Download - AUDITORIA OPERACIONAL
Carrera:Lic. En Contaduría Publica
Catedrático:Manuela Montealegre
Tema:Auditoria Operacional
Equipo 4
Integrantes:Elsa Solis May
Juan Hernández FelizCarlos Adrián Vidal LeónAna Marcela Lee Sánchez
DIVISIÓN ACADEMICA DE CIENCIAS ECONOMICO ADMINISTRATIVO
UNIVERSIDAD JUAREZ AUTONOMA DE
TABASCO
INTRODUCCION
La auditoria operacional es una actividad que consiste en el examen critico y constructivo, individuales o colectivos, con objetivo de emitir una opinión respecto a ellos y promover la implantación de acciones correctivas que se consideren necesarias para mejorar su ejecución.
Este trabajo requiere de un equipo
multidisciplinario; cuando ello ocurra,
el contador público que dirija o
participe en dicho equipo, deberá
cuidar de los conocimientos propios y
de los demás profesionales garanticen
un trabajo de calidad.
ANTECEDENTES
En diciembre de 1972 la Comisión de Auditoría Operacional emitió su primer boletín, con el propósito de identificar el trabajo de auditoría Operacional realizado por el Contador Público, independiente o no, y con la intención de lograr unificar criterios sobre el tema. Desde entonces se reconoció que este tipo de trabajo, dada su naturaleza que implica un alto contenido de creatividad, está sujeto a una dinámica que implica que su conceptualización y metodología fueren afinándose a base de aproximaciones sucesivas. Es este el origen de esta nueva versión del Boletín No.1 de la Comisión de Auditoría Operacional.
CONCEPTO
AUDITORIAOPERACION
AL
INVESTIGA, REVISA YEVALUA
LAS ÁREAS FUNCIONALES DE
LA EMPRESA
PARADETERMINAR
Si los controles permitenoperar con eficiencia
Si se tienen controlesadecuados Disminuir costos e incrementar
laproductividad
CONCEPTOConsiste en el examen de las áreas de operación de una empresa o institución, para determinar si se tienen los controles para operar con eficiencia, tendiendo a la disminución de costos para incrementar la productividad. Autor: Ivan Puerres
La auditoria operacional es el examen de flujo de las transacciones llevadas a cabo en una o varias áreas funcionales que constituye la estructura de una entidad, con el propósito de incrementar la eficiencia y la eficacia operativas a través de proponer las recomendaciones que se consideran necesarias. Autor: Gabriel Sánchez Curiel
El servicio que presta el contador publico cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad. IMCP
OBJETIVO
El objetivo de la auditoria operacional se cumple al
presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la
eficiencia en las entidades a las que se le practique.
PRIMERO
• en la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo auditado.
SEGUNDO
• en la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formación.
TERCERO
• en la implantación de los cambios e innovaciones.
CAMPOS DE ACTUACION DEL AUDITOR.
La auditoria operacional persigue:
Detectar problemas y proporcionar bases para solucionarlos.
Prever obstáculos a la eficiencia.
Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo.
informar sobre obstáculos al cumplimiento de planes.
• Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido.1
• Cuando tiene indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones.2
• Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades.
3
Aplicación de la Auditoria Operacional
AUDITORIA FINANCIERA
1. Agregar confiabilidademitiendo una opiniónindependiente, sobre larazonabilidad de losestados financieros.
2. Los estados financierosson el fin, se trata dedeterminar si las cifrashan sido acumuladas deforma equitativarazonable y veraz.
AUDITORIA OPERACIONAL
1. Aumentar la eficiencia pormedio derecomendacionestendientes a: incrementaringresos, reducir costos ysimplificar operaciones.
2. Los estados financierosson un medio usado porel autor en el análisiscuantitativo de la empresaa la que tratara de ayudarcon susrecomendaciones.
En ambas se efectúa un estudio y
evaluación del control interno.
AUDITORIA FINANCIERA VS. AUDITORIA
OPERACIONAL.
CONCEPTO
Metodología es la identificación de un marco de referencia para la ejecución y práctica sistemática y ordenada de la auditoria operacional .
OBJETIVO
Asegurar la cobertura de todas las fases o etapas que comprende el ejercicio de una auditoría interna en sus tres tipos: administrativa, operacional y financiera. Es el contar con una guía que oriente para una adecuada cobertura de
revisión.
Existen muchas corrientes y opiniones en cuanto a cual es la
metodología a seguir en un trabajo de auditoría interna en sus tres
tipos; todas las corrientes y opiniones son dignas de respeto y
aceptación, atendiendo al particular punto de vista del proponente
y al auditor que lo ejecuta.
METODOLOGIA
I. Familiarización
II. Investigación y análisis
III.Diagnostico
IV. Informe
FAMILIARIZACION
El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará dentro del contexto dela empresa que está auditando.
ESTUDIO AMBIENTAL·ESTUDIO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA·VISITA A LAS INSTALACIONES
INVESTIGACIÓN Y ANÁLISISEl objetivo de esta segunda fase dela metodología es analizar
la información y examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de la operación en cuestión.
En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadístico.
Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilización de técnicas con las que enseguida se mencionan.
· ENTREVISTAS· EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA· EXAMEN DE LA DOCUMENTACIÓN
DIAGNOSTICO
Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se sumaran los hallazgos y se señalara la interpretación que se hace de ellos, reportándose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencias
El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor.
Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado.
Este enfoque permitirá así mismo, que de la solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en ultima instancia en la productividad.
INFORME
Etapas de la Auditoria Operacional
Levantamiento de la
información
Elaboración de papeles de trabajo
Verificación de la
información
Evaluación Diagnostico o informe
Implantación de
sugerencias y
seguimiento
1.-LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Son las actividades que lleva acabo el auditor operacional para allegarse de elementos base para conocerla unidad administrativa, actividad o función sujeta a su intervención; para estudiar y evaluar su comportamiento y desempeño y para sustentar la aplicación de sus pruebas de auditoría
El auditor debe obtener información detallada respecto a
las características en el área funcional sujeta al examen.
Implica conocer previamente la estructura de la empresa, con el
fin de identificar los ciclos de operación en que se localizan los sistemas, los procedimientos y los métodos a que el auditor se
enfrentara.
La auditoria operacional se
basa en las siguientes técnicas:
a. Entrevistas b. Observaciones de campo
A. ENTREVISTAS
Las entrevistas son charlas que celebra el auditor para obtener
informacion de tallada sobre las características
de un sistema, un procedimiento o un
método.
Las entrevistas deben celebrarse , en primera instancia , con el ejecutivo de mas alta jerarquía a cuyo cargo este
el área funcional este sujeta a estudios.
La tarea del auditor al llevar a cabo una entrevista, es
obtener información suficiente y digna de confianza lo cual no
siempre es empresa fácil.
Al iniciarse la entrevista el auditor deberá establecer con
el mayor cuidado que es lo que pretende y señalar que desea una información específica y la
recopilación de datos pertinentes
¿Qué? ¿Para qué? ¿Dónde? ¿Cuándo
? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuánto?
Un recurso de trabajo indispensable para el auditor son las siguientes interrogantes de análisis:
Cada una de estas interrogantes permite al auditor obtener datos muy valiosos en la etapa de levantamiento de la información
“ QUE” es muy útil para conocer las actividades en un
departamento, una sección o un ciclo de operaciones en general: ¿Qué actividades se realizan en
este departamento?, ¿Qué funciones tiene asignadas su
personal? Estas preguntas son las que permiten al auditor
conocer las características de los métodos y procedimientos.
“PARA QUE” Y “DONDE” permite conocer tanto el
propósito como el lugar que se emprenden las actividades de un departamento o la toma de una
decisión.
“CUANDO” Y “QUIEN” permiten al auditor conocer el orden o el tiempo en que se
llevan a cabo las actividades.
“COMO” Y “CUANTO” se relacionan con los medios y la
cantidad de recursos involucrados en el desarrollo de
los trabajos propios.
Esta interrogante debe estar
permanentemente en el animo del auditor; es la expresión clara de su curiosidad y del espíritu
de investigación .
El auditor debe obtenerse de comentarios o criticas sobre la calidad y confiabilidad de los controles, sino solo para
evitar inquietudes en el personal del área sujeta a
examen.
¿POR QUÉ ?
B. OBSERVACIONES DE CAMPO
Observación como técnica de auditoría
Es la presencia física del auditor para
observar cómo se realizan ciertas
operaciones o hechos.
El auditor prepararan papeles de trabajo que contienen los detalles relativos a los métodos y procedimientos vigentes en el área sujeta al examen.
La auditoria operacional depende de manera sustancial del profesionalismo con el que el auditor actuó durante las entrevistas y las observaciones de campo.
2.- Elaboración de papeles de trabajo
Preparación de papeles de trabajo
contendrán la información recopilada, los análisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar.
Los papeles de trabajo que documentan la auditoria deben ser
preparados por el auditor y revisados por el responsable del
departamento de auditoria interna.
Propósito:
Los papeles de auditoria, generalmente sirven para:
Proporcionar la evidencia principal que respalde los hallazgos
Auxiliar en la planeación, desarrollo y supervisión de las auditorías
Documentar si fueron logrados los objetivos
Facilitar la supervisión por parte de los auditores y revisores.
Cedulas de
auditoria
Graficas de flujo
Una combinac
ión de ambas
Los papeles de trabajo pueden estar constituidos por:
Ced
ula
s d
e
au
dit
ori
aSon papeles de trabajos que contienen narraciones de los procedimientos en la secuencia que estos se llevan acabo
Gra
fica
s d
e f
lujo Facilitan la
comprensión inmediata de los procedimientos y métodos.
La elaboración de cedulas de
auditoria deben llevarse acabo de acuerdo con las siguientes
consideraciones:
Deben ser planteadas mental y
materialmente.
Deben ser autosuficient
es
Claras y legibles
Formularse con precisión
y profesionalis
mo
Son confidenciale
s y propiedad del
auditor
El análisis, es la información que se
incluye en el cuerpo de la cédula.
Comprobación respaldan las cifras o los procedimientos
analizados.
Las cédulas de auditoria deben de
contener los siguientes elementos:
Técnicas para la preparación de los papeles de trabajo de auditoría:
1.-papel de trabajo
• debe contener un encabezado que usualmente comprenderá el nombre de la entidad, función sujeta a auditoria, titulo u objetivo del papel de trabajo, fecha o periodo que abarca la auditoria.
• Cada papel de trabajo debe ser firmado o inicializado, además de fechado, por el auditor interno..
• debe contener un índice o número de referencia, así como las marcas de auditoria utilizadas y su significado.
En el ejercicio de la auditoria ya constituye una rutina en la elaboración de diagrama de flujo de acuerdo con una simbología de uso uniforme que incluye elementos como los siguientes:
DOCUMENTO
ARCHIVO
OPERACIÓN MANUAL
PROCESAMIENTO MANUAL DE INFORMACIÓN
DECISIÓN
CONEXIÓN DE LA SECUENCIA DE UN SISTEMA EN VARIAS PAGINAS
INICIACIÓN O TERMINACIÓN DE UN SISTEMA
La elaboración de las graficas de flujo
no es sencilla, particularmente
tratándose de auditores principiantes,
por ello es recomendable
implementar programas de
adiestramiento que permitan que el
personal domine esta técnica con
objeto de que los papeles de trabajo
muestren claramente los sistemas
auditados.
NORMAS PARA LA FORMULACIÓN DE LAS
CEDULAS DE AUDITORIA
Una de las metas que el auditor se debe fijar cuando comienza un trabajo profesional, es la de actuar dentro de un rango de absoluta eficiencia.
En lo que concierne a las actividades relacionadas con la preparación de cedulas de auditoria, el concepto de eficiencia involucra por lo menos los siguientes conceptos:
A.
• Que quede plasmado en los papeles de trabajo la información estrictamente necesaria y suficiente para cumplir con las normas de auditoria generalmente aceptadas y apoyar las afirmaciones que el auditor incluye en sus informes.
B.• Una adecuada planeación, razonamiento,
predeterminación y estudio de los objetivos de la auditoria.
C.
• Que la auditoria operacional se efectué en forma metódica y con sujeción al principio económico que obliga a “obtener el máximo rendimiento al costo mas bajo posible”
Proceso de revisión
Todos los papeles de trabajo de auditoria deben ser revisados para garantizar que soportan en forma adecuada el informe de auditoria y que se utilizaron todos los procedimientos de auditoria que se consideraron necesarios.
La evidencia sobre el examen de supervisión consistirá en las iníciales y las fechas consignadas por el supervisor una vez que la revisión ha quedado concluida.
Otras técnicas de revisión que producen evidencia sobre el trabajo de supervisión incluyen el cumplimiento de una lista de pruebas sobre los papeles de trabajo, o bien la preparación de reportes o memorándum que detalle la naturaleza, el alcance y los resultados de la revisión.
3.- VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN
Esta etapa de la auditoría operacional, consiste en verificar la cantidad, calidad,
veracidad y procedencia de la información recopilada base para ser verificada y/o
auditada.
El propósito fundamental es verificar los procedimientos y los métodos cuyas
características han quedado reflejadas en los papeles de trabajo.
Para verificar los sistemas que se describen en los papeles de trabajo el auditor se sirve de programas de auditoria que están constituidos por procedimientos de revisión cuya estructura debe considerar las características de las operaciones en las áreas sujetas a examen.
ESTRUCTURA DE LOS PROGRMAS DE AUDITORIA OPERACIONAL
1. Los programas deben guardar congruencia con
los objetivos de auditoria para el área funcional
sujeta a estudio: hablar de objetivos de auditoria
es esencial en el examen de flujo de
transacciones.
El departamento de auditoria interna debe
establecer objetivos para cada uno de los ciclos
de operación de la empresa en la que se llevaran
a cabo revisiones sobre los sistemas y
procedimientos.
COMPAÑÍA ABCCICLO DE EGRESOS
SISTEMA DE NOMINASOBJETIVOS DE AUDITORIA OPERACIONAL
1. Determinar la existencia de adecuados métodos y procedimientos para el reclutamiento y la selección del personal.
2. Determinara en la existencia de adecuados métodos y procedimientos para el adiestramiento y la capacitación del personal.
3. Determinar la existencia de métodos y procedimientos para el control del personal en relación con asistencias, ausencias, desarrollo de actividades y pagos de sueldos y salarios.
4. Cerciorarse que los métodos y procedimientos señalados en los tres apartados anteriores satisfagan los requerimientos universales de control interno.
5. Determinar l influencia del personal en la organización y el desarrollo de las operaciones, de acuerdo con la capacidad técnica para los puestos que integran la estructura.
Para lograr estos objetivos, el auditor debe preparar programas de auditoria con procedimientos que permiten obtener la evidencia suficiente y relacionada con cada uno de ellos.
2. Los programas de auditoria deben prepararse con base en los papeles de trabajo, graficas o descripciones de los procedimientos y sistemas.Los procedimientos de auditoria serán exclusivo de cada ciclo de operaciones en que la revisión se eta llevando a cabo.
Es conveniente agregar que existen algunos procedimientos universales de auditoria cuyas características permiten su aplicación en cualquier tipo de empresa:
Verificación de la secuencia numérica y de fechas de los cheques.
Verificación de la secuencia numérica y de fechas en recibos de caja.
Corroboración de la secuencia numérica y de fechas en la documentación que se emplea para el control de los pagos de clientes.
Verificación del pago de sueldos y salarios con el fin de cerciorarse de que el personal incluido en la nomina trabaja para la empresa-
Verificación de que los pedidos de clientes están autorizados de acuerdo con los limites de crédito y condiciones de pago establecidas por la gerencia.
Verificación de la secuencia numérica y de fechas en las remisiones, las facturas y cualquier otro documento.
3. Los programas de auditoria deben seguir el mismo orden que los procedimientos y sistemas sujetos a verificación, con el fin de que el auditor pueda examinar el conjunto y no solo partes aisladas de ellos
4. Los programas de auditoria operacional deben ser claros y precisos en su relación; constituyen papeles de trabajo de referencia permanente y, deben prepararse de acuerdo con los lineamientos mínimos de calidad y las normas para la elaboración de las cedulas de auditoria:
Los programas de auditoria deben ser autosuficientes, de tal manera que cualquier ayudante pueda entender de inmediatamente la secuencia en que la revisión debe llevarse a cabo.
Es posible que el lector desconozca algunas expresiones técnicas que convienen recordar y que se incluyen a continuación como una muestra de ciertos términos utilizados en la auditoria:
Inspección de evidencia documental: examen físico de comprobantes.
Prueba global: calculo rápido y estimativo para juzgar la responsabilidad de un sueldo.
Rotación de énfasis: examen cíclico en varias auditorias recurrentes sobre un universo de dimensiones importantes.
Vuocheo de gastos: examen de los comprobantes que respaldan los gastos efectuados.
Aplicación de procedimientos suplementarios: utilización de un procedimiento de auditoria en sustitución de otro que no permitió obtener la evidencia requerida.
5. Los programas de auditoria están sujetos a modificaciones: cada nueva auditoria operacional debe incluir una actualización absoluta de las graficas de flujo o las descripciones narrativas sobre los sistemas en uno varios ciclos de operación.
EL ALCANCE DE APLICACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA
La auditoria operacional esta sujeta por sus propias características a la misma clase de riesgos. Los universos sobre los cuales se realizan revisiones sobre el flujo de transacciones, algunos ejemplos se incluyen a continuación:
Sistemas de ventas
• Las operaciones de este sistema involucran el uso de los siguientes formularios que integran el universos sujeto a revisión: numero de pedidos, de remisiones, de facturas.
Sistemas de co
mpras
• El universo sobre el que tienen que aplicarse los procedimientos de auditoria estará representado por: numero de requisiciones, pedidos a proveedores.
El examen y el diagnostico sobre la
calidad de un sistema deben basarse en
pruebas selectivas cuyo calculo se lleva a cabo
en la practica profesional de la
auditoria atreves de la aplicación de técnicas
de muestreo.
Las pruebas selectivas en la auditoria operacional: las muestras deberán ser representativas del conjunto sujeto a revisión.
Diferentes opciones de muestreo pueden utilizarse en la auditoria operacional.
MUESTREO
1. A juicio o dirigido
2. Estadístico o probabilístico
1. Aleatorio Simple
2. De Aplicación
3. De Atributos
4. De
Conglomerados
5. De
Descubrimiento
6. De Estimación
7. De Supervisión o
Continuación
8. Estratifico
La selección de muestras de auditorias a través de su muestreo estadístico permite considerar con un determinado grado de confianza, reduce los riesgos inherentes a las pruebas selectivas .
Muestreo de Aleatorio Simple: se seleccionan totalmente a lazar los elementos de la muestra tomando en consideración la totalidad del universo.Muestreo de Aceptación: se emplea para distinguir entre los lotes elementos buenos y malos.
Muestreo de Atributos: se basa en el uso clasificaciones dicotómicas y binomiales.Muestreo de Conglomerados: este método implica ordenar el universo en grupos de elementos.Muestreo de Descubrimiento: es una técnica especializada para localizar ciertas clases de irregularidades, tales como fallas en la verificación de procedimientos de control interno o evidencias de malos manejos y posibles fraudes.Muestreo de Estimación: se emplea para determinar, dentro de los limites y riesgos especializados, la frecuencia con la que ocurren eventos tales como errores de control interno.
Muestreo de Atributos: se basa en el uso clasificaciones dicotómicas y binomiales.Muestreo de Conglomerados: este método implica ordenar el universo en grupos de elementos.Muestreo de Descubrimiento: es una técnica especializada para localizar ciertas clases de irregularidades, tales como fallas en la verificación de procedimientos de control interno o evidencias de malos manejos y posibles fraudes.Muestreo de Estimación: se emplea para determinar, dentro de los limites y riesgos especializados, la frecuencia con la que ocurren eventos tales como errores de control interno.
Muestreo de supervisión o de continuación: se basa para en cuadros especiales para indicar el riesgo implicado . Al emplear los cuadros, el auditor deberá determinar determinar:1. Tasa máxima aceptable de error2. Grado de seguridad deseado respecto a las
conclusiones
Muestro Estratificado: es un método de muestro según el cual primeramente se separan los elementos del universo en dos o mas clases.
4.- EVALUACIÓN
Esta etapa es de comparación: lo que se está haciendo, con lo que se debe hacer, así como,
la calidad de la acción y resultados alcanzados.
5.- Diagnostico o informe
Una vez que el auditor anoto en sus papeles de trabajo todas las
deficiencias que a su juicio existen, debe efectuar un examen critico sobre cada
observación y cada sugerencia.
PUNTOS QUE DEBEN CUMPLIRSE ANTES DE LA PREPARACIÓN DEL INFORME
Todos los papeles de trabajo deben estar revisados y firmados por el gerente o el supervisor de la
auditoria.
El auditor como sus ayudantes deben
tener conocimiento profundo de los
métodos y sistemas que se han
examinados en la empresa.
El auditor como sus ayudantes deben estar convencidos
de la autenticidad de cada observación
incluida en los papeles de trabajo.
El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo a su importancia
sobre la entidad.
Los papeles de auditoria deben incluir no solo
descripciones de problemas sino sugerencias útiles, claras y objetivas para
corregirlos.
• Esta fase de la auditoria es esencial para el logro de sus objetivos. Si los hallazgos de los auditores no se comunican a la entidad por los medios correctos y oportunos, todo el trabajo efectuado en cuanto a las etapas anteriores se reducirá a un conjunto de actividades sin beneficio para la empresa.S
ecu
enci
a p
ara
pre
para
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info
rme
Es necesario que el auditor lleve acabo los siguientes pasos:
Discusión de las observaciones y sugerencias.
Recopilación de respuestas a las observaciones y sugerencias.
Elaboración del borrador del informe.
Atributos que se deben cumplir en un reporte de auditoria operacional es necesario analizar cada una de las partes que lo integran:
Caratula.
Dictamen.
Texto con observacion
es, sugerencias
y respuestas.
CARATULA: constituye el encabezado del informe , debe
incluir siempre la denominación o razón social de la entidad sin
abreviaturas especificación de que es un informe de auditoria o un reporte con recomendaciones
derivadas de una auditoria operacional y la fecha a que se
refiere las observaciones y sugerencias.
La fecha que aparece en la caratula pude incluir solamente el mes y el año en que el reporte se
termino de preparar.
La caratula debe ser breve, objetiva y satisfacer los
requerimientos del buen gusto y la sencillez profesional.
DICTAMEN: se le denomina también un diagnostico y lo constituye la parte
esencial de la auditoria .
Elementos que lo integran:
- Destinatario - Párrafo de alcance - Párrafo intermedio- Párrafo de opinión
- Firma y Fecha.
TEXTO CON OBSERVACIONES Y
SUGERENCIAS Y RESPUESTAS
Debe ser congruente con el párrafo
intermedio y el párrafo de opinión del
dictamen.
El texto que integra el contenido del informe
debe incluir, las respuestas de los
funcionarios a cargo de las áreas involucradas en el desarrollo de la
auditoria
APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS DE CONTROL DE CALIDAD
Los cuestionarios se integran por preguntas enfocadas a garantizar una emisión profesional del reporte de auditoria; deben ser respondidos por el auditor.
Estos cuestionarios de control de calidad permiten al auditor llevar a cabo una supervisión final.
La respuestas y la aprobación de los cuestionarios de control de calidad debe formar de las normas de observancia obligatoria previas a la publicación formal del reporte de auditoria.
El borrador del reporte debe incluir las observaciones y sugerencias relativas a todos los problemas.
El auditor y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros de que se determinaron las causas verdaderas de todos los problemas detectados.
El auditor y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros de haber identificado todos los riesgos a que esta expuesta la empresa.
Puntos esenciales antes de la emisión del informe:
Los cuestionario s de control de calidad deben incluir preguntas que permitan corroborar si los puntos anteriores detallados han sido cumplidos satisfactoriamente durante la auditoria operacional.
Es necesario señalar que los cuestionarios deben ser fechados y firmados.
EMISIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL
Es la publicación definitiva del reporte de auditoria debe llevarse a cabo solo si el cuestionario del control de calidad ha sido aprobado por el gerente , el director o socio responsable del examen.
La emisión de dicho informe contempla los siguientes pasos:
Captura del borrador
Confronta
Envió a destinatarios.
La captura del borrador es un evento muy importante que con frecuencia se toma a la ligera.
La confronta, a su vez parte de las responsabilidades del auditor y en las mayoría de las ocasiones se lleva a cabo por los ayudantes
El envió del informe a los destinatarios debe llevarse acabo una vez que los trabajos de mecanografía, confronta y firma del dictamen están concluidos.
El reporte se envía a los directores y gerentes que participaron en la junta en que se discutieron las observaciones y sugerencias; así mismo, debe remitirse ejemplares al director gerente y, en su caso, al consejo de administración y a la asamblea de accionistas.
El informe se envía también a los jefes de departamentos y, excepcionalmente a los empleados de línea.
Cuando el reporte final sale del departamento de auditoria interna o del despacho concluye todo un proceso de actividades profesionales.
Implantación de
Sugerencias y
Seguimiento.
1. Áreas responsables de la implantación
La auditoria operacional no concluye con la entrega del informe. En realidad, la emisión y la entrega del reporte constituyen el inicio de un nuevo proceso que debe observarse metódicamente a fin de que el trabajo de las cinco fases ya cubiertas resulte verdaderamente un beneficio para la empresa.
Las sugerencias de auditoria pueden clasificarse:
Recomendaciones que constituyen ajustes o cambios poco significativos a los sistemas y procedimientos .
Recomendaciones que involucran una modificación sustancial a los sistemas y procedimientos.
Recomendaciones que implican cambios sustanciales en los sistemas.
Que exista un departamento de organización y sistemas en la empresa.
Que la empresa decida contratar servicios de asesoría externa.
•Es necesario que el auditor establezca en coordinación con el departamento de organización y sistemas un programa que incluya fechas tentativas para el cumplimiento de las sugerencias.
•Requiere de una comunicación constante y formal enfocada a que el diseño de los procedimientos satisfaga, a juicio del auditor, los requisitos de control interno establecidos en el reporte.
Lo importante es que el auditor no pierda de vista su objetivo fundamental que es el objetivo de la auditoria operacional: mejorar los sistemas a través de la implantación de las acciones correctivas diagnosticadas durante el desarrollo del examen.
2. Metodología y Alcance del Seguimiento
Resulta esencial que los departamentos involucrados en las sugerencias del auditor se comprometen a concluir su implementación en fechas claramente determinadas.
Estas consideraciones cobran mayor importancia ante el hecho de que tales fechas representan para el auditor un parámetro que será utilizado par programar nuevas revisiones .
La verificación del cumplimiento de sugerencias constituye la sexta etapa de la auditoria operacional, se cono de cómo “seguimiento al informe de auditoria “ y debe llevarse a cado conforme a la secuencia que se indica a continuación:
A. Entrevista con
ejecutivos a las áreas
involucradas y
recopilación de
respuestas.
B. Verificación
del cumplimient
o.
C. Evaluación
del cumplimient
o.
A.Entrevista con ejecutivos a las áreas involucradas y recopilación de respuestas.
Los trabajos del seguimiento comenzaron con las entrevistas que se basan en el informe de la auditoria operacional. Durante ellas el auditor da lectura a las sugerencias y a las fechas en que los departamentos involucrados se comprometieron a concluir los cambios sugeridos.
El objetivo de las entrevistas es obtener información de carácter verbal sobre el cumplimiento de las sugerencias contenidas en el reporte de auditoria.
B. Verificación del cumplimiento.
Se basa en la aplicación de procedimientos de auditoria cuyas características están determinadasPor la naturaleza de los cambios incorporados a los sistemas para cumplir con las recomendaciones contenida en el informe del auditor.
Los trabajos de verificación se deben llevar acabo con base en las respuestas proporcionadas por los directores y gerentes de la entidad.
Durante la verificación del cumplimiento de las sugerencias, debe fijarse un lapso al que se referirán las pruebas de auditoria. Este lapso es el periodo durante el cual las recomendaciones han sido acatadas y aplicadas por los procedimientos involucrados ; su extensión será establecida a criterio del auditor.
Durante la verificación del cumplimiento de las sugerencias
pueden presentarse dos situaciones:
Correcciones Definitivas
CorreccionesTemporales
Correcciones Temporales
Son el resultado de la resistencia al cambio y se localizan frecuentemente en la ejecución de actividades asignadas a personal de menor jerarquía.
Correcciones DefinitivasSon una muestra indudable del éxito alcanzado en la auditoria operacional ; son el resultado de los esfuerzos conjuntos del personal de la empresa y de los auditores que tuvieron a cargo del desarrollo del examen y la preparación del reporte con las observaciones y sugerencias.
C. Evaluación del Cumplimiento
Los procedimientos de auditoria aplicados para verificar el cumplimiento de las recomendaciones, deben quedar reflejados en los papeles de trabajo. Asimismo , las pruebas selectivas , de las excepciones o errores y los comentarios de los auditores deben plasmarse en cedulas de auditoria.
Estos elementos probatorios constituyen la base del auditor concluya acerca de que si la implementación de las recomendaciones contenidas en su informe es satisfactorias.
Es importante enfatizar que la evaluación , por simple que resulte
solo puede llevarse a cabo si el auditor ya verifico la autenticidad de las respuestas que sobre las
actividades de la implantación le proporcionaron los directores y los gerentes de las áreas involucradas.
3. El Informe del Seguimiento a las
Sugerencias de Auditoria.Este reporte esta
basado en los resultados del
seguimiento y en la evaluación que el
auditor ha hecho de los trabajos
empleados por la empresa para solucionar los
problemas que se localizaron en las áreas sujetas al
examen.
Es importante señalar que el informe derivado del seguimiento debe referirse solo a las recomendaciones de auditoria que fueron aceptadas y que no se han cumplido satisfactoriamente en las fechas.
El reporte derivado de los
trabajos de seguimiento
debe, sujetarse a los pasos que
se señalan a continuación:
• Preparación del borrador
• Discusión del borrador con el
personal involucrado
• Emisión y entrega del
informe.
La preparación del borrador de este nuevo reporte esta basado en el informe de auditoria operacional.
El segundo elemento del borrador es la transcripción fiel de la respuesta que los funcionarios de la empresa dieron a cada una de las recomendaciones del auditor.
La situación encontrada por el auditor en sus trabajos de seguimiento es el tercer elemento del informe.
El informe derivado del seguimiento debe ser corto y simple.
Su estructura es similar al reporte de auditoria operacional y se integra por los siguientes elementos:
Caratula
Dictamen
contenido
En la caratula se incluyen
nuevamente la denominación de la empresa, los
sistemas sujetos al examen , la
mención de que se trata de un reporte
derivado de trabajos de
seguimiento y la fecha, integrada por el mes y el
año.
El dictamen vuelve a constituir un
diagnostico que proviene de los
procedimientos de verificación, cuyo
propósito es capturar la atención
del lector. Esta formado por el
destinatario , los párrafos de alcance,
intermedio y de opinión , la firma y
la fecha.
El contenido es la redacción secuenciada de las
recomendaciones emitidas en el informe original, las respuestas del personal a dichas sugerencias, las
observaciones derivadas del seguimiento y finalmente,
las respuestas de los funcionarios responsables de
la implementación.
Bibliografía
G. Sánchez Curiel. “AUDITORIA OPERACIONAL” 1993
IMCP“AUDITORIA OPERACIONAL” 1989
GRACIAS POR SU ATENCIÓN