Download - Mengenal Event Organizing
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
1/56
Mengenal Event Organizing
At 21.56 // 0 Comments
By : Yogi Musthapa Kamil
Semua kita tentu saja pernah menyaksikan atau bahkan terlibat langsung dalam beragam
acara yang terjadi dalam kehidupan keseharian. Dari mulai rutinitas pribadi, acara TV, kawinan,
sunatan, acara kampus, konser musik, pameran, acara kenegaraan hingga acara acara yang
bersifat internasional. Tentu saja semuanya memerlukan sebuah penataan yang baik sehingga
akan mendatangkan hasil yang baik pula. Karena tidak sedikit jika acara-acara tersebut tidak
dikelola dengan baik, justru akan mendatangkan kerugian bagi para pelakunya. Banyak
diberitakan di media massa, ada yang sampai kehilangan nyawa karena konser musik yang ricuh
atau bahkan hanya pembagian dana zakat yang juga berakhir ricuh.Suksesnya sebuah acara sangat tergantung pada dari peran panitia atau bahasa
menterengnya event organizer. Kepiawaian sebuah tim event organizer tidaklah mudah dibentuk
begitu saja. Semuanya adalah gabungan dari kerja tim yang baik dan skill yang mumpuni
manakala menggelar sebuah event.
Ada sebuah hal yang unik dari event organizing (EO). Jika pada ilmu yang lain seringkali
kita temukan literatur yang jelas dan hampir seragam, pada EO justru sebaliknya. Selain literatur
yang kita temukan sedikit, ditambah dengan bahasannya yang boleh jadi berbeda, semuanya
berdasarkan teknik penyelenggaraan dan pengalaman. Itu semua tidak lain dan tidak bukan
disebabkan oleh karena ilmu EO merupakan ilmu lapangan yang diperoleh langsung dari
lapangan secara empiris.
A. Orang EO harus gede nyali
Menjalankan sebuah event tentu harus memiliki keberanian yang ekstra alias harus gede
nyali. Seorang EO harus berani menanggung resiko apapun terhadap sebuah acara yang
ditangani. Misalnya kita bertugas menyelenggarakan sebuah event wisuda jurusan, dari mulai
dekorasi, konsumsi, dokumentasi, pengisi acara, dan prosesi acara kita adalah orang yang
bertanggung jawab penuh dalam mengelolanya.
Acara tersebut harus berjalan dengan sukses, semua wisudawan, orang tua atau pihak
jurusan akan menaruh harapan besar terhadap acara kita. Bayangkan jika salah satu menjadi
cacat, misalnya hasil dokumentasi jelek atau sound system yang banyak noisenya, apa yang akan
http://dafaorganizer-solo.blogspot.com/2010/03/mengenal-event-organizing.htmlhttp://dafaorganizer-solo.blogspot.com/2010/03/mengenal-event-organizing.html -
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
2/56
kita lakukan ? apakah kita sebagai EO akan melemparkan kesalahan kepada tim atau setan ?
bukankah fotografer dan soundmannya kita yang milih ? Bagaimana misalnya dengan event-
event lain yang sampai mempertanggung jawabkan nyawa, misalnya dalam sebuah acara
outbound atau konser musik ? Disanalah dituntut nyali yang gede, skill yang mumpuni disertai
dengan rasa tanggung jawab yang besar sebagai seorang EO.
B. Kreativitas adalah ruh sebuah event
Ketika melihat Opening Ceremony Olimpiade Beijing 2008, kita akan berdecak kagum
melihat sebuah event yang begitu megah dan sangat mengenyangkan mata. Kita jadi ingin tahu
siapa EO-nya dan bagaimana mereka menyiapkan segala sesuatunya hingga berjalan lancar,
aman, dan sukses mulai dari persiapan, promosi, pembukaan, pelaksanaan, koreografi, tata
cahaya, kembang api dan lain sebagainya. Sungguh sebuah kreativitas yang luar biasa.
Kraetivitas adalah ruh sebuah event (the soul of event). Tanpa kreativitas, event akan berjalan
layaknya jasad manusia yang telah ditinggalkan ruhnya.
Setiap bulan Ramadhan seringkali kita mengadakan buka bersama, dan banyak juga yang
melibatkan anak yatim atau dhuafa. Acara yang biasa dilakukan tidak jauh dari kumpul-kumpul
di masjid atau rumah, ada ceramah sudah itu langsung makan dengan lahap. Bagaimana jika
acara ini dikemas dengan agak lain ? Bagaimana jika sebelum buka puasa, anak-anaknya kita
ajak touring dengan mobil off road diiringi klub motor, masuk ke hutan, ada acara menanam
bibit pohon bersama pihak kehutanan disambung dengan kegiatan outbound, baru masuk ke
acara buka bersama dengan konsep pesta kebun diiringi dengan berbagai pertunjukan. Di sini EO
memiliki kreativitas yang tinggi, acara tersebut pasti akan memiliki nilai yang lebih baik dari sisi
petualangannya, edukasi dan hiburannya, tidak hanya melulu makan dan ceramah.
C. Proposal yang Menjual
Sebuah gagasan atau ide yang baik mengenai event yang dilaksanakan hendaknya dibuat
secara sistematis. Hal ini dilakukan agar semua tim yang akan menjalankan event menjadi
faham. Lebih jauhnya konsep ini dituangkan dalam bentuk proposal agar bisa mendatangkan
manfaat yang lebih, misalnya untuk kepentingan sponsorship. Yang menjadi pertanyaan dasar
sebelum membuat gagasan/konsep acara, diantaranya sebagai berikut :
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
3/56
1. Kepada siapa gagasan tersebut akan ditawarkan ?
Gagasan sebuah event biasanya ditawarkan kepada lembaga, instansi pemerintah, atau
perusahaan pemilik produk. Apa yang harus dilakukan agar gagasan kita dilirik, dibaca dan lebih
menarik, lalu kita diundang untuk brainstorming dengan tim mereka untuk mewujudkan gagasan
tersebut ?
2. Sesuaikah gagasan dangan produk mereka / dengan kepentingan mereka ?
Jangan pernah salah menyampaikan gagasan kepada produk yang tidak membutuhkannya
atau gagasan tidak sesuai dengan produknya. Jika ini terjadi, sama halnya dengan melukis di atas
air. Kita harus realistis dalam mengolah gagasan tersebut. Kita harus memahami identitas calon
sponsor, produknya, segmen pasarnya, dan lain sebagainya. Usahakan benar-benar mengenal
perusahaan tersebut. Dalam memahami identitas dan pasar sebuah produk, kita dapat
mempelajarinya dengan mengamati harga produk serta gaya iklan-iklan mereka. Selain itu kita
bisa langsung mengamati model-model event yang mereka sponsori.
Banyak teori yang dijadikan dasar dalam membuat proposal. Tapi untuk membuat
proposal sebuah event, kita tidak perlu saklek mengikuti teori-teori tersebut. Hal yang terpenting
adalah, proposal tersebut mampu menggambarkan seperti apa event yang akan digelar nantinya.
Proposal yang hendak dibuat selayaknya mampu menampilkan SIDE (Simpe, Interest, Desire
dan Elegant).
Simple, isinya harus simple, tidak bertele-tele, dan langsung pad ide kita (straight to the
point). Proposal cukup dibuat sebagai jembatan untuk menghubungkan antara relevansi produk
dan event.
Interest, proposal yang diajukan harus mampu menarik minat seseorang untuk membaca
dari mulai judul hingga isi. Judul dapat menggunakan bahasa Indonesia baku, bahasa gaul,
bahasa daerah, popular maupun bahasa Inggris. Misalnya Peringatan Hari Guru Nasional, Jogja
Ngakak Total, Jak Jazz, Betawi Punye Cerita, PEMILU (Pertunjukan Musik Lucu), Sheila On 7 :
Big, Bigger, Biggest, SMA 1 Bandung : Melepas Siswa Menggapai Cita dan Citra, dan lain
sebagainya.Desire, proposal yang dibuat harus bisa menimbulkan hasrat agar si pembaca
bersedia terlibat dalam event sebagai penyandang dana / sponsor.Elegant, proposal harus mampu
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
4/56
tampil elegan. Proposal yang dibuat tidak sekadar dijilid rapi. Tapi juga dikemas semenarik
mungkin baik dari segi desain layout maupun pengemasan (packaging).
D. 3E : Education, Entertainment & Exhibition
Ada beberapa jenis event yang dikerjakan oleh sebuah EO, baik itu event musik,
launching produk, seminar, pesta perkawinan, ulang tahun, pameran, pelantikan, event olah raga
dan lain sebagainya. Semua event pada dasarnya mengacu pada kegiatan Education,
Entertainment & Exhibition. Sebuah event harus mampu menghibur, memamerkan dan memiliki
unsur mendidik. Education, Entertainment & Exhibition selain sebagai sisipan dalam sebuah
event, juga bisa berdiri sendiri sebagai event.
E. The Way of Problem
Ada salah satu cara untuk memulai operasi sebuah event. Cara tersebut adalah
penyusunan draft negatif dan draft positif. Draft negatif adalah serangkaian pernyataan yang
dapat menyebabkan sebuah event kacau atau gagal. Sedangkan draft positif adalah jawaban
antisipasi atas draft negatif yang dibuat. Pada awalnya boleh jadi kedua draft ini dibuat secara
tertulis, tapi lama kelamaan sejalan dengan seringnya menjalankan event draft ini sudah secara
otomatis terpatri dalam otak kita.
Contoh :
Seminar Nasional Pendidikan IPA
Draft NegatifMengapa jadi kacau ? mengapa ... ? mengapa ... ?
1. Rektor telat datang ke pembukaan (mengapa ?) ..... Ada acara dulu (mengapa ?) ... Tidak ada
yang konfirm ulang (mengapa ?)
2. Media pamer makalah kurang (mengapa ?) .... Data pemakalah tidak di up date (mengapa ?) ...
tidak ada yang cek data pemakalah (mengapa ?)
3. Coffee break kurang (mengapa ?) .... Kateringnya ngepas (mengapa ?) ...
4. dst ...
Dari hal tersebut akan terlihat sebuah hubungan sebab akibat, jika .... maka .... Selanjutnya draft
ini bisa dibuat draft positifnya.
Draft Positif
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
5/56
1. Jika ada yang konfirm ulang maka rektor datang tepat waktu ke pembukaan seminar, jika
pembukaan seminar tepat maka acara lancar.
2. Jika ada yang cek data pemakalah maka data pemakalah menjadi update, jika data pemakalah
up date maka penyiapan media pamer akan pas, jika media pamer pas maka acara lancar.
3. dst ...
F. Operasional
Operasional event organizer pada dasarnya adalah all for one one for all. EO adalah
sebuah kerja tim. EO terdiri dari banyak divisi yang memiliki permasalahan yang cukup
kompleks danmembutuhkan penanganan cepat dalam waktu bersamaan untuk tujuan yang sama.
Kordinasi adalah hal yang sangat penting di lapangan, sedangkan overlapping menjadi sebuah
hal yang harus terjadi dalam dunia EO. Hal tersebut bukanlah masalah karena dalam EO
seringkali dihadapkan pada kasus yang membutuhkan penanganan segera. Oleh karena itu
seluruh tim dalam EO harus multi talent dan siap dengan pekerjaan yang tumpang tindih.
Dalam operasinya EO juga harus memiliki jaringan yang bagus. Jaringan ini nantinya akan
sangat berguna dalam setiap event yang kita pegang baik jaringan untuk supplier maupun tenaga
outsources. Jaringan tersebut diantaranya kepolisian (dari polsek bahkan polri), pemerintahan,
media massa, biro advertising, perusahaan equipment (sound system, music equipment, lighting,
genset, dll), dekorasi (tenda, panggung, taman, dll), perusahaan katering, perusahaan transportasi
/ travel, penginapan / hotel, perusahaan garmen / fashion, venue orner (sekolah, museum, hotel,
mall, tempat wisata, dll), Jasa foto & video, talent & manajemen artis, dan lembaga ilmiah (PT,
lembaga penelitian, dll).
Operasional EO dibagi dalam tiga tahapan, yaitu :
1. Tahap pra produksi (planning)
a. Menjabarkan ide menjadi konsep
b. Pembentukan tim dan pembagian jobdesc
c. Pengembangan konsep kreatif (rundown), talent, artistik & desain
d. Penentuan observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi
dll
e. Promosi dan publikasi
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
6/56
f. Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, dll
2. Tahap produksi (acting)
a. Kesiapan pengisi acara
b. Kesiapan perlengkapan
c. Kesiapan pengamanan
d. Kesiapan kru, seperti : show director, stage manager, soundman, lightingman, dan yang
lainnya
e. Proses event digelar sesuai rundown
3. Tahap pasca produksi (reporting)
a. Evaluasi
b. Pembuatan laporan
G. Dari project officer hingga runner
Beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah tim EO, antara lain :
Project Officer / Event Manager
Ia adalah pimpinan proyek. Ia bertanggung jawab terhadap seluruh tahapan, mulai dari
perencanaan sampai pelaporan. Dalam kerjanya seorang PO akan dibantu dalam pengadaan
perlengkapan, persiapan venue, promosi, perijinan, administrasi, kemanan dan lain sebagainya
yang disebut Field Officer.
Field Officer
Adalah fungsi yang menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan,
konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, administrasi dan lain sebagainya. Penyebutan
fungsi tersebut memang tidak dibedakan antara mengurus perlengkapan dan yang lainnya, karena
dengan prinsip keefektifan beberapa bagian bisa ditangani oleh satu orang yang sama.
Tallent Officer
Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan tallent/artis/pengisi acara, mulai dari
negosiasi waktu, honor, membuat MoU sampai pada kebutuhan pada saat mengisi acara,
transportasi, konsumsi, akomodasi dan lain-lain.
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
7/56
Show Director
Adalah orang yang bertanggung jawab terhadap kualitas sajian acara, baik dari segi
artistik maupun kenyamanan audiens. Biasanya show director akan memiliki tim yang terditi dari
Art Director, Stage Manager, Sound Engineer/ Soundman, Lightingman, Security dan Runner
Art Director
Bertanggung jawab terhadap permasalahan artistik, seperti tampilan panggung, dekorasi
dan efek-efek lainnya yang berhubungan dengan estetika.
Stage Manager
Bertanggung jawab terhadap kelancaran acara di panggung, mulai dari kemunculan
pengisi acara hingga acara selesai. Stage manager akan mengatur kemunculan pengisi acara
sesuai rundown dan mengendalikan waktu tampil. Biasanya Stage Manager akan selalu
melakukan kordinasi yang intens dengan Show Director, pengisi acara, Liaison Officer dan MC.
Sound Engineer / Soundman
Bertanggung jawab terhadap kontrol kualitas sound system, biasanya soundman bukan
diambil dari orang EO, namun dari tenaga professional atau dari supplier sound system.
Lightingman
Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas lighting. Sama halnya dengan soundman,
lightingman biasanya adalah tenaga outsources.
Security
Security atau petugas keamanan adalah personil dari kepolisian, tetapi EO juga harus
menempatkan petugas security untuk menangani massa atau pengisi acara atau bahkan rute /
jalur evakuasi.
Runner
Adalah sebuah tim yang terdiri dari beberapa orang, tergantung besar kecilnya event, yang
bertugas serabutan, menjadi penghubung Show director dan yang lainnya.
Contoh di atas adalah beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah event. Akan tetapi bisa
dihilangkan atau ditambah sesuai dengan kebutuhan atau bisa dihandle oleh yang lain. Beberapa
fungsi yang lain yang dapat masuk sesuai kebutuhan lain adalah :
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
8/56
1. Officer Lomba (yang bertugas menangani lomba)
2. Liaison Officer (pendamping pengisi acara atau tamu)
3. Multimedia Crew (pengontrol/operator sajian multimedia seperti musik atau tampilan visual)
4. Public Relation (mendampingi dan melayani pers)
5. Medis dan Pemadam Kebakaran.
Khusus dalam event yang berskala menengah ada beberapa fungsi lain yang merupakan
penyederhanaan dari tim yang besar. Event ini misalnya acara seminar sederhana, pelatihan, atau
acara-acara lain yang memiliki nilai edukasi dengan melibatkan massa tidak terlalu banyak baik
indoor maupun outdoor. Adapun fungsi-fungsi yang biasanya ada, diantaranya adalah :
a. Program Leader, orang yang bertanggung jawab terhadap konten, pengisi acara dan sekuens
acara. Ia bertanggung jawab atas konsep acara hingga pembuatan rundown acara, walaupun
pada pelaksanaannya juga dibantu oleh anggota tim yang lain.
b. Project Officer, yang bertugas atas pelaksanaan acara dari mulai pra hingga pasca acara. Tugas
yang biasanya diberikan kepada PO adalah pembuatan checklist, pengadaan perlengkapan,
transportasi/ ticketing, penginapan, administrasi, setting tempat, sound system, tampilan visual,
dekorasi dan lain-lain. Pada pelaksanaannya seorang PO bisa dibantu oleh 1 atau 2 orang
support, yang bekerjasama menurut pembagian tertentu.
c. Class Leader, berfungsi sebagai pemandu acara dari mulai pengkondisian hingga energizer.
Selain itu ia juga bertindak penuh dalam menjalankan rundown dan menjaga irama acara.
d. Pengisi acara, merupakan pihak yang bisa berasal dari tim itu sendiri atau didatangkan khusus
dari luar (outsource), pengisi acara ini misalnya fasilitator, trainer/intruktur, pemakalah, dll
yang menjadi bagian dalam edukasi yang disampaikan.
e. Observer, biasanya dari kalangan psikolog (outsource). Fungsinya adalah mengamati perilaku
dari seluruh peserta sebagai bahan report, karena biasanya ada pengguna jasa tertentu yang
membutuhkan report personal. Fungsi obeserver bisa dirangkap sebagai pembuat laporan
event dan dokumentasi.
f. Operator, merupakan orang yang memiliki keahlian dalam memasang dan mengoperasikan
peralatan-peralatan outbound bila menggunakan setting outdorr, seperti wall climbing, rope
course, rafting, canoeing, wire, map & compass, dll.
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
9/56
g. Safety officer, bertugas memastikan keamanan dari seluruh prosedur event. Misalnya
memastikan keamanan rute tracking, climbing, sungai / jeram disesuaikan dengan peserta. Hal
lainnya adalah keamanan pada alat-alat misalnya keamanan instalasi wire, rope, harness,
pelampung, carabiner, helm, dll.
h. Medis.
H. Bikin Rundown, bermain imajinasi
Rundown merupakan bagian terpenting dalam menjalankan sebuah event. Dengan
mengacu pada rundownlah semua kru dapat menjalankan acara dengan lancar. Rundown adalah
jadwal sebuah acara yang dibuat secara detil berdasarkan hitungan waktu dan penjabaran
aktifitasnya. Sebuah rundown yang baik hendaknya bisa dimengerti dan dijalankan oleh semua
kru.
Proses pembuatannya sangat memerlukan daya imajinasi yang tinggi. Dalam
pembuatannya bisa jadi akan sangat berpengaruh terhadapa tim yang lain misalnya soundman,
lightingman, multimedia crew hingga perlengkapan yang diperlukan. Langkah pembuatannya
bisa dengan membuat kerangka umum acara terlebih dahulu baru kemudian dijabarkan lebih
detil. Rundown yang benar hendaknya bisa langsung menggambarkan bagaimana sebuah event
berlangsung dari awal hinggan akhir.
Contoh Rundown Acara Sederhana :
RUNDOWN ACARA
PROGRAM : Character Building Training
INSTANSI : JOGJA MEDIANET
Hari Pertama
: April 2005
SCHEDULE
SUBJECT
DESCRIPTION
TOOLS
PIC
AREA
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
10/56
SCREEN
06.00 - 07.30
Check & Re-Check
Gladi bersih hari pertama
Ruangan, sound system, peralatan dan perlengkapan
Support
All Area
07.30 - 08.00
Opening Gate
Peserta mulai memasuki ruangan pelatihan dan melakukan registrasi, mengambil name tag,
ATK, modul, kuesioner 1 dan biodata
Lembar registrasi, kuesioner 1, ATK, name tag dan modul
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
11/56
Gate
Bumper CP
Music New Age Nature- Sound mengisi acara utama
Sound system dan computer
Operator
CL memberikan ucapan pembuka dan mengkondisikan peserta untuk menempati tempat duduk,
mengisi biodata dan kuesioner 1
CL
Stage
Bumper CP
CL mengumpulkan biodata dan kuesioner 1 dan memberikan kuesioner 2 untuk seterusnya
mengkondisikan peserta untuk mengisinya
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
12/56
kuesioner 2
CL
08.00 - 08.30
Pembukaan
Basmalah - Pengantar Kegiatan
CL
Stage
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
13/56
(30 menit)
Sambutan Manager
Bumper Sambutan
Do'a pembuka
Fasilitator
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
14/56
Bumper Pelatihan
08.30 - 09.30
Ice Breaking
CL memimpin peserta melakukan exercise
peralatan exercise pohon harapan
CL
Stage
off
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
15/56
(60 menit)
Exercise : Apel anggur, pohon harapan
09.300945
Mengolah mind set diri dengan experiential intelligence
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
16/56
09.45 - 10.00
Coffee break
Peserta istirahat sambil menikmati snack dan diiringi music
Fasilitator Dst
I. Checklist
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
17/56
Checklist seringkali terlupakan dalam sebuah avent, padahal posisinya sangatlah penting.
Checklist akan sangat berhubungan dengan seluruh keperluan event dan asset dari EO.
Seringkali terjadi kehilangan peralata dalam jumlah yang besar hanya karena tidak rapi
pencatatannya dalam sebuah checklist yang memadai. Sebuah checklist mencatat seluruh
peralatan atau perlengkapan yang diperlukan atau dipergunakan baik yang sekali habis atau
tidak. Untuk memudahkan, maka item dalam checklist bisa dikategorisasi baik dari jenis barang
maupun pengguna.
Contoh :
Checklist
Pelatihan Tutor PT PAI MKDU UPI
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
18/56
Jumlah Peserta
: 100 Orang
Jumlah Panitia: 10 Orang
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
19/56
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
20/56
PERLENGKAPAN UNTUK PESERTA
0
No
Uraian / Jenis Barang
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
21/56
Jumlah
Satuan
Ada
Belum Ada
Terbagikan
Sisa
Keterangan
1
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
22/56
Bollpoint Jell Merek Mileno
10
buah
2
Buku kegiatan harian
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
23/56
10
buah
3
Modul
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
24/56
0
buah
dst
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
25/56
PERLENGKAPAN SEKRETARIAT (ATK)
No
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
26/56
Uraian / Jenis Barang
Jumlah
Satuan
Ada
Belum Ada
Terbagikan
Sisa
Keterangan
1
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
27/56
Box Hijau Besar
1
buah
2
Cap Tutorial
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
28/56
1
buah
4
Clip Kertas
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
29/56
1
box
5
Cutter
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
30/56
1
buah
6
Isi Cutter
1
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
31/56
box
8
Double Tip
1
buah
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
32/56
9
Flip Chart
6
buah
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
33/56
10
Gunting besar
1
buah
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
34/56
11
Gunting kecil
1
buah
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
35/56
12
Dst
J. Menentukan Venue dan Layout Tempat
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
36/56
Dalam penyelenggaraan event, venue atau tempat penyelenggaraan acara juga sangat
berpengaruh terhadap keberhasilan sebuah event. Venue tidak hanya menentukan siapa
pesertanya atau siapa yang akan bersedia hadir, tetapi juga turut membantu karakter event itu
sendiri. Ada bebepa pertimbangan dalam memilih venue, antara lain :
1. Sesuai dengan tema event
2. Sesuai image produk
3. Kemudahan akses dan jangkauan
4. Sesuai target audience
5. Nilai sejarah
6. Tempat wisata
7. Nilai artistic
8. Faktor keamanan dan kenyamanan
9. Besar kecilnya event
10. Sesuai budget
Selain venue yang ok, setting tempat juga memiliki posisi yang penting, kenyamanan peserta
akan sangat ditentukan oleh setting tempat. Setting ini meliputi tata kursi, sarana sajian visual,
tata panggung, entrance, dll. Berikut adalah beberapa contoh umum setting tempat pada beberapa
event.
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
37/56
K. Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Uang merupakan salah satu bagian terpenting dalam kerja event organizer. Perlu perencanaan
dan perhitungan yang matang, agar tidak terjadi los anggaran ataupun hal-hal lain yang tidak
diinginkan. Salah satu bentuk perencanaan tersebut bisa dituangkan dalam Rencana Anggaran
Biaya (RAB), bentuk ringkas dari RAB bisa dimasukan di proposal sebagai anggaran event.
Bentuk RAB sendiri bisa berbeda-beda, disesuaikan dengan kebutuhan, yang penting bisa
menggambarkan dengan detil keperluan dana yang diperlukan. Berikut adalah contoh RAB yang
sederhana.
PROGRAM : TRAINING FOR CORE COMPETENCIES BUILDING
Senin - kamis, 04 - 07 Maret 2005
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
38/56
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
39/56
KETERANGAN UMUM
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
40/56
Panitia
Jumlah
Jumlah Peserta:40
Project Officer:1orang
Jumlah Panitia
:
5
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
41/56
Class Leader
:
1
orang
Angkatan
:
2
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
42/56
1
Support
:
1
orang
Lama Pelatihan
:
4
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
43/56
hari
3
malam
Fasilitator
:
1
orang
Bentuk
:
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
44/56
Indoor Training
Observer
:
1
orang
Tempat Pelatihan
:
Wisma Kagama UGM
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
45/56
Personil Magang
:
0
orang
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
46/56
Jumlah
:
5
orang
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
47/56
ANGGARAN YANG DIBUTUHKAN :
Rp.4.597.400,00
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
48/56
No
PERINCIAN BIAYA
SATUAN
JUMLAH
HARGA
SUB-TOTAL
KETERANGAN
HRG.SAT
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
49/56
JML. HRG
ADMINISTRASI & PERLENGKAPAN
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
50/56
1.574.200
1
Foto Copy Modul 50lmbr
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
51/56
50
buah
75
187.500
1
angkatan
2
Photo Copy Biodata Peserta
1
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
52/56
lmbr
50
orang
75
3.750
1
angkatan
3
Photo Copy Lembar Expectasy
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
53/56
1
lmbr
50
orang
75
3.750
1
angkatan
4
Photo Copy Lembar Kebutuhan Tindak Lanjut
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
54/56
1lmbr
50orang
75
3.750
1angkatan
Dst
TRANSPORTASI
1.373.200
1Parkir motor
1lps
6kali
500
3.000
1angkatan
2Bensin motor (Pembelian perlengkapan)
1pkt
6liter
2.400
14.400
1angkatan
3Bensin motor (Pembuatan/penjilidan Laporan)
1pkt
2liter
2.400
4.800
1angkatan
4Bensin Mobil Transportasi lokal (Jogja)
1pkt
50liter
2.400
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
55/56
120.000
1angkatan
11Transport di lokasi
1pkt 6.000
1kali 6.000
Dst
KONSUMSI 1.575.000
1 Makan pagi di perjalanan
1kali
5 orang
15.000
75.000
1angkatan
2
Makan siang di perjalanan
1kali
5orang
15.000
75.000
1angkatan
3Makan pagi di lokasi
5kali
5orang
-
7/28/2019 Mengenal Event Organizing
56/56
15.000
375.000
1angkatan
6Suplemen
5hari
5orang
10.000
250.000
1angkatan Dst