-
WIDYA CIPTA, VOL. III NO. 2 SEPTEMBER 2012
146
MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS ORGANISASI BERBASIS DYNAMIC
BASE RECORD MENGGUNAKAN APLIKASI CANOFILE
AKMALUDIN
Akademi Komunikasi Bina Sarana Informatika Jakarta
Jl. Salemba Tengah No. 45 Jakarta-Indonesia
ABSTRACT
Documentation of records management is mostly done by organizations. Archival processing in a
small capacity can be done by manually processing, but if an organisation is growing will cause
significant problem. The need for rapid archive will complicate in search of document, due to the
large cabinet that must be read one by one up to find him and of course takes for a long time. There
is a better solution is to change the concept of working form a manual process to be computerized
with help of the application process is canofile. Where canofile is one of application that
specifically deal with the management of computerize record processing. Canofile application in
the working process should be supported by one of scanning device, a tool that has become
standardized canofile the that provisions of the same of brand, because it has been designed by
user interface that has been programmed as plug and play installation. In processing canofile has
four levels of managemnent in the form of data records in form in dynamic database that consists of
Library, Cabinet, File, and Field. The concept of work is outstanding an easy to understand as
designing database that support that process of addition, insertion, and deletion. So with the
management whice these works canofile can hadle the work dynamically with the datastore on the
storage media and layout can be adjusted to the user. With help of this application so that need for
information can be obtained quickly and easily, because data can be arranged in on organized
manner. An electronec records management with canofile a major cncern on the quality of
information and work process are highly favored, especially speed and easy. Judging from the
archive-making, evidence of legality, and historical references to archive as an important
document.
Keywords: archive, database management, dynamic recording, canofile.
I. PENDAHULUAN
Kemajuan pengetahuan dan teknologi yang
begitu pesat berkembang saat ini menjadi
tantangan baru dalam mendukung proses
manajemen organisasi, begiu banyak aspek
kegiatan administrasi yang harus di atur dalam
kegiatannya, seperti halnya teknologi yang
mampu mendukung dalam manajemen
kearsipan, tentunya dengan bantuan proses
kompluterisasi denga menuangkan konsep
database manajemen sistem. Manajemen sangat
diperlukan dalam menghadapi persaingan,
sistem manajemen yang berkualitas, diperlukan
adanya pengolahan yang lebih efektif dalam
semua bidang kegiatan organisasi guna
menjalani fungsi dan dan mencapai tujuan
organisasi, hal ini sangat perlu didukung oleh
peningkatan mutu sumber daya manusia yang
menguasai teknolgi informasi dan perbaikan
sistem yang menjadi sasarannya adalah sistem
kerja dibidang administrasi.
Kegiatan adminstrasi yang dimaksud
khususnya dibidang arsip, pada dasarnya segala
kegiatan yang mengahasilkan menerima,
megolah, menyalurkan, dan menyimpan
berbagai arsip yang merupakan produk berupa
surat, formulir, laporan dan berbagai jenis
dokumen lainnya yang dibutuhkan dalam
menunjang kegiatan organisasi.
Setiap pemecahan yang dilakukan
organisasi dalam kegiatannya sehari-hari
dikantor selalu menyangkut adanya fakta baik
berupa data dan informasi. Beberapa
kemungkinan yang sering dijumpai dalam
kearsipan yang dikelola oleh suatu bidang
administrasi. Arsip merupakan hal yang sangat
dibutuhkan dalam bidang administrasi karena
memiliki fungsi yang cukup banyak bagi
penyelenggaraan organisasi. Fungsi-fungsi
tersebut meliputi sebagai sumber ingatan,
sumber informasi, bahan penelitian, bahan
pengembangan pembangunan, bukti tertulis,
dan sumber historikal. Sedangkan dalam
-
WIDYA CIPTA, VOL. III NO. 2 SEPTEMBER 2012
147
lingkup organisasi pemerintahan, fungsi arsip
tersebut disebutkan dalam undang-undang No.
7 tahun 1971 pasal 2, disebutkan bahwa arsip
digunakan secara langsung dalam penyusunan
perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya, atau dipergunakan dalam
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan
dalam ruang lingkup administrasi negara. Bagi
organisasi yang mengadakan arsipnya sendiri,
arsip mempunyai nilai guna primer yang
merupakan dokumen penting atau rahasia bagi
organisasi yang bersangkutan secara sendiri-
sendiri. Nilai guna tersebut sebagaimana
dikemukakan, bahwa arsip memiliki nilai guna
bagi organisasi yaitu berupa nilai guna hukum,
adminitrasi, fiskal, perorangan, pemeriksaan,
penunjang penelitian ilmiah, dan kebijaksanaan
organisasi.
Sedangkan bagi organisasi lain arsip
mempunyai nilai guna sekunder, yaitu hanya
merupakan dokumen untuk diketahui sebagai
tembusan atau pemberitahuan saja. Mengingat
pentingnya arsip dalam suatu organisasi, maka
arsip perlu dikelola dengan sebaik-baiknya,
dimana pengelolaan arsip dikenal dengan
istilah kearsipan. Menurut Martono (1994:5)
pengertian kearsipan sebagai pengaturan dan
penyimpanan record atau arsip atas dasar
sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu
yang sistematis, sehingga sewaktu-waktu
diperlukan dapat ditemukan kembali dalam
waktu yang cepat. Oleh karena itu, kearsipan
merupakan bagian pekerjaan kantor yang
sangat penting, dikarenakan kearsipan yang
merupakan kumpulan data akan memberikan
nilai manfaat yang tinggi, jika keberadaanya
mampu dikelolan dengan baik. Manfaat yang
dirasakan dengan adanya penyajian kearsipan
yang baik memberikan perbaikan kualitas pada
pelayanan informasi. Hal ini terwujud karena
melalui pengarsipan yang baik akan
memudahkan tiap pekerja di berbagai unit kerja
untuk mendapatkan suatu informasi.
Pada prosesnya penciptaan arsip elektronik
dapat dilakukan dengan otomatisasi
menggunakan alat yang bersifat elektronis
seperti aplikasi computer (Sugiarto, 2005:123).
Arsip elektronis merupakan informasi yang
terkandung dalam sebuah softcopy berupa
media elektornis yang sengaja dibuat dan
dikelola baik organisasi atau perorangan yang
dijadikan sebagai bukti. Seiring dengan
perkembangan pengetahuan dan teknologi
dapat memperhatikan permasalahan yang
timbul dalam mengolah arsip organisasi,
sehingga dengan pengetahuan dan teknologi
dibuatlah suatu aplikasi yang dapat menangani
permasalah dalam pengolahan arsip secara
elektronis seperti aplikasi canofile yang mampu
mempermudah penanganan dalam administrasi
kearsipan. Cara kerjanya dalam proses
penyimpanan data (record base) dapat
dipelajari dan bersifat dinamis dan fleksibel
dalam proses penyimpanan.
II. TINJAUAN PUSTAKA
Sistem kearsipan harus bisa mencakup sem
ua subsistem dalam manajemen
kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai
sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman
di dalam rangka mengelola keseluruhan daur
hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup
proses penciptaan, pendistribusian,
penggunaan, penyimpanan arsip aktif,
pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif,
pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen
(Wallace, 1992:8) yang merujuk pada UU No.
7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan
Pokok Kearsipan bahwa untuk melaksanakan
tugas penyelenggaraan arsip dinamis, dan
pengumpulan, penyimpanan, perawatan,
penyelamatan, serta penggunaan arsip statis,
,bahkan menurut ANRI (2003:5) pepenjagaan
terhadap arsip perlu dilakukan baik dari
serangan langsung dari perusak atau aspek
lingkungan yang merusak seperti kelembaman,
temperature suhu, dan aspek lainnya.
meliharaan, perawatan pemerintah membentuk
organisasi kearsipan. Dengan keluarnya
Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999. Salah
satu dampak pelaksanaan undang-undang
tersebut adalah perubahan kelembagaan,
struktur serta fungsi instansi pemerintah,
termasuk dalam konteks ini adalah lembaga
kearsipan. Secara teoritis bahwa setia
organisasi yang berjalan pasti menghasilkan
arsip. Arsip yang tercipta membutuhkan
pengolahan, maka diperlukan sistem dan
organisasi kearsipan. Menurut Amsyah
(2005:15) bahwa fungsi arsip dalam proses
administrasi mencakup seluruh tahapan
pengolahan mulai dari perencanaan,
pelaksanaan, pengendalian, dan pengawasan
dalam kata lain penyelesaian usaha dan
kegiatan yang berkaitan dengan
penyelenggaraan kebijaksanaan untuk
mencapai tujuan organisasi. Setiap organisasi
setiap instansi sudah seharusnya terbentuk
secara alamiah apa yang disebut sebagai unit-
unit pengolah dan unit kearsipan. Hubungan
antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah
tersebut yang harus diwujudkan dalam
kerangka system yang baik, sehingga
perwujudan manajemen kearsipan akan
berhasil. Meskipun muncul banyak keritikan,
konsep penilaian arsip tetap berjalan hingga
kini. Bahkan banyak organisasi yang benar-
benar ingin mencari metode yang professional
-
WIDYA CIPTA, VOL. III NO. 2 SEPTEMBER 2012
148
dan tidak parsial dalam menilai arsip sebagai
motivasi utama dalam risetnya mengenai
otentisitas arsip elektronik ( Budiman,
2009:390, sedangkan menurut Amsyah
(2005:3) terdapat dua jensi arsip ditinjau dari
sudut hokum dan perundang-undangan yaitu
arsip otentik dan tidak otentik.
Setelah memahami pengorganisasian arsip
dalam konteks unit kearsipan dan unit-unit
pengolah, harus diikuti oleh pemahaman
tentang asas organisasian yang akan dipilih
dalam pengolahan arsip-arsip yang dimiliki
baik secara sentralisasi, desentralilsasi, maupun
gabungan diantaranya. Pilihan asas
pengorganisasian arsip merupakan aspek yang
penting dalam manajemen kearsipan agara
proses plengelolaan arsip dapat dilakukan
secara efektif dan efisien. Selain pemahaman
konsepsi mengenai organisasi serta asas
pengorganisasian arsip, hal yang juga penting
untuk mewujudkan system kearsipan yang
benar adalah pemahaman tentang perinsip
kearsipan. Prinsip ini menyaratkan pemahawan
bahwa ketika pengelolaan arsip berlangsung ,
maka secara otomatis harus disadari bahwa kita
tidak akan melepaskan hubungan arsip denga
unit penciptanya (provenance), serta bahwa
arsip ditata berdasarkan sistem tertentu
(original order), yang harus dipertahankan
sepanjang arsip tersebut masih dikelola.
Menurut Sugiarto (2005:137) system kearsipan
elektronik memiliki perinsip yang sama dengan
kearsipan konvensional, hanya saja kearsipan
sistem elektronik menggunak konsep virtual
dalam bentuk file.
III. METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang dilakukan adalah studi
pustaka yang bersumber dari sejumlah literatur
yang meliputi buku-buku yang dapat
mendukung isi penulisan dan bersifat
menunjang kepada topik pembahasan.
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
sekarang ini sudah sedemikan kuat
mempengaruhi sendi-sendi kehidupan. Hampir
di semua bidang, baik bidang jasa, dalam
layanan profesional, maupun di berbagai jenis
pekerjaan sudah memanfaatkan dan mengikuti
perkembangan teknologi. Tidak dapat
dipungkiri bahwa penggunaan teknologi
khususnya komputer sangat membantu
tercapainya tujuan organisasi atau instansi serta
pelaksanaan administrasi menjadi efektif dan
efisien. Hal ini sejalan dengan tujuan dari
sistem administrasi di suatu instansi atau
organisasi manapun. Perkembangan teknologi
dan perkembangan dunia ke arah globalisasi
berdampak besar terhadap aspek kehidupan
manusia termasuk di dalam bidang administrasi
yang menuntut adanya profesionalisme dalam
melaksanakan setiap aktifitas organisasi, dan
tentu saja manajemen kearsipan akan
mengikuti kemajuan teknologi tersebut serta,
di sisi lain, menjadi suatu tantangan bagi para
pengelola arsip.
Dalam pelaksanaan kegiatan suatu
organisasi ternyata menghasilkan catatan
terekam tidak hanya dalam bentuk tekstual
namun juga dalam berbagai bentuk media.
Arsip merupakan setiap catatan tertulis baik
dalam bentuk gambar ataupun bagan yang
memuat keterangan-keterangan mengenai
sesuatu subyek atau pokok persoalan maupun
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
daya ingatan orang.
Dalam Undang-Undang No.7 tahun 1971
tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah:
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga pemerintahan
dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun,
baik dalam kegiatan perorangan maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Pada masa kini, arsip merupakan suatu
naskah yang diciptakan dan diterima oleh
lembaga pemerintah, swasta maupun
perorangan meliputi pula arsip elektronik yang
dapat disimpan dalam magnetic disk dan
optikal disk, termasuk dalam directori atau
folder on-line sesuai dengan versinya. Atas
dasar tersebut selanjutnya para ahli di bidang
kearsipan mengelompokkan arsip berdasarkan
bentuk dan formatnya, menjadi dua yaitu
Media Konvensional dan Media Baru (Arsip
teknologi maju/ Machine readable).Maksud
dari machine readable, arsip tersebut dapat
dibaca dengan menggunakan alat tertentu yang
menggunakan fasilitas elektronis berupa
komputer. Media konvensional adalah media
yang sudah terbiasa dipergunakan yaitu media
kertas atau media tekstual atau dikenal sebagai
Human readable. Media Baru ini juga dikenal
sebagai arsip non kertas. Ada juga yang
disebut dengan Keeping Archives menyebutkan
special format records (arsip berbentuk
khusus) yaitu arsip yang bentuk media dan ciri
-
WIDYA CIPTA, VOL. III NO. 2 SEPTEMBER 2012
149
catatan informasinya memiliki karakteristik
yang bersifat khusus. Arsip bentuk khusus ini
merupakan related document yaitu merupakan
dokumen terkait atau sebagai lampiran namun
juga tidak menutup kemungkinan arsip tersebut
berdiri sendiri.
Arsip bentuk khusus terdiri dari: arsip
audio visual, arsip kartografi dan
kearsitekturan, arsip publikasi, arsip ephemera,
arsip karya seni, arsip elektronik dan arsip
bentuk mikro.
Perkembangan pesat teknologi informasi
yakni komputer sangat membantu tercapainya
tujuan organisasi atau instansi dengan efektif
dan efisien (Sugiarto: 122), termasuk
administrasi di dalam organisasi yang menuntut
adanya profesionalisme dalam melaksanakan
setiap aktifitas organisasi.
Aktifitas organisasi menghasilkan catatan
terekam berbentuk tekstual dan berbagai
bentuk media. Arsip merupakan suatu naskah
yang diciptakan dan diterima oleh lembaga
pemerintah, swasta maupun perorangan
meliputi pula arsip elektronik yang dapat
disimpan dalam magnetic disk dan optical disk,
termasuk dalam directori atau folder on-line
sesuai dengan versinya. Arsip elektronik
mudah dicopy dan dipindahkan atau ditransfer
dari satu media ke media lain sehingga
organisasi memakai sistem manajemen
informasi yang berbasis komputer untuk
melaksanakan kegiatan serta
mendokumentasikan transaksi-transaksi
penting. Mengingat informasi yang disimpan
secara elektronik mudah diubah dan dihapus
maka patut diperhatikan pada masa penciptaan
dan pemeliharaan arsip elektronik. Selain itu
perkembangan teknologi komunikasi juga
membuat tugas pemeliharaan bahan bukti
kegiatan yang lengkap dan akurat menjadi lebih
mudah. Oleh karena itu, suatu organisasi atau
instansi perlu menyelenggarakan kegiatan alih
media, guna mengembangkan fungsinya yang
berkaitan dengan pengelolaan arsip sebagai
sumber informasi. Konsep informasi pada era
saat ini banyak dijadikan komoditas oleh
berbagai disiplin ilmu. Istilah informasi tidak
dapat didefinisikan secara final dan tidak ada
kesepakatan para ahli secara pasti apa definisi
dari informasi. Ada yang memaknai informasi
dalam arti sempit, yakni serangkaian sinyal
atau pesan. Ada juga yang mengartikan
informasi sebagai proses kognitif dan
kemampuan memahami pada diri manusia,
serta ada yang memaknai informasi dalam arti
paling luas, yakni selain dikaitkan dengan
pesan dan poses kognitif, hal ini juga sering
dikaitkan dengan konteks sosialnya, berupa
situasi, persoalan, kaitan tugas, dan sebagainya
(Pendit, 2003:13). Paling tidak, dalam disiplin
akademik ada beberapa ilmu yang mengkaji
tentang informasi yang paling banyak dikenal
oleh kalangan akademis yakni yang disebut
dengan istilah informatika dalam ilmu
komputer dan dunia sistem informasi, ilmu
perpustakaan serta ilmu kearsipan. Ilmu
perpustakaan dan ilmu kearsipan sejatinya
lebih dulu lahir dan mapan daripada ilmu
informasi. Seiring dengan perkembangan era
informasi dan komunikasi selanjutnya, ilmu-
ilmu yang tadinya sudah lahir lebih dulul,
seperti ilmu perpustakaan dan ilmu kearsipan
berusaha untuk tidak ketinggalan zaman atau
menyesuaikan kebutuhan pasar.
Di antara disiplin ilmu yang mengkaji
informasi, satu-satunya disiplin ilmu yang
memiliki keunikan adalah ilmu kearsipan.
Informasi yang menjadi kajian dalam ilmu
perpustakaan adalah informasi yang bersifat
diskrit, sementara dalam kearsipan
informasinya bersifat continue (Sulistyo, 2003).
Oleh karena itu, suatu informasi dikatakan
arsip bila memiliki tiga unsur, yakni struktur,
isi, dan konteks. Oleh karena itu, dalam
mendiskripsikan materi suatu arsip tidak boleh
dilakukan secara item per item layaknya
mendeskrispikan bahan pustaka. Namun, dalam
mendeskripsikan arsip harus bersifat fungsional
dan melihat konteksnya yang lebih luas. Begitu
juga dalam melakukan penilaian (appraisal)
arsip, arsiparis tidak bisa hanya mendasarkan
pada item atau format arsip itu sendiri, tetapi
harus melihat konteks penciptaannya serta
keterkaitan dengan arsip-arsip lainnya dan
kebutuhan di luar penciptanya, seperti untuk
para sejarawan dan peneliti. Dengan demikian,
muncul pertanyaan, bagaimana seorang
arsiparis melakukan pendekatan dalam menilai
arsip, khususnya arsip elektronik yang bersifat
virtual. Informasi dalam konteks yang seperti
apa yang seharusnya menjadi perhatian seorang
arsiparis dalam menilai arsip.
Pengalihan median merupakan kegiatan
pemindahan informasi dari bentuk tekstual ke
elektronik, tanpa mengurangi isi informasinya,
dengan catatan media baru yang digunakan
menjamin bahwa hasilnya lebih efisien dan
efektif. Untuk mengurangi resiko kehilangan
informasi maka kegiatan alih media ke dalam
bentuk elektronik menggunakan sistem
komputer yang membutuhkan sebuah program
aplikasi (Sugiarto: 126), contohnya seperti
aplikasi canofile yang akan digambarkan dalam
proses pengolahan arsip elektronis.
Keuntungan yang diperoleh dari kegiatan alih
media yaitu, cepat dalam proses penemuan
kembali, kerahasiaan arsip lebih terjamin,
sumber daya manusia yang digunakan lebih
sedikit sehingga bisa menghemat biaya dan
tempat simpan arsip. Penanganan arsip
-
WIDYA CIPTA, VOL. III NO. 2 SEPTEMBER 2012
150
elektronis memiliki beberapa tahapan
diantaranya:
A. Sistem Pengarsipan Arsip Elektronis.
Beberapa vendor menyediakan system
pengarsipan professional yang secara
fungsional sesuai untuk pengelolaan arsip atau
dokumen secara benar. Saat ini terdapat tiga
sistem pengarsipan elektronis:
1. Sistem Manajemen Dokumen Elektronis
electronic document management system
(EDMS) yang secara umum akan mengelola
arsip atau dokumen elektronis melalui
komputers masing-masing pegawai, misalnya
word processing, spreadsheet, presentasi,
proyek dan lain-lain.
2. Sistem pemindai elektronis (electronic
imaging system-EIS) yang akan mengelola
dokumen melalui pemindaian (scan).
3. Software Management Document (record
management software-RMS). Yang akan
mengelola dokumen kertas atau data yang
disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan
dokumen.
B. Proses pengelolaan arsip elektronik: 1. Scanning.
Memindai atau melakukan scan dokumen
yang menghasilkan data gambar yang
dapat disimpan dikomputer. Ketika
memilih scanner, sangatlah penting untuk
mempertimbangkan dana keseluruhan dan
ukuran serta volume kertas yang akan di
scan. Kemampuan untuk menggunakan
scanner di seluruh bagian organisasi yang
berkaitan dengan dokumen merupakan
salah satu karakteristik system
komputerisasi yang baik. Untuk pengguaan
menggunakan aplikasi Canofile vendor
menyarankan menggunakan alat scanning
dari produk Cannon, karena memang
sudah dirancang untuk menggunakan
brand dalam satu produk yang sama.
2. Convertion. Mengkonversi dokumen adalah proses
mengubah dokumen word processor atau
spreadsheet menjadi data gambar
permanen untuk disimpan pada system
komputerisasi. Aplikasi windows, seperti
Microsoft word, excel atau autodesk yang
dapat mencetak data yang telah ada
menjadi tampilan unalterable dari
dokumen. Tampilan ini biasanya disimpan
sebagai kualitas arsip portable document
format (pdf) dan taged image file format
(tiff). Proses konversi ini akan
menghasilkan dokumen yang lengkap
dengan tetap menjaga format visual dan
layout dari data original. Dokumen ini lalu
dapat digunakan untuk pengindekan full-
text dokumen untuk memudahkan
pengambilan kembali. Proses ini melalui
process scanning, menghemat kertas dan
bahan mencetak, dan menghasilkan
tampilan yang lebih jelas daripada arsip
atau dokumen kertas. Metode ini sangat
cocok untuk arsip permanen.
3. Importing. Metode ini juga memindahkan data secara
elektronik, seperti dokumen office suite,
grafik, audio clip, atau data video ke dalam
system pengarsipan dokumen elektronis.
Data dapat dipindahkan dengan melakkan
drag and drop ke sistem dan tetap
menggunakan format data aslinya data ini
dapat ditamplilkan dalam format original
baik dengan menjalankan aplikasi aslinya
atau dengan menggunakan file dari viewer
dari system terkomputerisasi.
C. Menyimpan dokumen. Setelah dipindahkan ke dalam sistem,
dokumen harus disimpan secara benar.
Sistem penyimpanan ini harus mampu
mendukung perubahan teknologi,
peningkatan jumlah dokumen, serta
mamplu bertahan dalam waktu yang lama.
Kebutuhan dana untuk menympan
dokumen ditentkan oleh masing-masing
departemen, yang kemudian dijadikan
consensus dalam bentuk buku pedoman
pengelolaan arsip atau dokumen elektronis.
Sistem terkomputerisasi dokumen harus
mendukung alat penyimpanan yang
sekarang tersedia juga yang akan datang
untuk memberikan kepastian akan
penggunaan serta penyimpanan jangka
panjang. Hal ini juga akan memungkinkan
organisasi memilih peralatan yang sesuai
dengan kebutuhan, baik pada masa
sekarang maupun dimasa depan. Untuk
mengurangi resiko yang tidak dapat
dipakainya format dokumen yang telah
digunakan, misalnya karena vendor
menutup perusahaannya atau tingkat
ketergantungan yang relatif tinggi terhadap
suatu perusahaan, sebaliknya perusahaan
menyimpan data atau dokumen yang ada
tidak hanya dalam satu format yang
dihasilkan atau perusahaan.
Kearsipan merupakan kegiatan yang
sangat dipengaruhi oleh perkembangan yang
ada dalam kehidupan masyarakat. Arsip
tercipta di dalam lingkungan masyarakat dan
dihasilkan oleh masyarakat dengan teknologi
yang ada pada saat arsip itu tercipta. Pada era
teknologi informasi dan komunikasi menjadi
-
WIDYA CIPTA, VOL. III NO. 2 SEPTEMBER 2012
151
Sumber: Sugiarto (2005:138)
bagian yang tidak terpisahkan dalam kehidupan
masyarakat , informasi telah menjadi suatu
kekuatan baru sehingga menjadikan arsip
sebagai sumber informasi utama. Banyak
alasan mengapa arsip perlu dikelola dengan
baik, karena arsip memiliki fungsi penting
(Sugiarto, 2005: 9) diantaranya:
a) Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan
bank data yang dapat dijadikan rujukan
pencarian informasi apabila diperlukan.
Dengan demikinan kita bisa mengingat
atau menemukan kembali informasi-
informasi yang terekam dalam arsip
tersebut.
b) Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam kegiatan tentunya
memerlukan berbagai data atau informasi
yang akan digunakan sebagai bahan
pertimbangan dalam pengambilan
keputusan. Data dan informasi tersebut
dapat ditemukan dalam arsip yang
disimpan dalam berbagai media baik
media elektronik maupun non elektronik.
c) Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai
pendukung legalitas atau bukti-bukti
apabila diperlukan.
d) Sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan
menyediakan informasi untuk masa yang
akan datang. Dengan demikian, arsip dapat
digunakan sebagai alat untuk mengetahui
perkembangan sejarah atau dinamika
kegiatan oganisasi. Oleh karena itu, arsip
selalu diupayakan untuk dapat digunakan
secara selektif dan efisien.
Banyak upaya yang dapat dilakukan agar
informasi yang terekam dalam arsip dengan
media apapun agar dapat diakses kapan saja.
Salah satu cara yang efektif adalah dengan cara
menyelenggarakan kegiatan alih media. Pada
dasarnya penyimpanan arsip ke dalam konsep
alih media elektronik memiliki teknik yang
hampir sama dengan penyimpanan
konvensional. Dalam penyimpanan
konvensional dibutuhkan peralatan berupa
folder-folder untuk menyimpan arsip-arsip,
maka dalam system alih media ke bentuk
elektronik (computer) juga terdapat folder-
folder untuk meyimpan arsip yang telah
dikonversi ke dalam bentuk file gambar dengan
format berupa bitmaps ataupun jpeg bisa juga
dokumen berupa format text document. Jadi
secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada
kearsipan konvensional memiliki rak, map dan
lembar arsip secara fisik berupa kertas, maka
pada bentuk elektronik memiliki rak, map dan
arsip secara virtual dalam bentuk file. Lihat
(tabel 1).
Tabel 1
Perbedaan kearsipan konvensional dengan kearsipan elektronik.
Komponen Kearsipan konvensional Kearsipan elektornik
Kabinet Berupa lemari arsip yang
dibuat secara fisik
Berupa kabinet virtual yang dibuat sebagai
pangkalan data.
Map Barupa map fisik untuk
menyimpan lembaran arsip
Berupa map virtual atau folder untuk
menyimpan document file.
Arsip Lembaran berupa hardcopy Lembaran surat yang sudah di-transfer
kedalam file image yang dapat di retrive.
Penempatan manajemen arsip
dinamis disesuaikan dengan besar
kecilnya organisasi dan kebutuhannya. Pada
umumnya diletakkan di salah satu unit
fasilitatif organisasi bersama dengan bagian
personalia atau sumber daya manusia,
keuangan, dan sistem informasi. Kadangkala,
manajemen arsip dinamis bersama dengan
perpustakaan diletakkan di bagian layanan
informasi. Atau, bahkan berada di bawah
bagian teknologi informasi sejajar dengan
system computer. Pada prinsipnya di mana
pun manajemen arsip dinamis berada,
sangatlah penting bagi staf unit tersebut
untuk bekerja sama dengan staf unit lain
yang berkaitan dengan sistem informasi dan
perkantoran. Pengaruh perkembangan
teknologi, khususnya teknologi informasi,
yang sedemikian pesat terhadap
penciptaan, penggunaan dan
penyimpanan informasi menyebabkan
adanya pergeseran peranan manajemen arsip
dinamis. Ada beberapa hal penting yang
menjadi peran dalam pengelolaan arsip
dinamis (Kennedy,2000: 65) diantaranya:
-
WIDYA CIPTA, VOL. III NO. 2 SEPTEMBER 2012
152
a) Menentukan kebutuhan pengelolaan arsip (recordkeeping)
untuk kegiatan bisnis dari unit
kerjayangada,yaitu menentukan
arsip apa yang harus diciptakan dan
berapa lama masa simpannya.
b) Mengembangkan peraturan dan standar bisnis untuk mendukung
penciptaan dan perekaman arsip
yanglengkap dan akurat.
c) Mengembangakan sistem dan control untuk menjamin
perekaman arsip yang lengkap dan
akurat.
d) Mengembangkan sistem dan pelayanan yang efisien untuk
mengakses arsip.
e) Melakukan proses monitoring yang sesuai dengan kebutuhan internal
dan eksternal pengelolaan arsip.
f) Menjamin organisasi siap menerima audit dari organisasi pengawas.
Dengan demikian, manajemen arsip
dinamis tidak hanya mengelola fisik arsip
namun lebih jauh lagi mengelola
informasinya. Manajemen arsip dinamis
yang baik dapat memberikan beberapa
keuntungan bagi organisasi, khususnya dalam
hal efisiensi biaya operasional, efektivitas
kegiatan bisnis, serta pendayagunaan sumber
daya manusia yang sesuai dengan profesinya.
1. Manajemen Arsip Aktif
Arsip dinamis dalam suatu organisasi terdiri
dari arsip aktif yang frekuensi
penggunaannya dalam kegiatan binis masih
tinggi dan arsip inaktif yang frekuensi
penggunaannya dalam kegiatan bisnis sudah
menurun. Karena arsip aktif ini merupakan
salah satu bagian penting dari fungsi
pengambilan kebijakan, maka informasinya
perlu selalu tersedia. Manajemen arsip aktif
adalah suatu pengelolaan arsip yang
diciptakan dan dipergunakan oleh suatu
organisasi dalam rangka pelaksanaan
kegiatan teknis/ substantive dan
administrasi/fasilitatif. Dalam mewujudkan
suatu manajemen arsip aktif yang efektif,
(Kennedy,200: 82) sejumlah keputusan yang
harus dibuat mengenai:
a) Lokasi penempatan arsip, baik secara sentralisasi, desentralisasi, atau
gabungan kombinasi.
b) Prosedur registrasi, metode klasifikasi dan peng-index-an.
c) Prioritas penanganan arsip. d) Prosedur pengorganisasian dan
pemeliharaan file.
e) Pemilihan peralatan kearsipan f) Implementasi sitem penelusuran file. g) Lamanya arsip disimpan dalam suatu
system dari penilaian arsip.
Teknologi yang digunakan untuk
mendisain dan mengoperasikan system
penyimpanan arsip.untuk mengatasi masalah
yang mungkin timbul dalam melaksanakan
manajemen arsip aktif ini, arsiparis atau
staf yang berwenang dan bertanggung
jawab perlu menerapkan sikap keterbukaan
untuk menerima informasi serta bersifat
inovatif dalam menghadapi perubahan, baik
yang ada di lingkungan pekerjaan maupun
di dalam kehidupan sosial masyarakat.
2. Manajemen arsif vital.
Manajemen arsip vital merupakan salah satu
elemen penting dalam manejemen arsip
dinamis yang menjamin pengelolaan dan
penyimpanan arsip yang yang dikategorikan
vital untuk keperluan kegiatan bisnis pada
masa darurat (emergency). Sasaran lain yang
mungkin dicapai dari manajemen arsip vital
dijelaskan dalam suatu pentunjuk
instruksional (NARA, 1999) meliputi antara
lain:
a) Menjamin ketersediaan arsip kegiatan operasional organisasi selama keadaan
darurat.
b) Melindungi dan memelihara arsip yang berisi informasi tentang hak dan
kepentingan organisasi dan pihak-pihak
lain.
c) Menjamin bahwa arsip vital dievaluasi dalam rangka melindungi hak dan
kepentingan diatas bukan kepada nilai
gunanya sebagai arsip permanen.
d) Menyusun teknis pengawasan dan menjamin arsip vital akan mudah
ditemukan kembali dalam kondisi yang
siap digunakan.
e) Menjamin bahwa finding aids yang diperlukan tersedia di lokasi-lokasi yang
telah ditentukan.
f) Menjamin inventaris arsip vital diatas diap untuk diakses.
Arsip vital merupakan arsip dinamis,
tercipta dalam berbagai macam bentuk media,
tergantung dengan fungsi organisasi. Karena
itu dimungkinkan arsip yang tercipta berupa
media berbasis kertas, bentuk mikro
(microform), elektronik, gambar teknik, peta
dan sebagainya. Arsip vital yang diciptakan
merupakan arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip
vital yang bersifat aktif untuk kelanjutan
-
WIDYA CIPTA, VOL. III NO. 2 SEPTEMBER 2012
153
hidup organisasi disimpan pada central life
atau tempat penyimpanan arsip aktif di unit
kerja. Asip vital yang bersifat aktif seperti
arsip personalia, arsip pertanggungjawaban
keuangan, arsip pemasaran dan sebagainya.
3. Manajemen arsip elektronik.
Evolusi yang cepat dalam teknologi
komputer dan juga pada system informasi
telah melahirkan isu mengenai manajemen
arsip elektronik yang berkaitan dengan
ketersediaan, otentisitas, kelengkapan serta
nilai guna. Di lingkungan kerja yang berbasis
elektronik, beberapa perubahan perlu
diperhatikan dalam bidang kearsipan mulai
dari penciptaan, penggunaan, penilaian, dan
pemeliharaan. Ada empat prinsip dalam
kerangka pelaksanaan manajemen arsip
elektronik diantaranya:
a) Arsip elektronik harus masuk dalam daur hidup system elektronik yang
menciptakan arsip untuk menjamin
penciptaan dan retensi arsip elektronik
yang otentik, terpercaya dan terpelihara.
b) Harus ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik,
terpercaya dan terpelihara
c) Adanya proses penilaian arsip elektronik d) Kebutuhan akan pemeliharaan dan
pengaksesan untuk menjamin arsip
elektronik dapat tersedia, dapat diakses
dan dimengerti.
Dengan meluasnya penggunaan
elektronik untuk merekam informasi
dalam bentuk media magnetic digital dan
dapat dibaca atau ditemukan informasinya
dengan melalui komputer, seperti misalnya
pengakuan keabsahan dalam perspektif
hukum pembuktian dan pengaturan untuk
mengakses informasi yang berasal dari arsip,
oleh karena itu, bagi kita yang mempunyai
tanggung jawab dalam pengelolaan arsip
elektronik perlu mengkaji prioritas-prioritas
implementasi arsip elektronik, ini disesuaikan
dengan perkembangan zaman, perkembangan
teknologi, perkembangan dan kebutuhan
organisasi terutama dalam menghadapi
tuntutan untuk memberikan layanan prima
kepada masyarakat, manfaat yang diterima,
dan keterseidiaan dana. Dengan Pengkajian
yang matang dan terencana, diharapkan
kita akan dapat mengembangkan program
arsip elektronik ini sesuai dengan tahapan
kebuthan organisasi.
4. Pengolahan arsip elektronis.
Arsip elektronis merupakan alat bantu dalam
menangani persmasalahan dalam dunia
kearsipan, cara penanganan elektronis
memang mempunyai banyak keuntungan
diantaranya adalah dapat menyimpan
dokumen secara elektronis, memudahkan user
dalam pencarian dokumen yang dibutuhkan,
mempercepat pencarian dalam waktu yang
sengat cepat karena konsep kerjanya secara
elektonis, dan meminimalkan tempat
penyimpanan data. Salah satu aplikasi yang
dapat menunjang kegiatan dalam kearsipan
adalah aplikasi software yang dikenal dengan
nama Canofile. Canofile adalah salah satu
solusi dalam menangani masalah kearsipan
yang bersifat elektronis. Database programnya
dapat dibayangkan sebagai sebuah ruangan
besar untuk menyimpan sebuah file yang
didalamnya terdiri dari beberapa lemari kecil,
tampilan menu database dapat dilihat pada
(Gambar 1). Lemari-lemari kecil tersebut
disebut dengan istilah library. Library dapat
kita bayangkan sebagai beberapa lemari kecil
yg berbeda-beda namanya yang terletak di
dalam sebuah Database, yang namanya
disesuaikan dengan jenis dokumen yang akan
disimpan, menu tampilan dapat dilihat pada
(Gambar 2). Di dalamnya akan tersusun
dengan membentuk beberapa bagian yang
disebut dengan cabinet tampilan menu dapat
dilihat pada (Gambar 3) yang dapat
menggolongkan dokumen berdasarkan tahun
atau dalam bentuk lainnya. Sedangkan unsur
terkecil yang merupakan bagian dari aplikasi
disebut dengan field, yang berfungsi untuk
membedakan nomer reffrensi, tanggal
pembuatan dokumen, subject, dan lain
sebagainya, tentunya dengan menyesuaikan
kebutuhan pengolahan dokumen tersebut.
Proses kerja Canofile sangat membutuhkan
scanner sebagai alat masukan untuk
menyimpan segala bentuk surat yang akan
dijadikan arsip elektronis. Dalam proses kerja
scanning terahadap dokumen yang masuk
dapat diurutkan secara continue, jika terjadi
kesalahan letak dokumen tersebut dapat
disisipkan diantara dokumen lainnya.
Dokumen-dokumen yang telah di-input
melalui scanner dapat tersusun secara
terstruktur dan bersifat dinamis. Inilah yang
menjadi keunggulan dari aplikasi pengolahan
arsip elektronis dan dinamis dari Canofile.
-
WIDYA CIPTA, VOL. III NO. 2 SEPTEMBER 2012
154
Gambar 1
Tampilan jendela menu system dan sub menu database
Gambar 2
Tampilan jendela menu Library
Gambar 3
Tampilan jendela menu Disk
V. KESIMPULAN
Kesadaran akan pemahaman bahwa sistem
kearsipan yang baik adalah sistem yang
mampu mendukung implementasi seluruh
siklus hidup dalam suatu organisasi, arsip
merupakan aspek penting yang harus dimiliki
oleh pengelola kearsipan dan semua pihak
yang berkepentingan terhadap arsip, terlebih
lagi bagi para pengambil kebijakan. Arsip
memiliki fungsi dan kegunaan yang signifikan
didalam menunjang kegiatan administrasi
organisasi dan melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen. Karena signifikansi informasinya,
arsip harus dikelola dalam suatu sistem yang
disebut dengan manajemen arsip elektronis
dan dinamis. Manajemen arsip elektronis dan
dinamis merupakan pengelolaan terhadap
keseluruhan daur hidup arsip. Penggunaan
teknologi komputer dibidang manajemen arsip
elektronis dan dinamis memberikan pengaruh
terhadap sistem pengolahan, penyimpanan,
pengaksesan, penemuan kembali (retrieval),
dan penyajian informasi. Komputerisasi dalam
mendukung pengolahan dunia kearsipan
memungkinkan untuk dapat diterapkan
terhadap beberapa subsistem dari manajemen
arsip dan kecendrungan manajemen arsip
elektornis dan dinamis dimasa depan akan
mengarah kepada computer base record
manajemen system.
Daftar Pustaka
Amysy, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan.
Jakarta. Jakarta Gramedia.
Arsip Nasional Republik Indonesia Tahun 2003
Tentang Preservasi Penyelamatan Arsip.
Budiman, M. Rosyid. 2009. Dasar
Pengolahan Arsip Elektronik Yogyakarta:
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.
-
WIDYA CIPTA, VOL. III NO. 2 SEPTEMBER 2012
147
Kennedy, J ay and Cherryl Schauder. 2000.
Record Management. 2nd edition. Logman.
Australia.
National Archives and Records Administration.
1999. Vital Records and records disaster
Mitigation and Recovery: An Instructional
Guide (online). Available
http://www.archives.gov/records.
Management/publications/vital
records.html(Tanggal 4 September 2010).
Pendit, Putu Laxman.2003. Penelitian Ilmu
Perpustakaan dan Informasi. Jakarta. JIP-
FSUI.
Sugiarto, Agus. 2005. Manajemen kearsipan
modern. Yogyakarta. Gava media.
Sulistyo, Basuki (2003). Manajemen Arsip
Dinamis: Pengantar Memahami dan
Mengelola Informasi dan Dokumen.
Jakarta.Gramedia Pustaka Utama.
UU No. 7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan
Pokok Kearsipan, tanggal 19 Mei 1971
UU No. 22/1999 tentang Pemerintah Daerah Tahun
1999.
155
http://www.archives.gov/records.http://www.archives.gov/records.
1-Cover-Redaksi-Dafar Isi Widya Cipta.pdf (p.1-3)2-Daftar Isi Jurnal Widya Cipta Vol. III No. 2 September 2012.pdf (p.4)3-Pengantar Redaksi Widya Cipta Vol. III No. 2 September 2012.pdf (p.5)4-Artikel Widya Cipta Vol. III No. 2 September 2012.pdf (p.6-15)