On-the-spot checks
Terenske
provjere ugovora
23. svibnja 2013.
Terenske provjere – uvod
• Što su terenske provjere?
• Koji su ciljevi terenskih provjera?
• Planiranje terenskih posjeta
• Vrste terenskih provjera
• Vrste ugovora koje se provjeravaju
Terenske provjere – općenito
• Što su terenske provjere?
Terenske kontrole su važni elementi interne kontrole
kao alat kojim nadziremo implementaciju ugovora i
financijskog upravljanja u skladu sa IPA regulativom
• Koji su ciljevi terenske provjere?
Provjeriti ako se ugovorne obaveze izvršavaju u
skladu sa ugovorom (tijekom implementacije ili
nakon završetka)
Terenske provjere – općenito
• Terenske kontrole provode se za ugovore:
• O nabavi roba (supply)
• O nabavi usluga (service)
• O izvođenju radova (works)
• O bespovratnim sredstvima (grant)
Za instrument Twinninga se ne koriste.
Godišnji OtS plan – priprema
OtS-ovi se provode na temelju Godišnjeg OtS plana
Godišnji OtSc plan - priprema (2)
Godišnji OtSc plan pripremaju Voditelji odjela u
Uredu za pripremu i provedbu projekata
• tijekom studenog tekuće godine, za iduću
godinu
• odobrava ga ravnateljica SAFU-a najkasnije
do 31. prosinca tekuće godine, za iduću
godinu
Godišnji OtSc plan - ažuriranje
• Izvještaj o izvršenju Godišnjeg OtSc plana i
ažuriranje plana priprema se:
• tijekom svibnja tekuće godine za idućih 6
mjeseci
• pripremaju ga voditelji odjela u Uredu za
pripremu i provedbu projekata
• ažurirani Godišnji OtS plan odobrava
ravnateljica SAFU-a
Terenske provjere – planiranje
• Tko sve ide iz SAFU? (PM, QAD, Financije,…)
• Delegacija?
• Tko će sve još doći? (Planirati tko je sve potreban na
posjetu)
• Trebamo li pomoć? (Stručna pomoć izvan SAFU)
• Kada? (Dogovoriti datum i vrijeme unaprijed, raspoloživost
ljudskih resursa)
• Što moramo ponijeti? (Ugovor, fotoaparat, drugu
dokumentaciju)
• Kako ćemo tamo doći? (Rezervacija prijevoza)
TERENSKE PROVJERE UGOVORA
O BESPOVRATNIM SREDSTVIMA
U
PRVOJ KOMPONENTI
Terenske provjere – općenito
• Vrste terenskih provjera:
• Monitoring OtSc – cilj je nadzirati provedbu
ugovora i osiguravanje održivosti – provodi PM
• Verification OtSc – provodi je PIU/SPO i odnosi
se na tehničku provjeru
• Supervisory OtSc – provodi je PM i svrha je
provjeriti da je PIU/SPO odradio tehničku provjeru
u skladu s ugovorom – nadzor funkcionalnosti
sustava i provedbe ugovora
Monitoring OtSc - Grant
Nije obavezan
Preporuča se kod zahtjevnijih ugovora
Provodi se ako postoje minimalno tri kriterija za
odabir ugovora
Može se provesti u toku i nakon završetka
implementacije
Trajanje provedbe (period između supervisory i
verification OtSc duži od 6 mjeseci)
Velik broj partnera, suradnika ili lokacija
Broj sekundarnih nabava
Monitoring OtSc - Grant
Odabir ugovora
Monitoring OtSc - Grant
Tip i veličina korisnika granta
Prethodni terenski posjeti
Visoke procjene rizika
Nepravilnosti
Odabir ugovora
Monitoring OtSc - Grant
Rizici/potreba za izmjenom ugovora
Kompetencije korisnika
Otklanjanje problema/grešaka
Kontrola provedbe
TIJEKOM PROVEDBE
Monitoring OtSc - Grant
Realizacija rezultata
Održivost projekta
NAKON PROVEDBE
Provedba kontrole
SAFU voditelj projekta
Osoba iz odjela za kvalitetu/financija/specijalist
za radove
Ispunjavanje kontrolne liste za
monitoring OtSc ( 2 primjerka)
Monitoring OtSc - Grant
Kontrola je OBAVEZNA, provodi se na 100%
grant ugovora
Minimalno mjesec dana prije roka za dostavu
međuizvještaja ili završnog
izvještaja
Verification OtSc - Grant
Provedba kontrole
Kontrola izvršavanja aktivnosti – poštivanje
rokova, kvaliteta, kvantiteta, ostvarenje ciljeva,
izvršavanje aktivnosti...
Kontrolnu listu za verification OtSc (2 primjerka)
Dostava kontrolne liste u SAFU u roku od 5
dana od izvršenog posjeta
Verification OtSc - Grant
Provedba kontrole
Provodi se na 100% ugovora
Vezan je uz dostavu
međuizvještaja/finalnog izvještaja,
tj. izvršenje plaćanja
Provodi se nakon službenog primitka izvještaja
– u praksi nakon slanja prvih komentara
Supervisory OtSc - Grant
Provedba kontrole
Prethodno mora bit dostavljena kontrolna lista
od PIU-a o provedenoj verification terenskoj
kontroli
Kontrola izvršenih aktivnosti, usklađenost s
ugovorom
Kontrola načina čuvanja dokumentacije
Supervisory OtSc - Grant
Provedba kontrole
Kontrola ispravnosti verification on the spot
kontrole
Provjera osigurane vidljivosti projekta (kupljena
oprema)
Prihvatljivost troškova i provjera originala
financijske dokumentacije (platne liste, dokazi o
plaćanju, ugovori o radu, putni nalozi, per diemi)
Supervisory OtSc - Grant
Provedba kontrole
U slučaju nabave opreme unutar grant ugovora
koja se nalazi na više lokacija primjenjuju se
sljedeći kriteriji:
- Do 10 lokacija – sve moraju biti posjećene
- 11-20 lokacija – 50%
- 21-40 lokacija – 30%
- 41-100 lokacija – 20%
- 101-200 lokacija – 10%
Supervisory OtSc - Grant
Provedba kontrole
SAFU voditelj projekta + financijski specijalist/
kolega iz odjela za računovodstvo
Ispunjavaju kontrolnu listu za supervisory terensku
kontrolu (2 primjerka)
Uz kontrolnu listu prilažu se fotografije označene
vidljivosti projekta ili drugi dokumenti
Supervisory OtSc - Grant
Provedba kontrole
TERENSKE PROVJERE UGOVORA O
BESPOVRATNIM SREDSTVIMA
U
TREĆOJ KOMPONENTI
Vrijeme odlaska na terensku kontrolu – nakon
primitka međuizvještaja i finalnog izvještaja
Prethodna najava DEU, nadležnom ministarstvu,
korisniku – 12 dana prije kontrole
Provodi se za 100% ugovora o bespovratnim
sredstvima
Payment claim OTS check
Na terenskoj kontroli pregledava se:
- Kupljena oprema
- Visibility
- Projektna dokumentacija
- Sekundarna nabava
Ovisno o vrsti provedenih aktivnosti na terenskoj
kontroli sudjelovati će i inženjer građevine, IT
stručnjak…
Payment claim OTS check
Izvještaj o provedenoj terenskoj kontroli – 15 dana
za slanje nadležnom ministarstvu
Ministarstvu komentira (po potrebi) i potpisuje
izvještaj s terenske kontrole
Nakon potpisa ministarstva izvještaj se šalje
korisniku u roku od 5 dana
Payment claim OTS check
Uz izvještaj sa terenske kontrole prilaže se:
- fotografije
- kontrolna lista za provedenu sekundarnu nabavu
u periodu izvještavanja (ukoliko ih je bilo više
odabere se jedna)
Payment claim OTS check
Visibility
Neuredno čuvanje projektne dokumentacije
Kupljena oprema se ne nalazi na mjestu
terenske kontrole
Najčešći nalazi na terenskim kontrolama
Kako postupiti u slučaju nalaza:
Procijeniti jeli potrebna dodatna terenska
kontrola
Prijava nepravilnosti (samo u slučaju da se
zatečene pogreške ne mogu korigirati)
Detaljan opis u predviđenoj kontrolnoj listi
Najčešći nalazi na terenskim kontrolama
TERENSKA PROVJERA KOD
UGOVORA O NABAVI ROBA
Monitoring OtSc - Supply
• Nije obavezan
• Monitoring terensku provjeru izvršava voditelj projekta
(provedbeno tijelo)
• točni koraci su opisani u poglavlju 10 (Contract
Management) priručnika CFCA IPA I v.5.0 – obavijestiti
direktora Ureda za pripremu i provedbu projekta,
dogovoriti s korisnikom, pozvati ugovaratelja (ako je
potrebno), obaviti OtSc, ispuniti check-listu...
• Ispunjava se monitoring kontrolna lista za ugovore o
nabavi roba (2 primjerka)
Monitoring OtSc - Supply
Zašto Monitoring OtSc?
- provjeriti da li se implementacija
odvija pravovremeno i bez problema
- suočiti se s problemima i pogreškama koje mogu
ugroziti uspješnu implementaciju
- provjeriti kompetencije SPO/PIU/Krajnjeg korisnika, te
ugovaratelja u administriranju i upravljanju projektom
- identificirati moguće rizike i dodatne potrebe u
upravljanju projektom koje bi zahtijevale pripremu
izmjene ugovora (Addendum)
Odabir ugovora na temelju selekcijskih kriterija (min. 2
kriterija)
- složenost ugovora, implementacija ugovora duža od 9
mjeseci, otvorena pitanja sa SPO/PIU sastanka,
nepravilnosti s prethodnih OtSC-a
- više od 5 prijava kvara po lokaciji ili više od 10 prijava
kvara od strane korisnika
- visok iznos ugovora i vrijednost after sales usluga veća
od 20% iznosa ugovora
Monitoring OtSc – Supply
Provodi se:
- za vrijeme trajanja provedbe ugovora (implementation
period)
- nakon završetka provedbe ugovora (implementation
period)
- nakon završetka izvršavanja ugovora (execution
period)
Ciljevi monitoring terenske kontrole za vrijeme trajanja
provedbe ugovora:
- utvrditi da se ‘outputi’ koriste u skladu sa svrhom projekta i
jeli osigurana održivost projekta
- Identificirati moguće rizike i spriječiti nastanak problema
Monitoring OtSc - Supply
Monitoring OtSc - Supply
Ciljevi monitoring terenske kontrole nakon završetka provedbe
(implementation period) i nakon završetka trajanja ugovora
(execution period)
- provjera rezultata, njihove usklađenosti sa svrhom projekta,
održivost projekta,
- provjera urednog izvršenja ugovora
- provjera pridržavanja izdanim garancijama
- provjera pridržavanja „after sales” usluga kako je predviđeno
ugovorom
Monitoring OtSc - Supply
Ugovor koji zadovoljava minimalno 2 selekcijska kriterija i
uključuje više lokacija za provođenje aktivnosti:
- do 10 lokacija – sve lokacije
- između 11 i 20 lokacija – 50% lokacija
- između 21 i 40 lokacija - 30% lokacija
- između 41 i 100 lokacija – 20% lokacija
- između 101 i 200 lokacija – 10% lokacija
Verification OtSc - Supply
Obavezan
Vremenski okvir:
- provodi se prije odobrenja Provisional Acceptance
Certificate-a (Privremeni prihvat robe) od strane
PIU-a
Cilj provjere:
- provjeriti jesu li odredbe ugovora provedene na
zadovoljavajući način vremenski, kvalitativno i
kvantitativno
Verification OtSc - Supply
Obavezni su za sve ugovore o nabavi roba, potrebno je provjeriti sve
nabave, na svim lokacijama
Provodi ga SPO/PIU, u roku od 5 dana od zaprimljenog zahtjeva za
PAC od SAFU
- zahtjev za PAC ugovaratelj šalje SAFU
- SAFU šalje (3 originala i kopiju certifikata o podrijetlu) PIU
i od tada teče rok za izvršenje terenske kontrole
Postupak i odgovornosti SPO/PIU detaljno opisani u PIU priručniku
v.5.3., poglavlje D - Contract Implementation i CFCA priručniku v.5.0
poglavlje 10 - Contract Management
Verification OtSc - Supply
Koristi se kontrolna lista za verification terensku kontrolu
(PIU priručnik v.5.3. poglavlje D - Contract Implementation
Annex D6)
Nakon provedene kontrole – rok od 7 dana za dostavu
potpisanog PAC-a (3 primjerka) ili izvještaja zašto nije
moguće potpisati
Supervisory OtSc – Supply
Provodi se prije izdavanja Provisional Acceptance
Certificate-a (Privremeni prihvat robe), nakon ili u tijeku
verification terenske kontrole
Provodi ju voditelj projekta iz SAFU i savjetnik iz Ureda za
osiguranje kvalitete, ispunjava se kontrolna lista (CFCA
priručnik Annex poglavlja 10 – Contract management) kojoj
se prilažu fotografije sa terenske kontrole
Provjerava se ispravnost verification terenske kontrole koju
je proveo SPO/PIU
Supervisory OtSc - Supply
Što se provjerava?
• Opravdanost SPO-ovog potpisa PAC-a
• Oprema dostavljena na navedeno mjesto u ugovoru
• Odgovara li dostavljena oprema ponudi navedenoj u
ugovoru
• Ispravnost opreme (je li instalirana i testirana)
• Porijeklo opreme (Certificate of origin)
• Održani treninzi za korištenje opreme/ dostavljeni priručnici
za korištenje
• EU visibility
Supervisory OtSc - Supply
Najčešći nalazi
• Oprema dostavljena na pogrešne lokacije
• Dostavljena oprema nije sukladna onoj u ugovoru
• Dostavljena oprema nije u funkciji
• SPO potpisao privremeni prihvat, ali roba nije funkcionalna
• Oprema oštećena tijekom garantnog perioda
Supervisory OtSc - Supply
Što učiniti u slučaju otkrivene pogreške?
Procijeniti „težinu” pogreške
• Manja pogreška – upozoriti korisnika/ugovaratelja da hitno
ispravi nedostatke i poduzeti naknadnu terensku posjetu
Supervisory OtSc - Supply
Što učiniti u slučaju otkrivene pogreške?
• Teža pogreška - posljedice:
- smanjenje iznosa isplate (rezanje neprihvatljivih troškova)
- zahtjev za povratom sredstava
- stopiranje preostale isplate dok se ne izvrše ugovorne
obveze
- naplata garancije
- prijava nepravilnosti
Supervisory OtSc - Supply
Sadržaj izvješća o obavljenoj terenskoj provjeri
• Što je provjeravano
• Imena i pozicije osoba koje su izvršile provjeru
• Datum
• Rezultati provjere
• Detaljan opis nepravilnosti i poduzetih korektivnih mjera
• Fotografije s mjesta provedbe projekta
Provodi se za sve ugovore, ali ne za sve lokacije:
• do 10 lokacija – sve lokacije
• između 11 i 20 lokacija – 50% lokacija
• između 21 i 40 lokacija - 30% lokacija
• između 41 i 100 lokacija – 20% lokacija
• između 101 i 200 lokacija – 10% lokacija
Supervisory OtSc - Supply
TERENSKA PROVJERA KOD
UGOVORA O RADOVIMA
49
Terenska provjera kod ugovora o radovima
• Mjesečni sastanci
• Mjesečne posjete gradilištima
• terenske provjera – u svim fazama
projekta (ad hoc ili vezane uz plaćanja)
50
Mjesečni sastanci o napretku / posjeti gradilištu
• Nije isto što i terenska provjera, ali postoji kontrolna lista koja se
ispunjava
• Radi se mjesečno u vrijeme mjesečnih sastanaka (inženjer,
ugovaratelj, SAFU, JPP/SPO, krajnji korisnik, predstavnici
Delegacije EU)
• Prati se opći napredak projekta, usklađenost s uvjetima
ugovora, identificiraju se mogući rizici
• Prate se mjere sigurnosti na gradilištu
• Broj osoblja prisutnih na gradilištu
• Ostali faktori koji mogu utjecati na pravovremeno izvršenje
radova
• U slučaju potrebe, može se napraviti i terenska provjera s
detaljnijim kontrolama
51
„Verification” terenska provjera
Terenske provjere vezane uz zahtjeve za plaćanja:
• Minimalno dva puta godišnje vezano uz provjeru situacija
Terenske provjere vezane uz vremenski okvir:
• Prije izdavanja potvrde o preuzimanju izvedenih radova - Taking
over certificate / Provisional Acceptance Certificate
• Prije izdavanja konačnog prihvata - Performance certificate /
Final Acceptance Certificate – Potvrda o dobrom izvršenju posla
SAFU i korisnička institucija (joint verification on the spot check)
52
Logistika podrazumijeva:
Angažman specijalista za radove
Koordinaciju sa nadzornim inženjerom i
izvođačem
Pripremu i korištenje sigurnosne opreme
(Dobru vremensku prognozu)
Planiranje
53
Obilazak gradilišta
Odabir stavki za kontrolu (5 stavki troškovnika)
Odabir stavki za kontrolu
Stavke koje čine najveći iznos ukupno
Stavke čija je jedinična cijena najviša
Stavke koje je jednostavno prebrojati /premjeriti
Zasebni setovi opreme koja se instalira
Neki drugi kriteriji
54
Obilazak gradilišta
Vizualna provjera
Poštivanja sigurnosnih procedura
Prisutnih izvođača / pod-izvođača / dobavljača
Prisutnosti zakonski određenih dokumenata
Smještajnih kapaciteta za nadzorne inženjere
Porijeklo opreme
Poštivanja odredbi o vidljivosti (visibility)
55
Obilazak gradilišta
Vizualna provjera:
Ukupnog napretka u izvođenju radova
Građevinska knjiga, građevinski dnevnik,
privremene situacije
Kvalitete i vrste izvedenih radova
Rizika koji bi mogli utjecati na dinamiku
izvođenja radova
56
Obilazak ureda izvođača / inženjera
Pregled dokumentacije:
Sustav arhiviranja
Izvještaji o napretku, zahtjevi, odobrenja…
Razgovor:
Napredak u izgradnji
Suradnja s dionicima u projektu
(Mogući) problemi i rizici
57
Obilazak gradilišta
Vizualna provjera:
Konačni prihvat – Final Acceptance Certificate
Izvršenost (preostalih) radova
Otklanjanje nedostataka / kvarova
Izvršenost dodatnih usluga
Poštivanje smjernica o vidljivosti (visibility)
Održivost projekta (sustainability)
58
Obilazak gradilišta
Najčešći nalazi
• Nepostojanje table vidljivosti
• Nedostupnost odgovornih za razgovor tijekom terenske
provjere
• Nedostupnost građevinske dokumentacije, atesta
• Dio opreme nije ugrađen sukladno ugovoru
• Nedovoljno osigurano čuvanje materijala na gradilištu
• Izmjena projektnih nacrta bez konzultacija s provedbenim
tijelom
59
Obilazak gradilišta
Što učiniti u slučaju otkrivene pogreške?
Procijeniti težinu greške
• Manja greška – upozoriti korisnika/ugovaratelja da hitno
ispravi nedostatke i poduzeti naknadnu terensku posjetu
60
Obilazak gradilišta
Što učiniti u slučaju otkrivene pogreške?
Procijeniti težinu greške
• Teža greška – npr premašen ukupan ugovoreni iznos,
značajna izmjena projektnih nacrta bez konzultacija s
provedbenim tijelom, lažiranje građevinskih dokumenata
• Posljedice: smanjenje iznosa isplate, povrat sredstava,
stopiranje preostale isplate dok se ne izvrše ugovorne
obveze, naplata garancije, prijava nepravilnosti
61
Obilazak gradilišta
Sadržaj izvješća o obavljenoj terenskoj provjeri
• Što je provjeravano
• Imena i pozicije osoba koje su izvršile provjeru
• Datum
• Rezultati provjere
• Detaljan opis nepravilnosti i poduzetih korektivnih mjera
• Fotografije s mjesta provedbe projekta
• Dodatni dokumenti
TERENSKA PROVJERA KOD
UGOVORA O USLUGAMA
Terenske provjere – ugovori o uslugama
• Nisu obavezne
• Ide se samo u „monitoring” terensku provjeru, ne
postoje „verification” terenska provjera i „supervisory”
terenska provjera
• Voditelj projekta može ići u terensku provjeru i sam –
ispunjava kontrolnu listu iz SAFU priručnika v.5.0
(Poglavlje 10 – Contract management)
Terenske provjere – usluge – kriteriji
odabira • Kriteriji odabira:
• Vrijednost projekta veća od 2 milijuna EUR
• Prijavljeni problemi na projektu od strane
korisnika ili ugovaratelja
• Nastanak problema prijavljen kroz redovito
izvještavanje (kašnjenja, niska posjećenost
treninga ili radionica…)
• Trajanje implementacije projekta duže od 9
mjeseci
• Procjena rizika JPP-a
• Sporo korištenje sredstava iz projekta (spora
dostava timesheetova)
• Veliki broj radnih dana za kratkoročne stručnjake
(iznad 700)
• Veliki broj radionica koje se provode na više
lokacija
• Razvoj softvera
• Procjena PM-a
Terenske provjere – usluge – kriteriji
odabira
Terenske provjere – usluge – ciljevi
Ciljevi terenske provjere tijekom implementacije
ugovora o uslugama:
• Provjera implementacije ugovora prema
odredbama ugovora, izvještajima o napretku
• Suočavanje sa problemima koji su nastali na
projektu i mogućim greškama tijekom
implementacije
• Uočiti moguće rizike tijekom implementacije
koje mogu zahtijevati izmjene ugovora
Terenske provjere – usluge – ciljevi
Ciljevi terenske provjere tijekom implementacije
ugovora o uslugama:
• Sudjelovanje na seminarima, radionicama
• Kvaliteta radionica
• Raspored aktivnosti
• Način čuvanja dokumentacije
• Smještaj i uvjeti za ugovaratelja
Terenske provjere – usluge – ciljevi
Ciljevi terenske provjere nakon implementacije ugovora o
uslugama:
• Provjeriti koriste li se rezultati projekta u skladu s
ciljem projekta čime se osigurava održivost, npr.
korištenje baze podataka, priručnika, nastavljeni
proces treninga, distribucija rezultata projekta na
druge korisnike)
Terenske provjere – usluge – odabir
vremena
• Odlazak tijekom implementacije:
Posjet nekoj radionici ili okruglom stolu, sastanku
između ugovaratelja i korisnika
• Odlazak nakon implementacije:
Nakon protoka određenog roka zadanog u
izvješćima za izvršenje zadanih ciljeva nakon
završetka projekta (trening plan za sljedeću
godinu, spajanje sa drugim sustavima…)
Terenske provjere – usluge – kontrola
• Kontroliramo tijekom provedbe projekta:
• Održavanje radionica u skladu sa ugovorom
(trajanje, broj sudionika)
• Dokumentacija projekta (outputi koji su
traženi tijekom projekta, npr. prevođeni
materijali, priručnici, analize…)
• Radni sastanak sa korisnicima i
ugovarateljem
• Kontrola rada stručnjaka (timesheets)
• Vidljivost projekta
Pitanja
Kontakt
Jelena Starčević
Savjetnica u Odjelu III,
Ured za pripremu i provedbu dokumenata
Dina Marijanović
Savjetnica u Odjelu II,
Ured za osiguranje kvalitete dokumenata
Zahvaljujemo na pažnji!