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Roadmap for the implementation of Building Information
Modeling (BIM) in Facility Management (FM)
Hoja de ruta para la implementación de Building
Information Modeling (BIM) en Facility Management (FM).
Daniel F. Cardozo Herrera1, Angélica M. Ospina Alvarado2
Universidad de los Andes, Bogotá, Colombia.
ABSTRACT
The operation and maintenance of a facility is the phase that presents higher associated costs
in its life cycle. In the industry, important efforts have been made to develop solutions that
improve management, reduce costs and increase productivity; as a response to these
requirements, Building Information Modeling (BIM) was born, a methodology that allows to
be implemented in the entire life cycle of the project through the 7 dimensions that embraces.
Through the bibliographic review and a pilot project using the model of a real building in
Revit, this study aims to develop a roadmap for the implementation of BIM at the level of its
seventh dimension, called Facility Management (FM), which covers the operation and
maintenance phase.
Keywords: Building Information Modeling, Facility Management, roadmap, operation and
maintenance.
RESUMEN
La operación y mantenimiento de una un proyecto de construcción es la fase que presenta
mayores costos asociados en su ciclo de vida. En la industria se han realizado esfuerzos
importantes para desarrollar soluciones que permitan mejorar la gestión, reducir los costos y
aumentar la productividad; como respuesta a estos requerimientos nace Building Information
Modeling (BIM), una metodología que permite implementarse en la totalidad del ciclo de
vida del proyecto a través de las 7 dimensiones que abarca. Por medio de la revisión
bibliográfica y de un proyecto piloto usando el modelo de un edificio real en Revit, este
estudio pretende desarrollar una hoja de ruta para la implementación de BIM a nivel de su
séptima dimensión, denominada Facility Management (FM), la cual comprende la fase de
operación y mantenimiento.
Palabras clave: Building Information Modeling, Facility Management, Hoja de Ruta,
operación y mantenimiento.
1 Ingeniero Civil. Estudiante Maestría en Ingeniería Civil- Ingeniería y Gerencia de la Construcción. [email protected] 2 Directora Trabajo de Grado. Ingeniera Civil e Ingeniera Ambiental. MS, Building Construction and Integrated Facility Management. PhD, Building Construction. [email protected]
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1. INTRODUCCIÓN
La integración adecuada en el desarrollo de un proyecto de construcción, así como la
comunicación efectiva entre todas las áreas involucradas, afecta de manera positiva el
producto final, presentando una disminución de barreras durante el proceso y
consecuentemente llevando a tener un menor rango de diferencia en costos entre lo
presupuestado y lo ejecutado. Permanentemente la industria tiene el objetivo principal de
reducir costos y aumentar la productividad y la calidad de sus proyectos, como resultado de
esto nació una metodología denominada Building Information Modeling (BIM), concepto
que presenta diferentes definiciones en la literatura pero para la cual se adoptará, para efectos
de este estudio, la del Building Information Modelling Task Group del Reino Unido que
establece que “BIM es esencialmente una colaboración de creación de valor a lo largo del
ciclo de vida completo de un activo, apoyado en la creación, recopilación e intercambio de
modelos 3D compartidos y datos inteligentes y estructurados adjuntos a estos” (Cambridge,
2016).
BIM es una metodología que puede implementarse en la totalidad del ciclo de vida del
proyecto debido a que comprende 7 dimensiones, cada una asociada a una fase de este. Sin
embargo, en la mayoría de los proyectos el uso de BIM se limita al diseño de la representación
tridimensional de la estructura para su apoyo en la fase de construcción, dejando de lado la
exploración de las oportunidades que podrían otorgar sus otras dimensiones (Liu & Issa,
2013). La mayor parte del ciclo de vida de un proyecto es la fase de operación (comprende
desde la entrega del proyecto para su uso hasta la demolición), en la que consecuentemente
se presentan los mayores costos asociados. En la industria es muy común que los propietarios
se preocupen más por el costo inicial del proyecto sin prever en los que se incurre
posteriormente en la fase de operación y mantenimiento (Dixit, Venkatraj,
Ostadalimakmalbaf, Pariafsai, & Lavy, 2019), esta etapa es lo que conlleva al mayor costo
en el ciclo de vida en un edificio, cifra que varía entre cinco y siete veces la inversión inicial
y es equivalente a tres veces el costo de construcción, por lo que su gestión tendría que ser
evaluada desde la concepción inicial del proyecto (Kelly, Serginson, Lockley, Dawood, &
Kassem, 2013); de igual forma se estima que la fase de operación corresponde al 60% del
costo total de un proyecto de construcción (Liu & Issa, 2012).
La administración de un proyecto de construcción está ligado a la séptima dimensión de BIM,
denominada Facility Management (FM). Según la Asociación Internacional de Facility
Management (IFMA), FM se refiere a una disciplina que gestiona con el objetivo de que los
inmuebles funcionen de manera óptima, integrando personas, espacios, procesos y
tecnologías (BIMTalk, 2012); estudios de la misma organización arrojan que las compañías
que realicen una gestión adecuada de FM ahorrarían entre un 20% y un 30% en esta fase del
ciclo de vida del proyecto (Borrmart, 2014).
Conociendo la magnitud de los esfuerzos asociados a la fase de operación y mantenimiento,
y que la integración de BIM con FM permitiría una gestión más adecuada de los procesos
generando ahorros considerables en tiempos y costos, esta investigación arroja la necesidad
de crear un mapa de ruta base que permita dar pie a la implementación. Para efectos de
3
profundización del alcance del estudio, esta hoja de ruta estará fundamentada principalmente
en tres aspectos, el primero es la información obtenida a partir de la revisión bibliográfica, el
segundo aspecto será el desarrollo de un ejemplo de integración real de un modelo
tridimensional en Revit de un edificio de la Universidad de los Andes a un software de FM
y tercero un anexo de preguntas generadas con base en la literatura y la experiencia adquirida
a través del segundo item.
Con respecto a la implementación, el modelo desarrollado por el grupo de investigación
INGECO de la Universidad de los Andes, corresponde al edificio del Centro del Japón (la
creación del modelo estaba pensada únicamente para cumplir como soporte en la fase de
construcción del edificio). Como herramienta de FM se utilizó ARCHIBUS, un software de
gran reconocimiento y trayectoria a nivel mundial. Los objetivos de la implementación son
los de brindar apoyo en las funciones del área de operación y mantenimiento, que envuelven
la gestión de espacios, la gestión de activos, los mantenimientos correctivos y el
reacondicionamiento.
Por tanto, en esta investigación se desarrolló un ejemplo de integración entre BIM y FM
utilizando la herramienta Revit y el software ARCHIBUS, en la que se expone la metodología
a seguir para realizar la administración de espacios, activos, mobiliario y equipos, así como
también la gestión de mantenimiento correctivo dentro de la edificación. De esta forma, se
genera un esquema de hoja de ruta cuyo objetivo final es la integración de las dos
metodologías para la gestión de uno o varios inmuebles.
2. REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA
Con respecto al conocimiento de la metodología BIM en Colombia, es pertinente presentar
el articulo redactado por el diario El Tiempo en agosto del año 2018 titulado “el 40 por ciento
de las construcciones del país usa tecnología BIM” (Flórez, 2018) en el que la presidenta de
Camacol, Sandra Forero, destaca la metodología BIM y el considerable aumento de su uso
en las construcciones del país, no obstante, resalta también que Colombia presenta una
importante brecha con respecto al uso que se le da a esta tecnología en otros países.
Actualmente las constructoras más importantes del país han mejorado su eficiencia tras el
uso de BIM en sus proyectos y se espera que al igual que otros países como USA, Canadá,
Chile, Perú, entre otros, Colombia también pueda adoptar el uso de BIM como política de
estado; del mismo modo, en el artículo se resaltan algunas de las bondades que presenta BIM
estableciendo que el uso “repercute en reducción del cronograma de obra, aumento del 25%
en la productividad y la disminución de 2,5% en los costos por obra”. En Colombia el
concepto de BIM se encuentra latente y se han identificado sus bondades, sin embargo, la
exploración del término FM ha sido muy limitada (Dinero, 2013), así como lo es también la
sinergia que estos dos conceptos pueden tener.
Tanto en Colombia como en otros países, el concepto que se tiene de modelo BIM no es en
todos los casos el adecuado, (Liu & Issa, 2013) explica que este no es simplemente una
representación 3D cuya función se limita a la fase de construcción, agrega que es un modelo
de información de construcción real cuyo contenido puede ser utilizado por las áreas
involucradas en las distintas fases del ciclo de vida de la instalación, como por ejemplo el
4
área de FM. En este sentido, (Pishdad-Bozorgi, Gao, Eastman, & Patrick Self, 2018)
presentan que el uso de BIM puede aprovecharse para proporcionar a los Facility Managers
un método más automatizado para la gestión del espacio, la planificación de capital y la
gestión de activos, así como también apoyar en los diferentes planes de los tipos de
mantenimiento, estrategias de respuesta y planes de emergencia. Además, resalta que la
información necesaria para incluir en el modelo BIM debe ser recolectada durante las etapas
del proyecto, información que depende exclusivamente del propósito que pretende la
implementación.
Se ha convertido en un tema primordial de estudio poder lograr de manera efectiva esta
interoperabilidad entre BIM y FM. Consecuentemente (Dixit, Venkatraj,
Ostadalimakmalbaf, Pariafsai, & Lavy, 2019) desarrollaron entrevistas a profesionales de
FM y analizando los resultados obtuvieron que el aspecto crucial y de mayor relevancia para
una integración adecuada es involucrar a un Facility Manager desde la concepción del
modelo BIM, en donde este profesional se asegure de que los datos tengan el formato
requerido para la gestión del edificio, puesto que la carencia de información precisa y
completa es lo que impide la interoperabilidad completa (Arayici, Onyenobi, & Egbu, 2012;
Alvarez-Romero, 2014). Así mismo, (Parsanezhad, 2014) identifica que los retos más
relevantes tras realizar un estudio empírico de integración entre BIM y FM en el Unitec
Institute of Technology es enfrentarse a las diferentes terminologías y taxonomías que
manejan las áreas involucradas, así como la identificación de la información y el nivel de
detalle de esta.
Teniendo en cuenta los aspectos limitantes de mayor relevancia para lograr la integración de
BIM en FM, (Hosseini, Roelvink, Papadonikolaki, Edwards, & Parn, 2018) proponen en su
estudio una matriz que transforma la información del edificio en conocimiento tangible,
mejorando el desempeño del Facility Manager; el producto ilustrativo basado en el análisis
de datos cualitativos de la información suministrada por un grupo focal variado, establece
que los requisitos claves son: 1) tipos de propiedad de los activos; 2) tipos de modelos de
prestación de servicios; y 3) datos e información requeridos del modelo BIM. Así pues, la
matriz es una herramienta para entender la información requerida y los entregables,
comprendiendo los requisitos de las partes involucradas. En la misma trayectoria
investigativa, (Liu & Issa, 2012) en su metodología para un caso de estudio identificaron los
parámetros que deben ser ingresados al modelo BIM para la posterior integración con el
software de interoperabilidad de FM, siendo estos: Edificio, ubicación, numero de
habitación, piso y área; y como parámetros compartidos establecieron que los campos
requeridos deberían ser: nombre del fabricante, información de contacto de fabricante,
modelo de equipo y fecha de vencimiento de la garantía. La información anterior con el fin
de poder gestionar mantenimiento, espacios, activos y monitorear los sistemas del edificio.
La revisión de la literatura ha demostrado que la interoperabilidad entre BIM y FM es un
objetivo que se quiere lograr en la industria, puesto que mejora considerablemente la gestión
en la fase de operación del edificio, facilita el manejo de la información, reduce los costos
operacionales y permite que los procesos sean más efectivos. Sin embargo, existen barreras
que limitan la implementación, (Dixit, Venkatraj, Ostadalimakmalbaf, Pariafsai, & Lavy,
2019) revela que la razón primordial por la que los dueños se limitan a incurrir en costos
asociados a BIM es porque consideran que estos son muy elevados a nivel de software,
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capacitación y recursos humanos; los resultados de sus entrevistas arrojan que tampoco se
comprenden los beneficios de la integración con BIM. Los más grandes retos para la
integración de BIM y FM son los costos elevados de los softwares, así como la falta de
entrenamiento y/o experiencia en el uso de BIM (Mayo, Giel, & Issa, 2012).
Así como algunos de los dueños de inmuebles no conocen las bondades de la integración de
BIM con FM, para los trabajadores tampoco son del todo claros. En un estudio realizado por
(Miettinen, Kerosuo, Metsälä, & Paavola, 2017) a profesionales de diferentes niveles en el
área de FM en el Premises Centre de la ciudad de Helsinki, los resultados demuestran que
aunque los entrevistados saben que el uso de BIM es una realidad inminente en su labor, no
comprenden a cabalidad como esta integración afectaría o aportaría a su trabajo.
Estas limitantes pueden ser mitigadas otorgando a los equipos involucrados capacitaciones
que inicien el proceso de cambio de mentalidad, partiendo de la premisa estipulada por la
ISO41011 que establece que el FM tiene como propósito “mejorar la calidad de la vida de
las personas y la productividad de las actividades principales de las organizaciones” (Garcia,
2017) y presentándoles beneficios en las operaciones técnicas de su trabajo como la
posibilidad de tener información actualizada y detallada de forma inmediata, facilidad de
gestión del inmueble, conocimiento de la localización de activos, entre otros (Serra & Joan,
2019).
Por lo anterior, es pertinente remarcar que la barrera más importante, fuera del conocimiento
de la información que se requiere para generar la interoperabilidad, es la capacitación del
equipo, desde directores hasta empleados, con el primordial objetivo de que los actores
involucrados en la implementación conozcan las razones y las bondades que esta conlleva,
que comprendan cada uno de los conceptos que forman parte del juego y en consecuencia
puedan sacarle el mayor provecho a la inversión realizada (tanto de tiempo como de costos).
Por todo esto, se pretende realizar la prueba piloto en donde se demuestren bondades de la
implementación a nivel de operación, así como también una hoja de ruta final que permita
establecer algunas generalidades y que a partir de esta se puedan conocer las bases y
requisitos para un proceso de integración.
3. PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN BIM EN FM
Para realizar el proyecto de la implementación de BIM a nivel de FM, se utilizó un edificio
de construcción real llamado Centro del Japón de la Universidad de los Andes, el cual está
ubicado en la ciudad de Bogotá, Colombia. El edificio cuenta de 3 pisos y un sótano, está
desarrollado en un área de aproximadamente 850 m2. Consta de diferentes tipos de espacio
como salón múltiple, salas de exposiciones, oficinas, terraza abierta, biblioteca, entre otros.
En la Figura 1 puede detallarse el modelo y sus características.
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Figura 1. Modelo arquitectónico y estructural
Con el objetivo de realizar un proyecto de implementación cuya función sea en pro de la
evolución de la gestión de la operación y el mantenimiento de la universidad, fue necesario
contactar con el jefe del área de mantenimiento para entender la manera en que gestionan las
labores y las oportunidades de mejora que pueda percibir el departamento. A partir de estas
reuniones se pudo obtener información muy relevante, que se muestra en el Esquema 1.
Esquema 1. Gestión de mantenimiento
•Se gestionan los planes de mantenimientopreventivo, el control y los responsables a través deERP SAP en su módulo SAP PM.ERP SAP
•Se recibe el edificio en Sig-Campus, en esta seencuentra la planimetría de la Universidad.
•Contiene dibujos estadisticos, usando las capas seextrae la información requerida.
Sig-Campus
•Los planos se reciben en 2 dimensiones.
•Información de equipos (fabricantes, proveedores,garantías y manuales de mantenimiento) se recibenen carpetas.
Información de Edificio
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El área de mantenimiento considera que el uso de BIM podría ser útil en temas de
visualización y obtención de información a través de los modelos, así como también en
mantenimientos correctivos, remodelaciones, adecuaciones menores y cambios de
infraestructura. Expone que no ve la importancia de la metodología para la gestión de los
mantenimientos preventivos.
Con base en esta información, el apoyo que el área de operación y mantenimiento de la
Universidad de los Andes requiere recibir, por medio del uso de la metodología BIM, estará
basado en la gestión de espacios, la gestión de activos y los mantenimientos correctivos o
trabajos bajo demanda.
4. METODOLOGÍA
Teniendo claridad en los objetivos a desarrollar, era necesario establecer cuál sería el
software de FM con el que se instauraría la integración. En (Esarte, 2018) se enlistan y
describen algunas de las principales herramientas que existen en el mercado, entre las que se
pudieron destacar FM Systems, IBM Tririga, Onuma y ARCHIBUS. Finalmente, teniendo
en cuenta su reconocimiento, interoperabilidad con diferentes herramientas, bondades en su
interfaz, capacidad de centralización de información y su interés en el desarrollo del proyecto,
se escogió ARCHIBUS como la herramienta de FM a operar.
ARCHIBUS es una herramienta que se enfoca en centralizar la administración de bienes
raíces, infraestructura e instalaciones, tras la gestión de información, planes y la operación
de las edificaciones, todo dentro de una misma plataforma (ARCHIBUS, 2019). además, es
el proveedor de software y asesor externo de empresas importantes que están implementando
FM en Colombia, como Empresas Públicas de Medellín (EPM), Bancolombia, entre otras.
A continuación, se presentará la metodología seguida para alcanzar la integración con los
objetivos propuestos. Esta parte de la implementación se limita a la creación de la estructura
del edificio en ARCHIBUS, al modelo BIM y la información requerida, así como la posterior
migración y gestión de espacios, activos y servicios de entornos de trabajo.
Consecuentemente, en la sección número 5 del artículo denominada Hoja de Ruta, se
esquematizará una hoja de ruta final que contiene los aspectos requeridos, identificados con
base en la literatura, para lograr una integración completa.
a. Migración del modelo BIM a ARCHIBUS
La Figura 2 presenta un esquema de trabajo paralelo a desarrollar previo a la migración del
modelo BIM a ARCHIBUS.
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Figura 2. Trabajo paralelo entre las herramientas.
En la herramienta de ARCHIBUS, se debe crear la información asociada al proyecto
gestionado, esto se efectúa de lo general a lo específico. La Tabla 1 contiene una explicación
más detallada de la información requerida.
Tabla 1. Información del trabajo paralelo en ARCHIBUS.
TAREA DESCRIPCIÓN INFORMACIÓN
Definir de ubicaciones
geográficas.
Se define y crea la información
geográfica asociada a los
inmuebles que serán gestionados.
1. Región geográfica/
continente.
2. País.
3. Región.
4. Provincia.
5. Ciudad.
6. Sede: Se refiere a la sede
de la empresa a la que el
inmueble está asociado
(denominada Uniandes
para efectos del presente
estudio).
Definir ubicaciones. Se crea e introduce la información
específica de los inmuebles a
gestionar.
1. Sede: Se refiere a la sede
de la empresa a la que el
inmueble está asociado
(denominada Uniandes
para efectos del presente
estudio).
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2. Edificio.
- Código.
- Nombre.
- Dirección.
- Año de
construcción.
- Tipo de uso.
- Tipo de
construcción.
- Número de plantas.
- Área.
- Ubicación
geoespacial.
- Imagen.
3. Plantas
Panel de control de edificios Permite la revisión del correcto
cargue de los inmuebles y su
información a la vista geoespacial.
Permite observar la ubicación
geoespacial de los inmuebles
asociados a una ciudad. Al hacer
“clic” sobre algún inmueble en
este segmento, la información
asociada al “Edificio” se mostrará.
En la plataforma se crearon 12 de los edificios más importantes que hacen parte del campus
de la Universidad de los Andes.
En Revit, la primera fase de la metodología es definir los parámetros necesarios con base en
los objetivos del estudio y modificar la información con relación a estos. Se decidió que el
modelo constara únicamente con arquitectura y estructura, pensando en lo que realmente se
va a gestionar. Posteriormente se modeló el mobiliario, los aparatos sanitarios y los equipos
especiales; y finalmente, se procede a definir las habitaciones; el resultado se puede apreciar
en la Figura 3.
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Figura 3. Plano de planta con habitaciones-Piso 0
Con el esquema de la Figura 2 culminado, se procede a iniciar la migración de la información
del modelo BIM. Tras la instalación de ARCHIBUS, se asoció a Revit un Add-In (Figura 7).
El Esquema 2 describe las tareas que se deben realizar por medio de este complemento para
que la migración se haga efectiva.
Figura 4. Add-In de ARCHIBUS en Revit
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Esquema 2. Proceso de migración Modelo BIM a ARCHIBUS
Al culminar la migración, el modelo BIM queda como soporte en caso de efectuar
modificaciones en espacios, equipos, y/o reestructuraciones al edificio. El éxito de la
implementación está relacionado directamente con la constante actualización de la
información en tres casos: 1. Cuando falla un componente y se reemplaza con uno nuevo; 2.
Después de una remodelación o modificación de espacios; y 3. Cuando se cambia la
ubicación de un elemento (Albarello, Gutierrez, & Ponz, 2019).
b. Gestión de espacios
A través del uso del módulo Planificación y gestión de espacios de ARCHIBUS, es posible
apreciar las características del modelo en 2D y/o en 3D como se puede apreciar en las Figuras
5 y 6.
Figura 5. Centro de Japón-Piso 0 en 2D (espacios)
En la pestaña Propiedades, asociar
cada Plano de Planta de Revit a una planta del
edificio creada previamente en
ARCHIBUS.
En la pestaña Número, se establece el tipo de
activo del modelo (espacio, mobiliario, equipos) a etiquetar,
introduciendo un prefijo de codigo según
preferencia.
Usando la pestaña Editar datos múltiples, se
asocia a cada activo un estándar de mobiliario
de acuerdo a sus características.
A través de la pestaña Catalogar se define
cuales de los espacios, muebles y equipos
gestionados en los pasos anteriores van a
cargarse para migrar a ARCHIBUS.
Finalmente, por medio de hacer clic en las
pestañas Publicar en 2Dy Publicar en 3D, los espacios, muebles y
equipos catalogados son migrados a ARCHIBUS.
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Figura 6. Centro de Japón 3D ARCHIBUS
La Figura 5 corresponde al plano de planta de la Figura 3 y la Figura 6 al modelo BIM. En
la Figura 6 puede apreciarse que ARCHIBUS permite al usuario prender o apagar capas del
modelo, como por ejemplo los muros, las puertas, el mobiliario, entre otros.
Ahora bien, para la adecuada gestión de los espacios es necesario ingresar la información
correspondiente. En el esquema a continuación se establece la información que debe ser
ingresada y explica cada uno de los ítems.
Esquema 3. Información para ingresar-Gestión de espacios.
•Hace referencia al máximo nivel de jerarquía al que se encuentra asociado uno ovarios espacios del edificio. Por ejemplo, los baños están asociados aldepartamento de mantenimiento de un edificio y es este el encargado de sugestión.
Departamentos
•Se refiere a la clasificación de un espacio en una categoría según su uso opropósito dentro de la edificación. La categoría de espacio define si la habitacióncatalogada estará ocupada por personal o no.
Categorias de espacio
•Hace referencia a la capacidad máxima de personas que pueden estar en elespacio. La información de capacidad es ingresada por el usuario y a partir de estase puede realizar el control de subutilización o sobreutilización de la habitación,con fines de optimización.
Capacidad
•En los espacios cuya categoría permite la ocupación de personal, es importantesembrar personas (empleados). Son el segundo factor primordial a partir del cualse define si una habitación esta siendo sobreutilizada o subutilizada.
Empleados
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ARCHIBUS es posible crear nuevos departamentos, categorías de espacio e ingresar
personas, así como asociarlas a espacios según se requiera. A continuación, se presentan las
Figuras en las que se pueden apreciar las asignaciones realizadas.
Figura 7. Departamentos (izquierda) y tipos de espacio (Derecha)
Utilizando la información que venía por defecto en la herramienta, se asignaron los espacios a sus
respectivos departamentos.
Con respecto a las categorías de espacios, se creó la información según los planos arquitectónicos del
edificio (depósito, tanque, salón múltiple, sala de exposiciones, biblioteca, oficinas, entre otras), por
lo que se puede observar una gama de colores más variada.
La gestión de los espacios a través de la estructura de FM es más efectiva en cuanto a consumo de
tiempo, recursos y esfuerzos; se pueden realizar modificaciones en asignaciones de personal,
traslados, cambios organizacionales, planificación de espacio, entre otras.
Ahora bien, debido al tipo de inmueble, la mayoría de los espacios no son de ocupación fija. Sin
embargo, para efectos del estudio se decidió asignar un valor de capacidad tanto para las que pueden
ser ocupadas por cualquier tipo de usuario como a los espacios que en efecto serán ocupados por
personal permanentemente.
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Figura 8. Ocupación y empleados
La información de ocupación y empleados son los factores principales para determinar si un
espacio está siendo subutilizado, sobreutilizado o si está trabajando a su capacidad máxima;
conociendo esta información es posible gestionar y optimizar los espacios, mejorando así la
calidad de vida y la productividad del empleado. En la Figura 8 se muestra una habitación
que funciona como oficina de un director a la que se le asignó capacidad máxima para 6
empleados. Dependiendo del estado en el que se encuentra la habitación en cuanto a
ocupación, la herramienta lo representa con un color tal y como se resume en la Figura 8,
cuando la capacidad máxima está a punto de ser excedida, automáticamente el sistema arroja
una advertencia al usuario, dándole la opción de continuar sembrando al empleado o de retirar
la solicitud.
c. Servicios de entorno de trabajo
Uno de los objetivos de esta implementación es poder gestionar de manera eficaz los
mantenimientos correctivos o también llamados trabajos bajo demanda. Según (Albarello,
Gutierrez, & Ponz, 2019) el mantenimiento correctivo genera sobrecostos durante la fase de
operación y mantenimiento de una construcción, agregado a esto (Arencibia Fernández,
2007) establece que los costos en las actividades de mantenimiento correctivo llegan a ser
hasta 125 veces mayores que las de las actividades asociadas a mantenimiento preventivo.
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Es por lo anterior que la universidad pretende gestionar de manera más efectiva los costos
asociados a este tipo de mantenimiento ya que son los que más esfuerzo económico
representan.
En su módulo Servicios de entorno de trabajo, ARCHIBUS gestiona las solicitudes de
servicio, estas son creadas por el cliente y existen diferentes tipos como por ejemplo cambios
de diseño, traslados, reemplazo de mobiliario, entre otras; para efectos del presente estudio
la de mayor relevancia son las ordenes de servicio referentes a mantenimiento.
La información requerida por el sistema para generar la solicitud se presenta en la tabla a
continuación.
Tabla 2. Información de solicitud de servicio
Al enviar la solicitud, el usuario podrá ver las generalidades de esta.
La herramienta brinda la posibilidad de crear la solicitud de trabajo desde el modelo 3D, para
esto se debe seleccionar el equipo o mobiliario que requiere, luego con clic derecho se abre
una barra de opciones y se escoge la opción Crear solicitud de trabajo tal y como representa
la Figura 9.
Figura 9. Solicitud de trabajo desde el modelo 3D
Campo Obligatorio Opcional
Código de Sede X
Coódigo de Planta X
Código de Espacio X
Código de Mobiliario X
Tipo de Problema X
Descripción del problema X
Prioridad X
Fecha de requerimiento X
Hora de requerimiento X
Imagen X
Dibujo en plano de planta X
Información Solicitud de Servicio
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El sistema abrirá la ventana de solicitud con la información asociada al elemento como
muestra la Figura 10; el usuario únicamente debería indicar los campos faltantes según la
Tabla 2. Esto representa un ahorro considerable en tiempo y la probabilidad de error en
asociar la orden de trabajo a un espacio o equipo diferente es menor.
Figura 10. Datos ingresados por defecto-Solicitud de servicio 3D
Es posible consultar en la plataforma el estado de la orden, estos pueden ser:
Tabla 3. Estados de orden de servicio
ARCHIBUS permite asociar un costo a cada tipo de solicitud y tipo de problema existente
en la plataforma, por lo que es posible controlar los gastos (mensuales) asociados a
mantenimientos correctivos al estar organizados en una tabla (Ver Figura 11). En este caso
no se ha ejecutado ninguna de estas solicitudes, por lo que la fila de costes reales está en
ceros y consecuentemente no hay diferencia entre los costes estimados y la desviación coste.
Figura 11. Costes de solicitud de servicio
La Figura 11 se considera el reporte de mayor importancia con respecto a los objetivos
planteados. El área de mantenimiento de la universidad y la literatura concuerdan en los
Solicitado
Aprobado
Rechazado
Cancelado
En Curso
Detenido
Terminado
Cerrado
Estados de Orden de Servicio
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mantenimientos correctivos son los de mayor dificultad para controlar y sus actividades
asociadas las más costosas. Tener un buen control del tipo de problema y solicitud permite
al usuario conocer, segmentar y gestionar los mantenimientos que considere de mayor
afectación para su proceso según su criterio de medición y a partir de esto tomar medidas que
posteriormente se convertirán en un mejor control, reducción de costos y ahorros. La Figura
12 es un reporte complementario que organiza la información de las Solicitudes de servicio
abiertas por tipo y estado de solicitud.
Figura 12. Solicitudes de servicio por tipo y estado de solicitud
El manejo del módulo permite una gestión más controlada de los costos asociados a las
solicitudes de servicio correspondientes a mantenimiento correctivo. Las solicitudes se
generan de forma eficaz y con información concreta, lo que ayuda a que el técnico realice la
operación disminuyendo los recursos, costos y tiempos al máximo.
5. HOJA DE RUTA
La hoja de ruta que se presenta es un esquema fundamentado en la revisión de literatura,
complementado por la experiencia adquirida en la implementación del modelo BIM del
Centro de Japón a ARCHIBUS y finalmente alimentado por un esquema de preguntas
desarrollado con base en los que se consideran son los sistemas más importantes para tener
en cuenta en la gestión de los inmuebles.
a. Preguntas guía
A continuación, se presentan las preguntas base a partir de las cuales el usuario podrá conocer
la información que posee, consecuentemente identificar si requiere información adicional y
finalmente definir los parámetros para la modelación e integración entre las herramientas.
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Tabla 4. Preguntas módulo de inmuebles
Tabla 5. Preguntas módulo de espacios
Tabla 6. Preguntas módulo de activos e instalaciones
1
2
3
4
INMUEBLES
¿Se ha considerado tener información geoespacial de todos los edificios y espacios?
¿Existe algún tipo de etiqueta o código para los diferentes inmuebles?
¿Cuántos edificios o sedes se tienen? ¿Cuántos m2 se gestionan?
¿Algunos de los inmuebles están en arriendo?
1
2
3
4
5
6
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ESPACIOS
¿Cuáles objetivos se ha planteado la universidad en la implementación de BIM para Facility Management?
¿De que manera se realiza la gestión de los espacios en la edificación?
¿Se sabe información de cantidades y áreas de todos los tipos de espacios que se gestionan?
¿Existe alguna herramienta para la administración de espacios?
¿Cuál es el método que se utiliza para definir las necesidades de espacios?
¿Existe integralidad entre los planos y los espacios de los diferentes edificios que se gestionan?
¿Se ha calculado el área real de trabajo con el fin de realizar una mejor distribución costos (mano de obra, personal, etc)?
1
2
3
4
5
ACTIVOS E INSTALACIONES
¿Qué tipos de decisiones se toman a partir de estos informes?
¿Qué tipos de informes se obtienen a partir de los activos de las instalaciones?
¿Cuáles son los activos de mayor valor que se desean gestionar y mantener?
¿De qué manera se tienen rastreados la totalidad de los activos?
¿Ha existido algún interés en crear un grupo que se enfoque en organizar y sintetizar la información de activos e instalaciones?
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Tabla 7. Preguntas módulo de mantenimiento
Tabla 8. Preguntas módulo base de datos
Tabla 9. Preguntas módulo de proyectos y capital
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2
3
4
5
6
7
8
9
10
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13
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15 ¿Cuánto es el presupuesto anual de mantenimiento para la facilidad?
MANTENIMIENTO
¿Cuáles son los tipos de mantenimiento que se realizan a los inmuebles?
¿Qué falencias han identificado en la fase de operación y mantenimiento?
¿Han identificado el origen de dichas falencias?
¿De que manera se han planteado mitigar estas problemáticas?
¿Se tiene información concreta de fabricantes, proveedores, garantías y programas de mantenimiento de los equipos?
¿Se han identificado cuales son las buenas y malas prácticas en la fase de operación y mantenimiento?
¿Qué se ha hecho para mitigar, cambiar o eliminar estas las malas prácticas?
¿De que manera se mide la productividad y rendimiento en los planes de operación y mantenimiento?
¿Cómo es el proceso de las ordenes de trabajo?
¿Cómo se asignan y se ejecutan las ordenes de trabajo?
¿Cuál es el tiempo promedio de ejecución de una orden de trabajo?
¿Cuántas ordenes de trabajo se generan anualmente? ¿Están atadas a alguna planta o tipo de visualización?
¿Cuáles son los errores más comunes con respecto a las órdenes de trabajo?
¿Cuál es el porcentaje o tasa de error en las asignaciones y desarrollo de las ordenes de trabajo?
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¿Cuáles son las desventajas que se ha identificado a nivel de Facility Management?
¿Existe algún software que se enfoque en la integración de la información para la optimización de los procesos?
¿Se ha evaluado la posibilidad de implementar la tecnología móvil en sus procesos de mantenimiento?
¿Existe algún centro de control automatizado para el manejo de los sistemas en los edificios?
¿Se realizan planes estratégicos de tecnología? (Donde estamos y para donde vamos)
¿Existe algún repositorio en el que se contenga toda la información de los proyectos?
¿De qué forma se encuentra almacenada la información de los proyectos desarrollados?
¿Se ha planteado el generar una herramienta web para la información de FM? (accesibilidad, reportes, manejo de datos)
BASE DE DATOS
¿Cómo está organizada toda la información de instalaciones, espacios, activos, etc? ¿Existe un repositorio común?
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¿Se realizan análisis de datos a partir de la información financiera? (ejemplo “Capacidad vs Cantidad de empleados”)
¿Qué tan frecuente se analizan los datos de consumo para generar planes de ahorro?
¿Cómo se realiza la planeación de gestión de nuevos proyectos? ¿Hay una aplicación para la gestión de proyectos?
PROYECTOS Y CAPITAL
¿Cuántos empleados hay en total en la edificación?
¿Cuál es el presupuesto anual para la administración de la totalidad de las instalaciones?
¿Existe alguna herramienta en la que se administren los costos (y la velocidad de cambio) en tiempo real?
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b. Esquema de Hoja de Ruta
Esquema 4. Hoja de ruta
• Inversión: Una de las barreras principales de la implementación BIM-FM son los
altos costos asociados a software, recursos tecnológicos, capacitaciones, entre otros.
Es indispensable fundamentar el proyecto como una inversión a futuro, que se
transformará en ahorros significativos y gestiones eficientes a largo plazo.
• Cambio de mentalidad: El desconocimiento de las bondades y aportes de la
implementación es otra barrera en el proceso. La capacitación de los involucrados es
el medio a través del cual se pretende superar esta barrera, donde se comprendan los
aportes de la implementación a su labor. El apoyo de un Facility Manager que lidere
el proceso, que posea los conocimientos técnicos y las habilidades sociales para
alcanzar los objetivos es primordial. Involucrar especialistas en el uso de la
herramienta BIM y del software de FM permite llevar a cabo los procesos de manera
efectiva (Serra & Joan, 2019).
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• Apoyo externo: El apoyo de un asesor externo es vital en el proceso de capacitación,
debe tener conocimientos avanzados de las herramientas para aportar en la
implementación y acompañar en la gestión durante la vida útil del proyecto.
• Datos: Con base en la literatura, se estableció que los datos requeridos para la
implementación dependen netamente de la gestión que el cliente quiera dar a su
edificio. Por lo anterior, se generan una serie de preguntas enfocadas a conocer la
información que posee el cliente de sus inmuebles (independientemente del tipo de
inmueble a gestionar), definir los parámetros requeridos para realizar el modelo y
migrar la información al software de FM.
• Integración BIM-FM: Teniendo como base la prueba piloto realizada, es necesario
desarrollar el modelo e introducir los parámetros inicialmente acordados. Se debe
crear también la información del inmueble por medio del esquema de la Figura 2.
Posteriormente se realiza la integración y se alimenta la plataforma con datos (planes
de mantenimiento, manuales, etc).
• Gestión y seguimiento: La gestión de la edificación por medio de las dos herramientas
implementadas mantiene la información siempre actualizada y disponible en tiempo
real. Esto permite realizar un seguimiento permanente de los elementos que se
gestionan, así como de los costos asociados a cualquier operación. Es indispensable
evaluar periódicamente los resultados y realizar mediciones para determinar el éxito
o el fallo del proyecto (Serra & Joan, 2019).
6. DISCUSIÓN Y CONCLUSIONES
La identificación de la necesidad de prever los costos de la fase de operación de un inmueble,
etapa en la cual se generan los más elevados (Kelly, Serginson, Lockley, Dawood, & Kassem,
2013) correspondientes a aproximadamente el 60% del total del proyecto (Liu & Issa, 2012),
ha generado que la industria se enfoque en brindar soluciones que permitan administrar y
controlar de manera óptima los procesos y consecuentemente generar ahorros importantes.
Las metodologías BIM y FM forman parte de estas soluciones, mediante su integración se
cumplen los objetivos de una mejor administración y se impacta positivamente generando
beneficios económicos y de gestión. Los beneficios más relevantes son la posibilidad de tener
información actualizada de forma inmediata, facilidad de gestión del inmueble, conocimiento
de la localización de activos, entre otros (Serra & Joan, 2019).
Así como la integración presenta beneficios importantes a largo plazo, también existen
barreras que inciden negativamente en el proceso, dentro de estas se destacan la resistencia
al cambio (Serra & Joan, 2019), los costos elevados de los softwares, el desconocimiento de
los beneficios por parte de los involucrados y la falta de entrenamiento y/o experiencia en el
uso de BIM (Mayo, et al., 2012; Dixit, et al., 2019).
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Teniendo presente lo anterior, por medio de un modelo BIM estructurado adecuadamente y
de información de solicitud de requerimientos por parte de la universidad, se logró realizar
un proyecto de implementación con el software ARCHIBUS de FM; esta integración
permitió identificar las herramientas necesarias para cumplir los objetivos, superar las
barreras, y finalmente dar cabida al desarrollo de preguntas, que permiten al cliente conocer
el estado de la información y administración de su inmueble para el arranque de la
implementación.
Con base en la experiencia adquirida por medio de la implementación de un caso real, las
preguntas y la revisión bibliográfica, se logró crear una hoja de ruta que abarca todo el
proceso de implementación de BIM en FM, desde la decisión administrativa de la inversión
hasta la gestión en la fase de operación. Mediante el seguimiento de este esquema es posible
generar la integración efectiva de las herramientas, ya que comprende en su organización las
soluciones propuestas para mitigar las barreras de conocimiento, mentalidad, elección y
recolección de información, e interoperabilidad.
Se considera que en un futuro la implementación de BIM en FM será inminente en la gestión
de la fase de operación y mantenimiento de todas de construcciones. Es indispensable dar a
conocer los aportes que puede ofrecer la metodología BIM para el ciclo de vida del proyecto,
ya que únicamente a través de la implementación en casos reales es posible percibir y
demostrar los beneficios reales.
Es pertinente establecer que esta investigación es una contribución importante al estudio de
la implementación de BIM en FM en Colombia, ya que es uno de los pocos casos en los que
se presenta una exploración real de la integración de las dos herramientas en el país; además
proporciona información nueva y valiosa para los nuevos investigadores interesados en
abordar la temática.
Ahora bien, para próximos estudios se recomienda realizar pruebas piloto a inmuebles que
tengan información de mantenimiento real asociada. Adicionalmente, es importante
profundizar en el uso del resto de módulos que ofrece ARCHIBUS, dentro de los que se
pueden resaltar el de Gestión de cartera donde se puede realizar un análisis financiero del
edificio. Por último, es importante que el proceso de implementación se realice probando
otros softwares de FM, con el fin de realizar comparaciones a nivel de interfaz, alcance,
información solicitada, reportes, entre otros.
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