Download - 0394M - LN - Week 4
-
0394MAnalisadanPerancanganSistemInformasi
LECTURE NOTES
Use Case Diagram
-
0394MAnalisadanPerancanganSistemInformasi
LEARNING OUTCOMES
1. Draw the User Business Process Using Use Case Diagram
OUTLINE MATERI :
1. Use Cases and User Goals
2. Use Cases and Event Decomposition
3. Use Cases and CRUD
4. Use Case Diagram
-
0394MAnalisadanPerancanganSistemInformasi
Use Case Diagram
Sebuah use case merepresentasikan sebuah aktivitas yang dilakukan oleh sistem, yang
biasanya merupakan respon berdasarkan permintaan seorang user. Dua (2) teknik yang
direkomendasikan untuk mengidentifikasi use cases adalah user goal technique dan juga
event decomposition technique. Teknik tambahan yang juga bisa digunakan adalah CRUD
technique, yang sering digunakan untuk memvalidasi serta memperkaya use cases list yang
sudah ada. Teknik-teknik ini akan dijelaskan lebih lanjut pada pembahasan berikut.
Use Cases and User Goals
Salah satu pendekatan untuk mengidentifikasi uses cases adalah user goal techniques, yang
dilaksanakan dengan bertanya kepada users guna mendeskripsikan tujuan mereka masing-
masing dalam menggunakan sistem yang baru. Atau dengan kata lain, user goal technique
adalah sebuah technique untuk mengidentifikasi use cases dengan menentukan tujuan
spesifik yang harus diselesaikan oleh user pada saat menggunakan sistem yang baru.
Untuk memulainya, analysts pertama kali harus mengidentifikasi semua users yang
akan menggunakan sistem baru. Setelah itu, analysts harus melaksanakan kegiatan
wawancara yang terstruktur dengan setiap user. Dengan berfokus pada satu jenis user saja
pada satu waktu, analyst dapat melemparkan pertanyaan-pertanyaan yang lebih terkonsentrasi
untuk mengidentifikasi use cases. Selama interview, analyst harus memandu user untuk
mengidentifikasi secara spesifik perihal bagaimana sistem komputer yang baru dapat
membantu user di dalam mengerjakan pekerjaan mereka. Tujuan dari kegiatan ini adalah
untuk mengidentifikasi bagaimana sistem dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas user.
Walaupun users adalah sumber informasi untuk kegiatan ini, tetapi tidak jarang mereka
masih memerlukan panduan dari analyst agar dapat berpikir out-of-the-box terhadap
pendekatan penyelesaian pekerjaan mereka.
User goal technique guna mengidentifikasi use cases meliputi langkah-langkah
berikut:
1. Identifikasi semua potential users untuk sistem baru ini.
-
0394MAnalisadanPerancanganSistemInformasi
2. Klasifikasikan potential users berdasarkan functional role (misalnya bagian
marketing, sales, keuangan, etc.).
3. Lebih lanjut, klasifikasikan potential users berdasarkan organizational level
(misalnya operational, management, executive, etc.).
4. Lakukan wawancara per jenis user. Wawancara ini harus menghasilkan daftar tujuan
apa saja yang sekiranya mereka inginkan saat nanti menggunakan sistem baru. Minta
kepada mereka untuk menuliskan setiap tujuannya dengan bentuk kata kerja + kata
benda, misalkan add customer, update order, dan produce month end report.
5. Buat daftar use cases awal berdasarkan setiap jenis user.
6. Lihat dan lakukan koreksi apabila ada duplikasi atau ada nama-nama use cases yang
serupa.
7. Identifikasi perihal mengapa dan kapan jenis-jenis users yang berbeda dapat
membutuhkan use cases yang sama.
8. Ulas kembali daftar yang telah lengkap dengan setiap jenis users serta stakeholders
terkait.
Use Cases and Event Decomposition
Salah satu teknik yang dapat diandalkan untuk mengidentifikasi use cases adalah dengan
menggunakan event decomposition techniques. Event decomposition technique merupakan
sebuah teknik untuk mengidentifikasi use cases dengan menentukan external business events
apa saja yang terjadi dan bagaimana sistem harus meresponnya. Event decomposition
technique dimulai dengan mengidentifikasi semua business events yang dapat mengakibatkan
sistem informasi merespon terhadapnya, dimana nantinya setiap event akan berujung pada
sebuah use case.
Memulai dengan business events membantu analyst untuk mendefinisikan use case
pada tingkat yang cukup detil. Perhatikan contoh berikut. Seorang system analyst yang
pertama dapat mengidentifikasi sebuah use case sebagai typing in a customer name on a
form. Analyst yang kedua dapat mengidentifikasi sebuah use cases sebagai sebuah
keseluruhan proses untuk adding a new customer. Sementara itu, analyst yang ketiga dapat
-
0394MAnalisadanPerancanganSistemInformasi
saja mendefinisikan sebuah use case sebagai segala sesuatu transaksi menyangkut customers,
seperti adding new customers, updating customer records, deleting customers,
following up on late-paying customers, atau contacting former customers. Contoh yang
dilakukan oleh analyst
Level detil yang tepat untuk mengidentifikasi use cases berfokus pada elementary
business processes (EBPs). Sebuah EBP adalah sebuah task yang harus dikerjakan oleh satu
orang pada satu tempat sebagai respon terhadap sebuah business event, dimana pada saat
mengerjakannya terjadi penambahan measurable business value dan pada saat keluar dari
sistem, sistem berikut data berada pada stable dan consistent state. Atau dengan kata lain
EBPs merupakan fundamental tasks dari sebuah proses bisnis, yang memposisikan sistem dan
data pada state yang tidak berubah, yang biasanya dilakukan oleh satu orang yang merespon
sebuah business event.
Setiap EBP (dan setiap use case) terjadi sebagai respon dari sebuah business event.
Sebuah event terjadi pada satu waktu dan tempat, yang dapat diidentifikasikan, dan dapat
terekam oleh sistem. Events memacu semua proses yang dilakukan oleh sistem, jadi dengan
mendata semua events dan menganalisanya akan dapat diidentifikasikan use cases yang
mencerminkan system requirements.
Ada tiga (3) jenis event yang perlu diketahui, yaitu external event, temporal event,
dan state event (disebut juga internal events). Analyst akan memulai dengan mengidentifikasi
dan mendata sebanyak mungkin events, untuk kemudian dievaluasi kembali dengan system
users. Berikut adalah penjelasan singkat untuk masing-masing jenis event:
1. External event, merupakan sebuah event yang terjadi karena dipicu atau diinisiasi oleh
external agent atau actor. External agent sendiri merupakan pihak atau orang yang
berada di luar lingkup organisasi, contohnya untuk kegiatan penjualan barang maka
external agent-nya adalah para pelanggan. Berikut adalah beberapa checklist yang
perlu diperhatikan dalam menentukan external event:
a. External agent menginginkan sesuatu yang berakibat pada terciptanya sebuah
transaksi.
b. External agent menginginkan beberapa informasi.
c. Kebutuhan untuk update dan perubahan data.
d. Management menginginkan beberapa informasi
-
0394MAnalisadanPerancanganSistemInformasi
2. Temporal event, merupakan sebuah event yang terjadi sebagai akibat dari
terpenuhinya kondisi waktu. Misalnya sebuah sistem HRD akan menambahkan jatah
cuti tahunan untuk para karyawannya setiap awal tahun (per 1 Januari). Berikut
adalah beberapa checklist yang perlu diperhatikan dalam menentukan temporal event:
a. Untuk keperluan internal outputs:
i. Management reports (summary atau exception)
ii. Operational reports (detailed transactions)
iii. Internal statements dan documents (termasuk penggajian)
b. Untuk keperluan external outputs:
i. Statements, status reports, bills, reminders
3. State event, merupakan sebuah event yang dipicu dari suatu terpenuhinya kondisi di
dalam sistem, yang mengakibatkan sistem melakukan pemrosesan terhadap suatu
transaksi. Contohnya untuk sebuah sistem persediaan barang, dimana sistem secara
ototmatis akan menampilkan reminder kepada bagian purchasing saat stok barang
mencapai ROP (reorder point, titik pemesanan kembali).
Dalam melakukan identifikasi terhadap events dapat diperhatikan beberapa panduan
berikut:
1. Event versus prior conditions and responses, dimana untuk setiap event yang ada
perlu dikaji lebih dalam terkait hal-hal atau kondisi apa saja yang dapat memicu
terjadinya event tersebut, serta respon seperti apa yang harus dilakukan oleh sistem
yang akan dibangun.
2. The sequence of events: tracing a transactions life cycle, dimana perlu untuk melihat
sekuensial ataupun urutan kejadian dari events yang saling terkait, sehingga dapat
diperoleh satu gambaran besar terhadap siklus hidup dari sebuah transaksi, event apa
yang memulai transaksi hingga event apa yang akan mengakhiri kejadian transaksi
tersebut.
3. Technology-dependent events and system control, dimana perlu diketahui bahwa
events yang teridentifikasi hendaknya selalu melibatkan penggunaan sistem di dalam
eksekusinya (technology-dependent). Kebanyakan dari events ini juga melibatkan
system controls, yang berupa pengecekan atau prosedur keamanan guna memproteksi
integritas sistem dan data. Terkadang ada juga events yang harus dilaksanakan pada
-
0394MAnalisadanPerancanganSistemInformasi
kondisi teknologi yang sempurna. Perfect technology assumption menyatakan bahwa
sistem harus nerjalan dengan kondisi operasi dan teknologi yang sempurna pada saat
merespon events.
Berikut adalah rangkuman langkah-langkah daripada event decomposition technique
guna mengidentifikasi use cases:
1. Buatlah list untuk setiap external events. Perhatikan checklist yang sudah dituliskan di
atas.
2. Identifikasi dan buatlah nama use case untuk setiap external event, yang sekiranya
memerlukan respon dari sistem.
3. Buatlah list untuk temporal events. Perhatikan checklist yang sudah dituliskan di atas.
4. Identifikasi dan buatlah nama use case untuk setiap temporal event, kemudian
tentukan juga perihal kapan saja waktu yang memicu use case.
5. Buatlah list untuk state events.
6. Identifikasi dan buatlah nama use case untuk setiap state event yang membutuhkan
sistem untuk melakukan perubahan status.
7. Ketika events dan use cases didefinisikan, cek apakah ada events yang menggunakan
perfect technology assumption. Jangan ikut sertakan events yang termasuk system
controls, seperti login, logout, change password, backup database, restore database,
etc.
Use Cases and CRUD
Teknik penting lainnya yang dapat digunakan untuk memvalidasi dan mengevaluasi use
cases adalah CRUD technique. CRUD merupakan singkatan dari Create, Read or Report,
Update, dan Delete, yang biasanya berhubungan dengan database management. Analyst akan
memulai dengan melihat jenis data yang akan disimpan di dalam sistem, yang biasanya
dimodelkan dengan entitas data atau domain classes. Untuk memvalidasi dan mengevaluasi
use cases, analyst akan melihat setiap jenis data tersebut dan melakukan verifikasi bahwa use
-
0394MAnalisadanPerancanganSistemInformasi
cases tersebut harus terdiri dari create the data, read or report on the data, update the data,
dan delete (atau archive) the data.
Langkah-langkah untuk memvalidasi dan mengevaluasi use cases dengan
menggunakan CRUD technique adalah sebagai berikut:
1. Identifikasi semua entitas data atau domain classes yang terlibat di dalam
pengembangan sistem baru.
2. Untuk setiap tipe data (entitas data atau domain class), verifikasi bahwa sebuah use
case telah diidentifikasi dapat melakukan creates, update, reads (atau reports), dan
deletes (atau archives) data.
3. Jika ada penambahan use case yang baru, identifikasikan siapa saja stakeholders yang
terlibat dan evaluasi dengan mereka.
4. Pastikan bahwa jelas perihal siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan use
cases tersebut.
Use Case Diagrams
Gambar 1. Notasi Use Case Diagram
Use case diagram merupakan model UML yang digunakan untuk menggambarkan use cases
serta relationships-nya dengan actors. Gambar 1 menunjukkan notas-notasi yang digunakan
di dalam penggambaran use case diagram. Use case sendiri direpresentasikan dengan
-
0394MAnalisadanPerancanganSistemInformasi
menggunakan notasi berbentuk elips. Lalu automation boundary, yang merupakan batasan
antara bagian terkomputerisasi dengan pengguna yang akan mengoperasikan aplikasi,
direpresentasikan dengan menggunakan notasi berbentuk persegi panjang. Lebih lanjut,
automation boundary hendaknya diberi nama sehingga pembaca use case diagram Anda
dapat paham mengenai ruang lingkup sistem yang sedang dibahas oleh use case diagram
tersebut (Contoh Gambar 2, dimana nama boundary-nya adalah Customer Account
Subsystem untuk All Actors).
Gambar 2. Contoh Use Case Diagram
Seringkali selama pengembangan dari use case diagram, diketahui bahwa satu use
case dapat juga menggunakan services yang ada di use case lainnya. Pada Gambar 3, disana
digambarkan use case Fill shopping cart juga mengikutsertakan use cases Search for
item, View product comments and ratings, dan View accessory combinations. Hal ini
berarti bahwa Customer dapat melihat comments pada saat melakukan fill shopping cart.
Hubungan untuk relationship ini digambarkan dengan menggunakan garis putus-putus
dengan panah yang menunjuk ke use case yang diikutsertakan. Salah satu relationship pada
-
0394MAnalisadanPerancanganSistemInformasi
Gambar 3 dapat dibaca sebagai fill shopping cart includes search for item. Terkadang
relationship ini dikenal sebagai relationship atau relationship.
Gambar 3. Use Case Diagram dengan Relationship
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat digunakan untuk membangun use case
diagrams:
1. Identifikasi semua stakeholders dan users yang akan berhubungan dengan use cases
diagram.
2. Tentukan stakeholder atau user mana saja yang perlu me-review use case diagram.
Khususnya perihal kebutuhan terhadap use case diagram untuk subsystem, jenis user
apa saja yang terlibat, use cases apa saja yang ada relationship, dan use
case penting apa saja yang harus diberikan perhatian lebih.
3. Buatlah hubungan di antara actors dengan use cases yang ada di use case diagram.
Anda dapat menggunakan software packages yang tersedia untuk menggambarnya.
4. Berilah nama untuk setiap use case diagram yang dibuat.
-
0394MAnalisadanPerancanganSistemInformasi
SIMPULAN
Di samping pembahasan yang sudah terpaparkan di atas, ada beberapa hal yang perlu digaris-
bawahi untuk topik ini, yaitu:
1. Perlu diingat bahwa use case diagram merupakan tools yang sangat berguna untuk
menggambarkan atau mendokumentasikan fungsi-fungsi apa yang harus dimiliki oleh
sistem yang akan dikembangkan (functional requirements).
2. Untuk dapat menggunakan teknik-teknik mengidentifikasi use case di atas, mohon
agar kiranya Anda dapat membaca dan memahami terlebih dahulu perihal langkah-
langkah apa saja yang diperlukan untuk melakukan masing-masing teknik.
3. Use case diagram dapat Anda buat untuk satu buah sistem secara keseluruhan atau
per subsistem. Lebih lanjut, Anda juga dapat membuatnya per actor atau keseluruhan
actors, sesuai kebutuhan. Akan tetapi dalam penggambaran use case diagram-nya,
Anda tidak boleh lupa untuk memberikan penamaan terhadap automation boundary-
nya.
-
0394MAnalisadanPerancanganSistemInformasi
DAFTAR PUSTAKA
John W. Satzinger, Robert B. Jackson,Stephen D. Burd. (2012). Introduction to Systems
Analysis and Design: An Agile, Iterative Approach. 06. Course Technology. Canada. ISBN:
9781111972264