Download - Skill Facilitator
Astra Management Development Institute
1
FACILITATING SKILL0D
Astra Management Development Institute
2
OBYEKTIF SESI Memahami konsep memfasilitasi kelompok
Mengenal model memfasilitasi kelompok
Mengerti dan menggunakan dalam aktivitas memfasilitasi.
Astra Management Development Institute
3
CIRCLECIRCLE
CIRCLE
CIRCLE
CIRCLE
CIRCLE
LEADER
LEADER
LEADER
LEA
DE
R
LEAD
ER
LEADERFA
CIL
ITAT
OR
FACILITATOR
CIRCLE/Member AnggotaTiga sampai 10 anggota, mengidentifikasi, menganalisa, dan mengatasi masalah yang berhubungan dengan pekerjaan dan mengimplementasikan solusinya
LEADER Pemimpin QCCMemimpin Circle (QCC)
FACILITATOR FasilitatorMembuat program lebih mudah dan terintegrasi di semua level, pemand
COORDINATORMengawasi Facilitator dan mengatur administrasi Program (STEERING COMMITTEE)
PEMAIN QCC : STEERING COMMITE, FACILITATOR, LEADER, MEMBER
[HANLAY, Joseph, Our Experience With Quality Circles, ASQC, 1983]
Astra Management Development Institute
4
PEMAIN QCC : FACILITATORPeran Facilitator Memahami falsafah, tujuan, dan
penerapan aktivitas QCC Memberikan/mencarikan topik buat Tim
QCC Memfasilitasi QCC Leader maupun
QCC Member dalam melakukan pemecahan masalah
Memberikan dukungan pengetahuan teknis dan tool yang diperlukan
Menjadi penghubung antara QCC Leader dengan COORDINATOR atau Komite QCC (Steering Committee) dan pihak manajemen
Menghadiri pertemuan yang diadakan Tim QCC
Mengembangkan kemampuan anggota Tim QCC (QCC Member)
Syarat Facilitator People oriented Communicator : mampu berbicara baik
dengan manajemen maupun anggota Tim QCC (karyawan)
Pengalaman di area kerjanya : pengetahuan terhadap proses dan produk
Menguasai metodologi Delapan Langkah Perbaikan (8 Steps Improvement), penggunaan Quality Tools (7QC Tools & 7 Management Tools) dan mampu mengajarkannya
Astra Management Development Institute
5
Theme Leader
MODEL ORGANISASI QCCOrganisasi Perusahaan Organisasi QCC
Board of Director (BOD)
General Mgr. General Mgr.
Manager Manager
Supervisor Supervisor
Foreman Foreman
Group Leader Group Leader
Steering Committee
Crew
Advisor
Sponsor
Facilitator
QCC Leader
QCC Member
Steering Committee
Theme Leader
Facilitator
QCC Leader
QCC Member
Theme Leader
Facilitator
QCC Leader
QCC Member
Posisi Anda sebagai QCC Facilitator
Astra Management Development Institute
6DEFINISI FASILITATOR/Facilitator
Seseorang yang memfasilitasi
Memfasilitasi adalah sebuah proses yang melalui seseorang fasilitator untuk membantu yang lain (yang difasilitasi) dalam rangka menyelesaikan pekerjaannya dan meningkatkan cara mereka bekerja sama.
Apa definisi Fasilitator QCC (QCC-FACILITATOR) menurut Anda?
Astra Management Development Institute
7PERANAN FASILITATOR
Peduli dengan membantu seseorang/tim untuk mengerjakan sesuatu
Membantu seseorang/tim untuk menemukan pandangannya dan meengartikulasikannya
Membantu seseorang berpikir dan membantu untuk mengkomunikasikan pemikirannya
[WEAVER, Richard G., FARREL, John D., Managers as Facilitators p.6, Berret-Koehler Publishers, Inc., 1999]
Astra Management Development Institute
8FACILITATING MODEL
[WEAVER, Richard G., FARREL, John D., Managers as Facilitators p10, Berret-Koehler Publishers, Inc., 1999]
PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
Astra Management Development Institute
9TASK
PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
TASK (tugas) adalah pekerjaan kelompok yang perlu diselesaikan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh fasilitator: Mengklarifikasi tugas
Menetapkan persetujuan (kotrak kerja) antara Fasilitator dan Tim QCC
Merencanakan, mengerjakan, dan tanya-jawab : Proses memfasilitasi
Fokus pada tugas
Astra Management Development Institute
10SELF
PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
Alat yang powerful dan sangat berpengaruh dalam aktivitas memfasilitasi adalah diri-tim yang difasilitasi dengan menggunakan diri-fasilitator sebagai instrumen.
Menggunakan pengalaman selama memfasilitasi suatu kelompok atau menanyakan anggota kelompok lain tentang pengalaman.
Menggunakan diri sendiri sebagai model tipe-tipe perilaku yang diharapkan.(memberi contoh)
Astra Management Development Institute
11SELF
PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
Mengenali diri-sendiri:
Mengenali diri sendiri adalah mengenali nilai-nilai (values), keyakinan (beliefs), kebutuhan (needs), pengalaman (experiences), dan kemampuan (capabilities) serta memahami bagaimana hal-hal tsb akan mempengaruhi aktivitas memfasilitasi
Masing-masing akan berdampak terhadap perilaku fasilitator, dan fasilitator yang efektif akan belajar mengenal diri lebih baik.
Astra Management Development Institute
12SELF
PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
PARADIGMA FASILITATOR Konsep paradigma dapat membantu fasilitator
memahami lebih baik akan perannya dalam memfasilitasi kelompok (Tim QCC)
Perbedaan paradigma akan mempengaruhi cara memfasilitasi
Paradigma masing-masing individu adalah unik. Paradigma fasilitator akan mendukung atau menghambat kemampuannya untuk melakukan tugas sebagai fasilitator
Astra Management Development Institute
13SELF
PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
SALING MEMPENGARUHI Fasilitator harus mengetahui dasar-dasar perilaku
manusia
Salah satunya adalah bagaimana manusia saling mempengaruhi
Ada 4 cara mempengaruhi perilaku manusia : POSITIVE REINFORCEMENT, PUNISHMENT, NEGATIVE REINFORCEMENT, EXTINCTION.
Astra Management Development Institute
14SELF
PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
MENGAMBIL MANFAAT DARI PERBEDAAN YANG ADA Setiap orang lebih menyukai satu atau lebih ‘style’
Setiap orang mempunyai kemampuan untuk memeragakan bermacam-macam ‘style’
Orang melihat dunia luar sesuai dengan apa yang menjadi kecenderungannya
Tidak ada yang benar atau pun salah tentang ‘style’ yang dipilihnya
Setiap ‘style’ mempunyai kelemahan dan kelebihan
Kelompok memerlukan perilaku ‘style’ yang berbeda-beda dalam rangka mencapai kinerja terbaiknya
Astra Management Development Institute
15SELF
PREFERENSI GAYA ATAU STYLE PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
High Assertive
Low Assertive[WEAVER, Richard G., FARREL, John D., Managers as Facilitators p57, Berret-Koehler Publishers, Inc., 1999]
High
Responsive
Low
R
espo
nsiv
e
OutgoingImpatientRisk takers
OutgoingImpatientRisk takers
Task-focusedTalk about specificsHarder to get to know
Task-focusedTalk about specificsHarder to get to know
ReservedPatientRisk averse
ReservedPatientRisk averse
People-focusedTalk in generalitiesEasier to get to know
People-focusedTalk in generalitiesEasier to get to know
INDUCEMENTSTEADINESSCONSCIENTIOUS
DOMINANCE
Driver Enthusiastic
SocialAnalytical
Astra Management Development Institute
16SELF
BEKERJA DENGAN ORANG GAYA DOMINANCEPROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
Apa cirinya: Katakan apa yang harus dikerjakan Perlu sedikit ditekan Pada situasi dimana dia kalah Tidak beraksi
Perhatikan bila dia: Bicara cepat, keras, dan sedikit inflection Cenderung membuat banyak pernyataan dan bertanya sedikit pertanyaan Suka untuk berfokus pada fakta atau tugas
Bagaimana mempengaruhinya: Bicara singkat dan langsung ke pokok permasalahan Berikan jawaban yang berfokus pada pertanyaannya Setuju pada fakta dan ide-ide daripada kepada orangnya Berikan alternatif yang bisa menuju sukses, buat rekomendasi, berikan
kesempatan untuk membuat pilihan bila tidak setuju Tekankan pada benefit, tetapi berikan alasan yang cukup Tekankan pula manfaatnya buat dia
Astra Management Development Institute
17SELF
BEKERJA DENGAN ORANG GAYA INDUCEMENTPROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
Apa cirinya: Hindari dan tolak Abaikan akseptan dan persahabatan Pandang negatif ide-idenya Isolasi
Perhatikan bila dia: Bicara cepat, keras, dan banyak inflection Cenderung membuat sedikit pernyataan dan bertanya banyak pertanyaan Suka untuk berfokus pada opini dan ceritera
Bagaimana mempengaruhinya: Tawarkan saran untuk membuat ide-idenya menjadi tindakan yang nyata Berikan kesaksian dari yang lain tentang ide-ide dan rencana anda Ceritakan keberhasilan tim lain menggunakan ide atau rencana tsb Berikan secara tertulis yang rinci Berikan insentif saat melaksanakan tugas Tanyakan langsung dan berikan kesempatan untuk menjelaskannya Sarankan solusi alternatif
Astra Management Development Institute
18SELF
BEKERJA DENGAN ORANG GAYA STEADINESSPROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
Apa cirinya: Overlooking atau membingungkan Tiba-tiba, tidak terencana, beresiko Kompetitif daripada kooperatif Situasi konflik
Perhatikan bila dia: Bicara lebih lambat, lembut, dan banyak inflection Cenderung membuat sedikit pernyataan dan bertanya banyak pertanyaan Suka untuk berfokus pada opini dan ceritera
Bagaimana mempengaruhinya: Fokus pada jawaban untuk menjawab pertanyaan sekaligus mengklarifikasi Berikan ide-ide dengan tidak menekannya, berikan kesempatan untuk
berubah, jangan mendorong kesepakatan terlalu cepat Clearly define goal, peran, atau prosedur Berikan jaminan dukungan berikutnya Tekankan bagaimana tindakan akan meminimasi resiko dan memperbanyak
hal seperti saat ini Perhatikan, berikan perhatian pribadi
Astra Management Development Institute
19SELF
BEKERJA DENGAN ORANG GAYA CONSCIENTIOUSPROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
Apa cirinya: Kritisi ide-idenya atau usahanya Tanyakan secara pribadi atau blunt question Rekomendasi tidak lengkap atau tidak akurat Harapkan menjadi emosi atau secara personal terlibat
Perhatikan bila dia: Bicara lebih lambat, lembut, dan sedikit inflection Cenderung membuat sedikit pernyataan dan sedikit pertanyaan Suka untuk berfokus pada fakta atau tugas
Bagaimana mempengaruhinya: Berikan ide-ide yang pros dan cons yang langsung Berikan data yang akurat Berikan jaminan yang kelihatan tidak terduga Review rekomendasi secara sistematis dan komprehensif Spesifik bila setuju Tidak setuju fakta dariada orangnya, bila tidak setuju Siap-siap memberikan penjelasan dengan sabar, secara terus menerus, dan
diplomatis
Astra Management Development Institute
20GROUP
PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
GROUP/Kelompok. Dinamika kelompok adalah unik untuk suatu kelompok, dan pada dasarnya bisa diprediksi. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh fasilitator: Fasilitator yang efektif memahami dan mendorong
dinamika kelompok. Fasilitator yang efektif akan mengetahui bahwa
dinamika kelompok adalah hal yang wajar, demikian pula bila masalah muncul.
Tim yang produktif tidak begitu saja terbentuk bilamana individu-individu bergabung.
Untuk menjadi tim yang produktif maka akan melalui tahapan : FORMING, STORMING, NORMING, dan PERFORMING.
Fasilitator efektif akan menentukan tim yang difasilitasi sedang berada pada tahapan mana.
Astra Management Development Institute
21
Tuckman’s ’ORMING MODEL
1. FORMING 3. NORMING2. STORMING
4. PERFORMING
• Goals, Procedures, Task Unclear
• Tell us what to do
• Very dependent on leader
• Concerned about role and acceptance
• Goals, Procedures, Tasks clear
• Energy on task
• Active, Interdependent
• High level of trust
• Openness and enthusiasm
• Collaboration
• Creative Problem-Solving
• Share information
• Problem-solve
• Develop group cohesion
• Cooperative
• Bid of power
• Leadership challenged
• Rebellion
• Complaining
• Disagreement over procedures
• Polarization
DIS
KRIP
SIPE
RASA
AN
DAN
PE
RILA
KUPROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
GROUP
[TUCKMAN, Bruce W., Development Sequence in Small Groups, Psychological Bulletin 63(6), 1965]
Astra Management Development Institute
22
FORMINGPROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
GROUP
Pekerjaan yang dilakukan
Memahami manfaat kelompok dan tahu siapa yang tergabung dalam kelompok tsb. Mengawali tugas baru, perkenalan anggota baru, mengkaji sumber daya yang ada,
partisipasi pada kegiatan sesuai dengan ketrampilan, pengetahuan, dan gaya kerja masing-masing.
Perilaku dan dinamika yang diamati
Ketidakpastian akan manfaat dan goal tim/kelompok Perkenalan Perilaku yang berorientasi sosial Antuasiame Tentantiveness Perasaan anxiety Kebutuhan untuk mendapatkan tempat di kelompok
Pertanyaan yang perlu dijawab
Mengapa kita disini? Siapa saja anggota kelompok?
Persoalan yang akan muncul bila tidak ditangani
Orang berada di arah yang berbeda-beda Orang tidak mengetahui sumberdaya yang dimiliki kelompok/tim
Astra Management Development Institute
23
Pekerjaan yang dilakukan
Mengidentifikasi harapan antar anggota tim dan bagaimana harapan untuk bekerja sama
Kesempatan untuk menyatakan harapan, identifikasi perbedaan, dan pengalaman konflik (berselisih)
Perilaku dan dinamika yang diamati
Konflik internal dan eksternal Ketidakpastian peran Interaksi yang saling curiga yang berlebihan Tolakan yang kuat untuk pembetukan kelompok Frustasi Perbedaan antara harapan dan kenyataan Kompetisi
Pertanyaan yang perlu dijawab
Apa yang saya harapkan dari yang lainnya? Apa yang mereka harapkan dari saya?
Persoalan yang akan muncul bila tidak ditangani
Orang jadi ‘upset’ karena harapannya tak teroenuhi Orang merasa sudah terlalu banyak bekerja Orang merasa tidak penting/berarti dalam kelompok
STORMINGPROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
GROUP
Astra Management Development Institute
24
Pekerjaan yang dilakukan
Mengatasi perbedaan harapan antara anggota tim dan mengupayakan supaya mereka bekerja sama
Membuat aturan main, membuat kesepakan tim yang menyatakan tim akan bekerja sama
Perilaku dan dinamika yang diamati
Negosiasi Identifikasi kesamaan manfaat Membuat ‘slogan kelompok’ Kelompok memulai bekerja sama Anggota mendukung kepemimpinan Orientasi pada pencapaian tujuan bersama (mutual goals) Harmoni, kepercayaan, dan saling menghargai
Pertanyaan yang perlu dijawab
Bagaimana kita bekerja sama?
Persoalan yang akan muncul bila tidak ditangani
Anggota kelompok tidak menyetujui bagaimana cara bekerja sama Anggota kelompok bekerja pada tujuan yang berlawanan dengan kelompok lain
NORMINGPROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
GROUP
Astra Management Development Institute
25
Pekerjaan yang dilakukan
Kegiatan yang mengarah kepada pencapaian tujuan tim Menghasilkan output sesuai harapan kelompok
Perilaku dan dinamika yang diamati
Definisi masing-masing peran jelas Kolaborasi Saling tergantung Merasakan kekuatan bila bekerjasama dalam kelompok Pencapaian dan kinerja yang hebat Merasakan pencapian kepuasan anggota
Pertanyaan yang perlu dijawab
Bagaimana kita tahu kalo kita berhasil
Persoalan yang akan muncul bila tidak ditangani
Tidak jalan Kelompok tidak tahu Kelompok tidak merayakan keberhasilan
PERFORMINGPROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
GROUP
Astra Management Development Institute
26
PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
GROUPGROUP DEVELOPMENT CURVE
Group Interdependence
[WEAVER, Richard G., FARREL, John D., Managers as Facilitators p72, Berret-Koehler Publishers, Inc., 1999]
Gro
up P
erfo
rman
ce
Chance Groupings
False Group
Emerging Group
Fully Functioning Group
Peak Performing Group
Astra Management Development Institute
27GROUP
PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
MENGHADAPI KONFLIK (conflict) Setiap kelompok mempunyai konflik. Tantangannya
adalah bagaimana menangani konflik secara efektif.
Konflik bisa terbuka, secara verbal dan/atau bisa bersifat fisik. Ada yang suka terbuka dan ada yang cenderung menghindarinya.
Konflik adalah sehat selama yang terjadi adalah dalam rangka meningkatkan kualitas pekerjaan dan berusaha mencari solusinya.
Konflik bisa menjadi masalah serius jika kelompok tidak mempunyai proses untuk menanganinya.
Astra Management Development Institute
28GROUP
PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
CONFLICT RESPONSE MODEL
Cooperation
Ass
ertiv
enes
s
Low HighLow
High Competing Collaborating
Avoiding Accomodating
Compromising
Astra Management Development Institute
29
PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
GROUPVICTIM-RESCUER-PROSECUTOR TRIANGLE
Segitiga Korban-Penyelamat-Penuntut
Prosecutor
Victim Rescuer
Neutral Observer or Participant
Astra Management Development Institute
30
PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
GROUPPROSES MENGATASI MASALAH Langkah 1 : Fasilitator mengamati komunikasi verbal
atau non verbal. Langkah 2 : Fasilitator mengidentifikasi situasi
konflik yang terjadi dan mempersilakan tim untuk mengatasinya.
Langkah 3 : Fasilitator membantu tim mengumpulkan informasi untuk mencari solusi menang-menang.
Langkah 4 : Fasilitator membantu tim untuk mengidentifikasi apa saja yang bisa dijadikan kesepakatan
Langkah 5 : Fasilitator menjaga agar diskusi fokus pada bagaimana memperoleh kesepakatan dan memberitahu tim saat kesepakatan sudah tercapai.
Astra Management Development Institute
31PROCESS
PROCESS
SELF GROUP
TASK
Actions and tools that help a group get its
work done
The work the group is trying to get done
Use yourself as an instrument
Understanding group dynamics
PROCESS/Proses adalah apa yang dilakukan oleh fasilitator agar tim berhasil.Secara umum proses memfasilitasi ini terdiri dari (1) Perencanaan/planning, (2) Memecahkan masalah/solving problem, (3) Menyelesaikan pekerjaan/finishing work
PLANNING SOLVING PROBLEM FINISHING WORKS
Astra Management Development Institute
32RINGKASAN: FASILITATOR adalah seseorang yang memfasilitasiMemfasilitasi adalah sebuah proses yang melalui seseorang fasilitator untuk
membantu yang lain (yang difasilitasi) dalam rangka menyelesaikan pekerjaannya dan meningkatkan cara mereka bekerja sama.
Facilitating Model (model memfasilitasi) : task, self, group dan prosesEmpat langkah perkembangan suatu tim : Norming, Storming, Forming, dan
Performing