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Fondamentaux delorganisation dvnement
16 et 17 Septembre 2008Sciencescom / Gilles POUSSIER pour CNRS
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Evnementiel / Sciences Com Services Sept 20082
Objectifs
2 Objectifs :
Dfinir lvnementiel.Apporter les fondamentaux et une mthode
pour lorganisation dvnement.
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Sommaire
A - Dfinitions et cadreB - Cas pratiques et mthodologie
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A1 - Dfinitions
Origine latine : evenire (accident ponctuel) Df Larousse : faits marquants, relatif un
vnement particulier v ou v (acadmie franaise 75-87) Lvnementiel appartient lunivers de la
communication hors mdia
Ce mode de communication est bas sur larencontre et le rassemblement des fins detransmissions de message : Humain.
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A1 - Dfinitions
Les mtiers du hors mdia :Le marketing direct,les relations publiques,
les relations presse,le marketing oprationnel,le tourisme daffaires,
lvnementiel,
la production audiovisuelle,
le multimdia,la promotion des ventes,le design,les stands,ldition
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A2 - Les types dvnements
Destins au personnel/actionnairesConventions, lancement de produit, assembles gnrales, forums,
rencontres, sminaires, fusions
Destins un public ciblFtes, soires, inaugurations, anniversaires, portes ouvertes, dfils de mode En secteurs professionnelsColloques, congrs, expositions, salons, tourismes daffaires, symposiums
Grand publicAnimations de stand, vnements historiques, culturels et sportifs,animations commerciales, tournes promotionnelles, vnements de rue
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A3 - Les 12 postes budgtaires
1 Promotion 2 Lieu
3 Amnagement 4 Technique 5 Accueil
6 Restauration
7 Logistique 8 Animation
9 Production dimages 10 Rgie 11 Temps pass
12 Autres et imprvus
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A4 - Les risques
Hors risques exclus des polices dassurances1 - Risques lis lunicit dinstant2 - Risques lis aux lieux et aux accidents3 - Risques lis aux regroupements humains4 - Risques de dpassements budgtaires5 - Risques lis aux vols et effractions6 - Risques couverts par les assurances : RC, weather
day, homme clefRglementation du voyage : succession de 2 prestations de forfait.
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A5 -Les niveaux delvnementiel
ds quun interlocuteur dit faire delvnementiel : faites lui prciser ce quilentend par vnementiel
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5 niveaux
1 - Stratgie,dont le conseil
2 - Producteur dvnement3 - Rgie dvnement
4 - Prestations catalogue
dont agents artistiques5 - Prestataires
artistiquegestion
L i d
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Les niveaux delvnementiel
Lvnementiel au cur de la stratgie de
communication : Philipp Morris et des tournes de nuit Hewlett Packard et ses prsentations de
matriels
Lvnementiel en one shot :- Les 100 ans dAir Liquide
L i d
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Les niveaux delvnementiel
Les limites :- Techniques et logistiques
- Emotionnelles
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B - CAHIER DES CHARGES
B1 - Quelle est son utilit ?
B2 - Comment se rdige un cahier descharges ?B3 - Exemples
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B1 - Quelle utilit au cahierdes charges
La mise par crit dune demande a la vertu de soulever les
oublis.
Le cahier des charges volue et permet de faire une demandede devis prcise.Cest le premier moyen de ngocier.Il constitue le cahier de lorganisateur o sont capitaliss
toutes les expriences.
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B2 - Comment se rdige uncahier des charges ?
En 3 parties :Les donnes fixes quantitatives et temporelles.
La demande prcise avec un mode objectif ou unmode clonage .Les donnes budgtaires et pr-ngociatrices.
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B3 - Exemples
1) Lieu
2) Traiteur3) Htesses
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C - CAS PRATIQUES
C1 - La conception dvnement
C2 - La gestion de projet dvnementC3 - Le chiffrage dvnement
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C1 - La conception dvnement
Mthodologie (plan de recommandation): Analyse du contexte :
Objet, objectifs, cibles, donnes numriques fixes Recherches (internet, supports, questions)
Analyse de la demande Questions (prise de brief)
Reformulation de la demande Brain storming (thme, axes, ide, identit) Rdaction avec dclinaisons du thme Adaptation selon les contraintes
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CAS PRATIQUES
C1 -La conception dvnement
C2 - Le chiffrage dvnement C3 - La gestion de projet dvnement
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C2 - Le chiffrage dvnement
Mthodologie : Achats
Analyser les postes dachats Estimer par masses Acheter (cahier des charges, base de donne, devis,
ngociation)
Ressources humaines Analyser les actions Estimer les temps et planifier Dispatcher les comptences
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CAS PRATIQUES
C1 -La conception dvnement
C2 -Le chiffrage dvnement C3 - La gestion de projet dvnement
C3 L i d j
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C3 - La gestion de projetdvnement
Mthodologie :A partir de la conception chiffre
Identifier les actions en 3 niveaux de dtailmaximum, les rpartir dans le temps, lesquantifier et les distribuer.
C3 L ti d j t
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C3 - La gestion de projetdvnement
2 outils :Le planning des actions
Le compte-rendu
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D - Un vnement co-conu
Cest un vnement dont la conception
dorigine permet de diminuer lempreinte
cologique. Cest dans la conception et les cahiers des
charges que soprent la mutation.
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D - Un vnement co-conu
Avant AprsMoquette utilise 1 fois RutilisationConsommation de fluides ss limites Sensibilisation des quipes et leds
Traiteur classique Produits locauxImpression large Comptage prcis
Un vnement co-conu ncessite une prcision plus grande.