e2 – e3 : sfc support de formation

Projet DMF

E2 – E3 : SFCSupport de formation

Date : 08/11/2013Vos Interlocuteurs :-Dominique DIDES

Projet Dématérialisationdes Factures

Projet DMF

Objectifs de la formation

‣ Cette formation s’adresse aux SFC qui surveilleront la prise en charge des factures / avoirs depuis Process Director et répondront aux demandes d’actions (Workflow) dans le portail BFC-DMF-Suivi des factures faites par le SCTD.

‣ A la fin de cette formation vous serez capables de :‣ Surveiller l’activité comptable depuis le portail BFC-Suivi des factures

(Process Director),‣ Traiter les demandes d’action (Workflow) étant adressées aux SFC

depuis le portail BFC-DMF-Suivi des factures Work Cycle (SAP).

Projet DMF

Agenda

1) Présentation globale de la solution DMF

2) Présentation de DMF-Consultation des factures (Process Director)

3) Traiter les demandes d’action (Workflow) dans le portail BFC-DMF-Suivi des workflow (Work Cycle SAP)

Projet DMF

Présentation globale de la solution

Contrôle/Rapprochement

(SCTD)

Prise en charge (SCTD)

Ecritures comptables

Sociétés/devisesFournisseursPlans comptables

MM

Facture

papier

Poste de numérisationPoste de vidéo-codage

Poste de travail BFC

WorflowValidation/litige(SCTD et SFC)

Service faitCommande

Supervision et pilotage opérationnel

Poste de travail Web(Gestionnaire de

Laboratoire)

Transfert facture

Vérification facture

Interprétation factureNumérisation facture

Collecte facture Contrôle factureFacture numériq

ue

Archivage facture Transfert factureCollecterVérifierTransférer

Etape 1 (E1-2)

Numériser Vérifier Transférer

Etape 1 (E1-1)

Communiquer

Analyser

Approuver

Dé

cid

er

Etape 2 (E2)

Etape 4 (E4)

Etape 3 (E3)

ContrôlerRapprocherPrise en charge

Scan LAD Vidéo-codage Administration Optimisation Transfert

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Agenda




Projet DMF

2. Présentation de Process Director

‣ 2.1 Présentation de Process Director‣ Notion de base‣ Transaction BFC

‣ 2.2 Sélection des factures

‣ 2.3 Interface Process Director

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• Process Director, c’est‣ Une transaction de traitement des documents fournisseurs,

‣ Un outil centralisé pour éditer, contrôler, suivre et prendre en charge dans BFC les documents fournisseurs.

Présentation de Process Director

Projet DMF

Enrichissement

Contrôle

Workflow

Prise en charge

Création d’un doc PDAP

2

1

3

4

5

• Archivage du scan

• Affectation des champs Invoices au champs PDAP

Transfert

• Détermination du numéro de commande BFC

• Type de doc PDAP

• Code TVA & Payeur divergent & RIB

• Contrôle Standard

• Contrôle PDAP

• Contrôle CNRS

Ajouter des informations

Valider ou rejeter

Décider

ContrôlesRapprochement

4 Tentative de prise en charge

•Création de pièces BFC ( MM)

•Mise à jour du doc PDAP

Présentation de Process Director

Projet DMF

Notion de base

Le type de Doc PDAP permet de piloter lalogique de traitement de la solution DMF

Un document n’existe en tant que documentFI que de façon transitoire dans DMF.

Le document PDAP matérialise et véhiculel’information dans BFC avant la

prise en charge

Process Director utilise des interfaces et des transactions standard dans sa relation

avec BFC

Type de Doc PDAP(FA, AV, FP)

FA: facture sur cde standardFP: facture sur cde prévisionnelle

AV: Avoir

Catégorie de Doc PDAP (MM / FI)

Doc PDAP et WF

Transaction BFC

Projet DMF

Accès BFC• Par le portail : DMF-Démat facture

Consultation Traitement des workflows

Projet DMF

Sélection des factures - Interface Process Director 1/2• Les factures numérisées et transmises sont toutes accessibles dans l’onglet

« DMF-Démat factures » : DMF-Démat facture /consultation factures

• La sélection peut se faire suivant certains critères d’entête de la facture: Informations lues dans la facture, Informations techniques, Type de facture (FI ou MM), Statut du document, Statut du Workflow, Le domaine d’activité, La division, Le TSA, Le N° de commande GESLAB, Le N° de marché, Autre…

• Vous n’accédez qu’aux factures de votre DR• Chaque « document-facture » a un numéro propre.

• Appuyer sur « Exécuter » afin de valider la demande.• Les paramètres de l’écran de sélection peuvent être sauvegardés dans des variantes

Projet DMF

• Sauvegarder une variante

• Accéder à une variante

Variante

Projet DMF

• Une fois la sélection des factures effectuée, PROCESS DIRECTOR affiche une liste des factures correspondant aux critères de sélection

• Cet affichage peut être mis en forme avec les boutons BFC habituels• Chaque ligne correspond à une facture scannée, qui peut elle-même correspondre à

plusieurs postes de bons de commande facturés

Sélection des factures - Interface Process Director 2/2

Projet DMF

Sélection des factures - Statut des factures

Les factures sont notamment identifiées par un double statut état / workflow

Etat du document dans PROCESS DIRECTOR Etat du document dans le Workflow

Projet DMF

• Données document PDAP‣ Afficher image de facture‣ Afficher fournisseur‣ Afficher commande‣ Afficher document BFC‣ Afficher messages‣ Afficher historique des versions

Liste des actions courantes

• Actions‣ Consulter

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Sélection des factures - Boutons d’actionRentrer dans le document PDAP(équivalent à un double-clic sur la ligne du document PDAP)

Historique du document PDAP dans PROCESS DIRECTOR)

Afficher l’image de la facture

Contrôler (contrôles PROCESS DIRECTOR et BFC (MIRO))

Prise en charge (sans effet si erreur bloquante dans BFC (MIRO) ou PROCESS DIRECTOR.)

Message d’erreur pour les fonctions Contrôler, Prise en charge, Envoyer avec workflow, Créer notice car les SFC n’ont qu’un profil de consultation.

Notice du document

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Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 1/8

• Un clic sur le numéro de document PDAP permet d’obtenir une visualisation de celui-ci « pré-saisie » dans PROCESS DIRECTOR.

Le bouton « Afficher Scan » permet de visualiser l’image du document original.

Projet DMF


Il est possible de changer de vue pour obtenir une visualisation complète du document PDAP dans PROCESS DIRECTOR:

Données d’en-tête, transférées de INVOICES et complétées par le paramétrage

Données de postes de facture

Données des commande BFC concernées

Projet DMF


En-tête, onglet « Généralités »

Statut

Texte d’en-tête (DMF + n° de lot)Indicateur FI / MM

Commande

Date de base = date de scan

Conditions du fournisseur de la commande

Facture / avoir ou facture sur commande prévisionnelle

Projet DMF


En-tête, onglet « Facture »Montants TTC et HT

Date du document PDAP

Date comptable

Numéro du document

Société facturée(Une seule société pour le CNRS : Z900)

Devise de la facture

Numéro de pièce BFC

Type de banque partenaire Indication du RIB

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Informations fournisseur

Coordonnées bancaires capturées sur la facture

Accès à la fiche fournisseur dans BFC Accès aux

postes non soldés du fournisseur

Identification du fournisseur capturé sur la facture

Projet DMF

• Cet onglet reprend l’ensemble des zones d’entête spécifiquement créées pour le CNRS

• L’élément d’OTP et la division ne sont remontés que s’ils sont identiques sur l’ensemble des lignes de la facture


Projet DMF


Détail des postes du document

Texte du poste sur le document PDAP

Détail de l’imputationComptable Budgétaire et Analytique

Unité du poste dans le bon de commande

Quantité facturée

Montant facturé HT du poste

Commande et poste facturés

Projet DMF



Données des commandes BFC

concernées

Données comptables budgétaires et

analytiques

Evolution de la commande

Projet DMF

• Démarrer Process Director

‣ Sélectionner tous les documents de votre DR

‣ Modifier la mise en forme de la liste de synthèse

‣ Retourner sur l’écran de sélection en précisant la variante de liste de synthèse à employer. Ne sélectionner que les documents pris en charge

‣ Naviguer sur la pièce comptable BFC, sur la fiche fournisseur puis sur la commande

Exercice

Projet DMF

• Saisir l’adresse : https://formation-bfc.dsi.cnrs.fr/irj/portal

• Renseigner le champs E-mail avec ‣ [email protected] = 1 à 5‣ Ex /[email protected]

• Et mot de passe: tpcnrs

Exercice (accès à la solution)

Projet DMF

Agenda




Projet DMF

3. Traiter les demandes d’action dans le portail BFC

‣ 3.1 Accès DMF – Suivi Workflow (Work Cycle)‣ Statuts de workflow

‣ Ecran de détail BFC – Démat-Suivi facture‣ 3.2 Notification pour workflows‣ 3.3 Actions dans DMF-Suivi Workflow

‣ Autoriser / Refuser

‣ Vue détaillée

‣ Gestion des suppléants

‣ Version du document

‣ Historique du document

‣ Piste d’audit OCR

‣ Gestion des suppléants‣ 3.4 Workflows

Projet DMF

Accès à l’application DMF-Suivi Workflow (WC)

Chaque agent peut visualiser les factures qui lui sont adressées via l’onglet « Suivi Workflow ». Cet onglet affiche tous les messages en cours de traitement ou à traiter pour l’utilisateur connecté par ordre d’arrivée.

Historique du document PDAP dans PROCESS DIRECTOR)

Rentrer dans le document PDAP(équivalent à un double-clic sur la ligne du document PDAP)

Afficher l’image de la facture

Quitter

Boutons d’action

Projet DMF

• Les icônes de workflow WORKCYCLE permettent de visualiser aisément le statut du document Process Director / du workflow depuis PDAP et d’identifier les problèmes en attente.

Statut des workflows

Projet DMF

Ecran de détail BFC-Démat-Suivi Facture

On retrouve tous les onglets de Process Director.

Données d’en-tête, transférées de INVOICES et complétées par le paramétrage


Données des bons de commande BFC concernés

Projet DMF

• Les destinataires de workflow sont alertés par une notification email, avec les deux options suivantes :

‣ Email groupé : une fois par jour, un programme planifié envoie un email au destinataire. Ce message envoie la liste des nouvelles factures / avoirs faisant l’objet d’un workflow à son intention. Option retenue par le CNRS

‣ Email unitaire : au déclenchement du workflow un email est envoyé immédiatement au destinataire pour l’informer qu’un workflow est en attente.

Notification de réception d’un Workflow

Projet DMF

• Au-delà d’un certain délai (5 ou 3 jours en fonction des workflows), si le document n’est pas traité, un mail de relance est envoyé

Notification de relance d’un Workflow

Projet DMF

• Accès : DMF-Démat factures / Suivi workflow• L’utilisateur a la possibilité de reprendre, autoriser ou refuser

le document à l’aide des boutons. Les écrans sont semblables à la consultation des factures.

Reprendre le document S’attribue l’action de workflow Autoriser le document Autorise l’étape du workflowRefuser le document Refuse l’étape du workflow

Autoriser / refuser dans DMF-Suivi Workflow

Projet DMF

• On retrouve le détail du document PDAP

Vue détaillée d’un document

Projet DMF

• Configuration de l’utilisateur

Gestion des suppléments

Valeur modifiable par l’utilisateur

Projet DMF

• Permet de visualiser la version du document

Version du document

Projet DMF

Historique d’un document

• Permet de voir et de comparer les différentes versions sauvegardées du document.

Projet DMF

• Permet d’afficher les données de Verify

Trace d’audit OCR

Projet DMF

• Les remplaçants sont gérés individuellement par l’utilisateur depuis DMF-Suivi workflow.

• Ils permettent d’assurer une continuité de la gestion des workflows pendant les périodes d’absences

• Les remplaçants ont une durée de validité

• Ils doivent être activés pour que la suppléance soit active

Gestion des suppléants (1/3)

Accès:• DMF-Démat factures

•Suivi Workflow•Menu

•Workflow•Gérer suppléants

Projet DMF

• Gérer un suppléant

• Sélectionner la désignation• Créer suppléant • Supprimer suppléant • Délimiter suppléance• Suppléants pour postes n’est pas actif pour le CNRS (permet

de définir plusieurs suppléants en fonction du type de document)


Projet DMF

• Créer un suppléant

• Les remplaçants ont une durée de validité• Ils doivent être activés pour que la suppléance soit active


Projet DMF

• La Solution DMF prévoit les workflows ci-dessous, déclenchés dans cet ordre.

Liste des workflows (1/3)

En général adressé aux laboratoires



Projet DMF

Liste des workflows (2/3)




Projet DMF

Liste des workflows (3/3)Ne concerne pas les laboratoires



Projet DMF

Synthèse des workflows• Ci-après, une synthèse des workflows de la Solution DMF

avec :‣ Leur positionnement dans la séquence, le workflow N+1 est déclenché après le

N, en tenant compte des Type de document PD concernés.

‣ Le(s) Type(s) de document PD concerné(s)

‣ Les workflow ID correspondant au type d’erreur ou de litige, et à l’intitulé du workflow tel que lisible par le destinataire.

‣ Les conditions de déclenchement, leur lien avec les contrôles réalisés par PDAP sur le document PD.

‣ Le(s) destinataire(s) sont les utilisateurs déclarés dans BFC ou dans WORKCYCLE qui reçoivent le workflow.

‣ Les options standard WORKCYCLE, nécessaires à la configuration du workflow.

‣ Les actions standard possibles pour le destinataire lorsque celui-ci instruit le workflow.

Projet DMF

• La Solution DMF comprend des workflows qui sont déclenchés de manière automatique. Ce déclenchement intervient à certains moments du processus de traitement de la facture :‣ au moment du transfert d’Invoices ou de Generix vers PDAP,‣ avant prise en charge,

• Il est tout à fait possible de déclencher ces workflows de façon manuelle depuis PDAP par les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires.

• Un workflow ne peut démarrer automatiquement que si le ou les destinataires à contacter sont assignés de manière automatique. Un contrôle standard empêche de déclencher un workflow vers des utilisateurs bloqués, non existants ou hors dates de validité. De ce fait, si le déclenchement automatique tentait d'envoyer un workflow à ces utilisateurs, alors le workflow ne pourrait pas démarrer et un message est instruit dans la log du document PD.

Déclenchement d’un Workflow

Projet DMF

• Pour un document PDAP donné, il ne peut y avoir qu’un seul et unique workflow déclenché à un instant t. Pour les workflows déclenchés automatiquement, la Solution DMF prévoit leur séquencement. Un workflow N+1 ne pourra donc être déclenché automatiquement que si le workflow N est validé, en tenant compte des Types de document PDAP concernés.

Séquencement d’un Workflow

Projet DMF

• L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de corriger les informations marché (contrat cadre) / commande soit :‣ en modifiant la commande (voir en la créant à nouveau) pour qu’elle fasse référence au bon

marché‣ en modifiant l’information marché de la facture‣ en rejetant le workflow avec notice pour que le P2D2 renvoie la facture vers le fournisseur

Règle pour le workflow CDE1

Type doc PD

Workflow ID

Conditions de déclenchement

Destinataires Options

Actions possibles dans

Work Cycle

FA / FP(FA:

Facture sur cde

standard,FP:

Facture sur cde

prévisionnelle)

CDE1Incohérence Commande /

Contrat / Marché

Contrôle CNRS-004 erroné

Déclenchement automatique

Au moment du transfert (lors de la création du

document PDAP) et par programme planifié

(Repetitor).

Avant prise en charge

Laboratoire

Délai de relance : 5J

Délai entre relances : 3J

Courriel groupé

Modification du numéro de commande.

Modification du numéro de

marché

Valider

Refuser avec notice

obligatoire

Demander

Projet DMF

Règle pour le workflow CDE2• L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire

de corriger la commande.

Type doc PDWorkflow

IDConditions de

déclenchementDestinataires Options


Work Cycle

FA / FP(FA: Facture sur cde standard,FP: Facture sur

cde prévisionnelle)

CDE2 - Motif de rejet de commande

Contrôle CNRS-010 erroné

Déclenchement

automatique

Au moment du transfert (lors de la

création du document PDAP) et

par programme planifié (Repetitor).

Avant prise en

charge

Laboratoire



Courriel groupé


commande.

Valider

Refuser avec notice

obligatoire

Demander

Projet DMF

Règle pour le workflow PREV1• L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire

de valider une facture sur commande prévisionnelle dans la mesure où Process Director ne peut pas procéder aux contrôles prix unitaires, quantité.

Type doc PD

Workflow ID




Work Cycle

FP(Facture sur cde

prévisionnelle)

PREV1 – Facture

commande prev.

La commande est prévisionnelle

Déclenchement

automatique



(Repetitor).


Laboratoire



Courriel groupé

Valider

Refuser avec notice

obligatoire

Demander

Projet DMF

• L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de traiter les litiges quantité sur le document en cours.

Règle pour le workflow QTE

Type doc PD

Workflow ID




Work Cycle

FA(Facture sur cde

standard)

QTE – Litige quantité

Quantité : Contrôle PD-003 erroné

Déclenchement

automatique



(Repetitor).


Laboratoire



Courriel groupé

Valider

Refuser avec notice

obligatoire

Demander

Projet DMF

• L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de valider un écart de prix.

Règle pour le workflow PRIX

Type doc PD

Workflow ID




Work Cycle

FA(Facture sur cde

standard)

PRIX – Litige prix unitaire / Montant

Contrôle PD001 erroné (écart de prix)

Déclenchement

automatique



(Repetitor).


Laboratoire



Courriel groupé

Valider

Refuser avec notice

obligatoire

Demander

Projet DMF

• L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de valider le dépassement de frais de port.

Règle pour le workflow FPORT

Type doc PD

Workflow ID




Work Cycle

FA / FP(FA:

Facture sur cde

standard,FP:

Facture sur cde

prévisionnelle)

FPORT – Frais de

port

Frais de port, gestion, emballage capturés non

nuls et non planifiés dans la commande ou planifiés

mais hors tolérance

Déclenchement automatique


document PDAP)


Laboratoire



Courriel groupé

Valider

Refuser avec notice

obligatoire

Demander

Projet DMF

• L’objectif de ce workflow est de demander au SFC la saisie des codes TVA au niveau de chaque ligne du document PDAP.

Règle pour le workflow TVA

Type doc PD

Workflow ID




Work Cycle

FA / FP(FA:

Facture sur cde

standard,FP:

Facture sur cde

prévisionnelle)

TVA – TVA non

déterminée

La détermination du code TVA a échoué

Déclenchement

automatique



(Repetitor).


SFC



Courriel groupé

Saisie des codes TVA pour

chaque ligne

Valider

Projet DMF

• L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire d’indiquer la commande à utiliser pour prendre en charge la facture.

Règle pour le workflow « Commande non déterminé »

Type doc PD

Workflow ID




Work Cycle

FA / FP(FA:

Facture sur cde standar

d,FP:

Facture sur cde prévisionnelle)

Commande non

déterminée

La détermination automatique du n° de

commande BFC a échoué

Déclenchement manuel


A définir manuellement

par le P2D2



Courriel immédiat


commande (N° de commande

BFC).

Valider

Refuser avec notice

obligatoire

Demander

Projet DMF

• L’objectif de ce workflow est de mettre à disposition au gestionnaire un workflow à déclencher manuellement afin de gérer l’ensemble des cas non prévus ci-dessus.

Règle pour le workflow AD_HOC

Type doc PD

Workflow ID



Actions possibles

dans Work Cycle

Ad-Hoc

Déclenchement manuel


Destinataire libre parmi les

utilisateurs BFC et WORKCYCLE



Courriel immédiat.

Valider avec notice

obligatoire

Refuser avec notice

obligatoire

Transmettre

Demander

Projet DMF

• Lancer DMF-suivi workflow

• Ouvrez un workflow « Saisir les codes TVA »• Affichez l’image de la facture• Complétez le document en saisissant les codes TVA• Sauvegardez le document• Validez le workflow

Exercice : Traitement d’un workflow TVA

Projet DMF

• Saisir l’adresse : https://formation-bfc.dsi.cnrs.fr/irj/portal

• Renseigner le champs E-mail avec ‣ [email protected] = 1 à 5‣ Ex /[email protected]

• Et mot de passe: tpcnrs

Correction traitement d’un workflow TVA

Projet DMF

• Ouvrir un workflow « Saisir les codes TVA »


12

3

Projet DMF

Correction traitement d’un workflow TVA• Afficher l’image de la facture

Projet DMF

• Complétez le document en saisissant les codes TVA (1/2)


2

1

Projet DMF

• Complétez le document en saisissant les codes TVA (2/2)


Saisissez vos codes de TVA3

4

Projet DMF

• Validez le workflow


Projet DMF

• Ouvrez un workflow ad hoc• Consultez les notices• Ajoutez une notice• Ajoutez une pièce jointe• Validez le workflow

Exercice Traitement d’un workflow Ad Hoc

Projet DMF

Correction traitement d’un workflow Ad Hoc

Projet DMF

Fin de la formation

‣ Questions

Projet DMF

Glossaire

Document PDAP et Workflow : Le document Process Director Account Payable matérialise et véhicule l’information dans BFC avant la prise en charge.

Catégorie de document PDAP (MM / FI) : La catégorie indique si la facture fournisseur est liée à une commande (catégorie MM) ou non (catégorie FI). Un document n’existe en tant que document FI que de façon transitoire dans DMF.

Type de document PDAP : Le type de document Process Director Account Payable permet de piloter la logique de traitement de la solution DMF.

FA : Facture sur commande standard FP : Facture sur commande prévisionnelle AV : Avoir

e2 – e3 : sfc support de formation

Documents