e-Office SystemWORKSHOP TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI KEMENAG RI, BALI, 8 NOV 2012

by R D HARTANTO

e-Office Paperless Office

VPN / VSAT IP MPLS Services

MultiPoint to MultiPoint Connection

Services Based : Multiservice Offering, Provisioning Scalability, Manageability, Cost-Saving Opportunity, Secure Network”

“ Dedicated INTRANET”

VPN / VSAT IP MPLS Optimizing : “Voice Over IP, Video Conferencing, e-Office and OPTIMALISASI INTRANET”

Situation......

Definisi

E-Office merupakan layanan aplikasi administrasi perkantoran, korespondensi surat-menyurat bagi setiap karyawan suatuperusahaan/institusi secara elektronis (office automation)

Why e-Office ?..

“Ahmad Rifai, kuasa hukum Zainal Arifin,

mengatakan kliennya sebagai korban

pemalsuan tanda tangan. Namun,

kliennya justru menjadi tersangka.

Sedangkan aktor intelektual kasus tersebut

belum diketahui hingga kini.”

sumber : metrotvnews.com

“Karena itu menurut saya petanya mesti dipilah, siapa yang menginisiasi,

siapa yang membutuhkan, siapa yang mengorder, lalu siapa yang

memproses, kemudian siapa yang menggunakan," ujar Ganjar kepada

wartawan di Gedung DPR, Senayan, Jakarta, Selasa (6/9/2011).”

Sumber http://news.okezone.com

Generic e-Office Product

Example : e-File

• Secara eletronik meregister surat dan file

• Electronic Movement untuk terima/kirim surat dengan Digital Signature

• Pembuatan Draft Dokumen untuk proses approval dan hasil akhir

• Pendistribusian surat masuk/keluar

• Penentuan tanggal Due Dates and Reminders

• Queries and Reports

Electronic File

Tracking

System

DAK

&

ScanningSearch

Setting Due

Dates

Digital

Signature

Receipt

Registration

File

Creation

e-File Movement

Architecture

Manfaat e-Office

Kecepatan Nota Dinas

Sebelum e-Office(Paper-based)

Setelah e-Office(Paperless)

2-4 Hari (tergantung pada

lokasi kerja)

15-30 menit (nation-wide

coverage)

Tidak Termonitor Actual Date (auditable)

Penomoran & PenanggalanSurat

Terbatas hanya di lingkungan kantor

Dapat diakses nation-wide

Coverage

Manfaat e-Office (2)

Sebelum e-Office(Paper-based)

Setelah e-Office(Paperless)

Sulit, karena dokumen tersebar dan hanya dapat diakses pada

jam kerja

Mudah, dapat diakses via akses apapun ke network perusahaan

kapan saja.

Terpisah-pisah sesuai unit masing-

masing

Satu kultural berbasis IT

Membutuhkan ruang yang luas

untuk arsip

Kebutuhan ruang arsip relatif lebih

kecil

Kemudahan akses & manajemen dokumen

Ruang Arsip

Budaya Kerja

Contoh Proses Surat Masuk Eksternal

Surat Masuk akan diterima dandiagendakan pada unit tertentu

(mis. Unit TU).

Surat secara fisik akan dikirimkanvia kurir, beserta buku agenda

kepada penerima surat

Jika penerima surat akan mendisposisikansurat, surat akan difotokopi kemudian

dibagikan secara fisik melalui kurir dengandisertakan lemabr disposisi

Surat dari Instansi Lain

Unit TU

Kurir Kurir

Penerima Surat

Penerima Disposisi

Simplify... Dengan e-Office

Unit TU/Masing2

Unit

Penerima Surat

Penerima Disposisi

Surat dari Instansi Lain

Proses penerimaan hingga pengiriman surat menggunakan e-Office

Lebih Cepat

Realtime

Paperless

Anytime, Anywhere

Any media

Simplify... Dengan e-Office

Pemerintah Pusat

Pemerintah Daerah

Paket Produk E-Office

Standard• Modul Dasar

• Modul Surat Masuk

• Modul Pembuatan Surat Keluar:

• 5 Jenis Surat

• 10 Jenis Kop Surat

• Modul Advanced

• Mobile Version.

Enterprise• Modul Dasar

• Modul Surat Masuk

• Modul Pembuatan Surat Keluar:

• 5 Jenis Surat

• 10 Jenis Kop Surat

• Modul Advanced

• Modul e-Mail / PIM

• Kastemisasi Identitas Organisasi• Pemetaan Struktur Organisasi dan Jabatan• Notifikasi via Email

Fitur E-Office (1)

Modul Dasar

• Kastemisasi Layout Surat• Kategorisasi Masalah / Tata Naskah• Penomoran dan Pengagendaan Otomatis• Process Edit / Persetujuan Online• Tracking posisi edit / persetujuan surat• Distribusi secara elektronis

Modul PembuatanSurat Keluar

• Scan Surat Masuk manual•Penomoran dan Pengagendaan Otomatis•Distribusi surat secara elektronis•Disposisi Surat•Tracking

Modul Surat Masuk

• Fungsi Personal Asistant• Fungsi Delegasi Jabatan

Modul Advanced

Fitur E-Office (2)

• Email System• Calendaring & Scheduling• To Do List• Share Calendar• Management sumberdaya perkantoran( ruang rapat, projector, konsumsi )

Modul e-Mail & PIM

• Dapat mengakses mobile version dariOS dan browser apapun

Mobile version

Market Shift: From perpetual license…

Customer pays up-front for a license for the software.

Customer is responsible for defining the architecture of the IT infrastructure

Customer is responsible for deployment, operation & maintenance of the IT infrastructure

Customer is responsible for customizing software to business requirements

Customer pays maintenance to fix software

Customer is responsible for upgrading the software as vendors issue new releases

Risk

Customer ISV

Market Shift: …to perpetual accountability

Customer fees are “Pay as you go” based on appropriate metrics, such as: per seat per month, per transaction, per software module, flat monthly fee

Provider is responsible for defining the architecture of the IT infrastructure

Provider is responsible for the deployment, operation & maintenance of the IT infrastructure.

Customer is responsible for configuring software to business requirements

Provider maintains application and adheres to service levels or pays penalty

Provider upgrades the software as new features are developed.

Transfer

Of

Risk

Customer ISVService Provider

Software as a Service is Helping Fuel Innovation

Ann WinbladHummer Winblad Venture Partners

“We're beyond the tipping point. The next era of business computing is being driven by on-demand software.”

Aberdeen Research

“Leading CIOs are making SaaS an important part of their IT portfolio. IT skills constraints are not diminishing. Inserting SaaS into that mix gives CIOs a lot more budget and staffing flexibility than they had before.”

Software as a Service is the delivery of application functionality via a subscription model over the Internet. The customer does not take ownership of the software but rather ‘subscribes’ to a

total solution that is delivered remotely.

“Rather than purchasing and deploying applications inside the enterprise, many companies are buying access to externally hosted applications… Of the senior IT executives surveyed, 38% said they plan to use the software-as-a-service approach during the next 12 months.”

Two New Tools that CIOs Want in 2007: A McKinsey Survey

SAP aims to ride smaller-business wave with Business By Design

USA Today, September 19, 2007

Adobe takes on Microsoft and Google with SaaS products.

ComputerWorldUK, October1, 2007

Microsoft steps up on SaaS… with online family of applications

PC World October 1, 2007

IBM buys WebDialogs & expands Sametime line-up

Network World, August 22, 2007 Salesforce.com launches SaaS platform…hopes to be hub for future SaaS development

InfoWorld, April 23, 2007

Cisco goes SaaS with $3.2B WebEx buy

InfoWorld, March 15, 2007

Isu-Isu Bisnis : Implementasi e-Office

Apa untungnya buat perusahaan?

Berapa biayanya?

Apakah e-Office mengubah proses saat ini?

Apakah butuh organisasi baru untuk menangani e-Office?

Bagaimana caranya pegawai dapat memanfaatkan e-Office dengan sebaik-baiknya?

Pelatihan apa yang dibutuhkan?

Bagaimana mengukur tingkat keberhasilan dari implementasi e-Office?

Apakah perusahaan-perusahaan lain juga menggunakan?

Isu-Isu Teknologi : Implementasi e-Office

Bagaimana kita merancang e-Office agar sesuai dengankebutuhan bisnis?

Apakah dapat menggunakan teknologi eksisting?

Apa saja yang dibutuhkan untuk mengelolacontent/information?

Bagaimana melindungi e-Office dari pengguna yang tidakdiinginkan?

Bagaimana mendukung e-Office?

Apa saja kebutuhan personil operasional?

Step6: The Consolidated Workplace

Step5: Digital Dashboard

Step4: Enterprise Information Portal

Step3: Collaboration Driven

Step2: Self Service Intranet

Step1: Communication & Information Sharing

Maturity Level

e-Office System : TELKOM POINT

POINT e-Office System di TELKOM

Office Automation (OA) System POINT

Sistem Informasi yang mendukung aktivitas Unit Bisnis dalam Perusahaan untuk:

menyediakan suatu aliran informasi dan data yang formal (Flow Process) dalamaktifitas kantor diantara para karyawan yang ter-struktur dengan baik,

serta membantu para karyawan dalam membuat dan berbagi dokumen (Sharing)dalam mendukung aktivitas kantor.

Tujuan:

Kecepatan penyebaran informasi dan pengambilan keputusan

Efisiensi waktu dan biaya pengelolaan Surat Menyurat, Dokumen & Knowledge

Efektif dalam menciptakan ‘one habit & working culture’

Integrated system berbasis IT

Definisi & Tujuannya

POINT (Paperless Office Internal TELKOM)

Surat Keluar (Manual)

0,5 – 1 Hr

0,5 – 1 Hr

0,5 – 1 Hr

0,5 – 1 Hr

2-4 Hari

Staf/Sekr :• Konsep Surat• Isi Baju Surat• Print

Management :•Koreksi•Return•Reject•Approval

Sekretaris :• Penomoran• Pencatatan• Pengiriman

Surat Masuk (Manual)

Kendala :• Waktu • Lokasi

SPS Pusat

SPS Lokal

P1 P2

0,5 – 1 Hr

0,25 – 0,5 Hr

0,25 – 0,5 Hr 0,25 – 0,5 Hr

0,25 – 0,5 Hr

1,5-3 HariMediator :• Kurir • Fax

Disposisi

Surat Keluar (POINT)

Staf :•Konsep Surat•Isi baju surat•Print

Management :•Koreksi Surat•Approval•Return•Reject

Sekretaris :•Penomoran•Pencatatan•Pengiriman

5’ – 10’

5’ – 10’

5’ – 10’

5’ – 10’

20’ - 40’

Surat Keluar

X

X

X

X

Surat Masuk (POINT)

Sarana yg digunakan•Kurir•Fax

Kendala :• Waktu yg Lama• Lokasi

Kurir SPS Pusat

Kurir

Kurir

SPS Lokal

P1 P2

Staf

0,5 – 1 Hr

0,25 – 0,5 Hr

0,25 – 0,5 Hr 5’ – 10’ 5’ – 10’

Surat Masuk

10’ – 20’

X

X

X

XX

X

Manfaat POINT

Dimensi Sebelum POINT Sesudah POINT

Kecepatan Nota Dinas 2-4 Hari 15-30 Menit (nation-wide

coverage)

Penomoran & Penanggalan

Surat

Tidak termonitor Actual date (auditable)

Kemudahan akses &

manajemen dokumen

Sulit, dokumen tersebar,

terbatas jam kerja

Mudah, setiap saat,

darimana saja

Klasifikasi urgensi Tidak ada Ada notifikasi via sms, e-

mail

Budaya Kerja Fragmented Satu budaya berbasis TI

Ruang Arsip Dibutuhkan ruang yang luas Tidak dibutuhkan

Pengembangan otomatisasi

kerja

- Mudah dan terpadu

Kunci Sukses Implementasi

• Tone of the Top Policy

• Instruksi Direktur Utama IR No.01/PR180/CTG00/2004 “tentang Aktualisasi BudayaThe Telkom Way 135 dengan Pendayagunaan Sistem Informasi untuk SimplifikasiProses Interaksi Internal (Korespondensi Internal) menuju Paperless Office”

• Keputusan Direktur SDM dan BISKUNG No. KR. 05/HK000/SDM-60/2004 tanggal 10Juni 2004 “tentang Pedoman Implementasi Sistem Kolaborasi Elektronis di LingkunganTELKOM”.

• Launching POINT dan Telkom KM secara Nasional oleh DIRUT tanggal 6 Desember2004

• Keputusan Direktur SDM dan BISKUNG No. KR. 21/PS360/SDM-20/2006 tanggal 18Mei 2005 “tentang Implementasi Cuti Online”.

• Aplikasi harus sesuai dengan User Requirements

• Kemudahan dan Fleksibilitas

• Evolusi dan Change Management yang kontinyu

e-Office System : Start Now......

Terima Kasih