UDKAST
1
Specifikation af Model for Dokument Version 2.0
UDKAST
2
>
Specifikation af Model for
Dokument. Version 2.0.
Denne standard kan frit anvendes af alle.
Citeres der fra standarden i andre publi-
kationer til offentligheden, skal der angi-
ves korrekt kildehenvisning.
Standarden er oprindeligt udarbejdet af en
arbejdsgruppe under OIO-udvalget for
sags- og dokumentområdet.
Version 2.0 er udarbejdet i regi af den fæl-
lesoffentlige Styregruppe for Data og
Arkitektur.
Arkitektur.digst.dk
UDKAST
3
>
Specifikation af Model for Dokument
(Dokumentmodellen)
Version 2.0
Styregruppen for Data og Arkitektur
6. april 2018
UDKAST
4
Indholdsfortegnelse
Indledning 5 Formål med Dokumentmodellen 5 Ændringer siden version 1.1.1 6
Egenskaber for Dokumentmodellen 7 Diagrammer 7 Forretningsobjekter 7
Universelt unik, persistent identifikation af forretningsobjekter 8 Attributter 9
Datatyper 9 Mulighed for tilpasning af attributters udfaldsrum 10
Relationer 10
Dokumentmodellen 12 Dokumentbegrebet 12 Diagram for Dokumentmodellen 13 Forretningsobjekter i Dokumentmodellen 14
Centralt Forretningsobjekt 14 Eksternt definerede forretningsobjekter 14
Dokument 16 Attributter 16
Relationer fra Dokument 19 Relationer til andre dokumenter 19 Relationer til Organisation 19 Relationer til Klassifikation 20
Dokumentpart 21 Attributter 21 Relationer til Part 21
Referencer i Dokumentmodellen 23
Retteblad for Dokumentmodellen version 2.0 24
UDKAST
5
Indledning >
Formål med Dokumentmodellen Formålet med Dokumentmodellen er at gøre det lettere at udveksle
oplysninger om dokumenter mellem to eller flere it-systemer, ved at skabe
en fælles forståelse af hvad et dokument er, og hvilke informationer et
dokument består af. Dokumentmodellen definerer de begreber,
forretningsobjekter, attributter, datatyper og relationer, som tilsammen
beskriver et dokument.
Dokumenter består af en afgrænset samling af informationer, i en kendt
struktur, gemt på et kendt medie. Et dokument kan foreligge på papir,
digitalt medie eller et hvilket som helst andet medie, der kan være bærer af
information. Dokumenter kan rumme tekst, tegninger, grafik, fotografier,
video, tale osv. Specifikationen beskriver en model for Dokument og udgør
et fælles grundlag for forståelse og metadataopmærkning af digitale
dokumenter. Dokumentmodellen udgør dermed det semantiske grundlag for
at registrere oplysninger om en organisations dokumenter med henblik på
udveksling af dokumentmetadata mellem to eller flere it-systemer.
I figuren nedenfor er illustreret, hvordan Dokumentmodellens formål er at
beskrive fælles metadata for dokumenter til brug for udveksling mellem it-
systemer.
Figur 1 Dokumentmodellens fokus
Den fysiske fil udpeges fra Dokumentmodellen igennem en URI. Hvor og
hvordan den fysiske fil er lagret er ikke en del af beskrivelsen i
Dokumentmodellen.
Dokument anvendes og indgår primært i sammenhæng med andre objekter
som fx Sag, sammenhænge som dermed beskriver dokumenters relationer
til omverdenen.
Dokumentmodellen rummer kun de fælles metadata for dokumenter og vil
formentlig skulle specialiseres og beriges med fagområdets metadata ved
anvendelse på specifikke fagområder. Dokumentmodellen kan enten
anvendes alene eller i kombination med elementer fra andre modeller, som
eksempelvis Sagsmodellen (se [SAG]), anvendes til at bygge
udvekslingsmodeller, som lægges til grund for udvikling af snitflader.
UDKAST
6
Ændringer siden version 1.1.1 Dokumentmodellen er en revision af “Specifikation af serviceinterface for
Dokument. Version 1.1.1” (OIO Dokument 1.1.1). Dokumentmodellen er
udarbejdet som en del af en samlet revision af specifikationerne, som samlet
set omtales standarderne for OIO Sag og Dokument:
Specifikation af serviceinterface for Dokument, Version 1.1.1 (OIO
Dokument).
Specifikation af serviceinterface for Organisation, Version 1.1 (OIO
Organisation).
Specifikation af serviceinterface for Klassifikation, Version 1.1 (OIO
Klassifikation).
Specifikation af serviceinterface for Sag, Version 1.2 (OIO Sag).
Specifikation af serviceinterface for Arkivstruktur, Version 1.1 (OIO
Arkiv).
Generelle egenskaber for serviceinterfaces på sags- og
dokumentområdet, Version 1.1 (OIO Generelle egenskaber).
OIO Arkiv har ingen kendte implementeringer. Endvidere har ingen af de
adspurgte interessenter udtrykt et forretningsbehov for at tage den i
anvendelse. Specifikationen revideres derfor ikke, men afpubliceres og udgår
som standard.
OIO Generelle egenskaber indeholder specifikke krav til udstilling af data i
webservices. Erfaringerne fra implementering af standarderne er, at de
generelle egenskaber er svære at forstå og kommunikere. Det kan give
anledning til misforståelser mellem kravstillere og udviklere. Specifikationen
revideres derfor ikke, men afpubliceres og udgår som standard.
OIO Generelle egenskaber udgår. Derfor kan Dokumentmodellen stå alene i
forhold til forståelsen af modellens forretningsobjekter. I hver af de
opdaterede specifikationer er der indført et afsnit om egenskaber for
modellen. Her findes beskrivelse af modelnotation, forretningsobjekter, unik
identifikation, attributter og relationer anvendt i Dokumentmodellen. Denne
beskrivelse er ens for de fire opdaterede standarder.
UDKAST
7
Egenskaber for Dokumentmodellen
>
Dokumentmodellen er en informationsmodel, der giver en grafisk og tekstuel
beskrivelse af Dokument (jf. [GODPRAKSIS]). I beskrivelsen er anvendt en
række modelelementtyper:
Som notation er anvendt UML klassediagram til beskrivelse af
Dokumentmodellen.
UML-pakker er anvendt med henblik på sammenhæng og genbrug af
modelelementer på tværs af modeller.
Forretningsobjekter er i Dokumentmodellen repræsenteret af en UML-
klasse.
Universelt unik, persistent identifikation af forretningsobjekterne er
obligatorisk.
Attributter beskriver informationsindholdet i Dokumentmodellen.
Relationer repræsenterer de strukturelle sammenhænge mellem
forretningsobjekter i Dokumentmodellen.
Modelelementtyperne og brugen af dem i Dokumentmodellen er forklaret
yderligere i de følgende afsnit.
Diagrammer UML klassediagram udgør rammen for beskrivelse af Dokumentmodellen og
forretningsobjekterne, der indgår heri og deres relationer. Formålet med
diagrammet er visuelt at kommunikere de forskellige metadata, der indgår i
beskrivelsen af et dokument, når det skal udveksles mellem it-systemer.
Som en visuel hjælp til forståelsen af diagrammet benyttes i diagrammerne
elementer, som ikke indgår i et normalt UML Klassediagram.
Farvemarkering benyttes til at indikere, hvilke forretningsobjekter der
defineres i modellen (grå), og hvilke der er eksternt definerede (blå).
Part eksisterer ikke som en eksternt defineret model. Men i modellen
er Part alligevel vist som en UML Pakke, der rummer
forretningsobjekterne Person og Virksomhed. Fremgangsmåden er
anvendt for at kunne referere til de to objekter under et og i egenskab
af Part.
Diagrammet forklares uddybende i den medfølgende tekst.
Alle forretningsobjekter, attributter og relationer defineres og beskrives i af-
snittene efter diagrammet.
Forretningsobjekter Et forretningsobjekt er i UML Klassediagrammet for Dokumentmodellen
repræsenteret af en UML Klasse.
Forretningsobjekter i Dokumentmodellen er beskrevet som vist i tabellen
nedenfor:
Forretningsobjekt Navn
Definition Beskrivelse
UDKAST
8
Forretningsobjekt Navn
Definition Beskrivelse
Entydigt klassenavn for det forretningsmæssige begreb.
En kort og præcis definition.
Uddybende beskrivelse og eksemplificering af forretningsobjektet.
Tabel 1 Forretningsobjekter i Dokumentmodellen
Universelt unik, persistent identifikation af forretningsobjekter Universelt unik, persistent identifikation er obligatorisk for
forretningsobjekterne i Dokumentmodellen. Unik identifikation er beskrevet
igennem attributten ID og bør være af typen http-URI.
Http-URI anvendes bl.a. af Grunddataprogrammet og i Den Fællesoffentlige
Digitaliseringsstrategi 2016 – 2020. I retningslinjerne for stabile URI’er er
beskrevet, hvordan eksisterende identifikatorer som fx UUID og URN kan
genbruges med brug af http-URI (se [HTTPURI].
UUID (Universal Unique IDentifier jf. [RFC4122]) bør anvendes i
konstruktionen af http-URI for forretningsobjekterne i Dokumentmodellen.
Egenskaberne ved UUID garanterer, at identifikatoren er universelt unik.
Eksempel på UUID:
91aa87da-9f06-11e7-abc4-cec278b6b50a
Eksempel på repræsentation af UUID i http-URI-form:
https://data.gov.dk/id/thing/91aa87da-9f06-11e7-abc4-cec278b6b50a/
Http-URI’en bør konstrueres, så det kan resolveres, hvilken objekttype en
UUID er identifikator for, fx om det er OrgEnhed, Dokument, Sag mv.
Eksempelvis en http-URI for et konkret Dokument:
https://data.gov.dk/id/document/document/91aa87da-9f06-11e7-abc4-cec278b6b50a
Der kan være tilfælde, hvor det er nødvendigt at anvende en anden
identifikator end UUID i konstruktion af http-URI. I retningslinjerne for stabile
http-URIer (se [HTTPURII] er også anvist, hvordan en http-URI i så fald kan
konstrueres, fx:
Eksempel med emneklassen 27.34.02 i klassifikationssystemet KLE som
identifikator, der indgår i konstruktion af http-URI:
https://data.gov.dk/id/classification/KLE/emne#27.34.02
Eksempel med registreringsnummeret VZ26979 på køretøj som identifikator,
der indgår i konstruktion af http-URI:
https://data.gov.dk/id/vehicle/registration#VZ26979
I tabellen nedenfor er vist, hvordan kravet om universel unikt, persistent
identifikation af forretningsobjekter er beskrevet i modellen:
Betegnelse Beskrivelse Udfaldsrum
UDKAST
9
Betegnelse Beskrivelse Udfaldsrum
ID Forretningsobjektets universelt unikke, persistente identifikator. Angives som http-URI (se [HTTPURI]), eksempelvis: https://data.gov.dk/id/document/document/91aa87da-9f06-11e7-abc4-cec278b6b50a/ Se også nærmere beskrivelse i afsnit ovenfor om universelt unik, persistent identifikation af forretningsobjekter.
Http-URI
Tabel 2 Universelt unik identifikation af objekter i Dokumentmodellen
Attributter Dokumentmodellens informationsindhold, fx titlen på et dokument, er for de
respektive forretningsobjekter, fx dokumentet, repræsenteret af attributter.
Attributter i Dokumentmodellen er beskrevet som vist i tabellen nedenfor:
Betegnelse Beskrivelse Datatype Regel for udfyldelse
Entydig navngivning af attributten inden for det enkelte forretningsobjekt.
Den forretningsmæssige definition af attributten samt kort beskrivelse af dens anvendelse.
Hvis attributten har et udfaldsrum, som ikke er givet i datatypen, beskrives det også her.
Angivelse af navn på datatype for attributten.
Beskrivelse af de regler for anvendelse, der gælder for attributten, fx om den er obligatorisk.
Tabel 3 Beskrivelse af attributter i Dokumentmodellen
Beskrivelsen af attributter er yderligere uddybet og eksemplificeret i afsnittet
”Beskrivelser af attributter”, som følger efter tabellerne.
Datatyper Dokumentmodellen skal kunne anvendes som udgangspunkt for udvekslinger
af oplysninger om dokumenter mellem to eller flere it-systemer.
Angivelse af datatyper sikrer, at informationsindholdet beskrives og læses på
samme måde af de it-systemer, som udveksler informationer, fx ved at
deltagerne i en informationsudveksling bruger det samme datoformat.
Datatyperne præciserer modellens beskrivelser som udgangspunkt for
transformation fra model til konkrete repræsentationer af data, fx en XML-
struktur som kan udveksles mellem it-systemer.
Datatyperne er beskrevet som vist i tabellen nedenfor:
Betegnelse Beskrivelse Datatype grundlag Restriktioner
Navnet på datatypen som den anvendes til at angive datatype for en attribut.
Beskrivelse af datatypen.
Angivelse af den konkrete datatype med anvendelse af XSD-datatyperne jf. [XSD].
Eventuelle restriktioner eller mønstre for datatypen.
Tabel 4 Beskrivelse af datatyper
UDKAST
10
Nedenstående datatyper er anvendt i Dokumentmodellen:
Betegnelse Beskrivelse Datatypegrundlag Restriktioner
Tekst Tekststreng xsd:string
Tekst-(enumeration)
Tekststreng med begrænsning i form af en kodeliste
xsd:string Enumeration
Heltal Helt tal uden decimaler xsd:integer
Dato Dato uden tid xsd:date YYYY-MM-DD
Dato og tidspunkt Præcis angivelse af dato og tid inkl. tidszone
xsd:dateTime YYYY-MMDDThh: mm:ss.sssTZD
Http-URI For uddybende forklaring, se afsnit ovenfor om universelt unik, persistent identfikation af forretningsobjekter i Dokumentmodellen
xsd:string jf. [HTTPURI]
Boolean Anvendes med mulighed for at svare Ja/Nej
xsd:boolean True = ja, False = Nej
Tabel 5 Datatyper i Dokumentmodellen
Mulighed for tilpasning af attributters udfaldsrum I Dokumentmodellen er der attributter, hvor udfaldsrummet er angivet med
brug af datatypen Tekst(enumeration).
Ved anvendelse af Dokumentmodellen vil der opstå behov for at udvide de
pågældende udfaldsrum i forhold til den konkrete forretningsmæssige
anvendelsessituation. I de tilfælde kan udfaldsrummet tilpasses på en af
følgende måder:
Udarbejde en ny enumeration med det nye udfaldsrum på attributten.
Udarbejde klassifikation til at rumme det nye udfaldsrum. De konkrete
værdier udtrykkes som Klasser i Klassifikationen. Fra
forretningsobjektet i Dokumentmodellen tilføjes i modellen en relation
til Klassifikationen, hvor Klasserne er udtrykt.
Ved tilpasning af udfaldsrum for attributværdier må gerne tilføjes, men ikke
fjernes, værdier fra udfaldsrummet.
Relationer Relationer i Dokumentmodellen er vist i diagrammer med betegnelse på
relationen og kardinalitet på det forretningsobjekt, som relationen peger på.
Relationer er beskrevet som vist i tabellen nedenfor:
UDKAST
11
Betegnelse Beskrivelse Relateret objekt Kardinalitet
Et beskrivende navn på relationen.
En kort og præcis definition på relationen.
Det forretningsobjekt relationen peger på.
Angiver rammerne for relationen.
Tabel 6 Beskrivelse af relationer i Dokumentmodellen
UDKAST
12
Dokumentmodellen >
Dokumentmodellen beskrives igennem:
Introduktion til dokumentbegrebet.
Diagram for dokumentmodellen.
Beskrivelse af forretningsobjekter, attributter og relationer.
De enkelte punkter gennemgås i de følgende afsnit.
Dokumentbegrebet Dokumenter består af afgrænsede samlinger af informationer, i kendte
strukturer, på kendte formater. Dokumenter kan rumme tekster, tegninger,
grafik, fotografier, video, tale og/eller meget andet.
Dokumenter består dels af de faktiske dokumenter, fx et regneark eller en
rapport, og dels af metadata, der beskriver dokumentet, fx dokumenttitel
og brevdato. Dokumentmodellen fokuserer udelukkende på de beskrivende
metadata for dokumenter med udveksling mellem it-systemer som formål.
I de fleste tilfælde findes de faktiske dokumenter kun i en elektronisk
variant, hvad enten de er produceret elektronisk, eller de er omformet til
elektronisk form, fx igennem skanning.
Men i nogle tilfælde findes de faktiske dokumenter også i en fysisk variant
enten suppleret med en elektronisk variant eller helt uden nogen elektronisk
variant. Forekomsten af fysiske varianter gør sig typisk gældende ved store
dokumenter, der er svære at skanne, herunder tykke manualer eller
tekniske tegninger.
Dokumentmodellen fokuserer på at beskrive nogle få fælles metadata om
dokumenter med henblik på udveksling. It-systemer, som håndterer
elektroniske dokumenter, håndterer typisk også dokumenternes
forretningslogik. Det kan eksempelvis være i forhold til forskellige varianter
af det samme dokument, hvor der kan eksistere en offentliggørelsesvariant
i pdf-format eller en produktionsvariant i word-format. Dokumentmodellen
sigter ikke imod at kunne udtrykke alt forretningslogik omkring
dokumenter. Men hvor behovet opstår, fx i forbindelse med udstilling af
dokumenter i en webservice, rummer modellen mulighed for specialisering
med tilføjelse af de nødvendige attributter og relationer til den konkrete
anvendelse og de specifikke behov.
UDKAST
13
Diagram for Dokumentmodellen
Dokumentmodellen er illustreret i nedenstående figur:
Figur 2 Diagram for Dokumentmodellen
Diagrammet viser, at Dokument er det centrale forretningsobjekt.
Dokumentet og dets attributter er beskrevet i afsnittet omkring Dokument.
Alle relationer i diagrammet peger væk fra Dokument. Der er ikke vist
kardinalitet på det centrale forretningsobjekt Dokument, som der altid skal
være netop ét af.
Relationerne til Klasse i den eksternt definerede Klassifikationsmodel viser,
at den relaterede værdi findes som en klasse i et klassifikationssystem.
Relationerne til andre dokumenter vises i diagrammet ved, at der er indsat
UDKAST
14
et nyt forretningsobjekt af typen Dokument, som relationerne til andre
dokumenter peger på.
Relationerne til dokumentets parter peger på en UML Pakke navngivet Part.
Part findes ikke aktuelt som eksternt defineret forretningsobjekt. Derfor er
Part som abstrakt betegnelse for personer eller virksomheder vist i
diagrammet på denne måde i Dokumentmodellen.
Relationerne til den eksternt definerede Organisationsmodel beskriver
dokumentets stamdata i forhold til ejere, ansvarlige, behandlere, og hvem
der har ændret dokumentet.
Forretningsobjekterne og deres relationer er beskrevet nærmere i de
følgende afsnit.
Forretningsobjekter i Dokumentmodellen I Dokumentmodellen indgår følgende typer af forretningsobjekter:
Centrale forretningsobjekter, som er defineret og ejet af
Dokumentmodellen.
Eksterne forretningsobjekter, som er defineret og ejet af andre
modeller
De forskellige objekttyper forklares nærmere i næste afsnit.
Centralt Forretningsobjekt Dokumentmodellens centrale forretningsobjekt Dokument er beskrevet i
tabellen nedenfor:
Forretningsobjekt Navn
Definition Beskrivelse
Dokument Dokumenter er afgrænsede samlinger af informationer, i kendte strukturer, på kendte formater.
Eksempler på dokumenter er tekster, tegninger, grafik, fotografier, video, tale mv.
Tabel 7 Centrale forretningsobjekt i Dokumentmodellen
Eksternt definerede forretningsobjekter I Dokumentmodellen indgår en række forretningsobjekter, som er eksternt
definerede.
Som en visuel hjælp til forståelse af diagrammet, er eksternt definerede
forretningsobjekter i diagrammet vist med blå farve.
Hvor forretningsobjektet er defineret og beskrevet i andre
informationsmodeller, er det i diagrammet for Dokumentmodellen modelleret
ved hjælp af en pakke. Pakken angiver titlen på den eksterne
informationsmodel
Betegnelse Definition Ekstern model Beskrivelse
OrgPerson OrgPerson repræsenterer en persons tilhørsforhold og medlemskab i Organisationer og
Organisation se [ORG]
OrgPersoner er personer med medlemskab af organisationen i en bestemt rolle, eksempelvis ansatte.
UDKAST
15
Betegnelse Definition Ekstern model Beskrivelse
OrgEnheder.
Organisation En organisation er en anerkendt juridisk enhed med rettigheder og ansvar.
[ORG] Forretningsobjektet Organisation er den formelle præsentation i forhold til omverdenen. Eksempler på organisationer er myndigheder (fx et ministerium, en styrelse, en kommune) eller virksomheder.
OrgEnhed Forretningsobjektet OrgEnhed er som enhed en del af en Organisation og har kun fuld anerkendelse i forbindelse med denne.
[ORG] Forretningsobjektet OrgEnhed giver struktur på organisationen og anvendes til at opbygge organisationshierarkier.
OrgEnheder kan spænde fra mindre enheder, som fx teams eller grupper, til store og komplekse enheder, som indeholder andre enheder.
Eksempler på OrgEnheder er afdelinger, sektioner, kontorer, udvalg, projektgrupper, styregrupper, klasser, hold og lignende.
Klasse Klasse er et begreb, som man ønsker at opmærke (klassificere) et dokument med. Det er alene den juridiske enhed, der udgør den formelle repræsentation i forhold til omverdenen.
[KLASSIFIKATION]
En klasse kan fx være et emne, en handlingsfacet, et stikord mv. Klasser kan ordnes i lister eller hierarkier.
Person Person er et individ, der er registreret i CPR-registeret med personnummer.
[PERSON] Personer identificeres med CPR-nummer.
Virksomhed Virksomhed er en juridisk enhed registreret i CVR-registeret med CVR-nummer.
[VIRKSOMHED] Organisatoriske aktører som Dokumentpart registreres ved deres CVR-nummer.
Tabel 8 Eksternt definerede forretningsobjekter i Dokumentmodellen
UDKAST
16
Dokument >
Dokument er det centrale forretningsobjekt i Dokumentmodellen. Den
samlede beskrivelse af fænomenet ”et dokument” gives igennem
Dokumentmodellens objekter, attributter og relationer til eksterne
forretningsobjekter.
Attributter Dokumenter har følgende attributter:
Betegnelse Beskrivelse Datatype Regel for
udfyldelse
ID Forretningsobjektets universelt unikke, persistente identifikator.
Angives som http-URI (se [HTTPURI]), eksempelvis:
https://data.gov.dk/id/thing/91aa87da-9f06-11e7-abc4-cec278b6b50a/
Se også nærmere beskrivelse i afsnit ovenfor om universelt unik, persistent identifikation af forretningsobjekter.
Http-URI
Obligatorisk
Dokumentnummer Dokumentnummer tildeles ved oprettelse af dokumentet. Det er typisk det dokumentnummer, som fagsystemet har tildelt dokumentet, og som brugeren kender som dokumentets ID/entydige reference.
Dokumentnummer fungerer også som dokumentets brugervendte nøgle.
Ved eksport fra én myndighed og import til en anden myndighed er der risiko for, at dokumentnummeret ikke længere er unikt.
Tekst Obligatorisk
Titel Dokumentets titel. Tekst Obligatorisk
Beskrivelse Dokumentbeskrivelse i fri tekst. En kort beskrivelse af det forretningsmæssige indhold af dokumentet.
Tekst Ikke-Obigatorisk
Indgående-Indikator
Angivelse af om dokumentet er modtaget fra en ekstern organisation og dermed indgående i forhold til organisationen.
Sættes til ”Ja”, hvis dokumentet er indgående. IndgåendeIndikator skal ikke ændres ved fordeling mellem OrgEnheder, der tilhører den samme Organisation.
Boolean Obligatorisk
UDKAST
17
DokumentType Angivelse af hvilken type dokument, der er tale om.
Attributten Type inddeler dokumenter i en række dokumenttyper:
Brev, indgaaende
Brev, udgaaende
Dagsorden
Eksternt Notat
Faktura
Internt Notat
Rapport
Dokumenttyper udtrykkes som et endeligt antal strukturerede
værdier (enumeration). Antallet af værdier kan udvides jf. beskrivelsen af mulighed for tilpasning af udfaldsrum.
Tekst(enumeration)
Nej
Brevdato Den brevdato, der fremgår af dokumentet.
Hvis der er tale om et brev, angives her datoen for afsendelse
af brevet. Dvs. den dato hvor borgeren eller anden part har afsendt et brev til myndigheden, eller hvor myndigheden har afsendt et brev til borgeren eller anden part.
Dato Obligatorisk hvis Dokumenttypen er et Brev (indgående eller udgående)
Lagringsform Lagringsform er angivelse af, hvorvidt et dokument er lagret:
Digitalt
Delvis digitalt
Ligger på papir
Uden tilknyttet et dokument til registeringen.
Formålet med disse registreringer er at tydeliggøre, at der ikke er sket en fejl i lagringen af dokumentet, men at det kan findes andetsteds.
Tekst-(enumeration)
Ikke-obligatorisk
Versionsnummer Dokumentets versionsnummer, fx 2.00.
Ved ændring af versionsnummer skal relationen ÆndretAf være udfyldt, så det er tydeligt, hvem i organisationen der har afstedkommet den nye version.
Tekst Ikke-
obligatorisk
VersionsTid Tidspunkt for skiftet til dokumentets aktuelle version DateTime Obligatorisk
hvis versions-nummer er udfyldt.
DokumentTilstand Dokumentets forretningsmæssige fremdrift.
Modtaget: Eksternt produceret dokument, der er modtaget i organisationen.
Fordelt: Eksternt produceret dokument, der er modtaget i organisationen, er fordelt.
UnderUdarbejdelse: Internt produceret dokument, i hvilket det fortsat er muligt at redigere indholdet.
UnderReview: Internt produceret dokument, der midlertidigt er under ekstern eller intern høring.
Publiceret: Dokument er publiceret til offentligheden.
Endeligt: Internt produceret dokument i hvilket det ikke længere er muligt at redigere i indholdet, eller eksternt produceret dokument der er modtaget i myndigheden.
Afleveret: Angiver, at dokumentet er afleveret til offentligt arkiv.
OrgPersonen eller it-systemet, som har registreret dokumentets aktuelle tilstand, angives med relationen ’ÆndretAf’.
Tekst-(enumeration)
Obligatorisk
UDKAST
18
TilstandsDato Dato for dokumentets aktuelle tilstand.
Ved ændring af versionsnummer skal relationen ÆndretAf være udfyldt, så det er tydeligt, hvem i organisationen der har afstedkommet tilstandsskiftet.
Dato Nej
Tabel 9 Attributter for Dokument
UDKAST
19
Relationer fra Dokument >
Relationer til andre dokumenter Relationerne til andre dokumenter er modelleret ud fra en processuel
tilgang i forhold til, hvornår relationen oprettet, og hvilken vej den peger.
Relationen tager udgangspunkt i, at den altid peger væk fra det seneste
dokument, fx et dokument, som er en besvarelse af et andet dokument. Her
må besvarelsen antages at ligge senere i processen end dokumentet, som
besvares. Derfor peger relationen væk fra dokumentet, som er besvarelsen,
og over på dokumentet som besvares.
Relationer til andre dokumenter er beskrevet i tabellen nedenfor:
Betegnelse Beskrivelse Relateret Objekt Kardinalitet
Besvarelse Dokumentet angives at være en besvarelse af et eller flere
relaterede dokumenter.
Dokument 0..n
Udgangspunkt Et eller flere dokumenter kan angives som udgangspunkt for dette dokument.
Dokument 0..n
NyRevision Dokumentet angives som værende en ny revision af et relateret dokument.
Dokument 0..1
Kommentar Dokumentet kan angives som kommentar til det relaterede
dokument.
Dokument 0..1
Bilag Dokumentet kan angives som værende bilag til et eller flere dokumenter, som dokumentet er indeholdt i.
Dokument 0..n
AndetDokument Et eller flere dokumenter kan angives som relateret til dette dokument.
Dokument 0..n
Tabel 10 Relation til andre dokumenter
Relationer til Organisation Relationer til Organisation beskriver, hvilke OrgPersoner eller
organisatoriske enheder, der deltager i behandlingen af dokumentet.
De relaterede objekter er beskrevet i Organisationsmodellen (jf. [ORG]).
Betegnelse Beskrivelse Relateret Objekt Kardinalitet
Ejer Organisation som ejer dokumentet. Organisation 1..1
Ansvarlig Den OrganisationEnhed, som er ansvarlig for dokumentet. OrgEnhed 0..1
PrimærBehandler Den specifikke medarbejder eller OrganisationEnhed, der er primær behandler på dokumentet.
OrgEnhed
OrgPerson
0..1
AndenBehandler Andre medarbejdere eller organisatoriske enheder, der arbejder med/behandler dokumentet.
Hvis der i forhold til udformningen af dokumentet er inddraget andre sagsbehandlere end den primære behandler, angives de med denne relation.
OrgEnhed
OrgPerson
0..n
OprettetAf OrgPerson som har oprettet dokumentet. OrgPerson 1..1
UDKAST
20
Betegnelse Beskrivelse Relateret Objekt Kardinalitet
ÆndretAf OrgPerson som har afstedkommet ændring i
dokumentets tilstand eller version.
OrgPerson 1..1
Tabel 11 Relationer til Organisation
Relationer til Klassifikation Relationer til klassifikation anvendes til at angive typer eller
kategoriseringer af dokumentet ud fra en klassifikation.
Dokument har følgende relationer til Klassifikation:
Betegnelse Beskrivelse Relateret Objekt Kardinalitet
PrimærKlassse Er den klasse i et klassifikationssystem, der klassificerer dokumentet.
Klasse 1..1
AndreKlasser Denne dokumentklasserolle anvendes, hvis man ønsker at klassificere dokumentet efter andre klassifikationssystemer end det, som angives i den primære klasse.
Klasse 0..n
Tabel 12 Relationer til Klassifikation
UDKAST
21
Dokumentpart
>
Dokumentpart bruges til at beskrive relationen mellem dokumentet og dets
parter.
Attributter Dokumentpart kan beskrives yderligere ved hjælp af attributten partsrolle,
der er defineret i tabellen nedenfor. Betegnelse Beskrivelse Datatype Regel for
udfyldelse
Partsrolle Partsrolle beskriver den rolle, som en part har i forhold til dokumentet. Parter kan have forskellige roller i forhold til dokumentet. De kan fx være afsendere eller modtagere af et brev. Ønskes en nærmere angivelse af udfaldsrummet for Partsrolle for Dokumentparter, kan relationen yderligere beskrives igennem tilpasning af denne attribut jf. beskrivelsen heraf i afsnittet ’Mulighed for tilpasning af attributters udfaldsrum’.
Tekst Ikke obligatorisk
Tabel 13 Beskrivelse af attributter for Dokumentpart
Relationer til Part Relationer til part anvendes til at angive dokumentets parter, som
dokumentet drejer sig om, eller som har en relation til dokumentet.
Person og Virsomhed er de konkrete forretningsobjekter, der kan angives
som part på et dokument.
Person identificeres med CPR.
o Ikke alle personer findes dog i CPR-registeret, fx udlændinge.
o Personer uden CPR-nummer identificeres med et
erstatningsnummer.
o Erstatningsnummeret er typisk et lokalt tildelt
identifikationsnummer. Af hensyn til identifikation er
information om udstedende Organisation vigtig.
Virksomhed identificeres med CVR.
o Ikke alle virksomheder findes i CVR-registeret, fx udenlandske
virksomheder.
o Virksomheder uden CVR identificeres med et
erstatningsnummer.
o Erstatningsnummeret er typisk et lokalt tildelt
identifikationsnummeret. Af hensyn til identifikation er
information om udstedende Organisation vigtig.
Part eksisterer ikke aktuelt som eksternt defineret forretningsobjekt. Part
anvendes derfor her som en abstrakt betegnelse for personer og
UDKAST
22
virksomheder. I diagrammet for Dokumentmodellen er det vist ved, at Peron
og Virksomhed er vist i diagrammet i en UML Pakke navngivet Part, og som
partsrelationerne fra Dokument peger på.
Betegnelse Beskrivelse Objekttype Kardinalitet
Part En eller flere Parter, der har indsendt dokumentet til myndigheden eller har modtaget dokumentet fra myndigheden.
Person Virksomhed
0..1
Kopipart Parter, der har modtaget dokumentet fra myndigheden i kopi.
Person Virksomhed
0..1
Tabel 14 Beskrivelse af relationer fra Sagspart
UDKAST
23
Referencer i Dokumentmodellen Nedenfor er angivet, hvilke referencer der er anvendt i Dokumentmodellen:
Reference Titel Link til reference
[ANVISNING] “Anvendelse af Dokumentobjektet i Sags- og Dokumentindekset v1.1”
https://share-komm.kombit.dk/p089/Referencedokumenter/STS%20Anvisninger/Anvendelse%20af%20Dokumentobjektet%20i%20Sags-%20og%20Dokumentindekset%20v1.1.zip (senest tilgået 18.12.2017)
[BEK1007] ”Bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner”
https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2010/1007 (senest tilgået 05.04.2018)
[CIR9290] “cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 om anmeldelse og godkendelse af statslige myndigheders it-systemer”
https://www.sa.dk/wp-content/uploads/2014/10/It-systemer-Vejledning-til-cirkulaerer-om-anmeldelse-godkendelse.pdf (senest tilgået 05.04.2018)
[ELI] “Easier access to European legislation with ELI”
https://www.retsinformation.dk/eli (senest tilgået 16.12.2017)
[GODPRAKSIS] ”God praksis for informationsmodellering, OIO-datastandardisering i sektorerne”, It- og telestyrelsen 2007
https://www.digst.dk/~/media/Files/Arkitektur-og-data/Datastandardisering/OIO-standardisering/God_praksis_for_informationsmodellering_-_OIO-datastandardisering_i_sektorerne.pdf. (senest tilgået 16.12.2017)
[GRUNDDATA] Modelregel 6.1 ”ALLE MODELENTITETER SKAL MODELLERES MED PERSISTENT, UNIK IDENTIFIKATION”, Grunddatabestyrelsen 3. 01. 2014
http://arkitekturguiden.digitaliser.dk/node/828 (senest tilgået 17.12.2017)
[HTTPURI] ”Udkast til Retningslinjer for stabile http
URIer”, Styregruppen for Data og Arkitektur
https://arkitektur.digst.dk/node/58
8 (senest tilgået 18.01.2018)
[KLAS] Specifikation af model for Klassifikation (Klassifikationsmodellen)
[indsættes når model er klar]
[ORG] Specifikation af model for Organisation (Organisationsmodellen)
[indsættes når model er klar]
[PERSON] autoritativ kilde til Person?
[RFC4122] "A Universally Unique IDentifier (UUID) URN Namespace"
https://tools.ietf.org/html/rfc4122 (senest tilgået 17.12.2017)
[SAG] Specifikation af model for Sag (Sagsmodellen)
[indsættes når model er klar]
[VIRKSOMHED] autoritativ kilde til Virksomhed
[XSD] “W3C XML Schema Definition Language (XSD) 1.1 Part 2: Datatypes”
https://www.w3.org/TR/xmlschema11-2/ (senest tilgået 16.12.2017)
Tabel 15 Referencer i Dokumentmodellen
UDKAST
24
Retteblad for Dokumentmodellen version 2.0 Ændringer i "Dokumentmodellen" i forhold til "Specifikation af serviceinterface for Dokument, version 1.1.1"
Afsnit i Version 1.1.1
Nye/ændrede afsnit i Dokumentmodellen
Ændring Revisionshandling
Indledning Revideret Afsnittet er skrevet om, så det afspejler ændringen fra specifikation af serviceinterface til specifikation af en informationsmodel
Forord Udgået Afsnittet er erstattet af nyt afsnit om formål
Formål med forretningsservice for Dokument
Udgået Afsnittet er erstattet af nyt afsnit om formål
Formål med Serviceinterface Dokument
Udgået Afsnittet er erstattet af nyt afsnit om formål
Formål med Dokumentmodellen Nyt Afsnittet afspejler ændringen fra specifikation af serviceinterface til specifikation af en informationsmodel
Ændringer siden version 1.1.1 Nyt Afsnittet beskriver de overordnede ændringer
Egenskaber for Dokumentmodellen Nyt Afsnittet beskriver de modelmæssige egenskaber ved Dokumentmodellen.
Diagrammer Nyt Afsnittet beskriver, hvordan diagrammer er anvendt i beskrivelsen af Organisationsmodellen
Forretningsobjekter Nyt Afsnittet beskriver, hvordan forretningsobjekter er beskrevet i
modellen.
Universelt unik, persistent identifikation af forretningsobjekter
Nyt Afsnittet anviser retningslinjerne for unik identifikation af forretningsobjekterne i modellen.
Attributter Nyt Afsnittet beskriver, hvordan attributter er beskrevet i modellen
Datatyper Nyt Afsnittet præciserer, hvilke datatyper der er anvendt i modellen
Mulighed for tilpasning af udfaldsrum Nyt Afsnittet præciserer, hvordan udfaldsrum i modellen kan tilpasses
Relationer Nyt Afsnittet beskriver, hvordan relationer er beskrevet i modellen
Begrebsliste Udgået Udgået som selvstændigt afsnit. De enkelte begreber er alle defineret som en del af modellen.
Serviceinterface Dokument
Dokumentmodellen Revideret Afsnittet er skrevet om, så det afspejler ændringen fra specifikation af serviceinterface til specifikation af en informationsmodel
Dokument Dokumentbegrebet Revideret Afsnittet er skrevet om
Beskrivelse, opbygning og struktur
Diagram for Dokumentmodellen Revideret Nyt diagram for dokumentmodellen. I forhold til 1.1.1 diagrammet er det nye diagram mere detaljeret og viser modellens relationer og kardinalitet.
Forretningsobjekter i Dokumentmodellen Nyt Afsnittet forklarer, hvordan forskellige objekttyper er repræsenteret i modellen.
Centrale forretningsobjekter Nyt Afsnittet introducerer modellens centrale forretningsobjekter
Eksternt definerede forretningsobjekter Nyt Afsnittet introducerer modellens eksternt definerede forretningsobjekter
Dokumentvarianter Udgået Dokumentvariant indgår ikke længere i Dokumentmodellen.
Dokumentdele Udgået Dokumentdel indgår ikke længere i Dokumentmodellen
UDKAST
25
Ændringer i "Dokumentmodellen" i forhold til "Specifikation af serviceinterface for Dokument, version 1.1.1"
Afsnit i Version 1.1.1
Nye/ændrede afsnit i Dokumentmodellen
Ændring Revisionshandling
Versionering Udgået Afsnittet foreskrev at dokumenter styres bitemporalt og er udgået. Dokumenter versioneres via attributten versionIdentifikator.
Dokument Nyt Afsnittet beskriver dokumentobjektet
Attributter Revideret Definitioner og beskrivelser for de enkelte attributter er revideret. I tabellen er titlen på kolonnen "værdisæt" ændret til "Datatype. De anvendte datatyper referer til beskrivelsen af disse i afsnittet om anvendte datatyper. I tabellen er titlen på kolonnen "obligatorisk" ændret til "Regel for udfyldelse", som giver mulighed for en mere detaljeret angivelse af reglerne for attributtens udfyldelse end den hiditige ja/nej for obligatorisk. I forhold til attributlisten i tabel 3, side 13 i version 1.1.1 er der følgende ændringer: - BrugervendtNøgle: ændret til "Dokumentnummer", der fortsat også fungerer som brugervendt nøgle. - Titel: beskrivelse ændret- Beskrivelse: beskrivelse ændret - Type: ændret til "DokumentType", liste ændret, beskrivelse ændret. - Brevdato: beskrivelse ændret. - OffentlighedUndtaget: udgået, styres af sagen. - Alternativtitel: udgået - Hjemmel: udgået. - Major: udgået, versionering styres i stedet af attributterne "Versionsnummer" og "VersionsTid". - Minor: udgået, versionering styres i stedet af attributterne "Versionsnummer" og "VersionsTid". - Kassationskode: udgået, styres på
sagen. Følgende attributter er tilføjet Dokumentmodellen: - ID: var i version 1.1 del af de generelle egenskaber. - VirkningFra og VirkningTil for angivelse af dokumentets virkningsperiode. Indgik i version 1.1.1 som en del af de generelle egenskaber. - DokumentTilstand: var i version 1.1 beskrevet i objektet Tilstand som følge af de generelle egenskaber. - TilstandsDato: Følger DokumentTilstand. - Versionsnummer: til angivelse af dokumentets version. - VersionsTid: til angivelse af tidspunkt for dokumentets aktuelle version. - IndgåendeIndikator: attribut til angivelse af, om dokumentet er indgående i forhold til organisationen.
UDKAST
26
Ændringer i "Dokumentmodellen" i forhold til "Specifikation af serviceinterface for Dokument, version 1.1.1"
Afsnit i Version 1.1.1
Nye/ændrede afsnit i Dokumentmodellen
Ændring Revisionshandling
Tilstande DokumentTilstand Udgået Tilstand er med bortfaldet af de generelle egenskaber ikke længere en del af en generel objektmodel.
Relationer Relationer fra Dokument Revideret Titel er ændret. Afsnittet er af hensyn til overskueligheden inddelt i underafsnit i forhold til, hvilke objekter relationen går til. I forhold til listen over relationer i tabel 6, side 17 i version 1.1.1 er der følgende ændringer af relationer i Dokumentmodellen: - Arkiver: udgået. - Besvarelser: ændret til entalsformen "Besvarelse", relationen vendt, beskrivelse ændret. Relationen er beskrevet i afsnittet "relationer til andre dokumenter". - Udgangspunkter: ændret til entalsformen "Udgangspunkt", relationen vendt, beskrivelse ændret. Relationen er beskrevet i afsnittet "relationer til andre dokumenter". - NyRevision: relationen vendt, beskrivelse ændret. Relationen er beskrevet i afsnittet "relationer til andre dokumenter". - Kommentarer: ændret til entalsformen "Kommentar", relationen vendt, beskrivelse ændret. Relationen er beskrevet i afsnittet "relationer til andre dokumenter". - Bilag: relationen vendt, beskrivelse ændret. Relationen er beskrevet i afsnittet "relationer til andre dokumenter". - Andre- Dokumenter: ændret til
entalsformen "AndetDokument", beskrivelse ændret. Relationen er beskrevet i afsnittet "relationer til andre dokumenter". - PrimærKlasse: beskrivelse ændret. Relationen er beskrevet i afsnittet "relationer til Klassifikation". - AndreKlasser: beskrivelse ændret. Relationen er beskrevet i afsnittet "relationer til Klassifikation". - Ejer: Relateret objekt indsnævret fra den abstrakte klasse Aktør til at skulle være en Organisation. Relationen er beskrevet i afsnittet "relationer til Organisation". - Ansvarlig: Relateret objekt indsnævret fra den abstrakte klasse Aktør til at skulle være en OrgEnhed. Relationen er beskrevet i afsnittet "relationer til Organisation". - PrimærBehandler: Relateret objekt indsnævret fra den abstrakte klasse Aktør til at skulle være en OrgEnhed eller OrgPerson. Beskrivelse ændret. Relationen er beskrevet i afsnittet "relationer til Organisation". - AndreBehandlere: Relateret objekt indsnævret fra den abstrakte klasse
UDKAST
27
Ændringer i "Dokumentmodellen" i forhold til "Specifikation af serviceinterface for Dokument, version 1.1.1"
Afsnit i Version 1.1.1
Nye/ændrede afsnit i Dokumentmodellen
Ændring Revisionshandling
Aktør til at skulle være en OrgEnhed eller OrgPerson. Beskrivelse ændret. Relationen er beskrevet i afsnittet "relationer til Organisation". - FordeltTil: Udgået. - Parter: ændret til "Part", kardinalitet ændret som følge af introduktionen af Dokumentpart. Relationen er beskrevet i afsnittet "Dokumentpart". - Kopiparter: ændret til "Kopipart", kardinalitet ændret som følge af introduktionen af Dokumentpart. Relationen er beskrevet i afsnittet "Dokumentpart". - TilknyttedeSager: udgået.
Relationer til andre dokumenter Nyt Afsnittet grupperer relationerne til andre dokumenter. Ændringer i relationer som også fandtes i version 1.1.1 er beskrevet under "Relationer fra Dokument".
Relationer til Organisation Nyt Afsnittet grupperer relationerne til Organisation. Ændringer i relationer som også fandtes i version 1.1.1 er beskrevet under "Relationer fra Dokument". Derudover er følgende relationer tilføjet Dokumentmodellen i dette afsnit: - OprettetAf: til angivelse af den OrgPerson, der har oprettet dokumentet. - ÆndretAf: til angivelse af den OrgPerson, der har ændret dokumentet.
Relationer til Klassifikation Nyt Afsnittet grupperer relationerne til Klassifikation. Ændringer i relationer som også fandtes i version 1.1.1 er beskrevet under "Relationer fra Dokument".
Dokumentpart Nyt Afsnittet præsenterer Dokumentpart, som anvendes til at beskrive relationen mellem dokumentet og dets parter.Ændringer i relationer som også fandtes i version 1.1.1 er beskrevet under "Relationer fra Dokument".
Operationer Udgået
Dokumentvariant Udgået Dokumentvariant indgår ikke længere i Dokumentmodellen.
Attributter Udgået
Dokumentpart Nyt Nyt afsnit som beskriver relationsobjektet Dokumentpart, der giver mulighed for en mere detaljeret
UDKAST
28
Ændringer i "Dokumentmodellen" i forhold til "Specifikation af serviceinterface for Dokument, version 1.1.1"
Afsnit i Version 1.1.1
Nye/ændrede afsnit i Dokumentmodellen
Ændring Revisionshandling
beskrivelse af relationen mellem dokumentet og de personer eller virksomheder, der er dokumentparter.
Attributter Nyt Attributten "Partsrolle" tilføjet.
Relationer til Part Nyt Relationerne "Part" og "Kopipart" findes nu her.
Dokumentdel Udgået
Attributter Udgået
Relationer Udgået
Bilag 1: Struktur for input-/output-meddelelse
Udgået
Bilag 2: Retteblad til version 1.1.1
Udgået
Referencer i Dokumentmodellen Nyt Nyt afsnit med referencer i modellen.