dencia de la dependerDa destimtaria, o
su delegación correspor1diente en el local doo
~ encuentra la entidad administrativa destli"la
ria; en caso de que ~ encuentre autorizad
el nECanism de re::epción des:entralizada
correspondencia en la entidad destli"lataria
entrega a la Unidad de Dx:mentación en Trám
~tiva.
En el caro de corres X)ndencia despacim" p
~cio ~ , ffitrega a la Achninistrac
de Corroos as piezBSde ffilida.
16.3
Fn el C8S) de telegrarms, entrega a la Oficin
de Telégrafoo 100 fiBlffijes a transnitir.
Fn el caro de piezas d~1adas ¡x:>r ntercamb
GubeInaII5ltal ffitrega al re:eptor corres X)nd
te de la dependenciadestinataria.
16.5
En el caro de corres¡X)ndencia xterior fo~
a despacharpor los ~os de transporte-terr
tre o aéreo- entregará las piezBS al ~cic
respectiva (auto~, aerolíneas ferrocarriles
recaOOndoad6IÉsdel acure de re::ioo esti~o.
copia de la guía corres¡xxiliente al env
16.6
Fn el caoo de COrres{X)ndenc1anterior forá
a desfXicl¡arx>rvalija, mtr~ a 100 ~cios
6.7
-
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PROCEDIMIENTOA
orresJX)ndencia e & ida.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OPERACION
de tI'ansJX)rte autobuses, aero~, ferrocarri.
les) la valija debidaIBlte cerrada, cercioránd~
de que ~ le adhiera en el lugar indicado
iR guía COrrespondiffite, de la cual deberá
recah'lr copia, adaIÉsdel acure de recibo establ~
cido.
Ingresa al área pertinente de la Unidad Central
Corres¡:x:>ndenciaas facturas de correspondencia
y las guías de las piezBS renitidas
¡:x:>r 100 rervicios de trans¡:x:>rte (así caro , sil
el caro, las piezBS de &ilida que fueran devuel
itas justificad3Iffite, ¡I')ra que re les turne de
adecuada).
17
fr el origirnl debidarente ~o ylo finmdo
');JOr el re:eptor, integrándo10 definitivanente
r junto con la copia de la guía, de rer el caro-
en el "Control de Ies¡:X:lC1loe CorresJX)nrre.§..
oond5lCia .
su caro, recibe la cocresponderK:ia devuelta
y analiza 100 mti voo ¡x>r 100 a.Iales 00 fue recibida
en despacro, efoctuando de req~ 100 ajustes
'necesarioo y disponiendo el corrocto turno de
pieza (En $te caro, reinicia).
12-
de co~loondencia
de salida.
Jefatura¡U.
c. c.
-
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..
DIAGRAMASDE FLUJO
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smVICIO
DE
lRANSPORTE
INTERCAMBIO
GUBERNAMPNfAL
c=~~~~:~~~~=)
.;..
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I
SERVICIO E lRANSroRTE
¡,..,.,... 108JBER AJ.IENrL
I~
-
'7
C~~~)
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CORRESPONDENCIAE ENTRADA.ACTIVIDAD:
DEVOLUCIONDE CORRESPONDENCIAE ENTRADA.
u.c.c.
JEFATURA
({CIBE PI t:.LAS 't I
ANALIZAMOTIVOS
DEDEVOL.UCION
ID O C T (
EFECTUAJUSlI VI
DISPOI'E O~ECTO
llRNO DE U~ REZAS
IJ
\
(=~~~~~~~)
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PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIAE SALIDA.ACTIVIDAD:
REGISTRO DE CORRESPONDENCIAE SALIDA.
su. DE REGISmO y CONIROLDE CORRESPONDENCIAE SALIDA.
l~
\
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I
CORRESPONDENCIAE SALIDA.ACTIVIDAD:
TASA Y FRANQUEO E CORRESPONDENCIAE SALIDA.
U,C.C.
JEFATURA
11
IRlI:llI FACTURA
IPIEZAS I:f: SAL IDA~
Y VERIFICA
I REQUISITOS
In
~
:;~~~.3ATul I
RA o i I 1-
~~ I
j""~~¡1
'o -I
1-
SI
\1,
DISPONE
ICORRECC
IONES
I
NECESARIAS
-
CD
1;
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I
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flOJAS DE cn\TIR(L DE crnRESR:r.l(E\CIA EN 'IR.AMrIE
~:
Establecer a nivel institucional un control administrativo
unitario y efectivo oobre los docurentos recibidos por la
Iependencia ~ su tramitación. apoyando el segWmimto
de las gestiones a que dm lugar los docmentos recibidos
e Wuciendo la recuperación y CcrIserVación OJX)rttma canpl~
ta de las piezas tramitadas.
aAVEDE
a:Mm..:
U.C.C.-l
~:
Subunidad de Registro y Control de Corresponderria de Ent : .
da.
RJENIEIEDA1m:
Las piezBS de co~encia de ffitrada.
MEDIODE
FrnUACICN
t-ñquina de es:ribir.
FREnJOCIADE
limUlACICN
Variable.
Tres: "Regj.stro General" (control general de distribtrión
de correspondencia); "Control de CorresponderK::ia n Tránd.e"
(~ caro control de asuntos pendientes de trámite
hasta su re.9)lución final); "Registro Lt:x:al" (¡Era su in~
ión en el Registro local de CoITes{X)ndencia e Entrada). -
NtJ.m)IE
Frn1lJIACI(l\¡
TAMI\Ñ:):
13 x 17 ano
-
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I
i
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FACruRADE CJ]>ffiE5I~ DE ENIRADA
0BJEI1V0:
Ag;gurar la r~pción y entrega
pondencia e rotrada dirigida a
trativas de la ~penderri.a.
a.AVEOO
aI\fIm,:
U.C.C.-2
ELI\ff:RA:
Subunidad e Registro y Control de Q)rrespondencia e En~,
na.
RJENIEffi
DATa3:
las pie'Z8Sde correspondencia de entrada re::ibidas cen~
dalIEnte
MEDIO E
F(R1JrACIrn
M:íquliJa de eocribir.
FREIlJOCIAIE
Fm1JlACI(XII :
Variable.
;
"
)'
;:
I
{
;
Ibs (origjnal y copja)lMEROIE
TANIffi:
TAMAm:
21.5 x 28 ano
..J
oportuna y canpleta de corres
las diversas Entidades AdminiS
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FACllJRADE ~RES~IA DE ENIRADA
1
UNJDAD IMINISIRA;11VA: fu1aninación Oficial de la Entidad destinataria.
2
Fa.Jo: NÚlIEro ucesivo {X)r actura, en ~e que niciará con el año ~ toda la ~pendeocia
3
FIrnA: Día, nES Y año en que re eJaoora a factura.
4
NUvm) DE PmA: Nuneración por pieza facturada en orden sucesivo y por cada factura.
5
~ DE RH:;ISIm: NÚlIEro e folio de entrada de cada pieza.
6
J\U'mE y IXMIClLIO DN.. RFMrnNIE:
o ~ de procedenciae a pieza.
Nanbre cargo danicilio , localidad y, en su ca9), Estado
7
FHJJADEL XX1MENIO:FedR del docUIEl1to.
8
ANEXCE:NÍIIEro de ~oo, eSJ:6::ificando laranente si se trata de sobres cerrados o con
valores y riesgos.
9
1UfAL DE PIEZASFACIURAIlAS:
Total de piezas an~ por la propia factura.
10
FErnA y lmA DE ~rn :
Fecila y hora en que el nensajero rEcibe para su distribución.
11
t-K}1PREY FIRMA DEL MF1SAJOO
las Entidades destinatarias.
Nanbre y fima del responffible de distribuir las 'piezas a
12
FErnA y trnA DE ENlRErtA: FeciJay hora de recepción en la Entidad destinataria.
13
tnmE y ~ DE QJIENREr;IBE
destirntaria
Nanbre y finrn del receptor de los docmEntos en la Entidad
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t
¡
]
]
:~
~
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I
-
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FACIURA DE ~.[)Ef'l::lA DE SAlJDA
1
DEPHm...cIA IErmATARIA:
docUlIEntos.
En su caro I nanbre de la ~I81dencia a la cual re envían los
2
3
RLIO:
NÚIrero e folio de la factura, en ~e que ~ iniciará con el año.
4
FmJA:
Feci1a e elaboraciónde la factura.
5
NlI'1Ero DE PmA :
Nureración {X)r pieza facturada, en orden sucesivo y {X)r cada factura.
6 NlMERO E REr:ISIOO E SALIDA: NÚIEro de folio de salida de cada pieza.
7
~ y t\U-mEm, DESTINATARIO:anbre cargo d~ destinatario de la pieza.
8
lOCALIZACI(1.¡ EL DFS'I'INATARIO:bnicilio de la Entidad Administrativa a que se envía la
pieza, consignando, en su caoo, la Ciudad, Estado o Jl'Ús de destino.
9
JMR:RlE m :
En su ca.9). jmporte del franqueo de las piezas.
10
PIFlAS FA~:
Total de piezas arn¡m-adasor la factura.
11
1OfAL IMKRIE ~JH): Fn su caoo, Stnm de 100 gastos de franqueo de las piezas des¡Ed1adas.
12
FErnA y ImA DE ~rn:
cha.
FErlB y hora en que recire el nensajero as piezas ~ su d~
13
f\l}mE y FIRMADa MENSAJOO
Nanbre canpleto y finIB autográfica del nEnsajero responsable.
14
FIrnA y lUA DE ENlRff;A: Según el caro, fErl\'3- y hora de entrega al destinatario o a la
vía de des¡:BCho e lBs piezas facturadas.
15
tI(1'mE y Fm1A DE QJIENREr;IBE: Nanbre, sello y/o finm autógrafa de la instancia receptora.
-
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FACIURA e
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FACIURA ECI:RR~[A RR VAlJJA
1
UNIDAD TARIA: I61OJIjj)8ciónoficial de la Megación de la lli¡e1dencia a que ~ remite
la valija, o, en su caoo, de la Unidad Central de Corres¡X>ndencia e la propia llipendeocia.
2
IX}fI:Cll.JO: ~cilio exacto de la Megacián o lfnidad destirataria.
3
rNrmAD:
Entidad Federativaa la que ~ renite la valija.
4
NlI"1FROE FACIURA: Folio de la factura, segtm nUlEración sucesiva para toda la fupendencia,
en ~e que ~ iniciará cm el año.
5
NlMEro DE REMrSI(I\l: Nlnero de renisióll, en rerie exclusi va ~ la Unidad o Megación
a que re r61Iite la valija, por ~ia que re iniciará con el aro.
6
FErnA: FeciR de elaboraciónde la factura.
7
NlMERODE PIFlA :
NUIeración {X)r pieza facturada, en orden sucesivo y {X)r cada factura.
8
No. REr:;rsIro DEL XXll1ENIO: Núrero de folio de salida de cada pieza facturada.
9
FErJIA DEL DXlMENIO: F8:1"l'l del doaJIEnto a renitir.
10
UNJDADREMrnNlE: Identificación oficial de 1a Entidad Administrativa de 1a llipendencia
que pr
-
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