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Notes de cours sur SharePoint 2010
Vincent ISOZ, 2014-08-20 (V8.0 Revision 11)
ments de
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 2/359
TABLE DES MATIRES
1. Abstract .................................................................................................................................. 6
2. Bibliographie .......................................................................................................................... 7
3. Formations .............................................................................................................................. 8
4. Liens internet .......................................................................................................................... 9
4.1 Add-ins ............................................................................................................................. 9
5. Don'ts/Limites ...................................................................................................................... 11
6. Intgration avec la suite MS Office ...................................................................................... 12
7. Nouveauts 2010 .................................................................................................................. 16
8. Bugs ...................................................................................................................................... 18
9. quivalences 2007/2010 ...................................................................................................... 21
10. SharePoint Server Installation ............................................................................................ 26
10.1 Installation SQL Server 2008 ....................................................................................... 27
10.2 Installation SharePoint Server 2010 ............................................................................. 37
10.3 Configure Outgoing mail ............................................................................................. 47
10.3.1 Installing and Configuring SMTP Server on the SharePoint Server ..................... 48
10.3.2 Create Send and Receive Connectors in Exchange 2010 ...................................... 54
10.3.3 Test SMTP connectivity from SharePoint Server to Exchange Server ................. 63
10.3.4 Configure Outgoing email settings ....................................................................... 63
10.3.5 Configure Incoming E-Mail settings ..................................................................... 65
11. Bases pour utilisateurs ........................................................................................................ 67
11.1 Social Networking ........................................................................................................ 68
11.1.1 Browsing to Discover Bookmarks and Tags Used by Other Users ...................... 71
11.2 Mtadonnes gres ..................................................................................................... 86
11.2.1 Accs la modification des mtadonnes gres .................................................. 96
11.2.2 Mtadonnes d'entreprise ...................................................................................... 99
11.3 Techniques de publications ........................................................................................ 104
11.3.1 Variations ............................................................................................................ 104
11.3.2 Contrle de visibilit des pages ........................................................................... 119
12. Trucs et astuces ................................................................................................................ 122
12.1 Publipostage avec SharePoint .................................................................................... 122
12.1.1 Liaisons du carnet d'adresse avec Outlook et accessibilit ................................. 122
12.1.2 Lancer le publipostage d'un carnet d'adresse import depuis SharePoint ........... 126
12.2 Superposition de calendriers ...................................................................................... 128
12.3 Web Part Silverlight ................................................................................................... 129
12.4 Content Type Hub ...................................................................................................... 136
12.5 Stockage total disponible restant pour un site ............................................................ 142
12.6 Nombre d'lments dans un dossier ........................................................................... 143
12.7 Suggested Content Browser Locations ...................................................................... 144
12.8 Changer la langue de l'interface ................................................................................. 146
12.9 Connexion au site portail ............................................................................................ 153
12.10 Link to document ass content type ........................................................................... 155
12.11 Filtre [Me] et [Today] .............................................................................................. 158
12.12 Crer un lien direct vers un formulaire de saisie ...................................................... 158
12.13 Document Sets .......................................................................................................... 159
12.13.1 Amliorer l'ajout de documents au Document Set ............................................ 162
12.13.2 Personnaliser la page d'accueil du Document Set ............................................. 168
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 3/359
12.13.3 Ajout de colonnes un Document Set .............................................................. 169
12.14 Document ID ............................................................................................................ 170
12.15 Formules de validation des colonnes ....................................................................... 173
12.16 Forcer les Office Web App pour la cration de documents ..................................... 175
12.17 Script in content editor Web Part (CEWP) .............................................................. 176
12.18 Personnaliser l'environnement d'une page Web Part quelconque ............................ 176
12.19 Customize a dynamic fly out Quick Launch ............................................................ 180
12.20 Add default * Wildcard to Search Center ................................................................ 183
12.21 Create page layout with SharePoint Designer .......................................................... 187
12.22 Gestion avance des tags et notes sociales ............................................................... 190
12.22.1 Search results for social tags ............................................................................. 194
12.23 Dfinir une personne pouvant changer le profil des autres ...................................... 199
12.24 Cascading Drop-Down List in MS SharePoint 2010 using MS InfoPath 2010 ....... 202
12.25 Rating ....................................................................................................................... 213
12.25.1 Activation du rating ........................................................................................... 213
12.25.2 Utilisation du rating ........................................................................................... 216
12.26 Connexion une base de donnes externe ............................................................... 219
12.27 Activation des MS Office Web Apps ....................................................................... 224
12.28 Bug avec l'dition des tches en mode Gantt ........................................................... 228
12.29 List Throttling ...................................................................................................... 229 12.30 SharePoint 2010 Site Search Drop Down Mode ...................................................... 230
12.30.1 Related links scope settings............................................................................... 232
12.31 Customizing Master Pages using SharePoint Designer 2010 .................................. 232
13. Gestion des enregistrements ............................................................................................. 241
13.1 In-Place (sur place) ..................................................................................................... 241
13.2 Envoi au centre d'enregistrement ............................................................................... 251
13.3 Hold and e-discovery ................................................................................................. 264
14. Flux (workflows) .............................................................................................................. 270
14.1 Actions des flux .......................................................................................................... 270
14.1.1 General actions .................................................................................................... 270
14.1.2 Actions available with MS SharePoint 2010....................................................... 278
14.1.3 Actions available within task actions .................................................................. 281
14.1.4 When should you use the approval and feedback actions? ................................. 284
14.1.5 Actions available when the workflow is associated to a document content type 285
14.1.6 Actions available within an impersonation step .................................................. 286
14.2 Flux de travail simples ............................................................................................... 287
14.2.1 Renommer un fichier ........................................................................................... 287
14.2.2 Workflow to Change Item Level Permissions .................................................... 290
14.2.3 Kick-off (start) workflow quickly on multiple items .......................................... 299
14.2.4 Dplacer un lment dans un dossier de la mme bibliothque/liste .................. 303
14.3 Flux de travail avancs ............................................................................................... 308
14.3.1 Crer un flux partir des modles SharePoint .................................................... 310
14.3.2 Create a new reusable workflow in MS Sharepoint Designer ............................ 313
14.3.3 Save a reusable workflow as template in MS SharePoint Designer ................... 318
14.3.4 Publishing a reusable workflow globally through MS SharePoint Designer ...... 319
14.3.5 Customize MS InfoPath workflow form ............................................................. 322
14.4 Les flux et Visio Premium/Visio Services ................................................................. 334
14.4.1 Cration d'un flux avec MS Visio Premium ....................................................... 334
14.4.2 Workflow visualization in MS Visio Services .................................................... 346
14.4.3 Current issues ...................................................................................................... 347
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 4/359
15. Type de contenus externes ............................................................................................... 352
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 5/359
Il y a de nombreuses marques dposes qui sont nommes dans le prsent support. Plutt que
d'utiliser le symbole du trademark sur chaque occurrence de marque nomme, j'ai choisi
d'utiliser le nom seul uniquement dans un souci d'esthtique ditoriale (ce qui devrait aussi
bnficier au propritaire de la marque), sans aucune intention de violer une quelconque
rglementation ou lgislation.
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 6/359
1. Abstract
Ce support est la suite de celui crit sur MS SharePoint 2007 et 2003 (et qui n'ont jamais t
termins). Une grande quantit d'astuces de concepts qui y sont disponibles sont encore valables pour la version 2010 donc n'hsitez pas vous y rfrer!
Au mme titre que les prcdents documents, le contenu est principalement en anglais et ne
consiste qu'en une compilation des meilleurs articles trouvs sur Internet ( l'exception que
cette anne je citerai l'auteur si je peux dterminer facilement de qui il s'agit...).
Je pense qu'il est peut-tre ncessaire de rappeler que si je devais compiler toutes les astuces
vraiment intressantes sur chaque version de SharePoint et que j'y consacrais mon temps libre
(quasi inexistant...), une telle compilation tiendrai selon mes estimations sur au minimum sur
3'000 pages... donc votre meilleur ami reste Google et ce support s'adresse ceux (clients) qui
mon grand regret ne semblent pas avoir le rflexe de consacrer 3 minutes utiliser ce
moteur de recherche.
Pour en savoir un petit peu plus sur SharePoint 2010 en ma compagnie vous avez sur
video2brain.com 3 petites formations de bases sur des sujets de cette technologie:
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 7/359
2. Bibliographie
A ce jour sur Microsoft SharePoint 2010 je considre qu'il n'y a qualitativement et
pdagogiquement d'extraordinaire pour les utilisateurs. Pour les livres dans les autres langues
(allemand, anglais par exemple) ce ne sont que des livres pour utilisateurs et qui ne vont de
loin pas au fond des choses dans ce domaine.
Les PDFs de 200 pages et plus ainsi que les vidos que l'on trouve gratuitement sur le web et
sur Youtube sont de bien meilleur qualit tout point de vue!
Je ne connais de loin pas tous les livres disponibles sur le march, mais ce jour le meilleur
en franais que j'ai eu entre les mais tait le suivant:
SharePoint 2010 - L'environnement de travail collaboratif [Broch]
ISBN-10: 2746067722
ditions ENI
308 pages
Myriam GRIS (Auteur)
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 8/359
3. Formations
On me demande parfois la liste des formations SharePoint et leur dure... alors voil:
Fondamentaux pour utilisateurs (2j.)
Gestion des utilisateurs, groupes de scurit et audiences (1j.)
Business Intelligence (1j.)
Prsentation de MOSS (1j.)
Gestion des listes (gestion des donnes non-documentaires) (2j.)
Cration et gestion des Workflow (2j.)
Modles de sites SharePoint (2j.)
Gestion du My Site (2j.)
Interoprabilit entre WSS, MOSS et MS Office (2j.)
Utilisation, personnalisation et gestion des Web Parts (2j.)
Personnalisation de SharePoint avec SharePoint Designer (2j.)
Administration de sites ou de collections de sites (2j.)
Cration de formulaires InfoPath lis SharePoint (2j.)
Publication (1j.)
Gestions des bibliothques (gestion documentation) (2j.)
Administration de SharePoint pour informaticiens (19j.)
Dveloppement SharePoint pour informaticiens (10j.)
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 9/359
4. Liens internet N'oubliez pas d'aller dans la rubrique Tlchargements de Microsoft dans laquelle il y a
quantit d'lments tlcharger pour SharePoint (modles de sites, Web Parts, guides
d'utilisation, add-ins, etc.).
Vous pouvez vous rfrer mes anciens livres lectroniques sur MS SharePoint 2003 et 2007
pour avoir la liste complte des liens (je ne les ai pas recopis car ce sont les mmes...).
Pour tlcharger la dernire version de ce document ainsi que les annexes y relatives (livres
lectroniques sur MS Project, MS InfoPath, XML ainsi que sur SharePoint 2003 et 2007):
http://www.sciences.ch/dwnldbl/divers/telecharger.php3
Un pseudo "app-store" d'applications SharePoint en attendant celui de SharePoint 2012:
https://www.sharepointplus.de
Un modle de Master-Page dj tout nettoy:
http://startermasterpages.codeplex.com/releases/view/41533
Un bon outil qui remplace avantageusement l'absence (ou la prsence...) d'InfoPath services:
http://spform.com
4.1 Add-ins
Des add-in pour mieux grer la scurit des utilisateurs dans SharePoint 2010:
https://store.bamboosolutions.com/sharepoint-user-manager-for-sites.aspx
(prix: $ 2'495.-)
http://www.metavistech.com/product/security-manager-sharepoint
(prix: $ 6'995.-)
http://www.avepoint.com/sharepoint-administration-docave
(prix: $ 3'995.-)
http://datapolis.com/Products/SharePointColumnProtector.aspx
(prix: $ 500.-)
http://www.cipherpoint.com
(prix: $ 1'000.-)
Un superbe outil pour dtecter automatiquement les mtadonnes gres des documents
chargs et en mmes temps fournissant une taxinomie large pour de nombreux domaines
d'activits conformment aux normes:
http://www.datafacet.com
(prix non communiqu)
Un bon add-in pour grer la sauvegarde des mails entre le client lourd d'Outlook et SharePoint
et grant les mtadonnes gres en attendant l'intgration complte d'Outlook dans
SharePoint:
http://www.scinaptic.com
(prix 122$ par an et par utilisateur)
Un LMS (Learning Management System) dont on m'a dit que du bien (mais vrifier):
http://www.sharepointlms.com/
(prix non communiqu)
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 10/359
La socit BPA (Suisse) vend un CRM de qualit d'aprs ce que l'on m'a dit. A tester et
vrifier mais cela l'air pas mal a priori:
http://www.crm-sharepoint.ch
(prix non communiqu)
Un add-in gratuit pour faire un rapport et un listing des tous les documents et leurs nombre de
versions travers une collection de sites:
http://versioningsizereport.codeplex.com
(gratuit.... ce jour)
Une socit qui vends plus de petits add-in trs pratiques et intressant (ils n'ont pas encore
t adapts la version 2013 mais cela ne saurait tarder):
http://kwizcom.com
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 11/359
5. Don'ts/Limites
Voici la liste des don'ts sur lesquels nous revenons souvent lors des interventions de conseil
ou de sances de formation (voir les listes correspondantes dans mes PDFs sur SharePoint
2003 et 2007 car on y retrouve aussi presque tous les problmes dans la version 2010):
1. Lorsque le rating est activ (vote avec les toiles), il n'est pas possible de savoir qui a vot quoi (ce qui peut tre vu comme positif cependant par certains)
2. Les flux dessins dans Visio Premium ne sont pas conforme la BPMN.
3. Il vous faut Visio Services pour visualiser le diagramme de flux Visio directement dans SharePoint.
4. Certaines actions sont perdues lors de l'export dans Visio de certains flux.
5. Impossible de tlcharger plusieurs fichier ou dossiers avec la slection multiple
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 12/359
6. Intgration avec la suite MS Office
Suite le demande d'un client, j'ai dcid par crite quels sont les avantages ou options
pertinentes de combinaison des logiciels de la suite MS Office 2010 avec SharePoint 2010.
Pour cela, je me baserai pour SharePoint 2010 sur le schma suivant utilis en cours et dj
disponible dans le PDF de SharePoint 2003 (il s'agit simplement ici de la version actualise:):
Des clients m'ont demand de faire une petite liste de l'interaction des logiciels de MS Office
System avec SharePoint. Donc la voici:
MS Office Word:
- Lancer certains flux particuliers qui ne sont pas disponibles dans l'interface WSS
- Check-in/Check-out directement depuis le logiciel
- Utilisation et personnalisation du DIP bas sur des formulaires InfoPath
- Grer et fusionner les variations entre diffrentes versions d'un document
- Publier des billets de blogs (avec la fonctionnalit spciale de Word ddie cela)
- Travailler plusieurs en mme temps sur le document
- Assigner des alarmes, tches et des liens vers des annexes via un panneau spcial
MS Office Excel:
- Lancer certains flux particuliers qui ne sont pas disponibles dans l'interface WSS
- Check-in/Check-out directement depuis le logiciel
- Utilisation et personnalisation du DIP bas sur des formulaires InfoPath
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 13/359
- Importer dans SharePoint/Export des donnes de SharePoint avec synchronisation
- Lier des tableaux ou graphiques croises dynamiques en temps rel SharePoint
- Publier des tableaux de bord complexes en temps rel vers InfoPath Services
- Assigner des alarmes, tches et des liens vers des annexes via un panneau spcial
MS Office PowerPoint:
- Lancer certains flux particuliers qui ne sont pas disponibles dans l'interface WSS
- Check-in/Check-out directement depuis le logiciel
- Utilisation et personnalisation du DIP bas sur des formulaires InfoPath
- Publier/Importer diapos dans et depuis SharePointa avec synchronisation possible
- Assigner des alarmes, tches et des liens vers des annexes via un panneau spcial
MS Office Outlook + OWA:
- Prendre en mode off-line des bibliothques de documents, listes de tches, contacts
ou agendas
- Importer et lier (avec synchronisation) des bibliothques de documents, listes de
tches, contacts ou agendas
- Gestion des alertes SharePoint centralise
- Abonnement des flux RSS
- Validation des flux (formulaires InfoPath) directement depuis les mails
- Gestion des tches de Project Server (qui pour rappel est intgr dans SharePoint)
- Envoi d'e-mail SharePoint pour classification automatique du mail et de ses pices
jointes
- Import des agendas des utilisateurs dans les espaces collaboratifs SharePoint
- Envoi de liens vers des documents plutt que de pices jointes
MS Office Access:
- Exporter/Importer et lier avec ou sans synchronisation des listes SharePoint
- Saisir des donnes SharePoint depuis les formulaires Access
- Excuter des requtes bases sur tables SharePoint
- Gnrer des rapports bases sur des tables SharePoint
MS Office Publisher:
- Check-in/Check-out directement depuis le logiciel
- Assigner des alarmes, tches et des liens vers des annexes via un panneau spcial
MS Office OneNote:
- Check-in/Check-out directement depuis le logiciel
- Synchroniser en temps rel les notes plusieurs pendant une runion
MS Office Visio:
- Publication de processus, organigrammes et autres schmas interactifs dans
SharePoint
- Modlisation de flux SharePoint et suivi d'avancent de flux
- Export avec liaison pour analyse de listes de tches SharePoint sous forme de
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 14/359
diagramme crois dynamique Visio
- Import avec liaison de listes SharePoint sous forme de diagrammes croiss
dynamiques Visio
MS Office Project:
- Export/Import avec liaison de tches SharePoint
- Intgration de Project avec Project Server intgr dans SharePoint
MS Office InfoPath:
- Personnalisation du DIP des logiciels Office de base (Word, Excel, PowerPoint)
- Personnalisation des formulaires SharePoint de cration/dition
- Personnalisation des formulaires de flux SharePoint
- Bibliothques de formulaires bass sur des formulaires InfoPath complexes
MS Office SharePoint Designer:
- Personnalisation avance du design des pages
- Cration de flux plus flexible que dans SharePoint
MS Office SharePoint Workspace:
- Synchronisation de tout le contenu SharePoint hors ligne
MS Office Communicator:
- Possibilit d'identifier les personnes en ligne directement dans SharePoint
- Possibilit de mettre des liens dans les discussions stocks dans des libraires
SharePoint
MS Office Business Contact Manager:
- Synchronisation des contacts SharePoint avec BCM
MS Office Picture Manager:
- Import et prtraitement rapide d'une grosse quantit d'images dans SharePoint
MS Office Producer:
- Aucune intgration particulire ou spciale avec SharePoints
MS Office Live Meeting:
- Gestion des vnements Live Meeting avec calendriers SharePoint
- Possibilit d'enregistrer les enregistrements de runions dans SharePoint
MS Office Project Server:
- Presque tout dans Project Server est bas sur les composants SharePoint...
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MS Office Performance Point Server:
- Publication des tableaux de bord de BI avec KPI dans SharePoint
MS Biztalk Server:
- Cration et modlisation de flux complexes en intgration avec InfoPath et
SharePoint
Microsoft Dynamics (Navision):
- Intgration des tablaux de bord dans SharePoint
- Gestion des documents clients dans SharePoint
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 16/359
7. Nouveauts 2010
Lors de la sorte de SharePoint 2003 et 2007 je ne donnais pas de cours de migration sur le
produit car aucun de mes clients ne le demandait et le produit n'tait de toute faon pas assez
connu et matris par les utilisateurs (du moins en Suisse...) pour que ces derniers aient le
besoin de suivre une formation spcifique de migration sur le sujet. Avec SharePoint 2010
cela a commenc changer un tout petit peu et il des cours de migration on eu lieu. On me
demande alors souvent la liste des nouveauts pour utilisateurs. La voici donc dans un ordre
quelconque (compter 3 jours de formation pour voir les nouveauts dans les dtails):
1. Nouvelles limites techniques (voir spcifications sur site web Microsoft) 2. Nouveaux modles de sites (GroupBoard, Visio Process, Bugs, Charitable
Contributions, Projects, Enterprise Search Center, Basic Search Center, FAST Search
Center, Enterprise Wiki)
3. Suppression des modles de site: Site Directory, Search Center with Tabs, Search Center, Collaboration Portal
4. Rubans intgrs 5. Gestion multilangue 6. Intgration de MS Word, Excel, OneNote, Visio, Outlook et Access Services (Office
365)
7. Intgration de PerformancePoint Services (avec Dashboard Designer) et PowerPivot 8. Broadcast de prsentations PowerPoint via SharePoint 9. Synchronisation des tches avec MS Project 2010 10. Utilisation du client SharePoint Workspace 11. Travail collaboratif SharePoint avec indication des collaborateurs dans la barre d'tat
de MS Office (ncessite SPS Workspace 2010 et Communicator Server 2007 R2)
12. Suppression du panneau Workspace dans Office et de la copie locale (gre maintenant par le cache)
13. Affichage des fiches d'lments dans un div flottante (avec Silverlight) 14. Nouveau Document ID et Document Set 15. Intgrit des colonnes (vrification pour viter les doublons: cls) et colonnes de
collection de site
16. Intgrit rfrentielle des colonnes Lookup et association de donnes multiples avec colonnes Lookup
17. Systme de validation de la saisie de donnes dans les colonnes (ou au niveau de l'enregistrement dans les paramtres de liste/bibliothque)
18. Choix des affichages (ves) de listes/bibliothques visibles aux utilisateurs par sous-dossier (dans les paramtres de listes/bibliothques)
19. Ranking 20. Liste Tches de projets avec Gantt connexes 21. Cration de calendriers de groupes 22. Vrification de la disponibilit lors de la rservation de ressources ou l'invitation de
personnes
23. Gestion de la superposition de calendriers, des couleurs d'vnements et de l'importe de calendriers Exchange
24. Glisse/Dplacer dans les calendriers 25. Nouvelle construction de liens Wiki (par code ou bouton dans Ruban) 26. Insertion d'images facilite dans les Wiki 27. Insertion de Web Part ou liste dans une page Wiki
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 17/359
28. Intgration des wikis par dfaut dans les nouveaux sites 29. Feature pour changer la page d'accueil d'un site en page Wiki 30. Recherche avec caractres Wildcard intgre (*) 31. Retour de la Web Part graphique (avec possibilits tendues) 32. Nouvelle Web Part de recherche par Document ID 33. Nouvelle libraire mdias et insertion de vidos facilite sur les pages (Web Part vido) 34. Possibilit de dfinir une Page comme page d'accueil par dfaut 35. Insertion des liens facilite l'aide d'un ruban dans les Pages 36. Possibilit de mettre des Web Parts n'importe o sur les Pages 37. Possibilit d'envoyer des SMS pour les alertes 38. Mtadonnes gres 39. Refont complte des MySite et de la gestion du profil (avec le fameux Ask Me About) 40. Social Corporate Networking (tags, noteboard, I Like it, status) 41. Nouvelles Web Part Social Networking 42. Gestion et approbation des commentaires et ratings dans le Blog (ainsi que petit
calendrier)
43. Nouveau bouton de contrle des permissions "check permissions" (scurit des utilisateurs)
44. Personnalisation d'un formulaire de saisie d'une libraire/liste avec InfoPath 45. Partage des Content Types entre sites et collections de sites (content type hub) 46. Contrle depuis SharePoint de l'autorisation d'diter un site avec SharePoint Designer 47. Gestion des listes et libraires amlior depuis SharePoint Designer 48. Nouvelles informations dans la vue Rapport du site et Navigation du site de
SharePoint Designer
49. Suppression de la possibilit de faire des back-up ou imports de sites ou de listes avec SharePoint Designer
50. Nouvelles actions de Worklow disponible dans SharePoint Designer 51. Import/Export de Workflow simples de Visio SharePoint Designer 52. Aperu du modle de Workflow dans SharePoint avec Visio Services 53. Cration de formulaires de Workflow avec SharePoint Designer 54. Workflow de sites et Workflow rutilisables 55. Cration de bouton dans le ruban SharePoint pour excuter rapidement des Workflow 56. Gestion des sparklines, des slices, des sets de noms des TCD dans Excel Services 57. Conversion statique des lments incompatibles (Commentaires, Formules avec
rfrences externes, VBA, SmartArt)
58. + autre encore identifier...
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 18/359
8. Bugs
Listes des bugs de la version RTM (sans services Pack):
1. La dizaine d'add-In considrs comme un minimum pour travailler dans des organisations professionnelles n'ont pas encore sorti leurs mises jour pour tre
compatibles avec SharePoint 2010
2. Lors de l'utilisation de la Web Part Image, un clic sur Tester le lien fait planter le navigateur
3. L'affichage de la Web Part Rsum des liens (Summary Links) gnre un message d'erreur lorsque insre dans la vue personnelle d'une page
4. Les pices jointes dans les lments ne sont pas correctement supprimes de la base SQL Server
5. Un site supprim depuis SharePoint avec le versionning activ ne sera pas correctement supprim des bases SQL Server
6. L'application de filtres dans la vue Data sheet des listes ou bibliothques retournera des lignes errones si l'une des colonnes filtre est de type Valeurs multiples
7. L'import de listes Excel dans des sites SharePoint qui sont la racine du path autoris par l'administrateur rsultera en une liste vide.
8. Un fichier PowerPoint stock sur SharePoint qui sera ouvert depuis un dossier Outlook ne forcera pas le check-out mme si la bibliothque contenant le fichier en
question est paramtre afin de forcer le check-out.
9. Excel Services plante lorsque l'on utiliser les slicers (segments) pour filtrer un PowerPivot.
10. Les fonctions SOUS.TOTAL et AGGREGAT utilises dans Excel Services renvoient de fausses valeurs lorsque des filtres appliques sont retirs.
11. Les fichiers *.ppsx ne peuvent pas tre trouves lors d'une recherche
12. Le propritaire d'un groupe de scurit SharePoint ne peut supprimer les groupes dont il est le propritaire
13. Lorsque des lments (non documents) avec du versionning sont supprimes, certaines donnes sont laisses dans les bases SQL Server
14. Les URL copies depuis les proprits des liens de fichiers incluent parfois la source ce qui gnre des URL inutilement longues et non fonctionnelles.
15. Les titres et dates retournes dans les rsultats de certaines recherchent sont errones
16. La prvisualisation des rsultats de recherche ne fonctionne pas si l'adresse en cours d'utilisation est en https
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 19/359
17. Aucune alerte n'est envoye lorsqu'un lment qui n'est pas en version majeure est supprim
18. Les zones de texte dans les diapositives PowerPoint ne peuvent tre dites via PowerPoint Web App ou disparaissent, voire sont dplaces
19. Les rsultats du People Search sont dupliqus partir de la 8me page de rsultats
20. La liste SharePoint base sur le modle Contacts par dfaut ne peut pas tre dite dans une base Access
21. La Web Part graphique renvoie un message d'erreur si l'accs anonyme est autoris
22. + autres encore identifier...
Lorsque l'on prend en main un serveur SharePoint la premire chose faire est de vrifier la
version (fundation, standard ou entreprise) et la release que l'on possde (parce
qu'videmment un certain nombre de bugs peuvent tre corrigs par des services pack avec le
temps.
D'abord voici un lien o vous trouverez la liste des versions:
http://todd-carter.com/sharepoint-versions/
et pour dterminer la version de votre SharePoint vous allez dans la Central Administration et
cliquez sur System Settings:
et nous cliquons sur Manage Servers in this farm:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 20/359
et vous voyez alors la version de SharePoint:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 21/359
9. quivalences 2007/2010
Certaines personnes n'ayant pas suivi les cours de migration, n'arrivent et ne pensent pas
chercher elles-mmes les fichiers d'quivalences MS Excel disponibles gratuitement sur
Internet pour retrouver les fonctionnalits de SharePoint 2007 dans la version 2010.
Donc si jamais les voici:
Bouton Site Actions:
SharePoint 2007 SharePoint 2010
Location Sub-location Command Tab Ribbon Group Ribbon Button/Menu
Site Actions
Create Page Site Actions
New Page
Site Actions
Create Site Site Actions
New Site
Site Actions
Create External Link Site Actions
More Options | Links
Site Actions
Edit Page Site Actions
Edit Page
Site Actions
View All Site Content Site Actions
View All Site Content
Site Actions
Show Page Editing Toolbar Removed from Product Site Actions
View Reports Removed from Product
Site Actions
Site Settings Site Actions
Site Settings
Site Actions
Manage Content and Structure Site Actions
Edit in SharePoint Designer
Site Actions
Create Dashboard Removed from Product
Barre d'outils d'une Liste:
SharePoint 2007 SharePoint 2010
Location Sub-location Command Tab Ribbon Group Ribbon Button/Menu
Toolbar New New Item Items New New Item
Toolbar Actions Edit in Data Sheet List View Format Datasheet View
Toolbar Actions Export to Spreadsheet List Connect & Export Export to Excel
Toolbar Actions Open with Access List Connect & Export Open with Access
Toolbar Actions View RSS Feed List Share & Track RSS Feed
Toolbar Actions Alert me Items Share & Track Alert Me
Toolbar Actions Alert Me List Share & Track Alert Me | Set Alert on this List
Toolbar Actions Alert Me List Share & Track Alert Me |Manage my alerts
Toolbar Settings Create Column List Manage Views Create Column
Toolbar Settings List Settings List Settings List Settings
Toolbar Settings Create View List Manage Views Create View
Toolbar View All Items List View Format Standard View
Toolbar View Modify this View List Manage Views Modify View | Modify View
Toolbar View Modify this View List Manage Views Modify View | Modify in SharePoint Designer
Toolbar View Create View List Manage Views Create View
Item Context Menu
View Item Items Manage Views View Item
Item Context Menu
Edit Item Items Manage Views Edit Item
Item Context Menu
Version History Items Manage Views Version History
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 22/359
Item Context Menu
Manage Permissions Items Manage Views Item Permissions
Item Context Menu
Delete Items Manage Views Delete Item
Item Context Menu Edit Item Attach File Items Actions Attach File
Item Context Menu
Approve/Reject Items Workflows Approve/Reject
Item Context Menu
Workflows Items Workflows Workflows
Barre d'outils d'une bibliothque:
SharePoint 2007 SharePoint 2010
Location Sub-location Command Tab Ribbon Group Ribbon Button/Menu
Toolbar New New Document Documents New New Document
Toolbar New New Folder Documents New New Folder
Toolbar Upload Upload Document Documents New Upload Document | Upload Document
Toolbar Upload Upload Multiple Documents Documents New Upload Document | Upload Multiple Documents
Toolbar Actions Edit in Data Sheet Library View Format Datasheet View
Toolbar Actions Open with Windows Explorer Library Connect & Export Open with Explorer
Toolbar Actions Connect to Outlook Library Connect & Export Connect to Outlook
Toolbar Actions Export to Spreadsheet Library Connect & Export Export to Excel
Toolbar Actions View RSS Feed Library Share & Track RSS Feed
Toolbar Actions Alert Me Library Share & Track Alert Me | Set Alert on this Library
Toolbar Actions Alert Me Library Share & Track Alert Me | Manage my alerts
Toolbar Settings Create Column Library Manage Views Create Column
Toolbar Settings Create View Library Manage Views Create View
Toolbar Settings Document Library Settings Library Settings Library Settings
Toolbar View All Documents Library View Format Standard View
Toolbar View Modify this View Library Manage Views Modify View | Modify View
Toolbar View Modify this View Library Manage Views Modify View | Modify in SharePoint Designer
Toolbar View Create View Library Manage Views Create View
Barre d'outils d'une liste de tches:
SharePoint 2007 SharePoint 2010
Location Sub-location Command Tab Ribbon Group Ribbon Button/Menu
Toolbar New New Item Items New New Item
Toolbar Actions Edit in Data Sheet List View Format Datasheet View
Toolbar Actions Connect to Outlook List Connect & Export Connect to Outlook
Toolbar Actions Export to Spreadsheet List Connect & Export Export to Excel
Toolbar Actions Open with Access List Connect & Export Open with Access
Toolbar Actions View RSS Feed List Share & Track RSS Feed
Toolbar Actions Alert me Items Share & Track Alert Me
Toolbar Actions Alert Me List Share & Track Alert Me | Set Alert on this List
Toolbar Actions Alert Me List Share & Track Alert Me | Manage my alerts
Toolbar Settings Create Column List Manage Views Create Column
Toolbar Settings List Settings List Settings List Settings
Toolbar Settings Create View List Manage Views Create View
Toolbar View All Tasks List Manage Views Current View | All Tasks
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 23/359
Toolbar View Active Tasks List Manage Views Current View | Active Tasks
Toolbar View By Assigned To List Manage Views Current View | By Assigned To
Toolbar View By My Groups List Manage Views Current View | By My Groups
Toolbar View Due Today List Manage Views Current View | Due Today
Toolbar View My Tasks List Manage Views Current View | My Tasks
Toolbar View Modify this View List Manage Views Modify View | Modify View
Toolbar View Modify this View List Manage Views Modify View | Modify in SharePoint Designer
Toolbar View Create View List Manage Views Create View
Item Context Menu
View Item Items Manage View Item
Item Context Menu
Edit Item Items Manage Edit Item
Item Context Menu
Manage Permissions Items Manage Item Permissions
Item Context Menu
Delete Item Items Manage Delete Item
Item Context Menu
Alert me Items Share & Track Alert Me
Barre d'outils d'un Forum:
SharePoint 2007 SharePoint 2010
Location Sub-location Command Tab Ribbon Group Ribbon Button/Menu
Toolbar New Discussion Items New New Item
Toolbar Actions Connect to Outlook List Connect & Export Connect to Outlook
Toolbar Actions Export to Spreadsheet List Connect & Export Export to Excel
Toolbar Actions Open with Access List Connect & Export Open with Access
Toolbar Actions View RSS Feed List Share & Track RSS Feed
Toolbar Actions Alert me Items Share & Track Alert Me
Toolbar Actions Alert Me List Share & Track Alert Me | Set Alert on this List
Toolbar Actions Alert Me List Share & Track Alert Me | Manage my alerts
Toolbar Settings Create Column List Manage Views Create Column
Toolbar Settings Discussion Board Settings List Settings List Settings
Toolbar Settings Create View List Manage Views Create View
Toolbar View Subject List Manage Views Current View | Subject
Toolbar View Modify this View List Manage Views Modify View | Modify View
Toolbar View Modify this View List Manage Views Modify View | Modify in SharePoint Designer
Toolbar View Create View List Manage Views Create View
Item Context Menu
View Item Items Manage View Item
Item Context Menu
Edit Item Items Manage Edit Item
Item Context Menu
Version History Items Manage Version History
Item Context Menu
Manage Permissions Items Manage Item Permissions
Item Context Menu
Delete Item Items Manage Delete Item
Item Context Menu
Alert me Items Share & Track Alert Me
Barre d'outils d'un Wiki:
SharePoint 2007 SharePoint 2010
Location Sub-location Command Tab Ribbon Group Ribbon Button/Menu
Toolbar New New Wiki Page Documents New New Item
Toolbar Actions Connect to Outlook Library Connect & Export Connect to Outlook
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 24/359
Toolbar Actions Export to Spreadsheet Library Connect & Export Export to Excel
Toolbar Actions Edit in Datasheet Library View Format Datasheet View
Toolbar Actions View RSS Feed Library Share & Track RSS Feed
Toolbar Actions Alert me Documents Share & Track Alert Me
Toolbar Actions Alert Me Library Share & Track Alert Me | Set Alert on this List
Toolbar Actions Alert Me Library Share & Track Alert Me | Manage my alerts
Toolbar Settings Create Column Library Manage Views Create Column
Toolbar Settings Document Library Settings Library Settings List Settings
Toolbar Settings Create View Library Manage Views Create View
Toolbar View All Pages Library Manage Views Current View | All Documents
Toolbar View By Author Library Manage Views Current View | By Author
Toolbar View By Editor Library Manage Views Current View | By Editor
Toolbar View Created By Me Library Manage Views Current View | Created By Me
Recent Changes Library Manage Views Current View | Recent Changes
Toolbar View Modify this View Library Manage Views Modify View | Modify View
Toolbar View Modify this View Library Manage Views Modify View | Modify in SharePoint Designer
Toolbar View Create View Library Manage Views Create View
Item Context Menu
View Properties Documents Manage View Properties
Item Context Menu
Edit Properties Documents Manage Edit Properties
Item Context Menu
Manage Permissions Documents Manage Item Permissions
Item Context Menu
Edit in Microsoft SharePoint Designer Documents Open & Check Out Edit Document
Item Context Menu
Delete Item Documents Manage Delete Document
Item Context Menu
Send To Documents Copies Send To
Item Context Menu
Check Out Documents Open & Check Out Check Out
Item Context Menu
Version History Documents Manage Version History
Item Context Menu
Alert me Documents Share & Track Alert Me
Manipulation des Web Parts:
SharePoint 2007 SharePoint 2010
Location Sub-location Command Location Sub-location Command
Web Part
Add a Web Part Insert Tab Web Parts Ribbon Group Web Part
Web Part
Add new discussion Web Part
Add new discussion
Web Part
Add new announcement Web Part
Add new announcement
Web Part
Add new link Web Part
Add new link
Web Part
Add new event Web Part
Add new event
Web Part
Add document Web Part
Add document
Web Part Edit menu Close Web Part Edit menu Close
Web Part Edit menu Delete Web Part Edit menu Delete
Web Part Edit menu Modify Shared Web Part Web Part Edit menu Edit Web Part
Web Part Edit menu Connections | Provide Row To Web Part Edit menu Connections | Provide Row To
Web Part Edit menu Connections | Provide Data To Web Part Edit menu Connections | Provide Data To
Web Part Edit menu Connections | Get Sort/Filter From Web Part Edit menu Connections | Get Sort/Filter From
Toolbar
Exit Edit Mode Page Tab Edit Ribbon Group Save & Close
Mode Feuille de donnes:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 25/359
SharePoint 2007 SharePoint 2010
Location Sub-location Command Tab Ribbon Group Ribbon Button/Menu
Toolbar New Document Documents New New Document
Toolbar New New Item Item New New Item
Toolbar New Folder Documents New New Folder
Toolbar Upload Upload Document Documents New Upload Document
Toolbar Upload Upload Multiple Documents Documents New Upload Document | Upload Multiple Documents
Toolbar Actions Open with Windows Explorer Library Connect & Export Open with Explorer
Toolbar Actions Show in Standard View Library/List View Format Standard View
Toolbar Actions New Row Library/List Datasheet New Row
Toolbar Actions Task Pane Library/List Datasheet Show Task Pane
Toolbar Actions Totals Library/List Datasheet Show Totals
Toolbar Actions Refresh Data Library/List Datasheet Refresh Data
Toolbar Actions Connect to Outlook Library/List Connect & Export Connect to Outlook
Toolbar Actions Export to Spreadsheet Library/List Connect & Export Export to Excel
Toolbar Actions Open with Access List Connect & Export Open with Access
Toolbar Actions View RSS Feed Library/List Share & Track RSS Feed
Toolbar Actions Alert Me Library/List Share & Track Alert Me
Toolbar Settings Create Column Library/List Manage Views Create Column
Toolbar Settings Create View Library/List Manage Views Create View
Toolbar Settings Document Library Settings Library Settings Library Settings
Toolbar Settings List Settings List Settings List Settings
Toolbar View All Documents Library/List Manage Views Current View | All Documents
Toolbar View Explorer View Library/List Connect & Export Open with Explorer
Toolbar View Modify this View Library/List Manage Views Modify View
Toolbar View Create View Library/List Manage Views Create View
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 26/359
10. SharePoint Server Installation
To install SharePoint we will suppose that you never install it on a Domain Controller (DC) a
that core installed version is in English.
We will also suppose that you have create in Active Directory an organizational unit name
Service Accounts and create the following users/accounts:
SharePoint Application Pool
SharePoint Search Service
SharePoint Search Content Access
SQL Service
The SharePoint Application Pool has been created with the following settings:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 27/359
10.1 Installation SQL Server 2008
Author: Ulysses Ludwig
Original text:
http://www.sharepointassist.com
Before installing SQL Server 2008 on the SharePoint server run Windows Update, install all
updates:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 28/359
and also install SilverLight and Restart the server.
Take car to be logged on the SharePoint Server with an administrator domain account and not
a local account (otherwise you won't be able to execute one of the steps below)!
This article describes the installation process for a SQL server on the same server as
SharePoint.
It is recommended in production to prepare in Active Directory a SQL Service account
(named for example sqlservice) for security purpose. Otherwise you can use the SharePoint
Domain admin account
If you didn't follow Part 1 of the SharePoint 2010 Installation series you'll need to create a
SQL service account to support the SQL Server 2008. While there are many ways to
configure SQL and many possible features that you can activate, the steps below demonstrate
a least features approach allowing you to simply install and run a dumb SQL Server.
Run Setup:
The following appears:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 29/359
Click on Installation and chose New installation or add features to an existing
installation:
The setup rules should all pass (otherwise stop and resolve the issues!):
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 30/359
Type in the serial on the Next step:
Accept the license terms...:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 31/359
When you click on OK he will check the support ruel:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 32/359
For a development server you can safely ignore the messages below (otherwise solve all
issues before!).
On the next step you choose the features. We recommand for a test server to activate them all!
On the next step you can change the default Instance ID MSSQLServer if you wish to:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 33/359
On next step you have:
On the next step you have:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 34/359
We recommend to click on Use the same account for all SQL Server services and to choose
the domaine account sqlservice create before the installation:
On the next step add the sharepoint account create at the beginning:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 35/359
The you will be ready to install:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 36/359
You must have a full complete without errors installation:
Run Widows Update again (twice if possible);
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 37/359
and Restart the server.
10.2 Installation SharePoint Server 2010
Run the setup:
If you click on Install SharePoint Server before installing the prerequisites you will receive
an warning similar to the one below, mainly requiring Geneva which is required for
SharePoint 2010 Claims Based Authentication:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 38/359
The warning also asked us to install Geneva and IIS which we can do using the Install
software prerequisites button:
Make sure that your server has an internet connection because the installation of Geneva
requires that the server download content
Then you will have:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 39/359
Click on Next and Accept the terms:
When installation is successful:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 40/359
Run Widows Update:
and Restart the server.
Now you can launch the installation by clicking on Install SharePoint Server:
When you launch the installation you will be asked for the key:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 41/359
Take car if possible to directly buy a "SharePoint Enterprise Key" (the above one is a trial
key). Click on Continue and accept the terms:
Click Continue and always choose Server Farm!!!
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 42/359
On the next step you almost always always always always will want to run a Complete
install.
Note: If you are wondering why your computer has multiple SQL Server instances as well as
SQL Express then most likely you ran a stand-alone installation in the past.
Wait for installation process:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 43/359
When finish you will have:
When you click on OK you will get:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 44/359
Clik on Yes. Then you will have:
Choose Create a new server farm:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 45/359
Click on Next:
Click on Next and select an unused port for you SharePoint:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 46/359
Click on Next to get:
Click on Next to launch the configuration:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 47/359
When he will be finish IE has to launched:
And job done... (almost the smallest part...):
10.3 Configure Outgoing mail
We will suppose here that:
The SharePoint 2010 Server Name is: sp2010-1.contoso.com
The DC and Exchange Server 2010 are on the domain: dc.contoso.com
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 48/359
10.3.1 Installing and Configuring SMTP Server on the SharePoint Server
The first step is to install on the SharePoint Server the SMTP Server from Server Manager:
And the Add Features:
make sure (services.msc) that the Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) is started on the
SharePoint Server:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 49/359
After go to IIS 6.0 Manager from Administrative Tools in the start menu:
Right click on the SMTP Server name and then click on Properties:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 50/359
The properties for General Tab in our scenario. We are using IP address as (All Unassigned),
you can use a dedicated IP:
The properties for Access Tab in our scenario:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 51/359
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 52/359
The properties for Messages Tab in our scenario are default settings:
The properties for Delivery Tab in our scenario are default settings.
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 53/359
The properties for LDAP Routing Tab in our scenario are default settings.
The properties for Security Tab in our scenario are default settings.
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 54/359
10.3.2 Create Send and Receive Connectors in Exchange 2010
10.3.2.1 Create Send Connector
The second step is to configure a Send Connector. For this purpose go to Exchange
Management Console on the Exchange Server and Expand Microsoft Exchange On-
Premises
Click on Hub Transport under Organization Configuration. Click on New Send
Connector and follow the wizard.
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 55/359
Type the Name of the Send Connector. Select the intended use for it. In training cases, we use
Internal. Then we click on Next:
Add new SMTP Address Space...:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 56/359
Type the Address of the SharePoint 2010 Server. Click on OK.
Click on Next after the Address space is added.
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 57/359
In the Network settings. Click on Add, to add a Smart Host i.e. the Fully qualified domain
name (FQDN) for SharePoint Server which has SMTP Service running and configured.
Click on OK and then Next:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 58/359
In the authentication settings select None and click on Next:
Click on Next:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 59/359
It will now show the summary. Click on New and a New Send Connector will get created:
New Send Connector is created.
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 60/359
10.3.2.2 Create Receive Connector
Go to Exchange Management Console on the Exchange Server and Expand Microsoft
Exchange On-Premises.
Click on Hub Transport under Server Configuration and create a New Receive Connector.
Provide the Name and what would be the intended use. Then click on Next:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 61/359
Add the range of IP Addresses where this connector will receive the emails from. Then click
on Next:
Click on New, so that the connector gets created.
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 62/359
The newly created connector is displayed in the list.
Go to Properties of the connector and select appropriate permissions as follow:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 63/359
10.3.3 Test SMTP connectivity from SharePoint Server to Exchange Server
The third step is to make sure you can telnet the Exchange Server from your SharePoint
Server of port 25 (default setting assuming it is the same in your environment).
You must have:
10.3.4 Configure Outgoing email settings
The fourth step is to browse to SharePoint 2010 Central Administration Site:
Go to E-Mail and Text Messages(SMS) in System Settings and click on Configure
outgoing e-mail settings link:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 64/359
Type the FQDN of your local SharePoint SMTP Server, from and reply-to address. Click on
OK:
Notice: the web application level Outgoing E-Mail Settings can override the global settings as
in SharePoint 2007.
Server level in SharePoint 2007:
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 65/359
Application level in SharePoint 2007:
10.3.5 Configure Incoming E-Mail settings
The fifth step is to browse again to SharePoint 2010 Central Administration site and in E-
Mail and Text Messages(SMS) section of System Settings to click on Configure incoming
e-mail settings link
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 66/359
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 67/359
11. Bases pour utilisateurs
La navigation sur un site SharePoint 2010 est vraiments simple:
Logo et nom de l'entreprise
La Quick Launch contient des liens vers de listes ou librairies et peut
tre personnalises avec des options trs rudimentaires
Recycle Bin est la corbeille (contrairement aux disques rseaux...)
Breadcrumb
Barre de lancement rapide Web Parts
Champ de recherche Menu Site Actions
All Site Content montre toute le contenu du site cr (listes, libraires-
sous-sites, etc.)
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 68/359
Le menu personnel dans le coin suprieur droit de SharePoint
2010:
1. Modifier vos paramtres personnels 2. Connecter avec un autre compte 3. Demander au propritaire d'avoir plus de droits 4. Se dconnecter
droite du bouton Site Actions vous trouvez un petit bouton sous forme de dossier vous
permettant de vous reprer dans SharePoint et de remonter dans les sites parents:
http://sharepointsolutions.blogspot.com/2011/05/sharepoint-2010-social-networking-part.html
11.1 Social Networking
Author: Jeff Cate
Original text:
http://sharepointsolutions.blogspot.ch/2011/05/sharepoint-2010-social-networking-part.html
Breadcrum is a reminder of
your place within the structure
of the site. It also allows you to
get back to any site.
Web
Parts
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 69/359
If a user wants to see all of their bookmarks\tags, the feature that is provided for this is the
Activities Web Part that is on the Tags and Notes view of the user's My Profile page of their
My Site:
(Note that Tad Orman is signed in as the user. Because of that, he sees all information on his
My Site - even information he has marked as private. Other users can see a public version of
this page on his My Site that would only show information that he has not marked as
private.)
To snap this screenshot, I logged in as Tad Orman, navigated to his My Profile page (1) on
his My Site, selected the Tags and Notes tab (2), and refined what is shown in the Activities
Web Part (5) by clicking on the Tags hyperlink (3) in the Refine By Type (4) control. The
result is that the Activities Web Part (5) is showing all of Tad's tagging activities for the
month selected. (Note that the Activities Web Part has a scroll type of control (6) at the top
that allows the user to scroll forward and backward through his/her activities by month.)
Within the list of activities, the user can see the page name (or URL, in some cases) he
bookmarked\tagged (e.g. Gears Marketing Project - . in the highlighted line), the tag that he used (Gears in the highlighted line), and the date that he bookmarked\tagged the page.
The page name (or URL) is hyperlinked. So, the user can go directly to the tagged page by
clicking on the link.
The tag is also hyperlinked. If the user clicks it, he is taken to the Tag Profile page for that
tag. I will explain more about the Tag Profile page a little later.
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 70/359
Finally, there is a line below the bookmark/tag that gives the user the additional options to
View Related Activities, Make Private, or Delete the bookmark:
I think the options to mark a bookmark as private and delete a bookmark are self-explanatory.
The option to view related activities is not and requires more explanation. I'll cover it a little
later.
One very important point to note here is that SharePoint 2010 never uses the terminology
bookmark or link anywhere. Even though the product certainly stores bookmarks\links in its database, it never uses that terminology in the user interface. It only uses the term
Tags, which it also stores in its database along with each bookmark\link.
Even though this can be explained to end users (as I do below), I believe it will end up being
confusing to many of them. Users will ask questions like How can I store bookmarks in SharePoint and share them with other users? and How can I find all of the bookmarks I have saved to the database? and What happened to the My Links feature from MOSS 2007 - what replaces it?. The answer to all of these questions is Tags, but the jump from the term bookmarks (or links) to tags will not be that intuitive for many everyday users,
IMHO.
The tag cloud underneath the Refine by tag control, needs some more explanation because it
is the key to browsing and filtering tagging activities alphabetically, as opposed to browsing
tags in reverse chronological order by month (which is the default).
Users can filter the list of tagging activities by using the tag cloud and the contents of the tag
cloud can be sorted alphabetically by tag name to help the user find the tag she is interested
in. But, the steps for doing this may not be very obvious to new users.
In the sequence of screenshots below, this is accomplished by setting the Refine by Type
control to Tags (1) and then setting the Refine by Tag control to Alphabetically (2), and
finally selecting the specific tag in the tag cloud that you are interested in (Gears Project in the
screen shot) (3):
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 71/359
What this causes to happen is: the Activities Web Part (4) will only show bookmarks\tags
activities for the tag selected in the Tag Cloud Web Part (Gears Project in the example). This
allows the user to browse through her tagging activities alphabetically by clicking on each tag
in the Tag Cloud Web Part until she finds what she is looking for.
So, the three Web Parts, Refine by type (1), Refine by tag (2), and Activities For (4), are
designed to work together to facilitate filtering and browsing of bookmarks and tags.
Note: It is not possible in SharePoint 2010 to view the Activities Web Part (4) filtered or
unfiltered sorted alphabetically by bookmarked page name. The list of activities in the Web
Part are always sorted in reverse chronological order. Because of this, users cannot browse
through the complete list of all of their bookmarked pages alphabetically. They can only
browse tags alphabetically and then filter the activities list down to those for a specific tag.)
11.1.1 Browsing to Discover Bookmarks and Tags Used by Other Users
This is really the functionality of social bookmarking and tagging that makes it social. More importantly, as I stated above about Delicious, this is where these software features can really
help enterprises with knowledge sharing and discovery. I believe the bigger the enterprise the
more value this can provide because of the sheer volume of internal content that is stored in
SharePoint. The search engine is also critical, just like it is on the Internet. But, there are
times when humans can discover important information that search crawlers can't. The ability
for humans to easily share what they have discovered is another important way to make sure
quality content gets out to those who can benefit from it.
It seems to me that the SharePoint product team went to great extents to try to provide
multiple ways and multiple places for a user to discover the bookmarks and tags that other
-
WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 72/359
users have created. I think this approach to surfacing the bookmarking and tagging activity is
great!
The best way to understand this is to walk through a scenario. The scenario I will run through
below is as follows:
Scenario: Jeff Williams is a member of the Contoso CRM Consulting team. Tad Orman is
also a Contoso CRM consultant and on Jeff's team (they both report to Syed Abbas, the team
leader). Because Jeff and Tad report to the same manager, out-of-the-box SharePoint 2010
automatically connects them as Colleagues. Jeff has heard through the grapevine that a group in a division in another geographical region is working on a new project to develop a
product line that is vastly different than the existing product lines at Contoso. Jeff would like
to learn a little bit more about this initiative in case it might impact his work at some
point. Unfortunately, Jeff is out of the office most of the time and he doesn't get a chance to
gather at the water cooler with his co-workers that much, so he doesn't think he will overhear what might be going on with the new product line anytime soon. But, he does have
some new social computing tools in SharePoint 2010 that are supposed to facilitate
knowledge networking. Maybe they could help him find more information
Here is Jeff Williams' My Profile page in SharePoint 2010 (Note: the My Profile page is no
longer the home page of a user's My Site as it was in MOSS 2007):
To begin, Jeff starts paying attention to his My Newsfeed page which is now the home page
of the My Site in SharePoint 2010:
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 73/359
All of a sudden he starts noticing that his colleague, Tad Orman, has been tagging pages and
documents in a site and using the tag Gears Project. Could this have something to do with the
new product line that Jeff has heard about? Jeff has been stuck on an internal project in a
remote office in Peru for the last six months and he is not as informed as he normally would
be if he was working back at headquarters.
In the newsfeed, Jeff clicks on the hyperlink that reads What is the projected Go-live date. This apparently is the name of a SharePoint page that Tad has bookmarked and tagged with
Gears Project. This is what Jeff sees when he clicks on the link:
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Ooops, it doesn't look like Jeff has access to this page. (As an aside, it also doesn't look like
bookmarks and tags in the newsfeed in SharePoint 2010 follow the security trimming rules
that SharePoint Search follows.)
Jeff navigates back to his My Newsfeed page and decides to click on the tag Gears Project in
one of the line items to see if that would give him any more information. He is taken to the
Tag Profile page for the Gears Project tag:
In SharePoint 2010, every tag that is created has its own Tag Profile page, like this one. The
Tag Profile page is designed to show a list of all of the content where the tag has been used
and the number of users who have used the tag on each content item. Content items can be
SharePoint pages, document libraries, lists, documents or list items.
It looks like another person has been using the Gears Project tag and tagging some of those
same pages that Tad tagged and that showed up in Jeff's newsfeed. Since it is a hyperlink,
Jeff decides to click on the number (2) in the first item to see who else has tagged one of these
pages:
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Looks like someone named Jeff Hay has also tagged those pages. That name, Jeff Hay,
sounds familiar. Sounds like he might be one of the big shots at Contoso. Jeff Williams
decides to click through to Jeff Hay's public profile on his My Site:
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Yep, Jeff Hay is a big shot. He is the Corporate Vice President of Operations at
Contoso. And on this Tags and Notes tab, Jeff Williams can see that Jeff Hay has used the
Gears Project tag several times.
Still, Jeff Williams is stuck. If he clicks on any of the bookmarked pages for the Gears Project
(whether on Jeff Hay's profile page, or on Jeff Williams My Newsfeed page, or the Gears
Project Tag Profile page), he is just going to get an Access Denied message like the one he
got above.
Wait. It looks like there is another public tag in Jeff Hay's tag cloud that might relate to
this. Next to the Gears Project tag there is a New Product tag. Can't hurt to click on it and see
where it leads:
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Hmmm Looks like Jeff Hay has also been tagging some of the Gears Project related pages with the New Product tag as well. That's very interesting. If Jeff Williams could only access
one of these pages he might get another clue
The second one in the list Gears Project - Blog didn't appear in the list of bookmarked pages
for the Gears Project tag. So, Jeff Hay has bookmarked that page with the tag New Product,
but not the Gears Project tag. Wonder why? Maybe it is worth a click to see if that page is
accessible:
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Whoa! Jeff Williams just hit pay dirt. Read the content of the blog post in this screen shot:
Frank Martinez is the Chief Operating Officer of the company and Jeff Hay reports to him.
Frank Martinez reports directly to the CEO, Dan Jump:
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Frank Martinez has decided to write a blog post on his internal My Site blog. By default, My
Site blogs are viewable by anyone that can authenticate to SharePoint. Frank is divulging
some breaking news and choosing to do it using his SharePoint blog because he is interested
in fostering knowledge networking in the company and believes that the new tools in
SharePoint 2010 can help do that.
On top of finding this information, Jeff Williams also sees that Frank Martinez has indicated
that he is willing to be asked about the Gears Project tag:
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Why not? Seize the day! Jeff Williams clicks on the hyperlink in Frank's Ask Me About
section and asks the COO a question:
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How cool is that? Jeff Williams finds an open door to ask a question of the Chief Operating
Officer of the company!
So, to recap, Jeff Williams was able to fairly quickly discover some new important knowledge
that he didn't have when he walked in the door to the office that morning. Moreover, he
discovered it while working at a remote office far away from headquarters and not working
side by side with his other team members. SharePoint 2010's social bookmarking and tagging
approach really enabled Jeff to jump from bookmark to bookmark and find the needle in the haystack pretty quickly. Finally, two other social computing features of SharePoint 2010, Note Boards and Ask Me About, gave Jeff an easy opportunity to engage with the company's
COO by asking a question related to the subject.
In this scenario, I showed the following tools in SharePoint 2010 that help the user browse
and discover other people's bookmarks and tags:
My Newsfeed
The Tag Profile page for a tag
The public view of another user's My Site and their public tagging activity
In addition to these three tools, users can discover what tags other users have used by looking
on the Tags tab of the Tags and Notes dialog of any SharePoint page. There is a Suggested
Tags section with hyperlinks to the Tag Profile page for each tag, and there is a Recent
Activities section that shows some of the most recent users who have tagged the page and
what tags they have used. The user name and the tag used are both hyperlinked:
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By the way, this dialog box can also be brought up when you click on the View Related
Activities hyperlink when browsing through bookmarks on a My Site:
Finally, with respect to browsing and discovering bookmarks and tags, SharePoint 2010 also
provides a Tag Cloud Web Part that can be placed on any page in a SharePoint site. The Tag
Cloud Web Part has a few Web Part properties that can be adjusted to affect the content and
display of the Web Part:
1. Show Tags filter 2. Maximum Items to display 3. Show Count check box
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The Show Tags filter, offers three options: By Current User, By All Users, Under the
current URL by all users.
By Current User is going to show all of the tags that the currently logged-in user has created
in all sites, in all site collections and all web applications, up to a maximum of the top 50
most used tags. Essentially, using this filter will result in showing exactly the same tags as is
shown on the tag cloud on a user's My Site.
By All Users is going to show an aggregation of all users tags from all sites, in all site
collections and all web applications, up to a maximum of the top 50 most used tags.
Under the current URL by all users is going to show only tags that have been assigned to
content from the current site and all sites underneath it. It will show all users tags up to a
maximum of the top 50 most used tags.
Here is a sample of the Tag Cloud Web Part with the Show Tags filter set to By All Users:
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One other point worth noting about the Tag Cloud Web Part is that I have seen it appear in at
least two different Categories in the Web Part Gallery. I have seen it appear in the Navigation
group in some site collections and the Social Collaboration group in other site collections. I assume that this is due to different templates being used to create the site collections and
inconsistency between those templates. Here are a couple of screen shots that demonstrate
this:
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11.2 Mtadonnes gres
Nous n'allons pas expliquer ici l'utilit des mtadonnes gres. Ceux qui lisent le prsent
texte sont censs avoir un cursus scientifique ou tre certifis/diplmes en gestion
documentaires donc...
Avant de commencer voici cependant un petit topo sur les limites et avantages des
mtadonnes gres actuelles:
Avantage: Elles sont centralises au niveau de la ferme de serveur
Avantage: Les responsables de collection de site peuvent toutefois crer localement
leur propre structure si cela est autoris
Avantage: L'autocompletion lors de la saisie existe
Pige: L'autocomplection fonctionne que si on commence crire par les mmes
lettres que le terme de la taxonomie lui-mme sinon quoi il faut crer des synonymes
si on veut donner plus de flexibilit
Avantage: La recherche sur les mtadonnes gres est plus rapide (elles sont indexes
par dfaut)
Pige: La recherche ne saura pas trouver que la mtadonne gre Suisse appartient
Europe si vous n'avez pas demand lors de la cration de la colonne dans une
bibliothque d'enregistrer le chemin complet
Pige: Les mtadonnes gres ne peuvent pas tre utilises dans InfoPath Designer
sans add-in
Pige: Les mtadonnes gres ne peuvent pas tre saisies depuis le Data Information
Panel
Pige: On ne peut pas filtrer des colonnes de mtadonnes gres, il faut activer les
Key Filters pour cela
Pige: Les mtadonnes gres supportent jusqu' 7 niveaux, 1000 set de termes,
30'000 termes et 1'000'000 de termes au totale
D'abord en supposant que SharePoint est install et configur correctement et pleinement vous
pouvez accder au centre des mtadonnes gres de la Central Administration par les Site
Settings/Term Store Management:
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Vous pouvez alors crer par langue (mais mauvaise stratgie de travailler dans une langue
autre que l'anglais pour des raisons videntes qu'il n'est mme pas ncessaire d'aborder ici) les
termes pour votre organisation conformment aux normes de votre domaine d'activit:
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On peut aussi importer un structure de taxinomie cre dans Excel:
et convertie en *.csv:
pour ensuite l'importer:
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et en cliquant sur Import Term Set, vous aurez:
Remarque qu'il est aussi possible de dfinir des synonymes pour un terme slectionn
(SharePoint tant par exemple tantt appel WSS, MOSS, SPS, etc.) pour les mtadonnes
l'aide du champ Other labels:
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Si vous autorisez un terme tre ouvert en cliquant sur Open pour Submission Policy:
alors cela permettra personnes qui ajoutent des colonnes de mtadonnes dans des listes
d'ventuellement laisser des utilisateurs crer leurs propres termes (de par l'option Allow fill-
in choices comme nous le verrons un peu plus bas). Mais videmment c'est fortement
dconseill et on donne mme un nom cela... la "folksonomy". C'est--dire la dfinition
d'une taxinomie par la masse populaire avec la qualit qui en dcoule videmment...
Pour utiliser ensuite le magasin de mtadonnes n'oubliez pas d'activer au niveau de la
collection de site la feature suivante:
Vous pouvez ensuite ajouter dans n'importe quel content type une colonne de type managed
metadata. Le systme vous demandera alors partir de quel niveau de la structure vous
souhaitez que les utilisateurs puissent choisir des termes (par exemple dans la figure ci-
dessous nous n'autoriserons que les termes inclus dans le terme Brand et donc son contenu
seul!!!!):
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Nous voyons que nous pouvons galement crer notre propre taxinomie au niveau de cette
colonne seule mais videmment ce n'est pas recommand du tout! Vous retrouverez alors la
taxonomie personnalise au niveau des paramtres du site lui-mme:
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Vous retrouverez alors:
L'utilisateur peut alors faire son choix ensuite pour associer des termes un lment:
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Ou sinon en cliquant sur l'icne nous voyons que le choix est limit partir de Brand:
et si nous avons autoris l'ajout de termes, il y a aura en plus:
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Concept que l'on retrouvera aussi dans les mtadonnes des logiciels Office standards:
Ensuite, ces mtadonnes peuvent tre utilises comme lments de navigation et de filtrage
dans une liste ou bibliothque:
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et videmment, les termes de navigation et de filtrage peuvent tre choisis dans les paramtres
de la liste (List Settings) condition de bien avoir ajout la colonne de mtadonnes la
liste/bibliothque concerne au pralable:
Il ne faut pas oublier que l'on retrouve aussi les termes aprs une recherche:
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11.2.1 Accs la modification des mtadonnes gres
Il m'est arriv plusieurs fois qu'aucun utilisateur ni mme propritaire de collection ou mme
de site ou admin du serveur ne puisse modifier ou crer des mtadonnes gres. Pour
rsoudre ce "problme" (mais cela peut tre un choix de l'admin du serveur) il faut accder
la Central Administration et cliquer sur Manage service application:
Ensuite sur la page qui apparat, vous descendez jusqu' arriver au service nomm Manage
Metadata Service et vous en slectionnez la ligne (attention ne pas cliquer sur le nom car le
rsultat ne serait pas le mme!)
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Ensuite, nous cliquons sur le bouton Permissions pour ajouter les utilisateurs souhaits avec
les droits souhaits:
pour ajouter les utilisateurs qu'il convient.
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Une fois ceci fait, vous pouvez valider et en cliquant sur l'application infrieure:
dj tester si en tant qu'admin du serveur vous pouvez cette fois ou non modifier les
mtadonnes (normalement vous pourrez si vous vous tes ajout en tant dans les Permissions
avec les droits ad hoc). Vous verrez alors la page suivante apparatre:
et vous verrez que vous pouvez crer ou supprimer des termes, ou groupes de termes:
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11.2.2 Mtadonnes d'entreprise
D'abord avant de commencer sachez que le champ vieux champ Keywords de SharePoint
2007 appartenant au groupe Core Columns:
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 100/359
et simplement encore prsent pour des raisons de compatibilit. Si vous activez les
mtadonnes d'entreprise (ce que l'on va voir aprs) qui appartiennent au groupe Enterprise
Keywords Group et qui est du type Managed Metadata:
tout en ayant ajout l'ancien champ Keywords, tout ce qui est crit dans un, s'crira dans
l'autre et vice et versa. Cela est par ailleurs mme indiqu dans les paramtres de la
bibliothque lorsque l'on active les mtadonnes d'entreprise comme vous pouvez le voir ci-
dessous:
Attention!!! Si vous avez plusieurs content type il faudra cocher une premire fois et ensuite
y revenir pour cocher une deuxime fois (absurdit que l'on retrouve dans SharePoint 2013).
Bon maintenant venons aux faits:
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WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 101/359
1. Comme nous le savons les mtadonnes gres sont normalement contrles de faon
centralise par un petit groupe d'experts et ce de faon hirarchique, multi-langue et
avec des synonymes.
2. Les mtadonnes d'entreprises peuvent elles tre ajoutes (cres) la vole par tout
utilisateur sans limitation particulire (il s'agit d'un champ valeurs multiples) et vont
aussi permette tout utilisateur d'utilisateur les mots cls cres par les autres. Il s'agit
d'une sorte de #hashtag Twitter la sauce SharePoint.
Une fois l'option coche dans les paramtres de la bibliothque (elle n'existe pas dans les
listes!):
elle va ajouter une colonne dans la bibliothque dont l'utilisation donnera typiquement:
Nous y voyons alors distinctement ce qui est un mot-cl de ce qui vient de de la taxonomie et
la possibilit de crer nos propres termes. Les mtadonnes d'entreprise apparatront toutes
dans le centre de gestion des mtadonnes dans la section Keywords visible ci-dessous (la
partie suprieure tant la partie officielle centralise):
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Attention cependant!!! Si lors de la saisie d'un nouveau terme, vous voyez le message suivant:
ce que vous n'avez pas activ l'option suivante lors de la cration du Managed Metadata
Service (voir plus haut dans le texte):
Une fois ceci fait, vous pourrez ajouter votre propre terme qui ira se mette l'endroit dj
mentionn juste avant dans la taxonomie systme:
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Vous retrouverez par ailleurs les mtadonnes d'entreprise dans les options de filtrage de
Content Query Web Part:
Remarque: l'oppose de la taxonomie qui est organise, en utilisant les mtadonnes
d'entreprise, on parle de folklonomie (folklore...).
Signalons que les mtadonnes d'entreprise apparaissent automatiquement comme raffineurs
dans la recherche.
Passons ensuite la deuxime option se trouvant juste en-dessous:
Si vous l'activez, vous pourrez dans un premier temps utiliser la Web Part Tag Cloud:
pour montrer les termes les plus souvent utiliss:
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et bien videmment, vous retrouverez vos tag dans votre My Site!
11.3 Techniques de publications
11.3.1 Variations
Les variations ne sont pas nouvelles et datent de 2007 mais je navais pas eu le temps dcrire
quoi que ce soit avant la sortie de 2010 (comme souvent).
L'ide de cet outil est de faciliter et d'automatiser partiellement la gestion de sites
multilangues avec gnration automatique d'un site par langue et des pages y relatives
pendant l'histoire du site web et