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Primavera Project Management P6
Manual Primavera V 6.0
Propiedad Intelectual de A&A
Professional1
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INDICE
PLANIFICACION
CAPITULO 1: ESTRUCTURACIN DE PORTAFOLIOS YPROGRAMAS1.1.- Iniciando Sesin
1.2.- Iniciar un Proyecto
1.2.1.- Enterprise Project Structure1.2.2.- OBS ( Organization Breakdowm
Stucture)
1.2.3.- Calendarios
1.4.- Iniciar un Proyecto
1.5- Copiar un Proyecto
1.6.- Abrir un proyecto
CAPTULO 2: ESTRUCTURACIN DEL PROYECTO2.1.- Estableciendo la estructura del Proyecto
2.2.- Creacin del WBS
2.3.- Creacin de los Activity Codes
CAPTULO 3: DESARROLLO DEL CRONOGRAMA
3.1.- Creacin del Programa3.2.- Ingresando actividades
3.3.- Asignar Relaciones
3.4.- Diagrama de Red
3.5.- Asignar Restricciones (Constraints)
3.6.- Asignar WBS y Activity Codes
3.7.- Crear notas sobre las actividades
3.8.- Clculo del cronograma (Schedule)
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CONTROL Y SEGUIMIENTO
CAPTULO 4: LAYOUTS Y FILTROS4.1.- Generar Layouts
4.2.- Formato del Layouts
4.3.- Ordenando las actividades
4.4.- Formato de tabla de actividades
4.5.- Formato de barra de actividades
4.6.- Formato de escala de tiempo
4.7.- Filtros
CAPTULO 5: CRONOGRAMA CON RECURSOS5.1.- Definicin de Recursos
5.2.- Asignar Recursos
5.3.- Agregar Cuentas de Costos(Cost Accounts)
5.4.- Crear Roles
5.5.- Asignar roles
5.6.- Asignar recursos a roles
5.7.- Tablas y Grficos de Uso de Recursos
CAPTULO 6: BASELINES6.1.- Crear y asignar un Baseline.
CAPTULO 7: ACTUALIZACIN DEL AVANCE7.1.- Actualizacin del Cronograma
7.2.- Actualizacin del Avance (Update)
7.3.- Configuracin de Opciones de Recursos
7.4.- Efectos del tipo de actividades en el clculo de
recursos
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CAPTULO 8: CAMBIOS AL CRONOGRAMA8.1.- Actualizacin del Programa(Schedule)
8.2.- Almacenar la informacin del Periodo(Store Period
Performance)
8.3.- Actualizacin del Baseline
CAPTULO 9: EMISION DEL CRONOGRAMA9.1.- Resumen de Cronograma
9.2.- Imprimir
CAPTULO 10: UTILITARIOS10.1.- Exportar Archivos
10.2.- Importar Archivos
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PLANIFICACIN
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CAPITULO 1
ESTRUCTURACION DEPORTAFOLIOS Y PROGRAMAS
1.1.- Iniciando Sesin
1.2.- Iniciar un Proyecto
1.2.1.- Enterprise Project Structure
1.2.2.- OBS ( Organization Breakdowm
Stucture)
1.2.3.- Calendarios
1.4.- Iniciar un Proyecto
1.5- Copiar un Proyecto1.6.- Abrir un proyecto
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1.1.- Iniciando Sesin
Al ingresar al programa ,aparecer la siguiente ventana de inicio de sesin
Por defecto , el
password es
admin
Presione OK
Aparecer la ventana del Home Workspace
Barra de navegacin
Barra de estado
Barra de mens
Barra
Directorio
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1.2.- Iniciar un Proyecto
Cambios en Primavera 6Primavera 6 es un programa para manejo de portafolios empresariales que permite
gestionar un amplio nmero de proyectos en una sola Base de Datos.
Para ello ha introducido nuevas estructuras para organizar la informacin de los proyectos
de la empresa y los recursos con lo que cuenta.
Debido a estas nuevas estructuras, existe informacin que debe ingresarse antes de
comenzar el desarrollo del cronograma de un proyecto:
1.2.1.- Enterprise Project StructureEl Enterprise Project Structure (EPS) es la estructura que ordena los proyectos de la empresa;se subdivide en tantos niveles(tambin llamados nodos)como sea necesario para replicar la
organizacin de las unidades de la empresa.
Nodos en los niveles superiores pueden representar divisiones de la compaa, unidades de
negocio o gerencias, mientras que el nivel ms bajo siempre estar conformado por los
proyectos.
El EPS sirve entre otras cosas para manejar grupos de proyectos y administrador los
privilegios de accesos de lo usuarios.
Para poder aadir proyectos, primero debe crearse un nodo al cual asociarlo, para ello:
Para acceder a la ventana de EPS,
hacer clic aqu
Para agregar nuevos
nodos a la estructura
del EPS, presionar
botn Add.
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Nota: P6 incorpora una base de datos de ejemplo
cuyo EPS se muestra por defecto.
Para ordenar los nodos del EPS, emplear
las fechas para desplazar nodos al nivel
deseado.
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1.2.2.- OBS(Organization Breakdown Structure)
El OBS es una estructura que representa la jerarqua de las gerencias de la organizacin.
Cada nodo o proyecto del EPS est relacionado a un elemento del OBS que es responsable
del mismo.
Para acceder a la ventana de
OBS, hacer clic aqu
Se muestra la ventana del Organization Breakdown Structure:
Los procedimientos para
realizar cambios al OBS son
similares a los procedimientos
para modificar el EPS.
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1.2.3.- Calendarios
Es recomendable definir primero los calendarios para iniciar la programacin.
Para acceder a la ventana de
los calendarios, hace clic aqu.
Aparece la ventana de dilogo Calendars:
Seleccionar el tipo
calendario que se desea
crear.
Hacer clic en el botn
Add para agregar un
calendario
Hacer clic en el botn
Modify para cambiar
aspectos de algn
calendario
Marcar el calendario
global que se usar por
defecto para todos los
proyectos.
Nota:Existen 3 tipos de calendarios:
Globales: Estn disponibles para las actividades y recursos de todos los proyectos.
Recurso: Que indican los periodos en que los recursos se encuentran disponibles, se aplicancuando una actividad es del tipo Resource Dependant (ver seccin 4.1)Proyecto: Son calendarios que se ajustan a alguna particularidad del proyecto y slo estndisponibles para el proyecto en que se crean.
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Cuando se crea un nuevo calendario, es necesario partir de uno existente:
Seleccionar el calendario que
se desea usar como la base
del nuevo calendario
Una vez elegido el
calendario, dar clic sobre el
icono asignar
Para realizar los cambios que deseemos en el nuevo calendario, presionamos el botn
Modify y nos lleva a la siguiente ventana:
Para convertir un da
de laborable(work) ano laborable
(nonwork), marcar una
fecha o una columna y
dar clic sobre el botn
que corresponda.
Al hacer clic en
workweek podemos
establecer las horas de
trabajo que aplicaran
para cada uno de los
das de la semana
Una vez terminado,hacemos clic en OK
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P6 permite llevar el control a nivel de horas, lo que resulta til durante
actividades en una parada de planta:
Elegir la vista
detallada por horas.
Marcar el da que
tendr cambios.
Seleccionar las horas y
marcarlas como laborables
o no laborables segncorresponda.
Para desplazarse ms rpidamente por
los calendarios, puede clic en el
encabezado
y se mostrar el calendario anual.
Para ver un mes simplemente dar clic
sobre l en el calendario.
En P6 las equivalencias entre das y horas pueden afectar de manera considerable la
duracin de las actividades, las fechas de inicio y fin y la distribucin de recursos. Es
conveniente establecer desde un inicio las equivalencias en men Admin/ AdminPreferences/ Time Periods
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Marcar para permitir que cada usuario pueda usar
equivalencias distintas.
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1.3.- Iniciar un Proyecto
Entorno ProyectosP 6 tiene la capacidad de manejar el portafolio de proyectos de la empresa, para ello existe
un entorno donde se organizan los proyectos dentro del esquema creado en el EPS.
Desde aqu se pueden crear y administrar proyectos, obtener informacin general y
configurar aspectos por defecto de las actividades y recursos de los proyectos.
Para ingresar al entorno Proyecto, hacer
clic en el icono de la barra de directorio o
desde el men Enterprise-Projects
Operaciones con proyectos:
Crear, copiar, mover y eliminar
Proyectos
Listado de Proyectos Para crear el nuevo proyecto, ubicarse en el nivel de la
estructura en que se desea agregar el proyecto y usar
el botn o se presiona la tecla Insert.
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Se ejecuta entonces el asistente o wizard y se definen entonces:
1.El nivel del EPS
2.El cdigo y el nombre del proyecto
3.La fecha de inicio del proyecto
4.El Gerente del Proyecto
Para terminar, presionar el botn Finish
El gerente responsable del proyecto es por defecto el responsable del nodo del EPS al que pertenece
el proyecto, pero puede elegirse cualquiera disponible en el OBS de la empresa.
Las pestaas en el entorno Projects que contienen datos que son necesarios ingresar durante el
planeamiento del proyecto son las siguientes:
Pestaa General: Muestra informacin sobre el cdigo y nombre del Proyecto, el responsable y elestado del proyecto
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Pestaa Dates: Finish: Muestra la fecha de fin del Proyecto
Planned Start: se ingresa la Fecha de Inicioplaneada del proyecto.
Data Date: Muestra la ltima fecha deactualizacin de datos.
Actual Start y Actual Finish:
Muestra las fechas reales de
inicio y fin del Proyecto.
Pestaa Defaults:Aqu se establecen la mayora de opciones por defecto del proyecto
Opciones de Actividades
Duration type:Establece el mtodo de clculo de
los recursosPercent complete type:Establece el mtodo para que P6
calcule el avance
Activity Type:Define el tipo predeterminado de
actividad(tarea, hitos, WBS, etc..)
Cost Account:Establece la cuenta de costos por
defecto para las actividades
Calendar:
Establece el calendario por
defecto para las actividades.
Opciones de numeracin de actividades
Establece la codificacin por defecto de las actividades y el incremento en la
numeracin cuando se agregan actividades dentro del proyecto.
Nota: Las opciones mostradas se tratan con ms detalles en el captulo relacionado
con actividades.
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1.4.- Copiar un Proyecto
Para copiar un proyecto se debe estar en el mdulo Projects:
Seleccionar proyecto y dar clic sobre el botn de copiar.
Seleccionar el nodo del EPS y dar clic sobre el botn
pegar, para generar la copia.
El programa pide especificar que informacin del proyecto desea copiarse:
1.5.- Abrir un ProyectoPara abrir un proyecto, usar el comando Open del men File:
Al emplear el comando
Open, se abre una lista
de todos los proyectos.
Seleccionar el proyecto
que se desea abrir yluego dar clic en el botn
Open.
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CAPITULO 2
ESTRUCTURACIN DEL PROYECTO
2.1.- Estableciendo la estructura del
Proyecto2.2.- Creacin del WBS del Proyecto.
2.3.- Creacin de los Activity Codes.
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2.1.-Estableciendo la estructura del Proyecto
Primavera 6 permite organizar las actividades conforme a una variedad deestructuras y cdigos, que son el Word Breakdown Structure y los Activity Codes:
Work Breakdown Structure:
Un Work Breakdown Structure (WBS) es una descomposicin jerrquica con
orientacin hacia el entregable relativa al trabajo que ser ejecutado por el
equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables
requeridos.
El resultado es un esquema que cubre el alcance del proyecto y permite generar una
codificacin para los entregables:
Todo WBS tiene las siguientes propiedades y deben tenerse en cuenta al crearse el
documento:
Organiza y define el alcance total del proyecto.Tambin conocida como la regla del100%, esta regla aplica a todos los niveles dentro del WBS: la suma de todos los niveles
subordinados (hijos) deben representar el 100% del alcance del nivel padre. Esto implica
que un mismo entregable no puede figurar en ms de una rama del WBS.
Cada nivel descendente representa una definicin cada vez ms detallada del
trabajo del proyecto. El primer nivel de jerarqua siempre es el proyecto y el ltimo nivel
son los paquetes de trabajo, aunque cada rama puede tener diferentes niveles de
descomposicin.
Incluye los entregables internos y externos. Se debe considerar entregables como
los campamentos, la procura de suministros y la gestin del proyecto.
El WBS puede aumentar su nivel de detalle conforme el alcance se clarifique y sufra
modificaciones. Asi se puede mantener claramente todo el trabajo que es necesario para
el proyecto y no avocar recursos a trabajos que no son parte del alcance.
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2.2.-Creacin del WBS
El Proyecto debe estar abierto para poder definir el WBS:
Para ingresar al mdulo WBS, usar el botn en
la barra de directorio o ir a men Project/ WBS
Para agregar nuevos nodos al WBS, ubicarse
en el nivel deseado y dar clic en el botn New
o presionar la tecla Insert.
Cuando se crea un elemento, se le asigna un cdigo y el nombre del elemento
Primavera permite tambin mostrar el WBS del
Proyecto en forma de un organigrama:
Para mostrar la vista de organigrama, dar clic
sobre el botn Chart View en la barra superior
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Los elementos del WBS
pueden ordenarse usando las
flechas
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La vista del WBS cambia a vista de organigrama:
La primera vez que se emplea esta vista se muestra todo el WBS del proyecto. Se
puede ajustar con zoom las herramientas del zoom y reorganizar el arreglo de los
elementos del WBS de manera vertical u horizontal.
Por defecto los elementos del WBS vienen
organizados en forma vertical. Para cambiar el
arreglo marcar la rama que se desea cambiar.
Luego en la barra superior, dar clic sobre el ttulo layout y en la opcin Arrange
Children, Indicar un arreglo vertical u horizontal.El resultado ser que todos niveles inferiores de rama tendrn el arreglo seleccionado.
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El proyecto debe encontrarse abierto, para poder definir Activity codes.
Se pueden crear cdigos que estn
disponibles para todos los proyectos(Global), para el EPS o slo para el
proyecto.
Primero deben crearse los
nombres de los grupos de
activity codes:
Clic en Modify
Cilc en Add para aumentar
Activity codes.
Clic en Delete, Shift up o
Shift Down para administrar
los grupos existentes
Asignar un nombre algrupo y establecer el
nmero caracteres para los
cdigos.
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2.3.-Creacin de los Activity Codes
Los activity codes son conjuntos de cdigos que se definen para ordenar, agrupar
y filtrar las actividades de un proyecto.
Ingresar al formulario mediante el comando
Activity codes del men Enterprise.
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Seleccionar el grupo
de activity code
Clic en Add para
agregar activitycodes al grupo.
Ingresar un valor de cdigo y una
descripcin
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Luego se ingresan los activity codes para cada grupo creado.
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CAPITULO 3
DESARROLLO DEL CRONOGRAMA
3.1.- Creacin del Programa
3.2.- Ingresando actividades
3.3.- Asignar Relaciones
3.4.- Diagrama de Red3.5.- Asignar Restricciones (Constraints)
3.6.- Asignar WBS y Activity Codes
3.7.- Crear notas sobre las actividades
3.8.- Clculo del cronograma (Schedule)
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3.1.-
CreacindelPrograma
Entorno
Activ
ites
Esunes
paciodetrabajodondeser
ealizalaprogramacindela
sactividadesdelproyecto.E
saqudondesedefineny
sec
uencianlasactividadesyse
asignanlosrecursos.
DiagramadeGantt
Barrade
comandos
BarradeOpcionesdeLayout
Tablade
Actividades
Panelde
Detallede
Actividades
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3.2.- Ingresando Actividades.Para ingresar actividades, ubicarse en el nivel donde se desea ingresar la nueva
actividad y presionar la tecla Insert o dar clic sobre botn Adden la barra lateral derecha
Asignar un nombre a laactividad y cambiar el ID
segn se desea.
Al igual que los otros entornos, se puede establecer informacin para las actividades en
la seccin Activity Details, ubicada en la parte inferior de la interfaz.Para demostrar y
ocultar los Activity Details se emplea el botn
Las pestaas en las que se necesita ingresar informacin durante el planeamiento del
proyecto son las siguientes:
Pestaa General: Muestra informacin sobre el cdigo y descripcin de la actividad, eltipo de actividad y el calendario asignado.
Activity ID y descripcin de la actividad
Tipo de actividad:
P6 reconoce los siguientes
tipos de actividades:
Task Dependent
Start Milestone
Finish Milestone Level of Effort
WBS Summary
Resource Dependent
Tipo de porcentaje de avance:
Indica si el % de avance se establecer enbase a la duracin transcurrida (Duration), a
los recursos empleados (Units) o segn el
avance fsico (Physical)
Calendario asignado a la
actividad.
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Los tipos de Actividades se explican con ms detalle en el siguiente cuadro:
Tipo de Actividad Descripcin
Task Dependent Calcula las fechas en base a la duracin y al calendario asignado.
Es el tipo de actividad mayormente utilizada.
Resource Dependent Calcula la duracin y las fechas en base a los recursos asignados y
los calendarios de los recursos.
Level of Effort La duracin y las fechas se establecen con relaciones de
predecesoras y sucesoras con otras actividades. A este tipo de
actividades por tanto no se les puede asignar restricciones.
Start Milestone Un Start Milestone (Hito de Inicio) tiene una fecha de inicio, pero
no tiene fecha de fin, duracin y no se le pueden asignar recursos.
Se usa para marcar el inicio de un periodo.
Finish Milestone Un Finish Milestone (Hito de Trmino) tiene una fecha de fin, pero
no tiene fecha de inicio, duracin y no se le pueden asignar
recursos. Se usa para marcar el inicio de un periodo.
WBS Summary Resume la duracin de todo nivel del WBS al que pertenece y a
diferencia de las tipo Level of Effort no necesitan predecesores ni
sucesores para definir su duracin.
Se puede usar estas actividades para:
Reportar de forma resumida(mediante un filtro que solo muestre
este tipo de actividades)
Ingresar costos a niveles WBS para producir un flujo de caja,
mientras que las dems actividades sirven para calcular la duracin
Y realizar el seguimiento diario.
Registrar los costos y horas a nivel WBS cuando no es practico
llevar este control a niveles ms detallados.
El tipo de porcentaje de avance debera entenderse como:
Tipo de porcentaje deavance
Descripcin
Physical % Complete En caso de que el porcentaje de avance sea independiente de laduracin de la tarea. Este es el caso de la mayora de las actividades en
construccin.
Duration % Complete El porcentaje de avance se calcula con la proporcin entre la duracinrestante y la duracin original.
Units % Complete El porcentaje de avance se calcula en base a los recursos empleados y losestimados para la actividad. Cuando se tenga ms de un recurso
asignado, las unidades empleadas de cada uno de ellos se ponderarn
para establecer un avance.
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Pestaa Status: Muestra informacin sobre la duracin, fechas y unidades de recursos asignadasa una actividad.
Duracin de la actividad:Muestra la duracin originalestimada, das de ejecucin
transcurridos y faltantes y el
total de das empleados.
Fechas de Inicio y Fin:Muestra las fechas de
inicio y fin de la actividad
Avance:Muestra el avance
acumulado de la
actividad
Restricciones:Establece las restricciones para la
actividad, tales como fechas de
inicio o fin especficas.
Suspensin de Actividad:Establece un lapso en el que se
suspender la ejecucin de la actividad.
Slo se puede emplear en actividades
iniciadas y se permite slo una suspensin
de la actividad.
3.3.- Asignar Relaciones
Asignar relaciones entre actividades es lo que permite asignar secuencias para su ejecucin. Una
vez que se asignan se pueden calcular cules son las fechas del cronograma.
RELACIONES LOGICAS ENTRE ACTIVIDADES(RELATIONSHIPS)
Finish-to-start(Fin a inicio):
Finish-to-Finish(Fin a fin):
Start-to-Start(Inicio a inicio)
Start-to-Finish(Inicio a fin)
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Otros trminos que debemos revisar son:
Predecesores: Aquellas actividades que controlan el inicio o fin de una actividadsubsiguiente.
Sucesores: Aquella actividad cuyo inicio o fin depende del inicio o fin de otra actividadprecedente.
Las relaciones se asignan desde la pestaa Relationships Usar este lado para asignar
sucesoras.
Emplear el botn asignar para
agregar predecesores
Seleccionar la actividad de la
lista y confirmar con el botn
asignar en la barra lateral.
Cuando se asign un predecesor o sucesor, se puede cambiar tipo de relacin y lag o retardo:
Tipo de relacin Tiempo de espera
Lag (demora):Es una demora o un tiempo de espera entre una actividad y su sucesora. El retardo
puede ser positivo o negativo. Este es medido en las mismas unidades de planificacin
definidas para el proyecto (das,horas,semanas,etc.) y utiliza el calendario de la
actividad sucesora.
Ejemplo de un
retraso de 5 das
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FS + 5
iga imentaci n
Construccin Muros
05 Das de Fra uado del Concreto
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3.4.- Diagrama de Red
La vista de diagrama de Red permite ver las actividades conectadas con sus relaciones
lgicas y sirve principalmente para trazar la secuencia de ejecucin del proyecto
Para cambiar a la vista de Diagrama de Red, dar clic
sobre el botn Activity Network en la barra de
botones superior.
La vista cambiara a la siguiente:
Las actividades se representa como recuadros y cuyo
contenido y diseo para especificar. Las relaciones
con los dems actividades se muestran por las flechas
entrantes y salientes
En esta vista se pueden agregar actividades al igual que se hara en la vista de Diagrama de
Barras, as como asignarles propiedades y asignarles relaciones usando el mtodo grfico.
Para ajustar el tamao de la vista
del Diagrama de Red, aparecen los
botones zoom to fit que muestra
todo el diagrama de red(y que
aparece por defecto) y los botones
aumentar y disminuir zoom.
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Varias opciones de configuracin estn disponibles desde el men View para la vista de
Diagrama de Red, entre ellas cambiar el diseo de las cajas de actividades:
Para acceder a las opciones
ingresar al men View-Activity
Network- Activity Network
Options.
Al igual que se pueden tener
varios layouts, se puede
contar con varios diseos
para los cuadros de
actividades
Para modificar un diseo, dar clic
en el botn Box Template
En la lista se agregan o cambian los
campos de informacin que se
mostrarn en el diseo
Como ejemplo, si se quisieramostrar el % de avance junto al
nombre de la actividad,
Tendramos el siguiente diseo
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Para entender mejor el concepto del diagrama de Red y de cmo son realizados los
clculos por el Primavera Proyect Planner, resolveremos el siguiente ejemplo:
Creamos el siguiente Cuadro de Actividad del Diagrama de Red:
Nomenclatura:
Si se desea entender mejor el concepto de programacin, memorizar y/o practicar las
siguientes formulas.
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t
ES Ht EF
LS Ht LF
ID
DD
NOMENCLATURA PRIMAVERAID: Identificador o Cdigo de la tarea ACT:Activity ID
t: Tiempo de Programacin OD:Original duration
DD: Descripcin de la Actividad DES:Activity description
ES: Early Start (Inicio Temprano) ES:Early Start
EF: Early Finish (Final Temprano) EF:Early Finish
LS: Late Start (inicio Tardo) LS:Late Start
LF: Late Finish (Final Tardo) LF:Late Finish
HL: Holgadura Libre FFL:Free float
Ht: Holgadura Total TF:Total float
Tt: Tiempo Tecnolgico Lag
NOMENCLATURA GENERAL
EF = ES + t - 1 (En la misma Tarea)
ES = EF (Predecesora) + Tt + 1
LS = LF - t + 1 (En la misma Tarea)
LF = LS (Sucesora)-Tt-1
HL = ES (sucesora) - EF - Tt - 1
Ht = LF - EF
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Ejemplo: realizar el clculo de red.
Clculo hacia delante (Forward Pass)
Ejecutar un clculo hacia adelante para determinar fechas tempranas y duracin delproyecto. Cuando concurren ms de una predecesora se toma el mayor valor ES
Clculo hacia atrs (Backward Pass)
Ejecutar un clculo hacia atrs para determinar fechas tardas.
En la ltima tarea LF = EF
Cuando una actividad tiene ms de una sucesora se toma el menor valor LFyHL
Ya definidos el clculo hacia adelante y hacia atrs, seguir los siguientes pasos:
1. Ejecutar un clculo hacia adelante para determinar fechas tempranas y duracindel proyecto.
2.- Cuando concurren ms de una predecesora se toma el mayor valor ES.
3.- Ejecutar un clculo hacia atrs para determinar fechas tardas.
4.- En la ltima tarea LF=EF.
5.- Cuando una actividad tiene ms de una sucesora se toma el menor valor LF y HL.
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Tt = 5d5 4
DDD GGG
3
4 3 3
5 EEE HHH JJJ
4
3 2FFF III
Tt = 3d
10
4
5
6
7
8
9
1
AAA
3
CCC
2
BBB
t
ES Ht EF
LS Ht LF
ID
DD
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3.5.-Asignar Restricciones(Constraints)
Las restricciones son imposiciones para condiciones que no se pueden obtener con lasrelaciones lgicas, como por ejemplo una fecha de llegada de un equipo comunicada
por proveedor. Las restricciones se asignan en la pestaa Status de cada actividad:
Se pueden asignar 2 restricciones por actividad
Para asignar Constraints elegir untipo de la lista desplegable y luego
asignar una fecha en el casillero date.
Los tipos de restricciones disponibles en Primavera son:
Tipo de Restriccin Descripcin
Start On Establece una fecha en la que debe comenzar la actividad.
Esta actividad no tiene Holgura.
Start On or Before Establece una fecha dspues de la cual al actividad no puedecomenzar
Start On or After Establece una fecha a partir de la cual la actividad puedecomenzar
Finish On Establece una fecha en la que la actividad debe finalizar.Estaactividad no tiene holgura.
Finish On or Before Establece una fecha dspues de la cual la actividad nodeberia terminar.
Finish On or After Establece una fecha a partir de la cual la actividad deberiaterminar.
As Late As Possible La actividad comenzar lo ms tarde posible, no tendrholgura libre.
Mandatory Start Esta restriccin impide que la actividad tenga holgura y
divide el cronograma en 2 partes
Mandatory Finish Esta restriccin impide que la actividad tenga holgura ydivide el cronograma en 2 partes.
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3.6.-Asignar WBS y Activity Codes
El nivel del WBS se asigna por defecto al ingresar una actividad. Para cambiarlo:
Para cambiar el nivel del WBS, dar
clic para que aparezca el formulario.
Seleccionar el nuevo nivel del
WBS de la lista y usar el botn
asignar
Para que los Activiity Codes sean tiles para ordenar y filtrar, las actividades deben tenerasignados uno o ms cdigos segn sea necesario:
En la pestaa Codes,
dar clic en el botn
Assign
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Elegir el Activity Code y dar
Click dobre el botn Asignar
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3.7.-Crear notas sobre las actividades
Primavera permite mantener un registro de comentarios y notas sobre cadaactividad, que se pueden clasificar segn varios temas:
Para aadir una entrada, dar clic
sobre el botn Add y seleccionar un
tema de la lista.
Estas notas se pueden mostrar en el
cronograma
3.8.- Clculo del cronograma (Schedule).
Una vez creadas las actividades y asignadas las relaciones y las restricciones, el
programa debe calcular el cronograma.
Para ello usamos el comando Schedule del
men Tools o el botn en la barra deherramientas.
La tecla F9 ejecuta el comando Schedule de
forma abreviada.
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Escribir el Contenido de la Nota
despus de haber agregado un Tema
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Como consecuencia de haber realizado el clculo del cronograma obtenemos la ruta
crtica del proyecto y las fechas tempranas y tardas de la actividades.
Ruta crtica:
Es la cadena ms larga(en tiempo) de actividades dependientes.
La ruta crtica determina la duracin del proyecto. Cualquier demora en la ruta
crtica implica una demora en terminar el proyecto.
Early start-Inicio temprano en P6 (ES):
Es el mnimo de los posibles momentos de inicio de una actividad.
Early Finish Final temprano en P6 (EF):
Es el mnimo de los posibles momentos de trmino de una actividad.
Late start Inicio tado en P6( LS):
Es el mximo de los posibles momentos de termino de una actividad, con el
que la duracin de ruta crtica no vara.
Late Finish- Final tardo en P6 (LF)
Es el mximo de los posibles momentos de trmino de una actividad, con el que
la duracin de la ruta crtica no vara.
Holgura libre en P6 (FF):
Es el tiempo mximo en que se puede incrementar la duracin de una
actividad y/o demorar su inicio sin modificar los tiempos de inicio temprano de
las actividades sucesoras.
Holgura total en P3(TF):
Es el tiempo mximo en que se puede incrementar la duracin de una
actividad y/o demorar su inicio sin incrementar la duracin de la ruta crtica.Es igual a: LS ES LF EF.
Si se incrementa la duracin de una actividad en la magnitud de su holgura
total , entonces aparecer una nueva ruta crtica.
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CAPITULO 4
LAYOUTS Y FILTROS
4.1.- Generar Layouts4.2.- Formato del Layouts4.3.- Ordenando las actividades4.4.- Formato de tabla de actividades4.5.- Formato de barra de actividades
4.6.- Formato de escala de tiempo4.7.- Filtros
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4.1. Generar Layouts
LayoutsLos layouts son plantillas que se establecen para la combinacin de formatos de los
elementos que aparecen en pantalla, tales como las barras de actividades,
columnas de informacin, combinaciones de colores, ordenamiento de
actividades, etc, de manera que se pueden utilizar nuevamente.
Layout actual
Las operaciones de
layouts tales como
guardar(Save) o Abrir
(Open) estn disponibles
tanto desde el men
View como desde la
ventana principal.
Para grabar un nuevo layout:
Dar un nombre al layout
Indicar para que usuarios
estar disponible el layout
Cilc Save para terminar
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Para abrir un nuevo layout:
Para cargar un layout, acceder a laopcin Open en la barra de Layout.
Elegir un layout de la lista y dar
clic en Open para que el mismo se
aplique al Proyecto
Se pueden importar y exportar
layouts desde otros proyectos o
usuarios.
Segn sea el caso se pedir crear
o elegir un archivo de extensin
plf.
4.2.- Formato del Layout
Los aspectos que se pueden modificar
estn disponibles desde el men
desplegable Layout o desde la barra de
herramientas
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4.3.- Ordenando las actividadesPara ordenar y agrupar las actividades del proyecto se puede usar tanto el
WBS como los Activity Codes, as como los campos de la tabla de actividades.
Para ello usamos el comando Group and Sort
del men View o el botn en la barra
de herramientas.
Por defecto el programa agrupa las
actividades por WBS
Marcar cuando senecesitan
resmenes en
cada nivel del
WBS
Para agrupar por Activity Codes:
Reemplazar WBS en la
lista Group By por los
cdigos en el orden que
se desean agrupar
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Marcar cuando se quiera
mostrar solo resmenes a
nivel del WBS
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Cuando se ha establecido como se han de agrupar las actividades, se puede
especificar bajo que criterios se van a ordenar dentro de cada grupo creado:
Dar clic sobre el botn
Sort para que aparezca
el siguiente formulario
Para agregar ms
criterios a la lista,
dar clic sobre Add
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Para elegir que propiedad se usar
para ordenar las actividades, elegir un
campo de la lista desplegable.
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4.4.- Formato de tabla de actividadesPara modificar la combinacin de colores de la tabla de actividades se ingresa al
formulario Group and Sort
Para cambiar el formato
de las bandas resumen en
que se agrupan las
actividades, dar doble clic
sobre el nivel que se
requiere modificar.
Se abre el cuadro demodificacin.
Para modificar el tipo de letra y el
ancho de las filas de la tabla de
actividades, dar clic derecho sobre
cualquier lugar de la tabla de
actividades.
Seleccionar la opcin Table Font and
Row del men que aparece
Opciones de formato para el texto y
color de fondo de las actividades
Para cambiar el alto de la fila se
puede elegir ajuste
automtico(Optimize height) o un
valor fijo.
Para fijar la altura actual de lasfilas, marcar la casilla Keep
Current Row Heights.
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Para cambiar las columnas de la tabla de
actividades:
Las columnas se pueden
modificar desde el men
desplegable Layout o desde
barra de herramientas
Lista de todos los
campos disponibles
para usar como
columnas
Lista de las
columnas de
la tabla
Para cambiar el texto de la
cabecera de la columna dar clic
en el botn Edit Column
Para cambiar las columnas de la tabla
de actividades, usar los botones con
las flechas para mover los campos de
una lista a otra
Usar las flechas
para ordenar la lista
Cuando se edita una columna de la tabla:
Ingresar el nombre que se
mostrar para la columna
Indicar ancho de la
columna y alineacin
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4.5.- Formato de barra de actividadesEl formato de barras ayuda a visualizar los distintos escenarios de la programacin, como
barras tempranas, barras tardas o barras del programa meta.
Usamos el comando Bars del men
desplegable o el botn en la barra de
herramientas.
Aparece el formulario de formato de barras:
Marcar las barras que sern visibles
Lista de barras disponibles
Usar para agregar barras a la
lista o realizar operaciones
como eliminar o copiar
Usar para cambiar el formato de las barras
Si se tienen varias barras para una actividad(por ejemplo la baseline) se
puede especificar el orden vertical que tendrn.
Bar Neck SettingsEn la pestaa Bar Settings, se pueden activar las casillas
para mostrar los periodos no laborables como
segmentos estrechos en barras
.Calendar nonwork time mostrar cuellos para los
das no laborables del calendario
.Activity nomwork intervals mostrar cuellos para los
periodos en que una actividad se suspenda.
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Las barras tambin pueden mostrar informacin de cualquier campo de la actividad, incluyendo
anotaciones en el notebook:
Lista de informacin a
mostrar de la barraClic en Add para
agregar un campo
Indicar la ubicacin
del texto respecto a
la barra
Seleccionar un campo de la lista. Se
pueden ver las diversas categorias de
anotaciones(notebooks) estn
disponibles en la lista
En el caso que se deseen hacer notificaciones de los textos de todas las barras, como
podra ser mostrar las fechas de inicio y fin en lugar de la descripcin de la actividad, se
usa la barra Current Bar Labels.
Cuando se necesitan crear nuevas barras:
Aparece la nueva barra para ser configurada.
Se le debe asignar un nombre
Dar clic sobre el
botn Add
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Elegir el conjunto de fechas que se usarn paramostrar la actividad en el diagrama Gantt
Establecer filtros que aplicarn
4.6- Formato de escala de tiempoEl formato de barras de ayuda a visualizar los distintos escenarios de la
programacin , como barras tempranas, barras tardas o barras del programa meta.
Para ello usamos el comando Timescale
del men desplegable o el botn
en la barra de herramientas.
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Establecer cuantos niveles tendr la escala
Indicar la fecha de inicio
de la escala
Elegir una fuente y el
color de la escala
En Date Interval, se indica
las unidades de tiempo que
se emplearn en la escala
Seleccionar Show Ordinal Dates para
mostrar una escala numrica correlativa
En el intervalo se indica si la escala ser
en das, semanas o meses.
Existen varias fechas predeterminadas
disponibles, pero para elegir una fecha
cualquiera se usa Custom Date
Las fechas predeterminadas son:
PS-Fecha de inicio del Proyecto
PF-Fecha de fin del Proyecto
DD-Fecha de corte
CD-Fecha actual
CW-Semana actual
CM-Mes actual
Se puede indicar a partir de estas fechas undesfase, por ejemplo + 2d o -2W
La escala de tiempo se puede ajustar directamente en el rea de las barras de Gantt:
Ubicando el puntero en la parte superior de la escala y manteniendo presionado el
botn derecho, se puede desplazar la escala hasta que se muestre las fechas deseadas.
Al hacerlo en la parte inferior se puede reajustar la escala de tiempo.
El mouse cambia de forma a para
desplazar la escala y a para reajustarla.
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4.7.- FiltrosLos filtros son funciones que permiten seleccionar actividades que cumplan con un
criterio o con una combinacin de criterios. Como ejemplo, filtrar actividades paragenerar un programa de tres semanas.
Para ello usamos el comando
Filters del men desplegable o el
botn en la barra de
herramientas.
Marcar para desactivar todos los filtros y
mostrar todas las actividades
Elegir si deben cumplirse con los criterios de todos
los filtros seleccionados (All filters) o que baste con
que cumplan el criterio de un solo filtro(Any filter)
Marcar los filtros que
se deseen aplicar
Para aplicar los filtros
seleccionados, dar clic
en Apply
Para agregar filtros usar elbotn New.
Para eliminar o copiar
filtros emplear los
botones Delete, Copy y
Paste.
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Cuando se crea un nuevo filtro o se modifica uno existente, aparece la ventana para
indicar los criterios para filtrar:
Nombre del filtro
Definir los parmetros del filtro
Para agregar proposiciones
dar clic sobre el botn Add.Para definir una proposicin es necesario lo siguiente:
Usar parmetro
para seleccionar
uno de los campos
disponibles
Seleccionar una proposicin de la listaIndicar un valor para la
proposicin. Si la proposicin
menciona un rango, elegir un
valor mnimo y mximo.Se pueden crear filtros con ms de una proposicin:
La lista desplegable bajo Parameter
tiene 2 opciones:All of the following
Any of the following
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Es igual a
Es mayor que
Es mayor o igual que
Es menor que
Es menor o igual que
No es igual a
No se encuentra en el rango
Se encuentra en el rango
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La opcin All of the following indica que una actividad debe cumplir todas las
proposiciones debajo de ella. La opcin Any of the following se usa como una
actividad debe cumplir cualquiera de la proposiciones incluidas en el filtro.
Filtros Multiples:Se refiere a la creacin de filtros ms complejos, para lo cul se necesitara agregar
ms niveles con ms criterios.
Para aumentar un nivel al filtro, en la
lista de parmetros disponibles
seleccionar All of the following o Anyof the following.
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CAPITULO 5
CRONOGRAMA CON RECURSOS
5.1.- Definicin de Recursos5.2.- Asignar Recursos5.3.- Agregar Cuentas de Costos(CostAccounts)5.4.- Crear Roles5.5.- Asignar roles5.6.- Asignar recursos a roles
5.7.- Tablas y Grficos de Uso deRecursos
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5.1.-Definicin de Recursos
Entorno RecursosEl entorno Recursos introduce el Resource Breakdown Structure (RBS), un esquema
ordenado de todos los recursos materiales y el personal con el que dispone la
compaa.
Desde este entorno se puede controlar como estn asignados los recursos en los
diferentes proyectos.
Para ingresar al entorno
Recursos, clic en el icono
de la barra de directorio o
desde el men Enterprise
Operaciones con
recursos:Crear, copiar,
mover y eliminar
Para indicar recursos, ubicarse en el nivel donde se desea ingresar el nuevo
recurso y presionar la tecla Insert o dar clic sobre el botn Add
en la barra lateral derecha.
Listado de Recursos
Asignar un ID, un
nombre del recurso y
un tipo de recurso:
Labor, Nom Labor o
Material.
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Para establecer la informacin de los recursos, usamos las pestaas ubicadas en la parte inferior de
la interfaz. Las pestaas que son necesarias revisar durante el planeamiento del proyecto son las
siguientes:
Pestaa General: Muestra la informacin sobre el cdigo y descripcin de los recursos.
Cdigo y Nombre del Recurso
Informacin de contacto cuando el recurso son personas
Pestaa Details: Registra tipo de recurso, factores de sobre tiempo, calendario derecurso y disponibilidad de recurso.
Tipo de Recurso:Los tipos de recursos que se pueden asignar son:
Labor: corresponde a recursos contabilizados enHoras Hombre.
Nom Labor: para recursos contabilizados enHoras Mquinas.
Material: para los materiales, se debe asignaruna unidad (unit of measure)
Calendario del recurso, usadopara indicar su disponibilidad.
La cantidad por defecto
de un recurso que se
asigna a una actividad.
Para aquellos recursos que se
considere sobrecosto por horas extras,
marcar la casilla Overtime Allowed e
indicar el factor de sobre costo.
Para relacionar el % de avance y la
cantidad de recursos empleados marcar
la casilla Auto Compute Actuals
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5.2.- Asignar Recursos
Al usar el botn Add Resource se abre el siguiente formulario:
El formulario contiene
una lista de todos los
recursos disponibles.
Para asignar uno o mas
recursos marcarlos en la
lista y dar clic sobre elbotn Assign
Una vez asignados los recursos, se establecen algunos otros atributos de la actividad,
como la cantidad de recursos asignados, si pertenecen a una cuenta de control, si
usar alguna curva de distribucin en el tiempo e informacin que se actualizar
durante la etapa de seguimiento del proyecto:
P6 distribuye los recursos de manera lineal en
el tiempo. Para cambiar de distribucin elegir
de lista disponible bajo el campo Curve
La cantidad del recurso prevista
para una actividad se debe indicar
en campo Budgeted units.
Si se manejan cuentas de control separadas, por ejemplo para mano
de obra y equipos, se indica a cul pertenecer el recurso asignado.
Propiedad Intelectual de A&A Professional 55
Para agregar recursos a las
actividades podemos hacerlo desde
la pestaa Resources de cada
actividad o el botn en la barra
de botones derecha.
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5.3- Agregar Cuentas de Costos (Cost Accounts)
Las cuentas de costos se emplean para agrupar los costos y los recursos asignados adiversas actividades
Se pueden crear Cost Accounts
desde el men Enterprise, con el
comando Cost Accounts
Se abre el siguiente formulario:
Para
agregar un
Cost
Account,
ubicarse en
un nivel del
esquema
de cuentas
y dar clic
sobre Add
Se puede reubicar un Cost Account
usando las flechas para desplazarlo
a travs del esquemaAsignar un cdigo y un nombre al
Cost Account
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5.4- Crear Roles
Primavera 6 cuenta con una funcin que permite definir habilidades o
descripciones laborales para asignarlas a las actividades hasta que se asigne
un individuo especfico que desempear ese rol.
Se abre el siguiente formulario:
Para agregar un Role, ubicarse
en un nivel del esquema de
cuentas y dar clic sobre Add.
El nombre del rol y su cdigo
pueden modificarse desde el
mismo rbol desde la pestaa
General
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Se pueden crear los roles desde el
men Enterprise, con el comando
Roles
Se pueden asignar hasta 5 costos unitarios a un rol que pueden usarse para estimar y
predecir el flujo de caja de un proyecto antes que el recurso final sea asignado a la
actividad.
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Marcar para
asegurar que los
costos se recalculen
cuando haya algn
cambio en las
cantidades asignadas
Ingresar los precios
unitarios que estarn
disponibles paracada uno de los roles
5.5.- Asignar roles
Los roles se asignan desde la pestaas Resources para cada una de las actividades.
Dar clic sobre el botn Add Role,
se abrir un formulario donde
puede elegir el rol a asignar
Para que los roles se muestren en la tabla de recursos, se debe
modificar la tabla para que aparezca el campo Role Name, para
ello:
Dar clic derecho sobre cualquier
nombre del campo
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Dar clic sobre el
botn Assign para
terminar
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Buscar en la lista de la izquierda el campo Role Name yagregarlo con la flecha a los campos de la tabla en la lista
derecha. Presionar OK para terminar
La asignacin de cantidades por ejemplo HH se hace de la misma manera que los
recursos
5.6.- Asignar recursos a Roles
Cuando se define el individuo que desempear uno de los roles asignados a una
actividad, se pueden indicar esto asignndolo en P6.Primero, se debe definir que individuos o recursos pueden desempear un rol, a
manera de biblioteca. Por ejemplo, para el puesto de Jefe de Oficina Tcnica tener
una lista de todos los ingenieros que pueden ocupar ese cargo.
Para crear la biblioteca de recursos
de un rol, dar clic en el botn
asignar y elegir en el formulario
que aparece los recursos de la lista.
Propiedad Intelectual de A&A Professional 59
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Luego se indica que recurso desempear el rol asignado:
En la pestaa Resources de una
actividad , dar clic sobre elbotn Assign by Role y elegir el
recurso de la lista que aparece
con los recursos disponibles
para ese rol
5.7.- Tablas y Grficos de Uso de Recursos
Con recursos asignados a las actividades existen varias vistas que permiten ver la
distribucin de los recursos en el tiempo.
Activity Usage Spreadsheet.
Muestra una tabla con la distribucin de
recursos de cada actividad
Activity Usage Profile. Muestra la
distribucin de los Recursos asignados
a una actividad en un histograma
Estas vistas se muestran en el rea inferior, con la lista de actividades en la
seccin izquierda y la distribucin de recursos en la derecha:
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La tabla muestra
varios campos
para cada una de
las actividades.
La lista de campos disponibles (izquierda)puede mostrar los valores
acumulados (Cumulative) o del periodo (Time Interval)
La vista Activity Resource Profile tambin muestra grficamente el uso de recursos
en un periodo (barras) y/o el uso acumulado de recursos para ese periodo(curva S)
Seleccionar para mostrar los
recursos del proyecto o slo las
actividades seleccionadas.
Propiedad Intelectual de A&A Professional 61
Para cambiar la informacin
mostrada de los recursos, dar un clic
derecho y elegir la opcinSpreadsheet Fields
Seleccionar la Lista de Campos
disponibles (Izquierda) los campos
a mostrar en la tabla (Derecha)
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Para cambiar las grficas
mostradas, dar clic derecho yelegir la opcin Activity Usage
Profile Options
Elegir que recursos se mostrarn:
Mano de Obra (labor)y/o Horas
Mquina (non Labor)
Seleccionar si el valor a
mostrar ser costo o
unidades de recursos
Se pueden mostrar el
uso de recursos en un
periodo (By date) y/o el
uso acumulado de
recursos para ese
periodo(Cumulative)
Marcar para mostrar
las curvas de Valor
Planeado y Valor
Ganado
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CAPITULO 6BASELINES
6.1.- Crear y asignar un Baseline
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6.1.- Crear y asignar una lnea base
Una vez que se ha terminado la planificacin del proyecto, es decir, se ha definido losperodos de duracin, los recursos y las secuencias de las actividades, se crea un
baseline que mantendr esta informacin original y servir para comparar el avance del
proyecto.
Para crear y administrar los baselines de
un proyecto, ingresar a la funcin
Maintain Baselines del men Projects.
Se abrir un formulario que muestra losbaselines disponibles para el proyecto
Para agregar
baselines dar clic
en botn Add
Se puede crear baseline
usando el proyecto en
su estado actual con la opcin Save acopy of the current project
Si otro proyecto o una
copia previamente realizada
se usar como baseline,
seleccionar la segunda
opcin (Convert another
Project a new baseline), lo
cual abrir un formulario
donde se prodr
seleccionar tal proyecto
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Despus de creadas los baselines, hay que asignar cules se emplearn en el
proyecto.
Para asignar los baselines, acceder al
men Project y usar el comando
Assign Baselines
Asignar los baselines de la
lista desplegable. En la
lista se mostrarn los
baselines que se hubieran
creado en el formulario
Maintain Baselines
Por defecto, si no se asigna un Baseline al proyecto, Project Baseline y el user Primary
Baseline se igualan al cronograma y cambiar cada vez que se actualice el mismo.
Para que se muestre en el rea del diagrama de barras una vez asignado el baseline
se debe indicar como visible en el formulario Bars.
Marcar la casilla
Display al costado
de los baselines
que se desea
mostrar
La barra se muestra con el formato por defecto (barra amarilla inferior ) pero se
puede adecuar su formato en Bar Style.
En la pestaa Settings del
entorno Projects se debeindicar cul baseline se
emplear para establecer el
avance programado al usar
la tcnica del Valor Ganado
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SEGUIMIENTO Y
CONTROL
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CAPITULO 7
ACTUALIZACIN DEL AVANCE
7.1.- Actualizacin del Cronograma
7.2.- Actualizacin del Avance (Update)7.3.- Configuracin de Opciones deRecursos7.4.- Efectos del tipo de actividades enel clculo de recursos
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7.1.- Actualizacin del Cronograma
Para actualizar el cronograma de manera efectiva y mantener registro de losdesempeos del proyecto, se recomienda seguir el siguiente ciclo de actividades:
7.2.- Actualizacin del Avance (Update)
La actualizacin del avance corresponde a ingresar el estado del proyecto a medida
que se desarrolla, eso implica indicar el progreso y los recursos empleados desde la
ltima actualizacin.
El Data Date establece la fecha de la
ltima actualizacin y es la principal
herramienta para este paso.
Por defecto, el data date inicial es la
fecha de inicio del proyecto
Para realizar una actualizacin,
desplazar la lnea del data date hasta
la nueva fecha de corte.El periodo a actualizar se mostrar
como resaltado de amarillo
Una vez indicada la fecha,
se actualiza el estado del
proyecto.
Para ello usar el comandoUpdate progress del men
Tools.
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SCHEDULE
STOREPERIODO
PERFORMANCE
UPDATE
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Aparece el siguiente formulario :
Se muestra la fecha de la ltima
actualizacin y de la que ser lanueva fecha de corte
Dar clic en Apply para
que los cambios sean
efectuados
Si solamente se desea actualizar
el progreso de algunas
actividades, se puede seleccionar
estas y marcar la opcin Selected
activities only
Una vez aplicado Update Progrees, Primavera considera que el programa se ha desarrollado tal
como se haba planificado, es decir, las fechas de inicio y fin de actividades que se han cumplido y
el avance obtenido ha sido el esperado.
Corresponde indicar la informacin real del estado del proyecto.
En la Pestaa Status
La casilla marcada indica que la
actividad ha iniciado en la fecha
indicada
Si la actividad no ha iniciado, se
desmarca la casilla. Lo Mismo aplica
para la casilla de la fecha de trmino
Para cambiar las fechas de inicio y fin, dar
clic sobre el botn al lado de la fecha e
indicar la fecha.
Al cambiar la fecha de trmino se recalcula
automticamente la duracin
Actualizar la cantidad de das faltantes
(Remaining) para terminar la actividad.
Al cambiar la duracin se recalcula la
fecha de trmino
Indicar el %
avance alcanzado
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Cuando se tiene que paralizar actividades por un lapso:
Para indicar el lapso en que se
paralizarn las actividades, dar clicen el icono junto a las casillas
Suspend(Inicio de paralizacin) y
Resume (final de la paralizacin) e
indicar dichas fechas
Cuando se controla el avance de actividades por hitos.P6 dispone de una medida
equivalente llamada steps:
Para agregar hitos dar
clic sobre el botn AddIndicar el peso de
cada uno delos hitos
Indicar el porcentaje
completado de cada hito
Por ejemplo, para el montaje de bombas se tienen 3 hitos que corresponden 10 % al
tranporte,50% al montaje y 40% a las pruebas. Si en una actividad se deben realizar
Montaje de 2 bombas y se ha Montado 2, se colocar 100% en el hito Montaje.
Se pueden crear y almacenar plantillas con steps para
asignarlos luego:
Para asignar, dar clic en Add from
template y elegir una plantilla de la lista
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En Primavera, la cantidad de recursos obedecen a la siguiente expresin:
Actual Units + Estimate to complete (ETC) = At Completion Units
Donde Actual Units son las unidades de recurso empleadas acumuladas hasta la actualizacin,
Estimate to Complete son las unidades que quedan por gastar y At Completion Units son el total
de las unidades que se estima sern empleadas hasta el final de la actividad.
El campo Budgeted Units son las unidades de recurso del presupuesto; el campo At Completionser igual a Budgeted Units al inicio de la actividad.
El campo Actual this Period Units hace referencia a las unidades de recurso empleadas entreactualizaciones.
La actualizacin del uso de recursos se realiza en la pestaa Resources:
Colocar la cantidad de recursos
empleados en el periodo en el campo
Actual This PeriodLa cantidad de recursos acumulada se
ingresa en el campo Actual Units
Al actualizar uno de los campos Actual Units o Actual This Period Units, el otro se actualiza de
forma automtica.Propiedad Intelectual de A&A Professional 71
Se pueden crear plantillas de steps desde el men Enterprise Activity Steps
Templates.
Para que P6 reconozca los
activity steps al momento de
calcular el avance, marcar en la
pestaa Calculactions del
entorno Projects
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7.3.- Configuracin de Opciones de Recursos
P6 tiene varias opciones de configuracin que afecta como maneja los clculos de
costos y recursos. Las principales se pueden establecer desde el entorno Projects y
desde las preferencias de usuario en el men Edit.
Pestaa Calculation en el entorno Projects:
Proyecciones de unidades y costos
Add actual to remaining: Calcula el At Completion Units sumando las unidades reales(Actual Units) y la cantidad presupuestada que corresponde al % de avance restante
de la actividad.Substract actual from at completion: Mantiene el At Completion Units y calcula lascantidades restantes por diferencia con la cantidad real (Actual Units)
Estima un valor real para
las unidades y los costos
cuando se actualiza el %de avance
Relaciona las unidades reales para calcular los costos reales.
Iguala el estimado final al
presupuesto para todas aquellas
actividades que no hayan iniciado
Marcar para que al asignar
recursos nuevos a una
actividad en marcha, se
conserven los registros
hasta la fecha en vez derecalcular todo lo asignado
anteriormente.
Propiedad Intelectual de A&A Professional 72
User Preferences en el Men Edit
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7.4.- Efectos del tipo de actividades en el clculo de
recursosEl tipo de duracin que se haya asignado a una actividad determina como
cambian las variables cuando P6 hace los clculos relacionados con recursos.
Unidades de recurso =(Unidades / tiempo)* duracin de actividadUnits= (Units/time)*duration.
Para actividades en progreso, toma la forma:
Unidades restantes = (Unidades/tiempo)*duracin faltante
L a siguiente tabla resume los efectos en los clculos de recursos:
Tipo de Duracin Cambio deUnits
Cambio enDuracin
Cambio en Units/Time
Duration & Units
constantes
Cambio en
Units /Time
Cambio en
Units / Time
Cambio en Units
Duration &Units/ Timeconstantes
Cambio en
Units / Time
Cambio en
Units
Cambio en Units
Units constantes Cambio enduracin
Cambio en
Units / Time
Cambio en
duracin
Units/ Timeconstantes
Cambio en
duracin
Cambio en
Units
Cambio en
duracin
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CAPITULO 8
CAMBIOS AL CRONOGRAMA
8.1.- Actualizacin delPrograma(Schedule)8.2.- Almacenar la informacin delPeriodo(Store Period Performance)8.3.- Actualizacin del Baseline
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8.1- Actualizacin del Programa(Schedule)Con el estado del proyecto correctamente actualizado, se comienza programar los
cambios a la planificacin. Esta etapa es similar a elaborar la planificacin inicial e implica:o Agregar y disgregar actividades.
o Cambiar fechas, duraciones y relaciones lgicas de actividades.
o Asignar nuevos recursos o modificar la cantidad de recursos asignados a las actividades.
Existe sin embargo un efecto que considerar cuando la sucesora de una actividad inicia
antes de lo que determina la lgica del diagrama de redes:
Por defecto se mantiene el final
que resultara de mantener la
lgica de la red, esto generavacios en las barras.
Para anular ste tipo de resultados, debemos cambiar opciones del comando Schedule:
En la ventana del comando Schelude,
dar clic sobre el botn Options
En el formulario Schedule Options,
cambiar Retained Logic por Progress
Override. El efecto al recalcular el
cronograma es la eliminacin de
esos vacios generados en las barras
8.2.- Almacenar la informacin del Periodo (StorePeriod Performance)Para mantener un registro del avance ingresado en cada periodo de actualizacin el
Primavera dispone del comando Store Period Performance.Cuando no se emplea Store Period Performance la cantidad de recursos empleados se
distribuye uniformemente durante la duracin de la actividad, en vez de registrar la
cantidad empleada en cada periodo.
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Para mantener registros de los periodos, debe crearse
primero un equivalente financiero. Para ello ingresar al
men Admin y dar clic en Financial Periods
Dar clic en Add en
el formulario que
aparece y luego
indicar las fechas
del nuevoperiodo.
De preferencia el
periodo debe
coincidir con los
periodos de
actualizacin de
avance
Una vez definidos los Financial Periods se puede almacenar el avance y los recursos
usados hasta esa fecha de corte.
Ir al men Tools y dar clic sobre Store Period Performance
Almacenar con Store NowIndicar a que periodo corresponde
la informacin que se almacenar
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8.3.- Actualizacin del BaselineCuando se hayan producido cambios en la programacin, se crea un nuevo baseline de la
misma manera que se cre el baseline original. Pero si se desean hacer slo algunos cambiosa un baseline existente, empleados la opcin Update.
Para ingresar al formulario de
actualizacin de baselines ir al
men Project- Maintain Baselines
Como un proyecto puede tener
varios baselines, seleccionar de la
lista aquel que se actualizar
Por defecto se actualizan todas las actividades, pero se puede
aplicar un filtro para seleccionar actividades segn un criterio
Con un baseline seleccionado, dar clic
en el botn Update
Para incluir
actividades
nuevas y
eliminar
aquellas
eliminadas,
marcar estas
Checkboxes
Para actualizar aquellas actividades que ya
existan en el baseline, marcar este checkbox. El
botn update options abre un nuevo formulario
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Marcar los checkboxes con la
informacin que se desea actualizar enel baseline para actividades existentes
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CAPITULO 9
EMISION DEL CRONOGRAMA
9.1.- Resumen de Cronograma
9.2.- Imprimir
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9.1.- Resumen del Cronograma
Con frecuencia es necesario mostrar el cronograma de manera resumida,podemos lograrlo activando la opcin desde el comando Group and Sort:
Asegurarse que la casilla de Show
Summaries Only est marcada.El
resultado se muestra lineas abajo
Otra manera de obtener cronogramas resumidos es seleccionar un nivel especfico al
cual se quiere el resumen:
Usando los botones de colapsar y expandir
se puede resumir niveles
especficos
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En el men View,
clic en comando
Collapse to. En el
formulario que
aparece, indicara que nivel se
quiere resumir el
cronograma
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9.2. Imprimir
Para establecer la presentacin de una impresin de un cronograma de P6 se usan lasopciones disponibles desde la vista de Presentacin Preliminar.
Para ingresar a la vista de Presentacin
Preliminar, ir al men File Print
Preview o con el botn de la
barra de herramientas
Las opciones de impresin estn disponibles desde los botones
de la herramientas, principalmente en la opcin Page Setup:
En la pestaa Page se define:
La orientacin
La escala, que puede ser un porcentaje (Adjust to % normal size), ajustar a un
nmero de pginas horizontales y verticales (Fit to x pages Wide By y Pages Tall) o
ajustar la escala de tiempo a un nmero de pginas horizontales (Fit timescale to x
pages Wide)
El tamao del papel
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En la pestaa Margins se
establecen losmargenes:
En la pestaa Header se define el diseo para el encabezado:
Indicar el nmero de secciones
para el encabezado
Indicar en cuales pginas se
mostrar el encabezado
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Agregar la informacin que se mostrar
en cada seccin. Se pueden insertarcampos predeterminados (nombre del
proyecto por ejemplo)desde la lista en la
parte inferior del formulario
Indicar el tipo de contenidopara las secciones. Puede ser
una leyenda, una imagen, texto
o una caja de revisiones
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En la pestaa Footer se define el diseo para el recuadro al pie de pgina. Para crear
el diseo se procede de la misma manera que para el encabezado:
En la pestaa Options se establece que informacin del cronograma se mostrar:
Indicar en el inicio y fin del
periodo que se mostrar
en la seccin del Diagrama
de Barras
Marcar el contenido que se desea
aparezca en la impresin. Sepuede elegir que no se muestre la
seccin del Diagrama de Barras o
que no se muestre la tabla con los
detalles de las actividades
Finalmente,
para imprimirel cronograma
ir al men File -
Print
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CAPITULO 10
UTILITARIOS
10.1.- Exportar Archivos
10.2.- Importar Archivos
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10.1.- Exportar Archivos
Al igual que en versiones anteriores, P6 permite migrar la informacin del proyectohacia otros formatos:
Mantiene compatibilidad con P6 al permitir exportar hacia esta versin.
Se puede exportar a una Hoja de Clculo Excel, aunque se ha perdido la
compatibilidad con archivos WK1.
Si se tiene MS Project instalado, permite exportar archivos a formato MPP
Adicionalmente se puede exportar un proyecto completo como un solo archivo de
extensin XER.
Antes de iniciar el proceso de exportacin se debe tener el proyecto abierto
Para exportar un proyecto, ir al men
File y dar clic sobre Export. Se abre el
formulario para exportar los archivos
Elegir en que tipo de archivo se exportar
el proyecto y dar clic sobre Next
Dependiendo el tipo de archivo las opciones pueden variar un pocoPara archivos tipo XER:
Seleccionar si se importar el
proyecto completo o solo los
recursos o roles
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Marcar el proyecto a
exportar de entre los
proyectos abiertos
Para archivos tipo XLS:
Marcar el tipo de informacin que seexportar.
Para cada casilla marcada se crear una hoja
distinta en el libro Excel al que se exporte.
Seleccionar el proyecto a exportar
Seleccionar una
plantilla para el
archivo de Excel
Para agregar o modificar una
plantilla usar los botones
inferiores del cuadro
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Designar una ruta y un
nombre para el archivo
a exportar.Para terminar dar clic
sobre finish
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Cuando se modifica o se agrega una plantilla, es necesario indicar que columnas
aparecern en las hojas del Libro de Excel
Asignar nombre a la plantillaPara cada tipo de informacinque se halla elegido exportar,
se puede crear un juego
diferente de campos a mostrar
Aadir de la lista de campos disponibles (izquierda) aquellos
que se mostraran a la lista de campos seleccionados (derecha)
Designar una ruta y un
nombre para el archivo
a exportar
Para terminar dar clicsobre Finish
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10.2.- Importar ArchivosPara importar archivos hacia el P6, se repite un proceso similar al de exportacin
Acceder al men File y
dar clic sobre Import.
Se abre el formulario
donde se indica el tipo
de archivo a importar
Al igual que las exportaciones, la secuencia depender del tipo de archivo.
Para archivos tipo XER:
Nuevamente , se indica
primero que tipo deinformacin se importar
Luego se especifica cul
archivo XER se importar
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En la ventana de Opciones de
importacin, se debe elegir que accin
se realizar con el archivo a importar
-
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Estas acciones pueden ser principalmente.
Crear un nuevo proyecto con el archivo
Actualizar un proyecto existente (en este caso se indicaque proyecto se actualizar en el campo Import to)
Para archivos tipo XLS:
Primero se indica cual archivo XLS seimportar
Luego se especifica que tipo de
informacin se importar
En la ventana de Opciones se indica que