MODUL PRAKTIKUM SAP OVERVIEW
Disusun Oleh: Ari Yanuar Ridwan SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
Version: Maret 2013
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 2 -
DAFTAR ISI
1 Procurement ....................................................................................................................................... 5 1.1 Tujuan ............................................................................................................... 5
1.1.1 Tujuan Instruksional Umum ...................................................................... 5
1.1.2 Tujuan instruksional khusus ...................................................................... 5
1.2 Master Data ...................................................................................................... 5
1.2.1 Material Master Record ............................................................................ 5
1.2.2 Vendor Master Record ............................................................................ 18
1.3 Procurement cycle (Procure to Pay) ................................................................ 27
1.3.1 Purchase Requisition ............................................................................... 27
1.3.2 Purchase Order ........................................................................................ 32
1.3.3 Goods Receipt ......................................................................................... 42
1.3.4 Invoice verification .................................................................................. 51
1.3.5 Manual Outgoing Payment (Financial Modul) ......................................... 55
1.3.6 Reporting ................................................................................................. 56
2 Sales Order Management ................................................................................................................. 58 2.1 Tujuan ............................................................................................................. 58
2.1.1 Tujuan Instruksional Umum .................................................................... 58
2.1.2 Tujuan instruksional khusus .................................................................... 58
2.2 Master data ..................................................................................................... 58
2.2.1 Material master record ........................................................................... 58
2.2.2 Customer master record ......................................................................... 59
2.2.3 Condition Master Record. ....................................................................... 65
2.3 Order to Cash .................................................................................................. 67
2.3.1 Sales Order .............................................................................................. 67
2.3.2 Delivery Order Docoment........................................................................ 70
2.3.3 transfer order .......................................................................................... 71
2.3.4 Goods Issue ............................................................................................. 73
2.3.5 Billing document...................................................................................... 75
2.3.6 Incoming payment................................................................................... 77
2.3.7 Reporting ................................................................................................. 80
3 Production Planning dan Manufacturing Exection ............................................................................ 83 3.1 Tujuan ............................................................................................................. 83
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 3 -
3.1.1 Tujuan Instruksional Umum .................................................................... 83
3.1.2 Tujuan instruksional khusus .................................................................... 83
3.2 Master data ..................................................................................................... 83
3.2.1 Material master record ........................................................................... 83
3.2.2 Bill of Material (BOM) Master Record ..................................................... 87
3.2.3 Routing Master Record............................................................................ 90
3.3 Production Planning ........................................................................................ 94
3.3.1 Sales and Operating Planning (Demand Planning) .................................. 94
3.3.2 Release Demand Planning (Demand Management) ................................ 96
3.3.3 MRP (Material Requirement Planning) .................................................. 101
3.4 Production Excecution .................................................................................. 105
3.4.1 Planned Order ....................................................................................... 105
3.4.2 Production Order................................................................................... 108
3.4.3 Confirmation ......................................................................................... 110
4 Financial Accounting ....................................................................................................................... 113 4.1 Tujuan Instruksional Umum .......................................................................... 113
4.2 General Ledger Accounting (FI-GL) ................................................................ 113
4.2.1 Tujuan Instruksional Khusus .................................................................. 113
4.2.2 Teori Umum Membuat General Ledger Account Kas Besar, Kas kecil, dan
Biaya 113
4.3 Praktek Master Data ..................................................................................... 114
4.3.1 Membuat Kode rekening Kas besar ....................................................... 114
4.3.2 Membuat kode Rekening kas kecil ........................................................ 117
4.3.3 Membuat kode rekening untuk menampung pengeluaran alat tulis
menulis kantor ...................................................................................................... 120
4.4 Proses Transaksi Akuntansi Sederhana (pengisian kas kecil). ........................ 123
4.5 Praktek Transaksi Akuntansi Sederhana ........................................................ 123
4.5.1 Mentransfer dana dari Kas Besar ke Kas Kecil berdasarkan pengajuan dari
kasir untuk pengisian Kas Kecil tersebut ............................................................... 123
4.5.2 Melihat dokumen dokumen jurnal yang sudah di posting .................... 127
4.5.3 Melihat GL Account line item atas document jurnal yang sudah di posting
(FBL3N) 129
4.6 Proses Realisasi Penggunaan Kas Kecil .......................................................... 130
4.7 Praktek .......................................................................................................... 130
4.7.1 Mencatat Transaksi Pengeluaran dari kas kecil ke park document. ...... 130
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 4 -
4.7.2 Melihat document jurnal yang sudah diparking (FBV3) ........................ 134
4.7.3 Melihat dokumen jurnal yang sudah di posting. ................................... 136
4.7.4 Melihat GL Account line item atas document jurnal yang sudah di posting
(FBL3N) 137
4.7.5 Posting parking document. .................................................................... 138
4.7.6 Menampilkan GL account line item (FBL3N). ........................................ 142
4.8 Proses pemeliharaan Dokumen Jurnal yang sudah dibukukan ..................... 143
4.9 Praktek Pemeliharaan Dokumen Akuntansi .................................................. 144
4.9.1 Melakukan Reversal untuk dokumen jurnal yang telah terbentuk ........ 144
4.9.2 Menampilkan GL account line item. ...................................................... 146
4.9.3 Mencatat kembali transaksi pengeluaran untuk alat tulis ..................... 148
4.9.4 Menampilkan GL account line item (FBL3N). pada type pilih parked
document. ............................................................................................................. 150
4.9.5 Melakukan posting parked document (FV50)........................................ 151
4.9.6 Menampilkan GL account line item (FBL3N). pada type pilih parked
document. ............................................................................................................. 153
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 5 -
1 Procurement 1.1 Tujuan 1.1.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah Mahasiswa Mengetahui proses-proses umum yang standard dalam Enterprise Resource Planning (ERP) khususnya SAP yang meliputi: procurement, sales order management, Production, Financial, dan Humam capital management. Khusus untuk jurusan TI dan MI juga mengetahui secara umum teknologi SAP Netweaver. 1.1.2 Tujuan instruksional khusus Setelah mengikuti praktikum ini mahasiswa diharapkan dapat:
1. Mengelola material master data. 2. Mengelola vendor master data. 3. Membuat Purchase requisition baik untuk consumable material maupun
stock material. 4. Membuat Purchase order dengan mereferensi kepada purchase
requisition. 5. Membuat goods receipt dengan mereferensi kepada purchase order. 6. Membuat vendor invoice receipt verification dengan mereferensi kepada
purchase order. 7. Melakukan manual outgoing payment 8. Menampilkan fungsi purchasing reporting sederhana.
1.2 Master Data 1.2.1 Material Master Record
1.2.1.1 Membuat Material Master Record Baru
Dalam membuat material master record baru diperlukan untuk mendefinisikan nama material (harus unik), industry sector, material type, views, dan plant information yang relevan untuk tipe material master record yang akan dibuat.
1. Transaksi untuk membuat material master record baru adalah : Logistics → Material Master → Material → Create (general) → immediately (MM01)
2. Buat material baru dengan deskripsi sebagai berikut, lalu enter :
Field Data
Material Untuk nama material disarankan menggunakan format: MNPM. Contoh: M2103105 M: Material 2103105: NPM
Industy Sector Mechanical Engineering
Material Type Trading goods
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 6 -
3. Pilih view sesuai kebutuhan data yang akan di-entry seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter:
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 7 -
Field Data
View Basic Data 1
View Sales : Sales Org. Data1
View Sales : Sales/General Plant
View Purchasing
View MRP 1
View MRP 2 View MRP 3
View General Plant Data/Storage I
View Accounting 1
4. Lalu pilih organizational level sesuai dengan gambar dan tabel berikut,
lalu enter:
Field Data
Plant 1000
Storage Location 0001
Sales Distribution 1000
Distribution Channel 10
5. Lakukan entry data sesuai dengan view basic data 1 seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save):
View Field Data
Basic Data 1 Description Printer ## (## ganti dengan NPM)
Basic Data 1 Base of Unif Measure
PC
Basic Data 1 Material Group 001
Basic Data 1 Gross Weight 9 Basic Data 1 Net Weight 7
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 8 -
6. Lakukan entry data sesuai dengan view sales: Sales org.1
View Field Data
Sales : Sales Org 1 Delivering Plant 1000
Sales : Sales Org 1 Tax Classification 1
7. Pilih Conditions, masukkan nilai berikut.
View Field Data
Sales : Sales Org 1 – Condition Scale Quantity 1
Sales : Sales Org 1 – Condition Amount 355
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 9 -
8. Lalu save, maka akan masuk ke screen view Sales: General/plant
9. Lakukan entry data sesuai dengan view sales: General /Plant data seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save):
View Field Data
Sales : General / Plant Data Trans. Group 0001
Sales : General / Plant Data Loading Group 0001
10. Lakukan entry data sesuai dengan view Purchasing seperti pada gambar
dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save):
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 10 -
View Field Data
Purchasing Purchasing Group B00
11. Lakukan entry data sesuai dengan view MRP1 seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save):
View Field Data MRP 1 MRP Type PD
MRP 1 MRP Controller 000
MRP 1 Lot Size EX
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 11 -
12. Lakukan entry data sesuai dengan view MRP2 seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save):
View Field Data MRP 2 Plnd Delivery Time 2 days
MRP 2 SchedMargin key 000
13. Lakukan entry data sesuai dengan view MRP3 seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save):
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 12 -
View Field Data
MRP 3 Availibility Check 02
14. Ketika view Plant Data / Stor1. Langsung di-enter tanpa mengisi data. 15. Lakukan entry data sesuai dengan view Accounting 1 seperti pada
gambar dan tabel berikut, lalu enter dan ketika muncul dialog menu pilih yes (save)
View Field Data
Accounting 1 Price Control V
Accounting 1 Moving Price 125
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 13 -
16. Lalu save.
1.2.1.2 Menampilkan Material Master Record
1. Untuk menampilkan material master record yang baru dibuat kita menggunakan perintah MM03, atau melalui menu Material → Display → Display, seperti pada gambar berikut:
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 14 -
2. Masukkan nama material yang sudah dibuat, lalu enter. 3. Akan muncul select view. Jika proses pembuatan material master
sebelumnya sudah lengkap, maka view akan ditampilkan dengan lengkap seperti pada gambar.
4. Lalu pilih kembali view yang akan ditampilkan
5. Lalu entry data organizational level, lalu enter.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 15 -
6. Maka akan ditampilkan material master dalam kondisi display (tidak bisa diedit)
1.2.1.3 Mengubah Material Master Record
1. Untuk melakukan edit terhadap material yang sudah dibuat dapat dilakukan dengan perintah MM02. Atau melalui menu Material → Change → Immediately.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 16 -
2. Masukkan nama material yang akan diedit
3. Lalu pilih view yang akan diedit, misalnya accounting 1.
4. alu pilih organizational level
5. Akan muncul sesuai view yang dipilih. Lalu back (jangan melakukan perubahan data).
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 17 -
1.2.1.4 Memperluas Material Master Record: Menambah View Pada Material
Master (Optional)
1. Misalnya kita akan menambah data pada view yang belum ada, maka kita bisa memperluas material master record dengan menggunakan menu Material → Create → Immediately atau dengan t-code MM01 (sama dengan menu create new material).
2. Kemudian pilih view yang akan ditambah (belum dibuat), misalnya general plant data/ storage 1 belum adal dalam material master yang sudah dibuat sehingga material master tersebut akan di-extend. Pilih view Generel Plant Data, lalu enter.
3. Lalu pilih organizational levels, lalu enter.
4. Maka akan tampil view yang akan ditambah. Tidak perlu diisi apapun, lalu save.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 18 -
1.2.2 Vendor Master Record Vendor dalam kasus ini adalah pihak dimana kita melakukan pengadaan
barang/jasa dengannya. Setiap transaksi pengadaan barang/jasa yang bersifat
utang (account payable) harus dibuat terlebih dahulu master data vendor.
1.2.2.1 Membuat vendor master record
1. Untuk membuat vendor master record baru gunakan transaksi: Logistics
→Purchasing → Master Data → Vendor → Create (XK01). Akan tampil
create vendor: Initial screen. Masukkan data sebagai berikut.
Field Value
Vendor Untuk nama vendor disarankan menggunakan format: VNPM, misal V2103105 V: Vendor 2103105: NPM
Company Code 1000
Purchasing Organization 1000
Account Group ZTMM Vendor
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 19 -
2. Pada individual data screen masukkan data-data sebagai berikut.
Field Value
Address
Title Company
Name Nama Mahasiswa
Searh Term Nama Panggilan
Street/House Number Alamat rumah
Postal Code Kode pos rumah
City Bandung Country DE (german), sementara menggunakan
country german karena Indonesia belum dikonfigurasi ke sistem
Language English
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 20 -
3. Pilih next screen terus hingga muncul screen Accounting Information
accounting. Lalu isi data beriku.
Field Value
Accounting Information Accounting
Recon. Account 160000
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 21 -
4. Pilih next screen hingga muncul screen payment transaction accounting. Lalu isi data berikut.
Field Value payment transaction accounting
Payt Terms 0002
Payment method S U
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 22 -
5. Pilih next screen hingga muncul screen purchasing data. Lalu isi data berikut.
Field Value
Purchasing data
Order Currency EUR
Tersm of paymnt 0002
Incoterms FH
Sales person Nama anda
Telephone 089-123456789
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 23 -
6. Lalu save.
1.2.2.2 Menampilkan vendor master data
1. Untuk menampilkan vendor master record baru gunakan transaksi:
Logistics →Purchasing → Master Data → Vendor → Central → Display
(XK03). Akan tampil display vendor: Initial screen. Masukkan data sebagai
berikut.
Field Value
Vendor V## (## ganti dengan NPM)
Company Code 1000 Purch. Organization 1000
General data
Address Check
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 24 -
Control Check
Payment transactions Check Company Code data
Accounting Info Check
Payment transactions Check
Correspondence Check Withholding tax Uncheck
Purchasing organization data
Purchasing data Check
Partner Funcitn Uncheck
2. Tekan enter.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 25 -
1.2.2.3 Mengubah vendor master data
1. Misalnya alamat vendor tersebut telah berubah sehingga kita harus mengubah data alamat vendor. Maka gunakan transaksi berikut untuk merubah alamat tadi. Logistics →Purchasing → Master Data → Vendor → Central → Change (XK02). Akan tampil Change vendor: Initial screen. Masukkan data sebagai berikut.
Field Value
Vendor V## (## ganti dengan NPM)
Company Code 1000
Purch. Organization 1000
General data
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 26 -
Address Check
2. Pada data alamat ubah nomornya, lalu save.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 27 -
1.3 Procurement cycle (Procure to Pay) Contoh kasus: Perusahaan akan mengadakan pembelian printer seperti pada data master material di atas. Dimana 10 Printer tersebut akan digunakan untuk kepentingan kantor sehari-hari, dan 100 buah printer akan dijual kembali. Dalam proses pembelian printern ini, printer yang akan digunakan untuk kepentingan kantor akan menjadi katergori barang habis pakai, sementara printer untuk dijual kembali akan menjadi kategori barang stok. 1.3.1 Purchase Requisition Purchase requisition adalah dokumen untuk pihak internal yang berfungsi melakukan permintaan pengadaan barang/jasa dari suatu bagian kepada bagian pengadaan. Bagian pengadaan dalam Sistem SAP biasanya disebut dengan Purchasing Organization.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 28 -
1.3.1.1 Membuat purchase requisition
1. Untuk membuat purchase requistion menggunakan transaksi berikut, Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase requisition → Create (ME51N). lalu isikan data berikut.
Field Value
Item 10
Material Nama material yang sudah dibuat di atas Account Assignement (A) Kosongkan
Quantity 100
Plant 1000
Item 20 Account Assignement (A) K (Cost center)
Quantity 10
Cost center 4298
Plant 1000
2. Lalu save, untuk memudahkan catat nomor purchase requistion yang dibuat (walaupun kalau tidak dicatat bisa dicari)
1.3.1.2 Menampilkan purchase requisition
1. Untuk membuat purchase requistion menggunakan transaksi berikut, Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase requisition → Display (ME53N). pilih other purchase requisition.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 29 -
2. Akan muncul dialog box, secara default akan ditampilkan nomor purchase requistion terakhir yang dibuat, jika tidak muncul maka lakukan pencarian dengan menekan F4 atau icon di sebelah purchase requition.
3. Untuk melakukan pencarian, yang paling relevan dalam kasus in adalah berdasarkan material. Masukkan kode material tersebut, lalu enter.
4. Pililh nomor Purch. Req. yang sesuai. Lalu enter.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 30 -
5. Purch. Req. tersebut akan ditampilkan sebagai berikut.
6. Pencarian juga bisa dilakukan dengan mengatifkan document overview on.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 31 -
7. Pilih Selection variant, lalu pilih My Purchase requitions. Lalu klik dua kali nomor purchase req. yang sesuai.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 32 -
1.3.2 Purchase Order Purchase order adalah dokumen untuk pihak eksternal yang dikeluarkan oleh
bagian pengadaan barang untuk permintaan pembelian barang/jasa kepada
vendor.
1.3.2.1 Membuat Purchase Order dengan mereferensi kepada purchase
requisition
1. Untuk membuat purchase order menggunakan transaksi, berikut Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase Order → Create → Vendor/Supplying Plant Known (ME21N). Karena PO yang dibuat mereferensi kepada Purchase requisition sebelumnya, maka Purchase requition tersebut harus di-adopt.
2. Dari screen create PO, pilih document overview on lalu Pilih selection Variant → My Purchase Requisition.
3. Akan ditampilkan no Purch. Req. , lalu pilih no document purchase order yang sesuai, lalu klik adopt, maka data dari Purch. Req. akan disalin ke dalam PO.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 33 -
4. Purchase order tersebut akan meminta data vendor, purchasing organization, purchasing group dan net price, masukkan data berikut, lalu enter.
Field Value Vendor Vendor master data yang sudah
dibuat sebelumnya Purchasing Organization (terdapat di header pada tab org.data)
1000
Purchasing Group (terdapat di header pada tab org.data)
000
Net Price 30
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 34 -
5. Save PO, untuk mempermudah tulis purchase order document number yang dibuat.
1.3.2.2 Menampilkan purchase order yang sudah dibuat.
1. Untuk menampilkan PO, pilih Other Purchase Order, default-nya akan
ditampilkan nomor dokument PO terakhir yang dibuat. Kalau tidak ada
maka lakukan pencarian. Untuk kasus ini yang paling efektif adalah
pencarian berdasarkan material.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 35 -
2. Pilih PO yang sesuai.
3. Maka akan ditampilkan PO tersebut.
4. Seperti pada transaski sebelumnya, pencarian PO bisa juga dengan
menggunakan selection variant. Pilih document overview on. Pilih select
variant → My Purchase Orders.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 36 -
5. Dalam kasusu ini terdapat dua no PO yang sama, karena PO yang dibuat
terdiri dari dua line item. Pilih nomor dokumen PO yang sesuai, lalu klik.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 37 -
1.3.2.3 Menampilkan message dan cetak purchase order.
1. Untuk menampilkan format PO standard yang akan dikirim ke vendor
menggunakan transaksi, Logistics → Material Management →
Purchasing → Purchase Order → Messages → Print/Transmit (ME9F).
2. Adopsi nilai default yang diberikan oleh sistem, lalu pilih execute (F8).
1. Pilih/tick document PO yang akan ditampilkan, lalu pilih display
document.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 38 -
1.3.2.4 Menampilkan Purchase requisition untuk melihat status proses.
1. Tampilkan PR yang sudah dibuat untuk melihat status proses, Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase Requisition → Displasy (ME53N).
2. Pilih tab status pada bagian item detail. Terlihat bahwa Proc. Status untuk kedua item tersebut sekarang sudah PO Created.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 39 -
1.3.2.5 Menampilkan stock overview dari material yang dipesan.
1. Untuk menampilakn stock overview dari material yang dipesan, Logistics → Material Management → Inventory Management → Environment → Stock → Stock Overview (MMBE). Isikan data material dan plant, lalu execute (F8).
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 40 -
2. Jika tidak bisa membuat transaksi MMBE, maka bisa menggunakan transaksi MM03 (display material master) lalu pilih plant stock. Lalu enter.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 41 -
3. Masukkan kode plant.
4. Ditampilkan stok material yang masih kosong.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 42 -
1.3.3 Goods Receipt Semua material pesanan yang sudah dikirim akan dibuat transaksi penerimaan barang (goods receipt). Dalam latihan ini, GR (goods receipts) dibuat dengan mereferensi kepada PO (purchase order). Dalam proses GR ini, material untuk kepentingan penjualan akan disimpan di storage location 0001 dengan tipe stok quallity inspection karena terhadap material tersebut akan dilakukan pemeriksaan kualitas. Sedangkan material (printer) yang digunakan untuk keperluan sehari-hari tidak disimpan dalam storage location tetapi langsung disimpan pada unit kerja yang memerlukan (cost center terkait).
1.3.3.1 Membuat goods receipt dengan mereferensi Kepda Purchase Order
1. Transaksi untuk GR dengan mereferensi kepada PO adalah sebegai berikut, Logistics → Material Management → Inventory Management → Goods Manvement → Goods Receipts → For Purchse Order → PO Number Known (MIGO).
2. Pilih transaction Goods Receipt dengan mereferensi ke Purchase Order. Masukkan nomor purchase order lalu enter.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 43 -
3. Selanjutnya masukkan data berikut, lalu enter.
Field Value
Document date Tanggal sekarang
Posting date Tanggal sekarang Delivery Note 123456789
4. Pada bagian detil, untuk line item 1 (barang inventori) pilih where tab. Ubah tipe stok menjadi Quality Inspection, isi storage location dengan 0001, lalu tick indikator Ok.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 44 -
5. Kemudian untuk line item 2 (barang habis pakai) cukup di set indikator Ok saja.
6. Sesudah itu post goods receipt.
1.3.3.2 Menampilkan documen material yang dihasilkan ketika GR.
Proses GR tersebut akan menghasilkan dokumen material. Untuk menampilkan dokumen material tersebut adalah sebagai berikut: masih pada transaksi MIGO, pilih transaksi Display dan referensi ke material document. Nomor dokumen
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 45 -
terakhir yang dibuat biasanya menjadi nomor yang muncul. Kalau tidak ada, lakukan pencarian dokumen material. Lalu enter.
1.3.3.3 Menampilkan dokumen akuntansi yang dihasilkan ketika GR
1. Proses GR di atas selai menghasilkan dokumen material, juga menghasilkan dokumen akuntansi. Masukkan material dokumen yang sudah dibuat.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 46 -
2. Untuk menampilkan dokumen akuntansi, pada header data pilih tab Doc. Info lalu pilih FI Document.
3. Akan muncul daftar dokumen akuntansi yang dibuat dalam proses GR di atas, pilih accounting document.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 47 -
4. Maka ditampilkan dokumen akuntansi tersebut.
5. Terlihat dari dokumen akuntansi di atas purchase order tersebut memiliki line item untuk trading goods (Account 31000) yaitu material yang akan dijual kembali, dan juga line item untuk consumable material (Account 410000) yaitu material yang masu menjadi barang habis pakai. Offset account untuk kedua line item tersebut adalah GR/IR Account (Account 191100).
1.3.3.4 Menampilkan Stock Overview.
1. Untuk menampilka stock overview, kembali ke tampilan material document. Untuk item 1 pilih tab Where, lalu pilih ikon Stock Overview (ikon dengan gambar gunung).
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 48 -
2. Akan ditampilkan stock material item 1 sebanyak 100 buah dengan tipe quality inspection.. (jika tidak bisa, gunakan transaksi MM03 → Plant stock).
1.3.3.5 Transfer material dari quality inspection stock menjadi unrestricted-
use stock.
Pemeriksaan kualitas untuk semua barang yang akan dijual tersebut sudah selesai dilakukan sehingga material tersebut akan dipindahkan dari quality inspection stock menjadi unrestricted-use stock.
1. Untuk transfer posting, pada transaksi MIGO pilih transaksi Transfer Posting dengan referensi Other . Masukkan movemen type 321 (TF quality to unrest) sehingga ditampilkan layar transfer posting.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 49 -
2. Masukkan data sebagai berikut.
Field Value
From - Material Nama material
From - Plant 1000
F rom - Storage location 0001
Dest 0001
Unit of Entry 100
From - Material Nama material From - Plant 1000
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 50 -
1.3.3.6 Menampikan stock overview dan stock type.
1. Untuk melihat tipe material apakan sudah berubah menjadi unrestricte stock, kembali ke layar MIGO → display material → pilih stock overview. Atau dengan transaksi MMBE atau MM03.
2. Terlihat bahwa stok sekarang sudah berubah menjadi unrestricted stock. Transfer stock ini membuat dokumen material baru namun tidak membuat dokumen akuntansi baru.
1.3.3.7 Menampilkan Purchase Order History
1. Untuk mengetahui status dari PO tersebut, lakukan transaksi display PO. Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase Order → Display → Vendor/Supplying Plant Known (ME23N). Pada item detail pilih tab purchase Order History
2. Terlihat dari PO history diatas bahwa PO tersebut sudah dilakukan goods receipt untuk dua item yang dipesan.
3. Untuk melihat apakan PO sudah terpenuhi semua pilih tab status pada header data. Terlihat bahwa status sudah fully delivered.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 51 -
1.3.4 Invoice verification Dengan sudah diterimanya semua barang yang dipesan maka akan muncul invoice/tagihan dari vendor terhadap barang yang sudah diterima. Transaksi Logistics Invoice verification dibuat dengan mereferensi kepada dokumen PO atau GR (Goods Receipt) sehingga akan mengecek kesesuaian antara jumlah tagihan dengan jumlah/nilai barang yang sudah diterima.
1.3.4.1 Membuat Invoice verification
1. Untuk menjalankan transaksi invoice verfication sebagai berikut: Logistics → Material Management → Logistics Invoice Verification → Document Entry → Enter Invoice (MIRO). Isikan data berikut lalu enter.
Field Value
Invoice Date Tanggal sekarang
Posting date Tanggal sekarang
Reference (biasanya merujuk ke nomor invoice dari vendor)
123456789
Amount Tax account
Tax code VN – 16 % Domestic input tax
Purchase order/scheduling agreement
Nomor PO
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 52 -
2. Ketika balance sudah berwarna hijau dan nilainya nol, maka save.
1.3.4.2 Menampilkan vendor invoice
1. Untuk menampilkan vendor invoice dari transaksi MIRO pilih Invoice Document → Display.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 53 -
2. Invoice juga bisa ditampilkan dari tranaski display PO (ME23N). Pada item detail pilih tab PO History.
3. Klik nomor invoice maka akan ditampilkan vendor invoice seperti berikut.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 54 -
4. Untuk menampilkan accounting document, pilih Follow-On Document. → Accounting document.
5. Maka akan ditampilkan dokumen akuntansinya.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 55 -
1.3.5 Manual Outgoing Payment (Financial Modul) Untuk melakukan pembayaran kepada vendor baik secara manual ataupuan otomatis terdapat pada modul financial. Dalam modul material management, proses procurement sebenarnya selesai pada tahap invoice verification.
1. Berikut transaki untuk melakukan outgoing payment, Accounting → Financial Accounting → Account Payable → Document Entry → Outgoing Payment → Post (F-53). Lengkapi data berikut. Pilih process open item.
Field Value
Document date Tanggal sekarang
Posting date Tanggal sekarang Bank data - Account 113100
Bank data - Amount 3713,16 (nilai pada invoice dikurangi discount 3 % pada term of payment)
Open item selection – account Nama vendor
Additional selection – document number
ckeck
2. Pada screen selection criteria masukkan no accounting document. No accounting ini kita peroleh dari dokumen akuntansi di atas.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 56 -
3. Pilih process open item, maka ditampilkan layar sebagai berikut:
4. Terlihat bahwa nilai pada bagian Not assigned sudah nol. Sehingga antara pembayaran dan invoice sudah sama. Pilih Post.
1.3.6 Reporting Untuk kepentingan reporting SAP menyediakan sejumlah standar report yang cukup lengkap. Misalnya dalam contoh berikut kita ingin melihat/memonitor PO yang sudah dikeluarkan selama satu bulan.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 57 -
1. Untuk menampilkan report PO berdasarkan vendor, Logistics → Material Management → purchasing → Purchase Order → List Displays → By Vendor (ME2L). Isikan data berikut.
Field Value
Vendor Kosongkan Purchasing Organization 1000
Scope of List BEST_ALV
Purchasing Group 1000
Document Date Tangga hari ini dikurangi satu bulan
2. Lalu pilih Execute (F8), akan ditampilkan PO berdasarkan vendor.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 58 -
2 Sales Order Management 2.1 Tujuan 2.1.1 Tujuan Instruksional Umum Mahasiswa Mengetahui proses-proses umum yang stadard dalam SAP Enterprise Resource Planning (ERP) meliputi: procurement, sales order management, Production, Financial, dan Humam capital management. 2.1.2 Tujuan instruksional khusus Setelah mengikuti praktikum ini mahasiswa diharapakan dapat:
1. Mengelola material master data. 2. Mengelola customer master data. 3. Membuat sales order. 4. Membuat Delivery Order Document. 5. Membuat Transfer Order. 6. Membuat Goods Issue. 7. Membuat Billing Document 8. Melakukan Post Incoming payment 9. Melakukan fungsi sales reporting sederhana.
2.2 Master data 2.2.1 Material master record
1. Dalam latihan ini material master record yang digunakan sama dengan
pada latihan sebelumnya (procurement). Syaratnya adalah tersedia stok
pada material tersebut untuk melakukan proses penjualan. Untuk
mengetahui stok pada material master record yang sudah dibuat
menggunakan transasksi MMBE atau transaksi MM03 → plant stock.
Field Data
Material Untuk nama material disarankan menggunakan format: MNPM. Contoh: M2103105 M: Material 2103105: NPM
Plant 1000
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 59 -
2. Menampilkan stok untuk material MNPM.
2.2.2 Customer master record
2.2.2.1 Membuat Customer master record
1. Untuk membuat customer master record menggunakan transaks berikut, Logistics → Sales and Distribution → Master Data → Business Partner → Customer → Create → Complete (XD01). Muncul Customer create: Initial Screen, masukkan data beriktu. Lalu enter
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 60 -
Field Value
Account Group Solt-To Party – 0001 Customer Number 4 angka terakhir dari NPM
Company Code 1000
Sales organization 1000
Distribution Channel 10 Division 00
2. Muncul screen Create Customer: General Data. Masukan data berikut.
Field Value
General data - Address Title Mr/Ms.
Name Nama Anda
Search Term Poltekpos
Street Jl. Sari Asih 54
Postal Code (Kode Pos) 40151
City Bandung
Country DE Transportation Zone 0000000001
Language EN (English)
General data - Control data Tidak ada
General data - Payment Tidak ada
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 61 -
Transaction
General data - Marketing Tidak ada General data - Unloading Points Tidak ada
General data - Export data Tidak ada
General data - Contact Person Tidak ada
3. Pilih menu company code data, masukan data berikut, lalu enter.
Field Value
Company Code Data Accounting Management – Recon. account
140000
Payment Transaction Tidak ada
Correspondence Tidak ada
Insurance Tidak ada
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 62 -
4. Pilih menu Sales Area data, masukan data berikut, lalu save.
Field Value
Sales Area Data
Sales – Customer Group 02
Shipping – Delivery Priority 2 Shipping – Shipping Conditions 02
Shipping – Delivery Plant 1000
Billing Document – Inco Terms EXW
Billing Document – Payment Term 0001 Billing Document – Tax Classific. 1 (liable for tax)
Partner Functions Tidak ada
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 63 -
2.2.2.2 Memperluas Customer master record
Memperluas/Extend data customer diperlukan supaya bisa juga digunakan untuk sales area lain, misalnya sales are 1000/12/00. Gunakan data dari sales area 1000/10/00 sebagai data reference. Transaksi yang digunakan, Logistics → Sales and Distribution → Master Data → Business Partner → Customer → Create → Complete (XD01). Muncul Costomer Create Initial Screen. Masukkan data berikut. Enter lalu save.
Field Value Account Group Solt-To Party – 0001
Customer Number 4 angka terkahir dari NPM
Company Code 1000
Sales organization 1000
Distribution Channel 12
Division 00
Reference Customer 4 angka terkahir dari NPM
Company Code 1000 Sales organization 1000
Distribution Channel 10
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 64 -
2.2.2.3 Menampilkan customer master record
1. Untuk menampilkan customer master record menggunakan transaksi, Logistics → Sales and Distribution → Master Data → Business Partner → Customer → Display → Complete (XD03). Muncul Customer Display: initial screen, masukkan data berikut.
Field Value Customer Number 4 angka terakhir dari NPM
Company Code 1000
Sales organization 1000
Distribution Channel 12 Division 00
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 65 -
2. Pilih Continue/enter, Pilih sales tab. Terlihat data yang telah di-extend untuk sales area yang baru.
2.2.3 Condition Master Record. Condition master data adalah master data yang mendefinsikan harga, potongan, diskon,
biaya angkut, dan pajak untuk kondisi tertentu. Condition master data juga mengatur
hubungan antara material dengan customer sehingga bisa didefinisikan kondisi price
khusus untuk customer tersebut.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 66 -
2.2.3.1 Membuat Condition Master record.
1. Untuk membuat condition master record, menggunakan transaksi berikut,
Logistics → Sales and Distribution → Sales → Master Data → Conditions → Select Using Condition Type → Create (VK11). Akan muncul create condition intial screen, masukkan condition type PR00, enter, muncul dialog box lalu pilih radio button Customer/Material with release status, lalu enter.
2. Masukkan data berikut.
Field Value
Sales Organization 1000
Distribution Channel 10 Customer Customer seperti di atas
Material Material seperti di atas
Amount 2,250
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 67 -
3. Pilih continue lalu Save. 2.3 Order to Cash 2.3.1 Sales Order
2.3.1.1 Membuat Sales Order
1. Untuk membuat sales order menggunakan transasksi, Logistics → sales and Distribution → sales → order → Create (VA01). Muncul Create sales order: Initial screen, masukkan data berikut, lalu enter.
Field Value
Order Type OR
Sales Organization 1000
Distribution Channel 10
Division 00
Order Type OR
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 68 -
2. Pada screen Create standard order: Overview, masukkan data berikut.
Field Value
Sold-to party Customer yang anda sudah buat
Shhip-to party Customer yang anda sudah buat Requested Delivery date Satu minggu dari sekarang
Material Material yang anda sudah buat
Order Quantity 10
3. Enter lalu save. Catat nomor sales ordernya.
2.3.1.2 Menampilkan sales order dan document flow
1. Untuk menampilkan sales order yang sudah dibuat menggunakan transaksi berikut, Logistics → sales and Distribution → sales → order → Display (VA03), masukkan no sales order, lalu enter.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 69 -
2. Ditampilkan sales order yang sudah dibuat sebelumnya.
3. Untuk menampilkan status order dan juga document yang di-create pilih Display document flow (F5).
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 70 -
2.3.2 Delivery Order Docoment
2.3.2.1 Membuat Delivery Order Document
Delivery document dibuat sebagai awal dari aktivitas shipping. Transaksi yang digunakan untuk membuat DOD adalah, Logistics → sales and distribution → shipping and transportation → outbond delivery → create → single document → With Reference to Sales Order (VL01N). Masukkan data berikut, enter lalu save.
Field Value
Shipping point 1000
Selection date Tangga pengiriman material.
Order Nomor sales order
Bila salah memasukkan delivery date, bisa muncul pesan seperti berikut.
Untuk memperbaikinya masukkan tanggal delivey yang sesuai.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 71 -
Perlu dibedakan antara req.delivery date (tanggal pengiriman barang yang diminta oleh customer) dengan delivery date (tanggal pengiriman barang yang bisa kita lakukan). Untuk Delivery date tergantung dengan material availibity date. Requirement delivery date dengan delivery Date bisa sama atau berbeda tergantung dari ketersediaan material. Untuk mengetahui delivery date, bisa dilihat pada sales order pada tab Shipping.
Pesan di atas juga bisa muncul kalau Delivery order sudah dibuat.
2.3.2.2 Menampilkan document flow
Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa delivery sudah dibuat.
2.3.3 transfer order
2.3.3.1 Membuat transfer order
1. Dalam lean Watehouse management, transfer order dilkukan untuk menfasilitasi proses picking. Picking adalah proses perpindahan material dari lokasi penyimpanan. Transaksi transfer order, Logistics → Sales and
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 72 -
Distribution → shipping and transportation → picking → create transfer order → single order document (LT03). Masukkan data berikut, enter.
Field Value
Warehouse number 010
Delivery Delivery order number
Delivery order number bisa dilihat dari document flow.
2. Pilih posting.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 73 -
2.3.3.2 Menampilkan document flow.
Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa transfer order sudah dibuat.
2.3.4 Goods Issue
2.3.4.1 Post Goods Issue
1. Ketika picking sudah selesai dan material akan keluar dari shipping point, maka dilakukan proses goods issue. Transaksi yang digunakan, Logistics → sales and distribution → shipping and transportation → outbond delivery → change → single document (VL02N). Masukkan nomor outbond delivery. Enter.
2. Muncul screen Delivery Change: overview.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 74 -
3. Pilih tab picking untuk melihat jumlah picking dan delivery. Terlihat bahwa jumlah picking dan delivery sama. Lalu post goods issue.
2.3.4.2 Menampilkan document flow
Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa goods issue sudah dibuat. Tetapi status masih Being Processed, hal ini terjadi karena belum dibuat invoice. Delivery dinilai sudah complete ketika invoice sudah diterbitkan.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 75 -
2.3.5 Billing document
2.3.5.1 Membuat Billing Document
1. Billing adalah dokumen untuk pihak eksternal yang berisi tagihan pembayaran atas barang/jasa yang sudah dikirim. Produk yang secara fisik dikirim ke customer bisa dibuatkan billing-nya. Transaksi untuk membuat billing, Logistics → sales and distribution → Billling → Billing Document → Create (VF01). Secara default biasanya sudah terisi dengan nomor delivery document, bila belum terisi diisi secara manual, lalu enter.
Seringkali muncul error ketika membuat dokumen invoce, seperti pada screen berikut.
Untuk mengetahui kesalah apa yang terjadi pilih menu edit → log, maka muncul tampilan berikut yang memberitahukan kenapa error muncul.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 76 -
2. Berikkutnya muncul screen invoice create. Catat net value dari invoice.
3. Untuk mengetahui price condition seperti yang sudah dibuat sebelumnya, pilih menu Goto → Header → Pricing condition. Muncul layar berikut. Lalu save.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 77 -
2.3.5.2 Menampilkan document flow
Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa semua status proses delivery dan invoice sudah completed. Tetapi Status accounting document not cleared. Status not cleared ini terjadi karena invoice belum dibayar.
. 2.3.6 Incoming payment
2.3.6.1 Posting Incoming Payment
1. Posting incoming payment merupakan bagian dari modul accounting yaitu ketika Customer melakukan pembayaran untuk invoice yang sudah diterbitkan. Secara teori proses sales berakhir dengan diterbitkan invoice.
2. Untuk melakukan transaksi incoming payment, Accounting → Financial Accounting → Customers → Document Entry → Incoming Payment (F-28). Masukkan nilai berikut. Lalu pilih process open item.
Field Value
Document date Hari ini Bandk Data: account 113100
Bandk Data: Amount Total nilai dari latihan diatas
Open item section: Account Customer account di atas (78094)
Document No Checked (untuk seleksi berdasarkan nomor dokumen akuntansi)
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 78 -
3. Tampil selection criteria, masukkan no dokumen accounting. Pilih Process Open item.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 79 -
Nomor dokumen akuntansi diantaranya bisa dilihat di document flow.
4. Pada layar pastikan bahwa Field not assigned sudah nol, lalu post.
2.3.6.2 Menampilkan document flow
Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa semua status proses delivery dan invoice sudah completed. Status accounting document juga sudah cleared.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 80 -
2.3.7 Reporting
1. SAP menyediakan sejumlah reporting standar yang cukup lengkap. Diantaranya untuk melihat daftar sales orders. Logistics → Sales and Distribution → sales → information System → Orders → List of Sales Orders (VA05). Masaukkan kode customer, lalu enter.
2. Maka ditampilkan seluruh sales order yang dibuat untuk customer tersebut.
3. Contoh berikut misalnya ntuk menampilkan sales history customers dari bulan januari tahun 2005 hingga bulan sekarang. Logistics → sales and
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 81 -
Distribuiton → sales Information System → Standard Analysis → Customer (MCTA). Masukkan data berikut, lalu execute (F8).
Field Value
Sales Organization 1000
Mont from January 2005
Mont to Bulan ini
4. Maka ditampilkan daftar customer dengan total order, sales dan credit memo.
5. Untuk menampilkan top 10 customer. Pada screen di atas, Cursor disimpan pada invoiced sales key figure lalu pilih Top N…
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 82 -
6. Maka ditampilkan 10 customer dengan sales tertinggi.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 83 -
3 Production Planning dan Manufacturing Exection 3.1 Tujuan 3.1.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah Mahasiswa Mengetahui proses-proses umum yang standard dalam Enterprise Resource Planning (ERP) khususnya SAP yang meliputi: procurement, sales order management, Production, Financial, dan Humam capital management. Khusus untuk jurusan TI dan MI juga mengetahui secara umum teknologi SAP Netweaver. 3.1.2 Tujuan instruksional khusus Setelah mengikuti praktikum ini mahasiswa diharapakan dapat:
1. Membuat material master data dengan menyalin dari material data yand sudah ada.
2. Membuat Bill of Materials. 3. Membuat Routing. 4. Membuat sales and operating planning sederhana. 5. Membuat demand planning sederhana. 6. Membuat Material Requirement Planning (MRP). 7. Membuat Production order. 8. Membuat confirmation order.
3.2 Master data 3.2.1 Material master record
3.2.1.1 Membuat material master record dengan cara menyalin dari material
yang sudah ada.
Untuk keperluan praktek ini, buat suatu material baru dengan cara menyalin dari
materil yang sudah ada. ECC system menu path: Logistics → Production →
Master Data → Material Master → Material → Creata (General) →
Immediately (MM01).
1. Buat material baru dengan data-data seperti pada gambar dan tabel
berikut. Lalu enter.
Field Value Keterangan
Material T-MI## Ganti ## dengan NPM Industry Sector Mechanical Engineering Menentukan screen yang
muncul ketika mengisi data dan urutannya, dan industry-specisif fields.
Material Type Finished Product Material akhir hasil in-house production
Copy From : Material
R-F100
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 84 -
2. Pilih semua view kecuali Production Resource Tools, WM Execution,
WM Packaging. Jangan lupa dipilih Create Views selected fungsinya untuk
menyalin semua nilai yang ada pada material yang di-copy. Lalu enter.
3. Masukkan organizational level seperti berikut, lalu enter
Field Value Organizatinal level
Plant 1000
Stor. Location 0001
Sales Org. 1000 Distr. Channel 10
Order Type OR
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 85 -
Plant
Plant 1000 Stor. Location 0002
Sales Org. 1000
Distr. Channel 10
4. Maka akan tampil view Basic Data 1. Langsung save. Maka semua view
dan data yang ada pada field tersebut akan disalin kedalam material
baru.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 86 -
3.2.1.2 Menampilkan material master record yang baru dibuat.
1. Transaksi untuk menampilkan material master record, ECC system menu
path: Logistics → Production → Master Data → Material Master →
Material → Display (General) → Immediately (MM03). Masukkan kode
material yang sudah dibuat.
2. Pililh view yang akan ditampilkan, lalu enter.
3. Masukkan organizational level data, lalu enter.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 87 -
4. Maka akan ditampilkan material baru yang sudah dibuat dengan
menyalin dari material R-F100.
3.2.2 Bill of Material (BOM) Master Record
Untuk kepentingan Production Planning, master data berikutnya yang diperlukan
untuk melengkapi material master data adalah Bill of Material (BOM). BOM
adalah hirarki susunan material yang membentuk material yang lain.
3.2.2.1 Membuat BOM dengan cara menyalin dari BOM yang sudah ada
1. Transaksi untuk membuat BOM, ECC system menu path: Logistics →
Production → Master Data → Bills of Material → Bill of Material →
Material BOM → Create (CS01). Buat material BOM baru dengan data-
data seperti pada gambar dan tabel berikut. Lalu pilih Copy From (F7).
Field Value Keterangan
Material T-MI## Material yang baru dibuat pada latihan sebelumnya
Plant 1000 Plant dimana BOM material ini berada
BOM Usage 1 (Prodcution) Area dimana BOM ini akan digunakan
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 88 -
2. Isi dengan BOM dari material R-F100 (material yang digunakan sebagai
referensi), lalu enter.
3. Akan muncul screen Create material BOM: Copy from seperti pada
gambar di bawah. Pilih semua item, lalu copy.
4. Akan muncul sreen Create material BOM: General item overview.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 89 -
5. lalu save.
3.2.2.2 Menampilkan BOM yang sudah dibuat
1. Untuk menampilkan Material BOM yang baru dibuat pilih menu Material
BOM → Display (CS03).
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 90 -
2. Maka ditampilkan BOM dari material yang sudah dibuat.
3.2.3 Routing Master Record
Master data berikutnya yang diperlukan untuk melengkapi material master data
adalah Routing. Routing adalah urutan aktivitas di lantai produksi yang
diperlukan untuk memproduksi suatu material. Data Routing ini hanya
digunakan untuk material yang diproduksi sendiri (finished goods). Material
type dalam lain misalnya material type trading goods tidak memiliki routing.
3.2.3.1 Membuat Routing dengan cara menyalin Routing yang sudah ada.
1. Transasksi untuk membuat routing, ECC system menu path: Logistics →
Production → Master Data → Routings → Routings → Standard
Routings → Create (CA01). Buat Routing baru dengan data-data seperti
pada gambar dan tabel berikut. Lalu pilih Copy From (F5).
Field Value Keterangan
Material T-MI## Material yang baru dibuat pada latihan sebelumnya.
Plant 1000 Plant dimana material tersebut diproduksi.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 91 -
2. Pilih type: Routing.
3. Memilih material yang akan disalin, dalam kasus ini akan disalin routing
dari material R-F100 (Pompa Listrik).
4. Lengkapi Header data check seperti pada Tabel dan Gambar berikut. Lalu
enter.
Field Value Keterangan
Status 4 (Released General )
Untuk data yang lain
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 92 -
Field Value Keterangan
dibiarkan default dari system.
5. Muncul screen Creata Routing : Operation Overview. Lalu save.
6. lalu save.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 93 -
3.2.3.2 Menampilkan Routing
1. Display Routing yang baru dibuat dengan menu Routing Display (CA01).
2. Maka ditampilkan routing dari material yang sudah dibuat.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 94 -
3.3 Production Planning Misalnya, bagian penjualan melakukan peramalan penjualan untuk pompa listrik
dengan nomor material T-MI## (Material yang dibuat pada latihan sebelumnya)
tersebut. Dari hasil peramalan tersebut diperoleh rencana penjualan untuk
periode: bulan berjalan + 6, hingga bulan berjalan + 8. Untuk memenuhi rencana
penjualan tersebut maka dibuat pula rencana produksi. Rencana penjualan dan
produksi dimulali dengan membuat sales and operating planning (demand
planning).
3.3.1 Sales and Operating Planning (Demand Planning)
1. Transaski untuk SOP, ECC system menu path: Logistics → Production →
SOP → Planning → For Material → Change (MC88). Jalankan transaksi
change plan untuk material T-MI## lalu pilih active version.
2. Lengkapi planning table pada screen Change-Rough Cut plan tersebut
dengan data seperti pada tabel dan gambar berikut. Lalu tekan enter.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 95 -
Planning Table
Bulan Berjalan + 6
Bulan Berjalan + 7
Bulan Berjalan + 8
Sales 100 PC 110 PC 110 PC
3. Pada stok level terlihat bahwa stock minus 320 PC.
4. Misalnya, untuk menjamin ketersedian stok pada Bulan sekarang + 6
bulan tidak pasti, maka dibuat target stock level 20 PC pada bulan
tersebut (lihat gambar di bawah). Lalu tekan enter. Target Stock level ini
tidak merubah stock level karena hanya menampilkan stok yang harus
tersedia di akhir suatu periode seperti terlihat pada gambar berikut.
5. Berikutnya dibuat rencana produksi material (production plan)
berdasarkan peramalan penjualan dan target stock level yang sudah
dibuat. Isikan data rencana produksi tersebut seperti pada gambar di
bawah, Lalu enter. Terlihat bahwa stock level diakhir periode sudah
seimbang (tidak ada stok minus). Lalu save.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 96 -
3.3.2 Release Demand Planning (Demand Management)
Langkah berikutnya dari Production Planning adalah me-release Sales Operations
Planning (demand planning) menjadi demand management dalam bentuk
planned independent requirement. Demand management ini berfungsi untuk
mengelola semua kebutuhan terhadap suatu material baik kebutuhan yang
diturunkan dari rencana penjualan (planned independent requirement) ataupun
dari penjualan yang sudah ada dalam bentuk sales order (customer requirement).
Bagaimana demand management berperilaku terhadap permintaan diatur
melalui strategy group. Dalam kasus ini, strategi yang digunakan adalah Planning
with final assembly (40). Tujuan dari strategy group ini adalah membuat barang
dengan pendekatan make to stock tetapi ketika datang sales order, maka sales
order tersebut akan mengkonsumsi planned independent requirement yang ada.
3.3.2.1 Mengubah strategy group suatu material
1. Syarat untuk melakukkan planning with final assembly adalah
memastikan bahwa strategi group yang digunakan untuk material
tersebut adalah strategy group 40. Untuk memastikan/mengubah
strategy group, bisa dilihat pada material master view MRP 3 (Jalankan
transaksi MM02/Change material master) seperti pada gambar lalu save.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 97 -
3.3.2.2 Mengetahui procurement type
Procurement type adalah pengaturan dalam material master yang menentukan
apakah pengadaan material tersebut dilakukan dengan cara in-house
production, external procurement atau keduanya. Setting tersebut terdapat
pada material master record view MRP 2. Terlihat untuk material yang
digunakan dalam latihan ini procurement type-nya adalah E (in-house
production).
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 98 -
3.3.2.3 Transfer Plannig data to Demand management
1. Langkah berikutnya adalah melalukan transaksi transfer material to
demand management. ECC system menu path: Logistics→Production→
SOP → Disaggregation → Transfer Material to Demand Management
(MC74). Lalu isikan data seperti pada tabel dan gambar berikut.
Field Value Keterangan
Material T-MI## Material yang baru dibuat pada latihan sebelumnya.
Plant 1000 Plant dimana material tersebut diproduksi.
Requirement Type
VSF Planning with final assemby
Version 00 Versi dari planning yang akan digunakan / ditransfer
2. Lalu enter, maka akan muncul dialog berikut, kemudian enter lagi.
3. Pilih menu Transfer Now
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 99 -
4. Coba sekali lagi dengan memilih menu transfer now untuk mengecek
apakan requirement sudah ada atau belum. Muncul dialoag information,
lalu enter. Akan muncul error log berikut, yang berarti requirement
sudah tersedia (tadi sudah berhasil ditransfer dari demand planning ke
demand management).
3.3.2.4 Menampilkan Planned Independent Requirement.
1. Dengan transaksi di atas berarti sudah terbentuk Planned independent
requirement. Untuk menampilkan Planned independent requirement
yang sudah dibuat maka lakukan transaksi berikkut, ECC system menu
path: Logistics → Production → Demand Management → Planned
Independent Requirement → Display (MD63). Lengkapi nilai seperti
pada tabel berikut lalu enter dua kalli.
Field Value Keterangan
Material T-MI## Material yang baru dibuat pada latihan sebelumnya.
Plant 1000 Plant dimana material tersebut diproduksi.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 100 -
Requirement Type
VSF Planning with final assemby
Selected Version 00 Versi dari planning yang akan digunakan / ditransfer
2. Maka akan tampil Screen Planned Ind. Req. Display : Planning table.
3.3.2.5 Menampilkan Stock/Requirement List.
1. Untuk mengetahui apakah planned independent req. tersebut
mempengaruhi stock kita jalankan, transaksi stock/requirement list. ECC
system menu path: Logistics→Production→ Production Planning →
Demand Management → Environment → Stock/Requirement List
(MD04). Lalu tekan enter.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 101 -
2. Terlihat dari screen stock/req.list, jenis MRP element adalah independent
requirement dan jenis MRP element data adalah VSF (Planning with final
assembly). IndReq ini belum terpenuhi oleh stok yang ada sehingga
available quantity menjadi -320. Untuk memenuhi kebutuhan stok
barang tersebut perlu dijalankan MRP (Material requirement planning).
3.3.3 MRP (Material Requirement Planning)
Untuk memenuhi kebutuhan terhadap rencana stok barang di atas sehingga
terjadi keseimbangan antara rencana stok dengan kebutuhan maka dijalankan
MRP. MRP akan menganalisis secara otomatis bagaimana kebutuhan barang
tersebut dipenuhi.
3.3.3.1 Menjalankan MRP.
1. Untuk menjalankan MRP, ECC system menu path: Logistics → Production
→ MRP → Planning → Total Planning → Multilevel Single-item Planning
(MD02). Lallu lengkapi data seperti pada tabel berikut.
Field Value Keterangan
Material T-MI## Material yang baru dibuat pada latihan sebelumnya.
Plant 1000 Plant dimana material tersebut diproduksi.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 102 -
Processing Key NETCH (Net Change for total horizon)
Mendefinisikan planning type apakah sebagai regenerative planning atau net change palling within the total horizon atau within the planning horizon only.
Create purchase req.
2 (Purchase req. In opening period)
Indikator ini hanya relevan untuk material yang diadakan dari eksternal. Dapat ditentukan pada periode mana pruchse requisition dan schedule lines dibutuhkan sebagai hasil dari dijalankannya planning.
Delivery Schedule
3 (Schedule lines)
Create MRP List 1 (MRP list) Untuk menentukan apakah menjalankan planning ini untuk membuat MRP list.
Planning Mode 1 (Adapt planning data) Untuk menentukan apakah data perencanaan yang ada diatur ketika planning dijalankan atau planning harus dibuat lagi dari awal.
Scheduling 1 (basic dates will be determined for planning)
Untuk menentukan apakah basic dates ditentukan untuk planned order atau apakah lead time schedulling perlu dijalankan juga.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 103 -
2. Enter dua kali maka akan muncul screen sebagai berikut. Dari screen
terlihat bahwa total Material Planned adalah 10. Dalam multi-level
planning, semua material dalam struktur BOM termasuk kedalam elemen
planning dengan header material (finished material).
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 104 -
3. Hal tersebut terjadi karena material T-MI## (Pump) memilik multi level
BOM sebanyak 10 komponen, yang ditampilkan pada tabel berikut:
No Komponen Deskripsi Header
1 R-B100 Casing T-MI##
2 R-B200 Fly Wheel T-MI##
3 R-B300 Hollow Shaft T-MI##
4 R-B400 Electronic Turbodrive T-MI## 5 R-T100 Slug for spiral casing R-B100
6 R-T200 Flas gasket R-B100
7 R-T300 Hexagon head screw M10
R-B100
8 R-T000 Slug for fly wheel R-B200
9 R-T400 Slug for shaft R-B300
10 R-T500 Slug for electronic drive R-B400
4. Untuk mengetahui komponen penyusun suatu material bisa
menggunakan display BOM (CS03).
3.3.3.2 Menampilkan Stock/Requirement List.
1. Untuk melihat apakah dampak dengan menjalankan MRP diatas maka
bisa melihat kembali transaksi Stock/Requirement list. Jalankan transaksi
MD04, sehingga tampilan screen akan menjadi seperti berikut.
2. Terlihat bahwa Independent requirement tersebut dipenuhi dengan
planned order yang relevan (PlOrd.). Planned order ini kemudian akan
dikonversi menjadi production order. Tujuan dari planning with final
assembly adalah untuk melakukan pengadaan barang sebelum actual
sales order diterima. Sehingga available quantity menjadi seimbang.
Ingat, bahwa available quantity disini masih dalam bentuk planned
(rencana), tetapi real stock (line item paling atas) masih kosong.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 105 -
3.4 Production Excecution Pada tahap ini rencana produksi yang sudah masuk ke dalam demand
mangement akan mamasuki tahap produksi. Diawali dengan membuat Firmed
planned order. Firmed planned order ini adalah planned order yang sudah siap
untuk diubah menjadi production order sehingga bisa memasuki proses
produksi.
3.4.1 Planned Order
3.4.1.1 Membuat firmed Planned Order.
1. Dari stock/requirement list, ubah planned order yang paling awal
sebanyak 100 unit untuk diubah menjadi firmed planned order yang siap
melakukan proses produksi. Caranya, dari transaksi stock/req. lies
(MD04), Pilih detail dari element lalu pilih change element icon (gambar
pensil).
2. Planned order ditampilkan tetapi tidak memiliki production dates/time
(Pada tab header).
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 106 -
3. Selanjutnya untuk mengisi tanggal rencana produksi, Dari menu pilih Edit
→ scheduling. Secara otomatis task list akan dibaca dan production
dates/times dihitung untuk disalin ke dalam jadwal produksi. Perlu
diketahui bahwa waktu ini di-setting pada bagian routing, tetapi karena
pada latihan ini hanya menyalin dari routing yang sudah ada, maka
hasilnya hanya menerima nilai akhirnya saja. Seperti pada gambar di
bawah berikut.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 107 -
4. Ketika kembali ke tab Header maka production date sekarang sudah ada.
5. Selanjutnya, Pilih Plnd order indicator pada bagian firming. Lalu save.
3.4.1.2 Menampilkan Firmed Order pada Stock/Req. List
Kembali ke transaksi stock/requirement list (MD04) lalu refresh. Terlihat
Sekarang ada tanda bintang pada planned order yang berarti planned order
tersebut sudah firmed. Seperti terlihat pda gambar berikut.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 108 -
3.4.2 Production Order
3.4.2.1 Production Order dan Release Order
1. Untuk memulai proses produksi sebagai langkah akhir dalam production
planning, ubah firmed planned order dari daftar untuk menjadi production
order. Caranya: Pilih Detail of element untuk order yang tersebut dan tekan
tombol Convert planned order to production order.
2. Akan tampil screen production order: create. Lakukan release, Lalu save. Jika
muncul pesan error diabaikan dulu dengan memilih OK.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 109 -
3.4.2.2 Menampilkan Stock/Req. list
Tampilkan kembali stock/req. list (MD04), terlihat bahwa MRP element data
sudah berubah menjadi PrdORd (Production Order) dan sudah di-release
(Re).
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 110 -
3.4.3 Confirmation
3.4.3.1 Membuat Confirmation
1. Confirmation adalah pemberitahuan bahwa proses produksi terkait
sudah selesai. Transaksinya adalah, ECC system menu path: Logistics →
Production → Shop Floor Control → Order → Confirmation → Enter →
For Order (CO15). Masukkan no production order (diambil dari no. order)
pada stock/req. list. Lalu enter.
2. Pilih final confirmation, yang artinya bahwa semua proses produksi untuk
production order tersebut sudah selesai. Lalu save. Jika konfigurasi
sistem sesuai, maka otomatis sistem akan melakukan perhitungan biaya
dan perpindahan barang dari lantai produksi ke dalam gudang.
3.4.3.2 Menampilkan stock/req. list
1. Untuk mengetahui hasil dari confirmation ini, jalankan kembali transaksi
stock/req. list (MD04).
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 111 -
2. Terlihat bahwa sekarang stok aktual sudah bertambah menjadi 100.
3.4.3.3 Stock overview
1. Stock overview bisa dilihat juga dengan menggunakan transaksi MMBE
atau lewat display plant stock material (MM03)
2. Terlihat bahwa stok material sekarang sudah 100 dan disimpan dengan
tipe stok unrestricted use stock.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 112 -
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 113 -
4 Financial Accounting 4.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah mengikuti praktikum SAP Financial Accoutning ini mahasiswa diharapkan dapat:
1. Mengenal dan melakukan transaksi sederhana pada subledger General Ledger (FI-GL).
2. Mengenal dan melakukan transaksi sederhana pada subledger Account Receivable (FI-AR).
3. Mengenal dan melakukan transaksi sederhana pada subledger Mengetahui Assset Accounting (FI-AA).
4. Mengenal dan melakukan transaksi sederhana terkait Financial accounting Report.
4.2 General Ledger Accounting (FI-GL) 4.2.1 Tujuan Instruksional Khusus Setelah mengikuti praktikum SAP Financial Accoutning ini mahasiswa diharapkan dapat:
1. Menampilkan Char of Account (CoA) 2. Membuat G/L Account 3. Melakukan posting langsung ke buku besar 4. Menampilkan neraca hasil transaksi pada buku besar.
4.2.2 Teori Umum Membuat General Ledger Account Kas Besar, Kas kecil, dan
Biaya GL Account merupakan Master Data Kode Rekening yang berisikan informasi
pengkodean, keterangan dari Kode rekening dan pengaturan tentang isian data
yang dibutuhkan di dalam setiap Kode rekening. Kode rekening digunakan untuk
mengelompokan transaksi keuangan sesuai dengan perkiraan yang ada pada
Laporan Keuangan.
Pada tahap awal sistem SAP digunakan semua Master Data Kode Rekening sudah
disiapkan, namun tidak tertutup kemungkinan akan adanya perubahan.
Perubahan terhadap Master Data Kode Rekening mencakup proses untuk:
Membuat Kode Rekening baru dan melakukan perubahan data Kode Rekening.
Pembuatan kode rekening baru disebabkan adanya penambahan ataupun
perubahan bisnis proses dimana perubahan bisnis proses tersebut
mengharuskan transaksinya tidak bisa dicatat pada kode rekening yang sudah
tersedia. Perubahan data kode rekening disebabkan adanya kesalahan atau
perbaikan pada data isian kode rekening yang sudah ada pada sistem.
Contohnya : melakukan perbaikan nama dari kode rekening akibat kesalahan
pengetikan.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 114 -
4.3 Praktek Master Data 4.3.1 Membuat Kode rekening Kas besar kode rekening kas besar digunakan untuk menampung kas perusahaan yang
disimpan pada bank.
Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records →
Individual Processing → Centrally (FS00)
1. Masukkan data berikut, lalu pilih icon creata (gambar kertas).
Field Value
G/L Account 60#### (## diganti dengan 4 angka terakhir NPM)
Company Code 1000
2. Pada Tab Type Description masukkan data berikut
Field Value
Type Description
Account Group Liquid Funds Account Balance Sheet Account Pilih
Short Text Kas Besar
G/L Account Long text Kas Besar ### (ganti dengan NPM)
Group Account Number 110100
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 115 -
3. Pada Tab Control Data, masukkan data berikut
Field Value
Control data
Account Currency EUR
Only Balances in local crcy Pilih
Line item display Pilih
Sort Key 001 (posting date)
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 116 -
4. Pada Tab Create Bank/Interest, masukkan data berikut
Field Value
Create Bank/Interest
Field Status Group G005
Planning level F0
Relevant to cash flow Pilih Commitment item Liquid funds
House bank 1000
Account ID 1000
Interest Indicator 02 Interest calc.frequency 12
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 117 -
5. Save
4.3.2 Membuat kode Rekening kas kecil
Kode rekening kas kecil digunakan untuk menampung kas yang ada disimpan
pada kasir perusahaan.
Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records →
Individual Processing → Centrally (FS00)
1. Masukkan data berikut, lalu pilih icon creata (gambar kertas).
Field Value
G/L Account 61#### (## diganti dengan 4 angka terakhir NPM)
Company Code 1000
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 118 -
2. Pada Tab Type Description masukkan data berikut
Field Value
Type Description Account Group Liquid Funds Account
Balance Sheet Account Pilih
Short Text Kas Kecil
G/L Account Long text Kas Kecil ### (ganti dengan NPM)
Group Account Number 110100
3. Pada Tab Control Data, masukkan data berikut
Field Value
Control data
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 119 -
Account Currency EUR
Only Balances in local crcy Pilih Line item display Pilih
Sort Key 003 (Document date)
4. Pada Tab Create Bank/Interest, masukkan data berikut, lalu save
Field Value
Create Bank/Interest Field Status Group G001 (general)
Planning level F0 (posting to bank account)
Relevant to cash flow Pilih
Commitment item 3000 (Liquid funds)
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 120 -
4.3.3 Membuat kode rekening untuk menampung pengeluaran alat tulis menulis kantor
Kode renening alat menulis kantor adalah kode rekening yang digunakan untuk
menampung setiap biaya pengaluaran untuk pembelian alat menulis kantor.
Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records →
Individual Processing → Centrally (FS00)
1. Masukkan data berikut, lalu pilih icon creata (gambar kertas).
Field Value
G/L Account 71#### (## diganti dengan 4 angka terakhir NPM)
Company Code 1000
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 121 -
2. Pada Tab Type Description masukkan data berikut
Field Value Type Description
Account Group General G/L Accounts
P/L statement acct Pilih
P/L statement acct X
Short Text Alat Tulis Menulis
G/L Account Long text Alat tulis menulis ### (ganti dengan NPM)
Group Account Number 312500
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 122 -
3. Pada Tab Control Data, masukkan data berikut
Field Value
Control data
Account Currency EUR
Tax category - Posting without tax allowed Pilih
Line item display Pilih
Sort Key 008 (Cost center)
4. Pada Tab Create Bank/Interest, masukkan data berikut, lalu save
Field Value
Create Bank/Interest Field Status Group G004 (Cost account)
Commitment item 1216 (expenses)
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 123 -
4.4 Proses Transaksi Akuntansi Sederhana (pengisian kas kecil).
Proses Pengisian dan Pengeluaran Kas Kecil adalah transaksi yang berhubungan
dengan pencatatan penerimaan dan pengeluaran Kas Kecil. Proses Pengisian Kas
Kecil dilakukan dengan cara mentransfer dana dari Kas Besar ke Kas Kecil
berdasarkan pengajuan untuk pengisian Kas Kecil tersebut. Proses Realisasi
Penggunaan Kas Kecil di lakukan ketika pertanggungjawaban atas realisasi biaya
terjadi.
4.5 Praktek Transaksi Akuntansi Sederhana 4.5.1 Mentransfer dana dari Kas Besar ke Kas Kecil berdasarkan pengajuan
dari kasir untuk pengisian Kas Kecil tersebut
1. Untuk melakukan transfer dana dari rekening kas ke besar ke kas kecil menggunakan transaksi berikut, Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → General Posting (F-02). Pada G/L Account Posting: Header data, Masukkan data berikut
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 124 -
Field Value
Doc Date Tanggal hari ini Posting date Tanggal hari ini
Reference NPM
Doc Header Text Pengisian Kas kecil #### (4 No. Terakhir NPM)
PstKy 40
Account 11##### (Kas Kecil)
1. Pada Enter G/L Account Document: Add G/L account item, item 1, Masukkan data berikut, lalu enter.
Field Value
Amount 1000
Next Line Item
PstKy 50
Account 10##### (Kas Besar)
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 125 -
2. Pada Enter G/L Account Document: Add G/L account item, item 2, Masukkan data berikut, lalu enter.
Field Value
Amount *
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 126 -
3. Display document overview (gambar gunung), untuk melihat jurnal transaksinya sebelum di posting, sesudah itu save.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 127 -
4. Akan menghasilkan nomor dokumen baru (catat nomor dokumen ini).
4.5.2 Melihat dokumen dokumen jurnal yang sudah di posting
Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Document → Display
(FB03)
1. Masukkan data beriku:
Field Value
Document number Nomor dokumen dari latihan sebelumnya
Company code 1000
Fiscal Year 2012
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 128 -
2. Bila tidak ada lakukan pencarian. Misal melakukan pencarian berdasarkan reference number (NPM).
3. Maka akan ditampilkan document list.
4. Kllik maka akan ditampilkan jurnal yang sudah di posting
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 129 -
4.5.3 Melihat GL Account line item atas document jurnal yang sudah di posting (FBL3N)
Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account →
Display/Changes Line Items (FBL3N)
1. Masukkan data berikut, lalu execute
Field Value
GL Account 11##### (Kas kecil)
Company code 1000 Normal Items Pilih
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 130 -
2. Maka akan ditampilkan line item pada GL Account tersebut seperti berikut:
4.6 Proses Realisasi Penggunaan Kas Kecil Proses realisasi kas kecil adalah proses penggunaan kas kecil untuk pengeluaran
biaya sehari-hari yang tidak terlalu besar, misalnya untuk pembelia alat tulis
menulis. Atau bisa juga untuk keperluan lain seperti pembayaran kepada vendor.
4.7 Praktek 4.7.1 Mencatat Transaksi Pengeluaran dari kas kecil ke park document.
Mencatat transaksi ke Park document dilakukan ketika transaksi memerlukan
pemeriksaaan lebih lanjut sebelum posting ke buku besar. Misal dikeluarkan
sejumlah uang dari kas kecil untuk pembelian sejumlah alat tulis. Transaksi
tersebut disimpan sebagai park document untuk nanti di posting setelah di
periksa oleh pejabat terkait.
1. Membuat park document pengeluaran kas kecil untuk membeli peralatan alat tulis. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → General Document Posting (F-65)
Field Value
Doc Date Tanggal hari ini
Posting date Tanggal hari ini Reference NPM
Doc Header Text Pembelian alat tulis
PstKy 40
Account 71##### (Alat Tulis Menulis)
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 131 -
1. Pada Park Document: Enter G/L Account item, item 1, Masukkan data berikut, lalu enter.
Field Value
Amount 50
Next Line Item PstKy 50
Account 11##### (Kas Kecil)
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 132 -
1. Pada Park Document Enter G/L Account Item, item 2, Masukkan nilai berikut, lalu enter.
Field Value
Amount *
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 133 -
5. Display document overview (gambar gunung), untuk melihat jurnal transaksinya sebelum di posting, sesudah itu save.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 134 -
6. Akan menghasilkan nomor dokumen baru (catat nomor dokumen ini).
4.7.2 Melihat document jurnal yang sudah diparking (FBV3)
1. Untuk melihat document jurnal yang sudah diparking menggunkan transaksi, lalu masukkan nilai berikut: Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Document → Parked Document → Display (FBV3)
2. Kalau nomor dokumen parked document tidak ada, bisa dlakukan pencarian dengan menggunakan menu document list. Misal, akan melakukan pencarian berdasarkan NPM (reference) dan user (Entered By).
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 135 -
3. Klik dua kali document number untuk menampilkan dokumen.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 136 -
4.7.3 Melihat dokumen jurnal yang sudah di posting.
Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Document → Display
(FB03)
1. Untuk melihat dokumenjurnal yang suda di posting masukkan kemballi nomor parking document lalu enter.
2. Maka document ditampilkan dengan keterangan pada status bar bahwa document ### has initialy been parked.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 137 -
4.7.4 Melihat GL Account line item atas document jurnal yang sudah di posting (FBL3N)
1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N). Lalu run.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 138 -
2. Akan ditampilkan line item pada rekening kas kecil. Terlihat bahwa dokumen di atas belum di posting ke dalam rekening kas kecil karena masih dalam kondisi di parked document.
4.7.5 Posting parking document.
1. Misal bagian yang berwenang (manajer/supervisor) sudah melihat
parking document untuk pembelian alat tulis tersebut dan sudah
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 139 -
menyetujui untuk melakukan transaksi , sehingga dilakukan posting oleh manajer. SAP Easy Access→ Accounting → Financial Accounting→ AccountsReceivable → Document → Parked Documents → Post/Delete: Single Screen Transaction (FV50).
2. Masukkan nomor parked document yang akan diposting.
3. Maka ditampilkan parked document tersebut. Untuk melakukan post kepada buku besar, pilih menu document -> post.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 140 -
4. Karena kode rekening biaya alat menulis kantor revelan terhadap pajak, maka harus dimasukkan kode pajaknya.
5. Masukkan kode pajaknya misalnya 0I (Input tax 0%), lalu enter
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 141 -
6. Maka akan ditampilkan keterangan bahwa dokumen tersebut sudah di posting.
7. Tampilkan kembali parked document tersebut. Dari menu pilih display.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 142 -
Maka ditampilkan dokumen tersebut dengan keterangan “Document is an
accounting document (not a prelimenary one).”
4.7.6 Menampilkan GL account line item (FBL3N).
1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Lalu run. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N).
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 143 -
1. Karena parked document sudah di posting maka sekarang ditampilkan pada line item gl account 11#### (kas kecil).
4.8 Proses pemeliharaan Dokumen Jurnal yang sudah dibukukan Sistem SAP memiliki fasilitas pemeliharaan atau perbaikan atas transaksi yang
sudah dibukukan. Fasilitas tersebut adalah:
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 144 -
1. Delete document, merupakan fasilitas membatalkan pembukuan dengan membalik jurnal yang sudah terbentuk Pembatalan dokumen yang sudah diposting dilakukan antara lain
dikarenakan :
- terjadi kesalahan nilai/amount jurnal.
- terjadi kesalahan kode rekening.
Jika kesalahan hanya terjadi pada text atau keterangan yang bersifat
informasi, perbaikan hanya cukup dengan melakukan proses change line
item yaitu proses merubah isian data text pada item jurnal yang sudah
dibukukan. Jika terjadi kesalahan posting untuk beberapa document dan
harus melakukan pembatalan atas semua dokumen secara bersamaan
dapat menggunakan fasilitas Mass Reversal Document.
2. Clearing document, merupakan fasilitas untuk mengelompokan dua atau lebih item jurnal atau dokumen akuntansi yang status pengaturan kode rekeningnya bersifat open item masuk ke dalam kelompok clear item. Proses Clearing document dilakukan karena item jurnal tersebut sudah menemukan lawan atau penyelesaiannya. Proses Clearing document ini akan menghasilkan dengan terbentuknya clearing document tanpa membentuk jurnal baru. Proses clearing ini hanya dapat dilakukan pada kode rekening yang pengaturan awalnya merupakan kode rekening yang bersifat Open Item Management. Status dari Open Item ini fungsinya adalah bahwa control terhadap transaksi yang timbul pada kode rekening tersebut akan di maintain. Beberapa contoh kode rekening yang pengaturannya harus bersifat Open item Management adalah kode rekening Money in Transit , Biaya yang masih harus dibayar dsb.
3. Reset clear document, merupakan fasilitas mengembalikan item jurnal yang sudah dilakukan proses clear item kembali ke kelompok open item. Proses ini berarti memutuskan kembali hubungan item jurnal dengan item jurnal sebagai lawan atau penyelesaiannya.
4. Change line item, merupakan proses mengubah beberapa isian data pada jurnal yang sudah dibukukan. Tidak semua isisan data yang dapat diubah. Perubahan hanya dapat dilakukan pada isian yang bersifat text informasi saja.
4.9 Praktek Pemeliharaan Dokumen Akuntansi 4.9.1 Melakukan Reversal untuk dokumen jurnal yang telah terbentuk
1. Misalnya terjadi kesalahan jumlah pengeluaran untuk alat tulis menulis yang sudah diposting yang seharusnya adalah 100 EUR tertulis 50 EUR. Untuk itu akan dilakukan reverse document untuk membalikkan dokumen dan kemudian melakukan posting lagi. Accounting → Financial Accounting → Document → Reverse → Indiviual Reversal (FB08)
2. Masukkan data-data dokumen yang akan di-reverse
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 145 -
Field Value
Doc Date Tanggal hari ini Document Number Nomor dokumen yang
akan di-reverse (nomor dokumen dari latihan terakhir)
Company code 1000
Fiscal Year 2013 Reversal reason 03
3. Pilih display document before reversal
4. Maka ditampilkan dokumen yang akan di-reverse. Pilih back, lalu post.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 146 -
5. Maka akan ditampilkan keterangan bahwa dokumen sudah di-posting.
4.9.2 Menampilkan GL account line item.
1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Lalu run. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N).
2. Terlihat ada dokumen baru dengan type AB (Accounting Document/reversal document).
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 147 -
3. Untuk menampilkan reverse document tersebut, Klik Document no dengan type AB.
4. Pilih display document header (gambar topi).
5. Maka akan ditampilkan header document. Terlihat bahwa document tersebut merupakan reversal doc. Untuk document number dari latihan sebelumnya. Document pada latihan sebelumnya sudah di reversal
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 148 -
dengan document type AB pada latihan ini sehingga jumlah pada akun kas kecil kembali ke awal yaitu sebesar 1000 EUR.
4.9.3 Mencatat kembali transaksi pengeluaran untuk alat tulis
1. Untuk melalakukan koreksi lakukan re-posting untuk pembelian alat tulis dengan jumlah 100 EUR. Pada contoh transaksi ini transaksi kita berlatih menggunakan transaksi FB50 lalu kemudian di parking sebelum nanti disetujui oleh manajer. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → Enter G/L Account Document (FB50). Masukkan data berikut lalu enter.
Field Value
Doc Date Tanggal hari ini
Posting date Tanggal hari ini
Reference NPM
Doc Header Text Pembelian alat tulis #### (4 No. Terakhir NPM)
Item 1
G/L Account 71##### (Alat Tulis Menulis)
D/C Debit Amount 100
Tax Code 0I (0% input tax)
Item 2
G/L Account 11##### (kas kecil)
D/C Credit
Amount 100
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 149 -
2. Sebelum di posting lalukan simulate untuk melihat dokumen yang akan di posting.
3. Lakukan transaski parking document dengan memilih menu park. Maka
akan ditampilkan pesan bahwa dokumen sudah di parking.
4. Sesudah di parked maka document tersebut misalnya akan dilihat oleh manajer/supervisor. Ketika sudah dinilai sesuai maka akan di posting. Sekarang lakukan posting dengan menggunakan transaksi FB50. Dari menu document -> display.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 150 -
5. Maka akan ditampilkan dokumen yang di parking. Pada status bar muncul
keterangan bahwa “document 100000#### has initially been parked”.
4.9.4 Menampilkan GL account line item (FBL3N). pada type pilih parked document.
1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N). pada type pilih normal item dan parked item. Lalu run.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 151 -
2. Ditampilkan semua dokumen termasuk parked document. Terlihat bahwa parked document sebesar 100 EUR belum di posting ke dalam buku besar kas kecil.
4.9.5 Melakukan posting parked document (FV50)
1. Misal bagian yang berwenang (manajer/supervisor) sudah melihat parking document untuk pembelian alat tulis tersebut dan sudah menyetujui untuk melakukan transaksi, sehingga dilakukan posting oleh manajer. SAP Easy Access→ Accounting → Financial Accounting→ AccountsReceivable → Document → Parked Documents → Post/Delete: Single Screen Transaction (FV50). Dari menu -> select parked document.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 152 -
2. Masukkan data company code, doc. Number (dari latihan sebelumnya), dan fiscal year, seperti berikut.
3. Maka ditampikan parked document.
4. Dari application toolbar, Pilih post.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 153 -
5. Maka parked document tersebut akan di posting ke dalam buku besar.
4.9.6 Menampilkan GL account line item (FBL3N). pada type pilih parked document.
1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Lalu run. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N). pada type pilih Normal items dan Parked items.
2. Maka akan ditampilkn semua normal dokument dan parked documents. Terlihat bahwa parked document sudah tidak ada dan menjadi normal document karena sudah di posting dalam latihan sebelumnya ke dalam buku besar.
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 154 -
Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013
© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia
- 155 -