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Dokumenten-Management
Dokumenten-Management
Allgemeine DMS* Infos
* DMS = Dokumenten-Management-System
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Dokumenten-Management
WER
weiß was
worüber?
Informationen = 4. Produktionsfaktor
Informationslogistik
Informationsmanagement
Informationsmanagement = Qualitätsmanagement,Geschäftsprozessmanagement, -Optimierung !
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Dokumenten-Management
Der Markt DMS
DMS Wachstum weltweit.
Schätzungen haben ergeben, daß der globale Markt für Dokumenten-Management-Systeme bis 2003 auf über 41 Mrd. US$ anwachsen wird, das bedeutet ein jährliches Durchschnittswachstum von 26%.
© Frost & Sullivan IDC: 2003: 9,5 Mrd US $
DMS Wachstum europaweit.
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Fax.tif
.rtf
Betriebssystem (z.B. WIN98)
Netzserver
Netzwerk
Archiv-server
Systemphilosophien
Konventionell
ASP && InternetApplication-Service-Provider
BridgeBridge
ArchivBackendArchivBackend
VPN
Alternativ: Anbindung an ein herkömmliches Archiv und/oder Host-system über COLD-Schnittstelle möglich.
Automatisierung der Vorgänge- Connect- Archiv- Retrieval
Netzwerk
Rechenzentrum
Virtual Privat Network
WEB Client
INTERNET
Host-, Applikations-anbindung, z.B. SAP
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Datengeschwindigkeit im Telefonnetz
Quelle: T-Monitor, 30.08.00
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Trends im DMS Markt1. ASP
2. Der “Internetbriefkasten“
3. Das virtuelle persönliche Archiv im Internet.
ASP Lösungen gibt es in den Ausprägungen:-Mieten der konventionellen Software und Equipment sowie Support im eigenen Haus, evtl. über Remote. -Nutzen des vorhandenen Equipment und Standards, z.B. WEB Browser und Datenhandling im RZ.
Der “Internetbriefkasten“:Dies ist eine Lösung die Unternehmen mit druck- und versandintensiven Prozessen dadurch entlastet, das dieser Paperoutput zukünftig entfällt und dem Empfänger direkt in seinen virtuellen Briefkasten gestellt wird. Z. B. eine Telefonrechnung, oder kommunale Bescheide etc. Dr. Materna, GmbH
Das persönliche “Weltarchiv“:In diesem Szenario wird einem Kunden ein Speicherbereich zu Verfügung gestellt auf den er via Internet von jedem Ort der Welt zugreifen kann. Diese Lösung richtet sich primär an Privatkunden. Siemens AG
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Kosten des PapierhandlingsBelegablage
0
100.000
200.000
300.000
400.000
500.000
600.000
100 200 500 1.000 2.000
Belege / Tag
Kos
ten
in D
M /
Jah
r
Belegsuche
0
100000
200000
300000
400000
10 20 50 100 200
Recherchen / Tag
Ko
sten
in
DM
/ J
ahr
manuell
elektronisch
Basis: (Quelle, Docunet WEB Site)240 Arb./Tg., 45DM/Std Pers.Kosten, 90 BL/Std Sortierung u. Ablage, 1,50 DM/100 BL Sachmittelkosten, 10 min manuelle Recherchezeit, 20 Seiten scannen/min,100 Seiten/Std. indizieren, 0,1DM/100 Seiten Sachmittelkosten f. CD-R, 15.000 Seiten/CD-R Seitenkapazität NCI, 0,5 min/Vorgang elektronische Recherchezeit.
Blatt pro Tag Kost. Papierabl. Kost. Elekt. AblageEinsparungenin DM p.a. in DM p.a. in DM p. a.
100 24.360 11.724 12.636200 48.720 23.448 25.272500 121.800 58.620 63.180
1.000 243.600 117.240 126.3602.000 487.200 234.480 252.720
Recherchen Suchaufwand Suchaufwand Einsparungenpro Tag Papier p.a. Elektr. Ablage p.a.in DM p.a.
10 18000 900 1710020 36000 1800 3420050 90000 4500 85500
100 180000 9000 171000200 360000 18000 342000
Einsparunggesamt.
29.736 DM 59.472 DM148.680 DM297.360 DM594.720 DM
(Ohne Hard-, Softwareanteil, ohne Reg. Mittel)
= Investkapital für DMS.
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MEHRWERT bei Einsatz eines elektronischen Archivsystems:
50-90 % Reduktion der Bearbeitungszeit
10-35 % Herabsetzung des Sachbearbeiteraufwands
20-30 % Erhöhung der Sachbearbeiterproduktivität
20-40 % Senkung der Bearbeitungskosten pro Dokument
10-40 % Verringerung der Arbeitsschritte
20-40 % Verkürzung der Durchlaufzeiten
30-50 % Einsparung an Büroflächen
30-60 % Steigerung der Kundenzufriedenheit
(Quelle: AWV; Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung)
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Entscheidungen
Es besteht nicht die Frage, soll ich DMS einführen?
Es besteht die Frage, welches DMS ist das Richtige für mein Unternehmen ?
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Dokumenten-Management
Wo steh´ ich, was will ich?
Standort(e)
DV Infrastruktur, Netz
Hostanwendungen
Heterogene Datenquellen
Verfügbare, modellierte Prozesse
.
.
Daten-, Informationskonsolidierung
Archivierung
Dokumenten-, Informationshandling
D-,I.-Lenkung
Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, z. B. AO.
Contentmanagement
Workflow
.
.
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Was muss ich wissen ?
Ich muss wissen, DMS Partnerbindung ist in der Regel mehr als ein “Lebensabschnittspartner“. Aufbewahrungsfristen liegen bei 10 Jahren und mehr (Produkthaftung etc.).
Das Unternehmen verändert sich, mit ihm die Prozesse.
Ein Konzept ist nie fertig und nie sofort vollständig realisierbar.
Das DMS Produkt muss skalierbar sein und gängigen Standards entsprechen.
Der DMS Partner muss aufgrund seiner Reputation und des Produktes Investitionsschutz bieten.
Das DMS Produkt und alle wichtigen Add One sollten eigene Produkte des Lieferanten sein. Anderenfalls entsteht Zusatzaufwand für Migration und Support.
Prioritäten und daraus resultierende Teilschritte (Projekte) sind zu definieren, ein Strategiepapier ist zu erstellen.
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Dokumenten-Management
Wo positionieren sich die DMS Anbieter ?
Quelle: SAPERION Quelle: SER Systems AG
Ein objektiver Vergleich aufgrund von Veröffentlichungen, auch unabhängiger Institute, ist schwierig.
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DMS, muss kein Griff nach den Sternen sein!
DMS, der Griff nach den Sternen?
Lassen Sie sich unabhängig beraten und unterstützen.
Externe Beratung sichert die Externe Beratung sichert die Umsetzung der Kundenanforderungen Umsetzung der Kundenanforderungen und nicht die Realisierung der und nicht die Realisierung der Standards der DMS- Lieferanten.Standards der DMS- Lieferanten.
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Notizen