e-book comunicacao interna

O Great Place to Work (GPTW) uma empresa global de consultoria, treinamento e pesquisa que ajuda as empresas a identificar, criar e manter excelentes ambientes de trabalho atravs do desenvolvimento da cultura de confiana.

www.greatplacetowork.com.br

GPTWSOBRE O

www.soap.com.br

A SOAP (State of the Art Presentations) uma consultoria de comunicao, pioneira no Brasil, especializada na entrega de solues em apresentaes corporativas, auxiliando executivos a melhor utilizar a comunicao em prol dos negcios em momentos decisi-vos. Momentos que exigem uma comunicao que engaje tanto o pblico externo quanto como o pblico interno em prol de um objetivo.

SOAPSOBRE A

Mesmo nos melhores ambientes de trabalho, a comunicao interna ainda um problema m menor escala, verdade -, contudo longe de ser uma preocupao do passado. Isto pode ser observado quando comparamos o Trust Index - uma medir a relao de confiana sob o ponto de vista do colaborador como um todo com as percepes isoladas sob o aspecto da comunicao. MesmoMesmo nos melhores ambientes de trabalho, a comunicao interna ainda um problema m menor escala, verdade -, contudo longe de ser uma preocupao do passado. Isto pode ser observado quando comparamos o Trust Index - uma medir a relao de confiana sob o ponto de vista do colaborador como um todo com as percepes isoladas sob o aspecto da comunicao.

comunicaoque

interna importante?

colaterais para uma empresa: mensa-ens importantes no cheam at as pessoas certas na hora certa, colaborado-res se sentem inorados, o alinhamento dos valores entre empresa e funcionrio prejudicado e fica impossvel que as expectativas entre essas duas partes sejam coerentes. Dessa forma, a constru-o de um ambiente baseado em relaes de confiana, que o alicerce para a criao de um excelente ambiente de trabalho, no acontece.

A falta de eficincia da comunicao interna causa uma srie de efeitos

mais e melhor, individualmente e coletiva-mente, aumentando a produtividade do negcio como um todo. Mas, ao mesmo tempo que um clich, ainda um grande desafio tornar a comunicao interna parte da cultura organizacional, inserindo essa conscincia em todos os nveis hie-rrquicos de forma que a sua prtica seja um hbito e um valor para todos.

profissional entre os seus colaboradores que, por consequncia, se desenvolvem

J virou clich dizer que a comunicao interna um ativo estratgico para empresas de todos os portes.

Uma empresa que se comunica bem gera alto nvel de satisfao

Esta barreira foi mencionada por 47% dos gestores brasileiros, quase o dobro da mdia global. Segundo o relatrio, o ponto central do problema est na comunica-o entre departamentos apontada por 30% dos entrevistados e na comuni-cao de cima para baixo o que colocou o Brasil na segunda posio entre os pases pesquisados

Mesmo nos melhores ambientes de trabalho, a comunicao interna ainda um problema em menor escala, verdade -, contudo longe de ser uma preocupao do passado. Isto pode ser observado quando comparamos o Trust Index - um indicador do GPTW para medir os nveis de confiana do colaborador em relao empresa como um todo com as percepes isoladas sobre a comunicao nas empresas.

Para os gestores brasileiros ouvidos pelo 8 Relatrio Anual de Produtividade Proudfoot, pesquisa realizada com 1.272 executivos de 12 pases,

os problemas de comunicao interna so a principal barreira para obter maior produtividade no mercado.

Brasil47%



Nota final do Trust Index

Os gestores envolvem as pessoas em decises que afetam suas atividades e seu ambiente de trabalho

Os gestores agem de acordo com o que falam

Os gestores deixam claras suas expectativas

Os gestores me mantm informado sobre assuntos importantes e sobre mudanas na empresa

Afirmativas Nota Diferena mdia geral

64

75

75

71

-14

-3

-3

-7

78

Podemos perceber que a comunicao se encontra em um patamar abaixo dos outros elementos que formam um excelente lugar para trabalhar. Percebemos tambm a res-ponsabilidade da comunicao dos lderes neste processo.

Veja s o que acontece quando compara-mos esse nmero com algumas das afir-mativas presentes no Trust Index que avaliam a comunicao dentro da empresa (tambm, claro, entre as 130 premiadas):

Consolidando os dados das 130 empresas reconhecidas como as melhores para tra-balhar no pas em 2014, o Trust Index de 78 (o maior valor possvel 100 pontos).

Como vimos no 8 Relatrio Anual de Produtividade Proudfoot e no Trust Index do GPTW, mais importante do que os canais e ferramentas o ponto de partida a comunicao interpessoal. A comunicao P2P (person to person), principalmente da liderana da empresa. A comunicao de um lder com o seu time - de cima para baixo -, entre pares - entre departamentos - e tambm com nveis superiores. preciso mais do que isso. preciso estabelecer uma

comunicao eficaz. Caso contrrio ela no far parte da cultura organizacional.

Mas no basta desenvolver a conscincia sobre a comunicao interna em todos os nveis hierrquicos e tornar sua prtica um hbito e um valor para todos. No basta criar diferentes canais de comunicao interna, tradicionais, modernos ou interativos.

Um enfoque metodolgico, o prof. Nosnik observa haver uma diferena entre informar e comunicar.

De acordo com a Teoria da Comunicao Produtiva, desenvolvida pelo professor, consultor e pesquisador mexicano Abraham Nosnik Ostrowiak, sem comunicao no h produtividade. Autoridade em Comunicao Interna e autor de livros como Comunicacin Organiza-cional Prtica e O desenvolvimento da comunicao social.

Informar transferir mensagens. Isso no to difcil para as empresas. Sem dvida, comunicar muito mais complexo porque implica os significados das palavras chegarem s pessoas. Os funcionrios tm experincias, expectativas, posies e interesses diferen-tes. A viso de um diretor diferente da viso de um empregado, de um operrio. Temos que conciliar todos esses interesses, explica ele.

O ponto de partida: estabelecendo uma comunica-o que promova uma conexo emocional com os diferentes pblicos.

Para trazer mais respostas para estas e outras perguntas sobre os desafios da comunica-o interna e, principalmente, sobre a comunicao dos lderes dentro das organizaes -, o GPTW e a SOAP resolveram unir foras para ajudar voc a superar um dos grandes desafios corporativos.

Como ento um lder pode estabelecer uma comunicao interna eficaz? Como atribuir significado s pessoas? Como conciliar os diferentes interesses?

Por que no estabelecer uma comunicao baseada em aspectos racionais e emocionais e, assim, atingir 100% do potencial de compreenso?

Assim, benefcio se torna sinnimo de conexo emocional. Mais do que transmitir dados, nmeros, processos etc., muito importante incorporar na comunicao respostas para perguntas que ficam ocupando a mente da audincia, do funcionrio, na maioria das vezes de forma inconsciente: o que a empresa est ganhando com isso? e, principalmente, o que eu ganho com isso?.

Mais do que isso: a comunicao pressupe uma discusso, ao, uma mudana, uma transformao, seno ser somente uma informa-o. Ao comunicar algo para seu time, por exemplo, o lder pressupe alguma ao. E, para sair do piloto automtico, as pessoas precisam perceber vantagens, benefcio. Caso contrrio a ao ou mudana no ocorrem.

Pare para pensar: muito se fala sobre o lado esquerdo e direito do crebro, sobre razo e emoo. Quando se estabelece uma comunicao baseada somente em aspectos racionais, grande parte do potencial de compreenso da audincia desperdiado.

Para transformar informao em comunicao eficaz, preciso que os lderes estabeleam uma conexo emocional com a sua audincia. Essa a chave do sucesso.

Mas por que a empatia importante na comunica-o interna? E como coloc-la em prtica? Imaginando que uma comunicao como uma jornada do Ponto A ao Ponto B, ou seja, a conduo de sua audincia de um ponto inicial e um ponto final, h pelo menos trs caminhos para conseguir ser emptico durante a comunicao.

Assim, se benefcio um dos combustveis para estabelecer conexo emocional, empatia o seu veculo. Definida como a capacidade de se colocar no lugar do outro, a empatia est em alta. tema central do livro A Era da Empatia, do professor holands Frans de Waal, que defende que os seres humanos foram dotados pela evoluo da capacidade de serem empticos.

Isso tambm extremamente importante nas empresas. Segundo o relatrio de 2015 das Melhores Empresas para Trabalhar na Amrica Latina do GPTW, o fator nmero um associado a um excelente ambiente de trabalho na regio : gestores que mostram um interesse sincero em mim como pessoa, e no apenas um funcionrio ou, em outras palavras, lderes capazes de demonstrar empatia.

Outro elemento no top 5 dessa lista um sentimento de equipe ou de famlia na empresa, sentimento esse que s pode ser atingido com colegas de trabalho que so empticos entre si.

Antes de comear sua comunicao, a audincia tentar se localizar naquela histria que voc tem para contar. Buscando um conhecimento prvio dessa audincia, seu perfil, capacidade de tomada de deciso, possveis expectativas e experincias que j teve com o tema a ser comuni-cado, aumentam suas chances de conseguir construir esse Ponto A para a sua audin-cia. Esse o ponto de partida da sua jornada com ela rumo ao Ponto B.

localize sua audincia

Ainda comum vermos comunicaes que comeam centradas no assunto e no na audincia. Cuidado! Dessa jornada, sua audincia desembarca logo na primeira parada e a empatia se perde. Comece falando sobre sua audincia e no sobre o assunto: identifique os desafios que enfrentam, os problemas e suas consequncias e busque relacionar isso ao assunto, mostrando como ela pode apontar solues e trazer benefcios. Tenha em mente a todo o momento se voc est conseguindo res-ponder pergunta que toda audincia se faz: e eu com isso?. Assim, voc est de ffato se colocando no lugar dela.

trace a rota

Racional: sua audincia est entendendo aquilo que precisa naquele momento?

Ao final de sua comunicao, certifique--se ter alcanado o Ponto B que plane-java, em que a conexo entre voc e a sua audincia acontecem em dois nveis:

Emocional: sua audi-ncia est se sentindo como voc esperava que se sentissem?Se a resposta for duplamente positiva, voc conseguiu ser emptico. Agora, faa o chamado ao, o famoso call to action, que muitas vezes pode significar

apenas a prxima reunio, o pedido de um projeto, uma mudana de processo. Impor-tante ter clareza do que espera nesse Ponto B, para ter mais chances de chegar junto com sua audincia at l. O ser humano, por natureza, no tende a gostar do maior, do menor, do mais bonito, do mais alegre, mas simsim de quem se importa com ele, com a sua realidade e com os seus problemas. Pense nisso ao planejar a sua prxima comunicao.

ao destinoCHEGUEM JUNTOS

Planejamento, Histria, Suporte Visual e Performance.

Algumas dicas j foram colocadas aqui. Mas qual o passo a passo para estabelecer uma conexo emocional, gerar empatia e desenvolver uma comunicao eficaz?

A SOAP divide a seguir a sua metodolo-gia para a criao de apresentaes e preparao de executivos, que pode ser replicada para a construo de qualquer comunicao: uma conversa com o time ou com o board da empresa, um e-mail marketing ou um post na intranet. No impoimporta. As premissas so as mesmas.

Assim, a construo de uma comunicao interna eficaz, que promova uma conexo emocional, compreende:

Inmeros pontos podem ser mapeados durante o planejamento de uma comunicao. Porm, dois deles so vitais. Vamos a eles.

Planejamento algo vital e uma reali-dade dentro de diferentes instncias de um ambiente corporativo. Porm, quando o assunto comunicao, principalmente a comunicao interna ou a comunicao P2P, a realidade bem diferente.

Planejar e construir uma estratgia para a comunicao uma atividade ampla-mente negligenciada. E pular essa etapa pode ser um tiro no p. .

O correto planejamento confere maior conscincia sobre a comunicao. Na prtica, uma boa estratgia funciona como um GPS da comunicao - indicando o caminho correto - bem como um filtro, fazendo com que o lder selecione somente as informaes e mensagens que realmente tm pertinncia naquela determinada comunicao.

Como dito acima em localize sua audincia, mais do que saber quem so, preciso mapear o que eles precisam.Ou seja, mais do que definir vou comunicar para um diretor de marketing, por exemplo, preciso identificar quais so suas dores, necessidades ou oportunidades em relao quilo que ser comunicado por voc. Este o ponto de partida, aquilo que voc precisa comear atacando ou abordando em seu discurso. Este o incio do mapeamento para promover conexo emocional.

Porm, tambm muito importante definir quem a sua audincia dentro da empresa antes de definir a mensagem porque, sob muitos aspectos, diferentes pessoas tero vises diferentes - e algumas vezes, at contraditrias sobre a empresa. Por exemplo, quanto maior o cacargo de um colaborador, mais positiva a viso que ele tem sobre a empresa.

o ponto aAUDINCIA:

Decompondo essas informaes do Trust Index, descobrimos que, por exemplo, diretores sentem-se muito bem informados mas parece que no esto fazendo bem o trabalho de passar a informao adiante, j que todos abaixo dele consideram esse um ponto fraco.OsOs presidentes, por sua vez, tm plena convico na imparcialidade nas promoes e que a empresa encoraja o equilbrio entre vida pessoal e profissional (percepo essa que diminui progressivamente com o cargo ocupado), mas acreditam que os gestores no do autonomia suficiente s suas equipes e poderiam escutar melhor as pessoas - sentimento tambm refletido por colaboradores do nvel operacional. TTrabalhadores operacionais no acreditam ter a mesma liberdade de se ausentar do trabalho que seus superiores, e a alta liderana acredita que cumpre o que promete mas seus subordinados discordam disso.

Com certeza, a maneira de dizer algo ou o ponto central da mensagem em si preci-sar ser adaptado, seno reformulado para que se consiga uma resposta positiva da audincia. Mais uma vez, estamos falando de empatia e conexo emocional.

Por isso, importante entender a audincia antes de construir a mensagem

81 8385

9398

(entre as 130 premiadas nacionais)Trust Index por cargo

Operacional Supervisor Gerente Diretor CEO | Presidente

Este um dos pontos mais difceis de serem mapeados. Muitos confundem o objetivo do negcio com o objetivo da comunicao.

Para ficar mais claro, vamos pegar como exemplo uma comunicao fora da empresa. Qual seria o objetivo de uma apresentao comercial? Se voc res-pondeu vender, sinal de alerta. Claro que voc quer vender algo, mas pare e pense: voc vai conseguir vender o seu pprojeto para o prospect ao final da primeira reunio? Ele vai assinar o cheque logo aps o seu discurso? Imaginamos que no, e que algumas outras reunies devam acontecer at que a venda se concretize.

Portanto, o objetivo de sua apresentao na primeira reunio no vender. Que tal o objetivo ser marcar uma segunda reunio? Isso vai mudar sensivelmente o roteiro de sua apresentao.

Para que voc consiga melhor identificar o objetivo da sua comunicao, responda a esta questo: O que voc quer que sua audincia pense e/ou sinta e/ou faa ao final da sua comunicao?. As respostas podem ser a chave para que voc descubra o seu real objetivo . E mais uma vez, estamos falando de se conectar emocionalmente com a audincia.se conectar emocionalmente com a audincia.

o ponto bOBJETIVO:

E, nesta guerra, vence quem conseguir contar a melhor Histria

As perguntas que ficam so: com esse excesso de informaes dirias, quais delas tm chamado mais a sua ateno? Quais voc tem maior interesse? Com quais delas voc se identifica mais? E, a pergunta que no quer calar: por que voc se identifica mais com algumas

informaes, alguns contedos, do que outros? Sim, vivemos hoje a chamada guerra da ateno.

Repetindo a pergunta: por que ser que voc gosta tanto daquele livro, ficou vidrado naquela propaganda, no pode perder um captulo sequer daquela novela, vai pr-estreia daquele filme to famoso, comprou todas as temporadas daquele seriado e prometeu tirar

o prximo final de semana para ficar enfurnado em frente TV?Porque voc se identifica com todas essas mdias, claro. E so as Histrias que tm o poder de gerar esta identificao com diferentes audincias. Cheiro de conexo emocional no ar.

Voc poderia no Ato 1, por exemplo, reali-nhar como o processo de gerao de pro-postas feito atualmente, mostrando o conhecimento da realidade de todos. Mais do que isso, traar todos os benefcios e, principalmente, as dificuldades e proble-mas enfrentados por todos com esses processos. Dificuldades da equipe comer-cial e problemas enfrentados pela empresa como um todo.

No Ato 2 voc poderia atacar as conse-quncias desses problemas para os fun-cionrios e para a empresa. Por exemplo: processos manuais, demora na construo das propostas, falta de unidade, a dificuldade de a empresa mapear e traar estatsticas sobre os trabalhos comerciais, a dificuldade com isso em criar programas de remunera-o varivel e incentivo etc.

Assim, no Ato 3 hora de voc trazer a soluo proposta, neste exemplo com a gerao de propostas atravs de um software. Sim, apresente as mudanas, a burocracia no novo processo, porm mostre como ele funcionar e, principal-mente, os benefcios que os funcionrios ee empresa ganharo com a adoo do software, com possibilidade de maiores remuneraes, controle dos melhores desempenhos, facilidade na criao de novas propostas e consultas, possibili-dade de criao de planos de incentivos e premiaes, etc.

O ponto de partida voc respeitar o guide da sua Marca.

Em sua comunicao interna nem sempre voc contar com um recurso visual como suporte. Tudo depender do canal ou da mdia escolhida. Inde-pendentemente da mdia, as etapas de Planejamento e Histria discutidas at aqui podem e devem ser aplicadas a todas elatodas elas.

Independentemente da mdia esco-lhida, existem algumas regras bsicas que atendem a todas elas no que diz respeito ao suporte visual da comuni-cao interna.

As entregas visuais da SOAP esto nos slides ou vdeos. Mas talvez voc precise construir um e-mail marketing, ou um post ilustrado na intranet da sua empresa, entre outras alternativas.

Acima de tudo, tenha conscincia que o suporte visual criado precisa ser o mais didtico possvel para sua audincia.

Ele tem como funo ajudar a contar a histria que voc criou em sua comunicao, facilitando a compreenso e engajamento de sua audincia.

O que deve ser respeitado? As cores primrias e secundrias pr-definidas; fontes; aplicaes do logo; tipos de imagens e ilustraes permitidos; cones e estilos de grficos e tabelas; entre outros elementos. Com esses cuidados a soluo visual de sua comunicao no entrar em dissonncia com as demais comunicaes de sua Marca.

Procure este guide junto ao departamento de comunicao. O tema ou assunto da comunicao tambm determinante, pois uma comunicao sobre os resultados da empresa certamente requer solues visuais diferentes de uma comunicao sobre projetos sustentveis, por exemplo.

Uma eficiente comunicao pode ajudar uma empresa a superar momentos de crise.

Em nenhum momento a Caterpillar escondeu a crise. Ao invs disso, a comunicao foi intensificada com o intuito de envolver todos os funcionrios com os assuntos referentes ao momento de dificuldade - o boletim eletrnico da empresa, por exemplo, passou a ser semanal ao invs de quinzenal.

A crise econmica que eclodiu em 2008-2009 atingiu milhares de empresas no Brasil, inclusive a Caterpillar, gigante norte americana na fabricao de mquinas rodovirias e geradores de energia. Mas a empresa no deixou que isso abalasse a relao de confiana dos seus funcionrios. Muito pelo contrrio: a empresa utilizou a comunicao transpa-rente como fora motriz para enfrentar uma das piores crises da sua histria.

Um exemplo disso a Caterpillar e a maneira como se relaciona com seus funcionrios, sempre com total transparncia. Tem sido assim neste ano de crise, quando toda a indstria tem adotado medidas de ajustes, como tambm foi assim na crise mundial de 2008-2009, quando o processo de comunicao ajudou a empresa a vencer o momento difcil.

As lideranas ficaram mais prximas e informaram os funcionrios sobre cada plano e ao da empresa para superar o momento de crise.

Alm disso, tambm comunicou como o impacto para os funcionrios seria mini-mizado com a ajuda da empresa. Por exemplo, a Caterpillar fez uma parceria especial com as agncias internas do Banco do Brasil e Ita para rever e ampliar o prazo de emprstimos de funcionrios (pa(parceria mantida mesmo aps a crise).

Tambm investiu em intensivos treina-mentos para preparar seus funcionrios para a retomada econmica. O princpio que, uma vez tendo a oranizao atravessado esse momento, seus pro-fissionais voltariam a operar imediata-mente, ainda melhor preparados que antes.

A empresa falou abertamente sobre a implantao do lay-off (suspenso temporria do contrato de trabalho), deixando claro por que ele era necessrio.

O resultado de tudo isso? Em 2009, ano da crise, a Caterpillar foi premiada em primeiro lugar na lista GPTW-Brasil.

A pesquisa GPTW indicou que no apenas a confiana dos funcionrios na empresa havia aumentado, mas tambm que eles estavam todos unidos, fazendo o melhor para ajudar a empresa a superar a crise.

A Caterpillar mundial anunciou em 2010 um faturamento recorde na poca, de US$ 42,5 bilhes e o faturamento da operao do Brasil cresceu 60% com relao a 2009.

NadaNada disso seria possvel se a Caterpillar no tivesse uma comunicao transpa-rente, emptica e eficaz que foi a base fundamental para que a empresa supe-rasse rapidamente o desafio e fosse celebrada como a Melhor Empresa para Trabalhar no Brasil, mesmo enfrentando uma grande crise.

Em 2015, o setor faceia novamente a crise, mas, desta vez, ela bem diferente da crise de 2008-2009. Portanto, as medidas tambm so bem distintas, especficas para a atual realidade. Seja como for, a regra na Caterpillar continua exatamente a mesma: pensar profunda-mentemente em solues que combatam o momento, preparando a empresa para a retomada de modo a preservar ao mximo as pessoas. A Caterpillar anunciou a adoo de banco de horas, frias seletivas e coletivas, juno de turnos de trabalho, entre outras aes,

sempre com muita transparncia. A premissa comunicar, comunicar e comunicar Os funcionrios so sempre os primeiros a conhecer cada medida.

Acreditamos que todo o esforo que desenvolvemos para reter pessoas vale a pena. Investimos muito em nossos pro-fissionais, que so altamente capacita-dos e buscamos preservar esses talentos ao mesmo tempo em que desenhamos solues que garantam a sustentabili-dade da empresa, conclui o presidente da Caterpillar, Odair Renosto.

Dependendo da ferramenta ou mdia utilizada, nada disso pode transmitir um real valor para a audincia se a Performance do lder em sua comunicao no for eficaz.

O assunto amplo e merece destaque. Por isso ser o tema central do prximo eBook a ser lanado pelo GPTW e SOAP.

Acompanhe!

Trouxemos aqui que a construo de uma comunicao interna eficaz precisa promover conexo emocional com a audincia. Falamos sobre a vital importncia do Planejamento, sobre construo de Histrias e premissas para um Suporte Visual didtico e que ajuda a contar a sua histria.

P1_kaP2_AndyP3_PipocaP4_PipocaP5_PipocaP6_AndyP7_AndyP8_AndyP9_AndyP10_kaP11_AndyP12_AndyP13_FelipeP14_FelipeP15_FelipeP16_kaP17_FelipeP18_FelipeP19_CleitonP21_FelipeP22_kaP23_CleitonP24_CleitonP25_CleitonP26_CleitonP27_MaiaraP28_kaP29_MaiaraP30_MaiaraP31_kaP32_MaiaraP33_MaiaraP34_MaiaraP35_kaP36_MaiaraP37_kaS26_ka

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