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UNIVERSIDAD ESAN
PLAN DE GESTION DE PROYECTO PARA LA CONSTRUCCION DEL
OFICENTRO DE LA IGLESIA DE JESUCRISTO DE LOS SANTOS DE LOSULTIMOS DIAS
OSCAR ORTECHO
EDWIN BELLEZA
ROBERTHO ROMANI
PROYECTO FINAL PEE 2014-01
Lima, Per
Marzo, 2014
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Contenido
RESUMEN EJECUTIVO........................................................................................................... 6
I. INTRODUCCION................................................................................................................ 8
1.1. Antecedentes.............................................................................................................. 8
1.2. Problemtica............................................................................................................... 9
1.3. Justificacin del proyecto........................................................................................ 10
1.4. Supuestos.................................................................................................................. 12
1.5. Restricciones............................................................................................................. 12
1.6. Objetivo general........................................................................................................ 13
1.7. Objetivos especficos............................................................................................... 13
II. MARCO TEORICO........................................................................................................... 14
2.1. Marco referencial o institucional............................................................................. 14
2.2. Antecedentes de la Institucin................................................................................ 14
2.3. Misin y visin........................................................................................................... 15
2.4. Estructura organizativa............................................................................................ 15
2.5. Los fines y recursos de la Iglesia MCI Iquitos...................................................... 16
2.6. Teora de Administracin de Proyectos................................................................ 16
2.6.1. PMBOK (PMI, 2008)............................................................................................ 16
2.6.2. reas del Conocimiento de la Administracin de Proyectos......................... 17
2.6.3. Ciclo de vida de un proyecto.............................................................................. 19
2.6.4. Grupo de Procesos en la Administracin de Proyectos................................. 21
2.6.5. Plan de Gestin del Proyecto............................................................................. 22
2.6.6. El Mtodo Escala.................................................................................................. 25
III. MARCO METODOLOGICO........................................................................................ 29
3.1. Fuentes de informacin........................................................................................... 29
3.2.
Tcnicas de Investigacin....................................................................................... 30
3.3. Mtodo de Investigacin......................................................................................... 31
IV. DESARROLLO............................................................................................................. 36
4.1. Plan de Gestin del Alcance................................................................................... 36
4.1.1. Definicin del Alcance.......................................................................................... 36
4.1.2. Enunciado del Alcance del Proyecto................................................................. 36
4.1.3. Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)....................................................... 40
4.1.4. Diccionario de la EDT.......................................................................................... 42
4.1.5. Lnea Base del Alcance del Proyecto................................................................ 49
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4.1.6. Verificacin del Alcance...................................................................................... 49
4.1.6.1. Matriz de Marco Lgico................................................................................... 49
4.1.6.2. Plantilla de Verificacin de Alcance............................................................... 49
4.1.6.3. Control del Alcance.......................................................................................... 50
4.2. Plan de Gestin del Tiempo.................................................................................... 53
4.2.1. Definicin de Actividades.................................................................................... 53
4.2.1.1. Secuencia de Actividades............................................................................... 54
4.2.1.2. Lista de Actividades......................................................................................... 54
4.2.2. Estimacin de Recursos a las Actividades....................................................... 54
4.2.2.1. Disponibilidad de Recursos............................................................................ 54
4.2.3. Estimacin de la duracin de las actividades.................................................. 54
4.2.3.1. Requisitos de los recursos de las actividades............................................. 54
4.2.3.2. Calendario de Recursos.................................................................................. 55
4.2.4. Desarrollo del Cronograma................................................................................. 56
4.2.4.1. Diagrama de Red del Cronograma................................................................ 56
4.2.4.2. Mtodo de la Ruta Crtica................................................................................ 56
4.2.5. Control del Cronograma...................................................................................... 56
4.2.5.1. Lnea Base del Cronograma........................................................................... 56
4.2.5.2. Plantilla para informe de rendimiento............................................................ 57
4.3. Plan de Gestin de los Recursos Humanos......................................................... 58
4.3.1. Planificacin de los Recursos Humanos........................................................... 58
4.3.1.1. Factores Tcnicos dentro del proyecto......................................................... 58
4.3.1.2. Factores Interpersonales dentro del proyecto............................................. 59
4.3.2. Plantillas de Recursos Humanos y Listas de Control..................................... 59
4.3.3. Adquirir el Equipo de Proyecto........................................................................... 59
4.3.3.1. Roles y Responsabilidades............................................................................. 594.3.3.2. Organigrama...................................................................................................... 63
4.3.4. Desarrollar Equipo de Proyecto......................................................................... 64
4.3.4.1. Adquisicin y disponibilidad del personal del proyecto.............................. 64
4.3.4.2. Seguridad Ocupacional................................................................................... 65
4.4. Plan de Gestin de Comunicaciones.................................................................... 66
4.4.1. Planificacin de las Comunicaciones................................................................ 66
4.4.1.1. Tecnologa de la Informacin......................................................................... 66
4.4.1.2. Restricciones y Asunciones............................................................................ 67
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4.4.2. Distribucin de la Informacin............................................................................ 67
4.4.2.1. Matriz de Comunicaciones.............................................................................. 67
4.4.2.2. Proceso de lecciones aprendidas.................................................................. 69
4.4.3. Gestionar a los involucrados.............................................................................. 70
4.4.3.1. Resolucin de conflictos.................................................................................. 70
V. CONCLUSIONES............................................................................................................. 73
VI. RECOMENDACIONES ................................................................................................ 76
BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................... 78
ANEXOS.................................................................................................................................... 79
Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO......................................................................................... 79
Anexo 2: CRONOGRAMA DE OBRA DE OFICENTRO FASE 1..................................... 82
Anexo 3: CRONOGRAMA DE TAREAS DE RUTA CRITICA DE OBRA DEOFICENTRO FASE 1.............................................................................................................. 84
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INDICE DE ABREVIACIONES
EDT: Estructura de descomposicin de Trabajo
G12: Gobierno de los 12 lideres
IDT: ndice del desempeo del tiempo MCI: Misin Carismtica Internacional
PMBOK: Project Management Body of Knowledge
PMI: siglas en ingles de Instituto de Administracin de Proyectos ubicado en
Estados Unidos de Amricas (Project Management Institute). RENUEVA:Restauracin Nueva Vida
VT: variacin del tiempo (VT)
WBS: siglas en ingles de Estructura de descomposicin de Trabajo- EDT (Work
Breakdown Structure)
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RESUMEN EJECUTIVO
Misin Carismtica Internacional de Colombia es una iglesia cristiana
fundamentada en principios y valores establecidos en la Palabra de Dios. En1983 fue el ao donde Csar y Claudia Castellanos dieron el paso de fe hacia
la promesa, es as como deciden abrir en la sala de su casa una pequea
clula de 8 personas. En el 2009 es cuando la Iglesia Cristiana de
Restauracin Nueva Vida (RENUEVA) viene a ser parte de la Misin
Carismtica Internacional y pasa a ser Misin Carismtica Internacional de
Iquitos (MCI Iquitos).
El desarrollo del Plan de Gestin del Proyecto propuesto en este trabajo surgide la necesidad de que la Iglesia MCI Iquitos no contaba con la infraestructura
necesaria para realizar sus actividades regulares, debido a su gran crecimiento
y sus metas futuras de tener la capacidad de congregarse con 5000 mil
miembros. La Iglesia MCI Iquitos se ve en la necesidad de buscar un nuevo
terreno con el fin de edificar una nueva Iglesia que le permita realizar todas sus
actividades regulares y otras partes de la operacin normal tales como:
administrativas, ensayos de alabanza y danza, sonido, cafetera, bodega,mantenimiento y parqueo.
Debido a que la Iglesia no contaba con la edificacin y capacidad necesaria
para realizar sus actividades regulares, era necesario alquilar otras
instalaciones o centros recreativos tales como gimnasios, fincas o centro
recreacionales con el fin de realizar las actividades regulares de cultos, red de
jvenes, encuentros y otras actividades especiales. El no contar con las
instalaciones adecuadas cre un alto aumento en los costos de la operacin dela Iglesia debido a que se tena que alquilar otras instalaciones y transportes
para realizar las actividades regulares o especiales.
El Plan de Gestin de Proyecto plante como objetivo general desarrollar un
Plan de Gestin de proyectos para la construccin del Oficentro de la Iglesia
MCI Iquitos en la ciudad de Iquitos y como objetivos especficos: disear un
plan de gestin, que se enfoque en las reas de conocimiento de Alcance,
Tiempo, Recurso Humanos y Comunicaciones, para su posterior
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implementacin; elaborar un conjunto de herramientas sobre el Alcance,
Tiempo, Recurso Humanos y Comunicaciones, para su correcto seguimiento y
control del proyecto, e identificar los roles y responsabilidades de los
principales involucrados del proyecto, a fin de guiar su accionar durante eldesarrollo del proyecto.
El Plan de Gestin de Proyecto fue desarrollado con el objetivo de crear un
documento donde plantee un plan enfocado a la administracin de proyectos
en el proceso constructivo con el fin de generar un mejor control de las
actividades a desarrollar, mejor utilizacin de recursos, permitiendo crear
una oportunidad donde se garanticen resultados y evite conflictos y de contar
con una herramienta de gestin de proyectos, y que sea una gua para larealizacin en diferentes partes del proyecto, logrndolo por medio de la
elaboracin de un plan de gestin de Alcance, un plan de gestin de Tiempo,
un plan de gestin de comunicaciones y un plan de gestin de Recursos
Humanos para la construccin del Oficentro de la nueva Iglesia MCI Iquitos.
Con la gua para la administracin de proyectos se pretende minimizar y hasta
eliminar todos aquellos aspectos que se inducen incorrectamente en la
planificacin del proyecto causando prdida de tiempo, de recursos tantomateriales como los esfuerzos humanos y crear una eficiente comunicacin
durante el proceso de ejecucin del proyecto.
Para el desarrollo del Plan de Gestin de Proyecto se hizo uso de la tcnica de
investigacin mixta como fuente documental, la gua de los fundamentos de la
direccin de proyectos PMBOK (PMI, 2008), la extensin de construccin del
PMBOK (PMI, 2002) y La Gua de Administracin Profesional de Proyectos
(Chamoun, 2002), as como el uso de datos existentes en proyectos similaresllevados con anterioridad.
La investigacin se realiz bajo el mtodo analtico-sinttico, permitiendo
documentar lo qu se debe hacer, cmo se debe hacer y creando una base de
datos de lecciones aprendidas para futuros proyectos, para lo cual se hizo uso
de la gua de los fundamentos de la direccin de proyectos PMBOK (PMI,
2008).
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I. INTRODUCCION
1.1. Antecedentes
Misin Carismtica Internacional es una iglesia cristiana iniciada en
Colombia; fundamentada en principios y valores establecidos en la
Palabra de Dios. En 1983 fue el ao cuando Csar y Claudia
Castellanos dieron el paso de fe hacia la promesa, es as como deciden
abrir en la sala de su casa una pequea clula de 8 personas.
En el ao 2005 con sedes en las principales ciudades del pas y la
realizacin de ms de 25.000 clulas en todas las ciudades, con
35.000 personas inscritas a las escuelas de formacin, consolidan a la
Misin Carismtica Internacional como un ministerio
multitudinario. Tras varios aos de ministerio, la consolidacin del
trabajo celular y la formacin de lderes, la Visin del Gobierno de los
12 (G12) empieza a tocar las naciones a travs de las sedesinternacionales de la MCI en Brasil, Chile, Bolivia, Ecuador y Estados
Unidos. Durante el 2007, despus de una gran estrategia titulada: Toma
de Bogot, lograron alcanzar ms de un milln de almas para el Seor
en la capital de Colombia; estrategia que se extendi en varias regiones
de Colombia, e incluso a otras naciones.
La Visin del Gobierno de los 12 (G12) se asocia a un liderazgo y a un
ministerio que tiene como fin el ganar almas y hacer de ellos discpulos
que dan fruto permanente, formando un liderazgo en potencia, basado
en el modelo de los doce discpulos de Jess. La visin est
fundamentada en cuatro principios bblicos: Ganar, Consolidar,
Discipular y Enviar. Estos principios buscan ganar al nuevo, consolidarlo
para que permanezca en su decisin por Cristo, y discipularlos
preparndolo en la tarea de extender las buenas nuevas, y as, llevarlo
a predicar.
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El 2008, trajo consigo grandes logros: la apertura de 50 sedes en todo
el territorio colombiano, alcanzando alrededor de 169 sedes en el pas.
Por otra parte, se obtuvieron 49 cargos de eleccin popular a nivelnacional y por ltimo, la consecucin de uno de los terrenos ms
importantes de la ciudad por su ubicacin y sus dimensiones, para
realizar uno de los proyectos ms significativos, el Centro de
Convenciones Misin Carismtica Internacional, con capacidad para 12
mil espectadores. Despus de aos de ministerio y de consolidar la
Iglesia con el trabajo celular y la formacin de lderes, la Visin del
Gobierno de los 12 (G12) empieza a tocar las naciones a travs de las
sedes internacionales de la MCI en Brasil, Chile, Bolivia, Ecuador y
Estados Unidos.
En el 2009 es cuando la Iglesia Cristiana de Restauracin Nueva
Vida (RENUEVA) de Iquitos, viene a ser parte de la Misin Carismtica
Internacional de Colombia y pasa a ser Misin Carismtica Internacional
de Iquitos (MCI Iquitos). Debido al gran crecimiento que ha tenido la
MCI Iquitos y con las metas que se tienen a futuro es que surge la
necesidad de la creacin de una nueva Iglesia.
1.2. Problemtica
La Iglesia MCI Iquitos no cuenta con la infraestructura necesaria para
realizar sus actividades regulares, debido a su gran crecimiento y sus
metas futuras de tener la capacidad de congregarse con 5000 mil
miembros se necesita obtener un auditorio con la capacidad suficiente.
Al tener como meta futura una mayor congregacin, la necesidad de
crecimiento en otras reas es necesaria para mantener la operacin,
como es un Oficentro que permita realizar sus actividades de
administracin y de los diferentes Ministerios con lo que cuenta
actualmente, como es el de: teatro, produccin, sonido, alabanza,
danza, artes plsticas, sonido, mantenimiento, y los nuevos ministeriosque se planea crear, un parqueo que pueda suplir la necesidad de la
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congregacin, un restaurante, una edificacin para actividades
especiales como encuentros y actividades especiales, por lo que la
Iglesia se ve en la necesidad de buscar un nuevo terreno con el fin de
edificar una nueva Iglesia que le permita alcanzar sus metas futuras yrealizar todas su operaciones regulares.
Debido a que actualmente la Iglesia no cuenta con la edificacin y
capacidad necesaria para realizar sus actividades regulares, se hace
necesario alquilar otras instalaciones o centros recreativos tales como
gimnasios, fincas o centros recreacionales con el fin de realizar las
actividades regulares de red de jvenes, encuentros y otras actividades
especiales. Los cultos es necesario realizarlos en diferentes horarios,
con el fin de que puedan satisfacer las necesidades de los miembros de
la Iglesia y por temas de seguridad, al ser el lugar muy reducido; hasta
dividirlos con el fin de que todos puedan acceder a las mismas.
El no contar con las instalaciones adecuadas ha creado un alto
aumento en los costos de la operacin de la Iglesia debido a que, como
se mencion, se tiene que alquilar otras instalaciones y/o transportes
para realizar las actividades regulares o especiales.
1.3. Justificacin del proyecto
El Plan de Gestin del Proyecto consiste en el desarrollo constructivo
de la cuarta fase del Proyecto de la Iglesia y primera fase del Oficentro.
Esta primera fase del Oficentro contemplara la generacin de recursos
financieros, con el fin abastecer a las siguientes fases del proyecto de la
nueva iglesia.
El proyecto total de la nueva Iglesia cuenta siete fases con diferentes
reas a construir: el rea de encuentros, el Oficentro, el auditorio y el
parqueo, sin embargo este trabajo Final se analizara solamente la
cuarta fase del proyecto de la Iglesia, la cual pertenece a la primerafase constructiva del Oficentro.
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El tema se escogi con el fin de generar y contribuir a la sociedad
mediante un plan de gestin proyectos que permita alcanzar los
resultados que se establecen y permitir un mejor control del proyecto dela construccin del Oficentro de la nueva Iglesia MCI Iquitos.
El Plan de Gestin es desarrollado con el objetivo de contar con una
herramienta de gestin de proyectos en las reas de Alcance, Tiempo,
Recurso Humanos y Comunicaciones, que generen un mejor control de
las actividades que se desarrollen, permitiendo crear una oportunidad
que garantice resultados y evite conflictos. Se procede a utilizar el Plan
de Gestin como base para el aseguramiento del xito en las reas de
Alcance, Tiempo, Recursos Humanos y Comunicaciones de la
administracin de Proyectos.
Las otras reas de gestin de la Administracin de Proyectos no se
incluyen debido a que se le quiere dar mayor nfasis al rea de
comunicaciones y el equipo el cual necesita toda las herramientas
posibles para enfrentar el reto de la Nueva Iglesia, como el alcance del
proyecto el cual va juntamente con la gestin del tiempo para la
consecucin del alcance. El tener un buen equipo va a hacer la
diferencia para obtener los buenos resultados y el tener una buena
comunicacin es lo que va a hacer ms eficiente y efectiva el trabajo en
equipo disminuyendo riesgos en el proyecto que puedan causar
diferencias dentro del equipo de proyecto o extender el alcance del
proyecto. La gestin de costos no se incluye dentro del proyecto por
necesidad del cliente y del proyecto debido a que se est evaluando los
contratos con las empresas sub contratadas que participaran en el
proyecto.
La construccin de la nueva Iglesia MCI Iquitos surge de la necesidad
del gran crecimiento de la congregacin y con miras a futuro de llegar a
obtener la capacidad de 5000 personas y nuevas instalaciones como esel Oficentro donde puede realizar sus actividades regulares, con la
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disponibilidad de edificaciones que le permita realizar las diferentes
actividades que se realizan actualmente y reducir los costos al no tener
que alquilar otras instalaciones para realizar las mismas; y se realiza en
la localidad de Iquitos por tener la mayor cantidad de miembros en estarea y por el ser un punto estratgico para realizar sus actividades
regulares.
1.4. Supuestos
Los supuestos son factores que, para efectos de planeacin, se
consideran como ciertos o reales, aunque ser necesario confirmarlos.
(Yamal Chamoun, 2002).
A continuacin se presentaran los siguientes supuestos en los cuales
estaramos trabajando:
Se cuenta con el presupuesto para el proyecto.
Se cuenta con el apoyo de la administracin superior.
El desarrollo del proyecto se realizara conforme al cronograma y
diseos aprobados antes de su inicio.
Se contara con los medios electrnicos y tecnolgicos
disponibles, esto para la efectiva comunicacin con las empresas
contratadas y el equipo de proyecto, actualizacin de la
informacin y generacin de alternativas de comunicacin
efectiva.
1.5. Restricciones
Es de gran importancia documentar las restricciones del proyecto pues
limitan el campo de accin del equipo ejecutor. No existen proyectos sin
restricciones de recursos, de tiempos, de entrega, de forma de operar,
etc. (Yamal Chamoun, 2002).
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A continuacin se presentan las restricciones del proyecto:
El proyecto econmicamente depende de las donaciones
de la congregacin por tanto el flujo de caja estar sujeto a ladisponibilidad de estos.
Los costos no deben exceder al monto aprobado por los clientes
directos.
Contar con todos los requisitos para la fecha de apertura.
Contar con los recursos necesarios para el desarrollo del
proyecto.
1.6. Objetivo general
Desarrollar un Plan de Gestin de proyectos en las reas del
conocimiento de alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones,
para la construccin del Oficentro de la Iglesia MCI Iquitos.
1.7. Objetivos especficos
Elaborar un Plan de Gestin del Alcance con el fin de identificar
la lnea base del proyecto y poder determinar que incluya el
trabajo requerido.
Desarrollar un Plan de Gestin del Tiempo, para lograr
establecer un cronograma que permita el control del avance con
el fin de cumplir con la duracin sealada.
Realizar un Plan de Gestin de las Comunicaciones, para
establecer la metodologa formal de la transmisin de
informacin del proyecto.
Elaborar un Plan de Gestin de Recursos Humanos, con el fin de
identificar y documentar los roles del proyecto, las
responsabilidades y las relaciones de comunicacin.
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II. MARCO TEORICO
2.1. Marco referencial o institucional
La Iglesia MCI Iquitos es una iglesia cristiana fundamentada en
principios y valores establecidos en la Palabra de Dios.
2.2. Antecedentes de la Institucin
La Iglesia Cristiana de Restauracin Nueva Vida (RENUEVA) surge del
llamado que se le da por parte del seor a Hanzel Morua que en el
momento era pastor de la Iglesia Comunidad de Paz. En el ao 1994 el
pastor Hanzel Morua se separa de la Iglesia Comunidad de paz y entra
en un proceso de creacin de la nueva Iglesia y en el ao 1996 se crea
la Asociacin Renueva.
En el ao 1999 la Iglesia Renueva en Iquitos conoce la visin del
gobierno de los 12 lderes (G12) a travs de la Iglesia llamada MCI
Iquitos en ese momento y empieza a involucrarse con la Iglesia MCI
Colombia que es donde surge la visin de los 12 lderes (G12). En el
ao 2002 la Iglesia MCI Colombia asigna al Pastor Patino como
responsable de darle seguimiento a la Iglesia Renueva de Iquitos en el
proceso de crecimiento de la visin. MCI Iquitos en ese momento
desaparece al no mantenerse firme en la visin y en el 2004 la MCI
Colombia le asigna la responsabilidad a la Iglesia Renueva, el continuarcon la Visin G12, al haber permanecido en la visin y estado fieles; en
el ao 2009 se hace oficial la unin y el cambio de nombre de la Iglesia
Renueva a MCI Iquitos.
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2.3. Misin y visin
Visin: Ganar a Iquitos y al mundo para Cristo a travs del sistema
celular y el modelo de los 12, es decir hacer de cada miembro de laIglesia un lder capacitado para reproducir la obra de Dios.
Gnesis 12:2 Har de ti una nacin grande, te bendecir,
engrandecer tu nombre y sers bendicin. (La Biblia, Nueva Versin
Internacional, 2009).
2.4. Estructura organizativa
La Asociacin Renueva es formada por una Asamblea General la cual
cuenta con una Junta Directiva, un presidente, Vicepresidente,
Tesorero, Secretario, tres vocales y un fiscal.
En la figura 1.1 se muestra la estructura organizativa la Iglesia MCI
actualmente.
Figura 1.1 Estructura organizativa de MCI Iquitos
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2.5. Los fines y recursos de la Iglesia MCI Iquitos
Los fines de la Iglesia son la razn de ser de la Iglesia que le permite
mantenerse haciendo su funcin en la sociedad hoy da creciendo congran auge.
A. Predicacin y enseanza de la biblia y el evangelio de Jesucristo
dentro y fuera del territorio nacional.
B. Creacin de Iglesias e institutos bblicos.
C. La difusin, creacin, produccin y realizacin de programas
de radios, televisin y medios de comunicacin escritos para lo
cual la asociacin estar en la capacidad de poseer las
frecuencias necesarias para esos efectos y dems implementos
que requieren.
D. La organizacin de eventos procure dar contenido financiero
a las necesidades de la asociacin.
E. Podr imprimir y distribuir toda clase de literatura (revistas,
peridicos, libros y otros).
F. Estar igualmente en capacidad de efectuar msica cristiana
as como distribuirla.
2.6. Teora de Administracin de Proyectos
2.6.1. PMBOK (PMI, 2008)
La finalidad principal de la Gua del PMBOK (PMI, 2008) es
identificar el subconjunto de Fundamentos de la Direccin de
Proyectos generalmente conocidos como buenas prcticas.
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear
un producto, servicio o resultado nico. PMBOK (PMI, 2008).
Administracin de Proyectos es la aplicacin de conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un
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proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. PMBOK (PMI,
2008).
La administracin de proyectos lo que pretende es la planeacin,organizacin, direccin y control de los recursos y despus poder
llevarlo a cabo, para poder cumplir de manera exitosa el objetivo
planeado.
2.6.2. reas del Conocimiento de la Administracin de Proyectos
De acuerdo al PMBOK (PMI, 2008), se refiere a que hay 9 reas de
conocimientos las cuales se describen brevemente:
A. Gestin de la Integracin del proyecto
La Gestin de la Integracin del Proyecto incluye los
procesos y las actividades necesarias para identificar, definir,
combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y
actividades de direccin de proyectos dentro de los Grupos
de Procesos de Direccin de Proyectos PMBOK (PMI, 2008).
B. Gestin del Alcance del Proyecto
La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los
procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya
todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para
completar el proyecto con xito PMBOK (PMI, 2008).
C. Gestin del Tiempo del Proyecto
La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos
necesarios para lograr la conclusin del proyecto a tiempo
PMBOK (PMI, 2008).
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D. Gestin de los Costes del Proyecto
La Gestin de los Costes del Proyecto incluye los procesos
involucrados en la planificacin, estimacin, preparacin delpresupuesto y control de costes para que el proyecto pueda
ser completado dentro del presupuesto aprobado PMBOK
(PMI, 2008).
E. Gestin de la Calidad del Proyecto
La Gestin de la Calidad del Proyecto incluye los procesos y
las actividades de la organizacin ejecutante que determinan
las polticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a
la calidad, de modo que el proyecto satisfaga las
necesidades que motivaron su creacin PMBOK (PMI, 2008).
F. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto
La Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto incluye
los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto.
G. Gestin de las Comunicaciones del Proyecto
La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los
procesos requeridos para asegurar la generacin,
recopilacin, distribucin, almacenamiento, recuperacin y
disposicin final oportuna y apropiada de la informacin del
proyecto PMBOK (PMI, 2008).
H. Gestin de los Riesgos del Proyecto
La Gestin de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos
relacionados con la planificacin de la gestin de riesgos, laidentificacin y el anlisis de los riesgos, las respuestas a los
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riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de un proyecto.
PMBOK (PMI, 2008).
I. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los
procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o
resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para
realizar el trabajo PMBOK (PMI, 2008).
2.6.3. Ciclo de vida de un proyecto
Segn el PMBOK (PMI, 2008), es un conjunto de fases del mismo,
generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo
nombre y nmero se determinan por las necesidades de gestin y
control de la organizacin u organizaciones que participan en el
proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su rea de aplicacin.
El ciclo de vida puede ser determinado o conformado por los
aspectos nicos de la organizacin, de la industria o de la
tecnologa empleada. Mientras que cada proyecto tiene un inicio y
un final definidos, los entregables especficos y las actividades que
se llevan a cabo entre estos varan ampliamente de acuerdo con el
proyecto. El ciclo de vida proporciona el marco de referencia bsico
para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo especfico
involucrado.
Los proyectos varan en tamao y complejidad. Todos los
proyectos, sin importar cun pequeos o grandes, o cuan
sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la
siguiente estructura del ciclo de vida:
Inicio
Organizacin y preparacin
Ejecucin del trabajo
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Cierre
La estructura genrica del ciclo de vida presenta por lo general
las siguientes caractersticas:
Los niveles del costo y dotacin del personal son bajos
al inicio del proyecto, alcanzan su punto mximo segn se
desarrolla el trabajo y caen rpidamente cuando el proyecto
se acerca el cierre.
La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la
incertidumbre son mayores al inicio del proyecto. Estos
factores disminuyen durante la vida del proyecto.
La capacidad de influir en las caractersticas finales del
producto del proyecto, sin afectar significativamente el costo,
es ms alta al inicio del proyecto y va disminuyendo a
medida que el proyecto avanza hacia su conclusin.
En la figura 1.2, se muestran las cuatro fases del ciclo de
vida del proyecto y la cantidad relativa de esfuerzo y tiempo
dedicados a cada fase. Segn el proyecto se desplaza a
travs de su ciclo de vida, diferentes organizaciones,
personas y recursos desempean papeles dominantes.
Figura 1.2 Ciclo de vida del proyecto (Gido & Clements, 2003)
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En la figura anterior se muestra como varia generalmente el
esfuerzo aplicado a un proyecto con respecto al tiempo para cada
una de las fases definidas por el autor, correspondiendo
generalmente el mayor esfuerzo a la etapa de ejecucin.
2.6.4. Grupo de Procesos en la Administracin de Proyectos
De acuerdo a PMBOK (PMI, 2008). Estos cinco grupos de procesos
cuentan con dependencias bien definidas y normalmente se los
ejecuta en la misma secuencia en cada proyecto. Son
independientes de las reas de aplicacin y del enfoque de las
industrias. Los grupos de procesos individuales y los procesos
individuales que los constituyen a menudo se repiten antes de
concluir el proyecto. Los procesos constitutivos pueden presentar
interacciones dentro de un grupo de procesos y entre grupos de
procesos. Estas interacciones, cuya naturaleza varia de un proyecto
a otro pueden realizarse o no en un orden determinado.
Iniciacin
Est compuesto por aquellos procesos realizados para definir un
nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente,
mediante la obtencin de autorizacin para comenzar dicho
proyecto o fase. Dentro de los procesos de iniciacin, se define el
alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales.
Se identifican los interesados internos y externos que van a
interactuar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del
proyecto PMBOK (PMI,2008).
Planeacin
Est compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el
alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, ydesarrollar la lnea de accin requerida para alcanzar dichos
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objetivos. Los procesos de planeacin desarrollan el plan para la
direccin del proyecto y los documentos del proyecto que se
utilizaran para llevarlo a cabo PMBOK (PMI, 2008).
Ejecucin
Est compuesto por aquellos procesos realizados para
completar el trabajo definido en el plan para la direccin del
proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Este
grupo de proceso implica coordinar personas y recursos, as como
integrar y realizar actividades del proyecto de conformidad con el
plan para la direccin del proyecto PMBOK (PMI, 2008).
Seguimiento y control
Est compuesto por aquellos procesos requeridos para supervisar,
analizar y regular el progreso y el desempeo del proyecto, para
identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar
los cambios correspondientes PMBOK (PMI, 2008).
Cierre
Est compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar
todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de la
direccin de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto,
una fase del mismo u otras obligaciones contractuales. PMBOK
(PMI, 2008).
2.6.5. Plan de Gestin del Proyecto
El proceso de desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto incluye
acciones necesarias para definir, integrar y coordinar todos los
planes subsidiarios en un plan de gestin del proyecto. El contenidodel plan de gestin del proyecto variara de acuerdo con el rea de
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aplicacin y complejidad del proyecto. Este proceso da como
resultado un plan de gestin del proyecto que se actualiza y revisa
a travs del proceso Control Integrado de Cambios. El plan de
gestin del proyecto define cmo se ejecuta, se supervisa ycontrola, y se cierra el proyecto.
El plan de gestin de proyectos se debe revisar y actualizar durante
todo el proyecto con las solicitudes de cambio aprobadas. El plan
de gestin de proyecto define como se ejecuta, supervisa, controla
y se cierra un proyecto. PMBOK (PMI,2008).
El PMI propone una teora en el PMBOK (PMI, 2008), la realizacin
de un Plan de Gestin de Proyectos, el cual se desarrollara en la
parte de integracin, una de las nueve reas del conocimiento de la
metodologa del PMBOK (PMI, 2008).
El plan de gestin del proyecto documenta el conjunto de salidas de
los procesos de planificacin del Grupo de Procesos de
Planificacin e incluye:
Los procesos de direccin de proyectos seleccionados por el equipo
de direccin del proyecto.
El nivel de implementacin de cada proceso seleccionado.
Las descripciones de las herramientas y tcnicas que se
utilizarn para llevar a cabo esos procesos.
Cmo se utilizarn los procesos seleccionados para
dirigir el proyecto especfico, incluidas las dependencias y
las interacciones entre esos procesos, y las entradas y
salidas esenciales.
Cmo se ejecutar el trabajo para alcanzar los objetivos del
proyecto
Cmo se supervisarn y controlarn los cambios
Cmo se realizar la gestin de la configuracin
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Cmo se actualizar y usar la integridad de las lneas
base para la medicin del rendimiento
La necesidad y las tcnicas para la comunicacin entre los
interesados El ciclo de vida del proyecto seleccionado y, para los
proyectos de mltiples fases, las fases del proyecto
relacionadas
Las revisiones clave de direccin acerca del contenido, la
extensin y la oportunidad para facilitar la gestin de
polmicas sin resolver y decisiones pendientes.
El plan de gestin del proyecto puede ser resumido o detallado, y
puede constar de uno o ms planes subsidiarios y otros
componentes. Cada uno de los planes subsidiarios y componentes
se detallan en la medida en que lo exija el proyecto especfico.
Estos planes subsidiarios pueden incluir, entre otros.
Plan de gestin del alcance del proyecto
Plan de gestin del cronograma
Plan de gestin de costes
Plan de gestin de calidad
Plan de mejoras del proceso
Plan de gestin de personal
Plan de gestin de las comunicaciones
Plan de gestin de riesgos
Plan de gestin de las adquisiciones
Estos otros componentes incluyen, entre otros:
Lista de hitos
Calendario de recursos
Lnea base del cronograma
Lnea base de coste
Lnea base de calidad
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Registro de Riesgos
Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto:
Entradas
i. Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
ii. Procesos de Direccin de Proyectos
iii. Factores Ambientales de la Empresa
iv. Activos de los Procesos de la Organizacin
Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto:
Herramientas y Tcnica
v. Metodologa de Direccin de Proyectos
vi. Sistema de Informacin de la Gestin de Proyectos
vii. Juicio de Expertos
Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto:
Salidas
viii. Plan de Gestin del Proyecto
2.6.6. El Mtodo Escala
El Mtodo Escala es otra teora al igual que la del PMBOK (PMI,
2008), donde propone una metodologa con una disciplina y una
especialidad para la realizacin de un Plan de Gestin de
Proyectos.
ESCALA cuenta con tecnologa y metodologa propia, probada en
cientos de proyectos y alineada a estndares internacionales; El
MTODO ESCALA, a travs de gestionar sistemtica e
integralmente todos los factores que afectan un proyecto, desde su
inicio hasta su cierre, permite reducir considerablemente los
riesgos, incrementando las probabilidades de xito
del mismo.
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El MTODO ESCALA es un pilar fundamental, porque concibe a
la administracin de proyectos como una disciplina y una
especialidad, soportada por una cultura de trabajo vanguardista y
que no solo est documentada en el libro, sino que se vive da conda en los proyectos.
Recomendaciones para aplicar el Mtodo Escala de acuerdo con La
Gua de Administracin Profesional de Proyectos. (Chamoun,
2002).
Para iniciar:
1. Como en todo proyecto, primero elaboramos el Charter,
identificando, documentando y conciliando las expectativas
de los involucrados.
Para definir, documentar y acordar nuestras estrategias en el Plan
del Proyecto:
2. Preparamos la Declaracin del Alcance, para confirmar los
entregables y sus criterios de aceptacin.
3. Investigamos y definimos Precedentes (Benchmarking) para
aclarar y establecer los criterios de aceptacin.
4. Preparamos la Lista de Verificacin partiendo de Diagramas
Causa-Efecto, para asegurar la calidad de los trabajos.
5. Desarrollamos y confirmamos el WBS partiendo de la
declaracin del Alcance para definir as los entregables a
nivel de control.
6. Elaboramos nuestra Matriz de Riesgos despus de haber
identificado y cuantificado los riesgos para este proyecto, y
en caso necesario, actualizamos el WBS.
7. Elaboramos el Programa del Proyecto, partiendo del WBS y
de acuerdo con las restricciones establecidas en el Charter.
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8. Preparamos los Estimados de Costos para confirmar
el apego al Presupuesto autorizado en el Charter.
Ajustamos el alcance del proyecto segn sea necesario.
Actualizamos el WBS caso necesario. Definimos elPresupuesto Base al autorizar el ltimo Estimado de Costos.
Dependiendo de la duracin del proyecto y del monto de la
inversin, podemos utilizar el Programa de Erogaciones.
9. Elaboramos nuestra Matriz de Abastecimientos donde,
considerando los riesgos, definimos como contrataremos los
trabajos, quienes los llevaran a cabo, cuando debemos
contratar, cual es el presupuesto para cada contrato y qu
tipo de contrato utilizaremos, entre otros puntos de inters.
10. Establecemos nuestra Matriz de Roles y Funciones para
integrar y coordinar a todos los participantes, tanto internos
como externos.
11. Definimos el formato de reporte requerido por nuestro
Patrocinador asegurando que la informacin contenida sea
relevante, concisa y prctica. Asimismo, acordamos la
periodicidad y medios. Considerando una versin
simplificada de nuestra Matriz de Comunicacin.
12. Establecemos nuestro Calendario de Eventos donde
incluimos las fechas de revisin y entrega, fechas de
recepcin de facturas y pagos, as como otros eventos
importantes.
13. Acordamos el Sistema de Control de Cambios para el
manejo ordenado de los cambios durante el transcurso del
proyecto.
Para ejecutar los trabajos:
14. Soportamos las decisiones ms importantes utilizando
nuestra Matriz de Evaluacin de Alternativas.
15. Seleccionamos e integramos a nuestro equipo de trabajo
tanto interno como externo.
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16. Administramos cada contrato revisando las Requisiciones
de Pago e integrando los Estados de Cuenta.
17. Verificamos la calidad de los trabajos realizados y en
proceso.
Para controlar el desarrollo de los trabajos:
18. Comparamos la realidad contra nuestros parmetros de
tiempo y costo, identificando desviaciones y proponiendo
acciones correctivas en equipo. Asimismo, informamos al
equipo mediante nuestro reporte de avance preestablecido.
Para esto, utilizamos nuestro Programa de Proyecto, el
Control Presupuestal y la tcnica del Valor Ganado.
19. Documentamos los cambios siguiendo el Sistema de Control
de Cambios preestablecido.
20. Documentamos nuestras Lecciones Aprendidas.
Para cerrar el proyecto:
21. Elaboramos el Reporte Final que incluye la ltima
informacin respecto a cambios, costo, programa, Lecciones
Aprendidas e ndice de archivos.
22. Cerramos cada contrato elaborando actas de recepcin con
cartas de do adeudos.
23. Llevamos a cabo la evaluacin al cierre del proyecto.
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III. MARCO METODOLOGICO
Este captulo contiene la metodologa que se utiliza en el desarrollo de
esta Trabajo considerando como base los objetivos especficos delproyecto. Contiene tcnicas, herramientas, procedimientos,
metodologas para recopilar la informacin, la aplicacin al plan de
gestin y los procesos utilizados para llevar a cabo dicha investigacin.
3.1. Fuentes de informacin
La fuente de informacin es el lugar donde se encuentran los datos
requeridos, que posteriormente se pueden convertir en informacin til
para el investigador. Los datos son todos aquellos fundamentos o
antecedentes que se requieren para llegar al conocimiento exacto de un
objeto de estudio. Estos datos, que se deben recopilar de las fuentes,
tendrn que ser suficientes para poder sustentar y defender un trabajo
(Eyssautier, 2002).
Las fuentes a utilizar se dividen en primarias, secundarias y las
documentales; descritas a continuacin:
Fuentes Primeras:
Se refieren a aquellos portadores originales de la informacin que no
han retransmitido o grabado en cualquier medio o documento la
informacin de inters. Esta informacin de fuentes primarias la tiene la
poblacin misma. Para extraer los datos de esta fuente se utiliza el
mtodo de encuesta, de entrevista, experimental o por observacin
(Eyssautier, 2002).
EL Plan tiene como fuentes primarias Profesionales encargados de
proyectos de la Iglesia en planificacin y ejecucin de proyectos que han
dirigido proyectos similares
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Fuentes Secundaria:
Se refieren a todos aquellos portadores de datos e informacin que han
sido previamente retransmitidos o grabados en cualquier documento, yque utilizan el medio que sea. Esta informacin se encuentra a
disposicin de todo investigador que la necesite (Eyssautier, 2002).
EL Plan tiene como fuentes secundarias el PMBOK (PMI, 2008) y la
extensin de construccin del PMBOK (PMI, 2002).
3.2. Tcnicas de Investigacin
Investigacin es un conjunto de mtodos, tcnicas, y procedimientos que
son utilizados para la resolucin de problemas, utilizando un
ordenamiento lgico y con una secuencia que permita llegar al
cumplimiento de un objetivo previamente establecido. (Muoz, 1998).
A continuacin se presentaran las tcnicas que se utilizaran en el Plan
de Gestin de Proyecto:
Investigacin documental:
Trabajos cuyo mtodo de investigacin se centra
exclusivamente en la recopilacin de datos existentes en forma
documental, ya sea de libros, textos o cualquier otro tipo de documentos.
Su nico propsito es obtener antecedentes para profundizar en las
teoras y aportaciones, ya emitidas sobre el tema en particular que es
objeto de estudio, y complementarlas, refutarlas o derivar, en su caso,
conocimientos nuevos. En concreto, son aquellas investigaciones en
cuya recopilacin de datos nicamente se utilizan documentos que
aportan antecedentes sobre el tpico en estudio (Muoz, 1998).
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Investigacin de campo:
Corresponde a las investigaciones en las que la recopilacin de
informacin se realiza enmarcada por el ambiente especfico en el que
se presenta el fenmeno de estudio. En la realizacin de estos trabajosse utiliza un mtodo exclusivo de investigacin, y se disean ciertas
herramientas para recabar informacin, que slo se aplican en el medio
en el que acta el fenmeno de estudio. Para la tabulacin y anlisis de
la informacin obtenida, se utilizan mtodos y tcnicas estadsticas y
matemticas que ayudan a obtener conclusiones formales,
cientficamente comprobadas. Las herramientas de apoyo pueden ser:
observacin histrica, observacin controlada, experimentacin, acopio
de antecedentes por medio de cuestionarios, entrevistas y encuestas,
aplicacin de mtodos estadsticos y diseos experimentales, etc.
(Muoz, 1998).
Investigacin mixta:
Corresponde a trabajos de investigacin en cuyo mtodo de recopilacin
y tratamiento de datos se conjuntan la investigacin documental con la
de campo, con el propsito de profundizar en el estudio del tema
propuesto para tratar de cubrir todos los posibles ngulos de
exploracin. Al aplicar ambos mtodos se pretende consolidar los
resultados obtenidos (Muoz, 1998).
El Plan tiene como fuente documental, la gua de los fundamentos de la
direccin de proyectos PMBOK (PMI, 2008) y la extensin de
construccin del PMBOK (PMI, 2008) y La Gua de Administracin
Profesional de Proyectos (Chamoun 2002), as como el uso de datos
existentes en proyectos similares.
3.3. Mtodo de Investigacin.
El mtodo es la ruta que se sigue en las ciencias para alcanzar un fin
propuesto; y la metodologa, el cuerpo de conocimiento que describe yanaliza los mtodos para el desarrollo de una investigacin. Ambos se
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han particularizado, y son objeto de un tratamiento especial de
acuerdo con cada ciencia particular (Eyssautier, 2002).
El anlisis y la sntesis son complementarios, en el sentido de que lamayor parte de los mtodos se sirven de ellos conjuntamente, de modo
que el uno verifique o perfeccione al otro. Con el fin de desarrollar las
diferentes reas de conocimientos del plan de gestin del proyecto e
integrarlos como una unidad se utilizara el Mtodo analtico-sinttico.
Mtodo analtico-sinttico:
El Mtodo analtico-sinttico descompone una unidad en sus elementos
ms simples, examina cada uno de ellos por separado, volviendo a
agrupar las partes para considerarlas en conjunto.
El mtodo analtico es la observacin y examen de hechos. Este
mtodo distingue los elementos de un fenmeno y permite revisar
ordenadamente cada uno de ellos por separado, para luego establecer
leyes universales. Para llevar a cabo una investigacin analtica, el
especialista tiene que cubrir sistemticamente varias fases de manera
continua:
a. observacin;
b. descripcin;
c. examen crtico;
d. descomposicin del fenmeno;
e. enumeracin de sus partes;
f. ordenacin; y
g. clasificacin.
Realizados estos pasos, se puede seguir adelante y explicar el
fenmeno, hacer comparaciones y establecer relaciones (Jurado,
2002).
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La sntesis es la meta y resultado final del anlisis. El mtodo sinttico no es propiamente un mtodo de investigacin,
sino una operacin fundamental por medio de la cual se logra la comprensin de la esencia de lo que se ha conocido en
todos sus componentes particulares (a partir del anlisis). Este proceso relaciona hechos aparentemente aislados y
formula una teora que unifica los diversos elementos (Jurado, 2002).
El mtodo que se utiliza para el Plan es el mtodo analtico-sinttico. Para desarrollar un plan de gestin del proyecto se
debe desarrollar cada una de las reas de conocimiento, por separado (no aisladamente). Para esto se debe utilizarherramientas de observacin y estudio de cada rea de conocimiento. Luego se sintetizan las 4 reas de manera que
encajen formando el producto.
En el cuadro 1 se representan cada uno de los objetivos el proyecto, as como sus principales contenidos para su
realizacin.
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ObjetivosEspecficos
Fuentes de informacinTipo de
InvestigacinMtodos de
InvestigacinHerramientas Entregables
Primarias Secundarias Mixta Analtico-Sinttico
Elaborar un Plan de Gestin
del Alcance con el fin de
identificar la lnea base del
proyecto y poder determinar
que incluya el trabajorequerido.
Profesionales en
planificacin
encargados de
proyectos
similares.
Cdigos de
Construccin,
reglamentos
gubernamentales
en materia deconstruccin.
PMBOK (PMI, 2008).
Extensin de
construccin del
PMBOK (PMI, 2002). La
Gua deAdministracin
Profesional de
Proyectos.(Chamoun,
2002)
Para la elaboracin de la lnea
base del alcance, es
necesario analizar los factores
ambientales de la empresa y
los activos de los procesosorganizativos.
Anlisis de cada paquete de
trabajo para establecer la
duracin de los entregables.
Creacin del
El juicio de expertos con
el fin de desarrollar
un plan de gestin de
comunicaciones y para la
recoleccin y seleccinde la informacin
en proyectos similares.
Herramienta Project
2007, para crear el cronograma.
Plan de Gestin del
Alcance.
cronograma de la obra. FuentesDocumentales.
Desarrollar un Plan de
Gestin del Tiempo, para
lograr establecer un
cronograma que permita el
control del avance con el
fin de cumplir con la duracin
sealada.
Profesionales en
planificacin
encargados de
proyectos
similares.
Cdigos de
Construccin,
reglamentos
gubernamentales
en materia de
construccin.
Gua de los
fundamentos de la
Direccin de
proyectos PMBOK
(PMI, 2008). Extensin
de
construccin del
PMBOK (PMI, 2002). La
Gua de
Administracin
Profesional de
Proyectos (Chamoun,
2002).
Con base en el anlisis de las
reas de conocimiento, con el
objetivo de generar mtricas
que ayuden en el control de la
ejecucin del proyecto
mediante plantillas, tablas y
diagramas.
Se utilizara el juicio experto y
anlisis del producto.
Mediante el anlisis del
producto se pretende
desarrollar herramientas.
Herramienta Project
2007, para crear una lnea base.
Plan de Gestin del
Tiempo.
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Realizar un Plan de Gestin
de las Comunicaciones, es
para establecer la
metodologa formal de la
transmisin de informacin
del proyecto.
Profesionales en
planificacin
encargados de
proyectos
similares.
Proyectos
similares.
Gua de los
fundamentos de la
Direccin de
proyectos PMBOK
(PMI, 2008). Extensin
de
construccin del
PMBOK (PMI, 2002). La
Gua de
Administracin
Profesional de
Proyectos (Chamoun,
2002).
Analizar las necesidades,
habilidades de comunicacin,
medios y recepcin adecuada
de la informacin.
El juicio experto para de apoyar
con criterio de experiencia en el
campo.
Fuentes documentales de
construccin y libros que
contengan tcnicas
y metodologas
de RRHH.
Textos y formatos de
comunicacin.
Plan de Gestin de
las Comunicaciones
Elaborar un Plan de Gestin
de Recursos
Humanos, con el
fin de identificar
y documentar
los roles del
proyecto, las
responsabilidades y las
relaciones de
comunicacin.
Profesionales en
planificacin
encargados de
proyectos
similares.
Proyectos
similares.
Gua de los
fundamentos de la
Direccin de
proyectos PMBOK
(PMI, 2008). Extensin
de
construccin del
PMBOK (PMI, 2002). La
Gua de
Administracin
Profesional de
Proyectos (Chamoun,
2002).
Se debe de realizar un anlisis
de los recursos necesarios
para las actividades del
proyecto a fin de asignar roles
y responsabilidades al personal
de la obra y sintetizar para
lograr el plan de gestin del
proyecto.
El juicio experto para apoyar con
criterio de experiencia en el campo.
Fuentes documentales de
construccin y libros que
contengan tcnicas
y metodologas
de RRHH.
Textos y formatos de
RRHH.
Plan de Gestin de
las RRHH.
Cuadro 1: Resumen para el Desarrollo del Marco Metodolgico
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IV. DESARROLLO
4.1. Plan de Gestin del Alcance
4.1.1. Definicin del Alcance
El Plan de Gestin del Proyecto consiste en el desarrollo constructivo de la cuarta fase
del Proyecto de la Iglesia y primera fase del Oficentro. Esta primera fase del Oficentro
contemplara la generacin de recursos con el fin abastecer a las siguientes fases del
proyecto de la nueva iglesia. El proyecto total de la nueva Iglesia cuenta siete fases con
diferentes reas a construir: el rea de encuentros, el Oficentro, el auditorio y el parqueo,
sin embargo esta proyecto analiza solamente la cuarta fase del proyecto de la Iglesia, la
cual pertenece a la primera fase constructiva del Oficentro.
4.1.2. Enunciado del Alcance del Proyecto
En este apartado se describe los productos entregables y el trabajo necesario para crear
dichos productos, tambin proporciona un entendimiento comn del alcance del proyecto
entre los interesados y describe los principales objetivos del proyecto. PMBOK (PMI,2008).
Cuadro 2: Enunciado del Alcance del Proyecto
ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Nombre de Proyecto
Construccin del Oficentro de Artes de la Iglesia MCI Iquitos.
Nombre del solicitante Area de aplicacin (Sector / Actividad)
Hanzel Morua Herrera Sector Constructivo
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Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalizacin del proyecto
20-01-2011 10-11-2011
Nombre del Director del Proyecto
Olinyer Ernesto Garita Espinoza
Descripcin y Alcance del Proyecto (Descripcin del producto o servicio que generar elproyecto)
El Proyecto del Oficentro de Artes de MCI Iquitos se divide en fases:Estudio Preliminar: Se realizarn diferentes estudios con el fin de determinar la viabilidad del
proyecto con base en el cual se determinaran las decisiones de su creacin y ejecucin, como deanlisis de necesidades, pronsticos y estructurar diseo.
Ante Proyecto: permitir crear el plan maestro, el cual incluye el diseo del proyecto y hacer unaestimacin de costos y confirmar el concepto arquitectnico.
Financiamiento, Diseo y Permisos: estudio de fuentes de financiamientos como alternativaspara el desarrollo del proyecto. Diseo de planos del proyecto y solicitud de permisos para laejecucin de la obra.
MCI CR Oficentro de Artes Fase 1: Se realizar la construccin de la primera fase del Oficentrode Artes de la Iglesia. Se implementara la construccin de la obra civil de ambas reas lascuales incluye los siguientes entregables: Artes Plasticas, Artes Instrumental y Artes Musical..
La construccin del Oficentro sera la plataforma que permita generar recursos para los siguientesproyectos que se planean ejecutar. Los recursos obtenidos de los servicios por medio de todaslas instalaciones, permitiran financiar los proyectos alineados a la estrategia de la Iglesia.
La construccin del Oficentro de Artes permitira realizar parte de las operaciones normales de laIglesia, lo que le permitira suplir las necesidades actuales como las futuras alineas a las metasestrategicas de la Iglesia.
El planteamiento de las actividades se realizara tomando como inicio la obtencin del permisoconstructivo emitido por la Municipalidad de Iquitos.
Objetivo del Proyecto
Realizar la construccin del Oficentro de la Iglesia MCI Iquitos con lasinstalaciones necesarias, que le permita realizar parte de sus operaciones y generar recursospara la ejecucion de futuros proyectos.
Requisitos del Proyecto
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1. Contar con el estudio de suelos y Topografico2. Contar con el diseo estructural3. Contar con el diseo electromecnico4. Contar con estudio de Impacto ambiental5. Contar con los permisos de Colegios de Ingenieros y Arquitectos, del Instituto
Nacional de Vivienda y Urbanismo y Municipalidad.6. Contar con el financiamiento.
Entregables finales del Proyecto
1. Estudio Preliminar
Estudio de necesidades
Analisis Sintesis Pronostico Estructurar diseno
2. Ante Proyecto Plan maestro
Diseno Estimacion de costos
3. Financiamiento Financiamiento Presupuesto
Solicitud de credito Aprobacion de credito
Compra de terreno4. Permisos
Municipalidad / Licencia de Obras Municipalidad / Licencia de Funcionamiento INDECI
5. Diseno de Planos Planos Arquitectonicos Planos Estructurales
Planos Electricos
Planos Sanitarios6. MCI CR Oficentro de Artes Fase 1 Artes Plasticas, Artes Instrumental y Artes Musical: Cimientos
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Instalacion Metalica Cubierta de Techo Sistema Electromecanico
Colado Concreto
Acabados Red de agua potable
Obras Exteriores Cierre de Procesos Cierre de Fases
Plan de Implementacin o Hitos
1. Fase # 1: Estudio Preliminar
2. Fase # 2: Ante Proyecto3. Fase # 3: Financiamiento, Diseo y Permisos4. Fase # 4: MCI CR Oficentro de Artes Fase 1
Criterios de Aceptacion
Cumplir con el plazo de entrega Cumplir con la calidad especuficada Cumplir con el presupuesto Cumplir con la satisfaccion del cliente
Restricciones
El proyecto econmicamente depende de las donaciones de la congregacin por tanto elflujo de caja estar sujeto la disponibilidad de estos.
Los costos no deben exceder al monto aprobado por los clientes directos. Contar con todos los requisitos para la fecha de apertura. Contar con los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto.
Supuestos
Se cuenta con el presupuesto para el proyecto. Se cuenta con el apoyo de la administracin superior. El desarrollo del proyecto se realizara conforme al cronograma y diseos aprobados antes
de su inicio.
Se contara con los medios electrnicos y tecnolgicos disponibles, esto para la efectivacomunicacin con las empresas contratadas y el equipo de proyecto, actualizacin de lainformacin y generacin de alternativas de comunicacin efectiva.
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Identificacin de grupos de inters (stakeholders)
Cliente(s) directo(s): CongregacionCliente(s) indirecto(s): Gobierno, Electro Oriente S.A., SEDALORETO; Inversionistas yPropietarios; Profesionales Consultores; Clientes Compradores; Contratista; Proveedores;Municipalidad, Instituciones que ofrecen servicios publicos y Comunidad Vecina
Autorizacion del Proyecto
Patrocinador: Firma:
Director del Proyecto:
Olinyer Ernesto Garita Espinoza
Firma:
4.1.3. Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)
Por medio de la estructura detallada de trabajo, se subdivide el trabajo de la
planificacin del proyecto en actividades ms detalladas que permite una mejor
supervisin y control de las mismas.
La EDT general del Proyecto Iglesia MCI Iquitos mantiene una estructura de fases
debido a la magnitud del macro proyecto. En las fases uno, dos y tres es donde se
disea y se gestiona la planificacin del proyecto; y en las fases cuatro, cinco, seis y
siete se realiza la parte de construccin de las obras. En las fases cuatro y cinco, se
realizara la ejecucin de la obra del Oficentro, y se har nfasis a la fase cuatro donde
se realizara la primera fase del Oficentro.
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Figura 1.3 EDT del Proyecto Iglesia MCI Iquitos
Seguidamente se presenta la etapa que vamos a analizar en el presente trabajo, para
lo cual se extrae del EDT general presentado. La siguiente etapa del proceso dedecisin de la ejecucin de la fase del proyecto, es la identificacin y segregacin de
las tareas y actividades a llevar a cabo para la construccin, lo que permitir ayudar a
evaluar la ruta crtica y el costo interno del proyecto. Las fases uno, dos y tres son
fases de diseo y planificacin del proyecto:
Fase uno, Estudio Preliminar: se pretende realizar un estudio de necesidades.
Fase dos, Ante proyecto: se realizara con el fin de crear un plan maestro el cual
contara con un diseo previo del proyecto y un estimado de costos del proyecto.
Fase tres, Financiamiento, permisos y diseo: se pretende satisfacer las necesidades
de la Iglesia. Se realizarn los permisos y autorizaciones pertinentes que garanticen el
cumplimiento de reglamentos para el inicio de la obra. Se realizara el diseo del
proyecto que se desarrollara.
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Fase cuatro, edificacin del MCI CR Oficentro de Artes Fase uno: en esta fase se
realizara las construcciones de las reas de artes musicales y plsticas. De acuerdo a
los objetivos del proyecto y del anlisis de expertos se desprende el siguiente trabajo a
realizar:
Figura 1.4 EDT Oficentro de Artes MCI Iquitos
4.1.4. Diccionario de la EDT
El diccionario de la EDT constituye el documento que respalda a la EDT como tal, en l
se describe a detalle a cada uno de los componentes de la misma, inclusive paquete
de trabajos y actividades, en el cual adicionalmente se define un indicador y el
responsable que tambin esta insertado en el mismo.
Un aspecto importante del diccionario, es la descripcin de elementos jurdicos base,
como los son contratos, convenios institucionales, acuerdos formales y actas que
permiten evaluar la evolucin y avance del entregable as como del control y
seguimiento.
La propuesta del diccionario de la EDT se basa en una plantilla en donde se identifica
cada paquete de trabajo de cada fase del Proyecto as como descripcin, para cada
fase de la EDT del proyecto de la Iglesia se propone un diccionario con los mismos
elementos de la fase cuatro.
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Cuadro 3: Diccionario de la EDT del proyecto Iglesia MCI Iquitos
DICCIONARIO DE LA EDT DEL PROYECTO IGLESIA MCI Iquitos
INFORMACI N GENERAL DE LAACTIVIDAD:
ID: 2020 EDT #: RS30
PAQUETE DE TRABAJO:Fase #1 Entregable: Estudio PreliminarFase #2 Entregable: Ante ProyectoFase #3 Entregable: Financiamiento, Diseo y PermisosFase #4 Entregable: MCI Iquitos Oficentro de Artes Fase 1
DESCRIPCI N DE LOS PAQUETES DE TRABAJO:
Estudio Preliminar: Se realizarn diferentes estudios con el fin de determinar la viabilidad delproyecto con base en el cual se determinaran las decisiones de su creacin y ejecucin, comode anlisis de necesidades, pronsticos y estructurar diseo.
Ante Proyecto: permitir crear el plan maestro, el cual incluye el diseo del proyecto y haceruna estimacin de costos y confirmar el concepto arquitectnico.
Financiamiento, Diseo y Permisos: estudio de fuentes de financiamientos comoalternativas para el desarrollo del proyecto. Diseo de planos del proyecto y solicitud depermisos para la ejecucin de la obra.
MCI Iquitos Oficentro de Artes Fase 1: Se realizar la construccin de la primera fasedel Oficentro de Artes de la Iglesia. Se implementar la construccin de la obra civil deambas reas las cuales incluye los siguientes entregables:
1. rea de Artes Musical: Cimientos: el cual incluye la armadura de concreto y colado de concreto. Sistema Electromecnico: incluye lo referente a la instalacin elctrica y
mecnica. Instalacin Metlica: incluye la parte de instalacin de columnas general e
instalacin de vigas generales. Colado de concreto: todas las actividades relacionadas al colado de concreto de
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pisos.
2. rea de Artes Plsticas: Se implementar la construccin de la obra civil de ambasreas las cuales incluye los siguientes entregables:
Cimientos: el cual incluye la armadura de concreto y colado de concreto.
Sistema Electromecnico: incluye lo referente a la instalacin elctrica ymecnica.
Instalacin Metlica: incluye la parte de instalacin de columnas general einstalacin de vigas generales.
Colado de concreto: todas las actividades relacionadas al colado de concreto depisos.
3. Acabados: se realizarn los acabados de pintura, cielo raso y alfombra y marcos.
4. Red de Agua Potable: se realizar la red de agua potable primaria, instalacin contraincendio y red de aguas negras.
5. Obras Exteriores: se realizar el alcantarillado pluvial, zanjeo e instalaciones detuberas.
RESPONSABLE: PD ESFUERZO: ND
COMIENZO: 20-01-2011 FINALIZACI N: 10-05-2011
ENTRADAS:
TAREAS:La implementacin se divide en entregables por fases el cual identifica el hito: Fase #1Entregable en Mayo 2009: Estudios preliminares.Se realizarn diferentes actividades con el fin de obtener entregables dentro de los cuales seencuentran:
1. Recoleccin de datos: permitir obtener una base de datos para la toma de decisiones.2. Elaboracin de encuesta: permitir obtener el conocer el estado de opinin o hechos
especficos.3. Elaboracin del presupuesto preliminar: permitir obtener la rentabilidad de la ejecucin
del proyecto.
SALIDAS:1. Lista de actividades2. Lista de hitos3. Atributo de la actividad4. Cambios solicitados5. Plan de gestin de costos6. Lnea base de costos
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7. Estimacin de duracin de actividades
OTROS COMENTARIOS:
PD: Por determinarND: No disponible
Cuadro 4: Diccionario de la EDT de la Construccin del Oficentro
DICCIONARIO DE LA EDT DE LA CONSTRUCCIN DEL OFICENTRO
INFORMACI N GENERAL DE LAACTIVIDAD:
ID: 4040 EDT #: RS40
PAQUETE DE TRABAJO:MCI CR Oficentro de Artes Fase 1
DESCRIPCI N DE LOS Entregables:
MCI CR Oficentro de Artes Fase 1: Se realizar la construccin de la primera fase delOficentro de Artes de la Iglesia. Se implementara la construccin de la obra civil de ambas
reas las cuales incluye los siguientes entregables:
rea de Artes Musical ID: 4041Responsable: PDCdigo Nombre de la
ActividadDescripcin de la Actividad
4041.0 Cimientos4041.01
Armadura deconcreto
Comprende la excavacin y obra civil para la cimentacin delrea de artes musical. Se coloca el muro prefabricado el cualse amarra la armadura y se hace una chorrea de concreto.Despus se rellena con lastre el cual va a ser compactado al
95% del proctor modificado.
4041.02
Colado deconcreto
4041.1 InstalacinMetlica
4041.11
Inst. ColumnasGeneral
Las vigas van a ser de concreto reforzado de seccin uniforme.Primero se realiza la armadura segn los planos. Segundo secoloca sobre las paredes y se pone la formaleta en los lateralesy en la parte de debajo de las vigas cargadoras. Tercero semonta la estructura del entrepiso y se hace una chorrea conconcreto.
4041.12
Inst. de VigasGenerales
4041.2 Cubierta de
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Techo4041.21
EstructuraMetlica
Se realizarn todas las actividades relacionadas con lasinstalaciones de estructuras metlicas e instalaciones de
cubierta de techo.4041.22 Inst. CubiertaTecho4041.3 Sistema
Electromecnico
4041.31
Inst. Mecnica Toda la instalacin elctrica va a estar entubada con tubocoduit. Los tubos para los tomas se pondrn antes de chorrearel contrapiso. Los tubos para los apagadores se pondrn antesde chorrear las paredes.
4041.32
Inst. Elctrica
4041.4 ColadoConcreto
4041.41 Armad. yColado deconcreto depisos
El contra piso va a ser de concreto reforzado de seccinuniforme. Primero se realiza una sustitucin con lastrecompactado al 95% del proctor modificado. Segundo secolocan las tuberas hidrosanitarias y elctricas. Tercero secoloca la armadura y despus el plstico negro. Cuarto se hacela chorrea de concreto.
rea de Artes Musical ID: 4042Responsable: PDCdigo Nombre de la
ActividadDescripcin de la Actividad
4042.0 Cimientos4042.01
Armadura deconcreto
Comprende la excavacin y obra civil para la cimentacin delrea de artes musical. Se coloca el muro prefabricado el cualse amarra la armadura y se hace una chorrea de concreto.Despus se rellena con lastre el cual va a ser compactado al95% del proctor modificado.
4042.02
Colado deconcreto
4042.1 InstalacinMetlica
4042.11
Inst. ColumnasGeneral
Las vigas van a ser de concreto reforzado de seccin uniforme.Primero se realiza la armadura segn los planos. Segundo secoloca sobre las paredes y se pone la formaleta en los laterales
y en la parte de debajo de las vigas cargadoras. Tercero semonta la estructura del entrepiso y se hace una chorrea conconcreto.
4042.1
2
Inst. de Vigas
Generales
4042.2 Cubierta deTecho
4042.21
EstructuraMetlica
Se realizarn todas las actividades relacionadas con lasinstalaciones de estructuras metlicas e instalaciones decubierta de techo.4042.2
2Inst. CubiertaTecho
4042.3 Sistema
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Acabados ID: 4043
Responsable: PDCdigo Nombre de laActividad
Descripcin de la Actividad
4043.0 Acabados4043.01
Acabados dePintura
Los pisos van a ir enchapados con cermica espaola. Primerose afinan los pisos. Segundo se pega la cermica utilizando elbondex regular como mortero de pega. Tercero se pasa lafragua para llenar las hendiduras que quedan entre cuadros.Por ltimo se limpia el exceso de fragua.El bao va a ir enchapados con azulejo espaol.La puerta principal va a ser de cedro, llevara un llavn para
puerta principal marca Yale. Las puertas sern lijadas en elsitio. Se le pasara a las puertas 2 manos de sellador y unamano de barniz transparente.Los baos compartidos llevaran el inodoro tipo Olympus y elbao principal el inodoro tipo Hamilton.Las paredes exteriores sern pintadas con dos manos estuco.Las paredes internas sern afinadas con dos manos de pastapara interiores de marca Sur. Antes de pasar la pinturainternas, se deber lijar todas las paredes hasta llegar a unacabado liso.Las ventanas van a ser corredizas con cierre de tipo dumin.
4043.02
Acabados deCielo Raso
4043.1 Acabado dealfombra ymarcos
4043.11 Acabados depisos4043.12
Acabados deparedes ypuertas
Electromecnico
4042.31
Inst. Mecnica Toda la instalacin elctrica va a estar entubada con tubocoduit. Los tubos para los tomas se pondrn antes de chorrearel contrapiso. Los tubos para los apagadores se pondrn antesde chorrear las paredes.
4042.32
Inst. Elctrica
4042.4 ColadoConcreto
4042.41
Colado deconcreto depisos
El contra piso va a ser de concreto reforzado de seccinuniforme. Primero se realiza una sustitucin con lastrecompactado al 95% del proctor modificado. Segundo secolocan las tuberas hidrosanitarias y elctricas. Tercero secoloca la armadura y despus el plstico negro. Cuarto se hacela chorrea de concreto.
Red de Agua Potable ID: 4044Responsable: PDCdigo Nombre de la
ActividadDescripcin de la Actividad
4044.0 Red de Aguapotable
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4044.01
Red de aguapotable primaria Contempla las actividades relacionadas con la instalacin y
colocacin de todos los elementos que requieren los sistemasaguas pluviales, agua potable, aguas negras e instalacionescontra incendios.
4044.02
Instalacincontra incendio
4044.1 Red de aguasnegras
Obras Exteriores ID: 4045Responsable: PDCdigo Nombre de la
ActividadDescripcin de la Actividad
4044.0 ObrasExteriores
4044.01 Alcantarilladopluvial Se utilizaran dos tipos de tuberas y accesorios, en lasinstalaciones de agua para la torre.a. Tubera de hierro galvanizado.b. Tubera de cloruro de polivinilo no plastificado (PVC).
4044.02
Zanjeo
4044.1 Instalaciones detuberas
RESPONSABLE: PD ESFUERZO: ND
COMIENZO: 20-03-2011 FINALIZACI N: 10-05-2011
ENTRADAS:
MATERIALES:Se est haciendo una cotizacin de los sub contratados y adquisiciones de recursos.
SALIDAS:CimientosObra civilSistema Mecnico y aguas pluvialesSistema Elctrico
Acabados
OTROS COMENTARIOS:
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4.1.5. Lnea Base del Alcance del Proyecto
La lnea base del alcance es la informacin necesaria para dar un
seguimiento y verificacin del desarrollo del proyecto planeado, est
constituida por la siguiente documentacin:
Declaracin del Alcance
EDT
Diccionario de la EDT
4.1.6. Verificacin del Alcance
4.1.6.1. Matriz de Marco Lgico
El Marco Lgico es una herramienta dinmica que sirve para facilitar
el proceso de conceptualizacin, diseo, ejecucin y evaluacin de
proyectos. El diseo del Marco Lgico debe ser un proceso
participativo (todos los miembros del Equipo del Proyecto,
stakeholders, beneficiarios y otros). Su fortaleza como herramienta,
depende del grado de participacin en el proceso de diseo, de los
posibles involucrados y beneficiarios.
4.1.6.2. Plantilla de Verificacin de Alcance
La plantilla para verificacin del alcance ayuda a con la revisin, y
contribuye para conocer si los productos entregables se hicieron,
asegurndose si se han completado o no. Para aquellos casos en
que no se conozca que no se concluy a satisfaccin, alguno de los
puntos, se debe proceder a realizar el control de los cambios. Para
efectuar la verificacin del alcance, se ha diseado la siguiente
plantilla. Cuadro 5: Plantilla de Verificacin del Alcance
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Verificacin del Alcance
Nombre del Proyecto: rea de Verificacin: Fecha: No. ID-EDT.
Profesional a cargo del rea:
Descripcin del entregable: Fase a la que
pertenece:
Aceptadosatisfactoriamente
No AceptadoJustificar:
Firma de aceptacin del Jefe de
servicio:
Sello del Servicio:
Firma del profesional
responsable del rea:
Firma del Director del Proyecto:
4.1.6.3. Control del Alcance
Controlar el alcance es el proceso por el que se monitorea el estado
del alcance del proyecto y se gestionan cambios a la lnea base del
alcance.
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El control de cambios del proyecto documenta todas las actividades o
acontecimientos requeridos por el proyecto durante el proceso de ejecucin que no
fueron contemplados dentro del alcance en la planeacin y para esto se asigno la
plantilla de control de cambios.
Cuadro 6: Control del Alcance del Proyecto
Control Alcance P roceso, D emora, C ompletada, R evision, A utorizado
Actividades deImplementacin
MCI CR Oficentro
Fecha deInicio
Estado Justificacin Fecha deConclusin
Ejecucin
Cambios
Cambio # 1
Cambio # 2
Cambio # 3
Cambio # 4
Cambio # 5
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Cuadro 7: Control de Cambios del Alcance del proyecto
CONTROL DE CAMBIOS DEL ALCANCE DEL PROYECTO
NOMBRE DEL
PROYECTO IGLESIA MCI Iquitos
FECHA REQUERIMIENTOSDE CAMBIOS No.
JCH32
INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO
NOMBRE DE LA (S) PERSONA (S) QUESOLICITA EL CAMBIONOMBRE DE LA (S) PERSONA (S) QUE RECIBEEL CAMBIO
CAMBIO PROPUESTO
DESCRIPCI N DEL CAMBIO:Justificacin del cambio:REGISTRO DE IMPACTO
DESCRIPCI N DEL IMPACTO T CNICO:
DESCRIPCI N DEL IMPACTO EN CRONOGRAMA O TIEMPO:
DESCRIPCI N DEL IMPACTO EN PRESUPUESTO O COSTOS:
DESCRIPCI N DEL IMPACTO EN RECURSOS:
DESCRIPCI N DE OTROS IMPACTOS:
RESOLUCI N DEL CAMBIO
ACEPTADO RECHAZADO ACEPTADO CONCONDICIONES
RAZONES:
OBSERVACIONES:
RESPONSABLE DE IMPLEMENTARDIRECTOR DEL PROYECTO FECHA (DD/MM/Y)
FIRMA DE RE