Veranstaltungskonzept
Cloud Barcamp Das offene und interaktive Veranstaltungskonzept
Foto: it.emsland
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Was ist ein Cloud Barcamp?
Teilnehmer bestimmen Agenda
Offen, ungeplant, interaktiv! Mit diesen
Begriffen lässt sich ein Barcamp treffend
beschreiben. Ein Barcamp ist ein modernes
Veranstaltungskonzept, dessen Ablauf von
den Teilnehmern selbst entwickelt und
gestaltet wird. Unter einem bestimmten Motto
bzw. Leitthema werden beispielsweise
Vorträge gehalten oder Diskussionsrunden
durchgeführt. Auf Barcamps spricht man
allerdings nicht von Vorträgen oder
Diskussionsrunden, sondern von „Sessions“.
Welche Sessions an einem Barcamp-Tag in
welcher Reihenfolge stattfinden werden, wird
zu Beginn mit allen Barcamp-Teilnehmern
abgestimmt. Eine weitere Besonderheit ist:
Sessions können ungeplant auf die Agenda
gesetzt werden. Das heißt, Teilnehmer dürfen
jederzeit eine Session vorschlagen und in das
Barcamp einbringen.
Dauer einer Session
Die Dauer einer Session sollte 45 Minuten
nicht überschreiten. Davon beträgt der
Redeanteil der Vortragenden maximal 20
Minuten. 25 Minuten sind anschließend für
die Interaktion und Diskussion mit den
Teilnehmern vorgesehen. Eine Pause
zwischen den Session-Einheiten mit einer
Dauer von 15 Minuten macht den Kopf wieder
frei und stärkt die Konzentration für weitere
Impulse, Erkenntnisse und Gespräche.
Zielgruppen
Auch wenn mit dem Cloud Barcamp vorrangig
kleine und mittelständische Unternehmen
angesprochen werden, sind andere Akteure
(z.B. Bildungseinrichtungen) selbstverständlich
willkommen. Ein Barcamp steht grundsätzlich
allen offen und gerade die Vielfalt der
Teilnehmerstruktur bietet die Grundlage für
lebhafte Diskussionen und Beiträge.
Moderation
Die Moderation ist bei einem Barcamp ein
wichtiger Baustein. Denn gerade die
Spontanität der Teilnehmer und eine
dynamische Agenda erfordern von den
Verantwortlichen gute Koordinations-
fähigkeiten. Sollten Sessions zeitgleich
stattfinden, sind für jeden Raum Moderatoren
einzuplanen. Diese vermitteln nicht nur
zwischen den Sessions, sondern achten
darauf, dass die Zeitvorgaben eingehalten
werden. Darüber hinaus sind die Moderatoren
dafür verantwortlich, zu Beginn des Cloud
Barcamps ein „Warm-Up“ durchzuführen. Was
sich dahinter verbirgt, zeigt die folgende Seite.
Cloud Barcamp
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Kennenlernen zum Aufwärmen
„Drei-Hashtag-Methode“ als Warm-Up
Unverzichtbar ist ein „Warm-Up“ zu Beginn
eines Cloud Barcamps. Bewährt hat sich die
„Drei-Hashtag-Methode“, um erste Hem-
mungen abzubauen und die Stimmung
aufzulockern. Hashtag steht für Schlagwort
oder Markierung. Die Teilnehmer stellen sich
in einem großen Kreis auf. Jeder nennt seinen
Vornamen und benennt drei Hashtags, die mit
der eigenen Person zu tun haben
(beispielsweise aus dem Berufs- oder
Privatleben).
Die Hashtags eines Teilnehmers könnten
lauten #tennis, #kino und #computer. Jeder
Hashtag und dessen Bedeutung sollte mit
einem kurzen Satz erläutert werden.
Wichtig ist, die „Warm-Up“-Verantwortlichen
im Vorfeld zu bestimmen. Diesen ist eine
(mentale) Vorbereitung einige Tage vor dem
Barcamp zu empfehlen. Nur vorbereitete und
sichere „Warm-Up“-Verantwortliche können
eine Barcamp-Gemeinschaft auf ein Cloud
Barcamp einstimmen und mobilisieren.
Foto: it.emsland
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Cloud Barcamp
Ablauf des Cloud Barcamps
Vorbereitungen
Nach der Kennenlernen-Runde müssen die
Moderatoren eine ausgewogene und für alle
zufriedenstellende Agenda erstellen. Wurden
Session-Vorschläge bereits bei der
Anmeldung zum Barcamp eingebracht,
sollten diese einen Tag vor dem Barcamp
schon auf Kärtchen geschrieben und an die
Pinnwand angebracht werden.
Session-Vorschläge
Die Teilnehmer, die eine Session halten
möchten, sollten den Inhalt kurz im Plenum
erläutern. Zusätzlich können aus dem
Publikum weitere Session-Vorschläge
eingebracht werden. Dies ist auch zu einem
späteren Zeitpunkt des Tages möglich.
Anschließend einigen sich alle Teilnehmer auf
die Uhrzeiten, zu denen die Sessions parallel
abgehalten werden.
Session-Plan
Die Agenda wird gut sichtbar im Pausen- bzw.
Catering-Bereich aufgestellt. Änderungen im
Tagesablauf bleiben somit für alle Teilnehmer
transparent. Es kann durchaus vorkommen,
dass Sessions ausfallen, hinzugefügt oder
verschoben werden. Auf Änderungen der
Barcamp-Agenda werden die Teilnehmer durch
die Moderatoren regelmäßig hingewiesen.
Abschluss
Zum Schluss des Cloud Barcamps finden
sich alle Teilnehmer noch einmal zusammen,
um ein Fazit zu ziehen oder ein persönliches
Feedback zum Cloud Barcamp abzugeben.
In den darauffolgenden Tagen werden allen
die Folien und Fotos zur Verfügung gestellt.
Foto: it.emsland
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Cloud Barcamp
Tipps zur Organisation
Catering
Eine Auswahl an Kalt- und Warmgetränken
sowie Plätzchengebäck sollten ganztägig zur
Verfügung stehen. Beim Mittagessen sollten
unbedingt auch Vegetarier berücksichtigt
werden.
Druckmaterial
Ein Cloud Barcamp erfordert einiges an
Material in Papierform wie Namensschilder,
Teilnehmerlisten, Hinweise auf die WLAN-
Zugänge an den Wänden sowie die
Beschilderung der Räumlichkeiten.
Finanzierung
Die Teilnahme an Barcamps ist in der
Regel kostenlos möglich. Die Finanzierung
erfolgt über Sponsoren. Die Akquise von
Geldgebern sollte frühzeitig angegangen
und berücksichtigt werden.
Internetseite
Die Internetseite dient als zentrale
Anlaufstelle für Interessierte, die sich über
das Cloud Barcamp informieren und sich
online anmelden möchten. Die Internetseite
sollte für Mobilgeräte optimiert sein.
Presse- und Medienarbeit
Es empfiehlt sich, vier Wochen vor dem
Barcamp die Lokalredaktionen in Form
einer Pressemitteilung über das
anstehende Ereignis zu informieren und
Pressevertreter zum Barcamp einzuladen.
Räume
Drei Räume sollten eingeplant werden: In
zwei Räumlichkeiten finden zeitgleich
Sessions statt, ein dritter Raum ist für das
Rahmenprogramm vorgesehen (Catering,
Netzwerken, Gespräche).
Session-Planung
Vorab eingereichte Sessions sorgen für
Planungssicherheit. Die Vorschläge werden
direkt bei der Anmeldung eingesammelt und
stehen am Barcamp-Tag zur Abstimmung im
Plenum bereit.
Social Network Services
Insbesondere Twitter ist für Barcamps ein
wichtiger Kanal, um vorher die Werbetrommel
zu rühren oder währenddessen Eindrücke zu
„twittern“. Ein aussagekräftiges Hashtag muss
im Vorfeld festgelegt werden.
Technik und Material
Benötigt werden zwei Beamer, eine
Mikrofonanlage mit zwei Mikros sowie ein
WLAN-Zugang für die Teilnehmer. Für die
Session-Planung sollte eine Pinnwand mit
Kärtchen, Stiften und Nadeln bereitstehen.
Teilnahmebescheinigung
Wenn das Cloud Barcamp werktags stattfindet,
kann eine Teilnahmebescheinigung zusätzlich
Anreize schaffen, um Teilnehmer zu gewinnen.
Die Bescheinigung sollte nach dem Barcamp
digital zur Verfügung gestellt werden.
Über die Mittelstand 4.0-Agentur Cloud
Die Mittelstand 4.0-Agentur Cloud besteht aus-
den Projektpartnern Fraunhofer IAO, der Hoch-
schule Osnabrück und der IT-
Dienstleistungsgesellschaft mbH Emsland
(kurz: it.emsland). Sie unterstützt durch ihre
Arbeit Multiplikatoren wie beispielsweise
Kammern oder Verbände, die Unternehmen
auf ihrem Weg in die Digitalisierung begleiten.
Die Mittelstand 4.0-Agentur Cloud ist Teil der
Förderinitiative “Mittelstand-Digital – Strategien
zur digitalen Transformation der
Unternehmensprozesse”.
Mittelstand-Digital - Strategien zur digitalen
Transformation der Unternehmensprozesse
Mittelstand-Digital informiert kleine und mittlere
Unternehmen über die Chancen und
Herausforderungen der Digitalisierung.
Regionale Kompetenzzentren helfen vor Ort
dem kleinen Einzelhändler genauso wie dem
größeren Produktionsbetrieb mit
Expertenwissen, Demonstrationszentren,
Netzwerken zum Erfahrungsaustausch und
praktischen Beispielen. Das Bundesministerium
für Wirtschaft und Energie ermöglicht die
kostenlose Nutzung aller Angebote von
Mittelstand-Digital.
Impressum
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c/o Fraunhofer- Institut für Arbeitswirtschaft und
Organisation IAO
Nobelstr. 12
70569 Stuttgart
als rechtlich nicht selbständige Einrichtung der
Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung
der angewandten Forschung e.V.
Hansastr. 27 c
80686 München
Telefon +49 711 970-2414
Rechtsform:
Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und
Organisation IAO ist eine rechtlich nicht selbstän-
dige Einrichtung der Fraunhofer-Gesellschaft zur
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